Unidad IClase 8

Administración Funcional

AdministraciónAdministración funcional funcional

Esta se produce cuando al interior de la organización se Esta se produce cuando al interior de la organización se estructura el ejercicio de las actividades de acuerdo a la estructura el ejercicio de las actividades de acuerdo a la función que deben cumplir.función que deben cumplir.La administración funcional divide las unidades de La administración funcional divide las unidades de trabajo de modo tal, que cada una cuente con un trabajo de modo tal, que cada una cuente con un conjunto diferente de deberes especializados y conjunto diferente de deberes especializados y responsabilidades concretas.responsabilidades concretas.En principio la administración funcional:En principio la administración funcional:separa, distingue y especializa separa, distingue y especializa

Administración funcionalAdministración funcionalCaracterísticas.Características.•Autoridad funcional o dividida:Autoridad funcional o dividida: es relativa y se basa en la es relativa y se basa en la especialización y en el conocimiento , no es lineal ni jerárquica; cada especialización y en el conocimiento , no es lineal ni jerárquica; cada subordinado reporta ante varios superiores simultáneamente, pero subordinado reporta ante varios superiores simultáneamente, pero sólo en lo concerniente a la especialidad de ellos (contradictorio con sólo en lo concerniente a la especialidad de ellos (contradictorio con el principio de unidad de mando de Fayol).el principio de unidad de mando de Fayol).•Líneas directas de comunicación:Líneas directas de comunicación: no existen intermediarios. La no existen intermediarios. La organización funcional busca la mayor rapidez posible en las organización funcional busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.comunicaciones entre los diferentes niveles.•Descentralización de las decisiones: se entregan a cargos Descentralización de las decisiones: se entregan a cargos especializados que posean el conocimiento necesario para especializados que posean el conocimiento necesario para implementarlas mejor.implementarlas mejor.•Énfasis en la especialización:Énfasis en la especialización: en todos los niveles de la en todos los niveles de la organización; existe una profunda separación de funciones, acorde a organización; existe una profunda separación de funciones, acorde a las especialidades involucradas, cada cargo contribuye con su las especialidades involucradas, cada cargo contribuye con su especialidad a la organización.especialidad a la organización.

Administración funcionalAdministración funcional

Ventajas:Ventajas:• Proporciona el máximo de especialización a los Proporciona el máximo de especialización a los

diversos órganos de una entidad (produciendo más diversos órganos de una entidad (produciendo más eficiencia)eficiencia)

• Permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada Permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo reporta ante expertos en su campo de cargo reporta ante expertos en su campo de especializaciónespecialización

• Desarrolla la comunicación directa, sin intermediarios, Desarrolla la comunicación directa, sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias.más rápida y con menos interferencias.

Administración funcionalAdministración funcionalDesventajasDesventajas• Pérdida de autoridad de mando, lo que dificulta que los cargos Pérdida de autoridad de mando, lo que dificulta que los cargos

superiores controlen los inferioressuperiores controlen los inferiores ( no existe tanta obediencia y disciplina)( no existe tanta obediencia y disciplina)

• Subordinación múltiple ( puede que el trabajador busque al Subordinación múltiple ( puede que el trabajador busque al especialista menos indicado para solucionar el problema, especialista menos indicado para solucionar el problema, provocando pérdida de tiempo y confusionesprovocando pérdida de tiempo y confusiones

• Tendencia a la competencia entre especialistas ( cada uno quiere Tendencia a la competencia entre especialistas ( cada uno quiere imponer su enfoque al interior de la organización), lo que imponer su enfoque al interior de la organización), lo que conlleva la pérdida de la visión de conjunto de la entidad. Todo conlleva la pérdida de la visión de conjunto de la entidad. Todo esto genera tensión y conflictos en la organizaciónesto genera tensión y conflictos en la organización

Administración funcionalAdministración funcional

Principales actividades que se deben cumplir en Principales actividades que se deben cumplir en una empresauna empresa

• FinanzasFinanzas• Recursos humanosRecursos humanos• OperacionesOperaciones• ComercializaciónComercialización

FinanzasFinanzas• Misión: Misión: obtener y distribuir los recursos financieros obtener y distribuir los recursos financieros

con el objeto de aumentar el valor de la firma.con el objeto de aumentar el valor de la firma.

• Tareas: Tareas: Presupuesto de capital, manejo del Presupuesto de capital, manejo del patrimonio y política de dividendos, financiamiento de patrimonio y política de dividendos, financiamiento de las deudas, administración del capital de trabajo, manejo las deudas, administración del capital de trabajo, manejo de los impuestos, manejo del riesgo, manejo del fondo de los impuestos, manejo del riesgo, manejo del fondo de pensiones.de pensiones.

FinanzasFinanzasPara el cumplimiento de las tareas que se le asigna a esta área, debe Para el cumplimiento de las tareas que se le asigna a esta área, debe recurrir a :recurrir a :

• Financiamiento Externo (bancos o instituciones financieras, créditos de Financiamiento Externo (bancos o instituciones financieras, créditos de proveedores, etc.)proveedores, etc.)

• Financiamiento Interno (aporte de socios, venta activo fijo, etc.)Financiamiento Interno (aporte de socios, venta activo fijo, etc.)• Planeación Financiera (correspondiente a tesorería)Planeación Financiera (correspondiente a tesorería)• Relaciones Financieras (con las entidades que la solventan)Relaciones Financieras (con las entidades que la solventan)• InversionesInversiones• Contraloría, auditorias internas y externasContraloría, auditorias internas y externas• PresupuestosPresupuestos• EstadísticasEstadísticas• Crédito y cobranzasCrédito y cobranzas• ImpuestosImpuestos

Recursos HumanosRecursos Humanos• Misión: Misión: obtener y distribuir los recursos de personal obtener y distribuir los recursos de personal

con el objeto de aumentar el valor de la firma.con el objeto de aumentar el valor de la firma.

• Tareas: Tareas: Seleccionar, introducir, adiestrar, Seleccionar, introducir, adiestrar, promocionar y destinar al personal, evaluarlo, promocionar y destinar al personal, evaluarlo, desarrollar sistemas de recompensas, desarrollo desarrollar sistemas de recompensas, desarrollo gerencial, capacitación y bienestar, mantener un clima gerencial, capacitación y bienestar, mantener un clima organizacional adecuado, mantener buena organizacional adecuado, mantener buena comunicación interna.comunicación interna.

Recursos HumanosRecursos Humanos

Contratación de Empleo Contratación de Empleo Reclutamiento: Reclutamiento: proceso de búsqueda de candidatos para los proceso de búsqueda de candidatos para los diversos cargos de la organización.diversos cargos de la organización.Selección: Selección: elección de entre varios postulantes de la persona más elección de entre varios postulantes de la persona más idónea para determinado cargo.idónea para determinado cargo.Contratación: Contratación: establecimiento del vínculo del postulante establecimiento del vínculo del postulante seleccionado, con la empresa.seleccionado, con la empresa.InducciónInducción: proceso temporal mediante el cual se le indica al nuevo : proceso temporal mediante el cual se le indica al nuevo trabajador las funciones que debe realizar y las reglas de la empresa. trabajador las funciones que debe realizar y las reglas de la empresa. Promoción, transferencias y ascensos: Promoción, transferencias y ascensos: premios y traslados de premios y traslados de personal, tanto de un cargo a otro como de ubicación físicapersonal, tanto de un cargo a otro como de ubicación física,,

Recursos HumanosRecursos HumanosEntrenamiento y capacitaciónEntrenamiento y capacitación Entrenamiento:Entrenamiento: ejercicio o práctica de una actividad, bajo la supervisión de ejercicio o práctica de una actividad, bajo la supervisión de un instructor, para alcanzar mayor grado de eficiencia en la ejecución de una un instructor, para alcanzar mayor grado de eficiencia en la ejecución de una laborlaborCapacitación:Capacitación: Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionarle información sobre la trabajador en su actividad, así como proporcionarle información sobre la aplicación de nueva tecnología en ella, habilitándolo así en el desempeño de aplicación de nueva tecnología en ella, habilitándolo así en el desempeño de ciertas funciones que implican un mayor grado de especialización. ciertas funciones que implican un mayor grado de especialización. Todo lo anterior, con los siguientes fines:Todo lo anterior, con los siguientes fines:

• Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación (Desarrollo de habilidades del trabajador) (Desarrollo de habilidades del trabajador)

• Prevenir riesgos de trabajo Prevenir riesgos de trabajo • Incrementar la productividad Incrementar la productividad • En general, mejorar las aptitudes y habilidades del trabajadorEn general, mejorar las aptitudes y habilidades del trabajador

Recursos HumanosRecursos Humanos

Evaluación del desempeñoEvaluación del desempeño: Apreciación objetiva del : Apreciación objetiva del rendimiento de cada empleado en su cargo. Sirve para mantener rendimiento de cada empleado en su cargo. Sirve para mantener la moral y motivación en los empleados eficientes, y para revelar la moral y motivación en los empleados eficientes, y para revelar quienes no cumplen sus funciones, facilitando así la calificación y quienes no cumplen sus funciones, facilitando así la calificación y el proceso de promoción del personal.el proceso de promoción del personal.

CalificaciónCalificación: es la cuantificación del rendimiento de los : es la cuantificación del rendimiento de los empleados, basado en la evaluación de su desempeño. Es empleados, basado en la evaluación de su desempeño. Es importante pues proporciona una base para fijar remuneraciones, importante pues proporciona una base para fijar remuneraciones, facilita la identificación de necesidad de entrenamiento o facilita la identificación de necesidad de entrenamiento o capacitación, y entrega antecedentes para las promociones de capacitación, y entrega antecedentes para las promociones de personal.personal.

Recursos humanosRecursos humanosSueldos y SalariosSueldos y Salarios•Reconocer e identificar méritos (premios)Reconocer e identificar méritos (premios)•Remuneraciones y vacaciones (justa retribución)Remuneraciones y vacaciones (justa retribución)•Compensaciones y nominas(mejor trabajador del mes, lista 1, Compensaciones y nominas(mejor trabajador del mes, lista 1, etc.)etc.)

Relaciones LaboralesRelaciones Laborales

Es importante que exista un clima laboral agradable, colaborando Es importante que exista un clima laboral agradable, colaborando así a que el trabajador sienta interés de ir a trabajar a diario.así a que el trabajador sienta interés de ir a trabajar a diario.

Recursos HumanosRecursos Humanos• SERVICIOS Y PRESTACIONESSERVICIOS Y PRESTACIONES• Servicios: Servicios: Servicio de cafetería o restaurante, ayuda educativa, servicios Servicio de cafetería o restaurante, ayuda educativa, servicios

financieros, servicios sociales financieros, servicios sociales Prestaciones: Prestaciones: Pausas durante la jornada, días de enfermedad y compensación Pausas durante la jornada, días de enfermedad y compensación por salud, actividades deportivas y recreativas, días de fiesta y vacaciones, por salud, actividades deportivas y recreativas, días de fiesta y vacaciones, ausencias autorizadas. ausencias autorizadas.

• HIGIENE Y SEGURIDAD:HIGIENE Y SEGURIDAD: Higiene ocupacional: Higiene ocupacional: ciencia y arte de la prevención y control de los ciencia y arte de la prevención y control de los factores ambientales que surgen en el lugar de trabajo y que pueden propiciar factores ambientales que surgen en el lugar de trabajo y que pueden propiciar enfermedades, incapacidad e ineficiencia en los trabajadores de la comunidad enfermedades, incapacidad e ineficiencia en los trabajadores de la comunidad Seguridad:Seguridad: punto de inicio para prevenir riesgos en el trabajo; si se desea punto de inicio para prevenir riesgos en el trabajo; si se desea reducir la posibilidad de sufrir un accidente en nuestro lugar de trabajo es reducir la posibilidad de sufrir un accidente en nuestro lugar de trabajo es necesario establecer un conjunto de actividades que permitan recopilar la necesario establecer un conjunto de actividades que permitan recopilar la información adecuada para detectar las áreas de riesgo, así como las información adecuada para detectar las áreas de riesgo, así como las condiciones que rodean a los trabajadores en esa zona con el fin de poder condiciones que rodean a los trabajadores en esa zona con el fin de poder emprender las acciones correspondientes necesarias.emprender las acciones correspondientes necesarias.

Recursos HumanosRecursos Humanos• Auditoria a personalAuditoria a personal

Se puede considerar a la auditoria de personal como un procedimiento Se puede considerar a la auditoria de personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un método especial, que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un método especial, todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que se deban hacer para el mejor cumplimiento de los fines de la se deban hacer para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de personal. La auditoria puede ser externa, interna o administración de personal. La auditoria puede ser externa, interna o mixta, coincidiendo con los tipos de observación de participantes, no mixta, coincidiendo con los tipos de observación de participantes, no participantes y semi−participantes. Las etapas de la auditoria son: participantes y semi−participantes. Las etapas de la auditoria son: obtención de datos e informes, análisis de los datos recabados y el obtención de datos e informes, análisis de los datos recabados y el informe de la auditoria.informe de la auditoria.

OperacionesOperaciones• Misión: Misión: proporcionar capacidades de conversión para proporcionar capacidades de conversión para

satisfacer los niveles de producción y suplir las satisfacer los niveles de producción y suplir las necesidades exigidas del producto o servicio con el necesidades exigidas del producto o servicio con el objeto de aumentar el valor de la firma.objeto de aumentar el valor de la firma.

• Tareas: Tareas: capacidad, localización, servicio al cliente, capacidad, localización, servicio al cliente, calidad, tecnología, relaciones con los proveedores, calidad, tecnología, relaciones con los proveedores, procesos, logística, innovación, administración de procesos, logística, innovación, administración de costos, despachos, inventarios.costos, despachos, inventarios.

OperacionesOperacionesBásicamente encontramos cinco fasesBásicamente encontramos cinco fases• Planificación estratégica o a largo plazo:Planificación estratégica o a largo plazo: Con ella se establece la Con ella se establece la

capacidad de producción de la empresa a largo plazo, es la planificación capacidad de producción de la empresa a largo plazo, es la planificación más amplia ya que abarca toda la organización.más amplia ya que abarca toda la organización.

• Planificación agregada o a mediano plazo:Planificación agregada o a mediano plazo: Es el complemento de Es el complemento de la planificación estratégica, se realiza a nivel departamental y abarca sus la planificación estratégica, se realiza a nivel departamental y abarca sus recursos específicos.recursos específicos.

• Programación maestra:Programación maestra: Esta es una etapa en que se planifica Esta es una etapa en que se planifica haciendo una aproximación del tiempo en que se logrará la máxima haciendo una aproximación del tiempo en que se logrará la máxima capacidad de la organización. capacidad de la organización.

• Programación de componentes o materiales :Programación de componentes o materiales : Es la planificación Es la planificación respecto del cómo se utilizarán los recursos en forma concreta para respecto del cómo se utilizarán los recursos en forma concreta para lograr la capacidad máxima de la organización.lograr la capacidad máxima de la organización.

• Ejecución y control:Ejecución y control: Desarrollo de la capacidad y verificación de que Desarrollo de la capacidad y verificación de que ella esté dentro de las medidas esperadas.ella esté dentro de las medidas esperadas.

ComercializaciónComercialización• Misión: Misión: obtener y distribuir la información de los obtener y distribuir la información de los

mercados y de los productos y/o servicios con el objeto mercados y de los productos y/o servicios con el objeto de aumentar el valor de la firma.de aumentar el valor de la firma.

• Tareas: Tareas: Definición y estudios de mercados, Definición y estudios de mercados, características de productos, distribución, precio, características de productos, distribución, precio, promoción y publicidad, proyecciones de ventas.promoción y publicidad, proyecciones de ventas.

ComercializaciónComercialización

Investigación de Mercados:Investigación de Mercados: con el fin de entregar la mayor con el fin de entregar la mayor cantidad de información posible que sirva de base para tomar una cantidad de información posible que sirva de base para tomar una decisión.decisión.

Principales áreas de EstudiosPrincipales áreas de Estudios

En cuanto alEn cuanto al Mercado. Mercado.Tamaño Tamaño

Localización Localización

CaracterísticasCaracterísticas

ComercializaciónComercialización

En cuanto alEn cuanto al Consumidor Consumidor

Comportamiento Comportamiento

Hábitos de compra Hábitos de compra

PreferenciasPreferencias

En cuanto aEn cuanto a Publicidad y promoción Publicidad y promoción

Eficacia Eficacia

Selección de mediosSelección de medios

Otras actividadesOtras actividades

Información sobre la competencia y valoración de Información sobre la competencia y valoración de vendedoresvendedores

Beneficios de la investigación de mercadosBeneficios de la investigación de mercados Señala quienes son los compradores del producto o servicio Señala quienes son los compradores del producto o servicio Localiza los nuevos hábitos permitiendo así lanzar nuevos Localiza los nuevos hábitos permitiendo así lanzar nuevos

productos productos Descubre las preferencias del consumidor Descubre las preferencias del consumidor Verifica si los productos anuales del mercado son los adecuados Verifica si los productos anuales del mercado son los adecuados Da a conocer la imagen de la empresa al consumidorDa a conocer la imagen de la empresa al consumidor

ComercializaciónComercialización

ComercializaciónComercialización• Promoción, publicidad y ventasPromoción, publicidad y ventas• PublicidadPublicidad• VentasVentas• Promoción de VentasPromoción de Ventas• Relaciones PublicasRelaciones Publicas• PreciosPrecios• MarketingMarketing• DistribuciónDistribución• Costos (Fijos Variables)Costos (Fijos Variables)