administracion de proyectos - clase 04

Administración de Proyecto

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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO

Clase 3



¿POR QUÉ LOS PROYECTOS FALLAN?

Las 10 razones más frecuentes por las que un proyecto falla, Según Brinkoff y Ulrich, un proyecto fracasa por:

•Los objetivos no están claramente definidos.

•El equipo no está comprometido con el proyecto.

•Gestión inadecuada.

•Falta de confianza entre los socios.

•Los responsables del proyecto carecen de habilidades de integración.

•Resolución demasiado lenta de los problemas.

•No se progresa de forma constante.

•Falta de comunicación entre los socios.

•Equipos débiles o seleccionados incorrectamente.

•Los conflictos de los socios no se resuelven de forma constructiva.



¿POR QUÉ LOS PROYECTOS FALLAN?

Cuando no se respetan las restricciones de un proyecto

•Los proyectos fracasan cuando no se cumple alguna de las cuatro restricciones de los proyectos:

– Alcance.

– Plazo.

– Costo.

– Calidad.

•Uno de los aspectos que continuamente se repite en los proyectos que han fracasado es que no se toman en

cuenta las horas extras trabajadas en proyectos similares que sirven como patrón para la medición del tiempo.

Al no documentar las horas extras y los recursos implementados en las emergencias, entonces no se

consideran para futuros proyectos similares, lo que nos llevará que el proyecto esté destinado al fracaso con

respeto al plazo. Todos los componentes del proyecto deben de trabajar al unísono, lo que es la más

importante ocupación del líder del proyecto.



CARACTERÍSTICAS COMUNES DE LOS PROYECTOS QUE FALLAN

• Los proyectos que fracasan cumplen con las siguientes características:

– No se planificó adecuadamente.

– No se controló lo que estaba sucediendo.

– NO se tomó la opinión de los beneficiarios.

– No se evaluaron experiencias similares.

– Mala conformación del equipo de trabajo.

– NO se documentó.

– No se motivó a los que trabajan en el proyecto.



SOBRE EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

• El administrador de proyectos es el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos

hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias

único en cada proyecto y encarna una extensión del administrador general de una organización.

• El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la

organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de

administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

• Además debe desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento

adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance, y debe resolver los problemas a través de

decisiones orientadas al objetivo.




• Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

– ¿ Qué se va a hacer ?

– ¿ Cuándo se va a hacer ?

– ¿ Por qué se va a hacer ?

– ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?

– ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?

– Esta figura es relevante en cualquier organización porque debe garantizar también el liderazgo

necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.




• El Project Manager para maximizar su eficacia debe de preocuparse por:

– Ser cercano, flexible y abierto.

– Tener buena escucha y saber motivar a los integrantes del equipo sin importar las diferencias de

personalidades.

– Debe de apoyar al equipo, debe de pasar tiempo con su equipo para entenderlos y motivarlos.

– Proporcionar el entrenamiento necesario, facilitando ideas que pueden ayudar a las actividades del

equipo.

– Comunicarse con todos los participantes para entender a los miembros del equipo.

– Reconocer los resultados y celebrar los éxitos de los elementos del equipo de trabajo.



AGRUPACIÓN Y PROCESOS

• Los 5 grupos en los que la Guía PMBOK clasifica los procesos son:

– Inicialización: Aquellos procesos aplicados para la definición de un proyecto nuevo, o una nueva

fase de un proyecto existente, para la autorización de su inicio.

– Planeación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, definiendo

objetivos y un curso de acción para alcanzar los objetivos del mismo.

– Ejecución: Aquellos procesos aplicados para completar el trabajo definido, satisfaciendo las

especificaciones del mismo.

– Monitoreo y control: Aquellos procesos que siguen la trayectoria, revisan y regulan el progreso y el

rendimiento del proyecto; identifican áreas de cambio requeridas en el plan, e inician dichos

cambios.

– Cierre: Aquellos procesos aplicados para finalizar todas las actividades a través de los grupos.

Cierran formalmente el proyecto o fase.



ÁREAS DE CONOCIMIENTO

• La metodología PMBOK consta de varios procesos, que se pueden agrupar por:

– Etapas: Indican orden cronológico. Iniciación, Planificación, Ejecución, Control y Cierre.

– Áreas de conocimiento: Indican agrupación temática. Integración, Alcance, Tiempo, Coste, Calidad,

Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo y Adquisición.



LAS ÁREAS DE UN PROYECTO

• Cada una de las áreas de conocimiento comprende los procesos requeridos para lograr una efectiva gestión del

proyecto. Las 10 áreas de conocimiento son las siguientes:

– Integración

– Alcance

– Tiempo

– Administración de costos

– Calidad

– Recursos humanos

– Comunicación

– Riesgos

– Adquisición

– Stakeholder




• Integración: Incluye los procesos y actividades requeridos para identificar, definir, combinar, unificar y

coordinar los mismo a realizar por los grupos de trabajo.

• Alcance: Incluye los procesos requeridos para asegurar la realización de todo el trabajo a aplicar en el

proyecto, y no solo realizar aquellos que completen el proyecto.

• Tiempo: Incluye los procesos requeridos para la correcta administración de tiempo.

• Administración de costos: Incluye los procesos involucrados en la planeación, estimación, presupuesto,

financiamiento, costeo, administración y control de costos; con el objetivo de que el proyecto sea

realizado con un presupuesto apropiado.

• Calidad: Incluye los procesos y actividades involucrado en el rendimiento de organización, que define la

política de calidad, objetivos y responsabilidades para que el proyecto satisfaga las necesidades por las

que se hizo.




• Recursos humanos: Incluye los procesos que organizan, administran y dirigen al equipo de trabajo.

• Comunicación: Incluye los procesos requeridos para asegurar en tiempo y forma la planeación,

recolección, creación, distribución, almacenaje, recuperación, administración, control, monitoreo y

disposición de la información del proyecto.

• Riesgos: Incluye los procesos que planean, identifican, analizan, y controlan los posibles o actuales

riesgos del proyecto.

• Adquisición: Incluye todos los procesos necesarios para la adquisición y compra de productos, bienes,

servicios o resultados requeridos del exterior por el equipo de trabajo.

• Stakeholder: Incluye todos los procesos requeridos para identificar los grupos u organización que

impacta el proyecto; analizando sus expectaciones y desarrollados estrategias necesarias para impactar

positivamente en la ejecución y decisiones de los stakeholders.



ANÁLISIS DE LOS INTERESADOS

• Llevó tiempo a la comunidad del PMBOK descubrir que había un problema al enfocarse solo en el QUÉ

sin atender el QUIÉN.

• Así, tomaba más protagonismo el producto o servicio a entregar en lugar de las personas que le daban

vida. Recién en la cuarta versión incorporaron este factor trascendental en el apartado “Identificar a los

interesados” a la iniciación del proyecto. Lo primero que nos debemos preguntar es “Quién participa”,

“Quién aprueba”, “Quién es mi cliente interno”, “A quién tengo que escuchar”, etc.




• El primer proceso del área de conocimiento Comunicación, a ejecutar en la Iniciación del proyecto, es

“10.1.2 Identificar a los interesados”. Una técnica para este proceso es el Análisis de los interesados,

definida de esta forma en el PMBOK:

“El análisis de los interesados es un proceso que consiste en recopilar y analizar de manera sistemática las

informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse

en cuenta a lo largo del proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los

interesados, y los relaciona con la finalidad del proyecto. También ayuda a identificar las relaciones con

los interesados que pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdos potenciales, a fin de mejorar las

probabilidades de éxito del proyecto”.




• Existen tres pasos para analizar quiénes son los interesados en el proyecto:

– Identificar a todos los posibles interesados en el proyecto y asociar a cada uno su rol,

departamento, intereses, nivel de conocimiento, expectativas y poder de influencia.

– Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos para

definir una estrategia de acercamiento.

– Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes

situaciones, a fin de planificar como influir en ellos para mejorar su apoyo.



FIN DE LA PRESENTACIÓNMUCHAS GRACIAS POR LA ATENCIÓN

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