administracion de proyectos - metodologias de administracion de proyectos

Metodologas de Administracin de Proyectos con MS-Project y MS-Sharepoint

RESUMEN

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Administracin de Proyectos 2 www.iaap.com.arEste documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos

Analizar qu es un proyecto y qu es el ciclo de vida de un proyecto.

Analizar qu es la Administracin de Alcance.

Analizar el aspecto humano de los proyectos.

Habilidades del Gerente del Proyecto

Organizaciones Matriciales

Administracin del Cambio Organizacional

Analizar el proceso de Planificacin de un proyecto.

Contenido de la presentacin


DEFINICION OPERATIVA

Qu es un proyecto?

Es un grupo de tareas orientadas a crear un producto o servicio nicos. Estas tareas son ejecutadas por un equipo en un perodo de tiempo definido y organizadas bajo la direccin de un Gerente de Proyecto.

Qu es la Administracin de Proyectos?

Es el proceso por el cual un proyecto es definido e iniciado, controlado en su desarrollo y llevado a su conclusin en forma exitosa.

DEFINICION ESTRATEGICA Desde el punto de vista de negocios: un proyecto es la forma en que cambian las organizaciones

para ser ms competitivas para diferenciarse de la competencia para lograr un mejor posicionamiento en el mercado.

Qu es un proyecto? Definicin operativa


Implementacin de un sistema informtico de gestin.

Implementacin de un programa de capacitacin gerencial.

Implementacin de un Call Center.

Lanzamiento comercial de un nuevo producto al mercado.

Implementacin de nuevas normas de contabilidad a nivel global.

Ejemplos de proyectos en empresas


ESTRUCTURAR PLANIFICAR CONTROLAR REPORTAR CONCLUIR

T0 T1Comienzodel Proyecto

Finaldel Proyecto

ESTRUCTURAR

PLANIFICAR

CONTROLAR REPORTAR CONCLUIR

El Ciclo de Vida del Proyecto

80%


La Administracin de Proyectos...

Es visible y pblica.

Es medible.

Es predecible.

Es repetible.

Caractersticas de la Administracin de Proyectos


Cmo se ve nuestro proyecto?

A ACambios al Alcance

Alcance Original Alcance Final

Un buen plan te permite controlar el avance de las tareas.

Una bitcora de incidentes o issues te permite controlar las excepciones.


Los dos planos de la Administracin del Alcance

T0 T1Comienzodel Proyecto

Finaldel Proyecto

P1

P2

Tareas del Cronograma

Excepciones

.........Perodo de Control

Desvos

Correcciones al Cronograma


Trabajando con Tareas


Las Habilidades del Gerente de Proyecto

Negocio Tcnico PM Negocio Tcnico PM

PROYECTO PEQUEO

< 6 MESES, < 6 PERSONAS

PROYECTO GRANDE

> 6 MESES, > 6 PERSONAS

HABILIDADES DEL NEGOCIO

HABILIDADES TECNICAS

HABILIDADES DE PROJECT MANAGEMENT Habilidades de Comunicacin

Oral Escrita Formal Informal.

Habilidades de Liderazgo. Coaching, Construccin de

Equipos. Negociacin y poder de

persuasin. Resolucin de Problemas.

Habilidades tcnicas relacionadas a los Entregables.

Habilidades de Anlisis Tcnico.

Razonamiento Lgico y Poder de Inferencia.

Conocimiento de las Herramientas.

Conocimiento general del sector de la industria.

Conocimiento especfico del negocio de la compaa.


COMIT DE DIRECCION

EQUIPO DEL PROYECTO

EQUIPO EXTENDIDO

Lderes funcionales

Lderes tcnicos

Programadores

Resp.Infraestructura

DBA

Analistas Funcionales

Director Sistemas

Project Manager

Usuarios Area Finanzas

Prov. HW Otros ProfesionalesArea de Sistemas

FacilitadorArea RRHH

Proyecto: Implementacin de un Sistema de Gestin

Director FinanzasDirector Regional Gerente General

Prov. SW

Organigrama tpico de un proyecto


La Hoja de Recursos


Tipos de Organizacin

...

FUNCIONAL

... ......

... ...

BASADA EN PROYECTOS

...

...

MATRICIAL

DG

DF DV DO ... ...DG

PM1 PM2 PM3

PM1

PM2

PM3

PM4

DF DV DO

DG

2 2 21 2

2

3 4

1 1

3

1

4 4

3

1 2

1 1

4

4

Director General

Director de Finanzas

Director de Ventas

Director de Operaciones

...

Director General

Project Manager 1

Project Manager 2

Project Manager 3

...

Director General

Directores de Area

Project Managers

Recursos Asignados a Proyectos

...


Cmo se construye el compromiso con el Cambio?

Entendimiento

Contacto

Conciencia

Percepcin Positiva

Asimilacin

Adopcin

InstitucionalizacinInternalizacin

UMBRAL DEACEPTACION

UMBRAL DECOMPROMISO

TIEMPO

APO

YO

AL

CA

MB

IO Fase deCompromiso

Fase deAceptacin

Fase dePreparacin


Para implementar cualquier proyecto en la organizacin de la misma forma:

Enfoque homogneo, se comparte la misma terminologa.

Reduccin de riesgo y de improvisacin.

Ms calidad en el trabajo realizado.

Rapidez en la curva de aprendizaje.

Para poner en prctica mecnicamente planes estratgicos.

Para apalancar recursos y as reducir costos.

Para establecer mtricas homogneas de control.

Para asegurar un Tiempo al Mercado (Time to Market) ms rpido.

Para soportar una transicin hacia un esquema de ventas basado en soluciones.

Para qu sirve PM en las empresas?


Romper con el Estereotipo PM.

Trnsito gradual hacia un esquema matricial y creacin de un rea funcional dedicada a PM.

Identificar a la Administracin de Proyectos como competencia clave en todas las reas funcionales.

Desarrollar e implementar un Programa de Capacitacin en Administracin de Proyectos.

Adoptar e internalizar una metodologa para implementar proyectos:

Tcnicas y herramientas, consejos, advertencias.

Mtricas uniformes y universales.

Tablero de control basado en proyectos.

Cmo implementar PM en mi organizacin?


Bibliografa en espaol e ingls

Administracin de Proyectos. Marion E. Haynes, Grupo Editorial Iberoamerica 1993.

Administracin y Direccin de Proyectos. Pedro Briceo Lazo, McGraw-Hill Interamericana 1996.

La Nueva Direccin de Proyectos. J. Davidson Frame, Ediciones Granica 2002.

La Direccin de Proyectos en las Organizaciones. J. Davidson Frame, Ediciones Granica2002.

Tcnicas de Programacin y Control de Proyectos. C. Romero , Pirmide, 1988.

Gestin de Proyectos. J. Brand, Elsevier 1990.

Teora General del Proyecto. M. De Cos, Sntesis, 1995.

Direccin de Proyectos Informticos: Gua Prctica del Jefe de Proyecto. Pham Thu Quang, Jean-Jacques Gonin. Ediciones Gestion 2000, S.A. 1994.

Desarrollo y Gestin de Proyectos Informticos. Steve McConnell. Ed.McConnell. 1997.


Bibliografa en espaol e ingls (Cont.)

Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Harold Kerzner, John Wiley & Sons 2003.

Project Leadership, Wendy Briner, Michael Geddes, Colin Hastings, Van Nostrand Reinhold 1990.

The Fast Forward MBA in Project Management. Eric Verzuh, John Wiley & Sons 1999.

PMP Project Management Professional Study Guide. Kim Heldman, Sybex 2002.

Strategic Planning for Project Management using a Project Management Maturity Model.Harold Kerzner, PhD, John Wiley & Sons, Inc. 2001.

The Little Black Book of Project Management. Michael C. Thomsett, AMACOM Books 1990.

Project Management Practitioner's Handbook. Ralph Kleim and Irwin S. Ludin,AMACOM Books 1998.

Project Office, The. J. Davidson Frame, Thomas Block, Crisp Publications 1998.

Project Management for Dummies. Stanley E. Portny, John Wiley & Sons 2000.


Enlaces (links)

www.pmi.org - sitio del Project Management Institute.

www.risksig.com - sitio del SIG (Special Interest Group) de Riesgo en Proyectos del PMI. Existen cientos de SIGs en actividad en el PMI.

www.asapm.org - American Society for the Advancement of Project Management.

www.pmforum.org - Organizacin no comercial para el desarrollo de la Administracin de Proyectos. Buena lista bibliogrfica, muy buenos artculos gratis.

www.etsimo.uniovi.es/regespro - excelente sitio de Administracin de Proyectos de la Universidad de Oviedo (Espaa).

www.allpm.com - Muy buenos artculos, hay que registrarse en el sitio (gratis). Tiene algunos artculos en espaol.


Enlaces (links) (Cont.)

www.pmboulevard.com - Tiene un Knowledge Center muy rico en artculos, hay que registrarse (gratis).

www.pmprofessional.com - Se puede bajar un artculo (gratis) llamado "PM Competency Framework", en donde se describen las competencias y habilidades necesarias de los participantes en un proyecto.

www.gantthead.com - Excelente sitio con muchos planes de proyecto y plantillas para bajar gratis. Requiere registrarse.

www.projectkickstart.com - Comercializan un paquete para Administracin de Proyectos, pero tienen muy buenos consejos ("Tips") en el sitio.

www.4pm.com - Muy buenos artculos (gratis) en formato PDF. Producen el newsletter PMTalk.

www.iaap.com.ar - Artculos en espaol. BoletinPM bisemanal y gratuito.


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