administracion proyectos project

Administracion de Proyectos con PROJECT


Francisco Medina Lopez — [email protected]

http://cursos.franciscomedina.net

Universidad Nacional Autonoma de MexicoDireccion General de Computo y Tecnologıas de Informacion y Comunicacion

Centro Nuevo Leon de Extension Academica

Mayo 2011

http://cursos.franciscomedina.net


Temario

1 FundamentosJustificacionConceptosLa Administracion de Proyectos de Acuerdo al PMIEtapas de un ProyectoHerramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

2 Microsoft Project 2007Comenzando a trabajar con Microsoft ProjectCrear una lista de tareasEstablecer recursosAsignar recursos a tareasDar formato e imprimir el plan de proyectoRelizar el seguimiento de las tareasAjustar detalles de una tarea


Fundamentos


2 Microsoft Project 2007


Fundamentos

Justificacion




Fundamentos

Justificacion

¿Por que es necesaria la administracion de proyectos?


Fundamentos

Justificacion

Historia de la administracion de proyectos

Frederick Taylor (1856–1915), conocido como el “El padrede la administracion cientıfica” aplico el razonamientocientıfico y demostro que el trabajo puede analizarse ymejorarse si se centra en las partes fundamentales.

Puso en practica sus ideas en las tareas realizadas en lasfundiciones de acero, como recoger arena con la pala ylevantar y trasladar piezas.Taylor presento el concepto de trabajar con mas eficiencia enlugar de mas esfuerzo y tiempo.


Fundamentos

Justificacion

Historia de la administracion de proyectos (2)

El socio de Taylor, Henry Gantt (1861–1919),estudio detalladamente el orden de las operaciones en eltrabajo.

Sus estudios de administracion se centraron en la construccionde embarcaciones para la marina durante la Primera GuerraMundial.Sus diagramas de Gantt, que contienen barras de tareas ymarcadores de hitos, describen la secuencia y duracion detodas las tareas de un proceso.


Fundamentos

Justificacion

Project Management Institute (PMI)

Asociacion sin fines de lucro, lıder en el area de Administracion deProyectos, dedicada al progreso y al fomento de la aplicacionefectiva de la ciencia y practica de la Administracion de Proyectos.

Fundada en 1969 por expertos en la Administracion deProjectos.

Tiene mas de 420,000 miembros en el mundo.

250 capıtulos (organizaciones locales) en 70 paıses.


Fundamentos

Justificacion

Estandares del PMI

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Cuerpo de conocimiento de la Administracion de Proyectos.Define las mejores practicas (EL QUE).

Portafolio Management

Orientado a la planeacion estrategica de programas y proyectos

Organizacional Project Management Maturity Model (OPM3)

Modelo de madurez de administracion de proyectos.


Fundamentos

Justificacion

Otras propuestas sobre Administracion de Proyectos

Agile Project Management / Extreme Project Management

Orientados a la creacion de metodologıas acordes a la realidadde proyectos con requerimientos inestables.

Prince2 (PRojects IN Controlled Environments)

Estandar britanico que define las mejores practicas para laadministracion de proyectos.Tiene 3 niveles: Foundation, Practitioner y Certififcation


Fundamentos

Justificacion

¿Por que PMI?


Fundamentos

Justificacion

Investigacion

Investigue en dos bolsas de trabajo de Mexico 5 ofertaslaborales en la que los reclutadores soliciten personal conconocimientos en PMP.

Obtenga el salario promedio de los puestos ofertados.

Tiempo: 7min


Fundamentos

Justificacion

Encuesta de Salarios 2010: Conocimientos y habilidades

http://www.sg.com.mx/content/view/1129

http://www.sg.com.mx/content/view/1129


Fundamentos

Conceptos




Fundamentos

Conceptos

¿Que es un Proyecto?

Definicion

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,servicio o resultado unico.a

aPMBOK Pag. 5

Caracterısticas:

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

Productos, servicios o resultados unicos: un proyecto creaproductos entregables unico

Elaboracion Gradual: significa desarrollarlo en etapas


Fundamentos

Conceptos

Elementos relacionados con el proyecto

1 Alcance¿Que estamos entregando?, ¿Que incluye?, ¿Que NO incluye?

2 Tiempo¿Cuando estamos generando los entregales?

3 Costo¿Quien se necesita para realizar el proyecto? ,¿Cuantocostaran?

4 Calidad¿Con que estandares o metricas de calidad desarrollaremos losentregables?

5 Riesgo¿Que tan seguros o confiados estamos sobre las condicionesque rodean el proyecto?

6 Recursos¿Cuantos se necesitan?


Fundamentos

Conceptos

Premisas y Restricciones

Premisas

Hechos que se presumen ciertos o falsos y que inciden en laplaneacion y desarrollo del proyecto

Restricciones

Son factores que limitan las opciones del equipo del proyectoası como sus recursos


Fundamentos

Conceptos

Triple restriccion

http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle

http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle


Fundamentos

Conceptos

Proyecto vs. Trabajo Operativo

Estos dos tipos de trabajo comparten determinadas caracterısticas:

son realizados por individuos

estan limitados por restricciones, incluso restricciones derecursos

son planificados, ejecutados, supervisados y controlados,

son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de laorganizacion o los planes estrategicos


Fundamentos

Conceptos

Proyecto vs. Trabajo Operativo (2)

En el trabajo operativo las operaciones:

son continuas y producen servicios, resultados o productosrepetitivos.sostienen la organizacion a lo largo del tiempono terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que,por el contrario, siguen nuevas direcciones para apoyar losplanes estrategicos de la organizacion.

Los proyectos:

Son temporales y tienen un final.


Fundamentos

Conceptos

Dinamica 3. Proyecto vs. Trabajo Operativo

Piense en las actividades que realiza en su trabajo e indique cualesson relacionadas a proyectos y cuales a las actividades del dıa adıa. Tome en cuenta lo siguiente:

¿Las actividades son repetitivas y/o son necesarias paramantener la operacion de la organizacion?

¿Las actividades estan relacionadas a arreglar algo o hacermodificaciones menores o actividades de mantenimiento (porejemplo: hacer cambios a la pagina web, resolver problemas,etc)?

¿Tus actividades requieren seguir las mejores practicas en laadministracion de proyectos?

¿Tus actividades requieren seguir un plan de trabajo?

Las actividades que no producen algo unico no son proyectos.Duracion: 5min.


Fundamentos

Conceptos

Programas, PMO, Portafolios

Programa

Grupo de proyectos relacionados, administrados en formacoordinada para la obtencion de beneficios y su control, que no sepodrıa lograr si se administraran de forma individual.

Involucra proyectos, tareas repetitivas y cıclicas (trabajooperativo)


Fundamentos

Conceptos


Oficina de Proyectos (PMO)

Entidad que centraliza y coordina la administracion de proyectosde una organizacion.

Se centra en la planeacion coordinada, priorizacion yejecucionde proyectos orientados a los objetivos de laorganizacion.


Fundamentos

Conceptos


Funciones de la PMO:Compartir y coordinar recursos a traves de todos los proyectos.

Define la metodologıa de Administracion de Proyectos,mejores practicas y estandares.

Administra la configuracion centralizada

Administra un repositorio unico centralizado

Es una plataforma de asesorıa y mentoring para losadministradores de proyectos.

Provee reportes consolidades.


Fundamentos

Conceptos


Portafolio

Conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajos quese agrupan para facilitar la direccion eficaz de ese trabajo paracumplir con los objetivos estrategicos de la organizacion.

Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamenteinterdependientes ni estan directamente relacionados.


Fundamentos

Conceptos

Administracion de Proyectos, Programas y Portafolios

Adinistracion de Proyectos

Aplicacion de conocimientos, habilidades, herramientas y tecnicasa las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos delmismo, a traves de una serie de actividades interrelacionadas. a

aPMBOK Pag. 6


Fundamentos

Conceptos


Administracion de Programas

Administracion centralizada y coordinada de un programa paraalcanzar sus objetivos y beneficios estrategicos. a

aPMBOK Pag. 10


Fundamentos

Conceptos


Administracion de Portafolios

Incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir ycontrolar proyectos, programas y otros tipos de trabajosrelacionados para alcanzar los objetivos especıficos y estrategicosdel negocio.


Fundamentos

Conceptos

Habilidades para la Administracion de Proyectos

Habilidades duras (Hard Skills)

Herramientas y TecniasModelos matematicosConocimiento de pmbok

Habilidades suaves (Soft Skills)

LiderazgoComunicacionNegociacionSolucion de problemasLograr el objetivoMotivacionNegociacion


Fundamentos

Conceptos

Habilidades del equipo de trabajo


Fundamentos

Conceptos

Involucrados en el proyecto (stakeholders)


Fundamentos

Conceptos

Involucrados en el proyecto (stakeholders)

Administradores de proyecto:Responsables de la administracion de proyecto. No requierenser expertos en la parte tecnica.

Clientes:Entidades que proveen los requerimientos para el proyecto

Usuarios:Aquellos que usaran el producto resultado del proyecto.

Gerentes Funcionales:Responsables de administrar el trabajo relacionado con lasareas funcionales de la organizacion.


Fundamentos

Conceptos

Interesados en el proyecto (stakeholders)

Patrocinador:

Provee los recursos financieros para el proyecto (Un clientepuede ser un patrocinador)

Equipo el proyecto:Grupo de personas que ejecuta las actividades del proyecto

Administradores de Programas:Responsables de la administracion de proyectos relacionados

Administradores de Portafolio:Responsables de gobernar un numero de proyectos oprogramas que pueden o no ser independientes.


Fundamentos

Conceptos

Caracterısticas de los Interesados

Pueden tener un impacto positivo o negativo en el proyecto.

Pueden ejercer influencia sobre el proyecto y su resultado.

Es importante para el administracion de proyecto identificar atodos los interesads y sus expectativas (algunas veces sonimplıcitas )

Pueden surgir conflictos de intereses y objetivos; eladministrador del proyecto incluye balancear dichos intereses.

El administrador del proyecto debe encontrar soluciones a losconflictos entre los involucrados.

Tomar en cuenta a todos los interesados reduce el riesgo yaumenta la probabilidad de exito del proyecto al satisfacer alos clientes.

En general, las diferencias entre los interesados deben serresueltas en favor del cliente.


Fundamentos

Conceptos

Estructura organizacional

Definicion

Composicion de una organizacion que define como la forma deinteraccion entre individuos y grupos.

Estructura Funcional

Cada area funcional o departamento es responsable de unproceso especıfico.La subordinacion es jerarquica y depende de un solo gerente.

Estructura Matricial

La subordinacion es vertical y horizontalFuerte, Equilibrada, Debil

Estructura por Proyecto

El administracion de proyecto y los miembros clave del equipooperan de forma independiente a las demas unidades de laorganizacion.


Fundamentos

Conceptos

Tipos de estructuras organizacionales

Pag. 28 PMBOK


Fundamentos

Conceptos

Organizacion Funcional

Pag. 29 PMBOK


Fundamentos

Conceptos

Organizacion Matricial Debil

Pag. 29 PMBOK


Fundamentos

Conceptos

Organizacion Matricial Equilibrada

Pag. 30 PMBOK


Fundamentos

Conceptos

Organizacion Matricial Fuerte

Pag. 30 PMBOK


Fundamentos

Conceptos

Organizacion Orientada a Proyectos

Pag. 31 PMBOK


Fundamentos

Conceptos

Organizacion Combinada

Pag. 31 PMBOK


Fundamentos

Conceptos

Encuesta. Tipos de estructuras organizacionales

De acuerdo a la clasificacion expuesta, identifique el tipo deorganizacion en la que se encuentra.

Haga un sondeo con algunos de sus companeros para comprarsus resultados.

Duracion: 5min.


Fundamentos

Conceptos

Factores cruciales para el exito de un proyecto

1 Objetivos claramente definidos

2 Administrador de proyectos competente

3 Apoyo de la alta direccion

4 Miembros competentes en el equipo de PM

5 Asignacion de recursos suficientes

6 Canales de comunicacion adecuados

7 Mecanismos de control

8 Capacidades de retroalimentacion

9 Buena respuesta al cliente


Fundamentos

Conceptos

¿Por que fallan los proyectos?

Todo proyecto de TI sera un fracaso si:

Una falta de compresion de las herramientas de AP y unexceso de confianza en el software de administracion deproyectos.

Problemas de comunicacion

No se ajusta de modo adecuado a los cambios que ocurren enel curso del proyecto.


Fundamentos

Conceptos

¿Por que fallan los proyectos TI?

Todo proyecto de TI sera un fracaso si:

“el sistema visto como un todo no opera como se esperaba ysi su desempeno global no es optimo”;

“al implantarlo no se comporta como se pretendıaoriginalmente o si es tan hostil para los usuarios que lorechazan y lo usan poco”;

“el costo de su desarrollo excede cualquier beneficio quepudiera producir durante su vida util”;

“debido a problemas con la complejidad del sistema o con laadministracion del proyecto, se abandona el desarrollo del SIantes de terminarlo”;


Fundamentos

La Administracion de Proyectos de Acuerdo al PMI




Fundamentos


Buenas Practicas

Los procesos de la administracion de proyectos se aplicanmundialmente y a todos los sectores de industrias. Buenaspracticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a quese ha demostrado que la aplicacion de los procesos de laadministracion de proyectos aumenta las posibilidades de exito deuna amplia variedad de proyectos.

Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesosdescritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos losproyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto,en colaboracion con el equipo del proyecto, siempre tiene laresponsabilidad de determinar cuales son los procesos apropiados,ası como el grado de rigor adecuado para cada proceso.


Fundamentos


Ciclo de vida del producto

Definicion

Comprende las fases del lanzamiento de un nuevo producto, siguenuna secuencia y no se sobreponen.


Fundamentos


Ciclo de vida del proyecto

Definicion

Conjunto de fases o etapas, generalmente secuenciales y enocasiones superpuestas, cuyo nombre y numero se determinan porlas necesidades de administracion y control de la organizacion uorganizaciones que participan en el proyecto.Pag. 15 PMBOK


Fundamentos


Ciclo de vida de la administracion de proyectos

Definicion

Describe los cinco procesos para dirigir un proyecto (Inicio,Planeacion, Ejecucion, Monitoreo & Control y Cierre).


Fundamentos


Grupos de Procesos de la Administracion de Proyectos

1 Proceso de Inicio.

2 Proceso de Planeacion

3 Proceso de Ejecucion.

4 Proceso de Seguimiento y Control.

5 Proceso de Cierre.


Fundamentos



1 Proceso de Inicio. Aquellos procesos realizados para definirun nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto yaexistente, mediante la obtencion de la autorizacion paracomenzar dicho proyecto o fase.

2 Proceso de Planeacion. Aquellos procesos requeridos paraestablecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos ydefinir el curso de accion necesario para alcanzar los objetivospara cuyo logro se emprendio el proyecto.

3 Proceso de Ejecucion. Aquellos procesos realizados paracompletar el trabajo definido en el plan para la direccion delproyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.


Fundamentos



4 Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesosrequeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y eldesempeno del proyecto, para identificar areas en las que elplan requiera cambios y para iniciar los cambioscorrespondientes.

5 Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizartodas las actividades a traves de todos los grupos de procesos,a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.


Fundamentos


Los grupos de procesos no son etapas del proyecto. . .


Fundamentos


Lımites de un Proyecto


Fundamentos


Areas de Conocimiento

1 Gestion de la Integracion del Proyecto

2 Gestion del Alcance del Proyecto

3 Gestion del Tiempo del Proyecto

4 Gestion de los Costos del Proyecto

5 Gestion de la Calidad del Proyecto

6 Gestion de los Recursos Humanos del Proyecto

7 Gestion de las Comunicaciones del Proyecto

8 Gestion de los Riesgos del Proyecto

9 Gestion de las Adquisiciones del Proyecto

42 procesos


Fundamentos

Etapas de un Proyecto




Fundamentos



Fundamentos


Planeacion, programacion y control del proyecto


Fundamentos



Fundamentos


Proceso de inicio

Definicion

Compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevoproyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante laobtencion de la autorizacion para comenzar dicho proyecto o fase.

Se define el alcance inicial,

Se comprometen los recursos financieros iniciales.

Se identifican los interesados internos y externos, queinteractuan y ejercen alguna influencia sobre el resultado delproyecto.


Fundamentos


Grupo de procesos de Inicio

1 Desarrollar el acta de constitucion del proyecto.

2 Identificar a los interesados.


Fundamentos


Acta de constitucion del proyecto

Documento que debe incluir:

1 Un enunciado explicando el porque del proyecto.

2 La descripcion de las necesidades de la organizacion quesolicita el proyecto.

3 Los objetivos del proyecto.

4 Una lista con los entregables que serviran al cierre delproyecto para comprobar que los objetivos se han cumplido

5 Una lista de supuestos, es decir, factores que son consideradoscomo ciertos.

6 Una lista de restricciones o limitaciones.

7 Una lista del personal que participara en el proyecto,indicando sus obligaciones y responsabilidades.

8 La autorizacion por escrito para iniciar el proyecto.


Fundamentos


Identificacion de Involucrados (Stakeholders)

Documento que debe incluir:

Definicion

Proceso de identificar a la gente y organizaciones impactadas porel proyecto, ası como documentar la informacion relevante acorde asus intereses.

Involucrados clave:

Patrocinador (Sponsor)

Cliente

Administrador de proyecto

Equipo del proyecto

Influenciadores

PMO


Fundamentos


Impacto de los interesados


Fundamentos


Estrategias aplicadas a los interesados


Fundamentos


Matriz de analisis de los interesados


Fundamentos


Actividad 1.

Realice las siguientes actividades:

1 Elabore el acta constitutiva de su proyecto usando la plantilla01 Plantilla Acta Constitucion Proyecto.docx

2 Identifique y elabore una matriz de analisis de interesados enMS Office Excel.


Fundamentos



Fundamentos


Proceso de planeacion

Definicion

Compuesto por aquellos procesos realizados para establecer elalcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, ydesarrollar la lınea de accion requerida para alcanzar dichosobjetivos.

Se desarolla el plan para la direccion del proyecto en donde sedocumentan las acciones necesarias para definir, preparar,integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

Fuente primaria de informacion para determinar la manera enque se planificara, ejecutara, monitoreara y controlara ycerrara el proyecto.


Fundamentos


Grupo de procesos de planeacion

1 Desarrollar el Plan para la Direccion del Proyecto

2 Recopilar Requisitos

3 Definir el Alcance

4 Crear la EDT

5 Definir las Actividades

6 Secuenciar las Actividades

7 Estimar los Recursos de las Actividades

8 Estimar la Duracion de las Actividades

9 Desarrollar el Cronograma

10 Estimar los Costos


Fundamentos


Grupo de procesos de planeacion (2)

11 Determinar el Presupuesto

12 Planificar la Calidad

13 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

14 Planificar las Comunicaciones

15 Planificar la Gestion de Riesgos

16 Identificar los Riesgos

17 Realizar el Analisis Cualitativo de Riesgos

18 Realizar el Analisis Cuantitativo de Riesgos

19 Planificar la Respuesta a los Riesgos

20 Planificar las Adquisiciones


Fundamentos



Fundamentos


Proceso de ejecucion

Definicion

Compuesto por aquellos procesos realizados para completar eltrabajo definido en el plan para la direccion del proyecto a fin decumplir con las especificaciones del mismo.

Implica coordinar personas y recursos,

Integrar y realizar las actividades del proyecto en conformidadcon el plan de direccion del proyecto.


Fundamentos


Grupo de procesos de ejecucion

1 Dirigir y Gestionar la Ejecucion del Proyecto

2 Realizar el Aseguramiento de Calidad

3 Adquirir el Equipo del Proyecto

4 Desarrollar el Equipo del Proyecto

5 Gestionar el Equipo del Proyecto

6 Distribuir la Informacion

7 Gestionar las Expectativas de los Interesados

8 Efectuar las Adquisiciones


Fundamentos



Fundamentos


Proceso de seguimiento y control

Definicion

Compuesto por aquellos procesos requeridos para monitorear,analizar y regular el progreso y el desempeno del proyecto, paraidentificar areas en las que el plan requiera cambios y para iniciarlos cambios correspondientes.

El desempeno del proyecto se observa y se mide de manerasistematica y regular, a fin de identificar variaciones respectoal plan original.

Incluye:

controlar cambios y recomendar acciones preventivas paraanticipar posibles problemascomparar el desempeno con la lınea base.influir en los factores que podrıan eludir el control integrado decambios.


Fundamentos


Grupo de procesos de seguimiento y control

1 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

2 Realizar el Control Integrado de Cambios

3 Verificar el Alcance

4 Controlar el Alcance

5 Controlar el Cronograma

6 Controlar los Costos

7 Realizar el Control de Calidad

8 Informar el Desempeno

9 Monitorear y Controlar los Riesgos

10 Administrar las Adquisiciones


Fundamentos



Fundamentos


Proceso de cierre

Definicion

Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas lasactividades a traves de todos los grupos de procesos de la direccionde proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fasedel mismo u otras obligaciones contractuales.

Verifica que los procesos definidos se hayan completadodentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar elproyecto o una fase del mismo

Establece formalmente que el proyecto o fase del mismo hafinalizado.


Fundamentos


Grupo de procesos de cierre

1 Cerrar el Proyecto o Fase

2 Cerrar las Adquisiciones


Fundamentos

Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).




Fundamentos


Estructura de descomposicion del trabajo (EDT)

Definicion

Estructura jerarquica que inicia con el o los productos finales oterminados y muestra como estos productos finales se puedensubdividir en tareas o paquetes de trabajo elementales.

Define un conjunto de tareas independientes (tambienllamadas actividades o paquetes de trabajo) que constituyenun proyecto, a fin de facilitar las estimaciones de tiempo ycosto y la asignacion de recursos.

Se divide un proyecto en subproyectos mas pequenos, demanera que la suma de todos los subproyectos defina elproyecto mas grande.

No es una lista de verificacion; es una herramienta para definir,supervisar y comprender la naturaleza y avance de un proyecto


Fundamentos


Estructura de descomposicion del trabajo (EDT)

1 Primer Nivel: Identificar el producto o productos finales.Ejemplo: un reporte, un programa de computacion, un edificio.

2 Segundo Nivel: Indicar los subsistemas principales quedefinen cada producto final.

3 Tercer/Cuarto/Quinto Nivel: Especificar los esfuerzos detrabajo mas pequenos definidos en un proyecto. Para estenivel tener en mente los siguientes factores:

Grupos de empleados y especialistas involucradosResponsabilidad de administracionFacilidad para estimar tiempos y costosDuracion.


Fundamentos


Ejemplo EDT


Fundamentos


WBS Chart Pro

Definicion

Herramienta de administracion de proyectos basada en Windows,que se utiliza para crear y mostrar los proyectos graficamentemediante una estructura detallada de trabajo (EDT o WBS eningles).

Caracterısticas

Integracion con Microsoft Project.

Guardar a las paginas de la web directamente.

Guardar como imagen, incluyendo JPEG, PNG, BMP y TIFF.


Fundamentos


WBS Chart Pro


Fundamentos


Tecnica de revision y evaluacion de programas

Definicion

En ingles, Program Evaluation and Review Technique,comunmente abreviada como PERT, es un metodo que consisteen ordenar, bajo la forma de red, varias tareas que, gracias a sudependencia y su cronologıa, concurren todas ellas a la obtencionde un producto acabado.[Poggioli, 1976, p. 1]

Nacido en EE.UU., este sistema se utilizo en 1954 durante laconstruccion del submarino POLARIS.


Fundamentos


Ejemplo de una red PERT


Fundamentos


Diagrama de Gantt

Definicion

Herramienta grafica cuyo objetivo es mostrar el tiempo dededicacion previsto para diferentes tareas o actividades a lo largode un tiempo total determinado, desarrollado por Henry LaurenceGantt entre 1910 y 1915.

Este diagrama de muestra el origen y el final de las diferentesunidades mınimas de trabajo y los grupos de tareas o lasdependencias entre unidades mınimas de trabajo.


Fundamentos


Diagrama de Gantt


Microsoft Project 2007

1 Fundamentos




Comenzando a trabajar con Microsoft Project

1 Fundamentos





Introduccion a Microsoft Project

Definicion

Software de administracion de proyectos disenado, desarrollado ycomercializado por Microsoft para asistir a administradores deproyectos en el desarrollo de planes, asignacion de recursos atareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto yanalizar cargas de trabajo.

Versiones:

1992 (v3), 1993 (v4), 1995 (4.1a) 1998 (9.0), 2000 (10.0),2002 (11.0), 2003 (12.0), 2007 (13.0) y 2010 (14.0)




Familia de productos Microsoft Project

Microsoft Office Project Standard 2007

Microsoft Office Project Professional 2007

Microsoft Office Project Server 2007

Microsoft Office Project Web Access 2007

Microsoft Office Portafolio Server 2007




Iniciar Microsoft Project

1 En la barra de herramientas de Windows, hacer clic sobre elboton Inicio.

2 En el menu Inicio, situar el cursos sobre Todos los programas,hacer clic sobre Microsoft Office y seleccionar despuesMicrosoft Office Project 2007.




Interfaz Microsoft Project 2007




Elementos Interfaz Microsoft Project

1 Barra de tıtulo

2 Barra de menu

3 Barra de herramientaestandar

4 Barra de herramienta deformato

5 Barra de entrada

6 Barra de vistas

7 Barra de estado

8 Barra de desplazamientohorizontal

9 Botones Minimizar /Restaurar / Cerrar delprograma

10 Botones Minimizar /Restaurar / Cerrar del areade trabajo

11 Escala temporal

12 Barra de desplazamientovertical




La barra de herramientas

Botones Descripcion

Guarda en disco los cambios realizados a un archivo.

Estos dos botones sirven para labores de impresion. Im-primir y ver una presentacion preliminar de un archivoantes de imprimirlo respectivamente

Este grupo sirve para editar; cortar, copiar y pegar in-formacion tanto de tareas como de recursos.




La barra de herramientas

Botones Descripcion

Estos botones sirven para establecer relaciones de prece-dencia entre tareas. El primer icono sirve para reportarhipervınculos a tareas o recursos. El segundo vincula lastareas seleccionadas y el tercero las desvincula. El vıncu-lo por defecto es FC.

Se obtiene la ventana de asignacion de recursos.

Copia la vista activa en pantalla para incluirla como ima-gen en alguna otra aplicacion.

Corrector de ortografıa.




La barra de edicion

La barra de edicion incluye una caja de texto. Si se desea editar uncampo, este se selecciona y luego se oprime la tecla F2 o haciendoclic en el area de edicion. Al terminar la edicion se presiona Enter.




Los botones de esquema

Se usan para organizar las tareas y los grupos.

La flecha en el sentido apuntando a la derecha sirve parasubordinar una o varias tareas a la tarea que esta justo encimade la(s) tarea(s) seleccionada(s).

La que apunta a la izquierda sirve para independizar, es decir,desvincular una o varias tareas de su anterior tarea deresumen.

Los signos + y − sirven para mostrar o esconder las tareassubordinadas de una tarea resumen.




Los barra de estado

Ubicada en la parte inferior de la pantalla.

Se presentan mensajes para informar al usuario del uso de lasopciones en los menus, sobre los distintos procesos que sellevan a cabo ası como informacion general .




Ejercicio 1.1

1 Indicar un nuevo proyecto con el ıcono .

2 Introducir la informacion del siguiente proyecto:Actividad Duracion Predecesora

es la tarea #1. Diseno del Sistema 3s −

2. Programacion 4s 1

3. Preparar prueba del Sistema 3s 2

4. Preparar Auditoria / Control 2s 3

5. Documentacion 2s 1

6. Preparar Procedimientos y guıas 3s 5

7. Prueba del Sistema 2s 4,5

3 Guardar el proyecto con el nombreproyectoDesarrolloSoftware




Ejercicio 1.1

3 Contestar las siguientes preguntas:

(a) ¿Cual es la duracion total en semanas de este proyecto?(b) ¿Como se distingue visualmente las tareas crıticas?(c) ¿Que tareas tienen holgura, es decir, cuales son las tareas cuyo

inicio o terminacion puede variar sin afectar la duracion totaldel proyecto?

Sugerencias:

Para la pregunta (a) use del menu principal la opcionProyecto y luego seleccione la opcion Informacion delproyecto y finalmente la opcion Estadısticas.




Ejercicio 1.1

Para la pregunta (b) use del menu principal la opcion Formatoy luego Estilos de barra y luego, incluya un nuevo estilo debarra para las tareas crıticas, escribiendo ”Tareas crıticas”,llenar el resto de los datos segun se muestra en la siguientefigura:




Ejercicio 1.1

.




Registro de un proyecto y de sus tareas

Es recomendable comenzar la creacion de un proyecto dandole aeste un nombre y estableciendo su fecha de inicio o terminacion,con respecto a la cual habran de programarse todas las tareas queformen parte de el. Los datos generales de un proyecto se indican acontinuacion:

1 Nombre del proyecto

2 Organizacion o usuario del proyecto

3 Administrador del proyecto

4 Fecha de inicio o terminacion

5 Calendario aplicable al proyecto

6 Tipo de programacion del proyecto





Para los puntos 1, 2, 3:ir al menu Archivo ,Propiedades yseleccionar la pestanaResumen.

.





Para los puntos 4, 5 y 6 ir al menu Proyecto y seleccionar laopcion Informacion del proyecto.

.




Opciones para personalizar el manejo de Project




Mostrar tarea de resumten de proyecto

Herramientas →Opciones → Vista

Marcar lasopciones:

1 Mostrar tarea deresumen deproyecto

2 Mostrarnumeros deesquema

3 Validar que laopcion MXNeste seleccionada




Vistas de informacion de un proyecto

El espacio de trabajo de Project se denomina vista. Se utilizan paraintroducir, editar, analizar y presentar la informacion del proyecto.

Ver →Barra devistas




Explorar las Vistas

La vista por defecto es la de Diagrama de Gantt.

1 Nombre de lavista activa

2 Tabla

3 Parte graficade la vista




Vista Hoja de Recursos

Presenta detalles sobre recursos en un formato de filas y columnas(llamado tabla), con cada recurso situado en una fila.

Ver → Hojade recursos




Vista Uso de Recursos

Esta vista agrupa las tareas a las que se ha asignado cada recurso.

Ver → Usode recursos




Vista Uso de Recursos

La informacion se presenta sobre un mes, semana o dıadeterminado, carece de estructuras de tabla.

Ver →Calendario




Vista Diagrama de red

Esta vista se concentra en las relaciones entre tareas.

Cada caja o nodo de la vista Diagrama de red presenta los detalles

de cada tarea, mientras que las lıneas que unen las cajas indican

relaciones entre tareas.

Ver →Diagramade red.




Escala Temporal




Vista Entrada de tarea

1 Ver → Mas vistas.

2 En la lista Vistas, hacer click sobre Entrada de tarea, despuessobre el boton Aplicar.




Informes

Project incluye dos tipos de informes:

Informes tabulares: destinados a ser impresos

Informes visuales: permiten exportar datos de Project aExcel o Visio.

No se pueden incluir datos directamente en un informe.




Ejemplo: Informe Tabular

1 Dar click sobre el menu Informe → Infomes

2 Personalizados → click sobre el boton Seleccionar.

3 En el cuadro de dialogo Informes personalizados →Seleccionar Recurso(trabajo) → Vista previa




Ejemplo: Informe Tabular (2)

Este informe es una lista completa de los recursos disponibles eneste plan de proyecto, equivalente a lo que se presentarıa en lavista Hoja de Recursos.




Ejemplo: Informe Visual

1 Dar click sobre el menu Informe → Infomes visuales




Ejemplo: Informe Visual (2)

1 Seleccionar Informe del trabajo restante de los recursos →Ver.



Crear una lista de tareas

1 Fundamentos





Tareas

Definicion

Labor que debe realizarse para conseguir los objetivos del proyecto.

Caracterısticas:

se le estima una duracion determinada,

tienen un nivel o jerarquıa dependiendo de su momento deejecucion,

es condicion para que otras tareas puedan ser ejecutadas acontinuacion o debe ser ejecutada despues de que otra(s)tarea(s) ha(n) sido realizada(s),

consume uno o varios recursos y

tiene uno(s) responsable(s) para su ejecucion.




Unidades de Tiempo

Al escribir Aparece ası Y se interpreta comom min minuto

h hora hora

d dıa dıa

s sem semana

me ms mes

Si se desea que las tareas ocurran en horas laborales y nolaborales se debe asignar la duracion con la letra “t” al final.Por ejemplo 3dt, indica que la duracion se refiere a tres dıasnaturales.




Ejemplo: Informe Visual (2)

1 Seleccionar Informe del trabajo restante de los recursos →Ver.




Relacionar tareas

Tarea Predecesora

Tarea cuyo fecha de comienzo o fin determina la fecha decomienzo o fin de su tarea suceso.

Tarea Sucesora

Tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience ofinalice otra tarea.

Dependencias

Relacion entre dos tareas vinculadas; el vınculo se establece poruna dependencia entre sus fechas de comienzo y fin.




Dependencias entre tareas

Terminologıa Gantt Descripcion

Fin a Comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzarhasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a Comien-zo (CC)

La tarea (B) no puede comenzarhasta que comience la tarea (A).

Fin a Fin (FF) La tarea (B) no puede finalizarhasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a Fin (CF) La tarea (B) no puede finalizarhasta que comience la tarea (A).




Fin a Comienzo

Definicion

La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finaliza la tareapredecesora. Esta es la dependencia entre tareas predeterminada.La fecha de finalizacion de la predecesora determina la fecha deinicio de la sucesora.

Ejemplos:

“Poner barda” y “Pintar barda”, “Pintar barda” no puedecomenzar hasta que termine “Poner barda”.




Comienzo a Comienzo

Definicion

La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comienza la tareapredecesora.

Ejemplos:

“Verter los cimientos” y “Nivelar el hormigon”, esta ultimo nopuede comenzar hasta que no comience “Verter cimientos”.




Fin a Fin

Definicion

La tarea sucesora no puede finalizar hasta que finaliza la tareapredecesora.

Ejemplos:

“Colocar cableado” e “Inspeccionar instalacion electrica”,“Inspeccionar instalacion electrica” no puede finalizar hastaque no finalice “Colocar cableado”.




Comienzo a Fin

Definicion

La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comienza la tareapredecesora

Ejemplos:

Utilizadas cuando una actividad tiene que ser completadaantes de un hito o el fin de un proyecto.




Documentar las tareas

Las notas son el mecanismo que Project utiliza para guardarinformacion adicional sobre una tarea y/o recurso:

Existen tres tipo de notas:

Notas de tarea,

Notas de de recursos y

Notas de asignacion




Documentar las tareas (2)

Para almacenar informacion adicional sobre una tarea:

1 Seleccione el nombre de alguna tarea.

2 En el menu Proyecto → Notas de tarea




Comprobar la duracion del plan

1 Proyecto → Informacion del proyecto → Estadısticas




Comprobar la duracion del plan (2)

1 Ver → Zoom




Ejercicio 1.2

1 Abrir el archivo proyectoDesarrolloSoftware.mpp

2 Realizar las siguientes modificaciones al cronograma detrabajo:

Actividad Duracion Predecesoraes la tarea #

1. Diseno del Sistema 3s −

2. Desarrollo − 1

2.1 Programacion 4s −

2.2. Preparar prueba del Sistema 3s 2.1

2.3. Preparar Auditoria / Control 2s 2.2

3. Documentacion 2s 1

4. Junta de Seguimiento (Todos losLunes)

3hr −

5. Preparar Procedimientos y guıas 3s 3

6. Prueba del Sistema 2s 2.3,5



Establecer recursos

1 Fundamentos




Establecer recursos

Tipos de Recursos

En Microsoft Project 2007 existen tres tipos de recursos: trabajo,material y costo (en versiones anteriores solo los dos primerostipos).

Trabajo: Comprenden a las personas y el equipo paracompletar las tareas de un proyecto.

Material: Artıculos de consumo.

Costo: Representa un costo financiero asociado a una tareadel proyecto.



Asignar recursos a tareas

1 Fundamentos




Dar formato e imprimir el plan de proyecto

1 Fundamentos




Relizar el seguimiento de las tareas

1 Fundamentos





Plan provisional

Definicion

Conjunto de fechas de comienzo y de finalizacion de tareas que seguardan en determinadas etapas del proyecto.

Para definir un plan provisional:

1 Herramientas → Seguimiento → Establecer lınea de base.

2 Seleccionar Establecer plan provisional para Proyectocompleto.

3 En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de comienzo yfinalizacion o lınea de base que desea guardar.

4 En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisionalen el que desea copiar los valores.




Alternativa a la linea base (Plan provisional)

1 Herramientas → Personalizar → Campos

2 Campo → Tipo: Numero

3 Cambiar Nombre: ¿Cambio la fecha Fin?

4 Formula: [Fin]-[Fin1]

5 Indicadores graficos:




Alternativa a la linea base (Plan provisional) (2)

6 Click derecho sobre tıtulo de tabla → Insertar columna

7 Seleccionar ¿Cambio la fecha Fin? en la opcion Nombre delcampo



Ajustar detalles de una tarea

Referencias bibliograficas I

B. Render.Principios de administracion de operaciones, p.35.Pearson Educacion, 2004.

T. Klastorin.Administracion de Proyectos.Alfaomega, 2005.

Microsoft.Historia breve de la administracion de proyectos.http://office.microsoft.com/es-es/project-help/

historia-breve-de-la-administracion-de-proyectos-HA001135342.aspx

P. Poggioli.Apliacion practica del metodo P.E.R.T., p.1-6editores tecnicos asociados, 1976.

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