administracion proyectos

Sistemas de Informacióny los Negocios

Administración de

Proyectos

Cr. Luis Elissondo

Ambiente del Proyecto

Información sobre el ambiente

Plan EstrategicoDe Sistemas

Administracióndel

Proyecto

Metodología Tecnología

Plan Estratégico de Sistemas

Plan EstrategicoDe Sistemas

Integración alNegocio

PolíticasGenerales

Evaluación yAjuste de la

Cartera de Aplic.

Evaluación deRiesgos

Administración del Proyecto

AdministraciónDel Proyecto

PresupuestoFunciones

Recursos Humanos

Metodología Empleada

Metodología

Formalizacióny Aplicación

AspectosDe Calidad

Documentación

Nivel Tecnológico

Nivel Tecnológico

Inventario

Analisis de Tendencias

Tecnológicas

Plan deIncorporaciónde Tecnología

Impacto en el NegocioT

amañ

o de

l Pro

yect

o

Impacto en el proceso de Negocios

Bajo Alto

Am

plio Riesgo Alto

Peligra la supervivencia

Riesgo Moderado

Problemas de adminisración

Riesgo Bajo

Mala utilización de recursos

Riesgo Medio

Demora en la implementación de negociosR

educ

ido

Impacto Funcional

Impacto funcional

Bajo Alto

Riesgo Alto

Viabilidad del Proyecto

Riesgo Moderado

Problemas de Administración

Riesgo BajoRiesgo

Moderado

Adaptación operativa

Tam

año

del P

roye

cto

Red

ucid

oA

mpl

io

Impacto Tecnológico

Impacto tecnológico

Bajo Alto

Riesgo Alto

Posible fracaso del proyecto

Riesgo Moderado

Problemas de administración

Riesgo Bajo

Riesgo Moderado

Posibles demoras

Tam

año

del P

roye

cto

Red

ucid

oA

mpl

io

Administración de Proyectos

Definición:

Es el proceso de planificar el proyecto, definir el

equipo de trabajo y monitorear, controlar y

reportar las distintas etapas y “deliverables”.


53%

47% Dentro delpresupuesto

Exedieron elpresupuesto

Cantidad de proyectos IT que excedieron su presupuesto en $59B


69%

31%

Finalizados

Cancelados

Costo de proyectos IT cancelados $81B


Porque los proyectos fallan?

• Pobre definición de los objetivos • Falta de recursos• Pobre organización• Especificaciones y requerimientos

incompletos• Pruebas inadecuadas


Porque los proyectos fallan?

• Presupuestos mal definidos • Inadecuada administración de los costos• Sub-utilización o mal uso de metodologías• Infraestructura tecnológica pobre o deficiente


Riesgos:

• Falta de claridad en la definición de los objetivos (estratégico)

• Impacto en el negocio y/o clientes (imagen) • Relación con otros ambientes/sistemas

(transaccional) • Complejidad de los requerimientos

(estratégico)


Riesgos:

• Tecnología utilizada (estratégico)• Experiencia y conocimientos de los

integrantes del equipo de trabajo (estratégico)

• Presupuestos, “target dates” (cumplimiento/transaccional)


Controles de dirección vs. controles técnicos

Especif.. funcionalesModelo de datos

Diseño de procesosDiseño de archivos/DB

DocumentaciónProgramas

Plan de pruebas

RiesgosBeneficios

CostosCronogramasPrioridades

EstimacionesRecursos

AlcanceObjetivosEstrategiaCalidad

Dirección Técnicos


Modelo de la Administración de Proyectos

Estudio de factibilidadBusiness case

Aprobación

Planificación del proyecto

Revisión y seguimiento

Reporte del estado del proyecto

Requerimiento inicial


Cuestiones del Management:

• Compromiso de la alta gerencia• Planificación estratégica• Factores de éxito• Definición de objetivos y alcance• Metodologías• Conocimiento y experiencia del equipo de trabajo


Herramientas y Técnicas de Administración de proyectos:

• Definición del proyecto• Roles y responsabilidades de los equipos de trabajo• Planificación del proyecto• “Budget” del proyecto• Software de administración de proyectos• Evaluación de riesgos • Control del proyecto


Definición del proyecto

• Objetivos• Cliente del proyecto• Necesidades del cliente• Requerimientos del cliente• Producto final• Autoridad del “project manager”• Criterios de aceptación del cliente• Organización del proyecto


Roles y responsabilidades del equipo de trabajo

• Gerencia usuaria• Gerencia de tecnología• Project manager• Equipo de trabajo• Auditoría• Quality Assurance

Administración de Proyectos Planificación del proyecto

Definir las estrategias y Metodologías del Proyecto

Desarrollar la evaluaciónde riesgos

Definir las tareas

Definir los tiempos

Revisión del Business Case


Planificación del proyecto

Técnicas:

• Pert/CPM• Gráfico Gantt


Budget del proyecto

• Relaciona las unidades funcionales al proyecto

• Relaciona las metas y políticas de la organización con los recursos empleados

• Herramienta de control• Establece un canal de comunicación


Ciclo de vida del costo del proyecto

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Analisis Produccion Retiro

Sistema A

Sistema B

Sistema C


Software de administración de proyectos

• Definición de la estructura• Planificación de tareas• Alocación de recursos• Monitoreo/control• Reporte


Control del proyecto• Steering committee• Mediciones de calidad o satisfacción de usuarios• Reportes de estado del proyecto• Control de tiempos • Control de costos• Reuniones periódicas de revisión• Validación y control de la información obtenida


Control de tiempos del proyecto

Comparar

Desvíos

Tomar acciones correctivas

Tiempos planeados(“Gantt”) Tiempos reales


Control de gastos del proyecto

Comparar

Desvíos

Tomar acciones correctivas

“Forecast”Presupuesto Real


Reportes de control

Indicador Categoría

- Tareas desviadasTareas no iniciadas en tiempoTareas no finalizadasCambios de “due dates”

Tiempos

- Costos excedidos- Cambios en los precios- Cash flow insuficiente- Disponibilidad de recursos- Fallas/errores encontrados- Tareas nuevas

CostosCostosCostosRecursosCostos/TiemposCostos/Tiempos


Cultura de la organización

• Directivas del project manager para saltear fases claves de la metodología.

• Retiro de recursos claves del proyecto• Reducción de budget• Alta gerencia tratando directamente con el

equipo de trabajo• Participación del usuario


Cultura de la organización

• La alta gerencia no informa los cambios en las direcciones fijadas hasta que estas van a ser implantadas

• Actitud y tomas de decisión del project manager.

Enseñanzas

• La organización por proyectos permite administrar mejor los recursos.

• La complejidad de un proyecto no esta dada solo por la complejidad tecnológica.

• Es fundamental un adecuado seguimiento del proyecto y la asignación de un responsable del mismo.

• Los proyectos deben ser ajustados periódicamente a efectos de tener una perspectiva realista sobre los mismos.

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Conclusiones y Preguntas

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