TIEMPO

Administracin del Tiempo del ProyectoJAVIER MARENCOGESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

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Tabla de ContenidoGestin del tiempo del proyecto

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GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

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Gestin del Tiempo del ProyectoIncluir todos los procesos necesarios para planear cmo concluir el proyecto en un determinado plazo.

Incluye:Definicin de las actividadesSecuenciacin de las actividadesEstimacin de recursos para cada actividadEstimacin de la duracin de cada actividadDesarrollo del cronograma de trabajo.Control del cronograma

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Procesos

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ProcesosDefinicin de las actividadesEstablecimiento de la secuenciacin de las actividadesEstimacin de recursos para cada actividadEstimacin de la duracin de cada actividadDesarrollo del cronograma de trabajo.Control del cronograma

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Definicin de las actividadesIdentificar y documentar el trabajo que se planifica realizar

Identifica los productos entregables al nivel ms bajo (paquetes de trabajo)Definicin de las actividadesEntradasFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinEnunciado del alcance del proyectoEAPDiccionario EAPPlan de gestin del proyectoHerramientasDescomposicinPlantillasPlanificacin gradualJuicio de los expertosComponente de planificacinSalidasLista de actividadesAtributos de las actividadesLista de hitosCambios solicitados

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Definicin de las actividadesPermite identificar las actividades que debe ser ejecutadas para entregar los productos del proyecto.

Una vez que se ha definido el alcance del proyecto e identificado sus productos (entregables), entonces es necesario identificar las actividades necesarias para lograr los objetivos del proyecto.Cada actividad luego debe ser secuenciada y estimada en trminos de los recursos necesarios y su duracin.

Los paquetes de trabajos son descompuestos en componentes menores, denominados actividades, esto permite tener una base para estimar y elaborar el cronograma.

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Secuenciacin de las actividadesIdentificar y documentar la secuencia lgica de las actividades que deben ser realizadas y establecer una relacin de dependencia entre ellasSecuenciacin de las actividadesEntradasEnunciado del alcance del proyectoLista de actividadesAtributos de las actividadesLista de hitosSolicitudes de Cambios aprobadasHerramientasMtodo del diagrama de precedencia (PDM)Mtodo del diagrama de flechas (ADM)Plantillas de red de cronogramaDeterminacin de dependenciaAplicacin de adelantos y retrasosSalidasDiagrama de red del cronograma del proyecto.Lista de actividades actualizadasAtributos de las actividades actualizadasCambios solicitados

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Diagramas de red del proyectoEs una representacin esquemtica de las actividades del cronograma del proyecto y de las relaciones lgicas entre ellas (dependencias)

Generalmente son desarrolladas de izquierda a derecha para reflejar el orden cronolgico de los acontecimientos

Permite identificar las actividades que pueden ser hechas secuencialmente o en paralelo.

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Diagrama de dependenciasLas cajas representan las actividades y las flechas presentan las dependencias.

InicioFin

ACDE

B

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Tipos de Relaciones(FS) Trmino Inicio. La actividad A debe de terminar para que la actividad B inicie

La anestesia debe de hacer efecto antes de iniciar la operacin.

(SS) Inicio Inicio. La actividad A debe de iniciar en conjunto con la actividad B

El lanzamiento de campaas de vacunacin TV y radio.

AB

A

B

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Tipos de Relaciones(FF) Trmino Trmino. La actividad A debe terminar en conjunto con el trmino de la actividad B

Cierre de contratos para cerrar el proyecto.

(SF) Inicio Trmino. La actividad A debe de iniciar antes del trmino de la actividad B

La llegada de una central telefnica antes de retirar la primera

A

B

AB

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Secuenciacin de ActividadesDiagramas de red del cronograma del proyectoEntradasHerramientasy TcnicasSalidasActividadSucesorDuracinInicioA, B---AC, D4BE6CFin3DFin2EFin5Fin------

ABCDEFI43652

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Estimacin de recursos para c/actividadImplica determinar cuales son los recursos y qu cantidad de c/u se utilizar y cundo estar disponible.Personas.EquiposMaterialesSoftwareOtrosSe coordina con el proceso de estimacin de costosEstimacin de recursos para cada actividadEntradasFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinLista de actividadesAtributos de las actividadesDisponibilidad de recursosPlan de gestin del proyectoHerramientasJuicio de los expertosAnlisis de alternativasDatos de estimaciones publicadasSoftware de gestin de proyectosEstimacin ascendenteSalidasRequisitos de recursos de actividadesAtributos de actividades actualizadasAEPCalendario de recurso actualizadoCambios solicitados

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Estimacin de recursosLa estimacin involucra tratar prever los recursos necesarios para producir un producto, servicio o resultado especfico.La estimacin se beneficia por experiencias anteriores (banco de estimaciones comerciales, la experiencia del equipo o la opinin de especialistas.El fundamental que quin hace la estimacin tenga experiencia en el trabajo y que involucre en lo posible a las personas que van ha realizar el trabajo.Es imperativa la documentacin de toda la referencia utilizada para hacer una estimacin incluida la data y la fuente de consulta.Es muy comn el uso de reservas de contingencia.

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Estimacin de la duracin de c/actividadUtiliza informacin sobre:Alcances del trabajo de la actividad del cronogramaTipos de recursos necesariosCantidades de recursos estimadasCalendarios de disponibilidad del recursoLa estimacin es un proceso gradualEstimacin de la duracin de cada actividadEntradasFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinEnunciado del alcance del proyectoLista de actividadesAtributos de las actividadesRequisitos de los recursos de las actividadesCalendario de recursosPlan de gestin de proyectos Registro de riesgos Estimacin de costosHerramientasJuicio de los expertosEstimacin por analogaEstimacin paramtricaEstimacin por tres valoresAnlisis de reservaSalidasEstimacin de la duracin de actividadesAtributos de actividades actualizadas

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Estimacin de tiemposPara estimar tiempos es necesario:Estimar la cantidad de esfuerzo necesarioEstimar la cantidad prevista del recurso a ser aplicadoEstimar la cantidad de periodos laborales necesarioTodo se documenta, para justificar la estimacin.Se traba con calendario de recurso y calendario de recursos laboralesSe puede identificar recursos laborales alternativos

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Estimacin por tres valoresSe puede incorporar el riesgo en la estimacin, estimando tres valores:Ms probableOptimistaPesimista

El tiempo se obtiene calculando el promedio.

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Desarrollo del cronograma de trabajoEs un proceso iterativo, determina las fechas de inicio y fin planificadas

Exige que se revisen y corrijan las estimaciones de recursos y tiempos por c/actividad

Define la lnea base del proyectoDesarrollo del cronograma de trabajo.EntradasActivos de los procesos de la organizacinEnunciado del alcance del proyectoLista de actividadesAtributos de las actividadesDiagrama de red del cronograma del proyecto.Requisitos de los recursos de las actividadesCalendario de recursosEstimacin de la duracin de las actividadesPlan de gestin de proyectos Registro de riesgosHerramientasAnlisis de la red del cronogramaMtodo del camino crticoComprensin del cronogramaAnlisis del escenario qu pasa siNivelacin de recursosMtodo de cadena crticaSoftware de gestin de proyectosAplicacin de calendariosAjuste de adelantos y retazosModelo de cronogramaSalidasCronograma del proyectoDatos del modelo de cronogramaLnea base del cronogramaRequisitos de recursos actualizadoAtributos de actividades actualizadasCalendario del proyecto actualizadoCambios solicitadosPlan de gestin del proyecto actualizadoPlan de gestin del cronograma actualizado

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Desarrollo del cronograma de trabajoDeterminar las fechas de inicio y trmino planeadas para las actividades del proyecto.

Es imperativo considerar:Fechas importantes para el negocioFechas acordadas con el patrocinador, clientes u otras partes interesadasRestricciones externas (clima, gobierno, regulaciones)Contratistas (trmites contractuales y de adquisicin)

Debe de ser especfica a escala de tiempo.

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Mtodo del camino crticoCritical Path Method CPM

Calcula, para todas las actividades del cronograma, sin considerar las limitaciones de los recurso:las fechas tericas de inicio y trmino ms tempranas (mediante el recorrido hacia delante).las fechas de inicio y trmino ms tarde (mediante el recorrido hacia atrs, usando la fecha de finalizacin ms temprana)

Calcula la holgura para cada actividad

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CPMPrimerafecha de inicioltimafecha deinicioltimafecha detrminoPrimerafecha detrmino Actividad Duracin

PFI UFI PFT UFT

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EjemploActividadSucesorDuracinAB,C,D7BE15CF10DG3EG1FG12G---5

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EjemploActiv DurPFI UFI PFT UFTA-C-F-G : Camino Crtico

PFT=PFI+DurUFI=UFT-Dur

C 10B 15D 3A 7F 12E 1G 5

f=0f=0f=0f=0f=6f=6f=197 100 77 1717 2929 347 2222 23

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EjemploActiv DurPFI UFI PFT UFTA-C-F-G : Camino Crtico

PFT=PFI+DurUFI=UFT-Dur

C 10B 15D 3A 7F 12E 1G 5

f=0f=0f=0f=0f=6f=6f=197 100 77 1717 2929 347 2222 230 77 1717 2929 3413 2826 2928 29

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Holgura, camino crtico y holgura libreHolgura. Cantidad total de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalizacin del proyecto ni violar alguna restriccin del cronograma.Holgura = UFT - PFT

Holgura libre. La cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede demorarse sin demorar el inicio temprano de cualquier actividad del cronograma inmediatamente posterior.Holgura libre = PFI t+1 PFT t

Camino crtico. Secuencia de actividades donde la holgura es cero

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Reduccin del cronogramaBusca alternativas para reducir el cronograma del proyecto sin alterar su alcance (se acta en las actividades del camino crtico)

Reduccin (crashing). Asigna ms recursos para las actividades del camino crtico.

Paralelismo (Fast Tracking). Realiza actividades en paralelo que normalmente deberan de ser ejecutadas en secuencia

Generalmente resultan en re-trabajos y riesgos para el proyecto

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Diagrama de red del cronograma

Representacin esquemtica de las relaciones lgicas entre actividades del cronograma del proyecto. Se traza de izquierda a derecha para representar la cronologa del proyecto.

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Grfico de barras (Gantt)

Presenta lo planeado como una progresin actual de las actividades en la escala de tiempo

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Grfico de marcos

Presenta los principales eventos del proyecto. Tiene uso esencialmente gerencial.

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Nivelacin de recursosResource-based method

Se efecta modificaciones en el cronograma en funcin a la disponibilidad de los recursos con el objeto de disminuir los costos del proyecto.Busca el equilibrio en el uso de los recursos tratando de atenuar los picos y los valles de utilizacin, tratando de minimizar respectivamente las necesidad de recursos adicionales y la ociosidad de los recursos asignados.

Se puede utilizar algunas reglas heursticas o modelos de optimizacin automtica de nivelacin de recursos

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Histograma del recurso (por tipo de recurso)ENEFEBMARABRMAYJUNJULAGOSETOCTNOV

088176264352

NormalMximo

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Control del cronogramaImplicaDeterminar el estado actual del cronogramaInfluir en los factores que crean cambios en el cronogramaDeterminar que el cronograma del proyecto ha cambiadoGestionar los cambios reales a medida que suceden

Es parte del Control Integrado de Cambios Control del cronogramaEntradasPlan de gestin del cronogramaLnea base del cronogramaInforme de rendimientoSolicitudes de cambio aprobadasHerramientasInforme de avanceSistema de cambios de cambio del cronogramaMedidas de rendimientoSoftware de gestin de proyectosAnlisis de variacinDiagrama de barras de comparacin del cronogramaSalidasDatos del modelo de cronograma actualizadoLnea base del cronograma actualizadoMediciones del rendimientoCambios solicitadosAcciones correctivas recomendadasActivos de los procesos de la organizacin actualizadoLista de actividades actualizadaAtributos de las actividades actualizadaPlan de gestin del proyecto actualizado

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