ntc gp 1000-2009 meci 1000: 2005 sistema armonizado … alcanzados … · ntc gp 1000-2009 meci...

ELABORÓ: Andrés Mauricio Sánchez. Asesor Externo MECI FECHA: Diciembre de 2012 CÓDIGO:

REVISÓ: Coordinador MECI FECHA: Diciembre de 2012 PÁGINA: 1 de 40

APROBÓ: Coordinador MECI FECHA: Diciembre de 2012 VERSIÓN: 01

NTC GP 1000-2009

MECI 1000: 2005

SISTEMA ARMONIZADO MECI 1000:2005 – NTC-GP1000:2009

TITULO

NÚMERAL

SUBSISTEMA

COMPONENT

E

ELEMENTO

PRODUCTO A

EVALUAR POR LA DAFP

PRODUCTOS ALCANZADOS

ALCALDÍA MUNICIPIO DE BARBOSA ANTIOQUIA

PROCESO QUE VA ASOCIADO

CON EL PRODUCTO

Sistema de Gestión de la Calidad.

4

1.2 Direccionamiento Estratégico.

Identificación de controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto.

Identificación de los controles existentes en el registro PR-M1-P2-15 Mapa de riesgos parte II: Calificación, Evaluación y Valoración de los riesgos.

Todos los procesos

Evaluación de controles existentes para valorar los riesgos analizados.

Evaluación de los controles para definir si disminuyen la probabilidad y/o el impacto en el formato PR-M1-P2-15 Mapa de riesgos parte II: Calificación,

Todos los procesos




Requisitos generales

4.1

1. Control Estratégico

1.3 Administración del riesgo

1.3.4 Valoración del Riesgo

Evaluación y Valoración de los riesgos.

Determinación de la valoración del riesgo frente a los procesos.

Calificación del riesgo luego del análisis de controles existentes en el formato PR-M1-P2-15 Mapa de riesgos parte II: Calificación, Evaluación y Valoración de los riesgos.

Todos los procesos

Definición de Acciones de control Necesarias

Definición de nuevos controles en el formato PR-M1-P2-15 Mapa de riesgos parte II: Calificación, Evaluación y Valoración de los riesgos y Acciones preventivas registradas, documentando las acciones requeridas para los nuevos controles.

Todos los procesos

Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.

Procedimiento Peticiones, Quejas y, Reclamos R-AM-007.

Análisis y Mejora Continuo

Identificación de las fuentes de información Primaria.

Identificación de las fuentes de información primaria a través de: caracterización de cada proceso, listados de documentos externos y, el listado de fuentes de información primaria. Pendiente

Planeación Todos los procesos

2. Control de gestión

2.2 Información

2.2.1 Información Primaria

por definir.

Mecanismos de consulta con los diferentes grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio.

Sesiones del concejo. Concejo territorial de planeación COMPUS Programa Volvió el Alcalde, por Aldeas. Procedimiento Peticiones quejas y reclamos R-AM-007.

Promoción del Desarrollo Político Análisis y Mejora Continuo

Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad.


Promoción del Desarrollo Político Comunicación Pública

2.2.2 Información Secundaría

Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los funcionarios.

Producto actual: Procedimiento Peticiones quejas y reclamos R-AM-007 Producto Deseado: Adoptar un Buzón de la eficiencia administrativa que permita recibir sugerencias y recomendaciones de los funcionarios


Tablas de retención documental, según lo establecido en la Ley 594 de 2000.

Tablas de retención documental aprobadas según el decreto 001 de Febrero de 2005 del Concejo Departamental de Archivo, y adoptadas por el Municipio según Decreto 243 de Julio de 2005.

Gestión Documental Todos los procesos




Fuentes Internas de Información (Manuales, Informes, Actas, Actos administrativos) sistematizados y de fácil acceso.

Se tienen fuentes internas de información a través de los diferentes archivos, los de Gestión, el Central y el Histórico, y en la página web.

Planeación Organizacional Gestión Documental

2.2.3 Sistemas de Información

Manejo Organizado y sistematizado de la correspondencia.

Procedimiento Administración Documental R-SS-006 y Manual de Comunicaciones Oficiales. Pendiente de actualizar con la contratista encargada.

Gestión Documental

Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

Utilización de software para el manejo de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos. Herramienta Informática SAYMIR, transito y transporte.

Procesos de apoyo

Medios tecnológicos o electrónicos disponibles para atención a las peticiones, reclamaciones, quejas o recursos.

Las quejas y reclamos pueden hacerse a través del Portal Web de la Entidad. O en la oficina de PQRSF. Y la plataforma de gobierno en línea.


Sistema Documental Institucional

Hay unas directrices para la administración documental en sus diferentes fases de archivo: de gestión, central e histórico. Herramienta informática SAYMIR.

Gestión Documental

Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

Utilización de software SAYMIR para el manejo de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

Procesos de apoyo

Gestión Documental

4.2 2. Control de gestión

2.1 Actividades de control

Generalidades

4.2.1

Manual Integrado de Gestión

4.2.2

Control de Documentos

4.2.3

Control de los Registros

4.2.4

Responsabilidad de la Dirección

5

Compromiso de la Dirección

5.1


1.1 Ambiente de control

1.1.3 Estilo de dirección

Acuerdos de Gestión suscritos y evaluados.

En la Entidad se aplica la nueva metodología del DAFP para la implementación de los Acuerdos de gestión. Actualmente en la entidad los secretarios de despacho hacen las evaluaciones respectivas a sus subsecretarios.

Servicios Administrativos y Talento Humano.

Evidencias que soporten el compromiso de la alta dirección para con la aplicación de las herramientas y políticas que faciliten la implementación del MECI.

La Entidad cuenta con dos documentos relacionados con el producto, son dos actos administrativos, el primero, Decreto 0140 del 03 de Marzo del 2006 Por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno -MECI 1000:2005-, en la Alcaldía del Municipio de

Servicios Administrativos y Talento Humano. Planeación Organizacional




Barbosa Antioquia. El segundo Documento, el Decreto 0175 de Agosto de 2008, por medio del cual se reactiva la adopción del Modelo Estándar de Control Interno -MECI 1000:2005-, en la Alcaldía del Municipio de Barbosa Antioquia, en el concejo y en la personería. Adicionalmente, el día 29 de Marzo de 2012 el señor Alcalde del Municipio el Doctor Hernando Alonso Cataño Vélez y sus Secretarios de Despacho, firmaron un Acta de compromiso, donde de forma simbólica expresan su compromiso con el desarrollo, seguimiento y evaluación del sistema de control interno en la entidad. En ese documento se exhorta al nivel directivo a poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el control interno se convierta en un medio para el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales de la entidad. Decreto número 00039 del 06 de febrero de 2008, por medio del cual se actualiza el Código de Ética del Municipio de Barbosa. Decreto 00807 de 2007 Por

medio del cual se adopta en la entidad el Manual de Buen Gobierno.

1.2 Direccionamiento Estratégico

1.2.3 Estructura Organizacional

La estructura Organizacional facilita la gestión por procesos.

La Entidad cuenta con una estructura organizacional bien definida en el Manual de Buen Gobierno (Decreto 00807 de 2007).

Planeación Organizacional


2.3 Comunicación Pública

2.3.1 Comunicación organizacional

Política de Comunicación Organizacional definida.

Política de Comunicación Organizacional documentada en el Manual de Buen Gobierno (Decreto 00807 de 2007).

Comunicación Pública Todos los procesos.

Proceso de Comunicación entre la dirección y los funcionarios de la entidad y los responsables de los procesos.

Estrategia de comunicación organizacional documentada.

Comunicación Pública.

Enfoque al Cliente

5.2


1.2 Direccionamiento Estratégico.





Política de Calidad

5.3


1.1 Ambiente de control

1.1.1 Acuerdos compromisos y éticos

Documento con los principios y valores de la entidad.

Decreto número 00039 del 06 de febrero de 2008, por medio del cual se actualiza el Código de Ética del Municipio de Barbosa. Decreto 00807 de 2007. Por medio del cual se adopta en la entidad el Manual de Buen Gobierno.


Acto Administrativo de Adopción de los principios y Valores.

Decreto número 00039 del 06 de febrero de 2008, por medio del cual se actualiza el Código de Ética del Municipio de Barbosa. Decreto 00807 de 2007 Por medio del cual se adopta en la entidad el Manual de Buen Gobierno.

Servicios Administrativos y Talento Humano

Socialización de los principios y Valores.

Socialización a todos los servidores del Municipio. Reuniones de personal.

Servicios Administrativos y Talento Humano Todos los procesos

2. Control de Gestión


2.1.1 Políticas de operación

Políticas de operación adoptadas por procesos.

Caracterizaciones documentadas (Anexos al manual del Sistema Integrado de Gestión (SIG)). Manual de Buen Gobierno, Decreto 00807 de 2007.

Todos los procesos

Mapa de procesos (Decreto 00807)

Portal Web de la entidad.

Todos los procesos

Planificación 5.4

Objetivos de la Calidad

5.4.1



1.2.1 Planes y programas

Se tiene documento de diagnóstico estratégico.

Producto Actual: Hasta la fecha, la entidad cuenta con los siguientes documentos y procedimientos: Plan de Desarrollo 2012- 2015. Barbosa Vuela Alto. Proceso de Planeación Administrativa y Financiera P-SP-001. Procedimiento Elaboración plan de desarrollo R-SP-001. Procedimiento Diseño y Elaboración de Proyectos R-SP-002. Procedimiento Seguimiento y Evaluación al plan de desarrollo R-SP-003. Acta de Aprobación del CONFIS para el POAI. Producto Deseado: Contar con un Procedimiento para el plan de acción. Procedimiento para el plan operativo anual de inversión POAI. Contar con un Documento del diagnóstico que hizo del Plan de Desarrollo Barbosa Vuela Alto 2012- 2015.

Planeación

Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

5.4.2

Misión y Visión Institucional adoptados y Divulgados

Se tiene definida la Misión, la Visión (Acuerdo 010 de 2012), y son divulgados a través de diferentes documentos, el plan desarrollo, la página web y el Sistema Integrado de Gestión. Decreto 00807 Manual de Buen Gobierno.

Planeación




Objetivos Institucionales

Se tiene definido los objetivos institucionales Plan de Desarrollo 2012-2015. Barbosa Vuela Alto, se tiene definida la Política de Calidad.

Planeación

Acciones, Cronogramas, Responsabilidades y metas.

Plan de Desarrollo 2012-2015 Barbosa Vuela Alto, Matriz Plan de Inversión. Herramienta Tecnológica Alfa Sig.

Planeación

Definición de Indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan medir y evaluar los planes y programas.

Plan de Desarrollo 2012-2015 Barbosa Vuela Alto, Herramienta Tecnológica Alfa Sig. Procedimiento Seguimiento y Evaluación al plan de desarrollo R-SP-003. Actividad: Evaluación Anual metas del Plan de desarrollo (Sistema ALFA SIG), Consolidación informe y evaluación de los programas estratégicos y su impacto.

Planeación

Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas.

Procedimiento Peticiones quejas y reclamos R-AM-007.

Análisis y Mejora Continuo Comunicación Pública

Responsabilidad, autoridad y comunicación.

5.5



1.2.3 Estructura Organizacional

La estructura Organizacional facilita la gestión por procesos.

La Entidad cuenta con una estructura organizacional bien definida en el Manual de Buen Gobierno (Decreto 00807 de 2007).


Responsabilidad y autoridad.

5.5.1

1.1.3 Estilo de dirección

Acuerdos de Gestión suscritos y evaluados

En la Entidad se aplica la nueva metodología del DAFP para la implementación de los Acuerdos de gestión. Actualmente en la entidad los secretarios de despacho hacen las evaluaciones respectivas a sus subsecretarios.


Representante de la dirección

5.5.2

Evidencias que soporten el compromiso de la alta dirección para con la aplicación de las herramientas y políticas que faciliten la implementación del MECI.

La Entidad cuenta con dos documentos relacionados con el producto, son dos actos administrativos, el primero, Decreto 0140 del 03 de Marzo del 2006 Por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno -MECI 1000:2005-, en la Alcaldía del Municipio de Barbosa Antioquia. El segundo Documento, el Decreto 0175 de Agosto de 2008, por medio del cual se reactiva la adopción del Modelo Estándar de Control Interno -MECI 1000:2005-, en la Alcaldía del Municipio de Barbosa Antioquia, en el concejo y en la personería. Adicionalmente, el día 29 de Marzo de 2012 el señor Alcalde del Municipio el Doctor Hernando Alonso Cataño Vélez y sus Secretarios de Despacho,





firmaron un Acta de compromiso, donde de forma simbólica expresan su compromiso con el desarrollo, seguimiento y evaluación del sistema de control interno en la entidad. En ese documento se exhorta al nivel directivo a poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el control interno se convierta en un medio para el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales de la entidad. Decreto número 00039 del 06 de febrero de 2008, por medio del cual se actualiza el Código de Ética del Municipio de Barbosa. Decreto 00807 de 2007 Por medio del cual se adopta en la entidad el Manual de Buen Gobierno.

Comunicación interna

5.5.3


2.3 Comunicación Pública

2.3.1 Comunicación Organizacional


Política de Comunicación Organizacional documentada en el Manual de Buen Gobierno (Decreto 00807 de 2007).

Comunicación Pública Todos los procesos

Proceso de Comunicación entre la dirección y los funcionarios de la entidad y los responsables de los procesos.

Estrategia de comunicación organizacional documentada.

Comunicación Pública

Revisión por la dirección

5.6 2. Control Estratégico

Generalidades

5.6.1

Información para la revisión

5.6.2


1.3 Administración del riesgo

3. Control de Evaluación

3.2 Evaluación Independiente

3.1 Autoevaluación

3.1.1 Autoevaluación del control

Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura del Autocontrol.

La entidad realiza campañas para promover el autocontrol.

Todos los procesos

Herramientas de auto evaluación del control definidas.

La entidad adoptó la metodología de riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- Esta se configura en una herramienta de autoevaluación del control puesto que en la metodología que se menciona se encuentra definida la identificación, aplicación y seguimiento a los controles por procesos.

Todos los procesos

3.1.2 Autoevaluación de

Herramientas de autoevaluación de la gestión definidas.

Producto Actual: La entidad anualmente realiza evaluaciones de la gestión, a partir de los planes de acción de las secretarias. Producto Deseado: Contar con una herramienta informática como el Software ALFA SIG que permita a través de una batería

Planeación




la Gestión

de indicadores hacerle seguimiento a los planes de acción.

Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autogestión.

La entidad realiza campañas para promover la autogestión.

Todos los procesos

Resultados de la revisión

5.6.3 3. Control de evaluación

3.3 Planes de Análisis y Mejora

Gestión de los recursos

6

Provisión de recursos

6.1



1.2.1 Planes y Programas

Se tiene documento de diagnóstico estratégico

Producto Actual: Hasta la fecha, la entidad cuenta con los siguientes documentos y procedimientos: Plan de Desarrollo 2012- 2015. Barbosa Vuela Alto. Proceso de Planeación Administrativa y Financiera P-SP-001. Procedimiento Elaboración plan de desarrollo R-SP-001. Procedimiento Diseño y Elaboración de Proyectos R-SP-002. Procedimiento Seguimiento y Evaluación al plan de desarrollo R-SP-003. Acta de Aprobación del CONFIS para el POAI. Producto Deseado: Contar con un

Planeación

Procedimiento para el plan de acción. Procedimiento para el plan operativo anual de inversión POAI. Contar con un Documento del diagnóstico que hizo del Plan de Desarrollo Barbosa Vuela Alto 2012- 2015.

Misión y Visión Institucional adoptados y Divulgados.

Se tiene definida la Misión, la Visión (Acuerdo 010 de 2012), y son divulgados a través de diferentes documentos, el plan desarrollo, la página web y el Sistema Integrado de Gestión.

Planeación

Objetivos Institucionales.


Planeación



Planeación

Definición de Indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan medir y evaluar los planes y programas.


Planeación





Procedimiento Peticiones quejas y reclamos R-AM-007.


Talento Humano

6.2

1.

1.1

1.1.2

Manual de Funciones y Competencias Laborales

Manual específico de funciones y competencias laborales adoptado por las Resoluciones número 0974 del 01 de julio de 2009, modificado por las siguientes resoluciones: 00416/10- 00933/10- 00257/10 - 0001/12- 00356/12 – 00286/2012.


Generalidades

6.2.1

Plan de Formación y Capacitación

Acto administrativo, Resolución número 00151 del 13 de marzo de 2012, por medio de la cual se adopta el plan anual de capacitación para la vigencia de 2012, con su respectivo cronograma anual. Procedimiento Formación del Talento Humano código N° R-SG-001 Formatos: identificación de las necesidades F-SS-001, Registro de asistencia F-SS-002, evaluación de la jornada de capacitación F-SS-003.


Manual de Funciones y Competencias Laborales.

Manual específico de funciones y competencias laborales adoptado por las Resoluciones número 0974 del 01 de julio de 2009, modificado


Control Estratégico

Ambiente de control


por las siguientes resoluciones: 00416/10- 00933/10- 00257/10 - 0001/12- 00356/12 – 00286/2012

Plan de Formación y Capacitación.

Acto administrativo, Resolución número 00151 del 13 de marzo de 2012, por medio de la cual se adopta el plan anual de capacitación para la vigencia de 2012, con su respectivo cronograma anual. Procedimiento Formación del Talento Humano código N° R-SG-001 Formatos: identificación de las necesidades F-SS-001, Registro de asistencia F-SS-002, evaluación de la jornada de capacitación F-SS-003.


Programa de Inducción, re-inducción, realizado a los Funcionarios.

Acto administrativo, Resolución número 000972 del 01 de julio de 2009, Procedimiento Selección del Talento Humano N° R-SG-003 formatos: inducción y re-inducción F-SS-004, lista de chequeo para ocupar un cargo publico F-SS-019.


Programas de bienestar

Actos administrativos por medio del cual se crean los siguientes comités; resolución número 000846 del 21 de mayo de 2009 “por medio del cual se crea el comité de capacitación y bienestar laboral del municipio de Barbosa, resolución número 00092 del 21 de febrero de 2012 “por medio del cual se crea el comité de apoyo institucional de la administración municipal.


Plan de Incentivos Plan de incentivos adoptado por Servicios




medio del Decreto número 0058 del 13 de marzo de 2012, plan de incentivos para los empleados del Municipio de Barbosa.

Administrativos y Talento Humano

Selección Meritocrática de cargos Directivos.

No aplica para este Municipio

Competencia,toma de conciencia y formación

6.2.2

Programa de Inducción, re-inducción, realizado a los Funcionarios.


Programas de bienestar

Evaluación de funcionarios de nivel directivo o cargos de gerencia: Procedimiento Evaluación del Desempeño del Talento Humano Código R-SG-002 Nivel directivo formato F-SS-021, Nivel Asistencial F-SS-024, nivel Técnico F-SS-023, Nivel Profesional F-SS-022. Evaluación de competencias laborales todos los funcionarios públicos: Formatos de la Comisión Nacional De Servicio Civil. Seguimiento de las Pólizas. Procedimiento Administración de seguros código N° R-SG-005.


Plan de Incentivos

Plan de incentivos adoptado por medio del Decreto número 0058 del 13 de marzo de 2012, plan de incentivos para los empleados del Municipio de Barbosa.


Selección Meritocrática de cargos Directivos.

No aplica para este Municipio


Sistema de Evaluación de Desempeño acorde con la normativa que rige en la entidad.

Evaluación de funcionarios de nivel directivo o cargos de gerencia: Procedimiento Evaluación del Desempeño del Talento Humano Código R-SG-002 Nivel directivo formato F-SS-021, Nivel Asistencial F-SS-024, nivel Técnico F-SS-023, Nivel Profesional F-SS-022. Evaluación de competencias laborales todos los funcionarios públicos: Formatos de la Comisión Nacional De Servicio Civil.


Administración de seguros

Seguimiento de las Pólizas. Procedimiento Administración de seguros código N° R-SG-005. Tablero de Alertas Tempranas del Municipio.


Infraestructura

6.3


2.2 Información

2.2.3 Sistemas de Información

Manejo Organizado y sistematizado de la correspondencia.

Procedimiento Administración Documental R-SS-006 y Manual de Comunicaciones Oficiales.

Gestión Documental

Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

Utilización de software para el manejo de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

Procesos de apoyo

Medios tecnológicos o electrónicos disponibles para atención a las peticiones, reclamaciones,

Las quejas y reclamos pueden hacerse a través del Portal Web de la Entidad. O en la oficina de PQRSF.





quejas o recursos.

Sistema Documental Institucional

Hay unas directrices para la administración documental en sus diferentes fases de archivo: de gestión, central e histórico.

Gestión Documental

Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

Utilización de software para el manejo de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

Procesos de Apoyo.

Ambiente de trabajo

6.4


1.2 Direccionamiento

1.2.1 Planes y Programa

Se tiene documento de diagnóstico estratégico

Producto Actual: Hasta la fecha, la entidad cuenta con los siguientes documentos y procedimientos: Plan de Desarrollo 2012- 2015. Barbosa Vuela Alto. Proceso de Planeación Administrativa y Financiera P-SP-001. Procedimiento Elaboración plan de desarrollo R-SP-001. Procedimiento Diseño y Elaboración de Proyectos R-SP-002. Procedimiento Seguimiento y Evaluación al plan de desarrollo R-SP-003. Acta de Aprobación del CONFIS para el POAI. Producto Deseado: Contar con un Procedimiento para el plan de acción. Procedimiento para el plan operativo anual de inversión

Estratégico

s POAI. Contar con un Documento del diagnóstico que hizo del Plan de Desarrollo Barbosa Vuela Alto 2012- 2015.



Planeación



Planeación



Planeación

Definición de Indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan medir y evaluar los planes y programas


Planeación

Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes

Procedimiento Peticiones quejas y reclamos R-AM-007





interesadas

Realización del producto y/o prestación del servicio.

7

Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio.

7.1 1. Control Estratégico


Procesos relacionados con el cliente.

7.2





Identificación de las fuentes de información primaria a través de: caracterización de cada proceso, listados de documentos externos y, el listado de fuentes de información primaria. Pendiente por definir.


Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

7.2.1


2.2 Información








Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

7.2.2

2.1 Actividades de Control

2.1.1 Políticas de operación

Políticas de operación adoptadas por procesos.

Caracterizaciones documentadas (Anexos al manual del Sistema Integrado de Gestión (SIG)). Manual de Buen Gobierno, (Decreto 00807 de 2007).

Todos los procesos

Mapa de procesos (Decreto 00807)

Portal Web de la entidad.

Todos los procesos




Identificación de las fuentes de

Identificación de las fuentes de información primaria a través de:

Planeación Todos los




Comunicación con el cliente

7.2.3

2.2 Información


información Primaria.

caracterización de cada proceso, listados de documentos externos y, el listado de fuentes de información primaria. Pendiente por definir.

procesos







Definición de medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y organismos de control.

La entidad cuenta con un procedimiento para el tema de difusión de la información. Manual de Buen Gobierno (Decreto 00807 de 2007).


Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad.

La entidad cuenta con un portal web donde es posible acceder a información actualizada de la entidad. Tambien se hace uso de un espacio radial donde semanalmente se informa a la


2.3 Comunicación pública

2.3.3 Medios de Comunicación

comunidad sobre diferentes noticias, eventos, y todo tipo de información relacionada con su municipio. Además, la entidad implementó una estrategia de visitas a las veredas y corregimientos denominada “Volvió el Alcalde” al cual consiste en que el Alcalde y su gabinete hacen presencia física en la zona para escuchar a la comunidad.

Publicación a través de la web de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público. Ley 962 de 2005.

Link en el Portal Web de la Entidad con la publicación de normatividad legal aplicable (Normograma Integrado).


2.3.2 Comunicación Informativa


Política de comunicación organizacional documentada en el Código de Buen Gobierno.


Proceso de Comunicación entre la Entidad y los Ciudadanos y grupos de interés.

Proceso comunicación pública, con sus correspondientes procedimientos


Informes de resultados de Gestión de la Entidad.

Informes de Gestión por dependencias, disponible en el Portal Web del Municipio (Gestión y Control).


Informes sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos.

Evaluación Anual Metas del Plan en herramienta Tecnológica ALFA SIG.

Planeación

Rendición anual de Rendición de cuentas semestral Planeación




cuentas con la intervención de los diferentes grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

en el Concejo Municipal. Entrega de boletines de información sobre las inversiones y obras ejecutadas. Gobierno en Línea, emisoras, programa Volvió El Alcalde.

Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de los medios tecnológicos o electrónicos. Ley 962 de 2005.

Se tienen documentados los trámites, en el Manual de Tramites M-AM-002 y en la Hojas de vida de trámite que se encuentran publicados en la página web www.barbosa.gov.co.

Gestión de Trámites

Diseño y desarrollo

7.3





Planificación del diseño y desarrollo.

7.3.1

Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

7.3.2

Resultados del diseñ

7.3.3

o y desarrollo.

Revisión del diseño y desarrollo.

7.3.4

Verificación del diseño y desarrollo.

7.3.5

Validación del diseño y desarrollo.

7.3.6

Control de los cambios del diseño y desarrollo.

7.3.7

Se tiene documento de diagnóstico estratégico.

Producto Actual: Hasta la fecha, la entidad cuenta con los siguientes documentos y procedimientos: Plan de Desarrollo 2012- 2015. Barbosa Vuela Alto. Proceso de Planeación Administrativa y Financiera P-SP-001. Procedimiento Elaboración plan de desarrollo R-SP-001. Procedimiento Diseño y Elaboración de Proyectos R-SP-002. Procedimiento Seguimiento y Evaluación al plan de desarrollo R-SP-003. Acta de Aprobación del CONFIS para el POAI.

Planeación




Adquisición de bienes y servicios

7.4



1.2.1 Planes y programas

Producto Deseado: Contar con un Procedimiento para el plan de acción. Procedimiento para el plan operativo anual de inversión POAI. Contar con un Documento del diagnóstico que hizo del Plan de Desarrollo Barbosa Vuela Alto 2012- 2015.



Planeación



Planeación



Planeación

Definición de Indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan medir y evaluar los planes y programas

Plan de Desarrollo 2012-2015 Barbosa Vuela Alto, Herramienta Tecnológica Alfa Sig. Procedimiento Seguimiento y Evaluación al plan de desarrollo R-SP-003. Actividad: Evaluación Anual metas del Plan de desarrollo (Sistema ALFA SIG), Consolidación informe y

Planeación

evaluación de los programas estratégicos y su impacto.


Procedimiento Peticiones quejas y reclamos R-AM-007


2. Control De Gestión







Proceso comunicación pública, con sus correspondientes procedimientos.



Informes de Gestión por dependencias, disponible en el Portal Web del Municipio (Gestión y Control).


Informes sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos.

Evaluación Anual Metas del Plan en herramienta Tecnológica ALFA SIG.

Planeación

Rendición anual de cuentas con la intervención de los diferentes grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

Rendición de cuentas semestral en el Concejo Municipal. Entrega de boletines de información sobre las inversiones y obras ejecutadas. Gobierno en Línea, emisoras, programa Volvió El Alcalde.

Planeación








2.1.3 Controles

Controles Preventivos y Correctivos, definidos para cada proceso.

Se tienen definidos los controles para cada uno de los procesos del sistema de Gestión. Se han identificado procesos, y se les viene haciendo seguimiento partiendo de la nueva metodología de Administración del Riesgo de la DAFP, la cual ha sido adoptada por esta entidad. El Código del Registro es el REG-M1-P2-15. Mapa de riesgos parte II: Calificación, Evaluación y Valoración de los riesgos.

Todos los procesos

Proceso de adquisición de bienes y servicios

7.4.1

Información de la adquisición de bienes y servicios.

7.4.2

Verificación de los productos y/o

7.4.3

servicios contratados.

Producción y prestación del servicio

7.5




3.1 Autoevaluación

Control de la producción y de la prestación del servicio.

7.5.1

Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio.

7.5.2

Identificación y trazabilidad

7.5.3

Propiedad del cliente

7.5.4

Preservación del producto.

7.5.5

Control de los equipos de seguimiento y de medición

7.6






Medición, análisis y mejora

8

Generalidades

8.1


Seguimiento y medición

8.2





Identificación de las fuentes de información primaria a través de: caracterización de cada proceso, listados de documentos externos y, el listado de fuentes de


Satisfacción del cliente

8.2.1


2.2 Información


información primaria. Pendiente por definir.







Auditoría interna

8.2.2

3. Control de evaluación

3.2 Evaluación Independiente

3.2.2 Auditoría Interna

Procedimiento de Auditoría Interna.

Procedimiento Auditorías Internas R-AM-006.


Programa de Auditorias.

Programa Auditorías Internas


Seguimiento

8.2.3

3. Control de

3.1 Autoevalua




Todos los procesos

Herramientas de auto evaluación del control definidas. Herramientas de autoevaluación de la gestión definidas.

La entidad adoptó la metodología de riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- Esta se configura en una herramienta de autoevaluación del control puesto que en la metodología que se

Todos los procesos




y medición de los procesos

evaluación

ción

menciona se encuentra definida la identificación, aplicación y seguimiento a los controles por procesos.

Producto Actual: La entidad anualmente realiza evaluaciones de la gestión, a partir de los planes de acción de las secretarias. Producto Deseado: Contar con una herramienta informática como el Software ALFA SIG que permita a través de una batería de indicadores hacerle seguimiento a los planes de acción.

Planeación

3.1.2 Autoevaluación de la Gestión

Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autogestión.

La entidad realiza campañas para promover la autogestión.

Todos los procesos


Herramientas de autoevaluación a través de la metodología de riesgos y definición y seguimiento de acciones preventivas para la implementación de nuevos controles.

Todos los procesos


2.1.4 Indicadores

Indicadores definidos por procesos para medir la eficiencia, eficacia y efectividad del avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas.

Indicadores de Gestión para todos los procesos documentados en las fichas técnicas de Indicadores documentadas en el software Mejoramiso.

Todos los procesos

2.3.3 Medios de Comunicación

Definición de medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y organismos de control.

La entidad cuenta con un procedimiento para el tema de difusión de la información. Manual de Buen Gobierno (Decreto 00807 de 2007).


Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad.

La entidad cuenta con un portal web donde es posible acceder a información actualizada de la entidad. Tambien se hace uso de un espacio radial donde semanalmente se informa a la comunidad sobre diferentes noticias, eventos, y todo tipo de información relacionada con su municipio. Además, la entidad implementó una estrategia de visitas a las veredas y corregimientos denominada “Volvió el Alcalde” al cual consiste







en que el Alcalde y su gabinete hacen presencia física en la zona para escuchar a la comunidad.

Publicación a través de la web de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público. Ley 962 de 2005.

Link en el Portal Web de la Entidad con la publicación de normatividad legal aplicable (Normograma Integrado).






Proceso comunicación pública, con sus correspondientes procedimientos.



Informes de Gestión por dependencias, disponible en el Portal Web del Municipio (Gestión y Control). Evaluación Anual Metas del Plan en herramienta Tecnológica ALFA SIG.


Informes sobre programas, proyectos, obras,

Planeación


contratos y administración de los recursos.

Rendición anual de cuentas con la intervención de los diferentes grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

Rendición de cuentas semestral en el Concejo Municipal. Entrega de boletines de información sobre las inversiones y obras ejecutadas. Gobierno en Línea, emisoras, programa Volvió El Alcalde.

Planeación




Seguimiento y medición del producto y/o servicio

8.2.4


3.1 Autoevaluación




Todos los procesos


La entidad adoptó la metodología de riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- Esta se configura en una herramienta de autoevaluación del control puesto que en la metodología que se menciona se encuentra definida la identificación, aplicación y seguimiento a los controles por procesos.

Todos los procesos




Control del producto y/o servicio no conforme

8.3



2.1.3 Controles

Controles Preventivos y Correctivos definidos para cada proceso.

Se tienen definidos los controles para cada uno de los procesos del sistema de Gestión. Se han identificado procesos, y se les viene haciendo seguimiento partiendo de la nueva metodología de Administración del Riesgo de la DAFP, la cual ha sido adoptada por esta entidad. El Código del Registro es el PR-M1-P2-15. Mapa de riesgos parte II: Calificación, Evaluación y Valoración de los riesgos.

Todos los procesos

Análisis de datos

8.4


2.2 Información

2.2.2 Información Secundaria

Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los funcionarios.

Producto actual: Procedimiento Peticiones quejas y reclamos R-AM-007 Producto Deseado: Adoptar un Buzón de la eficiencia administrativa que permita recibir sugerencias y recomendaciones de los funcionarios.

Análisis y Mejora continuo

Tablas de retención documental, según lo establecido en la Ley 594 de 2000.

Tablas de retención documental aprobadas según el decreto 001 de Febrero de 2005 del Concejo Departamental de Archivo, y adoptadas por el Municipio según Decreto 243 de Julio de 2005.


Fuentes Internas de Información (Manuales, Informes, Actas, Actos administrativos) sistematizados y de fácil acceso.

Se tienen fuentes internas de información a través de los diferentes archivos, los de Gestión, el Central y el Histórico, y en la página web.


Mejora

8.5

Mejora Continua

8.5.1



3.3.2 Planes de Análisis y Mejora por proceso

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de Análisis y Mejora Institucional.

La entidad cuenta con un proceso de Análisis y Mejora. Este proceso contiene los siguientes procedimientos: procedimiento para las Acciones Correctivas y Preventivas, R-AM-008, Procedimiento Seguimiento y Medición R-AM-010.

Análisis y Mejora continuo Todos los procesos.

3.3.1 Planes de Análisis y Mejora Institucional

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de Análisis y Mejora Institucional.

Producto Actual: El Seguimiento al plan de Análisis y Mejora institucional se hace por parte de control interno. Producto Deseable: Implementar un procedimiento que vaya dentro del proceso de análisis y mejora y que este relacionado con la elaboración y el seguimiento al plan de mejoramiento Institucional.


3.3.3 Planes de Análisis y Mejora Individual

Herramientas de evaluación definida para la elaboración del plan de Análisis y Mejora Individual.

La entidad cuenta con un proceso Gestión del Talento Humano P-SG-001, el cual contiene un Procedimiento que hace alusión a las Evaluaciones de Desempeño R-SG-002.





Acción correctiva

8.5.2





2.1.3 Controles



Todos los procesos

Acción preventiva

8.5.3 3. Control de evaluación




2.1.3 Controles



Todos los procesos

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