capacitacion a los funcionarios de la camara de representantes sobre sistemas de control interno...

CAPACITACION A LOS FUNCIONARIOS DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES SOBRE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO MECI

1000:2005 Y GESTION DE CALIDAD NTCGP:1000:2004

Profesor: Luis Carlos Beltrán Pardo Universidad Nacional De Colombia

CAMARA DE REPRESENTANTES

• I. SISTEMA DE CONTROL INTERNO – • II. MODELO ESTÁNDAR MECI 1000:2005 PARA LA CAMARA DE REPRESENTANTES

– 1- Marco técnico y conceptual y fundamentos legales– 2. Principios del MECI– 3.Subsistemas– 4.Componentes– 5.Elementos– 6.Pautas generales de implementación

• III. NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004 PARA LA CAMARA DE REPRESENTANTES – 1- Marco técnico y conceptual– 2. Fundamentos legales– 3. Principios de la norma técnica– 4. La norma técnica– 5. Elementos para su implementación

TEMAS DE LA CAPACITACION


Fortalecer correctamente el Sistema de Control Interno en la Cámara de Representantes

Fomentar la participación de los funcionarios en el Sistema de Control Interno de la Cámara de Representantes

Conocer la compatibilidad del Sistema de Control Interno con los sistemas de Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo.

Conocer el papel de la Oficina de Control Interno como elemento del Sistema.

OBJETIVOS DE ESTA CAPACITACION


CONTROL INTERNO EN GENERAL

Abarca el plan de organización y el conjunto

de métodos y medidas adoptadas por la

Cámara De Representantes para

salvaguardar sus activos, verificar la

exactitud y veracidad de su información

financiera y administrativa, promover la

eficiencia de sus operaciones, estimular la

observancia de las políticas establecidas y

lograr el cumplimiento de las metas y

objetivos programados.


Protección de los recursos, su adecuada administración ante posibles riesgos

Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones, facilitar la correcta ejecución de las funciones y actividades para el logro de la misión

Velar porque las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la Cámara De Representantes

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión


PLAN GENERAL PLANES DE ACCIÓN ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN MANUALES DE FUNCIONES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE NORMAS Y PROCESOS

PROCESOS , PRODUCTOS Y ATRIBUTOS DOCUMENTADOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL NORMAS PARA LA UTILIZACIÓN Y PROTECCIÓN DE LOS RECURSOS. SISTEMA DE MÉRITOS Y SANCIONES Y PROGRAMAS DE INDUCCCIÓN REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROGRAMAS DE APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO


PASOS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Base

Detectar y corregir

Asegurar

Controlar ydisminuir

Registrar

Facilitar

Garantizar

Ajustar

indicadores

Desviaciones en los procesos

Existencia Control

De Calidad

•Quejas•Reclamos•Denuncias

•Demandas

•Estadísticas

•Acciones Correctivas

Control:•Político•Ciudadano

Fácil acceso a la

información

•Procedimientos

•Metodologías•Requisitos


CLASES DE CONTROL


AUTOCONTROL COMO ACTIVIDAD COMO FUNCION

Es el control que debe Es el control ejercido Control que ejerce laejercer cada uno de por un funcionario que Oficina de Controllos funcionarios de la InternoCámara De Representantes tenga un nivel autoridad- Propósito:Propósito: alternos. Asesorar y apoyar alEvaluarse a sí mismo Propósito Gerente informandoen el cumplimiento de Verificar la realización sobre el desarrollo desus funciones, sabien- de actividades de acuer- las políticas.do: do a procedimientos es- Presentar propuestas*Sus actividades tablecidos. de retroalimentación* Procedimientos Planear, dirigir, coor- sobretodo en la pro-* Nivel de autoridad dinar y controlar las ac- tección de los recursos

tividades de los subord. y eficiencia en las oper.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO


PLANES

ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE MÉTODOS EVALUACIÓN Y

VERIFICACIÓN PRINCIPIOS

NORMAS

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES OPERACIONES ACTUACIONES ADMÓN.- INF-REC

DE ACUERDO A LAS NORMAS CONSTITUCIONALES LEGALES VIGENTES Y DENTRO DE LAS POLÍTICAS TRAZADAS POR LA DIRECCIÓN DEACUERDO A OBJETIVOS PREVISTOS EN LA PLANEACIÓN

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES

• El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de Planeación- de Información y de sus operaciones (Manuales).

• Es responsabilidad del Representante Legal, su establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misión Organizacional.

• En cada unidad, área o sección, su encargado es responsable del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato.

• La Unidad de Control Interno en la Cámara De Representantes se encargará de hacer la evaluación independiente del sistema y propondrá recomendaciones al Gerente para mejorarlo.

• Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros reales.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES

• UN PLAN DE ORGANIZACIÓN: Adecuada organización, incluyendo un organigrama flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante manuales de funciones correctamente elaborados.

• LA CONTABILIDAD: Base para la toma de decisiones y control de los bienes de la Cámara De Representantes (Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc..)

• LOS PRESUPUESTOS: Como elemento de control se fundamentará en la planeación, fijación de objetivos, metas, planes de desarrollo.



• LAS ESTADÍSTICAS: Para producir información y tomar decisiones adecuadas.

• INFORMACIÓN: Elemento para la toma de decisiones (Información financiera, económica, estadística, informes de labores de personal).

• SUPERVISIÓN: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para garantizar su mantenimiento y su permanente evaluación para hacer las cosas a menores costos y en el menor tiempo posible. 0

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• LOS EQUIPOS Y LA TECNOLOGÍA: Utilizándolos en la administración produciendo más seguridad, por ejemplo el computador y demás equipos modernos.

• EL PERSONAL: Es quizás el elemento más importante para desarrollar un Sistema de Control Interno en la Cámara De Representantes para lo cual se requiere el establecimiento de políticas así:– SELECCIÓN: Mediante concursos.– INDUCCIÓN: Enseñar los objetivos de la Cámara De Representantes y

explicar las obligaciones y los deberes.– CAPACITACIÓN: Para mejorar el desarrollo de las labores y obtener

buenos resultados.



– ROTACIÓN DE PERSONAL: Para evitar períodos largos en el mismo cargo.

– POLÍTICAS DE VACACIONES: Que las disfruten.

– FIANZAS DE MANEJO: Establecerlas.– ADECUADOS SISTEMAS DE

REMUNERACIÓN, CONDICIONES DE TRABAJO, PRESTACIONES SOCIALES, INCENTIVOS, ASISTENCIA SOCIAL PARA LOGRAR MAYOR INTERÉS.

– DISCIPLINA: Reglamentos y sanciones.


SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN EN LA CAMARA DE

REPRESENTANTES

Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos de la Cámara De Representantes para utilizar técnicas de la administración, planeación, ejecución y control de cada una de las áreas que integran, mediante la utilización de Indicadores de gestión


COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE

REPRESENTANTES

1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN-Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles.- Técnicas de administración modernas

2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS- De acuerdo con la naturaleza de la Cámara De Representantes ágiles y simplificados, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA.

3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES.- Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatoria la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.



REPRESENTANTES

4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES- Utilizando la sistematización en todas las áreas.

5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL- Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina.

6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN- Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol).



REPRESENTANTES

7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES LOS ASPECTOS TECNICOS DE CONTROL INTERNO- Objetivos, características y elementos.

8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICO DE CONTROL INTERNO - Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades.

9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNOAplicando las funciones de evaluación , como grupo interdisciplinario.



REPRESENTANTES

10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO-Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno.

11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD EVALUANDO EL RIESGOS PARA NO OBTENER PERDIDAS, ERRORES NI FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES- Contabilidad sistematizada , actualizada y analizada.



REPRESENTANTES

13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA Que incluya Auditoría Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios.

14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS Y USUARIOS.

15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL

MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.


control interno aplicando MECI en la Cámara de Representantes

• En 1992, el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisson (COSO o MECI) elabora el reporte titulado Control Interno.

• El Reporte COSO define el control interno como un PROCESO diseñado para proveer SEGURIDAD RAZONABLE de que los objetivos serán alcanzados en las siguientes tres (3) áreas:– - Efectividad y eficiencia en las operaciones – - Confiabilidad de los reportes financieros– - cumplimiento de normas y regulaciones

MECI O COSO

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO EN LA



Sistema Subsistemas ComponentesElementos

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES


Manual de Implemen-

tación

1- MECI 1000:2005 – MARCO TECNICO Y CONCEPTUAL

• Su origen se referencia en el cambio constitucional y en la aplicación de las teorías administrativas, especialmente en materia de control y enfasis en lo preventivo, a si como en la administración del riesgo y su aplicación esta dada en el siguiente modelo:


1. MECI 1000:2005 – MARCO TECNICO Y CONCEPTUAL

• ANTES DE 1991• Practica exterior• Supervisión• Castigo• Control previo• Control Policivo• A cargo de otros• Corrupción

• DESPUES DE 1991• Basado en procesos• Autocontrol• Proactivo• En tiempo real• Participativo – consultivo• Preventivo- • Riesgo


1. MECI 1000-2005 – FUNDAMENTOS LEGALESCONSTITUCIÓNPOLÍTICAART.209 – FUNCIÓNADTIVAART. 269 CGR

LEY 87

DE 1993LEY 489 DE 1998

DEC

RETO 1826 DE 1994DEC

RETO 1537 DE 2001DEC

RETO 1599

DE 2005DEC

RETO 2621 DE 2006

RESOLUCIÓN 142 DE 2006ANEXO MECI 1000:2005CIRCULAR 03 DE 2005


2. MECI - PRINCIPIOS

Los principios del Sistema de Control Interno -Meci se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales.


MECI - COMPONENTES

– Componentes

COMPONENTES ELEMENTOS• ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS.

• DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.• ESTILO DE DIRECCIÓN.

SIS

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1. SUBSISTEMA DE CONTROL

ESTRATÉGICO

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE

GESTIÓN

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

1.1. AMBIENTE DE CONTROL.

1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.

1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.

2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL.

2.2. INFORMACIÓN.

2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA.

3.1. AUTOEVALUACIÓN.

3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO.

• PLANES Y PROGRAMAS. • MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

• CONTEXTO ESTRATÉGICO.• IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. • ANÁLISIS DE RIESGOS.• VALORACIÓN DE RIESGOS.• POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS.• POLÍTICAS DE OPERACIÓN. • PROCEDIMIENTOS. • CONTROLES.• INDICADORES.• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

• INFORMACIÓN PRIMARIA. • INFORMACIÓN SECUNDARIA. • SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

• COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. • COMUNICACIÓN INFORMATIVA.• MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

• AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL• AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.

• EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

• AUDITORÍA INTERNA.

• PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.

• PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL.• PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

SUBSISTEMAS

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3. MECI - SUBSISTEMAS1. SUBSISTEMA DE CONTROL

ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad Pública.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.

3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública.

MECI


6. MECI - IMPLEMENTACIÓN

• NUMERAL 6. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.

• La Cámara de Representantes debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de este Modelo Estándar.

• Para ello la Cámara de Representantes deberá surtir las siguientes etapas y actividades.


6. MECI: Implementación


MECI: Implementación 6.1

• 6.1 ETAPA 1: Planeación al Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno.– Establecer el Compromiso de la Alta Dirección. – Definir la Organización del Equipo de Trabajo.– Definir los diferentes niveles de implementación o Ajuste del Sistema

de Control Interno actual en términos del Modelo Estándar de Control Interno.

– Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseño e Implementación.• Definir Normas de Funcionamiento.• Definir Actividades de desarrollo e implementación.• Asignar Responsabilidades.• Definir Cronograma de Actividades.• Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementación.• Llevar a cabo la Capacitación del Grupo de Trabajo.• Realizar Socialización a directivos de la Entidad.



• 6.2 ETAPA 2: Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno.

• Para el Diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno se deberá llevar a cabo una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la Entidad Pública y definir la actividad y responsables del diseño, ajuste o implementación utilizando para ello la metodología, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.



• 6.3. ETAPA 3: Evaluación a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

• La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces en la Cámara de Representantes, llevará a cabo una evaluación permanente a los procesos de diseño, desarrollo e implementación del Modelo de Control Interno, garantizando con ello la efectividad del Sistema de Control Interno de la Entidad.



• 6.4. ETAPA 4: Normograma Sistema de Control Interno

La Cámara de Representantes a fin de garantizar el control de cumplimiento, deberá elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno, el cumplimiento y todas y cada una de dichas normas.


SISTEMA DE GARANTIA DE CALIDAD NTCGP 1000:2004

EN LA CAMARA DE REPRESENTANTES


1. NTCGP 1000:2004 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL

Organización Internacional para la estandarización, federación mundial fundada en 1947, para promover el desarrollo de normas internacionales relacionadas con manufactura, comercio, servicios y organismos de normalización de más de 138 países.

La estandarización se convierte en una necesidad para enfrentar el mundo globalizado.

Familia de normas que han sido elaboradas por la ISO con el fin de asistir a las organizaciones de todo tipo y tamaño, en la implantación y operación de “sistemas de gestión de la calidad” eficaces.


1. NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual

La familia de normas ISO 9000:2000 está constituida por tres normas básicas, complementadas por otros documentos

• ISO 9000: Sistemas de gestión de calidad – fundamentos y vocabulario

• ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos• ISO 9004: Sistemas de gestión de la calidad – Directrices

para la mejora del desempeño


1. NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual

QUÉ ES CALIDAD?• CALIDAD: Grado en que un conjunto de características

inherentes cumplen con los requisitos.

• El sector público colombiano no es ajeno a esta necesidad.

• Para responder a las exigencias se emiten una serie de normas y directrices para lograr implementar los SGC. Haciendo unas adecuaciones especiales.


DIRECTRICES DE LA CALIDAD EN LA CAMARA DE

REPRESENTANTES• Directamente la Presidencia de la Cámara de

Representantes liderará en forma participativa su gestión administrativa.

• Planeando permanentemente y sistemáticamente sus acciones y sus procedimientos mediante: capacitación o educación

• Involucrando + identificando + comprometiendo y responsabilizando a todos los empleados

• Diseñando + mejorando + asegurando productos y/o servicios a los ciudadanos (internos y externos) que les suplan sus necesidades y expectativas

• Para cumplir la misión institucional y lograr la supervivencia de la Cámara de representantes, logrando beneficios satisfactorios, en lo económico y social a todos

• Los usuarios internos y externos, empleados + clientes + proveedores + comunidad o sociedad en general


2. NTC GP – 1000 : 2004 FUNDAMENTOS LEGALES

CONSTITUCIONPOLÍTICA

LEY 87 DE 1993LEY 489 DE 1998LEY 872

DE 2003

DECRETO 4110 DE 2004

NORMA TECNICA DE CALIDANTC GP – 1000 2004


3. NTC GP 1000-2004 PRINCIPIOS

a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

c) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.


3. NTC GP 1000-2004 PRINCIPIOSd)Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de

procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

e) Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

f) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad


NTC GP 1000-2004 principios

g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

i) Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

j) Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social. CAMARA DE REPRESENTANTES

4. NTC GP 1000:2004 LA NORMA TÉCNICA

CONTENIDO DE LA NORMA TÉCNICA0- Introducción1- Generalidades Principios de la Gestión de la Calidad Compatibilidad con otros sistemas: MECI; Sisteda2- Objetivos y campos de aplicación3- Términos y definiciones4- El sistema de Gestión de la Calidad5- Responsabilidad de la Dirección6- Gestión de los recursos7- Realización del producto y/o prestación del servicio8- Medición, análisis y mejora


NTC GP 1000:2004 IMPLEMENTACIÓN

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley 872 de 2003 , las entidades deben como mínimo:

a) Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones;


NTC GP 1000:2004 implementación

b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos;

c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el Sistema explícitamente en cada entidad.



d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control;

e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad;



f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio;

g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados;

h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos;

i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.


NTC GP 1000:2004 implementación – Ciclo P-H-V-A

De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como:

• Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad.

• Hacer: Implementar los procesos.

• Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.

• Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.


NTC GP 1000:2004 implementación – Enfoque de procedimientos, evaluación y mejoramiento

INSUMOS PROCESO PRODUCTO CLIENTE

Eficiencia Eficacia Efectividad



PRINCIPALES DOCUMENTOS ELABORADOS CONJUNTAMENTE POR LA UNIVERSIDAD NACIONAL EN LA APLICACIÓN DEL SISTEMA MECI

1. Políticas de desarrollo del talento humano2. Código de buen gobierno3. Mapa estratégico4. Mapa de procesos5. Estructura de roles de grupos de trabajo6. Mapa de riesgos 7. Formulación de objetivos y políticas de calidad8. Manual de procedimientos9. Formulación de indicadores


10.Evaluación del sistema de información y recomendaciones

11.Estrategia comunicacional12.Estrategia de difusión en los medios de

comunicación13.Manual de evaluación del sistema de control i

nterno.


ANEXOS Y REFERENCIAS

• MECI Y CALIDAD Aplicación MECI función publica Guía de administración de riesgos Guía básica indicadores Guía básica para documentar Implementar sistema de calidad Mapa de riesgos Presentación MECI fiscalía


ANEXOS Y REFERENCIAS

Control interno – destacado Guía para el fortalecimiento y evaluación del si

stema de Control Interno Guía armonización MECI- CALIDAD Indicadores de gestión Matriz de evaluación


• CONTROL INTERNO

GRACIAS


capacitacion a los funcionarios de la camara de representantes sobre sistemas de control interno...

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