ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOATA

SOCIALIZACIÓN

MECI 1000:2005

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

El 20 de mayo de 2005 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1599 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005, el cual en su artículo 3º establece: “El Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas conforme el Artículo 5º de la Ley 87 de 1993, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno”.

A la fecha el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, se encuentra realizando los ajustes a dichos instrumentos, conforme a las políticas transversales y complementarias al control interno, generadas recientemente por el Gobierno Nacional, tales como gestión de la calidad, empleo público, desarrollo organizacional, racionalización de trámites, entre otras

Así las cosas, mientras se expide el Manual de Implementación del MECI 1000:2005, las entidades a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 1993, deberán aplicar los lineamientos generales establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP en la presente Circular, para dar inicio a la Etapa 1 de Planeación al Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno, en aras de continuar con el proceso de fortalecimiento a su Sistema de Control Interno Institucional, conforme a la nueva estructura de control propuesta por el MECI 1000:2005.

Dichos lineamientos generales son los siguientes:

1. Compromiso de la Alta Dirección: El Alcalde, conjuntamente con su equipo directivo deberán suscribir y difundir en toda la entidad un Acta de Compromiso, donde hacen manifiesto su interés en coadyuvar de manera directa y recurrente en la implementación del MECI 1000:2005. En dicha Acta deberá exponerse la importancia del mismo, los argumentos que justifican su implementación, el compromiso de los Alcaldes con este propósito y la solicitud expresa a todos los servidores públicos que conforman la entidad para que participen activamente en la implementación del MECI 1000:2005.

Soatá, Junio 7 de 2007

La suscrita Alcaldesa Municipal, conjuntamente con el Equipo Directivo de la Entidad manifiestan su interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Soatá a través de la expedición de un acto administrativo por medio del cual se adopta y reglamenta el Modelo Estándar de Control Interno, en cumplimiento del mandato constitucional y legal de la Alcaldía Municipal de Soatá y en particular a lo establecido en el Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005.El Sistema de Control Interno que se adopta, se constituirá en instrumento gerencial que permita el cumplimiento de los objetivos fijados por la entidad en desarrollo de su función institucional y el mejoramiento de la gestión, así como la cualificación del ejercicio del Control Interno con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de sus fines sociales. Esta herramienta fundamental, le permitirá a la Alcaldía de Soatá desarrollar, implementar y mantener en operación el Sistema de Control Interno establecido en la Ley 87 de 1993. Con base en este Modelo Estándar de Control Interno se busca unificar criterios y parámetros básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado.Este Sistema se constituye en una herramienta de control que tiene la ciudadanía para analizar el grado de gestión de la entidad, contribuye a la calidad de la gestión institucional, a la cualificación de los planes de mejoramiento, el fenecimiento de las cuentas, el ejercicio del control interno contable, el cumplimiento de las medidas de austeridad y lucha contra la corrupción, entre otros aspectos.

La suscrita Alcaldesa municipal y su equipo Directivo expresan su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno que se adopta para la Alcaldía, conforme al Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 y convoca a los demás niveles directivos y a todos los servidores públicos, a poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el Control Interno se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misión y los objetivos institucionales de la Alcaldía de Soatá.Igualmente, la suscrita y su equipo Directivo se comprometen a adelantar la sensibilización sobre el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y a generar y estimular la participación de los Servidores Públicos a su cargo en pro del Diseño, Implementación, Desarrollo, Seguimiento y Evaluación del mismo.Así mismo, se compromete a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto de la Evaluación Independiente de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, como un insumo básico dentro del proceso de planeación y seguimiento.

Para constancia se firma en el Municipio de Soatá a los siete (7) días del mes de Junio de dos mil siete (2007).

BEATRÍZ GÓNGORA BONILLAAlcaldesa Municipal

NOTIFICADOS:

Secretario de Gobierno Secretario de Planeación y Obras Públicas

Secretario de Hacienda

2. Acto Administrativo: Para efectos de dar cumplimiento al artículo 1º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, que establece: “Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de 1993”, las entidades deberán expedir un Primer Acto Administrativo que autorregule el Sistema de Control Interno de la Entidad, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

Igualmente, una vez que el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP expida el Manual de Implementación del MECI 1000:2005, se deberá expedir un Segundo Acto Administrativo de autorregulación del Control Interno, mediante el cual se reglamenta el acto anterior, estableciendo las metodologías, procedimientos y métodos de control que garanticen el diseño, implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.

DECRETO No. XXX(Junio 7 de 2007)

“Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI

1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Soatá (Boyacá)

3. Designación del Representante de la Dirección:

La Alcaldesa, como única responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designará a un Directivo de Primer Nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.

4. Organización del Equipo de Trabajo Institucional:

La entidad deberá contar con un Equipo de Trabajo Institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos así:

a). Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comité de Coordinación de Control Interno, el cual actúa bajo las directrices de la Alcaldesa Municipal, conforme a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1826 del 3 de agosto de 1994.

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOATÁ 

INTEGRACIÓN GRUPO DIRECTIVO - COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

(1) Designación del Representante de la Dirección para la Administración del Sistema de Control Interno.

Nombre:

Cargo:

(2) Integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno

Nombre Cargo Firma

 

 

 

 

FUNCIONES:a) Recomendar pautas para la determinación , implantación, adaptación, complementa-

ción y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la Alcaldía Municipal de Soatá.

b) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la Alcaldía, dentro de los planes y políticas institucionales y recomendar los correctivos necesarios

c) Asesorar a la Alcaldesa Municipal en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

d) Recomendar prioridades para la adopción , adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas o dependencias

e) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las diferentes áreas de la Alcaldía Municipal.

f) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las áreas de la Alcaldía Municipal

g) Coordinar con las diferentes áreas de la Alcaldía, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades

h) Servir de organismo asesor y de apoyo directivo en el proceso de toma de decisiones a fin de obtener resultados y objetivos esperados.

i) Fomentar en los funcionarios de la Administración Municipal la cultura del autocontrol y autoevaluación, a fin de contribuir al mejoramiento permanente de la misión.

j) Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno que se organicen.

k) Las demás que le sean asignadas por la Alcaldesa Municipal.

b). Un segundo grupo operativo, que se denominará Equipo MECI, conformado por servidores públicos de la Alcaldía, de carácter multidisciplinario, con representatividad de todas las áreas organizacionales de la Alcaldía, el cual deberá ser coordinado y supervisado por El Representante de la Dirección.El Equipo MECI tendrá bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación con las diferentes dependencias organizacionales de la Entidad, para lograr una óptima implementación del MECI 1000:2005. Posteriormente a la implementación, los integrantes de dicho equipo deberán asumir el rol de facilitadores al interior de sus respectivas dependencias, apoyando el adecuado funcionamiento de los elementos de control.

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOATÁ

INTEGRACIÓN DEL GRUPO OPERATIVO DENOMINADO EQUIPO MECI 1000:2005

(1) COORDINADOR: (Representante de 1er. Nivel de la Alta Dirección que garantiza la operacionalización del MECI 1000:2005)

Nombre:

Cargo:

(2) Integrantes Equipo MECINombre Cargo Firma

 

 

 

 

FUNCIONES

a) Coordinar, implementar, organizar todas las tareas tendientes al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno.

b) Fomentar y organizar los procesos para la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.

c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad se cumplan por los responsables de su ejecución.

d) Velar por el cumplimiento de normas, procedimientos, proyectos y metas de la institución, recomendando los ajustes necesarios.

e) Fomentar en toda la entidad la formación de una cultura de autocontrol y autoevaluación que contribuya al mejoramiento de la gestión institucional.

f) Las demás asignadas por el Coordinador del grupo operativo MECI 1000:2005.

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOATÁ 

INTEGRACIÓN DEL GRUPO OPERATIVO DENOMINADO EQUIPO MECI 1000:2005

(1) COORDINADOR: (Representante de 1er. Nivel de la Alta Dirección que garantiza la operacionalización del MECI 1000:2005)

Nombre:

Cargo:

(2) Integrantes Equipo MECINombre Cargo Firma

 

 

 

 

c). Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Oficina de Coordinación del Control Interno, en la Alcaldía Municipal y los servidores públicos a su cargo, que tendrán bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005.

Es importante precisar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la Entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva Entidad (responsabilidad de todos), por tal razón la Oficina de Control Interno o quién haga sus veces no debe participar de manera directa en las acciones de diseño e implementación del MECI 1000:2005, respetando así su rol de Evaluador Independiente.

5. Procesos de Sensibilización y Socialización del MECI 1000:2005:

Es necesario que se adelante un proceso de sensibilización y socialización para todos los servidores de públicos de la Alcaldía sobre el MECI 1000:2005, con el propósito de concientizarlos sobre el rol que deberán desempeñar en la implementación de dicho modelo, de tal manera que se entienda que la responsabilidad de implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional no es de la Oficina de Control Interno sino de todos.

6. Capacitación del MECI 1000:2005:

El Equipo MECI y demás servidores que se consideren pertinentes dentro de la Alcaldía, deberán capacitarse tanto sobre el marco conceptual como el Manual de Implementación del MECI 1000:2005, que expida el DAFP.

7. Elaboración del Autodiagnóstico:

La Alcaldía debe conocer la situación real del grado de avance y desarrollo en la implementación de su Sistema de Control Interno, para poder determinar los principales aspectos a mejorar, conforme a la estructura de control adoptada por el MECI 1000:2005

a). Preparación del Diagnóstico: Definir el alcance, objetivos y cronograma de actividades del mismo.

ASPECTOS GENERALESNOMBRE DE LA ENTIDAD :ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOATÁ (Boyacá)

OBJETIVO: El Sistema de Control Interno tiene como objetivo integrar en forma armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente el funcionamiento del Control Interno de la entidad, para que, mediante la aplicación de instrumentos gerenciales, se logre el fortalecimiento en el cumplimiento oportuno de funciones, con criterios de eficiencia, celeridad y economía, posibilitando la veeduría y la participación ciudadana, en una gestión transparente y objetiva.

ALCANCE: Todas las áreas o dependencias de la Alcaldía Municipal de Soatá (Boyacá)

RESPONSABLE: CRONOGRAMAActividades Periodo de Ejecución Fecha inicio Fecha terminación

Elaboración encuestas Junio 07/07 Junio 07/07Socialización encuestas Junio 14/07 Junio 14/07Aplicación encuestas Junio 14/07 Junio 14/07Compilación de resultados Junio 15/07 Junio 16/07Diagnóstico de la institución Junio 19/07 Junio 19/07Cierre del Diagnóstico Junio 20/07 Junio 20/07

b). Realización del Diagnóstico: Determinar las diferencias que existen entre el Sistema de Control Interno implementado en la Entidad, frente a cada uno de los Elementos, Componente y Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado – MECI 1000:2005.

APLICATIVO PARA LA REALIZACIÓN

DEL DIAGNÓSTICO MECI 1000:2005

c). Cierre del Diagnóstico: Elaborar el Informe sobre los resultados del Diagnóstico realizado para ser presentado ante el Comité de Coordinación de Control Interno a efectos de estructurar un plan de trabajo que orientará la Implementación del MECI 1000:2005.