actualizaciÓn meci 2014 fase ii diagnostico · 2007 y 032 de 2008 y crea y organiza el modelo...

Oficina de Control Interno

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PIEDECUESTA PIEDECUESTANA E.S.P.

ACTUALIZACIÓN MECI 2014

FASE II DIAGNOSTICO

DECRETO 934 DE 2014

Piedecuesta, 2014


1. INTRODUCCION: El Gobierno Nacional, en procura del mejoramiento continuo, consideró necesario Actualizar el MECI, con el fin de Modernizar y adecuar la herramienta de control de la Administración Pública, a las normas y estándares internacionales, teniendo en cuenta en otros aspectos que el modelo COSO “Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”(referente Internacional) tuvo modificaciones COSO II - 2004 y COSO III -2006. Adoptando los lineamientos internacionales frente a la revisión y actualización de las normas técnicas. Es por ello que el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, expidió el Decreto 943 de mayo 21 de 2014, por medio del cual se actualiza el modelo estándar de Control interno – MECI, así como el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, con el propósito que se inicien a la brevedad posible las actividades contempladas en las fases previstas del mencionado Decreto. Por lo anteriormente expuesto la gran importancia que tiene para la Empresa Municipal de Servicios Públicos de Piedecuesta E.SP. Realizar la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, con el propósito estar a tono con las exigencias y ordenamientos propios de una exitosa gestión que redunden en prácticas de buen gobierno, que conlleven transparencia y rendición de cuentas del erario público y una mejor prestación de los Servicios Públicos Domiciliarios.

2. OBJETIVO Dar cumplimiento en lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos Reglamentarios números 2145 de 1999, en su artículo 8., inciso séptimo, y 1537 de 2011, por una parte, y de otra el Decreto No 1599 de 2005 y decreto 943 de 2014; y demás normas legales concordantes, la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos elabora el documento diagnóstico, planeación según recomendaciones contenidas en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. Consolidar el Modelo Estándar de Control Interno dentro de la PDS E.S.P como una herramienta de control que sirva para facilitar la implementación y fortalecimiento de sus sistemas de control interno, asegurando razonablemente el cumplimiento de sus Objetivos institucionales.


3. ALCANCE La actualización del Modelo Estándar de Control Interno inmersos en todos los procesos de la PDS E.S.P. se encuentra constituido por: Tres (3) procesos de Estratégicos denominado Direccionamiento Estratégico, Gestión de la Comunicación y Gerencia General en el que se encuentran los lineamientos de la Alta Dirección para garantizar el cumplimiento de los Objetivos, Políticas y Estrategias que conlleven al desarrollo de la Misión, Visión de la entidad y el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad de la PDS E.S.P. para garantizar el enfoque al cliente en todos los procesos de la Administración. Tres (3) Procesos Misionales que contribuyen al logro de la Misión, a la razón de ser de la Institución, entre los cuales encontramos, Acueducto que es la captación, tratamiento y distribución del Agua, Alcantarillado que es el mantenimiento de la redes y Aseo que es el Barrido, recolección y transporte de los residuos sólidos y reciclaje en el Municipio. Cuatro (4) Procesos de Apoyo los cuales proporcionan el soporte y proveen los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de los todos los procesos, los cuales son Gestión Administrativa y del Talento Humano, Gestión de Financiera, Gestión Comercial, Gestión Jurídica. Dos (2) Proceso de Control Interno de Gestión, Medición y Análisis denominado Control interno de Gestión, Medición y análisis , el primero compuesto por la Oficina de Control Interno y el Área de Calidad, encargados de realizar el cual es el proceso que permite monitorear periódicamente el desempeño de los procesos y tomar decisiones objetivas de acuerdo a los datos obtenidos.

Figura 1. Mapa de Procesos.


RESPONSABLES DE LOS PROCESOS Y AREAS DE LA ENTIDAD

ITEM MAPA PROCESOS PROCESO LIDER DE PROCESO AREA DE LA ENTIDAD

1 PROCESOS

ESTRATEGICOS DIRECCIÓN

ESTRATEGICA

JUNTA DIRECTIVA/GERENTE

GENERAL Dirección de Planeación

2 PROCESOS

ESTRATEGICOS GESTIÓN DE LA

COMUNICACIÓN JEFE OFICINA DE PRENSA

Y COMUNICACIONES Oficina de Prensa y

Comunicaciones

3 PROCESOS

ESTRATEGICOS GERENCIA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA/GERENTE

GENERAL Gerente General

4 PROCESOS

MISIONALES ACUEDUCTO

DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y DIRECTOR

DE OPERACIONES

Dirección de Planeación y Planta de Tratamiento

5 PROCESOS

MISIONALES ALCANTARILLADO

DIRECTOR DE OPERACIONES

Oficina de Redes

6 PROCESOS

MISIONALES ASEO

DIRECTOR DE OPERACIONES

Dirección de Operaciones, Áreas Supervisoras de Barrido, Recolección y

Transporte

7 PROCESOS DE

APOYO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Y DE TALENTO HUMANO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO,

FINANCIERO Y COMERCIAL

Dirección Administrativa y de Talento Humano, Sistemas,

Sui, Archivo, Almacén, Contractual

8 PROCESOS DE

APOYO GESTIÓN

FINANCIERA



Dirección Financiera, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Cobro Coactivo

9 PROCESOS DE

APOYO GESTIÓN

COMERCIAL



Dirección Comercia, Coordinación Comercial,

Facturación, Coordinación PQR, Matriculas, Antifraude-

IANC

10 PROCESOS DE

APOYO GESTIÓN JURIDICA GERENTE GENERAL Oficina Jurídica

11

CONTROL INTERNO DE GESTIÓN, MEDICIÓN Y

ANALISIS

CONTROL INTERNO DE

GESTIÓN

JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA

SUS VECES Oficina de Control Interno

12

CONTROL INTERNO DE GESTIÓN, MEDICIÓN Y

ANALISIS

MEDICIÓN Y ANALISIS

ASESOR CALIDAD Oficina de Calidad

Tabla 1. Responsable por Procesos


4. ANTECEDENTES

4.1 FUNDAMENTO LEGAL

Figura 2. Marco Conceptual Fundamento Legal

Ley 87 de 1993: por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se define el Control Interno como un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Decreto 2145 de 1999: Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial. Y se da la definición del Sistema Nacional de Control Interno como el conjunto de instancias de articulación y participación, competencias y


sistemas de control interno, adoptados en ejercicio de la función administrativa por los organismos y entidades del Estado en todos sus órdenes, que de manera armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, fortalecen el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado. Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano, indica que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás uncionarios de la respectiva entidad. Decreto 2913 de 2007, considera que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario; Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario unificar el término señalado en el Decreto 2621 de 2006 para implementar el Modelo Estándar de Control Interno, con el plazo dado en la Ley 872 de 2003 para el Sistema de Gestión de la Calidad; Circular No. 1000-002-07 (22-enero-2007) del Departamento Administrativo de la Función Pública, expresa que como la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y la Norma Técnica de Calidad son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional.

Resolución No 027 de 2002: En la cual se creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Entidad. Resolución No 068 de 2007, adopta el Modelo Estándar de Control Interno. Resolución No 032 de 2008 difunde a todos los niveles de la Entidad el Sostenimiento y Desarrollo del control Interno. Resolución No 067 de 2013: se modifica las resolución No 027 de 2002, 068 de 2007 y 032 de 2008 y crea y organiza el Modelo Estándar de control interno MECI 1000:2005, en la PDS E.S.P. Decreto 943 de 2014: Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


4.2 ESTRUCTURA INICIAL Y ACTUAL DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO – MECI

El propósito del Modelo Estándar de Control Interno MECI es proporcionar una serie de pautas o directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno. Estructura, que permite ser adaptada de acuerdo con la naturaleza de las mismas, organización, tamaño y particularidades, con el fin de identificar claramente los roles y responsabilidades de quienes liderarán y participarán activamente en el proceso. Los siguientes gráficos que a continuación se muestran permiten observar los cambios sufridos en la actualización de la nueva estructura del MECI frente al modelo Inicial

Grafica 1 MECI Inicial y Actualizado


Grafica 2 Cambios Estructura MECI Se suprime la forma gráfica anterior (De los tres (3) Subsistemas, los nueve (9) Componentes y los veintinueve (29) elementos) a un modelo más sensible a la gestión institucional de dos (2) módulos de control (módulo de control de planeación y gestión y módulo de Control de evaluación y seguimiento) seis (6) componentes y trece (13) elementos. Por otra parte se crea dentro de esta nueva estructura un eje transversal al modelo como es el de "información y comunicación". Dos (2) módulos:

Módulo de Control de Planeación y Gestión Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento

Seis (6) componentes: Talento Humano Direccionamiento Estratégico Administración del Riesgo Autoevaluación Institucional Auditoría Interna Planes de Mejoramiento

Trece (13) elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Planes, Programas y Proyectos Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Indicadores de Gestión Políticas de Operación Políticas de Administración del Riesgo Identificación del Riesgo Análisis y Valoración del Riesgo Autoevaluación del Control y Gestión Auditoría Interna Plan de Mejoramiento

Un (1) eje transversal enfocado a la información y comunicación


5. PLAN DE TRABAJO ACTUALIZACION MECI

No

FA

SE DESCRIPCION

DE LA FASEACTIVIDADES A REALIZAR

JUN

IO

JULI

O

AG

OST

O

SEP

TIEM

BR

E

OC

TUB

RE

NO

VIE

MB

RE

DIC

IEM

BR

E

ENER

O 2

01

5

FEB

RER

O 2

01

5

MA

RZO

20

15

AB

RIL

20

15

MA

YO

20

15

JUN

IO 2

01

5

JULI

O 2

01

5

FASE I CONOCIMIENTO

ACTUALIZACIÓN

MECI

Hacer la lectura, con el fin de comprender la dimension de los

cambios que se realizan y efectuar las sesibilizaciones necesarias al

inerior de la entidades, para que los servidores publicos conozcan

de manera general la actualizacion del Modelo.

FASE II DIAGNOSTICO

Las entidade3s deberan identificar los principales cambios surtidos

en el proces doe actualizacion, (Anexo 4) y realizar una

autoevaluacion con respecto al estado del Sistema en la Actualidad,

esto con el fin de establecrer lo que e ha adelantado en la

implementacion, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado

segun sea el caso. Para tal efecto, se propone el formato de

autoevaluacion anexo, en el que identifica los productos minimos

de cada uno de los elementos de control que resultan de la

actualizacion del Modelo, y se podra valorar el estado en que se

encuenta. Lasentidades podran adaptar el Formato a sus necesides y

a las particularidades de la organizacion. Esta actividad debera ser

ejecutada por el responsable del proceso invlucardo con cada uno

de los aspectos refernciados en el modelo. La evaluacion y revision

al cumplimiento de esta fase, le corresponde a las Oficinas de

Control Interno o quien haga sus veces.

FASE

III

PLANEACION DE

LA

ACTUALIZACION

en esta fase deberan realziar un listado de actividades, producto del

diagnostico realizado, para t al efecto se propone un formato de

plan de trabajo que se encuentra en el anexo 5, en el que se

incluyen las actividades minimas que deben realizarse, las

entidades pdoran desagregarlas segun los resultados obetnidos y

priorizar las accinoes segun el estado en que se encuentre el

Modelo. Se debe etner en cuetna que la responsablidad de la

ejcucucion de las activiades debe reacaer en los cargos y no en las

personas, esto con el fin de que se garantice la continuidd del

proceso de actualizacion, sin que incidan los cambios

organizaciones. Se podra utilizzr tableros de Control, cronogramas, o

similares para tener un mayor seguimiento al cumplimiento de esta

fase.

FASE

IV

EJECUCION Y

SEGUIMIENTO

Se lelvara a cabo las acciones definidas en el plan de actulaizacion, y

se realizaran los seguimientos necesarios para tomar los correctivos

que permitan llevar a cabo la actualizacion. Estos seguimientos se

realizaran con la periodicidad que las entidades determinen segun

el resultado del diagnostico y la priorizacion de las acciones, de tal

manera que se tengan los controles necesarios para culminar el

proceso.

FASE V CIERRE

Se dara a conocer los resultados finales de la actualziacin, se

mostraran los productos realizados, y se realizara un nuevo balance

con el fin de efectuar una comparacion con el diagnostico inicial,

que permita evidenciar los cambios que se surtieron para la

actuaizaicon MECI. asi mismo, deberan realizarse jornadas de

actualizacion para garantizar que los servicores publicos conozcan

los cambios y comiencen su aplicacion.

6. DESARROLLO

6.1 Aplicación del Diagnostico

(Anexo No 04 recomendado por le DAFP en el MANUAL DE ACTUALIZACION MECI 2014 Fase 02 Matriz Diagnostico MECI. XLS). En esta fase, se identificaron los principales cambios surtidos en el proceso de actualización y se realizó una autoevaluación y/o Diagnostico con respecto al estado


actual del Sistema en la Empresa PDS E.S.P, esto con el fin de establecer lo que se ha adelantado en la implementación, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado según sea el caso. Para tal efecto, se aplicó el formato denominado en el Manual de Actualización de MECI 2014, Anexo No 4. El cual se utilizó como herramienta de diagnóstico donde se identifican los productos mínimos de cada uno de los elementos de control que Resultan de la actualización del Modelo, y se podrá valorar el estado en que se encuentra y así mismo se tener encuentra los concejos de practica recomendado en dicho manual.

6.2 Análisis del Diagnostico Basados en el diagnóstico y revisados cada uno de los productos mínimos que se Solicitan en el anexo 4 del Manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 2014 del DAFP, se puede verificar que de los 63 productos mínimos exigidos para cada uno de los 14 elementos de control, el estado actual es:

Elemento control

To

tal P

rod

uc

tos

Mín

imo

s

Req

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rid

os

No

exis

ten

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men

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o

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% N

o e

xis

ten

te

% E

n p

roc

eso

% D

ocu

men

tad

o

Estado Observación

si no

Acuerdos compromisos y

protocolos Éticos

3 0 1 2 2 0% 33% 67%

33% está en proceso y el 67% documentado

El 67% de este elemento se encuentra

revisado y/o actualizado

Desarrollo del Talento Humano

8 7 0 1 1 88% 0% 13%

88% no existe y el 13% está documentado

100% de este elemento debe ser construido,

revisado y/o actualizado

Planes, programas y proyectos

5 3 1 1 1 60% 20% 20%

60% no existe, 20% está en proceso y el 20% está

documentado

El 80% de este elemento debe ser

construido, revisado y/o actualizado, solo el 20% esta revisado y/o

actualizado

Modelo de operaciones por procesos

7 1 5 1 1 14% 71% 14%


documentado

85% de este elemento debe ser construido,

14% revisado y/o actualizado, solo el

14% esta revisado y/o actualizado

Estructura organizacional

1 0 0 1 1 0% 0% 100%

100% está documentado 100% de este elemento

debe ser actualizado y/o revisado


6.3 Identificación de los Puntos Críticos Una vez realizado el análisis al Modelo Estándar de Control Interno de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta, se puedo evidenciar que existen un alto porcentaje de elementos que se deben fortalecer los mecanismos de evaluación y revisión, y otros que deben generarse los productos necesarios para cumplir con los requisitos exigidos para la actualización del MECI, para lo cual la

Indicadores de Gestión

2 2 0 0 100% 0% 0%

100% no existe 100% de este elemento

debe ser construido

Políticas de Operación

2 2 0 0 100% 0% 0%

100% no existe 100% de este elemento

debe ser construido

Administración del Riesgo

5 0 5 0 0% 100% 0%

el 100% esta proceso 100% debe ser

revisado

Autoevaluación Institucional

5 4 1 0 80% 20% 0%

80% no existe, 20% está en proceso

80% de este elemento debe ser construido y

el 20% actualizar

Auditoria Interna

5 0 0 5 5 0% 0% 100%


esta revisado y/o actualizado

Planes de Mejoramiento

2 0 0 2 2 0% 0% 100%


esta revisado y/o actualizado

Información y Comunicación Externa

9 5 3 1 1 56% 33% 11%


documentado


el 11% ya está revisado y/o actualizado

Información y Comunicación Interna

5 4 1 0 80% 20% 0%

80% no existe, 20% está en proceso


el 20% actualizar

Sistemas de Información y comunicación

4 1 1 2 2 25% 25% 50%


documentado


el 50% ya está revisado y/o actualizado

TOTAL 63 29 18 16 14 2 46% 29% 25%

EN GENERAL EL 46% De elementos del MECI no

existen, 29 están en proceso de construcción

y el 25% solo está documentado

EN GENERAL EL 75% de todos los

elementos del MECI deben ser construido,

revisado y/o actualizado, solo el

25% Está documentado, revisado y/o actualizado


entidad está trabajando y se implementaran acorde a las actividades que deben establecerse en la Fase No.3 de Planeación de la Actualización.

o Desarrollo del Talento Humano: este elemento es uno de los más importantes de la entidad, ya que requiere de manera urgente se efectué la actualización del Manual de Funciones y así mismo que la entidad realice un proceso de Modernización de una planta de personal que le permite tener continuidad en los procesos, ya que actualmente un 97% del personal que labora en esta entidad, son contratistas y la oficina en la cual recae el recurso humano, que es la Dirección Comercial Administrativa y Financiera en esa área recaen tres procesos de vital importancia para la entidad.

o Planes, Programas y Proyectos: este elemento está ligado a la misión y visión de la institución y al cumplimiento al Plan de Gestión, el cual evidencia una alta debilidad, ya que no cuenta con procesos documentados, por lo que la entidad no hace un debido seguimientos a la ejecución y seguimiento que se realiza a cada uno de sus programas, metas e indicadores.

La entidad debe prestar vital importancia a estos dos elementos ya que son una base fundamental, para el logro de los objetivos institucionales de la entidad, igualmente dejar precedente que la mayoría de los elementos se encuentran en alto punto crítico, las acciones a realizar serán evidenciadas en el Plan de Tareas y actividades a realizar, según lo reportado por cada área.

6.4 Identificación de Victorias Tempranas

Una vez realizado el análisis al Modelo Estándar de Control Interno de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta, se logra identificar que existen unos elementos de control los cuales presentan fortalezas al estar documentados y revisados recientemente, los cuales los podemos evidenciar así:

o Auditoria Interna: este elemento es uno de los más estructurados, debido a que se documentó el procedimiento de Auditoria Interna y así mismo todo lo concerniente a Plan de Auditorias.

o Planes de Mejoramiento: este elemento está revisado y actualizado, debido a que se documentó y se elaboraron los formatos para el debido seguimiento a los planes de mejoramiento de Auditoria Interna y Externa.


REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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NTCGP 1000:2004, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - Gestión de la calidad en el sector público.

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