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MANUAL CÓDIGO: CI-MA-001

CONTROL INTERNO VERSIÓN:00 FECHA: Oct/14 Página 1 de 42

MMAANNUUAALL DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

COPIA CONTROLADA Edgar Bulla Jefe Control Interno

Ángela Lezama Representante Dirección Comité Calidad - MECI

Fecha: 01/09/14 Fecha: 24/09/14 Fecha: 03/10/14


CONTROL INTERNO VERSIÓN:00 FECHA: Página 2 de 42

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN .................................................................................................... 4 1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ........................ 5

1.1 Objetivo ............................................................................................. 5 1.2 Alcance .............................................................................................. 5 1.3 Responsabilidades ............................................................................ 5 1.4 Definiciones y abreviaturas ............................................................... 6

2 MARCO LEGAL ............................................................................................... 8 3 MARCO TEORICO ......................................................................................... 10

3.1 Concepto del Sistema de Control Interno ........................................ 10 3.2 Objetivos específicos ...................................................................... 10 3.3 El control interno es un sistema ...................................................... 11 3.4 El control interno es ejecutado por personas .................................. 12 3.5 Elementos del Sistema de Control Interno ....................................... 13 3.6 Principios del Sistema de Control Interno ....................................... 14 3.7 Fundamentos del Sistema de Control Interno .................................. 15 3.8 Administración del Sistema de Control Interno ............................... 16 3.9 Modulos del Sistema de Control Interno: ......................................... 17 3.10 El Comité de Coordinación del Sistema Control Interno .................. 18

4 GENERALIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO .................... 20

4.1 Alcance ............................................................................................ 20 4.2 Responsabilidades de la Oficina de Control Interno ........................ 20 4.3 Programa Anual de Actividades ...................................................... 28 4.4 Rol de las oficinas de Control Interno frente al Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2009 .................................................................... 30 4.5 Técnicas de Análisis ........................................................................ 34

4.5.1 Cuestionarios ............................................................................ 35 4.5.2 Flujogramas, Descripción Narrativa………………………………..35¡Error! Marcador no definido. 4.5.3 Muestreo Estadístico ................................................................ 35 4.5.4 Revisión Documental ................................................................ 35 4.5.5 Narración Descriptiva ................................................................ 36 4.5.6 Pruebas de Cumplimiento ......................................................... 36

4.6 Papeles de Trabajo .......................................................................... 37 4.7 Indicadores de Gestión .................................................................... 37 4.8 Técnicas de Auditoria .................................................................... 37







4.8.1 Verificación Ocular .................................................................... 38 4.8.2 Verificación Verbal .................................................................... 38 4.8.3 Certificación Escrita .................................................................. 38 4.8.4 Verificación Documental ........................................................... 38 4.8.5 Verificación Física o Inspección ............................................... 39

4.9 Auditoria de Calidad ................................................................................. 39 5 DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN .......................................................... 40

5.1 Fase de Planeación .......................................................................... 40 5.2 Fase de Ejecución o Examen ........................................................... 40 5.3 Fase de Informe o Comunicación de Resultados ............................. 41

5.3.1 Contenido del Informe ............................................................... 41 5.4 Fase de Seguimiento ....................................................................... 42







PRESENTACIÓN Dada la importancia que el Sistema de Control Interno representa para el logro de los objetivos y metas institucionales y buscando el fortalecimiento de esta herramienta gerencial para así garantizar la protección de los recursos de la Entidad y fomentar la eficacia y la eficiencia de las operaciones, se presenta el Manual para el Ejercicio del Control Interno en la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. Teniendo en cuenta que el control interno se debe concebir de forma que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, los funcionarios de la Oficina de Control Interno y, en general, las personas involucradas en la ejecución y aplicación de los métodos de Control Interno y en el ejercicio del mismo, encontrarán en este Manual una herramienta metodológica sencilla, básica, práctica y útil para el desarrollo de sus actividades. Es fundamental que exista compromiso y voluntad administrativa, al más alto nivel directivo, con el fin de que todas las dependencias se comprometan con el control en su interior.







1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

1.1 Objetivo El propósito de este manual es establecer la base documental para implementar el SISTEMA DE CONTROL INTERNO de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL articulado con en el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009 y basado en el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2014. 1.2 Alcance Este manual es la guía para implementar, verificar y mejorar el Sistema de Control Interno SCI de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. La implementación del SCI es responsabilidad de todos y cada uno de los servidores públicos de la Entidad. La Oficina de control Interno hace control y seguimiento a su implementación. Este manual sigue la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI y lo articula con el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009, es decir, incorpora al SCI de manera coherente los procesos y documentos aplicables del SGC. La Implementación del MECI no es del alcance de este documento, ya que hace parte de un trabajo que se realiza por los diferentes equipos (directivo, operativo y evaluador) que posee la entidad. 1.3 Responsabilidades

ACTIVIDAD RESPONSABLE

• Implementar el Sistema de Control Interno

• Todos los servidores públicos de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.

“El servidor público como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de

realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y

auto evaluación”. DECRETO 2145 DE 1999

( Literal e, art.. 5)

• Acompañar y asesorar.







ACTIVIDAD RESPONSABLE

• Realizar evaluaciones. • Fomentar la cultura del autocontrol. • Coordinar la identificación de los

riesgos. • Relación con los entes externos. • Facilitar el mejoramiento de los

procesos organizacionales por medio de la evaluación independiente.

• Informar al Gerente acerca del desempeño del Sistema de Control Interno.

• Oficina de Control Interno

• Implementar las acciones determinadas en el PLAN DE MEJORAMIENTO.

• Todos los servidores públicos de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.

1.4 Definiciones y abreviaturas AUTOCONTROL: “Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones”. “Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos”. AUTOGESTIÓN: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa. AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa. MECI: Modelo Estándar de Control Interno, basado en los modelos internacionales de control interno: COSO (USA), COCO (Canadá), CADBURY (Reino unido), COBIT (Australia) y GAO (USA gubernamental). SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. SCI: Sistema de Control Interno. ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:






SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Instrumento para asegurar la gestión administrativa de las entidades y el logro de la misión y los objetivos institucionales con eficiencia y eficacia, en concordancia con las normas y las políticas de Estado. Según el ARTÍCULO 1. DE LA LEY 87 DE 1993, el Control Interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.







2 MARCO LEGAL

El listado de las normas aplicables en materia del Sistema de Control Interno es el siguiente:

• Constitución Política

Artículo 209: Se refiere a la función administrativa y el servicio de ésta hacia los intereses generales. Establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Este artículo fue reglamentado por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2014.

Artículo 268: Tiene que ver con las atribuciones de los órganos de Control Fiscal a quienes corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de las entidades y organismos del Estado. Este artículo se reglamentó en la Ley 42 de 1993.

Artículo 269: Corresponde a las obligaciones que tienen las entidades de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de acuerdo con las características propias de cada Entidad Pública.

Artículo 354: Se refiere a la competencia del Contador General para establecer las normas de Control Interno Contable.

• Leyes

Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado.

Ley 42 de 1993: Como se anotó anteriormente, esta Ley reglamenta el Control Fiscal y establece, en el artículo 18, que la evaluación del Control Interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. En el Capítulo Sexto de esta ley se crea el Sistema Nacional de Control Interno.

Ley 475 de 1998: Por la cual se crea la Oficina Coordinadora de Control Interno del Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL..

Ley 734 de 2002: Estipula, en el artículo 34, la obligatoriedad de adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna. ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:






• Decretos Reglamentarios

Decreto 1826 de 1994: Reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993.

Decreto 280 de 1996: Crea el Consejo Asesor del Gobierno en materia de Control Interno en las entidades del orden Nacional y Territorial.

Decreto 2145 de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno.

Decreto 2539 de diciembre de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999 en cuanto a la funcionalidad del Consejo Asesor

Decreto 1537 de julio de 2001: Reglamenta parcialmente la Ley 87 en cuanto a los elementos técnicos y administrativos que fortalecen el Sistema de Control Interno.

Decreto 1599 de 2014: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI.

Resolución No. 035 del 12 de marzo de 2009. Por la cual se crea el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.

Decreto 943 de 2014: Actualiza el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI.







3 MARCO TEORICO

3.1 Concepto del Sistema de Control Interno Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, procesos operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno consulta los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales; adicionalmente se concibe de tal manera que su desempeño sea intrínseco a todos los procesos y al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular, de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando. 3.2 Objetivos específicos

1. Establecer en forma consensuada y de participación colectiva los acuerdos, compromisos y protocolos éticos que orienten el accionar administrativo de la entidad.

2. Definir las políticas de relación de la entidad con sus diferentes grupos de interés,

facilitando redes conversacionales que le permitan el Iogro de sus propósitos de forma transparente, participativa y concertada.

3. Preparar la gestión de la entidad mediante la armonización de la función

Constitucional y legal, de la Misión y la Visión con el conjunto de planes, programas y proyectos que la direccional estratégicamente al cumplimiento de su función administrativa.

4. Determinar el Modelo de Operación que conduzca al cumplimiento de Ia función

Constitucional y legal que compete a la Entidad, que promueva y facilite la ejecución de funciones, actividades y procesos, así como la utilización de los recursos humanos, físicos y financieros que garantizan el cumplimiento de la función administrativa bajo los principios de Economía, Eficiencia, eficacia, Celeridad y Publicidad.

5. Velar para que en la entidad se establezcan mecanismos equitativos y transparentes de ingreso, evaluación y retiro de los funcionarios, que ofrezcan oportunidades de desarrollo del talento humano, se aplique el buen trato y el respeto y se propicie la comunicación a través de redes conversacionales que faciliten la libre expresión de opiniones y el desarrollo eficiente, articulado y coordinado de funciones en un clima de cooperación y confianza.







6. Administrar los riesgos de la entidad de una forma integral, identificándolos y

evaluándolos de forma que permita contextualizarlos estratégicamente y trabajarlos eficientemente a f in de preservar la operación de la entidad y lograr los objetivos previstos.

7. Establecer las políticas de operación de la entidad, los procesos, los controles y

las acciones de prevención de los riesgos así como los indicadores que permitan la verificación permanente al desarrollo de su función administrativa y el control en tiempo real de la gestión y de los resultados de la entidad.

8. Garantizar la generación de información necesaria para la toma de decisiones

internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la información a los grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la rendición de cuentas a la comunidad.

9. Realizar una efectiva comunicación interna y externa que permita conocer de

manera transparente, oportuna y veraz la gestión adelantada por la entidad, los proyectos ejecutados, su situación financiera y los resultados, todo con especial énfasis hacia la rendición de cuentas a la comunidad.

10. Llevar a cabo por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad de

la entidad, una evaluación permanente a los resultados permitiendo acciones oportunas de corrección y mejoramiento.

11. Garantizar la realización de procesos de evaluación independiente del Sistema de

Control Interno, en forma oportuna y eficaz a través de la oficina de Control Interno, que permita una visión alterna, objetiva y estratégica de la entidad y brinden apoyo permanente a nivel directivo para la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales.

12. Generar y aplicar planes integrales de mejoramiento que garanticen el desarrollo

institucional de la entidad y el mejoramiento de su capacidad para responder efectivamente a la comunidad.

3.3 El control interno es un sistema El concepto anterior remite al análisis del significado de termino "sistema" entendido como un conjunto de elementos ordenados para cumplir con un propósito o fin determinado. Dicho conjunto debe cumplir las siguientes condiciones.

• El desempeño de coda uno de los elementos que conforman el sistema afecta la totalidad del conjunto.

• El desempeño de los elementos así como sus efectos sobre la totalidad del sistema son independientes.

• Ninguno de los efectos causados por el desempeño de alguno de los elementos tiene efectos independientes.







De lo anterior se desprenden dos propiedades esenciales de todo sistema:

• Cada elemento posee características que se pierden cuando se separa del sistema y,

• Cada sistema tiene rasgos distintivos que no posee ninguna de sus partes. Por lo tanto, cuando uno de los elementos se transforma o se elimina, cambia la totalidad del sistema y, por lo tanto, se pierde su esencia. Es así como un punto focal de esa definición es la relación de dependencia entre los diferentes elementos del sistema y entre este y el ambiente que los rodeo. Ahora bien, si se aplican estas nociones al concepto de Control Interno, es posible agrupar en tres componentes macro los elementos contenidos en dicha definición, así:

• Estratégico: Agrupa los principios, las normas constitucionales y legales; el conjunto de planes, los objetivos, las metas previstas, y las políticos.

• De operación: Reúne las normas, los políticos, los procesos, las actividades, los procedimientos, los recursos y la información.

• De Evaluación: Se compone por los mecanismos de verificación y evaluación. De lo anterior se infieren tres subsistemas constitutivos del Sistema de Control Interno, interrelacionados e interdependientes: Uno es estratégico, otro de ejecución u operación y el ultimo de evaluación, cuyos componentes guardan relación entre si y con los demás subsistemas. Entender el Control Interno como un sistema de administración que controla permanentemente y en tiempo real la función de la entidad, permite establecer su ámbito de actuación al interior de ella misma, cuyo propósito es garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales que le corresponden. El Sistema de Control Interno por lo tanto proporciona una estructura para controlar la planeación, la gestión y la evaluación; su propósito es orientar a la entidad hacia el cumplimiento de los fines esenciales del estado. Dicha estructura garantiza el cumplimiento de los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante su inserción al diseño de cada uno de los procesos, las actividades, las tareas, las actuaciones y las funciones necesarios para la operación de la entidad. 3.4 El control interno es ejecutado por personas Si bien el Sistema de Control Interno se ha presentado como un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes, cuyo propósito es garantizar el cumplimiento de los objetivos de una entidad publica no puede olvidarse que dicho sistema es ejecutado por personas quienes coordinan sus conductas a través de redes conversacionales, cuyo fin es crear y recrear continuamente la realidad de las entidades a través de entrelazar peticiones y promesas relativas a sus propósitos. Este proceso se concreta en acciones conducentes a servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución. ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:






3.5 Elementos del Sistema de Control Interno

Esquema de la Organización

Corresponde a la estructura orgánica de la entidad, la cual debe ser flexible y adaptativa, debe definir las líneas de autoridad y responsabilidad, tener claridad en la supervisión y establecer los deberes correspondientes a cada uno de los cargos.

La estructura y organización básica de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. está estipulada mediante acto administrativo.

Planes y Programas

Toda organización debe tener claridad en su visión, misión, objetivos, metas y programas, de lo contrario, no tendrá un enfoque de los fines del Estado. La Planeación es el elemento estructural dentro del Sistema de Control Interno y es la función administrativa más importante. Se concibe como una herramienta gerencial y estratégica que orienta las acciones de la entidad para el logro de sus objetivos. Los planes de la entidad deben documentarse de manera participativa y ponerse en conocimiento de todos para facilitar su ejecución y control.

En la medida en que la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. tenga definidas sus estrategias, objetivos, metas, y responsabilidades acordes con la misión institucional estará contribuyendo al fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

Métodos y Procedimientos

Este elemento al establecer las actividades que deben ejecutarse para lograr un resultado determinado, deja ver la participación de las diferentes áreas de la entidad dentro del ejercicio del control interno, por lo anterior, es importante tener en cuenta que las normas de control interno deben estar presentes en todos los procedimientos.

De existir los procedimientos y los mecanismos internos de verificación a ellos, el Sistema de Control Interno se vuelve operable.

Principios

Podría decirse que los principios fundamentan el Sistema de Control Interno. Se entienden como los valores que caracterizan y personifican la naturaleza individual de la entidad. Los principios como valores compartidos, representan la forma de ser y actuar de la entidad y se constituyen en el núcleo virtuoso que cohesiona el cumplimiento de la misión institucional.







Normas

Son todas las disposiciones de carácter interno que adopta la entidad, con el fin de orientar el proceder cotidiano de la organización y que encierran las guías de acción de la alta dirección.

Mecanismos de Verificación y Evaluación

Estos mecanismos deben diseñarse dentro de los mismos procesos administrativos, de forma que a medida que se desarrollan las actividades, el funcionario responsable pueda auto-controlarse y auto-evaluarse.

Como complemento al mencionado autocontrol, se cuenta con la Oficina de Control Interno, definida en la ley 87 de 1993, como uno de los componentes del Sistema de Control Interno. Se convierte en el control de los controles y tiene un papel primordial dentro de la verificación y evaluación.

3.6 Principios del Sistema de Control Interno De conformidad con lo dispuesto en el articulo 209 de la Constitución Política y en la ley que establece las normas para su ejercicio, el control interno debe apoyarse en los principios de: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, y valoración de los costos ambientales que aplicados a la función de administrar el estado se entiende así: Igualdad: Es reconocerle a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos derechos. Se concreta al orientar la toma de decisiones hacia la prevalencia del interés general. Moralidad: es la actitud orientadora de las actuaciones de los servidores públicos basada en la comprensión y el cuidado de los demás y de los bienes y recursos del Estado; sin necesitar de una sanción o una prescripción externa. Su ejercicio es intrínseco a todos los procesos, las actividades y las tareas de la entidad. Eficacia: es la virtud y la capacidad para obrar y hacer efectivo un proceso. Se refiere al grado de consecución de los resultados, en relación con las metas y los objetivos de la entidad. Aunque esta presente en todas las actividades y las tareas se mide al finalizar cada una de ellas en particular al concluir un proceso o un programa. Economía: Se refiere a la utilización de los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos. Se operativiza a través del desarrollo de políticas de austeridad de mesura en el gasto; de la medición racional de los costos, y al propiciar el equilibrio en la inversión para garantizar la adecuada proporcionalidad y conformidad de los resultados, en términos de la relación costo/beneficio.







Celeridad: Hace referencia a la rapidez, prontitud y la velocidad del actuar. Significa dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos en el termino que le es necesario a los diferentes grupos de interés. Imparcialidad: Se define como la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas o cosas para proceder con rectitud. Es la motivación para dictaminar con exactitud y resolver los asuntos de manera justa. El servidor publico tiene la obligación de actuar con plena objetividad e independencia en defensa de lo publico y dentro de esto, en los asuntos bajo su responsabilidad. Publicidad: Es el derecho de la comunidad y los diferentes grupos de interés a tener un acceso pleno, oportuna, veraz y preciso de los actos administrativos del sector publico. Es responsabilidad de los directivos dar a conocer los resultados de su gestión y permitir su fiscalización por parte de los ciudadanos. Eficiencia: Es la capacidad de lograr un efecto determinado bajo un nivel optimo de utilización de los recursos. Se refleja en la fijación de políticas orientadas con certeza al cumplimiento de los objetivos de la entidad y en la obtención de los máximos resultados a los menores costos de ejecución de la función administrativa del Estado. Valoración de Costos Ambientales: Hace referencia a la responsabilidad de los servidores públicos de ejercer la gestión administrativa de tal manera que se ocasione el menor impacto por el uso de los recursos naturales y en el medio ambiente, gestionando adecuadamente su protección y conservación y velando por un uso y explotación racional de los mismos. 3.7 Fundamentos del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno para las entidades del Estado se soporta en los artículos 209 y 269 de la constitución Política de Colombia. El artículo 209 establece que la administración publica en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno para ayudar a las autoridades administrativas a coordinar las actuaciones necesarias para servir a los intereses generales y cumplir con los fines esenciales del Estado. Además, obliga a apoyar dichas actuaciones en los principios enunciados en el aparte anterior a través de la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Por su parte, el artículo 269 obliga a las autoridades correspondientes a aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, diseñados de acuerdo con la naturaleza de la entidad. Ambos artículos permiten orientar el Sistema de Control Interno para Ias entidades del Estado en los siguientes fundamentos:







EL AUTOCONTROL: Entendido como la capacidad de cada funcionario independiente de su nivel jerárquico para asumir como propio el control, validándolo como una actividad inherente a los seres humanos individualmente considerados quienes al aplicarlo al servicio publico y Ia ejecución de los procesos, las actividades, los procedimientos, y las tareas bajo su responsabilidad, deben garantizar el ejercicio de una función publica transparente y eficaz en procura del cumplimiento de los objetivos de la entidad y de los fines esenciales del Estado. LA AUTORREGULACION: Es la capacidad institucional representada en todos y cada uno de sus servidores públicos, para reglamentar con base en la constitución y las leyes los asuntos inherentes a su función, al establecer reglas propias que hacen efectivo y transparente el cumplimiento de su función ante los diferentes grupos de interés y ante la sociedad. Además permite orientar la gestión hacia el servicio público y hacia una acción administrativa ejecutada con altos niveles de responsabilidad social. LA AUTOGESTION: Convierte en una realidad organizacional el Autocontrol y la Autorregulación, al desarrollar una serie de conversaciones al interior de la entidad que genera la capacidad para cumplir con el conjunto de leyes y normas que la rigen, las cuales articuladas con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones requeridos para ejecutar los planes, los programas y los proyectos permiten el logro de los objetivos institucionales y generan los resultados de orden social en cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

El Sistema de Control Interno es la combinación de estos elementos que interactúan persiguiendo un fin común: La eficiencia de la organización.

3.8 Administración del Sistema de Control Interno La base técnica y aplicativa del Sistema de Control Interno es la siguiente:

• Se fundamenta en la construcción de una ética institucional. Toma como base los modelos internacionales de control interno: COSO (USA), COCO (Canadá), CADBURY (Reino unido), COBIT (Australia) y GAO (USA gubernamental).

• Se orienta a la prevención de riesgos. • Se hace efectivo en una organización por procesos (Gestión de Calidad).

Encausa a la entidad hacia un control Corporativo permanente. • Mide la gestión en tiempo real. • Enfatiza en la generación de información suficiente, pertinente, oportuna, de

utilidad organizacional y social, articulada con los sistemas de información existentes.

• Controla la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición de cuentas.

• Fortalece la función de evaluación independiente al control y la gestión. • Se orienta hacia la estandarización de metodologías y procedimientos de

evaluación del SCI. • Otorga alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento.







3.9 Módulos del Sistema de Control Interno:

El Sistema de Control Interno posee tres Módulos:

1) MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2) MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 3) EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Figura 2. Mapa conceptual del Sistema de Control Interno

MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Dentro de este Módulo de Control, se encuentran los componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la entidad tendrán los controles necesarios para su realización. Uno de sus objetivos principales es introducir en la cultura organizacional de la entidad el control en los procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y de evaluación.







Sus componentes son: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y la Administración del Riesgo de los procesos. MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Este módulo busca que la entidad desarrolle mecanismos de medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la entidad; si todas las operaciones se realizan de conformidad con los principios de la función pública establecidos en la Constitución Política, la ley y las políticas trazadas por la dirección en atención a las metas u objetivos previstos. A partir de los resultados de la evaluación a la efectividad del Sistema de Control Interno, al conjunto de planes, programas, proyectos, objetivos y metas previstas por la entidad, se deben incorporar, acciones de mejoramiento continuo de la organización, así como las recomendaciones producto de la vigilancia que realiza el órgano de control fiscal. Las deficiencias encontradas producto de esa evaluación y seguimiento y las recomendaciones sugeridas en las diferentes instancias de evaluación, incluyendo las emitidas por los órganos de control del Estado, deben ser acogidas por el servidor responsable y/o por el nivel de administración o dirección correspondiente. Este Módulo se estructura bajo tres Componentes: Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna, Planes de Mejoramiento.

EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad. A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios. 3.10 El Comité de Coordinación del Sistema Control Interno El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, esta conformado por la primera autoridad de la entidad y su primer nivel directivo. Es responsable por la expedición de las políticas, los métodos y los procedimientos, de carácter especifico necesarios para el desarrollo y la implementación del Sistema de Control Interno, velar por la evaluación continua a la efectividad del sistema de Control Interno y su capacidad para apoyar el cumplimiento de los objetivos institucionales, verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por la Oficina de Control interno







y por el Órgano de Control Fiscal competente, así como establecer los planes integrantes de mejoramiento del Control Interno, realizando seguimiento al cumplimiento de los mismos.







4 GENERALIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 4.1 Alcance El alcance general de las actividades adelantadas por la Oficina de Control Interno de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. comprenderá la evaluación de las funciones operativas, administrativas y financieras, o de una actividad determinada en cualquier periodo. El alcance específico de cada programa o proceso de evaluación será el que se determine al momento de elaborar el plan de la evaluación. Para lograr un efectivo rendimiento en los programas adelantados, la Oficina de Control Interno de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., requerirá lo siguiente: Acceder a las diferentes dependencias de la Empresa Departamental de

Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. y a toda la información relevante que se requiera para evaluar, en forma integral, las actividades.

Consultar los sistemas de información, planes, programas, presupuestos, proyectos, registros, libros, actas, archivos, bienes etc.

Aplicar un criterio imparcial y objetivo en las diversas situaciones que se presenten en el transcurso de las auditorias, evitando conflictos de intereses.

Actuar con independencia respecto a las demás áreas de la administración. Cooperar con cualquier funcionario de la Entidad con el fin de lograr el mejor

cumplimiento de las tareas asignadas. 4.2 Responsabilidades de la Oficina de Control Interno De conformidad con el artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno, es la dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno deberán utilizarse las normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, dentro de las organizaciones públicas, se enmarca en cinco tópicos a saber: valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento a la cultura del control, y relación con entes externos.







La Oficina de Control Interno debe tener en cuenta los siguientes aspectos generales y fundamentales para el desarrollo de estas funciones esenciales: Plataforma Estratégica. Las Oficinas de Control Interno deben establecer de manera expresa una misión, visión, objetivos y metas en su ámbito de competencia y en concordancia con los de la entidad; por lo anterior, es necesario que los integrantes de la Oficina participen en su definición, de tal manera que se incorporen el sentir y los valores compartidos, de cara a una mayor cohesión que focalice esfuerzos y acciones en pro del fin común. Una vez definidos los aspectos estratégicos, la Oficina de Control Interno debe contar con un Plan de Acción Anual que se constituye en la Carta de Navegación de su actividad. Para tal fin, se requiere determinar los objetivos, metas y actividades que se pretenden llevar a cabo durante el periodo, conteniendo como mínimo la descripción de las políticas, objetivos de control, áreas y/o procesos objeto de control, tipo de actuación, tiempo, recursos requeridos y responsables asignados, así como los indicadores de evaluación y seguimiento. De este Plan de Acción hará parte el Programa Anual de Auditoría. Los beneficios que proporciona el Plan radican en: a) Direccionamiento de los esfuerzos hacia hechos relevantes que ameriten especial atención y que guarden relación directa con los propósitos institucionales. b) Reducción de trabajo improductivo. c) Eliminación de esfuerzos en acciones innecesarias. d) Monitoreo y seguimiento permanente a la labor de la Oficina de Control Interno. Es indudable que el contenido del plan debe guardar relación directa con el quehacer organizacional y con las funciones básicas de la Oficina, pues esta deberá ser parte de la planeación institucional. Asimismo, dicho Plan articulado será la base para la formulación de los acuerdos de gestión de los jefes de oficina de Control Interno que deban suscribirlos, dando cumplimiento a la Ley 909 de 2004. Ejecución. Es prioritario que las Oficinas de Control Interno lleven a cabo su función de manera objetiva, amplia y diligente, para lo cual deben contar con las herramientas necesarias que conduzcan a una efectiva labor. Es así como deben estar a su alcance, entre otros aspectos, el uso de tecnología informática y telemática, de tal manera que se agregue valor a la gestión administrativa al facilitar, a través de sus observaciones y recomendaciones, el mejoramiento continúo de los procesos y demás acciones administrativas. Lo anterior solo puede lograrse en la medida en que el trabajo de la Oficina de Control Interno, sea objetivo, al basarse en técnicas de auditoria o cualquier otro mecanismo







moderno de control; planeado y sistemático, al determinar con anticipación ¿qué hacer? ¿cómo hacerlo?, y ¿con quién hacerlo?; oportuno, en tiempo, y posterior a las operaciones, todo con miras a asesorar a la Alta Dirección. Comunicación de Resultados. Se hace énfasis en este aspecto por cuanto se constituye en el medio por excelencia para dar a conocer a la administración el producto de su labor, a fin de que se constituya en elemento de juicio para la toma de decisiones. En este contexto, resulta de suma importancia establecer la forma como las Oficinas de Control Interno deben comunicar los resultados de su trabajo a la Alta Dirección. Por lo general, esta comunicación de resultados se ha asociado exclusivamente, a la emisión de informes. Sin embargo, su concepción es mucho más amplia. No se limita solamente al informe escrito, sino por el contrario, se enfoca a la comunicación oral o escrita que permanentemente las Oficinas de Control Interno sostienen con la administración. Sus atributos radican fundamentalmente en su oportunidad, claridad, objetividad, exactitud, confiabilidad e integralidad. Además, es condición primordial que los informes estén constructivamente redactados, de tal manera que inviten a la “acción” y no a la “reacción” defensiva. Saber decir las cosas puede ser más importante que decirlas. Por otro lado, si se promueve la labor cooperada y concertada entre las Oficinas de Control Interno y las demás áreas de la entidad, la comunicación de resultados no podrá ser algo que tome por sorpresa al interesado, ya que éste estará al tanto del proceso. Sin embargo, cuando dentro de este trabajo de cooperación se evidencian irregularidades que apuntan a hechos ilícitos, éstos deberán ser denunciados oportunamente. Elaboración de los Informes. Como se observa, las oportunidades con que cuentan las Oficinas de Control Interno para dar a conocer su labor son múltiples. Sin embargo, según su contenido los informes se pueden clasificar en: 1. Informe Final Según Actividad Desarrollada. Cada acción emprendida por la Oficina de Control Interno debe generar un informe que permita dar a conocer los resultados, especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de acompañamiento o asesoría. 2. Informe Ejecutivo Anual. Normativamente se ha establecido que la Oficina de Control Interno, debe rendir un Informe Ejecutivo Anual a la máxima autoridad de la entidad, acerca del estado del Sistema de Control Interno y los resultados de la evaluación de gestión, incluyendo las recomendaciones y sugerencias que procuren su optimización. 3. Informe de Gestión. Mediante el cual se reporta al representante legal y/o al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, el estado de avance del Plan General y demás actividades que la Oficina de Control Interno hubiere realizado en un período determinado. Debe contener, al menos, los siguientes elementos: carátula, portada, Índice y una descripción de la gestión realizada por la Oficina de Control Interno, que versará sobre asuntos tales como:







• Período objeto del informe (mensual, bimestral, trimestral o semanal), según lo

establezca la Alta Dirección al momento de aprobar el Plan de Acción. • Manifestación de las principales labores desarrolladas, de los logros alcanzados y

de las dificultades que se hubiesen afrontado para realizar cabalmente sus funciones.

• Explicación de las causas de desviación de lo planeado frente a lo ejecutado. • Información sobre el talento humano vinculado para desarrollar el trabajo,

indicando sus calidades profesionales y carga laboral. • Concepto sobre la suficiencia y adecuación de los recursos físicos y financieros

utilizados y propuesta sobre las apropiaciones que deberían hacerse para el futuro.

• Enumeración de recomendaciones para mejorar la eficacia y eficiencia de la Oficina de Control Interno, así como la calidad de la comunicación de ésta con los diferentes órganos y servidores públicos de la entidad.

• Carta de remisión al máximo directivo por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno.

Es de resaltar que los informes de los servidores de Control Interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. El cuadro presentado a continuación reseña los informes que debe presentar la Oficina de Control Interno: No.

INFORMES Y

SEGUIMIENTOS NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO

1

Informe Ejecutivo Anual, sobre el avance del Sistema de Control

Interno de cada vigencia

Ley 87 de noviembre 29 de 1993, Decreto 1826 de agosto 3 de 1994

(reglamentario de la Ley 87), Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999,

Decreto 2539 de 2000 (modifica parcialmente el Decreto 2145 de

1999), Circular No.010 de Julio 2006 de la Contraloría General de la Nación, Circulares No. 01 de

noviembre 27 de 2001 y Circular No. 05 de diciembre 22 de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno

Nacional en Materia de Control Interno de las entidades del orden Nacional y Territorial, Decreto 1599 de mayo 20

de 2014 y Decreto 2621 del 03 de Agosto 2006 y Circular 03 del 22

de Agosto del 2006.

ANUAL A más tardar el 28 de febrero de cada

vigencia.

Representante Legal.

Consejo Asesor del Gobierno

Nacional en materia de Control

Interno.

2

Informe Austeridad en el Gasto (Mes

Vencido)

Decreto 165 de enero 23 de 1997 de la Presidencia de la República, Decreto 26 de enero 8 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Decreto 1737 de agosto

21 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual ha sido modificado parcialmente por los

siguientes Decretos: 212 y 950 de 1999, 2445 y 2465 de 2000, 1094 y

2672 de 2001 del Ministerio

MENSUAL Último día hábil del

mes siguiente al Periodo reportado.

Contraloría General de la

República.







No.

INFORMES Y

SEGUIMIENTOS NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO de Hacienda y Crédito Público, Decreto 1738 de agosto 21 de

1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público , Decreto 2209 de octubre 29 de 1998 del Ministerio

de Hacienda y Crédito Público que modifica el Decreto 1737 en los

artículos 3, 4, 6, C98,11, 12, 15, 17 y 21 y modifica el Decreto 1738 en el

artículo 4.

3

Informe de Seguimiento al Gasto de

Funcionamiento en el Marco

del Fortalecimiento de la Lucha contra la

Corrupción. (Austeridad

en el gasto para la Presidencia de la

República )

Circular No. 02 de Marzo 29 de 2004 del Alto Consejero Presidencial y el Departamento Administrativo de la Función Pública y Circular DAPRE de

agosto 14 de 2006.

VEINTE (20) DÍAS CALENDARIO

SIGUIENTES A LA TERMINACIÓN DEL

TRIMESTRE.

TRIMESTRAL Último día hábil del

mes siguiente al Período reportado.

Jefe de Control Interno de la

entidad cabeza de Sector.

Alto Consejero Presidencia de la República.

4

Informe Control Interno

Contable

Ley 87 de noviembre 29 de 1993, Decreto 2145 de noviembre 4

de 1999, Decreto 2539 de 2000 (modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999), Circular No. 06 de diciembre 23 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y

Territorial, Circular Externa No. 052 de marzo 3 de 2003 de la Contaduría General de la Nación, Resolución

Orgánica No. 5544 de diciembre 17 de 2003 de la Contraloría General de la República, Resolución No. 048 de febrero 10 de 2004 de Contaduría

General de la Nación y Resoluciones No. 550 de diciembre 19 de 2014 y

No. 119 del 27 de abril de 2006 de la Contaduría General de la Nación.

EVENTUALES Cuando se detecten

desviaciones significativas

De observaciones Cinco días hábiles

siguientes a la fecha en que se

constate la ocurrencia de los hechos.

ANUAL

A más tardar el 16 de febrero de cada

vigencia.

Director o Representante Legal, con el

Informe Ejecutivo Anual se

debe enviar a la Contraloría General de la República y a la Contaduría General de la

Nación.

5

Informe de evaluación a la Gestión Institucional

Ley 909 de septiembre 23 de 2004 y Decreto 1227 de abril 21 de 2014,

Circular 04 de Septiembre 27 de 2014 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control

Interno.

ANUAL A más tardar el 30 de enero de la siguiente

vigencia.

Representante Legal de la

Entidad.

6

Informe de Hallazgos detectados por la

Oficina de Control Interno

Circular 02 de Agosto 8 de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control

Interno.

BIMENSUAL A partir del 01 de

Septiembre de 2006.

Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción.

7

Seguimiento y Consolidación

al Plan de Mejoramiento para la

Directiva Presidencial No. 08 del 02 de Septiembre de 2003, Resolución Orgánica No. 5544 de diciembre de 2003 de la Contraloría General de la

SEMESTRAL Con fechas de corte Junio 30 y diciembre 31, para presentar

Contraloría General de

la República.







No.

INFORMES Y

SEGUIMIENTOS NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO Contraloría General de

la República

República. Resolución Orgánica No. 5580 de mayo 18 de 2004 de la

Contraloría General de la República.

dentro de los 15 días hábiles siguientes a la

fecha de corte.

CADA (3) MESES Con corte a octubre

30, enero 30, abril 30 y julio 30 de cada

año.

Contralor General de la

República.

8

Seguimiento a las Funciones

del Comité de Conciliaciones

Resoluciones Internas No. 850 de noviembre 27 de 2000 y No. 203

de abril 24 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública,

Ley 678 de agosto 3 de 2001, Decreto 1214 de junio 29 de 2000, Decreto 2097 de septiembre 20 de 2002 y

Oficio No. 011891 de septiembre 2 de 2004 del Ministerio de Interior y

Justicia.

En los meses de JUNIO y DICIEMBRE

de cada año.

Dirección de Defensa Judicial de

la Nación del Ministerio de Justicia y del

Derecho.

9

Seguimiento Reporte Información al SUIP

(Mes Vencido)

Circular No. 04 de octubre 1 de octubre de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del

orden Nacional y Territorial y Decreto 1145 de abril 14 de 2004 del

Departamento Administrativo de la Función Pública.

CINCO (5) PRIMEROS DÍAS de cada mes.

Sistema Único de Información

de Personal “SUIP”.

10

Seguimiento y evaluación

al Sistema de Políticas de Desarrollo

Administrativo

Ley 489 de de diciembre 29 de 1998 y Decreto 3622 de octubre 10 de 2014 del Departamento

Administrativo de la Función Pública.

TRIMESTRAL

Secretario General o

Subdirector de Ministerio o

Departamento Administrativo.

11

Seguimiento a la Valoración

de los nuevos Pasivos Contingentes y la Actividad Litigiosa

del Estado

Ley 819 de julio 9 de 2003 y Directiva Presidencial No. 01 de

marzo 30 de 2004.

A criterio del jefe de la Oficina de Control

Interno.

Dirección de Defensa Judicial de

la Nación del Ministerio de Justicia y del

Derecho.

12

Seguimiento a la Supresión

de Empleos Vacantes de las

Entidades y Organismos

de la Rama Ejecutiva

Ley 790 de 2002, Circular Instructiva No. 507 de julio 15 de 2003 del

Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación, Directiva

Presidencial No. 013 de noviembre 28 de 2003 de la Presidencia de la

República y Circular No. 05 de diciembre 10 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las entidades del orden Nacional y

Territorial.

INFORMACIÓN PERIÓDICA

CINCO (5) PRIMEROS DÍAS HÁBILES DE CADA BIMESTRE a partir de julio de

2003.

SEGUIMIENTO DIEZ (10) PRIMEROS

DÍAS HÁBILES DE CADA BIMESTRE, a partir de julio de

2003.

Director del Departamento Administrativo de la Función

Pública.

13 Seguimiento a la

Consolidación de información

Circular No. 1000-010 de noviembre 5 de 2003 del Departamento

Administrativo de la Función Pública y

CINCO (5) PRIMEROS DÍAS DE CADA MES

Sistema Único de Información

de Personal







No.

INFORMES Y

SEGUIMIENTOS NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO en el marco del Programa de Renovación

de la Administración Pública

Decreto 1145 de abril 14 de 2004 del Departamento Administrativo de la

Función Pública.

“SUIP”.

14

Seguimiento al Sistema

Integrado de Información Financiera, SIIF Nación

Decreto 2789 de agosto 31 de 2004 del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público, Circular Externa No. 013 de septiembre 6 de 2014

del Coordinador SIIF Nación.

A criterio del Jefe de la Oficina de Control

Interno.

Director o Representante

Legal.

15

Seguimiento Cuenta Consolidada por

entidad. Intermedio, Final

y al culminar la labor por tiempo superior a

un mes.

Resolución Orgánica No. 5544 de diciembre 17 de 2003 de la


INFORME INTERMEDIO. A JUNIO

30 DE CADA AÑO.

INFORME FINAL A DICIEMBRE 31 DE

CADA AÑO. Informe al culminar la gestión en

lapso superior a un mes. Fechas: 30 de Julio , y

febrero 28 del año siguiente.

Contraloría General de

la República.

16

Seguimiento a los Mapas de Riesgos

Institucionales

Ley 87 de noviembre 29 de 1993, Ley 489 de diciembre 29 de 1998 (Modificado parcialmente por el

Decreto 2593 de 2000), Directiva Presidencial No. 09 de diciembre 24 de 1999, Decreto 1537 de julio

26 de 2001 y Decreto 188 de 2004 del Departamento Administrativo de la

Función Pública (Modifica estructura del DAFP), Resolución No. 142 de

marzo 8 de 2006 del DAFP, Circular No. 1000-05-2006 de marzo 8 de

2006 del DAFP y el Decreto 1599 de mayo 20 de 2014.

PERMANENTE


Entidad.

17 Seguimiento a la

gestión organizacional

Ley 87 de noviembre 29 de 1993


Interno.


Entidad.

18

Seguimiento de la Información de Personal

y Costo

Resolución Orgánica No. 5544 de diciembre 17 de 2003 de la

Contraloría General de la República.- Oficio de enero 24 de 2006 de la

Contraloría General de la Republica .

ANUAL Quince (15) días

hábiles siguientes a la terminación del año.

Contraloría Delegada para

Economía y Finanzas Públicas de

la Contraloría General de la

República.

19

Seguimiento a la Relación

de Acreencias a favor de la Entidad, Pendientes de Pago

Ley 716 de diciembre 24 de 2001, Decreto 3361 de octubre 14 de

2004 (Reglamenta el parágrafo 3° del artículo 4° de la Ley 716 DE 2004

SEMESTRAL Diez (10) primeros días calendario de

los meses de junio y diciembre.

Contador General de la

República.







No.

INFORMES Y

SEGUIMIENTOS NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO

20 Seguimiento Derechos

de Autor Software

Directiva Presidencial No. 02 de de 2002, Circular No. 1000 de junio de 2004 y Circular No. 07

de diciembre 28 de 2014.

ANUAL 15 de Marzo de

2006.

Unidad Administrativa

Especial Dirección Nacional de Derecho

de Autor.

21

Seguimiento a Informe sobre convenios de

Cooperación

Decreto 537 de febrero 24 de 2004 del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

MENSUAL Dentro de los

primeros cinco (5) días de cada mes.

Subdirección de Fiscalización

Tributaria de la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales

“DIAN”.

22

Seguimiento y Evaluación

a la Implementación del Sistema de

Gestión de Calidad

Ley 872 de diciembre 30 de 2003, y Decreto 4110 de diciembre 09 de 2004, por el cual se adopta la Norma Técnica de Gestión

de Calidad NTCGP 1000-2004 y Circular 06 de junio 27 de 2014

del DAFP.

A criterio del Jefe de la Oficina de Control

Interno.


Entidad

23

Seguimiento y Evaluación

a la Implementación del Nuevo Modelo

Estándar de Control Interno “MECI”

Ley 87 de noviembre 29 de 1993, Decreto 1599 de mayo 20 de 2014,

Circular 02 de mayo 27 de 2014 del DAFP, Decreto 1599 de mayo 20 de 2014, Resolución No. 142 de marzo 8 de 2006 del DAFP,

Circular No. 1000-05-2006 de marzo 8 de 2006 del DAFP, Decreto 2621 de Agosto 3 de 2006 del DAFP y la Circular No. 03 de agosto 22 de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de

Control Interno.


Interno.


Entidad.

24

Seguimiento a los contratos o convenios

vigentes para la Administración de Recursos.

Artículo 1° Decreto 1738 de agosto 21 de 1998 del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público.

SEMESTRALMENTE A partir del 21 de

septiembre de 1998.

Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público

25

Seguimiento al informe

correspondiente a los pagos efectuados con cargo a los recursos entregados para la administración por

terceros.

Artículo 2° Decreto 1738 de agosto 21 de 1998 del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público.

SEMESTRALMENTE A partir del 21 de octubre de 1998.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

“DIAN”.

26

Seguimiento al informe

del Ministro de Interior y de Justicia y el

Director de la Función

Pública sobre la Expedición

de los Nuevos Trámites que se hayan

Artículo 1° Ley 962 de julio 08 de 2014.

SEMESTRALMENTE.

Comisión Primera de

cada Cámara (Senado y Cámara de

Representantes).







No.

INFORMES Y

SEGUIMIENTOS NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO adoptado

27

Seguimiento al Acta de

Informe de Gestión

Ley 951 de marzo 31 de 2014, la Resolución Orgánica No. 5674 de junio 24 de 2014 de la Contraloría

General de la República y la Circular No. 11 de julio 27 de 2006 de la


Al término y/o Ratificación de la Gestión del

Funcionario Responsable y/o Representante

Legal.

Contraloría General de la

República.

28

Seguimiento a la verificación

de las acciones de prevención o mejoramiento respecto de la Defensa y Protección

de los Derechos Humanos por parte de los Servidores

Públicos

Circular No. 05 de Septiembre 27 de 2014 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y Circular No. 01 de abril 21 de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en

Materia de Control Interno.


Interno.


Entidad.

29

Seguimiento al proceso

Concertación y Evaluación

de los Acuerdos de Gestión.

Circular No. 1000-001-2007 del 10 de Enero de 2007 del Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. Artículo 50 de la

Ley 909 de 2004 y 53,102,103,106 del Decreto 1227 de 2014


Interno.


Entidad.

4.3 Programa Anual de Actividades El Jefe de Control Interno elaborará, junto con los funcionarios que van cumplir las labores, un Plan de Acción Anual, el cual contendrá la programación precisa y clara de las actividades a cumplir, incluyendo el cronograma a desarrollar. En concordancia con los Subsistemas, Componentes y Elementos del Sistema de Control Interno, se establecerán las líneas de evaluación relevantes, que direccionarán el Programa Anual de Auditoria Interna, de acuerdo con la naturaleza de las dependencias y los procesos que se apliquen, entre las que se pueden considerar los siguientes: Sistema de Planeación Bajo esta línea algunos de los aspectos a evaluar son: El desempeño de la oficina responsable de la planeación de la entidad en lo referente a los procesos de fijación y seguimiento de la misión, estrategias, objetivos y metas institucionales; revisar si se comprobó el logro de las metas y verificar la integración de los procesos de planeación y programación presupuestal para constatar si los planes operativos anuales (reflejados en el presupuesto) guardan consistencia con los objetivos y metas institucionales de mediano y largo plazo. Contratación Administrativa ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:






La evaluación a la contratación se aplicará, mediante la revisión posterior y selectiva a los contratos suscritos por la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. observando si los procesos y procedimientos se han aplicado, verificando que estos se hagan de acuerdo con las normas y reglamentos establecidos para el efecto y evaluando la gestión organizacional. Según el concepto establecido por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno “Debemos entender que el Estatuto Contractual (Ley 80 de 1993, art. 65), al asignar a las Oficinas de Control Interno el control previo administrativo, se está refiriendo al análisis de los procedimientos de la entidad, cuya función es precisamente verificar y evaluar la gestión organizacional, sin establecer etapas que exijan ‘visto bueno’ para adelantar la gestión Administrativa” Finalmente concluye que “A las Oficinas de Coordinación de Control interno les es prohibido participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases de dicho proceso o el ejercicio del control previo. ...A las Oficinas de Control Interno en relación con la contratación, solo les compete el diseño de un sistema adecuado de verificación que les permita conocer al detalle el desarrollo eficiente del proceso” Estados Financieros Se relaciona con las funciones de control interno contable establecidas en la Resolución No. 196 de 2001 de la Contaduría General de la Nación a la Oficina de Control Interno. La mencionada Resolución establece que “El Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable, deberá ser enviado por el Representante Legal de la entidad como anexo a la información financiera, económica y social en los términos de la Resolución 373 de la Contaduría General de la Nación, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado y, hará parte del Informe Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno a presentarse al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, en los términos del Decreto 2145 de 1999.” Sistemas de Información Bajo este aspecto es importante evaluar si los sistemas de información son adecuados, objetivos, operativos, sistemáticos y seguros para facilitar la gestión y la toma de decisiones, así como verificar si la información básica sirve para evaluar resultados históricos, detectar variaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. Es igualmente necesario analizar la oportunidad y confiabilidad de los registros en dichos sistemas. Otras La Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento y evaluación seleccionada de otros aspectos, tales como el sistema de quejas y reclamos, la función disciplinaria, la gestión ambiental, la austeridad en el gasto, el sistema de gestión de calidad, entre otros, con el fin de establecer los correctivos necesarios para el cumplimiento eficiente y eficaz de los







mismos. 4.4 Rol de las oficinas de Control Interno frente al Sistema de Gestión de Calidad

NTCGP 1000:2009 El Sistema de Gestión de la Calidad apunta a adoptar una visión estratégica que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad de los productos, consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y obligatorias, proveer información confiable, promover la transparencia, la participación y control político y ciudadano, garantizar el fácil acceso a la información relativa a resultados del sistema, emprender acciones preventivas y correctivas, tener vocación por la mejora continua, buscar relaciones óptimas entre calidad y costo, satisfacer a los ciudadanos, simplificar procesos y crear un sistema laboral orientado hacia la productividad, entre otros beneficios. Una vez implementado el Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Pública bajo la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, uno de los objetivos por los que debe velar la Oficina de Control Interno, es el aseguramiento de la Calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control. De otra parte, el Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, establece en su artículo 3º que cada entidad debe diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. Así mismo, el parágrafo del Artículo 3º de la Ley 872 de 2003, establece que el Sistema de Gestión de la Calidad es complementario al Sistema de Control Interno y podrá integrarse en cada uno de sus componentes. Adicionalmente, la Circular 06 de 2014, emanada del Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, asigna a las Oficinas de Control Interno, la responsabilidad de asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la misma. El Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en su cometido de formular la política de Calidad para la Administración Pública, hace especial énfasis en el papel que el Control Interno debe cumplir en este tema, en especial en lo referente a la necesidad de medir y evaluar de manera objetiva, el grado de implementación del Sistema de Calidad, NTCGP 1000 2009, con el fin de identificar posibles desviaciones, lo que permitiría aplicar las acciones necesarias. En ese orden de ideas, la Oficina de Control Interno debe planificar y desarrollar procesos







de auditoría, los cuales serán parte integral del Programa Anual de Auditorías aprobado formalmente por el Comité de Coordinación de Control Interno, para la vigencia correspondiente, con el objeto de:

• Determinar el grado de cumplimiento de los requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, establecidos en el Artículo 4º de la Ley 872 de 2003.

• Determinar el grado de avance en la implementación del Sistema de Calidad de acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009,

• Identificar dificultades en la implementación del Sistema • Identificar oportunidades de mejora del Sistema. • Cumplir los requisitos exigidos por la Norma Técnica de Calidad. • Informar a la Alta Dirección de la entidad acerca del estado en que se encuentra el

Sistema de Calidad, con el objeto de que se pueda evaluar su eficacia para alcanzar los objetivos especificados.

La gestión de un proceso de auditoría de calidad, está contenida en la Norma NTC-ISO 19011, en la que se indica que un programa de auditoria puede incluir una o más auditorias, dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la entidad que va a ser auditada. Estas auditorías pueden tener varios objetivos y pueden incluirlas combinadas o conjuntas, deben incluir todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y número de auditorias, y proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos. Estos procesos deben desarrollarse en dos ciclos: El primer ciclo debe aplicarse a todos los procesos de la organización bajo el ciclo

PHVA, una vez se haya implementado el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la NTCGP 1000:2009 y lo deberá controlar el Jefe de la Oficina de Control Interno; de este ciclo surgen planes de mejoramiento, ya sean institucionales, de procesos o individuales;

El segundo ciclo de auditorias consiste en verificar que las acciones correctivas y

preventivas identificadas en el primer ciclo, así como los planes de mejoramiento establecidos, se han implementado totalmente y tengan acciones de mejora continua.

Así las cosas, ante el reto que ofrece la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en la entidad, la Oficina de Control Interno tiene una participación que se enmarca en tres dimensiones: a) Asesorando y acompañando la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. b) Realizando la Auditoría independiente al Sistema de Gestión de la Calidad c) Participando en los procesos de calidad de la organización y desarrollando un proceso de calidad dentro de la misma Oficina de Control Interno En ese sentido la Oficina de Control Interno debe brindar su asesoramiento y experiencia, ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:






conformando un servicio con valor agregado a partir de su posición jerárquica dentro de la entidad, su visión holística de la misma, su conocimiento con relación al desarrollo de los procesos de la entidad y su habilidad para convocar a todos los niveles de la organización para lograr que el desempeño institucional se cumpla en términos de calidad y satisfacción social. De esta manera resulta mas objetiva la evaluación independiente respecto de si el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por la entidad se encuentra adecuadamente descrito, documentado e implementado y se está preparado para desarrollar un proceso de aseguramiento de calidad dentro de la actividad de auditoria interna. En consecuencia, la Oficina de Control Interno, además de ejercer los cinco roles definidos en el Decreto 1537 de 2001, debe velar porque los Subsistemas, Componentes y elementos de MECI aporten al cumplimiento de los objetivos institucionales y vigilar que los DEBES de la norma, que se constituyen en requisitos obligatorios para las entidades que pretenden implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, se cumplan. Respecto a los roles en relación con el SGC, estos se resumen en la siguiente tabla:

ROLES SISTEMA DE CONTROL INTERNO

NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009

ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

FRENTE AL SGC

Valoración del Riesgo

Numeral 4.1, literal g

Numeral 8.5.3

En relación con los requisitos generales para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, la Oficina de Control Interno debe controlar que se identifiquen y diseñen con la participación de todos los servidores, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia. Así mismo, dentro de su función asesora, deben efectuar seguimiento a los mapas de riesgos y planes de manejo de riesgos de las diferentes dependencias, a fin de aplicar y sugerir correctivos y ajustes necesarios para asegurar un manejo efectivo de los mismos. Igualmente, es función de la Oficina de Control Interno, evaluar la eficiencia y efectividad de las acciones correctivas adoptadas por los responsables de las áreas/ procesos. En todo caso, el monitoreo debe estar a cargo de los responsables de los










FRENTE AL SGC Procesos y de la Oficina de Control Interno

Acompañamiento y Asesoría

Numerales 4,5,6,7 y 8

La Oficina de Control Interno a través del equipo de auditores de calidad, deberá asesorar y acompañar en lo relacionado con la implementación del sistema, a partir de su función legal de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad

Evaluación y Seguimiento

Numerales 4,5,6,7 y 8

En su función de asesoría y acompañamiento, el Jefe de la Oficina de Control interno, a través del equipo de auditores de calidad, deberá evaluar el cumplimiento de los DEBES que se constituyen en los requisitos que una entidad debe cumplir para lograr la implementación del SGC. De igual forma, de acuerdo con la Circular 06 de 2014, la Oficina de Control Interno, asumiendo el rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, comprobando que se cumplen los requisitos establecidos y que son realmente efectivos. Una vez implementado el sistema y cuando surjan cambios importantes al mismo, en el ámbito de política de calidad, documentación, nuevas acciones, éstas deberán practicar nuevas auditorias

Fomento de la cultura del Autocontrol

Numeral 1.2 Numeral 6.2.2.

Los principios de gestión de la calidad incluyen el enfoque hacia el cliente y










FRENTE AL SGC Numeral 6.4

Numeral 5.5.2, literal c

el liderazgo, que buscan satisfacer las necesidades del cliente a través de una conciencia hacia la calidad y esto se convierte en actividades de autocontrol; la Oficina de Control Interno debe controlar y verificar el cumplimiento de estos principios. Los numeral 5 y 6 de la Norma de Calidad, contienen obligaciones que deben cumplir las entidades en relación con la toma de conciencia de los servidores públicos sobre la pertinencia e importancia de sus actividades, así como la permanente comunicación interna que debe existir al respecto y cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad; la Oficina de Control Interno tiene la obligación de controlar que esto se cumpla.

Relación con Entes Externos

Numeral 1.2, literal

i Numeral 7.2.3

Entre los principios de gestión de la calidad se incluyen las relaciones mutuamente beneficiosas y la transparencia, que buscan facilitar el control social, a través de un proceso que garantice el acceso a la información; los procesos que facilitan el cumplimiento de lo anterior, deben ser controlados por parte del Jefe de Control Interno. El numeral 7.2.3, de la Norma de Calidad tiene que ver con la comunicación con los clientes y mecanismos de participación ciudadana y contiene las obligaciones que tienen las entidades al respecto, los cuales debe controlar la Oficina de Control Interno.

4.5 Técnicas de Análisis Con el objeto de efectuar una adecuada y eficiente evaluación para el ejercicio del control







interno, se requiere que los funcionarios evaluadores, bien sea los responsables de procesos o los de la Oficina de Control Interno, analicen y comprendan previamente los procesos de la entidad, teniendo en cuenta las exigencias de las normas aplicables, para lo cual pueden utilizar algunas de las técnicas relacionadas a continuación: 4.5.1 Cuestionarios Deben contener preguntas, que al ser contestadas permitan o lleven al entrevistado o evaluado a describir sus funciones, el sistema de control y los procedimientos aplicados. Se deben adoptar cuestionarios de forma estándar con preguntas orientadas por áreas, los cuales sin embargo pueden ser ampliados o adicionados en aspectos concretos al momento de la realización de la entrevista, según las circunstancias de la dependencia o proceso analizado. Para la elaboración de cuestionarios se procederá de la siguiente forma: El cuestionario se podrá dividir en secciones que cubran cada proceso o

subproceso, según el caso. El funcionario evaluador identificará y fijará los objetivos de Control Interno que

debe cubrir y definir preguntas destinadas a obtener la información necesaria para verificar si los objetivos de control establecidos se están cumpliendo convenientemente.

Las preguntas serán redactadas preferiblemente de tal forma que pueda responderse “SI” ó “NO”, indicando así la presencia o ausencia de un procedimiento de control. No obstante, las respuestas deberán tener soporte verificable.

4.5.2 Flujogramas o Descripciones Narrativas Con el objeto de resaltar cualquier deficiencia en el funcionamiento del sistema e identificar las características más importantes del control, se deben tener en cuenta los flujogramas o descripciones narrativas de los procesos principales de la dependencia, contemplados en los procedimientos.

4.5.3 Muestreo Estadístico Técnica que permite examinar una pequeña muestra de un universo dado. Para su desarrollo se deben cumplir las fases de la muestra estadística y aplicar sus correspondientes conceptos. 4.5.4 Revisión Documental Consiste en recolectar información a partir de archivos, manuales, actas, reportes, entre otros. Permite verificar la exactitud, legalidad y legitimidad de los documentos que







justifican las operaciones realizadas por la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. 4.5.5 Narración Descriptiva Consiste en la descripción detallada de los hechos relevantes o situaciones más importantes, así como de las características del Control Interno para las distintas dependencias de la entidad. 4.5.6 Pruebas de Cumplimiento El propósito de las pruebas de cumplimiento es garantizar, de manera razonable, que los procedimientos relativos a controles financieros, administrativos y de gestión, estén siendo aplicados tal y como fueron preescritos. Para tal efecto, se deben practicar las siguientes pruebas: Prueba de Funciones: Es una parte de las pruebas de cumplimiento en la evaluación del Sistema de Control Interno, que consiste en verificar que cada una de las dependencias de la Entidad este cumpliendo las funciones establecidas en las normas vigentes y en los manuales correspondientes. Esta prueba se realiza fundamentalmente para: Verificar el cumplimiento de las funciones que lleva a cabo la entidad, a través del examen en cada una de las dependencias. Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar, con el fin de proponer los correctivos que sean necesarios. Prueba de Procedimientos: Es una parte de las pruebas de cumplimiento, que se realiza con el propósito de verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la ejecución de las funciones a cargo de la Entidad. Esta prueba se efectúa mediante verificación o comprobación de las operaciones o actividades que lleva a cabo la Corporación. Estas pruebas se realizan con la siguiente finalidad: Verificar el cumplimiento del procedimiento establecido para el desarrollo de sus funciones por parte de cada dependencia. Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar, con el fin de proponer los correctivos que sean necesarios. Determinar con base en una prueba significativa o de grupo de operaciones que se rastrean desde su inicio hasta el final, a través de todos los registros o documentos que utilice la entidad en las operaciones, el cumplimiento de los procedimientos establecidos







en las normas legales y en los manuales correspondientes. Prueba Mixta: La prueba mixta de procedimientos y funciones es una forma simplificada de desarrollar las pruebas de cumplimiento, permite establecer y verificar la razonabilidad de los procedimientos por la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., así como el funcionamiento de los autocontroles. Esta prueba sigue los mismos lineamientos descritos para las pruebas de funciones y procedimientos en forma separada. En consecuencia, la misma finalidad que se establece para éstas pruebas se cumple al desarrollar la prueba mixta. 4.6 Papeles de Trabajo Comprenden todos los registros llevados por el evaluador sobre los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, las informaciones obtenidas y las conclusiones alcanzadas relativas a su evaluación, pero que no hacen parte integral de los informes. Estos papeles sustentan las conclusiones del evaluador en cada área de su trabajo. Además, constituyen un medio de enlace entre los registros del área evaluada y los informes proporcionados por el evaluador. Sirven, en caso necesario, como prueba de lo realizado. Ver Anexo 1. 4.7 Indicadores de Gestión Esta técnica permite medir, evaluar y controlar los resultados de las diferentes operaciones, así como establecer, entre otros, comportamientos, tendencias y relaciones entre lo programado y lo ejecutado. Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia, proceso o área, la información que es relevante y concederle elementos de juicio para la toma de decisiones. 4.8 Técnicas de Auditoria

Son elementos y métodos utilizados por el funcionario para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus observaciones, hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Su aplicación se basa en el criterio o juicio del evaluador, según las circunstancias. Las técnicas y postulados básicos de las normas de auditoria a tener en cuenta para el desarrollo de la evaluación son:







4.8.1 Verificación Ocular Comparación: Permite identificar las diferencias existentes entre los lineamientos

normativos y las operaciones realizadas por la administración de un periodo a otro. Observación: Es la acción directa utilizada para obtener información que permita

conocer cómo se ejecutan las operaciones y procesos. Revisión Selectiva: Es la verificación ocular rápida y selectiva a fin de separar

mentalmente asuntos que no son típicos o normales. Rastreo: Es el seguimiento al proceso de una operación de manera progresiva o

regresiva. 4.8.2 Verificación Verbal Indagación: Consiste en obtener información verbal mediante entrevistas directas con

los funcionarios del área sujeta de estudio y de otras áreas relacionadas directa o indirectamente.

Encuesta: Es la aplicación directa o indirecta de cuestionarios relacionados con las operaciones de un área, programa o actividad definida.

Análisis: Consiste en la separación de los elementos que conforman una operación, actividad, transacción o proceso con criterios de orden normativo, técnico y práctico para establecer su propiedad o conformidad.

4.8.3 Certificación Escrita Conciliación: Es la comparación y análisis de la información producida por diferentes

dependencias respecto de una misma operación o actividad para determinar la validez, veracidad y concordancia de lo examinado.

Confirmación: Es la obtención de información directa y por escrito, interna o externamente de las operaciones sujetas a verificación, mediante circularización.

Tabulación: Permite agrupar los resultados obtenidos mediante la verificación, en áreas, segmentos o elementos comunes para obtener conclusiones. Es importante la presentación de lo posible, por medio de gráficas o tablas.

4.8.4 Verificación Documental Comprobación: Permite verificar la existencia, legalidad y legitimidad de los

documentos que justifican las operaciones realizadas por la entidad. Computación o cálculo: Consiste en verificar la exactitud matemática de las

operaciones y registros.







4.8.5 Verificación Física o Inspección

Examen físico con el objeto de demostrar existencia o autenticidad.

4.9 Auditoria de Calidad

La auditoria interna de calidad tiene como propósito determinar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad para cumplir con los objetivos propuestos para un período de tiempo específico, la conformidad o no-conformidad de éste sistema con las disposiciones establecidas en el Manual de Calidad y la Norma NTCGP 1000 / 2009 y para proporcionar elementos de juicio que permitan introducir programas de mejoramiento de calidad. Para el desarrollo de las auditorias de calidad en la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., se debe consultar el procedimiento Auditorías Internas.







5 DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN

Uno de los aspectos relevantes del Sistema de Control Interno, lo constituye la labor evaluadora, que se puede definir como un proceso permanente, mediante el cual a partir de la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un juicio de valor acerca del desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto del estudio.

Una de las técnicas de evaluación más utilizada es la Auditoria, cuyas fases para desarrollarla son: Planeación, Ejecución o examen, Informe y Seguimiento.

5.1 Fase de Planeación

Es necesario que el trabajo de auditoria este adecuadamente programado y precedido de una detallada planificación de actividades, donde se definan con claridad lo siguiente:

Objetivos: Corresponde a los objetivos específicos que fundamentan la evaluación.

Alcance: Hace referencia a la extensión o profundidad que se le va a dar a la evaluación a fin de alcanzar los objetivos planteados.

Procedimientos: Estos están directamente relacionados con las técnicas de auditoria y de análisis que sirven para obtener las evidencias que sustentan las observaciones del evaluador.

Recursos: Es necesario determinar los recursos humanos, técnicos, económicos y de tiempo que se requieren para llevar a cabo la labor evaluadora.

Cronogramas: Determinación del tiempo que se empleara en cada fase y actividad para efectuar la evaluación.

Memorando de Planeación: En el memorando es básico realizar una síntesis de las observaciones preliminares que servirán de base para realizar la siguiente fase.

Programa de Auditoria: Contiene la descripción de las actividades a realizar por lo que se constituye en la guía para el desarrollo del trabajo.

5.2 Fase de Ejecución o Examen

En esta fase se realiza el trabajo de campo. Se aplican las pruebas que permitan evidenciar y sustentar las observaciones y hallazgos de auditoria que fundamentan el juicio del evaluador.







A fin de adelantar esta fase, se debe considerar varios aspectos que permiten determinar con la mayor confiabilidad los hallazgos de auditoria.

Dos días antes de cada auditoria, recordar al auditado el objetivo y el alcance de cada auditoria.

Un día antes de cada auditoria preparar los formatos aprobados y las listas de chequeo del Programa de Auditoria. De igual forma se deberá organizar secuencialmente las verificaciones que se esperan realizar.

Realizar una reunión de apertura con el auditado, no mayor a 15 minutos, con el propósito de revisar el objetivo, el alcance, un resumen de los métodos y procedimientos, confirmar la disponibilidad del personal, confirmar hora y fecha del cierre o de las reuniones intermedias necesarias y aclarar los detalles de la auditoria.

Registrar todo hallazgo que se considere pertinente. Redactar en forma clara las observaciones y no-conformidades identificadas

durante la auditoria, en un plazo máximo de tres días después de haber concluido la actividad de recolección de evidencia.

Tener en cuenta que no siempre las observaciones son negativas, pues pueden ser positivas, para esto se requiere verificar los atributos del hallazgo:

o Condición: Lo que es, es decir la situación actual. o Criterio: Lo que debe ser. o Efecto: Diferencia entre lo que es y lo que debe ser. o Causa: Por qué sucedió o Conclusión: Sintetizar y explicar los hechos. o Recomendaciones: Acción correctiva.

Realizar la reunión de cierre, máximo 5 días hábiles después de haber concluido la actividad de recolección de evidencia con los responsables de auditoria, presentando observaciones y no-conformidades obtenidas en el desarrollo de la auditoria, antes de formalizar el informe definitivo de auditoria.

5.3 Fase de Informe o Comunicación de Resultados

De las evaluaciones realizadas a las dependencias, áreas y/o procesos auditados, se elaborara un informe en el que se indicaran los aspectos importantes encontrados y las recomendaciones a que haya lugar.

5.3.1 Contenido del Informe

Acogiendo las sugerencias del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y a fin de estandarizar la forma de presentar los informes y su metodología se adopta el siguiente contenido para los informes:

Carátula: Marcadas con el Logotipo de la entidad y el nombre de la oficina. Portada: Pagina informativa, que contiene encabezado, titulo y fecha de emisión. Tabla de Contenido: Enuncia los títulos y subtítulos de los capítulos en el mismo

orden en que aparecen. ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:






Introducción: Donde se presenta objetivo y origen de la evaluación, periodo

durante el cual se realiza la evaluación y la metodología empleada. Cuerpo del Informe: Corresponde a la descripción de las acciones llevadas a cabo

para la evaluación y que sirvieron de base para los hallazgos encontrados, las conclusiones y recomendaciones. Incluye la información complementaria o de soporte que puede ser adjuntada como anexo.

5.4 Fase de Seguimiento

La función evaluadora no solo radica en la detección de hallazgos reportados o la emisión de recomendaciones, sino en la efectividad de las acciones implantadas para corregir y/o prevenir la ocurrencia de las situaciones presentadas.

El seguimiento debe hacerse sobre el cumplimiento de los acuerdos y compromisos que se plasmen en los Planes de Mejoramiento suscritos y dentro de un término prudencial para permitir su aplicación.

6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha de aprobación Descripción de cambios





manual cÓdigo: ci-ma-001 versiÓn:00 control …sistema de gestión de la calidad ntcgp 1000:200 y...

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