ARMONIZACIÓN CICLO P H V A MECI - NTCGP

PLANEAR HACER

ACTUAR VERIFICAR

La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un tema.

La Información comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad.

En el MECI se establecen dos tipos de información:

Información primariaInformación secundaria

INFORMACIÓN

4.2.3 ( f) Control de documentos deorigen externo5.2. Enfoque al cliente

4.1. b, Determinar secuencia einteracción de procesos4.2. Gestión Documental4.2.4. Control de registros8.2 Seguimiento y Medición8.4. Análisis de datos

4.1. (d) Recursos e6.3. (b) Equipo para los procesos4.1 (d) Recursos e información para apoyo a la operación

INFORMACIÓN

Son aquellos datos que se obtienen de fuentes externas, como: la comunidad, los proveedores, las entidades de control y/o regulación, entre otras.

En el FORPO se obtiene la información primaria mediante:

El procedimiento PG-0009V05 Medición de satisfacción del cliente mediante encuestas, tramite de QUEJAS RECLAMOS, SUGERENCIAS, derechos de petición y tutelas.

Informes de los organismos de control (Contraloría, Procuraduría, Contaduría, etc.)

Las normas que aplica a la entidad se encuentran relacionadas en el NORMOGRAMA , y se cuenta con el servicio de NOTINETProcedimiento PG-0614V05 Recepción y entrega de documentosMedios de comunicaciónRedes de veedurías ciudadanasEntidades del Estado, entre otras.

Son aquellos datos que se originan y procesan al interior de la entidad entre ellos tenemos: los resultados de informaciónque generan los diferentes procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, los registros contables y de operación,la intranet, entre otros.

En el FORPO la información secundaria se administra mediante:TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (ubicado en la carpeta matriz de cada proceso)

LISTADO DE CONTROL DE REGISTROS

CRONOGRAMA DE INFORMES PERMANENTES: Establece para cada uno de los procesos los informes internos y externos que debe presentar.

FORPONET

Están constituidos por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de la información, orientada a soportar la toma de decisiones de la entidad.

La entidad cuenta con los siguientes sistemas de información:

Sistema de información LINIX

Conexión base de datos Policía Nacional y Casur

Conexión al Sistema de Información de la DIAN – MUISCA

Portal de Contratación

Corresponde a la información interna y externa que la entidad provee a los diferentes grupos de interés.

Sus elementos son:

COMUNICACIÓN PÚBLICA

5.1 Compromiso de la Dirección5.5. Responsabilidad, autoridad ycomunicación5.5.3. Comunicación interna

5.5.3. Comunicación Interna7.2. Procesos relacionados con el cliente6.3. (c) Servicios de apoyo comunicación7.2.3. (a), Información sobre producto / servicio5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

7.2. Procesos relacionados con elcliente7.2.3. Comunicación con el cliente

COMUNICACIÓN PÚBLICA

Este elemento orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del FORPO para tener una clara identificación de sus objetivos, estrategias, planes y programas con los que va a cumplir sus objetivos institucionales.

El Fondo Rotatorio cuenta con la siguiente Política de Comunicaciones:

“Recibir, producir y publicar la información sobre la gestión de la entidad a los servidores públicos, clientes y partes interesadas en forma oportuna, veraz y transparente, a través de un lenguaje claro que facilite la comprensión mediante una adecuada administración de los medios de comunicación”.

Se cuenta con el procedimiento PG-1-2-12V1 - Comunicación interna y externa

Garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés.

En el FORPO se cuenta con:

Información relacionada con los procesos misionales publicada en la PAGINA WEB de la entidad.

PROCESOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS, en los cuales se informa al publico en general sobre los resultados de la gestión de la entidad en el año anterior.

Menú de ayuda disponible en el CONMUTADOR de la entidad .

Se constituye por conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el FORPO, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información de su sentido, hacia los diferentes grupos interés.

Correo electrónico LOTUS NOTESPagina WEBIntranet (forponet)CartelerasEncuentros con el DirectorJuntas de Coordinación.Conmutador