07- herramientas de gestión de proyectos

Herramientas para la Gestión de

Proyectos

Nombre profesor redactor de presentación

18 de julio, 2012

2Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

Concepto Básicos

• PROYECTO: es un esfuerzo temporal, único llevado a

cabo para lograr un producto o servicio objetivo.

temporal: principio y fin definidos

único: definido específicamente


Ejemplos de Proyectos

• Creación de una nueva entidad pública

• Desarrollo de nuevos productos o servicios dentro de

un programa de innovación pública.

• Planificación de nuevas localizaciones para la

prestación de servicios de salud .

• Ejecución de auditorías

• Campañas publicitarias para el combate contra las

drogas.

• Administración de una campaña de ayuda en

desastres

• Certificación de calidad

• Alianza estratégica público-privadas


•ADMINISTRACION DE PROYECTOS

PROJECT MANAGEMENT

Es el conjunto de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades a

realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto

•STAKEHOLDER o INVOLUCRADOS

– Personas u organizaciones activamente comprometidas en el

proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como

resultado de la ejecución o finalización del Proyecto


Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

Ciclo de vida de Proyectos


Establecer objetivos

Investigar

Estudiar alternativas

Establecer criterios

Estimar programa

Desarrollar Presupuesto

Preliminar

Aprobación

FASE I

Concepción

Ciclo de Vida de Proyectos


Plan de Recursos

Personal

Materiales

Equipos

Fondos

Plan General

Alcance

Tiempos

Costos

Especificaciones

Riesgos

FASE II

Desarrollo



Organización

Comunicación

Liderazgo del Proyecto

Motivación

Tomar decisiones

Resolver problemas

Monitoreo

Acción Correctiva

FASE III

Implementación



•Negociar desactivación

•Reducción progresiva

equipos proyecto

•Evaluación Final

•Lecciones aprendidas

FASE IV

Cierre



Recursos del Proyecto

Personas

Información y Tecnología


Recursos

Fuente: Harold Kezner

Resultados / Tecnología

Requerimiento de las y los ciudadanos, usuarios o

clientes


Factores críticos en la Administración de Proyectos

Sistemade

Administración

Equipode Proyecto

Gerentede Proyecto


El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

– Integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la

distintas áreas de la organización para alcanzar los objetivos del

proyecto.

– Definir la metodología de trabajo

– Proveee recursos

– Asegurar contrataciones adecuadas

– Evaluar progresos

– Establecer medidas correctivas

Gerentede Proyecto


El Gerente de Proyecto - Competencias

– Liderazgo

– Comunicación

– Coordinación

– Motivación

– Negociación

– Capacitación

Gerentede Proyecto


Equipo de Proyecto

• Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto.

• Representan generalmente áreas funcionales u

organizaciones.

• Desempeñan roles específicos.

• Su número suele variar durante el avance del proyecto.

• Al final del proyecto son asignadas a un nuevo

emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones

Equipode Proyecto


Sistema de Administración de ProyectosSistema

de Administración

Sistema de Información

Estructura Organizacional


Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL

Personal afectado a Proyectos

Sistema de Administración de Proyectos Sistemade

Administración


Director

Ejecutivo

Project

Manager

Project

Manager

Project

Manager

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS



Administración


Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente de

Project

Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinación

del Proyecto A

ORGANIZACION MIXTA


Coordinación

Proyecto B

Estructura de Matriz


Administración


Sistema de Administración de Proyectos

• Sistema de Información– proporciona los medios para la

planificación integradora y el control del proyecto

– provee una base de información de• desempeño

• el uso de recursos

• los costos incurridos

• interrelaciones

• tiempos y costos proyectados para la terminación del proyecto

Sistemade

Administración


Sistema de Administración de Proyectos

Condiciones que destacan su importancia

• Esfuerzo de magnitud

• Necesidad de coordinación

• Incorporación de conocimientos y competencias

• Necesidad de flexibilidad para responder a cambios

• Independencia de las áreas funcionales

• Importancia crucial del éxito del Proyecto

Sistemade

Administración


Métodos de Planificación de Red

• Consideran al Proyecto como un conjunto de

actividades relacionadas entre sí

• que pueden representarse por un diagrama de red

• formado por nodos y arcos que representan las

relaciones


PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Creada en la década del 50

• Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de

EEUU

• Participaron alrededor de 3000 proveedores y

contratistas


CPM (Critical Path Method)

• Creada en la década del 50

• Desarrollada por Remington Rand y Du Pont

• para la programación de operaciones de

mantenimiento durante la suspensión de

actividades


• Identifican y organizan las actividades

• Proporcionan una base de discusión

• Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos ysus interrelaciones

• Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sinafectar la finalización del proyecto permitiendo liberarrecursos para otras actividades

• Permite analizar las consecuencias de cambios en tiemposy costos

Ventajas de los Métodos


Pasos en la Administración de Proyectos

1. Descripción del proyecto

2. Elaboración del diagrama de red

3. Estimación del tiempo de terminación

4. Monitoreo de los progresos del proyecto


1.- Descripción del Proyecto

• Punto final: producto / servicio

• Descripción de todos los aspectos que lo componen

• Actividades y relaciones de precedencia

– Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que

consume tiempo y recursos y que puede programarse y

controlarse

– Precedencia: secuencia de actividades


2.- Elaboración del diagrama de red

• Red de actividades en arcos (AOA)

– Actividades = arcos

– Nodos = eventos

1

2

3 4

S

T

U

S y T deberán completarseantes de que se inicie U


2.- Elaboración del diagrama de red

• Red de actividades en nodos (AON)

– Enfoque orientado a actividades

S

T

US y T deberán completarseantes de que se inicie U


Ejemplo Traslado de Hospital

Actividad Descripción Predecesor

A Seleccionar personal administrativo y médico

B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo

C Seleccionar el equipo A

D Preparar los planos y la distribución física para B

la construcción definitiva

E Llevar los servicios públicos al predio B

F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de

enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A

G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C

H Construir el hospital D

I Desarrollar un sistema de información A

J Instalar el equipo E,G,H,

K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J


Actividad en los nodos

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duración de la actividaddE


Red AON para el proyecto del Hospital

I

15

A F K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


Estimación de tiempos de terminación

• Fecha temprana de comienzo Ftc

– es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que

la precede en forma inmediata

– cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de

los tiempos

• Fecha temprana de finalización Ftf

– es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada

dE

– Ftf = Ftc + dE


Nodos – Fechas tempranas

12 C 22

14 10 24

Actividad


Fecha tempranade comienzoFtc

Fecha tempranade finalizaciónFtf


12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4

Rutas A-I , A - F


Ruta A – C – G

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


Rutas B – D – H , B – E - J

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 J

24 4


Llegada al nodo J

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J

24 4


Llegada al nodo K

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4


12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4

Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo


Estimación de tiempos de terminación

• Fecha Tardía de Finalización FTF

– es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la

sigue en la secuencia en forma inmediata.

– Si existen más de una actividad que la siguen en forma

inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de

inicio más lejanos de esas actividades

• Fecha Tardía de Comienzo FTC

– es igual al tiempo de terminación más lejano menos la

duración esperada de la tarea

– FTC = FTF – dE


Representación completa del nodo

12 C 22

14 10 24

Actividad


Fecha tempranade comienzoFtc

Fecha tempranade finalizaciónFtf

Fecha Tardía de ComienzoFTC

Fecha Tardíade Finalización

FTF


12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63


Llegada al nodo A

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63


Llegada al nodo B

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

0 9 9 9 10 19 19 40 59

9 E 33 59 J 63

35 24 59 59 4 63


Traslado Hospital

Id Nombre de tarea Duración

1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días

2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días

3 Seleccionar el equipo 10 días

4 Preparar planos y distribuc ión 10 días

5 Llevar los servicios públicos al predio 24 días

6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 días

7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 días

8 Construir el hospital 40 días

9 Desarrollar un sistema de información 15 días

10 Instalar el equipo 4 días

11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días

30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01

septiembre octubre noviembre diciembre enero


Holgura

• La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto

• Se puede calcular de dos modos

– H = FTF – Ftf

– H = FTC - Ftc


Cálculo de Holguras

Nodo Duración Ftc FTC Holgura

A 12 0 2 2

B 9 0 0 0

C 10 12 14 2

D 10 9 9 0

E 24 9 35 26

F 10 12 53 41

G 35 22 24 2

H 40 19 19 0

I 15 12 48 36

J 4 59 59 0

K 6 63 63 0


4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

• Supuestos

– Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)

– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

Nodo Duración Ftc FTC Holgura

C 10 16 14 -2

G 35 26 24 -2

J 4 61 59 -2

K 6 65 63 -2

D 10 10 9 -1

H 40 20 19 -1

E 24 10 35 25

I 15 16 48 32

F 10 16 53 37


• Para terminar en la

semana 69, el gerente de

proyectos tendrá que

ahorrar dos semanas en C-

G-J-K , una de las dos

semanas tendrá que ser en

D-H

• Si consigue ese ahorro

habrá dos caminos críticos:

C-G-J-K Y D-H-J-K

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

07- herramientas de gestión de proyectos

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