07 - metodología gestión proyectos estratégicos
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Gerencia de Estrategia y ProyectosSubgerencia de Proyectos Estratégicos
Metodología de GestiónProyectos Estratégicos 2011
Abril 2011
Subgerencia de Proyectos EstratégicosGerencia de Estrategia y Proyectos
Índice
Introducción
Metodología de Gestión Proyectos Estratégicos
• Fundamentos de Gestión
• Principales roles y funciones
• Ciclo de vida del proyecto
• Metodología de gestión
• Esquema de Seguimiento
Anexos
• Plantillas?
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Subgerencia de Proyectos EstratégicosGerencia de Estrategia y Proyectos
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Introducción¿Qué es un Proyecto?
Existen muchas definiciones de “proyecto”... una simple es: “Un proyecto es un conjunto de actividades orientadas al logro de un objetivo final, con un mínimo de riesgo”
Son únicos
Tienen un ciclo de vida
Tienen duración definida
Producen un cambio
Generan conflictos
Tienen restricciones de costo
Son multidisciplinarios
Características de un proyecto
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Introducción¿Por qué definimos Proyectos Estratégicos?
Objetivos concretos
Sponsor, Líder y un equipo de trabajo definido
Roles y responsabilidades de cada involucrado
Cronograma de implementación con hitos establecidos
Plan de seguimiento del avance
Visibilidad a nivel Comité País
Un Proyecto Estratégico implica definir …
El logro de los objetivos de estos proyectos son fundamentales para concretar los desafíos del Programa Estratégico bravo!
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1 Son iniciativas transversales que requieren del esfuerzo de muchas áreas de la compañía.
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Índice
Introducción
Metodología de Gestión Proyectos Estratégicos
• La Estrategia y los Proyectos
• Principales roles y funciones
• Ciclo de vida del proyecto
• Metodología de gestión
• Esquema de Seguimiento
Anexos
• Plantillas?
0102
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La Estrategia y los Proyectos
cliente oferta
plataformas cultura
(2010) Programa Estratégico bravo!
(2011) El camino…
(2012) Metas Plan bravo!
Proyectos Estratégico
s
Los Proyectos Estratégicos requieren el esfuerzo de toda la organización y son fundamentales para el logro de las desafíos de
largo plazo (desafíos del plan bravo!)
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Principales roles y funciones
Define los objetivos estratégicos a alcanzar (metas)
Valida el alcance, plan de trabajo y caso de negocio.
Facilita la obtención de los recursos. Cautela el avance en plazo, calidad y costo.
Sp
on
sor
Es responsable por el cumplimiento de los objetivos
Provee el vínculo con la alta direcciónApoya en la coordinación con otras áreas
Define plan de trabajo y el caso de negocio. Conforma y gestiona el equipo de trabajo. Asigna tareas al equipo de trabajo. Gestiona y comunica los riesgos y alertas a los
interesados.
Líd
er
Es responsable por el cumplimiento de los objetivos
Administra los recursos del proyecto y asigna prioridades
Informa los avances al Sponsor y equipo directivo
Liderazgo Facilitador
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Principales roles y funciones
Apoya al Líder en la gestión del proyecto.
Cautela permanentemente que el desarrollo del proyecto esté alineado con los objetivos del plan estratégico.
Asegura la participación de todas las áreas involucradas en los temas abordados por el proyecto.
Asegura que existan planes de acción para cualquier desviación respecto de los objetivos del plan estratégico.
Asegura la aplicación permanente de la metodología de gestión del proyecto.
Sponsor
Líder
Equipo del proyecto
Consultor
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Ciclo de vida del proyecto
CIERRECIERRE
INICIOINICIO
EJECUCIÓN
PLANIFICACIÓN
CICLO DE VIDADEL
PROYECTO
Monitoreo y control
Planificacióndetallada
Revisión post implementación
DefiniciónProyecto
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Metodología de gestión
INICIO
INICIO
PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN EJECUCIÓNEJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROL
CIERRE
CIERRE
DIAGNOSTICO MODELOOBJETIVO
PLANIFICACIÓNIMPLEMETACIÓN
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Metodología de gestiónInicio
Definir preliminarmente los objetivos y alcance, y dar inicio formal al proyecto.
Definir preliminarmente los objetivos y alcance, y dar inicio formal al proyecto.
• Definir objetivos, alcances y plazos del proyecto (situación esperada)
Sponsor Líder Equipo
• Conformación del equipo.
• Reunión de Kick off
DEFINE DEFINE
• Definir indicadores y metas. DEFINE DEFINE
DEFINEVALIDA
LIDERA PARTICIPAPARTICIPA
Entregables:
Ficha de DefiniciónFicha de Definición
Presentación de Kick off
Presentación de Kick off
¿Qué hacer?
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Metodología de gestiónPlanificación
Planificar el curso de acción requerido para cumplir con los objetivos del proyecto.
Planificar el curso de acción requerido para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Identificar riesgos e impacto en plazo y alcance
• Generar planificación, indicando principales actividades
• Asignar roles y responsabilidades a cada miembro del equipo
• Establecer el Plan de Comunicaciones
VALIDA
DEFINE
DEFINE
DEFINE
DEFINE
PARTICIPA
PARTICIPA
PARTICIPA
PARTICIPA
• Generar Bussiness case de alto nivel
DEFINE PARTICIPAVALIDA
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
Entregables: Plan de
ComunicacionesPlan de
Comunicaciones
Carta GanttCarta GanttBusiness CaseBusiness Case
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Metodología de gestiónEjecución
La Fase de Ejecución del Proyecto depende de la naturaleza del mismo.
Se definen 2 tipologías generales de proyectos estratégicos, las cuales podrán ser ajustadas de acuerdo a las características propias de cada uno de ellos:
Proyectos de Mejora ContinuaProyectos de Mejora Continua
Proyectos de Nuevos NegociosProyectos de Nuevos Negocios
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Metodología de gestiónEjecución: Diagnóstico
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
Proyectos de Mejora ContinuaProyectos de Mejora Continua
• Identificar procesos, sistemas y recursos involucrados
DEFINEPARTICIPA
• Identificar y medir indicadores internos y externos asociados
DEFINEPARTICIPA
•Establecer diagnóstico inicial de la Situación Actual DEFINE
PARTICIPA
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
• Determinar las directrices de negocio (objetivos y lineamientos)
DEFINEPARTICIPA
• Realizar research de casos similares y/o mejores prácticas
DEFINEPARTICIPA
•Realizar investigación de Mercado y entorno económico
DEFINEPARTICIPA
Entregables:Presentación de
DiagnósticoPresentación de
Diagnóstico
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Presentación de Diagnóstico
Presentación de Diagnóstico
VALIDA
VALIDA
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Metodología de gestiónEjecución: Modelo Objetivo
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
Proyectos de Mejora ContinuaProyectos de Mejora Continua
• Análisis GAP de Situación Actual v/s Modelo Objetivo DEFINE
PARTICIPA
• Definición de iniciativas para lograr el Modelo Objetivo
DEFINEPARTICIPA
•Evaluación económica de las iniciativas DEFINE
PARTICIPA
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Entregables:
Business case detalladoBusiness case detallado
Ficha Producto/ServicioFicha Producto/Servicio
•Definir el Modelo de Negocio y la estrategia de marketing
VALIDA DEFINEPARTICIPA
•Generar el business case detallado VALIDA DEFINE
PARTICIPA
Presentación Modelo Objetivo
Presentación Modelo Objetivo
Business case detalladoBusiness case detallado
•Definir Modelo ObjetivoVALIDA DEFINE
PARTICIPA
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Metodología de gestiónEjecución: Planificación
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
Proyectos de Mejora ContinuaProyectos de Mejora Continua
•Definición del Plan de Implementación VALIDA DEFINE
PARTICIPA
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Entregables:
Gantt de implementaciónGantt de implementación Gantt de implementaciónGantt de implementación
• Definir el mix comercial (oferta comercial, precio, canales, plan de promoción)
DEFINEPARTICIPA
• Definir iniciativas internas para la implantación del modelo en la organización (procesos, personas y sistemas)
DEFINEPARTICIPA
VALIDA
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Metodología de gestiónEjecución: Implementación
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
Proyectos de Mejora ContinuaProyectos de Mejora Continua
• Implementar las acciones definidas según planificación DEFINE
PARTICIPA
• Realizar reuniones de seguimiento
DEFINEPARTICIPA
•Identificar riesgos y plantear planes de mitigación
DEFINEPARTICIPA
Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?
• Implementar el nuevo modelo de negocio/servicio DEFINE
PARTICIPA
• Lanzar el producto/servicio DEFINEPARTICIPA
•Diseñar plan de comunicación
DEFINEPARTICIPA
•Monitorear y evaluar resultados
VALIDA
DEFINEPARTICIPA
Entregables:
Ficha de avanceFicha de avance
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios
Ficha de avanceFicha de avance
Cuadro de mandoCuadro de mando
VALIDA
Minutas de reunionesMinutas de reuniones
Planes de mitigaciónPlanes de mitigación
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Metodología de gestiónSeguimiento y Control
Revisar el avance del proyecto en base a la planificación inicial y establecer planes de acción ante riesgos.
Revisar el avance del proyecto en base a la planificación inicial y establecer planes de acción ante riesgos.
• Analizar las brechas
• Proponer y diseñar las soluciones/mejoras
DEFINE
DEFINE
PARTICIPA
PARTICIPA
Sponsor Líder Equipo
• Reuniones de seguimiento
• Informes de avance al Sponsor y equipo Directivo
LIDERA PARTICIPA
DEFINE PARTICIPAVALIDA
• Identificar riesgos y plantear planes de mitigación DEFINE PARTICIPA
VALIDA
Entregables:
Análisis y propuestasAnálisis y propuestas
Presentación de seguimiento
Presentación de seguimiento Planes de mitigaciónPlanes de mitigación
Ficha de avanceFicha de avance
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Metodología de gestiónCierre
Sponsor Líder Equipo
Entregables:
• Validación del cumplimiento de hitos, indicadores, requerimientos
• Encuesta evaluación final por parte del equipo PARTICIPA
DEFINE PARTICIPAVALIDA
Documentación del proyecto
Documentación del proyecto
Presentación de cierrePresentación de cierre
• Presentación de cierre del proyecto con Sponsor LIDERA PARTICIPA
Evaluación final del equipo
Evaluación final del equipo
PARTICIPAPARTICIPA
PARTICIPA
Validar la conformidad de todos los entregables del proyectos y formalizar el cierre.
Validar la conformidad de todos los entregables del proyectos y formalizar el cierre.
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Esquema de seguimiento
Reuniones
Semanal
Reunión del Líder con el equipo de proyecto para:1. Monitorear indicadores , compromisos y avances 2. Revisar status de los focos de acción definidos.3. Establecer compromisos para la próxima reunión.
MensualPresentación del Líder al Sponsor que incluya:Hitos cumplidos, status indicadores, próximos pasos, riesgos y temas complejos.
Bimensual Presentación de avance a Comité País o Direcciónde Estrategia
Además según nivel de riesgo:Reunión adicional con Sponsor o en Comitéde Proyectos
Publicación del status de avance en Portal de Proyectos Estratégicos http://proyectos