HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSOfelia Madriz V.

Leyla Solano P.

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS

Por herramientas informáticas entendemos el conjunto de instrumentos empleados para manejar información por medio de la computadora.

Ejemplos: Procesador de texto Bases de Datos Graficadores Correo electronico Hojas de Calculo

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS (SOFTWARE) EN LA ADMINISTRACIÓN PROYECTOS

El software (herramienta informática) de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de aplicaciones digitales utilizados para ayudar a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Incluyen: programación asignación de recursos software de colaboración comunicación sistemas de documentación

QUE DEBERÍA CONTEMPLAR UNA BUENA HERRAMIENTA?

Planificación del proyecto Fechas Recursos Costeo

Riesgos Gestión de

Documentación

ADEMÁS..

Ofrecen entorno colaborativo

Gestión del portafolio de proyectos

Generación de informes

TIPOS DE HERRAMIENTAS Consideraciones para selección:

Tipo y duración de actividades Programación de recursos Detección temprana de riesgos Información de cargas de trabajo Avance del proyecto Tipo de proyecto Indicadores Canales de comunicación Presupuesto

CLASIFICACIÓN POR FUNCIONALIDAD

Planificación Gestión General Gestión de Costos Gestión de riesgos Gestión de

documentos

CLASIFICACIÓN POR PLATAFORMA

Solo un usuario Corporativas Web-based Colaboración

VALOR AGREGADO A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Mejor planificación temporal del proyecto Generación de diagramas temporales Asignación de recursos de forma real Cálculo de costos División de tareas Generación de documentación Control, seguimiento, identificación de

atrasos y comparación de logros

LIMITACIONES EN EL USO DE LA HERRAMIENTAS

El software por sí mismo no nos da la metodología de ejecución del proyecto, es decir no nos dice cómo administrar el proyecto.

La mayoría de software no te advierten o te ponen alerta cuando hay problemas de ejecución o gastos extras, no permiten una acción preventiva. ( algunos como SAP si lo hacen muestran tendencias, estimaciones)

No seleccionar la herramienta correcta o no manejarla bien solo logra hacer mas compleja la ejecución del proyecto

LIMITACIONES..

Muchas aplicaciones no están actualizadas y esto hace mas compleja la tarea para el director del proyecto

Las limitaciones de toda aplicación se relacionan en que la calidad de los resultados depende de la calidad de los insumos.

Ejemplo

DESCRIPCIÓN DE HERRAMIENTAS MAS UTILIZADAS

MS Project Primavera Project

Planner SAP RPM

(Resource and Portfolio Management)

Microsoft Project Server

MS PROJECT

Microsoft Project (o MSP) es un software de software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso. Las versiones fueron lanzadas en 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003 y 2007.

MS PROJECT

La aplicación crea calendarización de rutas criticas, además de cadenas criticas y metodología de eventos de cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las gráficas visualizadas en una Grafica de Gantt.

Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos.

Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información a todos los usuarios.

MS PROJECT NOS PERMITE:

Planificación temporal de las tareas

Asignación de recursos

Cálculo del coste del proyecto

Seguimiento y control del proyecto

PRIMAVERA PROJECT PLANNER

Primavera P6 (inicio P5, ahora P6 v7.0) es un proyecto conjunto de gestión de software que se utiliza para la gestión y control de las actividades conexas.

Muestra los recursos de mano de obra, materiales y equipo que controla el tiempo y los costos del proyecto

Los retrasos de ejecución de las actividades de los proyectos resultantes se actualizan en el ajuste de tiempo en las barras de Gantt.

PRIMAVERA PROJECT PLANNER Seleccionar la combinación

estratégica correcta de los proyectos.

Mejorar los procesos y métodos

Mejorar la colaboración del equipo del proyecto

Medir el progreso en relación a los objetivos

Alinear el proyecto con la estrategia empresarial

Completar los proyectos con éxito y con la recuperación prevista.

USADO en Proyectos complejos en ingeniería y construcción.Gestiona cartera de proyectos

Integración con diversas plataformas

Pre-diseñada para: Control de costos Proyecciones Indicadores

Administración de recursos Lineal Pool

Gestión de Portafolios Gestión de metodología Gestión de rendimientos y

habilidades

SAP RPM

MS PROJECT SERVER

Gestión de Costos Gestión de plan de actividades y

aprobaciones Generador de informes y análisis de

datos Gestión de múltiples proyectos y sub-

proyectos Interfaces personalizadas Plataforma Microsoft .NET Gestión de rendimientos Identificación de tendencias Gestión de riesgos Generación de plantillas Gestión de recursos y cargas de trabajo

OTRAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS Gantt PV

Gantt PV es un programa gratuito, de apariencia sencilla y sin grandes complicaciones, para planificación de proyectos, descomposición, representación y seguimiento de tareas sobre diagrama de Gantt.

GanttProject

Es una aplicación de escritorio con interfaz similar a MS. Project permite programar y organizar las tareas y asignación de personas y recursos sobre una representación Gantt.Por supuesto es una herramienta mucho más ligera que MS Project, pero esto en el ámbito y dimensión de muchos proyectos es más una ventaja que un inconveniente.La exportación de informes en formato HTML está bastante lograda. Necesita Java Runtime Environment

OTRAS..

DotprojectAlgo más veterana esta solución en entorno web ofrece un marco completo para la planificación, gestión y seguimiento de múltiples proyectos para clientes diferentes, quienes pueden disponer también de acceso para monitorizar la evolución del desarrollo.

TeamWorkImpresionante es la apariencia de esta herramienta de entorno web para registrar y gestionar los tiempos de diferentes equipos de trabajo en sus respectivos proyectos. Gestión completa de informes de tiempos y costes.

PlannerAplicación de escritorio para gestión y seguimiento de proyectos, con descomposición en tareas y sub-tareas, dependencias, identificación de la ruta crítica, diagramas de Gantt.Inicialmente desarrollada para Linux, dispone de versión (beta) para Windows.

OTRAS..

Hoja Excel para ScrumHoja de cálculo para gestionar el trabajo en cada sprint: tareas, asignación, estado y tiempos. Genera de forma automática los gráficos para el seguimiento de esfuerzo y tareas.

  AgileTrack

Herramienta para planificación y seguimiento de proyectos, de interfaz sencillo. Para desarrollo de software en equipos reducidos con metodologías ágiles, especialmente eXtreme Programming.

PPTSProject Planning and Tracking System (PPTS) es una herramienta de gestión ágil de proyectos para equipos que trabajan con Scrum y/o Extreme Programming. Es un sistema web, accesible con un navegador que puede instalarse sobre servidor Linux o Windows (con php y MySQL) y de uso libre, con licencia GNU (GPL).

CONCLUSIONES

Importancia de selección de la herramienta

Gran variedad en tipos y alcances

Facilitan la gestión de proyectos, programas y portafolios

No definen una metodología Simplemente herramientas Su éxito depende del manejo

y del tipo de datos que se ingresen