gestiÓn de proyectos incluyendo herramientas web...

GESTIÓN DE PROYECTOS INCLUYENDO HERRAMIENTAS WEB 2.0 COMO APOYO EN LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO EN LOS PROCESOS DE

EJECUCIÓN

Autores:

Jorge Parra B. Juan Manuel Molineros R.

Luis Miguel Muñoz P.

Director Proyecto de Grado: Dr. Luis Merchán Paredes

Universidad de San Buenaventura Cali Facultad de Ingeniería

Especialización Gestión Integral de Proyectos Santiago de Cali

2013

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Titulo ............................................................................................................................................. 5

1. Descripción de Problema .................................................................................................... 5

2. Planteamiento de la Pregunta ............................................................................................ 6

3. Objetivos ............................................................................................................................... 6

3.1. Objetivo General .............................................................................................................. 6

3.2. Objetivos Específicos ...................................................................................................... 6

4. Justificación .......................................................................................................................... 6

5. Marco Referencial................................................................................................................ 7

5.1. Antecedentes ................................................................................................................ 7

5.1.1. Web 2.0 ......................................................................................................................... 7

5.1.2. Empresa 2.0 ................................................................................................................. 8

5.1.3. Características Empresas 2.0 ..................................................................................... 9

5.1.4. Tipos de empresa 2.0 ................................................................................................ 10

5.1.4.1. Modelo distribuido ...................................................................................................... 10

5.1.4.2. Modelo centralizado ................................................................................................... 10

5.1.4.3. Modelo cruzado funcional ......................................................................................... 11

5.2. Conceptos ................................................................................................................... 12

5.2.1. Herramientas Web 2.0 ............................................................................................... 12

5.2.1.1. Blog ............................................................................................................................. 12

5.2.1.2. Uso del blog en las empresas ................................................................................... 14

5.2.1.3. Ejemplos de Blogs Corporativos ............................................................................... 16

5.2.2. WIKIS .......................................................................................................................... 17

5.2.2.1. Uso de wikis en las empresas .................................................................................. 18

5.2.2.2. Ejemplos de Wiki Corporativos ................................................................................. 18

5.2.3. Microblogging ............................................................................................................. 19

5.2.3.1. Uso Corporativo Microblogging................................................................................. 20

5.2.4. Redes Sociales .......................................................................................................... 22

5.2.4.1. Uso de Redes Sociales en las empresas ................................................................ 22

5.2.4.2. Ejemplos de Redes Sociales usadas a nivel Corporativo ...................................... 23

5.2.5. Podcast ....................................................................................................................... 24

5.2.6. Servicio de alojamiento de archivos, servicio de almacenamiento de archivos online, o centro de medios online ............................................................................. 24

5.2.7. Cuadro Técnico de Herramientas Web 2.0 ............................................................. 25

5.2.8. Encuesta sobre el uso de herramientas Web 2.0 ................................................... 26

5.3. Marco Legal .................................................................................................................... 27

6. Metodología........................................................................................................................ 27

6.1. Enfoque de la Investigación .......................................................................................... 27

6.2. Tipo de Estudio .............................................................................................................. 27

6.3. Diseño de la Investigación ............................................................................................ 28

6.4. Marco metodológico ...................................................................................................... 28

7. Mapa de procesos resultado del análisis de la articulación de las herramientas web 2.0 identificadas como apoyo en la comunicación de proyectos en los procesos de ejecución .................................................................................................................................... 28

7.1. Convenciones................................................................................................................. 29

7.2. Gestión de la Integración del Proyecto ........................................................................ 30

7.2.1. Dirigir y gestionar la integración del proyecto .......................................................... 30

7.2.1.1. Herramientas Colaborativas con Servicios Web 2.0 ........................................... 30

7.2.1.2. Redes Sociales ....................................................................................................... 32

7.2.1.3. Servicios de alojamiento de archivos ................................................................... 33

7.2.2. Gestión de la Calidad del Proyecto .......................................................................... 34

7.2.2.1. Realizar Aseguramiento de Calidad ..................................................................... 34

7.2.2.1.1. Herramientas Colaborativas con Servicios Web 2.0 ....................................... 34

7.2.2.1.2. Servicios de alojamiento de archivos ............................................................... 35

7.2.2.1.3. Wiki ...................................................................................................................... 35

7.2.3. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto .................................................... 36

7.2.3.1. Adquirir el Equipo del Proyecto ............................................................................. 36

7.2.3.1.1. Herramientas de productividad en la web ........................................................ 37

7.2.3.1.2. Redes Sociales ................................................................................................... 37

7.2.3.1.3. Blog ...................................................................................................................... 37

7.2.3.2. Desarrollar el equipo del Proyecto ........................................................................ 38

7.2.3.2.1. Sistema de Gestión de Aprendizaje ................................................................. 39

7.2.3.2.2. Herramientas de productividad en la web ........................................................ 39

7.2.3.2.3. Wiki ...................................................................................................................... 39

7.2.3.3. Dirigir el equipo del Proyecto. ............................................................................... 40

7.2.3.3.1. Herramientas de productividad en la web. ....................................................... 40

7.2.3.3.2. Herramientas Colaborativas con Servicios Web 2.0. ...................................... 40

7.2.3.3.3. Sistema de Gestión de Aprendizaje. ................................................................ 41

7.2.3.4. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto ..................................................... 42

7.2.3.4.1. Gestionar las Comunicaciones.......................................................................... 42

7.2.3.4.2. Herramientas Colaborativas con servicios web 2.0 ........................................ 42

7.2.3.4.3. Redes Sociales ................................................................................................... 43

7.2.3.4.4. Alojamiento de Archivos .................................................................................... 43

7.2.3.5. Gestión de las adquisiciones del proyecto ........................................................... 44

7.2.3.5.1. Efectuar las adquisiciones ................................................................................. 44

7.2.3.5.2. Servicio de alojamiento de archivos ................................................................. 44

7.2.3.5.3. Mensajería Instantánea ..................................................................................... 45

7.2.3.5.4. Redes Sociales ................................................................................................... 45

7.2.3.6. Gestión de los Grupos de Interés del Proyecto ................................................... 46

7.2.3.6.1. Gestionar la participación de los interesados del proyecto ............................ 46

7.2.3.6.2. Herramientas Colaborativas con servicios Web 2.0 ........................................ 46

7.2.3.6.3. Mensajería Instantánea ..................................................................................... 47

7.2.3.6.4. Redes Sociales ................................................................................................... 47

8. Presupuesto ....................................................................................................................... 47

9. Cronograma de Actividades ............................................................................................. 47

10. Conclusiones .................................................................................................................. 48

11. Referencias .................................................................................................................... 49

12. Glosario .......................................................................................................................... 51

13. Anexos ............................................................................................................................ 51

Anexo A. Tabla Lluvia de Ideas .............................................................................................. 51

Anexo B. Matriz de Afinidad .................................................................................................... 52

Anexo C. Matriz de Causa - Efecto ........................................................................................ 53

Anexo D. Diagrama Causa - Efecto........................................................................................ 53

Anexo E. Diagrama Causa – Efecto ....................................................................................... 54

Anexo F. Diagrama Gantt ........................................................................................................ 55

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Mapa Mental de la Web 2.0 .................................................................................. 8 Ilustración 2 Distribución de Empresas 2.0 ............................................................................ 11 Ilustración 3 Approximately how many people do you stay in contact with in your personal life throught the following means? ........................................................................................... 12 Ilustración 4 Características de la Cultura blog ...................................................................... 13 Ilustración 5 Thinking about the internet, wich of the following have you ever done? ........ 14 Ilustración 6 Which of these online applications does a good job when you want to… ...... 16 Ilustración 7 Increase in the average number of tweets per day (TPD) for each month ..... 22

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Titulo Gestión de proyectos incluyendo herramientas Web 2.0 como apoyo en la comunicación del proyecto en los procesos de ejecución.

1. Descripción de Problema

Las herramientas Web 2.0 como apoyo en la comunicación de los procesos de ejecución en los proyectos es la temática que abordaremos en este proyecto, antes de continuar con la descripción de este problema es necesario hacer referencia a la Web 2.0, “este concepto ha revolucionado la forma en que las personas se comunican y ha dado vida a muchas herramientas clasificadas como 2.0, en el 2004 O’Reilly” [1] comenzó con una sesión de 'brainstorming' realizada entre O'Reilly y MediaLive Internacional donde se observó que la web estaba sufriendo un renacimiento y comenzaba a ser más importante que nunca, con multitud de nuevas aplicaciones y sitios web que aparecían con mayor regularidad.

El concepto de Web 2.0 se podría definir como un conjunto de recursos humanos, tecnológicos y de negocios que interactúan entre sí para crear y brindar una comunicación más clara y mejora continua por parte de las personas, el hecho que la información está disponible siempre en cualquier parte del mundo facilita la expresión de opiniones, conocimiento, ideas y contenidos, teniendo en cuenta esta definición es necesario ver que está pasando en los proyectos actualmente. En la actualidad uno de los principales factores de éxito en los proyectos radica en la comunicación, el PMI®1 indica que “entre el 75% y el 90% del tiempo hay que dedicarlo a comunicar”. Es decir, casi todo el tiempo se están redactando e-mails, informes y otros documentos permitiendo distribuir y almacenar dicha documentación. Pero hay que tener en cuenta que la comunicación no es sólo por escrito, el mayor porcentaje del tiempo se invierte en llamadas, chats, videoconferencias, presentaciones, reuniones con el equipo, con el cliente, con los jefes y resto de interesados, la comunicación debe estar centrada en orientar a los miembro del equipo y darle feedback.

1 ® “PMI,” “PMP” and “PMI CAREER HEADQUARTERS” are marks of Project Management Institute, Inc.

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Teniendo en cuenta estas necesidades es aquí donde se pretende resolver la pregunta ¿Qué herramientas de la Web 2.0 permitirán mejorar la comunicación en los proyectos durante los procesos de ejecución?

2. Planteamiento de la Pregunta ¿Qué herramientas de la Web 2.0 permitirán mejorar la comunicación en proyectos durante los procesos de ejecución?

3. Objetivos

3.1. Objetivo General Proponer herramientas Web 2.0 para la comunicación en proyectos en los procesos de ejecución.

3.2. Objetivos Específicos

Realizar una revisión de literatura especializada de las herramientas ofrecidos por la Web 2.0 para apoyar la comunicación en el proyecto durante los procesos de ejecución.

Efectuar un análisis de la información obtenida que permita identificar las herramientas ofrecidas por la Web 2.0 para apoyar la comunicación del proyecto durante los procesos de ejecución.

Proponer un mapa de procesos articulado con las herramientas Web 2.0 identificadas para los procesos de ejecución en los proyectos.

4. Justificación

Este proyecto se realizara con el fin de brindar una revisión teórica de literatura especializada en las herramientas Web 2.0, adicionalmente a esto se entregara un análisis de la literatura especializada de las mismas y al final esta información será divulgada para evidenciar su aporte en la comunicación de los proyectos por medio de un mapa de procesos articulado con las herramientas Web 2.0 identificadas para los procesos de ejecución en los proyectos.

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5. Marco Referencial 5.1. Antecedentes 5.1.1. Web 2.0 El término fue utilizado por primera vez por Darcy DiNucci en 1999 en uno de sus artículos, aunque no fue hasta 2004 cuando Tim O'Reilly lo hizo popular. El término acuñado por Darcy DiNucci fue popularizado Dale Dougherty de O'Reilly Media en una tormenta de ideas con Craig Cline de MediaLive para desarrollar ideas para una conferencia. Dougherty sugirió que la web estaba en un renacimiento, con reglas que cambiaban y modelos de negocio que evolucionaban. Dougherty puso ejemplos — "DoubleClick era la Web 1.0; AdSense es la Web 2.0. Ofoto es Web 1.0; Flickres Web 2.0." — en vez de definiciones, y reclutó a John Battelle para dar una perspectiva empresarial, y O'Reilly Media, Battelle, y MediaLive lanzó su primera conferencia sobre la Web 2.0 en octubre de 2004. La segunda conferencia se celebró en octubre de 2005.

En 2005, Tim O'Reilly definió el concepto de Web 2.0. Un mapa mental elaborado por Markus Angermeier resume la relación del término Web 2.0 con otros conceptos.

En su conferencia, O'Reilly, Battelle y Edouard resumieron los principios clave que creen que caracterizan a las aplicaciones Web 2.0: la comunidad como plataforma; efectos de red conducidos por una "arquitectura de participación"; innovación y desarrolladores independientes; pequeños modelos de negocio capaces de redifundir servicios y contenidos; el perpetuo beta; software por encima de un solo aparato.

En general, cuando mencionamos el término Web 2.0 nos referimos a una serie de aplicaciones y páginas de Internet que utilizan la inteligencia colectiva (concepto de software social) para proporcionar servicios interactivos en red.

A la Web 2.0 hay que verla no sólo como un fenómeno social, sino también como la transición que dio Internet con el objetivo de volverse más cercano a los que estaban del otro lado de la pantalla. Su objetivo principal fue centrar la producción en función del usuario final, contando incluso con su participación activa en el proceso. Hablamos de pensar contenidos, desarrollos y aplicaciones que satisficieran las necesidades de la población. El gran cambio que la Web 2.0 impuso fue un nuevo modelo de circulación de la información que entró a cuestionar la antigua jerarquía de emisor – receptor. De este modo, el usuario empezó a tener cada vez más influencia sobre los contenidos

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que estaba habituado a recibir pasivamente sin posibilidad de realimentarlos, volviéndose así un eslabón activo e imprescindible en el tráfico dinámico de dicha información. En palabras de Jean-Francois Fogel, el usuario se volvió “el creador de la conciencia colectiva al comportarse no como receptor sino como emisor de contenidos”. Este cambio en el esquema halló su ejemplo más puntual cuando, en el marco de la Web 2.0, aparecieron canales de comunicación cuyo mayor atractivo era la vida misma de los usuarios, quienes al compartir su día a día estaban a la vez creando contenidos que otros usuarios querían consumir. Esta dinámica empezó a alimentar la idea de lo que hoy se ha denominado redes sociales, canales Web donde la información la construyen las mismas personas que hacen parte ellos. [4]

Ilustración 1 Mapa Mental de la Web 2.0

Fuente: O’Reilly, T. (s.f.). What Is Web 2.0: Design Patterns and Business Models for the Next Generation of Software. Communications & Strategies(1), 17.

5.1.2. Empresa 2.0

De acuerdo con (Navajo, 2012), el primero en utilizar el término Organización 2.0 o Empresa 2.0 fue el profesor de Harvard Business School Andrew McAfee. Se les llama Empresa 2.0 a las empresas u organizaciones que utilizan las tecnologías de

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la Web 2.0 con el propósito de compartir el conocimiento y la colaboración entre sus empleados, tener un contacto más cercano y directo con proveedores, otras empresas y con los clientes para conocer sus necesidades, así como para crear una imagen de transparencia con el objetivo de aumentar el nivel de confianza para su negocio (Mcafee, 2009) (Mcafee, 2009a). La empresa 2.0 está dirigida a los empleados, miembros, usuarios y clientes, donde se fomenta el uso de herramientas Web sociales, tanto a nivel interno como en sus relaciones externas, dentro del ámbito de desempeño o sector en el que se desenvuelven (Navajo, 2012) (Díaz et al., 2012). [5]

5.1.3. Características Empresas 2.0

Las empresas 2.0 ven su modelo de negocio, operaciones internas, jerarquía, relación con trabajadores y clientes y, orientación al mercado de una forma diferente. Andrew McAfee, define las características de las empresas 2.0 con el acrónimo SLATES (Mcafee, 2009) (Mcafee, 2009a):

Search (Buscadores): son los individuos que buscan y encuentran lo que

necesitan para su actividad laboral navegando por los contenidos de sus Intranets corporativas.

Links (enlaces): Las búsquedas ya no es mediante secuencia de principio a fin, sino de un recurso a otro.

Authoring (Autoría): Todas las personas pueden crear contenidos, siempre que sean útiles para los demás.

Tag (Etiquetas): La experiencia de quien usa los sistemas de información se ve enriquecida por los Tag. Son los usuarios quienes ponen etiquetas al contenido.

Extensions (Extensiones): La búsqueda de contenido de importancia se realiza extendiendo las conexiones de un punto de origen. Las redes son la forma en que se organiza el conocimiento.

Signals (Señales): Forma de saber que algo relevante ha sucedido. No podemos perseguir todo aquello que nos interesa. Necesitamos recibir señales cuando algo cambia en un área de interés. Son las tecnologías RSS, la gran fuente de conocimiento asociada a la empresa 2.0. [5]

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5.1.4. Tipos de empresa 2.0

Para adaptarse al nuevo entorno de la Web 2.0, las empresas deben incorporar los medios y redes sociales en sus procesos diarios de forma que desarrollen un espacio seguro para sus empleados o equipos de proyecto, para experimentar e integrarlos en las actividades de marketing, planeación, ejecución, control y seguimiento y otras actividades relacionadas con los sistemas empresariales de la compañía. En función de cómo se adapten y del uso que hagan de los medios y redes sociales, se pueden diferenciar tres tipos de modelos, los cuales siguen las empresas acorde con los estudios realizados por Forrester, donde se indica que según los medios y redes sociales que usan, se organizan respecto a su desempeño (Castro, 2012) (Guzmán, 2012). [6]

5.1.4.1. Modelo distribuido Cada unidad, departamento, empleado o miembro del equipo de proyecto, puede sacar adelante su espacio de participación propio (blog, red, Wiki), sin ningún tipo de centralización. Forrester denomina este modelo “The Tire” ya que se origina en el exterior de la compañía. Algunas de sus características son:

Los proyectos en medios sociales pertenecen a grupos o departamentos con funciones muy específicas.

Existe muy poca o ninguna coordinación funcional entre los diferentes proyectos.

Cada proyecto tiene sus propios objetivos empresariales. Se miden los resultados e impacto de cada proyecto con métricas. [6]

5.1.4.2. Modelo centralizado

Sigue un esquema en el cual hay un equipo en la empresa que es responsable de controlar y ejecutar todo lo que tiene que ver con las herramientas de participación. Normalmente se ubica en los departamentos de Comunicación Corporativa o Marketing. Sus características son:

El objetivo global es aprender de los proyectos en medios sociales. Escuchar activamente y aprender de las conversaciones que se susciten. Concebir los proyectos como experimentos sin diferencias entre

departamentos o funciones. No se condicionan por la obtención de resultados predefinidos. [6]

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5.1.4.3. Modelo cruzado funcional

Las personas implicadas en el lanzamiento y desarrollo de los blogs, redes y demás herramientas interactivas están dentro de la empresa en diferentes departamentos, y para el control se forma un grupo responsable formado por representantes de esos departamentos. Sus características:

Se cuenta con un equipo y líderes específicos dedicados a coordinar y gestionar los diferentes proyectos de medios sociales que se desarrollan en todos los departamentos.

Este equipo específico desarrolla políticas y guías para el uso de los medios sociales.

Alinean a ejecutivos, responsables y otros evangelistas, incluidos expertos externos, para promocionar e impulsar sus proyectos.

Comparten las mejores prácticas y lecciones aprendidas en los distintos proyectos de la organización.

Las tecnologías de medios sociales están integradas estrechamente en la forma de trabajar y aprender.

Los proyectos abarcan normalmente a varias funciones y departamentos. Se cuenta con equipos de expertos dedicados a investigar tendencias en

medios sociales que puedan aplicarse a la estrategia o cultura corporativa. [6]

Ilustración 2 Distribución de Empresas 2.0

Fuente: Forrester. Q4 2008 Global Social Media Planning Online Survey (a través del blog de Jeremiah Owyang “Web Strategy”) Base: 123 empresas en medios sociales con 250 empleados o más.

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5.2. Conceptos

5.2.1. Herramientas Web 2.0 Ilustración 3 Approximately how many people do you stay in contact with in

your personal life throught the following means?

Fuente: (McCann, 2012)

5.2.1.1. Blog Un blog (o weblog) es una web con el contenido agrupado en posts (artículos) y organizado de manera cronológica. Aunque la mayoría de los blogs son creados y gestionados, a nivel individual, también existen blogs de grupo (con varios autores), así como blogs corporativos. Los blogs son fácilmente ‘vinculables’ (links) con otros blogs para crear comunidades, formando lo que se llama la blogosfera. Al igual que otras tecnologías Web 2.0, para la creación, edición y mantenimiento de un blog, no es necesario el conocimiento técnico, lo que facilita su rápida adopción y uso. Una de las limitaciones de los blogs es que se organizan de manera cronológica y no por contenido, si bien existen opciones como las etiquetas que pueden facilitar la clasificación y acceso por palabras clave a los artículos publicados en éstos. Diferentes autores han estudiado el uso y aplicación de estas herramientas. Blood (2002) definió los blogs como ‘un diario online en el que se publican contenidos en

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una secuencia inversa’, Lipton (2002) señaló que un weblog no es más que un sitio web organizado temporalmente y Hourihan (2002) destacó que todos los blogs comparten un mismo formato o estructura de los contenidos. Los equipos y grupos pueden crear blogs para compartir información, combinándolos con prestaciones de sindicación de contenidos a través de RSS para poder acceder a su información. [8]

Ilustración 4 Características de la Cultura blog

Fuente: ([9] Fumero & Roca, 2007)

Como se presenta a continuación en la siguiente figura (Ilustración 5) de acuerdo a un estudio realizado por (McCann, 2012), se puede evidenciar la utilización del blog en los últimos años como medio de comunicación participativo y de consulta.

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Ilustración 5 Thinking about the internet, wich of the following have you ever done?


5.2.1.2. Uso del blog en las empresas Cada vez son más las empresas, organizaciones e instituciones que exploran el uso de los blogs para comunicarse y relacionarse, ya sea con el exterior (sus clientes, su mercado, su entorno) o con el interior (sus empleados, sus colaboradores, sus accionistas).

De cara adentro de la empresa pueden utilizarse como soporte a proyectos, con un grupo cerrado de personas, facilitando el seguimiento de las conversaciones y actuando como un repositorio de datos y material. O con fines divulgativos e informativos.

De cara al exterior, los blogs corporativos se pueden utilizar para ayudar al soporte de una compañía o producto ya que cuando las personas escriben en él lo hacen representando a la empresa y sus ideas, puesto que los lectores de éste le asocian a la compañía. Como ayuda a las empresas para contactar con los clientes y recibir respuesta, o como canal de comunicación abierto, dirigido cada vez a mercados más fragmentados y con clientes más exigentes e informados.

La ventaja que una página corporativa de este tipo ofrece, es la de posibilitar un diálogo directo con los clientes de la empresa, que pueden brindar una información muy importante con vistas a la toma de decisiones, a modo de estudio de mercado

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directo y en tiempo real. La paradoja es que existan empresas que gastan millones de euros en sistemas de Customer Relationship Management (CRM) para intentar saber qué piensan sus clientes, mientras que éstos están perfectamente dispuestos a contárselo a través de foros y blogs.

Además, una página de este tipo ofrece la posibilidad de recibir los enlaces de otras páginas que nos citen, lo que nos dota de un sistema de alerta para saber en qué lugares está apareciendo nuestra empresa (o nuestros productos, o nuestros directivos, etc.) en la conversación. Por ello, debido a la amplitud de la blogosfera, muchas compañías contactan con bloggers para que éstos hagan referencias a sus marcas y productos en sus diarios, o como comentarios en los blogs que visitan. Así, la apariencia de la marca en la blogosfera está presente a pesar de que la compañía no tenga ningún blog activo en ella. De hecho según datos de “State of the Blogosphere 2008” de Technorati, cuatro de cada cinco bloggers postean sobre marcas o productos, con un 37% que lo hace frecuentemente y una tercera parte de los bloggers se han convertido en defensores de alguna marca. Además, el 90% de los bloggers afirma haber escrito posts sobre marcas, música, películas o libros que les gustan o disgustan. [6]

El porque es importante en las empresas apostarle a los blogs es que de acuerdo a mediciones en diferentes ámbitos como lo observamos en la figura (Ilustración 6) encontramos que las personas confían en el buen trabajo que se hace por medio de esta herramienta bajo diferentes contextos, adicionalmente si hablamos de que en nuestras empresas se trabaja con personas de conocimiento un ítem tan importante como el aprendizaje y compartir conocimiento, muestran un alto porcentaje del blog como herramienta donde se puede trabajar de manera eficiente sin desconocer el alto porcentaje que tienen también las redes sociales.

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Ilustración 6 Which of these online applications does a good job when you want to…


5.2.1.3. Ejemplos de Blogs Corporativos

A continuación podéis consultar una recopilación de ejemplos reales de empresas que están utilizando los "blogs" para distintos fines:

Amazon utiliza los blogs para que escritores y lectores interactúen:

Amazon, ha habilitado Amazon Connect - una original idea que permite a los autores de libros que comercializa Amazon, escribir sus propios blogs y

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comunicarse directamente con sus lectores. Una forma inteligente para desarrollar comunidades de interés y promover las ventas de sus libros.

Caja Navarra utiliza los blogs para dar conocer los proyectos que tienen en marcha:

Esta caja de ahorros ha creado una Comunidad de Blogs sobre varias temáticas (Investigación, Medio Ambiente, Cultura, Cooperación, etc.) orientada a los proyectos que tienen en marcha y que necesitan el apoyo de los clientes para recibir la financiación. Es un ejemplo de responsabilidad social corporativa en la red.

Nestle crea un blog sobre un producto y así interactúa con sus consumidores:

El objetivo de este blog de Nestle es entablar comunicación directa con los consumidores de leche NIDO (principalmente las madres de niños con edad entre 1 y 6 años), para así saber qué piensan, qué quieren, cómo alimentan a sus hijos y si han tomado conciencia de lo importante que es llevar una alimentación infantil saludable. En el Blog se publican videos, actividades entretenidas, panoramas, artículos de nutrición, concursos, recetas, juegos entre otros.

DELL lanza un blog corporativo para informar a los usuarios de productos, servicios o actividades de la empresa:

Lanza un interesante blog corporativo sobre productos, servicios y clientes. Cuenta con cinco versiones adaptadas a sus diferentes mercados y con diferentes contenidos: español; inglés; chino; noruego y japonés. [10]

5.2.2. WIKIS

Un/una wiki (wiki significa "rápido" en hawaiano) es un sitio web colaborativo llevado adelante por el perpetuo trabajo colectivo de muchos autores. En estructura y lógica es similar a un blog, pero en este caso cualquier persona puede editar sus contenidos, aunque hayan sido creados por otra. Permite ver todos los borradores o modificaciones del texto hasta tener la versión definitiva. El término wiki se refiere tanto al sitio web como al software usado para crear y mantener el sitio. El primer wiki lo creó Ward Cunnigham en 1995. El mejor ejemplo de wiki es la famosa enciclopedia GNU Wikipedia. [12]

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5.2.2.1. Uso de wikis en las empresas

El uso de un Wiki en la empresa puede abordarse desde distintas perspectivas, aunque por lo general suelen tener mayor relevancia aquellas relacionadas con la gestión del conocimiento dentro de la organización.

De esta forma, se consigue recoger el conocimiento extendido entre los trabajadores de la empresa y crear un repositorio común, al cual todos pueden acudir para buscar información.

Esto permite a la empresa ir seleccionando las mejores prácticas para cada tarea, acortar los periodos de formación de los nuevos empleados, etc.

Los siguientes ejemplos son una muestra de las posibilidades que ofrece la implantación de un Wiki dentro de la empresa:

Su utilización de manera interna como herramienta de colaboración y gestión del conocimiento por parte de los empleados, lo que permitiría una gestión de proyectos de forma colaborativa.

Ofrecer información actualizada sobre productos, eventos, ejecución de proyectos, etc. sin la necesidad de depender de un envío constante de correos electrónicos o circulares. De esta manera se ofrece siempre la información más actualizada.

Realizar una gestión adecuada de nuevas ideas dentro de la empresa, de modo que se dé voz a todos los empleados sin una excesiva burocracia.

Servicios de atención al cliente, en los que se produce un flujo constante de información que es deseable almacenar, creando entradas para cada tipo de problema presentado y la solución al mismo.

El uso de herramientas colaborativas puede ofrecer a la empresa un gran potencial. Sin embargo, para que dicho potencial pueda desarrollarse realmente, hay que tener en cuenta el modelo de organización de la empresa, y cuál es el flujo que sigue la información en la misma.

La idea de un Wiki es romper las barreras que puedan darse en dicho flujo, permitiendo a todos sus usuarios aportar sus ideas y contenidos de forma libre. [13]

5.2.2.2. Ejemplos de Wiki Corporativos Existen numerosas herramientas, la mayoría gratuitas, que permiten la puesta en marcha de un Wiki tras su instalación en un servidor Web. Algunas de ellas son:

MediaWiki

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DokuWiki PhpWiki [13]

5.2.3. Microblogging

Un servicio de microblogging, conocido también como nanoblogging, es una aplicación web que permite enviar y publicar mensajes reducidos con un límite de alrededor de 144 caracteres (tamaño aproximado de un SMS), de solo texto generalmente y con una alta frecuencia de actualización. Estas actualizaciones se muestran en la página de perfil del usuario y son enviadas también a otros seguidores que eligen la opción de recibirlas. Sin embargo, la singularidad del microblogging no se desprende de la obviedad de su denominación, sino de su condición multi-dispositivo. Es mucho más que un blog en tamaño reducido, ya que la forma de postear no sólo es vía web, sino simultáneamente, vía email, telefonía móvil y mensajería instantánea. Por esto esta herramienta proporciona al usuario las ventajas de ubicuidad y movilidad a la hora de informa o ser informado permanentemente de lo que hacen sus contactos. El microblogging permite realizar lo que ha empezado a llamarse lifestreaming, es decir, ir narrando en directo, lo que va aconteciendo en el día a día de las personas. De tal modo, puede definirse el microblogging como el fenómeno que se produce al combinar un blog, una red social y acceso al mismo desde dispositivos móviles. Es en este sentido en el que se puede afirmar que el futuro de estas plataformas es el móvil o más bien, los usuarios móviles, puesto que según se ve evolucionar la sociedad, las nuevas generaciones preferirán el teléfono al PC, “estar accesibles” a “tener acceso”, compartirán de manera instantánea y sobre todo, preferirán el Messenger, el SMS o los microblogs antes que las llamadas de voz. Pero el uso de este servicio va más allá del meramente personal y hace tiempo que los medios de comunicación lo usan como una herramienta más para enviar titulares y textos cortos de noticias. De esta manera, los usuarios por medio del acceso al microblog de una entidad pueden estar informado de todo lo que en ella acontece, o informado de todo lo que ocurre en el mundo si el acceso es al micro blog de un medio informativo. El concepto ha estallado de la mano de Twitter, el servicio más popular -además de pionero- de microblogging. El servicio se basa en una pregunta ¿Qué estás haciendo? (What are you doing?), que es la forma más sencilla y rápida de entender la función de Twitter: se trata de contar en público mediante mensajes de texto de

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menos de 140 caracteres lo que uno está haciendo (vía Web, clientes de mensajería instantánea o mensajes SMS). Enrique Dans lo describe como “la comunicación rápida en estado puro; con la inmediatez del SMS pero enormemente versátil tanto en soporte como en formato”. El éxito de esta innovación radica en su capacidad de atrapar el “minuto a minuto”, de dar un cauce al streaming de la vida, las relaciones y el pensamiento de sus usuarios. Además de Twitter, han surgido multitud de clones y servicios con mejoras u otras aplicaciones además de la básica de Twitter, como son Jaiku (servicio de microblogging perteneciente a Google), khaces (aplicación hispana de microblogging), quub, gawk (Twitter para vídeos), minixr, así como aplicaciones de uso empresarial como Yammer o Presently. [6]

5.2.3.1. Uso Corporativo Microblogging

Según Forrester, a pesar de que en las empresas los microblogs aún tienen escasa adopción, se espera que en el futuro sean una herramienta de trabajo tanto interna como externa.

Desde la perspectiva interna, el uso de la herramienta se centraría en compartir el conocimiento por parte de grupos de trabajadores dentro de un mismo proyecto, o incluso fuera de él; de saber lo que se hace en la empresa, de las actualizaciones que ocurren internamente o de noticias que tengan que ver con la empresa tanto dentro como fuera de ella. En definitiva mejora la comunicación interna.

En muchos casos – sobre todo en las grandes empresas con varias sedes a lo largo del mundo- las personas que pueden aportar valor a las organizaciones no trabajan en el mismo espacio. Tradicionalmente –y se sigue haciendo- una de las herramientas de comunicación más usadas era el e-mail. Sin embargo esta herramienta no proporciona la facilidad de poder exponer una idea ante una comunidad y recibir respuestas, puesto que podrían saturarse las redes con miles de correos respondiendo a ella. Lo que representa el microblogging es la oportunidad de construir relaciones, de exponer ideas ante una comunidad y poder recibir respuestas en tiempo real de las que todos los pertenecientes a la misma sean partícipes sin sobrecargar los sistemas de correo. Un trabajador puede compartir un links de un artículo interesante que encuentre en la web y crea que puede ser útil para la comunidad o incluso enlaces a ideas de competidores para debatir con el resto de empleados si sería posible desarrollar ideas del estilo en su corporación. Toda esta actividad formaría parte de la compartición del conocimiento

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– idea clave de la Empresa 2.0- en la corporación, así como ayudaría a romper barreras en la comunicación.

Un ejemplo de uso de esta herramienta en la empresa es el de IBM desde hace algo más de un año incorporó el microblogging a su actividad interna18, y que anima a sus trabajadores al uso de la herramienta, incluso para discusiones personales ya que la encuentra útil para que las personas adquieran el sentido de empresa como comunidad y se sientan cómodos formando parte de ella. Con ello la empresa consigue un cambio de cultura en su interior, haciendo que sus empleados al sentirse cómodos en la organización, quieran participar en las iniciativas que se llevan a cabo en ella y se sientan más vinculados a la compañía.

En cuanto al uso externo, los microblogs son para muchas empresas una poderosa herramienta de marketing. Durante el 2009 la participación de las marcas y empresas en estos servicios ha crecido de forma considerable, aumentando su presencia en la red y al mismo tiempo generando nuevos canales de comunicación para crear conversaciones entre clientes, usuarios o seguidores a nivel global. Mediante el microblogging las empresas pueden lanzar sus campañas publicitarias, ofertas y promociones llegando rápidamente a los usuarios interesadas en ellas. Por ello esta herramienta confiere gran poder en lo que a contacto directo con el cliente se refiere, permitiendo a las empresas identificar rápidamente problemas en sus productos a través de la retroalimentación que éstos les proporcionan.

Una prueba de cómo las empresas han aumentado su visibilidad en la red gracias al microblogging es el ranking que la revista Brand Republic19 publicó en mayo de 2009 en relación a las empresas con mayor presencia en Twitter. En éste empresas como Starbucks, Google, BBC o Apple encabezaban la lista con un número de menciones por encima de las 500.000 en el caso de Apple y BBC y por encima de los tres millones de menciones en el caso de la compañía norteamericana Starbucks.

Además por citar algún caso de compañías que hayan utilizado el microblogging como herramienta de marketing, encontramos el caso de Dell, que lanzó una campaña de descuentos para los usuarios que seguían su canal recibiendo una respuesta mucho mayor de la esperada por parte de éstos. La alemana Xing ve en Twitter un canal clave para que las empresas sepan qué se dice de ellas en tiempo real, gracias al buscador que incluye la plataforma. 'Ante la queja de un usuario, podemos dar una respuesta inmediata y eso se valora muy positivamente', dicen en la filial española. O el caso de empresas como PepsiCo, HK Block o ETrade que usaron Twitter como parte de su estrategia publicitaria antes de la SuperBowl, llegando a generar 49.000 respuestas de los usuarios. Estos ejemplos dan muestras de cómo el microblogging puede ser una forma muy eficaz para que las empresas

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puedan monitorizar qué es lo que se dice de ellas en tiempo real, y así actuar en consecuencia. [6]

Ilustración 7 Increase in the average number of tweets per day (TPD) for each month

Fuente: ([11] Twitter)

5.2.4. Redes Sociales Las redes sociales son estructuras de personas relacionadas entre sí. Los diferentes tipos de relación entre las personas definen el carácter de la red social. Así, hay redes sociales de amistad, familiares, profesionales, e incluso redes sociales que incluyen todos estos aspectos. Las redes sociales permiten mantener contacto con las personas conocidas, pero a su vez, establecer nuevos contactos a través de ellas, y sus grupos de contactos. En el ámbito de Internet, las redes sociales suelen incorporar multitud de funcionalidades que complementan a la básica de mantener el contacto con las personas elegidas, como pueden ser integración con otros servicios de Internet, los grupos de fans, o servicios relacionados con la especialización de la red social como pueden ser redes especializadas en el sector editorial, de empleo, de lectores, etc. [13]

5.2.4.1. Uso de Redes Sociales en las empresas Las redes sociales en la empresa se usan habitualmente como punto de contacto, intercambio e interacción con los clientes, proveedores, agentes externos, etc.

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Cuanta más actividad hay en la red social por parte de la empresa (siempre que ésta esté bien enfocada), más impacto tendrá entre sus clientes 2.0. Las redes sociales pueden ser usadas simplemente como medio de promoción de la empresa, pero éste es un uso alejado de la filosofía 2.0. Usar las redes sociales como una forma de escuchar a los clientes, interactuar con ellos, y dar respuesta a sus necesidades específicas puede ser mucho más beneficioso para la empresa.

La forma presencial de una empresa en una red social es esencial, ya que a la hora de que un usuario opine sobre la propia empresa podrá hacerlo en este espacio y esto nos permitirá darle información, responder a su petición, etc. Esta acción implica que los clientes se sientan escuchados y a su vez la empresa podrá mejorar a través de las opiniones de sus clientes. En definitiva, las redes sociales permiten crear una comunidad de usuarios alrededor de la empresa. En las redes sociales que se encuentran especializadas en el ámbito profesional, se puede aprovechar la adquisición de conocimientos sobre las temáticas específicas en los distintos grupos de profesionales. [13]

5.2.4.2. Ejemplos de Redes Sociales usadas a nivel Corporativo Entre las principales opciones de redes sociales, pueden encontrarse Facebook, la red social más utilizada globalmente, y que agrupa a más de 500 millones de usuarios; LinkedIn, red social de profesionales; y otras como Xing o Viadeo. [13]

Facebook

Facebook es una red social cuyo objetivo principal es mantener el contacto entre los usuarios que la componen, como pueden ser personas con las que se trabaja, se vive o aquellas con los mismos intereses que ellos.

Dentro de esta red, cada usuario completa un perfil con sus datos básicos, sus intereses, fotografías, etc. y puede de una forma muy sencilla determinar su red de contactos, de forma que reciba automáticamente información sobre estos al tiempo que puede enviarles su propia información.

La facilidad que proporciona Facebook para poner a disposición de los usuarios una plataforma en la que compartir información, fotografías o vídeos con sus contactos ha hecho que esta red social se convierta en uno de los principales canales de comunicación de los usuarios. [13]

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LinkedIn

LinkedIn es una herramienta social orientada a los negocios. Permite mantener contactos profesionales, encontrar trabajo teniendo en cuenta el perfil, o viceversa, encontrar los mejores candidatos para un puesto de trabajo. También ofrece un servicio de preguntas a expertos en los que se pueden plantear dudas profesionales a la comunidad, para que sean respondidas por ésta. LinkedIn también ofrece un servicio a través del cual las empresas pueden ofertar empleo, y los usuarios de la red social solicitar ese empleo.

El propósito de la herramienta es disponer de una red de contactos de confianza para los negocios, así como acceder a información sobre las diferentes compañías registradas, de las que se pueden extraer estadísticas. [13]

5.2.5. Podcast Los podcasts son, en esencia, archivos multimedia de contenido (normalmente de audio y video) que se encuentran hospedados en espacios Web como blogs, revistas digitales o incluso portales de noticias. La idea es que estos archivos puedan ser descargados por el usuario para ser escuchados posteriormente en cualquier momento y las veces que se quiera, ya sea en su propio computador o en celulares, reproductores de música, iPods y similares. Esta herramienta se usa generalmente para compartir contenidos pensados para un formato diferente al escrito y que permiten diversificar los contenidos de una página tales como conversatorios, programas radiales o clases virtuales. Así, por ejemplo, la BBC Radio (http://www.bbc.co.uk/podcasts) ofrece podcasts de sus programas diarios más relevantes y el Instituto Culinario de América (http://www.ciachef.edu/), enseña con podcasts de video cómo realizar determinadas recetas de cocina.

5.2.6. Servicio de alojamiento de archivos, servicio de almacenamiento de archivos online, o centro de medios online

Es un servicio de alojamiento de Internet diseñado específicamente para alojar contenido estático, mayormente archivos grandes que no son páginas web. En general estos servicios permiten acceso web y FTP. Pueden estar optimizados para servir a muchos usuarios (como se indica con el término "alojamiento") o estar

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optimizados para el almacenamiento de usuario único (como se indica con el término "almacenamiento"). Algunos servicios relacionados son el alojamiento de videos, alojamiento de imágenes, el almacenamiento virtual y el copiado de seguridad remoto. [15]

Algunos de estos servicios son: Dropbox, Skydrive, GoogleDocs, SugarSync, entre otros.

5.2.7. Cuadro Técnico de Herramientas Web 2.0

Canales Uso Publico Características

Blogs

Almacena contenidos de una persona, de una marca o de un grupo de autores

General

Permite compartir contenidos en profundidad Se actualiza con regularidad Su creación es completamente gratuita Algunos de los sitios más populares para crear y administrar un blog son: blogger, worpress y tumblr.

Wikipedia Cumple la función de enciclopedia General Pueden ser editados y enriquecidos por los mismos usuarios que los leen. Se pueden crear wikis y especializados

Podcast Proporciona archivos multimedia (audio y video) descargables

General

Permiten escuchar o ver con posterioridad y las veces que se quiera contenidos como conversatorios, programas radiales o clases virtuales. Se descargan en computadores, celulares, reproductores de música, iPods y Similares

Facebook

Da la posibilidad de estar conectados con las personas para establecer diálogos dinámicos, desde cualquier lugar en tiempo real.

General

Canal gratuito donde cualquier persona con correo electrónico puede tener acceso. Alberga todo tipo de públicos y edades y ´por ello se ha convertido en el lugar donde las grandes marcas están centrando sus estrategias de mercadeo. Permite alojar textos, fotos y videos.

Twitter

Permite compartir comentarios en un máximo de 140 caracteres (microbloggin)

Publico crítico, profesional y con un alto conocimiento digital

Se basa en el principio de la inmediatez. La información compartida debe ser actual. Permite establecer conversaciones cercanas entre usuarios, por eso las marcas y organizaciones están generando fuertes relaciones con los usuarios.

YouTube

Permite subir y compartir videos por parte de los usuarios registrados.

General

Cualquier persona con acceso a internet tiene la posibilidad de ver los videos que otros suben. Creó una nueva manera de relacionarse en la red, tanto entre las otras personas, comunidades y empresas

Flickr Permite subir y compartir

General, pero se especializa más en

Su acceso es gratuito bajo un límite de almacenamiento de 100MB al mes. Permite el uso de tags que son palabras para

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fotos.(recientemente también videos)

fotógrafos profesionales

categorizar y organizar las fotos y ser encontradas en las búsquedas públicas. Las fotos se pueden exportar a blogs y sitios personales e incluso a otras redes sociales como Facebook y Twitter.

LinkedIn Enfocado a los negocios y perfiles profesionales

Empresas y profesionales

Se puede crear un perfil y alimentarlo con información personal pero sobre todo profesional. Se puede recomendar y ser recomendado por antiguas empresas o compañeros de trabajo. Permite conseguir empleo e identificar perfiles para contratar.

Foursquare

Está basado en la idea de la geo localización, es decir, en compartir con otros el lugar físico en el cual se encuentra el usuario

General, usuarios con teléfonos móviles inteligentes

Permite registrar el ligar donde se encuentra el usuario. Permite compartir recomendaciones y opiniones acerca de los lugares que se visitan. Esta red se puede conectar con los perfiles de Facebook y Twitter. Las marcas lo están aprovechando para fidelizar a sus clientes

Fuente: ([4] Cadena, 2010)

5.2.8. Encuesta sobre el uso de herramientas Web 2.0

Herramienta Muestra Uso Frecuente Planea Usarlas

No se usa/No planea usarla

Facebook 818 45% 17% 38% Mensajería Instantanea 807 44% 12% 44%

Twitter 816 44% 18% 39% Blogs 823 38% 29% 32% RSS Feeds 794 37% 24% 39% YouTube 804 36% 18% 46% Redes Internas 803 31% 30% 39%

Wikis 788 26% 19% 55% PodCasts 792 24% 24% 52% Otras 251 12% 7% 81%

Fuente: ([14] Costa, 2010)

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5.3. Marco Legal El uso herramientas de la Web 2.0 donde existe un intercambio de información constante permite tener como base la Ley de TIC que constituye el reconocimiento por parte del Estado que la promoción del acceso, uso y apropiación de las tecnologías de la información y las comunicaciones, el despliegue y uso eficiente de la infraestructura, el desarrollo de contenidos y aplicaciones, la protección a los usuarios, la formación de talento humano en estas tecnologías y su carácter transversal son pilares para la consolidación de las sociedades de la información y del conocimiento e impactan en el mejoramiento de la inclusión social y de la competitividad del país. Con base a esta información se ilustra el marco de referencia del entorno jurídico de los servicios de tecnologías en Colombia:

Constitución Política de Colombia Ley estatutaria No. 1581 del 17 de octubre de 2012 Circular 05 del 9 de octubre de 2001 Dirección Nacional de Derecho de Autor

DNDA Ley 23 del 28 de enero de 1982 Artículo 3 de la Decisión Andina 351 de 1993

6. Metodología

6.1. Enfoque de la Investigación

La investigación se centra en un enfoque de estudio Cualitativo realizando recolección de información proveniente de fuentes académicas y empresariales realizando un análisis histórico del uso de herramientas web 2.0 que permitan gestionar las comunicaciones en proyectos durante la fase de ejecución.

6.2. Tipo de Estudio

El tipo de estudio que se realizó en el proyecto fue Descriptivo - Propositivo

Descriptivo: Porque se determinaron y analizaron las herramientas que hacen parte de la web 2.0 que permitan gestionar la comunicación en proyectos durante la ejecución del mismo.

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Propositivo: Porque al final de la investigación de elaboró una extensión a la sección de herramientas de los procesos de la fase de ejecución del marco de trabajo de PMI.

6.3. Diseño de la Investigación

Debido al tipo de investigación a realizar el diseño que se utilizó, es el no experimental porque se estudió el fenómeno, se analizó tal y como está en la realidad, que no se hizo una comprobación experimental.

6.4. Marco metodológico Se tomara como base el desarrollo metodológico a partir del análisis del PMBOK2 en el proceso de ejecución cubriendo los 8 procesos, de acuerdo al marco teórico se revisara la pertinencia de cada una de ellas dentro de los procesos como técnicas de comunicación conservando la estructura definida por PMI3 referente a entradas, herramientas y técnicas, salidas.

7. Mapa de procesos resultado del análisis de la articulación de las herramientas web 2.0 identificadas como apoyo en la comunicación de proyectos en los procesos de ejecución

Nuestro trabajo se focaliza en brindar una extensión a la sección de herramientas de los procesos de la fase de ejecución del marco de trabajo de PMI®, específicamente herramientas Web 2.0 que permitan gestionar las comunicaciones en los proyectos durante los procesos de ejecución.

Por lo tanto abordaremos áreas de conocimiento y procesos como:

Gestión de la integración del Proyecto o Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Gestión de la calidad del proyecto o Realizar Aseguramiento de Calidad

Gestión de los recursos humanos del proyecto o Adquirir el Equipo del Proyecto o Desarrollar el Equipo del Proyecto o Gestionar el Equipo del Proyecto

Gestión de las comunicaciones del proyecto

2 P. M. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fifth Edition. 3 ® “PMI,” “PMP” and “PMI CAREER HEADQUARTERS” are marks of Project Management Institute, Inc.

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o Gestionar las Comunicaciones Gestión de las adquisiciones del proyecto

o Realizar las Adquisiciones Gestión de los interesados del proyecto

o Gestionar los Grupos de Interés

7.1. Convenciones

Convenciones

Altamente Recomendada

Medianamente Recomendada Baja Recomendación

Comunicación

Entradas Salida Herramientas y Técnicas PM

I IN

VEST

IGAC

IÓN

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7.2. Gestión de la Integración del Proyecto

7.2.1. Dirigir y gestionar la integración del proyecto

7.2.1.1. Herramientas Colaborativas con Servicios Web 2.0

Las herramientas colaborativas son un conjunto de aplicaciones que integran el trabajo en un sólo proyecto, con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet). Algunos beneficios que nos brindan las herramientas colaborativas para el trabajo en proyectos es que tienen embebidos un conjunto de servicios Web 2.0, facilitando la cooperación dentro de una organización y la ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes. Coordina gente y procesos y puede ayudar a definir el flujo de documentos que definen el trabajo que se debe hacer

Comunicación 1. Herramientas Colaborativas

con servicios Web 2.0

2. Redes Sociales

3. Servicios de alojamiento de

archivos

Convenciones


Medianamente Recomendada

Baja Recomendación

Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto

Solicitudes de Cambio Aprobadas

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la Organización

Salidas

Juicio de Expertos Sistema de

Información para la Dirección de proyectos

Reuniones

Herramientas y Técnicas

Juicio de Expertos Sistema de Información para

la Dirección de proyectos Reuniones

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para terminar un proyecto. También proporciona a los usuarios una manera única para compartir información, de una manera más óptima.

Estas herramientas colaborativas con servicios Web 2.0 son aquellas que brindan un mayor soporte en la comunicación del equipo en cuanto a la dirección y gestión de la integración del proyecto, dado a que permiten mantener una visión en tiempo real del estado de los proyectos, gestionar los recursos del proyecto y tareas, mantener canales de comunicación que generan comunicación rápida entre los integrantes del equipo y la gerencia, mantener un repositorio donde se pueden almacenar los entregables y a su vez desarrollarlos de manera colaborativa y mediante un control de versiones. Algunas de estas herramientas son:

Zoho: Son un conjunto de aplicaciones web que permite realizar la gestión

de proyectos a un nivel detallado desde correos hasta un CRM y por su puesto con varias herramientas Web 2.0 embebidas al servicio de la comunicación y la gestión de conocimiento del proyecto como: Chats Wiki Mensajería instantánea Gestión documental Red Social Video conferencias Y otras herramientas: Informes, seguimiento de errores, gestión de casos

de soporte, herramienta de gestión de recursos entre otras que permiten dirigir y gestionar los planes integrados del proyecto.

RedBooth: Es una herramienta web gratuita para la gestión de proyectos,

que nos ofrece la posibilidad de crear un proyecto y administrarlo de forma colaborativa. Gestionar los hitos y las tareas de nuestros proyectos. Controlar el calendario. Disponer de un sistema de mensajería instantánea. Gestionar los archivos asociados al proyecto. permite que los usuarios envíen actualizaciones sobre el progreso del

proyecto. Permite Integración con herramientas Web 2.0 de almacenamiento

gratuito de archivos como: Dropbox, Box, Google Drive.

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Permite efectuar conferencias al equipo de proyecto en tiempo real Permite hacer uso de mensajería instantánea y chats Genera reportes de avances del equipo y tableros de control de

actividades Aplicaciones Móviles en Android y iOS

Basecamp: Es una herramienta para la gestión de proyectos online. Basecamp ofrece listas de tareas, gestión de documentos vía web en formato wiki, gestión de hitos, gestión de intercambio de archivos, seguimiento de tiempo, y un sistema de mensajería.

También hay un servicio web y una extensión de Google Chrome llamados cloudHQ, que permite a los usuarios sincronizar los proyectos Basecamp con Google Docs y Dropbox y también editar archivos adjuntos de proyectos para esta herramienta en el navegador.

Entre otras como:

ActiveCollab Zyncro

7.2.1.2. Redes Sociales

Las redes sociales permiten mantener a los equipos de trabajo y al gerente de proyectos conectados en tiempo real, permitiendo gestionar actividades, solución de inquietudes, gestión del conocimiento e incluso apoya la gestión de los interesados dado a que todos los involucrados en el proyecto pueden interactuar y brindar sus opiniones. En el ámbito corporativo se trabajan sobre redes sociales privadas que garantizan seguridad en la información y obtener mayor productividad del equipo. Se convierte en una herramienta muy interesante en la gestión y dirección de los planes del proyecto al brindar gestión documental, generar discusiones referentes a solicitudes de cambio y todo esto en tiempo real.

Yammer que es una red social privada que ayuda a las organizaciones a

mantener una visual general de los proyectos.

Disminuye la cantidad de reuniones y las cadenas de correo electrónico. Es un espacio de trabajo de colaboración flexible para equipos para realizar su trabajo donde sea, cuando sea.

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Permite generar Discusiones de los plazos del proyecto, compartir los archivos más recientes, el intercambio de ideas.

Permite almacenar archivos en un lugar y crear, compartir y discutir el contenido sin tener que abandonar el navegador.

Marcar archivos y notas al oficial para que sean de sólo lectura y para que los demás sepan que son importantes.

7.2.1.3. Servicios de alojamiento de archivos

Estos servicios permiten a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros. Básicamente este tipo de herramientas permiten gestionar los documentos de los proyectos o planes de los mismos. A pesar de que es una herramienta muy buena solo permite la gestión documental y trabajo colaborativo sobre los documentos, por lo tanto no brinda un cubrimiento a todas las actividades que se desarrollan en el proceso de dirigir y gestionar la integración del proyecto.

Algunas de estas herramientas son:

Dropbox Google Docs SkyDrive

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7.2.2. Gestión de la Calidad del Proyecto

7.2.2.1. Realizar Aseguramiento de Calidad

7.2.2.1.1. Herramientas Colaborativas con Servicios Web 2.0

Las herramientas colaborativas son un conjunto de aplicaciones que integran el trabajo en un sólo proyecto, con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet). Algunos beneficios que nos brindan las herramientas colaborativas para el trabajo en proyectos es que tienen embebidos un conjunto de servicios Web 2.0, facilitando la cooperación dentro de una organización y la ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes.

Brindando visibilidad a todo el equipo del estado del proyecto y permitiendo llevar una trazabilidad que para realizar el aseguramiento de la calidad es de vital

Comunicación 1. Herramientas

Colaborativas con servicios Web 2.0

2. Servicios de alojamiento

de archivos

3. Wikis

Convenciones Altamente Recomendada Medianamente

Recomendada Baja Recomendación

Entradas

Plan de Gestión de Calidad

Plan de Mejora de Procesos

Métricas de Calidad Mediciones de

Control de Calidad Documentos del

proyecto


Herramientas de control y gestión de calidad

Auditorias de Calidad Análisis de Procesos

Salidas

Solicitudes de Cambio Actualización al Plan de

Gestión del Proyecto Actualización a

Documentos del proyecto

Actualización a los Activos de Procesos de la Organización

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importancia porque no solo aporta en el seguimiento y gestión de los defectos sino también en la correctitud en la ejecución de los procesos ejecutados para llevar a cabo las actividades. Adicionalmente integra diferentes herramientas que permitan hacer un control documental importante para los documentos que deben ser actualizados y también herramientas de comunicación o búsqueda rápida de temas como lecciones aprendidas e informes de auditorías (wikis, chats, etc.).

Algunas de estas herramientas fueron descritas en la sección 10.1.1.1.:

Zoho RedBooth Basecamp ActiveCollab Zyncro

7.2.2.1.2. Servicios de alojamiento de archivos

La gestión documental es de vital importancia durante la ejecución de este proceso debido a que a partir del aseguramiento de calidad se generan unas series de actualizaciones a los planes y documentos que se están trabajando en el proyecto, solicitudes de cambio, adicionalmente a esto se pueden generar documento de lecciones aprendidas para futuros proyectos o siguientes iteraciones del mismo.

Estas herramientas fueron descritas en la sección 10.1.1.3, unas de las sugeridas son:

Dropbox Google Docs SkyDrive

7.2.2.1.3. Wiki

La Wiki en este proceso actúa como una fuente de información de vital importancia para el proyecto, porque es una herramienta que permite mantener recomendaciones, políticas y procesos de la organización actualizada conforme a los cambios o correcciones sugeridas por el aseguramiento de calidad del proyecto y el mejoramiento continuo de los procesos. Adicionalmente entrega una facilidad

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en la búsqueda de dicha información y la oportunidad de asociar temas que se encuentre referenciados en la búsqueda. Algo importante que permite la wiki es que normalmente cuando se encuentran algunas no conformidades en la ejecución del proceso o en la elaboración del producto nos permite registrar información de lecciones aprendidas y en futuras iteraciones o proyectos poder apropiarlas para tenerlas en cuenta en el inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre del proyecto.

Algunas de las wikis que se pueden utilizar son:

MediaWiki Zoho Writer Wiki.com

7.2.3. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

7.2.3.1. Adquirir el Equipo del Proyecto

Comunicación 1. Herramientas de

productividad en la web

2. Redes Sociales

3. Blog


Recomendada

Baja Recomendación

Entradas

Plan de Gestión de Recursos Humanos

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los procesos de la Organización

Salidas

Asignaciones de personal al Proyecto

Calendario de Recursos Actualizaciones al plan

para la Dirección del Proyecto


Asignación previa Negociación Adquisición Equipos Virtuales Análisis de decisión

multicriterio

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7.2.3.1.1. Herramientas de productividad en la web Las herramientas de productividad contribuyen a mejorar los procesos aumentando la productividad, automatizando tareas, reduciendo la cantidad de trabajo repetitivo, entre otras. Este tipo de herramientas permiten a uno o varios usuarios realizar diferentes trabajos al mismo tiempo. Entre sus utilidades se encuentran diferentes herramientas entre las que tenemos Procesadores de texto, Hojas de Cálculo, Bases de Datos, Herramientas de comunicación.

Algunas de estas herramientas son:

Google Apps: es un servicio de Google que cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites informáticas tradicionales: o Gmail: Correo Electrónico. o Calendar: Agenda y calendario. o Drive: Servicio de alojamiento de archivos. o Docs: Software ofimático en línea. o Hangouts: Mensajería instantánea, video conferencias, compartir pantallas. o Otras.

7.2.3.1.2. Redes Sociales

Las redes sociales permiten mantener a los equipos de trabajo y al gerente de proyectos conectados en tiempo real, permitiendo gestionar actividades, solución de inquietudes, gestión del conocimiento e incluso apoya la gestión de los interesados dado a que todos los involucrados en el proyecto pueden interactuar y brindar sus opiniones. En el ámbito corporativo se trabajan sobre redes sociales privadas que garantizan seguridad en la información y obtener mayor productividad del equipo. Se convierte en una herramienta muy interesante en la gestión y dirección de los planes del proyecto al brindar gestión documental, generar discusiones referentes a solicitudes de cambio y todo esto en tiempo real.

Una de las sugeridas es Yammer.

7.2.3.1.3. Blog Un blog (o weblog) es una web con el contenido agrupado en posts (artículos) y organizado de manera cronológica. Aunque la mayoría de los blogs son creados y gestionados, a nivel individual, también existen blogs de grupo (con varios autores), así como blogs corporativos.

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Los blogs son fácilmente ‘vinculables’ (links) con otros blogs para crear comunidades, formando lo que se llama la blogosfera. Al igual que otras tecnologías Web 2.0, para la creación, edición y mantenimiento de un blog, no es necesario el conocimiento técnico, lo que facilita su rápida adopción y uso. Una de las limitaciones de los blogs es que se organizan de manera cronológica y no por contenido, si bien existen opciones como las etiquetas que pueden facilitar la clasificación y acceso por palabras clave a los artículos publicados en éstos. Estas herramientas se explican a profundidad en la sección 7.3.1.

7.2.3.2. Desarrollar el equipo del Proyecto

Comunicación 1. Sistema de Gestión de

Aprendizaje

2. Herramientas de

productividad en la web

3. Wikis

Convenciones



Baja Recomendación

Entradas


Asignaciones del Personal del Proyecto

Calendarios de Recursos

Salidas

Evaluaciones de Desempeño del Equipo

Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa


Habilidades Interpersonales

Capacitación Actividades de

Desarrollo del Espíritu de Equipo

Reglas Básicas Coubicación Reconocimiento y

Recompensas Herramientas para la

Evaluación del Personal

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7.2.3.2.1. Sistema de Gestión de Aprendizaje

Es una herramienta que se emplea para administrar, distribuir y controlar las actividades de formación o aprendizaje de una institución u organización.

Las principales funciones del sistema de gestión de aprendizaje son: actividades de formación, controlar y hacer seguimiento del proceso de aprendizaje, realizar evaluaciones, generar informes, gestionar servicios de comunicación como foros de discusión, videoconferencias, entre otros.

La mayoría de los sistemas de gestión de aprendizaje funcionan con tecnología web.

Algunas de las herramientas más usadas:

Moodle eCollege Saba Learning Dokeos

7.2.3.2.2. Herramientas de productividad en la web Las herramientas de productividad contribuyen a mejorar los procesos aumentando la productividad, automatizando tareas, reduciendo la cantidad de trabajo repetitivo, entre otras. Este tipo de herramientas permiten a uno o varios usuarios realizar diferentes trabajos al mismo tiempo. Entre sus utilidades se encuentran diferentes herramientas entre las que tenemos Procesadores de texto, Hojas de Cálculo, Bases de Datos, Herramientas de comunicación.

Una de las sugeridas es Google Apps además de las herramientas descritas en la sección 10.3.1.1.

7.2.3.2.3. Wiki La Wiki en este proceso actúa como una fuente de información de vital importancia para el proyecto, porque es una herramienta que permite mantener recomendaciones, políticas y procesos de la organización actualizada conforme a los cambios o correcciones sugeridas por el aseguramiento de calidad del proyecto y el mejoramiento continuo de los procesos.

Estas herramientas se explican a profundidad en la sección 10.2.1.3

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7.2.3.3. Dirigir el equipo del Proyecto.

7.2.3.3.1. Herramientas de productividad en la web. Las herramientas de productividad contribuyen a mejorar los procesos aumentando la productividad, automatizando tareas, reduciendo la cantidad de trabajo repetitivo, entre otras. Este tipo de herramientas permiten a uno o varios usuarios realizar diferentes trabajos al mismo tiempo. Entre sus utilidades se encuentran diferentes herramientas entre las que tenemos Procesadores de texto, Hojas de Cálculo, Bases de Datos, Herramientas de comunicación.

Estas herramientas fueron descritas en la sección 10.3.1.1, unas de las sugeridas son: Google Apps.

7.2.3.3.2. Herramientas Colaborativas con Servicios Web 2.0. Las herramientas colaborativas son un conjunto de aplicaciones que integran el trabajo en un sólo proyecto, con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o

Convenciones Altamente

Recomendada Medianamente

Recomendada Baja Recomendación

Comunicación 1. Herramientas de

productividad en la web.

2. Herramientas


3. Sistema de Gestión de Aprendizaje

Entradas


Asignaciones del Personal del Proyecto

Evaluaciones de Desempeño del Equipo.

Registro de Incidentes.

Informes de Desempeño del Trabajo.

Activos de los Procesos de la Organización.

Salidas

Solicitudes de Cambio. Actualizaciones al Plan

para La Dirección del Proyecto.

Actualizaciones a los Documentos de Proyecto.

Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.


Observación y Conservación.

Evaluaciones de Desempeño del Proyecto.

Gestión de Conflictos Habilidades

Interpersonales.

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intranet). Algunos beneficios que nos brindan las herramientas colaborativas para el trabajo en proyectos es que tienen embebidos un conjunto de servicios Web 2.0, facilitando la cooperación dentro de una organización y la ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes. Brindando visibilidad a todo el equipo del estado del proyecto y permitiendo llevar una trazabilidad que para realizar el aseguramiento de la calidad es de vital importancia porque no solo aporta en el seguimiento y gestión de los defectos sino también en la correctitud en la ejecución de los procesos ejecutados para llevar a cabo las actividades. Adicionalmente integra diferentes herramientas que permitan hacer un control documental importante para los documentos que deben ser actualizados y también herramientas de comunicación o búsqueda rápida de temas como lecciones aprendidas e informes de auditorías (wikis, chats, etc.). Algunas de estas herramientas fueron descritas en la sección 10.1.1.1.: Zoho, RedBooth, Basecamp, ActiveCollab, Zyncro.

7.2.3.3.3. Sistema de Gestión de Aprendizaje. Es una herramienta que se emplea para administrar, distribuir y controlar las actividades de formación o aprendizaje de una institución u organización. Las principales funciones del sistema de gestión de aprendizaje son: actividades de formación, controlar y hacer seguimiento del proceso de aprendizaje, realizar evaluaciones, generar informes, gestionar servicios de comunicación como foros de discusión, videoconferencias, entre otros. La mayoría de los sistemas de gestión de aprendizaje funcionan con tecnología web, algunas de las herramientas más usadas: Moodle, eCollege, Saba Learning, Dokeos.

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2. Redes Sociales

3. Servicios de alojamiento

de archivos

7.2.3.4. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

7.2.3.4.1. Gestionar las Comunicaciones

7.2.3.4.2. Herramientas Colaborativas con servicios web 2.0 Para gestionar las comunicaciones es muy importante hacer uso de herramientas de colaboración donde incorporan una serie de servicios que brindan a los interesados del proyecto la oportunidad de mantener una comunicación activa que sea eficaz y eficiente durante la ejecución del proyecto, en la sección 10.1.1.1 se describe las bondades de estas herramientas donde los ilustran los beneficios y los aportes que tiene frente a la comunicación en proyectos, por medio de estas herramientas se puede crear, recopilar, distribuir, almacenar con el objetivo de tener a disposición de todos los interesados información del proyecto, para apoyar la gestión de las comunicaciones en la sección 10.1.1.1 se describen algunas herramientas que pueden ser utilizadas.

Convenciones



Baja Recomendación

Entradas

Plan de gestión de las comunicaciones

Informes de desempeño del trabajo

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización


Tecnología de la comunicación

Modelos de comunicación

Métodos de comunicación

Sistemas de gestión de la información

Informes de desempeño

Salidas

Comunicaciones del proyecto

Actualización al plan para la dirección del proyecto

Actualización a los documentos del proyecto

Actualizaciones a los activos de la organización

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7.2.3.4.3. Redes Sociales Las Redes Sociales son una importante herramienta para realizar la comunicación con los interesados del proyecto como se describe en la sección 10.1.1.2, estas herramientas permiten distribuir la información de manera eficaz pero debe ser utilizado según el contexto del proyecto ya que podría dejar por fuera interesados importantes que tengan una influencia fuerte en la realización del proyecto, las herramientas más utilizadas son:

Facebook Twitter Yammer

7.2.3.4.4. Alojamiento de Archivos Estas herramientas son muy importante para gestionar la comunicación en proyectos permitiendo acceso a los documentos del proyecto desde diferentes tipos de ordenadores o Smartphone, brindando que todos los interesados información en tiempo real, en la sección 10.1.1.3 se describe los beneficios de estas herramientas y se recomiendan las más utilizadas.

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Comunicación 1. Servicios de alojamiento

de archivos

2. Mensajería Instantánea

3. Redes Sociales

7.2.3.5. Gestión de las adquisiciones del proyecto

7.2.3.5.1. Efectuar las adquisiciones

7.2.3.5.2. Servicio de alojamiento de archivos Como se describe en la sección 10.1.1.3 el servicio de alojamiento de archivos permite almacenar y compartir archivos en línea brindando a los interesados la oportunidad de disponer de la información en cualquier instante del tiempo, para el proceso de efectuar las adquisiciones es de mucha utilidad disponer de un almacenamiento donde los interesados del proyecto puedan publicar sus requerimientos y obtener las respuestas dadas por los proveedores con el fin de seleccionarlo y adjudicarles el contrato, existen diferentes tipos de herramientas que pueden permitir cumplir con este propósito como son:

Google Drive SkyDrive

Convenciones

Altamente Recomendada Medianamente

Recomendada

Baja Recomendación

Entradas

Efectuar las adquisiciones Documentos de la Adquisición Criterios de selección de

proveedores Propuestas de los vendedores Documentos del proyecto Decisiones de Hacer o

Comprar Enunciados del trabajo

relativo a adquisiciones Activos de los procesos de la

organización


Conferencias de Oferentes

Técnicas de evaluación de propuestas

Estimaciones independientes

Juicio de Expertos Publicidad Técnicas Analíticas Negociación de

adquisiciones

Salidas

Vendedores seleccionados

Acuerdos Calendario de

Recursos Solicitudes de Cambios Actualización al plan

para la dirección del proyecto

Actualización a los documentos del proyecto

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Dropbox

7.2.3.5.3. Mensajería Instantánea La mensajería instantánea (conocida también en inglés como IM) es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más personas basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados a una red como Internet. De esta forma, requiere el uso de un cliente de mensajería instantánea que realiza el servicio, sin embargo, se diferencia del correo electrónico en que las conversaciones se realizan en tiempo real, para realizar la participación de los interesados del proyecto se recomiendan las siguientes herramientas:

Skype Hangouts

7.2.3.5.4. Redes Sociales El uso de redes sociales para efectuar las adquisiciones se puede utilizar como proceso para difundir las necesidades entre los proveedores de manera rápida, se asigna baja recomendación por criterios de seguridad de la información con respecto a contratos, acuerdos de servicios o confidencialidad de la información, para el uso de redes sociales se recomiendan las siguientes herramientas:

Facebook Twitter

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7.2.3.6. Gestión de los Grupos de Interés del Proyecto

7.2.3.6.1. Gestionar la participación de los interesados del proyecto



2. Mensajería Instantánea

3. Redes Sociales

7.2.3.6.2. Herramientas Colaborativas con servicios Web 2.0 Como se describe en la sección 10.1.1.1 las herramientas colaborativas con servicios web 2.0 permiten mantener participes a los interesados del proyecto independiente de la ubicación geográfica, algunas de las bondades que tiene el uso de estas herramientas son chats (Entre dos personas o Grupos de personas), Video llamadas, transferencia de archivos, logrando obtener retroalimentación en tiempo real para conocer sus necesidades o expectativas, abordando los incidentes en el momento en que ocurran, en la sección 10.1.1.1 se describen algunas herramientas que pueden ser utilizadas.


Recomendada

Baja Recomendación

Entradas

Plan de gestión de los interesados

Plan de gestión de las comunicaciones

Registro de Cambios Activos de los Procesos

de la Organización

Salidas

Registro de incidentes Solicitudes de Cambio Actualización al plan para

la dirección de proyectos Actualizaciones a los

documentos del proyecto Actualizar los activos de

los procesos de la organización


Métodos de comunicación

Habilidades Interpersonales

Habilidades de gestión

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7.2.3.6.3. Mensajería Instantánea Como se describe en la sección 10.5.1.2 el intercambio de mensajes permite en este proceso realizar reuniones previas a las licitaciones o solución de dudas con los proveedores, las herramientas más utilizadas en Web 2.0 son:

Skype Hangouts

7.2.3.6.4. Redes Sociales Como se describe en la sección 10.1.1.2 las redes sociales permiten intercambio de información de manera bidireccional, esta herramienta la consideramos de Baja Recomendación debido a los estudios realizados en chile(http://www.injuv.gob.cl/portal/rt-blog/numero-7-octubre/tendencias-uso-de-facebook-y-twitter/) donde indican que el 86% de los usuarios de estas redes son jóvenes entre los 18 y 29 años lo cual podría dejar sin participar a muchos interesados.

A continuación se mencionan algunas herramientas que pueden permitir la participación activa de los interesados del proyecto:

Facebook Twitter RedBooth

8. Presupuesto

9. Cronograma de Actividades

Anexo F. Diagrama de Gantt.

gestiÓn de proyectos incluyendo herramientas web...

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