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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
“MANUAL DE FUNCIONES PARA LA OFICINA
MUNICIPAL DE LA MUJER, EN LA MUNICIPALIDAD
DE NUEVA CONCEPCIÓN, ESCUINTLA”
SINDY MELISSA VARGAS LÓPEZ
Guatemala, mayo 2018
UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
“MANUAL DE FUNCIONES PARA LA OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER,
EN LA MUNICIPALIDAD DE NUEVA CONCEPCIÓN, ESCUINTLA”
TRABAJO DE GRADUACIÓN PRESENTADO
POR:
SINDY MELISSA VARGAS LÓPEZ
PREVIO A OPTAR AL GRADO ACADÉMICO DE
LICENCIADA EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Y TÍTULO PROFESIONAL DE
ADMINISTRADORA DE EMPRESAS
Guatemala, mayo 2018
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AUTORIDADES DE LA FACULTAD Y DEL TRIBUNAL QUE PRACTICÓ EL EXAMEN DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN
DECANO DE LA FACULTAD: DR. CARLOS FEDERICO CÁRDENAS CASTELLANOS SECRETARIO DE LA FACULTAD: DR. DANILO VÁSQUEZ QUIROA PRESIDENTE DEL TRIBUNAL EXAMINADOR:
LIC. M.A. ÁLVARO RICARDO MAYORGA PONCE
SECRETARIO:
LIC. M.A. LUIS ALBERTO GUZMÁN GUZMÁN
VOCAL:
LIC. M.A. MARÍA EUGENIA MENÉNDEZ AVILÉS
iv
“Conoceréis la verdad y la verdad os hará libres” Juan 8:32
v
REGLAMENTO DE TESIS
Artículo 8º: RESPONSABILIDAD
Solamente el autor es responsable de los conceptos expresados en el trabajo de tesis. Su aprobación en manera alguna implica responsabilidad para la Universidad.
vi
ÍNDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I
1.1 Antecedentes 3
1.2 Justificación 9
1.3 Definición del problema 10
1.4 Alcances y límites
CAPÍTULO II
2.1 Manual de funciones 12
2.2 Utilidad 13
2.3 Importancia 14
2.4 Conformación del manual
2.5 Clasificación de los manuales administrativos 22
2.6 Objetivos de los manuales administrativos 30
2.7 Diferencia entre manual, procedimiento y guía administrativa
2.8 Diferencia entre manual, reglamento y ley 31
2.9 El manual, el reglamento y la ley en la aplicación de la gestión municipal 32
2.10 Diferencia entre el manual de funciones y el manual de
procedimientos administrativos en la gestión municipal 33
2.11 Principios administrativos aplicados a la administración municipal 34
vii
CAPÍTULO III
3.1 Metodología 38
3.2 Objetivos de la Investigación
3.3 Población 40
3.4 Sujetos
3.5 Censo
3.6 Instrumentos
3.7 Técnicas de Investigación 41
3.8 Diseño de la Investigación
3.9 Análisis e Interpretación de Resultados 42
IV PROPUESTA
Manual de Funciones para la Oficina Municipal de la Mujer, en la Municipalidad
de Nueva Concepción, Escuintla.
4.1 Introducción 49
4.2 Objetivos del Manual
4.3 Estructura Organizacional 51
4.4 Aspectos Legales y Administrativos que justifican la elaboración y
puesta en marcha del Manual de Funciones 53
4.5 Estructura del Manual de Funciones Aplicado 54
4.6 Descripción y Nombres de Puestos del Manual de Funciones
Aplicado 55
4.7 Manual de Funciones Específico de la Oficina Municipal de la Mujer
viii
CONCLUSIONES 73
RECOMENDACIONES 74
BIBLIOGRAFÍA 76
ANEXOS 78
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación está enfocado en un Manual de Funciones
para la Oficina Municipal de la Mujer, en la Municipalidad de Nueva Concepción,
Escuintla.
La Oficina Municipal de la Mujer, del Municipio de Nueva Concepción,
departamento en el cual se tiene el propósito de desarrollar lo establecido en el
Código Municipal, debe contar con el Manual de Funciones para el funcionamiento
de la Oficina Municipal de la Mujer, como también las disposiciones que
garanticen la buena marcha de la gestión municipal, por lo que el concejo
municipal debe organizar, ordenar, autorizar y aplicar todos los instrumentos
administrativos que las diferentes unidades administrativas necesitan para su
normal funcionamiento; ya que con ello, le da el cumplimiento a los principios de la
Administración, tales como: legalidad, autoridad, competencia y jerarquía
administrativa entre otros.
Para proporcionar la visión del presente trabajo de investigación se presenta el
estudio estructurado con los siguientes capítulos:
Capítulo I. El cual está conformado con: antecedentes, justificación, definición del
problema y sus alcances y límites.
Capítulo II. Conformado por antecedentes Municipales entre otros.
2
Capítulo III. Metodología, Objetivos de la investigación, Población, Sujetos,
Muestra, Instrumentos, Técnicas de Investigación, Diseño de la Investigación,
Análisis e interpretación de resultados.
Propuesta, Manual de Funciones para la Oficina Municipal de la Mujer, en la
Municipalidad de Nueva Concepción, Escuintla.
Como parte complementaria de la investigación se presentan las conclusiones y
recomendaciones consideradas a lo indagado, bibliografía, que como fuente de
consulta se utilizó en el referido trabajo y los anexos que complementan dicha
investigación.
3
CAPÍTULO I
1.1 Antecedentes
El Parcelamiento de Nueva Concepción fue planificado por el Gobierno de Jacobo
Arbenz Guzmán, Este territorio rico en recursos naturales explotado por la
Compañía United Fruit Company, pero fue hasta el gobierno de Carlos Castillo
Armas, que se materializó el plan de Arbenz Guzmán, empezándose a construir el
Parcelamiento en el año 1,956.
Tiene una extensión de 396 kilómetros cuadrados, o sea un área igual a 773
caballerías y 38 manzanas, se designaron los terrenos para los cementerios, así
tenemos el de San José Mogollón, el de Centro Dos, Laguna de Tecojate, Trocha
4 Calle Palo Blanco y Santa Ana Mixtan. En la ruta asfaltada, salida hacia
Tiquisate, vecino a Motel El Morrito, está el terreno de 8 manzanas, que fue
designado para el cementerio de la zona urbana, dicho terreno fue víctima de la
corrupción que imperaba en la administración del I.N.T.A, ya que fue repartido en
contratos dejándonos sin Campo Santo, y ahora sin que nos corresponda y por la
obligada necesidad sepultamos a nuestros seres queridos en el Cementerio de
San José Mogollón.
Desde que se fundó el Parcelamiento fue administrado por personas con poca
experiencia en este oficio. Se les llamó Administrador de Zona y sus funciones
fueron las que a continuación se describen:
4
Isaac Rolando Paíz Suazo considerado el mejor administrador que hubo en el
Parcelamiento, en consulta con los primeros pobladores acordaron ponerle a este
lugar el nombre de Nueva Concepción, quedando instituida la feria titular con su
patrona la virgen de Concepción. La feria se celebra regularmente del 4 al 10 de
Diciembre con su gran día el 8 del mismo año.
Generalmente eran hombres por compensación a sus actividades politiqueras, la
conducta en la mayor parte de los administradores o casi todos era de corrupción,
prepotencia, abusos e inclinados a los vicios, pues llegaban a ese puesto para
hacer de las suyas. El primer administrador del Parcelamiento se llamó Edgar
Maldonado López, los otros se llamaron Isaac Rolando Paíz Suazo, Héctor
Marroquín, Juan Maida, Vicente Lemus, Miguel Ángel Bracamonte, Jorge Mario
España, entre otros.
En el año 1,956 se empezaron a abrir las calles principales como la carretera a
Cocales – Nueva Concepción, Calle Vieja, hoy carretera asfaltada, Calle el
Chirivisco, Calle Once, Calle Los Cerritos. Las calles mencionadas fueron
construidas con maquinarias pesadas D-9.
Las Calles principales corren de norte a sur hasta el mar Pacifico las trochas de
oriente a occidente de río Coyolate a río Madre Vieja. Las trochas fueron hechas a
base de fuerza humana, con machete en mano, posteriormente fueron arregladas
hasta tener hoy la forma de carreteras. Existen 16 trochas, Trocha El Sombrero,
Trocha el Tigre que están antes de llegar a la Faja y después siguen las trochas
enumeradas de la uno a la catorce.
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Hay otras calles paralelas a las trochas y reciben por nombres calle el I.N.F.O.P,
Flecha Roja y la del Paraíso. Al mismo tiempo se hacia la carretera hacia Cocales,
se construyeron las calles y avenidas del Centro Urbano los que ahora es el
municipio. La primera calle ubicada en el norte se llamó Calle Belice, siguiendo a
la calle Asfaltada encontramos la Calle Guatemala, la cual queda cortada por el
predio que ocuparon las oficinas del I.N.T.A y donde actualmente se encuentran la
Municipalidad, sigue la Calle El Salvador que pasa frente al parque, terminando en
el edificio del Centro de Salud, después Calle Honduras está también se llama
Calle Central, esta calle tiene mucha importancia porque pasa frente al mercado
antiguo llamado Unión Comercial.
Este Mercado fue fundado a iniciativa del dinámico señor Enrique Yes López, es
un centro de mucha fuerza comercial.
Continua la Calle Nicaragua, que pasa por un sector llamado Calle del Diablo, en
este pequeño sector es donde los hombres pagan por pecar y las mujeres pecan
por la paga como así lo dijera Sor Juana Inés de la Cruz, este lugarcito está
saturado de cantinas y otros negocios similares con bastante actividad de mujeres
públicas, continua en el Orden Calle Costa Rica, después Calle Panamá que es la
sección de la carretera asfaltada que pasa frente al centro urbano y el otro lado
están las parcelas.
La avenida que comienza en el parque y termina en la Calle Panamá lleva el
nombre de Avenida 21 de Mayo, en honor a la fecha en que se independizo Nueva
Concepción de Tiquisate. En el inicio de dicha avenida se encuentra un pequeño
monumento que contiene un tributo a los fundadores del municipio y al final otro
6
testimonio al Alcalde Mario Armando Carrera Girón y su Consejo, ya que durante
su administración se adoquinó dicha avenida.
1.1.1 Creación del municipio
En el año 1,960, a pocos años fue creado el Parcelamiento nació la idea de crear
el municipio, debido al olvido y abandono en que las autoridades ediles de
Tiquisate Tenían a los pobladores de este lugar. Don Enrique Yes López con sus
amigos hicieron muchas actividades para comprar los cuatro lotes que sirvieron
para instalar los locales que hoy conforman el Mercado Unión Comercial.
Cansados de llevar sobre sus espaldas como una joroba los demanes de
Tiquisate, en el año ya mencionado, Don Enrique Yes a la cabeza, ayudado por
Felicito Carrera Nufio, Hermógenes Monterroso, Manfredo de León, Nicolás
Rivera, Nicólas Cajchún, Sabino Corleto y la valiente mujer María Maldonado de
Obregón organizaron un comité para pedirle al gobierno la creación del municipio.
Estas diligentes personas cumplieron poniendo en la documentación todos los
requisitos que la ley exigía y después de mucho sacrificio lograron la creación del
Acuerdo.
A los pocos años de pasado el movimiento independista que se frustró, fueron
asesinados misteriosamente Felicito Carrera, Sabino Corleto y Enrique Yes López,
cabezas principales del Comité pro municipio. De tales hechos nunca se supo
nada, solo hubo especulaciones sobre su entrega positiva, desinteresada, valiente
y abnegada lucha que despertó enemigos que no deseaban la superación de
Nueva Concepción. El INFOM siguió el trámite a la Dirección General de
Estadística para que esta institución informara sobre el censo poblacional del
7
Parcelamiento. Esta institución informó que en el Parcelamiento habían 3,840
habitantes, ese dato correspondía sólo al centro número uno o sea el área
principal que abarca desde la avenida del Banco hasta el barrio Santa Teresa,
omitiéndose la otra enorme extensión poblada desde el río Madre Vieja hasta las
playas del Océano Pacifico con la line que señala el Río Coyolate, luego se
trasladó el expediente al Instituto de Geografía Nacional para hacer las medidas
del nuevo territorio para saber si llenaba el requisito que exige la ley. La extensión
del nuevo territorio para saber si llenaba el requisito que exige la ley. La extensión
territorial del municipio en solicitud tenía las indicaciones siguientes: De Río Madre
Vieja a Río Coyolate siguiendo el cauce hasta sus desembocaduras en el océano
pacífico, en el sector norte con los municipio de Patulul, Suchitepéquez y Santa
Lucia Cotzumalguapa, Escuintla, tomándose como línea divisoria el río Mapán.
Luego paso el expediente al Ministerio de Gobernación, para darse el fallo final
adverso o favorable. Por orden del señor presidente de la república hubo fallo
favorable, para la creación del Municipio, pasando el trámite a la Secretaría
General de la Presidencia en los últimos días del gobierno de Méndez
Montenegro. En la fecha gloriosa del 21 de mayo del año 1,9741, se celebró una
apoteosis con la presencia de altas autoridades de gobierno. La fiesta se realizó
en la casa de la Finca San Nicolás a unos kilómetros de Nueva Concepción, sobre
la carretera a Tiquisate. Se celebraba la entrada en vigencia del Acuerdo
Gubernamental de la creación del municipio, que a pesar de sufrir muchas
vicisitudes era llamado el Granero de Centroamérica.
1 De León, L. (2013). “Diagnóstico socioeconómico, potencialidades productivas y propuestas de inversión. Municipio de Nueva Concepción.
8
Después de un tiempo prudencial y legal el Tribunal Supremo Electoral convocó a
elecciones y el 07 de Septiembre del año 1,974 tomó posesión la primera
corporación municipal presidida por el ciudadano José Antonio Yanes Ramírez,
quién había vencido fácilmente a su rival Tiburcio Ávila Sosa postulado por el
Partido político Democracia Cristiana.
1.1.2 Accidentes geográficos
Nueva Concepción tierra cálida del sur, surgió de un parcelamiento. Esta
favorecido por abundantes aguas, el maravilloso encanto de su ambiente tropical,
con bellísimos parajes hasta la extensa playa del pacifico.
Se encuentra la montaña Laguna Negra. Lo riegan 9 ríos, siendo los principales el
Coyolate y El Madre Vieja. Así mismo, existen 22 zanjones, 4 quebradas, 4
lagunetas, un estero y la barra del Coyolate.
1.1.3 Producción agropecuaria
Los productos que se cosechan en Nueva Concepción son Maíz, Cacao, Achiote,
caña de azúcar, tabaco, frutas de toda clase propia de clima las cuales se pueden
mencionar yuca, plátano, mango, naranja, etc.
1.1.4 Servicios públicos
Agua potable, iglesia parroquial, escuelas, correos y telégrafos, servicio de buses
extraurbanos.
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1.2 Justificación
La Oficina Municipal de la Mujer es una unidad administrativa de carácter técnico,
ya que cuenta con una planificación, como también dar una información clara,
precisa y de calidad, para gestionar proyectos que ayuden a la necesidad del
municipio. Actualmente dicha Oficina no cuenta con el Manual para su debido
funcionamiento, y enmarcar su operatividad interna en el marco legal vigente; así
como el modelo de gestión diseñado por el Consejo Municipal.
En la organización social, administrativa y política del municipio destaca la
Municipalidad la cual está estructurada por una serie de unidades administrativas
en la que destaca la Oficina Municipal de la Mujer; por lo que es necesario
elaborar un manual especifico que contenga las funciones de dicha unidad
administrativa, así mismo que permita contener una estructura ordenada para
beneficio del municipio y gestión municipal. Esto se hace con el objeto de contar
con instrumentos de administración que permitan apoyar el funcionamiento de la
unidad administrativa. El manual en la descripción del puesto debe contar con
normas, y definición de funciones que permitan una mejor comunicación,
coordinación, dirección y administración eficiente.
Es necesario e importante realizar la presente investigación debido a la necesidad
de crear un Manual de Funciones bien estructurado con lineamientos precisos y
bien definidos para la regulación, administración, organización y control de dicho
manual.
10
No perdiendo de vista que dicho instrumento va hacer un apoyo al funcionamiento,
ya que en él se deriven todos aquellos requisitos y funciones necesarias para un
mejor desenvolvimiento de gestión asignada por la ley y la máxima autoridad
como lo es el Concejo Municipal.
1.3 Definición del problema
¿Por qué es necesaria la elaboración de un Manual de Funciones de la 0ficina
Municipal de la Mujer para la Municipalidad del Municipio de Nueva Concepción,
Departamento de Escuintla? Porque este instrumento administrativo de
planeación, organización y control, permitan un mejor rendimiento de las labores
de los empleados en la gestión municipal y mejor coordinación de la jefatura de la
misma con el resto de unidades que integran la estructura orgánica municipal.
1.4 Alcances y límites
1.4.1 Alcances
Crear un Manual de Funciones y Gestiones de la Oficina Municipal de la Mujer
para que regule la función de cada uno y que los proyectos sean planificados y
gestionados con asignación presupuestaria, implementando el monitoreo de las
políticas públicas que beneficien el desarrollo integral del municipio.
Crear el manual que es objeto de estudio, para evitar en el presente como en el
futuro las dificultades de que los proyectos no se pueden realizar y como resultado
el desarrollo integral del municipio se vea frustrado.
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1.4.2 Límites
1.4.2.1 Ámbito geográfico: La presente exploración se realizó en el
Municipio de Nueva Concepción, Departamento de Escuintla.
1.4.2.2 Ámbito institucional: Para la realización de éste estudio se
investigaron a 10 personas colaboradoras de la Oficina Municipal de la Mujer, del
Municipio de Nueva Concepción, Escuintla.
1.4.2.3 Ámbito temporal: La exploración se realizó en el periodo
comprendido del mes de mayo al mes de julio del año 2017.
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CAPÍTULO II
2.1 Manual de funciones
2.1.1 Definición2
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas
y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será
elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas,
normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de
cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán
tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que
cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de
labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales
se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en
el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los
informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
2 Duhalt K.M. (2014) Definición de Manuales de Funciones.
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2.2 Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.
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2.3 Importancia
Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en
la consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de
estas herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme
relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el
ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos. También
es muy importante mencionar que hoy en día se hace mucho más necesario
tener este tipo de documentos, porque todas las certificaciones de calidad (ISO,
OHSAS, etc.), lo requieran, a su vez por su uso interno y diario, minimiza los
conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el
orden, etc.3 Además, es el factor fundamental para implementar otros sistemas
organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas
salariales, líneas de carrera y otros. El Manual de Organización y Funciones
debe de estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los
nuevos tiempos, esto permite una mejor selección y desempeño del personal y
la consolidación de la cultura organizacional; actualmente esta herramienta
viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el
nuevo enfoque en la Gestión del Talento Humano en las empresas.
2.4 Conformación del manual
A) Identificación
Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización.
3 Jobandtalent (2013) Información empleo y actualidad. Importancia de los Manuales de Funciones.
15
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número
debe colocarse un guion o diagonal.
B) Índice o contenido
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del
documento.
C) Prólogo y/o introducción
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e
importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la
máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
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D) Objetivos de los procedimientos
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación
del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes
conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
E) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o
sectoriales.
F) Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases.
G) Políticas o normas de operación
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En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que
se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos.
A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en
su planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el
marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra
en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta
a los niveles jerárquicos superiores.
H) Concepto (s)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las
cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor
información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario
la consulta del manual.
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I) Procedimiento
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,
cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el
puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones
para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias
opciones en una misma operación.
J) Formulario de impresos
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas,
empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
K) Diagramas de flujo
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
19
(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer
mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una
descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este
efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
L) Glosario de términos
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido
y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de
apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de
manuales administrativos.
2.4.1 Diseño del proyecto
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión,
toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para
no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los
consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de
sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos
los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del
trabajo.
20
A) Responsables
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es
indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción
de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un
coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la
conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.
De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la
información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y
personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a
la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo
a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la
unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo).
Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.
B) Delimitación del universo de estudio
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización
tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de
actuar en él; para ello, deben realizar:
21
2.4.2 Estudio preliminar
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y
actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base
en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información,
identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y
alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general,
prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
2.4.3 Fuentes de información
Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para
la investigación.
Entre las más representativas se pueden mencionar:
Instituciones
Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del
mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.
Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.
Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el
funcionamiento de la organización que se estudia.
Archivos de la organización
General.
De las áreas de estudio.
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Directivos y empleados:
Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.
Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto
que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar
limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de
documentos.
Áreas de trabajo
Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de
funcionamiento, medios y personal.
Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la
organización.
Mecanismos de información: Recursos computacionales que permiten el acceso
a información interna o externa a la organización que sirven como soporte al
estudio.
2.5 Clasificación de los manuales administrativos
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, destacan el relativo a los manuales administrativos 4 , ya que
facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra,
proporcional la orientación precisa que requiere la acción humana en las
unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución,
4 Franklin (1999), los manuales administrativos pueden clasificarse, Clasificación de los Manuales Administrativos.
23
pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar
los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le
ha encomendado.
Depende de la información de las necesidades de cas institución o empresa
privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la
aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una
dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etc.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los
nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales
diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se
han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran
varios objetivos.
2.5.1 Por su contenido
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro
de este tipo tenemos los siguientes:
Manual de historia su propósito es proporcionar información histórica
sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y
posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la
tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a
24
una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y
forma parte de la organización.
Manual de organización su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos,
y las relaciones.
Manual de políticas consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de
objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,
permite
1. Agilizar el proceso de toma de decisiones.
2. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
3. Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales
tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo.
25
Este manual es una guía de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual
sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido múltiple cuando el volumen de actividades, de
personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la
elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la
confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de
“políticas y procedimientos”, el de “historia y organización”, en si consiste
en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica
administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede
combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
2.5.2 Por su función específica
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar.
Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de producción consiste en abarcar la necesidad de interpretar
las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr
su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricación, es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
26
Manual de compras el proceso de comprar debe estar por escrito;
consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar,
los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo
y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas
(políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de
ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones
cotidianas.
Manual de finanzas consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados
con el manejo de dinero, protección de bienes y suministros de
información financiera.
Manual de contabilidad trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad, se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, y control
financiero.
27
Manual de crédito y cobranzas se refiere a la determinación por escrito
de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más
importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes:
Operaciones de créditos y cobranzas, control y cobro de las operaciones,
entre otros.
Manual de personal abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos
como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual técnico trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada, se elabora como fuente básica de referencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos
de este tipo de “Manual técnico de auditoría administrativa”, y el “Manual
técnico de sistemas y procedimientos”. Estos sirven como fuente de
referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesoría.
28
Manual de adiestramiento o instructivo estos manuales explican, las
labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene
muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un
manual de adiestramiento “explica cómo debe ejecutarse el encendido de
la terminal de la computadora y emitir su señal” mientras que un manual
de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso
activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas
programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para
comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.
Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a
las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de
aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o
menor.
2.5.3 General
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a
los siguientes manuales:
Manuales generales de organización este es producto de la planeación
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización
formal y definiendo su estructura funcional.
29
Manual general de procedimientos este es también resultado de la
planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas
que conforman un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de políticas se refiere a presentar por escrito los deseos
y actitudes de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas
generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
2.5.4 Específicos
Manual específico de reclutamiento y selección se refiere a una parte
de un área específica (personal), y contiene la definición uniforme
respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
Manual específico de auditoría interna consiste en agrupar
lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos
de actividad, aquí se refieren a la auditoría interna en forma particular.
Manual específico de políticas de personal este se enfoca a definir
“políticas”, pero de un área específica de la organización, señalado las
guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
30
Manual específico de procedimientos de tesorería consiste en elaborar
los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin
de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el
trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pagos a proveedores, etc.
2.6 Objetivos de los manuales administrativos
a. Determinar en forma clara y concreta el nivel de autoridad competencia
administrativa, jerarquía, relaciones de coordinación y responsabilidad de
funcionarios, superiores, medios e inferiores para orientar a la empresa privada o
pública en el ejercicio y desarrollo técnico de sus funciones con visión hacia la
productividad empresarial.
b. Facilitar todos los mecanismos de gestión interna y externa de la empresa
para que empleados y mandos medios desarrollen sus funciones y atribuciones
tal y como lo ordenan las diferentes leyes administrativas, para cumplir con el
principio de legalidad administrativa que requiere la administración pública.
2.7 Diferencia entre manual, procedimiento y guía administrativa
a. Manual
Normalmente es un instrumento que sirve como guía administrativa para el
desarrollo de actividades técnicas y operativas de los empleados en relación a
su puesto; y que es aprobado por la autoridad superior en la esfera de su
competencia administrativa.
31
b. Procedimiento
Son los pasos fundamentales que se deben de cumplir y que están establecidos
en un manual para el desarrollo de una actividad u operación; en cualquier área
de gestión de la empresa privada o pública.
c. Guía administrativa
Es la descripción del camino, ruta o mecanismo que se siguen en una empresa;
para el desarrollo de un acto administrativo, especialmente el fraccionamiento de
un acta, traslado de un expediente, archivo de documentos, realizar el cierre
contable, desarrollo de una auditoría administrativa etc.
2.8 Diferencia entre manual, reglamento y ley
a. Manual es el instrumento administrativo de aplicación específica y que
lo autoriza la autoridad superior de la empresa.
b. Reglamento es el instrumento de tipo administrativo jurídico y que
normalmente desarrolla a una ley ordinaria. En el caso de las
municipalidades el artículo 34 del Código Municipal establece: los tipos de
reglamentos que debe contar la administración municipal para su normal
organización y funcionamiento.
c. Ley es el conjunto de normas jurídicas que regulan la organización y
funcionamiento del Estado, especialmente creando, organizando y
asignando atribuciones y competencias a las entidades públicas y
privadas; así como, en algunos casos establecen procedimientos
32
especiales o de excepción a casos especiales relacionados con su
contenido aplicación de la misma según la materia que se trate.
2.9 El manual, el reglamento y la ley en la aplicación de la gestión municipal
Estas tres normas, en la aplicación de la gestión municipal son de tipo
jurídico administrativo y normalmente corresponde al Concejo Municipal su
aplicación, lo cual, en su momento oportuno la delega, según su autoridad
a los diferentes mandos de la municipalidad.
El manual como guía o herramienta administrativa debe estar funcionando
en cualquier área de la gestión municipal; los reglamentos tal y como lo
establece el artículo 34 del Código Municipal que dice así: Reglamentos
Internos. El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de
organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la
organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de
personal, reglamento de viáticos y demás disposiciones que garanticen la
buena marcha de la administración municipal. La Ley como normativa de
tipo administrativo y de carácter especial corresponde al Concejo Municipal
como órgano colegiado superior de deliberación y de decisión de los
asuntos municipales su aplicación especialmente el Código Municipal, Ley
de Servicio Municipal, Ley de Consejos de Desarrollo en lo que establece
su competencia y otras leyes; pero que ciertas funciones las delega el
alcalde como autoridad administrativa superior, el cual tiene como
atribución y obligación hacer cumplir las ordenanzas, reglamentos,
33
acuerdos, resoluciones y demás disposiciones del Concejo Municipal y al
efecto expedirá las órdenes e instrucciones necesarias, dictará las
medidas de políticas y buen gobierno y ejercerá la potestad de acción
directa, en general, resolverá los asuntos del municipio que no estén
atribuidos a otra autoridad y que para lo cual debe basarse en el principio
de legalidad administrativa como lo establece el artículo l54 de la
Constitución Política de la República de Guatemala.
2.10 Diferencia entre el manual de funciones y el manual de procedimientos
administrativos en la gestión municipal
El manual de funciones y procedimientos son los instrumentos administrativos
que contienen lineamientos generales de la municipalidad y otro tipo de empresa
y muy específicos cuando se trata de cualquier unidad administrativa. En lo
referente al manual de funciones específicamente se refiere a las funciones y
atribuciones que debe tener un puesto administrativo, requisitos, niveles de
responsabilidad etc. El manual de procedimientos es el que permite detallar
todos los pasos para la ejecución de una actividad, operación, obra o acto
administrativo permitiendo establecer el tiempo y los niveles de responsabilidad;
este último aspecto debe estar contenido en la ley o en cualquier reglamento
interno aprobado y puesto en vigencia por el Concejo Municipal.
34
2.11 Principios administrativos aplicados a la administración municipal
Para el eficiente funcionamiento y ejercicio de la función municipal5 por parte del
Concejo Municipal y el alcalde se establece y determina que deben contemplar
las bases para el normal funcionamiento de la municipalidad los cuales
descansan en los principios administrativos como reglas universales de dirección
y coordinación en la aplicación del proceso administrativo; y que por su
importancia se consideran los siguientes:
a. Principio de disciplina
A nivel interno en la aplicación de la política de dirección de la municipalidad
este principio corresponde con exclusividad al Concejo Municipal y al Alcalde ya
que permite que todos los empleados a lo interno de la municipalidad deben
hacerse obedecer a lo que establece las leyes administrativas, reglamentos
internos, circulares, memorándum y resoluciones emanadas por la máxima
autoridad en materia de administración control y evaluación de personal
b. Principio de equidad
Este principio significa que las decisiones tomadas por el alcalde por
instrucciones del Concejo Municipal especialmente en la aplicación justa y
equitativa de convenios de trabajo que incluya mejoras salariales a los
trabajadores, su aplicación e interpretación debe ser de beneficio para todos los
empleados en condiciones de salario, trabajo y de resultados.
5 Código Municipal, Decreto 12-2,002. Del Congreso de la República de Guatemala.
35
c. Principio de autoridad
Este principio en la administración Municipal consiste en el derecho de mandar y
el poder de hacerse obedecer, lo cual significa una total responsabilidad de parte
del Concejo Municipal y el Alcalde, directores y jefes de unidad en cumplir lo que
establecen los manuales administrativos y reglamentos internos, especialmente
en lo que concierne a dar instrucciones a nivel de subalternos para el logro y
cumplimiento de objetivos, actividades y metas, así como, velar por el uso
eficiente de las recursos.
d. Principio de unidad de mando
En la aplicación de dicho principio a la municipalidad le corresponde de manera
urgente la elaboración e implementación de manuales internos ya que en ellos
se define el mando, la responsabilidad, y competencia; por lo que, en el
desarrollo de las funciones los empleados solo deben de recibir órdenes y
comunicación de un único jefe para evitar duplicidad y confusión y por
consiguiente malos resultados.
e. Principio de estabilidad de personal
En las decisiones administrativas a lo interno de la municipalidad por parte del
Concejo Municipal y el Alcalde no se debe considerar el hacer rotaciones de
empleados muy frecuentemente ya que esto trae como consecuencia el no
cumplimiento de los planes operativos y desmotivan la labor de ellos, por lo que,
este principio debe aplicarse también como una política de estabilidad laboral
para que el empleado tenga el sentido de pertenencia de su empresa pública
municipal.
36
f. Principio de jerarquía
En la administración municipal este principio administrativo se corresponde con
exclusividad al Concejo Municipal ya que su gobierno y administración le
corresponde, así como, ejercer la autonomía del municipio de conformidad con
la ley de la materia y delega en su oportunidad a jefes y directores tales como lo
establece los reglamentos y manuales administrativos.
g. Principio de dirección
En el ejercicio de la gestión municipal la dirección de la misma le corresponde al
Concejo Municipal y que para algunos asuntos administrativos y judiciales los
delega por medio de acuerdos y resoluciones a jefes de unidad, directores y juez
de asuntos municipales con el propósito de que los resultados se obtengan en
función a las competencias administrativas.
h. Principio de remuneración de personal
Este principio administrativo se interpreta que el Concejo Municipal y el Alcalde
como autoridad administrativa superior tal y como establecen las leyes y
disponibilidad financiera de la municipalidad; debe pagar a los empleados un
salario acorde a sus funciones, capacidad, resultados y requisitos del puesto;
encontrando de esta forma un nivel satisfactorio y equitativo entre patrono y
trabajador.
i. Principio de Iniciativa
En la administración municipal este principio toma una especial relevancia ya
que permite a funcionarios y empleados poner toda la iniciativa necesaria para
cumplir todo lo establecido en los planes, operativos anuales; y así llevar la obra
37
y el servicio público municipal a quienes lo necesitan, ya que para esa finalidad
fueron contratados (empleados ) y electos popularmente (Concejo Municipal).
j. Principio de subordinación del interés particular al interés general
Este principio significa que la política de dirección de la municipalidad y
desarrollo de las funciones de los empleados no debe prevalecer el interés
particular; si no, el interés de la municipalidad, ya que para lograr los fines de la
gestión municipal se debe estar consciente que el interés que se requiere es el
cumplimiento de las metas por parte de la empresa pública municipal; ya que
ésta, es evaluada en auditoría social por parte del pueblo a través del impacto
que han generado la inversión el destino de los recursos financieros en cada
ejercicio fiscal.
CAPÍTULO III
3.1 Metodología
Para realizar el presente trabajo de investigación se utilizó el Método
Científico, en el cual la actividad del investigador, que intenta en forma
metódica, considera un conjunto de pasos ordenados en forma lógica, que
pueden ser comprobados y están orientados a la explicación, predicción y
control de los procesos, para analizar de la mejor manera el trabajo
proyectado dentro de la Oficina Municipal de la Mujer, mediante guías e
instrumentos de investigación.
3.2 Objetivos de la investigación
3.2.1 General
Promover el ordenamiento y mejoramiento interno de la Municipalidad de
Nueva Concepción identificando las tareas inherentes a cada puesto y las
exigencias o requisitos mínimos que debe tener el recurso humano para
establecer las necesidades de capacitación que se requiere, y para
contratar personal calificado e idóneo en cada plaza vacante, capaz de
asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de tal forma que permita
una efectiva prestación de servicios a los ciudadanos del Municipio.
38
39
3.2.2 Específicos
Facilitar y apoyar la formulación de políticas y la toma de decisiones para el
crecimiento y desarrollo organizacional de la municipalidad, centrados en la
importancia que tiene el recurso humano, mediante la acertada contratación
del personal idóneo y apropiado a las necesidades específicas que tiene
cada puesto de trabajo.
Establecer en el trabajo de campo, datos estadísticos y recopilación de
información, específicamente sobre el manual de funciones de la Oficina
Municipal de la Mujer.
Promover espacios de interlocución y diálogo entre la municipalidad,
instituciones gubernamentales y no gubernamentales con presencia en el
municipio y las organizaciones de las mujeres para la elaboración y el
seguimiento de la política municipal para la equidad.
Fortalecer a las organizaciones de las mujeres y promover la coordinación
entre las mismas para la incidencia y participación.
Proveer de conclusiones acertadas en la investigación activa, así mismo de
recomendaciones acordes a la necesidad de nuestra sociedad, para que se
tomen en cuenta ciertos factores, identificar el perfil de cada uno de los
puestos de las distintas unidades organizacionales indicando principalmente
las tareas que les correspondan y las exigencias que requiere la persona
para que puedan desempeñarlo con la mayor eficiencia o eficacia.
40
3.3 Población
La población presente durante el estudio, fue conformada por 10
colaboradoras dedicados a trabajar en proyectos que benefician a las
mujeres del municipio, tanto a las habitantes urbanas como rurales.
3.4 Sujetos
Los sujetos para realizar el estudio, serán 10 colaboradores,
correspondientes al área de proyectos para beneficio de la mujer, quienes
desempeñan un papel muy importante, y cuentan con estudios de
diversificado y universitarios.
3.5 Censo
Para lograr un buen acertamiento en la investigación, se trabajó con todo el
personal que apoya a la Oficina Municipal de la Mujer, para lograr obtener
resultados confiables, por lo mismo se pasó un breve y directo cuestionario.
3.6 Instrumentos
Se diseñó un cuestionario con preguntas directas, en el cual su respuesta
es un “SI” o “NO” que permitirá información concreta y precisa de parte del
personal colaborador con las actividades de la Oficina Municipal de la
Mujer. Con el objetivo de recopilar la verdadera importancia de un Manual
de Funciones, con procesos detallados para lograr con mayor eficacia el
desarrollo de las actividades autorizadas.
41
3.7 Técnicas de investigación
Para constituir la veracidad del problema, se realizó una recopilación de
información, que servirán para hacer más práctica la recopilación y
tabulación de los mismos. Las técnicas utilizadas fueron las siguientes:
Encuesta
Cuestionario
Técnicas de análisis
Investigación bibliográfica
3.8 Diseño de la investigación
Se realizó una entrevista personalizada con la Representante de la Oficina
Municipal de la Mujer, de la Municipalidad de Nueva Concepción,
Departamento de Escuintla, la cual permitió crear la idea de realizar un
Manual de Funciones como instrumento administrativo, el cual permita
apoyar el funcionamiento de la unidad administrativa y contar con normas
que permitan una mejor comunicación, coordinación, dirección y
administración eficiente.
42
SÍ 40%
NO 60%
3.9 Análisis e interpretación de resultados
Cuestionario dirigido a 10 colaboradores de la oficina municipal de la mujer,
de la municipalidad del municipio de nueva concepción, departamento de
escuintla,
Pregunta No.1
¿Sabe que es un Manual de funciones
Interpretación De acuerdo a los resultados obtenidos el 60% de los colaboradores partícipes en
la Oficina Municipal de la Mujer, del Municipio de Nueva Concepción, Escuintla;
No saben que es un Manual de Funciones, y solo un 40% tienen conocimiento del
mismo.
43
NO 30%
SI
70%
Pregunta No.2
¿Considera importante la elaboración de Manuales de Funciones, para la
oficina Municipal de la Mujer?
Interpretación
La mayoría; siendo un 70% de colaboradores de la Oficina Municipal de la Mujer,
consideran importante la elaboración de un Manual de Funciones, el 30% que
desconocen de los mismos, dicen lo contrario.
44
SI
30%
NO 70%
Pregunta No.3
¿Existe el trabajo en equipo?
Interpretación
La condición actual dentro de la Oficina Municipal de la Mujer, según los
resultados obtenidos, se encuentra descentralizada de manera que el 70% no
rinde cuentas de forma estructural.
45
NO 30%
SI 70%
Pregunta No.4
¿Reciben apoyo de parte del Alcalde para realizar Actividades, a beneficio
de las mujeres de distintas comunidades?
Interpretación
El 70% de colaboradores dentro de la Oficina Municipal de la Mujer, recibe el
apoyo mutuo de parte del Alcalde, el 30% no tienen relación laborar.
46
NO 20%
SI 80%
Pregunta No.5
¿Cuenta con autoridad para realizar algún proyecto?
Interpretación El 80% de colaboradores cuentan con autoridad y decisión para tomar decisiones
sobre los proyectos para las comunidades, el diferencial que es un 20% asiste a
los primeros.
47
SI 40%
NO 60%
Pregunta No.6
¿Considera que se brinda el mismo apoyo para el área Urbana y el área
Rural, a beneficio de las mujeres?
Interpretación El 60% de los encuestados asegura que hay desigualdad con las mujeres del
municipio por que no es el mismo apoyo el que se brinda en el área Urbana y
Rural, el 40% dice que si se brinda el mismo beneficios para todas las
comunidades.
48
NO 10%
SI 90%
Pregunta No.7
¿Considera importante contar con un Manual de Funciones que detalle el
proceso sobre cómo trabajar y llevar de una manera ordenada las
actividades?
Interpretación
De acuerdo a los resultados obtenidos, es aprobada la elaboración del Manual de
Funciones para la Oficina Municipal de la Mujer, en la Municipalidad de Nueva
Concepción, Escuintla. Debido a que el 90% quiere llevar de forma ordenada las
actividades de la oficina.
49
IV PROPUESTA
MANUAL DE FUNCIONES PARA LA OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER,
EN LA MUNICIPALIDAD DE NUEVA CONCEPCION, ESCUINTLA.
4.1. Introducción
El presente Manual de Funciones para la Oficina Municipal de la Mujer, en la
municipalidad de Nueva Concepción, Escuintla; constituye un instrumento
administrativo para orientar y desarrollar las funciones y actividades técnicas y
administrativas que dicha oficina promueve y desarrolla dentro del referido municipio.
El manual tiene como propósito para el concejo municipal contar con una norma
administrativa que permita evaluar los resultados de acuerdo a la inversión realizada y
establecida en el plan operativo anual de cada ejercicio fiscal.
4.2. Objetivos del manual
a. Desarrollar las funciones administrativas y técnicas establecidas en el Código
Municipal y reglamentos internos de organización y funcionamiento para cumplir
en forma específica lo que determina y establece la normativa jurídica.
b. Determinar los niveles de autoridad que existen en la organización municipal
administrativa, para especificar la jerarquía que existe entre cada unidad
administrativa y a lo interno de la Oficina Municipal de la Mujer.
50
c. Proporcionar al Concejo Municipal una guía de información con funciones
bien definida de la Oficina Municipal de la Mujer, para que tomen conciencia de
la cobertura técnica y administrativa que tiene asignada en el instrumento
administrativo.
d. Comunicar por medio del manual de funciones a lo interno de la
municipalidad el ejercicio de la función pública municipal; para promover y dar a
conocer el trabajo y la gestión municipal.
e. Establecer en forma clara la competencia administrativa para no duplicar
funciones en la gestión municipal.
f. Promover a nivel de otras municipalidades la organización de la Oficina
Municipal de la Mujer para apoyar con proyectos comunitarios a grupos
femeninos en cada municipio.
51
4.3. Estructura organizacional
DIRECCIÓN DE LA OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER, MUNICIPALIDAD DE
NUEVA CONCEPCIÓN, DEPARTAMENTO DE ESCUINTLA
Fuente: Elaboración propia con base a investigación de campo.
52
4.3.1 Descripción de puestos
DIRECCIÓN DE LA OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER, MUNICIPALIDAD DE
NUEVA CONCEPCIÓN, DEPARTAMENTO DE ESCUINTLA
Fuente: Elaboración propia con base a investigación de campo.
Puesto No.
Alcalde
Municipal1
Dirección 1
Total 2
Puesto No. Puesto No.
Jefe del
Departamento
Activo y Gestión
Comunitaria
1
Conserje/Mensajero 1
Total 1 Total 2
Puesto No.
Jefe del
Departamento
de
Capacitación
y Orientación
Femenina
1
Total 1
Jefe del
Departamento de
Proyectos
Comunitarios de
Desarrollo
1
53
4.4. Aspectos legales y administrativos que justifican la elaboración y puesta en
marcha del manual de funciones
a. Aspectos Legales
Constitución Política de la República de Guatemala
Régimen Municipal
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala, son
instituciones autónomas.
Entre otras funciones le corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades
b. Obtener y disponer de sus recursos; y
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su
jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.
Para los efectos correspondientes emitirán las ordenanzas y reglamentos respectivos.
Artículo 254. Gobierno Municipal: El Gobierno municipal será ejercido por un concejo
el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por
sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.
54
Código Municipal decreto No. 12-2,002
Artículo 34. Reglamento Interno. El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento
interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la
organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal y
demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal.
4.5 Estructura del manual de funciones aplicado
A continuación se presenta la estructura que se utilizará como un esquema de
organización y funcionamiento del manual de funciones de la Oficina Municipal de la
Mujer para la Municipalidad del Municipio de Nueva Concepción, Departamento de
Escuintla.
Unidad administrativa Manual de funciones.
Oficina Municipal de la Mujer Organización interna.
Descripción del puesto
Nombre de la Unidad
Nombre del puesto
Supervisa a
Responsable ante
Función principal
Función específica
Autoridad para
Requisitos del puesto
Legales
Educación
Experiencia
Habilidades
55
4.6. Descripción y nombre de puestos del manual de funciones aplicado
a. Alcalde municipal
b. Directora de la Oficina.
c. Jefe de departamento de proyectos comunitarios de desarrollo.
d. Jefe de departamento de capacitación y orientación femenina.
e. Jefe de departamento administrativo y gestión comunitaria.
f. Conserje- mensajero.
4.7. Manual de funciones especifico de la oficina municipal de la mujer
Oficina Municipal de la Mujer Manual de Funciones
Descripción del puesto.
Nombre de la unidad Alcalde Municipal
Nombre del puesto Alcalde Municipal
Supervisa a: Directora de la Oficina
Municipal
De la Mujer
Responsable ante Concejo Municipal.
56
Función Principal
Cumplir las ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás
disposiciones del Concejo Municipal y para el efecto expedirá las órdenes e
instrucciones necesarias, dictará las medidas de política y buen gobierno y ejercerá la
potestad de acción directa y en general, resolverá los asuntos del municipio que no
estén atribuidos a otra autoridad.
Funciones Específicas
a. Dirigir la administración municipal.
b. Representar a la municipalidad y al municipio.
c. Presidir las sesiones del Concejo Municipal y convocar a sus miembros a sesiones
ordinarias y extraordinarias de conformidad con este código.
d. Velar por el estricto cumplimiento de las políticas públicas municipales y de los
planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio.
e. Dirigir, inspeccionar e impulsar los servicios públicos y obras municipales.
f. Disponer gastos, dentro de los límites de su competencia, autorizar pagos y rendir
cuentas con arreglo al procedimiento legalmente establecido.
g. Desempeñar la jefatura superior de todo el personal administrativo de la
municipalidad, nombrar, sancionar y aceptar la renuncia y remover de conformidad
con la ley a los empleados municipales.
h. Ejercer la jefatura de la policía municipal, así como, el nombramiento y sanción de
sus funcionarios.
i. Ejercitar acciones judiciales y administrativa en caso de urgencia.
j. Contratar obras y servicios con arreglo al procedimiento legalmente establecido con
excepción de los que corresponda contratar al Concejo Municipal.
57
k. Promover y apoyar, conforme a este código y demás leyes aplicables, la
participación y trabajo de las asociaciones civiles y los comités de vecinos que
operen en su municipio, debiendo informar al Concejo Municipal cuando este lo
requiera.
l. Dirigir e instruir sobre la competencia administrativa y resultados esperados durante
cada ejercicio fiscal a la jefatura de la Oficina Municipal de la Mujer asignar los
recursos financieros necesarios establecidos en el plan operativo anual de la
dirección de la Oficina Municipal de la Mujer con el propósito de lograr sus
resultados y cumplir sus metas operativas anuales.
m. Apoyar proyectos comunitarios y de servicio social que promueva la Oficina
Municipal de la Mujer dentro del ejercicio de sus funciones administrativas.
n. Transmitir por medio de la alcaldía que él dirige a todos los mandos medios de la
municipalidad las funciones, apoyo y resultados de la Oficina Municipal de la Mujer.
o. Informar al Concejo Municipal sobre las políticas, planes, programas y proyectos
que promuevan y desarrollen la Oficina Municipal de la Mujer en el propósito de
cumplir con el principio de jerarquía administrativa.
p. Apoyar eventos de capacitación de corta duración propuestos por la jefatura de la
Oficina Municipal de la Mujer y participar en la inauguración y clausura de los
mismos con el propósito de cumplir con el principio de participación e identidad
comunitaria.
q. Tomar el juramento de ley a los concejales, síndicos y a los alcaldes comunitarios o
auxiliares, al darle posesión de sus cargos.
58
r. Ser el medio de comunicación entre el Concejo Municipal y las autoridades y
funcionarios públicos.
s. Las demás atribuciones que expresamente les atribuyan las leyes y aquellas que la
legislación del Estado asigne al municipio y no atribuya a otros órganos
municipales.
Autoridad para
1. Participar en sesiones del Concejo Municipal.
2. Emitir y firmar informes.
3. Para trasladar informes administrativos y financieros con fundamento legal.
4. Representar al municipio en eventos sociales, culturales, deportivos y de gobierno
local.
5. Asesorar y orientar a las jefaturas de las diferentes unidades administrativas que
operan y funcionan bajo su cargo.
Requisitos del puesto
Legales
Código Municipal Artículo 52: Representación Municipal. El alcalde representa a
la municipalidad y al municipio, y es el personero legal de la misma.
Artículo 254. Constitución Política de la República de Guatemala. Gobierno
Municipal. El Gobierno Municipal será ejercido por un Concejo el cual se integra
con el alcalde, síndicos y concejales electos directamente por sufragio universal
y secreto para un periodo de cuatro años pudiendo ser reelectos.
59
Experiencia
En administración de personal.
Administración y control de obra pública y servicio municipal.
En manejo de recursos financieros y físicos.
Experiencia en organización social y comunitaria
Habilidades
En elaboración y manejo del presupuesto público municipal.
En dirigir grupos sociales.
Para participar en sesiones del Concejo Municipal.
En elaborar y presentar informes técnicos de trabajo.
Inaugurar obras y participar en eventos sociales.
60
Oficina Municipal de la Mujer Manual de funciones
Descripción del puesto.
Nombre de la unidad Dirección de la Oficina Municipal
De la Mujer.
Nombre del puesto Directora de la Oficina municipal
De la Mujer.
Supervisa a: Jefe del departamento de proyectos
Comunitarios de desarrollo.
Jefe del departamento de capacitación
Y orientación femenina.
Jefe del departamento administrativo
Y gestión comunitaria.
Responsable ante: Alcalde Municipal.
Función Principal
Coordinar el proceso administrativo con énfasis a la capacitación femenina y
fortalecimiento de la organización social comunitaria, así como, la elaboración de
estudios de inversión y perfiles de proyectos para mejorar las condiciones de
vida de la mujer rural en el municipio.
61
Funciones Específicas
1- Elaborar el plan operativo anual para cada ejercicio fiscal tomando en cuenta lo
siguiente, orientación por parte del alcalde de los aspectos que se deben tomar
en cuenta dinásticos comunitarios, orientaciones del INFON, reuniones con los
COCODES, y requisitos técnicos que proporciona SEGEPLAN y la dirección
técnica de presupuesto.
2- Realizar visitas de campo a las diferentes aldeas del municipio con el propósito
de organizar, y promover a la mujer en distintas áreas del desarrollo para la
participación.
3- Coordinar con las diferentes jefaturas a lo interno de la dirección las relaciones
de trabajo y la proyección comunitaria de todos los miembros.
4- Coordinar con el alcalde municipal los requerimientos en concepto de recursos
para su consideración y apoyo.
5- Participar como docente en los procesos de capacitación que promueve y
ejecuta la dirección en fortalecimiento a la mujer comunitaria.
6- Solicitar gastos administrativos y ejecutarlos en coordinación con la
administración financiera integrada municipal, en coordinación con el director de
la misma.
7- Participar en la elaboración de estudios en forma conjunta con el departamento
de proyectos comunitarios de desarrollo.
8- Programar las actividades administrativas y técnicas de la unidad en forma
mensual las cuales deben estar autorizadas por el alcalde.
9- Visitar y coordinar con entidades públicas y privadas del municipio explicando la
competencia administrativa y técnica para requerir apoyo y coordinación.
62
10- Asistir a la mujer del municipio con orientación hacia el cumplimiento de los
derechos y garantías sociales mínimas que establece la Constitución Política de
la República.
11- Otras funciones a juicio del alcalde municipal y que estén apegadas al
reglamento administrativo y al Código Municipal.
12- Brindar información asesoría y orientación a las mujeres del municipio,
especialmente sobre sus derechos; así como apoyar el proceso de organización
y formalización de los grupos de mujeres, acompañándolas en la obtención de
su personalidad jurídica.
13- Informar y difundir el que hacer de la Oficina Municipal de la Mujer a través de
los medios de comunicación, con el objeto de visibilizar las acciones que la
Oficina realiza en el municipio.
14- Promover la organización social y participación comunitaria de las mujeres en
los distintos niveles del Sistema de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural;
15- Coordinar con las dependencias responsables, la gestión de cooperación técnica
y financiera con entes nacionales e internacionales, para la implementación de
acciones y proyectos a favor de las mujeres del municipio.
Actividad para
Participar en reuniones con el alcalde.
Elaboración de informes administrativos de acuerdo a su cobertura y plan de
trabajo.
Asistir a reuniones con el resto de direcciones que integran la estructura
orgánica municipal.
63
Requisitos del puesto.
Legal
Cumplir con lo que establece el Código Municipal en el artículo 96 Bis y 96
Ter.
Educación
Debe ser profesional universitario graduado en las ciencias sociales o
ciencias económicas con especialidad en proyectos sociales y capacitación
de adultos.
Experiencia
En trabajo de campo y organización social.
En capacitación a grupos femeninos.
En elaboración de estudios y perfiles de proyectos.
Habilidades
En manejo de equipo de oficina.
Manejo de vehículo de cuatro ruedas
Para redactar informes.
Para trabajar con grupos comunitarios.
64
Oficina Municipal de la Mujer Manual de funciones.
Descripción del puesto
Nombre de la unidad Dirección de la Oficina Municipal
De la Mujer.
Nombre del Puesto Jefe del departamento de proyectos
Comunitarios de desarrollo.
Supervisa a: Ninguno
Responsable ante. Directora de la Oficina Municipal
De la Mujer
Función Principal
Coordinar y programar a nivel de municipio las necesidades que presenta
la mujer en todas las aldeas y caseríos sus propuestas en materia de
proyectos sociales y económicos para mejorar su nivel de vida familiar.
Funciones específicas
1. Elaborar diagnósticos sociales y económicos en las diferentes aldeas y
caseríos del municipio.
2. Elaborar pequeños perfiles de proyectos en coordinación con mujeres líderes
organizadas en el municipio.
3. Constituir y organizar la organización social de la mujer con el propósito de
propiciar su desarrollo.
65
4. Asistir a eventos de capacitación sobre la materia de proyectos de desarrollo
social nombrado por la jefatura de la Oficina y visto bueno del alcalde
municipal.
5. Visitar entidades públicas para recopilar información que sirva de fuente de
consulta para cumplir y desarrollar la competencia administrativa de la
dirección y el departamento.
6. Participar en reuniones de trabajo a lo interno de la dirección de la Oficina
Municipal de la Mujer para desarrollar estrategias conjuntas y eliminar la
duplicidad de funciones y la pérdida de recursos.
7. Asistir a reuniones programadas por el alcalde y el concejo Municipal a nivel
de municipio con el resto de entidades públicas que constituyen la estructura
social y de apoyo a los habitantes.
8. Coordinar por instrucciones de la dirección con la Oficina Municipal de
planificación y del departamento de presupuesto las metas y recursos
financieros programados para cada ejercicio fiscal, específicamente para el
funcionamiento, competencia de la unidad.
9. Participar como docente en eventos de capacitación dirigidas a la mujer del
municipio específicamente en materia de diagnósticos comunitarios,
elaboración de estudios, elaboración de perfiles de proyectos económicos y
formas de organización comunitaria.
10. Desarrollar actividades complementarias a la dirección asignada por el
alcalde y Concejo Municipal en función a lo que establecen los reglamentos y
las leyes en la materia.
66
Autoridad para
Elaboración de proyectos comunitarios.
Reunirse con grupos femeninos del municipio.
Participar en sesiones de trabajo debidamente nombrado por autoridades
superiores.
Requisitos del puesto
Educación
Graduado a nivel de licenciatura en administración de empresas con experiencia
en trabajo rural, grupos sociales y orientación femenina.
Experiencia
En trabajo comunitario, en administración pública y elaboración y evaluación de
proyectos.
Habilidades
En manejo de equipo de oficina y vehículos de cuatro ruedas tipo picop de doble
tracción.
67
Oficina Municipal de la Mujer Manual de funciones
Descripción del puesto
Nombre de la Unidad Dirección de la Oficina Municipal de
La mujer.
Nombre del puesto Jefe del departamento de capacitación
Y orientación femenina
Supervisa a Ninguno
Responsable ante Directora de la Oficina Municipal de la
Mujer.
Función principal
Planificar, programar y ejecutar el proceso de capacitación, ejecución y
evaluación de eventos educativos de corta duración, con énfasis al desarrollo
social y productivo de la mujer en el municipio.
Funciones específicas
1. Programar eventos de capacitación de corta duración con grupos femeninos a
nivel urbano y rural del municipio.
2. Visitar centros de capacitación a nivel de municipalidades y otras entidades
públicas y privadas con la finalidad de adquirir contenidos y metodologías para
desarrollarlas en el municipio.
68
3. Evaluar los eventos de capacitación y emitir los resultados por medio de un
informe al alcalde municipal.
4. Coordinar con la unidad de proyectos de capacitación y orientación femenina y
la unidad administrativa con la finalidad de ejecutar las actividades en forma
conjunta y proveer todo tipo de riesgos que surjan de los eventos de
capacitación.
5. Participar como docente en programas de capacitación orientados a la mujer del
municipio.
6. Elaborar con la dirección el plan operativo anual asignado a la misma.
7. Asistir a capacitaciones instruidas por el alcalde a eventos educativos sobre su
competencial.
8. Solicitar por medio de la dirección a la tesorería municipal los recursos
financieros necesarios para la ejecución de eventos educativos dirigidos a la
mujer del municipio.
9. Desarrollar otras actividades a juicio de la dirección y alcalde municipal en
congruencia con lo que establecen los reglamentos internos de la municipalidad
y leyes especiales.
Autoridad para
Participar como decente en programas de capacitación en la esfera de su
competencia.
Redactar informes sobre capacitación.
Organizar y dirigir eventos educativos.
69
Requisitos del puesto
Educación
Profesional de las ciencias económicas y/o de las ciencias de la educación; con
experiencia en educación de adultos, docencia comunitaria y conocimiento del
sector rural del país.
Experiencia:
En administración municipal.
Con grupos de trabajos comunitarios.
En docencia con adultos rurales.
Habilidades
En manejo de equipo de oficina.
En docencia educativa.
En manejo de vehículo doble tracción.
Para hablar en público.
70
Oficina Municipal de la Mujer Manual de Funciones
Descripción del puesto
Nombre de la Unidad Dirección de la Oficina Municipal
De la Mujer.
Nombre del puesto Jefe del departamento
administrativo
Y gestión comunitaria.
Supervisa a: Ninguno
Responsable ante: Directora de la Oficina Municipal de
La Mujer.
Función Principal
Planificar ejecutar y evaluar todas las acciones de tipo administrativo y control
financiero de la dirección con el objeto de garantizar el buen uso de los recursos
y la transparencia de la gestión interna de la unidad.
Funciones específicas
1. Programar las acciones administrativas y requerimientos financieros con el visto
bueno de la dirección a la administración financiera integrada municipal.
71
2. Realizar los gastos de la unidad programados para cada mes y trimestre, de
acuerdo al plan operativo anual y requerimientos financieros solicitados.
3. Registrar y controlar la correspondencia de la dirección y trasladarla a la
directora para su conocimiento y efecto.
4. Planificar con los jefes de departamentos de la dirección los requerimientos y
necesidades de recursos y trasladarlos a la jefatura para su visto bueno.
5. Apoyar la labor de los departamentos de proyectos comunitarios de desarrollo y
de capacitación y orientación femenina con el objeto de cumplir en forma
conjunta e integral el plan operativo anual de la dirección.
6. Participar en la elaboración del plan operativo anual de cada ejercicio fiscal de la
dirección, así como la elaboración de informes administrativos de la misma.
7. Asistir a eventos de capacitación relacionados al complemento de las funciones
asignadas a su cargo por instrucciones de la jefatura o nombramiento del
alcalde.
8. Visitar aldeas, caseríos y todos los lugares donde se desarrollen eventos de
capacitación con grupos femeninos con el propósito de apoyar y mejorar la
logística administrativa en cada evento.
9. Coordinar con el resto de oficinas de la municipalidad la función que realiza el
departamento con el objeto de eficientar la labor del mismo y comunicar sus
resultados.
10. Desarrollar otras actividades a juicio de la dirección en el alcalde municipal en
función a lo que establecen reglamentos, acuerdos y demás disposiciones
legales.
72
Autoridad para
Redactar informes administrativos.
Coordinar con la dirección administrativa financiera integrada municipal los
requerimientos económicos de la dirección.
Requisitos del puesto
Educación
Licenciado en administración de empresas con especialidad en finanzas
municipales y trabajo comunitario a nivel de organización y dirección de grupos.
Experiencia
Administración municipal, manejo y control de recursos.
Trabajo de campo con grupos organizados especialmente femenino.
Habilidades
Para elaborar informes administrativos.
Manejo de equipo de oficina.
Transmitir conocimientos y experiencias administrativas
73
CONCLUSIONES
1. Los historiales de proyectos no son instrumentos que se manejen dentro de
la oficina municipal de la mujer, puesto que no existen registros que brinden
información fidedigna a cerca de proyectos que se hayan realizado a
beneficio de la población femenina. Esto debido a la falta de autorización
según jerarquías que ordenen cumplir un proceso para cada actividad, de
acuerdo a un plan estructurado.
2. Derivado al desconocimiento, los colaboradores de la oficina municipal de
la mujer, no implementan y promueven un manual de funciones, lo que a su
vez produce información y actividades inoportunas para la Directora de la
Oficina Municipal, y por ende se ve afectada la población femenil.
3. En las unidades administrativas entre colaboradores de la oficina municipal
se exponen a diversos riesgos durante la integración de proyectos, debido a
la falta de comunicación y trabajo en equipo, esto por plantear actividades
sin un proceso establecido que lleve al cumplimiento de propuestas.
4. No existe ningún manual de funciones aprobado, para que la unidad
administrativa pueda contar a lo interno de la misma con la teoría de
organización, delegación y ejecución de actividades.
74
RECOMENDACIONES
1. Una vez aprobado el manual de funciones se inicie el proceso de
supervisión y evaluación de resultados de dicha unidad administrativa, y
que derivado de los mismos, el proceso de retroalimentación para
fortalecer su función técnica administrativa y como consecuencia los
recursos financieros asignados generen impacto a nivel del desarrollo
integral del municipio.
2. Cuando esté aprobado el manual de funciones por el Concejo Municipal
se instruya a la jefatura de la Oficina Municipal de la Mujer con el objeto
de que los recursos y resultados asignados y obtenidos como meta final
sean acorde al plan operativo anual y a los lineamientos de política
municipal que se tienen para cada periodo.
3. Instruir al director de la administración financiera integrada municipal, la
asignación de recursos en el presupuesto de ingresos y egresos de la
municipalidad para la Oficina Municipal de la Mujer y cuando el gobierno
a través del Ministerio de Finanzas Públicas traslade los fondos a la
municipalidad de forma inmediata se cuantifiquen y se distribuyan a
cada unidad administrativa según lo establecido en el presupuesto por
categoría programática, fuente de financiamiento, renglón y grupo de
gasto.
75
4. A las autoridades municipales sea sometido para su conocimiento y
aprobación el manual de funciones para la organización y
funcionamiento para la Oficina Municipal de la Mujer, lo cual tiene como
propósito que las metas y actividades que se le asignan sean
ejecutadas de acuerdo a una norma administrativa ya autorizada por la
autoridad que tiene la competencia establecida en el Código Municipal.
76
BIBLIOGRAFÍA
1. CASTILLO González, Jorge Mario. Derecho Administrativo. 14 Edición
Actualizada. Guatemala, Impresiones Gráficas. 2,003.
2. DUHALT K.M. (2014) Definición de Manuales de Funciones.
3. FINCOWSKY Franklin (1999), los manuales administrativos pueden
clasificarse, Clasificación de los Manuales Administrativos.
4. FRANKLIN Enrique, Benjamín. Organización de Empresas, Tercera
Edición. Mc Graw Hill.
5. JOBANDTALENT (2013) Información empleo y actualidad. Importancia de los Manuales de Funciones.
6. RODRIGUEZ Rouanet, Francisco. (1996) Instituto de Estudios y
Capacitación Cívica. Diccionario Municipal de Guatemala. 2da Ed.
Guatemala. Ed. Fondo de Cultura.
77
Instituciones
1. CODEFEM Guatemala (2006) Manual de Funciones de la Oficina Municipal
de la Mujer-OMM.
2. Código Municipal, Decreto 12-2,002. Del Congreso de la República de
Guatemala.
3. Constitución Política de la República de Guatemala. Asamblea Nacional
Constituyente. 1,986, 273 páginas.
4. Ley del organismo Judicial, (1989). Decreto 2-89. Del Congreso de la
República de Guatemala.
e-grafías
1. www.google.com.gt
2. www.monografías.com.gt
3. www.asíesminueva.com.gt
4. www.wikipedia.com.gt
ANEXOS
78
ANEXO 1
Logotipo, Municipalidad de Nueva Concepción, Escuintla.
Municipalidad del Municipio de Nueva Concepción, Escuintla.
79
ANEXO 2
CEDULA DE OBSERVACIÓN
Investigación: Importancia de elaborar un Manual de Funciones para la Oficina
Municipal de la Mujer, en la Municipalidad de Nueva Concepción, Escuintla.
Observador: Sindy Melissa Vargas López.
Objetivo: Facilitar y apoyar la formulación de políticas y la toma de decisiones para
el crecimiento y desarrollo organizacional de la Municipalidad
Localización geográfica del lugar observado: ___________________________
Fecha de realización de la observación: _______________________________
Aspectos a observar: métodos y técnicas para un buen resultado y para llegar a
una satisfacción deseada.
Registro de Información:
Notas:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
No. Aspectos a Calificar Sí / Bueno No / Malo
1 Coordinación en los proyectos
2 Trabajo en Equipo
3 Actividades
4 Orientación a las Mujeres del Municipio
5 Cumplimiento del Código Municipal
6 Trabajo en Campo
7 Redacción y entrega de Informes
80
ANEXO 3
UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
ENCUESTA DIRIGIDA A COLABORADORES DE LA OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER, EN LA MUNICIPALIDAD DE NUEVA CONCEPCIÓN,
ESCUINTLA
A continuación se le presenta una serie de preguntas, con las cuales solicito su
valioso tiempo y colaboración para responder de forma objetiva, debido a que
su cooperación será de mucha importancia para poder profundizar la
investigación que se realiza para poder realizar el Manual de Funciones para la
Oficina Municipal de la Mujer, en la Municipalidad de Nueva Concepción,
Escuintla.
INDICACIONES: Se le presenta una serie de preguntas relacionadas a las
Funciones de la Oficina Municipal de la Mujer, favor de contestar con
sinceridad, marcando únicamente con una “X” la opción que considere
correcta.
1. Sabe que es un Manual de funciones?
SI______ NO_____
2. Considera importante la elaboración de Manuales de Funciones, para la
oficina Municipal de la Mujer?
SI______ NO_____
3. Existe el trabajo en equipo?
SI______ NO_____
81
4. Reciben apoyo de parte del Alcalde para realizar Actividades, a beneficio de
las mujeres de distintas comunidades?
SI______ NO_____
5. ¿Cuenta con autoridad para realizar algún proyecto?
SI______ NO_____
6. Considera que se brinda el mismo apoyo para el área Urbana y el área
Rural, a beneficio de las mujeres?
SI______ NO_____
7. Considera importante contar con un Manual de Funciones que detalle el
proceso sobre cómo trabajar y llevar de una manera ordenada las
actividades?
SI______ NO_____