taller de control de inventarios

7/26/2019 Taller de Control de Inventarios

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Documentacin, OptimizacinDominio de Excel para el Contde Inventarios

MCP. Elmer John Prez [email protected] Cel. 991-691-831

27,28 y 30 de Abril


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OBJETIVO

El objetivo de este taller, adems de alentar a la

capacitacin tcnica, en la materia de control deinventario, busca profundizar en la concientizacinde los entes y factores que intervienen en laadministracin y manejo de materiales en laempresa.


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Proceso del Ciclo de Inventarios

Cliclo deInventario


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1. Clasificacin de las empresaEMPRESAS DE TRANSFORMACIN:

EMPRESAS DE COMERCIALIZACIN

Compra MateriaPrima

Alamcn deMateria Prima

Proceso deTransformacin

AlmacnProductos

Terminados

Venta ProduTerminad

Compra deProductos

Terminados

Almacn deProductos

Terminados

VentaProductos

Terminados


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2.Control de InventarioEs el dominio que se tiene sobre loshaberes o existencias pertenecientes auna organizacin.En la prctica el control de inventarios(CI)1 no resulta tan fcil como sudefinicin. Por s mismo el CI es unsistema que est subordinado a otrossistemas mayores que tienen como finltimo operar para el logro de los

objetivos generales de toda laorganizacin.


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4. MEDICION DE LA PRESICION1.- Exactitud en el Registro de Inventario:

IRA = 88/100 = 88%SKU, cantidad, Ubicacin

2.- Error de Inventario:Sistema: Prod. A:100 Prod.B:100Fsico Prod. A:50 Prod.B:150

Precisin Neta:Prod. A: 100-50 = 50

Prod. B: 100-150 = -50Neta: 0 => Enfoque Financiero

Precisin Absoluta:Prod. A: 100-50 = 50Prod. B: 100-150 = -50 = |50|Absoluta: 100 => Enfoque nivel de Servicio


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Module 1:ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS

Uso de frmulas bsicas y condicionales (SI, SUMAR.SI,CONTAR)Bsqueda de valores en diferentes hojas con una nicacolumna de datos comunes (BUSCARV,FILTROS)

Plantillas necesarias para el departamento de almacn

Validacin de datos y homogeneizacinClasificacin de los datos segn su importancia para eldepartamento de almacn

Configuracin e impresin de los formularios y plantillas

Insertar comentarios


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MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLASUso de frmulas bsicas y condicionales - 1/2

Qu son las frmulas de Excel?Es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza

algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Partes de una Formula


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MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLASUso de frmulas bsicas y condicionales - 2/2

Qu son las frmulas condicionales?Es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza

algunos clculos y regresa un resultado segn la condicin aplicada que esdesplegado en la celda.


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MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS

Bsqueda de valores en diferentes hojas con una nicacolumna de datos comunes (BUSCARV,FILTROS)


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Plantillas necesarias para el departamento de almacn 1/3

DOCUMENTACIN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN

RECEPCIN Externa a la Empresa - Albaran de entrada- Nota de devolucin

de clientes.

Interna de la Empresa - Nota de Ingreso.- Copia del pedido del

cliente.

EMISIN Del departamento - Ficha de control deexistencias.

- Albaran de entrega.- Nota de devolucin a

proveedores.- Nota de Salida


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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1- Recibimos del departamento de ventas y marketing copia del pedidoconfirmado del cliente.

2- En caso de disponer de existencia del producto o productos, seprocede a la preparacin fsica del pedido y a la emisin del albarncorrespondiente, cuyo original se enva al cliente, una copia se enva a lacarpeta facturas por cobrar, y otra copia se guarda en nuestra carpetaAlbaranes emitidos.

3- En caso de no haber suficiente stock para cubrir las necesidades delcliente, o en caso de que el stock llegue a estar por debajo de undeterminado nivel, se emite una solicitud de compra, que se envamediante una orden de pedido al departamento de compras.

4- A su vez, llegan al almacn los productos solicitados de nuestrospedidos de los proveedores o acreedores, juntamente con el albarn deentrada de la mercadera.


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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

5- Se procede a su comprobacin y, si es correcto, se devuelve eloriginal firmado al proveedor, se enva una copia confirmada a lacarpeta Albaranes recibidos del departamento de compras, y unacopia a nuestra carpeta Albaranes recibidos. Se registra la entrada dela mercanca en la correspondiente ficha de almacn o de control destock, y se archiva en nuestra carpeta Ficha de Almacenes

6- Si es necesario, se necesario las incidencias producidas en el albarn

se comunica mediante una nota interior al departamento de compras.Se archiva una copia en nuestra carpeta recibidos.

7- En caso de recibir la orden, por parte del departamento de compras,de devolver la mercanca, se emite una nota de devolucin demercancas.

8- Se anota la salida de mercanca en nuestra Hojas de control deexistencias.


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Validacin de datos y homogenizacin


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MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLASClasificacin de los datos segn su importancia para eldepartamento de almacn


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Insertar comentarios


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Module 2:ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA FACILITAR SU

ANLISIS Y EL SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS DIARIAS DEL ALMACN

Importar bases de datos: datos de los distintosdepartamentos, suministradores, transportistas.

Lista de datos vs. Autofiltro

Ordenar

Empleo de tablas y grficos dinmicos

Bsqueda de datos especficos: encontrar/reemplazar

Anlisis de datos

Importacin y consulta de datos externos


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MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA

Importar bases de datos: datos de los distintosdepartamentos, suministradores, transportistas


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Lista de datos vs. Autofiltro


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Ordenar


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Empleo de tablas y grficos dinmicos

O 2 S C OS OS O S


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Bsqueda de datos especficos: encontrar/reemplazar

MODULE 2 ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA


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Anlisis de datos 1/2

MODULE 2 ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA


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Anlisis de datos 2/2



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Importacin y consulta de datos externos


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Fn del 1er DaHasta maana

Module 3:


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Module 3:DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION DESTOCKS

Establecer ABC de rotacin/ valor

Plantear "estrategia" desde almacn

Plantillas y evaluacin de stock cclicos

Pedidos bajo mnimos

Clculos de previsin y tendencias

MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION


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La clase A que representa el 80% del valor del inventario y solo el 20% del

nmero de partidas existentes; La clase B que acumula el 15% del valor delinventario y el 30% de las partidas y la clase C que en valor solo alcanza el 5%pero en el porcentaje de partidas se eleva hasta el 50%.

El procedimiento de obtencin de una tabla de distribucin por valor ABCrequiere de tres datos: El cdigo o descripcin o identificacin del producto, Elcosto unitario de cada artculo y su consumo anual o durante un periododeterminado.

Establecer ABC de rotacin/ valor - 1/6

CLASIFICACIN % EN VALOR % EN PARTIDAS

A 80 20

B 15 30

C 5 50



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EL 10% DE LOS ARTICULOS REPRESENTA EL 73% DE LAINVERSION DE CAPITAL EN INVIERNO




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Bedaux recomienda algunas estrategias modernas para unaadecuada gestin de stocks, que contribuya al logro de losobjetivos:1. Racionalizar el nmero de almacenes. Cumplir los

requerimientos de servicios, teniendo en cuenta la valoracineconmica (costo-beneficio).

2. Homogenizar y racionalizar referencias. Es importante unificarproductos, cambiar de M20 a M2S, centralizar referencias de

baja rotacin, y reducir el portafolio de productos. Se debeanalizar si con menos productos se alcanza el mismo nivel deventas

3. Planificar en funcin de la tipologa de la demanda. Tratar detener el producto en stock a nivel de semielaborado. Fabricar elproducto con base en previsiones, dar el acabado y elpackaging en el momento de la distribucin.




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4. Gestionar los inventarios de forma central/vendormanagement inventory. Evitar el efecto ltigo en lacadena, permite priorizar envos, mejorar el tiempo derespuesta y ahorrar costos administrativos.

5. Minimizar lotes de produccin y distribucin. Lograr questos sean ms pequeos, disminuye el tamao del stocky permiten manejar de una forma adecuada la carga.

6. Crear visibilidad en tiempo real. Conectar a los clientes,proveedores y operadores logsticos mediante procesosEDI. Contar con informacin de ventas, pedidos, stocks yconfirmacin de entregas en tiempo real y disponible paratodos los actores de la cadena.




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Es el stock necesario para atender la demandanormal de la empresa desde que recibimos unpedido hasta que recibimos el siguiente.(Leadtime de aprovisionamiento).

Prod. A: una vez al mesProd. B: 2,3 o 4 veces al mesProd. C: 6, 8 o 12 veces al mes

Plantillas y evaluacin de stock cclicos



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Consiste en establecer niveles mximos y mnimos de inventario yun periodo fijo de revisin de sus niveles. El inventario se revisasolo en estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre elmximo y la existencia total (cantidad existente ms cantidad entrnsito). Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de lasfechas de revisin cuando por una demanda anormalmente alta laexistencia llegue al punto mnimo antes de la revisin. En sistemasautomatizados estas fechas no se preestablecen, sino que secalculan los puntos de revisin y el sistema avisa cual es el mejor

momento de efectuar la compra y la cantidad a solicitar.

El ejemplo que dimos anteriormente, es el ms bsico en el modelode demanda independiente, pero para su ms eficaz aplicacindebe tenerse en cuenta una variable conocida como existencia deseguridad o "colchn", la cual ser igual al punto mnimo deinventario.

Pedidos bajo mnimos 1/5



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Pp = Punto de pedidoTr = Tiempo de reposicin de inventario (en das)

Cp = Consumo promedio (diario)CM = Consumo mximo (diario)Cm = Consumo mnimo (diario)EM = Existencia mximaEm = Existencia mnima (o de seguridad)CP = Cantidad de pedido

E = Existencia actual

Pp = Cp x Tr + EmEM = CM x Tr + EmEm = Cm x TCP = EM E




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Queremos calcular los niveles ptimos de

inventario del refresco Sper-Cola, entoncestenemos que el tiempo de reposicin (Tr), esdecir las veces que viene el camin a nuestraempresa es de cada (05) cinco das, y que deacuerdo a nuestra estadstica de venta anual, el

da de mayor consumo fue de 100 cajas; el demenor consumo fue de 45 cajas y que enpromedio la venta diaria fue de 70 cajas, ademsen el momento de hacer estas consideraciones laexistencia en nuestro deposito era de 350 cajas.




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Em = 45 x 5 => Em = 225 cajas

EM = 1 0 0 x 5 + 2 2 5 = > EM = 725 cajas

Pp = 70 x 5 +225 => Pp = 575 cajas

CP = 725 350 => CP = 375 cajas




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Conocer las previsiones del comportamiento de la

demanda de los productos, es un factor clave paraanticiparse a los movimientos del mercado y poderanticiparnos a las acciones a tomar con cada una de lasreferencias que manejamos en el almacn.

El xito de la cadena de suministro pasa por unasbuenas previsiones de demanda.

Clculos de previsin y tendencias 1/4



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Module 4:


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CMO ELABORAR GRAFICOS

Realizar grficos a partir de datos

Realizar grficos dinmicos, a partir de tablas dinmicas

ABC de referencia de rotacin en un almacn

MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS


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f


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R li fi i d d


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R li fi ti d d t


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R li fi di i ti d t bl di i


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R li fi di i ti d t bl di i


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Realizar grficos dinmicos a partir de tablas dinmicas


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Fn del 2do DaHasta maana

Module 5:CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA


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CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARAMANEJAR GRANDES CANTIDADES DE INFORMACIN ENEXCEL

Proteccin de datos: cmo proteger una celda, pestaa,hoja...

Ocultar frmulas y hojas

Opciones de impresin, rangos, encabezados,comentarios...

Check List para la optimizacin del uso de Excel

Trucos y consejos prcticos

MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA

Proteccin de datos: cmo proteger una celda, hoja,


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p g jlibro...




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libro...




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libro...


Ocultar frmulas y hojas - 1/4


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Ocultar frmulas y hojas 1/4




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Ocultar frmulas y hojas 2/4




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y j /




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y j /


Ocultar frmulas y hojas


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y j


Opciones de impresin, rangos, encabezados,comentarios


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comentarios...




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comentarios...




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comentarios...


Check List para la optimizacin del uso de Excel


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Trucos y consejos prcticos


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Copiar el valor de una celda superior : CONTROL + JCopiar el valor de la celda a la izquierda : CONTROL + D

Hoja nueva : SHIF + F11Salto de Lnea : Alt +F11Crear grafico : F11Copiar en una rango de celdas : Ctrl + EnterTachado : Ctrl + 5Ocultar columna : Ctrl + 0

Mostrar columna : Ctrl + Shift + 9Ocultar fila : Ctrl + 9Mostrar columna : Ctrl + Shift + 8Repetir la ultima instruccin : F4


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Module 6:UTILIZACIN de SOLVER para ejercicios de SIMULACIN


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Durante este Mdulo se mostrar la utilizacin de la

funcin de Solver a travs del desarrollo de un casoprctico de clculo del nmero de personas de unalmacn en funcin del nmero de movimientos depalets


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