administración y control de inventarios
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UNIDAD V
Administracióny Control de Inventarios
Prof.: René Legue CárdenasAdministrador Público
INVENTARIO
“Los inventarios o stocks son cualquier recurso
ocioso que es almacenado en espera de ser
utilizado”.
J. A. Domínguez Machuca.
INVENTARIO
constituye la cantidad de existencias de un bien o recurso
cualquiera usado en una organización.
Un sistema de inventarios es el conjunto de política y controles
que regulan los niveles del inventario y determinar que niveles
debemos mantener, cuando debemos reabastecer existencia y cual
debe ser el volumen de los pedidos.
El inventario para la producción se refiere a los bienes que
contribuyen al producto que fabrica la empresa o que forman parte de
el .
El inventario para la producción normalmente se divide en
materias primas, productos terminados, componentes y materiales en
proceso.
En el caso de los servicio, el inventario se refiere a los
bienes intangibles que serán vendidos y a los abastos
necesarios para brindar el servicio.
El objetivo básico del análisis de inventario para conocer
las existencias necesarias para la producción y los servicios es
especificar :
a) Cuando se deben ordenar los artículos.
b) Cual debe ser el volumen de la orden
Costo del Inventario
Cuando tomamos una decisión que afecta el volumen del
inventario debemos tomar en cuenta los costos siguientes:
1. Costo por mantener el inventario. En esta categoría
incluye los costos de las instalaciones de almacenaje el seguro,
el hurto , los daños, la obsolescencia , la depreciación , los
impuestos y el costo de oportunidad del capital.
Evidentemente, como los costos por mantener un inventario son
altos, es mejor tener inventarios pequeños y reabastecerlos con
frecuencia
1. Costo de preparación (o cambio de producción): La
fabricación de cada producto distinto implica obtener los
materiales necesarios, preparar el equipo de forma especifica,
llenar los documentos requeridos, cobrar correctamente por el
tiempo y los materiales
3. Costo de la orden. Esto se refiere a los costos
administrativos y de personal para preparar la orden de compra o
de producción. Los costos de la orden incluyen infinidad de
detalles, como contar los artículos y calcular la cantidad de la
orden.
4. Costos por desabastos. Cuando la existencia de un articulo
se agotan cualquier orden por ese articulo debe esperar hasta que
sea reabastecido o bien debe ser cancelada . Existe un
equilibrio entre mantener la existencia para satisfacer las
demandas y los costos que se derivan del desabasto.
Razones que justifican la existencia de Inventarios
1. Hacer frente a la demanda de productos finales. Incertidumbre en
la demanda.
2. Evitar interrupciones en el proceso productivo.
3. La propia naturaleza del proceso productivo-productos en curso.
4. Nivelar el flujo de producción. Ej.: Demanda estacional.
5. Ahorro y especulación. Ej. : rebajas en el precio al aumentar el
tamaño del pedido.
6. Falta de acoplamiento entre la producción y el consumo. Ej.:
producción agrícola, se produce en una temporada y se consume a
lo largo del año.
7. Ahorro y especulación. Ej.: cuando se prevé alza de los precios
Tipos de inventarios
1. Inventarios de tránsito o de trabajo en proceso
2. Inventarios para especulación.
3. Inventarios regular o cíclico
4. Inventarios de seguridad
5. Inventarios de existencias obsoletas
Otros costos relacionados con los inventarios
1. Costos de adquisición:
Es el relacionado con la compra (pedidos externos) o fabricación
( pedidos internos) de los lotes solicitados.
2. Costos de mantener inventario o de posesión
Resultan de guardar, o mantener, artículos durante un periodo.
Costos por falta de existencias o de ruptura
Cuando se necesita un ítem y no hay existencia del mismo.
Costos de emisión
Todos los que se producen cada vez y por el hecho de solicitar y
recibir un pedido.
Conclusiones
La administración de la cadena de suministros es el desafío de todo
tipo de organizaciones en el siglo XXI.
Una buena administración de la cadena de abastecimiento agrega
valor para el cliente.
La logística no se debe limitar a la gestión de almacenaje y
transporte del producto. Debe ser comprendida y utilizada como arma
estratégica para desarrollar ventajas competitivas.
MATRIZ DE COSTOS LOGISTICOS(Estructura, Determinación e Indicadores de Costos Logísticos)
Estructura de los Costos Logísticos (Incluye Margen de Utilidad y Precio de Venta)
N° Componente Estructura de Costos Tipo y Variable de Costos M % Unid. Prod.
01 Costos Logísticos 1.1. Costos Aprovisionamiento 3,5 % xx
1.2. Costos Almacenaje 6,0 % Xx
1.3. Costos Distribución 2,5 % Xx
1.4. Costos de Administración 6,0 % Xx
1.5. Costos Ocultos 4,5 % Xx
1.6. Gastos Generales 4,0 % Xx
1.7. Otros Costos Logisticos 1,5 % Xx
Total Costos Logísticos 28 %
02 Costos de Producción2.1. Costos de Produccióna). Costos Directosb). Costos Indirectos (D, R, M.0 + GG)
32 % Xx
2.2. Costos Operacionalesa). Costos de Administraciónb). Costo de Ventasc). Costo de Distribución
15 % Xx
03 Costos de Inversión 3.1. Costos de Depreciación 3 % Xx
3.2. Costos de Amortización 2 % Xx
Total Costos Operacionales 80 % xxxxxxx
04 Margen de Utilidad a). Venta 20 % Xx
05 Precio de Venta a). (Utilidad marginal e impuestos) 100 % xx
Estructura y Determinación de Costos Logísticos
N° Variables Logísticas Tipo de Costos Unid. M. %
01 1.1. Costos de Aprovisionamiento 1.1.1. Costos Pedido Inicial Producto (Cotización)1.1.2. Costos Emisión del Pedido (recepción
Proveedor)1.1.3. Costos Gestión Administrativa (orden de
compra)1.1.4. Costos de Recepción (ingreso producto a
bodega)1.1.5. Costo de Transporte (productos desde
proveedor)
0,5 %0,5 %1,0 %0,5 %1,0 %
02 2.1. Costos de Almacenaje 2.1.1. Costos de Control y manipulación delInventario
2.1.2. Costos de Seguro (prima p/ asegurarmercaderías)
2.1.3. Costos Mantenimiento (mantener productobodega)
2.1.4. Costo de ocupación o espacio
1,0 %1,5 %2,0 %1,5 %
03 3.1. Costos de Distribución(Servicio al Cliente)
3.1.1. Costos de embalaje3.1.2. Costos de transportes (desde la empresa
cliente)a).- Costos Directosb).- Costos Indirectos
0,5 %2,0 %
04 4.1. Costos Administración Logística 4.1.1. Costos de Personal4.1.2. Costos de Software y Hardware4.1.3. Costos de Mobiliario
4,0 %1,0 %1,0 %
05 5.1. Costos Ocultos 5.1.1. Costos de obsolescencia5.1.2. Costos de devoluciones5.1.3. Costos de deterioros y daños5.1.4. Costos de retrasos de despachos5.1.5. Costos errores y/o hurtos (diferencias C/
Invent.)5.1.6. Costos rotura stock (no identificada en
despacho)
2,0 %0,5 %0,5 %0,5 %0,5 %0,5 %
PUNTO DE EQUILIBRIO
UTILIDAD
COMPONENTES DEL COSTO DE PRODUCCION
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
COSTOS INDIRECTOS
MANO DE OBRA DIRECTA
MATERIAL DIRECTO
INDICADORES DE GESTION DE INVENTARIOS Y LOGISTICA
N° NOMBRE INDICADOR FORMULA APLICACION RESULTADO
01 Inventario I= Suma Costos Mantener Inventario Valor de Inventario Promedio
02 Costo Unidad Almacenada CUA= Costo del AlmacenamientoNro. Unidades Almacenadas
03 Costo Unidad Despachada CUD= Costo Total Operativo BodegaTotal Unidades Despachadas
04 Costo de Transportes CT= Costo del TransportesValor Ventas Totales
05 Costos Logísticos CL= Costos Totales LogísticosVentas Totales Empresa
06 Ventas Perdidas VP= Valor Pedidos no EntregadosTotal Ventas Empresas
07 Costo Promedio CP= Costo Mercaderías Disponibles Vta.
(Inventario Inicial + Compras)Número de Unidades
Disponibles
08 Costo Total CT= Costos Fijos + Costos Variables
09 Costo Total Unitario CTU= Costo Total Mensual N° de Artículos
10 Utilidad UT. = Costo Total * % Utilidad
11 Valor de Venta VV= Costo total + Utilidad
Indicadores de Productividad
Indicadores de Productividad para Bodega:
Cajas despachadas/ Horas de trabajo Costo de mercaderías despachada / Personal de Bodega Costo distribución / Costos Totales
Indicadores de Productividad para Transportes
Vehículos cargados /Horas trabajo de carga Unidades cargadas/ Horas de trabajo de carga
Indicadores de Productividad para Almacenamiento
Valor de los artículos recibidos/ horas de trabajo Pedidos servidos / Horas de trabajo Ordenes de compras procesadas/ Horas de trabajo
Indicadores de Productividad
Indicadores de Productividad para Administración
Valor de los pedidos introducidos/ Horas de equipo. Pedidos introducidos / Día Pedidos introducidos / Costos Totales Valor de los pedidos introducidos / Costos Totales Preguntas de clientes atendidas / Horas de Trabajo Preguntas de clientes atendidas /Costos de comunicación con clientes
Ejercicios Prácticos para Desarrollar:
1.- La microempresa Kayla necesita producir soquetes y se cuenta
con la siguiente información:
- El precio de Vta. Unitario es $ 350, la cantidad a producir diaria
son 25 unidades. Determine la cantidad de ampolletas por un mes,
considerando un incremento de producción de un 15%, luego determine el
precio de venta según matriz de costo.
2.- Una empresa productora de artículos eléctricos vende al mes la
cantidad de $10.500.000, el margen de utilidad corresponde al 25% sobre
el precio de costo total, determine los costos totales operacionales y precio
de venta.
3.- La empresa Patagonia Sur-Austral presenta los siguientes datos
logísticos, de producción y venta de cervezas del mes :
- Ingresos por venta $ 925.680.-
- Utilidad ……%
- Se pide determine la cantidad a producir (q= CF / (P-CV), si el
precio unitario es de $ 800, el costo variable es de $ 450 y el fijo de
13.500. luego calcule el precio de venta, conforme a matriz de costo
JUST IN TIME – JIT
Conceptualización:
El principio del Just in Time es eliminar fuentes de perdida
industrial.
Conseguir la cantidad correcta de materiales brutos.
Producir la cantidad correcta de productos.
En el lugar correcto y en el momento correcto.
El Just in Time es un método de dirección industrial Japonés
desarrollado en 1970, fue adoptado primeramente por Toyota en
las plantas industriales por Taiichi Ohno (su creador).
El Contexto:
Segunda Guerra Mundial, Japón quedo totalmente destruido.
Aprovechar al máximo los pocos recursos con los que contaban.
Preocupación por diseñar practicas industriales que les ayudara
a desarrollar sus empresas.
Trabajando de la manera mas eficiente posible, y con ello
reconstruir su economía.
Obviamente que la cultura Japonesa es muy distinta a la
occidental.
Ellos tienen un funcionamiento étnico muy fuerte qué se
concentra principalmente en el trabajo en lugar del ocio.
Mejora Continua, compromiso de vida para trabajar.
Trabajo en grupo en lugar de individualismo y logro de meta en
común.
Estos son algunos de los puntos clave que ayudo a Japón a
levantar su economía y a tener el éxito que se tiene actualmente.
Japón después de la Segunda Guerra Mundial busca reactivar
su economía haciendo un uso eficiente de sus recursos limitados.
La pregunta es: ¿Cómo logara esto si Japón no puede sembrar,
ni tenia capital con que empezar a fabricar?
La respuesta es hacer un uso eficiente de sus recursos limitados.
Ellos trabajaron en relación “Costo/Calidad optimo”.
Antes de la introducción del JIT, había muchos defectos
industriales para el sistema que existía en ese momento.
Los problemas que tenían eran: Problemas de inventario, el
producto deserta, altos costos producción y retrasos de la
entrega.
Para los defectos del producto, los fabricantes supieron que un
solo defecto del producto puede destruir la credibilidad del
productor.
Ellos deben crear un proceso libre de defectos.
Por ultimo, el sistema que existía no se manejaba bien para la
demanda, ( entrega rápida), había una necesidad de tener un
sistema de entrega mas rápido y fiable para manejar las
necesidades de clientes.
JIT se desarrolla en base a estos elementos propio del mercado
japonés de la época.
Lo anterior implico abandonar el modelo antiguo de manejar y
adoptar la filosofía JIT, incorporando 10 principios para
mejorar.
1. Retirar conceptos de la tradición vieja.
2. Asumir el nuevo método con el cual se trabajara.
3. Ninguna excusa se acepta.
4. No se busca la perfección, absolutamente un proceso de cero-
defecto, pocos defectos son aceptables.
1. Los errores deben ser corregidos inmediatamente.
6. No gastar dinero en mejora.
7. Use su cabeza para resolver los problemas.
8. Preguntase repetidamente 5 veces antes de tomar alguna decisión.
9. La información que surge de varias personas es mejor , “Doscabezas piensan mejor que una.”.
10. Recuerde que esa mejora no tiene ningún limite. Siempre habrá algoque mejorar, nunca se debe conformar.
Cinco S Para Mejora de la Estación de Trabajo
1. Seiri : Correcta disposición
2. Seiton : Orden, disciplina o método
3. Seiso : Aseo
4. Seiketsu : Limpieza
5. Shitsuke : Disciplina.
Estas 5 S ’ s deben llevarse a cabo a lo largo y ancho de la
compañía y ésta debe ser parte de un programa de mejora total.
Identificando las necesidades y tirando absolutamente todo lo
innecesario.
Un ejemplo es utilizar la etiquetación en los productos. Es decir
si se esta realizando productos etiquetarlos, la cual va a ayudar a
decir las características que tiene ese producto (color, textura,
tamaño, grosor, etc.).
Seiton - El orden , significa hacer las cosas en orden . Los
ejemplos incluyen guardar herramientas en sus respectivos estantes y
en su respetivo lugar, conservar áreas de almacenamiento en orden,
conservar todas las áreas de trabajo en orden.
Seiso - La limpieza, significa tener un área de trabajo limpia ,
equipo ,etc.
Seiketsu - Significa limpieza y mantenimiento del equipo y
herramientas.
Shitsuke - Los medios de disciplina para seguir las reglas y
hacerlas un habito.
Elementos Just In Time
Elementos básicos del JIT: Involucramiento de las personas
Manteniendo un buen apoyo y acuerdo de las personas
involucradas en producción.
Esto es no solo reducir el tiempo y esfuerzo en aplicación del Just
In Time, pero también minimizar la oportunidad de crear problemas de
aplicación.
El esfuerzo por aumentar al máximo el involucramiento de las
personas puede llevar a cabo la introducción de círculos de calidad.
Los fabricantes pueden ganar apoyo de cuatro fuentes:
1. Accionistas y dueños de la compañía - Deben mantener una relación
a largo plazo.
2. La organización obrera – Todos los obreros deben informarse bien
sobre las metas de Just In Time , esto es crucial para ganar el apoyo
de ellos.
3. El apoyo de la dirección. La idea de mejora continua debe extenderse
por la fabrica, gerentes y todo el personal en general.
4. El apoyo gubernamental - El gobierno puede mostrar su apoyo
ayudando a minimizar impuestos y otras ayudas financieras. Esto
puede reforzar la motivación, y también ayuda a financiar la aplicación
del Just In Time.
Plantas
Se necesitan cierto requisitos para llevar a cabo el Just In Time, y
son:
1. El Layout de la planta – El Layout de la planta es principalmente
enfocar en aumentar el trabajo al máximo elevando la flexibilidad.
Requiere el uso de “trabajadores multi-funcionales.”
2. Demanda de producción de tirón - Quiere producir cuando la orden
se recibe. Esto puede manejar la cantidad y el tiempo más
apropiadamente.
3. Kanban - Un termino Japonés para tarjeta o etiqueta. Inventario
especial y procesos de información se escriben sobre la tarjeta. Esto
ayudad al ligamiento y unión de un procesos más eficazmente.
4. El mismo realiza la inspección – Es llevado a cabo inmediatamente
por los trabajadores a los errores de la captura.
5. La mejora continua – Este concepto debe ser adoptado por cada
miembro en la organización para llevar a cabo el Just In Time . Este es el
concepto más importante del Just In Time . Esto puede permitir a una
organización mejorar su productividad, el funcionamiento y satisfacción del
cliente.
Sistema
Esto se refiere a la tecnología y al proceso que combinan los diferentes procesos
y actividades juntos. Dos tipos mayores son MRP I (Planeación de requerimientos
de materiales ) y MRP II (Recurso de planeación Industrial de materiales).
MRP es una base de computadora, a fondo del acercamiento industrial. Esto
involucra dos planes, plan de la producción y horario de producción de maestro.
El plan de producción involucra la dirección y planeación de recursos a través de
la capacidad disponible. El horario de producción maestro involucra qué
productos serán producidos y a que hora.
El MRP II están principalmente envueltos la dirección o Planeación de los
recursos financieros para llevar a cabo el funcionamiento. En síntesis podemos
definir el MRP II como un Sistema de planeamiento y control de la producción
totalmente integrado de todos los recursos de manufactura de la compañía
(producción, marketing, finanzas e ingeniería)
Estos tres factores anteriores forman los elementos del JUST IN TIME
META JUST IN TIME
JUST IN TIME tiene como metas principales el logro de :
• CEROS DEFECTOS :
Las empresas que tienen un método tradicional de producción es
decir, un método en el cual el desperdicio se ve por algo normal,
piensan en lograr un proceso de producción con cero defectos, es casi
imposible y algo que no es necesario.
No es posible debido al hecho que las personas pensaron que el
nivel de producción era bueno y que además producir con desperdicio
es algo necesario por que aunque había defectos, el producto
alcanzo las expectativas del cliente.
• Ceros Inventarios
Los inventarios, incluso el trabajo en progreso, tienen que ser
reducidos para poner a cero inventarios.
Esto obviamente es algo diferente a la manera tradicional de
producción, ya que la manera tradicional de producción se puede ver
un exceso de inventario, lo cual para muchas empresas es algo normal,
o es visto como un mal necesario.
Eliminar actividades que no produzcan un valor adicional a
nuestro producto (no necesaria).
• Aumentar la habilidad de la organización para competir con otros
y permanecer siempre en el carrera para ser competitivo.
• La competitividad de las empresas es aumentada por el uso de JIT,la competitividad de las empresas aumenta cuando las empresas puedendesarrollar procesos industriales mas óptimos.
• La eficiencia creciente dentro del proceso de la producción. Seobtiene eficacia a través del aumento de productividad y disminución de loscostos.
• Reducir materiales gastados, tiempo y esfuerzo. Puede ayudar areducir los costos. “El uso de sistemas Kanban es una manera de alcanzarlas metas que JIT busca lograr. Kanban en Japonés significa tarjeta o signo.Son los medios por los que el cliente le dice a un proveedor que envié máspartes.
Limitaciones del JUST IN TIME
Sin tener en cuenta los grandes beneficios de JIT, este tiene suslimitaciones que son:
• Diferencias de cultura : Las culturas orgánicas varían de empresa aempresa. Es difícil para una organización cambiar sus culturas dentro deun tiempo corto. La mayor parte de los cambios se empiezan a ver alargo plazo.
• Acercamiento tradicional : El acercamiento tradicional al fabricar esalmacenar una cantidad grande de inventario en los medios de apoyodurante un tiempo malo. Esas compañías que confían en acciones deseguridad, puede tener un problema con el uso de JIT.
Para conseguir una buena tasa de rentabilidad depende de una buenaimplantación cuyas cinco fases que son esenciales para ello son:
• Primera fase : Poner el sistema en marcha.• Segunda fase : Educación.• Tercera fase : Conseguir mejoras del proceso.• Cuarta fase : Conseguir mejoras del control.• Quinta fase : Ampliar la relación proveedor/cliente.
Además conseguir el compromiso de la Alta Dirección.
JUST IN TIME como Herramienta Logística
Su impacto en las actividades logísticas es trascendente por que hamodificado practicas establecidas en transportes, depósitos, niveles deinventarios y métodos de producción.
Correctamente aplicada, permite a una empresa convertir el sistemade producción en un instrumento estratégico de efectos globales y de largoplazo.
JIT no solamente mejora los costos y la calidad, sino también, comouna característica distintiva, hace posible la reducción drástica en los tiemposde respuesta del sector de producción a los cambios requeridos por elmercado.
De modo que nuevos productos o variaciones sobre la misma líneapueden ofrecerse en un tiempo mínimo.
Simultáneamente, se reducen las inversiones de capital y losinventarios, tanto de productos terminados como de materiales en proceso quese llevan a niveles ínfimos o nulos.
El campo de aplicación de JIT es en toda empresa y sus beneficiosen la reducción o eliminación de ineficiencias abarcan actividades de compras,ingeniería, manufactura, distribución y tareas administrativas.
JIT tiene cuatro objetivos fundamentales:
1. Atacar los problemas esenciales.2. Eliminar despilfarros.3. Buscar simplicidad4. Diseñar sistemas para identificar problemas.
La filosofía del JIT se apoya en tres componentes básicos parala eliminación de ineficiencias.
1. Sincronización y equilibrio en el proceso de manufactura.2. Aplicación practica y simultanea del concepto de calidad total.3. Énfasis en la participación con respecto a las relaciones
humanas.
Estos tres elementos básicos del método JIT deben darse en formasimultanea y concurrente, ya que alguna falacia seria en alguno de ellosinvalidaría el sistema y comprometería los resultados positivos obtenibles,llegando a anularlos.
Para una mejor comprensión del concepto básico de JIT es precisoelaborar la definición de ineficiencia, que puede identificarse como eldesperdicio de algunos de los factores de insumo del sistema industrial(materiales, mano de obra, equipos, tiempo, energía).