administración de inventarios
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ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo
estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de
producción de bienes.
Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con
la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de
rotación, las formas de clasificación
y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual
determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).
Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:
Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y
Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en
curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.
COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS
La base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al
mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian
según la naturaleza de la organización y consisten en:
COSTO DE ORDENAR - Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de
pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de
papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada
cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).
- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos
asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del
proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".
COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la
media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del
tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los
procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de
oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los
inventarios y que axiomáticamente ocasiona que la organización prescinda de su
disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor
agregado.
Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen
aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock"
como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.
Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es
el riesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y
los costos de traslado.
Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la
naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarán
un rol fundamental en la determinación de las unidades óptimas de pedido.
COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS) El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada
unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de
un equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de
costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e
incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:
- Pérdida de ingresos por ventas
- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitución
Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock
es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la
pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores
difícilmente cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad
podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las
consecuencias del quiebre de stock.
A PESAR DE LOS COSTOS ASOCIADOS, ¿POR QUÉ TENER INVENTARIOS? ¿SON LOS INVENTARIOS UN MAL NECESARIO?
La realidad de las organizaciones enseña que carecen de supuestos totalmente
determinísticos en materia de la estimación de la demanda de sus bienes y
servicios, para lo cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio
entre la disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de servicio ofrecido por
la organización) y los costos que generen estas medidas contingentes. Los
inventarios aunque carecen de generación de valor agregado para las
organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una disponibilidad de
los bienes y servicios prestados por ellas además de asegurar la continuidad de
los procesos que realiza la misma. Entre otros los principales objetivos de un
inventario son:
Mitigación de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento
contra las incertidumbres del mercado.
Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la
demanda.
Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble,
otorgándole flexibilidad a los procesos de programación.
Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo
la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.
Por esto y más se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual
se busca que la organización mantenga determinado nivel de inventario es un "mal
necesario" y que la búsqueda por la minimización de los costos asociados a este
generan la necesidad de aplicación de múltiples herramientas las cuales deben en
su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial, dándole la oportunidad de
ejercer.
Como encargado de la administración de los inventarios de una organización se
deberá establecer los siguientes lineamientos (tomar decisión respecto a):
Cuantas unidades deberán ser ordenadas o producidas
En qué momento deberá de ordenarse o producirse
Que artículos del inventario merecen una atención especial, para lo
cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el
producto.
TIPOS DE INVENTARIOS
Clasificación según su nivel de terminación
Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:
Inventarios de Materias Primas
Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje
Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa
Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y
que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su
ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción
(y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.
Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y
que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo:
Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje,
almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.
Clasificación según su función Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:
Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del
reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la
producción.
Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para
responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que
pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los
proveedores.
PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO1
1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes
son los que corresponde inventariar y que bienes no.
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes
que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los
lugares en los que están para no omitirlos. Otra recomendación de índoles
metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos
pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y
ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los
bienes y evitar reiteraciones u omisiones.
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema
porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de
solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del
almacén.
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores
estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se
fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que
sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se
familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una
ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el
riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez. Para que esto
no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese
ítem ya fue contado.
Cada equipo de trabajo definirá cual es la mejor manera de hacerlo, la que más se
adecue al tipo de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o
tarjeta remisible podrían ser algunos caminos a seguir.
Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de
demostrar transparencia y control.
1BASTIDAS BONILLA, Edwin. Enfasis en logística y cadena de abastecimiento, Guía 11. Facultad de Ingeniería, 2010.
MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS
Los métodos de valoración o métodos de valuación de inventarios son técnicas
utilizadas con el objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para valuar
los inventarios en términos monetarios. La valuación de inventarios es un proceso
vital cuando los precios unitarios de adquisición han sido diferentes.
Existen numerosas técnicas de valoración de inventarios, sin embargo las
comúnmente utilizadas por las organizaciones en la actualidad (dada su utilidad)
son:
Identificación Específica
Primeros en Entrar Primeros en Salir - PEPS
Últimos en Entrar Primeros en Salir - UEPS
Costo promedio constante o Promedio Ponderado.
Dado que la "Identificación Específica" consiste en la identificación individual de
cada uno de los artículos, lo cual incrementa su grado de certeza en igual
proporción al grado de complejidad de su aplicación, estudiaremos los tres
métodos restantes.
PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR - PEPS
Comúnmente conocido como FIFO (First In, First Out), este método de
valoración de inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las
unidades en el sistema de inventario, por ende el costo de las últimas compras es
el costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén. Tal
como podemos observar a continuación:
En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es por 450 unidades, del
primer lote de entradas se toman 250 unidades al costo de $ 620 y del segundo
lote se toman las 200 unidades restantes al costo de $ 628.
La ventaja de aplicar esta técnica consiste en que los inventarios están valorados
con los costos más recientes, dado que los costos más antiguos son los que van
conformando a su medida los primeros costos de ventas o de producción (costos
de salidas). La principal desventaja de aplicar esta técnica radica en que los
costos de producción y ventas bajos que suele mostrar, incrementa lógicamente
las utilidades, generando así un mayor impuesto.
Vale la pena recordar que el flujo físico "PEPS" es irrelevante en la aplicación de
la técnica, lo realmente en este caso es el flujo "PEPS" de los costos.
ÚLTIMOS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR - UEPS
Comúnmente conocido como LIFO (Last In, First Out), este método de valoración
se basa en que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son
los primeros en venderse, claro está en función del costo unitario, es decir que el
flujo físico es irrelevante, aquí lo importante es que el costo unitario de las últimas
entradas sea el que se aplique a las primeras salidas. Tal como podemos observar
a continuación:
En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es de 450 unidades, del
último lote de entradas se toman las primeras 250 salidas a un costo unitario de $
633, y del segundo lote de entradas se toman las 200 unidades restantes a un
costo de $ 628.
La ventaja de aplicar esta técnica es que el inventario se valorará con el costo más
antiguo, lo cual supone un costo de inventario inferior a su valor promedio, siendo
de gran utilidad en épocas de inflación cuando los costos aumentan
constantemente.
COSTO PROMEDIO CONSTANTE O PROMEDIO PONDERADO
Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el
saldo en unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en
existencia. Este procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe
recalcularse por cada entrada al almacén. Tal como podemos observar a
continuación:
En este caso al momento de la salida del almacén de 450 unidades, se debe
calcular el costo medio, dividiendo el saldo ($ 470.250) entre el número de
existencias anterior a la salida de la mercancía(750), es decir 470250/750 = 627.
Este costo será el que se aplicará para todas las 450 unidades de salida.
LASIFICACIÓN DE INVENTARIOS
La clasificación es una de las mejores medidas de control interno de inventarios,
dado que de aplicarse correctamente puede permitir mantener el mínimo de
capital invertido en stock, entre muchos otros beneficios.
CLASIFICACIÓN ABC
Vilfredo Pareto fue un sociólogo y economista italiano quien en 1897, afirmó que el
20% de las personas ostentaban el 80% del poder político y la abundancia
económica, mientras que el 80% restante de la población (denominada "masas")
se repartía el 20% restante de la riqueza y de la influencia política. Este principio
es
susceptible de aplicarse a muchos entornos, dentro de los cuales cabe destacar el
control de calidad, la logística (de distribución), y la administración de inventarios.
En el control interno de stock, este principio significa que unas pocas unidades de
inventario representan la mayor parte del valor de uso de los mismos.
En toda organización se hace necesaria una discriminación de artículos con el
objetivo de determinar aquellos que por sus características precisan un control
más riguroso.
La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de
acuerdo a criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el
"costo unitario" y el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la
mayoría de expertos en la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes
de clasificación son relativamente arbitrarios.
Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificación corresponde
estrictamente al 80% de la valorización del inventario, y que el 20% restante debe
dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el
5% del valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen
asociar las zonas "A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los
inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer caso es mucho más
común, por el hecho de la conservación del principio "80-20". Vale la pena
recordar que si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas
organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus
particularidades, y que quién aplique cada principio de ponderación debe estar
sumamente consciente de la realidad de su empresa.
CONTROLES PARA LAS ZONAS DE LA CLASIFICACIÓN
Control para ZONAS "A"
Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor más alto
posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que
presentan una parte importante del valor total del inventario. El máximo control
puede reservarse a las materias primas que se utilicen en forma continua y en
volúmenes elevados. Para esta clase de materia prima los agentes de compras
pueden celebrar contratos con los proveedores que aseguren un suministro
constante y en cantidades que equiparen la proporción de utilización, tomando en
cuenta medidas preventivas de gestión del riesgo como los llamados "proveedores
B". La zona "A" en cuanto a Gestión del Almacenes debe de contar con ventajas
de ubicación y espacio respecto a las otras unidades de inventario, estas ventajas
son determinadas por el tipo de almacenamiento que utilice la organización.
Control para ZONAS "B"
Las partidas B deberán ser seguidas y controladas mediante sistemas
computarizados con revisiones periódicas por parte de la administración.
Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia
que en el caso de las unidades correspondientes a la Zona "A". Los costos de
faltantes de existencias para este tipo de unidades deberán ser moderados a
bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un control adecuado con el
quiebre de stock, aún cuando la frecuencia de órdenes es menor.
Control para ZONAS "C"
Esta es la zona con mayor número de unidades de inventario, por ende un sistema
de control diseñado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema
de punto de reórden que no requiera de evaluación física de las existencias suele
ser suficiente.
¿CÓMO REALIZAR LA CLASIFICACIÓN ABC? La clasificación ABC se realiza con base en el producto, el cual expresa su valor
por unidad de tiempo (regularmente anual) de las ventas de cada ítem i, donde:
Di = Demanda "anual" del ítem i (unidades/año)
vi = Valor (costo) unitario del ítem i (unidades monetarias/unidad)
Valor Total i = Di * vi (unidades monetarias/año)
Antes de aplicar el anterior ejercicio matemático a los ítems es fundamental
establecer los porcentajes que harán que determinadas unidades se clasifiquen en
sus respectivas zonas (A, B o C).
Luego de aplicarse las operaciones para determinar la Valorización de los
artículos, se procede a calcular el porcentaje de participación de los artículos,
según la valorización (suele usarse también en cantidad, "particiapción en
cantidad"). Este ejercicio se efectúa dividiendo la Valorización de ada ítem entre la
suma total de la valorización de todos los ítems.
luego se precede a organizar los artículos de mayor a menor según sus
porcentajes, ahora estos porcentajes se acumulan. por último, se agrupan
teniendo en cuenta el criterio porcentual determinado en la primera parte del
método. De esta manera quedan establecidas las unidades que pertenecen a
cada zona.
EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN ABC La compañía RF presenta los siguientes datos relacionados con el inventario de
artículos:
Los criterios porcentuales respecto a la "valorozación" son:
Ítems Clase A = 74% del total de las ventas
Ítems Clase B = 21% del total de las ventas
Ítems Clase C = 5% del total de las ventas
El paso siguiente es generar la valorización total de los inventarios (demanda
anual * valor del artículo):
El siguiente paso es determinar la participación porcentual, y esta se acumula.
luego se ordena de mayor a menor porcentaje del valor total. por ejemplo:
porcentaje del valor total del ítem 1 = $150.000.000 / $2.388.110.
Luego se ordena de mayor a menor, según el porcentaje del valor total y se
acumula el porcentaje.
Por último se agrupan teniendo en cuenta el criterio definido:
CONTROL PREVENTIVO DE INVENTARIOS
El control preventivo de inventarios es una modalidad del control operativo de los
mismos que se basa en reposiciones reales ajustadas a las necesidades, evitando
así acumulaciones excesivas de stock.
Un apropiado control preventivo de inventarios debe manejar los siguientes
elementos:
Control Contable: Kardex o software
Control Físico: Almacén
Control de Nivel de Inversión: Índices de Rotación
Además existen numerosas técnicas de control, dichas técnicas se describirán en
este módulo.
MÁXIMOS Y MÍNIMOS
Esta técnica consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario,
además de su respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar
corresponde a la diferencia entre la Existencia Máxima calculada y las Existencias
Actuales de inventario. Los pedidos que se efectúen fuera de las fechas
establecidas de revisión corresponderán a aquellos que busquen reaccionar a una
fluctuación anormal de la demanda de unidades que haga que los niveles de
inventario lleguen al limite mínimo antes de la revisión. Numerosos sistemas
automatizados emplean la técnica de máximos y mínimos calculando puntos de
revisión y solicitando automáticamente órdenes de compra con sus respectivas
cantidades a solicitar.
Teniendo en cuenta que:
Pp: Punto de pedido
Tr: Tiempo de reposición de inventario (en días)
Cp: Consumo medio diario
Cmx: Consumo máximo diario
Cmn: Consumo mínimo diario
Emx: Existencia máxima
Emn: Existencia mínima (Inventario de seguridad)
CP: Cantidad de pedido
E: Existencia actual
Las fórmulas matemáticas utilizadas en la técnica son:
Emn: Cmn * Tr;
Pp: (Cp * Tr) + Emn
Emx: (Cmx * Tr) + Emn;
CP: Emx - E
EJEMPLO DE APLICACIÓN DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS El Mini Market "The CAT" ubicado en frente al más grande complejo deportivo de
la ciudad, desea calcular los niveles óptimos de inventario de la bebida
energética Nitro Drink. El camión de suministro de la bebida visita el Mini Market
cada 6 días. Las estadísticas de venta de la bebida nos dicen que el día de mayor
consumo fue de 135 cajas; el día de menor consumo fue de 62 cajas; y la venta
promedio es de 87 cajas. En el momento de considerar lo anterior en la bodega
del Market se encontraban 260 cajas de la bebida. Por ende:
Emn = (62 cajas/día * 6 días) = 372 cajas
Emx = (135 cajas/día * 6 días) + 372 cajas = 1182 cajas
Pp = (87 cajas/día * 6 días) + 372 cajas = 894 cajas
CP = (1182 - 260) = 922 cajas
Lo cual indica que el punto en el cual se debe emitir una órden de pedido
corresponde al punto en el cual el inventario de la bebida alcance un mínimo de
894 cajas (lo cual corresponde a asegurar la satisfacción de la demanda durante
los 6 días que tarda en arribar el camión + la cantidad de seguridad).
En cuanto a la cantidad de pedido esta debe recalcularse al alcanzar el Punto de
pedido (Pp) teniendo en cuenta que puede variar dependiendo de la existencias
en bodega al momento de emitir la orden.
INVENTARIOS FÍSICOS
Sea cual sea el sistema que se utilice para el manejo de los inventarios, existen
divergencias entre las cantidades físicas (reales) y las cantidades indicadas por el
Kardex o el sistema computarizado. Con el objetivo de mitigar esto, es necesario
efectuar inventarios físicos.
Los inventarios físicos suelen efectuarse periodicamente, casi siempre
coincidiendo con el cierre del periodo fiscal de la organización, para efecto del
balance contable.
Existen dos tipos de inventarios físicos:
Inventarios físicos puntuales: Son aquellos realizados al menos una vez
cada año, y por su dimensión y grado de certeza usualmente se hace
necesario restringir la actividad normal del almacén. En este caso se
efectua un conteo ítem por ítem, luego se compara contra lo indicado por el
Kardex. Las diferencias son sometidas a un análisis posterior.
Inventarios físicos permanentes, continuos o cíclicos: Estos se
efectúan en lo corrido del año sobre cantidades pequeñas de producto, o
sobre productos especificos. El objetivo de este inventario es el repartir la
carga de trabajo de manera más uniforme, permitiendo así disponer de
información mas precisa sobre las existencias.
Los beneficios que otorga a una organización la realización de un inventario físico
son:
Permite verificar la diferencia entre las existencias contenidas en los
sistemas de información y las existencias reales.
Permite verificar la diferencia entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
Proporciona aproximaciones del valor total de las existencias, para efectos
de balances.
DETERMINACIÓN DEL COSTO DE MERCANCÍAS VENDIDAS MEDIANTE EL INVENTARIO PERIÓDICO El sistema de inventario periódico se ajusta a la preparación de estados
financieros. Para efectuar la determinación del costo de las mercancías vendidas
por el sistema de inventario periódico, los registro contables deben mostrar (1°) el
costo del inventario al comienzo y al final del año, y (2°) el costo de las mercancías
compradas a lo largo del año. Con base en esta información, el costo de las
mercancías vendidas durante el año se puede calcular de la siguiente manera:
Inventario de Mercancías al comienzo del año $ 225'000.000
(+) Compra de Mercancía $ 325'000.000
(=) Costo de Mercancía Disponible para la venta $ 550'000.000
(-) Inventario al Final del Año $ 150'000.000
(=) Costo de las Mercancías vendidas $ 400'000.000
CÁLCULO DE LA UTILIDAD OPERACIONAL (MODO ABSORCIÓN) De igual manera el sistema de inventarios periódicos se ajusta a las necesidades
contables, como lo son la determinación de la utilidad operacional, en este caso
mediante el costeo por absorción:
Inventario Inicial de Materia Prima $ 25'000.000
(+) Compra de Materia Prima $ 45'000.000
(=) Disponible de Materia Prima $ 70'000.000
(-) Inventario Final de Materia Prima $ 15'000.000
(=) Consumo de Materia Prima $ 55'000.000
(+) Mano de Obra Directa $ 15'000.000
(+) Costos Indirectos de Fabricación $ 7'000.000
(=) Costo de Producción $ 77'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto en Proceso $ 30'000.000
(=) Producción Disponible $ 107'000.000
(-) Inventario Final de Producto en Proceso $ 20'000.000
(=) Costo de Artículos Terminados $ 87'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto Terminado $ 45'000.000
(=) Disponible de Artículos Terminados $ 132'000.000
(-) Inventario Final de Producto Terminado $ 22'000.000
(=) Costo de Ventas de Artículos Vendidos $ 110'000.000
Aquí podemos observar la importancia de los inventarios en el cálculo del costo de
ventas de artículos vendidos. Este costo es fundamental en el cálculo de la utilidad
operacional, tal como observaremos a continuación:
Ingresos por Ventas $220'000.000
(-) Costo de Ventas de
Artículos Vendidos $110'000.000
(=) Utilidad Bruta $110'000.000
(-) Gastos de Administración y $ 25'000.000
Ventas
(=) Utilidad Operacional $ 85'000.000
CONTROL DE INVENTARIOS CON DEMANDA DETERMINÍSTICA
EOQ (Economic Order Quantity)-(Cantidad Económica de pedido)
La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es un modelo de cantidad fija el cual
busca determinar mediante la igualdad cuantitativa de los costos de ordenar y los
costos de mantenimiento el menor costo total posible (este es un ejercicio de
optimización matemática).
El método EOQ como modelo matemático está en capacidad de determinar:
El momento en el cual se debe colocar un pedido o iniciar una corrida de
producción, este está generalmente dado en unidades en inventario (por lo
cual en el momento en que el inventario (físico y en tránsito) alcance un
número de unidades especifico "R" se debe de ordenar o correr la
producción).
La cantidad de unidades (Tamaño del pedido) que se pedirán "Q".
El Costo Anual por ordenar (el cual será igual al costo anual por mantener).
El costo Anual por mantener (el cual será igual al costo anual por ordenar).
El costo Anual total (TRC, Costo Total Relevante, el cual será la sumatoria
de los dos costos anteriores).
El número de órdenes o corridas que se deben colocar o iniciar
respectivamente al año (N).
El tiempo entre cada orden o corrida de producción (T).
El periodo de consumo en días.
El modelo de cantidad fija EOQ parte de varios supuestos que a su vez identifican
sus desventajas como modelo certero, estos supuestos son.
Un solo ítem.
Demanda constante, exacta y conocida.
Los ítems se producen o se compran en lotes.
Cada orden u orden se recibe en un solo envío.
No se permiten inexistencias (quiebre de stock).
El costo fijo de emitir una orden o de alistamiento es constante y
determinístico.
El lead time (tiempo de carga) del proveedor es constante y determinístico.
No existen descuentos por volumen de pedido (para este caso existe un
modelos especial el cual se presenta más adelante).
Las variables que considera el modelo EOQ son:
- "D" = Demanda anual, dada en unidades por año.
- "S" = Costo de ordenar o alistar , dado en unidades monetarias por unidad
- "C" = Costo del ítem, dado en unidades monetarias por unidad
- "i" = Tasa anual de mantenimiento, dada en unidades porcentuales
- "H" = Costo anual de mantenimiento, dado en unidades monetarias por año.
- "Q" = Tamaño del lote, en unidades
- "R" = Punto de nueva orden o corrida, dada en unidades
- "N" = Número de órdenes o corridas al año
- "T" = Tiempo entre cada orden
- "TRC" = Costo total anual o Costo total relevante
Las ecuaciones que maneja el EOQ son:
En cuanto a la cantidad óptima lo ideal es descubrir el ¿Por qué? de su ecuación y
partiremos de explicar su origen gráfico teniendo en cuenta lo dicho anteriormente.
Graficamente se puede deducir que el punto de pedido es el mismo punto en el
cual los costos de ordenar y mantener se encuentran (es decir son iguales), de
esta manera se despeja la formula del EOQ.
El comportamiento de la demanda en función del tiempo, y el efecto generado por
el modelo EOQ se puede apreciar en la siguiente gráfica
Además del EOQ se pueden calcular múltiples datos que son de vital importancia
para un posterior análisis y generar una mejor programación.
Donde L es igual al Lead Time del proveedor, o el tiempo empleado en el
alistamiento de las corridas de producción. "N" es igual al número de pedidos a
realizar en el año, y "T" es igual al tiempo (en este caso en días) que transcurre
entre pedidos.
EJEMPLO:
La organización SALAZAR LTDA presenta una demanda anual de 150.000
unidades de sus envases de plástico presentación "AA". En un reciente proceso
de costeo el departamento de ingeniería ha determinado mediante el método
agregado que el costo de emitir cada orden es de $ 13.800, además se ha
estimado que la tasa de mantenimiento equivale al 12% anual. Teniendo en
cuenta que el precio de venta de cada envase "AA" es de $ 1.733 y que este
presenta un margen de contribución unitario del 25%, además que el Lead Time
del proveedor equivale a 5 días y que la organización labora de manera
ininterrumpida durante los 365 días al año. Determine la Cantidad optima de
pedido, su punto de reposición ROP, El número de ordenes colocadas al año, el
tiempo entre cada orden y realice una presentación que muestre los costos
asumidos teniendo en cuenta la cantidad optima establecida.
Y las implicaciones económicas son las siguientes:
Existe en el software WinQSB una herramienta muy útil para desarrollar modelos
EOQ, esta se encuentra ubicada en el paquete Inventory Theory and System. En
este artículo se muestra cómo resolver un modelo de EOQ con WinQSBó
Mediante el siguiente formato usted podrá calcular su EOQ y obtener dos gráficos
muy útiles para su análisis, sólo ingrese los datos en las casillas verdes y espere
que las rojas se calculen.
POQ (Cantidad Económica de Pedido en tiempo de producción)
Uno de los modelos más utilizados en la actualidad es el Modelo de Cantidad Fija
de Pedido durante el tiempo de producción, dado que se ajusta a las nuevas
modalidades de entrega de unidades por parte de los proveedores y a la
aplicación del método en un sistema de manufactura o ensamble.
Esto significa que las entregas son realizadas de forma parcial, aunque
conservando el supuesto de que es a un
ritmo constante. La implementación de estas aplicaciones implica un cambio en la
ecuación del Costo Total Anual, teniendo en cuenta que adquiere significativa
importancia las tasas de demanda y producción. Axiomáticamente la tasa de
producción debe ser mayor a la tasa de demanda, esto es cuestión de viabilidad
del sistema.
Las nuevas variables a considerar en el modelo POQ son:
- "d" = Tasa de demanda, dada regularmente en unidades diarias
- "p" = Tasa de producción, dada regularmente en unidades diarias
Las ecuaciones distintas que maneja el POQ son:
El comportamiento de la demanda en función del tiempo, y el efecto generado por
el modelo POQ se puede apreciar en la siguiente gráfica
EJEMPLO:
La organización LÓPEZ LTDA presenta una demanda anual de 150.000 unidades
de sus envases de plástico presentación "AA". En un reciente proceso de costeo
el departamento de ingeniería ha determinado mediante el método agregado que
el costo de emitir cada orden es de $ 13.800, además se ha estimado que la tasa
de mantenimiento equivale al 12% anual. Teniendo en cuenta que el precio de
venta de cada envase "AA" es de $ 1.733 y que este presenta un margen de
contribución unitario del 25%, además que mediante un reciente estudio de
tiempos realizado en la planta de producción se ha determinado que el tiempo
empleado en alistar una corrida de producción equivale a 5 días, y que la
organización tiene un tiempo estandar de fabricación de 2 minutos por envase (se
laboran turnos de 8 horas, se laboran 3 turnos por día, se laboran 365 días al
año). Determine la Cantidad optima de pedido mediante el modelo POQ, su punto
de reposición ROP, El número de ordenes colocadas al año, el tiempo entre cada
orden y realice una presentación que muestre los costos asumidos teniendo en
cuenta la cantidad óptima establecida.
La junta directiva de la organización considera importante para su análisis tener
información respecto al periodo en el que se produce el POQ, el periodo de tiempo
que cubre el POQ, El inventario máximo que se presentará y el periodo de tiempo
en el que se consumirá el inventario máximo.
Y las implicaciones económicas son las siguientes
La solución del ejemplo anterior puede presentar pequeñas variaciones producto
de las aproximaciones, sin embargo las respuestas son exactas dado que fue
realizado en una hoja de cálculo.
CONTROL PREVENTIVO DE INVENTARIOS
El control preventivo de inventarios es una modalidad del control operativo de los
mismos que se basa en reposiciones reales ajustadas a las necesidades, evitando
así acumulaciones excesivas de stock.
Un apropiado control preventivo de inventarios debe manejar los siguientes
elementos:
Control Contable: Kardex o software
Control Físico: Almacén
Control de Nivel de Inversión: Índices de Rotación
Además existen numerosas técnicas de control, dichas técnicas se describirán en
este módulo.
MÁXIMOS Y MÍNIMOS
Esta técnica consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario,
además de su respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar
corresponde a la diferencia entre la Existencia Máxima calculada y las Existencias
Actuales de inventario. Los pedidos que se efectúen fuera de las fechas
establecidas de revisión corresponderán a aquellos que busquen reaccionar a una
fluctuación anormal de la demanda de unidades que haga que los niveles de
inventario lleguen al limite mínimo antes de la revisión. Numerosos sistemas
automatizados emplean la técnica de máximos y mínimos calculando puntos de
revisión y solicitando automáticamente órdenes de compra con sus respectivas
cantidades a solicitar.
Teniendo en cuenta que:
Pp: Punto de pedido
Tr: Tiempo de reposición de inventario (en días)
Cp: Consumo medio diario
Cmx: Consumo máximo diario
Cmn: Consumo mínimo diario
Emx: Existencia máxima
Emn: Existencia mínima (Inventario de seguridad)
CP: Cantidad de pedido
E: Existencia actual
Las fórmulas matemáticas utilizadas en la técnica son:
Emn: Cmn * Tr;
Pp: (Cp * Tr) + Emn
Emx: (Cmx * Tr) + Emn;
CP: Emx - E
EJEMPLO DE APLICACIÓN DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS El Mini Market "The CAT" ubicado en frente al más grande complejo deportivo de
la ciudad, desea calcular los niveles óptimos de inventario de la bebida
energética Nitro Drink. El camión de suministro de la bebida visita el Mini Market
cada 6 días. Las estadísticas de venta de la bebida nos dicen que el día de mayor
consumo fue de 135 cajas; el día de menor consumo fue de 62 cajas; y la venta
promedio es de 87 cajas. En el momento de considerar lo anterior en la bodega
del Market se encontraban 260 cajas de la bebida. Por ende:
Emn = (62 cajas/día * 6 días) = 372 cajas
Emx = (135 cajas/día * 6 días) + 372 cajas = 1182 cajas
Pp = (87 cajas/día * 6 días) + 372 cajas = 894 cajas
CP = (1182 - 260) = 922 cajas
Lo cual indica que el punto en el cual se debe emitir una órden de pedido
corresponde al punto en el cual el inventario de la bebida alcance un mínimo de
894 cajas (lo cual corresponde a asegurar la satisfacción de la demanda durante
los 6 días que tarda en arribar el camión + la cantidad de seguridad).
En cuanto a la cantidad de pedido esta debe recalcularse al alcanzar el Punto de
pedido (Pp) teniendo en cuenta que puede variar dependiendo de la existencias
en bodega al momento de emitir la orden.
INVENTARIOS FÍSICOS
Sea cual sea el sistema que se utilice para el manejo de los inventarios, existen
divergencias entre las cantidades físicas (reales) y las cantidades indicadas por el
Kardex o el sistema computarizado. Con el objetivo de mitigar esto, es necesario
efectuar inventarios físicos.
Los inventarios físicos suelen efectuarse periodicamente, casi siempre
coincidiendo con el cierre del periodo fiscal de la organización, para efecto del
balance contable.
Existen dos tipos de inventarios físicos:
Inventarios físicos puntuales: Son aquellos realizados al menos una vez cada
año, y por su dimensión y grado de certeza usualmente se hace necesario
restringir la actividad normal del almacén. En este caso se efectua un conteo ítem
por ítem, luego se compara contra lo indicado por el Kardex. Las diferencias son
sometidas a un análisis posterior.
Inventarios físicos permanentes, continuos o cíclicos: Estos se efectúan en lo
corrido del año sobre cantidades pequeñas de producto, o sobre productos
especificos. El objetivo de este inventario es el repartir la carga de trabajo de
manera más uniforme, permitiendo así disponer de información mas precisa sobre
las existencias.
Los beneficios que otorga a una organización la realización de un inventario físico
son:
Permite verificar la diferencia entre las existencias contenidas en los sistemas de
información y las existencias reales.
Permite verificar la diferencia entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.
Proporciona aproximaciones del valor total de las existencias, para efectos de
balances.
DETERMINACIÓN DEL COSTO DE MERCANCÍAS VENDIDAS MEDIANTE EL INVENTARIO PERIÓDICO El sistema de inventario periódico se ajusta a la preparación de estados
financieros. Para efectuar la determinación del costo de las mercancías vendidas
por el sistema de inventario periódico, los registro contables deben mostrar (1°) el
costo del inventario al comienzo y al final del año, y (2°) el costo de las mercancías
compradas a lo largo del año. Con base en esta información, el costo de las
mercancías vendidas durante el año se puede calcular de la siguiente manera:
Inventario de Mercancías al comienzo del año $ 225'000.000
(+) Compra de Mercancía $ 325'000.000
(=) Costo de Mercancía Disponible para la venta $ 550'000.000
(-) Inventario al Final del Año $ 150'000.000
(=) Costo de las Mercancías vendidas $ 400'000.000
CÁLCULO DE LA UTILIDAD OPERACIONAL (MODO ABSORCIÓN) De igual manera el sistema de inventarios periódicos se ajusta a las necesidades
contables, como lo son la determinación de la utilidad operacional, en este caso
mediante el costeo por absorción:
Inventario Inicial de Materia Prima $ 25'000.000
(+) Compra de Materia Prima $ 45'000.000
(=) Disponible de Materia Prima $ 70'000.000
(-) Inventario Final de Materia Prima $ 15'000.000
(=) Consumo de Materia Prima $ 55'000.000
(+) Mano de Obra Directa $ 15'000.000
(+) Costos Indirectos de Fabricación $ 7'000.000
(=) Costo de Producción $ 77'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto en Proceso $ 30'000.000
(=) Producción Disponible $ 107'000.000
(-) Inventario Final de Producto en Proceso $ 20'000.000
(=) Costo de Artículos Terminados $ 87'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto Terminado $ 45'000.000
(=) Disponible de Artículos Terminados $ 132'000.000
(-) Inventario Final de Producto Terminado $ 22'000.000
(=) Costo de Ventas de Artículos Vendidos $ 110'000.000
Aquí podemos observar la importancia de los inventarios en el cálculo del costo de
ventas de artículos vendidos. Este costo es fundamental en el cálculo de la utilidad
operacional, tal como observaremos a continuación:
Ingresos por Ventas $220'000.000
(-) Costo de Ventas de Artículos
Vendidos $110'000.000
(=) Utilidad Bruta $110'000.000
(-) Gastos de Administración y
Ventas $ 25'000.000
(=) Utilidad Operacional $ 85'000.000