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UNIDAD I

Conceptos, objetivos y

funciones del almacén

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IndiceUnidad I : “Conceptos, objetivos y funciones del almacén”

1.1. INTRODUCCIÓN....................................................................................... 11.2. OBJETIVOS............................................................................................... 11.3. GENERALIDADES..................................................................................... 11.4. ORIGEN DE LOS ALMACENES................................................................... 21.5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN............................... 41.6. IMPORTANCIA DEL ALMACÉN................................................................... 51.7. FUNCIONES DEL ALMACÉN...................................................................... 61.8. PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN........................................................ 81.9. CLASIFICACIÓN DE ALMACENES.............................................................. 91.10. RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA.............131.11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN DE

LOS ALMACENES.....................................................................................171.12. RESUMEN...............................................................................................20

Tecsup Virtu@l Control de Inventarios y Almacenes

UNIDAD I“CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL ALMACÉN”

1.1. INTRODUCCIÓN

Por muchos años el almacén ha sido considerado como una carga dentro de las organizaciones, esto ha cambiado con la necesidad de reducir los costos y hacer que las empresas sean cada vez más competitivas y de esta forma sobrevivir en el mercado.

Hoy, los nuevos métodos y tecnologías han permitido que el almacén no sólo contribuya a una reducción de los costos sino también sea un medio para alcanzar los objetivos corporativos, como la pronta atención de pedidos de clientes cada vez más exigentes, evitar paralizaciones de producción al mantener existencias con costos mínimos, proteger y conservar en buen estado los materiales dados en custodia y reducir los costos en sus operaciones rutinarias.

También es importante que se establezcan políticas y normas que permitan al almacén un manejo efectivo tanto de procesos y control como de información oportuna.

1.2. OBJETIVOS

Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son:

a. Reconocer la importancia del almacén dentro de la organización como un medio

para alcanzar sus objetivos corporativos.B. Establecer políticas y normas de funcionamiento del almacén que otorguen una

operatividad fluida y bajo control.c. Diferenciar los tipos de mercancías y poder definir para cada una el tipo de

almacenaje más apropiado.d. Determinar las áreas de la empresa con las cuáles el almacén deba mantener una

constante comunicación y así elaborar los informes de manera oportuna y

pertinente.

1.3. GENERALIDADES

En todo negocio y en cualquier empresa (de carácter industrial, comercial o de servicio), el almacenamiento cumple una función esencial, por cuanto es una actividad que está tomando un cariz de verdadera ciencia y de un profesionalismo propio, con claro y amplio futuro.

La administración de los suministros y los materiales dentro de cualquier empresa, ya sea de carácter público, privado o cooperativo, plantea a la administración de la empresa en general el problema de su optimización.

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Dentro de los órganos o elementos que conforman la estructura de una empresa, el almacén constituye un elemento que muchas veces es olvidado, al considerársele como el depósito donde se guardan las existencias, y donde generalmente se envía personal de confianza de la empresa, sin tener en cuenta si la persona designada reúne, además de las cualidades indicadas, los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la organización, le corresponde cumplir al almacén.

Sin embargo, nada más erróneo que esta manera de proceder, ya que la influencia del almacén en el funcionamiento de la empresa y en los casos de productos, es esencialmente directa y llega en muchos casos a variar las utilidades, que toda persona al invertir su dinero espera obtener.

Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad exclusiva y propia de la logística, sino que su administración y distribución es también de utilidad para los gerentes de producción, que tiene que ver con operaciones de recepción y embarque; a los gerentes de compras, responsables de adquisiciones y control de existencias; a los gerentes de transportes, que tienen a su cargo operaciones relacionadas con depósitos; e inclusive, son de utilidad a los contadores y auditores, que se ocupan del almacenamiento.

Sólo a partir de la década del 50, se han logrado adelantos significativos en esta nueva ciencia en nuestro medio, debido a que se ha tenido conciencia de su utilidad y beneficio para las empresas.

El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnológica en una empresa, hace necesario el servicio de gente preparada técnica y/o científicamente en el manejo de almacenes y en la mecánica de su funcionamiento, que se hace más difícil, cuanto mayor es la responsabilidad económica, generada por el costo o la cantidad de artículos que tienen que administrar.

1.4. ORIGEN DE LOS ALMACENES

La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes necesarios para su subsistencia, generó la idea desde las primeras épocas, de

contar con algún medio o lugar donde guardar aquellas cosas de las cuales necesitaba proveerse. Se puede decir entonces, que la idea o necesidad de almacenar, es tan antigua, como la del hombre mismo.

Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de organización a la cual se pueda denominar almacén, tendremos que referirnos a las primeras épocas del comercio entre regiones. Se puede hablar de depósitos organizados, según la lógica y el interés de cada uno, cuando los comerciantes que transportan de un lugar a otro, bienes para su trueque, haciendo recorridos extensos y de larga duración, requerían llevar cantidades de cierta magnitud a fin obtener un beneficio de dicho viaje. Requiere así, de lugares más o menos protegidos, donde depositar temporalmente los bienes con los cuales comerciaban.

Más adelante, con la llegada de la revolución industrial, las empresas productivas tuvieron que recurrir al almacenamiento en cantidades adecuadas de insumos, que les permitieran alcanzar sus metas de producción, introduciéndose también las primeras ideas de organización en el almacenamiento.

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Para llegar a esta conclusión, debemos recordar que “producir” significa contar con materia prima conveniente, para que, elaborada en la fábrica pueda convertirse en el producto, el cual ofrecido o solicitado por el cliente será vendido y dará lugar a una nueva producción. De esta manera se forma el ciclo que podemos denominar CICLO DE PRODUCCIÓN, y que comprende los elementos siguientes: materia prima, fábrica, producto y cliente.

Es este ciclo el que da origen a la concepción moderna de almacenes en razón de que:

• Nunca se podrá contar con la materia prima en el momento preciso y en cantidad

suficiente, si no se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano

cuando se le necesite (almacenes industriales).

• Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera

apenas se termine su fabricación, sino, que es necesario guardarlo, después

elaborado y mientras es adquirido (almacenes comerciales)

En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayoría de los bienes materiales que requería una empresa y la existencia de un dinero barato, hizo que las primeras técnicas concebidas con el objeto de racionalizar, fueran abandonándose, hasta que los almacenes llegan a constituir lugares en los cuales se acumulaban tanto las cosas útiles, como aquellos que habían ido quedando obsoletas o discontinuas.

Por otra parte, se conoce que existen factores, tales como la demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc. que obligan a las organizaciones, a abastecer de materias primas o de productos, en cantidades suficientes para progresar y seguir adelante. Estos factores exigen un adecuado almacenamiento.

En nuestro medio, esta situación de abandono se ha mantenido hasta después de la década de los sesenta. En cambio en países desarrollados ya se habían creado métodos, técnicos y recursos, que habían hecho evolucionar considerablemente la teoría y la práctica de la gestión de inventarios al punto que existen empresas, cuyos almacenes resultan relativamente pequeños, sin que produzca dificultades en el abastecimiento, y al punto también, de crearse y aparecer empresas encargadas de dar asesoramiento y servicio de almacenamiento.

Recientemente en nuestro medio, las técnicas modernas se están asimilando y adaptando, y lo que es más importante, la conciencia de racionalización de los recursos materiales ha sido forzosamente puesta en evidencia por el alto costo del dinero y por las dificultades para obtener determinados materiales importados. La falta de seriedad y competencia de algunos proveedores locales, ha hecho más difícil la gestión de materiales en la empresa. Esta situación, constituye un reto a la creatividad, capacitación y dedicación de las personas que laboran en el área de abastecimiento.

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1.5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, producción y distribución.

Por lo tanto, se desprende cómo es lógico, que el objeto de los almacenes, consiste en permitir a la empresa, contar permanentemente con los recursos materiales que ella requiere para el desarrollo normal de sus actividades y la consecución de sus metas.

También se da al almacén la altura que debe tener dentro de la organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de su área, división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales. , los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su funcionamiento económico y eficiente. Con todo esto debe partir la definición y establecimiento de objetivos y políticas.

Definición de almacén:El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Con un ejemplo fácil de comprender, se plantea el de una empresa de producción, cuya maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y mantenimiento continuo; para lo cual es necesario contar con almacenes diseñados y organizados para satisfacer eficientemente sus requerimientos. Esta fábrica puede tener procesos parciales que transforman insumos en productos semielaborados, los que a su vez deberán ser almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo de producción, que se inicia con la previsión de insumos y otros materiales y continúa con la adquisición, el almacenamiento, transformación o fabricación y concluye con la entrega al cliente.

El almacén debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta para

solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación.

Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está al lado del artículo, el que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artículos que guarda, sabe donde se encuentra, quién lo necesita, en que forma sale, en qué cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa gira alrededor de las existencias que está obligado a cuidar y mantener, para que en todo momento se pueda encontrar en su almacén, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo.

Elemento importante dentro de esa organización lo constituye las personas y los métodos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de stock y la acumulación de existencias.

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1.6. IMPORTANCIA DEL ALMACÉN

La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el punto de vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa:

• Una enorme economía en el periodo de entrega de los artículos requeridos, desde

los proveedores hasta los consumidores. En muchas líneas de productos, los clientes esperan recibir los materiales, el mismo día que hacen el pedido, convirtiéndose el “periodo de entrega”, en un elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente almacenamiento, ha hecho que se convierta en frecuente, el planteamiento de ofrecer los clientes, periodos de entrega más cortos, en vez de rebajas en los precios de venta de ciertos artículos.

• En la economía nacional, el almacenamiento tecnológicamente desarrollado, hapermitido reducir muchos campos de actividad, especialmente en la industria minera del país, por cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los clientes, y permite también obtener costos unitarios de producción más bajos, sobre todo cuanto el proceso de producción se realiza en periodos largos.

• Mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de empresasindustriales), o en el abastecimiento de artículos terminados (para empresas comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la cantidad deseada de un artículo o materia prima que va a intervenir en el proceso de producción, significaría cuantiosa pérdida, ya que podría implicar inclusive, la paralización total o parcial del proceso integral de la producción.

Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener que pagar personal de operadores que no trabajan, pago de energía consumida sin ser utilizada convenientemente, así como pago por asuntos administrativos que no se puede paralizar. Y los más importante, se dejará de tener utilidades, por la ausencia de venta de mercaderías no producidas. Todo esto, por falta de un conveniente almacenamiento.

• La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumosnecesarios en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los almacenes, que deben marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de inventarios de la empresa. De allí la importancia que tiene para los Gerentes de

Producción y Logística, el tener personal adecuado para el manejo y administración de los almacenes, permitiendo tener un stock óptimo para no incurrir en un costo oculto.

• El almacenaje de materias primas o artículos semi-manufacturados o fabricados,

visto en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de gran importancia, ya que sirve para regular la distribución de las mercancías que por razones estacionales (productos agrícolas), de producción (fabricación en grandes series), o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa.

Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objeto es permitir a ésta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de producción o consumo.

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Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se comience, generalmente, por el almacén, que constituye el eje o número de las actividades administrativas - contables, razón por la cual debe dedicarse a su organización y buen funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisión y simplicidad en sus labores.

1.7. FUNCIONES DEL ALMACÉN

Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para orientar sus esfuerzos hacia ellos y para que pueda delinear las funciones del almacén.

Ejemplos de funciones del almacén:

1. Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y suministros: materiasprimas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la firma.

2. Proporcionar y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos

que los requieren.

3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.

4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primasque se almacenen con el fin de terminar su proceso de fabricación (procesos de maduración).

5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa ymanteniendo cada cosa en su lugar, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para clasificación y localización.

6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas,

materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo.

7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad comosu buen estado.

8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo detiempo y costo posible.

9. Llevar registros al día de sus existencias.

La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente.

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Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

1. Recepción de materiales en el almacén.

2. Registro de entradas y salidas del almacén.

3. Almacenamiento de materiales.

4. Mantenimiento de materiales y del almacén.

5. Despacho de materiales.

6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de

contabilidad.

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1.8. PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una alta rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencia con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible por operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

1. La custodia fiel eficiente de los materiales o productos debe encontrarse bajo laresponsabilidad de un sola personal de cada almacén.

2. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones específicas, hastadonde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajocontrol.

4. Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.

5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientosdiarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y control de producción de las existencias.

6. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombrecomún y conocido de compras, control de inventarios y producción.

7. La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

8. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación

en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de las existencias.

9. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.

10. Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación

autorizada según un sistema establecido.

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11. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada

a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o al departamento

de control de almacenes.

12. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.

13. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá

disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una

inversión mínima adicional.

14. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

15. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento

propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de

operación.

1.9. CLASIFICACIÓN DE ALMACENES

La clasificación es la siguiente:

a) Por el tipo de mercancía que guardan.b) Por el tipo de cobertura.

A. POR EL TIPO DE MERCANCÍA QUE GUARDAN

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

• Materias primas y partes componentes.• Materiales auxiliares.• Productos en proceso.• Productos terminados.• Herramientas.• Refacciones.• Materiales de desperdicio.• Materiales obsoletos.• Devoluciones.

Almacén de materias primas

Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de producción.

Normalmente requiere tener tres secciones:

• Recepción.• Almacenamiento.• Entrega.

Las áreas de recepción y entrega pueden estar dentro del almacén o bien fuera de él.

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Un almacén central de materias primas puede tener uno o varios sub-almacenes en una planta, según las necesidades del departamento de producción, o bien, localizados en varias plantas de un mismo negocio.

Almacén de materiales auxiliares

Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricación de una mercancía se emplean:

• Lubricantes.• Grasa.• Combustible.• Trapos, etc.

Y para envasarlo y empacarlo:

• Etiquetas.• Frascos.• Envases de cartón.• Papel.• Material de empaque, etc.

Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas cuando las necesidades de la organización no necesiten una instalación aparte.

La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e información a:

• Los departamentos de producción.• La sección de empaque.• Departamento administrativo para el control contable y de reabastecimiento.

Almacén de materiales en proceso

Si los materiales en proceso o artículos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación.

Almacén de productos terminados

El almacén de productos terminados presta servicio a los departamentos de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.

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Almacén de herramientas y equipo

Un almacén de herramientas y equipo, bajo custodia de un encargado especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla también las herramientas no durables tales como brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc.

Almacén de refacciones

Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los demás almacenes.

Almacén de material de desperdicio

Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control por separado; éste queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad.Siendo el control de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de control.

Almacén de materiales obsoletos

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad.

La razón en este caso para tener otro almacén separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que sí es el consumo actual.

Almacén de devoluciones

Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacén.

B. POR SU COBERTURA

El tipo almacenamiento por su cobertura, está determinado esencialmente por las características de los artículos que se van a almacenar y/o por la manera cómo se encuentran envasados o embalados.

Según esto pueden ser:

• Almacenes cubiertos (o cerrados).• Almacenes abiertos (o descubiertos), y• Cobertizos.

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Almacenes cubiertos o cerrados

El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza bajo techo (aligerado, con eternit, canalones, etc.), en locales con muros, especialmente construidos o adaptados para tal fin. Normalmente acondicionados y equipados en forma conveniente y se les adiciona otras instalaciones complementarias para asegurar su buen funcionamiento.

Es el tipo de almacenamiento más usado, para propósitos de carácter general. Sin embargo algunas veces se les dota de tipos especiales de acondicionamiento ad-hoc, para que puedan funcionar almacenes refrigerados, inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la conservación de materiales o artículos que determinarían su deterioro de no contar con esas condiciones especiales.

a. El área útil de almacenamiento cubierto, es el área determinada por las

dimensiones interiores de la construcción.

b. Es área total de almacenamiento cubierto, es el área de terreno necesario para

locales de almacenamiento, espaciados a distancias mínimas, incluyendo todas

las áreas operativas (camino de acceso, área de estacionamiento, etc.)

Almacenes cubiertos o descubiertos

El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se realiza sobre una superficie adecuada del terreno, en la cual no se ha ejecutado ningún tipo de construcciones. Su perímetro para efectos de seguridad, puede estar constituido por muros de material noble, o por cercos de alambre, madera u otro tipo.

En estos almacenes se depositan generalmente materiales que no son afectados por el medio ambiente o cuyo embalaje le da protección del aire, sol, lluvia y que en otras situaciones, podrían deteriorar el artículo o materia prima almacenada.

De acuerdo a los trabajos que se pudieran realizar sobre su superficie, en algunas ocasiones estos almacenes funcionan sobre terrenos no mejorados, es decir en estado natural; en otras ocasiones se efectúan trabajos de semi - mejoramiento (nivelaciones, extendiendo material para evitar el polvo, etc.); y por último pueden hacerse trabajos de

mejoramiento de la superficie, mediante construcciones de losas de concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los almacenes abiertos no mejorado, semi - mejorado o mejorado.

a. El área útil es el espacio de almacenamiento que se encuentran al aire libre,

incluyendo los caminos, zonas de estacionamiento, etc.

b. El área total comprende el área neta más un espacio adicional necesario para

cumplir con las reglas de seguridad y ejecución de las operaciones de

almacenamiento.

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Cobertizo

Un tipo de almacenamiento intermedio entre los anteriormente mencionados, lo constituyen los “cobertizos”, también llamados “galpones”, los que se caracterizan por tener una cobertura, pero sin muros perimétricos. En estos ambientes se almacenan generalmente artículos que no requieren protección del aire, de la humedad ni del calor, pero que sí necesitan ser protegidos de la lluvia, del sol y de la nieve.

1.10. RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA

a Dentro de la empresa

Normalmente el almacenamiento corporativo, forma parte de una división, de una gerencia a un ente más grande dentro de la organización de la empresa.

El almacén puede formar parte de la Gerencia Logística, de producción, de Ventas o de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la empresa (industrial, comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud de éstas.

Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy valioso, el cual va a ser utilizado por la organización que lo controle en beneficio de su propio interés y el de la empresa.

El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la Gerencia de Logística o Gerencia de Abastecimiento, (mientras unas de éstas existan en la empresa), sin dejar de tener relación directa o indirecta, con otras dependencias de la empresa.El Almacén debe informar directamente al más alto funcionario logístico de la empresa, por ser el encargado de la función de distribución física; y a la vez, recibe información de Compras, de Tráfico y de otras dependencias de suministro y de control de materiales.

Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categoría y si el almacenamiento no tiene el tamaño suficiente, la información debe hacerse al departamento o división que proporcione sus servicios principales.

a. Relación con Producción (Ventas)

Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas (comercio), o

producción (industria), son de suma importancia, puesto que son estas dependencias las que mueven con sus consumos, los artículos que se encuentran en almacén.

En ambos casos (producción o ventas), es conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado, que les permita adquirir los materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga para el almacén y por consiguiente para la empresa.

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El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda, indicándosele en lo posible:

1. La cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado tiempo.

2. Los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea por que han

sido puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su adquisición.

3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados

o no), y la fecha en que deberán estar en su poder.

Así mismo, el almacén debe dar a conocer a ventas o producción, los datos referente a las existencias, como por ejemplo, existencias críticas de algunos artículos, documentación referente a los artículos y que son enviadas por las casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos de los que está pidiendo.

b. Relación con ComprasComo se sabe, compras proporciona al Almacén los artículos que adquiere y que son solicitados por Almacén o por quien lo va a usar.

Es decir, que Compras procura los artículos o materias primas que el Almacén debe guardar y por ello sus relaciones se efectúan alrededor de esos artículos que Almacén solicita para reponer sus existencias.

Por consiguiente, es de gran interés para ambas dependencias, estar informados del movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado, cantidades económicas, etc., que permitan determinar cómo, cuándo y cuánto adquiera.

Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son:

a) Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el

consumo de las existencias y el volumen de adquisición más bajo, para que

el precio resulte compatible con el menor costo.

b) Información sobre existencias disponible, rapidez de consumo, necesidades

futuras, por parte del almacén, para que Compras pueda fijar las

cantidades a pedir y los plazos de entrega en que deben cumplir los

proveedores.

c) Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en

condiciones de compra, para que Almacén anticipe sus solicitudes.

d) Proporcionar registros de las cantidades más económicas de adquisición,

por cada artículo, de manera de determinar con exactitud el máximo de

existencias por obtener y la época de efectuar las solicitudes, procurando

establecer cantidades estándar.

e) Recabar del almacén la autorización de compra, antes de efectuar cualquier

adquisición. Esta autorización, consiste en proporcionar los datos

correspondientes a existencias de artículos en los depósitos o por llegar, así

como los consumos promedios de los meses o años anteriores.

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f) Acordar la cantidad y el precio que abarcarán, los compromisos de

adquisición o los contratos futuros que establezca Compras;

g) Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el volumen de

las compras y obtener mejores precios.

h) Planear las adquisiciones en común acuerdo, teniendo en cuenta los puntos

ya mencionados.

Todos estos puntos de contacto, son informaciones que se proporcionan mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores condiciones de precios, sin gravar a su entidad, inmovilizando grandes cantidades de capital.

Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del capital destinado a adquisiciones, mediante la buena rotación de los artículos y de esa manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese capital liberado, para invertirlo en otros aspectos del negocio.

c. Relación con ContabilidadLa Contabilidad ejerce control sobre el Almacén, constituyéndose en un fiscalizador de su funcionamiento. La relación almacén - contaduría es sumamente estrecha, por cuanto el capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacén guarda, de esta manera la contabilidad es el elemento controlador de ese capital inmovilizado.

El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los registros que lleva, comparándoselos con la realidad, de manera de evitar pérdidas, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital invertido.

Para poder determinar si los valores están de acuerdo con las existencias realiza inventarios que le permita hacer dichas comparaciones. Es preciso, que el almacén debe proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren generalmente a:

(a) Ingresos y salidas efectuadas diariamente.(b) Distribución de las existencias dentro del almacén (ubicación).(c) Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.(d) Ajustes que se efectúen.

Con estos datos la contabilidad realiza sus registros, los que se constatan con la realidad por medio de los inventarios, que le proporcionan elementos fundamentales, para los balances y

estados de cuenta, facilitando de esta manera a los dirigentes, los datos necesarios para fijar precios de ventas o de productos y dirigir y controlar la marcha de sus negocios.

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Otro aspecto de las relaciones entre el almacén y la contabilidad, es el referente a la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es sumamente esencial, por cuanto sabiendo cuánto ha costado el producto, se podrá determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del mercado, al mismo tiempo que obtener las relaciones de utilidades para los que invierten su dinero.

Los artículos que se encuentran almacenados, se gravan con gastos que se efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargados de él, en seguros, inventarios, interés de capital invertido, etc., que constituyen un costo especial, que se denomina “costo de posesión y almacenaje”, diferente al costo de adquisición de compra. Siendo todos estos gastos propios del almacenamiento, es lógico que a contabilidad le interese este aspecto, lo mismo que a almacenamiento, y de allí nace otro vínculo entre estas dos dependencias.

d. Otras relaciones internasA parte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia, tiene relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene jefes de subordinados, y con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo referente a informar o recibir información en forma periódica sobre las necesidades, ocurrencias y labor desarrollada.

También tiene relaciones con otras dependencias, como por ejemplo: mantenimiento, seguridad, transporte y tránsito, inspección y control de calidad, así como con el área de ingeniería.

En conclusión, debemos recordar que una organización que reúne a diversos elementos con una finalidad común y, que todos los que forman parte de ella, y el óptimo funcionamiento sólo se logrará por medio de la coordinación y el planeamiento de manera de prever los tropiezos que se puedan presentar y hacerles frente en forma conjunta.

b Fuera de la Empresa

Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente no tienen relaciones directas, pero sí, están tácitamente autorizadas con:

1. Los proveedores de los artículos o materias primas, que se van a utilizar en los

procesos de fabricación de la empresa de quienes debe conocer la seriedad

con que prestan sus servicios, así como de la bondad debe conocer la

seriedad con que se prestan sus servicios, así como de la bondad de los

materiales o artículos que producen y que proporcionan.

2. Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cómo acostumbran o

desean que se remitan los productos que se le envían: debe conocer los plazos

de entrega de los artículos que solicitan, a fin de atenderlos oportunamente y

así mantener la buena imagen de la empresa; así como para conocer los

medios de transporte a emplearse, cantidad a despacharse, número de

vehículos a emplear, etc.

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3. Con los propietarios de compañías de transportes de terceros, cuando se

requiere su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente dispongan

de medios necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades de transporte,

medios disponibles, estados de mantenimiento de sus vehículos, seriedad y

garantía que ofrecen, así como la forma y momento de cargar los vehículos.

4. Con las compañías de seguros, con sus agentes o ajustadores, a fin de que

puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o

llegan las cargas a los almacenes y determinar los daños o disconformidades

en los artículos que sido adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo al

informe de los ajustadores es que se procederá a la recepción de las

mercancías, para en caso necesario, proceder al cobro del seguro (de

transporte) respectivo.

El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos que se deben llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacén, para así asegurar una correcta tramitación administrativa y deslindar responsabilidades.

1.11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES

Si hemos de tener un plan de trabajo para logra runa organización óptima de los almacenes, sugerimos este orden:

1. Asomémonos a los problemas actuales de nuestros almacenes y analicémoslos para

encontrar soluciones prácticas que puedan aplicarse de inmediato y hasta donde

las circunstancias que predominen en la empresa lo permitan. A este análisis debe

seguir un plan general congruente con las actividades de otros departamentos y

con otras funciones de la organización.

Como ejemplo, podemos reconocer los problemas que son más posibles de encontrar en una gran mayoría de los almacenes:

a) El espacio es insuficiente.

b) El personal es insuficiente.

c) El personal es incapaz por falta de adiestramiento.

d) Está mal localizado el almacén.

e) Existe una mala distribución de las facilidades y equipos de almacenamiento.

Deficiente colocación de la mercancía (materiales o productos) que dificulta la localización rápida para acomodarla o surtir una demanda.Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado. Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado, yMentes cerradas a la innovación que se oponen al cambio o son muy conformistas.

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2. Consideremos lo ideal, o sea la aplicación de los conceptos y principios básicos

que sobre organización de almacenes estamos tratando, para acercarnos a ello

hasta donde sea posible. Para que la meta que se fije en una nueva organización

del almacén sea realista y posible de alcanzar, es necesario tener una mente

abierta, un deseo de superación y la disposición para dedicarle el tiempo que

requiera su estudio y puesta en marcha.

3. El paso siguiente exige que recabemos datos de manera metódica y sistemática

para conocer con certeza lo siguiente:

a) Las necesidades actuales y futuras de almacenamiento.

b) Los recursos físicos y humanos actualmente disponibles y los que habrán de

necesitarse en el futuro.

c) Los sistemas de abastecimiento y de control interno actuales.

d) Los métodos actuales que se siguen en los trabajos dentro del almacén.

e) Qué cambios habrá en los productos y sus envases y cuáles son las

necesidades de ventas, esto lo habremos de investigar en el departamento de

ingeniería y en el de programación y control de la producción respectivamente.

f) Qué área y qué espacio se tiene disponible para el almacén, cómo está

distribuido actualmente. Deben incluirse las áreas de pasillos para maniobras

de estiba, así como los espacios ocupados por oficinas, escaleras, elevadores,

etc. Deben conocerse los planes de la gerencia de cualquier ampliación,

cambio de local o de lugar.

g) Cómo están localizados el almacén y sus áreas de recibo y de despacho en

relación con los andenes y plataformas, y cómo respecto de los centros de

producción de la planta.

4. Con la anterior recolección de datos, hemos desmenuzado el problema almacén en

sus pequeños detalles; analicemos cada uno de ellos aplicando el razonamiento lógico de una manera metódica y sistemática.

5. Reagrupemos estos conocimientos para construir nuevos sistemas para una mejor

distribución de las áreas de recibo, almacenamiento y entrega; para una mejor distribución de las cargas de trabajo para implantar más eficientes métodos de trabajo, así como más útiles y sencillos sistemas de control.

6. Nos queda por hacer lo más importante; un buen plan de acción para poner enpráctica las mejoras y un sistema de seguimiento y evaluación de las transformaciones realizadas.

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Hemos de realizar todos y cada uno de los pasos para el plan de trabajo que acabamos de ver, como sigue:

1. Seleccionar la zona o el trabajo en donde resida el problema.2. Desmenuzar el problema en las partes que lo componen.3. Analizar cada parte por separado.4. Reorganizar las partes en un mejor conjunto o solución.5. Poner a prueba la solución.

INFORMACIÓN NECESARIA PARA PLANEAR

Antes de planear es necesario tener información acerca de:

• Los artículos que se deben almacenar.• La disposición de las áreas de recepción, almacenamiento y entrega.

El plan se puede dividir en los siguientes pasos:

• Recolección de datos.

• Solución a la localización del almacén en un nuevo plano de las áreas de la planta.

• Diseño de medios de almacenamiento y de medios de manejo de materiales.

• Distribución racional de las actividades del almacén y de las labores de su

personal, materiales y los sistemas de información.

La parte importante en el plan de trabajo, en la planeación de un almacén, es conocer su situación y condiciones actuales, así como las necesidades de almacenamiento presentes y futuras. No bastaría con hacerle arreglos a lo existente si el negocio ha de estar en constante desarrollo y crecimiento. Se requiere conocer lo que se espera almacenar en el futuro.

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1.12. RESUMEN

El tema abordado en esta primera unidad, tiene como objetivo fijar en el participante la necesidad de una toma de conciencia sobre la labor del almacén en la empresa y no identificarlo como un depósito simple de mercancías, sino todo lo contrario, tiene sus funciones claramente definidas, contribuye al logro de objetivos corporativos y se debe considerar principios para su manejo y control.

Para que lo mencionado se cumpla, se precisa en primer lugar, definir el tipo de almacén que se va administrar y ello parte por establecer la mercadería que se va almacenar y ella puede ser: materia prima, productos terminados, productos en proceso, repuestos, mercadería devuelta, etc. Identificada la mercadería nos ayudará a diseñar el tipo de protección que necesitamos darle de ello puede ser que sea un almacén cerrado o un almacén abierto o simplemente un cobertizo.

Luego de definir el tipo de almacén, necesitamos establecer los vínculos con las demás áreas de la empresa, esto es, con quienes el almacén mantiene o intercambia comunicaciones, estas pueden ser dentro o fuera de la empresa y ello dependerá del tipo de mercancía que guarda.

Finalmente, en esta unidad hemos querido dar las pautas necesarias para llevar a cabo una planeación de la organización del almacén, a fin de que a partir de este punto, se pueda abordar el texto bajo el conocimiento de qué es lo que se desea alcanzar como objetivo de optimización del almacén.

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CASO 01:

LA COMPAÑÍA VIACHA

La compañía “VIACHA” es una fábrica de cemento. Está ubicada en la localidad de Viacha, departamento de La Paz - República de Bolivia a 33 km de la ciudad de La Paz.

Esta empresa contaba en 1980 con una capital de 50 millones de dólares. Tiene un movimiento de 8 000 ítems aproximadamente es sus almacenes, para el mantenimiento en general de sus diferentes maquinarias de planta, funcionamiento de producción y todo servicio de las dependencias que forman esta compañía.

El almacén de productos terminados está en un área totalmente separada de los almacenes mencionados en el párrafo anterior. El mismo que se encuentra a cargo del Departamento de Ventas.

El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de cobertura cubierta y están situados en diferentes lugares y distantes del Almacén Central. Se tiene hasta cinco almacenes:

a. Almacén central: donde se concentran los repuestos eléctricos y mecánicos.b. Almacén de carburantes.c. Almacén de lubricantes y materiales refractarios.d. Almacén: polvorín de explosivos.e. Almacén de envases vacíos para productos terminados.

El encargado y responsable directo de todos estos Almacenes, es el Jefe de Almacén Sr. José Montalvo Colli quien es un eficiente empleado, conocedor de la técnica propia de sus funciones y tiene a su cargo tan sólo 4 personas entre los cuales están 2 de ellos de avanzada edad (próximos a jubilarse).

Todo este personal, incluyendo el Jefe de Almacén, tiene experiencia en el manejo de materiales, más no tienen la debida capacitación para un mayor control en la recepción, el despacho y almacenamiento y así pueda lograr un mejor funcionamiento.

Esta empresa mueve artículos y materiales de importación: en un 55% importación directa; 40% productos importados, pero comprados en plaza y un 5% netamente nacional.

En esta empresa funciona un Sindicato de Trabajadores (obreros y empleados), existiendo entre ambas partes Pactos Colectivos, uno de los cuales contempla respetar las promociones de ascensos entre el personal más antiguo.Así mismo la empresa ha manifestado y demostrado que solamente contratará personal nuevo, con condiciones de sueldos y salarios mínimos.

En el área donde está situada la empresa “Viacha” no existen centros de capacitación adecuada sobre Organización y Administración de Almacenes.

Los pocos centros de capacitación se encuentran en La Paz (a 33 km). El personal trabaja diariamente hasta las 6 p.m. en invierno y verano.

Al efectuar los inventarios y las respectivas conciliaciones, se encuentran muchas diferencias, de más en unas y de menos en otras.

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Usted ha sido nombrado como jefe Logístico de la Fábrica de Cemento VIACHA y la gravedad de la situación que se le ha hecho conocer, hace que le dé primera prioridad en la solución de este problema. ¿Cuál sería la solución que usted plantearía a la Dirección de la empresa? Justifique su recomendación.

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texto01 control inventarios

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