fundamentos sistemas control de inventarios
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Fundamentos de control de Inventarios: Niveles de seguridad , puntos de reposicion, Priorizacion necesidades metodo ABCTRANSCRIPT
FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE
INVENTARIOS
EDWIN ALBERTO CARMONA BEDOYAQUIMICO FARMACEUTICO Universidad de Antioquia
INSTRUCTOR SENA PROGRAMA TEGNOLOGO REGENCIA DE FARMACIA
“Siempre tenemos demasiado de lo que no se vende o consume, y
muchos agotados de lo que sí se vende o consume.”
INTRODUCCION
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades.
Asegurar la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales
INTRODUCCION
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios como una forma de hacer frente a los periodos de escasez.
INTRODUCCION
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
INTRODUCCION
El inventario tiene como propósito fundamental proveer de materiales necesarios para el funcionamiento de las empresas.
Afrontar las demandas o la satisfacción de las necesidades de los clientes.
FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
QUE ES UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Es el proceso de manejo de Inventarios con el fin de satisfacer las necesidades o demandas del cliente al menor costo posible y con el minimo de inversion
OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Hay varios objetivos para el control de inventario:Reducción al mínimo de la inversión en inventarios.Determinación del nivel adecuado de servicio al cliente.Balance de la oferta y la demanda.Minimización de los costos de adquisición y los costos de transporte.Mantenimiento de un sistema de control hasta al día del inventario.
La administración de inventarios implica:
Determinación de la cantidad de materiales que deberá mantenerse.
Fecha reposición
Cantidades a ordenar.
FUNDAMENTOS DE SISTEMAS CONTROL DE INVENTARIOS
Un sistema de control de inventario aplicado con éxito tendra en cuenta: La demandaLa variación estacionalEl cambio delos patrones de usoEl seguimiento de las perdidas.
FACTORES QUE AFECTAN LOS SISTEMAS CONTROL DE
INVENTARIOS
El éxito de la gestión de inventarios implica al mismo tiempo tratar de equilibrar elcosto del inventario con los beneficios de inventario.
FACTORES QUE AFECTAN LOS SISTEMAS CONTROL DE
INVENTARIOS
Un paso preliminar en el proceso de control de inventario es determinar elcosto aproximado del inventario. El costo de llevar o mantener el inventario, r El valor unitario del ítem, v El costo de ordenamiento, AEl costo de faltante de inventario, B
FACTORES QUE AFECTAN LAS DESICIONES EN UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
El valor unitario de cada ítem está expresado en $/unidad.
Para un comerciante (nóproductor) este costo corresponde al precio del artículo pagado al proveedor incluyendo los fletes y costos relacionados.
Puede depender del tamaño de pedido, de acuerdo con los descuentos por cantidad.
El valor unitario del ítem, v
El costo de ordenamiento, A
Cada orden para reponer el inventario tiene varios costos asociados, los cuales en general son fijos y no dependen del tamaño de la orden.
Estos costos corresponden al procesamiento, transmisión, manejo y compra de la orden. Específicamente, para un comerciante (nóproductor), el costo de ordenamiento puede comprender:
El costo de ordenamiento, A
El costo de ordenamiento puede comprender:
• Costo de preparación de los formatos de las órdenes• Costos de correo (o de cualquier sistema que utilice para la transmisión de órdenes, incluyendo fax,.)• Costos de llamadas telefónicas relacionadas con el pedido• Costos de autorización del pedido• Costos de recepción e inspección• Costos de manejo de las facturas del proveedor• Otros costos relacionados con el procesamiento de la orden
El costo de faltante de inventario, B
Este costo se produce cuando se recibe una orden y no hay suficiente inventario disponible para cubrirla.
Pueden ocurrir tres posibilidades:
1. Se genera una orden pendiente2. Se pierde la venta 3. Se produce una combinación de ambas,
Cualquiera de las tres posibilidades que ocurra, genera un costo, el cual es muy difícil de estimar.
El costo de faltante de inventario, B
Cuando se pierde la venta totalmente, puede usarse como una primera aproximación la utilidad perdida como el costo de faltante de inventario.
Cuando se genera una orden pendiente, una serie de acciones especiales deben ser emprendidas, como:
Órdenes adicionales, planeación urgente de producción, transporte especial, etc., lo que aumenta el costo del ítem comparado con el canal normal de distribución.
El hecho de no tener el inventario disponible puede generar mala imagen y descontento en los clientes, lo cual puede ocasionar pérdida de ventas futuras.
Este factor es muy difícil o imposible de cuantificar en forma práctica. Se prefiere, por ello, utilizar valores conservativos, de tal forma que no se generen altos costos de faltantes y el control del inventario mantenga un nivel de servicio alto.
El costo de llevar o mantener el inventario comprende los costos de almacenamiento y
manejo, el costo del espacio utilizado, los costos de capital, los seguros e impuestos, y los costos de riesgo en los que se incurre por el hecho de tener almacenados los ítems, esperando a ser demandados por los clientes.
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, R
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO, COSTOS R
(Ballou (1999)
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
Se refieren a los costos de operar la bodega:
Mano de obra utilizada, Actividades desarrolladas, tales como recepción, almacenamiento, inspección y despacho. Si la bodega es arrendada, estos costos formarán parte del costo global de espacio dado por el arrendatario y descrito a continuación.
Los costos de almacenamiento y manejo
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
El costo de espacio es el reflejo del uso del volumen dentro del edificio de la bodega.
Si la bodega es arrendada, estos costos se expresan generalmente por unidad de peso por cada período de tiempo, por ejemplo en $/(ton • mes).
Si el espacio es propio de la empresa, los costos de espacio se determinan de acuerdo con los costos de operación asociados con dicho espacio, tales como climatización e iluminación, y costos fijos, tales como los costos del edificio y del equipo, basados en el volumen que se maneja en la bodega.
Costos de Espacio
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
Los costos de capital o costos de oportunidad
Representan la mayor proporción de los costos de llevar el inventario.
A pesar de esto, es el costo menos tangible de todos los componentes del costo de inventario.
Su determinación no es fácil, ya que depende demuchos factores.
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
Los costos de Seguros e Impuestos
Dependen del inventario disponible y por ello forman parte del costo de llevar el inventario.
Los seguros se toman como prevención contra incendio, robo,daños, etc.
Los impuestos generalmente se cobran de acuerdo con los valores en libros de los inventarios.
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
Los costos de Riesgo
Representan los costos de obsolescencia, deterioro y depreciación delinventario.
El deterioro puede deberse a condiciones naturales de los ítems en inventario, especialmente si se trata de artículos perecederos.
Estos costos pueden determinarse del costo de ítems perdidos, o del costo de actualización mediante trabajo adicional para recobrar elestado normal del producto, o de reponer el producto desde otra localización.
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
Las unidades en las que se mide este costo son normalmente en un porcentaje por año [%/año], o, equivalentemente, en [$/($ año)], lo que significa el ⋅dinero que hay que pagar por cada peso invertido en inventario cada año, o cada período de tiempo que se escoja para el análisis.
Tiempo que transcurre entre el momento de expedir una orden (de compra o de producción) y el instante en que se tienen los artículos listos para ser demandados por el cliente.
• Este factor es de fundamental importancia para el control de los inventarios.
• Durante el lead time puede ocurrir una falta de inventario, pues se supone que aquí el nivel de inventario está relativamente bajo, ya que dio lugar a la expedición de una orden.
Tiempo de reposición (“Lead Time”), L
El lead time comprende generalmente las siguientes etapas:
Tiempo administrativo que transcurre entre la decisión de emitir una orden y su correspondiente preparación;
Tiempo de tránsito de la orden hasta el proveedor; Tiempo empleado por el proveedor para procesar la orden, el cual a
su vez depende de su nivel de inventario y condiciones generales de almacenamiento y producción;
Tiempo de tránsito entre el proveedor y el lugar donde es solicitada la orden;
Tiempo de recepción, inspección y almacenamiento en el lugar donde es solicitada la orden.
Tiempo de reposición (“Lead Time”), L
• Son las unidades extra que debo mantener como proteccion contra la posibildad de existencias agotadas.
• Se debe llevar cuando no hay seguridad de la demanda del medicamento y/o el tiempo de reposicion.
INVENTARIO DE SEGURIDAD
Inventario de seguridad=Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de Reposicion
• Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril • El tiempo de reposicion es 2 dias: • El consumo promedio es 20 tabletas • EL consumo Maximo es 50 tabletas .
IS = (50 – 20 )x 2
IS = 30 x2 = 60 tabletas
INVENTARIO DE SEGURIDAD
Inventario de seguridad =Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de Reposicion
Es el nivel de inventario en el cual debo generar la orden de compra
PUNTO DE REORDEN
PReorden = Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposición (días) + Inventario de seguridad.
PUNTO DE REORDEN
PReorden = Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposición (días) + Inventario de seguridad.
Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril El tiempo de reposicion es 2 dias: El consumo promedio es 20 tabletas El inventario de seguridad = 60 Tabletas
PR= 20 Tabletas /dia x 2 dias + 60 Tabletas
PR = 100 Tabletas
EN EL MOMENTO EN QUE TENGA 100 TABLETAS DE ENALAPRIL TENDRE QUE GENERAR LA ORDEN DE COMPRA
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo - midiéndose su uso en dinero - y si justifican su consecuente inmovilización monetaria.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más eficientes
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos:
ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.
ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.
ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Los factores más importantes son los dos extremos:
Pocos artículos significativos ( A ) Gran número de artículos de relativa importancia. (C)
Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre las causas más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:
• Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectúan las mismas (optimización de pedidos).
• El valor de los stocks y el número de ítems de los almacenes.
• Los costos y sus componentes.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:
Los beneficios de la empresa y los artículos que los producen
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Ejemplo de aplicación
A continuación se desarrollará un ejemplo que permitirá visualizar cómo se determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artículos:
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
TABLA Nº 1: Datos a obtener del inventario
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Resolución1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Resolución
1.Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario.
Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:
.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABCColumna nº 1: Corresponde al nº de artículo.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
• Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%)
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo.Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.( Sumando todos los datos de la columna)
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Calculo valorización de cada artículo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
TABLA Nº 1: Datos a obtener del inventario
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo.Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.( Sumando todos los datos de la columna)
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
• Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario.
Ejemplo Para el Art No1:
1132259 --------100%
7500_________X%
7500 x 100
1132259
X= 0.66
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones decada artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:
• A partir de los datos de la tabla 3 se puede observar que unos pocos artículos son los de mayor valorización.
Si solo se controlaran estrictamente los tres primeros, se estaría controlando aproximadamente el 60% del valor del
inventario.
Controlando también los art. 3, 6 y 11, se estaría controlando, en forma aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B)
Se ve claramente en la gráfica que el 15% del inventario justifica el 60% del valor,
• El 70% del inventario solo justifica el 18% del valor.
• El 70% del inventario solo justifica el 18% del valor.
• Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos.
CONCLUSIONES ABC
Para los artículos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks.
Para los artículos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio.
Para los artículos C , utilizar un control menos rígido y podría ser suficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un sistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenes surtidas por un mismo proveedor.
