curso control de los inventarios
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Material preparado por:M.B.A. Daniel Cornejo
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Los inventarios son uno de los rubros mLos inventarios son uno de los rubros máás s impactantes en el capital de trabajo.impactantes en el capital de trabajo.
Una empresa con elevados niveles de inventarios, Una empresa con elevados niveles de inventarios, puede incurrir en puede incurrir en falta de liquidez.falta de liquidez.El mantener inventarios excesivos tiene un costo El mantener inventarios excesivos tiene un costo para la organizacipara la organizacióón: Mantenimiento, control, n: Mantenimiento, control, administraciadministracióón, aseguramiento, mermas y n, aseguramiento, mermas y obsolescencia y costo financiero.obsolescencia y costo financiero.Debemos recordar que los inventarios son la razDebemos recordar que los inventarios son la razóón n de ser de la organizacide ser de la organizacióón, razn, razóón por la cual no se n por la cual no se deben escatimar recursos para que su deben escatimar recursos para que su administraciadministracióón y control estn y control estéé en manos expertas, en manos expertas, serseríía muy conveniente hacer una evaluacia muy conveniente hacer una evaluacióón sobre n sobre su valor promedio y la ubicacisu valor promedio y la ubicacióón dentro del n dentro del organigrama del responsable de los almacenes.organigrama del responsable de los almacenes.
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¿¿Sabe perfectamente que tiene en Sabe perfectamente que tiene en sus bodegas de almacenamiento?sus bodegas de almacenamiento?
¿¿Cuenta con un control lo suficientemente eficiente Cuenta con un control lo suficientemente eficiente que le responda las siguientes preguntas?que le responda las siguientes preguntas?
1.1. ¿¿Cuantos productos tiene actualmente en existencia?Cuantos productos tiene actualmente en existencia?2.2. ¿¿ Sabe la fecha exacta de su adquisiciSabe la fecha exacta de su adquisicióón?n?3.3. ¿¿ Conoce con precisiConoce con precisióón cual es la rotacin cual es la rotacióón de cada n de cada
producto o lproducto o líínea de producto?nea de producto?4.4. ¿¿ EstEstáán conciliadas exactamente sus existencias fn conciliadas exactamente sus existencias fíísicas sicas
con los valores contables del inventario?con los valores contables del inventario?5.5. ¿¿ Tiene identificados los productos obsoletos y en mal Tiene identificados los productos obsoletos y en mal
estado?estado?6.6. ¿¿ Tiene cuantificados los faltantes de inventarios? Tiene cuantificados los faltantes de inventarios?
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EvaluaciEvaluacióón de control administrativon de control administrativo
¿¿Las siguientes Las siguientes ááreas de su empresa estreas de su empresa estáán n ííntimamente ligadas por procedimientos y documentos ntimamente ligadas por procedimientos y documentos de control? de control?
1.1. ComprasCompras2.2. Inventarios de materia primaInventarios de materia prima3.3. Inventarios de refacciones y Inventarios de refacciones y autopartesautopartes4.4. Inventarios de Inventarios de articulosarticulos promocionalespromocionales5.5. Inventarios de productos terminadosInventarios de productos terminados6.6. Otros inventariosOtros inventarios7.7. ContabilidadContabilidad8.8. Cuentas por pagarCuentas por pagar9.9. TesorerTesorerííaa
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Son los bienes de una empresa destinados a la venta o la producción
para su posterior venta, tales como materias primas, producción en
proceso, artículos terminados, automóviles, construcciones, maquinaria,
dinero y otros materiales que se utilicen en el empaque, envases de
mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en
el ciclo normal de operaciones.
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Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad
a través de un precio superior al costo de adquisición
y/o fabricación.
Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a
través del tiempo.
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• Materias primas y materiales auxiliares de fabricación,
• Empaques y envases,
• Producción en proceso,
• Productos terminados.
• Otros (Mercancías en tránsito, Art. Reventa)
Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertir
las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograr su cobro.
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Compras
MateriaPrima
Mano de obra
Gastosindirectos
Productosen proceso
Productos terminados
Comercio
Costo deventas
Industria
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Junto con las cuentas por cobrar, constituyen la principal inversión dentro de los conceptos que constituyen el capital de trabajo.
1) Por el monto de la inversión que se requiere, 2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una administración efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar la productividad de la empresa.3) Son necesarios para la operación, sin ellos no hay ventas, no habiendo ventas no hay utilidad y esto llevara al cierre del negocio.
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Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente:
1. Estado actual de los inventarios2. Localización3. Antigüedad4. Existencias actuales5. Consumo o venta mensual y anual6. Lote óptimo de compra7. Máximo y mínimos8. Costos actuales de mantenimiento9. Precios de las materia primas principales10. Abastecimiento, etc.
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¿Que tan grande deben ser los inventarios para poder servir a la producción y al mercado? La respuesta es obvia, deben ser lo suficientemente grandes para poder servir a la producción y al mercado, pero sin exceder el tiempo de su posesión y monto, que pueda traer consigo riesgos por obsolescencia o elevados costos de mantenimiento.
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Considerar:
Producción programada Respuesta de los proveedoresEstacionalidad del productoEficiencia en la función de comprasPosibles beneficios por niveles de
compra.
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La Producción en proceso será determinada por los consumos que se requieren y la duración del periodo de producción, que representa el tiempo que transcurre entre la fecha en que se entrega la materia prima en la línea de producción y la fecha en que sale el producto terminado de producción.
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Los Productos terminados son el resultado de la coordinación entre la producción y las ventas presupuestadas.
Al aumentar la rotación de los inventarios puede llegar a reducirse la inversión en los inventarios; usted debe determinar las estrategias.
Regla de oroRegla de oro
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Las principales causas que son determinantes de la inversión de inventarios son:
A) El nivel de las ventas presupuestadas.B) La duración y la tecnología en el proceso productivo.C) La durabilidad y la naturaleza de los productos.D) La moda, estilo o temporalidad.E) El costo financiero de los inventarios.
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Deben de tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión en inventarios, sin descuidar las necesidades del mercado.
Las políticas deben pretender lograr lo siguiente:
1. Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión, sin afectar las ventas y la producción.
2. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de los proveedores.
3. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes.
4. Mantener las existencias, mediante una administración y control eficientes.
5. Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación.
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El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario.
La fórmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria:
CMI = U x Cu x % Cm
Donde:U = unidadesCu = costo unitarioCm = costo de mantenimiento
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Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $ 16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios:
Almacenaje 10%Seguros 2%Deterioro y obsolescencia 3%Costo de Admón. Y control 20%Total 35%
CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00
En caso de requerir saber cuál es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente cálculo: 16 x 35% = $ 5.60
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Costes de almacenamiento del inventario sugeridos. Costes de almacenamiento del inventario sugeridos. (M(Míínimo, medio y mnimo, medio y mááximo financieramente)ximo financieramente)
Coste como porcentaje Coste como porcentaje del valor del inventario.del valor del inventario.
6%6%(3 (3 -- 10%)10%)
3%3%(1 (1 -- 3,5%)3,5%)
3%3%(3 (3 -- 5%)5%)
11%11%(6 (6 -- 24%)24%)
3%3%(2 (2 -- 5%)
CategorCategorííaa
Costes de la infraestructuraCostes de la infraestructura
Costes deCostes de AdministraciAdministracióón de n de materialesmateriales
Costes de mano de obra por Costes de mano de obra por manipulacimanipulacióón adicional.n adicional.
Costes de inversiCostes de inversióón.n.
Hurtos, desperdicioss y Hurtos, desperdicioss y obsolencias.
5%)obsolencias.
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Los gastos de la gestión de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, selección del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos de oficina, etc.
Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido.
Ejemplo: si el importe anual de la gestión de compras es de $360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio por pedido es de $ 240.00.
Otro ejemplo: el mismo importe anual de gestión dividido entre las operaciones totales de compra: $360,000.00/14,400,000.00 = 2.5%Es decir: el proceso de compra de los inventarios tiene un costoadicional del 2.5% por cada peso comprado.
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•En los negocios debe existir la práctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos por parte de los consumidores.
•Es generalmente imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero también es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
•La cantidad de seguridad no deberá ser lo suficientemente onerosa como para que pueda considerarse como un alto costo de inventario.
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Es una práctica bastante extendida en las empresas y básicamente consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos indicando que las existencias de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias.
Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el surtido del pedido, el tiempo de transportación y entrega, el tiempo de recepción y la política de compra de inventarios.
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Una valiosa herramienta práctica para el manejo de los inventarios que da resultados magníficos, es el método ABC. Que consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.
Los niveles se establecen así:
Nivel A artículos con mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor control).Nivel B artículos con una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del inventario.Nivel C artículos con una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario. (Menor control).
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RepresentaciRepresentacióón grn grááfica del anfica del anáálisis ABClisis ABC
020406080
100
Porcentaje de usoanual en dólares
AABB CC
Clases Porcentaje delvolumen monetario
Porcentaje delos artículos
A 80 15B 15 30C 5 55
0 50 100Porcentaje de artículos en inventario
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Conteo cConteo cííclicoclicoSe cuenta fSe cuenta fíísicamente una muestra del inventario total con la sicamente una muestra del inventario total con la suficiente frecuencia. suficiente frecuencia. Un adecuado control debe priorizar dichos conteos atendiendo a lUn adecuado control debe priorizar dichos conteos atendiendo a la a clasificaciclasificacióón sen seññalada.alada.Los conteos deben ser al azar completamente, nunca se deben Los conteos deben ser al azar completamente, nunca se deben programar por el riesgo que implica que dicha informaciprogramar por el riesgo que implica que dicha informacióón sea n sea conocida por personas con intereses en contra de la organizaciconocida por personas con intereses en contra de la organizacióón.n.Debe dejarse siempre evidencia escrita de las personas que Debe dejarse siempre evidencia escrita de las personas que intervinieron en el conteo; intervinieron en el conteo; –– ¿¿QuiQuiéén autorizo?, n autorizo?, ¿¿QuiQuiéén es el responsable?, n es el responsable?, ¿¿QuiQuiéén ejecuto los n ejecuto los
conteos?, fecha y hora de inicio y termino del proceso.conteos?, fecha y hora de inicio y termino del proceso.
Se suele utilizar con las clasificaciones Se suele utilizar con las clasificaciones ABCABC::–– Los artLos artíículosculos de la clasede la clase AA se cuentan con mse cuentan con máás frecuencia.s frecuencia.
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Ventajas del conteo cVentajas del conteo cííclicoclico
Elimina el cierre y la interrupciElimina el cierre y la interrupcióón de la n de la producciproduccióón necesaria para los inventarios fn necesaria para los inventarios fíísicos sicos anuales.anuales.Elimina los ajustes del inventario anual.Elimina los ajustes del inventario anual.Puede Utilizar auditores profesionales para Puede Utilizar auditores profesionales para revisar el inventario con precisirevisar el inventario con precisióón.n.Permite identificar la causa de los errores y Permite identificar la causa de los errores y tomar una decisitomar una decisióón para remediarlos.n para remediarlos.Mantiene los registros de inventarios exactos.Mantiene los registros de inventarios exactos.
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Demanda independiente Demanda independiente vs. dependiente.vs. dependiente.Resulta imprescindible que identifique los Resulta imprescindible que identifique los productos que son dependientes de otro (s) productos que son dependientes de otro (s) artartíículos de sus inventarios.culos de sus inventarios.
Demanda independiente:Demanda independiente: la demanda de un la demanda de un artartíículo es independiente de la demanda de culo es independiente de la demanda de cualquier otro artcualquier otro artíículo.culo.
Demanda dependiente:Demanda dependiente: la demanda de un la demanda de un artartíículo depende de la demanda de otro. culo depende de la demanda de otro.
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Se utiliza para minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en quese necesitan para la producción. Lo ideal es que la empresa sólo tenga inventario para trabajo en proceso.
Puesto que su objetivo es minimizar la inversión en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad.
Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.
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Las principales son:
• La rotación de inventarios.
• Inventarios a capital neto de trabajo.
• Inventarios a activos circulantes.
• Inventarios de activos totales.
• Inventarios a capital contable.
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•Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa.
•Se calcula dividiendo el saldo del inventario entre el importe de las ventas promedio diarias del producto a precio de costo.
•Lo más recomendable es realizar este análisis por cada uno de los productos en inventario, o en su defecto por cada una de las líneas de producto y concluyendo en un resultado ponderado.
Saldo del Inventario 3,051,000 27 díasVentas diarias promedio del periodo: 113,026
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Representa la parte que constituyen los inventarios de capital neto de trabajo.
Inventarios = 8,320 = 79%
Capital de trabajo 10,500
Si el resultado es superior al 50% del capital de trabajo NETO, puede generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.
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Representa la parte que constituye los inventarios del total de los activos circulantes.
Inventarios = 8,320 = 42%
Activo circulante 20,000
Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participación, dependiendo de la política de inversión que se quiera mantener.
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Representa la participación que los inventarios tienen en el total de los activos.
Inventarios = 8,320 = 13%
Activo Total 62,000
Esta razón muchas veces nos da a conocer que tipo de negocio es, comercial o industrial, dependiendo del grado de inversión que se tenga.
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Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en inventarios.
Inventarios (netos) = 8,320 = 34%
Capital contable 24,800
Por lo tanto el porcentaje restante está siendo financiado vía pasivos, es decir el 66%.
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El principal financiamiento de los inventarios:Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene la oportunidad de obtener descuentos por pronto pago.
• Préstamo de habilitación o avío se destina a la adquisición de materias primas, mano de obra y costos relacionados con la producción en proceso.
• Programas para micro y pequeña empresa para atender todas las necesidades de financiamiento.
• Programas de modernización que apoya al capital de trabajo derivado del incremento de la capacidad de la producción.
Otros:
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En algunas empresas existen riesgos de:
•Obsolescencia
•Caducidad
•Tiempo de vida (perecederos)
•Robo
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Los inventarios deben estar asegurados contra:
• Incendio• Terremoto• Huracán• Robo con violencia• Cualquier otro riesgo inherente a su condición
Se debe implementar controles que salvaguarden los activos y el patrimonio de la empresa y sus accionistas
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Incrementar la inversión en inventarios es una protección desde el el punto de vista económico. Estos producen una utilidad por exposición a la inflación. Sin embargo debe muy bien ser medido el efecto negativo que pueda generarse por una sobre inversión.
•La Comunicación y evaluación integral continua entre los departamentos de producción, ventas y finanzas podrá disminuir los riesgos de una devaluación de los inventarios.
• Modificando los precios de venta por efectos de la inflación se puede lograr una recuperación que contrarreste el efecto de una inversión excesiva de inventarios …
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La SOBREINVERSIÓN es una protección económica, para minimizar el efecto de la inflación acelerada, pero tiene un costo de capital que debe ser cuantificado.
Si la tasa de inflación supera al costo del capital, podráoptarse por elevar la inversión en inventarios, hasta donde la liquidez de la empresa lo permita.
Se debe evitar la erosión del margen de utilidad bruta para conservar la productividad de la empresa.
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Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un
precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta
utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo.
Sacrificable
Costo
Margen
Riesgo
No sacrificarPrecio
Recuperarel 100%
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El sistema del control debe incluir:
• Control Contable
• Control Físico
• Control de nivel de inversión
Almacén y custodia
Kardex o software
Rotación
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Promedios ponderados
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Últimas entradas, primeras salidas (UEPS)
Identificados
Detallistas
Entenderemos por valuación de inventarios la forma en que se valúan las salidas del almacén, afectando directamente el costo de ventas identificándolo con el ingreso obtenido, pudiendo ser:
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Se le conoce como sólo promedios y para determinar el costo a que se le da salida del almacén, se divide el costo total de las existencias entre el número de unidades totales de las mismas.
Fecha Concepto Entrada Salida Existencia Unitario Promedio Debe Haber SaldoEne-10 compra 50 50 50.00 2,500.00 2,500.00Ene-12 venta 50 0 50.00 2,500.00 0.00Abr-20 compra 200 200 52.00 10,400.00 10,400.00Abr-25 venta 150 50 52.00 7,800.00 2,600.00Jul-15 compra 160 210 53.00 52.76 8,480.00 11,080.00Ago-19 venta 150 60 52.76 7,914.29 3,165.71Sep-05 compra 50 110 56.00 54.23 2,800.00 5,965.71Oct-27 venta 50 60 54.23 2,711.69 3,254.03
Unidades Costo Importe
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Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los primeros precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más antiguos sean los primeros a los que se les de salida.
El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios mlos precios máás antiguos, mientras que los inventarios s antiguos, mientras que los inventarios quedan a los costos mquedan a los costos máás actuales.s actuales.
Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades ImporteEne-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00Ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00Abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00Abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00Jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00Ago-19 venta 50 52.00 2,600.00Ago-19 venta 100 53.00 5,300.00 60 3,180.00Sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,980.00Oct-27 venta 50 53.00 2,650.00 60 3,330.00
ExistenciasCosto Costo
Entradas Salidas
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Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los últimos precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más recientes sean los primeros a los que se les de salida.
El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios mlos precios máás recientes, mientras que los inventarios s recientes, mientras que los inventarios quedan a los costos mquedan a los costos máás antiguos.s antiguos.
Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades ImporteEne-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00Ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00Abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00Abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00Jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00Ago-19 venta 150 53.00 7,950.00 60 3,130.00Sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,930.00Oct-27 venta 50 56.00 2,800.00 60 3,130.00
Entradas Salidas ExistenciasCosto Costo
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En los métodos promedios, PEPS y UEPS se destaca que el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y que para una correcta asignación del costo, deben establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de adquisición.
Independientemente de los métodos, las empresas están obligadas a llevar un control de inventarios de mercancías, para conocer en cualquier momento el valor de los artículos en existencia, así como las unidades físicas, sin necesidad de practicar un inventario físico.
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A partir del 1 de enero de 2005, el esquema de la deducción de las adquisiciones de mercancías, ya no se podráefectuar, sino que la deducción se llevará a cabo en el momento en que los bienes sean enajenados mediante el costo de lo vendido (costo de ventas).
Por esta razón en términos financieros, las reglas relativas a la contabilización de los inventarios se aplican considerando dos momentos fundamentales:
1. La adquisición “compra”
2. La enajenación “venta”
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Por lo que respecta a la adquisición, las reglas se refieren básicamente a los elementos que deben de integrar el costo de la inversión efectuada en inventarios.
Por lo que se refiere a la enajenación, las reglas comprenden el modo de incluir el costo de los inventarios vendidos en los resultados de operación (costo de ventas).
Es importante mencionar que las empresas tienen derecho a seleccionar las reglas más convenientes de acuerdo a sus características peculiares, siempre y cuando se siga una política consistente y proporcione información suficiente a los usuarios en general.
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GRACIAS POR SU GRACIAS POR SU PARTICIPACIPARTICIPACIÓÓN.N.