nuevo control de inventarios

Manual de Control de Inventarios CPC Rolando Pingo Flores

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ESTUDIO JURIDICO CONTABLE

R.P.F. ASESORES CONSULTORES

MANUAL DE CONTROL DE

INVENTARIOSContiene seis captulos:

El Sistema Logstico Integral

El Sistema Contable Integral

Procedimiento para la Toma de Inventarios

Desarrollo de Casos Prcticos

Desarrollo de ConsultasGlosario Logstico ContableC.P.C. Rolando Pingo Flores

Gerente

Estudio Jurdico Contable R.P.F. Asesores Consultores

LIMA PERUESTUDIO JURIDICO CONTABLE R.P.F. ASESORES CONSULTORES

Asesora Logstica Laboral Auditoria Toma de Inventario Fsico - Tributaria Financiera - Proyectos - Peritajes - Tesis Seminarios Taller - Diplomados en Peritaje y Auditoria - Conferencias MagistralesIMPRESO EN EL PERU

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Por su invalorable aporte a la Ciencia Contable Financiera del Per este manual es dedicado a:

CPC Pedro R. Pingo Flores

CPC Gloria Romero La Rosa (Q.E.P.D.)PROLOGO

En nuestro pas, y en los ltimos aos, se han venido estableciendo procedimientos de control contable, tributario, financiero, presupuestario, quienes por su complejidad vienen ocasionando serias dificultades en los profesionales a cargo de su control. Por tanto, en el complicado acontecer cotidiano de cualquier empresa bien organizada que trabaje para alcanzar objetivos definidos y, de acuerdo a planteamientos adecuados, se impone el desarrollo de actividades y mtodos tcnicos y cientficos imprescindibles, dentro de los cuales surge la importancia de contar en esta oportunidad con un manual de control de los inventarios.

Este libro que se ha titulado MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS, nos muestra una realidad en esta difcil poca de la Globalizacin y la presenta en su aspecto dinmico, para poder abordar y solucionar su problemtica en forma eficiente. En su concepcin actual, este libro muestra su importancia especialmente en aquellas empresas del gnero industrial, que en los ltimos aos han alcanzado un gran desarrollo en su proceso productivo; busca que prescindir cada vez ms de costos innecesarios y, por lo tanto, de encontrar costos unitarios lo suficientemente aproximados a la realidad que les permitan finalmente a los negocios encontrar un precio de venta razonable y sobre todo altamente competitivo.

En consecuencia, la lectura y aplicacin del contenido de este volumen, puede resultar de inters para los gerentes contables, logsticos y de produccin ya que en lo gerencial, puede adquirir proporciones significativas, porque de su proyeccin y de su trabajo van a depender en ltima instancia, el xito o fracaso de la empresa si se tiene en cuenta que los inventarios representan el patrimonio de la empresa y que se est en el deber de conservar.

Esta obra se caracteriza, porque en ella no se presentan complicadas frmulas, ni desarrollos matemticos ampulosos, por considerar que en nada ayudaran a desempear las funciones de un personal gerencial o subordinado, y por considerar tambin, que cualquier clculo matemtico complejo, es de empleo exclusivo de los tcnicos y especialistas, en sus respectivos campos de actividades. Por lo tanto, esta obra se constituye como una gua de consulta para los profesionales en Ingeniera Industrial, Ingeniera Administrativa, Economa, Administracin de Empresas, Contabilidad, tcnicos de almacenes y estudiantes universitarios que vienen o desean desempearse en este interesante rubro profesional.

De otro lado, debemos enfatizar que las dificultades en el control de los Inventarios, tanto en el sector Pblico como Privado, en la mayora de los casos se convierten en destitucin de los cargos de responsabilidad, debido a la falta de experiencia, que a decir verdad son pocos los profesionales que la poseen, sobre todo en el mbito industrial. Los errores u posibles omisiones lamentablemente se convierten en serios reparos de orden tributario o penal, lo que finalmente ponen en riesgo su participacin profesional a futuro y por lo tanto, la estabilidad del patrimonio de las empresas.

De igual modo, las deficiencias en el control de los Inventarios producen desavenencias entre las reas responsables, entre los socios accionistas y porqu no observaciones sustantivas por parte de los organismos fiscalizadores, tanto nacionales como internacionales. Es de saber que, hoy en da se viene trabajando con muchos proyectos financiados por organismos internacionales, cuyos sistemas de control sobre el manejo de los fondos son cada vez ms rgidos, lo que nos obliga a estar permanentemente actualizados, de lo contrario se corre el riesgo de no seguir percibiendo los financiamientos y, esto si que resultara perjudicial, porque no slo recorta las posibilidades de empleo sino que tambin compromete el futuro del pas al no poder contar con los suficientes recursos financieros externos.

As tenemos que, en el primer captulo nos referimos a la funcin empresarial que desarrolla el rea de la Logstica respecto al control de inventarios, el mismo que contiene conceptos actualizados, tales como todo lo relacionado a polticas de Compras mediante el novedoso Sistema Plan Piloto; luego lo relacionado a los sistemas de almacenaje; de mantenimiento; transporte; reclamos por materiales; contratacin de seguros; la conveniencia de adquirir bienes activos mediante el sistema del leasing financiero, sistema leaseback, las cualidades que debe contar todo gerente logstico, las medidas de peso, de volumen, de longitud, de superficie, modelos de formularios, ISO, los efectos de la Globalizacin en cuanto a la competencia, Control Total de Calidad, entre otros.

En el segundo captulo tratamos la funcin que desarrolla el rea de Contabilidad sobre control de inventarios, que contiene las Normas de Control Interno, los NICs, NIFFs, Jurisprudencias Fiscales que deben tomar en cuenta las empresas u organismos estatales respecto a los inventarios. As mismo, resulta necesario conocer sobre las actuaciones del rea de la auditora a fin de reforzar las tareas de control interno para evitar los fraudes, negligencias, prdidas o deterioros, as como prevenir de posibles observaciones por parte de auditora externa e interna, que necesariamente tienen que ocurrir, pero con una oportuna prevencin contribuirn a aumentar los niveles de eficiencia en los sistemas de control.

En el tercer captulo mostramos los procedimientos prcticos sobre la Toma de Inventarios en las industrias y que para muchos, no est claro en cuanto a su accionar, tanto para efectos de ejecutar un inventario, as como para determinar previamente el tipo de inventario a realizar segn la necesidad de la empresa y de acuerdo a las disposiciones tributarias vigentes.

En el cuarto captulo estamos desarrollando casos prcticos: sobre anlisis de las diferencias de inventario; sobre el registro contable de las cuentas Trnsito de Inventarios (cuentas 28 y 33), tanto de materiales como de activos; sobre el sistema de costeo de los materiales; sobre polticas de recepcin de materiales en el Almacn y los procedimientos de reclamo por materiales faltantes, sobrantes, daados, no conformes, entre otros que estamos seguros cumplirn el objetivo de orientarlos de la mejor manera a fin de mejorar los sistemas de control de costos que existen a la fecha.

En el quinto captulo les mostramos las soluciones a consultas respondidas en una forma muy amplia sobre los inventarios, tanto de ndole tributario como en el orden sector pblico y privado, teniendo en cuenta los ltimos alcances de las normas del CONSUCODE y de Abastecimiento Nacional respecto del Plan Piloto de Compras del Estado.

Y como ltimo punto, estamos incluyendo un amplio glosario logstico contable, es decir, un diccionario que contiene los trminos tcnicos y contables que suelen utilizarse en el mbito de la relacin de todo sistema logstico contable, el mismo que les permitir tener a su alcance las respuestas a las diferentes interrogantes sobre consultas de este gnero.

Con esta obra, estimo que se llena un vaco muy sentido en el campo de las actividades empresariales e institucionales importantes, porque estamos seguros, que se constituir en un instrumento de consulta, para contribuir a solucionar los problemas que se presentan frecuentemente, asegurando de esta manera, el xito buscado.

EL AUTOR

MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS

INDICE

Pag.Prlogo

CAPITULO I

El Sistema Logstico IntegralGeneralidades

Sistema de Abastecimiento Nacional - D.L. 22056:

mbito de aplicacin Entidades comprendidas

Principios que rigen a las Contrataciones y Adquisiciones

Procesos Tcnicos de Evaluacin y Supervisin

Proceso Tcnico de Abastecimiento

Instrumentos o documentos de Gestin Administrativa

Informacin al rgano de Abastecimiento

Proceso Tcnico de Programacin

Proceso Tcnico de Adquisicin

Proceso Tcnico de Almacenamiento

Proceso Tcnico de Distribucin

Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado

Catlogo de Bienes, Servicios y Obras

Lineamiento para la Implantacin Inicial del Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE

Registro Nacional de Proveedores

La Logstica Comercial Internacional

Logstica Empresarial

Logstica Integrada (Outsourcing)

Regla de Oro de la Logstica

Justo a Tiempo (JIT)

La Calidad Total en la Logstica

Mtodos de Control Total de la Calidad de los Inventarios

El Benchmarking

Las Normas ISO

Los efectos de la Globalizacin en los inventarios

El sistema Leasing o arrendamiento financiero

El sistema Leaseback

El sistema Leveraged Lease

Compras o Abastecimiento:

Actividades

Normas para realizar las compras

Tipos de mercaderas y suministros que se adquieren

Tipos de suministros

La tica de las compras

Plan Piloto para Implementar el Sistema de Compras Obligatorias del EstadoListado de Bienes y Servicios

Entidades participantes

Entidades Tcnicas

Unidades de Compra

Procedimiento y plazos

Supuesto excepcional que hablita a Entidades Participantes a adquirir ellas mismas los bienes y servicios requeridos

Procedimientos para la venta de los bienes dados de baja por las Entidades Pblicas

Almacenamiento:

Ciclo de almacenamiento

Relacin con contabilidad

Relacin fuera de la empresa

Indicadores de desempeo de la funcin Almacn

Los Almacenes Aduaneros

Los Almacenes Libres (Duty Free)

Existencia mxima y mnima

Formas de codificacin de los artculos

Mtodos de codificacin

Ventajas de la codificacin

Mantenimiento:

Objetivos

Responsabilidad ejecutiva

Transporte:

Organizacin

Formas de transporte

Gastos que cubre el flete martimo

Formas de cotizacin de fletes

Transporte por aire

Sistema de tarifas areas

Transporte por tuberas

Transporte a campo traviesa

Factores que afectan al transporte

Seguros

Elementos tcnicos del riesgo

Requisitos de los riesgos puros asegurables

Seguro por transporte martimo

Planeamiento logstico:

Importancia

Caractersticas

Descripcin del puesto de un Gerente Logstico

Lista de abreviatura de las unidades de despacho usados en el

Catlogo de Materiales

Clases de productosPrincipales medidas de peso

Modelos de formularios usados en el sistema logstico

Modelo de Catlogo de Materiales

Modelo de solicitud de Compra de Inventarios

Modelo de Orden de Compra

Modelo de Nota de Recibo

Modelo de Informe de Reclamo

Modelo de formulario de Transferencia de Materiales

Modelo de Solicitud de Materiales

Procedimiento de pago de las mercaderasFormas de codificar un andamioEl sistema logstico contable

Modelo de tarjeta kardexCAPITULO IIEl Sistema Contable IntegralOrganizacin empresarial:

rea de Finanzas

El inventario fsico:Tipos de inventariosProcedimientos de control fsico de inventariosToma de inventarios y determinacin de los preciosLos materialesRevaluacin de inventariosDepreciacin por revaluacin de inventariosLa depreciacin en operaciones de leasing por adquisicin de

inventarios Manejo de la obsolescencia de los inventarios Los inventarios y su relacin con la Ecologa Costos ambientales:

Ejemplo de efectos ambientalesTitulacin de activos

Normas de Control Interno de los inventarios:Reglas aplicadas por los auditores al inicio de su gestinNormas de control interno sobre los activos fijosResponsabilidad legal del auditor en los inventarios Responsabilidad del auditor como contador

Responsabilidad del contador en relacin con el inventario

Cuestionario de control interno sobre almacenes

Cuestionario sobre inventarios y costo de ventas

Modelo de verificacin aproximada de trabajos en proceso

Modelo de prueba auditora de los precios de inventario

Modelo de certificado de inventario

Tratamiento de los NICs o NIIFs sobre los inventarios:

Sobre las Existencias: NICN 2

NIC 2: Inventarios

Sobre Inmuebles, Maquinaria y Equipo: NIC N 16

Sobre Desvalorizacin de Activos: NIC N 36 Captulo III

Procedimientos para la Toma de Inventarios

Generalidades Libros contables de control de inventarios

Causas de las diferencias de inventario

Transacciones por diferencias de inventario rechazadas por el sistema

de control computarizado

Documentos contables que se utilizan en toda transaccin de materiales

Lo que debe incluirse en el inventario

Mtodos para tomar el inventario y asignar precios

Modelo de formatos utilizados en la toma de inventarios

Valoracin de las existencias terminadas

Reservas de inventario

Problemas especiales concernientes a los inventarios

Automviles usados

Desperdicios, mercancas anticuadas o averiadas, etc.

Problemas relativos a las mermas y los excedentes

Existencias sujetas a depreciacin y amortizacin Recipientes

Inventarios de minas e hidrocarburos

Inventarios de productos agrcolas

Inventarios y costos acumulados de construccin

Inventarios de sucursales

Instrucciones para la toma del inventario

Obligaciones del inspector y/o supervisor

Deberes de los ayudantes

Clasificacin fsica de los inventarios

Uso de los marbetes (o tarjetas)

Separacin de mercancas averiadas

Sobre el personal

Tiempo requerido y/o apropiado para la toma del inventario

Procedimiento para el registro contable de la informacin por toma de Inventario

Preparacin para la toma de inventario en fbrica

CAPITULO IV

5.- Desarrollo de Casos prcticosSobre anlisis de Diferencias de inventario:

Diferencias de inventario sobrantes

Diferencias de inventario faltantes

Sobre costeo de materiales ingresados al stock

Sobre Reclamos por materiales

Sobre devolucin de materiales importados, no conformes

Sobre devolucin de materiales no conformes, en territorio nacional

Cuadro de distribucin de los costos por proceso manufacturero Sobre material recicladoActuacin de Receptora de Carga

Sobre adquisicionesSobre actuacin de AlmacenesCaso prctico sobre determinacin del valor del terreno y construccin adquiridos mediante leasing por un monto globalCaso prctico sobre procedimiento de clculo de depreciacin para efectos tributarios

Caso prctico de valorizacin de inventario sobrante en el Rgimen General como consecuencia de una fiscalizacin

Caso prctico de valorizacin de diferencias de inventario faltantes en el Rgimen General como consecuencia de una fiscalizacinCaso prctico de valorizacin de diferencias de inventario faltantes en el Rgimen Especial como consecuencia de una fiscalizacinSobre mtodos de depreciacin en caso de bienes adquiridos por leasingCaso prctico de aplicacin de las deducciones de los gastos incurridos por las unidades vehiculares en el periodo 2006CAPITULO VDesarrollo de Consultas sobre Control de InventariosSobre el Sector Pblico del Estado:

Sobre aspectos tributarios:

Sobre el mbito contable: Glosario Logstico ContableGlosario logstico contable

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CAPITULO I

1.- EL SISTEMA LOGSTICO INTEGRAL1.-Generalidades

As como el hombre necesita de determinadas cantidades de elementos, combinados orgnica e inorgnicamente para subsistir, igualmente, la confeccin o fabricacin de un bien cualquiera, requiere de la combinacin adecuada de ciertos elementos llamados ingredientes, productos, materiales, etc., as como de instrumentos o herramientas necesarios para poder darle la forma o combinar los elementos que intervienen en la elaboracin del mismo.

Desde sus inicios, el hombre, para poder subsistir ante las inclemencias del tiempo y tomar sus alimentos, tiene que construir aposentos en la superficie y subsuelo de la tierra, crear armas que le sirvan para la caza, ya que en aquella poca encontraba todo en estado natural, desconociendo la agricultura u otro medio de obtener sus alimentos, lo que le crea la necesidad de confeccionar instrumentos de piedra, madera, o la combinacin de los mismos, tales como garrotes, cuchillos, lanzas, etc.

Con el tiempo, estos instrumentos se fueron perfeccionando, tales como el fuego lo cual da lugar a que el hombre use nuevos elementos para poder vivir en condiciones ms decorosas. Es como los egipcios y romanos destacan luego por sus construcciones majestuosas, los mexicanos y peruanos por sus pirmides de civilizacin precolombina, al igual que por su gran capacidad de almacenamiento de insumos y vveres, lo cual obligaba cada vez ms a la necesidad de desarrollar una variedad de materiales o herramientas especiales para emplearse en dichas labores.

El mundo sigue evolucionando y, en la tercera etapa de la Edad Media del siglo XI, esta se distingue por el desarrollo que tuvo el comercio que el hombre asimil debido principalmente a su entrega a la agricultura, a lo cual la naturaleza le provee de recursos naturales cada vez en mayores cantidades lo que oblig a buscar que cambiarlos (trueque) en otras tierras desconocidas por diversos productos para l aun desconocidos.

En el ltimo tercio del siglo XVIII ya se puede observar un gran avance en lo que se refiere a la construccin de viviendas, santuarios, mausoleos, depsitos, mquinas, herramientas y materiales, caracterizndose por la importancia que adquieren los instrumentos en las industrias y fbrica. Aparecieron inventos que revolucionan a la tcnica industrial, tales como la mquina a vapor, de Watt, en 1,769, que crea una fuente de energa y, luego Hargrereves con su primera mquina de coser, perfeccionada luego por Arkwright, en 1,771 y, por Compton, en 1,779. Es a partir de la Segunda Guerra Mundial que los pases involucrados dieron preferente atencin al control de los inventarios, a travs del rol del abastecimiento como una de las funciones principales de la direccin. Luego se lleg a establecer que el abastecimiento se constitua en la ciencia moderna de las compras ya que est integrado con las actividades de exploracin, produccin, comercializacin y transporte, denominado tambin el Ncleo Operativo. Posteriormente, el capitalismo comercial cede su lugar al capitalismo industrial, iniciando la poca de las fabricas con sus herramientas, repuestos, materia prima y materiales en general, necesarios para la cada vez ms exigencia de las necesidades de un hombre moderno o civilizado. El progreso de la tcnica en los ltimos cien aos ha logrado una escala de valores respecto de las materias primas, dando lugar a que terrenos eriazos adquieran un gran valor por ser ricos en petrleo, gas, oro, u otros elementos de valor, mientras otros valores la perdieron al descubrir la ciencia sustitutos ms econmicos que lo reemplacen.

Hoy en da, experimentamos un gran auge de la ciberntica, un descubrimiento del hombre que permite que viva ms tiempo, con mayor comodidad y lujos, mejor alimentado, trabajar sin emplear mucho sus fuerzas, controlar la natalidad, pero peligrosamente a cambio de incrementar los niveles de contaminacin. As mismo, el auge de la ciberntica viene ocasionando la caresta de muchos puestos de trabajo, lo cual se incrementa cada vez ms, generndose un problema social difcil de solucionar, dado a que la mquina viene reemplazando con mucha velocidad a la mano de obra.

De otro lado, se puede decir que actualmente, existen grandes volmenes de produccin, que permite al hombre adquirirlos a menores precios y de diferentes calidades; sin embargo, en una era de la Globalizacin, no permite que los productos fabricados fluyan en el mercado internacional con esa constancia que se requiere, ya que existen impedimentos de toda ndole, sobre todo de aquellos pases altamente industrializados y, de mayor consumo, quienes buscan que proteger a su industria de la competencia aun cuando tengan que recurrir a costosas polticas de subsidios.

2.- Sistema de Abastecimiento Nacional D.L. 22056

(Modificado por la Ley N 26850, D.S. N 012-2001-PCM (Texto Unico Ordenado) y D.S. N 013-2001-PCM (Reglamento), as como la Ley N 28267 y en la fecha vigente el D.S. N 083-2004-PCM (Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado) y D.S. N 084-2004-PCM (Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado)

Este sistema est regulado por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE), organismo pblico descentralizado adscrito a la Presidencia del Consejo de Ministros y tiene las siguientes funciones:

Velar por el cumplimiento de la Ley.

Aprobar las directivas.

Resolver en ltima instancia administrativa los contratos que le competen.

Desarrollar, administrar y operar el SEACE.

Organizar y administrar conciliaciones, etc.

Respecto del Sistema de Abastecimiento Nacional la Ley N 22056 creada en el ao 1978 establece que, el abastecimiento es una actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organizacin y, debe contribuir al racional empleo de combinacin de bienes y servicios (inventarios y eficiencia), as como a conseguir los objetivos propuestos del mejor modo posible. Para que la contribucin sea real y efectiva, es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pausas o condiciones previamente establecidas. As mismo, precisa que: La Calidad, es el conjunto de propiedades o cualidades que define el carcter, ndole, importancia o valor de algo.

La oportunidad, es una condicin medida en trminos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento ms conveniente.

Lugar, porcin de espacio o referencia espacial donde ocurre algn evento; sitio que ocupa una cosa.

Costo, valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmtica o algebraicamente el precio de cada componente.

2.1 mbito de aplicacin Entidades comprendidas

a) El Gobierno Nacional, sus dependencias y reparticiones, as como sus instituciones y organismos pblicos descentralizados.

b) Los Gobiernos Regionales, sus dependencias y reparticiones.

c) Los Gobiernos Locales, sus dependencias y reparticiones.

d) Los Organismos Constitucionales Autnomos.

e) Las Universidades Pblicas.

f) Las Sociedades de Beneficencia y las Juntas de Participacin Social.

g) Los Institutos Armados y la Polica Nacional del Per.

h) Los Fondos de Salud, de Vivienda, de Bienestar y dems de naturaleza anloga de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional del Per.

i) Las empresas del Estado de derecho pblico o privado, de propiedad del Gobierno Nacional, Regional, Local; las empresas mixtas en las cuales el poder de decisin est en manos del Estado.

j) Los proyectos, programas, rganos descentralizados y dems unidades orgnicas, funcionales, ejecutoras y/o operativas de los Poderes del Estado y los organismos pblicos descentralizados.

k) Todas las dependencias como organismos pblicos descentralizados, unidades orgnicas, proyectos, programas, empresas, fondos pertenecientes o adscritos a los niveles de gobierno central, regional o loca, as como los organismos a los que refiere la Constitucin Poltica y dems que son creados y reconocidos por el ordenamiento jurdico nacional.

2.2 Principios que rigen a las Contrataciones y Adquisiciones:

a) Moralidad, honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.

b) Libre competencia: fomentar la participacin de postores potenciales.

c) Imparcialidad en la aplicacin de la Ley y su Reglamento.

d) Eficiencia: requisitos de calidad, precio, plazo y entrega de bienes y servicios.

e) Transparencia: se realizar sobre informacin sustentada y accesible.

f) Economa: simplicidad, austeridad, concentracin y ahorro en el uso de los recursos.

g) Vigencia Tecnolgica: reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnolgica.

h) Trato justo e igualitario: todo postor debe tener condiciones semejantes a los dems.

Procesos tcnicos de evaluacin y/o supervisin

Dentro del mbito de la administracin pblica existen diversos procesos tcnicos de evaluacin y supervisin, los que a continuacin describimos.

1 Los Procesos tcnicos de abastecimiento

Para todo proceso de adquisicin de bienes, se toma en cuenta lo siguiente:a) Catalogacin.

b) Registro de proveedores.

c) Programacin.

d) Registro y control.

e) Adquisicin.

f) Recuperacin de bienes.

g) Almacenamiento.

h) Mantenimiento.

i) Seguridad.

j) Distribucin

2. Instrumentos o documentos de gestin administrativaLos siguientes son los elementos administrativos que suelen mejorar los sistemas de control:

a) Cuadro de necesidades, de bienes o servicios.

b) Presupuesto valorado, de bienes o servicios.

c) Plan de obtencin.

d) Cuadro de adquisicin.

e) Cuadro de suministro.

f) Formularios de estadsticas.

g) Fecha de descripcin del bien.

h) Catlogo de bienes o de servicios.

i) Listado de proveedores.

j) Formulario de evaluacin de proveedores.

k) Informes estadsticos del abastecimiento.

l) Cuadro de orientacin, de previsin y distribucin.

m) Informes de verificacin peridica.

n) Solicitud de cotizacin.

o) Cuadro comparativo de cotizaciones.

p) Pedido comprobante de salida.

q) Orden de compra Gua de internamiento.

r) Nota de recibo de materiales.

s) Informe / reclamo por sobrantes, faltantes o no conforme.

t) Salida de materiales.

u) Transferencia de materiales

v) Solicitud de baja

3. Informacin al rgano de Abastecimiento

La Direccin General de Administracin o quien haga sus veces coordinar para que los campos de su respectiva competencia provean permanentemente de informacin actualizada al rgano de abastecimiento, principalmente los siguientes:

a) Planificacin, sobre orientaciones de poltica, prioridades, estado de objetivos, las metas y/o proyectos, etc.

b) Presupuesto, con relacin a montos asignados, montos por partidas, crticas, limitaciones y transferencias.

c) Racionalizacin, respecto de la estructura organizativa, planes de accin, atribuciones, procedimientos y asignacin de nuevas funciones.4. Proceso tcnico de programacinLa programacin constituye el proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica la satisfaccin de las necesidades de bienes, servicios u obras requeridos por las diferentes reas de la Entidad, para el cumplimiento de las metas asignadas. La programacin est basada en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de conformidad con lo dispuesto en el Artculo 7 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

5. Proceso tcnico de adquisicinLa adquisicin es el principal y ms importante de los procesos tcnicos del abastecimiento a travs del cual se ejecuta y formaliza la tenencia y/o disponibilidad, as como la ejecucin de bienes, servicios u obras sobre la base de las necesidades previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

Est regulado por la Ley 26850, Art. 1 de la citada ley; establece las normas bsicas que contienen los lmites mnimos y mximos que deben observar las entidades del sector Pblico, dentro de criterios de racionalidad y transparencia, en los procesos de contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos. As mismo, est basado en la Ley Anual de Presupuesto que se aprueba para cada ejercicio en la que se seala los montos a que se sujeta cada proceso de seleccin.

6. Proceso tcnico de almacenamientoComprende las actividades relacionadas con la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado, llamado almacn, con el fin de custodiar, conservar en ptimo estado, mantener y trasladar a quienes estn destinados como usuarios finales de estos bienes en las entidades.

Los responsables del almacn deben ejercer una adecuada administracin de los bienes para lo que deber tener en cuenta las siguientes fases:

a) Recepcin.

b) Verificacin y control de calidad.

c) Conformidad mediante la firma de documentos fuente (gua de remisin).

d) Internamiento.

e) Control y custodia.

f) Informacin.

7. Proceso tcnico de distribucinEs un conjunto de actividades referidas a la satisfaccin de las necesidades de las reas usuarias de la entidad. Est sustentada en la coordinacin entre el rea de abastecimientos, el almacn y el usuario. Consta de las siguientes fases:

a) Formulacin del pedido

b) Autorizacin de despacho.

c) Acondicionamiento de bienes.

d) Transporte, control y entrega al usuario.

e) Registro.

f) Informacin.

La conformidad de recepcin de servicios requiere de previo informe del rea usuaria. La responsabilidad de conformidad con el Art. 136 del reglamento de la Ley Recepcin conformidad de bienes y servicios, recae en el rgano de administracin o de los funcionarios designados por la entidad quienes firmarn un Acta de recepcin del servicio donde se anotarn los detalles de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato y/o orden de servicio, las observaciones a que hubiere lugar y los plazos para la subsanacin.8. Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado SBN

Fue aprobado por Resolucin N 15897-SBN, del 9 de Junio de 1,997. Contiene normas para el uso, aplicacin y cumplimiento obligatorio por todas las entidades del Estado. El responsable es la Oficina General de Administracin (OGA) y Oficina de Control Interno (OCI).

Tiene por finalidad obtener informacin uniforme y fidedigna que permita un tratamiento tcnico al inventario de los bienes muebles del Estado. Se utiliza como instrumento bsico para la toma de inventarios.

8.1 Informacin bsica:

a) Denominacin del bien.

b) Cdigo asignado segn el tipo de bien.

c) Unidad de medida.

d) Otros usos. Puede servir adems para prevenir las futuras adquisiciones, as como tambin para el anlisis estadstico y en la elaboracin de las especificaciones tcnicas.

Ref. Resolucin N 040-98-SBN del 30-03-98 1 Fascculo.



Como se podr apreciar, se tiene que, el sector logstico constituye un departamento muy importante dentro de toda organizacin empresarial, pues es mayoritariamente parte integrante del ncleo operativo del sector productivo, trmino muy frecuente utilizado por los profesionales administradores, ya que comprende bsicamente las siguientes funciones:

9.- Catlogo de Bienes, Servicios y Obras

Ser adoptado por las entidades bajo el D.S. N 084-2004-PCM (Ref. R.M. N 284-2005-PCM, publicado el 13 de agosto de 2005).

Establece la aprobacin del Catlogo de Bienes, Servicios y Obras Oficial implementado sobre la base del Sistema de Catalogacin de las Naciones Unidas (UNSPSC) y adoptado por las Entidades comprendidas bajo el mbito de aplicacin de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, a partir del 01 de julio de 2007. Hasta que se implemente, deber adoptarse transitoriamente como Catlogo el CONSUCODE.

10.- Lineamientos para la implantacin inicial del Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE

(R.M. N 282-2005-PCM, publicado el 13-08-2005)

Se aprueban Lineamientos para la Implantacin Inicial del Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE, actualizados y coordinados por la Oficina Nacional del Gobierno Electrnico e Informtica ONGEI a aplicarse en la primera etapa de implementacin del SEACE, dejando sin efecto la R.M. N 142-2004-PCM. As mismo, establece la conformacin de la Comisin Multisectorial, la Presidencia y la Secretara Tcnica de la misma, siendo el plazo mximo de vigencia hasta el 28-07-2006.

Cabe sealar que, mediante R.M. N 278-2005-PCM, publicado el 13-08-2005 tambin se sustituye el Anexo del TUO de las normas que rigen la obligacin de informar sobre adquisiciones por parte de determinadas entidades del Sector Pblico (aprobado inicialmente mediante D.S. N 027-2001-PCM).

11.- El Registro Nacional de Proveedores (RNP)

(vigente a partir de diciembre 2004, por D.L. N 26850 y su Reglamento, y sustituye al Registro Nacional de Contratistas y Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado)

Sus funciones son:

Conocer informacin integral sobre los proveedores interesados en contratar con el Estado.

Alentar la participacin y competencia entre proveedores.

La documentacin presentada por el proveedor ante el RNP, ya no podr ser exigida en ninguna entidad contratante.

La inscripcin se basar en los principios de simplificacin administrativa, especialmente en lo de presuncin de veracidad y de fiscalizacin posterior.

Inscripcin desde cualquier lugar del pas.

Validacin de los certificados y constancias va Web.

Matrcula por giros de negocio acorde al Catlogo Nacional de Bienes y Servicios u Ordenes de Servicios para el servicio de mailing.

Supervisarn el Registro Nacional de Contratistas y el Registro de Inhabilitados parta contratar con el Estado.

Mantendr un registro de la calificacin de postventa para futuras contrataciones.

Validar antecedentes con la RENIEC, SUNARP y SUNAT.

Podr utilizar mecanismos de seguridad, tales como los certificados electrnicos y/o digitales.

As mismo, de acuerdo con la Directiva N 012-2006-CONSUCODE/PRE, publicada el 31-12-2006, y aprobada con Resolucin N 592-CONSUCODE/PRE, publicada el 31-12-2006, vigente a partir del 01-01-2007, la inscripcin de proveedores de bienes y servicios en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) mediante el procedimiento de aprobacin automtica, utilizando la informacin proporcionada por las entidades bancarias autorizadas para recaudar la tasa de inscripcin, y son las siguientes (existen derechos de inscripcin segn D.S. N 127-2002 del 07-12-2002 que aprob el TUPA de CONSUCODE) tasas:

ConceptoMonto (UIT)

Ventas brutas anuales en soles:

Hasta 13 UIT

Mayores de 13 UIT hasta 75 UIT



Mayores de 850 UIT 0.01 UIT

0.08 UIT

0.16 UIT

0.37 UIT

0.60 UIT

Transcurridos dos das hbiles de realizado el pago de la tasa, el proveedor ingresar en la pgina web de Consucode: www.consucode.gob.pe, al mdulo habilitado (link RNP) para descargar su constancia de inscripcin electrnica, digitando los datos solicitados.

Una vez validados los datos ingresados el proveedor recibir su nmero de trmite documentario, cdigo de proveedor y una cuenta de correo electrnico (con el usuario y clave de acceso) asignada por la RNP. Esta constancia tendr la calidad de certificado de inscripcin con vigencia de un ao.

Posteriormente, dentro de los quince (15) das hbiles siguientes de efectuado el pago de la tasa, el proveedor deber presentar la documentacin exigida en el TUPA del Consucode en un sobre debidamente cerrado y rotulado. Si fuera el caso de presentarse alguna observacin, esta le ser comunicada al proveedor en su correo electrnico asignado al proveedor, otorgndosele un plazo de 15 das hbiles, contados a partir del da siguiente de efectuada dicha comunicacin para que cumpla con subsanar.

Vale sealar que la informacin proporcionada por el proveedor es sometida a una fiscalizacin posterior, segn lo establecido en el artculo 32 de la Ley N 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.

3.- Conceptos de Logstica

La Logstica es el proceso de planificacin, implementacin y control de la eficacia y efectividad del flujo y almacenamiento de materias primas, productos semiacabados, productos finales, servicios e informacin desde el punto de origen hasta el punto de consumo y, tiene como funcin satisfacer oportunamente los requerimientos de los clientes, controlando y reduciendo los costos asociados a la cadena del valor, abordando para tal efecto ciertos aspectos como:

Servicios al cliente.

Transporte.

Embalajes.

Almacenamiento.

Gestin y control de stock.

Procesamiento de pedidos.

Administracin de materiales.

Abastecimiento y compras.

Uno de los grandes campos de toda empresa, que comprende actividades relacionadas con la satisfaccin de sus necesidades fsicas o materiales. Comprende el planeamiento, incluyendo la determinacin de necesidades y el desarrollo del planeamiento, hasta lograr que la empresa obtenga lo que requiera.

3.1 La Logstica Comercial Internacional

De otro lado, hoy en da se habla mucho de La Logstica Comercial Internacional (LCI), lo cual se trata de un sistema que engloba las diferentes operaciones que se requieren para ejecutar una transaccin de Comercio Internacional, llenando la brecha espacial y de tiempo, entre la produccin y el consumo final, a travs de:

- La gestin del Flujo de Bienes e informacin (documentacin) que implica las funciones de produccin (productos.- Comercializacin (mercaderas) y,

- Distribucin, los importadores y los propietarios de servicios.Es un sistema que engloba las operaciones que se requieren para llevar adelante una transaccin de comercio internacional, llenando la brecha espacial y de tiempo entre la produccin y el consumo, a travs de la Gestin del Flujo de Bienes e Informacin (documentacin) que implica las funciones de produccin (productos), comercializacin (mercaderas) y distribucin (cargas) establecidas por los exportadores, los importadores y los prestatarios de servicios.

3.2 Logstica empresarial

Es el proceso de planificacin, implementacin y control de la eficacia y efectividad del flujo y almacenamiento de materias primas, productos semiacabados, productos finales, servicio e informacin desde el punto de origen, hasta el punto de consumo con el fin de satisfacer los requerimientos de los clientes.

3.3 Logstica Integrada (Outsourcing)Es apelar a terceros para la actividad logstica. El operador logstico luego de analizar las actividades del cliente, diagnostica el manejo de su cadena de abastecimiento y determina qu pasos del proceso se pueden optimizar. El operador logstico por contrato se encarga de realizar las operaciones logsticas del cliente. Estas operaciones implican toda la cadena del suministro, importaciones, transporte, almacenaje y distribucin. Por otro lado le permitir controlar con ms eficacia los cumplimientos en el cronograma de abastecimiento siendo el responsable directo de cualquier retraso en los tiempos preestablecidos paras las operaciones.Cualquiera sea el tipo de producto de la empresa, hay siempre una manera eficiente y profesional de mejorar su logstica, ya sea reduciendo costos e eliminando infraestructura y equipo. Esto se traduce en un ptimo manejo de costos financieros en la empresa.4.- Regla de Oro de la Logstica

Para el campo de la Logstica, existe una Regla de Oro conformado por siete puntos que debemos tomar muy en cuenta:

- Hacer llegar los bienes correctos,

- En la cantidad requerida,

- Al lugar acordado,

- Con el menor costo total,

- En el mnimo tiempo transcurrido,

- Para satisfacer las necesidades del consumidor

en el mercado externo Justo a Tiempo (JIT) y,

- Con Calidad Total (CT).5.- Justo a Tiempo (JIT)

Se trata de una tcnica japonesa que consiste en una filosofa industrial de carcter comercial que propone la eliminacin de todo lo que implique desperdicio en un proceso de produccin, desde las compras hasta la distribucin final. Se inicia despus de la Segunda Guerra Mundial, en el Japn, concretamente en la fbrica Toyota. Esta doctrina de carcter muy tecnificado, nos ensea que, para eliminar el desperdicio se requiere:

Imponer el equilibro.

Sincronizacin.

Flujo en el proceso fabril.

Dentro de la tcnica japonesa, se da mucho importancia a la actitud de la empresa para obtener la calidad, haciendo bien el producto la primera vez. Luego, se da especial consideracin a la participacin de los funcionarios, empleados y obreros, donde cada uno de ellos tiene una misin que cumplir: Tiene que involucrarse cabalmente.

En la industria norteamericana, la eliminacin del despilfarro, implica:

Hacer justamente lo que se necesita,

Cuando se necesita y,

Justamente en la cantidad necesaria dentro de un flujo de fabricacin. En otros trminos, cualquier cosa que no es til es despilfarro, o cualquier cosa que no contribuye a la rentabilidad es un despilfarro.Cabe sealar que, en un proceso productivo, til es lo mismo que valor aadido, as podemos decir que cualquier cosa que no aade valor es una forma de despilfarro. Ello implica tambin que para que no ocurra despilfarro:

Deben existir recursos mnimos, absolutos.

Debe existir un solo proveedor, si tiene capacidad suficiente.

Nada de personas, equipos o espacios dedicados a rehacer piezas defectuosas.

Nada de existencias de seguridad.

Ningn tiempo de produccin en exceso.

Nadie dedicado a cumplir tareas que no agreguen valor.

6.- La Calidad Total en la Logstica

Se trata de una innovadora propuesta altamente tecnificada, cuyo origen data tambin de la industria japonesa. Es una de las razones para obtener el xito deseado y, por su relativa importancia, en el mundo de los negocios se hablan de una serie de conceptos sobre la Calidad Total que a continuacin simplificamos:

- Es la revolucin del pensamiento en la gerencia.

Se trata de un sistema de control para integrar esfuerzos en materia de desarrollo y mantenimiento.

Mejoramiento de la calidad que realizan los diferentes elementos de una organizacin para producir bienes o prestar servicios garantizables.

Que sean compatibles con la plena satisfaccin de los clientes.

A diferencia de los norteamericanos, los japoneses han insistido en la participacin de todos, desde el presidente de la empresa hasta los obreros, mientras que en los Estados Unidos de Norteamrica el Control de Calidad suele delegrsele en los especialistas.

Lo cierto es que, la doctrina japonesa resulta la ms atractiva por cuanto:

existe una masiva participacin en la produccin,

existe una mayor y constante capacitacin,

y por lo tanto, una mejor garanta en la elaboracin del producto,

ahorro en los costos,

aumento de la produccin y,

utilizacin de la capacidad de planta al cien por ciento.

Teniendo en cuenta que siempre est latente la posibilidad de que existan altos niveles de prdidas por la fabricacin de productos defectuosos, a pesar de las labores de inspeccin, hoy en da el Control de Calidad implica eliminar las labores de inspeccin sobre los productos defectuosos, dejando de fabricar los productos defectuosos. En otras palabras, si se controlan los factores del proceso que ocasionan productos defectuosos, se ahorra mucho dinero que de otra manera se gastara en la inspeccin.

La industria norteamericana y la inglesa prefieren darle especial importancia a las labores de inspeccin, a diferencia de la industria japonesa. Sin embargo, se debe tener especial cuidado en la adquisicin de materias primas y diseos, pues si estos no son confiables, de nada valdran los esfuerzos del departamento de Manufactura en elaborar un buen producto, de alta confiabilidad y seguridad. Es de saber que, las normas de calidad se elevan constantemente, de acuerdo con las expectativas y demandas crecientes del consumidor.

7.- Mtodos de Control Total de la Calidad de los Inventarios

En 1,950, el Estadstico Norteamericano W. Edwards Deming, ense a los japoneses la calidad en la administracin y la ingeniera como sistema, mostrndoles como identificar las variables o fluctuaciones en sus procesos, lo que les permiti detectar y eliminar defectos y reducir el desperdicio y los costos, logrando un incremento en la productividad. Para tal propsito, el especialista elabor catorce puntos, que se constituyen como los Mtodos de Administracin Deming o Mtodo de Control Total de la Calidad:

1.- Crear constancia de propsito para la mejora de productos y servicios.

2.- Adoptar una nueva filosofa.

3.- Dejar de confiar en la inspeccin masiva.

4.- Poner fin a la prctica de conceder negocios con base nicamente en el precio.

5.- Mejorar constantemente y por siempre el sistema de produccin y servicios.

6.- Instituir la capacitacin.

7.- Instituir el liderazgo.

8.- Eliminar el temor.

9.- Derribar las barreras que hay entre las reas.

10.- Eliminar lemas, exhortaciones y metas de produccin por la fuerza laboral.

11.- Eliminar las cuotas numricas.

12.- Remover las barreras que impiden el orgullo por un trabajo bien hecho.

13.- Instituir un programa vigoroso de educacin y recapacitacin.

14.- Tomar medidas para llevar a cabo la transformacin.

As mismo, Deming, detect las enfermedades mortales que afectan a todo propsito de obtener el Control Total de la Calidad:

1.- Falta de constancia en el propsito.

2.- nfasis en las utilidades a corto plazo.

3.- Evaluacin segn el desempeo, calificacin de mritos o revisin anual del desempeo.

4.- Movilidad de la Administracin.

5.- Dirigir la empresa basndose nicamente en cifras visibles.

6.- Costos excesivos de la atencin mdica de los empleados.

7.- Costos excesivos de la garanta.

Tambin observ los obstculos para la obtencin del Control Total de la Calidad que son:

1.- Esperar resultados instantneos.

2.- Suponer que la solucin de problemas, la automatizacin, los aparatos y las mquinas nuevas van a transformar la industria.

3.- La bsqueda de ejemplos.

4.- Nuestros problemas son diferentes.

5.- Nuestro Departamento de Control de Calidad se encarga de todos nuestros problemas de calidad.

6.- Nosotros ya instalamos el Control de Calidad.

7.- La suposicin de que lo nico necesario es cumplir las especificaciones.

Lo cierto es que los datos estadsticos siempre reflejan un mayor porcentaje de defectos en el sistema ms no a la persona, lo cual indica que, todos los que intervienen en el factor productivo deben tener pleno conocimiento de los factores fundamentales que implican todo proceso administrativo y productivo. Slo de esa manera se podr conseguir disminuir los niveles de defectos que suelen afectar a toda industria.

8.- Benchmarking

Es un proceso continuo y sistemtico por el que las empresas miden y comparan sus productos, servicios, procesos y resultados con otras empresas reconocidas como lderes para determinar las mejoras prcticas y, establecer objetivos que mejoren su competitividad. Es un proceso positivo y preactivo mediante el cual una compaa analiza cmo otra organizacin realiza una funcin especfica., a fin de mejorar su perfomance en una funcin igual o similar.

Esta prctica viene constituyndose en una acelerada motivacin que induce al fabricante o comerciante a mantener una constante capacitacin a su personal. Los resultados son realmente extraordinarios en muy corto plazo.

9.- Las Normas ISO

Uno de los factores ms importantes para lograr una industria competitiva es la calidad de sus productos y servicios y, el mejoramiento de sus estndares en forma continua y sistemtica. La Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), fue creada en 1,987, y adopta una serie de normas de sistemas de calidad y guas que complementan los requisitos establecidos en las especificaciones tcnicas de los productos y servicios.

Las normas ISO son la herramienta ms segura para la gestin y el aseguramiento de la calidad en las empresas. Una norma es un modelo, un ejemplo a seguir para desarrollar una determinada actividad. Tienen como finalidad lograr la entera satisfaccin de los clientes al contar con un excelente producto o recibir un servicio de calidad.Las normas ISO 9000 ms importantes son:

ISO 9001.- Aseguran la calidad en el planeamiento, desarrollo, produccin, instalacin y servicio.ISO 9002.- Aseguran la calidad en la produccin e instalacin.ISO 9003.- Aseguran la calidad en la inspeccin final y prueba.ISO 9004.- Constituyen una gua para la administracin de la calidad y elementos del sistema de calidad.ISO 14000.- Que incluyen aspectos ambientales y ecolgicosFinalmente, las normas ISO constituyen un Certificado de Calidad sobre los procesos y actividades que una empresa realiza para desarrollar sus productos y servicios, que ha estandarizado sus procesos y actividades de forma tal, que asegura la permanente calidad de stos.

10.- Los efectos de la globalizacin en los inventarios

Globalizar, segn el diccionario de la Real Academia de la Lengua, proviene de global, que es tomar en conjunto, si lo aplicamos a la produccin es producir en forma comn o igual, e igualdad es uniformidad o universalidad; s lo aplicamos al consumo diramos que todos consumimos lo mismo y, si los mercados consumen lo mismo son todos iguales, es decir hay un solo mercado. Los mercados son universales, existe un solo y nico mercado globalizado. En el futuro hacia l estaran dirigidas las campaas y el planeamiento de la industria, para un solo mercado globalizado y ste incluye a todo el mundo.

Los mercados son entes dinmicos, se mueven, cambian constantemente, la globalizacin introduce una nueva condicin, los mercados no pueden permanecer cautivos, ni estar reservados para un consumo de determinada produccin, son universales. No pueden estar mucho tiempo aislados, por ms barreras que los protejan, la globalizacin los abarcar definitivamente. A partir de los aos 80, se ha hecho evidente y se ha percibido que las naciones no pueden ser autosuficientes y fabricar todo lo que necesitan, por simple ley de compensacin y porque los conceptos tradicionales de la economa han sufrido modificaciones; la industria automotriz norteamericana ha cedido ante la revolucionaria industria japonesa, como tuvo que ceder la industria relojera suiza, tambin ante la japonesa; el de electrodomsticos, la lnea blanca americana, ante la asitica.

Una forma de sistema de abastecimiento que se est dando en el mercado globalizado es la de proveedor nico a fin de llegar a acuerdos rpidos y satisfactorios comunes. Los proveedores ceden en precios y condiciones de pago, a cambio exigen al comprador la exclusividad en sus compras, es decir, el comprador no puede comprar a otro proveedor. Frente a la fuerte competitividad las organizaciones efectan alianzas estratgicas para aprovechar mejor las potencialidades y fortalezas de cada una, sumando esfuerzos, tecnologa y recursos, aportando una nueva realidad internacional e interdependiente, es decir globalizada. As tenemos que, la elaboracin de los inventarios, desde tiempos atrs, se han venido efectuando, sin tomar en cuenta y, con aproximacin, las necesidades de consumo; exista en aquel entonces un mayor poder de adquisicin y poca oferta; no existan alianzas estratgicas, exclusividades entre el comprador y vendedor; tambin existan precios de los artculos, sobredimensionados.

Actualmente la situacin es muy diferente; se observa un proceso acelerado de la tecnologa, debido al auge de la ciberntica, que viene reemplazando en niveles alarmantes a la mano de obra, disminuyendo de esa manera el costo de los productos; los pases altamente industrializados vienen fabricando en cantidades insospechadas productos de tecnologa variable, pero que por su especial innovacin son fcilmente aceptadas en el mercado mundial, sobre todo, en el mercado tercermundista. En cuanto al valor de la nueva tecnologa, para producir los artculos novedosos y en mayores cantidades, se vienen lanzando al mercado mundial cada vez con mayores demandas lo que ocasiona que, los precios de los productos bajen de precios, incluso muy por debajo de lo normal, los que pueden ser adquiridos por el consumidor sin mayores esfuerzos, pero ocasiona un perjuicio econmico a aquellos fabricantes que no pueden adquirir la nueva tecnologa y, luego hacer frente a los precios de la competencia. Esta situacin origina las siguientes ventajas y desventajas: Reduccin del personal y carencia de puestos de trabajo.

Aumento de la produccin nacional y poco consumo.

Bajas recaudaciones de la seguridad social.

Inestabilidad social poltica en los gobiernos.

Mayores recaudaciones de impuestos por el aumento de las importaciones y exportaciones.

Menores recaudaciones por efectos de la informalidad y contrabando.

Mayor endeudamiento externo para adquirir tecnologa de punta.

De esta manera, se torna complicada la meta de obtener una razonable balanza de pagos que permita luego elevar el P.B.I. (Producto Bruto Interno). Esta situacin, invita a los pases en apremios econmicos y sociales a tratar de conseguir mayores mercados, donde colocar sus productos, sobre todo en aquellas naciones de mayores consumos, que son principalmente los pases altamente industrializados. Sin embargo, muchos de estas naciones practican una poltica muy proteccionista y subsidiarista de sus industrias y, lo que estos producen, por sus importantes exportaciones, constituyen principal fuente de sus ingresos, tanto en impuestos como en regalas.

Es aqu donde se muestran mayormente los efectos de lo que llamamos Globalizacin, pues a los pases subdesarrollados no les es posible conseguir colocar los productos nacionales en el exterior, ni tampoco aumentar los niveles de las exportaciones, lo que contribuye a aumentar la recesin interna. No existe por lo tanto la suficiente capacidad de ahorro, de adquisicin, capacidad de consumo por la falta de recursos o de empleo.

As mismo, Las empresas instaladas en los pases tercermundistas o subdesarrollados por sus limitaciones no podran hacer frente a las alianzas estratgicas de ndole comercial de las grandes empresas transnacionales ubicadas en los pases potenciales. A fin de hacer frente a esta problemtica, resulta prudente fabricar productos slo en niveles razonables, donde existan de por medio minuciosos estudios de mercado. Hasta hace poco resultaba provechoso imitar, igualar y luego superar la fabricacin de un producto, hoy en da slo es posible imitar e igualar la calidad de los artculos a fin de evitar incurrir en mayores gastos.

11.- El sistema leasing o arrendamiento financieroSe trata de una interesante modalidad de financiamiento que bien podran agenciarse las empresas por las ventajas que ofrece. Es un convenio de carcter mercantil que la suscriben, la entidad financiera (arrendador), el proveedor del bien y la persona natural o jurdica (arrendatario) que demanda el bien.

Consiste en la adquisicin de un bien activo (no terreno) por parte de una institucin que, a su vez asume el compromiso de efectuar el pago de cuotas mensuales, con la opcin de adquirir el bien, por un valor pactado al finalizar el contrato.

Leasing operativo: es una modalidad de arrendamiento financiero a corto plazo y puede ser cancelado por el arrendatario y arrendador previa notificacin de una de las partes.

Leasing o arrendamiento financiero: es una modalidad de financiar activos productivos a mediano o largo plazo donde el arrendatario selecciona libremente el activo y el proveedor segn sus requerimientos. La arrendadora compra el bien elegido por el arrendatario y se lo entrega por el tiempo acordado, a cambio del pago de cuotas mensuales.

Al finalizar el contrato, el arrendatario tiene la opcin de:

Comprar el activo por un valor pactado en el contrato.

Devolver el activo a la arrendadora.

Negociar un nuevo contrato para continuar arrendndolo.Ventajas: Puede financiar el bien hasta por el 100% de su valor.

Se reconocen como gasto deducible para efectos tributarios los intereses y no el ntegro de la deuda.

Gozarn del beneficio tributario del crdito fiscal.

El arrendatario podr depreciar los bienes muebles en un plazo mnimo de dos aos, siempre que se vaya a ejercer la opcin de compra al final del mismo.

El inters pactado es menor al inters que se reconoce en los crditos tradicionales.

El importe total de las cuotas est gravada con el impuesto general a las ventas, constituyndose a su vez como un crdito fiscal para el arrendatario. El arrendador tiene derecho al crdito fiscal en la adquisicin del bien.

El arrendador recibe del proveedor un beneficio adicional en caso de incurrir en moratoria el arrendatario.

Primera opcin de compra del activo al finalizar el contrato.

En caso de dificultades financieras, el arrendatario puede obtener liquidez mediante una operacin de Leaseback.

Se pueden obtener beneficios adicionales por la compra al contado del bien o, por fiel cumplimiento en el pago de las cuotas.

Desventajas:

El arrendatario podr depreciar el bien en el trmino mnimo de cinco aos.

No podr deducir para efectos tributarios el ntegro de la cuota (capital ms intereses), deduciendo slo los intereses y la depreciacin de bienes muebles e inmuebles, excepto los terrenos.

El contrato tiene el carcter de irresoluble.

El riesgo de obsolescencia del bien lo asume el arrendatario, s como los gastos de seguro, si desea tomarlo y, de mantenimiento, siempre que el bien se encuentre perfectamente operativo durante el plazo de garanta concedido por el proveedor.

12.- El sistema Leaseback

Es una modalidad de leasing, o tambin denominada Retroarrendamiento Financiero o Sale and Leaseback. Se trata de una operacin de venta de un bien activo que efecta una empresa a una institucin bancaria o especializada en leasing para luego ser arrendada al usuario, ex propietario del bien. En la relacin contractual tambin se incluye la posibilidad y prioridad de que el usuario adquiera el bien. Sin embargo, es preciso sealar que, en caso de insolvencia o embargo judicial, el bien no forma parte de la masa concursal o inventario.

Este tipo de operacin suele realizarse cuando la empresa o usuario requiere de urgentes recursos financieros a fin de cumplir con sus obligaciones o en su defecto, proseguir expandiendo su campo de negocios a travs de un aumento de su capital social.

La norma tributaria, en su Art. 27 de la Ley de Arrendamiento Financiero, Decreto Legislativo N 299 y modificatorias, derogado en lo que se refiere a exoneracin del Impuesto General a las Ventas por el Decreto Ley N 25692 del 31-08-92, establece que, en todos los casos en que la locadora adquiera de una empresa un bien para luego entregrselo a ella misma en arrendamiento financiero, dicha transferencia est exonerada del Impuesto General a las Ventas y del Impuesto Selectivo al Consumo. Tambin lo seala el Art. 9 del D.Leg. N 915 del 12-04-2001.

De otro lado, si la empresa desea alquilar un activo que no posee, puede comprarlo, venderlo a otra parte y luego tomarle en alquiler. Este tipo de contrato tambin ofrece la opcin de compra o renovacin del contrato al trmino del plazo pactado.13.- El sistema Leveraged LeaseEs tambin una modalidad de leasing y, consiste en un arrendamiento apalancado. Involucra a un tercero (un prestamista), adems del arrendador y arrendatario.

El arrendador toma fondos prestado de un tercero para adquirir el activo y luego lo pone a disposicin del arrendatario. Goza del beneficio tributario que corresponde a los intereses.

14.- Compras o abastecimientoLas compras tienen como finalidad y objetivo, realizar las adquisiciones de materiales o bienes activos en la cantidad necesaria y econmica, en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente, de acuerdo a procedimientos de control y evaluacin universales, establecidos.

As mismo tratan de evitar la duplicidad, el desperdicio e inutilidad en los materiales, as como niveles de calidad acordes con el uso a que se destinan los materiales, bienes o servicios. De igual modo, permiten obtener costos bajos, compatibles con la calidad y el servicio, as como mantener la posicin competitiva de la Entidad o empresa.

Como se sabe, Compras proporciona al almacn los artculos que le son solicitados por parte del almacn o por quien los va a usar (usuario). Es decir, que Compras procura los artculos o materias primas que el almacn debe guardar y por ello sus relaciones se efectan alrededor de esos artculos que Almacn solicita para reponer sus existencias. Por tal motivo, es de gran inters para ambas dependencias, estar informado del movimiento de los artculos, fluctuaciones del mercado, cantidades econmicas, etc., que permitan determinar cmo, cundo y cunto se desea adquirir.

Los puntos de coordinacin entre ambas reas son:

a) Determinacin de las cantidades por adquirir, segn el consumo del stock y el volumen de adquisicin ms bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo;

b) Informacin sobre existencias disponibles, rapidez de consumo, necesidades futuras, por parte del Almacn, para que Compras pueda fijar las cantidades a pedir, y los plazos de entrega en que deben cumplir los proveedores;

c) Informacin sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en las condiciones de compra, para que almacn anticipe sus solicitudes;

d) Proporcionar registros de las cantidades ms econmicas de adquisicin, por cada artculo, de manera de determinar con exactitud el mximo de existencias por obtener y la poca de efectuar las solicitudes, procurando establecer cantidades standard;

e) Recabar del almacn la autorizacin de Compra, antes de efectuar cualquier adquisicin. Esta autorizacin, consiste en proporcionar los datos correspondientes a existencias de artculos en los depsitos o por llegar, as como los consumos promedios de los meses o aos anteriores;

f) Acordar la cantidad y el perodo que abarcarn los compromisos de adquisicin o los contratos futuros que establezca Compras;

g) Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el volumen de las compras y obtener mejores precios;

h) Planear las adquisiciones en comn acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya mencionados.

14.1 Actividades

Uno de los aspectos en que se basa la organizacin de un ente, es la determinacin de las actividades que habr que realizar para lograr el objetivo que se le asigne. Conociendo la finalidad y objetivo de la empresa, indicaremos a continuacin las actividades para lograrlo y que se refiere a:

a) Informacin:

1) Obtencin de datos sobre compras, precios, vendedores, etc.;

2) Obtencin de datos sobre existencias y consumos.

3) Especificaciones sobre artculos.

4) Especificaciones sobre catlogos.

b) Investigacin:

1) Estados de materiales y mercados.

2) Anlisis de costos.

3) Investigacin y desarrollo sobre fuentes de aprovisionamiento.

4) Investigacin y posibilidades de abastecedores.

5) Determinacin de materiales y fuentes de aprovisionamiento secundarios.

c) Funcionamiento:

1) Comprobacin de pedidos.

2) Obtencin y anlisis de cotizaciones.

3) Determinacin de la forma de compras.

4) Entrevista con vendedores.

5) Negociacin de contratos y comprobacin de sus requisitos legales.

6) Expedicin de rdenes de compra.

7) Vigilancia de la puntualidad de las entregas.

8) Comprobacin de los materiales en la recepcin.

9) Verificacin de las facturas para su cancelacin.

10) Intercambio de correspondencia con los proveedores.

11) Conservacin de ajustes con los proveedores.

12) Redaccin de informes.

d) Auxiliares:

1) Procedimiento de oficinas.

2) Determinacin de s se fabricar o se comprar.

3) Estandarizacin y simplificacin.

4) Sustitucin de materiales.

5) Ensayos y pruebas de artculos nuevos.

6) Presupuestos de adquisiciones.

7) Control de existencias.

8) Poltica comercial.

e) Actividades afines:

1) Direccin de almacenes.

2) Direccin de transporte.

3) Seguros.

4) Contabilidad de materiales.

5) Recuperacin de materiales.

14.2 Normas para realizar las compras

Puede establecerse que existen cuatro aspectos bsicos que rigen las actividades de compras. Esas son:

a) Calidad:

1) Debe definirse.

2) No se mide por el precio.

3) Debe ser conveniente.

4) Debe estar siempre disponible.

b) Cantidad:

1) La necesidad de consumo.

2) Las ventas econmicas.

3) La seguridad de su almacenamiento.

c) Momento en que hay que comprar:

Esta norma evita realizar gastos intiles y hacer compras de ltimo minuto. Para ello es preciso tener en cuenta el Punto de pedido, como momento que nos alerta para solicitar el material. Como quiera que tambin dependen del ritmo de consumo, del tiempo de pedido y embarque, de las vas a utilizar, las distancias de transporte, de la cantidad a adquirir, etc., nos obliga a una constante coordinacin con las gerencias de almacenes y de transporte.

d) Precio ms conveniente:

Siendo una actividad netamente econmica de la empresa, se supone que generalmente va a llamar la atencin de los directivos, por lo que conviene recordar que:

1) El precio de adquisicin es un elemento bsico de la venta.

Por lo tanto, para lograr vender a precios competitivos en el mercado, es necesario adquirir a un precio que permita a la empresa competir cuando exponga su producto a los consumidores.

2) El precio debe buscarse en funcin de la calidad y la cantidad.

Hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo ms barato, sino al ms bajo precio que se pueda pagar por un artculo que tenga la calidad mnima requerida y en la cantidad necesaria. Para ello los compradores deben explotar y analizar el mercado hasta obtener dicha conveniencia.

3) El precio no solamente es el valor de compra.

La cantidad que se paga por un artculo es slo un factor que interviene en el costo de la compra. Hay que tener presente adems, el transporte, embalaje, recepcin, almacenamiento, etc., y recordar que todo ello cuesta dinero y que inciden sobre los artculos que se adquieren. Hay que tener presente que algunos de estos costos son absorbidos por los proveedores.

e) Continuidad en el suministro:

Cuando se requiere estar permanentemente a la expectativa de adquirir los artculos solicitados, previendo que el nivel de stock sea lo suficientemente razonable a fin de practicar la continuidad en los servicios de abastecimiento. La eficiencia de la continuidad de los suministros se observa bsicamente cuando ocurren las paradas de planta; esto es, se logra ponerla operativa nuevamente en el tiempo establecido.

14.3 Tipos de mercancas que se adquieren

1.- Materias primas: Son los materiales indispensables para la produccin y que a travs de un proceso, sufren una transformacin. Su adquisicin tiene las caractersticas siguientes:

a) Consumo constante.

b) Grandes cantidades.

c) Informacin fcil de obtener.

d) Precios segn acuerdo.

e) Ocupan mucho espacio de almacenes.

f) El transporte y manipulacin son muy costosos.

2.- Suministros: Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservacin de la empresa. No forma parte del producto, pero siempre se requiere para la produccin. Las caractersticas de su adquisicin son las siguientes:

a) Se consume en partidas pequeas;

b) Sus precios y descuentos de establecen conforme a tarifas;

c) Ocupan poco espacio en el almacn;

d) Requieren mucho trabajo de oficina, por la variedad;

e) Deben tener especificaciones standard.

14.4 Tipos de suministros

1.- Piezas fabricadas: son pequeas piezas o herramientas que se adquieren para revender, sus caractersticas son:

a) Tener margen de ganancias en reventa decisiva;

b) Se obtiene por cotizaciones para conseguir mejor precio;

c) Se adquieren a precios de mayoristas por tratarse de artculos standard;

d) Su adquisicin est limitada a programas establecidos.

2.- Mquinas y equipos: su denominacin es suficiente para saber que trata. Su adquisicin presenta las siguientes caractersticas:

a) Debe ser aprobada por los directivos.

b) Prima en ellas las condiciones o caractersticas tcnicas.

c) Sus especificaciones debern ser minuciosas.

d) Deber indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener.

e) La decisin se tomar en conjunto entre el interesado y Compras.

14.5 La tica de las compras

En trminos genricos, la tica es definida como la ciencia de la conducta, es decir la filosofa de lo bueno y de lo malo . Indudablemente, el rea de Compras constituye una parte de la empresa donde la evaluacin del personal es ms rgida y constante. Debe darse especial atencin a los valores morales del personal ya que el principio y mvil de toda conducta, es el reconocimiento de la existencia de otros hombres y la exigencia de comportarse en sus confrontaciones, a base de este reconocimiento y de las exigencias que los moralistas ingleses han denominado sentido moral o sentido de humanidad .

El desempear un cargo en el rea de la Logstica, significa estar sometido a una serie de perjuicios y por lo tanto, a asumir responsabilidades, de las que no pueden desligarse, desde el Gerente, hasta el comprador propiamente dicho. Por ello, el inters de un Gerente Logstico, es tener normadas todas las reglas de juego a seguirse, mediante Guas de Procedimientos muy detalladas y empleando sistemas cruzados que faculten el control interno, que no permitan, o por lo menos que limiten las posibles tendencias de ir hacia lo malo .

As, la parte tica de compras empieza desde su ubicacin, (como dependencia), dentro de la estructura organizacional de la empresa, ya que frecuentemente surgen tendencias a hacerla una dependencia subordinada a entes que tienen especial inters en manejarla. Esto quiere decir que, Compras debe estar subordinada a la Gerencia Logstica y no a Almacenes. Respetar estas medidas, facilitar el control y evitar adoptar procedimientos ms ticos.

Por lo dems, es necesario aclarar sobre el trmino Lealtad, hay quienes que, amparndose en ese trmino confunden la palabra lealtad con la amistad. Sucede que, por amistad u otros motivos se intenta ocultar malas actitudes asumidas por el personal que van en contra del patrimonio de la empresa; en este caso, no se podra actuar con lealtad, ya que esto va con el ocultamiento de hechos delictuosos, en todo caso se estara incurriendo en una falta administrativa con consecuencias de tipo penal, hoy en da sancionado drsticamente por las leyes peruanas.15.- Plan Piloto para Implementar el Sistema de Compras Corporativas Obligatorias del Estado

(Aprobado por D.S. N 046-2005-PCM publicado el 07-07-2005)

Se incorpora la figura de las Compras Corporativas por el Estado, respecto de la obligatoriedad de comprar corporativamente desde la reglamentacin de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (D.S. N 084-2004-PCM), donde el comprar en forma conjunta, va un proceso de seleccin, no es otro que aprovechar los beneficios de la economa de escala, en las mejores y ms ventajosas condiciones, alcanzando de esta manera una contratacin de calidad y a bajo precio.

As mismo, entre otros, el Plan Piloto ha establecido:

El Listado de Bienes y Servicios sujetos a la modalidad contractual comentada, de compra corporativa obligatoria;

Las Entidades Participantes;

Las Unidades de Compra del Gobierno Nacional;

Las Entidades Tcnicas que determinaran las especificaciones tcnicas de los bienes y servicios requeridos por los participantes;

Plazos para la convocatoria de procesos de seleccin.

15.1 Listado de Bienes y Servicios.-

Comprende la contratacin obligatoria de diez grupos de bienes (no servicios): telefona fija, SOAT, antivirus, computadoras, papel bond 80 gr., archivadores de palanca lomo ancho tipo A4, folder manila tipo A4, lapiceros, lpices, discos compactos y disquetes.

15.2 Entidades Participantes.-

Son las entidades estatales, ms aquellas que participan del proceso de compras conjuntas obligatorias los ministerios), descartando del proceso a los Organismos Pblicos Descentralizados y dems dependencias adscritas a los mismos.

15.3 Entidades Tcnicas.-

En el caso del primer grupo de bienes se ocupa el Ministerio de Transportes y Comunicaciones y, respecto de los dos restantes, la Presidencia del Consejo de Ministros.

15.4 Unidades de Compra.-

Son las encargadas de la conduccin y ejecucin de los procesos de seleccin de compras corporativas obligatorias, desde la consolidacin de los requerimientos hasta que la Buena Pro quede consentida y sea informada a cada una de las entidades contratantes. Igualmente, en orden a la clasificacin de bienes anteriormente esbozada, las mismas son tres:

Una para la contratacin del servicio de telefona fija y SOAT, conformada por un representante de la PCM, quien la preside;

Uno del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, uno del Ministerio de Economa y Finanzas y dos expertos independientes;

Otra para la adquisicin de computadoras y antivirus, conformada por una lista similar a la anterior, ms uno de la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico;

Una ltima para la contratacin de tiles de oficina con similar conformacin, sin representante especial de alguna entidad, dada la naturaleza de los bienes a ser adquiridos, aunque con tres expertos independientes.

Los representantes deben ser elegidos como plazo mximo hasta el 13 de julio 2006 siendo la PCM la encargada de ejecutar los procesos de seleccin as como encargada de resolver los recursos de apelacin a travs de su titular.

15.5 Procedimiento y Plazos.-

Las entidades deben remitir sus requerimientos, as como toda la informacin vinculada de bienes y servicios a ser incorporados en la compra corporativa, en el plazo que en su oportunidad establezca la Unidad de Compras, quien luego de consolidarla las remitir a las Entidades Tcnicas respectivas. Las Unidades de Compra tambin definen los plazos que las Entidades Tcnicas tienen para realizar su labor; adems tiene la obligacin de convocar a procesos de seleccin en plazo no mayor a 90 das naturales desde la entrada en vigencia de la norma en comentario.

15.6 Supuesto excepcional que habilita a Entidades Participantes a adquirir ellas mismas los bienes y servicios requeridos.-

Ocurre ante la concurrencia de dos requisitos: el incumplimiento del cronograma, elaborado por las Unidades de Compra, que establezca las etapas de los respectivos procesos de seleccin y, la posibilidad del desabastecimiento derivado del retraso producto del incumplimiento antes mencionado.

16.- Procedimientos para la venta de los bienes dados de baja por las Entidades PblicasGeneralidades.- Es funcin del Superintendente de Bienes Nacionales, de conformidad con el literal k) del Art. 13 del Estatuto de la Superintendencia de Bienes Nacionales (aprobado mediante D.S. N 131-2001-EF) dictar directivas respecto de la administracin, disposicin y adquisicin de los bienes de propiedad del Estado.

Dentro de este contexto se ha aprobado mediante Res. N 029-2005/SBN, publicada el 22-06-2005, l Directiva N 002-2005/SBN Procedimientos para la Venta de Bienes Muebles dados de Baja por las Entidades Pblicas, mediante la modalidad de subasta pblica y venta directa que se encuentra acorde con el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal (D.S. N 154-2001-EF) y la Res. N 021-2002/SBN que aprob la Directiva N 021-2002/SBN.

Intervienen en esta actuacin:

El Comit de Gestin Patrimonial (CGP);

Oficina General de Administracin (OGA) y,

El Comit de Altas, Baja y Enajenaciones (CABE).

El CGP organizar el Expediente Administrativo;

Luego lo eleva al CABE, quien debe avaluar dentro de los treinta das de recepcionado;

El CABE se encargar de: seleccionar al Notario Pblico o Juez de Paz, elaborar el Proyecto de Bases Administrativas, elaborar el proyecto de Resolucin.

La OGA debe emitir la Resolucin dentro de los treinta das de recibida la documentacin.

Autorizada la venta, la OGA debe: suscribir un Contrato de prestacin de servicios con el martillero pblico, remitir a la SBN diez das antes del acto, la Resolucin Autoritativa.

Sujetos obligados a seguir el procedimiento.- Son todas las entidades pblicas, salvo disposicin legal en contrario.

Criterios generales.- esta Directiva consta de cinco (5) Anexos, que conforman parte de la misma:

El Informe Tcnico Legal (Anexo 1);

Bases Administrativas (Anexo 2), Subasta Pblica (Anexo 3) Venta Directa;

Hoja de Liquidacin (Anexo 4) y,

Acta de Entrega Recepcin (Anexo 5)17.- Almacenamiento

Creemos necesario tratar sobre este importante rubro, toda vez que constituye el punto inicial de todo control de los Inventarios. As tenemos que, el almacenamiento implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los artculos del almacn. El manejo y la disposicin fsica de los materiales existentes, es responsabilidad del almacenamiento.

Esto quiere decir que, el jefe de almacenes, tienen la responsabilidad permanente de familiarizarse con las nuevas tcnicas de manejo y almacenaje; debe igualmente, ser capaz de ofrecer asesoramiento tcnico y responder a las consultas que sobre su especializacin se le formule; as como tambin, debe saber aceptar observaciones y sugerencias con respecto a sus funciones.

El almacenamiento es la actividad de guardar artculos o materiales, desde que se producen o reciben, hasta que se necesitan o entregan. Los artculos a su llegada a los almacenes, son registrados en un sistema de control de stock y almacenados de manera de facilitar su rotacin y evitando su deterioro; tambin se dice que, es el conjunto de operaciones que se realizan con el objeto de internar, acondicionar y proporcionar los artculos a los usuarios.

Por ello, siempre ha sido motivo de preocupacin, el determinar los puntos de almacenamiento. Al respecto las enseanzas obtenidas recomiendan que su ubicacin sea cercana a los grandes mercados, para desde all distribuir los productos a los clientes en cantidades ms pequeas, segn las necesidades. El almacenamiento supone esencialmente el ordenamiento adecuado de los artculos, ubicndolos y cuidndolos, de modo que faciliten la rpida preparacin y atencin de los pedidos del cliente o usuario en condiciones de ser usados oportunamente. Los principales aspectos de esta actividad son:

1) Control de la exactitud de sus existencias.

2) Mantenimiento de la seguridad.

3) Conservacin de los materiales.

4) Reposicin oportuna.

Para cumplir con estas funciones, el almacenero deber controlar el movimiento de existencias y colaborar con la gestin de inventarios, al establecer cantidades mximas y mnimas para cada artculo y, utilizando diferentes recursos fsicos, de sealizacin y de registro, dar aviso oportuno cuando se alcancen los niveles mnimos establecidos, etc.

Las funciones antes mencionadas pueden ser distribuidas de acuerdo con la magnitud del almacn entre diversas jefaturas, generalmente se basa en determinadas clases de materiales, estableciendo lneas de responsabilidad por reas. Se requieren por lo general un supervisor y varios auxiliares administrativos, adems de un nmero adecuado de trabajadores manuales para ejecutar las diversas tareas de manipulacin.

Al almacenamiento suele considerrsele como un gasto desperdiciado. En verdad no es as. Si se compara el costo de proveer a un cliente directamente desde la fuente de produccin, con el mantener almacenes adicionales, se podra concluir que esto es un gasto intil. Pero hay que tener en cuenta el papel que representa la disponibilidad de los artculos durante el proceso, ya que esta es una caracterstica que hace que el producto est dnde y cundo se le necesita, situacin que no sera posible si no se contase con el almacenamiento adecuado. Por eso, hoy en da, las empresas prestan especial atencin a la disponibilidad de los productos, antes que a su utilidad.

Por lo mismo, el sector logstico debe contar con una variedad de actuaciones los mismos que, se sustentarn en muchos documentos, que se constituyen luego como comprobantes contables, lo que conlleva a tratar de que ambas reas efecten siempre labores de acercamiento e intercambio de informacin y experiencias que permitan luego obtener los resultados esperados, producto de una buena administracin sobre los recursos (o inventarios) de la empresa y, obtener un registro contable real de los costos de produccin.

17.1 Ciclo de almacenamiento

El ciclo de almacenamiento se refiere a las actividades que necesariamente deben realizarse en el funcionamiento de todo almacn, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece. Estos deberes constituyen tambin las funciones de los elementos que generalmente forma al almacn. En orden lgico, estas actividades son:

a. Recepcin u obtencin.

b. Almacenamiento.

c. Distribucin, despacho, entrega.

d. Control de stock.

e. Disposicin final.

17.2 Relacin con contabilidad

La contabilidad ejerce control sobre el almacn, siendo un ente fiscalizador de su funcionamiento. La relacin almacn contabilidad es muy estrecha, ya que el capital de una empresa se encuentra invertido mayormente en las existencias que el almacn guarda, constituyndose contabilidad en el elemento controlador de ese capital inmovilizado. El control que se realiza se refiere a determinar la actitud de los registros que lleva, comparndolos con la realidad, de manera de evitar prdidas, sustracciones, deterioros, etc., que puedan atentar contra el capital invertido.

Como la contabilidad lleva un registro valorizado de las existencias del almacn, es lgica que tenga que establecer comparaciones entre sus registros y la realidad, para poder determinar si los valores estn de acuerdo con las existencias, y por ello es que realiza inventarios que le permita hacer dichas comparaciones. Y por ello es tambin, que almacenes debe proporc

nuevo control de inventarios

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