implementacion de control interno inventarios

7/23/2019 Implementacion de Control Interno Inventarios

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UNIVERSIDAD DE CUENCA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CONTABILIDAD Y AUDITORIA

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR / 2008 1

RESUMEN

Implementacin del Sistema de Control Interno de losinventarios de: Muebles, equipos, materiales y

suministros en el Colegio Fiscomisional ExperimentalAsuncin durante el ao lectivo 2007-2008La modernidad y los procesos de globalizacin exigen

romper paradigmas tradicionales y con urgente creatividad

definir nuevos modelos de gestin para que stos

contribuyan a mejorar la calidad de los productos y

servicios, generando competitividad entre empresarios,industriales, comerciantes o educadores.

Se ha considerado los aspectos ms importantes que la

Administracin debe tomar en cuenta para implementar un

Sistema adecuado de Control Interno para los Inventarios,

que van a ser mantenidos o consumidos en el momento de

prestar servicios; determinar la seguridad razonable, el

cumplimiento de objetivos, la confiabilidad de la

informacin financiera, el cumplimiento de leyes y

reglamentos que regulan una institucin.

El Colegio Asuncin cuenta con un sistema de control

basado en las Normas de Calidad IS0 9001-2000; esta

decisin forma parte de su plan estratgico; con el

Certificado se garantiza que los requerimientos de los

grupos de inters (alumnos, padres de familia,

universidades y sociedad) se cumplen satisfactoriamente


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dentro de un proceso de mejora continua. Estas Normas

colaboran directamente con el Control Interno, evaluando

los procesos mediante Auditorias Internas y Externas.

El departamento Guardalmacn a pesar de mantener el

Sistema de Gestin de Calidad presenta algunas

desviaciones que debilitan su control Interno.

El sistema de Informacin y las actividades de Control son

los componentes del Control Interno sumado a las

Polticas, Normas, Leyes y Reglamentos son

fundamentales para implementar un Sistema de Control

Interno que benefician tanto a la Bodega como a la

Institucin. Para la bodega la implementacin va dirigida a

su organizacin, procesos y codificacinPALABRAS CLAVES: Mtodo C.O.S.O, Sistema de

control Interno, polticas, normas, inventarios, procesos,

procedimientos, normas de calidad, no conformidades,

mejora continua, codificacin, organizacin, guardalmacn,

diagrama de flujo, baja.

INDICESISTEMA DE CONTROL INTERNO

INTRODUCCIN 8

CAPTULO I 101 ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN

1.1Antecedentes 10


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1.2Filosofa institucional 123 1.2.1 Misin 121.2.2 Visin 121.2.3 Valores Institucionales 121.2.4 Objetivos de Calidad 121.2.5 Poltica de Calidad 13

CAPITULO II2 EL CONTROL INTERNO 142.1 Concepto.- (COSO) 142.2 Objetivos generales del control interno 152.3 LOS INVENTARIOS 20

2.3.1 Antecedentes 202.3.2 Definicin 212.3.3 Objetivo 212.3.4 Componentes del Control Interno 22

2.3.4.1 Actividades de Control 222.3.4.2 Sistema de Informacin y

Comunicacin 242.4 LAS POLITICAS DE CONTROL INTERNO 25

2.4.1 Definicin 252.4.2 Importancia 25

CAPITULO III

3 LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS 263.1 Aplicacin de Polticas 26

3.1.1 EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 29

3.1.2 Generalidades 293.1.3 Clases de Procesos 323.1.4 Implementaciones al Sistema de Control Interno

de Inventarios 363.1.4.1 Organizacin 373.1.4.2 Procesos 393.1.4.3 Codificacin 41

CAPITULO IV4.1 CONCLUSIONES 45


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4.2 RECOMENDACIONES 484.2 GLOSARIO 484.3 BIBLIOGRAFA 564.4 ANEXOS 58

4.4.1 Solicitud de requerimiento de suministros 594.4.2 Formulario para registro de proveedores 60

4.4.3 Registro de calificacin de proveedores 614.4.4 Acta de entrega recepcin 624.4.5 Acta de constatacin fsica de inventario 634.4.6 Acta de baja de bienes 644.4.7 Macroprocesos de la Institucin 654.4.8 Diagrama de Flujo- Procedimiento de Compras 67

4.4.9 Listado de Proveedores 684.4.10 Registro de evaluacin de proveedores 714.4. 11 Matriz general de indicadores y resultado de

ndices 724.4.12 Resultado de encuestas y cuestionario de Control

Interno 734.4.13 Fotografas de la Bodega 77


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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS YADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DECONTADOR PBLICO- AUTORIZADO

TEMA: Implementacin del Sistema de Control

Interno de los inventarios de: Muebles, equipos,materiales y suministros en el Colegio FiscomisionalExperimental Asuncin durante el ao lectivo 2007-2008

TUTOR- DIRECTOR: ING. COM. GENARO PEA

CORDERO

AUTOR: PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

CUENCA, MAYO DE 2008


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DEDICATORIA

A DIOS porque gracias a su MISERICORDIA y a su AMORinfinito, hace que todo sea posible, que cuando se quierese puede siempre que se haga con amor y dedicacin.

A mi ESPOSO Olmedo quien desde el primer momentorespald mi decisin, brindndome su apoyo y

comprensin.

A mis HIJOS: Juan Pablo y Mara Jos por su cario ycolaboracin al realizar este trabajo arduo. Dios lesbendiga.

A mis PADRES: Pedro y Estela quienes me brindan todo suamor, apoyo y cario en todas las etapas de mi vida.

A mis HERMANAS: Ing. Com. Mara Augusta y Dra. AnitaCecilia unas mujeres profesionales gracias por darme suejemplo a seguir, que Dios las bendiga

A mis SOBRINOS: Beln, Paz, Pedrito, Gaby, Dome, July,Sebas, Dany y Carito la ms pequea, gracias por esaenerga y optimismo.

A mi suegra la Sra. GLORITA por estar pendiente de mislogros y fracasos brindndome su apoyo y afecto.


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AGRADECIMIENTO

A mi FAMILIA que siempre ha estado all en todo momentobrindndome su apoyo, gracias por su ayuda ycomprensin.

A mi cuada MARA DEL CARMEN por su colaboracin enlos momentos difciles que hemos compartido.

A mis COMPAERAS de trabajo Lcda. Rosario Tobar yDra. Roco Vicua quienes han estado pendientes de mis

logros, gracias por toda esa capacitacin impartida enestos aos de trabajo.

A mi COMPAERO DE TRABAJO Lcdo. Clber Monteropor su paciencia en mi adiestramiento.

A mi COMPAERA DE TRABAJO Econ. Mnica Cobos porhaber llegado en el momento apropiado para brindarme sus

consejos.

A las Autoridades del Colegio ASUNCIN por laformacin docente recibida durante veinte y un aos detrabajo.

A mi TUTOR- DIRECTOR de Tesina Ing. Com. GenaroPea Cordero por su disposicin, asesora y orientacin en

la elaboracin de este informe de investigacin.


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INTRODUCCIN

Es indiscutible que la modernidad y los procesos de

globalizacin exigen romper paradigmas tradicionales y con

urgente creatividad definir nuevos modelos de gestin para

que stos contribuyan a mejorar la calidad de los

productos y servicios, generando competitividad entre

empresarios, industriales, comerciantes o educadores. Es

necesario reconocer que estamos insertados en la misma

va histrica que recorre el llamado primer mundo y nos

conviene acortar las distancias de calidad de vida que nos

separan de las sociedades que llevan la delantera. En las

organizaciones surge la necesidad de revisar y mejorar las

operaciones para obtener excelentes resultados por lo quese hace necesario implementar un Sistema de Control

Interno como clave del xito para mantener su continuidad.

Para el desarrollo del trabajo se ha considerado los

aspectos ms importantes que se deben tomar en cuenta

para implementar un Sistema adecuado de Control Interno

para los Inventarios a fin de determinar la seguridad

razonable de los objetivos, la confiabilidad de la

informacin financiera y el cumplimiento de leyes y

reglamentos que regulan a la Institucin. Esta

investigacin contiene (4) captulos:


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El Captulo I, presenta los ASPECTOS GENERALES DE

LA INSTITUCIN: Antecedentes.- La Filosofa

Institucional: Misin, visin, valores, objetivos, poltica de

Calidad.

El Captulo II, contiene NOCIONES GENERALES sobre:El

Control Interno.- Los Inventarios.- Las Polticas de Control

interno.

El Captulo III, trata sobre la APLICACIN DEL CONTROL

INTERNO A LOS INVENTARIOS.- El Sistema de Gestin

de Calidad IS0 9001-2000.- Implementaciones al Sistema

de Control Interno de Inventarios.

El Captulo IV, presenta CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES, finalmente la BIBLIOGRAFA,

GLOSARIO Y ANEXOS del trabajo de investigacin.


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CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN

ANTECEDENTES.- El Colegio " La Asuncin" de la

Ciudad de Cuenca, en calidad de particular naci en 1963,

funcion con un grupo de religiosas de la Comunidad

Asuncin. En este mismo ao, guiados por el objetivo de

integrar a todas las clases sociales, a este nuevo sistema,

consiguieron la modalidad de Fiscomisional. En 1981, las

Madres del Colegio "La Asuncin", ofrecen su Institucin a

la PUCE. (Actual Universidad del Azuay).

El 4 de Agosto de 1983, mediante convenio con elMinisterio de Educacin y Cultura, el Colegio adquiri el

carcter de Experimental. En Octubre de 1988, el Colegio

consciente de que la co-educacin conlleva a la formacin

integral, adquiri la modalidad de mixto.

Como implantacin de una poltica de Estado las

instituciones educativas experimentales tenan que rendir

cuentas de sus actividades, la institucin consciente de la

necesidad de crear un sistema de rendicin de cuentas de

su labor educativa a la sociedad, se acogi al Sistema de

Evaluacin y Acreditacin para Planteles Experimentales


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(SEAPE), se nombr un Comit de Calidad interno que

gestione un sistema de control basado en las Normas IS0

9001-2000.

A partir del ao 2002 todo el personal de la institucin

particip en seminarios de capacitacin; cada

departamento fue redactando sus procesos, registrando en

formularios, aprobando, revisando, codificando, ordenando

y protegindolos como evidencia de la realidad del proceso.

En Mayo de 2006 se recibi el Certificado de Calidad ISO

9001:2000, por ser ste aplicable a las organizaciones

que proveen servicios educativos estatales o privados; fue

una decisin que form parte del plan estratgico de laInstitucin; con esta acreditacin se garantizara que los

requerimientos de los grupos de inters (alumnos, padres

de familia, universidades y sociedad) se cumplieran

satisfactoriamente dentro de un proceso de mejora

continua.

La Norma de Calidad Internacional considera

indispensables realizar Auditorias Internas y Externas,

la labor de stas es inspeccionar cada una de las

dependencias y de acuerdo a las clusulas de la Norma

reportar las no conformidades encontradas. Las Auditorias


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Internas, actan dos veces al ao y las Externas enviadas

por la empresa Bureau Veritas cumplen su funcin una vez

al ao.

FILOSOFA INSTITUCIONAL

VISIN.- Nos proyectamos al futuro como Unidad

Educativa que ofrece un modelo alternativo de educacin

por competencias, basado en los principios de singularidad,

autonoma, socializacin y trascendencia, con apertura a

los cambios que la realidad del momento lo exija.

MISIN.- Nuestra misin es la formacin de nios y

jvenes competentes que respondan a los perfiles del

estudiante asuncionista, con habilidades, conocimientos yvalores slidos para continuar sus estudios superiores y su

transformacin personal y social.

VALORES INSTITUCIONALES.- Respeto, compromiso,

solidaridad, honestidad, responsabilidad, tolerancia,

coherencia, justicia, perseverancia y equidad.

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Implementar el Proyecto Educativo Institucional, a

travs de la educacin por competencias.


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2. Mejorar continuamente el servicio educativo, de

acuerdo al perfil del bachiller asuncionista.

3. Incrementar el nmero de servidores actualizados y

capacitados de acuerdo a las necesidades institucionales

4. Estandarizar los procedimientos en cada una de

las dependencias de la Institucin.

5. Poseer una infraestructura funcional y debidamente

financiada

POLTICA DE CALIDAD

Identificar constantemente los requerimientos denuestros clientes (universidades, sociedad y padres

de familia) en relacin a los servicios ofertados, para

la satisfaccin plena de sus necesidades.

Disear estrategias que permitan articular el perfil de

la Educacin Bsica y Bachillerato asuncionista, con

el perfil de ingreso a las universidades.

Revisar permanentemente los procesos

institucionales para generar una mejora continua.


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CAPITULO II

EL CONTROL INTERNO

CONCEPTO.- (COSO)1 Es el proceso realizado por el

Consejo de Directores, administradores y otro personal de

una entidad, diseado para proporcionar seguridad

razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las

siguientes categoras:

- Efectividad y eficiencia de las

operaciones.

- Confiabilidad de la informacin financiera

- Cumplimiento de leyes y regulaciones

aplicadas.

El control interno se basa en la proteccin a travs de todoslos instrumentos pertinentes., la cobertura adecuada de las

posibles contingencias y la verificacin de los sistemas de

preservacin y registro. El control interno es efectuado por

la gerencia y el personal, para enfrentarse a los riesgos,

dar una seguridad razonable de que en la consecucin de


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la misin de la entidad se alcanzarn los objetivos

gerenciales que son:

Ejecucin ordenada, tica, econmica, eficiente yefectiva de las operaciones

Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Salvaguarda de los recursos para evitar prdidas, mal

uso y dao.

1C COMITEE

O OF

S SPONSORING

O ORGANIZATION OF THE TREEADWAY COMMISSION.

OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

La direccin o mxima autoridad debe establecer, aprobar

y divulgar los objetivos del control interno para las distintas

actividades que desarrolla la entidad.


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a) La direccin de las entidades deben limitar las tareas

de sus unidades y servidores, de modo que exista

independencia y separacin entre funciones

incompatibles. Es conveniente evitar que todos los

aspectos fundamentales de una transaccin u operacin se

concentren en manos de una sola persona o unidad

operativa, dado que por tratarse de funciones

incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse

en errores, despilfarros, actos irregulares o ilcitos.

b) En toda transaccin de bienes o servicios, as como en

las dems actividades de gestin, deber tenerse presente,

el criterio de economa. La adquisicin econmica

implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidadapropiada, y al menor costo posible.

c) Todos los bienes que adquieran la entidad, deben

ingresar fsicamente a travs de la Unidad de Almacn,

antes de ser utilizados. Los ambientes asignados para el

funcionamiento de los almacenes, deben estar

adecuadamente ubicados, contar con instalaciones

seguras, y tener el espacio fsico necesario, que permita el

arreglo y disposicin conveniente de los bienes, as como

el control e identificacin de los mismos. Las personas a

cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en


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documentos, su conformidad con los bienes que ingresan.

Para el control de los bienes se debe establecer un sistema

adecuado de registro permanente del movimiento de stos,

por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas

que laboran en el almacn deben tener acceso a sus

instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento.

d) Cada entidad debe practicar anualmente inventarios

fsicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su

existencia fsica y estado de conservacin. La toma de

inventario, es un proceso que consiste en verificar

fsicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una

fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La

toma de inventarios permite contrastar los resultadosobtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de

establecer su conformidad, investigando las diferencias que

pudiera existir y proceder a las regularizaciones del caso.

El personal que interviene en la toma de inventarios fsicos,

debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo

el registro y manejo de los activos, salvo para efecto de

identificacin.

e) Solamente el personal autorizado debe tener acceso

a los bienes de la entidad, el que debe asumir

responsabilidad por su buen uso, conservacin, y custodia,


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de ser el caso. Acceso, es la facultad que tienen las

personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una

dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la

accin de utilizacin permanente de un bien, asignado a

una persona por el cuidado fsico de un bien. Los

servidores que laboran en una determinada dependencia

deben ser los nicos autorizados para utilizar los bienes

asignados, quienes estn en la obligacin de utilizarlos

correctamente, y velar por su conservacin.

f) Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han

perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja

oportunamente. La baja de bienes, es un proceso que

consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellosque han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber

sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como

las siguientes:

Obsolescencia tcnica

Inoperancia de los bienes, producidos por los

cambios y avances tecnolgicos.

Dao y/o deterioro

Desgaste o afectacin de los bienes debido al uso

continuo.


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Prdida y/o robo

Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los

controles, y/o circunstancias sustraccin.

Destruccin

Afectacin de los bienes por causas ajenas al manejo

institucional, (inclemencias del tiempo, actos de

violencia, etc.)

Excedencia

Bienes operativos que no se utilizan y se presume que

permanecern en la misma situacin por tiempo

indeterminado.

Mantenimiento y/o reparacin onerosa

Cuando el costo de mantenimiento y/o reparacin de

un bien es significativo, en relacin a su valor real.Reembolso y/o reposicin

Opera para los bienes asegurados cuando los

documentos contractuales correspondientes as lo

determinan.

Corresponde a la entidad establecer los procedimientos

administrativos para el tratamiento de la baja de bienes por

las causales invocadas anteriormente, en concordancia con

las normas legales vigentes. Igualmente, tales

procedimientos deben regular las acciones que deben

adoptar las entidades para los casos de transferencia,


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subasta, incineracin y/o destruccin o donacin de su

patrimonio mobiliario.

g) Cumplir con de leyes, reglamentos y otras normas

gubernamentales. Este objetivo se refiere al buen uso de

los recursos pblicos

h) Elaborar informacin financiera vlida y confiable

presentada con oportunidad. Se relaciona con las polticas,

mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin

para asegurar que la informacin financiera elaborada por

la entidad es vlida y confiable, al igual que sea revelada

razonablemente en los informes. Una informacin es vlida

porque se refiere a operaciones o actividades queocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser

considerada como tal; en tanto que una informacin

confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza.

LOS INVENTARIOS

ANTECEDENTES.- Desde tiempos inmemorables, los

egipcios y dems pueblos de la antigedad,

acostumbraban almacenar grandes cantidades de

alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de


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calamidades. Es as como surgen o nacen los inventarios,

como una forma de hacer frente a los periodos de escasez,

asegurar la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus

actividades normales.

Los inventarios son considerados dentro del Activo Fijos,

su valor representa uno de los ms onerosos de una

organizacin. El inventario aparece tanto en el Balance

General como en el Estado de Resultados.

DEFINICIN.- El inventario es el conjunto de bienes o

artculos que tiene la institucin para ser mantenidos o

consumidos en el momento de prestar servicios

OBJETIVO.- Proveer o distribuir adecuadamente los

materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a

disposicin en el momento indicado, para as evitar

aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo

satisfacer correctamente las necesidades reales de la

empresa, a las cuales debe permanecer constantemente

adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser

atentamente controlada y vigilada.


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COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Entre los Componentes de Control Interno estn: las

Actividades de Control, Sistema de Informacin y

comunicacin.

ACTIVIDADES DE CONTROL.- Son las acciones que

realiza la administracin para cumplir con las funciones

asignadas en toda la organizacin. Implica la forma

correcta de hacer bien las cosas, son actividades de

deteccin y prevencin; tambin son las polticas y

procedimientos establecidos para disminuir los riesgos y

lograr los objetivos.

Entre las actividades de control de deteccin y prevencinestn las siguientes:

- Procedimientos de autorizacin y

aprobacin

- Segregacin de funciones

- Controles sobre acceso de recursos y

archivos

- Verificaciones, constataciones fsicas

- Revisin de desempeo operativo

- Revisin de procesos, operaciones y

actividades.


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El control interno de los inventarios se inicia con el

establecimiento de un departamento de compras, que

deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo

un procedimiento.

Un buen control interno sobre los inventarios incluyen

las siguientes medidas:

1.- Conteo fsico de los inventarios peridicamente, no

importa que sistema se utilice

2.- Confrontar los inventarios fsicos con los registros

contables.

3.- Mantenimiento eficiente de procedimientos en compras

y recepcin

4.- Almacenamiento para protegerlo contra el robo, dao o

descomposicin5.- Permitir el acceso al inventario solamente al personal

que no tiene acceso a los registros contables

6.- Comprar el inventario en cantidades econmicas

7.- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir

situaciones de dficit.

8.- No mantener un inventario almacenado demasiado

tiempo, evitar el gasto en artculos innecesarios

9.- Proteger los inventarios con una pliza de seguro.


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SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN.- Los

mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e

informar sobre las operaciones administrativas y financieras

de una entidad. La calidad y oportunidad de la informacin

afecta la capacidad de la mxima autoridad para adoptar

decisiones adecuadas que permitan controlar las

actividades y preparar informacin confiable. El sistema de

informacin permite a la mxima autoridad evaluar los

resultados de su gestin en relacin a su nivel de

desempeo.

Los factores que conforman un sistema de informacin y

comunicacin son:

-Estrategias y sistemas integrados de informacin

- La calidad y oportunidad de la informacin- Comunicacin e informacin interna y externa

- Medios para la comunicacin

- Evaluacin

La evolucin de los sistemas de informacin es tal que en

un momento debern idearse mtodos de control para

stos como los siguientes:

- Sistema en lnea proveedor-cliente

- Sistemas de inventario permanente

- Sistemas de informacin general

- Sistema de informacin como herramienta de control


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POLTICAS DE CONTROL INTERNO

DEFINICIN.- Son planes permanentes que establecen

parmetros generales para la toma de decisiones.

Es una orientacin verbal escrita e implcita que fija la

frontera en los lmites y direccin general en la cual se

desenvuelve la accin administrativa. Son guas amplias

dinmicas y elsticas que necesitan interpretacin para

poder utilizarse. Stoner y otros (1995 pag. 244).

IMPORTANCIA.- Las polticas que adopten las

instituciones son esenciales para lograr el xito de un plan

adems por:

Facilitar la delegacin de autoridad Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre

albedro ciertas decisiones

Evitan prdidas de tiempo a los Auditores al minimizar

las consultas innecesarias que puedan hacer sus

colaboradores

Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones

en determinadas actividades

Contribuyen a lograr objetivos de la empresa

Proporcionan uniformidad y estabilidad en la toma de

decisiones

Facilitan la induccin del nuevo personal


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CAPTULO III

LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

APLICACIN DE POLTICAS.- El Colegio Fiscomisional

Experimental Asuncin mantiene las siguientes polticas

de Control Interno para administrar sus inventarios.

1.-El tratamiento de bienes fiscales como particulares se

basan en las siguientes Leyes, normas, reglamentos y

manuales.

- Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador.

Reg. Oficial febrero de l997

- Reglamento General de Bienes del sector pblico.Reg. Oficial 3 octubre de 2006

- Reglamento para la distribucin de bienes muebles

obsoletos. Reg. Oficial agosto de 1985

- Reglamento para enajenacin de activos improductivos.

Reg. Oficial abril de l993

- Normas de Control Interno. Reg. Oficial octubre de

2002

- La Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control

(LOAFYC)

- Ley de Presupuestos del Sector Pblico.

- Manual General de Contabilidad Gubernamental


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- Normas para el clculo y registro de la depreciacin y

correccin monetaria Reg. Oficial de julio de 1996

- Manual General de Administracin y Control de los

Activos Fijos del Sector Pblico. Reg. Oficial mayo de 1997

- En la Norma ISO 9001-200, de los Procedimientos de

Recursos Humanos,

Guardalmacn, Infraestructura, Servicio al Cliente y

Ambiente de Trabajo. Marzo 2006

- Manual de Funciones Colegio Asuncin 7 de abril

de 2008.

2.- En el mes de mayo se solicita a las reas utilizar el

formulario de requerimiento de materiales para el siguiente

ao lectivo; las autoridades analizan y definen prioridades.ANEXO 1 Solicitud de requerimientos de materiales y

suministros

3.-El presupuesto anual aprueban el Consejo Directivo, la

Colectora y la Contadora; cada ao se aprueba el Plan de

adquisiciones.

4.-Al solicitar bienes que no consta en el plan de

adquisiciones, el Sr. Rector autoriza la dotacin de

recursos de forma directa, siempre y cuando los montos no

exceden al 0,8 por mil ($1.500) del presupuesto global del


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ao, caso contrario se deben seguir los procedimientos

establecidos para el efecto.

5.- La Solicitud de requerimiento de bienes debe ser

dirigida al Sr. Rector o al Consejo Directivo.

6.- En el departamento de Guardalmacn se registran los

proveedores ANEXO 2 Formulario para registro de

proveedores

7.-Una comisin autorizada califica a los proveedores de

acuerdo a requisitos establecidos. ANEXO 3

Registro de calificacin de proveedores

8.- Los egresos del Departamento de Guardalmacn se

registran mediante recibos en o actas de entrega-

recepcin ANEXO 4 Acta de entrega-recepcin

9.- En forma mensual el Guardalmacn informa a

Colectura el total de egresos.

10.- El Consejo Directivo nombra comisiones para las

constataciones fsicas en los departamentos queda como

constancia la respectiva acta. ANEXO 5 Acta de

constatacin fsica


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11.-Los bienes obsoletos, inservibles, deteriorados se dan

de baja siguiendo los procedimientos que exige la ley, tanto

para los bienes particulares como fiscales. ANEXO 6

Ejemplo de Acta de baja de bienes

12.- En algunos departamentos realizan auditorias en forma

quimestral y anual Auditorias Internas e Externas

respectivamente.

EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

GENERALIDADES.- Las Normas de la familia ISO 9.000,

ISO 14.000 (Gestin Ambiental) y de la familia ISO 18.000 (Seguridad industrial y salud ocupacional), son el resultado

del trabajo interactivo de comits tcnicos formados por

profesionales de universidades, empresas y entes oficiales

de 174 pases, coordinados en la Internacional

Stadardization Organization (ISO) con sede en Ginebra.

En estas normas se percibe cada vez ms fuertemente,

una energa homocentrista que da la pauta para el futuro

de la tecnologa de Calidad. Rosero (2004- pag. 29)

Vivimos en un mundo donde el cliente asume, cada vez

ms el rol de testigo, fiscal y juez, pues al decidir qu


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comprar define si una empresa o institucin sigue en el

mercado; las probabilidades de xito de stas ya no

dependern del nivel de calidad de sus procesos, sino ms

bien de la velocidad con que procesen su informacin,

tanto internamente como con sus clientes

La cultura de calidad es imprescindible en los gerentes del

siglo XXI: el ser anticipativos. Si la velocidad de la

informacin ser el paradigmade las prximas dcadas,

preparmosle la pista de aterrizaje viviendo a fondo el

paradigma del cambio de siglo que es la calidad de los

productos y servicios. Rosero (2004- pag. 30)

El Sistema de Calidad es aplicable a todo tipo deorganizacin que provea servicios educativos tanto

estatales como privados, la Norma ISO 9001-2000 respeta

la independencia del usuario de construir su propio servicio.

La Norma contiene 8 clusulas siendo estas las

siguientes:

CLASULAS GENERALES

0 Introduccin 1 Objeto y Campo de

aplicacin de la Norma


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2 Referencias Normativas 3 Trminos y

definiciones

CLUSULAS OPERATIVAS

4 Sistema de gestin de calidad 7

Realizacin del Servicio

5 Responsabilidad de la Direccin 8

Medicin, anlisis y mejora

6 Gestin de los recursos

Para que una organizacin funcione en forma eficaz se

tiene que identificar y realizarProcesos, stos transforman los elementos de entrada

en resultados Ejemplo:


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RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIN

GESTIN DE LOSRECURSOS

REALIZACIN DEL PRODUCTO

PROCESOS

MEDICIN, ANLISISY MEJORA

CLIEN

TE

REQUISI

TOS

CLIEN

TE

SATISFACCIN

PRO-DUCTO

MEJORA CONTNUA DEL

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

ENTRADAS SALIDAS

Modelo de gestin

El xito de un Proceso est basado en el denominado

crculo de Demingque contempla cuatro pasos: Planificar,

hacer, verificar y actuar.

CLASES DE PROCESOS.

- Macroprocesos.- Son procesos globales, vitalesinciden en la calidad del servicio (Proceso dePlanificacin acadmica), son realizados por el

Consejo Directivo y el Comit de calidad, para cumplir

PLANIFICAR

VERIFICAR

HACERACTUAR


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con los objetivos y polticas institucionales. Se refierea la planificacin estratgica y los lineamientos deaccin bsicos, la estructura organizacional y lagestin de calidad entre otros.

- Procesos claves.- Son los que monitorean y dansoporte al Macro proceso, son esenciales en lainstitucin, destinados a llevar a cabo actividades paraejecutar las polticas y estrategias relacionados conlos servicios que ofrecen a sus clientes. (Proceso deGestin Administrativa, Procesos de Planificacin,asignacin y control de recursos, Procesos de

Compras).

- Procesos de soporte o paralelos.- Son los queayudan a los procesos claves se encargan deproporcionar personal competente, reducir losriesgos de trabajo, preservar la calidad de losmateriales, equipos y herramientas, mantener lascondiciones de funcionamiento, coordinar y controlar

la eficacia del desempeo administrativo yoptimizacin de los recursos. (Proceso demantenimiento de instalaciones elctricas y sanitarias;Proceso del departamento de informtica;mantenimiento del Hardware y Software). Ejemplo:ANEXO 7 Macroprocesos Institucionales

Para desarrollar un Proceso se hace necesario numerosas

actividades relacionadas entre s a las que se les denominaProcedimientos; se debe utilizar una representacingrfica simblica denominada Flujograma. En este grficose muestra cada actividad en forma secuencial,proporcionando al lector experimentado una imagen claradel sistema; tambin se puede observar claramente a losresponsables, fuentes, registros de respaldo y distribucinde documentos. Ejemplo: ANEXO 8


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Las clusulas de la Norma ISO 9001-2000 que se

relacionan directamente con el Departamento de

Guardalmacn son la 7 y 8; a continuacin se sintetiza su

contenido.

Dentro la clusula operativa 7 REALIZACIN DEL

SERVICIOest el Proceso de Compras La organizacin

debe asegurarse de que el producto adquirido cumple con

los requisitos de compra especificados; debe evaluar y

seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad

para suministrar productos; deben establecerse criterios

para la seleccin, evaluacin y reevaluacin; deben

mantenerse los registros de los resultados

de las evaluaciones. Rosero (2004 pg. 122). La

Institucin mantiene el control de los inventarios como

sugieren las Leyes del Sector pblico, el Reglamento

General de Bienes, las Normas y Polticas de Control

Interno; progresivamente ha ido incorporando registros

para el proceso de compras, elaborando flujogramas.

La clusula 8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA la

organizacin debe llevar a cabo auditorias internas

tomando en cuenta el rea a auditar, la objetividad e

imparcialidad; el procedimiento debe ser documentado para


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analizar e informar de los resultados; tomar acciones sin

demora para eliminar no conformidades mediante

acciones correctivas y preventivas siempre con el afn

de una mejora continuaen cada proceso.

A partir de abril de 2006, fecha de la Certificacin se fue

organizando en forma paulatina algunos los procedimientos

relacionados con el proceso de compras como es la

calificacin de los proveedores, se cuenta con 47 empresas

proveedoras calificadas ANEXO 9 Listado de

Proveedores.

En el mes de abril de 2007 luego del informe de Auditoria

Externa, las autoridades vieron la necesidad de que existaun Supervisor para Proveedores; de all a la fecha se

evala a los proveedores en forma mensual como se

puede observar en el ANEXO 10 Registro de evaluacin

de proveedores

En el mes de marzo del presente ao, se efectu la

Auditoria Externa a algunas dependencias, esta vez se

detect no conformidades menores en el Departamento

de Guardalmacn:


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1.- La evaluacin a proveedores contiene parmetros

cualitativos se debe seleccionar aquellos que sean

cuantitativos para efectos de comparacin.

El departamento de Calidad junto al Guardalmacn y el

Supervisor de Proveedores dieron solucin, elaborando un

nuevo formato en el que se pueden registrar valores en

porcentajes. ANEXO 11 Indicadores

IMPLEMENTACIONES AL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO DE INVENTARIOS

El Colegio Asuncin cuenta con oficinas y dependencias

como el Departamento de Guardalmacnque fue creadopor resolucin del Consejo Directivo en el ao 1989 siendo

ste anexo a Colectura, en esa poca el control de los

inventarios se los realizaba en forma manual utilizando

tarjetas de Kardex, desde esa fecha hasta hoy ocupa el

cargo de custodio de los bienes el Sr. Clber Montero.

Desde el ao 1996 por el avance de la tecnologa y

crecimiento del establecimiento se comenz a utilizar

programas informticos sencillos los mismos que

facilitaban las labores de registro, contabilidad y control.


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Este departamento es clave en la Institucin, se encarga

de adquirir, distribuir y salvaguardar los bienes necesarios

para brindar el servicio educativo.

Para implementar el Sistema de Control Interno de los

inventarios se utilizaron las Tcnicas de: Observacin

directa, a las actividades que se desarrollaban en el

departamento. Entrevista a los departamentos de

Contabilidad, Colectura y Guardalmacn. Recoleccin de

informacin por medio de una encuesta de 6 preguntas a

20 departamentos (mes de diciembre) para conocer sobre

el trabajo que realiza el Guardalmacn y las actividades

de control que ejerce; los resultados constan en el

ANEXO 12 Encuesta a departamentos y Cuestionario deControl Interno.

A continuacin se hace referencia a tres aspectos

importantes que servirn para Implementar el Control

Interno de los Inventarios de muebles, equipos, materiales

y suministros del Colegio Asuncin.

ORGANIZACIN

El departamento de Guardalmacn funciona en el horario

7:00 a 15:00. Entre algunas actividades que se desarrollan

estn:


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- Obtener pro-formas

- Realizar adquisiciones determinadas por las autoridades

- Participa en la entrega recepcin de bienes

- Elabora diariamente recibos o actas de entrega-recepcin.

- Archivo de actas por departamentos.

- Realiza constataciones fsicas.

- Mantiene actualizado los registros de ingresos y egresos

de cada artculo

- Prepara informes para trasladar, reparar o dar de baja los

bienes

- Informa a contabilidad en forma mensual sobre los gastos

y traspaso de bienes en los departamentos

Muchas veces el custodio debe cumplir con sus tareas,dentro y fuera de la institucin por lo que el departamento

permanece cerrado sin atencin. Para solucionar este

inconveniente se debera:

a) Reorganizar el departamento nombrando un

ayudante; de tal forma que sustituya en la atencin.

b) Colocar un horario de atencin para que los

usuarios se rijan a l y no se interrumpan las dems

actividades, adems para que el custodio pueda


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desplazarse dentro de la institucin sin causar

inconvenientes.

Los materiales y suministros permanecen colocados en

estantes sin ninguna identificacin:

a) Se debera colocar dentro de la bodega

sealizacin, para distinguir entre stock de bienes

particulares y fiscales.

PROCESOS

En un proceso de compra se dan los siguientes

procedimientos: autorizacin, designacin de unacomisin, solicitud de pro formas, anlisis comparativo de

la mejor oferta y finalmente adquisicin.

- La Comisin de Finanzas consta en el Manual de

Funciones del 2008 como la encargada directa de

algunas de las actividades citadas; en la actualidad

no participan en ninguna de ellas por lo tanto las

autoridades debera solicitar su colaboracin o

enmendar dicho Manual. En el Sistema de Gestin

colabora el Supervisor de proveedores podra

integrarse tambin a este equipo.


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Para el suministro de materiales el Guardalmacn revisa la

existencia y procede a ingresar los datos en forma digital,

completa el procedimiento con la firma del interesado;

algunos servidores no acuden personalmente, envan a

otras personas en su lugar, no se puede registrar su firma

en el recibo; sin embargo el custodio da paso a la solicitud.

- Esta situacin genera malestar, confusin, olvido y el

hecho de tener que ubicar al funcionario dentro del

plantel; debe comunicarse a todos sobre la necesidad

de acudir en forma personal.

Algunas empresas se hacen presentes para ofertar susproductos, se les indica que se la Institucin cuenta con el

Sistema de Gestin de Calidad por lo que se les solicita

documentos; para ser calificados deben alcanzar como

mnimo el 70/100.

- Considero que el porcentaje es alto, se debe reducir

al 50% para dar opcin a empresas pequeas que

tienen excelentes ofertas, muchas de ellas no

regresan ya que miran esto como una traba.


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Cuando la Institucin debe adquirir bienes costosos decide

pedir ofertas a las que estn calificadas, se pide en sobres

cerrado, la comisin asignada decide la mejor oferta.

- Se debera tener como poltica agradecer por escrito

a cada una de las empresas participantes; se nota que en

las siguientes oportunidades ya no tienen la voluntad para

participar.

Para receptar las compras el Sr. Guardalmacn debe estar

presente.

- Cuando se trate de la compra de muebles y equipos,

adems del custodio se debe exigir la presencia dela comisin que estuvo encargada de todo el proceso,

deben comunicar el da y la hora de la recepcin para

todos acudan a verificar las caractersticas solicitadas.

Las autoridades deben concientizar a todos los miembros

de la institucin sobre la importancia del cuidado y

responsabilidad en el manejo de los bienes.

CODIFICACIN

En las Bodegas se tienen almacenados diferentes bienes

de acuerdo a sus caractersticas, al entregar siempre se

producen confusiones entre lo fiscal y particular.


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- Se debe proceder a sealizar en los estantes esto

evitara confusiones.

Los bienes muebles, equipos de oficina y equipos de

computacin tanto de lo fiscal como de lo particular se los

codifica con una letra F y con una P, el custodio explica

que es por falta de tiempo, no encuentra un mtodo

sencillo y eficaz para marcarlos.

- Se deber realizar la codificacin de los bienes

muebles, equipos de oficina y equipos de computacin de

manera inmediata a la recepcin. En algunos bienes se

observa el cdigo anterior 42-01-001-5432 CAF.

- Para la codificacin de bienes Muebles, equipos de

oficina y computacin de la Escuela y del Colegio, se

deber tomar en cuenta que existen bienes fiscales y

particulares. Con el paso de los aos los cdigos de

muchos bienes se han desvanecido por el uso. Se

debe volver a codificar todos.

- La Codificacin debera ser de la siguiente manera:

contener al inicio abreviaturas de Escuela o Colegio;

Fiscal o Particular, el grupo pertenece (muebles,


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equipos de oficina o computacin); si es un bien fiscal

la numeracin comenzar con 14.101.000000001 que

es como se registra el rubro de bienes en la

contabilidad Gubernamental. Un ejemplo sera:

Si se adquiere un computador para el colegio con fondos

fiscales y un escritorio para la escuela con fondos

particulares.

a) C.A.F.E.C. 14.101.000000002 b) E.A.P.M. 1.2

000000000001

El control interno de los equipos de computacin escomplejo, existen en la institucin alrededor de 150

unidades, estn ubicados en oficinas, departamentos y

aulas. Son bienes que tienen una vida til de tres a cinco

aos, la inversin en estos activos es onerosa pero

indispensable; en la actualidad no se tiene claro un

procedimiento para el tratamiento de estos bienes, sugiero

que se deben considerar los siguientes aspectos:

- Se deben cerciorar del tiempo de garanta de los

componentes del equipo, por posibles reclamos.


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- Al adquirir se debe verificar todos los nmeros de

series de los componentes internos (disco duro,

memoria Ram, procesador) y de las partes externas

(monitor, teclado, mouse, impresora, parlantes) (Se lo

realiza tomando una muestra indistintamente para ver

si coincide la numeracin que viene desde el

almacn). Mantener registros de manera impresa y

digital.

- Se debe grabar el cdigo con un pequeo esmeril.

- Al igual que en los bienes muebles se debe

diferenciar con cdigos, para su ubicacin.

- Se debera comunicar por escrito al Sr. Guardalmacn

y en forma mensual sobre los cambios realizados enlos componentes internos de los equipos por dao,

obsolescencia, de igual manera si se ha hecho un

movimiento de un departamento a otro. Esto no se lo

hace, trae muchas dificultades en el momento de la

toma fsica del inventario

- Para dar de baja se debe nombrar una comisin

integrada por un miembro del rea de Computacin o

de personas que tengan conocimiento al respecto.

Actualmente se nombra a personas en forma indistinta

muchas veces desconocen de tecnologa.


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- El nuevo programa informtico SINET asegura que

el departamento de Computacin tendr acceso en

red con el departamento de Guardalmacn, de esta

manera en forma automtica los cambios ocurridos.

Todava no est activa esta opcin.

CAPTULO IV

CONCLUSIONES

El Control Interno en la actualidad se ha tornado

indispensable en las empresas e instituciones, hoy en da

se existen nuevas metodologas que plantean su eficienciapara que la Direccin consiga los objetivos que persigue.

El Sistema de Gestin de Calidad a travs de las Normas

ISO 9001-2000 colabora directamente con el control

interno, fomenta la evaluacin de los procesos mediante

Auditorias Internas y Externas. El criterio de los auditores

cuenta en el momento de decidir que informacin amerita

ser reportada a las partes interesadas, as como la

responsabilidad de que el reporte sea sustentado por

documentacin veraz.


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En el Departamento de Guardalmacn del Colegio

Asuncin a pesar de mantener el Sistema de Gestin de

Calidad se presentan algunas desviaciones que debilitan su

control Interno.

- Inadecuada separacin de funciones concentra

actividades en una sola persona como es el caso del

Guardalmacn que puede provocar ocultamiento de

fraude, error, omisin.

- Los procedimientos para el tratamiento de los Equipos

de Computacin no son claros.

- En los departamentos de Computacin, laboratoriosde Fsica, Ciencias Naturales y Qumica es necesario

hacer la toma fsica del Inventario, se han elaborado

actas de entrega- recepcin en aos atrs.

- No se realizan toma fsica en forma peridica de todos

los inventarios

- Falta de comunicacin, se desconoce el lugar donde

se puede ubicar al custodio para solicitar materiales.


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De lo antes sealado se tiene que la causa que origina

tales desviaciones es el hecho de que la Institucin

que crecido de tal manera que una sola persona no puede

abarcar con tantas actividades al mismo tiempo.

Otras de las causas que han originado las desviaciones en

el Control Interno del Colegio es que no se contaba con el

Manual de Funciones y el que existe tiene algunos errores

por consiguiente ste se debe modificar.

Considero que a pesar de todos los errores que se puedan

generar en el tratamiento de los inventarios, en la

institucin se controla de mejor manera que en otras; el

custodio posee registros al da, conoce de la procedencia yubicacin de todos los bienes, se puede aseverar que los

inventarios estn correctamente organizados y

controlados.

No est por dems hacer rectificaciones a los

procedimientos en forma inmediata como sugiere la Norma

ISO para que el Control Interno resulte eficaz.


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RECOMENDACIONES

La Comisin de Finanzas est conformada por un

grupo cinco personas que son elegidas por las autoridades

al inicio del ao lectivo; desde hace algunos aos atrs no

se le permite participar en ninguna de las actividades que

cita el Manual de Funciones.

Se sugiere a las autoridades tomar en cuenta el trabajo

que puede desarrollar esta Comisin ya que todas las quenombra el Manual, las est realizando el Supervisor de

Proveedores, el trabajo resulta no ser equitativo.

- Al momento de solicitar la adquisicin de bienes se

debe observar la lista de proveedores calificados, la

misma que se mantiene en el Departamento de Gestin de

Calidad y Guardalmacn

-Ver la posibilidad de que otra persona colabore

directamente en el Departamento de Guardalmacn para

que en ese el lugar se atienda ininterrumpidamente;muchas de las veces por tantas solicitudes al mismo tiempo

suele confundir el registro de egresos

- Es necesario socializar las disposiciones legales

respecto al buen uso y mantenimiento de los bienes que

pertenecen a la institucin especialmente aquellos que


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pertenecen al fisco, la falta de conocimiento al respecto lo

que hace que se cometan irregularidades que pueden ser

motivo para una glosa.

- Se debe buscar el mecanismo para que se

comunique del traslado bienes a otros departamentos, el

custodio lleva registros por separado de lo que existe en

cada dependencia, por movilizar a otro se originan

conflictos el momento de una toma fsica.

- Tambin debe encontrar un mecanismo para

comunicar a los servidores sobre el lugar donde se puede

localizar al custodio si se lo necesita con urgencia.

GLOSARIO

Actividades.- Conjunto de tareas desarrolladas en una

organizacin

Actividades de control: Se refieren a las acciones que

realiza la Gerencia y otro personal de la entidad para

cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son

importantes porque en si mismas implican la forma

correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el


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dictado de polticas y procedimientos y la evaluacin de su

cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para

asegurar el logro de objetivos de la entidad.

Actuar.- Tomar acciones para mejorar continuamente el

desempeo de los procesos

Accin preventiva.- Son acciones para eliminar las causas

de las no conformidades

Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas

a la ubicacin temporal de los bienes en un espacio fsico

establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean

trasladados a las dependencias que los soliciten.

Aplicacin.- Procedimientos programados a travs de

alguna herramienta tecnolgica, que permite la

administracin de la informacin y la oportuna toma de

decisiones.

Auditoria ..- Examen, objetivo, sistemtico, profesional e

independiente, aplicado a una organizacin por un auditor

completo.


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Autorizacin.- Es la forma de asegurar que slo se

efectan operaciones y actos administrativos vlidos, y de

acuerdo con lo previsto por la direccin.

Baja de bienes: Es un proceso que consiste en retirar

todos aquellos bienes de activo fijo, que han perdido la

posibilidad de ser utilizados por la entidad, por haber sido

expuestos a acciones de diferente naturaleza

(obsolescencia, deterioro, prdida o destruccin).

Calidad.- Grado en el cual un conjunto de caractersticas

inherentes cumple con los requisitos.

Crculo de Deming.- Proceso en forma circular que tiene

cuatro pasos: planificar, hacer, verificar y actuar.

Cliente.- Organizacin o persona que recibe un producto o

un servicio (padres de familia, los educandos y las

entidades pblicas y privadas que contratan un curso o un

seminario para sus empleados)

Confidencialidad.- Es la garanta de que slo el personal

autorizado accede a la informacin preestablecida.

Control Interno.- Proceso realizado por el Consejo de

Directores, administradores y otro personal de una entidad,


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diseado para proporcionar seguridad razonable, mirando

el cumplimiento de los objetivos.

Diagrama de Flujo.- Es una representacin grfica

simblica de un sistema o serie de procedimientos

mostrando cada uno de ellos de forma secuencial,

proporciona al lector experimentado una imagen clara del

sistema, muestra la divisin de responsabilidades, fuentes

y distribucin de documentos.

Eficacia.- Capacidad de un producto o servicio de lograr

los resultados esperados.

Eficiencia.- Capacidad de usar la menor cantidad posiblede recursos para obtener el resultado esperado.

Evaluacin.-Capacidad de analizar, estudiar y considerar

lo examinado.

Hacer.- Implementar los procesos

Informacin.- Cualquier forma de registro electrnico,

ptico, magntico o en otros medios, previamente

procesado a partir de datos que pueden ser almacenados,


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distribuidos y sirven para anlisis, estudios y toma de

decisiones.

Indicadores.- Medicin para saber cmo se est

cumpliendo el proceso.

ndices.- Porcentaje o valor real obtenido al final de un

proceso.

Infraestructura.- Instalaciones que permiten alojar los

recursos fsicos relacionados con la tecnologa de

informacin.

Insumo.- Es el conjunto de materiales, datos o informacinque sirven como entrada a un proceso Rosero

Manual de normas y procedimientos.- Expresa de forma

analtica las actividades administrativas a travs de las

cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, as

como la enunciacin de normas bsicas que regirn cada

una de las actividades

Mejora continua.- Se consigue con las acciones

preventivas, correctivas y el respaldo de todos los


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funcionarios y trabajadores de la entidad

comprometindose a no reincidir.

No conformidad.- Es el producto que se presenta en el

proceso o al final de ste; posee fallas, problemas, errores,

debilidades, etc.

Organizacin.- Conjunto de personas e instalaciones

ordenadas segn un esquema de responsabilidades,

autoridades y relaciones.

Planificar.- Establecer los objetivos y procesos

necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los

requisitos del cliente y las polticas de la organizacin

Proceso.-Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o interactuantes, las cuales transforman

elementos de entrada en resultados.

Producto.- Resultado de un proceso (el educando, pues en

l radican y cristalizan los buenos y malos resultados del

proceso educativo; constituyen la primera y ltima razn de

ser de la educacin; es imposible separar la persona de la

evaluacin de resultados) Marcelo Rosero


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Procedimiento.- Es el mtodo que especifica los pasos a

seguir para cumplir un propsito determinado.

Poltica de Calidad - Son planes permanentes que

establecen parmetros generales para la toma de

decisiones.

Seguridad de la informacin.- Mecanismos implantados

que garantizan la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de la informacin y los recursos relacionados

con ella.

Verificar.- Realizar el seguimiento y medicin de los

procesos y los productos respecto a las polticas, losobjetivos y los requisitos para el producto e informar sobre

los resultados.


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BIBLIOGRAFA

Referencias de fuentes impresas

Leyes

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Reglamento

General de Bienes del sector pblico Reg. Oficial 3

octubre de 2006.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Curso de

Control de Bienes en el Sector

Pblico Direccin Regional 2- Cuenca 22 de abril de

2005.

Manual General de Administracin y Control de los

Activos Fijos del Sector Pblico Registro Oficial 7 de

mayo de 1997.

Manual de Contabilidad Gubernamental para los

Colegios ao 2001

COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual

de Procedimiento Interno

para Inventarios Diciembre de 2007

COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual

de Funciones marzo 2008

Libros

ROSERO Aguirre Marcelo El da en que los ngeles

perdieron las alas


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Gua para implantar un sistema de Calidad ISO 9000 en la

Educacin Primaria, Media y Universitaria EMAAP-Q

Quito-Ecuador 2004

STONER, FREEMAN Y GILBERT Administracin EditorialPrentice Hall 1995

CASHIN J. y otros Enciclopedia de la Auditoria Tomo 1,

Editorial Ocano, edicin 1993 Espaa.

Tesis Publicada

Patricia Quezada, Catalina Romero 2006 Tesina sobreTeora del control Interno aplicado a la empresa Los

Cofanes previo a la obtencin del ttulo de Contador

Pblico Autorizado, Universidad de Cuenca.

Pginas de Internet

www.contralora.gov.ec/normativa/NTCI-PRES-INDICE

www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMAS-TECNICAS-DE-CONTROL-INTERNO

www.monografias.com/trabajos11/conin.shtml64


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ANEXO No. 1

COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"

SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DE SUMINISTROS Y MATERIALES

RGA-7.4-01

FECHA: . N ..

DEPARTAMENTO:

CANTIDAD DESCRIPCIN Escuela Colegio

Almohadillas Pelikan

Archivador tamao oficio

Archivador tamao telegrama

Borradores BR-40

Borradores blancos PZ 20

Borradores de pizarrnCajas de Acuarelas

Cajas de Alfileres

Cajas de Chinchetas

Cajas de clips andino

Cajas de crayones

Cajas de grapas grandes

Cajas de grapas pequeas

Cajas de hojalillos

Cajas de pinturas a colores

Cajas de temperas

Carpetas plsticasCartulina negra pliegos

Cartulina bristol pliegos

Cartulina tamao A 4

Cinta masking tape

Cinta Scosh

Cinta de embalaje

CD Grabable

CD Regrabable

Compases pequeos con tornillo

Cuadernos 100 hojas pequeos espirales

Cuadernos 100 hojas universitarios

Cuadernos 60 hojas

Cuadernos 60 hojas espirales pequeos

Cuchillas grandes

Cuchillas pequeas

Diskettes Maxel

Esferos Bic punta fina

Esferos Bic punta media

Folder Nacional o Carpeta de cartulina

Frascos de Peganol o Gomeros

Frascos de tinta para Almohadilla

Paquetes de 500 hojas de papel bond

Paquetes de 50 hojas de papel perforado a cuadros

Pliegos de Fomix de varios colores


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Tijeras

Lapiz con borrador

Frascos de liquido corrector pluma

Juegos de marcadores de 12 colores

Marcadores de pizarrn

Marcadores punta finaMarcadores resaltadores

Marcadores de cartulina Snowman 400 gruesos

Marcadores para fomix

Pinceles Nro. 2

Pinceles Nro. 6

Cajas de plastilina

Pega Stick en barra

Pliegos de papel bond 120 gramos

Pliegos de papel de brillo

Pliegos de papel de seda

Plegos de papel peridico

Registros de control

Reglas plasticas grandes 50 cmt

Reglas pequeas 30 cmt

Tiza blanca

Tiza de colores

Laboratorios, Conserjes, Audiovisuales, Imprenta, Dpto.Mdico, Dpto. Odontolgico, Guardalmacn, Dibujo anote acontinuacin listado de requerimientos de suministrospropios de su rea:


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Sr. Proveedor:

ASPECTOS A EVALUARDATOS LLENADOS POR ELPROVEEDOR ADJUNTANDODOCUMENTOS DE RESPALDO

EV ALUACIN POR LAUNIDAD EDUCATIVA( Es pacio a s e r lle nadopor e l Plantel)

REQUISITOS LEGALESRazn social

Representante legal

N de cdula

RUC

N Carn profesional o artesanal vigente ( en casode proveedores de servicios)

REQUISITOS DE CALIDAD: Adjuntar listado deproductos o servicios que puede ofrecernos y susmarcas

SERVICIO DE ENTREGA: Indicar s i cuenta conservicio de entrega o atencin a domicilio

SERVICIOS DE POST VENTA: Indicar si suempresa o negocio ofrece este servicio y detallar

en que consiste

RELACI N COMERCIAL PREVIA: Indicar si hamantenido o mantiene una relacin comercial connuestra Institucin (hace cunto tiempo?)

RECOM ENDACIONES:Adjuntarcertificados declientes que acrediten que han recibido de su parteun buen servicio o producto

Si el proveedor es de materiales didcticos, previoa la compra se adjuntar un informe del Jefe derea

Si es proveedor nico de bienes o serv icios sercalificado automticamente

PARA CAPACITADORESLos capacitadores de la Direccin de Educacin olos del Plantel son calificados directamente

Otros capacitadores deben adjuntar justificativosde su experiencia en el tema

Atentamente,

Lcdo. Walter Auquilla TernRECTOR

ANEXO No. 2

POR POLTICA DE LA INSTITUCIN, EST PROHIBIDO ALPERSONAL DEL PLANTEL DE SOLICITAR O RECIBIROBSEQUIOS O COMISIONES A NIVEL PERSONAL EN

COMPRAS. EL INCUMPLIMIENTO DE ESTA DISPOSICINSER CAUSA PARA SUSPENDER NUESTRA RELACINCOMERCIAL.

Informamos a Ud.(s) que el Colegio Fiscomisional Experimental "La Asuncin", ha implementado un Sistema de Gestin deCalidad bajo la norma ISO9001:2000, y ha establecido que las compras que sean necesarias realizar se las efectuar aproveedores calificados

Nota: Sr. Proveedor le informamos que anualmente o antes, si es necesario, estos datos deben seractualizados y que al momento de recepcin de las adquisiciones, evaluamos si los productos estndentro de las especificaciones establecidas, si se cumple co

UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN"

FORMULARIO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES


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Criterios:Puntaje

ObtenidoCriterios:

PuntajeObtenido

Nombre del Proveedor: Comercial Salvador Pacheco Nombre del Proveedor:DISCOMSA

- Requis itos legales : - Requis itos legales :Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20 Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20

- Requis itos de calidad: - Requis itos de calidad:

* Productos que ya han sido utilizados y de marcasreconocidas dentro de lainstitucin.... 30 Puntos.

30


30

* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcasreconocidas ... 20 puntos.


- Servicios ofrecidos por la empresa: - Servicios ofrecidos por la empresa:

* Entrega de productos en la institucin...20 puntos

* Entrega de productos en la institucin...20 puntos

20

* Entrega de productos en sus locales comerciales..10 puntos 10

* Entrega de productos en sus locales comerciales..10 puntos

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos 20

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,aunque no ofrece servicios de post venta.........15 puntos


- Recomendaciones - Recomendaciones

Presenta recomendaciones de otras instituciones oempresas 10 puntos


10

TOTAL 80 TOTAL 80

Criterios: PuntajeObtenido

Criterios: PuntajeObtenido

Nombre del Proveedor: SAOREDES Nombre del Proveedor:Luis eduardo Frez Matute

- Requis itos legales : - Requis itos legales :

Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20 Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20- Requis itos de calidad: - Requis itos de calidad:





- Servicios ofrecidos por la empresa: - Servicios ofrecidos por la empresa:

* Entrega de productos en la institucin...20 puntos 20

* Entrega de productos en la institucin...20 puntos 20



* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos 20

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos



- Recomendaciones - Recomendaciones

Presenta recomendaciones de otras instituciones oempresas 10 puntos 10


UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN

UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN

REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES

REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES

ANEXO No. 3


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ANEXO No. 4ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE BIENESMUEBLES FISCALES, ENTRE EL (Sr.) KLBERMONTERO GUARDALMACN DE LA UNIDADEDUCATIVA ASUNCION, Y EL SEOR PROFESORES:ING. JAIME ZEAS, LABORATORISTA DEL COLEGIO

ASUNCION.

En la Ciudad de Cuenca, a los veinte das del mes deMarzo del 2007 los suscritos: Sr. Clber Montero O.Guardalmacn de la Unidad Educativa Asuncin, y el Sr.

Ing. Jaime Zeas, Laboratorista del Colegio, Asuncin,respectivamente, se constituyen en la Bodega del Plantel afin de suscribir el acta de ENTREGA-RECEPCION de losbienes que corresponden a este Departamento, losmismos que se detallan en el anexo correspondiente yson propiedad de la Unidad Educativa Asuncin.

Al efecto presente las mencionadas partes proceden a laconstatacin fsica y conteo de los bienes.

Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben lapresente acta en original y copia las personas que hanintervenido.

Lcdo. Walter Auquilla T. Sr. Clber Montero O.RECTOR

GUARDALMACEN

Ing. Jaime Zeas.RECIBI CONFORME


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ANEXO No. 5

ACTA DE CONSTATACION FSICADEL INVENTARIO DESUMINISTROS Y MATERIALES FISCALES DEPROPIEDAD DE LA UNIDAD EDUCATIVA ASUNCION

En la Ciudad de Cuenca, a los dos das del mes de Enerodel 2007, se constituyen los seores: Lcdo. Walter AuquillaT. Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia

Argudo, Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.Samantha Ulloa. Contadora de la Unidad Educativa

Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la

Unidad Educativa Asuncin, con la finalidad de realizar laconstatacin fsica del Inventario de Suministros yMateriales Fiscales con la presencia de su custodio Sr.Klber Montero O.

Luego de la constatacin fsica y control realizados seindica que los Inventarios estn en orden y no sedetermina observacin alguna.

Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben lapresente acta en original y copia las personas que hanintervenido

Lcdo. Walter Auquilla Sr. KlberMontero O.

RECTORGUARDALMACN

Sra. Patricia Argudo Srta.Samantha UlloaCOLECTORACONTADORA


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ANEXO No. 6

ACTA DE BAJA DE BIENES MUEBLES PARTICULARESDEL COLEGIO FISCO MISIONAL EXPERIMENTAL

ASUNCION

En la Ciudad de Cuenca, a los veinte y dos das del mes deNoviembre del 2007, los suscritos Lcdo. Walter Auquilla T.Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia

Argudo Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.Samantha Ulloa, Contadora de la Unidad Educativa

Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de laUnidad Educativa Asuncin, Prof. Maria Eugenia Sotodelegada del H. Consejo Directivo se constituyen en el localdonde funciona la Bodega del Plantel a fin de suscribir elacta de baja del bien que se detallan a continuacin: encumplimiento a lo dispuesto en el oficio Nro.582 SG/CA del16 de Noviembre del 2007, suscrito por el Sr. Rector conaprobacin del H. Consejo Directivo.

____________________________________________________________

DETALLE CANT. PRECIOVALOR

UNITARIOTOTAL

____________________________________________________________

- Pedestales micrfono TE-13-08 32,66 7,97- Deck Tocacassette marca SANSUI 131,87 31,87- Micrfono Shure 14HCL 111,36 11,36- Micrfonos marca shure con cables 213,28 26,56

Y plubs


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___________________________________________________________Suman:..$.77,76 dlaresLos Bienes que se dan de baja tienen el valor de (Setentay siete dlares con setenta y seis centavos)Valor que se procede a dar de baja y destruir en losterrenos adjuntos al Plantel.

Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben lapresente acta las personas que han intervenido en dos

ejemplares de igual tenor

Lcdo. Walter Auquilla T.Ing. Patricia Argudo

RECTORCOLECTORA

Sra. Samantha UlloaSr. Clber MonteroCONTADORAGUARDALMACEN


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Prof. M. Eugenia SotoDELEGADA DEL H.C.D

ANEXO No. 7

4.1 MACRO PROCESOS DEL COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN "


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ANEXO No. 8

Rev. No. : 1da. emisi n

6.Registros

Generados

Rector

Presupuesto C. Directivo

C. Designado

Proformas C. Designado

Rector

Rector

C. Directivo

C. Designado

Proformas J. de rea

C. Especial

Rector

Secretara

Proveedor

Guardalmacn

C. Designado

C. Designado

Rector

Colectora

Inventar ios GuardalmacnJ. departamento

Contadora

Solicitante

Cdigo: PGA- 7.4-01

PRO CEDIMIENTO DE CO M PRAS DE M ATERIALES D IDCTICO S,B IENES MUEBLES, MATERIALES Y SUM INISTROS, M ATERIALES DE

CO NSTRUCCI N Y SERV IC IO S

5.DocumentosAsociados

7.Responsable

Plan deaduisiciones

Solicitud derequerimientos

Plan deaduisicionesaprobado

Proformaselegidas

Contrato( triplicado)

En base a los requerimientos recibidos, definimos compras a realizar oservi cios a con tratar, elaboramos el plan de adquisiciones ( de acuerdoa lo aprobado por el Rector y C. Directivo en base al presupuesto) ydes ignamos a colaboradores responsables de las adquisiciones.

El monto de comprapuede aprobar el

Rector?

Info rmamos al H.C.D. para su aprobacin o modificacin

Se aprueba?

Aplicamos reformasnecesarias

Se adquiere el bien o serv icio y /o en caso de ser necesario seelabora un contrato

No

Si

Si

No

No

El Colaboradordesignado obtieneproformas del li stado de

proveedores, yelegimos la msconveniente.

La comprarealizada estconforme ?

Se devuelve laadq uisicin para cambio

Se anula pedido

El Colaborador o comisiones especializadas designadas, obtienenproformas del li stado de p roveedores calificados, para elegir la msconveniente. Cuando sean p roveedores nicos, sern seleccionadosautomticamente. En caso de compras de equipos o materialesdidcticos especializados, se unir a la Comisin un experto en elrea requerida . Los miembros de la comisin no debern tenerparentesco o relacin comercial alguna con los ofertantes.

Si

El resp onsable de la adquisicin avaliza con su firma en la factura larecepcin y conformidad de la compra realizada y pasa acolectura para que se realice el pago. En el caso de bienes quedeban ser inventariados, se envia la compra a la dependencia

Es necesariorealiza r comprasque no c ons tan enel cronogram a dedotacin?

El sol icitante llena lasol icitud derequerimientos


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ANEXO No. 9

Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin Materiales didcticos y servicios de capacitacin Construccin y mantenimiento

Fecha:30 de n

implementacion de control interno inventarios

Documents