implementacion de control interno en el Área

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.

TESIS

PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN

FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.

TEMA

PROPUESTA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA.

AUTORA: STEPHANY ALEJANDRA ZURITA CEDEÑO

DIRECTORA: DOCTORA LUCY ROSERO PEÑA

QUITO – ECUADOR - 2016

Página IV

DEDICATORIA

Dedico esta tesis a mi hijo Arles que es la razón de

mi vida, a mi esposo Yebgueni y especialmente a mi padre

Kesselring, que estaría orgulloso de verme hoy aquí.

Página V

AGRADECIMIENTO

Quería agradecerle primeramente a Dios, por todas las personas maravillosas que ha puesto

en mi camino, por las puertas que abrió para mí, y por todas las que sabiamente cerró; por

darme tenacidad, fuerza y valor para culminar mi metas.

Agradezco a mi esposo por su apoyo incondicional y por toda la comprensión y respeto

que mostro a mi ardua entrega como estudiante; a mi hijo Arles por todas las noches que

no pudimos compartir y por los momentos en que tuve que ausentarme de sus ratos de

juegos y sus nuevas vivencias, pero que siempre, él compensaba con sus lindas palabras y

sus inolvidables sonrisas.

Agradezco a mi madre, Sole por el ejemplo de perseverancia y constancia que la han

caracterizada siempre y que me han infundido hasta el día de hoy, el valor para salir

adelante,; por su amor incondicional que me ha enseñado a valor y agradecer cada

momento, aún los más difíciles. A mis hermanos que siempre vieron que su hermana

menor podía llegar a ser la más grande y que con las palabras de aliento me llevaron a este

lugar. A mis sobrinos que con sus guerras intergalácticas y sus historias magistrales

despejan mi mente en los momentos más extenuantes.

Agradezco a mi tutora de tesis, al Doctora Lucy Rosero, que me ha orientado y corregido

en mi labor científica, con un interés y una entrega que han sobrepasado con mucho, las

expectativas que como alumna, deposite en su persona. Al ingeniero Jorge Guerrero, mi

coordinador de carrera y mi gran ejemplo a seguir, quien me guió por el camino de la

enseñanza durante mi vida estudiantil y demostró la preocupación y dedicación por mi

aprendizaje, que solo el mejor de los maestros puede mostrar.

Agradezco a mi padre que desde el infinito cielo, ha guiado mis pasos, mi pensamiento,

mis sueños, mi vida.

Página VI

PRESENTACIÓN SINTÉTICA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

La “Propuesta de Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa Cromo &

Níquel del Ecuador Cía. Ltda.”, busca sugerir la implementar métodos de Control Interno

que aporten a la Gestión Administrativa, por tal motivo la presente investigación analiza y

propone el Control Interno basándose en el Modelo COSO, el cual coadyuvará al

cumplimiento de los objetivos establecidos, mejorando el Control Interno y facilitando la

toma de decisiones en la Empresa.

El presente trabajo para la demostración de la hipótesis consta de una estructura compuesta

de seis capítulos, desglosados de la siguiente manera:

Primer Capítulo.-Despliega el planteamiento básico del problema, en el que se hace

referencia a la problemática actual del Área Administrativa de la Compañía, enfocándose

en la necesidad de realizar una propuesta de Control Interno, resaltando la respectiva

justificación práctica de la utilidad de este trabajo. Asimismo, se plantean los objetivos que

determinan el curso de esta investigación, orientados con mayor especificidad a temas de

orden técnico relacionados con el Control Interno, la hipótesis y las variables

correspondientes.

Segundo Capítulo.- Muestra el Marco Referencial, el cual se subdivide en Marco Teórico

y Marco Conceptual. El primero desglosa la base científica relacionada con el Control

Interno, el Manual de Procedimientos y el Modelo COSO, información en la que se

sustentará la propuesta del trabajo de titulación; seguido del Marco Conceptual que

despliega los términos técnicos, con su correspondiente interpretación, los cuales se

utilizan en el desarrollo de la presente investigación.

Tercer Capítulo.- Se expone la Metodología de la Investigación que se va a utilizar para

el presente estudio, en la cual se detalla el cálculo de la muestra, el diagnóstico de la

Empresa, el FODA y el Modelo COSO.

Cuarto Capítulo.-Se diseña la Propuesta de Control Interno para el Área Administrativa

de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., en la cual se detalla los objetivos

del Control Interno basado en el Modelo COSO, se presenta la situación actual de la

empresa; se detalla los procedimientos administrativos, la organización estructural que

permitirá establecer el Manual de Control Interno para el Área Administrativa, el Manual

Página VII

de Puestos y Funciones, el Manual de Normas y Procedimientos y finalmente se elabora el

Plan de Acción con su debido Presupuesto. Cabe resaltar que, en éste acápite se establece

una política de Gestión Administrativa, que facilitará a la Compañía contar con un

documento guía para organizar el funcionamiento interno del Área Administrativa, para lo

cual se sugiere un Plan Operativo indicando la forma en la que se puede llevar a cabo dicha

propuesta, definiendo un cronograma de acciones.

Finalmente se establecen las conclusiones y recomendaciones que se han obtenido en el

presente estudio, lo cual facilita la demostración de la hipótesis.

ÍNDICE DE CONTENIDO

CERTIFICACIÓN ................................................................................................................ II

AUTORÍA ........................................................................................................................... III

PRESENTACIÓN SINTÉTICA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN ....................... VI

ÍNDICE DE CONTENIDO ................................................................................................... 8

ÍNDICE DE TABLAS ......................................................................................................... 11

ÍNDICE DE FIGURAS ....................................................................................................... 13

CAPÍTULO I ....................................................................................................................... 14

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................. 14

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................... 14

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................... 14

1.2.1. Pregunta Central ............................................................................................... 14

1.2.2. Preguntas Específicas ....................................................................................... 14

1.3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 15

1.4. OBJETIVOS .................................................................................................................. 15

1.4.1. Objetivo General ............................................................................................... 15

1.4.2. Objetivos Específicos ....................................................................................... 15

1.5. HIPÓTESIS ................................................................................................................... 16

1.6. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................................. 16

1.7. VARIABLE DEPENDIENTE ............................................................................................. 16

1.8. VARIABLE INDEPENDIENTE ......................................................................................... 16

CAPÍTULO II ...................................................................................................................... 17

MARCO REFERENCIAL .................................................................................................. 17

2.1. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 17

2.1.1. Definición del Control Interno.......................................................................... 17

2.1.2. Características del Control Interno ................................................................... 17

2.1.3. Componentes de la estructura del Control Interno ........................................... 18

2.1.4. Estructura del Control Interno .......................................................................... 19

2.1.5. Importancia del Control Interno ....................................................................... 20

2.1.6. Métodos de evaluación del Control Interno .................................................... 20

2.1.6.1. Cuestionarios ........................................................................................... 21

2.1.6.2. Descripciones Narrativas ........................................................................ 21

2.1.6.3. Diagramas de Flujo ................................................................................. 22

2.1.6.4. Responsabilidad del Control Interno ....................................................... 23

2.1.7. Clasificación del Control Interno...................................................................... 23

2.1.8. Manual de procedimientos ................................................................................ 24

2.1.9. Control Interno según el Modelo COSO .......................................................... 24

2.1.9.1. Antecedentes ........................................................................................... 24

2.2. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................. 25

CAPÍTULO III .................................................................................................................... 28

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 28

3.1. METODOLOGÍA ............................................................................................................ 28

3.1.1. Diseño de la Investigación ................................................................................ 28

3.1.2. Estrategia de Investigación ............................................................................... 28

3.1.3. Tipo de Investigación ....................................................................................... 28

3.1.4. Población y Muestra ......................................................................................... 28

3.1.5. Métodos de Investigación ................................................................................. 29

3.2. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN. ........................................................ 30

3.3. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA .................................................................................... 31

3.3.1. Reseña de la empresa ........................................................................................ 31

3.3.2. Análisis de la Empresa Mediante la Herramienta FODA ................................ 33

3.3.3. Diagnóstico de Control Interno en base al Modelo COSO .............................. 36

CAPÍTULO IV .................................................................................................................... 45

PROPUESTA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA

EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA ..................................... 45

4.1. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ............................................................................ 45

4.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA FODA Y EL MODELO COSO............................ 46

4.3. ANTECEDENTES .......................................................................................................... 46

4.4. UBICACIÓN.................................................................................................................. 47

4.5. HISTORIA .................................................................................................................... 47

4.6. VISIÓN ........................................................................................................................ 47

4.7. MISIÓN ........................................................................................................................ 47

4.8. OBJETIVOS .................................................................................................................. 48

4.9. VALORES Y PRINCIPIOS ............................................................................................... 48

4.10. REGLAMENTO INTERNO .............................................................................................. 48

4.11. ACTIVIDAD PRINCIPAL ................................................................................................ 48

4.12. ORGANIGRAMAS DE LA EMPRESA ............................................................................... 49

4.12.1. Organigrama Estructural ................................................................................... 49

4.12.2. Organigrama Funcional de la Empresa............................................................. 50

4.12.3. Organigrama de Posición .................................................................................. 51

4.13. PROPUESTA (MODELO COSO). ................................................................................... 52

4.13.1. Ambiente de Control......................................................................................... 52

4.13.2. Evaluación de Riesgos ...................................................................................... 54

4.13.3. Actividades de Control ..................................................................................... 55

4.13.4. Información y Comunicación ........................................................................... 56

4.13.5. Supervisión ....................................................................................................... 57

4.14. MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA ............................ 60

4.14.1. Manual de Puestos y Funciones ........................................................................ 61

4.14.2. Manual de Normas y Procedimientos ............................................................... 67

4.14.3. Plan de Acción ................................................................................................ 111

4.14.4. Presupuesto del Plan de Acción ...................................................................... 112

CAPÍTULO V ................................................................................................................... 114

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 114

5.1. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 114

5.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 115

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 116

ANEXOS ........................................................................................................................... 120

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Muestra total y puesto de trabajo ....................................................................................... 29

Tabla 2: Principales Competidores .................................................................................................. 32

Tabla 3: Principales Proveedores ..................................................................................................... 33

Tabla 4: Cuestionario sobre el Ambiente de Control ....................................................................... 36

Tabla 5: Calificación sobre el Ambiente de Control. ...................................................................... 37

Tabla 6: Cuestionario sobre la Evaluación de Riesgo. .................................................................... 38

Tabla 7: Calificación sobre Evaluación de Riesgos. ....................................................................... 39

Tabla 8: Cuestionario sobre Actividades de Control. ...................................................................... 40

Tabla 9: Calificación sobre Actividades de Control. ...................................................................... 40

Tabla 10: Cuestionario sobre actividades de Información y Comunicación. .................................. 41

Tabla 11: Calificación sobre actividades de Información y Comunicación. ................................... 42

Tabla 12: Cuestionario sobre actividades de Supervisión. .............................................................. 43

Tabla 13: Calificación sobre actividades de Supervisión. ............................................................... 43

Tabla 14: Actividades del Plan Anual de Supervisión y Evaluación ............................................... 57

Tabla 15: Tareas y responsabilidades según autores ........................................................................ 58

Tabla 16: Cuadro Resumen de los Puestos del Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel

del Ecuador Cía. Ltda. ...................................................................................................................... 62

Tabla 17: Manual de Funciones Jefe Administrativo ....................................................................... 63

Tabla 18: Manual de Funciones Contador ....................................................................................... 64

Tabla 19: Manual de Funciones Auxiliar Contable .......................................................................... 65

Tabla 20: Manual de Funciones Secretaria ...................................................................................... 66

Tabla 21: Manual de Funciones Especialista en Logística ............................................................... 67

Tabla 22: Símbolos utilizados por la Norma ANSI ......................................................................... 68

Tabla 23: Procedimiento Supervisar el Registro Contable .............................................................. 70

Tabla 24: Procedimiento Supervisar el Registro Contable .............................................................. 71

Tabla 25: Procedimiento Otorgar créditos al cliente ........................................................................ 73

Tabla 26: Procedimiento Otorgar Crédito a Cliente ......................................................................... 74

Tabla 27: Procedimiento Reuniones con el Personal ....................................................................... 76

Tabla 28: Procedimiento Reuniones con el Personal ....................................................................... 77

Tabla 29: Procedimiento Selección de Personal .............................................................................. 79

Tabla 30: Procedimiento Selección de Personal .............................................................................. 80

Tabla 31: Procedimiento Ingresar Compras ..................................................................................... 84

Tabla 32: Procedimiento Ingresar Compras ..................................................................................... 85

Tabla 33: Procedimiento Pago Proveedores ..................................................................................... 87

Tabla 34: Procedimiento Pago Proveedores ..................................................................................... 88

Tabla 35: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros ........................................................ 90

Tabla 36: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros ........................................................ 91

Tabla 37: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI ............................................................. 93

Tabla 38: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI ............................................................. 94

Tabla 39: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria ................................................. 97

Tabla 40: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria ................................................. 97

Tabla 41: Procedimiento Facturación .............................................................................................. 99

Tabla 42: Procedimiento Facturación .............................................................................................. 99

Tabla 43: Procedimiento Cobro de Factura .................................................................................... 101

Tabla 44: Procedimiento Cobro de Factura .................................................................................... 101

Tabla 45: Procedimiento Administración de Caja Chica ............................................................... 103

Tabla 46: Procdmiento Administración de Caja Chica .................................................................. 104

Tabla 47: Procedimiento Control de Documentación .................................................................... 106

Tabla 48: Procedimiento Control de Documentación .................................................................... 106

Tabla 49: Procedimiento Selección del Proveedor ......................................................................... 108

Tabla 50: Procedimiento Selección del Proveedor ......................................................................... 109

Tabla 51: Plan de Acción del Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador

Cía. Ltda. ........................................................................................................................................ 111

Tabla 52: Presupuesto del Plan de Acción ..................................................................................... 113

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Principales Clientes .......................................................................................................... 32

Figura 2: Organigrama estructural de la empresa Cromo & Níquel del Ecuador CÍA LTDA ......... 50

Figura 3: Organigrama Funcional .................................................................................................... 51

Figura 4: Organigrama de posición de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda. .......... 52

Figura 5: Supervisar el Registro Contable ....................................................................................... 72

Figura 6: Otorgar de créditos a clientes ........................................................................................... 75

Figura 7: Reuniones con el personal ................................................................................................ 78

Figura 8: Selección de Personal ....................................................................................................... 82

Figura 9: Ingreso de Compras .......................................................................................................... 86

Figura 10: Pago Proveedor ............................................................................................................... 89

Figura 11: Elaboración de los Estados Financieros .......................................................................... 92

Figura 12: Declaración de impuesto al Servicio de Rentas Internas Contador ................................ 96

Figura 13: Elaboración de la Conciliación Bancaria ........................................................................ 98

Figura 14: Facturación ................................................................................................................... 100

Figura 15: Cobro de facturas .......................................................................................................... 102

Figura 16: Administración de caja chica ........................................................................................ 105

Figura 17: Control de la documentación ........................................................................................ 107

Figura 18: Selección del Proveedor ............................................................................................... 110

CAPÍTULO I

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1. Planteamiento del Problema

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., no cuenta con un adecuado Control Interno del

Área Administrativa, ya que, la atención se ha enfocado a otras áreas, ocasionando

falencias en la asignación de funciones y responsabilidades al personal, debido que al no

poseer un documento reglamentario que indique como debe controlarse el Área

Administrativa se tiene como efecto directo una disminución de los beneficios tanto para

los trabajadores, como para los socios.

Es por esta razón, que la presente investigación muestra una propuesta que define políticas

como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos implementados, y

así facilitar un mejor control en el Área Administrativa, con efecto directo en la gestión

administrativa global de la Empresa.

1.2. Formulación del Problema

1.2.1. Pregunta Central

¿La Empresa podrá mejorar su manejo y funcionamiento gracias a la propuesta del

Control Interno en el Área Administrativa?

1.2.2. Preguntas Específicas

¿Qué normas de Control Interno se aplicaran en el Área Administrativa?

¿Qué planes y programas posee la Gerencia de Auditoria para llevar a cabo sus

funciones?

¿Cuáles son los factores que directa o indirectamente afecta el proceso de Auditoria

de Control Interno de la dirección y la administración de la Empresa?

¿Cómo influyen los resultados y hallazgos del Control de Gestión en las mejoras

futuras de las operaciones de la Empresa?

¿Qué procedimientos se mejorarían con la aplicación de la propuesta de Control

Interno en el Área Administrativa?

1.3. Justificación

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una empresa pionera en la elaboración de

muebles de metal, actualmente se ha dedicado a crecer en el mercado industrial

ecuatoriano, el mismo que es muy competitivo por la cantidad de productores de muebles

en éste material, convirtiéndose en su prioridad la batalla del día a día por ganar más

espacio en la mente del consumidor, olvidado de ésta manera un aspecto de suma

importancia, relacionado con la utilización de controles en el Área Administrativa.

Poco a poco el Control Interno se ha ido implementado en ciertos departamentos, dejando

a un lado el Área Administrativa, olvidándose que ésta juega un rol muy importante en el

desarrollo integral de la Empresa.

Por ende, es necesario conocer el funcionamiento administrativo de la Compañía, para

establecer procesos, procedimientos, políticas y normas que permitan tener un mejor

control del Área Administrativa. De esta manera es factible sacar el mayor provecho

posible del Control Interno en el mejoramiento de la gestión empresarial correspondiente.

1.4. Objetivos

1.4.1. Objetivo General

Propuesta de Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa Cromo &

Níquel del Ecuador Cía. Ltda., para mejorar las operaciones administrativas y

solucionar los problemas a tiempo.

1.4.2. Objetivos Específicos

Proponer acciones que faciliten el conocimiento de la importancia del Control

Interno en el Área Administrativa para la toma de decisiones de la Empresa.

Realizar un análisis de la situación actual de la Área Administrativa de la Empresa

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., y determinar los tiempos de demora en la

solución de problemas.

Realizar una adecuada asignación de funciones en el Área Administrativa de la

Empresa.

Describir los procedimientos que debe realizar el personal del Área Administrativa

de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., aplicando el Modelo COSO.

Proponer el Control Interno para el Área Administrativa de la Empresa Cromo

&Níquel del Ecuador Cía. Ltda.

1.5. Hipótesis

La propuesta de Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel

del Ecuador Cía. Ltda., permitirá detectar los posibles errores o fraudes y la asignación de

responsabilidades al personal

1.6. Variables de la investigación

Según al medio en el cual se desarrolla la Empresa, se han definido algunas variables, que

pueden influenciar en el futuro desempeño de la organización y permitirán tomar

correctivos necesarios para poder obtener los resultados deseados.

1.7. Variable dependiente

Proceso Administrativo de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.

1.8. Variable independiente

Propuesta de Control Interno.

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

2.1. Marco Teórico

En este capítulo se hace referencia a lo relacionado con el Marco Teórico y Conceptual, los

cuales servirán de base para una mejor compresión del Control Interno, a través del

conocimiento de los modelos utilizados internacionalmente e igualmente los utilizados en

el Ecuador.

2.1.1. Definición del Control Interno

Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas

para mejorar los controles en las empresas del sector privado. Ello es importante

tener en cuenta, por cuanto el Control Interno tiene una vinculación directa con el

curso que debe mantener la empresa, hacia el logro de sus objetivos y

metas.(Marca, 2010, pág. 10)

Aun cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría; el concepto sobre

dominio o mando, define con mayor precisión al Control Interno Gerencial. Por

ello, tratar de discutir sobre el tema del control o confirmarse su existencia es un

tema muy complicado.(Marca, 2010, pág. 10)

2.1.2. Características del Control Interno

Características generales del Sistema de Control Interno:

1- Integral: Considera la totalidad de los procesos, actividades y operaciones con

un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores.

2- Flexible: Responde a sus características y condiciones propias, permitiendo su

adecuación, armonización y actualización periódica. En entidades que cuenten con

reducido personal, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo,

previendo que la máxima autoridad o alguien designado por él, se responsabilice

con la revisión y supervisión de las operaciones.

3- Razonable: Diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno

con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus necesidades. El

Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad

razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos,

actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas

legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la

relación costo – beneficio.(Mora, 2014)

2.1.3. Componentes de la estructura del Control Interno

Los componentes pueden considerarse como un grupo de normas que son utilizadas para

medir el Control Interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura de Control

Interno se requiere de los siguientes componentes:

Ambiente de Control Interno.

Evaluación del Riesgo.

Actividades de Control Gerencial.

Sistema de información y comunicación.

Actividades de Monitoreo.(ALVAREZ ILLANES, 2002)

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

Los objetivos deben ser establecidos y comunicados.

Identificación de los riesgos internos y externos.

Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.

Evaluación del medio ambiente interno y externo.

Actividades de Control Gerencial(ALVAREZ ILLANES, 2002)

Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son:

Políticas para el logro de objetivos.

Coordinación entre las dependencias de la entidad.

Diseño de las actividades de control.

Sistema de información y comunicación(ALVAREZ ILLANES, 2002)

http://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICA

http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtml

Los elementos que conforman el sistema de información y comunicación son:

Identificación de información suficiente.

Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma

oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.

Revisión de los sistemas de información.

Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser

revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen

deficiencias significativas en los procesos de formulación de

información.(ALVAREZ ILLANES, 2002)

Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son:

Monitoreo del rendimiento.

Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del Control Interno.

Aplicación de procedimientos de seguimiento.

Evaluación de la calidad del Control Interno(ALVAREZ ILLANES, 2002)

2.1.4. Estructura del Control Interno

a) Control Interno Financiero

“Incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de

funciones, entre las operaciones de registro e información contable”.(Cedillo,

2014)

b) Control Interno Gerencial

Advierte en un sentido amplio, el plan de organización, política, procedimientos y

prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y

asegurar el cumplimiento de las metas establecidas.

Las técnicas y procedimientos utilizados para ejercer el Control Interno de las

operaciones, pueden variar de una entidad a otra, según la naturaleza, magnitud, y

complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control administrativo efectivo

comprende los siguientes pasos:(Cedillo, 2014)

Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas.

Monitoreo del progreso y avance de las actividades.

Evaluación de los resultados logrados.

Acción correctiva, en los casos que sean requeridos.(Cedillo, 2014)

2.1.5. Importancia del Control Interno

Los controles internos en las organizaciones tienen suma importancia, ya que estas están

formadas por seres humanos que se equivocan y cometen errores por lo que hay que

identificarlos antes de que causen daño.

Todas las empresas públicas, privadas y sin fines de lucro, sea cual sea su actividad, deben

de contar con instrumentos de control administrativo, un buen sistema de

contabilidad, eficiente y práctico, además es necesario contar con un adecuado sistemas

de control interno que esté en correspondencia con las características específicas de la

organización, siendo este integral, flexible y razonable para confiar en los conceptos,

cifras, informes y reportes de los estados financieros.

Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de

la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales

como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar,

equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y

práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos,

etc.(Abraham, 1999 )

2.1.6. Métodos de evaluación del Control Interno

“La evaluación del Control Interno, se puede realizar a través de diagramas de flujo,

descripciones narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o bien se

puede aplicar una combinación de los mismos, como forma de documentar y evidenciar la

evaluación”.(Catacora, Sistemas y Procedimientos Contables, 1997)

En determinadas circunstancias la realización de un diagrama puede llegar a ser más útil

que la descripción narrativa de determina operación o proceso, en otras, la existencia de

cuestionarios especiales puede ayudar de manera más efectiva que el análisis a través de

otra fuente de documentación.

Dependiendo de las situaciones a evaluar se elegirá uno u otro método de documentación

identificando aquellas oportunidades en donde se pueda utilizar la mayor cantidad de

soporte documental que pueda facilitar el área o ente objeto de evaluación, para evidenciar

la evaluación del sistema de información, contabilidad y control.

2.1.6.1. Cuestionarios

Un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o responder

el auditor. Cuando se finaliza una instrucción, deben escribirse las iniciales en el

espacio al lado de la misma. Si se trata de una pregunta, la respuesta (que suele ser

normalmente “si” o “no” o “no aplicable”) se anota al lado de la

pregunta.(Fundación Carlos Slim, 2013)

En el cuestionario se hacen preguntas específicas y por lo general una respuesta negativa

señala la existencia de una deficiencia. En la presente investigación fue necesario la

confección y aplicación de cuestionarios para evaluar la situación actual del área

administrativa de la empresa en cuanto a la implementación y cumplimiento del control

interno.

2.1.6.2. Descripciones Narrativas

“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del

sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades,

departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que

intervienen en el sistema”.(Fundación Carlos Slim, 2013)

Este método es utilizado conjuntamente con los diagramas de flujos, con el propósito de

facilitar la comprensión de este último, ya que solos gráficos muchas veces no se entienden

por si solos, siendo necesaria su interpretación de manera descriptiva.

En la investigación fue utilizado en la confección del manual de procedimientos del área

administrativa, para describir actividad por actividad, ejecutada en cada proceso.

2.1.6.3. Diagramas de Flujo

“Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de

un determinado sistema. Esa secuencia gráfica en el orden cronológico que se produce en

cada operación”.(Fundación Carlos Slim, 2013)

Al confeccionar de diagramas de flujos, es importante establecer los códigos para las

distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones y se deben

tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema.

Describir los documentos que tengan incidencia contable.

Demostrar cómo se llevan los archivos y como se preparan los informes con

incidencia contable.

Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización.

Identificar el puesto y quién efectúa el procedimiento.

Los flujograma diseñados para cada proceso del área administrativa de la empresa

permitirán al auditor:

Simplificar la tarea de identificar el proceso.

Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso

normal de las operaciones.

Unificar la exposición con la utilización de símbolos convencionales con las

consiguientes ventajas para el usuario.

Visualizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros,

archivos.

Facilitar la supervisión a base de las características de claridad, simplicidad,

ordenamiento lógico de la secuencia.

Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén

debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el

funcionamiento real.

Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el

grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.(Fundación

Carlos Slim, 2013)

2.1.6.4. Responsabilidad del Control Interno

La responsabilidad principal del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control

Interno en la empresa es del director general en su condición de representante legal. Sin

embargo, la aplicación de los métodos, procedimientos y la calidad, eficiencia y eficacia

del Sistema de Control Interno, es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados y

sus jefes inmediatos, en las oficinas, áreas o dependencias y de acuerdo a las funciones,

competencias y recursos asignados a cada uno, logrando alcanzar el denominado auto -

control. Por lo que concernirá ejecutar el sistema de Control Interno a todos los integrantes

de la entidad, desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor hasta el trabajador

que no cuenta con una autoridad subordinada en la cadena de mando, bajo la denominación

de “Responsabilidad Administrativa de la Gestión”.

2.1.7. Clasificación del Control Interno

Existen dos tipos de controles internos: administrativos y contables

El control interno administrativo :no está limitado al plan de la organización ni con

los procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la

autorización de intercambios, sino que se relaciona con la eficiencia en las

operaciones establecidas por el ente, pueden ser llamados generales y no tienen un

impacto sobre la razonabilidad de los estados contables , dado que no se relacionan

con la información contable .(Catacora, Sistemas y Procedimientos Contables,

1997)

El control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros

que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros

contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable, pueden ser

llamados específicos y se relacionan con la información contable y por lo tanto con

las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles

abarca desde el origen de la información hasta los saldos finales.(Catacora,

Sistemas y Procedimientos Contables, 1997)

2.1.8. Manual de procedimientos

“El Manual de Procedimientos es el conjunto de documentos que describen de forma

detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se

realiza en la unidad organizativa”.(R.O, 1999)

Al igual que en los manuales de organización, no existe un patrón ni una forma

única para la elaboración de un Manual de Procedimientos; así como tampoco

existe una uniformidad en su contenido, ya que éstos se diseñan considerando

cumplir con las necesidades y formas de trabajo específicas de las

instituciones.(Vizcaíno, 2014)

Los manuales de procedimientos se confeccionan teniendo en cuenta todos los procesos y

procedimientos de forma general para una unidad organizativa o pueden ser realizados para

la descripción de un área, proceso o procedimiento en específico. En esta investigación se

elaboró el manual de procedimientos para el Área Administrativa describiéndose todos los

procesos que se ejecutan en dicha área.

2.1.9. Control Interno según el Modelo COSO

Luego de analizar varios modelos para la implantación del Control Interno y de desplegar

anteriormente basta información teórica del mismo, se tomó la decisión de llevar a cabo el

análisis de la propuesta de Control Interno para la empresa sobre la base del Modelo

COSO.

2.1.9.1. Antecedentes

El primer Informe COSO sobre Control Interno fue publicado en EE.UU. en el año 1992 y

surgió por la necesidad de recoger y unificar de forma coherente en un solo informe, las

inquietudes que planteaban la variedad de conceptos, definiciones e interpretaciones

existentes en torno a la temática referida.

El “Informe COSO” constituye un gran avance al acordar una definición respecto al

concepto de Control Interno. El mismo logra definir un marco conceptual común y se

constituye en una visión integradora. (COSO II, 2013, pág. 54)

En general su estructura está formada en cuatro partes:

Resumen Ejecutivo: Visión de alto nivel sobre la estructura conceptual del Control

Interno, dirigido a directores ejecutivos, miembros del consejo, legisladores.

Estructura Conceptual: Define Control Interno, describe sus componentes y

proporciona criterios para que Administradores, Consejeros y otros puedan valorar

sus sistemas de control.

Reportes a Partes Externas: Es un documento suplementario que proporciona

orientación a aquellas entidades que publican informes sobre Control Interno

además de la preparación de estados financieros.

Herramientas de evaluación: Proporciona materiales que se pueden usar en la

realización de la evaluación del Control Interno.(COSO II, 2013, pág. 54)

2.2. Marco Conceptual

Actividades de control: “Aquellas medidas y procedimientos que ayudan a asegurar que

las directrices marcadas por la dirección se llevan a cabo. Las actividades de control son un

componente del Control Interno“.(ICAC, 2013, pág. 1)

Área Administrativa: Da soporte a las demás áreas técnicas, lo cual la convierten

en un órgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Provista de un Coordinador General, cuya función principal está enmarcada en la

planificación, coordinación, dirección y ejecución de las labores encomendadas por

ley.(IMN, 2010)

Control Interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse

contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos

contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para

asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa(MAC, 2010, pág. 2)

Control Interno según COSO: El Control Interno es un proceso efectuado por la

dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de

objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las

operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las

leyes, reglamentos y normas que sean aplicables(Colegio de Contadores, 2012)

COSO: Committee of SponsoringOrganizations of the Treadway Commission (Comité de

Organizaciones Patrocinadores de la Comisión Treadway): “Organización que formuló un

sistema de controles internos o estructura de control denominado Marco Integrado de

Control Interno, COSO“.

Diagrama de Flujo: Es una representación gráfica de los flujos de información y

de cómo estos flujos se entrelazan. Es una herramienta útil para la identificación

detallada de la situación o hecho que podría afectar el logro de los objetivos

operativos de una etapa, proceso o subproceso(Colegio de Contadores, 2012, pág.

11)

Eficacia: Respecto a la eficacia, se la puede definir como el nivel de consecución

de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a la capacidad para lograr lo que

nos proponemos. Cuando se dice que se es eficaz, se hace con una dimensión

externa, considerando que cumple con los objetivos previstos, estando bien

relacionado o adaptado con el entorno. En términos generales, se habla de eficacia

una vez que se han alcanzado los objetivos propuestos. (Manene, 2013)

Entorno de control: Compren de las funciones del gobierno y dirección de la

empresa, así como las actitudes, compromisos y acciones de los responsables del

gobierno de la entidad y de la dirección de la empresa, sobre el Control Interno de

la entidad y su importancia. El entorno de control es un componente del Control

Interno(ICAC, 2013, pág. 7)

Manual de Funciones: “Instrumento a través del cual se establecen las funciones y

requisitos de los empleos que conforman la planta de personal de cada entidad“.(Consejo

de Asesores y el Comité Institucional de control Interno, 2010, pág. 17)

Manual de Procedimientos: “Documento básico que describe la manera como se hace o

se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad,

tiempos, movimientos, flujo de operación, controles, políticas y normatividad aplicables en

cada caso particular“. (Consejo de Asesores y el Comité Institucional de control Interno,

2010, pág. 17)

Políticas empresariales: Las políticas empresariales son decisiones corporativas

mediante las cuales se definen los criterios y se establecen los marcos de actuación

que orientan la gestión de todos los niveles de la Sociedad en aspectos específicos.

Una vez adoptadas, se convierten en pautas de comportamiento no negociables y de

obligatorio cumplimiento, cuyo propósito es reducir la incertidumbre y canalizar

todos los esfuerzos hacia la realización del objeto social de la Sociedad.(Ecopetrol,

2012)

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. Metodología

3.1.1. Diseño de la Investigación

La presente investigación se realiza bajo el paradigma de la investigación cuantitativa toda

vez que se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables. Mediante la cual se trató

de determinar la correlación entre las variables y la generalización y objetivación de los

resultados mediante la aplicación de esta a la muestra objeto de estudio, que resulta ser el

Área Administrativa de la empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda. Ubicada en la

ciudad de Quito.

3.1.2. Estrategia de Investigación

La presente investigación seguirá la estrategia de la investigación descriptiva, ya que su

principal objetivo es describir el fenómeno y reflejar lo esencial y más significativo de

este, la aplicación de esta estrategia permitirá caracterizar y describir los procesos y

funciones que se ejecutan en el área administrativa de la empresa objeto de estudio,

facilitará la elaboración de los diagramas de flujo de cada uno de estos procesos.

3.1.3. Tipo de Investigación

Esta investigación es de campo, pues los datos son recogidos directamente en el lugar

donde se encuentra el objeto de estudio, la investigación es aplicada para comprender y

resolver la situación problémica que presenta esta empresa en el contexto determinado, el

investigador trabajó en un ambiente natural con los trabajadores del centro y las fuentes

consultadas, de las que se obtuvieron los datos más relevantes para ser analizados.

3.1.4. Población y Muestra

Población

Población está determinada por el total de trabajadores de la empresa Cromo &Níquel del

Ecuador Cía. Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito.

Muestra

En este caso se definió como muestra a los trabajadores del Área Administrativa de la

empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda. dado que es el área objeto de estudio.

Tabla 1: Muestra total y puesto de trabajo

No PUESTOS DE TRABAJO

1 Jefe de Administración

2 Secretaria

3 Contador

4 Auxiliar de Contabilidad

5 Especialista en Logística

Elaborado por: Autora

3.1.5. Métodos de Investigación

Los Métodos utilizados en la presente investigación fueron los siguientes:

Método inductivo y deductivo: Permite configurar el conocimiento y generalizar de

forma lógica los datos empíricos a alcanzarse en el proceso de investigación. Este método

se utiliza prácticamente en toda la investigación, siendo muy útil en el desarrollo del

marco teórico

Método analítico y síntesis: Este método se utiliza durante toda la investigación

facilitando el análisis y la síntesis de aquellos elementos imprescindibles para el

desarrollo del trabajo y la elaboración de la propuesta de control interno en el área

administrativa de la empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda .

Método comparativo: Este método permitió establecer comparaciones, semejanzas y

diferencias entre la empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda y las demás empresas

del sector dedicadas a la misma actividad y que forman parte de la competencia.

Método de la observación: La observación científica es la percepción planificada dirigida

a un fin y relativamente prolongada de un hecho o fenómeno. Este método se utiliza de

forma consciente y orientada a un objetivo determinado. Se realizó la observación no

participativa de todas las actividades realizadas por los trabajadores del Área de

Administración, sus funciones y responsabilidades por cada puesto de trabajo, así como los

posibles riesgos a los que se enfrentan en el desempeño de sus tareas.

3.2. Técnicas e Instrumentos de Investigación.

Técnicas de Investigación.

Las técnicas de investigación, utilizadas fueron dos: técnica documental y técnica de

campo.

La técnica documental: Mediante la cual se efectuó la recopilación de información para

enunciar las teorías que sustentan este estudio y los fenómenos y procesos que se ejecutan

en este, utilizando la investigación bibliográfica, destinada a obtener información de

fuentes secundarias que constan en libros, revistas, periódicos y documentos en general.

La técnica de campo: permitió la observación en contacto directo con el objeto de estudio

del Área Administrativa de la empresa , y el acopio de testimonios que permitieron

confrontar la teoría con la práctica para arribar a de la verdad objetiva.

Instrumentos de Investigación.

Los instrumentos aplicados en la investigación fueron:

Cuestionario. En el cuestionario se formularon una serie de preguntas cerradas, que

permitieron medir una o más variables de la investigación, este instrumento se aplicó para

realizar el diagnóstico de los cinco componentes de Control Interno en el Área

Administrativa de la empresa, posibilitando observar los hechos a través de la valoración

que hicieron de los mismos los encuestados, limitándose la investigación a las valoraciones

subjetivas de estos.

Observación directa .Mediante este instrumento se realizó el registro sistemático, válido y

confiable de los comportamientos manifiestos en el Área Administrativa. A través de esta

técnica el investigador recogió los datos necesarios para determinar la problemática de la

situación actual de la empresa.

Análisis de documentos. Se aplicaron distintos tipos de fichas: fichas bibliográficas para

la recopilación de datos de los diferentes textos, fuentes, autores y otros elementos; fichas

resumen para sintetizar los textos y documentos con las opiniones personales, ficha textual

para obtener información sin distorsión y literalmente de las fuentes consultadas; fichas de

análisis para describir los juicios u opiniones personales del investigador para confrontarlo

con las opiniones de los autores consultados, y fichas de campo para la recopilación de la

información obtenida del medio directamente.

3.3. Diagnóstico de la Empresa

A través del diagnóstico efectuado a la empresa se pretende identificar las principales

problemáticas de la fábrica a nivel interno y externo, de forma tal que se puedan

proporcionar herramientas de mejoramiento en el manejo de los procesos. Para lo cual se

partirá primeramente de una breve reseña de la empresa.

3.3.1. Reseña de la empresa

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una empresa ecuatoriana que se fundó en el

año de 1976. Ha alcanzado un alto prestigio en el mercado debido a la calidad de sus

productos, garantizando excelencia y buen servicio. Los procesos de producción cuentan

con tecnología que les permite fabricar productos de calidad al mejor precio.es una

compañía bajo la denominación de sociedad limitada. La Empresa está regulada por: La

Superintendencia de Compañías, el Servicio de Rentas Internas, Instituto de Seguridad

Social, Ministerio de Relaciones laborales y a través del Municipio del Distrito

Metropolitano de Quito.

Objeto Social:

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una fábrica dedicada a la producción y

comercialización de muebles de metal con destino a los hogares del Ecuador. Estos

productos vienen en diferentes líneas y presentaciones, estos son las camas, sillas, mesas

entre otros.

Principales Clientes:

El cliente principal de Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es Almacenes Crónic,

siguiéndole Marathon Sport con más de $500.000,00 en su total de compras en el año

anterior, Swissotel Quito y por último la Señora Wilma de García; todos estos han sido

clientes recurrentes durante todo el año.

Figura 1: Principales Clientes


Competencia

A nivel nacional las Industrias similares, más importantes, que desarrollan esta actividad

son:

Tabla 2: Principales Competidores

CIUDADES EMPRESAS

Cuenca Ecuamueble

Ambato Muebles Endara

Ibarra Muebles León

Guayaquil Incal

Guayaquil Muebles Atlas

Quito Muebles Gallardo

Quito ATU


43%

35%

12%10%

Principales Clientes

Almacenes Crónic

Marathon Sport

Swissotel Quito

Señora Wilma de García

Proveedores

Tabla 3: Principales Proveedores

DESCRPCIÓN DE PRODUCTO EMPRESAS

Tubería, Platinas, Ángulos, Tol y Varillas IPAC, ACERCONS, DISMAHIERRO

Madera MADERA ANDINA, MORALES MARLENE,

ECONOMÍA DEL MAESTRO

Pintura PINTUCO, GALBANO, PINTUARI

Tornillos, Pernos y Arandelas CASTILLO HERMANOS, TOPESA

Esponja PARAISO, LAMITEX

Colchones LAMITEX, CHAIDE & CHAIDE

Plásticos FULLPAKING

Tela o Crosil ASTRACA

Cemento de Contacto PINTULAC

Lentes de Soldar, Orejeras, Mandiles, Guantes

de Cuero, Mascarillas.

KIWI


3.3.2. Análisis de la Empresa Mediante la Herramienta FODA

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., como todo ente económico posee Fortalezas,

Debilidades, Amenazas y Oportunidades. A continuación se realizará el análisis FODA de

la Fábrica teniendo en cuenta los factores externos e internos que influyen en el

comportamiento de las operaciones en dicha compañía.

Análisis externo, oportunidades y amenazas.

Referido al ámbito externo se puede observar que la empresa cuenta con varias

oportunidades al ser un negocio con varios años en el mercado cuenta con una buena

aceptación de sus productos con calidad y con precios exequibles gracias a las ventajas

que le proporcionan los bajos costes de materias primas, así como las políticas de fomento

y desarrollo de la industria nacional que han ayudado a elevar el consumo de los productos

que oferta esta empresa. Las amenazas que la organización debe enfrentar en la actualidad

es la utilización de tecnología de punta y estrategias de comercialización novedosas por

parte de la competencia que posee estructuras administrativas y organizativas más

eficientes y dinámicas. La mejor forma de atenuar estas amenazas y aprovechar al máximo

las oportunidades es siendo proactivos, no perder de vista el comportamiento del entorno y

el mercado, velando siempre por la calidad y eficiencia de los productos y/o servicios que

se ofrecen.

Análisis interno, debilidades y fortalezas.

En cuanto al ámbito interno se definieron las fortalezas que posee la organización que

vienen dada por la calidad de sus productos la fidelidad de sus clientes, buenas relaciones

de pago y tiempos de entrega con sus proveedores y que le permiten lograr un puesto en el

mercado y la competencia. Las debilidades que le imposibilitan cumplir a plenitud sus

objetivos estratégicos y evolucionar como organización se encuentran relacionadas en

gran medida con la implementación de un Control Interno que le permita ser más efectiva

su cadena de mando y la corrección a tiempo de todos los riesgos a los que se está expuesta

la empresa en sus operaciones.

OPORTUNIDADES

O1-. Fomento del desarrollo de la industria nacional.

O2-. Establecer alianzas estratégicas con los clientes y proveedores.

O3-. Aumento del nivel de consumo por los bajos costes de la mercancía.

O4-. Gran aceptación por la población local y nacional de los productos relacionados con el mueble de metal.

AMENAZAS

A1-. La competencia formada por fábricas de igual o mayor tamaño adopta políticas de innovación tecnológica y comercial.

A2-. Aumento de creación de fábricas de este sector a nivel nacional y local, que se convierten en la competencia y luchan por el mercado.

A3-. Las nuevas entidades que son creadas cuentan con estructuras administrativas y operacionales más eficientes y dinámicas, lo que trae consigo rebajar sus costos, ofertando a los clientes buenos productos a bajos precios.

FORTALEZAS

F1-. Bajos costes de las materias primas para la elaboración de muebles.

F2-. En el mercado local especialmente, la fábrica cuenta con una buena imagen referida a la calidad de los servicios y productos que presta y comercializa.

F3-. Cuenta con proveedores directos lo que hace que los costos de operación sean aceptables.

F4-. Comercialización directa de sus productos al consumidor final.

DEBILIDADES

D1-. Inexistencia de un procedimiento de Control Interno dentro del Área Administrativa, lo que trae consigo la pérdida de control sobre la Empresa.

D2-. No cuenta con estándares de gestión, planificación estratégica, descripción de procesos, provocando una deficiente planificación y control de sus recursos al corto, mediano y largo plazo

D3-. Realización de actividades empíricas al no estar definidas las funciones de los trabajadores en cualquier cargo que se desempeñen.

D4-. No dispone de un Presupuesto Anual donde se pueden destinar porcentajes para publicidad, para investigación del mercado, para capacitación del personal, entre otros.

3.3.3. Diagnóstico de Control Interno en base al Modelo COSO

Para realizar la evaluación de Control Interno en la Empresa se aplicó el instrumento de

cuestionario mediante el cual se realizó la Matriz de Calificación del nivel de riesgo y

confianza, tomando en cuenta los factores de control claves, asignando una ponderación y

una calificación a cada una de ellos, de esta manera se consiguió una calificación

ponderada con la que se logró determinar el nivel de riesgo y de confianza de cada

componente, que fueron clasificados en ALTO; MODERADO Y BAJO.

Tablas de cuestionarios y calificación

Tabla 4: Cuestionario sobre el Ambiente de Control

CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO BAJO EL MÉTODO COSO

AMBIENTE DE CONTROL

No. PREGUNTAS RESPUESTAS

SI NO

1 ¿Cuenta la empresa con un código de ética? X

2 ¿Existe una estructura organizativa bien definida? X

3 ¿La empresa cuenta con un plan estratégico? X

4 ¿El plan estratégico apoya los objetivos organizacionales? X

5 ¿Se realiza la asignación de autoridad y responsabilidad a los empleados. Se hace

por escrito?

X

6 ¿Existe una descripción de funciones para el trabajo de la dirección y

coordinación?

X

7 ¿La empresa tiene el personal adecuado, en número y experiencia, para llevar a

cabo su función?

X

8 ¿Cuenta la empresa con un manual de funciones? X

9 ¿Existe rendición interna de cuentas dentro de cada departamento? X

10 ¿Existen políticas internas bien definidas? X


Tabla 5: Calificación sobre el Ambiente de Control.


CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

AMBIENTE DE CONTROL

FACTORES DE CONTROL FACTOR DE RESULTADO PONDER. CALIFICACIÓN

SI =1 NO=0

CALIFICACIÓN

PONDERADA

Valores y código de conducta Código de Conducta 20 % 1 20 %

Estructura Organizativa Estructura organizativa

definida

20 % 0 0 %

Asignación de autoridad y

responsabilidad

Designación de autoridad

y responsabilidad

20 % 0 0 %

Administración de RRHH Manual de funciones 20 % 0 0 %

Rendición de Cuentas Rendición de cuentas de

cada departamento

20 % 1 20 %

TOTAL 100 % 40 %

CALIFICACIÓN MÁXIMA 100 %

CALIFICACION OBTENIDA 40 %

PONDERACIÓN 0.40

NIVEL DE CONFIANZA 40 % BAJO

NIVEL DE RIESGO 60 % ALTO


Resultados de la evaluación

En este componente se obtiene un nivel de confianza del 40 % que es BAJO, debido a que

la empresa cuenta con un plan estratégico en el que se define los objetivos que quieren

alcanzarse en el corto plazo, también se rinden cuentas al jefe de cada departamento y las

mismas son respaldadas por informes que son entregados semanalmente.

El nivel de riesgo obtenido es del 60 % que es ALTO, se debe a que la Empresa no cuenta

con un manual de funciones, una estructura organizativa definida, y la designación de

autoridades y responsabilidades, estos hechos afectan a la empresa para el mejor

desempeño de la actividad y el logro de sus objetivos estratégicos.

Tabla 6: Cuestionario sobre la Evaluación de Riesgo.



EVALUACIÓN DE RIESGO


SI NO

1 ¿La dirección ha establecido objetivos globales en la empresa? X

2 ¿Los objetivos globales de la entidad se comunican a todos los

empleados?

X

3 ¿Existen objetivos específicos que manejen cada departamento? X

4 ¿Se establecen objetivos para cada actividad importante de cada

departamento?

X

5 ¿La dirección efectúa un seguimiento especial de los objetivos que

constituyen factores críticos de éxito?

X

6 ¿Son identificados los riesgos potenciales para la empresa? X

7 ¿Se realizan actividades que permitan el cambio dentro de la empresa? X

8 ¿Se toman medidas para asegurar que los empleados nuevos entiendan

a la entidad y actúen correctamente?

X

9 ¿Existen mecanismos para evaluar el impacto de los nuevos sistemas

administrativos?

X

10 ¿Existe un departamento o comité encargado de los temas de riesgo? X


Tabla 7: Calificación sobre Evaluación de Riesgos.



EVALUACIÓN DE RIESGO


SI =1 NO=0

CALIFICACIÓN

PONDERADA

Objetivos globales de la

empresa

Conocimiento de los

objetivos de la empresa

20 % 1 20 %

Objetivos específicos Objetivos para cada

actividad de cada dpto.

20 % 1 20 %

Riesgos potenciales para la

empresa

Identificación de los riesgos 20 % 0 0

Gestiones para el cambio Mecanismos para evaluar el

impacto del sistema

administrativo

20 % 0 0

Departamento de riesgo Enfrentamiento de riesgos 20 % 0 0

TOTAL 100 % 40 %



PONDERACIÓN 0.40




RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

El segundo componente del modelo COSO, representa un nivel de confianza del 40% que

es BAJO, debido a que la empresa define periódicamente sus objetivos generales y

específicos para cada departamento, los que a su vez son dados a conocer por medios

escritos a todo el personal, manteniéndose dentro de la misma una gestión de cambio

continua.

El nivel de riesgo es del 60% ALTO, debido a que la dirección no efectúa un seguimiento

especial de los objetivos que constituyen factores críticos de éxito, y por tal motivo no

identifica los riesgos potenciales que pueden afectar las actividades de la Empresa,

tampoco cuentan con un Comité o Departamento encargado del enfrentamiento de los

riesgos.

Tabla 8: Cuestionario sobre Actividades de Control.



ACTIVIDADES DE CONTROL


SI NO

1 ¿Se realizan estudios por parte de la dirección para evitar los riesgos? X

2 ¿La empresa cuenta con procesos que permitan generar información? X

3 ¿Existe una persona determinada para controlar los ingresos y salidas de

mercadería?

X

4 ¿Existe un manual de procesos que indique como deben manejarse las

actividades de administración?

X

5 ¿Se identifican los clientes y se desarrollan estrategias de marketing en

función de ellos?

X

6 ¿Se efectúan actividades de control cruzadas entre las áreas de

responsabilidad?

X

7 ¿Existen indicadores de rendimiento dentro d la empresa? X


Tabla 9: Calificación sobre Actividades de Control.





SI =1 NO=0

CALIFICACIÓN

PONDERADA


Estudios por parte de la dirección

para evitar los riesgos

20 % 0 0 %

Salvaguarda de la mercadería 20 % 1 20 %

Manual de procesos de la

actividad administrativa

20 % 0 0%

Identificación de clientes reales y

potenciales

20 % 1 20 %

Actividades de control cruzadas 20 % 0 0 %

TOTAL 100 % 40 %



PONDERACIÓN 0.40





En este componente el nivel de confianza es del 40% siendo BAJO, debido a que la

empresa controla los ingresos y salidas de las mercancías y tiene identificado sus clientes

reales y potenciales y cuenta con informes que realiza la gerencia cada mes para dar a

conocer a los colaboradores las actividades realizadas, con el fin de mejorar los servicios

de la entidad y satisfacer las necesidades de los clientes.

El resultado proyecta un riesgo del 60% considerado ALTO, esto se debe a inexistencia de

indicadores que permitan medir el rendimiento de cumplimiento de las metas planteadas

por la empresa, no se efectúan actividades de control cruzadas ni se realiza estudio por

parte de la dirección para evitar los riesgos, así como se carece de los Manuales de

Procesos.

Tabla 10: Cuestionario sobre actividades de Información y Comunicación.



INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


SI NO

1 ¿La empresa suministra información como: manuales, reglamentos,

programas, etc.?

X

2 ¿Se presenta con regularidad la información generada dentro de la

empresa para el logro de los objetivos?

X

3 ¿Se suministra al personal la información que necesitan para cumplir

con sus actividades?

X

4 ¿Los canales de comunicación de la entidad son los adecuados? X

5 ¿Las sugerencias y quejas son recogidas y comunicadas al personal

pertinente?

X

6 ¿Se mantienen los flujos de información interna y externa, sobre los

procesos, al personal correspondiente?

X

7 ¿Se dan a conocer el grado de cumplimiento de los objetivos? X


Tabla 11: Calificación sobre actividades de Información y Comunicación.



INFORMACION Y COMUNICACION


SI =1 NO=0

CALIFICACIÓN

PONDERADA

INFORMACION Existencia de manuales, reglamentos,

programas, etc.

20 % 0 0 %

Flujo de información sobre los

procesos

20 % 0 0 %

COMUNICACION Canales de comunicación adecuados 20 % 0 0 %

Información sobre el cumplimiento de

los objetivos

20 % 1 20 %

Comunicación de quejas y sugerencias

al personal pertinente

20 % 1 20 %

TOTAL 100 % 40 %



PONDERACIÓN 0.40





En este componente un nivel de confianza del 40% igualmente BAJO, debido a que la

entidad suministra al personal la información que necesitan para cumplir con sus

actividades diarias y el grado de cumplimiento de sus objetivos, comunicándose las quejas

y sugerencias al personal pertinentes.

El nivel de riesgo es del 60 % este factor es igualmente ALTO, debido a que no hay

procedimientos definidos y los que existen se encuentran elaborados de manera empírica al

no existir ningún tipo formal de manual de organización que regule las actividades, los

canales de comunicación no son los adecuados y los flujos de información entre cada área

y al exterior no se encuentran establecidos.

Tabla 12: Cuestionario sobre actividades de Supervisión.



SUPERVISIÓN


SI NO

1 ¿Se realiza un monitoreo continuo por el administrador de la empresa? X

2 ¿Los organismos de control realizan auditorias operativas y financieras a

la empresa?

X

3 ¿Se realizan evaluaciones de control interno? X

4 ¿se investigan y corrigen las deficiencias encontradas dentro de la

empresa?

X


Tabla 13: Calificación sobre actividades de Supervisión.



SUPERVISION


SI =1 NO=0

CALIFICACIÓN

PONDERADA

ACTIVIDADES CONTINUAS Monitoreo continuo por el

administrador de la empresa

25 % 1 25 %

Evaluación de los Organismos de

control externos

25 % 0 0 %

ACTIVIDADES PUNTUALES Evaluaciones de control interno 25 % 0 0 %

Correcciones de las deficiencias

encontradas dentro de la empresa

25 % 1 25 %

TOTAL 100 % 50 %



PONDERACIÓN 0.50

NIVEL DE CONFIANZA 50 % MODERADO

NIVEL DE RIESGO 50 % MODERADO



En este componente existe un nivel de confianza del 50 % MODERADO, debido a que

existe un monitoreo continuo por parte del personal de gerencia se efectúa diariamente un

control de los resultados del trabajo de cada área.

El nivel de riesgo es 50 % MODERADO en este componente, debido a que no se ha

realizado una evaluación de personal externo ni se efectúan evaluaciones de Control

Interno por los directivos de la empresa.

CAPÍTULO IV

PROPUESTA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE

LA EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA

4.1. Objetivos del Control Interno

Los objetivos de esta propuesta de Control Interno son los siguientes:

Información financiera suficiente y confiable: La Empresa deberá ser capaz de

dar el contenido de su información contable y financiera de forma confiable y

oportuna a los usuarios externos e internos que la soliciten. Este objetivo se logrará

con la implementación por parte dela organización de dicha propuesta de Control

Interno que permitirá estabilidad, objetividad y verificabilidad.

Operaciones efectivas y eficientes: El Área Administrativa debe tener la seguridad

de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y

utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones

generales especificadas por la administración. Para el cumplimiento de este

objetivo se podrán tomar acciones como la implementación de un sistema de

incentivos a la producción, además de un cronograma que abarque desde el pedido

del cliente final hasta la entrega del producto y su servicio de postventa.

Cumplimiento de leyes y regulaciones establecidas: Toda acción que se

emprenda por la Gerencia General, debe estar bajo la observancia de las

disposiciones legales vigentes en el país y debe obedecer al cumplimiento de toda

la normatividad que le sea aplicable. Este objetivo incluye las políticas que emita

la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los

integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así

lograr el éxito de la misión que ésta se propone.

Establecer un plan de organización: La empresa debe contar con una apropiada

distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad y con un personal

debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en

correspondencia con sus responsabilidades.

Alcanzar seguridad y confianza: El establecimiento de normas y procedimientos

por la empresa desempeñarán un papel vital en el mantenimiento de un ambiente

seguro, creando un estado de confianza para los empleados y clientes.

4.2. Análisis de los resultados de la FODA y el Modelo COSO.

Estrategia a seguir según los resultados del diagnóstico.

Los resultados del análisis FODA y los 5 componentes del modelo COSO, evidencian que

el Área Administrativa de la entidad carece de Manuales de Procedimientos, delimitación

de funciones y responsabilidades así como la carencia de flujos de información y

descripción de sus procesos, no se identifican ni evalúan los posibles riesgos a enfrentar,

no se cuenta con una estructura organizativa definida y no se efectúan controles cruzados

ni actividades de control.

Todo lo anterior expuesto determina la necesidad de contar con una herramienta técnica

que permita la obtención de información relativa al Control Interno en el Área

Administrativa bajo el Modelo COSO, el cual ayudará a detectar y prevenir posibles

errores que se estén dando durante la ejecución de los procesos que se desarrollan en esta

área de la empresa.

Por medio de ésta propuesta, la Empresa contará con guías que le permitan promover una

buena administración de sus recursos, bajo el marco de una adecuada estructura de Control

Interno.

Con la siguiente propuesta se espera contribuir al correcto desempeño de la Empresa

Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., a través de componentes y sus factores respectivos

realizados en la entidad. A continuación se presenta las propuestas desglosadas por cada

componente:

4.3. Antecedentes

En 1975, bajo la iniciativa del Doctor Hugo Vargas y del Doctor Julio Dávila se crea la

Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., debido a la necesidad del mercado, ya

que, en la ciudad de Quito no existía una planta para recubrimientos electrolíticos

(cromado, galvanizado, latonado). Inicialmente toda la tecnología fue traída del vecino país

de Colombia, de igual forma los técnicos para la instalación.

4.4. Ubicación

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., está ubicada en la Panamericana Norte Kilómetro

7 1/2, Calle Tadeo Benítez y Vicente Duque, Sector Carcelén Alto en la Ciudad de Quito.

4.5. Historia

En el transcurso de estos 5 años, la Empresa ha ido tomando varios giros dentro de la línea

metal mecánica fabricando especialmente muebles de hogar en tubos metálicos ( camas,

literas, sillas, juegos de comedor y sala) y a su vez ha incursionado en la línea de

exhibidores de ropa y de implementos deportivos para tiendas y boutiques; en la actualidad

la Empresa cuenta con 24 trabajadores y una línea de distribución de ventas directas a 6

tiendas ubicadas en distintos lugares de la ciudad de Quito; las cuales forman parte del

holding de la Compañía., además de otros canales de distribución como clientes al por

mayor y al detalle; los productos en la línea de muebles de hogar están dirigidos a un

segmento medio.

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una compañía obligada a llevar contabilidad,

cuenta con un software desarrollado expresamente para el Sistema Contable.

4.6. Visión

Ser en cinco años, la empresa líder en la comercialización de muebles de metal de la Zona

Norte de Quito, satisfaciendo las necesidades de los clientes mediante la amplia gama de

productos y un servicio de calidad.

4.7. Misión

Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una fábrica dedicada a la producción y

comercialización de muebles de metal de alta calidad, cumpliendo con altos estándares

medio ambientales y producción, satisfaciendo así las necesidades del consumidor de la

Zona Norte de Quito a precios bajos, con un servicio eficiente y eficaz en la entrega de los

productos.

4.8. Objetivos

Los objetivos empresariales para la Empresa se establecen de la siguiente manera:

Producir muebles diferenciados de los existentes por su alta calidad.

Satisfacer las necesidades de tanto para clientes potenciales como para clientes ya

establecidos.

Lograr el posicionamiento en el mercado local del Sector Norte, con expectativas a

incursionar en los mercados nacional y regional.

Cumplir con la responsabilidad social de protección del medio ambiente, utilizando

metodologías de Buenas Prácticas de Manufactura.

Implementar el Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa.

4.9. Valores y Principios

Honestidad

Responsabilidad

Transparencia

Innovación

Satisfacción del cliente

Competitividad

Calidad

4.10. Reglamento Interno

Los directivos y trabajadores recibirán de forma rotativa capacitación acorde al área de

trabajo, con el fin de mantener un personal más capacitado, eficiente y eficaz, mejorando

así el desempeño de cada uno en las funciones asignadas, para este proceso se basará en el

Código de Trabajo.

4.11. Actividad Principal

La Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., tiene por objeto dedicarse a la

producción y comercialización de muebles de metal de alta calidad, cumpliendo con altos

estándares medio ambientales y de producción, satisfaciendo así las necesidades de los

clientes, a precios bajos, con un servicio eficiente y eficaz en la entrega de los productos.

Productos que Ofrece:

La Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., ha tomado giros dentro de la línea

metal mecánica fabricando especialmente muebles de hogar en tubos metálicos como son:

Camas

Literas

Sillas

Juegos de comedor y sala

Exhibidores de ropa y de implementos deportivos para tiendas y boutiques

4.12. Organigramas de la Empresa

4.12.1. Organigrama Estructural

Se estableció el siguiente esquema de jerarquización y división de las funciones

componentes del organigrama estructural, se jerarquizó estableciendo las líneas de

autoridad hacia abajo, a través de los diversos niveles y delimitando la responsabilidad de

cada empleado.

En la estructura organizativa quedó representado todo el personal que se relaciona en la

organización con el fin de establecer objetivos, metas, y desarrollar estrategias e influir con

su acción en el ambiente interno y externo rodea a la entidad,mostrando las principales

líneas de autoridad para la toma de decisiones.

Figura 2: Organigrama estructural de la empresa Cromo & Níquel del Ecuador CÍA

LTDA

Fuente: Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda.


4.12.2. Organigrama Funcional de la Empresa

Este organigrama incorpora a los gráficos estructurales una síntesis del contenido

operacional de cada área de responsabilidad donde se describen las funciones y

responsabilidades más sobresalientes que tienen asignadas.

Figura 3: Organigrama Funcional

Fuente: Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.


4.12.3. Organigrama de Posición

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la compañía en donde se establece

en cada unidad el desglose de cargos ocupados y vacantes.

Figura 4: Organigrama de posición de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía.

Ltda.

Fuente: Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda.


4.13. Propuesta (Modelo COSO).

4.13.1. Ambiente de Control

La integridad y los valores éticos. Para determinar y fomentar valores éticos y de

conducta y beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades que desarrolla la

organización, se establecerán mecanismos que promuevan la fidelidad del personal

a esos valores. Los directivos de Cromo &Níquel son los encargados de identificar

los requisitos éticos y cualidades morales necesarios que debe reunir el personal

que labora en la entidad. Estos requisitos se tendrán en cuenta en los proceso de

selección y capacitación del talento humano, así como en el diseño y

establecimiento de políticas y normas de desarrollo laboral, estas funciones son

responsabilidad del área administrativa ya que es el mismo jefe de administración el

encargado del talento humano en la empresa.

Para conseguir lo que se plantea, se propone implementar un Código de Ética para

la entidad con la finalidad de promover la eficiencia laboral de todos los miembros

que conforman la Empresa, además que contribuya a la generación de un ambiente

familiar en el que exista: respeto, honestidad y responsabilidad,

Estructura organizativa. La Empresa Cromo& Níquel no cuenta con una

estructura organizativa definida, , por lo que existe personal que desempeña dos

cargos a la vez, como el caso del Gerente General y Vendedores. Para establecer

una correcta organización que cumpla con las funciones administrativas básicas,

se definió una estructura orgánica que permitirá equilibrar las actividades,

determinar las áreas funcionales, los cargos y los correspondientes niveles de

autoridad, responsabilidad y coordinación. Para asegurar el debido cumplimiento de

los objetivos institucionales con eficiencia, esta estructura orgánica es razonable,

simple y flexible.

Asignación de autoridad y responsabilidad:

En la Empresa se toma en cuenta los siguientes aspectos en la asignación de

facultades y responsabilidades:

a) El Gerente General es el encargado de dar a conocer a los colaboradores

claramente sus deberes y responsabilidades.

b) Cada persona está autorizada para tomar decisiones oportunas y necesarias en

caso contrario existirá demoras.

c) Cada empleado está obligado a informar al superior sobre las tareas ejecutadas y

los resultados obtenidos, en función de lo que se espera lograr.

Todos estos aspectos quedaron recogidos en el manual de puestos y funciones,

elaborado para el Área Administrativa.

Políticas y prácticas de Recursos Humanos. Para una apropiada planificación y

administración dela aptitud humana dentro de Cromo& Níquel se debe incluir políticas

y procedimientos necesarios, para que de esta manera aseguren las habilidades,

actitudes y conocimientos idóneos para el adecuado desempeño de las actividades.

Para lo cual se prevé el cumplimiento de los siguientes aspectos:

a) Realizar actividades de planificación, reclutamiento, selección y contratación de talento

humano idóneo.

b) Generar condiciones laborales favorables que incluyan la capacitación y desarrollo para

permitir al personal, actualizarse e incrementar sus conocimientos y destrezas.

c) Describir las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que

debe tener la persona que lo ocupe.

d) Evaluar el desempeño del personal, motivando el desarrollo del liderazgo.

e) Capacitar y desarrollar programas, y actividades que ayude al mejoramiento de los

conocimientos del personal.

f) Llevar el control de beneficios de los empleados.

g) Distribuir y difundir políticas y procedimientos de recursos humanos a todos los

empleados, mediante boletines, reuniones, memorándums.

Rendición interna de cuentas y responsabilidad. Consiste en la elaboración de

informes de gestión sobre los resultados operativos generados por el Área

Administrativa para este fin, se confeccionaran informes sobre la gestión, en donde se

de referencia de la consecución de los objetivos y metas, para de esta manera poder

evaluar el grado de cumplimiento de los mismos y tomar medidas correctivas si es

necesario.

4.13.2. Evaluación de Riesgos

Se realizó la identificación y evaluación de los posibles riesgos a enfrentar por la Empresa

Cromo& Níquel Cía. Ltda , así como las medidas de control necesarias para prevenir los

mismos. La determinación de la frecuencia se realizó por el método del criterio de

frecuencia de Prouty y la gravedad por el método del criterio de gravedad o financiero.

La evaluación se realizó utilizando los riesgos identificados para cada proceso del área de

estudio, es importante señalar que la empresa no tiene identificado los riesgos, no realiza

una evaluación adecuada de los mismos por procesos, al no actualizar estos después de

aplicadas las acciones de control a cada área de responsabilidad, lo que evidencia que no

ha sido consecuente a la hora de utilizar los instrumentos para la identificación de los

mismos, pudiendo utilizar, como se demuestra en este trabajo, instrumentos tales como

organigrama, estadística y manuales. En el anexo No. 1 se muestra la matriz de evaluación

de Riesgos de la empresa Cromo& Níquel Cía. Ltda.

4.13.3. Actividades de Control

La empresa establecerá las siguientes Políticas de Control Interno:

Cada área de responsabilidad de Cromo& Níquel deberá poseer un sistema de

control interno eficiente, efectivo y acorde con los lineamientos de la empresa.

La Junta Directiva de la compañía creará un Comité de Auditoría Corporativo que

será el máximo órgano de control de la empresa, encargado de la vigilancia de la

efectividad y eficiencia del control interno. Este Comité supervisará, direccionará y

aprobará el marco general de control interno de la entidad.

El Comité de Auditoria deberá estar compuesto por miembros de la Junta Directiva

y por un Auditor Corporativo o en su ausencia la Junta Directiva o su similar

desarrollará los temas relacionados con el Sistema de Control Interno.

Adicionalmente, participarán el Gerente General y el Auditor Interno de la

empresa, con voz, y sin voto.

El Gerente de cada área es responsable del diseño, implementación y

administración del control interno.

El Comité de Auditoria de la empresa, realizará las evaluaciones al control interno

basadas en el análisis de riesgos y demás elementos de COSO y propone

recomendaciones para su mejora.

Los Estados Financieros reflejarán la situación económica de la Empresa Cromo&

Níquel y los procesos de contabilización y conciliaciones serán elaborados

diariamente.

Cada departamento deberá entregar semanalmente informes sobre sus actividades.

Se definirán indicadores de rendimiento para medir el desempeño de las personas

que integran la organización.

Todo el personal de la empresa deberá aplicar, con carácter obligatorio, los

criterios definidos en esta política para ejecutar y mantener controles efectivos y

eficientes en los procesos y actividades a su cargo.

4.13.4. Información y Comunicación

Los factores del componente Información y Comunicación son los siguientes:

a) Información: La información de las operaciones incluyen informes semanales

sobre recursos de la entidad permitiendo dar un seguimiento necesario y

verificación correspondiente, es decir los datos obtenidos deben ser puntuales,

accesibles y dotado de un formato consistente. Se procederá a confeccionar los

flujogramas de cada proceso ejecutado en las áreas de responsabilidad para

establecer las entradas y salidas de información.

La información externa sobre las condiciones de mercado, la competencia y

cambios mercantiles, serán captadas, analizadas y utilizadas para la toma de

decisiones y la elaboración de los objetivos estratégicos que deberán estar en

correspondencia con la situación y condiciones actuantes del mercado. Cromo &

Níquel compartirá dicha información mediante reuniones abiertas con el personal

involucrado.

b) Comunicación: Se establecerán los canales de comunicación adecuados para la

distribución oportuna de la información requerida por cada área, se comunicará

oportunamente sobre las actividades de cada área y de los hechos económicos a la

Gerencia General. Se les comunica a los empleados los objetivos organizacionales

y sus actividades, para su mejor desempeño. En la entidad existe un buzón de

sugerencias, quejas y otra información que son recogidas y comunicadas a las

personas pertinentes y a su vez éstas son investigadas y se toman acciones

correctivas con respecto de las quejas y sugerencias recibidas. Se utilizarán las

redes y correos electrónicos así como comunicados, reuniones, informes en soporte

documental como herramientas de los canales de comunicación.

4.13.5. Supervisión

Se hace necesario para implementar este componente de Supervisión crear un Unidad de

Supervisión y Evaluación con un Auditor Interno que contará con el apoyo del Comité de

Auditoría Corporativo.

El Plan Anual de Supervisión y Evaluación (PASE) contarán con las siguientes

actividades:

Tabla 14: Actividades del Plan Anual de Supervisión y Evaluación

ACTIVIDADES

DESCRIPCION

Informes de Supervisión y

Evaluación

la Unidad de Supervisión y Evaluación (USE) en el marco de

sus funciones y competencia presentará un informe trimestral

respecto a las acciones de monitoreo, donde se reportarán los

avances respecto al PASE

Presentación del PASE

El PASE como documento a implementarse en el 2015 será

presentado en enero del 2015 para su aprobación, previa

revisión del Comité de Control y Consejo de Dirección

Comunicación del PASE

Presentado y aprobado el PASE, se comunicará a las áreas de

responsabilidad y a todo el personal de la empresa con la remisión

formal del documento.

Revisión y Análisis de procesos

En el segundo trimestre se espera una efectiva implementación de

las acciones de seguimiento, mediante los reportes mensuales de

cumplimiento de los indicadores priorizados, con las respectivas

recomendaciones.

Supervisión a recomendaciones

En el 2do semestre, se iniciará la supervisión de las diversas

recomendaciones emitidas en los informes de seguimiento. Se

prevé en julio, septiembre y diciembre.

Diseño de Supervisión y

Evaluación informático

En el 4to. trimestre del año, se espera contar con una propuesta

de diseño para informatizar el Sistema de Supervisión y Evaluación

Normatividad En el 4to. trimestre del año, se presentará una directiva interna

que regule las acciones de la Unidad de Supervisión y Evaluación

Implementación del PASE

En el 4to. trimestre del año, se espera contar con una Unidad de

Supervisión y Evaluación implementada con los recursos necesarios

y un PASE ajustado con las medidas correctivas necesarias para su

adecuada operatividad. Se presentará informe sobre las acciones

de seguimiento, supervisión y evaluación desarrolladas en

los tres primeros trimestres del año.

Supervisión de Campo

En el mes de diciembre se analizarán los factores causales

en el complimiento de las metas, se verificará el

cumplimiento de las recomendaciones y se levantará

información in situ con el personal supervisado.


Para implementar el Plan de Supervisión, Monitoreo y Evaluación hacia el logro de los

objetivos se ha trazado un cronograma el cual se pude observar en el anexo No. 2:

Tareas y Responsabilidades según Actores

Tabla 15: Tareas y responsabilidades según autores

Actores Tareas y Responsabilidades Peso de Relevancia

Dirección de la

Empresa

1 Mantenerse informado sobre los avances de

supervisión y evaluación en la ejecución del PASE, a

través la USE, tomar decisiones según proceda.

ALTO

Planeamiento y

Presupuesto

1

2

3

Mantenerse informado sobre los resultados de las

acciones de supervisión y evaluación , a través la

USE.

Brindar apoyo y asistencia técnica a las áreas de

responsabilidad en temas de su competencia.

Supervisar los procesos y sistema de información

de supervisión y evaluación en la ejecución del PASE

BAJO

Unidad de

Supervisión y

Evaluación

1

2

3

4

5

6

Confección del perfil y funciones del personal

encargado de las acciones de supervisión y

evaluación, con el visto bueno del Gerente General.

Implementación operativa del PASE y comunicación

de este a todas las áreas de responsabilidad con la

respectiva capacitación del personal.

Coordinar con las áreas de responsabilidad los

acuerdos y criterios establecidos respecto a los

formatos para registrar la información,

determinación de indicadores, estándares de calidad

para evaluar los logros y retrasos de las metas

trazadas.

Validación y Análisis de los informes de

cumplimiento y avance de los indicadores de

producto y actividades de cada área de responsabilidad.

Análisis y preparación de informes mensuales,

trimestrales y anuales del seguimiento y supervisión

para las áreas de responsabilidad.

Sistematización del seguimiento a las

ALTO

7

8

9

10

11

12

13

observaciones y recomendaciones, emitidas en los

informes de seguimiento.

Informar trimestralmente a través de reuniones

técnicas sobre los resultados del PASE a las áreas de

responsabilidad.

Confección de informes trimestrales/semestrales y

anuales reportados a la Dirección Ejecutiva, en

coordinación con las áreas de responsabilidad.

Asesoría técnica y seguimiento permanente

respecto a la ejecución del PASE..

Velar por la calidad de los reportes e información

emitida por las áreas de responsabilidad .

Informe 4to. Trimestre del año sobre los avances

del diseño del sistema informático de supervisión y

evaluación.

Diseñar y ejecutar procesos para el desarrollo del

sistema de información para el seguimiento y

supervisión del programa.

Realización de visitas de supervisión ínsito de los

indicadores que no cumplan con las metas trazadas.

Sistema de

Información y

Comunicación

1

2

Responsable del registro y procesamiento de

información.

Control de calidad de la información, confiablidad

y validez de la información reportada en los

registros administrativos.

MEDIO

Áreas de

responsabilidad

1

2

3

4

Mantenerse informados sobre el avance de las

acciones de supervisión y evaluación.

Participar activamente en las reuniones de capacitación

y retroalimentación de los informes de seguimiento y

supervisión que efectúa la USE.

Facilitar información de los indicadores a la USE,

según la frecuencia de cumplimiento que le

corresponda a cada indicador.

Realizar seguimiento del cumplimiento de los

indicadores y metas trazadas a partir de los informes

que les emita la USE.

ALTA

5

6

7

8

Participar activamente en los avances de la

implementación del PASE.

Aplicar las medidas correctivas conforme a las

recomendaciones dejadas por las acciones de

seguimiento y supervisión.

Son responsables de brindar información respecto a la

ejecución de cada una de las tareas asignadas.

Cumplir con las metas programadas para las

actividades de las cuales son responsables.


4.14. Manual de Control Interno para el Área Administrativa

Introducción

El criterio de la organización de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., se

basa en los principios de la administración moderna, en las características propias de las

operaciones del Área Administrativa que se desarrolla dentro de la compañía.

El Manual de Procedimientos (Control Interno) tiene vigencia indefinida, pero podrá ser

modificado o actualizado, previa autorización del Gerente General.

En el presente Manual se establecerán las políticas que permitirán al Área Administrativa

las siguientes acciones:

Desarrollar las actividades basada en normas y reglamentos internos y

gubernamentales

Manejar políticas en el Departamento Contable, compras de inventarios, ventas y

activos fijos con el fin de evitar desviaciones o irregularidades en el desempeño del

personal.

Determinar cuándo y cómo proceder ante sucesos eventuales que conlleve a la toma

de decisiones.

Finalmente para la elaboración del manual se emplearán flujogramas con la finalidad de

señalar los procesos que deben ejecutar los responsables de las actividades.

4.14.1. Manual de Puestos y Funciones

Introducción

El presente Manual de Puestos y Funciones contribuye al Área de Administración de la

Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., como un apoyo, en el cual se realiza una

descripción de los puestos y funciones que debe seguir el personal para un mejor

desempeño del Área.

El Área Administrativa está conformada por la Administración , Contabilidad, Secretaría y

Logística, estas unidades se encuentran bajo el cargo del Área.

El Área Administrativa se encarga del manejo, control y dirección de los recursos

económicos de la empresa. Además, tiene la autoridad para implementar y hacer cumplir

con los procesos, políticas, normas y reglamentos tanto internos como gubernamentales

fundamentales para el correcto funcionamiento de la entidad.

Objetivos:

Determinar la responsabilidad que tiene el personal dentro del puesto asignado.

Identificar las funciones a ejecutar dentro del área laboral.

Evitar duplicar actividades en el área con el fin de ahorrar tiempo y esfuerzo.

Mejorar la autoridad del personal y la designación de funciones.

Alcance

Área de Administración y Gerencia General de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador

Cía. Ltda.

Tabla 16: Cuadro Resumen de los Puestos del Área Administrativa de la Empresa Cromo

& Níquel del Ecuador Cía. Ltda.

EMPRESA CROMO &NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.

N° Puestos Descripción del Puesto

1

Jefe de

Administración

El Jefe de Administración es el responsable de la dirección y

representación legal, judicial y extrajudicial, estableciendo las

políticas generales que regirán a la empresa. Desarrolla y define

los objetivos organizacionales. Planifica el crecimiento de la

empresa a corto y a largo plazo. Además presenta al Directorio los

estados financieros, el presupuesto, programas de trabajo y demás

obligaciones que requiera

2

Contador

El contador general es el encargado y responsable de realizar los

Estados Financiero, los registro contables que se generen en la

empresa, se encargara además del respectivo cierre de las cuentas

de forma mensual o anual y debe realizar un informe sobre el

comportamiento de los recursos y las obligaciones de la empresa.

3

Auxiliar Contable El Auxiliar debe asistir al Contador en el control y contabilización

de las diferentes operaciones realizadas dentro de la Empresa.

4

Secretaria Brinda apoyo secretarial a los laborales administrativos en las

distintas dependientes

5 Especialista en

Logística

El Especialista en Logística es el encargado de la comercialización,

adquisición de mercancías, manejo de los proveedores, planificar

planes de venta y mercadeo, fijar precios, porcentajes de descuento

y plazos de entrega.


Tabla 17: Manual de Funciones Jefe Administrativo


Fecha

Página 3 - 4

EMPRESA: CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA

Capacidad de comunicación.

Espíritu crítico.

ELABORÒ REVISÒ AUTORIZÒ

PERFIL COMPETENCIAS: DESCRIPCIÓN:

Manual de Puesto y Funciones01/06/2014

NIVEL ADMINISTRATIVO: JEFE DE ADMINISTRACIÓN

Educación: El Jefe de Administración es el responsable de la dirección y representación legal, judicial

Título de Ingeniero en Administración de y extrajudicial, estableciendo las políticas generales que regirán a la empresa. Desarrolla y

Empresas o Títulos de carreras afines define los objetivos organizacionales. Planifica el crecimiento de la empresa a corto y a largo

Experiencia: plazo. Además presenta al Directorio los estados financieros, el presupuesto, programas de

3 años en puestos similares trabajo y demás obligaciones que requiera

Habilidades:

Capaz de asumir responsabilidad.

• Rinde cuentas de su gestión ante la Junta General de Socios.

Ser emprendedor.

FUNCIONES :

Liderazgo, con motivación para dirigir.

Integridad moral y ética.

• Se determinan dependiendo del nivel jerárquico de los trabajadores dentro de la organización

de la Empresa.

Saber marcar prioridades.

• Se encarga de la organización, vigilancia y funcionamiento de las unidades de la Empresa

Elevada orientación al resultado

• Califica la eficacia de los servicios y el controla al personal.

Sabe motivar al personal.

• Gerencia, coordina y supervisa el desempeño de los trabajadores

Gran capacidad para delegar.

• Coordinar conjuntamente con el Contador para la elaboración del presupuesto.

Creatividad

• Dirige y controla el desarrollo del presupuesto aprobado por los directivos.

Toma de decisiones

• Asistir a las sesiones de la Junta General de Socios y de los Directivos de la Empresa

Análisis financiero

• Delegar en todos los niveles de la organización y asumir todas sus consecuencias.

• Mantener el control de los procesos, la precisión y la claridad en la comunicación.

Dotes de psicología

directorio, y reporta a éste acerca del desempeño de la empresa.

Supervisa a:

Trabajadores de la Empresa

RELACIÓN FUNCIONAL: RESPONSABILIDADES:

Depende de: El Gerente General es el responsable en forma complementaria de las obligaciones del

Tabla 18: Manual de Funciones Contador


Fecha

Página 3 - 4

Jefe de Administración


Supervisa a:

Auxiliar de Contabilidad


Depende de: Es el responsable de llevar la contabilidad de forma oportuna, confiable y razonable.

• Generar y pagar planillas del IESS

• Mantener y actualizar los inventarios de activos y mercadería

• Realizar y controlar el presupuesto

• Cumplir con las funciones y tareas que le asigne su inmediato superior

• Verificar el cumplimiento de las políticas, reglamentos y procedimientos determinados

por la empresa

• Asesorar al Gerente sobre el procedimiento contable

• Declaración de impuestos

• Revisar los ingresos y gastos de la empresa

• Efectuar consolidaciones bancarias

Creatividad

Excelentes relaciones interpersonales

Toma de decisiones

FUNCIONES :

Análisis financiero

• Elaborar los estados financieros de la empresa

recursos y las obligaciones de la empresa.3 años en puestos similares

Habilidades:

Educación: El Contador es el encargado y responsable de realizar los Estados Financiero, los registro

Título de Tercer Nivel contables que se generen en la empresa, se encargara adema del respectivo cierre de las

Experiencia: cuentas de forma mensual o anual y debe realizar un informe sobre el comportamiento de los



NIVEL ADMINISTRATIVO: CONTADOR


Tabla 19: Manual de Funciones Auxiliar Contable


Fecha

Página 5 - 6

últimos de la universidad

2 años en puestos similares


Contador brindar apoyo al equipo de trabajo del área.

Supervisa a:

• Entre otras actividades


Depende de: Es la persona responsable de las actividades que el Contador General le designe, además de

Seguir instrucciones orales y escritas

• Colaborar con las actividades del Equipo del área de trabajo

Trabajar eficientemente en

• Realizar los registro contables y financieros del a empresa

situaciones de presión laboral

• Elaborar información contable-financiera cuando lo solicite el Contador General

Eficiente administración del tiempo

• Realizar flujos de Caja, Control de Pagos y Egresos Bancarios

Buena redacción y ortografía

• Elabora cheques y retenciones

Responsable

• Carga la información del sistema de declaración de impuesto y del IVA

Planificador, metódico y ordenado

• Manejo de Activos e Inventarios

Capacidad de análisis y de síntesis

• Elaborar ordenes de movilización

Excelentes relaciones interpersonales

• Archivo y custodia de los documentos contables de la empresa

Habilidades:

FUNCIONES :

Creativa

• Cuadrar las cuentas de los Estados Financieros

Educación: El Auxiliar debe asistir al Contador en el control y contabilización de las diferentes operaciones

Título de Tercer Nivel o cursando los realizadas dentro de la Empresa.

Experiencia:



NIVEL ADMINISTRATIVO: AUXILIAR CONTABLE


Tabla 20: Manual de Funciones Secretaria


Fecha

Página 7 - 8


Responsabilidad

Trabajo a presión

Supervisa a:


Depende de: Es la persona responsable de las actividades que el Contador General le designe, además de

Jefe de Administración de brindar apoyo al equipo de trabajo del área.

Orden • Efectuar citas con los proveedores

Orientación a resultados • Encargada de la inducción del personal

Paciencia

• Elaborar contratos para los nuevos empleados

Confiablidad • Manejo del archivo de la correspondencia

Discreción • Manejo de Kardex de los clientes

Honestidad • Archivo de documentos

Ética Profesional • Recibir y clasificar mensajes

Facilidades de Comunicación • Llevar y mantener al día la agenda de reuniones y otras actividades del Gerente, así como

Proactiva recordar a los interesados en el momento oportuno sobre la misma

Experiencia:

2 años en puestos similares FUNCIONES :

Habilidades: • Digitar documentos que por su naturaleza requieren de nitidez, exactitud y confidencialidad

Capacidad de Análisis • Redactar cartas, memorándums y otros documentos, así como tomar dictado

Educación: Brinda apoyo secretarial a los laborales administrativos en las distintas dependientes

Bachiller Comercial o Secretariado o

estudiante universitario



NIVEL ADMINISTRATIVO: SECRETARIA


Tabla 21: Manual de Funciones Especialista en Logística


4.14.2. Manual de Normas y Procedimientos

Introducción

El Manual de Normas y Procedimientos contribuye a la empresa Cromo &Níquel del

Ecuador Cía. Ltda., en la descripción de las actividades que deben seguir en el desarrollo

de las funciones que se llevan a cabo dentro del cargo del personal del área, en el cual se

aprecia las normas y procedimientos, además de brindar el correcto funcionamiento del

mismo.

Fecha

Página 9 - 10


• Vigilar la eficiencia del rubro de gastos de ventas y asegura la utilización racional de los

recursos.

Administración o carreras afines.

Jefe de Administración apoyo al equipo de trabajo del área.

Supervisa a:

de presión laboral


Depende de: Es la persona responsable de las actividades de comercialización y logística, además de brindar

Responsable necesidades y gustos de los consumidores, así como la competencia y estado actual

Facilidades de Comunicación de los mercados donde opere la empresa.

Seguir instrucciones orales y escritas

Trabajar eficientemente en situaciones

Excelentes relaciones interpersonales competitiva en las ventas.

Eficiente administración del tiempo • Fijar las listas de precios, los porcentajes de descuento y los plazos de entrega de productos.

Proactivo • Coordinar los estudios de investigación de mercados en el área, para determinar las

Creativa adquisición de mercancías y artículos diversos para la compañía.

Planificador • Contactar y entrevistar a proveedores locales y extranjeros con el fin de negociar los

Capacidad de análisis y de síntesis contratos de compra con el objetivo de un abastecimiento eficiente para ganar ventaja

2 años en puestos similares

Experiencia: FUNCIONES :

• Gestionar las compras, la negociación, la comercialización y logística.

Habilidades: • Planificar, organizar y coordinar las actividades relacionadas con el área de compras, la

Educación: El Especialista en Logística es el encargado de la comercialización, adquisición de mercancías,

Título de Tercer Nivel o cursando los manejo de los proveedores, planificar planes de venta y mercadeo, fijar precios, porcentajes

últimos de la universidad en la carrera de de descuento y plazos de entrega.



NIVEL ADMINISTRATIVO: ESPECIALISTA EN LOGÍSTICA


Objetivo

Proporcionar al personal del Área Administrativa de la Empresa Cromo &Níquel Cía.

Ltda., una guía técnica que le permita orientar a sus empleados en la ejecución de las tareas

cotidianas.

Alcance

La propuesta de este manual se diseñó para el Área Administrativa de la Empresa Cromo

&Níquel Cía. Ltda., las normas y procedimientos del presente trabajo deberán revisarse por

los menos una vez al año para realizar correcciones o actualización de la misma. El

personal debe cumplir con todas las normas y procedimientos establecidos en el manual,

con el objeto de cumplir con eficiencia y efectividad el trabajo. Mediante este instrumento

se optimizará el uso del tiempo y de los recursos de las operaciones en cada proceso.

A continuación se grafica los símbolos utilizados por la Norma ANSI que será utilizada

para el propósito antes expuesto:

Tabla 22: Símbolos utilizados por la Norma ANSI

Terminal: Se usa principalmente para indicar el inicio o la

terminación de una acción o lugar, y para identificar una unidad

administrativa.

Disparador: Indica el inicio de un procedimiento del Área

Administrativa.

Operación: Representa el desarrollo de una operación o una

actividad de un procedimiento o proceso.

Línea de Unión: Conecta los símbolos señalando el orden en el

que se deben desarrollar las operaciones. Las líneas de izquierda y

superior representan las entradas y las líneas inferior y derecha

representan las salidas de los procesos.

Decisión o Alternativa: Representa o indica un punto dentro del

flujo en el que se pueden realizar cambios en el proceso de las

actividades.

Documento: Representa cualquier tipo de documentación que se

utiliza dentro del procedimiento de obtención de información.

Archivo: Representa un archivo común utilizado en la empresa

para guardar la documentación de las oficinas.

Inspección: Representa las fases del proceso que se requiere de

revisión e inspección de documentos o materiales.

Demora: Indica los períodos de retraso que la empresa tiene en el

desarrollo o entrega de un producto.

Documentos: Representa la utilización de varios documentos en la

entrega de productos o en la adquisición de materias primas a los

proveedores.


- Procedimientos específicos de la Empresa

A continuación se presenta en su orden los procedimientos, las actividades y diagrama de

flujo del Departamento de Administración

Tabla 23: Procedimiento Supervisar el Registro Contable

EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA

Procedimiento

Supervisar el Registro Contable Fecha: Junio 2014

Área Administrativa Pág.1 - 2

Área Responsable: Administración

Responsable: Jefe de Administración

Propósito:

Identificar que las operaciones tengan un buen control al momento de realizar el registro

contable y del Reporte financiero de la Empresa.

Alcance:

Este proceso se puede aplicar en todas las operaciones que realice la empresa hasta su registro.

Políticas:

Requerir al auxiliar contable los reportes financieros cada mes

Revisar los registros de contable y los reportes financieros de la empresa.


Tabla 24: Procedimiento Supervisar el Registro Contable


EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.

Procedimiento FECHA: JUNIO 2014

Supervisar el Registro Contable PÁGINA: 2-2

Unidad Administrativa: Área de Administración


N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM

1 Auxiliar Contable Realiza los Reportes

Económicos mensuales

Registro de los ingresos

y gastos de la empresa

Originales

2 Contador Revisar y verifica que la

información de los registro

contables sean correcta

Revisión del Libro

diario

Originales

3 Contador Cuando la información está

correcta pasa a firmar con

responsable de los estados

financieros

Estado de Situación,

Estado de Pérdidas y

Ganancias

Flujo de Caja

Originales y

copias

4 Jefe de

Administración

Recibe los Estados

financieros y los revisa



Ganancias

Flujo de Caja

Originales y

copias

5 Gerente General Verifica que la información

que sea correcta procede a

firmar



Ganancias

Flujo de Caja

Originales y

copias

6 Auxiliar Contable Recibe los registro

contables y el reporte

financiero; procede a

archivar



Ganancias

Flujo de Caja

Copias

Figura 5: Supervisar el Registro Contable


Registro contable y

reporte financiero

Decide

Revisa

Firma

Envía

Registro contable y

reporte financiero

Registro contable con

la documentación de respaldo

Revisa

Compar

a

Decide

Revisa

Firma

Reporte financiero

Envía

Realiza

Registro contable y

reporte financiero

Imprime

Envía

Archiva

Tabla 25: Procedimiento Otorgar créditos al cliente


Procedimiento

Otorgar de créditos a clientes Fecha: Junio 2014




Propósito:

Brindar a los clientes facilidades en la adquisición de los productos de la empresa con el fin de

mantenerlos como clientes fijos

Alcance:

Este proceso se puede aplicar en todas las operaciones otorgación de créditos a los clientes de

la empresa

Políticas:

La solicitud la debe hacer el cliente al Gerente de la empresa

Revisar la información financiera y crediticia del cliente previo al crédito

Gerente revisaras la condiciones del cliente para aprobar el crédito

Aprobado el crédito el cliente llenara un formato de solicitud de crédito y adjuntara los

requisitos requeridos por la empresa (Fotocopia de la cedula de identidad o representante legal

de la empresa, documento de la Cámara de Comercio, pagare, certificado de Ingresos y

Egresos, Estado Financieros, Referencia Comerciales, Referencias Bancarias y extractivos

bancarios de los últimos años.)

Revisar los documentos entregados por el cliente verificar que la información sea correcta y

proseguir a conceder el préstamo.


Tabla 26: Procedimiento Otorgar Crédito a Cliente



Otorgar de créditos a clientes PÁGINA: 2-2




1 Cliente Solicita verbalmente crédito

- -

2 Jefe de

Administración

Solicita información sobre el

cliente a la secretaria

Informe original

3 Secretaria Realiza un informe sobre las

aspectos más importantes del

cliente: Nombre completo,

dirección, teléfono, actividad

económica, giro del negocio,

productos, etc.

Informe Original

4 Jefe de

Administración

Revisa el informe sobre el

cliente y analiza el nivel de

interés del mismo

- -

5 Jefe de

Administración

En el caso de ser aceptado,

solicita a la secretaria

contactarse con el cliente

obtener los documentos

necesarios para la solicitud de

crédito

Documentos ara

solicitud de

crédito

Original y

Copia

6 Secretaria Contacta con el cliente y

solicita se acerque a la

empresa para realizar con la

apertura del crédito

Vía telefónica -

7 Secretaria Entregar el formato de

solicitud de crédito al cliente

y la carta de instrucciones y

políticas de la empresa e

indica

Formato de

solicitud de

crédito y carta de

instrucciones y

políticas de

crédito

Original y

copia

8 Cliente Recibe la documentación y

procederá a revisar la carta de

instrucciones

Carta de

instrucciones

Original

9 Cliente Llena la solicitud de crédito y

entrega la documentación

respectiva a la secretaria

Formato de

solicitud de

crédito, requisitos

de la empresa

Original y

copias

10 Secretaria Recibe y Envía los

documentos para que se

proceda con el trámite del

crédito

Solicitud de

Crédito

Original

11 Jefe de

Administración

Verifica información y firma

como responsable de la

otorgación del crédito

Formato de

solicitud de

crédito y carta de

instrucciones y

Original y

copias

políticas de

crédito


Figura 6: Otorgar de créditos a clientes


Solicitud de crédito

Elabora informe sobre el cliente

Finaliza proceso de

crédito Pide Contactar al cliente

Comunica con el cliente

Solicita información del cliente

Revisa formación del

cliente

Decide

Si al cliente le interesa

Indica acciones a

seguir

Entrega

Solicitud de crédito y carta de

instrucciones

Recibe y llena

Solicitud de crédito

Adjunta

Documentos requeridos por

la empresa

Entrega

Formato de solicitud de crédito llenada Y

Documentos requeridos por la

empresa

Revisa

Envía

Documentos para solicitud del crédito

Revisa

Aprueba

Tabla 27: Procedimiento Reuniones con el Personal


Procedimiento

Reuniones con el Personal Fecha: Junio 2014




Propósito:

Dar a conocer cuáles son las principales problemáticas que tiene cada una de las áreas de la

empresa, con el fin de dar solución.

Alcance:

Este proceso se puede aplicar en la empresa de forma constante

Políticas:

Se realizaran las reuniones ordinarias por lo menos dos veces al mes y la extraordinarias

cuando el Gerente lo requiera necesario

Las convocatorias de las reuniones se realizaran con ocho días de anticipación y se enviara una

segunda un día de anticipación con el fin de recordar

Las reuniones extraordinarias se realizaran las convocatorias de acuerdo a la urgencia que

tenga el gerente

Los Jefes de las Áreas debe realizar un informe sobre su área de trabajo y entregar a la

secretaria con dos días previa a la reunión

Se realizara un informe Global basado en los informes de cada área para que estudie y analice

el Gerente

El Gerente General expondrá las principales problemáticas de la empresa a la junta General de

socios

La Junta de socios se encargara de tomar las decisiones óptimas para el mejor desempeño de la

empresa

Dentro de la Sesión la Secretaria llevara apunte sobre los principales problemas mencionados

y archivara junto reporte de toma de decisiones


Tabla 28: Procedimiento Reuniones con el Personal



Reuniones con el personal PÁGINA: 2-2


Área Responsable: Jefe de Administración

N°

ACTIV

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM

1 Jefe de

Administración

Ordena realizar la

convocatoria especificando el

día, hora y fecha de reunión,

además especificara el lugar

- -

2 Secretaria Realizar la convocatoria e

informa a los jefes de la cada

área

Esquema

Convocatoria

original

3 Secretaria Recolecta los reporte de cada

área y sus copias

Reportes de cada

área

Original

4 Secretaria Prepara informes respectivos

a cada área y de acuerdo a

sus reportes

Reporte Global original

5 Secretaria Enviar la convocatoria a los

jefes de área y a la junta de

socios

Convocatoria Original y

Copia

6 Gerente General Recepta los reportes de cada

área

Reportes cada área original

7 Gerente General Recepta los informes

realizados por la secretaria

Reportes cada área

y el Global

Original y

copia

8 Gerente General Analiza y aprueba los

informes

Informes de cada

área

Original

9 Gerente General Expone a la junta de socios

sobre los informes

Reporte Global Original

10 Junta de Socios Aprobar el informe Reporte Global Original

11 Junta de Socios Analiza para la toma de

decisiones

Reporte Global Original

12 Secretaria Toma apuntes sobre los

temas más relevantes de la

sesión y archiva los reportes

de decisión en el acta general

Libreta de apuntes

y Acta general

Original


Figura 7: Reuniones con el personal

Elaborado por: autora

Apunta aspectos importantes de la

sesión

Archiva reporte de decisión

Informes de cada área y el informe

Global

Analiza

Aprueba

Toma decisiones

Inicia la Sesión

Informes de cada área y el informe

Global

Recibe

Analiza

Aprueba

Expone

Ordena

Informa sobre la convocatoria y envía con ocho

días de anticipación

Desarrolla convocatoria la con la fecha, hora y lugar

Cada jefe de área

Recepta

Informes

de cada

área

Realiza

Informe Global

Envía nuevamente la

convocatoria con un día de

antelación como recordatorio

Tabla 29: Procedimiento Selección de Personal


Procedimiento

Selección de Personal Fecha: Junio 2014

Área Administrativa Pág: 1 - 2



Propósito:

Seleccionar y adquirir el personal de acuerdo al perfil del puesto de trabajo y de acuerdo al

perfil de competencia del mismo

Alcance:

Este procedimiento se realizara en los procesos de requerimiento de personal nuevo en las

distintas áreas de la empresa.

Políticas:

Publicar el requerimiento de personal en los medio de comunicación (radio, prensa, televisión y

redes de empleo)

La publicación en prensa se realizara tres veces con intervalos de cinco días, en el periódico de

mayor circulación

La publicación de radio y redes de empleo se les realizará cuatro veces a la semana con

intervalos de dos días a la semana

Analizar las hojas de vida de los aspirantes que estén de acuerdo al perfil del cargo

Realizar una prueba o entrevista a los aspirantes

Se establecerá un periodo de prueba de tres meses y de ahí se procederá a realizar la

contratación respectiva

El aspirante recibirá como mínimo una remuneración básica y tendrá todos los beneficios de

ley

El Gerente es el encargado de seleccionar al personal idóneo para el cargo


Tabla 30: Procedimiento Selección de Personal



Selección de Personal PÁGINA: 2-2




1 Jefe de

Administración

Analiza y detecta la

necesidad de contratar

personal

- -

2 Jefe de

Administración

Recibe información de las

áreas que requieren

personal

Informes original

3 Jefe de

Administración

Establece comunicación

con entidades o publica el

requerimiento de personal

- -

4 Jefe de

Administración

En el caso de Publicación

de requerimiento de

personal se solicitara a la

Secretaria que realice la

publicación

- -

5 Secretaria Publicara el requerimiento

de personal por medio de

prensa, radio y redes de

empleo

Prensa, radio y redes

de empleo

original

6 Secretaria Recepta las carpetas de los

posibles empleados

Hojas de Vida

aspirantes

Original

7 Secretaria Entregará al Gerente la

carpetas de los posibles

empleados y analizara a

cada uno

Hojas de Vida

aspirantes

Original

8 Jefe de

Administración

Seleccionará a los

candidatos

Hojas de Vida

aspirantes

Original

9 Jefe de

Administración

Convocará a los aspirantes Hojas de Vida

aspirantes

Original

10 Secretaria Recibirá a cada uno de los

convocados y les

presentara con el Gerente

Cedula de Identidad Original y

copia

11 Jefe de

Administración

Efectuara la entrevista y/o

prueba

- -

12 Jefe de

Administración

Evaluará los resultados Prueba o entrevista original

13 Jefe de

Administración

Envía a la secretaria la

carpeta del personal

idóneo para el puesto para

que se comunique con este.

- -

14 Secretaria Se comunicara con el

aspirante y le informa que

Contrato de Trabajo Original y

Copias

cumple con los requisitos

15 Secretaria Informa nuevo integrante a

la empresa

16 Secretaria Crea carpeta de nuevo

trabajador con sus

documentos

17 Secretaria Pasa al Gerente para que

firme el contrato del Nuevo

trabajador


Figura 8: Selección de Personal

Si

Hojas de vida

Selecciona

Analiza requisitos

Fin proceso

Convoca a los

aspirantes

Publica requerimiento de personal

Requerimiento de personal

Publica

En prensa: hacer tres publicaciones

en diferentes intervalos de

tiempo y en el periódico de mayor

circulación

En radio y redes: hacer tres

publicaciones de forma diaria

hasta la contratación de

personal

Recepta

Hojas de vida

Envía

Detecta requerimiento

personal

Recibe

Informe requerimiento de personal

Comunica con

entidades

Publica

Publicación

Si


Fin selección

Presenta al Gerente

Realiza

Entrevista o prueba

Evalúa resultados

Analiza resultados

dos

Selecciona Recibe la carpeta

de la persona idónea

Informa cumple

Requisitos

Procede

Contrato de trabajo

Firmar

Crea carpeta del colaborador son sus documentos

Procede

Contrato de trabajo

Firmar

Envía

Archiva

A continuación se presentan los procedimientos del Departamento Contable.

Tabla 31: Procedimiento Ingresar Compras


Procedimiento

Ingresar Compras Fecha: Junio 2014


Departamento Responsable: Contabilidad

Responsable: Contador

Propósito:

Implantar operaciones que permitan mantener el saldo de las cuentas de los proveedores,

promoviendo información actual, veraz y oportuna.

Alcance:

Este proceso se puede aplicar a todas las compras que realice la empresa hasta su registro.

Políticas:

Todas las compras que realiza la empresa deben estar respaldadas por el requerimiento de

compra

Las facturas se reciben máximo hasta el mediodía del jueves cada semana

De acuerdo a la ley de Régimen Tributario se entregara el respectivo comprobante de

retención, dentro de un periodo no mayor a cinco días hábiles.


Tabla 32: Procedimiento Ingresar Compras



Ingresar compras PÁGINA: 2-2


Área Responsable: Contabilidad


1

Contador

Recepción de documentos

de entregado por el

departamento de compras

en el que se revisará que

conste todas las firmas de

responsabilidad para la

seguir con el trámite

Requerimiento dela

Compra, Factura

Originales

2

Contador

Revisión de los montos, el

IVA y la retención del

ingreso de la compra con

las firmas de

responsabilidad respectivas

hasta llegar al contador

Requerimiento de

compra

Originales

3

Contador

Comparar los valores de la

orden de compra con los

valores de la factura para

verificar la inexistencia de

errores

Factura de la empresa Originales

4

Contador

Registro de la transacción

en el sistema contable de la

empresa, con base en los

documentos de la compra

Factura de

requerimiento de la

compra, con el IVA y

la Retención

copia de los

documentos

originales

5 Contador Archivar los documentos de

acuerdo a su numeración y

secuencia

Factura Originales


Figura 9: Ingreso de Compras

Si


Factura Orden de

Compra

Documentación

Seguimiento

Recepta

documentos

Revisa datos

Compara valor

orden compra vs

Factura

Registro

Contable

Archiva

Tabla 33: Procedimiento Pago Proveedores


Procedimiento

Pago Proveedores Fecha: Junio 2014



Propósito:

Implantar los procedimientos adecuados para cumplir con las obligaciones contraídas con los

proveedores de la empresa, esto permitirá, manejar de mejor forma las recursos económicos

dela misma.

Alcance:

Este proceso inicia con la recepción de los documentos de petición de adquisición del material

y finaliza con la entrega del cheque.

Políticas:

Los pagos se realizará el día de recepción de la mercancía

Todos los cheque se emitirán de modo cruzado

Para emisión del cheque al proveedor se requiere que posea el sello o cedula de identidad del

beneficiario


Tabla 34: Procedimiento Pago Proveedores



Pago Proveedores PÁGINA: 2-2




1

Contador

Recepción comprobante

de pago a proveedores,

remitido por el Área de

Logística para proceder

al pago respectivo

Comprobante de

Facturación

Original

2

Contador

Elaborar el cheque para

el pago al proveedor

Egreso de Bancos

Original y

copia

3

Contador

Procesamiento del

cheque sobre los valores

a pagar y de acuerdo a

los registro de la

empresa

Cuadro de

Facturación

Originales

4

Jefe de

Administración

Envía al Gerente

general para que sea

firmado y se proceda al

pago

Factura

Egreso del banco

Cheque

Original y

copia

5 Jefe de

Administración

Firma la autorización

del egreso y de cheque

como forma de

constancia para a la

empresa

Cheque Original y

copia

6 Jefe de

Administración

Entrega al Contador y a

su Auxiliar

Factura

Egreso del banco

Cheque

Original y

copia

7 Auxiliar contable Contador realiza la

notificación de forma

telefónica al Auxiliar

- -

8 Auxiliar contable Entrega del cheque, para

sellado o cedula del

beneficiario

Cheque Original

9 Auxiliar Contable Archiva documentación

de pago al proveedor de

forma cronológica y

secuencial

Factura

Egreso del banco

Cheque

Original y

copia del

cheque


Figura 10: Pago Proveedor

No

Si


Cheque

Recepta

Cuadro de

Compra

Elabora

Procesa

Cheque en el

sistema

Cheque

Egreso

del Banco

Documento

General

Egreso del

Banco

Recepción

Analiza

Cheque

Firma

Seguimiento

Factura y

documentos

Notificación

Telefónica

Cheque

Cheque y

documentos

Archiva

Tabla 35: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros


Procedimiento

Elaboración de Estados financieros Fecha: Junio 2014



Propósito:

Manejar los procedimientos y parámetros para la presentación de información financiera en los

estados financieros, basados en la normativa legal

Alcance:

Este procedimiento inicial con el cierre de las cuentas contable hasta la presentación al Gerente

General.

Políticas:

Los Estados Financieros se realizarán máximo hasta el veinte de cada mes

La presentación de la información financiera debe estar acorde a las Normas de Información

Financiera NIIF’S y a los Principios de contabilidad Generalmente Aceptados.


Tabla 36: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros



Elaboración de los Estados Financieros PÁGINA: 2-2

Unidad Administrativa: Administración


N°

ACTIV


1

Auxiliar Contable

Revisar las condiciones

bancarias, formularios de

impuesto y los roles de pago

que se realizaron durante el

mes, para constatar que los

valores en los Balances sean

los correctos

Conciliación

Bancaria,

Formulario, roles de

Pagos

Original

2

Auxiliar Contable

Confrontar los saldos de las

cuentas de los mayores con los

auxiliares, con el objetivo de

asegurar que los valores estén

correctos

Libro Mayor y

auxiliares

Original

3

Auxiliar Contable

Generar en el Sistemas e

imprimir los Estados

financieros y auxiliares; y

hacerlos firmar por el Gerente

Balance General y

estado de Pérdidas y

Ganancias

4 Originales

4

Auxiliar Contable

En el caso de no ser correcta la

información se realizara los

ajuste correspondientes

-

-

5

Contador

Envía los estados al Contador

General para que proceda a

revisar comprando con los

valores del sistema y

consecuentemente procede a la

firma como responsable.

Estados Financieros

Original y

copia

6

Contador

Entrega los Estados

financieros al Contador

General para que proceda a

firmar como responsable

Estados Financieros

Original y

copia

7

Auxiliar contable

Envía la información a la

Superintendencia de

Compañías de conformidad

con la ley más una copia.

Estados Financieros

1 Original

8

Auxiliar Contable

Archiva documentación en

forma cronológica

Estados Financieros

1 Original


Figura 11: Elaboración de los Estados Financieros

No

Si

No

Si

Firma

Analiza Estado PYG,

Balance General

Recepta

Estado PYG,

Balance General

Archiva

Estado PYG,

Balance

General

Ajustes

Revisa

Libro Mayor

Auxiliares

Confronta

Concuerda

Genera

Imprime

Estado PYG

Balan General

Revisa

Conc. Bancaria,

Formulario y Rol

de Pago

Concuerda

Estado PYG,

Balance

General

Firma

Analiza

Tabla 37: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI


Procedimiento

Declaración de impuestos al Servicio de Rentas

Internas

Fecha: Junio 2014



Propósito:

Establecer los parámetros respectivos para el cumplimiento de las obligaciones fiscales

establecidas por la Ley del Régimen Tributario

Alcance:

Este proceso inicial con el cierre de las cuentas contable hasta subir los formularios en la

página web del SRI.

Políticas:

Según la Ley de Régimen Tributario Interna las declaraciones se realizaran según el noveno

digito del RUC (1790283518001), en este caso se realizará las declaraciones máximo hasta el

10 de cada mes.

El proceso de declaración se realizara mediante el sistema DIMM Formularios (SRI) y DIMM

Anexos


Tabla 38: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI



Declaración de los Impuestos al Servicio de Rentas Internas PÁGINA: 2-2



N°

ACTIV


1

Contador

Revisar los reportes de ventas, compras y

anexos, para verificar los valores a

declarar emitidos por el sistema sean

correctos

Ventas, compras y

anexos

Originales

2

Contador

Llenar el formulario 104 de Impuesto al

Valor Agregado y el 103 del impuesto a la

Renta en el DIMM Formularios del SRI

-

-

3 Contador Ingresar a la página web www.sri.gob.ec - -

4 Contador Subir los formularios al servicio en línea e

imprimirlos para tener como respaldo

Formulario 103

Formulario 104

Anexos

5 Contador En el caso de que la declaración, este mal

realizada el SRI, le enviara una

notificación en 24 horas que deberá ser

revisada la información emitida y

corregida de manera inmediata

Notificación vía

Mail

Original

6 Contador Registrar en el sistema el cierre mensual

del impuesto

Reporte Final Original

7 Contador Archivar en orden cronológico y

secuencial la declaración de impuestos.

Formularios de

Reporte final

Original


Figura 12: Declaración de impuesto al Servicio de Rentas Internas Contador


Ventas, compras y anexos

Revisa

Llenar Formularios 103 y

104 (SRI)

Ingresar www.sri.gob.ec

Cargar formularios

Formularios

Anexos

Revisar notificación

SRI

Imprimir, notificar y formular

Cierre contable

Archivar

documentos

Elaborar sustitutiva

Tabla 39: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria


Procedimiento

Elaboración de la Conciliación Bancaria Fecha: Junio 2014

Área Administrativa Pág: 1 – 2


Propósito:

Generar procedimientos de acuerdo al marco legal y a las normas y políticas internas que

reflejen transparencia en el manejo de los recursos monetarios

Alcance:

El procedimiento inicia con la recepción de los Estados de cuentas Bancarias y concluye en la

presentación del Informa de la Conciliación Bancaria

Políticas:

Se presentaran máximo con fecha ocho de cada mes

La conciliación se realizara una vez por mes


Tabla 40: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria



Elaboración de la Conciliación Bancaria PÁGINA: 2-2




1

Contador Revisar el Estado de Cuenta

Bancaria y los Mayores de la

cuenta Bancos

Estado de cuenta

Original

2

Contador Ingresar en el sistema de las

notas de débito y crédito

bancaria e impresión de los

Estado de Cuenta,

Notas de Débito y

Original


Figura 13: Elaboración de la Conciliación Bancaria


documentos Crédito

3

Contador Realizada la conciliación

bancaria se procederá a

imprimir y firmar como

responsable

Estado de cuenta

4 Originales

4

Contador Archivar de acuerdo a la

secuencia y cronología de la

conciliación Bancaria

Documentos

Originales

Estado de Cuenta

Bancaria

Revisa

Compara el Libro Mayor con el

estado de cuenta bancaria

Ingreso e impresión de notas de débito y de

crédito

Elaboración de la conciliación

Bancaria con la sumilla

Archivar conciliación y Estado de

cuenta

Tabla 41: Procedimiento Facturación


Procedimiento

Facturación Fecha: Junio 2014



Propósito:

Establecer una guía para el registro de las compras de mercadería, servicios y activos fijos

de la empresa, esto permitirá un control de forma eficiente y mostrara los saldos reales de las

diversas deudas que contraiga la misma.

Alcance:

El proceso inicia con la recepción del cuadro de facturación emitidos por los responsables de la

comercialización de los productos.

Políticas:

La facturación para la comercialización se realizara todos los días


Tabla 42: Procedimiento Facturación



Facturación PÁGINA: 2-2


Departamento Responsable: Departamento de Contabilidad


1

Contador Recepción del cuadro de

facturación emitidas por los

responsables de la

comercialización y clientes

Cuadro de

facturación

Original

2

Contador Comprará los valores del

sistema con el cuadro de

facturación

Cuadro de

facturación

Original

3

Contador Elaborar factura Factura Originales

4

Contador Enviar factura a los clientes y

pedir que firmen en la copia

Factura

Original y

copia

5 Contador Regresar la factura firmada y

sella a la empresa para

archivarla

Factura Copia


Figura 14: Facturación

No


Copia de la factura con la firma cliente

Archivo

Cuadro de Facturación

Seguimiento

Elabora

Comprará valores del sistema con los cuadros

Concuerda

Cuadro de Facturación

Recepta

Factura original y copia

Factura original y copia con firma cliente

Tabla 43: Procedimiento Cobro de Factura


Procedimiento

Cobro de Facturas Fecha: Junio 2014



Propósito:

Proporcionar los procedimientos aptos para la recaudación de los ingresos, por emisión de

los diferentes productos que ofrece la empresa

Alcance:

El proceso inicia cuando se solicita el bien y termina con la recepción del ingreso monetario

Políticas:

La facturas que hayan pasado de los diez días de facturación se cobrar intereses

Los saldos de las facturas se debitaran por orden de facturación


Tabla 44: Procedimiento Cobro de Factura



Cobro de Facturas PÁGINA: 2-2


Departamento Responsable: Departamento de Contabilidad


1

Auxiliar Contable Emisión de recibo de cobro

Recibo de cobro

Original y

copia

2

Auxiliar Contable Pasado los diez días se

procederá a la emisión de una

nota de débito

Nota de Débito

Original y

copia

3

Auxiliar Contable Archiva documentos en el

secuencial y cronológico

Nota de Débito

(cobro)

Original y

copia


Figura 15: Cobro de facturas


Nota de Débito y Crédito

Cobrar el dinero

Depositar

Archiva la copia

Emite

Documento de Cobro original y copia

8 primeros días del

mes

Tabla 45: Procedimiento Administración de Caja Chica


Procedimiento

Administración de Caja chica Fecha: Junio 2014



Propósito:

Verificación a través de procedimientos la correcta recaudación y manejo de los fondos

monetarios de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.

Alcance:

Este proceso empieza con la reposición del efectivo hasta la emisión y entrega del informe

Políticas:

Para la reposición de caja chica se debe emitir un informe con los respectivos documentos por

parte del contador

Se emitirán egresos de caja chica por la cantidad de quince dólares americanos

La reposición de caja chica se efectuara cuando se haya gastado el 60% del valor total, con su

respectiva documentación y cierre de caja. Esto se la realizara de forma inmediata

Solo el personal autorizado (Contador y Secretaria) podrá solicitar dinero a caja chica

Los fondos se utilizaran exclusivamente para gastos pequeños de la empresa


Tabla 46: Procdmiento Administración de Caja Chica



Administración de Caja chica PÁGINA: 2-2




1 Auxiliar Contable Recibe la solicitud de fondos

enviada por el contador

verbal -

2

Auxiliar Contable Si es igual o menor a diez dólares

se emite un egreso de caja chica

Egreso de caja

chica

Original

3

Auxiliar Contable Si es mayor a diez dólares se

envía un mail solicitando la

autorización al contador o Gerente

de dar la autorización para que se

proceda a la entrega del dinero

solicitado

Mail Original y

copia

4 Auxiliar Contable Registro en el cuadro de caja

chica

Cuadro de Caja

chica

Original

5 Auxiliar Contable Cuando los egresos estén en el

60%, se realizara la entrega de

facturas y egresos

Egresos y

Facturas

Originales

6 Contador Elabora el cierre de caja chica el

contador y entrega al Gerente

Cierre de Caja

chica

Original

7 Auxiliar Contable Recibe la autorización para

reponer caja chica

- -

8 Contador Emite cheque para la reposición Cheque Original y

copia


Figura 16: Administración de caja chica


Facturas y

Egresos

Elabora cierre de

Caja

Autorización de reposición de caja chica

Cheque y

copia

< 10

>10

No autoriza

Comunica

Envía E-mail

Registro cuadro de Caja chica

Egresos

60%

Autoriza

Solicitud verbal

Emite egreso de Caja

chica

A continuación se presentan los procedimientos del Departamento de Secretaría:

Tabla 47: Procedimiento Control de Documentación


Tabla 48: Procedimiento Control de Documentación



Control de documentación PÁGINA: 2-2


Departamento Responsable: Secretaría


1

Secretaria Revisar los documentos que se

encuentre en secuencia

numérica

Documentos

generales

Original y

copia

2

Secretaria Archivo de documentos en

orden cronológico

Documentos

generales

Original y

copia

3

Secretaria Los coloca en carpetas hasta

que se encuentre llenas

Documentos

generales

Original y

copia


Procedimiento

Control de documentación Fecha: Junio 2014


Departamento Responsable: Secretaria

Propósito:

Elaborar los procedimientos para verificar y controlar la secuencia de los vales de caja

Alcance

Este proceso inicia con la revisión física y la comparación con el sistema

Políticas:

Para la anulación de vales de caja se debe contar con la original y copia, con su respectivo

justificativo de anulación para la emisión de otro vale

Toda transacción realizada en el sistema debe ser impresa y archivada

Toda la documentación debe contener firmas de responsabilidad

4 Secretaria Cuando los archivos estén

llenos se procederá a ponerlo

en una caja de cartón

Documentos

generales

Original y

copia

5 Secretaria Procederá a llevar la caja de

cartón con los documentos al

archivo

Documentos

generales

Original y

copia


Figura 17: Control de la documentación


Revisar documentos en secuencia

numérica y copia

Archiva documentos en carpetas

Llenas

Documentos envía en caja

de cartón

Situado en el cuarto de Archivo

A continuación se presentan los procedimientos del Departamento de Logística:

Tabla 49: Procedimiento Selección del Proveedor


Procedimiento

Selección de Proveedor Fecha: Junio 2014

Área Administrativa Pág.1 – 2


Responsable: Especialista en Logística

Propósito:

Mantener un grupo de proveedores de excelente calidad, ya que de ellos depende la calidad del

producto que la empresa ofrece

Alcance:

Este proceso se puede aplicar en todas las operaciones de adquisición de materia prima y

materiales para el giro del negocio

Políticas:

Verificar que los proveedores posean la certificación de sus productos.

El Especialista establecerá contacto con los proveedores.

Solicitar los precios de los productos para comparar precios.

Revisar las políticas de compra.

El Especialista debe buscar nuevos proveedores.


Tabla 50: Procedimiento Selección del Proveedor




Selección del Proveedor PÁGINA: 2-2


Área Responsable: Especialista en Logística


1 Especialista en

Logística

Consulta con los

proveedores de los

productos

Lista de productos Copia o

original

2 Especialista en

Logística

Establece contacto con el

Proveedor

Vía Telefónica o

forma directa

-

3 Especialista en

Logística

Determina si es proveedor

conocido (antiguo)

- -

4 Especialista en

Logística

Pide al proveedor el

certificado de calidad de

los productos

Certificación de

calidad de los

productos

Originales y

copias

5 Especialista en

Logística

En el caso de tener la

certificación procederá a

pedir los precios de los

productos

Lista de precios Originales o

copias

6 Especialista en

Logística

Consulta de los Políticas de

compra de la empresa a la

que se va a comprar

Políticas de compra

del Proveedor

Copias

7 Especialista en

Logística

Inicia la Negociación - -

Figura 18: Selección del Proveedor


Consultar de políticas de

compra

Escoge la mejor opción

Inicia la negociación

Finaliza comunicac

ión

Consulta proveedores de los productos

Establece contacto

Proveedor conocido (Antiguo)

Posee certificado de

calidad

Solicita información de Precios

Solicita información de

Precios

4.14.3. Plan de Acción

A continuación se presenta el Plan de Acción del Área Administrativa de la Empresa

Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.

Tabla 51: Plan de Acción del Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel del

Ecuador Cía. Ltda.

PLAN DE ACCIÓN Período: 2014-2015

Estrategia Acción Responsable Plazo Presupuesto

Rediseño del Manual de Funciones

Ajuste y actualización, aprobación del Manual de Funciones

Área Administrativa

Tercer trimestre

2014

N/A

Rediseño del Manual de Procesos y

procedimientos

Ajuste y actualización, aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos


Cuarto trimestre

2014

N/A

Actualización de hojas de vida del

personal

Revisión de información faltante dentro de la documentación del personal


Primer Trimestre

2015

N/A

Mejoramiento Ambiente

Laboral

Implementación de actividades que fomenten la integración y comunicación entre las distintas áreas de la empresa


Primero al cuarto

Trimestre 2015

N/A

Establecer estrategias que coadyuve en una comunicación directa con los directivos (reuniones continuas y cursos)


Segundo Trimestre

2015

N/A

Implementación de planes de capacitación a todos los colaboradores dela empresa


Segundo Trimestre

2015

N/A

Implementar planes de bienestar social, incentivos y políticas de buen trato al trabajador


Segundo Trimestre

2015

N/A

Evaluar el desempeño de los empleados de la empresa


Primero al cuarto

Trimestre 2015

N/A

Cartera de Productos/

Servicios

Identificar y establecer la cartera de productos/servicios actuales de la empresa


Permanente N/A

Creación de

Unidad de

Supervisión y

Evaluación

Crear la USE con la

contratación de un

Auditor Interno

Áreas de

Gerencia

General y

Administrativa

Tercer

Trimestre

2014

N/A


4.14.4. Presupuesto del Plan de Acción

Inmediatamente después de identificar el Plan de Acción para la empresa Cromo & Níquel

del Ecuador se procederá a determinar el presupuesto que conllevara la ejecución de éste

plan, el mismo se encuentra en función de los honorarios profesionales que se le pagara a

un Asesor Administrativo, dichos montos serán presentado a la Dirección de la Compañía

para que sea evaluado y aceptado para su ejecución.

Mediante esta asignación se busca la consecución de los objetivos y la obtención de

beneficios para la entidad, además se debe tener en cuenta que este proceso es una tarea

prioritaria para el Área Administrativa, ya que por medio de este plan se pretende mejorara

la gestión operacional y funcional del área.

A continuación se presentará el cuadro de presupuestos del Plan de Acción que queda de la

siguiente forma:

Tabla 52: Presupuesto del Plan de Acción

Plan de Acción Parcial Presupuesto

Rediseño del Manual de Funciones 1.200,00

Diseño 400,00

Elaboración 400,00

Capacitación 200,00

Difusión 200,00

Rediseño del Manual de Procesos y Procedimientos 1.400,00

Diseño 500,00

Elaboración 500,00

Capacitación 200,00

Difusión 200,00

Actualización de Hojas de vida del Personal 600,00

Recopilar Información 300,00

Elaboración 300,00

Mejoras del Ambiente Laboral 1.000,00

Accesorios de Oficina 400,00

Mobiliario 600,00

Cartera de Productos 800,00

Creación de Unidad de Supervisión y Evaluación 2.000,00

TOTAL 7.000,00


CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones

Sobre el estudio realizado del control interno en el área administrativa de la empresa

Cromo & Níquel del Ecuador CÍA. LTDA permitió conocer la situación actual de la

empresa, así como las funciones necesarias de cada puesto de trabajo.

De forma general:

Se propusieron acciones para promover la importancia del control interno en el Área

administrativa

Se lograron desarrollar todos los componentes que integran el Modelo COSO,

alineando los objetivos estratégicos de la empresa con los objetivos y políticas de

control lo que servirá de herramienta de dirección al Gerente General de la empresa.

Se realizó un análisis de los riesgos de la empresa, a partir de la identificación de sus

objetivos estratégicos y factores críticos de éxito. Se identificaron los riesgos a

enfrentar, así como su evaluación y medidas de control a aplicar en el caso de su

ocurrencia.

Se elaboró el manual de funciones y procedimientos para el Área Administrativa, el

cual le permitirá a dicha área tener un mayor control de sus recursos, mediante el

análisis de los procesos y actividades que se desarrollan en cada uno de sus

departamentos, así como definir autoridades y responsabilidades en cada deficiencia

detectada.

Se confeccionó la propuesta de cronograma de actividades de Supervisión y

Evaluación a implementar a corto plazo.

5.2. Recomendaciones

De forma general para obtener un mejor resultado en el control interno del área

administrativa de la empresa Cromo & Níquel del Ecuador CÍA. LTDA se recomienda.

Tomar como base el desarrollo de la presente investigación para lograr un buen

entendimiento del concepto técnico del Control Interno, así como la importancia y

utilidad en la toma de decisiones adecuadas y oportunas.

Crear un Comité de Auditoría Corporativo, y establecer controles que permitan evaluar

el adecuado cumplimiento y funcionamiento de las actividades de cada área.

Confeccionar un Plan Anual de Supervisión y Evaluación para ser aplicado en todas las

áreas de responsabilidad de la empresa, además de crear una Unidad de Supervisión y

Evaluación para que ejecute los Planes Anuales de Supervisión y Evaluación, de forma

tal que la evaluación de la misma permita la retroalimentación sobre el funcionamiento

o no de las estrategias y medidas propuestas.

Incorporar indicadores de rendimiento de todo el personal que labora en la Cromo &

Níquel para su oportuna y correcta evaluación.

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ANEXOS

Anexo No. 1: Matriz de Evaluación de Riesgos de la Empresa Cromo& Níquel Cía. Ltda.

Riesgos Estratégicos:

Áreas Procesos Riesgos Frecuencia Gravedad Control

Gerencia

General

Métodos y estilos

de dirección

1. No chequear los objetivos

estratégicos.

2. No chequear el PASE.

Poco frecuente

Moderada

Poco

Leve

Leve

Chequear los objetivos en el periodo que

corresponde.

Chequear sistemáticamente y evaluar en

correspondencia con el cronograma de trabajo.

Organización

General

1. Incumplimiento del objeto

empresarial.

2. Incumplimiento del código de

ética.

3. Incorrecta selección del personal

de gerencia.

Poco frecuente

Moderada

Moderada

Grave

Moderada

Moderada

Chequear el cumplimiento del objeto social.

Divulgar y evaluar los preceptos del código de

ética.

Realizar correctamente el proceso de selección

de gerentes.

Unidad de

Supervisión y

Evaluación

Ambiente de

Control

1. Incumplimiento de las normas de

Ambiente de Control

Moderada Leve Evaluar periódicamente el cumplimiento de las

normas de Ambiente de Control.

Evaluación de

Riesgos

1. No controlar los riesgos

identificados

Moderada Grave Chequear los riesgos identificados de acuerdo al

plan aprobado por el Consejo de Dirección.

Actividad de

Control.

1. No tener elaborados los

procedimientos de cada uno de los

procesos identificados.

2. No dar cumplimiento a las

acciones de control planificadas.

Frecuente

Moderada

Grave

Grave

Chequear y aplicar los procedimientos

elaborados.

Chequear el cumplimiento de las acciones y

control

Supervisión y

Monitoreo

1. No realizar supervisiones al

sistema de Control Interno

implantado.

Moderada Moderada Realizar las supervisiones programadas al

sistema de Control Interno.

Mantener informado al Consejo de Gerencia

General sobre el funcionamiento del sistema de

Control Interno implantado.

Riesgos Fundamentales:

Técnico

Productiva

Producción 1. Suministro inestable de materia

prima.

2. Incremento de interrupciones.

3. Incremento de producciones a

destinos no planificados.

4. Producir en condiciones

excepcionales

Moderada

Moderada

Moderada

Poco frecuente

Grave

Grave

Grave

Grave

Gestionar la Mat P con nuevos proveedores.

Mejorar las tecnologías existentes.

Adquisición de nuevas tecnologías.

Garantizar segundas posiciones en equipos

claves.

Control del proceso de producción.

Mantenimiento 1. Carencia de piezas de repuesto.

2. Violar la planificación del

mantenimiento.

Moderada

Poco frecuente

Grave

Grave

Gestionar la adquisición de piezas de repuesto.

Mantener un nivel de piezas en almacén.

Incluir en el plan de producción el plan de

mantenimiento.

Gestión de

Calidad

1. No cumplimiento de las normas

que intervienen en los procesos.

2. No funcionamiento de los

laboratorios en fábricas.

3. Materia primas con

especificaciones de calidad no

acorde con lo planificado.

4. Condiciones de almacenamiento

no adecuadas.

Moderada

Frecuente

Moderada

Poco frecuente

Grave

Moderada

Grave

Moderada

Exigir y controlar el cumplimiento de las

normas del proceso.

Garantizar instrumentos de medición, útiles y

materiales de limpieza y embalaje, etiquetas y

otros necesarios.

Equipar los laboratorios.

Calificar al personal.

Exigir el cumplimiento de los parámetros de

calidad.

Crear las condiciones de almacenamiento

idóneas.

Riesgos de Soporte:

Administración

(Talento

Humano)

Selección y

Contratación del

Personal

1. Pago de salario indebido.

2. Contravención de la plantilla

aprobada por la entidad.

3. Violaciones en la contratación.

Moderada

Poco frecuente

Poco frecuente

Leve

Leve

Moderada

Que el Jefe de Administración revise el grupo y

escala salarial de cada trabajador en la nómina.

Verificar la nómina de acuerdo a la plantilla y

contrato laboral.

Aplicar lo establecido en el procedimiento de

selección e ingreso del personal.

Organización del

trabajo y los

salarios

1. Utilización incorrecta de los

calificadores de cargos y las

legislaciones vigentes.

2. Violación de los Sistemas de

Pagos.

Poco frecuente

Poco frecuente

Leve

Moderada

Aplicar correctamente lo legislado.

Revisar que se aplique el sistema de pago

aprobado.

Seguridad y Salud 1. No identificar los riesgos laborales

2. Violación de las legislaciones

vigentes en materia de seguridad y

salud del trabajo.

Poco frecuente

Poco frecuente

Moderada

Moderada

Que exista una adecuada identificación de los

riesgos laborales.

Divulgación y aplicación de las legislaciones

vigentes en materia de seguridad y salud del

trabajo

Capacitar al personal.

Formación y

desarrollo

1. No mantener la competencia que

se requiere para el cargo.

2. Inadecuada preparación de los

pasantes

Poco frecuente

Moderada

Leve

Leve

Elaborar el plan de capacitación de acuerdo a

las necesidades.

Elaboración adecuada del plan de pasantes.

Atención al

Hombre

1. Desmotivación de los

trabajadores.

Moderada Grave Aplicar el procedimiento de Atención al

Hombre.

(Contable

Financiera)

Efectivo en Caja 1. Pérdida o robo del efectivo.

2. No realizar los depósitos con la

frecuencia establecida.

3. Incumplir con los arqueos

Poco frecuente

Poco frecuente

Moderada

Grave

Grave

Grave

Limitar el acceso a la caja.

Aplicar el procedimiento de Caja y Banco.

Fijar por escrito la responsabilidad personal

sobre la custodia del efectivo de valores de la

entidad mediante “Acta de Responsabilidad”

programados y sorpresivos

Contabilización

de la información

1. No realizar los comprobantes de

ingresos y gastos con periodicidad

diaria

2. Incorrecto control de las chequeras

y descontrol de los cheques en

banco.

3. No realizar las conciliaciones con

proveedores.

4. No realizar los inventarios

previstos en el plan.

5. Que no se elabore adecuadamente

la documentación primaria.

6. Mala contabilización de nóminas.

7. Deficiente aplicación de sistema

contable.

8. Incumplir las normas de

contabilidad en materia de pagos y

conciliaciones con los

proveedores.

9. Envejecimiento de saldos en

cuentas de obligación.

10. Ejecución de pagos indebidos, por

negligencia en el trabajo con los

reportes primarios o por comisión

al declarar un salario no acorde al

tiempo realmente trabajado y/o

cargo que desempeña.

Poco frecuente

Poco frecuente

Moderada

Poco frecuente

Moderada

Poco frecuente

Poco frecuente

Poco frecuente

Poco frecuente

Poco frecuente

Leve

Moderada

Moderada

Leve

Leve

Leve

Moderada

Leve

Leve

Moderada

Cumplir con el manual de procedimientos

contable de la Empresa, registrando

correctamente los hechos económicos

Comprobar que se controlan los cheques

emitidos, cargados en la cuenta por el banco, y

cancelados.

Realizar las conciliaciones periódicas con los

proveedores para el cobro o pago de las deudas

contraídas con el centro.

Que el área logística informe a contabilidad los

contratos existentes con los proveedores.

Habilitar los expedientes de pago para cada

suministrador contentivos de los documentos

necesarios que avalen la legitimidad de los pagos

que se realizan. (Facturas, referencia de pago,

con el cuño PAGADO) al igual los expedientes

de cobro para cada cliente contentivos de los

documentos necesarios que avalen la legitimidad

de los cobros que se realizan.

Garantizar el cumplimiento del procedimiento

para la elaboración de las nóminas, y que exista

una real y efectiva contrapartida con la actividad

de recursos humanos.

Precios 1. Errores en la formación de precios. Poco frecuente Grave Verificar y controlar la elaboración de las fichas

de costos.

Costos 1. Que ocurran desviaciones en los

costos sin estar analizados.

Moderada Moderada Realizar los análisis de costos con la

periodicidad requerida.

Elaboración de

los Estados

Financieros

1. Que los saldos de las cuentas no se

correspondan con su naturaleza.

Poco frecuente Leve Verificar los Estados Financieros

Anexo No. 2: Cronograma de actividades del plan anual de Supervisión, Monitoreo y Evaluación

ACTIVIDADES

2016

E F M A M J J A S O N D

Informes de Supervisión y

Evaluación

Presentación del PASE

Comunicación del PASE

Revisión y Análisis de

procesos

Supervisión a

recomendaciones

Diseño de Supervisión y

Evaluación informático

Normatividad

Implementación del PASE

Supervisión de Campo

implementacion de control interno en el Área

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