evaluacion de control interno inventarios

UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE

INVENTARIOS

AUDITORA FINANCIERA II

CATEDRTICO: ING. HUGO TAMAYO

MACHALA - ECUADOR

AUTOR:

CRDOVA ROGEL KLINTON JAMES

2014

AUDITORA FINANCIERA II / FCE

Evaluacin del Control Interno Inventarios 1

NDICE DE CONTENIDOS

INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 2

CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS ................................................................................. 3

MANUAL DE AUDITORIA. ................................................................................................................ 4

Ventajas ........................................................................................................................................... 4

Mtodo de Control de los Inventarios ............................................................................................ 4

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: ................................... 5

METODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO ..................................................................... 7

CUESTIONARIO ................................................................................................................................ 8

FLUJOGRAMAS .............................................................................................................................. 10

NARRATIVA .................................................................................................................................... 14

BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................... 16



INTRODUCCIN

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de

una empresa. Esto asegura que tan confiables son sus estados contables, frente

a los fraudes y la eficiencia y eficacia operativa.

El control interno implica la difusin de la responsabilidad a todos los individuos

de una organizacin para la prevencin de riesgos y evitar el azar en la actuacin

administrativa, esto requiere de un alta y clara comunicacin entre los miembros y

el aseguramiento de una adecuada coordinacin y lo ms importante la

responsabilidad y compromiso de todos.

Seguido de la evaluacin de control se procede a la evaluacin de los riesgos

inherentes, de control, y deteccin (riesgos de auditora), para cumplir con el

objetivo de auditora que es eliminar los errores importantes ya sean operativos,

financieros o administrativos.

Y de esta manera obtener ideas claras de las debilidades y amenazas que existen

para dar a conocer a la administracin los resultados para que se tomen las

medidas necesarias.

Por otro lado tenemos un activo muy importante dentro de la empresa al que

llamamos, segn NIIF Inventarios, esta cuenta posee la razn de la actividad en

una compaa, siendo la principal fuente de ingreso dentro de las empresas

comerciales e industriales.

El control de inventarios debe llevarse rigurosamente, cumpliendo con las polticas

de la empresa y siguiendo el hilo del sistema de control que se implementase

dentro de la sociedad, si no existiere un sistema de control o el mismo se

quebrantase existirn problemas que pueden llevar a la liquidacin de la empresa,

por ello presentamos a continuacin los procesos que un Auditor realiza para

obtener informacin de cmo se encuentra la situacin del sistema de control de

inventarios y si este se aplica debidamente.



CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS

La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones se ha venido

incrementando con el paso del tiempo, ya que es una herramienta de gran utilidad que

comprende el plan de organizacin en todos los mtodos y procedimientos que en forma

coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la

exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,

productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias

ordenadas por la administracin.

Uno de los activos ms importantes para las empresas que requiere de un adecuado

sistema de control interno es el rubro de inventarios, el cual representa los bienes

destinados para la venta o produccin para su posterior venta, en el ciclo normal de

operaciones. (MORRUGARES, 2012).

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato

circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran

cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los

inventarios incluyen:

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema

se utilice

Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o descomposicin.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros

contables

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario.

Comprar el inventario en cantidades econmicas.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual

conduce a prdidas en ventas.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de

tener dinero restringido en artculos innecesarios. (Maangs, 2009)

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de

verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados por

diversos departamentos o centros operativos.



MANUAL DE AUDITORIA.

(http://wwwisis.ufg.edu.sv/, 2012)

El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo

corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la

empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema de

control interno para este rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:

Ventajas

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas

de inventarios

Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos

Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas

Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

Mtodo de Control de los Inventarios Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:

Control Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en

trminos cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control

empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mimas, debido a que si compra si



ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-

operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando

acumulacin excesiva.

La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del

control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. No hay que

olvidar que los registros y la tcnica del control contable se utilizan como herramientas

valiosas en el control preventivo.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual

sistema se utilice.

Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.

Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas

computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El

sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener

actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn,

informes de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin

para las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn

nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales

han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino

deseado.

Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros

fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de

almacn debidamente autorizado.

Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de

mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los

inventarios de propiedad de la compaa con las mercancas recibidas en

consignacin o en depsito.

Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao

descomposicin.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo

unitario.

Comprar el inventario en cantidades econmicas.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo

cual conduce a prdidas en ventas.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.



Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y

concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los

resultados de los inventarios, en lo que a prdidas se refiere y sobre todo, hacerle

sentirse parte importante de la organizacin.

Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.

Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se

eviten los robos.

Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.

Proteger los inventarios con una pliza de seguro.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no est integrado

computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en

valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacn y los

registrados por contabilidad.

Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de

responsabilidad material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o

deterioros por negligencia.

El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas

autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios

autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado

por la persona que entrega y por la que recibe.

Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni estos,

tener acceso a los mismos.

Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de u

artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del

almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo,

pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir

ciertas circunstancias para que, en un poca determinada, se aumente la cantidad

mxima.

Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan

los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de

existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn.

Este le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo

y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de

compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la

existencia real.

Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en

que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su

almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los

casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de

mercancas. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el

informe estn de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay



conformidad entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al

departamento de contabilidad el cual aadir al importe de la factura, todos los

gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artculo.

Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de

ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de

inmediato o bien quedan a disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que

debemos envirselas. En estos casos, aunque la mercanca no haya salido del

almacn, se dar de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarn en

existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara informacin al

encargado del registro de control de inventarios para que la operacin sea anotada

en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al

enviar las mercancas al cliente se registraran en la columna de salidas, pero

aunque salen mercancas, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue

regularizado al registrarse las cantidades reservadas.

Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del almacn

debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn

nicamente si estn respaldadas por las correspondientes notas de despacho o

requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar

que tendrn el destino deseado. (Canelo, 2013).

METODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO

1. CUESTIONARIO

2. FLUJOGRAMAS

3. NARRATIVAS



CUESTIONARIO



JEFE DE DEPARTAMENTO AUDITORIA EXTERNA



FLUJOGRAMAS Los flujo gramas consisten en revelar y describir objetivamente la estructura orgnica de

las reas relacionadas al proceso de control interno, as como los procedimientos a

travs de sus distintos departamentos y actividades. Este mtodo de flujo grama es el

ms tcnico y presenta mayores ventajas de aplicacin desde luego manteniendo una

secuencia lgica y ordenada, para observar un circuito de conjuntos de controles.

Las Simbologas utilizada generalmente en el flujo gramas es:

Inicio del proceso

Archivo

Proceso de control

Desplazar documentos

Toma de decisin

Actualizar informacin

Documentos

Se toma informacin

Documentos pre numerados

Distribucin de documentos

Tarjeta perforada

Conector

Fin

(ZAMBRAO, 2007)



(VIVIENDA, 2009)

JEFE DE DEPARTAMENTO AUDITORIA EXTERNA



NARRATIVA

De acuerdo a la informacin proporcionada se pudo conocer que este departamento

cuenta con cinco personas (Jefe de Almacn y cuatro Auxiliares), encargadas de recibir,

revisar, ordenar y entregar la mercadera en custodia.

El Departamento de Almacn presta servicio a los dems departamentos que conforman

la empresa, pero principalmente al Departamento de Compras y Ventas, porque aqu se

guardan y controlan las existencias hasta el momento de entregar los pedidos.

Esta empresa tiene como poltica establecida la utilizacin del mtodo de promedio

ponderado para la valuacin de sus inventarios.

Las existencias de Almacn estn conformadas aproximadamente por 155 estilos de

calzado y son almacenadas en cajas pequeas cerradas que contienen un par de

zapatos cada una.

Cada almacenista tiene asignada su responsabilidad en el manejo de ciertas clases de

mercadera, pero al recinto del Almacn tienen acceso adems de los encargados, los

vendedores, quienes constantemente se encuentran revisando qu mercadera hay en

existencia para ofrecerla a los diferentes clientes, y de cul se necesita comprar ms

para cubrir los pedidos, segn indicaciones del jefe de almacn, los vendedores tienen

acceso, porque no tienen un horario de trabajo establecido y algunas veces les solicitan

pedidos cuando el personal del Almacn ya ha cumplido con su horario normal de trabajo

y por lo tanto son los vendedores los que preparan y despachan estas mercaderas

solicitadas.

Se pudo observar que adems dos de los Auxiliares de Almacn desempean el puesto

de

Auxiliares en el Departamento de Contabilidad cuando se pregunt al Jefe de Almacn

sobre esta situacin, respondi que estas dos personas nicamente colaboraban en el

Departamento de

Contabilidad porque en la empresa no hay suficiente personal.

Procedimiento de Ingreso de Mercaderas al Almacn.

El Jefe de Almacn recibe la factura de la mercadera a ingresar en bodega, los Auxiliares

de Almacn proceden a iniciar el desempaque de la misma, verificando conforme a la



factura, que los datos contenidos en ella coincidan con la mercadera que se ingresa, as

como en qu condiciones se recibe.

Al finalizar el conteo y revisin de la mercadera, uno de los auxiliares toma la factura y

anota en un cuaderno de Entradas y Salidas de Almacn, la cantidad de existencias

que se han recibido, sin que el registro sea firmado por la persona que lo realiza,

posteriormente devuelve la factura al Jefe de Almacn quien la traslada al Departamento

de Contabilidad para que se inicie el trmite de pago.

Si resulta alguna mercadera defectuosa o equivocada, se anota en la factura y se manda

al proveedor para su reposicin, avisando inmediatamente al Departamento de

Contabilidad, de forma oral.

Procedimiento de Salida de Mercaderas del Almacn.

El personal a cargo del Departamento de Ventas, conforme a los pedidos solicitados por

los clientes, le entrega una copia de la factura a este departamento para que sea

preparada la mercadera.

En el momento de recibir la copia de la factura, uno de los auxiliares procede a preparar la

mercadera solicitada para luego ser revisada por el Jefe de Almacn, quien coteja que

las mercaderas despachadas cumplan con la cantidad y caractersticas solicitadas. Si el

pedido no est completo se traslada nuevamente al Auxiliar para su correccin y si est

completo el pedido es entregado al portador de la factura, quien debe firmar que recibi

el producto, en la copia de la factura que quedar en custodia del Departamento de

Almacn, en la misma el Jefe de dicho departamento estampa un sello con la frase

Producto Entregado, por ltimo el personal de

Almacn anota las mercaderas despachadas en el cuaderno de Entradas y Salidas de

Almacn sin que cuente con una firma y nombre de la persona que efecto dicho

registro.



(RAMOS, 2011)

JEFE DEPARTAMENTO AUDITORA EXTERNA

BIBLIOGRAFIA

Canelo, E. T. (2013). http://www.auditool.org/. Recuperado el Jueves de Julio de 2014, de

http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/939-control-interno-de-los-

inventarios

http://wwwisis.ufg.edu.sv/. (2012). DISEO DE UN MANUELA DE AUDITORIA PARA EVALUAR EL CONTROL

INTERNO. MUNICIPIO DE COLON (EL SALVADOR).

Maangs. (17 de Julio de 2009). http://es.slideshare.net/. Recuperado el 03 de Julio de 2014, de

http://es.slideshare.net/maangs/control-interno-de-inventarios

MORRUGARES, N. R. (2012). CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS. Veracruz.

RAMOS, H. E. (2011). SISTEMATIZACIN PARA EL MANEJO DEL REA DE INVENTARIOS EN UNA EMPRESA .

GUATEMALA.

VIVIENDA, M. D. (2009). Flujograma de proceso de inventarios.

ZAMBRAO, Z. T. (2007). EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO . Manta, Ecuador.

evaluacion de control interno inventarios

Documents