Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa

SIAGIE

Manual de UsuarioOFIN / MED

NDICEIntroduccin Requerimientos mnimos del Sistema Configuracin Regional Instalacin del Sistema Informtico del Educando Inicio y Tipos de Sesin. Administracin del Sistema. Configuracin del Sistema en la Institucin Educativas. Configuracin de la Base de Datos (BD). Creacin de las Instituciones Educativas. Configuracin de Grados. Configuracin de Secciones. Creacin del Personal de la IE. Configuracin del Plan Curricular. Registro y Actualizacin de Talleres Curricular /Curso Adicional Configuracin de Periodos de Evaluacin. Configuracin de opcin Usuarios / Password Cierre de Sesin ADMINISTRADOR Inicio de Sesin REGISTRO Registro de Educandos. Reportes Ficha nica de Matricula . Nmina de Matricula Proceso de Evaluacin . Generacin de Plantillas de Evaluacin. Ingreso de evaluaciones . Carga de Plantillas de Evaluacin. Actualizacin de evaluaciones / Situacin Final Reportes. Boleta de Notas. Consolidado de Evaluacin. Acta Consolidada de Evaluacin Estadsticas Anexo Responsables del Sistema Consideraciones para el uso del Aplicativo Consideraciones para trabajo en RED. Pg. 4 Pg. 4 Pg. 5 Pg. 9 Pg. 12 Pg. 13 Pg. 13 Pg. 13 Pg. 15 Pg. 16 Pg. 18 Pg. 19 Pg. 23 Pg. 24 Pg. 29 Pg. 31 Pg. 35 Pg. 36 Pg. 36 Pg. 44 Pg. 44 Pg. 45 Pg. 48 Pg. 48 Pg. 50 Pg. 52 Pg. 54 Pg. 57 Pg. 59 Pg. 60 Pg. 60 Pg. 62 Pg. 58 Pg. 65 Pg. 66 Pg. 68

INTRODUCCINEl Ministerio de Educacin, pone en conocimiento de la comunidad educativa el Sistema del Educando, que es el conjunto de soluciones informticas orientadas a facilitar la labor administrativa en la Institucin Educativa. De fcil manejo y administracin, este sistema permitir a las Instituciones Educativas crear una base de datos con registros histricos de los alumnos, a partir de la cual el programa podr generar nominas de matrcula, fichas nicas del educando, lista de alumno, registros de evaluacin, boletas de notas y actas de evaluacin. Facilitara la obtencin de datos histricos de la Institucin educativa, permitiendo as la entrega de los documento en forma oportuna.

Equipo del Proyecto

Requerimientos Mnimos para la instalacin:Software: Microsoft Office (Excel, Access) - 97, 2000, XP, 2003 Hardware:

Pentium I , RAM 64 y Sistema Operativo Windows 98, Me, 2000, XP

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CONFIGURACIN REGIONAL

3. En esta pantalla debemos de escoger idioma: Espaol (Per).

Se requiere antes de Instalar el Sistema del Educando realizar la siguiente configuracin para que no existan conflictos posteriores con relacin a la fecha con la que se va trabajar. 1. Tenemos que ingresar a Panel de Control a travs de:

4. Luego procedemos a configurar como Smbolo Decimal el punto (.) y como Smbolo 2. En Panel de Control elegimos el icono Configuracin Regional. de Separacin de Miles la coma (,)

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5. Finalmente Procedemos con la configuracin de la fecha de acuerdo a lo indicado:Sistema Operativo en espaol Sistema Operativo en Ingles

: :

dd = da dd = daEjemplo :

MM = mes aaaa = ao MM = mes yyyy = ao05/06/2004

INSTALACINPasos para la Instalacin del Sistema en la Institucin Educativa:

1. Insertar el CD de instalacin en la lectora e indicar el directorio donde se encuentrael archivo instalador del sistema Instalador2007.exe y dar doble click sobre el.

Archivo Ejecutable

2. Dar en la opcin Instalar de la pantalla de Bienvenida.

Para que estos cambios tengan efecto se deber de dar Click en el botn Aceptar.

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DAR CLICK

5. Darle Click al botn de instalacin (computadora). 6. Automticamente se proceder a la copia de archivos de instalacin. DAR CLICK

3. Se mostrar un mensaje indicando el inicio de la instalacin

7. La instalacin deber de concluir con el mensaje que se realizo de manera satisfactoria. 4. Seleccionar el directorio donde estar localizado el sistema, este puede ser C:\Archivos de Programa\Matrcula y Evaluacin Centro Educativo, si no existe esta carpeta el sistema proceder a crearlo automticamente.

DAR CLICK

8. Posteriormente tendr que acceder al sistema de la siguiente manera: A travs de Inicio/Programas/Matrcula y Evaluacin Institucin Educativa.

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INICIO DE SESINExisten tres tipos de Sesin para lo cual se deber de ingresar la contrasea segn sea el caso, existen 3 tipos de usuarios :

ADMINISTRADOREs el usuario que puede realizar las siguientes funciones: Configurar la Institucin Educativa. Importar los archivos para actualizar las tablas de mantenimiento. Exportar la informacin que ser entregada a los rganos Intermedios.

CONTRASEA: REGISTRO

ADMIN

Es el usuario que puede efectuar matrculas, ratificaciones y evaluaciones de los educandos.

CONTRASEA: CONSULTA

DIRECTO

Es el usuario que puede efectuar consultas de matrculas, ratificaciones y evaluaciones de los educandos.

CONTRASEA:

ENCINAS

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4. Aparece seguidamente INICIO DE SESION, debiendo ingresar la contrasea

ADMINISTRACIN DEL SISTEMA Configuracin Educativa. del Sistema en la Institucin

nuevamente.

Pasos para la Configuracin del Sistema en la Institucin Educativa: 1. Iniciar sesin como usuario ADMINISTRADOR ingresando la contrasea. 5. Como la Base de Datos esta aun se encuentra vaca, aparece el siguiente mensaje, debiendo darle Click en Aceptar para empezar con el llenado de informacin de la Institucin Educativa.

2. Dar Click en S

OPCIN INSTITUCIN EDUCATIVA6. Ingresar a la opcin Institucin Educativa del sub men de Administracin. 3. Inmediatamente Educando.mdb aparecer la siguiente pantalla y se debe de elegir

7. Aparecer el formulario de configuracin de las Instituciones Educativas. Seleccionar Nuevo de la barra de opciones que aparece en la parte superior del formulario. 8. Ingresar los datos de la Institucin Educativa.

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9. Seleccionar la opcin Aceptar de la barra de opciones cuando haya completado el ingreso de informacin. La Institucin Educativa debe aparecer en la pantalla de entrada del sistema.

10. Seleccionar la opcin Regresar de la barra de opciones. 11. Si se quiere actualizar la Institucin Educativa, se debe de ingresar nuevamente y elegir la Opcin MODIFICAR e ingresar los datos que se requieran actualizar.

OPCIN GRADO INSTITUCIN EDUCATIVA 12. Ingresar a la opcin Grado - Institucin Educativa del Sub men de Administracin.

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OPCIN SECCIN INSTITUCIN EDUCATIVA17. Ingresar a la opcin Seccin - Institucin Educativa del sub men de Administracin. 18. Aparecer el formulario de configuracin de las secciones de la Institucin Educativa. 19. Deber hacer Click en el botn Agregar para ingresar cada una de las secciones correspondientes al grado educativo.

13. Aparecer el formulario de configuracin de los Grados de la Institucin Educativa. 14. Seleccionar los grados de la Institucin Educativa.

15. Ingresar el nmero de vacantes asociadas a la seccin con mayor numero de alumnos del grado educativo. 20. Deber hacer click en el botn Aceptar. 21. Para eliminar alguna seccin procede de la siguiente manera: Elija de la lista donde observa a los Grados el que contengan a la seccin al cual quiere eliminar. En la opcin, donde observa a las secciones para el grado, elija la seccin que desea eliminar. Luego hacer clic en el botn ELIMINAR. 16. Seleccionar la opcin Regresar de la barra de opciones.

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Visualizara el siguiente mensaje, donde usted indicara si realmente esta seguro que desea eliminar a esta seccin.

24. Dar clic en el botn NUEVO para empezar a ingresar datos del personal. 25. En la parte de DATOS PERSONALES podr observar la seccin: GENERALES: Donde ingresara los datos generales del personal. Cdigo Modular del personal. Nombres Apellidos (Paterno y Materno) Sexo Laborales Docente Director SubDirector 22. Seleccionar la opcin Regresar de la barra de opciones. Nombrado Cargo Responsable de Matrcula Jornada Laboral

OPCIN PERSONAL INSTITUCIN EDUCATIVA23. Ingresar a la opcin Personal - Institucin Educativa del sub men de Administracin.

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NOTA: De todo el Personal que ingrese en cada nivel de la I.E. debe de considerarse por lo menos a una persona que sea RESPONSABLE DE MATRICULA, es decir, que tenga el check de RESPONSABLE DE MATRICULA activado Luego que ingreso todos los datos del personal de clic en el botn ACEPTAR para grabar los datos. 26. La otra seccin que usted podr visualizar en la parte de DATOS PERSONALES es DOCENTE / CURSO: En esta parte usted podr relacionar al docente que labora en su Institucin Educativa con el curso que tenga a su cargo, de esta manera podr visualizar los datos ingresados del docente, en el ACTA FINAL. Para relacionar el curso con el docente haga lo siguiente: a.- Seleccione de la lista (Registro del personal de la IE) al docente al cual le va a relacionar el(los) curso(s). b.- Dar clic en el botn AGREGAR.

OJO: Para realizar esta relacin Docente Curso antes tiene que ingresar a la opcin PLAN CURRICULAR (la siguiente opcin) y elegir los planes de estudio para cada grado.

27. Si lo que desea es eliminar a algn personal de la I.E. tendr que seguir lossiguientes pasos: a. Elegir al personal de la lista b. Luego dar clic en el botn ELIMINAR.

c.- Luego podr observar la siguiente pantalla:

Usted, en esta opcin tendr que seleccionar el GRADO, SECCIN y el CURSO que tiene a cargo el docente. d.- Para grabar la relacin Docente Curso, hacer clic en el botn ACEPTAR. Luego visualizara en la lista el(los) curso(s) elegido(s) para el Docente. OJO: Si la persona que quiere eliminar es un Docente y este tiene un Curso relacionado, primero debe de eliminar la relacin con tal de curso, dando clic en el botn ELIMINAR de la seccin DOCENTE / CURSOS.

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c. Ir a la seccin Docente / Cursos, luego seleccionar la relacin con los cursos que tiene el Docente

OPCIN PLAN CURRICULAR INSTITUCIN EDUCATIVA28. Ingresar a la opcin Plan Curricular - Institucin Educativa del Sub men de Administracin.

31. Deber hacer clic en el botn Aceptar. 29. Aparece el formulario de configuracin del Plan de Estudio. 30. Deber hacer Click en el botn Agregar para ingresar cada una de los grados con sus respectivo plan de estudio correspondientes al grado educativo. 32. Seleccionar la opcin Regresar de la barra de opciones.

OPCIN TALLER CURRICULAR / CURSO ADICIONAL 33. Para Registrar un Taller; se ingresa a Taller Curricular / Curso Adicional, en lacual usted observara 3 sub opciones: a.- Ingresar Taller Curricular / Curso Adicional : Por medio de esta opcin ingresare los datos de los Talleres al sistema.

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Aparece la siguiente pantalla en la cual debe de dar clic en el botn NUEVO para ingresar un Nuevo Taller.

b.- Criterios de Evaluacin : Al ingresar a esta opcin, que es donde se ingresan los criterios, capacidades o competencias de los talleres:

Seleccione el Taller al cual desea ingresarle criterios y luego haga clic en el botn NUEVO para empezar a ingresar los criterios.

Para Actualizar se ingresa como el paso anterior, pero se escoge MODIFICAR. Tambin podr observar el botn ELIMINAR, que permite borrar un taller o curso adicional del sistema. Para realizar esto lo que tiene que hacer es lo siguiente: Seleccione al taller o curso adicional de la lista. Luego dar clic en el botn ELIMINAR. Confirmar la eliminacin del taller del sistema.

o o o

OJO: La eliminacin de los talleres se debe de realizar de forma inversa a la que fueron ingresados al sistema, es decir, deben de empezar eliminando el taller que se ingreso ultimo, luego eliminar el penltimo ingresado y as sucesivamente.

Tambin podr observar el botn ELIMINAR, que sirve para borrar del sistema a los Criterios / Competencias / Capacidades de los talleres que usted ha ingresado. Para realizar esto lo que tiene que hacer es lo siguiente:

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Seleccione el Criterio / Competencia / Capacidad de la lista. Luego dar clic en el botn ELIMINAR. Confirmar la eliminacin del Criterio / Competencia / Capacidad del sistema.

OJO: La eliminacin de los Criterios / Competencias / Capacidades se debe de realizar de forma inversa a la que fueron ingresados al sistema, es decir, deben de empezar eliminando el que se ingreso ultimo, luego eliminar el penltimo ingresado y as sucesivamente.

c.- Cursos Relacionados: Por medio de esta opcin usted podr relacionar un Taller o Curso adicional con un Curso que esta contemplado en el Plan de Estudio, para poder tener una nota promedio de ambos a fin de ao.

Como puede observar, en la primera lista estn todos los cursos de todos los grados y los respectivos TALLERES que usted ingreso. Para poder relacionar un Taller con un Curso realizamos los siguientes pasos: Para el ejemplo relacionaremos el Taller de COMPUTACIN de 1 grado con el curso de EDUCACION PARA EL TRABAJO. Lo primero que hay que hacer es ubicar de la primera lista (listado de Cursos / reas) el CURSO que se quiere relacionar (para el ejemplo es EDUCACIN PARA EL TRABAJO). Luego dar clic en el botn MODIFICAR. Ahora pasamos a ingresar el numero de horas a la semana que se dicta el CURSO y el mismo proceso es el que se har para el TALLER.

Al dar clic en esa opcin podr visualizar la siguiente pantalla:

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Dar clic en el botn ACEPTAR para grabar la informacin ingresada. Luego, de la lista, debemos de seleccionar el CURSO con el cual se va a relacionar el TALLER. Dar clic en el botn MODIFICAR. Seleccionamos el TALLER con el cual se va a relacionar el Curso (Curso Relacionado). Dar clic en ACEPTAR para grabar los datos ingresados.

OPCIN PERIODO DE EVALUACIN34. Ingrese a la opcin Periodo de Evaluacin y ahi tendr que configurar los periodos de evaluacin, como el nombre de Periodo, el estado (Sin Evaluar, En Evaluacin o Evaluado ).

Al dar clic en esta opcin visualizara la siguiente pantalla:

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35. Ingrese a la opcin Usuarios / Passwords para definir los USUARIOS, PASSWORDS y PERMISOS que tendr cada uno de ellos. El SIAGIE tiene 3 tipos de USUARIOS y con ellos se debe de hacer esta CONFIGURACION.

Para empezar a ingresar los Periodos, debe de dar clic en el botn AGREGAR. Podemos observar el botn ELIMINAR, que nos servir para poder borrar algn periodo del sistema. Para realizar esto seguimos los siguientes pasos: De la lista seleccionamos el periodo que deseemos eliminar. Luego damos clic en el botn eliminar. Confirmamos la eliminacin del Periodo del sistema. Damos click en el botn NUEVO

OJO: La eliminacin de los Periodos se debe de realizar de forma inversa a la que fueron ingresados al sistema, es decir, deben de empezar eliminando el que se ingreso ultimo, luego eliminar el penltimo ingresado y as sucesivamente.

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Primero registramos el USUARIO que tendr el perfil de ADMINSITRADOR. Se ingresan los datos del usuario REGISTRO y se da click en Aceptar para guardar los cambios

Luego damos click en el botn NUEVO para ingresar al USUARIO con el perfil(tipo) REGISTRO.

Luego se configuran los PERMISOS del usuario REGISTRO. Se tienen 3 opciones a las que se conceder permisos. La palabra No de cada celda indica que NO TIENE el permiso para ese ACCESO y la palabra Si indica que SI TIENE el permiso. Veamos el ejemplo de cmo CONFIGURAMOS los permisos del usuario de tipo REGISTRO que en este caso lo hemos nombrado : REGISTRADOR. Hay que cerciorarse de que este SOMBREADA la fila sobre la que se esta haciendo la configuracin.

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Por cada USUARIO de tipo de REGISTRO (pueden haber varios) se pueden configurar ALGUNOS o TODOS los permisos, dependiendo del nivel de acceso a las opciones que se desea dar a un USUARIO. 36. Una vez terminado todo lo referente a Usuario Administrador se debe de Cerrar Sesin de Administrador.

Ahora configuraremos los permisos para la opcin Proceso de Evaluacin

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INICIO SESION REGISTROSe debe de ingresar como Usuario Registro del Sistema.

Este usuario me va a permitir realizar los procesos de Matricula y Evaluacin del Educando.

PROCESO DE MATRICULAOPCIN REGISTRO DE EDUCANDOSPara poder matricular a un alumno, debemos que dar clic en el botn REGISTRO DE EDUCANDOS: Luego de dar clic en el botn NUEVO, podr visualizar la pantalla que se muestra a continuacin, en la cual tendr que ingresar los datos del alumno a matricular, en dicha pantalla podr observar lo siguiente: Una cabecera, donde tendr que colocar los datos bsicos del alumno: cdigo, nombres, apellidos, fecha de nacimiento, sexo y estado civil. La pestaa de DATOS PERSONALES, donde ingresara los datos personales del alumno. La pestaa DATOS MDICOS, ac registrara los datos mdicos referentes al alumno. La pestaa DATOS FAMILIARES, ac ingresara los datos de los familiares y/o Luego se podr visualizar la siguiente pantalla, en la cual podr observar que en la parte superior aparece el nombre y el nivel de la I.E. en la cual realizara el proceso de matricula. Para poder empezar a matricular a un alumno en el sistema, tendr que dar clic en el botn NUEVO, tal como se seala. apoderados. La pestaa DATOS DE MATRICULA, donde ingresara los datos de matricula del alumno, como grado, seccin, etc.

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DATOS MEDICOS En datos mdicos solo es necesario que usted ingresa el tipo de parto del alumno, el resto de opciones, sino las tiene en el momento de ingreso de datos, lo puede dejar en blanco.

DATOS PERSONALES

DATOS DE MATRICULA

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Para grabar la matricula del alumno, se debe de dar clic en el botn ACEPTAR, de esa manera procede a matricular al resto de alumnos de la I.E. Despus de realizar la matricular de la totalidad de los alumnos de la I.E. vera una pantalla similar a esta: DATOS DE FAMILIARES Y APODERADOS Para poder ingresar los datos familiares del alumno, antes debe de haber ingresado los dems datos del alumno. Para ingresar al familiar debe de dar clic en el botn NUEVO. LISTA DE TODOS LOS ALUMNOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA

LISTA DE LAS MATRICULAS DEL ALUMNO SELECCIONADO

La opcin VER DATOS, sirve para poder visualizar los datos del alumno seleccionado en la LISTA DE LAS MATRICULAS, no podr realizar ningn cambio.

Luego podr ingresar los datos del familiar. El casillero de GRUPO FAMILIAR sirve en el caso de presentarse hermanos en la misma I.E., el numero del grupo familiar seria el cdigo del primer alumno matriculado en la I.E. (en el sistema) por ejemplo, en el caso de que se desee matricular al hermano del alumno RUIZ PEREZ JUAN, ya no tendr que ingresar los datos del apoderado o familiar nuevamente, basta con colocar en el casillero de GRUPO FAMILIAR el cdigo del alumno RUIZ PEREZ JUAN, quien fue el primer hijo de la Familia en registrar una matricula en la IE. Lo que suceder, es que los datos de los familiares o apoderados se cargarn automticamente.

Con la opcin ELIMINAR puedo eliminar al alumno seleccionado en la LISTA DE LAS MATRICULAS del sistema.

La opcin MODIFICAR, sirve para poder modificar o actualizar algn dato del alumno seleccionado en la LISTA DE LAS MATRICULAS, luego de realizar algn cambio, debe de dar clic en el botn ACEPTAR para grabar los cambios.

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La opcin RATIFICAR me permite matricular en un nuevo ao lectivo a un alumno que ha estado matriculado el ao anterior y que seleccione de la LISTA DE MATRICULAS.

Dar clic en ACEPTAR para grabar el cambio realizado. Con la opcin CAMBIAR CODIGO lo que logro realizar es cambiar el cdigo al alumno que seleccione en la LISTA DE MATRICULAS. Debo de ingresar la contrasea del usuario ADMINISTRADOR para que me permita realizar este cambio. La opcin siguiente se utilizara para sacar la CONSTANCIA DE MATRICULA del alumno seleccionado de la LISTA DE MATRICULAS.

Luego de digitar la contrasea del ADMINISTRADOR debe de dar clic en el botn ACEPTAR aparece el casillero para cambiar el cdigo del educando.

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Dar clic en el botn Educando.

OPCIN REPORTES

Los archivos generados sern almacenados dentro del directorio donde se haya instalado el sistema, que por lo general es: C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIN CENTRO EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ NMINAS XXXXXXX es el cdigo modular de la Institucin Educativa. Por ejemplo: CE 0123456 El archivo generado tendr el siguiente formato: FichaCdigodelEducando.xls

Este grupo de opciones me permite generar los documentos relacionados con la matricula (Ficha de Matricula, Nmina de Matricula, Lista de Alumnos).

A) Ficha nica de MatriculaPara generar la ficha nica de matricula damos clic en la primera sub opcin (Ficha nica de Matricula), aparecer la siguiente pantalla:

B) Nmina de MatrculaPara generar la nmina de matricula damos clic en la segunda sub opcin (Nmina de Matricula), aparecer la siguiente pantalla:

Luego seleccionamos al Educando al cual deseamos sacarle la Ficha nica de Matricula.

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Los archivos generados sern almacenados dentro del directorio donde se haya instalado el sistema, que por lo general es: C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIN CENTRO EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ NMINAS \ 2004 Usted tambin podr acceder a estos archivos por medio del explorador de Windows. Para generar Nomina de Matrcula Adicional se debe de generar la NOMINA indicando previamente el intervalo de FECHAS que definen cuales son las matrculas que se incluirn en la NOMINA ADICIONAL. Adems debemos de indicar que la NOMINA a generar ser una ADICIONAL

Luego seleccionamos el grado, la seccin y el ao educativo en que queremos generar una Nomina de Matrcula. Dar clic en el botn Generar. El sistema empezara a generar la Nmina respectiva y luego se mostrar de la siguiente forma :

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PROCESO DE EVALUACIN

Aparecer la siguiente pantalla, donde tendr que escoger el ao, periodo, grado, seccin y los cursos del cual desea generar las plantillas, luego debe dar clic en el botn Aceptar.

Para poder realizar la evaluacin del Educando existen 3 principales opciones: 1.- Generacin de Plantillas de Evaluacin, mediante esta opcin voy a poder generar las plantillas de evaluacin por periodo, por grado y por seccin. Estas plantillas generadas NO representan a los REGISTROS AUXILIARES, ac los docentes ingresaran las notas finales por periodo. 2.- Ingreso de Evaluaciones, mediante esta opcin el Docente podr ingresar las evaluaciones respectivas de periodo, curso por curso. Las notas se ingresaran en las plantillas generadas en la opcin anterior. 3.- Carga de Plantillas de Evaluacin, una vez terminado el ingreso de evaluaciones y haber grabado las plantillas con las notas respectivas, el siguiente y ltimo paso es la carga de plantillas, el cual grabara las notas ingresadas en las plantillas de evaluacin al sistema. El uso de estas 3 opciones se repetir en cada uno de los periodos de evaluacin (bimestres trimestres) Luego se mostrara un mensaje indicando que la creacin de las Plantillas de Evaluacin a terminado, dar clic en Aceptar y en la pantalla anterior Salir.

Evaluacin. A) Generacin de Plantillas de EvaluacinDar clic en esa opcin.

Los plantillas generadas por el sistema (correspondientes a los cursos) sern almacenados en el siguiente directorio:

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C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIN CENTRO EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ REGISTROS \ 2004 N PERIODO N PERIODO simboliza el nmero de periodo al cual se le acaba de generar las plantillas. Por ejemplo: 2004 01 (del primer periodo).

Evaluaciones. B) Ingreso de Evaluaciones

Hay dos formas por la cual el docente o encargado de llenar notas puede ingresar las evaluaciones a las plantillas: 1.- Ingreso de notas desde el Sistema: Dar clic al botn Ingreso de Evaluaciones. Se visualizara la siguiente pantalla: Esta plantilla se llenara con las notas finales del periodo correspondiente al curso elegido. Luego para grabar las notas ingresadas se debe dar clic al botn Guardar Cambio. Para llenar las plantillas de evaluacin de los otros cursos se procede de la misma manera. 2.- Ingreso de notas accediendo a los archivos desde el explorador de Windows Otra manera de realizar este llenado de notas es accediendo a las plantillas de evaluacin por intermedio del Explorador de Windows:

En esta pantalla usted tendr que seleccionar el ao, periodo, grado, seccin y el curso al cual se desee llenar las evaluaciones. Luego dar clic en el botn Aceptar y aparecer la plantilla de evaluacin del curso que usted eligi.

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C) Carga de Plantillas de Evaluacin

Por medio de esta opcin voy a cargar las notas ingresadas en las plantillas de evaluacin por la opcin anterior: Cuando se habla de Carga, se hace referencia al copiado de notas desde las Plantillas de evaluacin, hacia la BD del Sistema. Dar clic en la opcin Carga de Plantillas de Evaluacin. Se mostrara la siguiente pantalla:

Abrimos la plantilla de evaluacin del curso que se desea llenar de notas y luego empezamos a introducir las notas correspondientes. Luego grabamos.

Usted tendr que seleccionar el ao, periodo, grado, seccin y las plantillas de los cursos (con notas) que desea cargar al sistema. Luego dar clic en Aceptar . El sistema proceder a realizar la carga de notas, al acabar se visualizara la siguiente pantalla:

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Para que el sistema cargue correctamente todas las plantillas de evaluacin estas deben de estar en la direccin donde inicialmente fueron creadas (C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIN CENTRO EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ REGISTROS \ 2004 N PERIODO), debido a que el sistema agarra las plantillas que se encuentran en esa direccin.

D) ACTUALIZACION DE EVALUACIONES / SITUACIN FINAL

Ingresamos, cambiamos o completamos NOTAS y damos click en GRABAR

Para Actualizar Evaluaciones : Elegimos Grado, Seccin, Periodo, rea y damos clic en el botn Filtrar segn parmetros MODIFICACIN / ACTUALIZACIN DE NOTAS Por ejemplo en el caso que su institucin educativa RECIBE UN ALUMNO TRASLADADO (despus de la finalizacin de la matricula), este alumno vendr con sus notas o calificaciones que obtuvo en los periodos en los cuales estuvo en la institucin educativa de procedencia, usted tendr que, primeramente matricular a dicho alumno mediante el sistema, luego seleccionar el grado, la seccin, el periodo y el rea al cual le va a ingresar las notas del alumno trasladado. No olvide dar click en el botn GRABAR para grabar los cambios realizados. Esta opcin tambin se puede usar para corregir alguna o algunas notas que se ingresaron mal, para lo cual nicamente se debe de ubicar en el grado, seccin, periodo y rea correspondiente, siempre considerando dar clic en el botn GRABAR. Adems si se trata de una IE pequea y se desea hacer el ingreso de NOTAS de manera directa sin el uso de las PLANTILLAS DE EVALUACIN generados por el sistema, se puede hacer directamente desde esta opcin. Recuerde siempre GRABAR luego de los ingresos y/o cambios.

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RETIRAR O TRASLADAR ALUMNOS : En esta seccin usted tendr la opcin de poder RETIRAR o TRASLADAR a un alumno en su Institucin Educativa, dependiendo cual sea el caso. Para poder realizar esto realice los siguiente: Primero Elegimos Grado y seccin donde esta el alumnos RETIRADO / TRASLADADO y damos click en Filtrar segn parmetros Luego tendremos que seleccionar al alumno. Seguidamente debe de activar el check MODIFICAR, que se encuentra en la parte derecha de la RELACION DE ALUMNOS. Luego tendr que seleccionar el estado que quiere colocarle al alumno (RETIRADO, TRASLADADO). En la parte de Observaciones podr colocar alguna observacin referente al alumno (por ejemplo el RD del retiro o traslado del alumno). Si eligi RETIRADO, a continuacin aparecer una lista donde elegir el motivo del retiro y luego las observaciones.

Adicionalmente puedes ingresar por aca las NOTAS DE SUBSANACINPARA COLOCAR LAS NOTAS DE SUBSANACIN: En esta seccin usted podr ingresar las notas de subsanacin de los cursos a cargo. Es necesario que recuerde que los cursos a cargo de los alumnos usted los registra al momento de la matricula. Para poder ingresar la nota de subsanacin realice los siguientes pasos: Seleccione al alumno que tenga el curso a cargo. Vera que en la parte inferior, donde se hace referencia al Curso a Cargo aparecer el curso del alumno. Luego ingrese la nota de subsanacin del alumno y la fecha del examen. Hacer clic en Grabar para guardar los cambios realizados.

E) Reportes

Elegimos al alumno a modificar, habilitamos el check de MODIFICAR y elegimos de la lista la SITUACION FINAL correspondiente : OJO, todo lo que ingrese en esta opcin se visualizar en el Acta final de evaluacin.

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Por medio de este grupo de opciones puedo generar los documentos necesarios en la parte de evaluacin, como boletas, actas, consolidado de evaluacin por periodo.

Boleta de NotasPara generar Boletas damos clic a la sub opcin Boleta de Notas luego vemos que tenemos la opcin de ver e imprimir las boletas de notas por: Educando o Por Seccin. Las boletas de notas slo se generan por periodos. Ej. Boleta de Notas por Educando , elegimos al Alumno y le damos Click en el Icono Educando. Luego en la pantalla que se muestra escoger el ao y el periodo del cual se quiere sacar las boletas y damos clic en el botn Siguiente.

Dar Click

Consolidado de Evaluaciones

Por medio de esta opcin puedo generar un consolidado de evaluaciones por periodo: Dar clic en la opcin Consolidado de Evaluaciones, se visualizara la siguiente pantalla:

Luego de llevar acabo lo anterior obtendremos la siguiente Boleta:

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Los Consolidados generados por el sistema sern almacenados en el siguiente directorio: C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIN CENTRO EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ REGISTROS \ 2007 N PERIODO N PERIODO simboliza el nmero de periodo al cual se le acaba de generar el consolidado. Por ejemplo: 2007 01 (del primer periodo). El archivo generado se mostrara de la siguiente manera : Usted tendr que seleccionar el grado y la seccin, luego dar clic en el botn Generar. Los archivos generados sern almacenados dentro del directorio donde se haya instalado el sistema, que por lo general es: C:\ ARCHIVOS DE PROGRAMA \ MATRICULA Y EVALUACIN CENTRO EDUCATIVO \ CE XXXXXXX \ ACTAS \ 2007 El sistema le mostrar el Acta de Evaluacin generada, la cual se muestra de la siguiente manera :

Acta Consolidada de Evaluacin

Para generar las Actas consolidadas de evaluacin se sigue los siguientes pasos: Dar clic en la opcin Acta Consolidada de Evaluacin. Aparecer la siguiente pantalla:

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ESTADSTICAS

Por medio de la opcin REPORTES, lo que obtengo es un Reporte Estadstico General del ao que elija.

Al dar click en la opcin GENERAR REPORTES, aparece la siguiente pantalla, en donde tendr que elegir el ao del cual desea sacar el reporte, luego tendr que dar clic en el El sistema ofrece reportes grficos en las siguientes opciones: Por Sexo del Educando. Por Edad del Educando. Por Distrito de Domicilio. Por Condicin de Matricula. Por Situacin de Matricula. Por Situacin de Evaluacin. botn ACEPTAR.

Los Reportes grficos de estadstica, son similares a los que se muestran a a continuacin (Reporte por sexo del Educando):

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Responsables del Sistema Enlaces de intersOficina Informtica: Anexo 1235 - 1282 Francisco La Torre flatorre@minedu.gob.pe

CONSIDERACIONES PARA EL USO DEL APLICATIVOConfiguraciones de la PC, Se configurara el idioma y ubicacin como Espaol(Per), y el formato de la fecha corta como dd/MM/aaaa en la configuracin regional del panel de control. La Opcin Matrcula de Ingresante, se emplea en el caso de los alumnos que inician su trayectoria en el proceso educativo (inicial o primer grado de primaria). a: La Opcin Ratificacin, se emplea cuando se matrcula a alumnos que ya tuvieron alguna matricula en el proceso.

Manuel Snchez Tirado msanchezt@minedu.gob.pe

Pagina Web del Ministerio de Educacin: www.minedu.gob.pe Intranet del Ministerio de Educacin: http://intranet.minedu.gob.pe/intranet/login.jsp Para suscribirse a la Intranet ingresar

http://intranet.minedu.gob.pe/intranet/inscripcion.jsp, llenar el formulario (OJO: En grupo a pertenecer elija Proyecto del Sistema Informtico del Educando) y luego le retornara su clave al correo que indique.

Composicin del Aplicativo de Matrcula y Evaluacin El Modulo de Matricula y Evaluacin esta compuesto de 2 partes: 1. Aplicativo a. Matevace.exe b. Matevace.hlp c. Manual de Usuario de MatEvaCE.Doc d. Instructivo para la migracin.doc e. Anexo Manual de Usuario de MatEvaCE f. Banner.jpeg g. Fondo.jpeg 2. Base de Datos a. Educando.mdb b. Padron\PadronCE.mdb h. ST6UNST.txt i. j. l. TransEdu.mdb *.rpt (reportes) Padron\PadronCE.exe

k. CargaData\*.mev m. Plantillas\*.xlt n. Plantillas\*.xls

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Adicionalmente, el sistema crea un directorio para cada Institucin Educativa registrada en la BD dentro del cual guarda la informacin generada por los procesos de matrcula y evaluacin, as tenemos: CE 1111111\Actas Actas de Evaluacin Boletas de Notas CE 1111111\Estadisticas Cuadros Estadsticos CE 1111111\Nominas Fichas de Matrcula Constancias de Matrcula Nominas de Matricula CE 1111111\Registros Registros de Evaluacin Ejemplo en: Seguridad de la Informacin Se procede a compartir la carpeta en que se instalo el sistema (C:\Archivos de Programa \ Deber de sacarse copia de respaldo de la BD del Sistema del siguiente modo: Periodo Matrcula Evaluacin Resto Frecuencia Mnima Diaria Diaria Mircoles y Viernes Hora Al termino de la jornada Al termino de la jornada Al termino de la jornada Personal Oscar Mateo Napa Usuario omateo Derechos Control Total, Cambiar, Leer Ejemplo: Matricula y Evaluacin Centro Educativo) SOLO a los USUARIOS de la RED que participen en los procesos de matrcula y/o evaluacin. C:\Archivos de Programa \ Matricula y Evaluacin Centro Educativo Se procede a instalar el aplicativo. EN EL SERVIDOR Se debe de definir un equipo de la RED que ser el SERVIDOR de la base de datos

CONSIDERACIONES PARA TRABAJO EN RED

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EN EQUIPOS RESTANTES (CLIENTES) Se utilizara el archivo InstaladorClientes.exe Si no lo ubica en su CD de instalacin descargue de la Intranet, para ello busque en el listado de archivos : InstaladorClientes.exe

- Ingrese con el usuario tipo ADMINISTRADOR - Configure la conexin a la base de datos Cuando solicite la ubicacin de la base de datos ubique la Unidad recientemente creada. Siguiendo el ejemplo sera M:

http://intranet.minedu.gob.pe/intranet-files/educando/InstaladorClientes.exeLos pasos a seguir son: Colocar InstaladorClientes.exe en una carpeta de la PC cliente, p.e. C:\Instaldores Una vez copiado ejecute C:\Instaldaores\InstaladorClientes.exe (dar doble clic o enter estando seleccionado)

Le mostrara un mensaje indicando los pasos a seguir, similar a lo que a continuacin describimos:

1. Ejecutar el Programa PonEnRed.exe - Ubicar en la PC (Servidor) la carpeta donde esta instalado el sistema - Indicar la Unidad Lgica que se creara para la conexin (p.e. M:) - Dar Clic en Conectar y luego salir del Programa 2. Ejecutar el Programa Setup.exe - Elegir la Unidad Lgica creada en el paso 1 (p.e. M: ) como la ruta donde se va a Instalar - Dar clic en el icono Instalar - Aceptar la creacin del Grupo de Programas Finalizados estos pasos : - Ejecute el sistema Seguidamente se ejecuta el Aplicativo, le mostrara la siguiente pantalla: Luego elija el archivo Educando, y termine con Abrir.

Esto se deber realizar en cada equipo cliente.

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