manual de usuario siagie 3 parte 3 de 3

Manual de usuario SIAGIE 3 2012

152 Oficina de Informática - MINEDU

35. Asistencia Mensual a la IE

La secuencia de ingreso es la siguiente:

Asistencia -> Asist. mensual IE.

Esta opción permite realizar el registro de la asistencia, inasistencia y tardanzas de los

estudiantes a la institución educativa: este registro es mensual y corresponde a alguna de

las fases del año de estudios (o periodo promocional, para el caso de EBA).

Al ingresar a esta opción aparece una ventana similar a la siguiente:

Mediante esta opción es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas:

- Registro directo de la asistencia. Se usará la opción de Registrar asistencia

directamente en el sistema.

- Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se va a realizar la carga de la

asistencia a través de una hoja de cálculo.

Enlace Registro

directo de

Asistencia.

Permite consolidar o

resumir el total de

asistencias por mes,

para su posterior

consulta.

Seleccione

alguna sección

del grado.

Este es un año

cronológico. Note que a

un año académico (o

año de estudios o

periodo promocional)

puede sobrepasar un

año cronológico.

Botón de registro

de asistencia por

intermedio de

plantilla Excel.



Registro directo de asistencia

El usuario debe seleccionar la sección en la parte superior de la columna que corresponde

a los enlaces de Registrar Asistencia.

Luego, se procede al registro de la asistencia de estudiantes teniendo en cuenta las

consideraciones indicadas a continuación:

a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico (en

el caso de EBA, periodos promocionales), y como límite hasta la fecha actual.

Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podrá

ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.

b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación

aparecen como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario

marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a la institución.

c. El Registro Directo de Asistencia posee mensajes informativos a modo de

leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier

ubicación del registro.

La ventana que aparecerá es similar a la siguiente:

Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una sección

modifican directamente la información en la base de datos del sistema (note que no existe

el botón Grabar en esta pantalla).

Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla

asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a

continuación.

Pulsar con el mouse

en la casilla para

cambiar el estado.

Fechas especiales

marcadas.

Si coloca el cursor en un

evento, aparecerá el

significado de cada letra.

Con este botón se realiza la

carga de la asistencia desde

una plantilla Excel

previamente descargada.



Descripción Símbolo

Falta F

Tardanza T

Falta Justificada J

Tardanza

Justificada U

Asistió .

No se registró

Espacio en

blanco

Adicionalmente, se pueden realizar las siguientes operaciones:

a. Imprimir asistencia

Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema

mostrará una ventana similar a la siguiente:

b. Eliminar asistencia

En ocasiones deseará realizar la “limpieza” total del registro realizado. La manera de

hacerlo es a través del botón Limpiar Asistencia.

Esta acción debe efectuarse siempre y cuando se esté seguro de borrar la asistencia

de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrará la siguiente ventana y pulse

Aceptar.

Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la

asistencia de todos los estudiantes.



En el caso que se desee borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante, el sistema le

mostrará la siguiente ventana de confirmación y pulse Aceptar.

Registro por intermedio de una plantilla Excel

Se recomienda el uso de esta opción cuando se desee realizar un registro rápido de la

asistencia de estudiantes y no se dispone de una conexión permanente de internet.

Consiste en descargar una plantilla en Excel con la información de los estudiantes de las

secciones y luego de registrar las asistencias (o inasistencias o tardanzas). Finalmente, se

realiza la carga de la información registrada en el archivo Excel.

Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botón Generar plantilla Excel,

tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:

Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla

asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a

continuación.

Pulse el icono para borrar la

asistencia del estudiante.



Como puede apreciarse, se solicita al usuario que seleccione las secciones va a

considerar en la plantilla. Por defecto, el sistema muestra todas las secciones

seleccionadas. Pulse luego el botón Confirmar. En unos segundos se mostrará la

información de que se está generando un archivo Excel.

Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fácil acceso por el usuario (puede ser

en su pc o algún dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario

debe actualizar la asistencia aquí mismo. El nombre del archivo1 tampoco debe ser

modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente información:

Ahora, podemos pasar a registrar la asistencia a la institución educativa de alguna de las

secciones:

1 Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el código modular y anexo de la institución

educativa. 20110304 corresponde al año, mes y sección y los últimos dígitos son aleatorios.

Dependiendo del tipo de

navegador, la forma de esta

ventana de aviso puede ser

diferente, sin embargo siempre

va a mostrarse el nombre del

archivo: El nombre del archivo no

debe variarse.

La primera hoja es de

Generalidades y muestra

información de la institución

educativa y las secciones

seleccionadas. No debe

modificar nada en esta hoja.

Note que la plantilla descargada

contiene una hoja del libro para

cada sección del grado

seleccionado.

Seleccione las secciones que

requiera incluir en la hoja de

cálculo.



Note que la hoja de cálculo va a validar que los únicos valores posibles que se ingresen

sean los que se muestran a continuación:

Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se

debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el

botón de Cargar Excel.

En seguida se solicita el ingreso de la ruta y el archivo donde se encuentra la información

de la asistencia de estudiantes previamente registrada. Así:

Al ingresar la ruta y luego presionar el botón cargar registros, el sistema va a actualizar la

información de la sección que corresponda. Si por alguna razón el usuario ha modificado

alguna información de la hoja de cálculo que no debería, como por ejemplo el nombre de

la hoja, se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Note que la hoja de cálculo

descargada contiene el registro

de asistencia realizado hasta ese

momento.

Importante: Si se muestra este

mensaje que sugiere que el

usuario debe habilitar el

contenido de macros, deberá

pulsar el botón.

Solo se permite

el ingreso de

estos valores.

Con este botón se

activa la carga de

archivos Excel.



Consolidar asistencia

Use este procedimiento para generar información resumida para los diferentes formatos

emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD.

Use este botón

para consolidar

la información.



36. Registro de Notas Finales


Evaluación -> Reg. calificaciones -> Finales desde excel.

En algunos casos, se va a requerir que la institución educativa ingrese las notas finales

por área de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas

calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardío en el uso del

sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con

internet en la zona donde viene funcionando la institución educativa, entre otras razones.

Los pasos para completar este procedimiento son:

a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.

b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.

c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya será posible emitir

las actas finales de notas.

d. Para los casos en que se requiera reprocesar la situación final de los estudiantes de la

sección, es posible reprocesar las notas finales.

Como prerrequisito para usar esta opción se requiere:

a. Haber creado las secciones de la institución educativa para el año académico o

periodo promocional en curso.

b. Que la institución educativa esté configurada para trabajar únicamente con notas

finales. Esto se verifica en la opción de Datos de la Institución Educativa. Ver la

imagen.



Si la institución educativa no está configurada para trabajar con notas finales,

entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opción se muestra una ventana que está

dividida en tres áreas de trabajo o paneles:

Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una acción específica. A

continuación se detallan paso a paso las acciones del usuario:

Pulse el botón Modificar y luego

marcar la opción de Registro de

Notas Finales. Finalmente

presione el botón Grabar.

Este es el sector para

la descarga de los

archivos Excel con la

información de los

estudiantes para que el

docente ingrese las

notas finales.

Este es el sector para la

carga de los archivos

Excel con la información

de los las notas finales.

Este es el sector donde se muestra

la información que va a ser

actualizada, previa verificación del

usuario. Note que también se

muestran las inconsistencias en la

información que será procesada.



a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.

El usuario debe seleccionar el diseño curricular, el grado y la sección y presionar el botón

Generar archivo Excel.

Va a aparecer la siguiente ventana: (NOTA: Dependiendo del navegador, esta ventana

puede tener diversas formas).

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta

únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del

mismo que la información ahí contenida actualizará los datos correctamente.

El nombre del archivo tiene esta estructura:

Posiciones Descripción Ejemplo

Del 1 al 16 Identifica que se trata de un archivo de notas finales, incluye el separador.

RegNotasFinales_

Del 17 al 25 Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador

12584820_

Del 26 al 28 El código del diseño curricular 15_

Del 29 al 30 Es el nivel académico A2 (códigos del Escale)

Del 31 al 34 Es el año académico 2011

Del 35 al 36 Es el código de grado 02

Del 37 al 38 Es el código de la sección 01

Del 39 al 43 Es un separador y un número de control _84327

Del 44 al 47 Es la extensión del archivo precedido por un punto.

.xls1

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el

registro de la ruta

1 Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opción a una mayor

cantidad de usuarios.

Pulse este botón

para generar el

archivo en Excel.



b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así

como también las listas correspondientes que controlarán el registro de las notas de los

estudiantes.

Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un

mensaje similar al siguiente:

La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas

de los estudiantes.

Se puede indicar cualquier

otra ruta y el usuario puede

optar por crear

subdirectorios por grados,

por ejemplo.

Si desea, puede pulsar este botón,

que le permitirá formatear la hoja de

cálculo (NF) en un formato más

amigable.

Estas son las

abreviaturas de las

áreas o talleres que

lleva la sección.

En la hoja NF (Notas finales),

se van a ingresar las notas

finales del estudiante.



Nota: En el caso de una IE del nivel Educación Básica Alternativa, para los grados

Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria,

se debe registrar RR en lugar de la nota.

c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas.

Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá

cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Notas, no sin antes ubicar el

archivo que se desea subir mediante el botón Examinar.

Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

Luego de seleccionar el archivo en la ventana de carga de archivos pulse el botón Cargar

Notas. Note que el panel muestra la información contenida en el nombre archivo Excel, de

esta manera:

El usuario solo debe ingresar la

información de las notas. Tenga en

cuenta que las notas cambian del

formato vigesimal o literal según sea el

caso. Si el usuario aplica un mal

registro, el sistema tomará ello como

una inconsistencia.

Este panel es independiente del panel de

descarga de Excel. Esto quiere decir que no

interesa qué sección está indicándose en

dicho panel.

No modifique estos datos de los

estudiantes, de lo contrario sus notas

no serán consideradas.



Es importante saber que a este punto no se ha realizado la actualización de la base de

datos de manera definitiva, solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es

presentada al usuario.

Es posible que se encuentren inconsistencias al momento de cargar las notas finales.

Entre ellas destacan:

- Si existe algún estudiante retirado, trasladado o con evaluación postergada, sus notas

finales no son cargadas.

- Si el nombre del archivo de carga no corresponde a la institución educativa. El reporte

de las inconsistencias encontradas aparece en el Informe de Inconsistencias. Se

mostrará una ventana similar a la siguiente:

El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación

de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por

ingresar contienen algún error, entonces debe hacer la modificación en el archivo Excel

Si un estudiante aparece

como bloqueado, es

posible que se trate de un

traslado, retiro o

postergación.

En este caso se informa que existen

inconsistencias.



que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario

está conforme con la información mostrada, entonces debe presionar el botón Grabar, con

lo que el sistema realiza la actualización definitiva en la base de datos y el sistema

mostrará la siguiente ventana:

El usuario puede repetir la operación tantas veces desee con diferentes secciones dentro

de su institución educativa, para ello debe presionar el botón Nueva Carga.

El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo un borrador del acta

consolidada de evaluación mediante la opción correspondiente. Por ejemplo:

d. Sobre la situación final del estudiante.

Cuando se realiza el registro de notas finales, el sistema establece la situación final de

cada estudiante justo al momento de finalizar la carga del archivo Excel y luego de aplicar

las reglas de promoción y repitencia correspondientes al nivel y grado de la sección que

viene siendo procesada. El usuario no podrá modificar la situación de un estudiante

directamente en el sistema, porque las referidas reglas se aplican de manera uniforme y

global a todos los grados.

e. Sobre el reproceso de notas finales

Se debe usar el botón de reproceso de notas finales si el usuario desea generar

nuevamente la situación final del estudiante de la sección seleccionada. El usuario deberá

pulsar el botón luego de haber seleccionado la sección que desea reprocesar se emitirá un

mensaje de confirmación.

Luego de pulsar Aceptar, se ejecutará el reproceso de notas finales actualizándose la

situación final de los estudiantes.

f. Registro de notas finales de talleres selectivos

En algunas circunstancias la institución educativa está configurada para funcionar con

talleres selectivos. En esos casos, el registro de notas finales va a considerar que se

registren las notas sólo en los casilleros que corresponden a talleres que el estudiante ha

seleccionado.



Como se puede notar, las celdas que están pintadas distinguen a los talleres selectivos.

Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI

corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado,

entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al

estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de

inconsistencias. De esta manera:

Cuando eso pase, el usuario no podrá guardar la información de las notas finales hasta

que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botón Grabar

no aparecerá.

Cuando la información es consistente, aparece el botón Grabar.

Las columnas pintadas

corresponden a talleres

selectivos por estudiantes.

En este caso, se muestra una

inconsistencia porque la nota de un

taller selectivo no corresponde al

estudiante:

Si los datos son

inconsistentes, entonces

corrija la información de

las notas finales con ayuda

de los colores y luego

presione el botón Nueva

carga para volver a cargar

la información desde el

Excel.



Finalmente, ya en la impresión del Acta final de Evaluación, la información se aprecia de la

siguiente manera:

Las notas de los talleres

selectivos se muestran de la

siguiente forma.



37. Registro de Notas Genérico


Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección (Genérico).

Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada

periodo, grado, sección y área.

Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas

para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se

carguen al sistema.

Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Allí se pide ubicar la siguiente información:

Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al

nivel al que pertenece la institución educativa.

Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que

van a ser registradas y responden a la configuración

realiza por la institución educativa para el año académico.

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a

utilizar se encuentren en el estado En evaluación, de lo



contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán

ser seleccionados, como por ejemplo:

Grado

Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va

a ingresar notas.

Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán

ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una sección se

activa el botón de generar archivo Excel. Esto significa que

este archivo se va a generar para la sección que se ha

elegido hasta este momento.

Más adelante en este acápite abordaremos la generación

de este archivo:

Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas

existentes.

Luego de seleccionar se activa el botón de registro

resúmen:

a. Registro de notas por periodo

Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la

siguiente ventana.



En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará

de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea

correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra

en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas.

Para registrar notas se procede de la siguiente manera:

Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el

botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

Naranja: Retirado.

Amarillo: Trasladado.

Datos generales.

Esta leyenda corresponde a los

criterios de calificación.



Algunas consideraciones para el ingreso de notas:

- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9”

y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas

automáticamente se guardara como “09”.

- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y

B, C serán de color rojo.

- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación

determinado.

Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la

aplicación vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por

ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabación:

Cualquier ingreso

incongruente, se marca

inmediatamente con un

asterisco. En este caso, se ha

definido que para tipos de

notas vigesimales, esta nota

no esta permitida.

Note que la nota final por área no

es editable. Esta nota se calcula

al final, cuando se guarda el

ingreso para esta sección.



Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.

Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institución

educativa ha configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. En estos casos,

al mostrarse la ventana de registro de notas, se presentan los recuadros de celdas

pintados de color rosado.

Luego del registro de notas en el taller selectivo, el registro queda de la siguiente

manera:

Note que al grabar, se

calculan las notas finales.

Cuando se tratan de notas

literales, la nota final se

corresponde con la nota

del último criterio de

evaluación.

Note que las notas que

corresponden a talleres

selectivos que lleva el

estudiante y que

corresponden al periodo que

se viene registrando, se pintan

con fondo de color contrario.

Por el contrario, el color de

fondo rosado indica que el

estudiante no está registrado

en el taller.



b. Cierre del registro de notas

Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los

mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con

el botón de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente

advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.

c. Generación de archivo Excel para carga de notas

Note que ambos botones se

bloquean. El usuario no podrá

modificar las notas a menos que

sea liberado por un usuario de

tipo administrador que tenga los

suficientes privilegios.



Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato

Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.

Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana,

donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el

archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza

de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”

Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:

Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.

Pulse la opción “Generar

Archivo Excel”.

En cada hoja del libro

(archivo Excel) se encuentra

cada área.



En este sector el usuario

debe ingresar las

calificaciones de los

estudiantes al finalizar el

periodo.



38. Registro de Notas por Docente


Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por área (Docentes).

El docente podrá registra las notas solo de las áreas que le fueron asignadas, podrá

realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.

Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la

opción “Num Áreas Asignadas”, abrirá la siguiente ventana donde muestra todas las

áreas correspondientes a un determinado grado.

Numero de áreas

asignadas al docente.

Elegir el diseño

curricular.

Elegir el grado.

Generar archivos Excel

para el registro de notas.

Lista de áreas que el

docente tiene a su cargo

en la sección

seleccionada.

Lista de secciones que el

personal tiene a cargo en

el grado seleccionado.



Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podrá tenerse acceso al registro de

las notas. Las notas sólo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de

la IE se encuentre En evaluación.

Al ingresar al link EN EVALUACION se le mostrará la siguiente ventana donde se podrá

registrar las notas de una determinada área por periodo.

Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la

siguiente ventana.

Opción para eliminar las notas de

un criterio.

Opción para que no

se pueda realizar

modificaciones.

Descripción de los criterios.



Después de pulsar “Grabar” automáticamente generar la nota final para cada registro

como se muestra en la siguiente ventana.

En el caso que vaya realizar alguna modificación pulse la opción “Modificar”. Cuando el

usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opción

“Cerrar Registro”, esta opción bloquea las notas para que no puedan ser modificadas.

Al final del listado en la columna correspondiente de cada criterio de evaluación podrá

apreciar el ícono con el que se podrá eliminar todas las calificaciones de la columna.

Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.

Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institución educativa ha

configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. Para mayor información remítase

a la opción de Registro de Notas Genérico.

Pulse grabar para que guarde

las notas ingresadas.

Notas Finales.



Generar el archivo Excel

Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono

Cuando pulse la opción “Generar archivo de Excel” mostrara la siguiente ventana en la

cual se tiene que elegir el periodo

Después de elegir el periodo pulse “Generar”

Después de pulsar “Generar” abrirá la siguiente ventana donde se generara el archivo

Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.

Generar archivo Excel.



Después de pulsar “Abrir” mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podrá

ingresar las notas por asignatura.

Cada pestaña tiene el identificador del Estudiante, el código del estudiante, nombre del

estudiante así como los criterios de evaluación.

Después de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.

Cada pestaña es un área.

Criterios de evaluación.

Recomendaciones para el

correcto registro de notas.



39. Subir Notas desde Excel


Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por docente desde excel.

Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una

hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.

En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de

examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo

pulsamos el botón abrir.

Después de pulsar “abrir” se mostrará la siguiente ventana donde muestra el informe de

carga

Busque el archivo de excel.

Pulse “Abrir”.

Informe de Carga.

Pulse “Cargar

Notas”.

Pi



Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra

la información de las notas que se han registrado.

En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de

comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña

“Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra

el detalle de todas las inconsistencias.

Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:

Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.

Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.

Que el criterio de evaluación haya sido modificado

Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el

botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde

el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de

“Nueva Carga”.

También puede ingresar

las notas directamente.

Informe de

Inconsistencias.

Mostrara este mensaje si hay

inconsistencias en el ingreso de notas.

Opción para realizar

nueva carga.

Relación de inconsistencias.



40. Subir Notas desde Excel por Docente


Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección desde excel.

Esta opción permite importar las notas de las áreas que le fueron asignadas al docente

desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.

Después de ingresar a la opción “subir notas desde Excel por docente” mostrara la

siguiente ventana donde podrá buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema.

El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde

Excel, con la diferencia que se trata de únicamente las evaluaciones correspondientes a

las secciones del personal de la IE.

Carga del archivo Excel con las notas

Presionando el botón Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente.

Luego de seleccionarlo, pulse el botón Cargar notas, aparecerá una ventana similar a la

siguiente:



El sistema muestra las notas registradas en el Excel y si existen algunas inconsistencias,

se ocultará el botón Grabar, de tal manera que solo se guarde información con

inconsistencias. La siguiente es la pantalla que muestra un ejemplo de las inconsistencias

encontradas en el registro de la información.

NOTA: Si la institución educativa ha configurado el uso de talleres selectivos, entonces

estos se tienen en cuenta en el momento de la carga de información.



41. Registro de Apreciaciones de Docentes


Evaluación -> Reg. apreciac. tutor.

Esta opción permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la

boleta de información (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, sección

y periodo.

Existen dos modalidades de registro de las apreciaciones:

a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema.

b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo.

Éste es el ícono que

permite la descarga

de archivo Excel para

poder realizar un

registro rápido de las

apreciaciones del

tutor.

Éste es el ícono que

permite el registro

directo de las

apreciaciones.



Enseguida vamos a detallar el registro de cada una de estas modalidades

a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema

Consiste en el registro de las apreciaciones a través del ícono que aparece a la izquierda

de la lista de estudiantes:

Después de pulsar en este ícono de “Registrar apreciaciones” nos mostrará la siguiente

ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.

Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente

ventana

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir

ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se

habilitará el campo para que pueda ingresar la información.

Ingrese las apreciaciones

del estudiante.



Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se

muestran en la siguiente ventana.

b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo

En la parte superior encontrará un botón “Generar plantilla Excel”, el cual le permitirá

descargar un archivo Excel conteniendo el listado de estudiantes.

Aparecerá una ventana emergente como la siguiente:

Apreciaciones del

Docente.



El nombre del archivo que se indica tiene esta estructura:

RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520

Posiciones Descripción Ejemplo

Del 1 al 17 Identifica que se trata de

un archivo de carga de

apreciaciones

RegApreciaciones_

Del 18 al 27 Es el código modular, el

anexo de la institución

educativa y un separador.

03254640_

Del 28 al 39 Nivel educativo, año

académico, periodo de

evaluación, código de

grado y código de

sección.

F02011T1123A

Del 40 al 44 Numero aleatorio

generado

57520

Del 45 al 48 Es la extensión del

archivo

.xls

Al abrir el archivo Excel se mostrará como sigue:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección.

Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

Dependiendo del tipo de

explorador que esté

usando, la forma de esta

ventana puede variar.

Usted debe pulsar

Guardar.

No debe cambiar el

nombre del archivo.



La segunda hoja denominada Estudiantes, se muestra el listado de todos los

estudiantes de la Institución Educativa. Por ejemplo:

Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el

archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de

. Al pulsar este botón se va a mostrar la siguiente ventana:

Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las apreciaciones

previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:

En estas columnas se muestran los apellidos y

nombres, código de estudiante.

Columna donde se deben

registrar las apreciaciones

del tutor.

Ingrese el nombre del

archivo Excel donde realizó

la actualización.



42. Procesar Notas


Evaluación -> Cierre reg. operac. -> Regular (procesar notas).

Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año

académico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperación.

Este proceso tiene las siguientes características:

Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la

orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la

actualización de los datos.

Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones

mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente.

Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario

puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido

una orden de procesamiento de notas.

El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar

el cálculo de notas.

Fase Regular

Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo

muestra la siguiente pantalla:



Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año

académico

a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo

del año académico.

b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los

estados posibles son:

Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.

En evaluación: Cuando se está evaluando a los estudiantes durante el

periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado

del periodo está En evaluación.

Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.

c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener

la nota final por área de cada estudiante en el periodo seleccionado. También este

proceso calcula estadísticas de la sesión que posteriormente se reflejará en la

boleta de notas.

Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es

similar que se muestra en la ventana siguiente

d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben

realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último

periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Este

proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la

Enlace Informe

de Proceso

Cálculo de Notas.

Datos de la fecha, hora

y usuario que ejecuto el

proceso.

Datos de la secuencia de proceso seguida

(grados, secciones, número de estudiantes).



fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido

definidas previamente.

El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante.

Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.

Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada

como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando

todos los procesos estén en el estado de Conforme.

Así mismo se puede consultar el informe del proceso:

Procesos

previos. Aplica

las reglas de

promoción y

repitencia.

Con este botón es

posible consultar el

estado de cada

proceso.



e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este

proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la

información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo

PDF, una vez generado, puede ser consultado en cualquier momento por el

familiar del estudiante o el docente.

Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso

de generación de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario

confirma el proceso, éste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del

procesamiento. Por ejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el

botón de Generar boletas.

Si el usuario refresca el tablero podrá notar que se muestra una esfera verde o

amarilla según sea el caso:

Verde: Indica que el proceso de generación de boletas ya se viene ejecutando

Amarillo: Indica que el proceso de generación de boletas está esperando que

culminen otros que ya están siendo procesados. Note que en la parte inferior

aparece una leyenda

También aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la

posición en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso

va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible

ver el porcentaje de avance.

Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al

siguiente:



f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas

correspondiente a un periodo determinado.

Cuando se pulsa el ícono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde

puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado

de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por

Número de Orden o por mérito.

Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en

donde muestra el consolidado de evaluaciones.

Seleccione el grado. Seleccione la sección.

Pulse mostrar reporte y le

mostrara la siguiente

ventana.

Pulse el icono de impresora y

abrirá la siguiente ventana.



Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.

Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de

esta forma no se podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.

Fase de Recuperación

Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el

PRA (Proceso de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus

notas de áreas a cargo.

Áreas y criterios de

evaluación.



Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del

proceso.



43. Proceso Disgregado de Notas

En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta

a un estudiante en particular.

Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un

proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información

el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.

Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las

estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones.

La pantalla de registro es como sigue:

Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Diseño Curricular Escoger el diseño curricular

Fase

Periodo Escoger un periodo

Criterio de Selección

Escoger una opción para procesar las notas

Primer Criterio de Selección: Grados

El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por

grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar

Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del

año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los

cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Lista de los procesos que

fueron ejecutados

anteriormente.

Muestra el estado en que

se encuentra el registro.

Sector de selección de

estudiantes para procesar. Sector de

selección.

Sector de procesamiento.



Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va

encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe

pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las

notas como se muestra en la siguiente ventana.

Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas

Segundo Criterio de Selección: Secciones.

Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede

observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar

las notas.

% de Avance. Pulse esta opción para

actualizar el % de avance.

Selección los grados.



Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se

encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron

seleccionadas.

Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.

Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes

determinado.

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este

mensaje

Seleccione las secciones.

Sector de búsqueda de

estudiantes.

Presione la tecla DEL

para eliminar el

estudiante de la lista.



Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan

ejecutado.

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.



44. Impresión de Boletas de Información


Evaluación -> Reportes -> Impresión de boletas.

Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes

para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.

Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:

En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas

Regresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección.

Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede

tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en

la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de

generación de boletas de información o que el período se

encuentre EVALUADO.

Este proceso debe ser

completado para que se

pueda tener acceso a

seleccionar el periodo.



En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la

siguiente ventana:

También existe la opción de selección “Por secciones”

La última opción de selección es “Por estudiante”

Seleccione uno de los 3 criterios y pulse

“Generar archivo de impresión”.

Puede seleccionar un grado o varios y

luego pulse la opción “Generar archivo de

impresión”.

Puede seleccionar la sección de un grado o

varias secciones de diferentes grados y

luego pulse “Generar archivo de impresión”.



Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana

en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando

Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

Ingresar los datos del

estudiante y pulse buscar.

Pulse sobre el registro y este se

pasara a la parte izquierda como se

muestra en la siguiente ventana.

Puede pasar uno o varios registros

y finalmente pulse “Generar archivo

de impresión”.



Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones,

presionando el botón de Generar archivo de impresión.



45. Acta consolidada de evaluación


Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Generación y envío de acta.

Esta opción permite emitir las actas consolidadas de evaluación de las secciones

pertenecientes a una institución educativa. También permite remitir estos formatos

oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE o municipalidad a la que

está adscrita la IE.

Emisión del formato impreso del acta consolidada de evaluación.

Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Primero tiene que

seleccionar el grado y la

sección cuyas actas

desee generar.

Se debe marcar este check siempre que se esté seguro que el acta está bien hecha.

Selecciona el formato: Acta Final, Subsanación, Recuperación o Postergación.



Debe seleccionar el diseño curricular, la fase, el grado, la sección y la fecha de emisión del

formato a generar y luego de presionar el botón Generar Acta, se muestra un acta que

tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuación.

Note que existe un sello de agua que indica que el acta es un Borrador, por lo tanto no sirve para ser gestionado.

El formato de actas varía de un año a otro.



La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluación es similar a la siguiente1:

Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición

diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la

institución educativa debe remitirlo.

NOTA: En caso exista alguna inconsistencia, en la información de las notas de los

estudiantes, se le mostrará una ventana con el listado de inconsistencias, las cuales

deberá resolver antes de generar el acta de evaluación.

1 El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos.



Remisión del formato de acta de evaluación.

Luego de pulsar el botón de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta

Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que está completa), el

sistema mostrará el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.

Esta imagen del acta consolidada de evaluación es capturada y almacenada en la base

de datos del sistema y también se impide posteriores remisiones del acta con la

desactivación inmediata del botón Generar Acta. Note también que no es posible volver a

generar el formato de acta consolidada de evaluación de la sección en curso ya que la

caja de check Generar acta oficial final queda bloqueada.

Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF

correspondiente, Por ejemplo:

Todos los formatos de actas consolidadas de evaluación generados pueden ser

agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión

que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de Actas a

DRE/UGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

En este sector

aparecen los formatos

oficiales

correspondientes a la

sección.

Es posible eliminar el

registro siempre y

cuando no se haya

enviado a la

DRE/UGEL.

Note que cuando el

acta consolidada de

evaluación es la oficial

final, ya no se muestra

el sello de agua.



Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las actas consolidadas de

evaluación de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está

preparando. Note que si requiere incluir nuevas actas, es necesario volver a generar un

nuevo envío.

Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios envíos todos los formatos

oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la

UGEL y se ha generado un paquete de envío.

Impresión del formato de envío.

Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un

listado rápido de las actas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como

cargo en la entrega de los formatos oficiales a la DRE/UGEL. Para proceder a la impresión

se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono de la impresión, es posible obtener el

listado mencionado:

En este momento, en la DRE/UGEL, se procederá a la aprobación (o rechazo) del acta

consolidada de evaluación, luego de ello se podrá visualizar la situación en la que se

encuentra dicho documento. Por ejemplo:

Note que es posible

armar un envío con

formatos de actas de

secciones de diferentes

grados.

Es posible también ingresar

un documento de referencia

que puede ser el número de

oficio de la IE con la que se

envían los formatos.

Este es el número de

envío.



Al hacer clic en el botón de observaciones, se muestra la siguiente ventana.

Esta es la situación del

acta luego de la

revisión.



211. Recuperación Subsanación


Evaluación -> Reportes -> Reporte recup. sub. anual.

Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y

subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección

Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya

tienen su nota de subsanación



47. Registro de Notas de recuperación y de áreas a cargo


Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por áreas a cargo.

Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de

recuperación de un año académico así como también las notas de las áreas a cargo

(subsanaciones).

Recuerde que las notas de subsanación de los estudiantes fueron registradas en la

matrícula (o posiblemente fueron generados a través del proceso de Promoción y

Repitencia) y corresponden a aquellas áreas que no fueron aprobadas por algún

estudiante durante un año académico anterior.

En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del

estudiante:

Note que la matrícula el registro

de las áreas a cargo

corresponde a un año

académico previo.



Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se

registran en esta sección:

Recuperación: Las notas de recuperación se dan en la fase del mismo nombre y

corresponden a los estudiantes que están incluidos en una sección de recuperación. Es

por esta razón que solo se activa este valor cuando la sección seleccionada es de

recuperación.

Examen de recuperación: El examen de recuperación se refiere a la nota final de la

fase de recuperación. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la

fase continua de recuperación, solo se presentan al final para dar este examen.

Subsanación: Las notas de subsanación corresponden a áreas que el estudiante no ha

podido aprobar en años anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperación.

Un estudiante puede arrastrar solamente un área para recuperación.

Regresando a esta opción, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:

Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como

también elegir también el tipo de nota que se va a registrar.

a. Procedimiento de registro de notas de recuperación.

La fase de recuperación tiene lugar después de la fase regular dentro del mismo año

académico y generalmente se extiende a los primeros meses del año cronológico

siguiente al año académico en curso.

Para el registro de las notas de recuperación se debe seleccionar un grado y sección

de recuperación. Para ver cómo se crean las secciones de recuperación, puede

revisar el instructivo de la opción Grados y Secciones.

En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus

secciones de recuperación:



Por lo tanto en la sesión se puede notar la presencia de estas secciones:

Note que al seleccionar una sección de recuperación el sistema solamente va a

permitir que se registre solo notas de recuperación y de examen de recuperación.

Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va

a activar la lista de la siguiente manera:

Este es el periodo de tiempo

que corresponde a la fase de

recuperación. El registro de

notas de recuperación y de

examen de recuperación debe

hacerse dentro de este plazo.

Secciones de

recuperación.

Secciones de

recuperación.



NOTA: Si la fase regular no ha sido cerrada, entonces se mostrará un mensaje

similar al siguiente:

Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con

lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.

b. Procedimiento de registro de notas examen de recuperación.

Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos

aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la

opción Grados y Secciones:

El registro de notas se realiza de forma similar.

Registre aquí la

fecha en la que el

estudiante rindió el

examen de

recuperación.

Registre aquí la nota

obtenida por el

estudiante.



c. Procedimiento de registro de notas de subsanación

Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica

para aquellos estudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el

proceso de notas de la fase regular o recuperación en algún año precedente, en el

mismo nivel educativo. También aplica para aquellos registros de áreas a cargo en la

opción de matrícula de estudiantes.

El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos

mencionados.

d. Listado de registro de notas de recuperación y subsanación.

Mediante el botón Imprimir es posible obtener el reporte de las situación de los

estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este

capítulo.

Al pulsar este botón se muestra una ventana similar a la siguiente:

El usuario puede optar por imprimir la información de toda la IE o lo correspondiente

a un grado y una sección.



El reporte es similar al siguiente:



48. Reporte Recuperación y Subsanación

Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación.

Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana:

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le

mostrara la siguiente ventana:

Seleccione año

académico y haga clic en

Mostrar reporte.

En este ejemplo hay un estudiante

que tiene nota de recuperación.

Nota y fecha de recuperación.



49. Emisión del ROD


Evaluación -> Reportes -> Emisión de ROD.

Esta opción permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las

calificaciones de los estudiantes de cada sección de la institución educativa. Solo está

disponible para el nivel Secundaria.

Al seleccionar la opción de Emisión de ROD, aparece la ventana siguiente:

Aquí debe seleccionar el grado, sección y área de la cual se desea emitir el reporte. Luego

hacer clic en el botón Generar Reporte.

El ROD se visualiza de la siguiente manera:



50. Rectificación de formatos oficiales

La rectificación de formatos oficiales puede realizarla tanto para Nóminas de Matrícula o

para Actas de Evaluación. La secuencia de ingreso para rectificar cada formato es la

siguiente:

Matrícula -> Nómina -> Rectificación de nóminas.

Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Rectificación de acta.

Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir

nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y

haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien

visa y aprueba la rectificación.

Este procedimiento se lleva en dos etapas:

La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a

corregir uno o más formatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia

de Gestión Educativa Local correspondiente, quien “libera” los formatos para que puedan

ser modificados.



La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la

información contenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la

IGEL.

Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por

la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente.

a. Primera Etapa: Solicitar la rectificación

Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos

oficiales generados por la institución educativa en el año académico en curso.

Registrar la solicitud de rectificación de formato oficial

Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva

solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son:

N° de Solicitud de Rectificación

Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico.

Tipo de formato Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser Nómina de matrícula o Acta de Notas

Asunto referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia. Mediante este dato se ubicará fácilmente la solicitud.

Fecha aprobación Es la fecha interna del sistema.

Motivo Es un sustento a la rectificación.

Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado

inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de

gestión de esta solicitud.

Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede

eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:



Remitir la solicitud de rectificación de formato oficial

El siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende

corregir (y que previamente ya han sido aprobados o rechazados) hacia la Instancia de

Gestión Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institución educativa.

Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el ícono tras lo cual aparece la venta que

permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas) emitidos por la

Institución Educativa que se desean declarar para modificación.

Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente:

Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.

Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible

eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la

eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL

(Instancia de Gestión educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia1.

b. Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios

1 La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la

solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado.



Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la

información contenida en el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato

que se solicitó corregir aparecerá con el estado de Por Rectificar. Por ejemplo:

Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada

por la IGEL correspondiente. Se nota que el ícono esta vez se muestra con un check , lo

que indica que el usuario de la Institución Educativa puede realizar el cambio en la

información contenida en el formato. La ventana se vería tal como sigue:

Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la

sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de

rectificación original. Al hacer clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que

indica que se van a generar2 los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:

2 Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.

Note que el estado del

formato tiene el valor de Por

rectificar.

En este punto la

solicitud ha sido

aceptada y el usuario

puede realizar las

correcciones.



Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se

van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema).

El usuario deberá refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de

estado (ícono correspondiente al estado Generado).

Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la

siguiente manera:

Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podrá hacerlo desde la opción de

“Rectificación de formatos oficiales”.

Enviar la solicitud de rectificación de formato oficial

El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados.

El usuario debe hacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual

se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta

manera:

Note que el sistema no

sobrescribe el formato

original.



En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se

muestra en la modalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a

generar el formato.

Finalmente al enviar la solicitud, aparecerá el mensaje siguiente:

Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado:

En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos

oficiales modificados.

NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de

nomina de matricula se visualizará de la siguiente forma.

Use la opción de

Generar si se desea

volver a generar el

formato seleccionado.

manual de usuario siagie 3 parte 3 de 3

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