manual de usuario siagie 3 completo

HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versin Descripcin Autor

28/06/2011 2.3.1 Ingreso al sistema: Inicializacin de instituciones

educativas.

Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso de

boletas.

Nmina de matrcula y sello de agua

LA

14/07/2011 2.3.4 Control de Ejecucin del procesamiento de notas. Se cre

Estado En procesamiento.

Mejoras en la impresin de boletas de notas.

LA

18/08/2011 2.3.8 Opcin de Rectificacin de formatos oficiales.

Solicitud de creacin de talleres

LA

23/08/2011 2.3.8 Configuracin y previsualizacin de boletas de notas

desde el mantenimiento de los datos de la IE.

LA

26/08/2011 2.3.8 Inclusin de acceso al sistema mediante el portal.

Indicacin de la ayuda de soporte de usuario en el men

principal del sistema

LA

01/09/2011 2.3.9 Solicitudes de traslado de matrcula LA

23/09/2011 2.4.1 Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja

de clculo.

Registro de matrcula de estudiantes. Actualizacin de

mecanismos de bsqueda.

HZ

26/09/2011 2.4.1 Actualizacin estudiantes por programa.

Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la

carga de Excel de las apreciaciones

Acta consolidada de evaluacin. Se incluyen las actas de

recuperacin y subsanacin.

Asistencia mensual de estudiantes a la IE.

HZ

23/01/2012 2.5.9 Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA.

Matrcula de estudiantes. Registro de reas a cargo.

Registro de notas finales.

Registro de asistencia.

Emisin de Actas de Evaluacin para EBA.

HZ

27/04/2012 3.0 Actualizacin del Mdulo de Estudiantes y Matrcula y

nueva interfaz del men de inicio de la nueva versin.

JC

16/05/2012 3.0 Actualizacin de imgenes de las opciones del men de

acuerdo a la nueva versin del SIAGIE. 3.

Revisin y actualizacin de todo el contenido del manual

de usuario.

NG

Autor(es):

LA : Liz lvarez

HZ : Hugo Zumaeta

JC : Jos Castilln

NG : Natalia Garca

Manual de usuario SIAGIE 3 2012

Oficina de Informtica - MINEDU

ndice

1. Introduccin ............................................................................................................................ 6 2. Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9 3. Datos de la Institucin Educativa ......................................................................................... 18 4. Ao Escolar periodo promocional ..................................................................................... 26 5. Fases .................................................................................................................................... 30 6. Perodos de Evaluacin ........................................................................................................ 38 7. Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34 8. Registro de Perifricos. ........................................................................................................ 36 9. Grados y Secciones ............................................................................................................. 48 10. Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49 11. Padrn Nacional del Personal .............................................................................................. 57 12. Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59 13. Administrar Roles ................................................................................................................. 69 14. Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76 15. Asignacin Accesos a Familiar............................................................................................. 78 16. Envo de mensajes ............................................................................................................... 77 17. Solicitud de creacin de talleres ........................................................................................... 81 18. Programacin de talleres ...................................................................................................... 87 19. Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91 20. Matrcula de estudiantes .................................................................................................... 104 21. Nmina de Matrcula .......................................................................................................... 119 22. Registro de Nmina Adicional ............................................................................................ 125 23. Postergacin de Evaluacin ............................................................................................... 129 24. Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131 25. Estudiantes por seccin ..................................................................................................... 134 26. Padrn de Apoderados ....................................................................................................... 137 27. Cambio de Seccin del Estudiante .................................................................................... 139 28. Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143 29. Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144 30. Gestin de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146 31. Gestin de Traslados Salida .............................................................................................. 150 32. Proceso de generacin de prematrcula ............................................................................ 152 33. Actualizacin de estudiantes por programa ....................................................................... 155 34. Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158 35. Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161 36. Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167 37. Registro de Notas Genrico ............................................................................................... 175


Oficina de Informtica - MINEDU

38. Registro de Notas por Docente .......................................................................................... 183 39. Subir Notas desde Excel .................................................................................................... 188 40. Subir Notas desde Excel por Docente ............................................................................... 190 41. Registro de Apreciaciones de Docentes ............................................................................ 192 42. Procesar Notas ................................................................................................................... 197 43. Proceso Disgregado de Notas............................................................................................ 197 44. Impresin de Boletas de Informacin ................................................................................. 207 45. Acta consolidada de evaluacin ......................................................................................... 211 46. Recuperacin Subsanacin ................................................................................................ 217 47. Registro de Notas de recuperacin y de reas a cargo ..................................................... 218 48. Reporte Recuperacin y Subsanacin ............................................................................... 224 49. Emisin del ROD ................................................................................................................ 225 50. Rectificacin de formatos oficiales ..................................................................................... 228


6 Oficina de Informtica - MINEDU

1. Introduccin

a) OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE

versin 3 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del

Ministerio de Educacin para ser utilizado por las Instituciones Educativas del mbito

nacional y en las instancias de gestin educativa local a nivel nacional.

El SIAGIE, versin 3 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en

las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. Este sistema apoya

los procesos administrativos, generando informacin base nica de estudiantes a partir

de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes,

Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas, Actas de

Evaluacin Finales y de Recuperacin.

De similar manera, se podr tener un registro del personal docente que labora en la

Institucin Educativa y que tendr la responsabilidad de registrar las asignaturas a su

cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin

Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas.

b) ALCANCE DEL SISTEMA

El sistema est diseado para ser usado por el personal administrativo y docente de las

instituciones educativas. Tambin es usado en las instancias educativas regionales en

modos de consulta y de gestin.

El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrn

consultar el avance en la evaluacin y la asistencia del estudiante y dems datos de

importancia para el familiar.

Las instancias de gestin educativa local podrn realizar funciones de consulta de la

informacin contenida en las instituciones educativas as como tambin participar en

procedimientos que requieran su aprobacin o supervisin.

c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema ir evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano

con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes

mdulos:

Administracin IE

Este mdulo permite registrar la informacin general y configuraciones de la Institucin

Educativa para cada ao escolar o periodo promocional, incluyendo el registro de

personal de la IE.

Estudiantes

Este mdulo permite la administracin de informacin de los estudiantes dentro de una

Institucin Educativa en un ao escolar o periodo promocional correspondiente. Incluye

el registro de datos personales de los estudiantes, procesos de traslados, retiros, entre

otros.



Matrcula

Este mdulo comprende todo el proceso de matrcula de los estudiantes en la

Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el

registro de la matrcula de estudiantes hasta la impresin y envo de Nminas de

Matrcula a la UGEL mediante el sistema para su aprobacin.

Asistencia

Este mdulo permite el registro de la asistencia diaria en la Institucin Educativa de los

estudiantes matriculados.

Evaluacin

Este mdulo comprende todo el proceso de evaluacin de los estudiantes en la

Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el

registro de las calificaciones por periodo de evaluacin en la Fase Regular, hasta la

impresin y envo de Actas consolidadas de Evaluacin a la UGEL mediante el

sistema para su aprobacin. Tambin incluye todo el proceso de evaluacin de la Fase

de Recuperacin.

El usuario no debe confundir los mdulos con los roles. Un usuario del sistema puede

tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el

sistema. Sin embargo el agrupamiento por mdulos corresponde a un punto de vista

ms genrico.

Por otro, desde el punto de vista de la institucin educativa se tiene un agrupamiento

en procesos de la siguiente manera:



Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas:

Ayuda

Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las

funcionalidades del sistema, la cual podrn identificar por el smbolo (interrogacin

en color blanco y fondo azul) o (botn verde con texto blanco Ayuda) en

estas ventanas tambin encontrarn videos interactivos que les guiar paso a paso

como realizar las operaciones en el sistema.

La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta

opcin abrir la siguiente ventana.

Tipo de Ayuda A

Tipo de Ayuda B

Para ver el contenido

pulse sobre la opcin

que desea consultar.

Para ver el contenido pulse

sobre la opcin que desea

consultar.



2. Ingreso al Sistema

Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL:

http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.

.

Despus le mostrar la siguiente ventana:

Ingrese al SIAGIE.

Ingrese a este link.

El usuario debe estar en permanente revisin del

contenido de este portal.

Desde la comunidad SIAGIE MINEDU podr acceder a soporte tcnico las 24 horas del da.



Al hacer clic en el link de SIAGIE, se muestra la siguiente ventana:

Al ingresar por primera vez, el usuario tendr que registrar algunos datos como telfono y correo

electrnico. Tambin tendr que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:

NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo

varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar

para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:

El sistema valida que exista al menos un telfono y que ambos

password coincidan.



El asistente de configuracin de Instituciones educativas.

Para facilitar la configuracin de la I.E a los usuarios, y solo por nica vez, la primera ventana que

mostrar el Sistema ser la ventana del asistente de configuracin inicial de Instituciones

Educativas en donde se puede seleccionar los datos bsicos de la I.E y de esta manera se

podr configurar rpidamente la Institucin Educativa e iniciar el uso del sistema.

Si todas las instituciones educativas a las que el usuario est asociado ya han sido inicializadas,

entonces esta ventana no se visualizar y aparecer la institucin educativa por defecto.

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institucin Educativa Corresponde a una coleccin de las instituciones educativas

asociadas al usuario que son susceptibles de ser

inicializadas.

Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institucin Educativa. Al indicar

un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.

Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sita por la

Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario est

asociado.

Seleccione los turnos en el que

funciona la IE.



tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la

tarde y termina entrada la noche.

Ao Acadmico (o

periodo promocional)

El ao Acadmico que se desea inicializar.

Se trata de los aos acadmicos vigentes para todas las

instituciones educativas a nivel nacional.

Nmero de ambientes Seleccione el nmero de aulas con los que cuenta la

Institucin Educativa. El sistema crear las aulas 01, 02, 03,

., n, donde n es el nmero indicado en este campo.

En esta pantalla, se tiene un mximo de veinte ambientes. Si

posteriormente se desea agregar ms ambientes, se podr

realizar a partir de la opcin de Registro de ambientes.

Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluacin

Dependiendo de lo indicado en este campo, se crear:

Anual: 01 periodo anual.

Bimestral: 04 periodos bimestrales.

Trimestral: 03 periodos trimestrales

Grados y cantidades Seleccione los grados que funcionarn en la IE y se debe

indicar el nmero de secciones por grado en la IE.

El sistema crear las secciones con cdigo 01, 02, etc, para

cada grado de la IE.

En esta pantalla, se tiene un mximo de veintisis secciones

por cada grado de la IE. Si posteriormente se desea agregar

ms secciones, se podr realizar mediante de la opcin de

Grados y secciones.

NOTA: Cuando se trate de configurar a una institucin educativa que pertenezca a la Educacin

Bsica Alternativa, la ventana de configuracin puede quedar con un aspecto similar a esta

ventana:



Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, el estado estar en Procesado. Es

optativo pulsar varias veces el botn Refrescar, con el fin de poder ver la culminacin del

proceso.

Despus de pulsar el botn refrescar el estado cambiar a Conforme

En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.

Finalmente pulse el botn Finalizar.

La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes

veces que ingrese el usuario, automticamente ingresar a esta institucin. La pantalla principal

luce de la siguiente manera:

Note que aparece el

periodo promocional.



Opcin de Cambiar Institucin:

Esta opcin se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas,

desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar

a la siguiente:

Cabe sealar que solo aparecern en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga

permisos de acceso.

Mediante este campo es posible filtrar ya sea por nombre de sede o cdigo modular a la institucin

educativa de nuestro inters.

Datos de la institucin educativa a la que est

asociado el usuario.

Men principal del sistema. Este men se configura de acuerdo a los roles de cada

usuario.

Sector donde se muestran los mensajes del usuario que ha

ingresado al sistema.

Este check indica que se trata de la institucin educativa por defecto. Es decir la que se muestra siempre que se ingrese al sistema. El usuario puede determinar que una nueva institucin educativa

aparezca por defecto.



3. Datos de la Institucin Educativa

La secuencia de ingreso es la siguiente:

Administracin IE -> Actualiz. datos IE -> Datos Institucin.

Esta opcin permite visualizar la informacin bsica de la Institucin Educativa, adems

permite complementar la informacin con los datos del director, telfono, correo

electrnico y direccin de pgina web, entre otros. Tambin permite realizar la

configuracin del funcionamiento de la institucin educativa.

Esta opcin constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opcin no tiene

un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa

que est previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando as la

Datos de la IE extrados

del padrn de ESCALE.



seguridad de que solo las IE que estn registradas en el Padrn, tengan acceso al

sistema.

Ya que los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene

que hacer es pulsar el botn Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta

manera la informacin quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrar la

siguiente ventana, la cual tendr que Aceptar.

En la pantalla se usan tres pestaas: Datos de la IE, Parmetros y Configuracin por Ao.

A continuacin se muestra el detalle de cada una de las opciones:

a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIN EDUCATIVA.-

Para modificar datos de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo

cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin

web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director:

Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: Buscar en el SUP o Buscar en el

Personal

Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Buscar personal en Sistema nico de Planillas

Bsqueda de personal en

la base del sistema.

Coloque ac la imagen representativa de la

institucin educativa.



Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)

Cdigo Modular Identificador de la Institucin Educativa

Anexo Anexo

Nivel Nivel Educativo

Nombre Nombre de la institucin educativa

Gestin Gestin de la Institucin Educativa

Departamento Departamento de institucin educativa

Provincia Provincia de institucin educativa

Distrito Distrito de institucin educativa

Direccin Direccin de institucin educativa

Centro Poblado Nombre del Centro Poblado

Tipo IE Tipo de Institucin Educativa

Forma Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc)

Cod. Local Cdigo numeral asignado al local

DRE DRE a la cual pertenece la Institucin Educativa

UGEL UGEL a la cual pertenece la Institucin Educativa

Resolucin

AUTORIZACION DE

FUNCIONAMIENTO

Detalle de la resolucin que autoriza el funcionamiento de

la institucin educativa

Fecha Res. Fecha de la resolucin de autorizacin

Turno Turno de enseanza

Das de la Semana

Laborales

Seleccione los das laborables de la I.E

Horas pedaggicas por

da

Distribucin de las horas pedaggicas por da

Genero Genero de la I.E

Caracterstica Modo de enseanza establecido

Datos de Registro

Director Nombre del director de la IE

Telfono Nmero telefnico de la IE

Email Cuenta de correo electronic

Pgina Web Direccin de pgina web



1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se busca la informacin en el SUP (Sistema

nico de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema

devuelve los datos personales que corresponden:

2. Buscar en el Personal. Cuando se busca la informacin en el personal de la

Institucin Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal

que previamente se ha registrado en la opcin Registro de Personal.

Tambin es posible buscar directamente un cdigo modular del personal de la

Institucin Educativa, por ejemplo:

3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botn de Turno se mostrar la

siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duracin de las

horas acadmicas como la duracin de la hora libre.



La hora acadmica ser importante posteriormente para obtener la cantidad de horas

laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan

definido la duracin (en minutos) de las horas acadmicas y la hora libre no podrn

obtener listados correctos de carga horaria.

4. Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas

puede configurar las horas pedaggicas de funcionamiento de la institucin educativa

(por turno). Se realiza a travs de una ventana similar a la siguiente:

Despus de pulsar el botn Agregar se mostrar una ventana donde se tiene que

seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmica o libre. Despus tiene

que ingresar desde y hasta qu hora ser la duracin la correspondiente hora. Si el

usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir

mostrando las mismas automticamente sin la intervencin del usuario, de lo

contrario, el ingreso de las horas se har libremente.

Ingrese el horario del

turno.

Ingrese la duracin de la hora acadmica y de

la hora libre (recreo).

Seleccione uno o ms turnos. Una Institucin Educativa puede organizar sus actividades

en uno o ms turnos.



Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la

siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrar los registros

con nmero de orden superior. De esta manera el sistema asegura que no existan

rdenes de horas vacas.

5. Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos

das de la semana. Esta informacin condiciona el registro de asistencia entre otras

funcionalidades.

6. Carga de la Imagen de la Institucin Educativa.- Esta opcin permite cargar la

insignia, escudo o logotipo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar

el botn Cargar Foto, el logo debe tener un tamao de 1.5 cm x 1.5 cm.

Carga la imagen al sistema, despus de haber seleccionado el archivo

correspondiente.

Muestra la ventana de

dialogo.

Ruta de la imagen.



b) Modificar Parmetros.

Para modificar los parmetros de la institucin educativa debe hacer clic en la

pestaa Parmetros y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los

campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parmetros son los siguientes:

Lmite Criterio de Evaluacin

Boleta de informacin.

Indica el valor mximo de criterios de evaluacin

en las libretas de notas del estudiante a partir del

cual el sistema empezar a reducir el tamao de

letra. Por defecto, el valor es 40.

Si una IE emplea un total de criterios de

evaluacin mayor, se recomienda disminuir esta

cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo

de letra en la libreta y de esta forma permitir que la

libreta se emita en una cara de un papel tamao

A4. Por ejemplo: As se visualiza con un valor de

40:

Elija una imagen del

ordenador o PC.

Pulse el botn Abrir para copiar la ruta de la imagen.



Y esta es la misma boleta impresa con un valor de

45 en este parmetro:

NOTA: Ante un cambio en este parmetro, el

usuario debe volver a generar las boletas de

informacin para que se vean los resultados.

Registrar/Imprimir

apreciaciones del tutor

Esta opcin indica si las apreciaciones del tutor se

imprimen o no en la libreta de notas. El check

indica que si se va a imprimir las apreciaciones del

tutor en la libreta de notas.

Lneas en blanco para registro

manual

Si es que el check anterior fue desmarcado,

automticamente se activar el nmero de lneas

que se reservar para las apreciaciones escritas

del tutor.

Visualizacin de datos de

libretas de notas

Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o

no el Orden de Mrito y el Promedio final en la

libreta de notas (tambin llamada boleta de

informacin).

Fondo libreta

Indica si en el formato impreso de la libreta se usa

el tramado en escala de grises para los sectores

correspondientes a los nombre de reas. Esto con

el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia



de las libretas en lo referente al ahorro de tner.

c) Configuracin por aos.

En esta pestaa, es posible configurar tanto los programas en los que est

comprometida la institucin educativa en un ao lectivo determinado, as como

tambin una configuracin de las boletas de informacin (o tambin conocida como

libreta de notas).

Fecha de cierre de nmina de

matrcula

Es la fecha en la que debe culminar el registro y

emisin de la nmina de matrcula para el ao

acadmico (ao escolar o periodo curricular)

seleccionado.

Tipo de registro de

evaluaciones

El usuario debe seleccionar una de dos opciones:

- Registro de notas por periodo: La IE debe

ingresar las notas de los estudiantes durante

todos los periodos del ao escolar. Use esta

opcin siempre que desee y est en

capacidad de registrar permanente las notas

del estudiante en el sistema.

- Registro de notas finales: El usuario solo

registrar en el sistema las notas finales de

sus estudiantes en el sistema.

Caracterstica Dependiendo del nivel educativo se podr

precisar la caraterstica de la IE en el ao escolar

en cuestin.



Taller seleccionable Indica que la IE funciona de tal manera que los

estudiantes de cualquier grado pueden

seleccionar los talleres disponibles.

Entre otras funcionalidades de registro, tenemos:

Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la

pestaa correspondiente y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los

campos que permiten configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opcin es haber definido al

menos un ao acadmico en la IE.

Ya en la modificacin, el usuario podr seleccionar el ao acadmico y uno o ms

programas en los que participa la IE en el ao indicado. Haciendo clic en el botn de

Seleccione programas, el usuario podr seleccionar uno o varios programas.

Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, despus de haber

seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botn Grabar, se muestra una

pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta informacin en el sistema tendr lugar en la matrcula de estudiantes

cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante

a un programa en particular.

Boleta.- El sistema permite modificar parmetros posicionales para la impresin de la

libreta de notas. La informacin contenida en la boleta de informacin es estndar y

tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la



cantidad de periodos, reas y criterios de evaluacin, con lo que el formato una vez

impreso ser diferente.

Tambin es posible visualizar un modelo de cmo quedara la boleta con los

parmetros seleccionados.

Para una mejor explicacin se muestra grficamente el modelo de boleta que se

obtiene luego de generarla (botn Generar) y pulsar el botn Visualizar.

El Escudo Nacional puede cambiar de

posicin.

La insignia del colegio, tambin puede cambiar de

posicin.

Separador 1

Separador 2

Separador 3

Este botn permite generar una boleta de notas y luego de esperar aproximadamente 30 segundos,

podr ser visualizada.

Pulse este botn para visualizar la boleta generada con el botn anterior.



4. Ao Escolar periodo promocional


Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Ao escolar - periodo.

Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su

estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.

a. Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn

Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos

pulse el botn Grabar.

Registrar Ao

Acadmico.

Eliminar el

registro.

Enlace modificar

Ao Acadmico.



Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Ao Detalle descriptivo del ao acadmico

Fecha Inicio Fecha de inicio de ao acadmico

Fecha Fin Fecha de fin de ao acadmico

Estado Cuando se crea un Nuevo ao acadmico en la IE,

el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una

seccin posterior en esta opcin cmo se activa un

ao acadmico.

Si se trata de una Institucin Educativa de la modalidad EBA, la ventana se mostrara

de la siguiente forma:

b. Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y

luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.

c. Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego

pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).

d. Especialidades.- Este link permite asociar una o ms mdulos de especialidades

para que sean ofrecidas como parte de las reas que as lo permitan como por

ejemplo Educacin para el Trabajo.

El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar

a la que se muestra a continuacin:



Al pulsar el botn Agregar se muestra una ventana con todas las opciones

disponibles de combinacin entre especialidades y mdulos:

El usuario podr seleccionar uno o varios mdulos de especialidad y posteriormente

presionar el botn Grabar. Posteriormente se deber configurar el mdulo de

especialidad a nivel de grado acadmico dentro de la IE.

e. Cambio de estado del ao acadmico.- El control del estado del ao acadmico es

de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona

toda la operacin del mismo. Los estados posibles de un ao acadmico son:

Inactivo: Implica que el ao acadmico ha sido creado recientemente y que en el

proceso de activacin se puede inicializar con los datos que son copiados de un ao

acadmico anterior.

Activo: Significa que un ao acadmico ya est en condiciones de poder aceptar

informacin. El proceso de activacin consiste en hacer clic en el cono del estado

inactivo, entonces se mostrar el siguiente mensaje:

Hacer clic en ao

inactivo.



Al aceptar, se mostrar la siguiente ventana que pregunta al usuario por cmo desea

activar el ao acadmico:

Al pulsar el botn SI, el sistema har la copia de la informacin contenida en el ao

acadmico indicado en la ventana. Entre la informacin que copia se encuentra: las

secciones, las reas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la informacin

copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el cono de la

columna Informe. El resultado sera parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario

refrescar la pgina desde el explorador presionando la tecla F5.

Cerrado: Significa que no se podr realizar ninguna operacin del sistema que

corresponda a un ao acadmico con este estado. Para cerrar un ao acadmico se

debe hacer clic sobre el cono de un ao acadmico abierto, en seguida se advertir

al usuario que va a proceder a cerrar un ao acadmico.

Nota: El cierre de un ao acadmico es irreversible.

Hacer clic en el

ao escolar

activo abierto.



5. Fases


Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Fases.

Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a

desarrollarse dentro de un ao acadmico (por ejemplo: perodo regular, perodo de

recuperacin).

El siguiente grfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un ao

acadmico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Registrar Fase.

Enlace Modificar

Fase.

Elimina el registro. Permite cambiar el

estado de la fase.



a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar

los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.


Fase Identificador y descripcin de la fase.

Fecha Desde Calendario fecha de fase desde

Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben

estar dentro de las fechas de ao acadmico.

Estado Estado de registro

Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace

debajo de la columna ID para realizar los cambios.

c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn

Eliminar (smbolo del aspa).

d. Cambiar estado de Fases.- Esta opcin permite cambiar el estado de una fase,

desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta funcin es de importancia para

todos los procesos que se realizan mediante la opcin Procesar notas. Mientras la

fase se encuentre activa se podr realizar procesamientos, una vez cerrada la fase

no permitir realizar procesos.

Una vez que la fase ha sido cerrada tambin se deshabilita el enlace de modificacin

Listado de fases.

Al marcar la casilla se

establece la asistencia a la

fase.

ESTADO

Activo

Inactivo

Enlace de modificar

deshabilitado.



6. Perodos de Evaluacin


Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Periodos de evaluacin.

Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre)

para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se

desarrollar las actividades del Ao Acadmico.

a. Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn

Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos



Tipo Perodo Listado de tipo periodo. Puede ser:



Fecha Inicio Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin

Fecha Fin Calendario fecha fin del perodo de evaluacin

Estado Estado de la etapa de evaluacin

Sin evaluar: Es el estado por defecto del perodo

En evaluacin: Implica que los usuarios del

sistema pueden registrar las notas del periodo en

cuestin.

En procesamiento: Significa que ningn usuario

puede registrar notas de evaluaciones.

Evaluado: Significa que el procesamiento de

notas del periodo ha concluido.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se

registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b. Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego

elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios.

c. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego


Enlace Modifica Perodo

Evaluacin.



7. Registro de Ambientes


Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Registro de ambientes.

Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de

clases de la institucin educativa.

a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego

ingresar los datos a continuacin descritos. Luego pulse el botn Grabar.


Cdigo Identificador del ambiente

Tipo de Ambiente Tipo de rea fsica

Descripcin Descripcin del ambiente



Ubicacin Descripcin detallada de la local fsico

Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente.

rea Medida del local en metros cuadrados.

Estado Condicin del local fsico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.

Bueno Nmero de bienes en ptimo estado

Regular Nmero de bienes en regular estado

Malo Nmero de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente informacin.

b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.

c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el

botn Eliminar (smbolo del aspa).

d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.

Descripcin del reporte:

Aula Es la descripcin del aula.

Ubicacin Ubicacin fsica del aula.

Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.

Cap Capacidad de estudiantes

Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Enlace Modifica

Ambiente.

Eliminar el registro.



8. Grados y Secciones


Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Ciclos Grados y secciones.

Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la

Institucin Educativa para un ao acadmico o periodo promocional en particular.

Inicialmente se mostrar lo siguiente:

El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un

grado va a llevar en un ao acadmico determinado.

a. Agregar Grado por Ao.- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y

luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados

que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

Luego de grabar se tendra una ventana similar a la siguiente:

Lista de Grados

disponibles.

Marcar la casilla de

seleccin de registro.



1) Agregar reas por grado. Una institucin educativa puede haber definido reas

de tipo taller que son consideradas como especficas para todos los estudiantes de un

grado de la institucin educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace

Nmero de reas, entonces abrir la siguiente ventana donde nos muestra la lista

de las reas potenciales de un determinado grado.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y

luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botn Agregar de la

ltima ventana.

Elimina el

registro.

Seleccione los talleres que

va agregar.

Finalmente pulse Agregar.

Dado que los talleres que aparecen

son reas, debe haber un catlogo

nico de reas que pueden ser

talleres.

El sistema reconoce que para el nivel

educativo al que pertenece la IE y segn

el diseo curricular se van a asociar estas

reas curriculares obligatorias a cada

grado.

Configuracin de

Especialidad a un rea de

grado de la IE.



En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una

ventana donde le pregunta si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Si el rea o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, sern eliminados. El

sistema muestra el siguiente mensaje:

Para configurar las especialidades de un rea dentro de un grado, si fuera necesario,

se deber hacer clic en el cono , tras lo cual se presentar una ventana que solicita

creacin de una lista con los mdulos de especialidad que tendrn lugar en el grado

especificado.

Pulse sobre el aspa

para eliminar el taller.

Tener en cuenta que

solo es posible eliminar

los talleres.

Al presionar el botn

Agregar, se muestra esta

ventana.

Seleccione el mdulo de

especialidad y pulse el

botn Grabar.



2. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el

botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe

informacin de secciones asociadas a un grado de la IE.

3. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el

grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el

contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de

Areas.

4. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea

genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el

mantenimiento Nmero de reas por Ao.

Nmeros de

criterios de

evaluacin.



5. Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe

pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos


6. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se

accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas

por Ao.

7. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el

botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los

datos pulse el botn Grabar.

Elimina el

registro.

Agrega Criterio

de Evaluacin.




Cdigo Ao Identificador del ao acadmico

Cdigo Diseo Identificador del diseo curricular

Cdigo Nivel Identificador del nivel educativo

Cdigo Grado Identificador del grado

Cdigo rea Identificador de rea generica

Cdigo Identificador del contenido silbico

Descripcin Descripcin del contenido silbico

Fecha Programada Fecha de exposicin programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de

un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el

listado de las secciones.

b. Agregar Secciones.

1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una seccin en la fase

regular debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin

descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar

Link para modificar

los datos de la

seccin.

Cantidad de

estudiantes por

seccin.



Al elegir el tutor mostrar la siguiente ventana en donde est la lista de personal

de la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Al elegir la seccin mostrar la siguiente ventana donde est la lista de aulas,

pulse doble clic en el registro del aula.

Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son:

Id Seccin Identificador de seccin

Descripcin Descripcin de la seccin

Tutor Es el personal encargado o responsable de la

seccin. Previamente debe estar registrado

como personal de la IE, pero si no se conoce el

tutor al momento de crear la seccin el registro

puede continuar.

Aula Especifica el aula de uso ms frecuente por la

seccin.

Num. Vacantes Nmero de vacantes disponibles en la seccin.

Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la

seccin. En una fase de recuperacin es

posible crear secciones que agrupen a los

estudiantes de diferentes secciones para que

se recuperen en un rea determinada.

Cuando una seccin ya cuenta con estudiantes

matriculados no es posible modificar este dato.

rea Recuperacin rea relacionada a la fase de recuperacin. En

Listado de Personal.

Listado de Aulas.



la fase de recuperacin de la IE, se forman

secciones que van a agrupar a los diferentes

estudiantes que estn recuperndose en un

rea en particular.

Turno Es el turno en el que funcionar la seccin.

Seccin posterior Cuando los estudiantes de una seccin son

promovidos al siguiente grado, este dato

permite conocer a cul rea sern asignados

por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del

4to G una vez promovidos estarn en 5to F.

Esta ltima viene a ser la seccin posterior.

Cuando se trata de una institucin educativa perteneciente a la

modalidad de EBA:

Perifrico Es el local perifrico asociado a una seccin.

2) Agregar Secciones en la fase recuperacin.- Para agregar una seccin en la

fase recuperacin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a

continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde est la lista del personal de

la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Despus elija la seccin, mostrara la siguiente ventana donde est la lista de

aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

Al elegir el rea de recuperacin mostrara la siguiente ventana donde est la lista

de reas, seleccione el rea que se dar la recuperacin pulse pulsando doble

clic en el registro del aula.



Despus de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente

ventana

Despus de verificar la informacin pulse grabar, mostrara la siguiente ventana

en donde muestra la seccin de recuperacin, en esta seccin estarn todos los

estudiantes que recuperaran una determinada rea

3) Mostrar Horarios asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num.

Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la

Seccin.

Elimina el

registro.

Opcin para modificar los

horarios.



4) Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe

pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para

grabar los datos pulse el botn Grabar.


reas rea genrica impartida

Docentes Docente responsable del dictado

Da Da de la semana en que se dicta el rea en

la seccin.

Desde Hora de inicio del dictado

Hasta Hora de fin del dictado

Esta asignacin del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser

utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando

sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y

las secciones que tienen una asignacin de este tipo.

Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes

de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma.

Para una seccin regular:

Se mostrar el listado de los estudiantes matriculados en la seccin, de la

siguiente manera:

Listado de reas

Genricas.

Listado de

Docentes.

Pulse aqu para ver la ltima

boleta de notas como muestra la

siguiente ventana.



Despus de pulsar la opcin de boleta nos va mostrar el reporte de la misma

como nos muestra la siguiente ventana

Para una seccin de recuperacin:

Si la seccin en cuestin pertenece a una seccin de recuperacin entonces el

sistema mostrar una ventana similar a la siguiente:

Inicialmente no se mostrarn estudiantes en recuperacin, sin embargo es

posible ir agregando estudiantes mediante el botn Agregar. Al presionar este

botn se muestra la siguiente ventana:

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promocin y Repitencia

del ao acadmico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de

Por defecto se muestran

todos los registros marcados

para ser agregados.



recuperacin. Al presionar el botn Grabar, los registros seleccionados son

incorporados a la seccin.

5) Registro de Notas

El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado

de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del

candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo

que se desea controlar.

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono

del candado y viceversa.

Pulse la opcin y le mostrara

la siguiente ventana.

Elige el periodo de

evaluacin.

Si el candado se encuentra

abierto podr realizar

modificaciones de notas en

el rea.

Si el candado se encuentra

cerrado no podr realizar

modificaciones de notas en

el rea.



9. Registro de Perifricos.

Esta opcin permite registrar los locales perifricos de una institucin educativa del nivel

EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicacin exacta de las secciones.

a. Agregar Perifrico.- Para agregar un nuevo perifrico debe pulsar el botn Agregar

y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el

botn Grabar.


Cdigo Identificador del perifrico en la Institucin educativa

Nombre Es el nombre del perifrico.

Direccin Es la direccin en la que se encuentra el perifrico.

Ubicacin Es el distrito al que pertenece el perifrico.

Luego del registro de un perifrico se tiene la siguiente informacin.

b. Modificar Perifrico.- Para modificar un perifrico ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.

c. Eliminar Perifrico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el

botn Eliminar (smbolo ).

d. Reporte de Datos del Perifrico.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.

Registro de

Perifricos.

Enlace

Modifica

Perifrico.

Eliminar el

registro.



10. Fechas Especiales IE


Administracin IE -> Fechas especiales.

Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o

no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden

identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar

asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como

puede ser un sbado o un domingo.

a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn

Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos



Cdigo Identificador de la fecha especial, este nmero es

autogenerado por el sistema.

Descripcin Descripcin de la fecha especial

Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial

Agregar fecha

especial.



Fecha no laborable significa que no se registrar

asistencia a los estudiantes ni al personal docente.

Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas

especiales.

Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas

especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la

asistencia a la Institucin Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y

luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.

c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego


d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de

fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

Al poner el botn Grabar, queda as el registro.

Eliminar el

registro.

Enlace Modificar

fecha especial.

Por defecto aparecen

marcadas todas las

fechas especiales

generales.



11. Padrn Nacional del Personal


Administracin IE -> Registro de personal.

Esta opcin permite registrar los datos de un personal para la institucin educativa

(docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su informacin disponible en

el sistema.

Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por

apellidos, nombre y cdigo modular.

Registrar nuevo

personal.

Modificar datos

del personal.

Bsqueda

por filtros.

Eliminar

registro.



1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo

cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego

ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.


Nmero Personal Identificador asignado por el sistema.

Tipo documento Tipo y nmero de documento de identidad. Si despus de haber registrado el tipo y nmero de documento, el sistema reconoce que ya existen alguna persona (estudiante, personal o familiar) con el mismo documento, entonces se mostrar un mensaje similar al siguiente:

Listado de Ubigeo. Calendario para

elegir la fecha.

Seleccione el ao escolar en

curso.

Seleccione el

criterio de

bsqueda.



Si se trata de la misma persona y si es confirmado, entonces los datos son precargados.

Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado est incluido en el SUP (Sistema nico de Planillas), entonces los datos son extrados y no pueden ser modificados.

Sexo Gnero masculino o femenino

Apellido Paterno Apellido paterno del personal

Apellido Materno Apellido Materno del personal

Nombres Nombre completo del personal

Pas Nacimiento Pas de origen de la persona

Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)

Nmero Colegiatura Nmero de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional)

Lugar Nacimiento Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)

Nivel Instruccin Nivel de instruccin de la persona

Asociar ao acadmico Corresponde al ao acadmico que el personal labora en la Institucin Educativa que realiza el registro.

El registro del lugar de nacimiento

El registro del lugar de nacimiento requiere una explicacin particular, la misma que se

extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento,

provincia y distrito. Si el usuario conoce el cdigo de ubigeo, lo podr ingresar

directamente, en caso contrario, recurrir a la ayuda en donde se muestra una ventana

similar a la siguiente:

Listado Ubicacin Geogrfica

Buscar texto

ingresado.

Seleccin el

registro.

Permite hacer

bsquedas

exactas al texto de

detalle ingresado.



Qu pasara si el usuario desea ubicar algn distrito en el departamento de Ica? Si el

usuario no indica que desea realizar una bsqueda especfica, entonces el sistema le

mostrar Huancavelica e Ica, entre otros ms. Sin embargo, el usuario puede pedir una

bsqueda especfica con lo que se tiene el siguiente resultado:

Como puede observar solo se

muestran cinco pginas para que

el usuario pueda ubicar el distrito

con mayor rpidez.

Asociar ao acadmico.

Esta asociacin permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en

un ao acadmico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionar

el (los) ao(s) acadmico(s) que corresponda(n):

Finalmente, despus de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botn

Grabar y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de

bsqueda: bsqueda especfica y bsqueda por filtros.

a. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un personal en el sistema al

suministrarle algn dato especfico como el cdigo de personal, cdigo

modular tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar,

Seleccione los aos

acadmicos y luego

pulse el botn

agregar.



muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de

personal para su mantenimiento.


Cdigo Personal Identificador asignado por el sistema

Cdigo Modular Identificador de personal

Tipo de Documento Documento de identidad

Nmero de Documento Nmero de documento de identidad

b. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar

un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego

de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo,

tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de

registro de personal para su mantenimiento.

Al presionar este botn se muestran la ventana siguiente:

Despus de pulsar sobre el registro abrir la siguiente ventana donde

muestra los datos del personal que hemos estado buscando

El botn Buscar nos

mostrara la siguiente

pantalla.

1. Ingrese todo el apellido o

nombre (parte de cualquiera de

ellos) que el usuario requiere

ubicar. Por ejemplo, el sistema

mostrar, todos los registros que

contengan la palabra rojas como

parte del nombre, apellido paterno

o materno.

2. El botn Buscar nos

mostrara todos los registros

que coinciden con la palabra

que ha ingresado.

3. Clic sobre el registro el cual abrir

la siguiente imagen.



3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda

Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea

cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.

Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuacin

(impidiendo la modificacin). Ello significa que el registro del personal solo puede ser

modificado por la IE en la que inicialmente se registr al personal.

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el

registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar tambin los datos de los

documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.

Registro de documentos de identidad.

El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad

al modificar el registro.

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de

documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.

Agrega un nuevo

documento. Editar.

Agrega documento.

Eliminar.

Muestra todos los datos de la

persona que estaba buscando.



Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.

Tambin es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de

su domicilio.


Lugar Nacimiento Ubicacin geogrfica

Direccin Direccin de la persona

Telfono Nmero telefnico de la persona

Tipo de servidor Tipo de servidor pblico

Condicin Condicin laboral

Cargo Cargo del personal dentro de la institucin

educativa:

Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.

Listado de Ubigeo.



4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por

Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un

mensaje de confirmacin de la accin.

Es posible que el sistema no permita la eliminacin fsica del registro debido a que

pueden existir registros relacionados (reas asociadas, asistencia de personal, etc.). El

mensaje es similar al siguiente:



12. Registro del Personal de la IE


Administracin IE -> Asig. de personal.

En esta ventana nos muestra de forma paginada la relacin del personal de la Institucin

Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), as como tambin nos permite realizar

bsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que

labora en la Institucin Educativa en un ao acadmico determinado. Note que es

importante el ao acadmico porque el personal que labora en un ao acadmico suele

ser diferente de un ao para otro.

Esta opcin tambin permite la asignacin de reas curriculares que estn bajo la

responsabiliad de un personal de la IE.

Indica si el personal

registrado tiene una

cuenta de usuario.

Estado Activo o

No Activo.

Cdigo modular del

personal de la IE.



a) Bsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de bsqueda nos permiten ubicar

fcilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignacin o edicin. Puede

hacerse por apellidos y nombres as como por cdigo modular.

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.

b) Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el

botn Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de

seleccin de personal. Para guardar los datos pulse el botn Grabar. Inicialmente

se muestra la siguiente ventana:

Filtros y criterios de Bsqueda:

Es posible elegir algn criterio de filtro, como por ejemplo:

Existen diferentes filtros

por los cuales es

posible obtener los

datos del personal de la

IE.



Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de bsqueda:

Apellidos y nombres

Cdigo modular

Tipo y nmero de

documento

mbito de Bsqueda:

El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o

a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el mbito de bsqueda

correspondiente: seleccionar En esta IE o la opcin En general,

respectivamente.

Despus de seleccionar el personal de la institucin educativa y pulsar el botn

grabar nos mostrar la siguiente ventana.

Esta opcin muestra solo el

personal que labora en la I.E.

Esta opcin muestra

todo el personal en

general.

Marcar la casilla

para agregar a la

IE. y luego pulse

grabar.



El estado del personal en el ao es Inactivo por defecto. Para que el docente

pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el

cono y mostrara la siguiente ventana de confirmacin a lo cual tiene que pulsar

Aceptar.

Despus de pulsa Aceptar el estado cambiar a Activo como se muestra en la

siguiente ventana:

c) Identificar a personal como responsable de matrcula.- Un personal de IE en un

ao determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrcula de la

institucin educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable

matrcula. Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los conos de esta columna

es posible cambiar el estado. Los estados son:

Es responsable de matrcula

No es responsable de matrcula

Este campo es utilizado en el registro de las secciones de la institucin educativa y

permite que solo se visualicen los responsables de matrcula.

Cambio a estado

Activo.



NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrcula no se afectan los registros

de responsables de matrculas de la seccin anteriormente atribuidos en el

sistema.

d) Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar ms datos

asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic

sobre el cdigo modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a

la siguiente:

Los datos que se pueden modificar son los siguientes:

Cargo: El cargo de un personal de la institucin educativa puede variar ao a ao. El sistema considera nicamente un solo cargo para el ao. El cargo del personal de la institucin educativa se visualiza en el formato impreso de la ficha de matrcula. Por ejemplo:

En este punto se indica

quin es el

responsable de

matrcula de la

seccin.

Hacer clic en este link

y se podr modificar

los datos del personal

de la IE.



Responsable de matrcula

Identifica si el personal se asocia al grupo de responsables de matrcula. Es lo mismo que la identificacin del personal como responsable de matrcula

Estado Corresponde al estado del personal de la IE en el ao en curso.

e) Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el ao ubique el

registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). NOTA: Esta eliminacin

no borra el personal de la IE, nicamente hace constar que en el referido ao

acadmico el personal seleccionado no estar participando.

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algn dato, el

sistema mostrar la siguiente ventana de advertencia la cual no permitir que se

elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una

persona (docente, generalmente) a un rea determinada para una seccin.

f) Asignar Personal de la IE por reas.- Mediante esta opcin es posible asociar un

personal de la IE a un grupo de reas con el objetivo que sea este personal quien

posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.

Para iniciar el registro deber hacer clic en el nmero que indica la cantidad de

reas asociadas al personal.

Botn para eliminar la

asociacin del docente a

la IE en el ao

acadmico en curso.



Entonces, aparecer la siguiente ventana, que muestra las reas que el personal

de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningn rea)

Al agregar reas se muestra la siguiente ventana.

El sistema solicita los siguientes datos:

Diseo Es el diseo curricular que agrupa el o las reas que el personal va a asociarse.

Grado Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.

Area Es el rea que ser asociada al personal

Estado Es el estado de la asociacin

El registro puede quedar de la siguiente manera:

Para asignar reas al personal se

ingresa a este enlace. El cero indica

que no tiene reas asignadas.



Cuando se graba el registro, se puede observar la asignacin que el personal tiene

para un rea en un grado y se pueden ir agregando nuevas asociaciones.

Finalmente se deber indicar cules son las secciones que estarn a cargo por el

docente.

g) Asignar Secciones al personal por reas.- Una vez realizado el paso anterior, se

podr asociar un conjunto de secciones al docente en un rea determinada. Este

registro tiene el mismo resultado que la opcin de Registro de Secciones en la

opcin de Grados y Secciones.

Esta asignacin permite indicar en el sistema a que secciones tiene acceso un

docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del

sistema, pueda solo acceder y actualizar a la informacin que le corresponda,

principalmente con respecto al proceso de evaluacin.

Al pulsar el botn Agregar, se muestra la siguiente ventana:

Para asignar secciones al

personal se ingresa a este enlace.

El cero indica que no tiene

secciones asignadas para el grado

y rea.



En esta ventana se registran los siguientes datos:

Seccin Es la seccin donde el personal (docente) va a ser responsable del rea.

Da Viene a ser el da de la semana que sern las sesiones de clase.

Hora El botn permite obtener el listado de las horas pedaggicas

definidas a nivel de toda la institucin educativa

Desde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesin de clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30)

Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesin de clases.

h) Imprimir el personal de la Institucin Educativa.- Mediante el botn Imprimir,

es posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuacin:

Listado de personal de la institucin educativa:



Listado de cumpleaos del personal de la institucin educativa:



13. Administrar Roles


Administracin IE -> Seguridad -> Administrar roles.

Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada

Institucin Educativa, podr darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.

Al pulsar agregar se abrir la siguiente ventana ingrese la informacin solicitada y pulse el

botn grabar.

Al pulsar la opcin de usuarios abrir

la ventana donde se encuentra la lista

de usuarios de un determinado Rol.

Al hacer clic en el enlace de actualizar

Privilegios abrir la ventana donde mostrara

la lista de privilegios las cuales se podr

modificar de cuerdo al requerimiento.



Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Id Rol El cdigo el cual va identificar al Rol

Descripcin La descripcin del Rol

Al pulsar en la opcin de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relacin de

usuarios de un determinado rol

Al pulsar la opcin de privilegio abrir la siguiente ventana en donde puede escoger los

privilegios del usuario con respecto al rol que tenga despus de seleccionar los privilegios

pulse guardar.

El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningn tipo de

mantenimiento.

El icono de lpiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

Seleccione el privilegio que tendr el

usuario de la IE.

Leyenda.



14. Mantenimiento de usuarios


Administracin IE -> Seguridad -> Mantenimiento de usuarios.

Esta opcin permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un

personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, as mismo

se le asigna un rol determinado el cual tendr privilegios

Al pulsar la opcin de agregar abre la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar alguna

modificacin pulse sobre el usuario.



Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Personal I.E asociado Seleccione el personal que est asociado a la I.E. El sistema mostrar nicamente los usuarios que se encuentren activos en el ao acadmico en curso. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que seran incluidos.

Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendr acceso al

sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es que existiera.

Contrasea Ingrese la contrasea para que ingrese al sistema.

Confirmar contrasea Ingrese nuevamente la contrasea, debe coincidir a la contrasea ingresada en el campo anterior.

Correo Electrnico Ingrese el correo electrnico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea vlido.

Cambiar password 1era vez

SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentar una ventana que solicite el cambio de password. NO: El usuario podr entrar al sistema directamente

Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El sistema va a validar que un personal de institucin educativa tenga solo un usuario (login) en la institucin educativa.



15. Asignacin Accesos a Familiar


Administracin IE -> Seguridad -> Asignacin de accesos a familiar.

Esta opcin permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante

para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver informacin de notas y asistencia

del estudiante a su cargo.

Inicialmente, el usuario ingresa a la opcin y se muestra una ventana similar a la siguiente:

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:



Los datos que se ingresan en este mantenimiento son

Cdigo de familiar El cdigo que identifica al familiar

Luego de la bsqueda se muestra la informacin actual del familiar.

Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiar

Domicilio Se muestran el domicilio

Centro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.

Telfono Se muestra el telfono del familiar

Email Se muestra la cuenta de correo electrnico del familiar,

Cuenta Usuario Va indicar que est habilitado para ingresar al sistema

Usuario login Usuario con el cual va ingresar al sistema

Para la bsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del

familiar y despus pulse el botn Buscar

Despus de pulsar sobre el registro regresar a la ventana anterior donde se puede

observar los datos del familiar, pulse el botn modificar para seleccionar los estudiantes

asociados al familiar en la IE correspondiente.

Doble clic para

seleccionar al familiar.

Ingrese la informacin requerida y

pulse buscar.



Luego, se podr marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener informacin:

Despus de darle grabar abrir la siguiente ventana donde indica que la informacin se

grab correctamente. Tambin muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave

sern el DNI del familiar) con los cuales podr ingresar al sistema.

Despus de pulsar modificar se va

habilitar para que pueda seleccionar.

Pulse el botn modificar para que

pueda realizar las modificaciones

correspondientes.



Despus pulse aceptar y mostrar la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podr acceder mediante el

enlace correspondiente.

En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara

directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra

en la siguiente ventana.

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la

cual muestra la informacin correspondiente de los estudiantes a los cuales est asociado.

Seleccionar al estudiante y

pulse grabar.



16. Envo de mensajes


Administracin IE -> Envo de mensajes.

Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias

de Gestin educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opcin de

Envo de Mensajes tras lo cual se mostrar una pantalla similar a la siguiente:

a. Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botn Agregar y se

muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:



Los datos que se registran en los mensajes creados son:

ID Mensaje Identificador del mensaje.

Asunto Es un breve resumen del contenido del mensaje.

Mensaje Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto

formateado

Adjunto Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto

que previamente existe almacenado.

Ubicacin Permite al usuario configurar la ubicacin del

mensaje en la ventana del destinatario.

Las opciones disponibles son:

rea de trabajo: El mensaje ser visualizado en el

rea de trabajo del destinatario.

Splash: El mensaje ser visualizado cada vez que

el usuario destinatario ingrese al sistema.

Persistencia Es posible configurar tambin el tiempo que el

usuario desea que el mensaje sea visto por los

usuarios destinatarios. Este valor depende del

contenido y de la importancia del mensaje. Los

valores posibles son:

Una sola vez: El mensaje se mostrar una sola

vez.

Hasta desactivar: El mensaje se mostrar hasta

que el destinatario indique la desactivacin.

Destinatarios Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos

que se remita el mensaje que estamos creando.

Para ello es posible seleccionar a un conjunto de

contactos dentro del sistema.

Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el

botn Buscar Destinatarios

Bsqueda de destinatarios.

Al pulsar el botn de bsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrar la ventana que

permite la inclusin de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje

que viene siendo creado. En ese momento se mostrar una ventana similar a la

siguiente:

Aqu se muestra el aviso

de la prese

manual de usuario siagie 3 completo

Documents