gestion de compras

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

www.upla..edu.pe

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION Y SISTEMAS



Docente:

Lic. Adm. Jéssica Santivañez Contreras

GESTION DEL APROVISIONAMIENTO

FUNCION DEL APROVISIONAMIENTO



La función de aprovisionamiento consiste encomprar los materiales necesarios para laactividad de la empresa (producción y/o venta) yalmacenarlos mientras se inicia cada proceso deproducción o comercialización.

OBJETIVO DEL APROVISIONAMIENTO



Suministrar al departamento de producción lo materiales necesarios(materias primas, recambios, envases,..) para la fabricación y aldepartamento de ventas los productos que ha de comercializar,además de organizar las diferentes existencias que se generan eneste proceso.

Habitualmente el departamento que se encarga de este proceso es eldepartamento de compras o departamento de aprovisionamiento.

SE COMPONE DE TRES ASPECTOS FUNDAMENTALES



Primero:Encargado de realizar las compras de productos que necesita el dpto.de producción y el comercial, ha de tener en cuenta: el precio, lacalidad, plazo de entrega, condiciones de pago, servicio postventa,etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores pararentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realizaciónde las compras.




Segundo:Disponer de almacenes para guardar los productos queposteriormente utilizará el dpto. de producción. Una vez fabricado elproducto, éste también se ha de almacenar hasta que el dto. decomercial lo venda a los clientes. Todo esto hace necesario unespacio físico donde ordenar y guardar convenientemente losproductos.




Tercero:Desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tienen comoobjetivo determinar la cantidad de existencias que se han demantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de laempresa para la producción y la comercialización.

GESTION DE COMPRAS –DEFINICION



Área funcional de la empresa, encargada de adquirir los materialesnecesarios para las operaciones dela empresa:

En la cantidad necesaria. En el momento y lugar precisos De calidad adecuada Al precio más conveniente Asegurando así la continuidad de las operaciones

GESTION DE COMPRAS



En el sector productivo:

Costo de las partes + componentes + suministros adquiridos + fletes + cargos derivados directamente de la adquisición del producto = 50% más del valor

de las ventas del producto final.

En el sector servicios:

El porcentaje es ligeramente inferior al 20% de las ventas.

ALGUNAS CONSIDERACIONES - COMPRAS



Costos de posesión de inventarios fluctúan entre 20% y el 40% anualde la inversión en inventarios.

Posibilidad de incrementar la utilidad en base a descuentos obtenidosde los proveedores, por ejemplo:

Ventas 100%

Compras 60%

Gastos administrativos 30%

Utilidad 10%

Estructura de resultados

Ventas 100%

Compras 57%

Gastos administrativos 30%

Utilidad 13%

Apalancamiento de compras



El apalancamiento de las compras…..

Mide el porcentaje de incremento de lasutilidades debido a los descuentosobtenidos de los proveedores.



COMPRASdebe asegurar

El flujo ininterrumpido de materiales para la ejecución continua de la

operación

Horas hombre perdidas

Pedidos sin atender

Evitar paradas en equipos de producción

Demás contratiempos

OBJETIVOS DE COMPRAS



Realizar las comprasmás convenientespara la empresa.

Factor precio.

Todos los elementos relacionados con la compra, por ejemplo:

Compras una impresora: precio insumos, disponibilidad en el mercado, servicio post venta, calidad de la impresora.

Si no consideramos lo anterior, el precio final puede resultar alto




Asegurar el flujo sininterrupciones.

Para evitar la paralización de las operaciones.




Encontrar losproveedores másidóneos para laempresa.

Proveedor interesado en suministrar a la empresa.

Los planes de crecimiento y desarrollo deben ser compatibles.

Algunos problemas:Proveedor piensa permanecer poco tiempo en el mercado.No tiene servicio de garantía y post venta.




Establecercantidades idóneasde compra, teniendoen cuenta losdescuentos queofrecen.

Por volúmenes de compra.

Fletes.

Capacidad de entregas frecuentes en lotes pequeños.

Capacidad de almacenamiento.

Ventajas financieras.

Costos del capital inmovilizado.




Estandarización demateriales.

Buscar materiales que tengan múltiples aplicaciones en la empresa, pues ayudad a reducir la variedad de inventarios.

ACTIVIDADES DEL AREA DE COMPRAS



COMPRAS

Relacionado con los Materiales comprados

Relacionado con los proveedores

Relacionado con la organización

PROCESO DE COMPRAS



Para garantizar una compra transparente. Bajar los costos de adquisición. Asegurar el flujo de materiales y Disminuir los costos de la gestión de compras

¿POR QUÉ?

PROCESO DE COMPRAS



Recepción de la solicitud de productos

Solicitudes urgentes Solicitudes por

cantidades pequeñas

Selección de proveedores

Selección posibles proveedores

Solicitud cotizaciones Selección proveedor Considerar

dimensiones del servicio que ofrece.

Emisión de orden de compra

Liquidación de facturas

Seguimiento y recepción de la

compra

Mantenimiento de registros

MODELO DE SELECCION DE PROVEEDORES



1. Modelo basado en los costos totales

Incorpora en el análisis de selección del proveedor nosólo el costo del producto, sino también todas aquellasvariables del servicio que determinan el costo totaldeseleccionar a determinado proveedor.

MODELO DE SELECCION DE PROVEEDORES



2. Matriz de comparación de criterios

Incorpora en el análisis de selección del proveedorcriterios tanto cuantitativos como cualitativos.

LICITACIONES



Se realiza sobre la base de concursos públicos abiertos y asegura que todos los vendedores calificados tengan igual oportunidades al competir.

Por el tiempo y cantidad de trabajo requerido, se recomienda para compras que superan montos mínimos.

Debe estar alineado a los objetivos del área de compras y seguir el proceso.

LICITACIONES



SUBASTAS INVERSAS

Permiten al proveedor ir conociendo las ofertas de sus competidoresconforme el proceso de subasta se desarrolla.

El proveedor participante puede ir adecuando su oferta según la de suscompetidores.

Dos formas de conducir una subasta:

Subasta inglesa Subasta holandesa

Comprador: Pone precio inicial Comprador: Inicia el proceso a unprecio muy bajo y lo va incrementando poco a poco, hasta que….

Proveedor: Va haciendo pujas a la baja. …Proveedor: Va incrementando el precio poco a poco, hasta que ….

Gana!! Proveedor que hace la oferta más baja.

…Gana!! Proveedor que está de acuerdo con el precio propuesto por el comprador

MÉTODOS DE COMPRA

Extender el tiempo indefinidamente y

la cantidad

Para productos en grandes cantidades

Productos en forma

repetitiva

Se negocia cantidad, precio, condiciones de

entrega

Su vigencia depende: incremento precios,

modificación productos, etc.

Permite ahorros en los costos de preparación de órdenes.

1. Ordenes de compra abierta

MÉTODOS DE COMPRA

2. Compras bajo contrato

Estas compras permiten aprovechar los descuentos por volúmenesde compra sin la necesidad de mantener inventarios en la empresa.

Se debe tener cuidado en la elaboración del contrato, los artículos ycantidades cubiertas, los precios, los plazos de entrega y elcalendario de pagos.

Los riesgos para el comprador en este sistema se encuentran en laincapacidad de comprar la cantidad pactada por disminución de lademanda, problemas financieros, etc.

DETERMINACION DE LA CANTIDAD A COMPRAR

Indica que existe una cantidad de productos que minimiza los costos de emitirórdenes de compra y mantener inventarios. Este modelo supone que la tasade demanda o consumo y los tiempos de entrega son conocidos y constantesy que, por lo tanto, no hay roturas de stocks.

Lote económico de compra:

Donde:D : Demanda anualA : costos de emisión de órdenes de comprai : costos de posesión de inventariosC : costo unitario del productoq*: cantidad económica a comprar


Este concepto también se puede utilizar para calcular la cantidad aproducir, cambiando los costos de emisión de órdenes de compra por loscostos de preparación de la producción, con lo que obtenemos el loteeconómico de producción.

Nos indica también en qué momento comprar.

Como el tiempo de entrega es conocido y constante, se solicitará la compra

cuando el nivel de inventario sea igual a µ x Lt.

1. Lote económico de compra:

Donde:µ : demanda promedioLt : tiempo de entrega

Con esto aseguramos que no existirán roturas de stock en el sistema.


2. Según la demanda histórica:

En ocasiones, no se cumplen los supuestos del lote económico decompra o simplemente se desconocen algunos valores de la teoría dellote económico.

Cuando ocurren estas situaciones podemos calcular la cantidad acomprar de la siguiente manera:

q = µ * T - E – P + R

Donde:q : cantidad a comprarµ : demanda promedioT : suma de los tiempos entre revisiones de los inventarios más el tiempo de

entrega del proveedor.E : nivel de existencias actualesP : entregas pendientes de proveedores durante el tiempo TR : pedidos de clientes no atendidos anteriormente por roturas de stock pero

que deben atenderse durante el tiempo T.

q = µ * T - E – P + R

El tiempo entre revisiones (T) es el tiempo que transcurre entre una revisión de inventarios y la siguiente, lo cual da lugar a un pedido de compra.

Problema:

La empresa XYZ se dedica a la comercialización de maíz. La demanda de maíz en losúltimos meses se muestra en el siguiente cuadro:

Mes Demanda (ton)

Enero 6200

Febrero 6300

Marzo 6500

Abril 6400

Mayo 6600

Junio 6500

Julio 6700

Agosto 6300

Setiembre 6300

Octubre 6100

Noviembre 6000

Diciembre 6200

Entre las condiciones del trato tenemos que eltiempo entre revisiones es de dos meses y debido aque el proveedor utiliza transporte marítimo, eltiempo de entrega es de un mes. Además, se sabeque actualmente la empresa tiene en stock 2miltoneladas y que está por llegar un pedido de 5 milton al almacén en este mes. Así también, los pedidospendientes a entregar a los clientes en la siguientesemana son de 350 ton. Calcule la cantidad acomprar.

Solución:

Mes Demanda (ton)

Enero 6200

Febrero 6300

Marzo 6500

Abril 6400

Mayo 6600

Junio 6500

Julio 6700

Agosto 6300

Setiembre 6300

Octubre 6100

Noviembre 6000

Diciembre 6200

µ = 6342ton/mesT = 2+1 = 3 mesesE = 2000 tnP = 5000 tnR = 350 ton

q = µ * T - E – P + R

q = 12 376 ton

Respuesta:La cantidad a pedir es 12376 toneladas.

Cuando las empresas desean aprovechar las fluctuaciones de losprecios de determinados materiales, pe: los commodities, ycompran en grandes cantidades cuando el precio está bajo a laespera de que luego suba y lo puedan vender a un precio mayorobteniendo una ganancia adicional.

No tiene en cuenta la demanda histórica de los clientes ni los planesde producción.

• El precio esperado de alza no se dé, y la empresadebe soportar los altos costos financieros que implicael dinero inmovilizado en la compra.

• Soportar otros costos asociados: almacenamiento,riesgo de robo, merma, desmedro y obsolescencias.

RIESGO


3. Compras especulativas

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