1. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE HONDURAS VICERRECTORIA ACADEMICA SISTEMA UNIVERSITARIO DE EDUCACION PRESENCIAL PERIODICO (SUEPP) MANUAL GESTION DE COMPRAS COMPILACION REALIZADA A SOLICITUD DE LA UMH POR: LICENCIADA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y MAESTRANDA EN INGENIERIA DE NEGOCIOS DORIS YAMILETH FIGUEROA FEBRERO 2008

2. INDICE CONTENIDO PAGINA INTRODUCCION GENERAL CAPITULO I ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LAS COMPRAS Diagnstico parcial de entrada Introduccin Objetivos especficos Desarrollo del tema Trabajo prctico Glosario Evaluacin Formativa Diagnstico parcial de salida CAPITULO II ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Diagnstico parcial de salida Introduccin Objetivos especficos Temas y subtemas Trabajo practico sugerido Glosario Evaluacin formativa Diagnstico parcial de salida 3. CAPITULO III EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Diagnstico parcial de salida Introduccin Objetivos especficos Temas y subtemas Desarrollo del tema Trabajo practico sugerido Glosario Evaluacin formativa Diagnstico parcial de salida CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA FORMATOS 4. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH INTRODUCCION GENERAL El presente manual ha sido diseado con el objetivo de servir como material de soporte durante desarrollo de la ctedra de Gestin de Compras para los alumnos que cursan la carrera de ingeniera de negocios en la UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE HONDURAS. La asignatura Gestin de Compras permite conocer los lineamientos y procedimientos necesarios para un funcionamiento eficaz de la empresa en el rea de aprovisionamiento. Debido a que las Empresas, industriales comerciales y de servicios desembolsan cantidades importantes en la compra de materia prima, tiles de oficina, mobiliario y equipo, etc. el xito de las empresas depender en gran parte de la manera en que administre y haga sus compras. Por lo que es necesario dotar al alumno de herramientas y conocimientos tericos y prcticos como el presente manual que le sirvan para comprar con inteligencia detectando las mejores fuentes de abastecimiento, aplicando adecuadamente las especificaciones de los materiales hacer los pedidos a su debido tiempo, inspeccionar con detenimiento las mercaderas recepcionadas, es decir aplicando todos los factores y no guiarse nicamente por el precio de los artculos Para una mejor comprensin de la asignatura se recomienda a estudiantes y docentes utilizar el siguiente texto NOMBRE DEL TEXTO: COMPRAS PRINCIPIOS Y APLICACIONES Tercera Edicin Limusa Noriega Editores AUTOR: DR. SALVADOR MERCADO H. CONTACTO Para Consultas y sugerencias sobre la temtica abordada en este documento tanto los estudiantes como los docentes/tutores pueden escribir al siguiente E-mail: presencial_umh@yahoo.com 5. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH CAPITULO ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LAS COMPRAS DIAGNOSTICO DE ENTRADA Con la intencin de conocer el nivel de conocimiento que tiene, previo al desarrollo del tema a tratar en este capitulo a continuacin se le formulan las siguientes preguntas. 1. Como se define una compra? 2. Cual es el objetivo del departamento de compras? 3. Como contribuye el departamento de compras a la productividad dentro 4. Cuales son las funciones del departamento de compras? 5. Qu es la Planeacin? 6. Con que polticas debe contar el departamento de compras? I 6. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH INTRODUCCIN En este capitulo se estudiarn los conceptos importantes sobre compras, sus objetivos e importancia, para el mejor desempeo de las funciones en un departamento de compras dentro de la organizacin. Se analizar la relacin del departamento de compras con otros departamentos de la organizacin y como planear y programar las compras segn las necesidades de la organizacin. Todo lo anterior con el propsito de de ilustrar la manera en que influyen las compras en el xito de las organizaciones. OBJETIVOS ESPECFICOS Introducir al alumno a la importancia de la actividad de compras Conocer los conceptos y objetivos de las compras Dar a conocer los antecedentes e importancia econmica de las compras Conocer las caractersticas y funciones del departamento de compras Conocer la relacin de las funciones de compras con la organizacin El control de calidad en las compras Conocer como se programan las compras 7. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH TEMAS Y SUB-TEMAS ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LAS COMPRAS Concepto y Objetivos de las Compras Objetivos de las Compras Importancia Econmica de las Compras Caractersticas de las Compras La funcin del departamento de compras La relacin de las funciones de compras con la organizacin PLANEACION DE LAS COMPRAS Planeacin y Programacin de las Compras Pronsticos y Objetivos del departamento de Compras Poltica de Compras Programas y Procedimiento de Compras Condiciones de Pago 8. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH DESARROLLO DEL TEMA Concepto y Objetivos de la Compras Definiremos una compra como: La adquisicin de bienes y servicios de calidad, en el tiempo y precio adecuados procurando siempre comprar al proveedor ms confiable. En la empresa moderna las compras se deben realizar por un departamento que cuente con personal especializado y, adems, debe de formar parte de la organizacin de la compaa. El departamento de compras, tiene objetivos muy claros en cualquier empresa tales como: 1. Mantener el abastecimiento y evitar paros innecesarios, con el mnimo de inversin 2. Evitar duplicidades 3. Mantener la calidad adecuada en los materiales de acuerdo a su destino 4. Buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener siempre la posicin competitiva de la empresa. Las compras han sido muy importantes desde la antigedad, fomentndose con ello el progreso y la riqueza del hombre ya sea individualmente o en grupo. De tal forma, debemos entender que las grandes organizaciones requieren de materiales y servicios para su funcionamiento y que estos deben de ser de calidad adecuada de acuerdo al proceso al que sern sometidos y al equipo que ser utilizado. Cabe mencionar que el departamento de compras es una fuente de aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de materiales y servicios adquiridos, ya que adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, ayudara a abatir los costos de produccin y, por consiguiente, ello se reflejar en utilidades para la empresa. 9. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Si no se cumpliera con alguno de los requisitos solicitados a los proveedores, esto le causara serios problemas a la empresa debido a que incurrira en una produccin de mala calidad o tendra retrasos significativos y costosos, los cuales seran causa de incumplimiento en tiempos de entrega y, a la vez, traera serios problemas con los clientes de la empresa. Es por eso que para garantizar una posicin favorable y estable con la cual la empresa pueda hacer frente a la competencia, es necesario la adquisicin de materiales al precio ms bajo sin sacrificar la calidad y el servicio requeridos. Es de suma importancia adquirir los materiales y servicios necesarios para la fabricacin de un producto, a un costo proporcional a como los est adquiriendo la competencia, ya que una operacin eficiente en cualquier empresa depende de; hacer buenas compras que garanticen su produccin, con el propsito de poder tener buenas ventas y, por consiguiente, una buena recuperacin de las inversiones. Es importante tambin que el departamento de compras aconseje a la empresa sobre: nuevos materiales en el mercado, variaciones en las tendencias que puedan ser benficas o perjudiciales para la empresa. Importancia Econmica de las Compras Las compras son importantes por las siguientes razones: 1. No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la fabricacin se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen los competidores. 2. La operacin eficiente de cualquier industria depende de la renovacin adecuada de la inversin. No se deben de aumentar las inversiones ms all del inventario necesario para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable. 3. Por sus estrechos contactos con otras compaas y con el mercado en general, Compras est en situacin de aconsejar a la empresa sobre: 3.1 Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean en ese momento. 10. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 3.2 Nuevas lneas o surtidos posibles de productos para aadir a la produccin 3.3 Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de la empresas 3.4 Aumento del crdito de la empresa dentro del rea en que se desenvuelve. Caractersticas del Departamento de Compras El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboracin de planes dentro de la organizacin, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la produccin mensual o la implementacin de normas. Esto debido a su estrecha relacin con el mercado, normas de fabricacin y con los comerciantes de las grandes industrias. En la poca moderna los empresarios no pueden darse el lujo de descuidar su departamento de compras, ya que, El bienestar de una compaa depende de la rotacin de sus inventarios y de la mejor forma de utilizacin de su capital Los gastos que se deriven de la creacin de un puesto de comprador siempre sern rentables, sobretodo cuando el dueo o director de una empresa no tiene tiempo suficiente para atender dicha funcin. Pero, es importante que las funciones de compras y pago de facturas no sean realizadas por la misma persona para evitar situaciones problemticas. En la poca moderna, es necesario comprender claramente los objetivos y principios bsicos de lo que llamamos la funcin de compras. Actualmente las organizaciones pblicas o privadas, ya sean industriales, comerciales o de servicio, desembolsan grandes cantidades de dinero en la compra de materiales y servicios, y el xito que stas obtienen es logrado en gran parte gracias a su departamento de compras, el cual se encarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una estrecha relacin, adems de preparar y adecuar las especificaciones de los materiales, solicitarlos a tiempo, elaborar contratos u rdenes de compra para evitar posibles problemas jurdicos, as como tambin; verificar el recibo de los materiales, solucionar diferencias con los proveedores, vigilar que se efecten los pagos de las facturas, y estar al pendiente de cualquier detalle por mnimo que parezca, dndole solucin inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la produccin, que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa. 11. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Dentro de las funciones del departamento de compras est, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisicin del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algn retraso o desvo. En caso de existir ste, compras podr comprar algn contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante. La funcin de compras es muy importante y para ello es necesario que todos los requerimientos contengan la descripcin exacta del material o servicio que se requiere. La funcin del departamento de compras no se limita a compras nacionales, tambin, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importacin o de exportacin. Al realizar este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas potenciales que pueden ser: 1. De aspecto legal 2. Estndares de calidad 3. Tiempos de entrega e inventarios 4. De comunicacin. Tambin se deber tener especial cuidado en la negociacin de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se debern tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc. 12. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Funciones del Departamento de Compras 1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa. 2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes. 3. Cotizar los precios, calidad y transporte. 4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes. 5. Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso. 6. Recepcin, guarda y almacenaje. 7. Efectuar la clasificacin de los recursos materiales. 8. Realizar el control de existencias. Lo anterior quizs pueda llevarse a cabo en las pequeas empresas, pero en las medianas y grandes, como ya dijimos antes, es necesario la creacin de un departamento de compras con personal capacitado y especializado en funciones especificas, siempre con el propsito de lograr los mejores resultados en cuanto a la adquisicin de materiales y servicios requeridos a un precio ptimo, de la calidad necesaria y en el tiempo acorde con las necesidades de la empresa, para finalmente contribuir a la obtencin de utilidades, que es la finalidad para la cual la mayora de las empresas han sido creadas. 13. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH La Relacin de las Funciones de Compras con la Organizacin En la poca moderna, debe existir una clara comprensin de los objetivos y principios bsicos de la funcin de compras, por parte de todas las reas que integran la organizacin, esto debido a que, los esfuerzos coordinados dentro de la organizacin son la mejor manera de lograr los objetivos planeados. La funcin de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organizacin y para ello debe trabajar en conjunto con todas las reas. Las reas con las que compras debe tener una estrecha relacin son: Direccin: La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de hacer mencin especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organizacin. Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organizacin. Produccin: En esta rea recae la funcin de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad. La relacin entre los departamentos de compras y produccin es; que compras procure los materiales necesarios para la produccin a satisfaccin de los requerimientos establecidos para tal efecto. 14. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Ambos departamentos comparten una obligacin igual con respecto a la administracin; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel ptimo. Produccin producir a costos bajos siempre y cuando la actuacin de compras se enfoque a la obtencin del mximo valor por unidad monetaria gastada. Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de produccin, evitando con ello paros innecesarios en produccin y perdidas cuantiosas a la organizacin. Ventas: La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; El xito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas. Programacin y planeacin: Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada dentro de la organizacin; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organizacin estas funciones se desarrollan, la relacin de compras con este departamento es la siguiente: 1. Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa. 2. Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes. 3. Desarrollar informacin basndose en presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas. 15. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Almacenes: Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propsito de que el departamento compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos. En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras. Ingeniera: La relacin entre el departamento de compras y el de ingeniera, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniera procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia tcnica de los proveedores, as como en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado en bsqueda de nuevos materiales y equipos. Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte de los ingenieros expertos, en relacin con las especificaciones necesarias para la comprensin de los requerimientos de materiales y equipos, que por la funcin que realicen sean de carcter especial. Contabilidad: La relacin de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podra decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre s, ya que parte de la funcin de compras es gastar el dinero de la organizacin con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la organizacin, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las polticas de la organizacin y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la funcin de compras no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las dems reas que requieren de los servicios de compras. 16. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Entre compras y contabilidad, se establecen los plazos de crdito que podrn ser negociados con los proveedores, se elaboran presupuestos y pronsticos basndose en las fluctuaciones de las monedas que se manejen en las compras, as como los ndices de inflacin proyectados por el gobierno para determinado perodo de tiempo, y muchos otros factores que pudiesen influir en el futuro de cualquier organizacin. Relaciones pblicas: La funcin de compras con el departamento de relaciones pblicas debe de ser de una alianza comn, debido a que el personal que labora en le departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de una influencia importante en las relaciones pblicas, para la organizacin. El Control de la Calidad en las Compras Los tres principales factores en la decisin de una compra son: 1. La calidad 2. El precio 3. La funcionalidad 1. La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto. 2. El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. 17. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa. En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto. 4. Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio. 18. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Control de Calidad en Compras: Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse siempre presentes dos aspectos que son importantes para lograrlo: 1. La calidad de los materiales y de los componentes 2. La calidad del cliente como un todo Los siguientes puntos son muy importantes para asegurar la calidad: 1. El rea de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripcin exacta de lo que se necesita. 3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. 4. Se deben aplicar medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requisitos 5. Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de calidad o con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 6. Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara de la calidad que se le est solicitando en el producto comprado. La calidad tiene un significado especial en cualquier rea de compras de todas las organizaciones, no puede ser nada ms caracterizada como alta o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto o servicio comprados, as como en los componentes inherentes a los mismos tales como: confiabilidad, durabilidad, empaque, nivel de servicio, materiales utilizados en su fabricacin, mano de obra en caso de los servicios, etc. 19. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH El rea de compras debe preocuparse por todos estos componentes y en especial por los que pueden ser medidos y definidos exactamente, ya que son los que deben ser solicitados al proveedor por parte del comprador y de esta manera el proveedor sabr justo lo que tiene que entregar. Esta definicin de calidad en mayor o menor detalle debe aplicarse al describir cada articulo o servicio y debe ser transmitida al proveedor, correctamente descrita sobre la orden de compra o contrato.. Tipos de descripciones de calidad: Para el propsito de las reas de compra la calidad de un material puede ser definida en diferentes maneras, de acuerdo a los grados de variacin de los diferentes tipos de ordenes de compra, la calidad puede ser descrita por: 1. Las caractersticas qumicas o fsicas 2. El grado del mercado 3. Marca 4. Especificaciones de desempeo 5. De acuerdo a una muestra 6. Estndares comerciales 7. Dibujos o diseos formales de Construccin. 1. Especificaciones de acuerdo a caractersticas qumicas o fsicas. Cada dimensin de calidad esta basado en un estndar mensurable que tiene que ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un anlisis qumico puede ser un anlisis de medicin, otro lo constituyen las pruebas fsicas que podamos aplicar a un producto para determinar sus propiedades tales como: Ductilidad, elasticidad, resistencia, abrasin, etc., teniendo siempre en cuenta el nivel de tolerancia de cada una de estas caractersticas. 2. El grado del mercado. El grado del mercado se aplica a los artculos de consumo que estn regulados por el gobierno o agencias privadas. 20. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Este tipo de regulaciones es controlado por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estndares que son permitidos. 3. Marca. La forma ms simple de definir un nivel de calidad alrededor de un producto es identificarlo por la marca del fabricante. Para los compradores este mtodo tiene bastantes ventajas ya que simplifica la labor de bsqueda de materiales en el mercado al existir distribuidores exclusivos y consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se puede verificar rpidamente. Solicitar materiales por una marca certificada especfica, elimina inspecciones al recibirlos y, adems, stos deben tener cierta garanta que ampare al comprador en caso de existir algn defecto de fabricacin. Se puede asumir que al recibir un producto de una marca certificada, cumple con todas y cada una de las especificaciones de calidad que se requieren y que, adems, el proveedor debe cuidar para conservar la imagen de su producto en el mercado. La desventaja de esta metodologa es que si no se ha hecho una seleccin apropiada de la marca que realmente satisfaga los requisitos del usuario dentro de la organizacin, se corre el riesgo de limitar las compra a un solo proveedor y eliminar el factor competitividad, con lo cual se descarta cualquier posibilidad de oferta de alguna marca diferente y quizs mejor que la que se est comprando. 4. Especificaciones del desempeo. Una de las mejores formas para determinar la calidad, sobretodo en el caso de maquinaria y equipo, es midiendo el desempeo de estos. Medir el desempeo o las especificaciones del producto esta volvindose un mtodo cada vez ms utilizado para definir la calidad ya que ha trado buenos resultados. 21. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 5. Ordenar una compra basndose en un ejemplo. Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar al proveedor a que iguale justo las caractersticas de una muestra proporcionada por el cliente, esta es una de las formas ms simples de decirle a un proveedor los requisitos del material solicitado. Aunque pareciera ser la forma ms fcil, realmente es una de las ms problemticas ya que requiere de mucho tiempo por parte del comprador y del mismo proveedor, esto debido a que ste ltimo deber hacer el contratipo de la muestra y ser slo cuando el usuario lo apruebe, que se proceder a elaborar la orden de compra. 6. Estndares comerciales o de la industria Los parmetros de calidad establecidos por la industria y grupos que comercializan algunos materiales por ejemplo: metales y componentes electrnicos, son muy altos. Lo anterior ha beneficiado en parte a las organizaciones, debido a que se han creado ms fuentes de abasto de dichos materiales, y los precios se han estandarizado siendo ms fcil adquirirlos, porque no hay necesidad de buscar el mejor precio, debido a que todos los distribuidores deben ofertar los productos al mismo precio. Un ejemplo veraz es el de la industria automotriz, donde algunas compaas han obligado a sus distribuidores a estandarizar sus precios en el mbito nacional. Con estas medidas aplicadas, se tiene un incremento en la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor de los productos estandarizados tiene que cumplir con estas especificaciones y esto ayuda a la reduccin de inventarios, lo que representa un ahorro para la organizacin. 7. Dibujos o diseos de ingeniera formales. Se da el caso de algunos materiales, sobretodo maquinaria de caractersticas especiales que requieren de la elaboracin de un diseo basado en ingeniera, debido a que no existen en el mercado comn y tampoco se puede aplicar ninguno de los mtodos de descripcin mencionados. En estos casos el diseo hecho ha base de ingeniera son los que determinan las especificaciones. 22. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Una visin proactiva de calidad: La inspeccin de los materiales al momento de recibirlos es una manera de trabajar en conjunto con los proveedores, de tal forma que esta inspeccin tambin los beneficie hacindoles recapacitar con relacin a los defectos o fallas que puedan tener sus productos o servicios, Ms que utilizar la inspeccin y regresar el producto que no satisfaga los requerimientos, de lo que se trata es que los compradores trabajen muy de cerca con los proveedores en tratar de implementar tcnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y servicios. La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con los proveedores de una manera cooperativa y coordinada para asegurar que ellos logren el nivel de calidad y servicio que la organizacin necesita. Manejo de programas de calidad: Los problemas de calidad de los materiales o servicios adquiridos, se dan muy frecuentemente cuando no estn bien establecidos los requisitos en las ordenes de compra o bien cuando no se ha seleccionado al proveedor de una manera adecuada. Pero, de quin es la responsabilidad tcnica de aceptar o rechazar un material o servicio por no cumplir con los requisitos?, Es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la del departamento de compras es comprar materiales de la calidad adecuada y la obligacin del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida. La responsabilidad de quin ejecute la inspeccin es probar y confirmar que las acciones de compras hayan sido las adecuadas y que el proveedor cumpli o no con los requisitos. El vendedor evidentemente argumentar que estos requisitos fueron alcanzados durante su proceso de produccin y embalaje y entrega. Es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta tcnica y utilizar a los departamentos internos encargados de la calidad, para probar si esta calidad se logro o no. 23. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Cuando uno los materiales adquiridos no cumplen con los requisitos al ser recibidos, se pueden rechazar y devolver al proveedor, para lo cual existen tres tipos de devolucin: 1. Regresar el pedido totalmente. 2. Regresar el pedido para ser reemplazado. 3. Regresarlo para ser ajustado tcnicamente. PLANEACION DE LAS COMPRAS Planeacin y programacin de compras En cada empresa u organizacin existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo, existen pasos que se siguen en toda institucin, estos son, en resumen la identificacin de necesidades, y la seleccin de las mejores opciones. La planeacin sistemtica requiere de una recopilacin de datos, la determinacin de metas y objetivos y la formulacin de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las polticas establecidas. Respecto a las compras y abastecimientos la planeacin representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras. Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos bsicas, e importantes acciones y actividades, que as mismo van de la mano: Planeacin: De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de seleccin de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organizacin. 24. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Ha existido mucho inters en la planeacin en el mbito corporativo mismo que podra describirse como un intento sistemtico para planear el futuro de una organizacin, con el propsito de prever las pros y contras que el futuro tiene reservado, adems de trazar estrategias para asegurarse que la empresa est debidamente protegida independientemente de lo que pudiera suceder. Otros trminos, que en la prctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeacin a largo plazo; la planeacin a intervalos largos y la planeacin estratgica. Dicha planeacin, la necesitan mas las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro, este parecera ser muy similar al presente, de todas maneras sera muy til la planeacin de dicho futuro, pero evidentemente, se le dedicara menos atencin en contraste a la planeacin que se hace cuando las condiciones estn sujetas a cambios bruscos. La planeacin estratgica a largo plazo deber tomar en consideracin tanto el insumo de materiales, as como los productos terminados y en ocasiones se deber incluso dar preferencia a los primeros. Ser necesario que la funcin de compras recopile mayor informacin y se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeacin. De ser necesario contribuir en tal funcin y en efecto deber hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo ms que emplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podran haberse evitado con una buena planeacin. Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque algunos estn en contra de ellos, la verdad es que son muy tiles, pareciera que este tipo de pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc. El tiempo que se ahorre el comprador al tener pedidos abiertos, podr ocuparlo en aspectos propios de la funcin de compras y que puedan redituar ahorros en gastos para la empresa. 25. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Dentro de la planeacin se comprende: Elaborar pronsticos, establecer objetivos, programar, implementar polticas, elaborar procedimientos, y presupuestar gastos, ya sea para un rea en especfico o para la organizacin en general. Pronsticos y Objetivos del Departamento de Compras Los pronsticos: Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas alternativas que existen en el mercado, son una visualizacin del futuro de manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a tiempo los posibles riesgos. Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa para determinado perodo de tiempo, antes de iniciar con las compras de los materiales. Establecer objetivos: Los objetivos dentro de la planeacin, se establecen con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para la produccin, en tiempo, calidad, cantidad y condiciones de pago ptimos. Con ello se apoya al cumplimiento de los objetivos generales de la organizacin. El precio es un elemento al que se le debe poner especial atencin al negociar una compra, cualquier ahorro que se obtenga repercutir en beneficio de la empresa. El precio de compra est integrado de varios factores: costo de materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operacin, volumen de compra transporte, etc. Se debe llevar un excelente control de todos los factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta poca los niveles inflacionarios varan frecuentemente y afectan la estructuracin de los precios. 26. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH La calidad es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es tambin una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por conseguir un precio ms bajo. Es importante cuidar la calidad de empaque y envase de los materiales que se estn comprando. Las mejores condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las polticas generales de la organizacin. Los volmenes de materiales requeridos deben ser comprados de acuerdo a los programas, para evitar faltantes o sobrantes que puedan ser motivo de paros de produccin o prdidas por obsolescencia. El control de inventarios tambin debe considerare dentro de los objetivos de la planeacin, un buen control de inventarios ser motivo de ahorros para la organizacin. El mtodo ms usual en el control de inventarios es el de Mximos y Mnimos, el cual se adapta a los materiales de tipo estndar que sus precios no varan frecuentemente y que, adems, se usas en cantidades considerables. El mnimo debe ser mantenido en su nivel ms bajo, pero con la seguridad de que ser suficiente de acuerdo a las necesidades de la empresa. La orden de compra debe de hacerse por una cantidad ptima, que no represente riesgos de gastos innecesarios o perdidas por obsolescencia de materiales, deber colocarse cuando el nivel de inventario se encuentre en el punto de reorden, el cual se establece sobre el nivel mnimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocacin de la orden y la recepcin del pedido. Al momento de recibir el material, se estar alcanzando el nivel mximo de inventario, lo cual resulta de la sumar la cantidad recibida al punto mnimo. 27. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Polticas de Compras Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: 1. Deben estar claramente expuestas. 2. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica. 3. Indicar los factores limitativos y determinantes. 4. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas. 5. Niveles que deben abarcar. El departamento de compras debe contar con polticas de: 1. Fuentes de abastecimiento 2. Especificaciones 3. Precios 4. Calidad 5. Investigacin y desarrollo 6. tica 7. Ventas de material de desperdicio. Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que pudieran afectar las polticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta la opinin del personal de compras involucrado con dichas polticas 28. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Ejemplos de polticas propias de un departamento de compras: 1. Se deben centralizar en el departamento de compras todas las cotizaciones de los proveedores, as como la seleccin de las mismas salvo el caso de determinados operaciones especiales en las que se aceptar una opinin autorizada. 2. Toda comunicacin que exista entre proveedores y jefaturas de otros departamentos deber manifestarse al jefe de compras para tomar conjuntamente la decisin final. 3. Toda correspondencia con los proveedores deber ser canalizada a travs del departamento de compras, incluyendo todas las reclamaciones y ajustes con los mismos as como las compaas transportadoras y compaas de seguros. 4. En los casos especficos de maquinaria, equipo e instalaciones de fbrica, a seleccin ser echa en conjunto con el gerente de produccin, aclarando cualquier diferencia de opiniones con el gerente de la empresa. 5. Se establecer hasta donde sea posible, la estandarizacin en las compras. 6. Se deber contar con la coordinacin necesaria con los otros departamentos a fin de contar con informacin suficiente sobre las caractersticas y normas de calidad requeridas. 7. No se otorgar en ninguna operacin anticipos a proveedores, salvo casos especiales en que se cuente con autorizacin de la gerencia de la empresa. 8. En las operaciones de extrema urgencia en que haya existido necesidad de que el jefe de otro departamento colocara un pedido, ste es responsable de comunicarlo inmediatamente por escrito al jefe del departamento de compras, acompaando a esta comunicacin el comprobante correspondiente, a efecto de seguir el trmite formal y uniforme establecido. 9. La fijacin de los mximos y mnimos de existencias debern establecerse en comn acuerdo por el gerente de la empresa, el jefe del departamento de compras y el jefe de produccin con base a los programas de fbrica, caractersticas de conservacin y capacidad de almacn. 29. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 10. los proveedores a los que se recurra debern ser aquellos que renan las siguientes caractersticas: 10.1 Buena posicin financiera 10.2 Optima calidad 10.3 Costos convenientes 10.4 Cumplimiento de contratos 10.5 Considerable tica Programas y Presupuestos de Compras Programas de compras Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se establecen fechas precisas de iniciacin del proceso y tiempos en que deber desarrollarse y finalizar. Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las necesidades, y los pasos y fechas sern regidos por las dificultades del mercado y del tiempo disponible. Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como: 1. Reduccin del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de compra. 2. Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo. 30. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 3. Se facilita el control de los materiales comprados. 4. Permite el anlisis respecto al proveedor principal o nico, con el propsito de buscar fuentes alternas de surtimiento. Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras programadas: 1. Cuando la habilidad para escoger una o ms fuentes de abastecimiento, est restringida, como en el caso de un producto con un diseo nico y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor. 2. Cuando la aprobacin de ingeniera cubre a un solo proveedor. 3. Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes distribuidores, y la diferencia en precios es mnima, en tal caso se podr negociar con un solo proveedor un mejor precio. Una cuidadosa programacin de entregas, evita el exceso o la falta de existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperacin de los departamentos de proyectos, programacin de produccin, control de materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones. Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido en funcin de cmo programe las compras, y esto podra ser tomando como referencia los siguientes puntos: 1. La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programacin. 2. Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar a cabo los programas establecidos. 31. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH En sntesis, la programacin de compras sirve para: 1. Evitar demoras 2. Optimizar gastos 3. Controlar la calidad y 4. Controlar inventarios. La programacin se realiza de acuerdo a un plan especfico; que va desde la obtencin de informacin, identificacin de las necesidades, seleccin de los proveedores, hasta la puesta en marcha del programa final. Lo anterior nos indica que la programacin y la planeacin siempre se dan en conjunto y, adems, debemos aclarar que stas se dan en los diferentes niveles de una organizacin, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y nivel departamento. Suponiendo que una organizacin realizara un anlisis de materiales, con la finalidad de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigacin sistemtica. El primer paso sera establecer las metas; ya sea bajar el nivel de inventarios, abatir los costos de compras en general o solo reducir los costos en de en las compras de materiales que representan un elevado valor monetario para la organizacin. El segundo paso ser, crear un equipo de trabajo, formado por los integrantes de los departamentos directamente involucrados en el proceso de la compra. El tercer paso sera seleccionar cuales materiales se sometern al anlisis. El anlisis ms utilizado en estos casos es el de pareto, o mejor conocido como ABC. Este anlisis es generalmente utilizado como base de polticas de inventarios como por ejemplo: 32. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Los artculos C sern aquellos que solo se piden una vez al ao y representan una importancia relevante en cuanto al funcionamiento de la empresa, generalmente son refacciones difciles de conseguir o que son partes de fabricacin especial para cierta maquinaria en especfico, los de tipo B sern los que solicitan ms o menos 4 veces al ao, y finalmente los tipo A que son todos aquellos materiales cuyo consumo es muy frecuente y se solicitan cada mes o cada 15 das, segn las necesidades de la organizacin. Como podemos observar, esta poltica implica extremar la vigilancia sobre los artculos de tipo A, mantener un nivel ptimo de control sobre los materiales tipo B, y no as sobre los de tipo C, que pueden conseguirse fcilmente. El perodo de programacin tiene lmite, la planeacin no lo tiene pues es una actividad continua que solo vara de acuerdo con los cambios en la produccin o en el mercado de los materiales o insumos. Presupuestos de compras Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado perodo de tiempo que transcurrir en un futuro, especificado en trminos numricos. Los presupuestos son parte de la planeacin y generalmente se refieren a los gastos que sern realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basndose en las necesidades de inversin y a los ingresos planeados para un perodo de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medicin de la actuacin financiera de la empresa o de un rea determinada, lo cual permitir detectar alguna desviacin en cuanto a lo planeado y se podrn aplicar medidas de correccin. 33. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Para el rea de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos: 1. Presupuesto de operacin del rea de compras. 2. Presupuesto de compras de materiales. 1. Presupuesto de operacin del rea de compras Se refiere a la estimacin de los gastos que sern necesarios de efectuar, para lograr que la operacin del rea de compras se desarrolle de manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje, cursos de capacitacin, gastos de representacin, etc. 2. Presupuesto de compra de materiales La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se deseen tener, as como las necesidades de produccin en cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que sern utilizados para la elaboracin o fabricacin de un producto final en especial. Este es el presupuesto que ms preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboracin as como la elaboracin de los dems presupuestos de las distintas reas de la organizacin depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la organizacin y marcan la pauta para definir los gastos futuros. En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que ser ste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organizacin. Esto significa que el personal que integre el departamento de compras de una organizacin, deber tener grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de precios, etc. En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore con gran exactitud, apegndose siempre a los pronsticos de ventas, ya que ello ayudar a la labor del departamento de compras en cuanto a la colocacin de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios. 34. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH El presupuesto de produccin est situado en nivel de importancia, abajo del de ventas, dependiendo directamente de l, porque ser en relacin con los pronsticos de ventas que se elaborar el calendario de produccin. Condiciones de Pago Las condiciones de pago son de verdad importantes para la organizacin, en especial para el rea de finanzas que es el departamento responsable de mantener a la organizacin en condiciones financieras sanas. El flujo de efectivo que se maneja en la organizacin, debe equilibrarse de acuerdo al tiempo promedio de recuperacin de efectivo por concepto de la cobranza de las ventas realizadas y el promedio en das de crditos obtenidos por la organizacin, principalmente por las condiciones de pago pactadas en cada una de las compras, mismas que deben de ser a un crdito mayor o por lo menos igual al promedio de tiempo de recuperacin de efectivo por concepto de las ventas. Ejemplo: Si una empresa vende sus productos a un crdito promedio de 30 das, deber realizar sus compras a un crdito superior a los 30 das, o por lo menos igual para as mantener el equilibrio necesario para no descapitalizarse. Es por ello que se debe tener mucho cuidado al momento de negociar las condiciones de pago de las compras a realizar. 35. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH TRABAJO PRCTICO SUGERIDO Docente 1. Hacer grupos de 4 a 5 alumnos que selecciones 3 empresas comerciales y soliciten una cotizacin a cada una de ellas de un articulo en particular y llenar los formatos del procedimiento de compras. (Anexos) 2. Que los alumnos visiten una empresa y elaboren: Polticas de Compra Programa de Compras Presupuesto de Compras Alumno Consultar en los siguientes textos: Mercado H. Salvador, Compras; principios y aplicaciones 3ra, Mxico, Editorial Limusa 1999. D HEDRICK, Folyd, Administracin de Compras, 1ra. Edicin en Espaol, Mxico, Editora Tcnica, 1971. 36. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH GLOSARIO Abastecimiento: Proveer de cosas necesarias Almacenar: Guardar en un almacn cosas necesarias Estrategia: Arte de dirigir las operaciones Implementar: Establecer y poner en ejecucin doctrinas nuevas Pedidos Abiertos: compras anuales (un solo pedido) 37. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH EVALUACIN FORMATIVA Con la intencin de conocer el nivel de conocimiento adquirido, despus del desarrollo de este capitulo, conteste en forma clara las preguntas que a continuacin se le presentan. 1. Como se define una compra? 2. Cual es el objetivo del departamento de compras? 3. Como contribuye el departamento de compras a la productividad dentro de una empresa? 4. Cuales son las funciones del departamento de compras? 5. Qu es la Planeacin? 6. Con que polticas debe contar el departamento de compras? 38. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH DIAGNOSTICO PARCIAL DE SALIDA EVALUACIN 01 I PARTE: VERDADERO O FALSO Instrucciones. En el espacio de la derecha coloque una V en caso de que la proposicin sea verdadera o una F en caso de ser falsa. 1. Se define la compra como la adquisicin de bienes y servicios de calidad en el tiempo y precios adecuados...__ 2. El Departamento de Compras contribuye en la organizacin adquiriendo los materiales y/o servicios a precios mas altos del mercado y de baja calidad....__ 3. La importancia de contar con un departamento de compras para el departamento de produccin es que esta procure los materiales cumpliendo con los requerimientos solicitados....__ 4. La programacin y la planeacin de las compras se dan por separado en una organizacin y no tienen relacin entre si...__ 5. El presupuesto es un plan formulado para un determinado perodo de tiempo que transcurrir en un futuro especificado en trminos numricos.....__ SELECCIN MULTIPLE Instrucciones. Encerrar en un crculo la respuesta correcta. 39. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 1. Es un factor del precio de compra. a. Establecer objetivos b. Mano de obra. c. Planeacion d. Todas e. Ninguna es correcta. 2. La programacin de las compras sirve para: a. Evitar demoras b. Optimizar gastos c. Controlar la calidad d. a y c son correctas e. Todas f. Ninguna 3. El departamento de compras debe contar con polticas de: a. Obtencin de la informacin b. Identificacin de las necesidades. c. Reduccin del papeleo d. Todas e. Ninguna 4. Principios en las que debe fundamentarse el departamento de compras a. Principio de costos b. Principio de honradez c. Principio de eficiencia d. Todas e. Ninguna 40. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH COMPLETACIN Instrucciones: Completar en el espacio en blanco la respuesta correcta 1. Algunas de las funciones principales del departamento de compras son: a.______________________________b.____________________________ c.______________________________d.____________________________ 2. Pasos que comprende la planeacion del departamento de compras a.___________________________b.__________________________ c___________________________d.___________________________ e.___________________________f.___________________________ 3. Las caractersticas que deben reunir los proveedores son: a._______________________b._______________________ c.________________________d._______________________ e.__________________________ 4. Ventajas que tiene el contar con un procedimiento de compras a.______________________________b.__________________________ c.______________________________ 5. Ventajas de programar las compras a.__________________________b._____________________________ c.___________________________ 41. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH IV PARTE: TIPO PRCTICO El departamento de compras de la empresa RyB dedicada a producir muebles rsticos ha recibido del departamento de produccin una solicitud de compra en la cual detallan la necesidad de que se les compre un taladro de columna estacionario con movimiento vertical y mesa para sujetar el objeto a taladrar. La principal ventaja de este taladro es la absoluta precisin del orificio y el ajuste de la profundidad. El encargado de compras ha cotizado el taladro y ha recibido tres ofertas de diferentes proveedores que se detallan a continuacin: Proveedor 1 (crdito 30 das) Cantidad y descripcin precio unitario ISV 10 %desc Total 1 taladro de columna Lps. 25,000.00 3,000.00 2,800.00 Lps. 25,200.00 Proveedor 2 (crdito 60 das) Cantidad y descripcin precio unitario ISV 10 %desc Total 1 taladro de columna Lps. 27,500.00 3,300.00 3,080.00 Lps. 27,720.00 Proveedor 3 (crdito 60 das) Cantidad y descripcin precio unitario ISV 10 %desc Total 1 taladro de columna Lps. 24,200.00 2,904.00 0 Lps. 27,104.00 Instrucciones. 1. Elaborar el cuadro resumen de cotizaciones y escoger la mejor oferta para la empresa 2. Elaborar la orden de compra con el proveedor seleccionado como la mejor oferta 42. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH CAPITULO ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DIAGNOSTICO DE ENTRADA Con la intencin de conocer el nivel de conocimiento que tiene, previo al desarrollo del tema a tratar en este capitulo a continuacin se le formulan las siguientes preguntas. 1. Qu es necesario para lograr una adecuada organizacin del rea de Compras? 2. Cuales son las responsabilidades del departamento de Compras? 3. Cual es el costo de operacin aproximado, de un departamento de compras? 4. Que es un Manual de Compras? II 43. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH INTRODUCCIN En este capitulo se estudiar como esta integrado el departamento de compras, su ubicacin y el recurso humano adecuado para el buen funcionamiento del mismo. Adems se estudiar las estrategias a seguir para mantener el abastecimiento del almacn calculando el Lote Econmico de Compra y el Punto de Reorden. Objetivos Especficos 1. Que el estudiante cuente con estrategias a seguir o consideraciones a analizar para iniciar el proceso de compra 2. Que el estudiante conozca, analice y maneje con eficiencia la actividad de compras en la empresa. 3. Que el estudiante realice clculos para encontrar el Lote econmico de compra. 4. Que el estudiante realice clculos para encontrar el Punto de reorden 44. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH TEMAS Y SUBTEMAS ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los principios de la organizacin aplicados al servicio de compras Ubicacin del rea de compras dentro de la estructura de la empresa Centralizacin y descentralizacin del servicio de compras Estructura del rea de compras Caractersticas de los recursos humanos del departamento de compras El Manual de Compras Coordinacin y comunicacin del departamento de compras con las dems reas de la empresa. ESTRATEGIAS DE COMPRAS Aspectos Generales Sistemas de Inventarios Tipos de compra 45. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH DESARROLLO DEL TEMA Los principios de la organizacin aplicados al departamento de compras Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atencin en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operacin. Para que se logre obtener una adecuada organizacin de ste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, adems, debe existir una excelente coordinacin del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar. Para que se de la coordinacin necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicacin del departamento dentro de la estructura de la organizacin, la centralizacin o descentralizacin de actividades, la sencillez de la organizacin propia del departamento, la armona con la que se trabaje en relacin con los dems departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia. Los principales tipos de organizacin en un departamento de compras son: 1. Organizacin lineal; Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en lnea descendente, como una caracterstica de un crecimiento vertical de la organizacin. 2. Organizacin funcional; Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administracin cientfica, basada en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Direccin deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mnimo de funciones posible. As, cada persona que dirija, lo har slo sobre una sola operacin principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan. 46. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 3. Organizacin de lnea y staff; Este tipo de organizacin se utiliza como apoyo a la organizacin lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada funcin, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la funcin que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instruccin del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarqua piensan que ellos conocen ms del problema que los especialistas. Ubicacin del rea de compras dentro de la estructura de la organizacin La ubicacin del rea de compras dentro de una empresa vara de acuerdo a la importancia de sta, y a las necesidades y organizacin de cada una de ellas, y a cmo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en funcin del tamao de la empresa. En algunas empresas, los departamentos de compras y produccin estn estrechamente relacionados debido a que la funcin que se considera primordial es la de abastecer a la produccin. El departamento de compras puede reportar a la Direccin Comercial si se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las compras, a la Contralora como parte de la administracin especial de las compras o directamente a la Direccin General, cuando sea necesario mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le d al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesora, adems, debe contar con la misma libertad de accin que los dems departamentos de la empresa. 47. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Centralizacin y descentralizacin del servicio de compras Estos dos aspectos de las compras podran darse separados y en grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, tambin en grado parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea ms comprensible la funcin que se realiza en cada caso: 1. Las compras centralizadas, son aquellas en las que un departamento de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, repuestos o servicios; para lo cual requiere de personal especializado y competente. 2. Las compras descentralizadas son aquellas que son efectuadas directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales comprados, lo cual en ocasiones es ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, adems, de tener un intercambio de informacin tcnica que a futuro pueda ser til para el desarrollo de sus funciones. Esta prctica tambin puede traer graves consecuencias debido a que habr productos que se utilicen en dos o ms departamentos y al comprarlos en pequeas cantidades reducir la posibilidad de negociar mejores precios o quizs se comprarn productos de caractersticas similares con calidades diferentes, etc. 3. Las compras centralizadas-descentralizadas, son las ms comunes en la mayora de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a que es ms prctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento, apegndose siempre a las polticas generales que para tal propsito deben estar establecidas en la organizacin. Estructura del rea de compras 48. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH El rea de compras as como todos los dems departamentos de una empresa, cuenta con responsabilidades, y las principales se comprenden en todas las operaciones que se llevan a cabo con los diferentes proveedores de la empresa y se dividen en dos clases: a) Responsabilidades del departamento de compras: 1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, Suministros y servicios de acuerdo a las necesidades de la empresa. 2. Entrevistar a los proveedores. 3. Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores. 4. Cotizar los precios, establecer tiempos de entrega, medios de transporte, 5. Condiciones de pago, etc. 5. Seleccionar el mejor proveedor y efectuar el pedido. 6. Establecer condiciones de embarque y recibo. 7. Vender los materiales de deshecho y obsoletos. 8. Observar correctamente las regulaciones del gobierno. Las anteriores responsabilidades del departamento de compras son solo algunas de las ms importantes, y quizs la ms importante sea la de localizar y seleccionar a los proveedores; lo cual puede realizar, consultando folletos, entrevistando a los agentes de ventas de los posibles proveedores, por medio de Internet, revistas exclusivas de comercializacin, peridicos y el directorio telefnico. Para adquirir confianza en los proveedores, es necesario visitarlos en sus instalaciones y cerciorarse de que tengan la capacidad y el equipo necesarios para 49. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH cumplir con los requerimientos establecidos, de no ser as, el cliente podr hacer las observaciones pertinentes para que mejore, lo cual reforzar la relacin entre ambos. En la seleccin del proveedor se deben considerar todos los factores que giran alrededor de la compra misma siendo la funcin del departamento de compras, actuar como un juez. Por lo que respecta a los materiales sobrantes y obsoletos, la cantidad y el valor de estos vara de acuerdo a su origen, y es responsabilidad del rea de compras de venderlos, con el propsito de generar utilidades a la empresa. b) El departamento de compras tiene otras responsabilidades tales como: Tomar la decisin de; Si se compra un articulo o se produce; esto significa, evaluar qu es mejor, si se fabrica o se manda fabricar un articulo que se necesita en el proceso de produccin, basndose en el costo que esto represente, y se elegir la opcin que mejor convenga a las necesidades de la empresa. En el caso de hacerlo en la propia empresa, se ahorra el pago de la utilidad del proveedor, y permite tener un mejor control y efectuar los cambios que pudieran ser necesarios en el diseo. El comprar los artculos ya fabricados puede ser ms barato que fabricarlos, sobretodo si se trata de artculos de temporada, en los cuales se correra el riesgo de que se quedara inventario, tambin se ahorra tiempo de operacin, el cual se puede utilizar en alguna otra necesidad de la produccin o en la especializacin de la misma operacin. Para tomar una decisin con relacin a comprar artculos ya hechos o mandarlos hacer, se debe efectuar un estudio minucioso en cuanto a la optimizacin de costos y la obtencin de beneficios a largo plazo, de la decisin que se tome, tambin se darn cambios en cuanto a las utilidades. Cuando se trata de la compra de equipo usado, es responsabilidad del departamento de compras hacer un estudio en cuanto a costo, disponibilidad, confianza que sta pueda dar, necesidades de capacitacin para el personal que operar dicho equipo, 50. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH tiempo de vida til probable, disponibilidad de repuestos en el mercado, transporte, etc. Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la dinmica de sus funciones, se observa que no es fcil adaptar una estructura en comn para todos los departamentos de compras de las diferentes empresas, lo cual implica que dicha organizacin sea una combinacin de los tres sistemas; lineal, funcional o de comits, de acuerdo a los fines que se traten de alcanzar. Existen ciertos principios que se deben tener en cuenta al estructurar el departamento de compras: 1. Un jefe debe tener un mbito de control sobre sus subordinados, para verificar que se realicen las funciones de acuerdo a los planes establecidos. El nmero de subordinados no debe de ser mayor de 7. 2. La especializacin es otro principio que debe de llevarse a cabo, y consiste en asignar a cada grupo o individuo, obligaciones y actividades de carcter similar, lo cual ser benfico para el logro de la eficiencia, tomando en cuenta siempre la cantidad de actividades de acuerdo a la planeacin. La responsabilidad de un jefe en cuanto a la actuacin de sus subordinados es absoluta y debe de estar en equilibrio con su autoridad, la cual puede delegar de acuerdo a los resultados que espera por parte de sus subordinados. En empresas pequeas, el departamento de compras puede estar constituido por una sola persona, en las grandes empresas se llega a tener subdivisiones en lneas especializadas en ste departamento, de acuerdo a las necesidades y al tamao de la empresa. 51. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH La organizacin tcnica de las compras propone, confiar al departamento de compras la funcin de administracin as como la de compras especficamente. La funcin de administrar se refiere a: La iniciativa, capacidad intelectual, honradez, habilidad para organizar, responsabilidad, etc., caractersticas que debe tener un gerente de compras. Adems, este debe ser perspicaz al tratar con agentes vendedores y con el personal de la empresa para la cual labora, previsor en el sentido de pronosticar las necesidades de la empresa, cambios en el mercado y dentro de la propia empresa y, adems, debe tener la capacidad de aprender a travs de la experiencia y no dejar de hacerlo. Caractersticas de los recursos humanos del departamento de compras Dependiendo del tamao de la empresa ser el tamao del departamento de compras, en las empresas medianas, este departamento puede estar constituido por un gerente o jefe de compras, una secretaria, uno o dos compradores, y posiblemente un mensajero. El reclutamiento del personal del rea de compras es siempre preocupante, debido a que se debe buscar personal con experiencia para ejecutar funciones especficas, esto en el caso de jefes de seccin. Jefe de compras Deber disponer de la autoridad moral, de la fuerza de persuasin, y de la amplitud de horizonte necesaria para ser aportador en las decisiones de direccin general de 52. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH la empresa. Proporcionalmente a su participacin en stas, es decir, en funcin al peso actual de sus compras. El jefe de compras puede ser un antiguo comprador, cuyo nivel intelectual le permita ser libre de complejos respecto a los mandos superiores, a los que, al convertirse en jefe deber dirigirse en igualdad de jerarqua. Tambin deber ser un excelente animador para sus compradores, motivndolos a trabajar en beneficio de la empresa, buscando mejores precios, calidad y servicios en las compras, para satisfacer a sus clientes internos. Gerente de Compras Existen ciertas recomendaciones que se deben tomar en cuenta tales como: 1. Debe ser una persona que cumpla con la funcin de servicio hacia todas las reas de la empresa 2. Debe esforzarse al mximo a conseguir los objetivos de la organizacin, aplicando las polticas establecidas. 3. Sus conocimientos deben de ser amplios en cuanto a produccin, almacenes, control de inventarios, control de calidad, contabilidad, finanzas 4. Debe ser creativo, inteligente, de fcil comunicacin y tener una imaginacin abierta para interpretar fcilmente cualquier situacin que se presente, con el fin de que pueda enfrentar los retos que se le presenten durante el desempeo de sus funciones. El gerente de compras no deber contraer compromisos verbales al comprar materiales, a menos que tenga aprobada la una requisicin para la compra y el precio de compra definido, adems de la aprobacin del rea solicitante. Para ser un ejecutivo, el gerente de compras debe de conocer lo que sucede dentro de la propia empresa; desde las necesidades de produccin hasta los objetivos generales de la organizacin. Debe ser un excelente canal de comunicacin para 53. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH todo el personal dentro de la empresa, con la finalidad de estar bien informado de las necesidades de todas las reas y departamentos. Finalmente, debe estar consiente de la responsabilidad que se le a otorgado por parte de la empresa y deber desarrollar al mximo sus habilidades y experiencia para lograr los objetivos planeados. La funcin del comprador dentro de la empresa, es catalogada como muy amplia, ya de alguna forma se relaciona con todos los departamentos dentro de la empresa. El reclutamiento de un comprador especializado es difcil debido a la escasez stos, y es por eso, que debe ser estimulado y reconocido por los niveles superiores dentro de la empresa, porque, un comprador tiene en innumerables ocasiones la necesidad de tomar decisiones respecto a la adquisicin de bienes, y una simple decisin puede ser motivo de ahorro econmico para la empresa. Por lo mismo, debe ser apoyado en sus decisiones, adems, debe estar bien remunerado en respuesta a su esfuerzo y constancia. Un comprador no debe ser un malvado que torture a los vendedores y los trate con rudeza, tampoco debe menospreciarlos ante sus jefes, ese tipo de compradores debe pasar a la historia, aunque se aprende mucho ellos no es el tipo de comprador que se necesita en la actualidad, ahora se necesitan compradores capaces de combatir con inteligencia, perseverancia y tenacidad. Un comprador no puede ser una persona de carcter explosivo e impaciente, ms bien debe ser dinmico, emotivo - sin dejarse impresionar -, intuitivo, buen negociador y paciente. El perfil mayoritario de un comprador es el de un hombre maduro, de 40 aos aproximadamente, equilibrado, que sabe escuchar, honrado, tenaz, ordenado, de gran memoria y capacidad de trabajo. 54. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Un buen comprador debe identificarse con su empresa y conocer totalmente las necesidades de todas las reas a las que l presta servicio. En beneficio del comprador, se establece que debe contar con un tiempo razonable para cada negociacin, el cual, l mismo establecer en funcin de la carga de trabajo. Siempre y cuando disponga de tiempo el comprador podr planear sus negociaciones, en caso contrario, es posible que caiga en precipitaciones debido a la carga de trabajo en el servicio lo cual puede traer graves consecuencias econmicas a la empresa, por tal motivo, es necesario distribuir de una manera eficaz las funciones no solo de los compradores sino de todo el personal dentro del rea de compras. La Secretaria del departamento de compras Es ms bien un asistente del gerente del rea, y debe de estar capacitada de acuerdo a las necesidades de la empresa, debido a que ser un soporte muy importante para el gerente, en la bsqueda de buenos resultados con el fin de lograr los objetivos del departamento y como consecuencia los objetivos de la empresa. En teora sus funciones son: 1. Recibir, revisar, registrar y turnar al jefe de compras, las requisiciones. 2. Elaborar rdenes de compra, efectuar modificaciones a las mismas y distribuir las copias a los departamentos afectados, 3. Atender llamadas telefnicas. 4. Realizar comunicaciones. 5. Recibir proveedores. 6. Recibir cotizaciones, registrarlas y turnarlas al comprador. 7. Recibir muestras y folletos en general. 8. Efectuar y actualizar catlogo de proveedores. 9. Archivar y actualizar informacin histrica de proveedores. 55. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 10. Transcribir los distintos comunicados. 11. Efectuar labores administrativas y actualizar controles de compras. Tericamente las anteriores son las funciones que debe realizar una secretaria del departamento de compras, aunque, en la actualidad se ha convertido como ya dijimos, en un asistente del gerente, y gracias al avance tecnolgico en computacin, muchas funciones que ella debera realizar las realiza el mismo comprador. La evaluacin de los recursos humanos del departamento de compras raramente se lleva a cabo de una manera eficiente, debido a que cada integrante del departamento tiene funciones totalmente diferentes, adems, estn tan ocupados en sus funciones que en ocasiones ni siquiera se les nota dentro de la empresa y, por consiguiente, es muy comn que algunos funcionarios de la empresa ni siquiera sepan como trabaja el departamento de compras, y no es sino hasta cuando requieren de algn servicio de dicho departamento, que se dan cuenta de la realidad de la importancia del departamento de compras. El costo de operacin y salarios del departamento de compras, es a menudo de menos de 1% del global de las compras efectuadas y es alrededor de un 0.5% del total de las ventas de la empresa, entonces, a quin le llamara la atencin evaluar el desempeo de dicho departamento. Sin embargo, el departamento de compras es uno de los ms importantes dentro de la organizacin de cualquier empresa. 56. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH El Manual de Compras El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como gua del departamento de compras, en el se describe la organizacin del departamento y la definicin de las operaciones que en el se desarrollan. El manual de compras debe apegarse a los lineamientos del manual general, y debe funcionar de acuerdo a los aspectos que comprende con el propsito de acrecentar la eficiencia de la operacin por medio de la definicin de responsabilidades de cada puesto, acciones a seguir de acuerdo a las polticas y debe contener las instrucciones de las operaciones a desarrollar, con lo cual se convierte en un compendio de consulta para resolver problemas propios de la operacin del departamento de compras. Integracin del Manual de Compras 1. Introduccin 2. ndice 3. Objetivos Generales 4. Organizacin 5. Polticas 6. Procedimientos 7. Instrucciones Tcnicas 8. Circulares y/o boletines 1. Introduccin 57. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH En esta seccin se incluye una breve descripcin de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, as como contar con una gua de organizacin y operacin de compras. 2. ndice Es conveniente establecer un ndice, ya sea formado de a cuerdo a la materia, por numeracin progresiva general o por numeracin particular la ventaja del ndice permite una rpida localizacin de la publicacin deseada. 3. Objetivos Generales Establecer los objetivos generales del manual de compras 4. Organizacin En esta parte se describe toda informacin relativa a los lineamientos integrantes de la misma como ser: a. Organigrama de la empresa b. Organigrama del departamento de compras c. Personal del Departamento de compras (Perfiles de puestos) d. Asignacin de responsabilidades 5. Politicas Esta seccin est destinada a incluir exclusivamente todas las polticas emanadas por la gerencia en las que algunos casos sern preparadas en coordinacin con los representantes de las reas que integran la misma gerencia. 6. Procedimientos 58. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH En esta seccin se presenta la parte mas abundante del manual de compras ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones tratando de simplificar y orientar las labores respectivas. Diagramar del proceso de compras 7. Instrucciones Tcnicas Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren mtodos de operacin y estn delimitadas a cubrir los aspectos de un rea o parte especfica. 8. Circulares y boletines Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicacin general al personal del departamento de compras tales como medidas disciplinarias y administrativas, as como instrucciones concretas sobre determinados trmites de coordinacin con otros departamentos o reas de la empresa esto es a lo que concierne a circulares. En cuanto a boletines se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trmites o aspectos que deben conocer para evitar confusiones. Estos debern ser incluidos en el manual de compras con la finalidad de que el personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que as se requiera Coordinacin y comunicacin del departamento de compras con las dems reas de la empresa 59. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH El Gerente de Compras debe de tener excelentes relaciones con los dems gerentes responsables de las distintas reas de la empresa y que son clientes del departamento de compras. Principalmente el departamento de compras tiene relaciones con los departamentos de contabilidad, produccin, ventas, control de calidad, almacenes e ingeniera. El departamento que ms utiliza los servicios de compras es el de produccin. De acuerdo a los planes de produccin y ventas, el departamento de compras podr establecer su plan propio para la adquisicin de materiales. ESTRATEGIAS DE COMPRAS Aspectos Generales Despus de que se ha definido la calidad de los materiales que sern utilizados en la manufactura de los productos, es necesario planear las cantidades de dichos materiales, con el fin de negociar las compras, buscando siempre realizarlas a un costo ptimo que permita reducir los costos de la inversin que ha de efectuarse. Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas las compaas siendo estos: 1. Existencias actuales en almacn 2. Fecha planeada para su utilizacin 3. Grado de obsolescencia 4. Costos de transporte y manejos 5. Costo de la compras 6. Precios que se pueden lograr al comprar por volumen 7. Condiciones en que se encuentra el mercado actual de los materiales a comprar y, 8. Los plazos de entrega 60. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH Si se tiene una buena planeacin en cuanto a produccin, ser fcil establecer tiempos de entrega reales y as abatir costos. Cuando no se cuenta con lugares suficiente , adems posiblemente se tendr que comprar en cantidades pequeas. El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un factor que ocasione incompetencia en el mercado por tener que vender muy caros los productos finales. Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a cambios en los procesos de manufactura, los cuales se dan generalmente por cambios en la tecnologa, pueden ser factor de perdida para la empresa y es un factor que se debe tomar en cuenta al momento de planear la cantidad a pedir. Sistemas de Inventarios El termino inventario tiene diversas aceptaciones, segn la aplicacin que se le de. Para una empresa industrial implica que su inventario esta formado por materias primas, productos en proceso y productos terminados, mientras que para una empresa comercial implica mercadera existente. Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas Generalmente son la partida mas grande del activo, la adquisicin, distribucin y retencin de los inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de mercancas compradas para volverse a vender, mercancas que forman parte del rengln del activo circulante.. Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar debidamente la utilidad a travs del proceso de enfrentar los costos apropiados para los ingresos. Visto ahora desde el departamento de compras, el responsable le preocupa la poltica que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas, calidad, numero de unidades existentes etc., que estn relacionadas con el volumen de produccin. 61. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de produccin a largo, mediano y corto plazo, al igual que una buena programacin de la produccin y los mtodos de control Un sistema de control amplio e integrado que incluya el planeamiento, la programacin y el control de la produccin, ha de tener una estrecha relacin con otras actividades del proceso administrativo, como movimiento de caja, presupuesto financiero y pronostico de ventas. Ningn sistema de control de inventario eliminar los faltantes en las existencias. Las tcnicas nicamente ayudan a aproximarse cuanto sea posible a una simulacin de la realidad del mundo. Lo que mas contribuye a la administracin eficaz del inventario es la funcin del departamento de compras. La clasificacin de inventarios se basa en el tipo de material que almacenan por lo que tenemos las siguientes clasificaciones. 1. Suministros. Artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de fbrica. 2. Materias primas. Material en bruto en un trmino relativo, pues es el contenido principal que utilizar a futuro en producto fabricado por la empresa. Son los bienes que no se les ha aadido ningn factor o componente en la fbrica en que se hallan. 3. Productos en proceso. Aquellos que estn en perodos de transformacin, antes de convertirse en productos terminados, y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos. 62. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH 4. Materiales de produccin. Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fbrica y almacenadas para su uso futuro. 5. Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la produccin de la compaa, pero que no llegan a formar parte integrante de los mismos productos. 6. Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su venta y entrega a los clientes. 7. Mercancas en trnsito. Se refiere a las mercancas adquiridas por la empresa, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren fsicamente en sus almacenes. 8. Mercancas en consignacin. Son las que se han enviado con el objeto de buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas. 9. Mercancas en depsito. Son las que se han entregado para su custodia en algn almacn de depsito y se encuentran amparadas con el certificado de depsito respectivo. Se encuentran, en algunas ocasiones, como garanta de un prstamo obtenido, por lo que se les llama tambin mercancas pignoradas. 10. Artculos obsoletos. Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparacin usadas provenientes de la produccin y mquinas reconstruidas. Son objetos para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de inversin pasada. 63. GESTION DE COMPRAS VED / UMH PROHIBIDA LA REPRODUCCION DE ESTE DOCUMENTO SIN AUTORIZACION DE VED/UMH A medida que crecen los negocios y se trata de administrar en forma cada vez ms cientfica, los gerentes encuentran ms complejos y ms grandes sus problemas, as como una mayor presin en la toma de decisiones. Las decisiones por intuicin ya no compiten con las que ahora toman los directivos modernos, que se basan en el examen de hechos reales a travs de datos oportunos, del estado de sus negocios y mediante el anlisis tcnico y matemtico de sus operaciones. Valuacin de inventarios. Existen cuatro mtodos de valuacin de inventarios: Identificados o Histricos, P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas), Promedios, y U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas). P.E.P.S. P.E.P.S. El mtodo de Primeras Entradas Primeras Salidas funciona como su nombre, es decir, lo primero que entra es lo primero que sale, pero no en unidades, sino en valores. Para realizar tal mtodo en valores, son los costos los que se van aplicando de conformidad al orden en que se fue comprando la mercanca. El costo unitario a que se efectu la primera compra es el costo que se deber aplicar a la primera venta hasta agotar el lote. Una vez terminada la venta, entonces se aplicar como costo unitario de la mercanca vendida el correspondiente a la siguiente compra. Tomemos como ejemplo que la compra del artculo X el 1 de enero cost Lps.50.00 c/u y la cantidad comprada fueron 10 piezas. El 1 de febrero se compraron 5 piezas a Lps. 60.00 c/u. El 15 de febrero se vendieron 12 piezas a Lps.150 c/u. Se puede observ