plan de auditoria administrativa a la gestion de compras

8/16/2019 PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA GESTION DE COMPRAS

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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELALA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALESDIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS

ESPECIALIZACION EN CONTADURIA PÚBLICAMENCIÓN: AUDITORIA

PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA GESTION DE COMPRAS DELHOSPITAL COROMOTO,

EN LA CIUDAD DE MARACAIBO, ESTADO ZULIA

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARAOPTAR AL GRADO ACADÉMICO DE ESPECIALISTA EN CONTADURIA PÚBLICA,

MENCIÓN: AUDITORIA.

MARACAIBO, OCTUBRE 2012

AUTORA:

Lcda. ROMERO, Walquidia

C.I: 7.865.000

TUTOR:

Lcdo. HERRERA, Diego Mgsc. Esp.


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RECONOCIMIENTO

Quiero reconocer la contribución de todas las

personas que de un modo u otro participaron para

lograr con éxito la entrega de este trabajo.

A mi tutor el Lcdo. Diego Herrera Mgsc. y Esp. ,

por su invalorable disposición y valiosos

conocimientos que guiaron los esfuerzos

metodológicos y de contenido en este trabajo.

A todos aquellos que de una u otra forma me

ayudaron a conseguir esta nueva meta… mi mayor

reconocimiento…

Walquidia Arisquel Romero Díaz.


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AGRADECIMIENTO

A Dios Padre Todopoderoso…por concederme la saludy la fortaleza necesaria parta seguir adelante y por

permitirme realizar este sueño.

A mis padres: Cruz que está en el cielo guiando mis

pasos y Chiquinquirá…el tesoro más grande de mi vida,

quienes me dieron el máximo apoyo, comprensión y

amor para alcanzar esta meta. “

“ De ellos es mi triunfo”

A mis hermanos: Wolfgang, Chiquinquirá (Chinquita),

José Gregorio (Cheo), y Leonardo (Leo), quienes me

brindaron su apoyo y con quienes he compartido los

mejores momentos de la vida.

A mis cuñados (a): Adelis, Meudys y Karina que estimo

y respecto.

A mis sobrinos(a): Wolfgang Albenis, Laura Elena,

Fangnifell, Ana Gabriela, Mayela, José Alejandro,

Gerardo y Luís Miguel, por lo que representan para mí.

A la vida que tanto me ha dado…….”A todos Gracias”

Walquidia Arisquel Romero Díaz


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DEDICATORIA

A mis amigos y compañeros de estudios: Jeniree,

Hernán, y Carmen quienes me acompañaron durante

toda la ardua tarea de este trabajo, por brindarme su

amistad incondicional y con quienes compartí buenos

y malos momentos.

A mis compañeros de trabajo y amigos de siempre:Karina, Belkis, Gregoria, Nelly, Davalillo, José Luís,

Ana Rosa, Nardilis, Dionka, Carolina, Víctor, Mary

Carmen, Gabi, Sra. María y Sra. Belis, por su apoyo

y comprensión.

A mi profesora Adriana Morón, por ser un gran aporte

en mi formación profesional.

A mis profesores y compañeros de ayer, hoy y

siempre, les dedico este trabajo por el afecto que me

brindaron.

Walquidia Arisquel Romero Díaz


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ÍNDICE DE CONTENIDO

Pp.

INTRODUCCIÓN............................................................................................... 20

CAPÍTULO I. EL PROBLEMA........................................................................... 22

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................ 22

1.1. Formulación del Problema............................................................... 25

1.2. Sistematización del Problema............................................................... 25

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.......................................................... 26

2.1. Objetivo General.................................................................................... 26

2.2. Objetivos Específicos............................................................................. 26

3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN................................................... 26

4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.................................................... 28

4.1. Delimitación Temporal........................................................................... 28

4.2. Delimitación Espacial........................................................................... 28

4.3. Delimitación Poblacional........................................................................ 28

4.4. Delimitación Contenido.......................................................................... 28

5. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN.................................................... 28

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO.................................................................... 301. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN................................................. 30

2. BASES TEÓRICAS....................................................................................... 32

2.1. Auditoria. Definición……………………………………………………….. 33

2.2. Objetivos…………………………………………………………………….. 34

2.3. Tipos De Auditoria………………………………………………………….. 35


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Pp.

2.4. Proceso de la Auditoria ……………………………………………………. 38

2.5. Clasificación de la Auditoria………………………………………………. 39

2.6. Características de la Auditoria Administrativa……….………………… 42

2.7. Auditoria Administrativa. Definición…………………………………….. 44

2.8. Objetivos de la Auditoria Administrativa................................................ 45

2.9. Funciones de la Auditoria Administrativa………………………………. 46

2.10. Beneficios de emplear la Auditoria Administrativa……………............. 47

2.11. Tipos de Auditoria Administrativa………….………………………….. 48

2.11.1. Auditoria Procesal….................................................................... 48

2.11.2. Auditoria Funcional………………………………………..…….. 48

2.11.2.1. Auditoria de Compras y Abastecimiento..……………………… 48

2.11.3. Auditoria Analítica…….…………………………………………… 49

2.11.4. Auditoria del medio ambiente……………………………………… 49

2.12. Fases del proceso de Auditoria Administrativa……………………….. 49

2.13. La Auditoria en la empresa pública………………….…………………. 51

2.14. Control Interno. Definición…….......................................................... 52

2.15. Características del Control Interno.................................................... 53

2.16. Objetivos del Control Interno………………….………………….…… 552.17. Elementos del Control Interno…………………..……………………… 57

2.18. Proceso Administrativo. Definición………........................................... 59

2.19. Elementos del proceso Administrativo……….………………………. 62

2.20. Sistema de Compras…………………………………………………… 64

2.21. Estructura de Compras……………………………………………….… 66


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Pp.

2.22. Objetivos de la Función de Compras………………………………..… 67

2.23. Funciones de las Compras………………….….………………………. 68

2.24. Importancia de la Función de Compras. …………………................... 68

2.25. Metas de las Compras …..……………………….………………………. 70

2.26. Selección de los Proveedores…………………………………………. 72

2.27. Indicadores de Gestión…………………………………………………. 74

2.28. Manuales Administrativos…….…………………………………………. 75

2.29. La Administración Deficiente……………………………………………. 76

3. BASES LEGALES………………………………………………………………… 76

3.1. Ley de Contrataciones Públicas de la República Bolivariana de

Venezuela

76

.3.2. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas de la República

Bolivariana de Venezuela

80

3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS………….................................... 85

4. SISTEMA DE VARIABLES...................................................................... 89

4.1. Definición Conceptual........................................................................... 89

4.2. Definición Operacional.......................................................................... 89

4.3. Cuadro de Operacionalización de la Variable...................................... 91CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO...................................................... 94

1. TIPO DE INVESTIGACIÓN...................................................................... 94

2. TIPO DE DISEÑO.................................................................................... 95

3 POBLACIÓN Y MUESTRA…...................................................................... 95


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Pp.

4. FUENTES, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

DATOS...............................................................................................................

97

4.1. Fuentes de Recolección de Datos..................................................... 97

4.2. Técnicas de Recolección de Datos……………………………………. 97

4.3. Instrumento……………………………................................................ 97

4.3.1. Validez del Instrumento…………………………….................... 98

4.3.2. Confiabilidad……………………………………………………….. 99

5. TABULACIÓN DE LOS DATOS............................................................... 99

6. TRATAMIENTO ESTADÍSTICO............................................................... 100

7. PROCESAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN......................................... 101

CAPITULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACION………………………. 104

1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS…….................... 104

2. PRESENTACION DEL PLAN…………………………………………………… 146

3. JUSTIFICACION DEL MODELO……………………………………………….. 147

4. PROPUESTA DE DISEÑO DEL PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 148

4.1. Fase de Identificación………………………………………………………….. 148

4.1.1. Estudio Preliminar……………………………………………………………. 148

4.1.2. Diagnóstico Preliminar………………………………………………………. 1484.2. Planeación………………………………………………………………………. 149

4.2.1. Planeación…………………………………………………………………… 149

4.2.2. Programación……………………………………………………………........ 152

4.3. Fase de Desarrollo……………………………………………………………... 157

4.3.1. Obtención de los datos………………………………………………………. 157


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Pp.

4.3.2. Análisis de los datos…………………………………………………………. 157

4.3.3. Informe de auditoria…………………………..…………………………….. 158

4.4. Fase de Seguimiento. Implantación de recomendaciones………………… 162

5. CONCLUSIONES…………………................................................................. 163

6. RECOMENDACIONES…………................................................................... 166

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................. 167

ANEXOS…………………………………………………………………………….. 171


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LISTA DE CUADROS

Cuadros Pp.

1. Proceso Administrativo como sistema abierto….………………… 60

2. Proceso administrativo como medio de ejecución de la estrategia

empresarial………………………………………………………………

61

3. Proceso Administrativo en los Diversos Niveles de la Empresa….. 61

4. Elementos en las decisiones de las compras………………………. 71

5. Rango de Contratación…………………………………………….... 79

6. Cuadro de operacionalización de la variable………………….….. 91

7. Entes de Información……………..…………………………………. 96


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LISTA DE TABLAS

Tabla Pp.

1 El Departamento de Procura cumple con los objetivos a corto plazo

establecidos en el Hospital Coromoto…………………………………………

104

2 El Departamento de Procura cumple con los objetivos a mediano plazo


105

3. El Departamento de Procura cumple con los objetivos a largo plazo


106

4. Se cumplen las políticas establecidas por el Departamento de Procura del

Hospital Coromoto…………………………………………………………

106

5. Se aplican los procedimientos establecidos por el Hospital Coromoto, en elDepartamento de Procura……………………………………………………

107

6 El Departamento de Procura realiza una planeación en base a los objetivos

generales del Hospital Coromoto…………………………………

108

7. El Departamento de Procura realiza una planeación en base a los objetivos

específicos del Hospital Coromoto………………………………….

109

8. El Departamento de Procura elabora los planes con tiempo suficiente para

cumplir con los compromisos de la empresa…………………………

109

9. El Departamento de Procura lleva a cabo una programación de las

compras de insumos/fármacos/materiales de consumo alto………………..

110

10. El Dpto. de Procura lleva a cabo una programación de las compras de

insumos/fármacos/materiales de pequeño volumen…………………………

111

11. Se consiguen cotizaciones y se efectúan análisis de precios……………... 112

12. Se consiguen cotizaciones y se efectúan análisis de condiciones de

crédito……………………………………………………………………………

113

13. Se consiguen cotizaciones y se efectúan análisis de tiempos de entrega... 114

14. Se efectúan análisis de la calidad de los proveedores que ofrecen los

insumos.

114

15. Se efectúan análisis en relación a la cadena de insumos/fármacos/

materiales que afecten la disposición oportuna de lo solicitado por el

Departamento de Procura………………………………………………………

115


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Pp.

16. ¿Se llevan a cabo trámites para la entrega y verificación del recibo de los

insumos/fármacos/ materiales?...................................................................

116

17. Utilizan informes del análisis de control de calidad como medida del

desempeño de los Analistas de Procura………………………………………

117

18. Se informa al Departamento de Procura, sobre cambios de ingeniería o

insumos/fármacos/ materiales que se hagan para evitar que se compre en

exceso…………………………………………………………………...........

117

19. Se informa al Departamento de Procura, sobre cambios de ingeniería o

insumos/fármacos/ materiales que se hagan para reducir al mínimo lo

caduco del inventario…………………………………………………………….

118

20. Hay coordinación entre el Departamento de Procura y el Departamento de

Contrataciones………………………………………………………………

119

21. Hay coordinación entre el Departamento de Procura y Presupuesto…… 120

22. Hay coordinación entre el Departamento de Procura y la Coordinación de

Almacenes………………………………………………………………………...

120

23. Hay coordinación entre el Departamento de Procura y la Coordinación de

Planificación y Gestión…………………………………………………………

121

24. Hay coordinación entre el Departamento de Procura y la Coordinación

General de Administración……………………………………………………..

122

25. Utiliza el Departamento de Procura planes y programas generales y/o

particulares para el desarrollo de las actividades encomendadas…………

122

26. Utiliza el Departamento de Procura una planeación vinculada con la

estrategia corporativa del Hospital Coromoto………………………………..

123

27. Utiliza el Departamento de Procura etapas de monitoreo y control paraformular los planes operativos………………………………………………….

124

28. El Departamento de Procura cuenta con manuales de organización que

contengan la descripción de las funciones desde la coordinación del

departamento hasta los analistas………………………………………………

125

29. El Departamento de Procura cuenta con suficiente personal para el

volumen de trabajo……………………………………………………..............

126


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Pp.

30. Se brinda capacitación permanente al personal del Departamento de

Procura……………………………………………………………………………..

126

31 La dirección del Hospital Coromoto dicta las pautas o lineamientos para

encauzar a la organización al cumplimiento de su objeto o atribución

fundamental. ……………………………………………………………………...

126

32 La dirección del Hospital Coromoto cumple con el propósito de integrar a la

organización en un contexto competitivo…………………………………..

127

33 La dirección del Hospital Coromoto asigna a cada puesto la suficiente

autoridad y responsabilidad para tomar decisiones…………………………..

128

34 Lleva el Departamento de Procura el control de los insumos/fármacos/

materiales comprados. …………………………………………………………..

130

35 Se aplican controles durante los procesos de adquisición de

bienes/insumos/fármacos/materiales durante el desarrollo de un proceso de

compras………………………………………………………………………...

130

36 Utiliza el Departamento de Procura una debida segregación de funciones

en los procesos de compra aplicados en el Hospital Coromoto…………….

131

37 Utiliza el Dpto. de Procura controles de mercado aplicable en los procesos

de compra………………………………………………………………………….

132

38 Existe determinación de responsabilidades en caso de actos de colusión

realizados en los procesos de compras por el Dpto. de Procura del Hospital

Coromoto………………………………………………………………

133

39 Son investigados los casos de fraude de corrupción………………………... 134

40 El Departamento de Procura lleva a cabo una verificación de solicitudes y/o

requisiciones…………………………………………………………………..

134

41 Cuentan con suficiente información las personas encargadas de autorizar

las solicitudes y/o requisiciones, para hacer una aprobación adecuada…...

135

42 Son devueltas las especificaciones técnicas descritas en las solicitudes por

no estar suficientemente claras……………………………………………

136

43 La orden de compra emitida por el Departamento de Procura del Hospital

Coromoto detalla precio/cantidad a comprar/ tiempos de entrega de los

insumos/materiales solicitados………………………………………………….

137


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Pp.

44 El Departamento de Procura lleva a cabo una verificación en relación al

tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un

insumo/fármaco/material y el proveedor despacha la orden de compra

respectiva…………………………………………………………………………..

137

45 El Departamento de Procura lleva una verificación del número de órdenes

de compra emitidas Vs. Ordenes de compra anuladas en períodos

determinados………………………………………………………………………

138

46 El Departamento de Procura efectúa una programación de tiempos de

entrega. ……………………………………………………………………………

139

47 El Departamento de Procura lleva a cabo una verificación del número de

órdenes de compra de un periodo cuyos plazos de entrega fueron

cumplidos……………………………………………………………………………

140

48 Se realizan devoluciones de insumos/fármacos/ materiales por no cumplir

las especificaciones solicitadas en las ordenes de compra…………………..

141

49 Se realizan análisis de indicadores de gestión para medir la gestión de

compras del Hospital Coromoto. ………………………………………………...

141

50 En base a los indicadores de gestión se realiza un control efectivo del

Departamento de Procura del Hospital Coromoto……………………………

142

51 En base a los indicadores de gestión se toman acciones correctivas en

forma oportuna. ……………………………………………………………………

143

52 El programa de pago está basado en un programa de compras…………….. 144

53 Efectúan análisis de vencimiento de cuentas para realizar los procesos de

pago en el Hospital Coromoto……………………………………………………

144

54 Están basados los pagos en el presupuesto establecido por el HospitalCoromoto…………………………………………………………………………….

145

55 Se emiten los pagos puntualmente……………………………………………… 146


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Romero, Walquidia. PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA GESTION DECOMPRAS DEL HOSPITAL COROMOTO EN CIUDAD DE MARACAIBO, ESTADOZULIA. La Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales.Programa de Especialización en Contaduría Pública. Mención Auditoria. Maracaibo,2012.

RESUMEN

El estudio estuvo dirigido a proponer un plan de auditoria administrativa a la gestión decompras del Hospital Coromoto, basándose en los planteamientos de Franklin (2007),Rodríguez (2007), Chiavenato, (2002), Catacora (1999), Gómez (1996), Pickle (1993).

La investigación fue de tipo descriptiva, de campo, con un nivel de complejidadaprehensivo. El diseño fue no experimental. La población estuvo constituida por un totalde 10 personas, todas pertenecientes al personal administrativo de la institución. Lamuestra es finita y accesible, porque son todos los miembros de la población, a quienesse les aplicó un cuestionario Likert, validado por cuatro (4) expertos con unaconfiabilidad de 0.94. Los datos fueron analizados con estadísticas descriptivas. Losresultados indicaron que el departamento de procura lleva a cabo una programación delas compras de pequeño volumen. Se constató que se consiguen cotizaciones y seefectúan análisis de precios y de condiciones de crédito, se verificó los trámitesrealizados del recibo de compras, generalmente cuentan con suficiente personal pararealizar sus operaciones y habitualmente se brinda capacitación al personal deldepartamento. Se verificó que existe una debida segregación de funciones en losprocesos de compra. Asimismo, cuentan con suficiente información las personasencargadas de autorizar las solicitudes y/o requisiciones, para hacer una aprobaciónadecuada e igualmente son devueltas las especificaciones técnicas descritas en lassolicitudes por no estar suficientemente claras. Se constató que efectúan análisis devencimiento de cuentas para realizar los procesos de pago y los mismos están basadosen el presupuesto establecido por la organización.

.

Palabras Clave: Auditoria Administrativa, Gestión, Eficacia, Eficiencia.

Dirección Electrónica: [email protected]


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Romero, Walquidia. ADMINISTRATIVE AUDIT PLAN TO PURCHASINGMANAGEMENT IN HOSPITAL COROMOTO EN CIUDAD DE MARACAIBO, ESTADOZULIA. La Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales.Programa de Especialización en Contaduría Pública. Mención Auditoria. Maracaibo2012.

ABSTRACT

The study was directed to propose a plan of administrative audit to the management ofpurchases of the Hospital Coromoto, being based on the expositions of Franklin (2007),Rodriguez (2007), Chiavenato, (2002), Catacora (1999), Gómez (1996), Pickle (1993).

The investigation was of type descriptive, of field, with an apprehensive level ofcomplexity. The design was not experimental. The population was constituted by a totalof 10 persons, all the belonging ones to the clerical staff of the institution. The sample isfinite and accessible, because they are all the members of the population, to whom therewas applied a questionnaire Likert, validated by four (4) experts by a reliability of 0.94.The information was analyzed by descriptive statistics. The results indicated that thedepartment of tries it carries out a programming of the purchases of small volume. Therewas stated that prices are obtained and there are effected analyses of prices and ofcredit conditions, one checked the steps realized of the receipt of purchases, generallythey possess sufficient personnel to realize his operations and habitually training isoffered to the personnel of the department. One checked that a due segregation offunctions exists in the processes of purchase. They also have enough information toauthorize persons responsible applications and / or requisitions for appropriate approvaland also the technical specifications are returned in the applications described asinsufficiently clear. Were found to perform analyzes on accounts due for paymentprocesses and these are based on the budget established by the organization..

Keywords: Management Audit, Management, Efficiency, Efficiency.

Dirección Electrónica: [email protected]


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INTRODUCCIÓN

Hoy en día las empresas tienen a su disposición muchas técnicas administrativas

que les permiten mejorar y ver crecer su rentabilidad. La Auditoria Administrativa,

también llamada diagnóstico de la operación, es una herramienta que siempre ha

estado a disposición de la Alta Gerencia para realizar cualquier análisis institucional

requerido, es por ello que el plan de auditoria administrativa propuesta en la presente

investigación proporcionará una guía de acción que conllevará a la optimización de

procesos en la gestión de compras del Hospital Coromoto, y proporcionará respuestas

ante la amenazas de la competencia o cambios en el mercado hospitalario. En función

de lo mencionado, este trabajo se estructura hasta los momentos en tres capítulos, los

cuales incluyen la siguiente configuración:

El Capitulo I, denominado el problema se enfoca en plantear los aspectos que

dieron origen a la problemática del estudio, especificando sus objetivos general y

específicos, la justificación y la delimitación de la investigación.

El Capitulo II, denominado Marco Teórico, expone los aspectos relacionados con

los antecedentes del estudio, especificando las bases teóricas y la definición de las

variables de estudio.

El Capítulo III identificado como Marco Metodológico, expone el tipo y diseño del

estudio, la descripción de la población de estudio, la técnica e instrumento de

recolección de datos, el análisis de la información y el procedimiento seguido en el

estudio.

En el Capítulo IV se analizan y exponen los resultados luego de la aplicación del

instrumento de recolección, con las conclusiones que correspondan dependiendo del

caso, además, se propone un plan de Auditoria Administrativa a la Gestión de Compras

del Hospital Coromoto, en conjunto con las recomendaciones desprendidas de la

investigación.


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CCC A A APPPÍÍÍTTTUUULLLOOO III

EEELLL PPPRRROOOBBBLLL EEEMMM A A A


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CAPITULO I

EL PROBLEMA

1. Planteamiento del problema.

Hoy en día, la gerencia de las empresas está dirigida hacia la globalización de los

procesos administrativos, esto con el fin de poder contar con una mayor eficiencia

interna y externa para llevar inevitablemente a las empresas a una mayor

competitividad.

Venezuela, enfrenta al igual que otros países de Latinoamérica uno de sus

momentos más difíciles, debe tomar decisiones importantes para su economía. Por otro

lado las empresas tanto públicas como privadas, se encuentran inmersas dentro de

esta situación, se ha demostrado la importancia de conocer la situación actual que

presentan las empresas, así como también, la capacidad de alcanzar las metas

propuestas, para el logro de ellas, dichas empresas están tratando de anticipar y

adaptarse a los cambios, aplican e implementan técnicas administrativas y recursos de

gestión que facilitan el funcionamiento de sus recursos de gestión que faciliten el

funcionamiento de sus sistemas, previenen posibles desequilibrios que afectan la

continuidad y el rendimiento de sus procesos.

Toda organización cualquiera que sea su tipo, requiere de una revisión y evaluación

para determinar los puntos que entrañan un peligro potencial o, por el contrario hacer

resaltar las posibles oportunidades favorables, reducir costos, eliminar desperdicios y

pérdidas innecesarias, observar los desempeños y evaluar la eficacia de los controles,

revisar planes generales y objetivos de la empresa.

En virtud del desenvolvimiento de las empresas, la administración puede llegar a

ser obsoleta si la gerencia de la empresa no renueva los métodos para lograr una

mayor eficiencia, perdiendo estabilidad para el desarrollo natural de sus objetivos.

Es muy importante, que la administración coordine para que la totalidad de las

funciones administrativas se lleven a cabo de una forma armónica, es necesario tener


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en cuenta lo siguiente: Una planeación anticipada, formulación de objetivos y políticas,

delegación de autoridad y responsabilidad para la obtención de resultados, sistemas y

procedimientos adecuados, así como una comparación y evaluación de los resultados

con objetivos predeterminados.

En todas las empresas, es necesario examinar la situación y detectar las

verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o

seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y según sea quien lo aplique, el

método a utilizar será diferente, también variará la profundidad del análisis,

dependiendo del objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar una

revisión, análisis y evaluación sistemática e integral de los problemas, sus causas y las

posibles soluciones.

En este orden de ideas, los estudiosos de la materia administrativa se han valido de

estrategias que les permitan hacer revisiones periódicas, entre ellas existe la auditoria

administrativa, la cual ha resultado muy valiosa e importante en cuanto a evidenciar lo

eficiente que están siendo sus controles.

Según el autor Gómez, (1992, p.1 - 8), nos dice “es una revisión crítica de todos lossistemas y procedimientos utilizados por la organización, para realizar sus actividades y

alcanzar sus objetivos con objetivos con eficiencia”.

De tal modo, que la auditoria administrativa, es aquella que permite a cualquier

empresa u organización, ejecutar sus tareas y labores y alcanzar sus objetivos en un

mínimo de consumo de tiempo, esfuerzos y recursos, así como lograr una mayor

eficiencia y productividad y nos conlleva a obtener un panorama integral de la situación

de la empresa.

Asimismo, el autor Fernández, (2005, p 14), explica lo siguiente, ¨es la revisión

objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con

base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la

participación individual de los integrantes de la institución¨.

Es decir, con un adecuado plan administrativo se logra conocer lo elementos


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básicos y necesario de la organización para lograr la satisfacción a todo nivel, inclusive

del nivel más alto al más baja en la escala empresarial y sacar ventajas a las

oportunidades y desventajas que se presenten para elegir y diseñar las mejores

estrategias para enfrentarla en un momento determinado.

Las organizaciones se han visto en la necesidad de realizar un examen critico de

sus áreas fundamentales con el propósito de alcanzar los objetivos propuestos, entre

ellos los de abastecimiento oportuno y cumpliendo con todas las reglamentaciones

existentes al respecto.

Para poder manejarse en este mercado las organizaciones pertenecientes al Sector

Hospitalario deben saber administrar sus negocios y especialmente el Hospital

Coromoto, el cual es una entidad con una vida útil muy larga en el mercado, este debe

implementar las fortalezas necesarias para mantenerse en el tiempo como una

organización, no sólo por su prestigio médico sino por la calidad en los procesos

administrativos.

La gestión de compras en las instituciones públicas abarca tanto el departamento

de compras como el departamento de contrataciones, el cual en el Hospital Coromoto

es relativamente nuevo dentro de la organización, debe regirse por la ley y reglamento

de contrataciones, el cual establece una serie de artículos, entre ellos por ejemplo, que

se debe tener de 3 a 5 cotizaciones para poder procesar la compra, esto para ciertos

insumos tales como los que se utilizan en las cirugías y en el laboratorio, representa un

gran problema, por lo cual este solo proceso provoca un retraso, trayendo como

consecuencia que el inventario sea insuficiente para la gran demanda que se maneja en

el hospital, ya que los servicios que actualmente se ofrecen son de manera gratuita a

toda la comunidad, bajo el amparo económico de la casa matriz PDVSA.

Por otro lado, las restricciones existentes en materia económica, tales como las

dificultades para adquirir divisas, hace que los proveedores los cuales prestan sus

servicios al hospital, se les hace cada día mas difícil el adquirir los insumos necesarios

para la venta, lo cual trae como consecuencia que se compre para el momento, pero nose mantenga un nivel optimo de inventario, de manera tal, que el proceso no se haga a


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la carrera sino que se cumpla un procedimiento administrativo idóneo para la gestión

de compras.

En ese mismo orden de ideas, existe la costumbre de realizar los procesos de

gestión de compras por el departamento de compras y no por el departamento de

contrataciones, ya que el personal es nuevo y adolece de experiencia en el manejo de

elaboración órdenes de compra, trayendo como consecuencia que un departamento

esta más saturado de trabajo que otro. Las compras no se canalizan por un solo canal,

como debería ser a través de los almacenes principales, sino que todas las áreas, tales

como Unidad de Cuidados Intensivos Adultos, Unidad de Caumatologia solicitan

insumos/ fármacos al Departamento de Compras sin una debida planeación y

organización.

Por lo tanto, esta investigación responde a la problemática expuesta, de proponer el

fundamento y contenido del plan de auditoria administrativa a la gestión de compras

para corroborar como funcionan las partes que conforman el todo, con el fin de analizar

las posibles fortalezas y debilidades que puedan existir en el proceso, y así contar con

información veraz para la toma de decisiones.

1.1. Formulación del Problema

La problemática antes expuesta, conduce a la formulación de la siguiente

interrogante, que sirve de fundamento y apoyo a la realización del presente estudio.

¿Cómo se diseña un plan de auditoria administrativa, a la Gestión de Compras del

Hospital Coromoto, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia?

1.2. Sistematización del Problema.

Para responder a la pregunta antes señalada, es fundamental cumplir en principio,

con la resolución de las siguientes interrogantes:

¿Cómo se describe las fases del proceso de auditoria administrativa en la gestión

de compras, del Hospital Coromoto, de la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia?


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¿Cómo se caracteriza el proceso administrativo de la gestión de compras, del

Hospital Coromoto?

¿Cuáles son los indicadores de la eficiencia y la eficacia en la gestión de compras,del Hospital Coromoto?

¿Cómo es el plan de auditoria administrativa a la Gestión de Compras del Hospital

Coromoto, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia?

2. Objetivos de la Investigación

2.1. Objetivo General.

Diseñar un Plan de Auditoria Administrativa a la Gestión de Compras del Hospital

Coromoto, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia.

2.2. Objetivos Específicos.

1. Describir las fases del proceso de auditoria administrativa de la gestión de

compras del Hospital Coromoto.

2. Caracterizar el proceso administrativo de la gestión de compras, del Hospital

Coromoto.

3. Analizar los indicadores de la eficiencia y la eficacia de la gestión de compras

del Hospital Coromoto.

4. Proponer un plan de auditoria administrativa a la gestión de compras del

Hospital Coromoto.

3. Justificación de la Investigación.

La importancia de la presente investigación se expone de la siguiente manera:

a) De carácter Teórico: La gran relevancia de la investigación es que permite

proponer a la Alta Gerencia del Hospital Coromoto los correctivos necesarios para


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diseñar una auditoria administrativa que contribuyan a hacer más eficiente una gestión

administrativa que satisfaga a los consumidores finales y a su vez le proporcione a la

organización la fortaleza necesaria para enfrentar cualquier crisis en caso de

desabastecimiento de insumos hospitalarios a nivel nacional.

De tal modo, los resultados del estudio, pueden ser considerados como guía de

orientación para próximas investigaciones en la misma área del conocimiento de las

ciencias sociales, debido a que se aportan juicios objetivos y conocimientos válidos que

consolidan la armonía de lo descrito por la teoría con la realidad empírica.

b) De carácter Metodológico: En virtud de diseñar un plan de auditoria administrativa,

del cual no se dispone en la actualidad, para analizar la gestión de compras del Hospital

Coromoto, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia. Asimismo, dicho plan sirve como la

mejor aliada, brindándole la oportunidad de poner en practica un examen y una

evaluación sistemática de los problemas administrativos, contribuyendo de esta forma

en la profundización de metodologías que le permitan a esta empresa ir mejorando

progresivamente sus procesos.

c) De carácter práctico: La función de la Gestión de Compras, se ocupa de tareas

como la adquisición de insumos/materiales o fármacos en las cantidades adecuadas

para mantener el ritmo continúo del proceso productivo que satisfaga a los clientes

finales, en el caso que nos ocupa los pacientes del Hospital Coromoto.

La propuesta de auditoria administrativa que se realiza en la presente investigación

tiene como finalidad la de proporcionar una ayuda indispensable para una eficiente

administración, lo cual llevará directamente a la consecución de los objetivos generales,

a trabajar con mayor productividad, minimizar los costos, simplificar el tiempo y las

actividades de la gestión de compras, logrando realizar el trabajo deseado en forma

eficaz y eficiente.

Por otro lado, con un adecuado plan de auditoria administrativa en el futuro facilitará

el suministrar información fiable y relevante para el ejercicio del presupuesto, para la

formulación de la contabilidad analítica y para la toma de decisiones, a través del


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análisis y rotación de existencias donde el volumen de compras y el saldo de

proveedores constituyen variables básicas.

4. Delimitación de la Investigación

4.1. Temporal: El horizonte de tiempo que aborda la presente investigación

corresponde desde el mes de Mayo hasta Octubre del 2012.

4.2. Espacial: La presente investigación está circunscrita a la empresa Hospital

Coromoto, ubicada en la Av. 3C del Sector La Lago, No 51, Urb. Virginia, de la ciudad

de Maracaibo, Estado Zulia.

4.3. Poblacional: El campo de investigación se circunscribió específicamente a los

Departamentos de Procura y Contrataciones del Hospital Coromoto, considerando para

su desarrollo (1) Supervisor de Procura, (4) Analistas de procura, (1) Líder de

Contrataciones y (4) Analistas de Contrataciones.

4.4. Contenido: La presente investigación está basada principalmente en los

postulados definidos por los autores: Rodríguez (2007), Franklin (2007) y Chiavenato

(2002).

5. Limitaciones de la Investigación.

La presente investigación presenta como limitación que las tesis existentes hasta el

momento en materia de auditoria administrativa en las Universidades del Estado Zulia,

están poco actualizadas. Por otro lado, las bibliografías si se encuentran de manera

accesible, lo cual facilita su adquisición, pero es necesaria la revisión de boletines,

artículos de revista e información por Internet que soporten lo expuesto en el presente

trabajo. De cualquier modo, el investigador debe ser muy analítico y dirigirse a la fuente

principal, para proporcionarle el sentido exacto que merece la investigación.


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CCC A A APPPÍÍÍTTTUUULLLOOO IIIIII

MMM A A ARRRCCCOOO TTTEEEOOORRRIIICCCOOO


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CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

1. Antecedentes de la Investigación

En el siguiente trabajo se presentan los antecedentes de la investigación

consideradas de interés y que sirven de ayuda esencial en el desarrollo de esta

tesis.

Haciendo referencia al trabajo realizado por Ocanto (2005) “Modelo de Auditoria

Administrativa para la Unidad de Auditoria Interna de la Alcaldía del Municipio

Iribarren.”, la cual estuvo dirigida a proponer un modelo de auditoria administrativa para

evaluar la operatividad de la Unidad de Auditoria Interna de la Alcaldía del Municipio

Iribarren.

El tipo de investigación aplicada fue descriptiva, documental, aplicada, ya que se

recopiló información en la propia institución para realizar la evaluación y proponer

recomendaciones a situaciones determinadas, de la misma manera se basó en unestudio no experimental, debido a que no se realizo ningún experimento. El universo de

estudio estuvo constituido por (04) personas que tienen relación con la unidad de

auditoria.

La recolección de datos se llevó a cabo a través de un cuestionario estructurado

con preguntas abiertas (de forma) con variables dicotómicas y de múltiples alternativas

lo cual permitió analizar los conocimientos que posee el personal encargado de la

unidad de Auditoria Interna de la Alcaldía del Municipio Iribarren.

La información obtenida permitió detectar la debilidad del actual proceso de

Auditoria, así como la necesidad de introducir cambios para la retroalimentarlos y

adaptarlos a nuevas formulas de mejoramiento a fin de captar un recurso preparado e

idóneo. El estudio demuestra la viabilidad de la propuesta desde el punto de vista de

mercado, técnico y financiero, debido a la pertinencia del mismo, Finalmente se diseñó


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la propuesta, basándose en la adaptación de los elementos contemplados en las teorías

de Auditoria Administrativa, siendo corroborado con lo expresado por los autores,

Rodríguez, Gómez y Rubio.

Estos autores afirman que se considera a la auditoria administrativa dentro delcontrol preventivo que debe ejercer la dirección, pues utilizando estas técnicas revisa

objetivos, políticas, programas de trabajo, estructuras orgánicas, controles operativos,

sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal;

determina objetivamente posibles anomalías, que limitan el funcionamiento de un

organismo social, que le permita en forma oportuna, considerar en sus decisiones los

factores que afectan la operación de cualquier empresa en estudio.

Coincidiendo con la presente investigación en que la misma estará orientada hacia

la propuesta de un diseño de Auditoria Administrativa para la unidad de compras del

Hospital Coromoto, con lo cual se relaciona con las bases teóricas la cual es la guía del

proyecto de investigación realizado y entre las diferencias la más resultante es el hecho

de que el diseño actual estará dirigido a una oficina del sector hospitalario.

Un segundo trabajo a ser mencionado en estos antecedentes es el desarrollado porFaria, (2002), “Diseño de un Plan de Auditoria Administrativa para la Empresa P.A.P.

Construcciones, C.A. en la ciudad de Maracaibo”, la cual tuvo como propósito

general diseñar un plan de auditoria administrativa para la empresa antes mencionada.

Los resultados arrojados por la aplicación de los instrumentos fueron tabulados para

ser utilizados como base para la elaboración del diseño propuesto, en el cual se

presentaron una serie de tablas que reflejan la matriz de opinión obtenida, así como losanálisis pertinentes que permitieron resaltar la importancia otorgada a la revisión de los

procesos administrativos y a la posible aplicación de la auditoria administrativa como

estrategia metodológica que servirá como guía para optimizar las actividades

administrativas y establezca las políticas, objetivos, normas y procedimientos

necesarios para ejecutar las operaciones funcionales, procesales y analíticas que allí se

realizan.

Este trabajo determina como principal variable de estudio la auditoria administrativa,


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coincidiendo con la actual investigación, la única variante es que en este trabajo se

planteó una investigación de diseño en el sector construcción y la presente

investigación esta dirigida al diseño de un plan de auditoria administrativa en el sector

Hospitalario del Estado Zulia.

Paralelamente es oportuno hacer una reseña del estudio realizado por Vilchez

(2000). “Diseño de plan de auditoria administrativa para empresas de servicio, Caso

Socivil”, en donde el estudio tuvo como propósito diseñar un programa de auditoria

administrativa con el fin de implementar la eficiencia de la organización en las áreas

funcionales.

La metodología de estudio fue de tipo descriptiva, aplicada, la cual consistió enobservaciones directas y la administración de un cuestionario dirigido a trece (13)

personas de la nómina profesional de la empresa, en donde se recopiló la información

necesaria para su posterior análisis con una confiabilidad del 0,95 por ciento; y la

interpretación de los resultados se llevó a cabo mediante el análisis cuantitativo de la

información

Las conclusiones obtenidas permitieron verificar que en la empresa en estudio se

requiere la utilización de programas de auditoria con las que pueda contar la empresa

para lograr la definición de normas y procedimientos para las áreas funcionales de

contabilidad, finanzas, mercadeo y recursos humanos. Los resultados arrojaron muchas

debilidades, como: estilo de liderazgo autocrático, falta de identidad con la empresa,

fallas en la comunicación y alta dependencia económica La investigación anterior está

relacionada con el presente trabajo en que el estudio estará orientado al diseño de un

plan de auditoria administrativa y entre las diferencias se puede hacer mención a queen la presente investigación se hace mención a un área funcional especifica como es el

Departamento de Compras y en el trabajo de la Universidad “Rafael Belloso Chacin”, el

diseño es aplicado a varias áreas funcionales de la empresa.

2. Bases Teóricas

Para realizar cualquier investigación es necesario la utilización de diferentes fuentes

de información que permitan el desarrollo de la misma, es por ello, que se presentan las


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bases teóricas, las cuales amplían la descripción del problema y ayudan a precisar y a

organizar los elementos contenidos en la descripción del problema, de tal manera que

puedan ser manejados y convertidos en acciones concretas que permitan sustentar el

desarrollo de la investigación.

2.1. Auditoria. Definición.

En los tiempos de las investigaciones independientes, las auditorias se clasificaron

y sub - clasifican en varios tipos y clases, como la auditoria del balance, la auditoria con

una revisión de las cuentas de ingresos y gastos, la auditoria detallada y otras. Aun

cuando el objeto preciso de una auditoria varía de acuerdo con las circunstancias.

Señala Holmes (1999, p. 17) que la auditoria, es la realización de una investigación

de la situación financiera, en una fecha determinada y un examen de los ingresos y

costos y gastos relacionados de un periodo dado que termina en la fecha del balance

general.

Asimismo, considera la Enciclopedia Auditoria Océano/Centrum (2001, p. 4) que la

auditoria es un examen sistemático de los estados financieros, registros y transaccionesrelacionadas para determinar la adherencia a los principios de contabilidad

generalmente aceptados, a las políticas de dirección o a los establecimientos.

En relación con lo anteriormente expuesto por los autores, la auditoria es un

examen metodológico, dirigido por un profesional que cubre operaciones de entidad en

su totalidad o parte de ella, para determinar e informar sobre el grado de

correspondencia de las afirmaciones y los criterios para comunicar a terceros.

Al considerar la auditoria como la base de la variable de estudio de la problemática

planteada, la fundamentación, clasificación, norma, estos componentes sirvieron para la

elaboración del diseño de la investigación.

Para comenzar Sánchez (2001, p.18) manifiesta que la auditoria es el examen

metódico y ordenado de los libros de contabilidad, de los registros de la documentación


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de una empresa, mediante la comprobación de las operaciones de la investigación de

los hechos que puedan tener relación con los mismo, para poder determinar la exactitud

o inexactitud de las cuentas y de informar acerca de ellas.

Dentro de este marco, Cepeda (1997, p.87) define la auditoria como un examen

exhaustivo, sistemática y profesionales e independiente efectuado con posterioridad a

las operaciones realizadas. Este proceso es basado en la obtención de evidencias a

partir del cual se elabora un informe.

En conclusión, se puede decir que la auditoria es un examen metodológico,

dirigido por un profesional que cubre operaciones de entidad en su totalidad o parte de

ella, para determinar e informar sobre el grado de correspondencia de las

afirmaciones y los criterios para comunicar a terceros.

Para esta investigación se toma la posición del autor Holmes (1999, p. 17) debido a

que él relaciona a la auditoria como la facultad para la revisión de los estados

financieros, así como también de políticas y procedimientos presentados por la

organización, que se encuentran relacionado entre sí para formar los soportes de las

evidencias del trabajo auditado, con el propósito de expresar una opinión.

Por tanto, para la investigadora la auditoria es el examen metódico y ordenado de

los libros de contabilidad, de los registros de la documentación de una empresa,

mediante la comprobación de las operaciones de la investigación de los hechos que

puedan tener relación con los mismo, para poder determinar la exactitud o inexactitud

de las cuentas y de informar acerca de ellas.

2.2. Objetivos

La empresa moderna es difícil y complicada en sus ramificaciones financieras,

evidentemente, la especialización es una manifestación notable de la vida económica. A

medida que han avanzado los principios y métodos de conducción de las empresas y

las operaciones financieras, sus ramificaciones se han hecho más complicadas en el

curso de las décadas, donde los fines y objetivos de las auditorias se han ampliado


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similarmente en su campo de actividades.

Indica Holmes (1999, p. 6) que los objetivos de la auditoria son los siguientes:

1. Informar independientemente sobre la situación financiera y las operaciones.

2. Que el contador independiente actué como asesor y representante de los

propietarios de la empresa y de las gerencias.

3. Descubrir errores e irregularidades.

Asimismo, describe la Enciclopedia Auditoria Océano/Centrum (2001, p. 6) que el

objetivo de un examen ordinario de las estados financieros para un auditor es la

expresión de una opinión acerca de la adecuación con la cual ellos presentan su

posición financiera, el resultado de sus operaciones y los cambios en su posición

financiera de conformidad con lo principios de contabilidad generalmente aceptados.

Aun cuando este parece más apropiado como un objetivo de la auditoría externa, es

válido para todas las ramas de la auditoria.

Para la investigadora, las auditorias sirven al propósito general de conseguir

información objetiva, queda claro que esa información ha de ser canalizada hasta que

tenga un tamaño manejable. Hablando de términos reales, cada auditoría ha de tener

una cierta limitación en su propósito.

2.3. Tipos de Auditoria

Kell y Boynton (1997, p. 5) consideran que las auditorias pueden clasificarse en los

siguientes grupos:

• Auditoría financiera: es una revisión de las manifestaciones hechas en los

estados financieros publicados. Esta particular clase de auditoría debe efectuarse de

acuerdo con las normas de auditorias generalmente aceptadas. Aun cuando tal clase de

auditoría puede ser realizada por auditores internos o del gobierno, está implícito un

grado menor de independencia en relación con la unidad a ser auditada, lo que sepodría mitigar la fiabilidad de su informe. Una auditoría financiera no es de ninguna


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manera una revisión detallada; es una prueba de auditoría sobre la confiabilidad y sobre

otros registros.

• Auditoría operativa: es una revisión de cualquier parte de los procedimientos y

métodos operativos de una organización, con el propósito de evaluar su eficiencia y

efectividad. A menudo, se efectúan fuera de las áreas de los registros o de los

procesos de información. Por tanto, los procedimientos para llevar a cabo tal tipo de

auditoría no están bien definidos como los relativos a una auditoría financiera.

• Auditoria de cumplimiento: tiene por objeto determinar si se han mantenido

ciertos acuerdos contractuales. Esta auditoría pretende determinar si se han cumplido

los términos de cada contrato.

• Auditoria de rendimiento: es la que no está sujeta a un contrato. Gran parte del

trabajo del auditor interno es relativo a la auditoria de rendimiento. Con el fin de lograr

un control interno eficaz en una organización, mucha gente debe efectuar tareas

específicas de control. La auditoria de rendimiento se ocupa de determinar el acierto

con el que se realizan estas actividades de control.

• Revisión especial: es una categoría mixta que incluye a auditorias que no son

consideradas como financieras, operativas, de cumplimento, o de rendimiento. La

competencia de auditor para hacer una revisión particular y cuando su independencia

es esencial para su revisión, serian las únicas limitaciones de importancia que atañen

a la revisión.

Por otra parte, expone Arens (2007, p. 14) que los contadores públicos colegiados

realizan tres tipos principales de auditorias que son:

• Auditoria operacional: evalúa la eficiencia y eficacia de cualquier parte de los

procedimientos y métodos de operación de una organización. Cuando se completa, por

lo general, la administración espera recomendaciones para mejorar sus operaciones.

Durante las auditorias operacionales, las revisiones no se limitan a la contabilidad.


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Puede incluir la evaluación de la estructura organizacional, operaciones de computo,

métodos de producción mercadotecnia y cualquier otra área en la que este calificado el

auditor.

Asimismo, debido a las diferentes áreas en las que se puede evaluar la eficacia

operacional, es imposible caracterizar la conducta de una auditoria operacional típica.

La eficiencia y la eficacia son más difíciles de evaluar en forma objetiva que el

cumplimiento o la presentación de los estados financieros. La auditoria operacional es

más como consulta administrativa lo que en general se considera como auditoria.

• Auditoria de cumplimiento: se realiza para determinar si la entidad auditada

aplica correctamente los procedimientos, reglas o reglamentos específicos que una

autoridad superior ha establecido. Una auditoria de cumplimiento de un negocio privado

puede incluir:

(a) Determinar si el personal contable aplica los procedimientos que prescribió el

contador de la compañía,

(b) Revisar promedios de sueldos para que cumplan con la legislación laboral.

(c) Revisar los acuerdos contractuales con los banqueros y otros prestamistas para

asegurarse de que la compañía cumple con los requerimientos legales.

• Auditoria de los estados financieros: se lleva a cabo para determinar si los

estados financieros en general (la información que se está verificando), han sidoelaborados de acuerdo con el criterio establecido. Por lo general, los criterios son

estados financieros, aunque también es común realizar auditorias de los estados

financieros preparados utilizando la base de efectivo o alguna otra base de contabilidad

adecuada para la organización.

Para determinar si los estados financieros han sido declarados de manera

adecuada de acuerdo con las Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), elauditor debe realizar pruebas requeridas para determinar si los estados contienen


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errores importantes u otras declaraciones erróneas.

Es decir, los tipos de auditorias antes expuestos poseen características especial,

permanente, detallada; pues se refiere a las transacciones de efectivo y cuentas por

cobrar, en cuanto a la revisión de los controles internos de las operaciones, antes o

después de ser registradas para determinar el alcance de los procedimientos de

auditoría aplicables.

Por tanto, para esta investigación se toma como posición lo expuesto por Kell y

Boynton (1997, p. 5) cuando mencionan que existen diferentes tipos de auditoría las

cuales varían de acuerdo con su campo de acción dentro de una empresa. Por tanto,

puede ir desde la evaluación de los estados financieros hasta la revisión y discusión de

un proceso administrativo; pero todos buscan un fin en común el cual es examinar y

determinar si son cumplidas las normas y políticas implantadas dentro de la empresa.

2.4. Proceso de la Auditoria.

Expone Holmes (1999, p. 17) que en forma esquemática, una auditoria general

comprende los pasos siguientes:

• Examen de los convenios y contratos de la organización, como la escritura de

constitución de la sociedad y la enmiendas correspondientes, o los contratos de

sociedad, o los convenios de fideicomisos; el examen de la minutas del consejo de

directores y de sus contratos.

• Examen del sistema del control interno.

• Examen de las operaciones del sistema contable.

• Establecimiento de los derechos de propiedad de todas las partidas de activo que

han de figurar en el balance general.


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• Prueba de que todas las partidas de activos figuran de acuerdo con los principios

aceptados de contabilidad.

• Pruebas de que todas las partidas del pasivo han sido incluidas y de que sus cifras

son justas.

• Evidencia, para fijar las conclusiones, de que las emisiones de acciones han sido

debidamente autorizadas y están contabilizadas en cifras justas.

• Evidencia, para fijar las conclusiones, de que las reservas del capital estén

debidamente autorizadas y de que su importe es justo.

• Un análisis de los cargos y abonos a la cuenta de utilidades pendientes de

aplicación y de otras cuentas de superávit para tener la seguridad de que es justa su

inclusión en el balance general.

• Examen de los asientos de ajustes y de cierre y de cualesquiera asientos

extraordinarios necesarios para la presentación de los estados financieros.

Por tanto, para la investigadora, el proceso de auditoría se limita a las verificaciones

de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos son exactos. Es decir,

esta era la forma primaria: confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las

respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de acción de la

auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la

juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y

exactitud de los registros.

2.5. Clasificación de la Auditoria

La nueva auditoria ya no comprende sólo los controles tradicionales, sino que en la

búsqueda de proteger los activos de la organización audita el cumplimiento de

normativas (sean éstas internas o externas), políticas y directrices, y principios

fundamentales de gestión moderna de empresas, en todo lo atinente a la calidad de los

productos y servicios, niveles de satisfacción de los clientes, eficiencia de los procesos


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administrativos y productivos.

Por su parte, Holmes (1999, p. 1) clasifica la auditoria de la siguiente manera:

(a) Auditorias independientes: una auditoría independiente es un examen crítico y

sistemático de:

1. La dirección interna.

2. Estados, expedientes y operaciones contables preparadas anticipadamente por

la gerencia.

3. Los demás documentos, expedientes financieros y expedientes jurídicos, de una

empresa comercial.

Una auditoría independiente tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y

autenticidad de estos estados, expedientes y documentos. Se lleva a cabo con la

intención de publicar estados financieros que constituyen declaraciones de la gerencia y

que presentan con equidad la situación financiera de una fecha determinada y los

resultados de las operaciones durante un periodo que termina en esa fecha.

Asimismo, una auditoría externa es la que lleva a cabo una persona u organismo

independiente de la gerencia de la empresa y tiene como objeto determinar la veracidad

de las exposiciones y declaraciones acerca de su administración.

(b) Auditoría interna: los contadores públicos profesionales son los encargados de

hacer las auditorias independientes. Las auditorias internas son hechas por el personal

de la empresa. En una auditoría interna podrá emplearse:

1. El método deliberado de auditoría, en cuyo caso las operaciones se revisan en

detalle.

2. El método automático, en que se confía que el sistema de control interno en uso

compruebe la exactitud de las operaciones.

Igualmente, el auditor interno de una empresa trabaja en forma similar en muchos

aspectos al contador público independiente. Aun cuando tanto el auditor interno como el

contador independiente hacen el mismo trabajo, con variaciones de grado y objetivo

final, no está en competencia uno con otro. Un auditor interno tiene a su cargo el control

de las transacciones y operaciones y se preocupa en mejorar los métodos contables

considerando su operación eficiente.


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Aunado a esto se explica en la Enciclopedia de Auditoría Océano/Centrum

(1999, p. 9) que la auditoria profesional puede ser clasificada, de forma general, en tres

ramas de acuerdo con aquellos que realizan la auditoria. Estas son:

(a) Auditoria independiente: es realizada por contadores públicos titulados

independientes. Aunque sea una empresa quien contraste al auditor independiente para

realizar sus servicios, el auditor es el primer responsable ante un público que confía en

su opinión acerca de los estados financieros.

(b) Auditoría interna. El instituto de auditores internos describió el concepto de

auditoría interna dentro del campo de la auditoria, como una actividad considerada

independiente. Dentro de una organización sirve para la revisión de la contabilidad y

otras operaciones y como base de servicio a la dirección.

(c) Auditoria gubernamental: es la más amplia de tres ramas de la auditoria. Muchas

agencias de gobierno tiene su propio departamento de auditoría interna, cuyas

investigaciones se espera queden limitadas al departamento en cuestión.

De lo expuesto anteriormente por los autores, se puede indicar que tanto en una

auditoría independiente como en una interna, los resultados finales son idénticos en

cuanto al grado de determinación de la exactitud e integridad de las cuentas y

expedientes. Cuando la auditoria está dirigida por contadores públicos profesionales

independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una

ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los

accionistas, los acreedores y el público.

Para esta investigación se toma lo expuesto por Holmes (1999, p. 1) ya que

considera el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o

estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o

cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control

interno contable. Además, examina y evalúa la planificación, organización, dirección y

control interno administrativo, la economía y eficiencia con que se han empleado losrecursos humanos, materiales y financieros, así como el resultado de las operaciones


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previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas.

2.6. Características de la Auditoria.

La auditoria tiene como características informar sobre el cumplimiento y

mantenimiento de la eficacia, eficiencia y economía en los sistemas y procedimientos;

analizar la confiabilidad y veracidad de los datos suministrados a la gerencia es una

función inscrita en la estructura de la organización.

Según la declaración de normas y procedimientos numero once (DNA 11), emitida

por la Federación de Contadores Públicos de Venezuela (1998, p.293), el proceso de

auditoria presenta las siguientes características:

(a) El examen debe ser llevado a cabo en forma imparcial, debido a la

responsabilidad que tiene el contador publico ante todos los usuarios (Junta directiva,

administradores, accionistas, posibles inversionistas, entidades financieras, organismos

públicos, proveedores, acreedores, entre otros) que están interesados en los estados

financieros.

(b) La información y evidencia que se obtenga durante el trayecto de la auditoria

deberán ser evaluados honesta y objetivamente de tal manera que tanto la información

como la evidencia sean lo mas claro, entendible y confiable posible.

(c) El trabajo debe realizarse con el debido cuidado y con la diligencia profesional,

por personas competentes y aptas en los campos de contabilidad y auditoria,garantizando la calidad de la auditoria.

(d) Los individuos asignados al trabajo deben estar supervisados adecuadamente,

y los trabajadores que ejecutan revisarlos con apreciación critica en todos los niveles.

(e) Los procedimientos de auditoria son seleccionados en base a una completa

evaluación del sistema de control interno de la empresa.


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(f) El contador público necesita tener un conocimiento detallado del sistema de

contabilidad y de los sistemas de control que se le son

relativos ya que sin ellos, no pueden evaluar adecuadamente la efectividad del control

interno.

(g) Los procedimientos de auditoria podrán ser modificados como resultado de

circunstancia descubiertas posteriormente, durante el transcurso de la auditoria.

(h) La opinión del auditor esta basada en la evaluación objetiva de evidencia

suficiente, de cualquier evidencia que luzca contradictorias debe investigarse y

aclararse debidamente.

(i) Las dificultades que se presentes y el costo necesario para obtener una

evidencia adecuada no constituye justificación suficiente para omitir pruebas que

ordinariamente se consideren necesarias.

(j) Es indispensable obtener la documentación convincente y apropiada de la

auditoria para contar con un registro de la planeación y ejecución

del trabajo.

(k) La opinión de un contador público es independiente sobre los estados

financieros de una empresa, es la mejor indicación de si personas relacionadas con

dicha empresa puedan confiar con seguridad en tales estados financieros como base

para tomar importantes decisiones, consecuentemente el contador público asume una

responsabilidad pública al emitir tal opinión.

En este sentido Cepeda (1997, p.90) expone las características de la auditoria de

la siguiente manera:

(a) Es un examen que constituye la revisión de todos los eventos que conformaran

las evidencias de los documentos, operaciones, registros e incluso la inspección de los

activos de una organización de tal manera que sean de carácter comprobatorio.


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(b) Se efectúa generalmente después de que registren las operaciones.

(c) Se necesita para la ejecución de las tareas de una auditoria, obteniendo así

independencia mental y funcional del personal encargado de la actividad.

(d) Exige una amplitud de análisis e interpretación de los registros de las

operaciones y capacidad de juicio para los dictámenes.

(e) Requiere la aplicación de todas las normas de auditoria generalmente

aceptadas así como también la aplicación de políticas, normas, procedimiento y

revisión de controles internos para cada tipo de examen.

Vinculando el concepto, la característica de auditoria describe lo que teóricamente

significa la aplicación de las mismas en cualquier área a evaluar, así como todo lo que

conlleva realizarla y lo que constituye, tomando en consideración una serie de normas,

políticas y procedimientos preestablecidos para cada tipo de examen, así como de

todas aquellas actitudes humanas que se deben establecer para aplicar un proceso de

auditoria en donde deben existir una independencia tanto mental y funcional, como una

capacidad de análisis sin limitaciones para poder emitir un juicio u opinión.

2.7. Auditoria Administrativa. Definición.

Según Franklin (2007, p. 11), plantea que “Una auditoria administrativa es la

revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel

de desempeño y perfilar oportunidades de mejoras para innovar valor y lograr unaventaja competitiva sustentable”. Es decir el autor nos plantea que la auditoria

administrativa es un análisis de la empresa para mejorar en aquellas áreas que la

fortalezcan ante sus competidores y la posicionen en el primer lugar.

Por otro lado según el autor Leonard (1981, p. 18), expresa lo siguiente “la auditoria

administrativa es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes,

procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar loscampos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas


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mejoras”

Este autor propone la utilización de métodos y técnicas efectivos, para detectar las

verdaderas causas que dificultan el desarrollo eficaz en las empresas, evaluar la

situación de las empresas y encontrar soluciones efectivas a los problemas que se

presentan en cualquier organización.

2.8. Objetivos de la Auditoria Administrativa.

Por sus características la auditoria administrativa, se ha utilizado para subsanar

deficiencias y superar obstáculos, es por ello que es necesario establecer el marco para

definir objetivos congruentes cuya cobertura esté encaminada hacia tareas con

resultados específicos. Entre los más sobresalientes según el autor Franklin (2007, p.

12), tenemos:

a. De Control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la

auditoria y permiten evaluar el comportamiento de la empresa en relación con

estándares preestablecidos.

b. De productividad: Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el

aprovechamiento de los recursos materiales y de talento humano de acuerdo

con la dinámica administrativa instituida por la organización.

c. De organización: Determinan que el curso de la auditoria apoye la definición de

la estructura, competencia, funciones y procesos de la organización, a travésdel manejo eficaz de la delegación de autoridad y la promoción del trabajo en

equipo.

d. De Servicio: Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la

organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y

cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes antiguos,

nuevos y potenciales.


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e. De calidad: Disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación

de la organización en todos sus contenidos y ámbitos de acción, para que

produzca bienes y servicios altamente competitivos.

f. De cambio: Transforman la auditoria en un instrumento que hace a la

organización más permeable y receptiva.

g. De aprendizaje: Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de

aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus

experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora y

fortalezas.

h. De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y los resultados de la

auditoria administrativa en un sólido instrumento de soporte del proceso de

gestión de la organización.

i. De interacción: Posibilitan el manejo inteligente en la auditoria administrativa en

función de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores

reales y potenciales, así como con los competidores y clientes.

j. De vinculación: Facilitan que la auditoria administrativa se constituya en un

vínculo en la organización y un contexto globalizado.

2.9. Funciones de la Auditoria Administrativa

Las funciones de la auditoria administrativa deben quedar enmarcadas dentro de

la organización, según el autor Rodríguez (2007, p. 103), en una unidad o departamento

que, por su situación jerárquica, le permita la consecución de sus fines. El nivel donde

deberá quedar la unidad de auditoria administrativa reunirá las siguientes

características:

a) Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa

de la organización.b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea en todo lo relacionado con la


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dirección, control y dirección.

c) Que tenga suficiente autoridad para los demás departamentos.

Por lo tanto, las funciones que debe desarrollar el departamento de auditoria

administrativa, estará enmarcada en lo siguiente:

1. Investigación constante de planes y objetivos.

2. Estudio de las políticas y sus prácticas.

3. Revisión constante de la estructura orgánica.

4. Estudio constante de las operaciones de la empresa.

5. Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales.

6. Revisión constante del equilibrio de las cargas de trabajo.

7. Revisión de los métodos de control.

Por otro lado, según lo expuesto por el autor Gómez (1992, p. 23), la auditoria

administrativa cumple las siguientes funciones:

1. Analiza la efectividad con que se está manejando la empresa, a fin de ponerle

correctivos a tiempo.

2. Revisión integral de la organización, para hacerle frente a las situaciones

cambiantes de la dinámica del mundo competitivo moderno, para incrementar la

eficiencia operativa.

2.10. Beneficios de emplear la Auditoria Administrativa.

La auditoria administrativa según la opinión del autor Rodríguez (2007, p. 131),

nos aporta grandes beneficios ya que nos proporciona una evaluación cuantificada de laeficiencia con la que cada órgano de la institución desarrolla su administración, es decir

nos proporciona un panorama administrativo integral de la empresa que se audita,

señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades

administrativas que la integran; por consecuencia señalando también aquellas áreas

cuyos problemas exigen una mayor atención de parte de las áreas de dirección.

Otro de los beneficios de aplicar una auditoria administrativa, según el autor

Franklin (2007, p.20), radica en su alcance, ya que este abarca la totalidad de unaorganización, desde su estructura, niveles y relaciones hasta sus formas de actuación.


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Asimismo debe tomar en cuenta características particulares de su estrategia, estilo de

administración, ámbito de operación, número de empleados, sistemas de información y

comunicación y nivel de desempeño entre otros.

2.11. Tipos de Auditoria Administrativa.

Según Rodríguez (2007, p. 196), la auditoria administrativa es un medio de control

administrativo importante para todo tipo de organización, y la forma de llevarla a cabo

puede influir grandemente en sus resultados. Por tanto, reviste gran importancia

seleccionar con cuidado el tipo de auditoria que será aplicada en una organización.

Entre otras cosas lo más importante es considerar los diversos tipos de practicar la

auditoria administrativa. Existen cuatro principales que son las siguientes:

2.11.1. Auditoria Procesal

“Es un examen y evaluación de las funciones administrativas a fin de detectar

eficiencias e irregularidades y dar recomendaciones”. Desde el punto de vista del

enfoque “abarca el examen y evaluación del proceso administrativo, considerándolo

como una unidad por evaluar y actualizar”. Rodríguez (2007, p. 196,197)

2.11.2. Auditoria Funcional

“Es un examen y evaluación de las funciones operacionales con el propósito de

detectar deficiencias e irregularidades y dar recomendaciones. Desde el punto de vista

del enfoque “abarca el examen y evaluación de las áreas funcionales de un organismo

social (gerencia general, asesoría, ventas, producción, etc.), consideradas como

unidades por evaluar y actualizar”. Rodríguez (2007, p. 196,197)

2.11.2.1. Auditorias de Compras y Abastecimiento.

La auditoria de compras y abastecimiento tiene como propósito examinar y

evaluar si la función de compras se realiza en la cantidad, calidad y tiempo y a precios

adecuados para determinar su eficiencia y eficacia. Para esto, deberán examinarse


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sistemáticamente los procedimientos de requisición de materiales, orden de compra,

las formas utilizadas, verificar si se realizan diversas cotizaciones, si existe un directorio

de proveedores, si se reciben catálogos y folletos y la utilización que se les dá a estos

(Rodríguez, 2007).

2.11.3. Auditoria Analítica

“Es un examen y evaluación de sistemas operativo a fin de detectar eficiencias e

irregularidades y proponer soluciones y recomendaciones. Es decir desde el punto de

vista del enfoque “consiste en examinar y evaluar el factor analítico u operativo (análisis

de sistemas y procedimientos, actividades, costos, puestos, formas, etc.), considerando

cada factor como unidad por revisar y actualizar”. Rodríguez, (2007, p. 196,197)

2.11.4. Auditoria del Medio Ambiente.

“Es un examen y

plan de auditoria administrativa a la gestion de compras

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