Análisis de los resultados de los últimos ejercicios de audi-toría

En esta etapa es importante consultar y analizar en los infor-mes de auditorias, aspectos relacionados con:

El alcance, es decir los procesos auditados en el examen anterior. Objetivos generales y específi-cos. Conclusiones, recomenda-ciones. Hallazgos trasladados, plan de mejoramiento presenta-do por la entidad, avance del plan - identificación, cumplimien-

to de metas. Lo anterior le per-mite al equipo obtener un cono-cimiento preliminar de las áreas cri8ticas de la entidad auditada y proyectar los posibles temas o procesos a auditar que se pre-sentarán en mesa de trabajo.

Análisis de los derechos de petición, quejas y denuncias.

La valoración de las implicacio-nes reales que estos pendientes puedan presentar para el ade-cuado funcionamiento de un proceso, son aspectos puntuales que aportan información relevan-te al momento de realizar la auditoría, determinando las ac-ciones necesarias para su debi-da atención.

Caracterización de la unidad

Para el mejor conocimiento de la dependencia a auditar, el equipo de auditores debe reali-zar un estudio y análisis de la información que reposa en el archivo permanente de la Audi-toría Interna, acerca de aspectos tales como:

· Naturaleza de sus operaciones

· Estructura organizacional

· Visión

· Misión

. Marco legal.

· Objetivos (Estratégicos si se requieren)

· Políticas generales

· Funciones

· Normativa aplicable

· Proyectos de inversión

· Recursos financieros (composición contable, presu-puestal y de contratación)

· Recursos humanos (estructura de cargos aprobada, ocupada, distribución y contratos de pres-tación de servicios y honorarios profesionales).

· Recursos físicos

Datos estadísticos y niveles de

eficiencia de los procesos.

Relaciones con el entorno

Conocer la realidad del contexto del sector, área, proyecto o programa auditar

Mapa de riesgo institucional.

Indicadores de gestión de la dependencia a auditar.

Análisis de la normativa aplica-ble comprende la consulta y estudio de las disposiciones legales vigentes, haciendo una descripción de las fuentes jurídi-cas aplicables a la dependencia, enfatizando las más relevantes como: Estatutos y normas de creación, Reglamentos externo e internos que la afectan, Manua-les de normas y procedimientos, y de control interno, normas de contratación, normas de presu-puesto, normas del Estado rela-cionadas con las actividades de la dependencia a auditar.

Esta actividad posibilita que el equipo auditor conozca el marco jurídico en el cual opera la de-pendencia a auditar y la estruc-tura funcional.

Una vez definida la organi-

zación lógica de los procedi-

mientos, se procede a deter-

minar las causas o motivos

que impiden el buen desarro-

llo y ejecución de los mis-

mos, que no son otra cosa

que los riesgos que se pue-

den presentar en el desarrollo

de estos y que afectan nega-

tivamente los resultados de

su gestión.

Conocidos los riesgos se

procede a su calificación en

dos sentidos; el primero, en

escala de 1 a 10, se califica

la relevancia o importancia

de la presencia del riesgo, y

segundo, se califica el grado

de ocurrencia o frecuencia

del riesgo en la respectiva

dependencia de acuerdo al

conocimiento de la misma.

Multiplicadas estas dos cali-

ficaciones, grado de ocurren-

cia o frecuencia por la rele-

vancia del riesgo, nos arroja

una calificación o pondera-

ción final por riesgo sobre

una escala de 100 puntos

donde se establece que a una

mayor calificación mayor es

el riesgo.

Este mapa, trabajado bajo

estos criterios, es una herra-

mienta idónea, adecuada y

objetiva para obtener un dia-

gnóstico de las dependencias

y determinar sus actividades

y procesos críticos o débiles.

Esta herramienta se convier-

te en una base sólida para

planificar y seleccionar los

procedimientos que se deben

auditar a las gerencias y de-

más dependencias, con un

alto grado de certeza de estar

enfocando la auditoria de la

gestión fiscal a lo realmente

importante para que el resul-

tado de la actividad sea efi-

C O N O C I M I E N T O D E L A E N T I D A D E T A P A

P R E L I M I N A R

Para realizar la planifi-

cación de auditoría, el

Auditor interno y las o

los Jefe de departa-

mento, deberán:

· Tener en cuenta el

Plan anual de auditor-

ía.

· Asignar al auditor o

el equipo de auditores

que debe realizar el

proceso de auditoría.

· Designar un coordi-

nador o jefe de equipo

auditor.

C O N T E N I D O :

Etapa Preliminar 1

Conocimiento de la

entidad 1

Evaluar el riesgo

institucional 1

Definir el alcance de

la auditoría. 2

Definir los objetivos y

estrategias de la

auditoría.

4

Memorando de plani-

ficación 5

E V A L U A R E L R I E S G O I N S T I T U C I O N A L

P L A N I F I C A C I O N D E A U D I T O R I A

Auditoría Interna Página 1 Volumen 1, nº 1

La planificación de la audi-toría comporta el desarrollo de una estrategia global en

base al objetivo y alcance del encargo y la forma en que se espera que responda la orga-nización de la entidad.

ciente, eficaz y económico.

Este mapa diseñado por

procedimientos permite

evaluar los riesgos de ma-

nera general o específica,

facilitando la planificación

de auditorias.

Identificar los procesos

críticos Al determinar el

alcance el equipo auditor

debe utilizar su juicio pro-

fesional para concentrar sus

esfuerzos sobre aquellos

problemas o procedimien-

tos críticos que parecen

tener un impacto significa-

tivo dentro de las operacio-

nes. Al considerar los posi-

bles procedimientos críticos

el equipo auditor evalúa

aquellos en los cuales su

estudio inicial ha indicado

fallas o debilidades signifi-

cativas. Se debe priorizar

de acuerdo al mapa de ries-

gos, al presupuesto y al

tiempo con que se cuenta.

También se considera los

gastos comparativos y los

consecuentes ahorros po-

tenciales resultantes del

examen de un procedimien-

to considerado como críti-

co. El auditor no debe pre-

ocuparse por las áreas in-

significantes.

Como frecuentemente el

tiempo y los recursos dis-

ponibles no permiten el

examen de todos los proce-

dimientos considerados

como críticos el equipo

mente establecidos, el tipo

de auditoría que se va a

realizar y el criterio profe-

sional de los auditores.

mientos que han de eva-

luarse. Una vez evaluado

el riesgo institucional a

través del mapa de ries-

gos, el equipo auditor

debe determinar cuáles

riesgos van a ser audita-

dos, con fundamento en

la ponderación dada al

momento de calificar su

grado de ocurrencia y

relevancia, a las directri-

ces y parámetros inicial-

Objetivos generales de la

auditoría Los objetivos

generales podrán variar

para cada auditoría, pero-

siempre deben estar enfoca-

dos a lograr el objetivo

primordial de la Auditoría

Interna consagrado en el

artículo 40 de la Ley Orgá-

nica de la Contraloría Ge-

auditoría (el qué hacer).

La selección de los riesgos a

auditar tiene que ser discuti-

da y concertada en Mesa de

Trabajo, para lograr en base

a la consideración de todos

los elementos de juicio posi-

bles, que sea la más objetiva

y adecuada para realizar un

buen examen de auditoría.

La naturaleza de las ope-

raciones o actividades que

han de revisarse dependerá

de la naturaleza de los obje-

tivos y metas de la depen-

dencia y del análisis que se

haga de los componentes

importantes de las activida-

des bajo examen.

El conocimiento de la de-

pendencia y la evaluación

del riesgo institucional son

las herramientas que les

permitirán a los auditores

definir en este momento de

la planificación los procedi-

nos y financieros involucra-

dos, el producto o servicio

generado, el interés de los

usuarios directos del Institu-

to y las prioridades de la

Auditoría Interna.

Definir los riesgos a audi-

tar

Esta etapa de la planifica-

ción es quizás una de las

funciones más importantes

del equipo de auditoría, ya

que define el rumbo de la

D E F I N I R E L A L C A N C E D E L A A U D I T O R I A

D E F I N I R L O S O B J E T I V O S Y E S T R A T E G I A S D E A U D I T O R I A

P á g i n a 2

E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L

S U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I AS U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I AS U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I AS U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I A

A u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n a

auditor tiene que asignar

prioridades que permitan

el examen profundo de

los mismos en las cuales

parece probable lograr

los máximos beneficios.

La focalización de la

auditoría se inicia enton-

ces con la determinación

de los riesgos a auditar,

los cuales dependen en

gran medida de la eva-

luación del riesgo institu-

cional, de los objetivos

de la dependencia, el

tamaño y la complejidad

de sus operaciones y los

recursos físicos, huma-

neral de la República y del

Sistema Nacional de Con-

trol Fiscal, Gaceta Oficial

N° 37.347 de fecha 17 de

diciembre de 2001. Una

vez identificados los proce-

dimientos críticos que serán

objeto de análisis dentro de

la auditoría, se deben esta-

blecer los objetivos, que no

es otra cosa que convertir el

proceso en objetivo. Es

decir, si el grupo de audito-

res decidió evaluar un de-

terminado procedimiento,

entonces ese será su objeti-

vo.

En el mapa de riesgos a cada proce-

dimiento se le han definido unos

puntos críticos.

De acuerdo a la ponderación y de-

más criterios utilizados el equipo

auditor selecciona los riesgos a au-

ditar. El objetivo específico será

entonces auditar el riesgo definido.

Establecer las actividades a des-

arrollar

A cada objetivo específico deberán

determinársele cuidadosamente las

actividades de auditoría a desarro-

llar. Es indispensable que las activi-

dades definidas sean las suficientes

y necesarias, pues de la ejecución

total de éstas depende el logro del

objetivo.

El equipo auditor debe tener presen-

te que una actividad mal desarrolla-

da o que no sea realizada puede

afectar la firmeza y certeza de los

hallazgos, de las observaciones y

conclusiones de auditoría. Así mis-

mo, se debe cuidar la veracidad y

contundencia de las evidencias reco-

lectadas para presentar un hallazgo

sólido.

Periodo para evaluar el ries-

go inherente y el sistema de

control interno.

Periodo para la realización de

las pruebas.

Periodo para elaborar el in-

forme.

Fecha de presentación del

informe preliminar para revi-

sión y aprobación.

El cronograma de actividades

es la herramienta cuya finali-

dad consiste en determinar

con mayor claridad el qué, el

Establecer los tiempos y el

cronogramas de actividades

para las etapas de ejecución

e informe.

Teniendo en cuenta la pro-

gramación del PAA, los

tiempos que se deben esta-

blecer son:

Fecha de iniciación de la

etapa de planificación.

Fecha de presentación del

memorando de planificación

Fecha de instalación de la

auditoría.

quién y el cuándo. Así mis-

mo, sirve para efectuar su

propio seguimiento en forma

periódica con el fin de verifi-

car el avance y cumplimiento

de cada una de las activida-

des programadas. El crono-

grama tiene tres momentos:

En la etapa de planificación,

al momento de ser aprobado.

Cronograma inicial.

En cualquier instante, cuando

funciona como herramienta

para hacer el seguimiento.

Cronograma de seguimiento.

ser: diagnosticar sobre ...,

emitir una opinión respecto

de ..., dar un concepto so-

bre ..., emitir un pronuncia-

miento de ..., establecer si se

presenta o no determinada

situación.. etc.

El resultado podrá ser cuanti-

ficado de acuerdo al grado de

complejidad (tamaño, ubica-

ción, ejercicio a realizar, etc)

que en últimas determinará

el tamaño de la muestra a

tomar y el grado de confiabi-

lidad esperado.

Estimar los requerimientos

de recursos humanos, físi-

cos y financieros . Una vez

conocidos los objetivos per-

seguidos y las actividades a

desarrollar, se deben definir

los recursos requeridos para

ejecutar el trabajo. Estos

recursos pueden ser:

Humanos: en este punto se

confirma o modifica el grupo

de los auditores que desarro-

llarán las etapas de ejecución

e informe, al igual que el

coordinador de la auditoría.

Se definen los funcionarios

básicamente de acuerdo a las

actividades a desarrollar y a

Resultados esperados de la

auditoría. Los resultados

esperados de la auditoría

deben elaborarse de tal ma-

nera que al alcanzarlos se

esté cumpliendo los objeti-

vos propuestos. Deben ser

específicos, tangibles, alcan-

zables y satisfactorios.

Para cada objetivo general

definido debe existir cuando

menos un resultado espera-

do. Para plantear el resultado

podríamos preguntarnos

¿para qué quiero cumplir el

objetivo? ¿en la auditoría

cuál es el beneficio o utilidad

que me presta cumplir el

objetivo? La respuesta podría

D E F I N I R L O S O B J E T I V O S Y E S T R A T E G I A S D E L A A U D I T O R I A

P á g i n a 3 V o l u m e n 1 , n º 1

Objetivos específicos de la auditor-

ía Para cada objetivo general de-

berán establecerse objetivos especí-

ficos.

su perfil profesional. deben

ser los mismos funcionarios

que hicieron la planificación.

Físicos: se debe contemplar

todo lo requerido para la

ejecución; papelería, compu-

tadores, etc.

Financieros: se determinan

los recursos financieros ne-

cesarios para realizar la audi-

toría, en término de viáticos,

gastos de viaje y fotocopias.

Se debe tramitar la comuni-

cación referente a la desig-

nación de comisión, los

efectos administrativos de la

misma.

Al finalizar el proceso de

auditoría, cuando se efectúa

la evaluación final.

Cronograma final. En el cro-

nograma inicial se debe de-

terminar:

· Los objetivos específicos.

· Las actividades determina-

das para cada objetivo.

· Los responsables de cada

actividad.

· El tiempo programado para

su ejecución.

· Nombre y firma del coordi-

A u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n a

nador y del funcionario que aprueba el cronograma.

· Fecha de elaboración.

En el cronograma de seguimiento se determina adicional-

mente el avance en dos

sentidos:

Respecto de la labor, es decir, el avance material de la acti-

vidad. Por ejemplo: se planeó auditar 200 hojas de vida; a

la fecha del seguimiento se han evaluado 70 hojas de vida.

Por lo tanto, el porcentaje de avance de la labor será del

35%.

Respecto del tiempo, se determina el tiempo de ejecución

utilizado para cada actividad y se analiza frente al tiempo

programado.

Este seguimiento debe realizarse en las mesas de trabajo

del equipo auditor y se justifica por ser la oportunidad para

tomar los correctivos necesarios, como por ejemplo: elimi-

nar, suspender, ampliar o adicionar una actividad; acortar o

prolongar su tiempo programado; adicionar, reducir o cam-

biar los auditores responsables.

En el cronograma final se plasma el resultado definitivo

del proceso de auditoría, el cual servirá para hacer la eva-

luación final del cumplimiento formal del mismo.

P L A N I F I C A C I O N D E A U D I T O R I A

El memorando de planificación le permite a la Gerencia de Audi-

toría Interna, a través del responsable de su aprobación, evaluar el

trabajo propuesto, juzgar si la revisión se realizará o no en forma

idónea y proponer los cambios que se consideren necesarios.

Este memorando es la guía del Auditor o equipo de auditores para llevar a cabo el examen a la dependencia a auditar y además es el soporte para evaluar luego el resultado de la misma.

· Carátula o portada ( un modelo)

· Contraportada

· Tabla de contenido

· Justificación del ejercicio de auditoría

· Alcance de Auditoría

Procedimientos críticos identificados

Riesgos a auditar definidos

· Objetivos y estrategias de auditorias

Procesos o procedimientos

Objetivos generales de la auditoría.

Objetivos específicos de la auditoría.

Resultados esperados de la auditoría.

Requerimientos de recursos humanos, físicos y financieros.

Tiempos de la auditoría establecidos

M E M O R A N D O D E P L A N I F I C A C I O N

ANEXOS:

· Conocimiento de la dependencia a auditar:

Naturaleza de la dependencia

Análisis de los resultados de los últimos ejercicios de auditoría

Análisis de los derechos de petición, quejas y de nuncias

· Evaluación del riesgo institucional.

. Cuestionario de evaluación de control interno.

· Programa de trabajo a desarrollar (Actividades)

. Requerimientos a solicitar a la dependencia a auditar.

· Cronograma de actividades.

Respecto de la justificación de la auditoría, es donde se plantean de manera concreta los argumentos que susten-tan la realización de la auditoría, el por qué se requiere ejecutar dicho trabajo. Entre otras razones se pueden mencionar: cumplimiento a la planificación del PAA, interés público, denuncias ciudadanas, ejercicio de se-guimiento. Así mismo, se debe establecer claramente aspectos tales como:

· Dependencia a auditar

· Periodo a auditar

· Tipo de auditoría y sistemas de control fiscal a utilizar

Preparación y presentación

La preparación del memorando de planificación está a cargo de todos los funcionarios que desarrollaron la etapa de planificación. Una vez elaborado, el coordinador o jefe de equipo lo presentará dentro del término previamente establecido al Jefe o jefa de Departamento para su revisión y tramite de su correspondiente aprobación.

Corrección y ajuste

El tiempo máximo para su primera revisión será de cinco (5) días hábiles. Si el memorando no es aprobado, dentro del mismo término será devuelto para las correcciones y ajustes pertinentes, dejando cla-ras dichas observaciones por escrito.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su devolución deberá ser corregido, ajustado y remitido al jefe o jefa de departamento nue-vamente.

Aprobación

La aprobación del memorando de planificación la dará, previa revi-sión, el Auditor Interno en mesa de trabajo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con la participación del equipo auditor y el o la jefa del departamento.

En caso de corrección y ajuste, la aprobación la dará el o la Auditor Interno dentro de los tres (3) días hábiles siguientes previa corrección del mismo.

Comisionar el equipo de auditoría

Conjuntamente con la aprobación del memorando de planificación, se debe comisionar al grupo de auditores y designar su coordinador, a través de una resolución interna, diligenciando además los formatos establecidos por la Auditoría para asumir la comisión de auditoría.

En la asignación del equipo de trabajo se debe tener en cuenta la ex-periencia obtenida en situaciones similares, con el objeto de que el trabajo tenga la calidad esperada. Cada uno de los miembros del per-sonal comisionado debe conocer sus funciones y responsabilidades.

Los plazos se deben establecer de forma tal que la aprobación del memorando se realice por lo menos con quince (15) días hábiles de anticipación a la instalación de la auditoría.

A u d i t o r í a I n t e r n a P á g i n a 4

...y el cronogramas de actividades para las etapas de eje-

cución e informe. (Continuación)