ejercicio de auditoria - planificacion preliminar

ARCHIVO PERMANENTE

OFICIO N 001 - UTM

SECCIN: Universidad Tcnica de Manab ASUNTO: Orden de trabajo

Portoviejo, 5 de Mayo del 2014

Ingeniera.Mara Beln Maldonado PonceAUDITOR JEFE DE EQUIPOPresente.

En cumplimiento al Artculo 2 del Reglamento General de Graduacin de la Universidad Tcnica de Manab, dispongo a usted que en calidad de Jefe de Equipo, realice una auditora financiera a la Compaa COBEMARSA S.A. ubicada en la ciudad de Portoviejo, provincia de Manab, por el perodo comprendido entre el 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2012.

Los objetivos generales son:

Determinar la razonabilidad de los estados financieros. Establecer la solidez de los mecanismos del control interno, administrativos y financieros aplicados a la Compaa COBEMARSA S.A.

Comprobar el cumplimiento de leyes, normas u otras disposiciones que regulen a la Compaa COBEMARSA S.A.

El equipo de trabajo estar conformado por: Jefe de Equipo, Ing. Maria Beln Maldonado Ponce Operativos Ing. Diana Lourdes Chele Cedeo; Ing. Gema Virginia Garca Macas; Ing Gema Lucia Mendoza Moreira; Ing. Ramiro Favio Saltos Cedeo, y como Auditor Supervisor el Ing. Marcelo Cadena Chvez, quien en forma peridica informar sobre el avance del trabajo.

El tiempo estimado para la ejecucin de esta accin de control es de 80 das laborables que incluye la elaboracin del borrador del informe y la conferencia final.

Atentamente,

_______________________Ing. Gladys Saltos BrionesDECANA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONMICAS

OFICIO No. 002 UTM

SECCIN: Universidad Tcnica de ManabASUNTO: Notificacin de inicio de la Auditora Portoviejo, 12 de Mayo del 2014

Seor,Marcos Ral Cobea GERENTE GENERALCompaa COBEMARSA S.A Presente

De mi consideracin:

De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 2 del Reglamento General de Graduacin de la Universidad Tcnica de Manab, notifico a usted, que la Direccin de Auditora Interna, iniciar una Auditora Financiera a la Compaa COBEMARSA S.A, por el perodo comprendido entre el 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2012 . Los objetivos generales de la auditora financiera son:

Determinar la razonabilidad de los estados financieros. Establecer la solidez de los mecanismos del control interno, administrativos y financieros aplicados a la Compaa COBEMARSA S.A. Comprobar el cumplimiento de leyes, normas u otras disposiciones que regulen a la Compaa COBEMARSA S.A

Para esta auditora financiera comunico adems que el equipo designado estar conformado por: Supervisor, Ing. Marcelo Cadena Chvez, Jefe de Equipo, Ing. Maria Beln Maldonado Ponce, Operativos Ing. Diana Lourdes Chele Cedeo; Ing. Gema Virginia Garca Macas; Ing Gema Lucia Mendoza Moreira; Ing. Ramiro Favio Saltos Cedeo, por lo que se servir disponer se preste la colaboracin necesaria para la ejecucin del trabajo encomendado.

Agradecer enviar respuesta, sealando nombres y apellidos completos, nmero de cdula de ciudadana, direccin domiciliaria, lugar habitual de trabajo y nmero de telfono, cargo y perodo de gestin, a nuestra oficina ubicada en la Universidad Tcnica de Manab. Por la atencin que le brinde a la presente quedamos agradecidos.

Atentamente,

Ing. Gladys Saltos BrionesDECANA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONMICAS OFICIO No. 003 - UTM


Ing,Mariela Tello PiscoGERENTE ADMINISTRATIVOCompaa COBEMARSA S.A Presente

De mi consideracin:




Atentamente,

Ing. Maria Beln Maldonado PonceAUDITOR JEFE DE EQUIPO

OFICIO No. 004 - UTM


Ing,

Compaa COBEMARSA S.A Presente

De mi consideracin:




Atentamente,




Ing,


De mi consideracin:




Atentamente,




Ing,


De mi consideracin:




Atentamente,




Ing,


De mi consideracin:




Atentamente,


La industria, la compaa y sus productos

1.1. La compaa

Marcos Ral Distribuidora nace ante la oportunidad de distribuir y comercializar productos de consumo masivo de alta calidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los consumidores en un sector que cada da es ms competitivo. La Distribuidora est ubicada en el sitio las Piedras del cantn Portoviejo en la Provincia de Manab.

Inici sus operaciones el 4 de mayo del 2004, siendo el capital un camin y dos personas, sub-distribuyendo productos Colgate Palmolive, incorporndose una tercera persona a los dos meses, luego de esto se sumaron muchas lneas de sub-distribucin que al cabo de unos meses se contaba con dos lneas exclusivas, siendo stas jabonera Guayaquil y Velas Caldern, de las cuales sta ltima hasta la fecha se sigue manteniendo.

El 2 de febrero del 2007 empez la relacin comercial con Nestl Ecuador S.A., marcando desde el inicio la diferencia entre los otros distribuidores locales, lo cual llev a tomar la decisin de incorporar ms recurso humano, implementacin tecnolgica, vehculos y bodegas, para estar al nivel de cualquier modelo de distribuidora de consumo masivo.

El 2 de junio del mismo ao se inici con el proyecto TriStar dndole todo el apoyo necesario para que el mismo obtenga los resultados esperados por Nestl y que hasta hoy en da sigue siendo la mejor escuela en lo que tiene que ver a tcnicas de ventas y manejo de informacin estadstica.

El 1 de Septiembre del 2008 se inicia el proceso de expansin abriendo una sucursal en la Provincia de Santo Domingo de los Tschilas, exclusivamente con el proyecto TriStar, el mismo que ya haba sido manejado por tres distribuidores anteriores, los cuales fracasaron en su intento de sacarlo adelante. El 2 de Septiembre del 2009, se decide fortalecer la sucursal aceptando la distribucin completa de los productos Nestl y la atencin al canal mayorista, tomando as un giro de 360 la operatividad y produccin del negocio.

Hoy en da la Distribuidora cuenta un recurso humano de 70 personas.

Misin:

Lideramos da a da en la distribucin, comercializacin y logstica de productos a travs del desarrollo de las marcas representadas.

Proveemos a nuestros clientes (socios estratgicos), productos de calidad de marcas reconocidas, optimizando los recursos tcnicos, humanos y financieros, que permitan garantizar el retorno e incremento de la inversin.

Generamos un crecimiento dinmico y rentable a largo plazo, enfocndonos en el desarrollo de marcas lderes; creamos fuentes de trabajo y convertimos a quienes colaboran con nosotros en verdaderos profesionales, contribuyendo con el desarrollo de la provincia y el pas.

Visin:

Consolidar el liderazgo absoluto en distribucin y comercializacin de productos de consumo masivo y que nuestros clientes nos sigan reconociendo como su principal proveedor, ofrecindoles el mejor servicio y aportndoles estrategias de negocio para un crecimiento sostenido.

Ser la distribuidora de productos ms eficiente del mercado Manabita teniendo como prioridad el servicio, ya que nuestros clientes son la base primordial de nuestro negocio.

1.2. Organizacin

Los manuales de procedimientos y de funciones de la empresa detallan formalmente la sujecin a las polticas, normas y competencias que deben cumplir y reunir el talento humano de esta organizacin para el desarrollo de sus actividades diarias; tambin se halla la estructura organizacional de la organizacin, donde se encuentra reflejada las lneas de autoridad, responsabilidad y comunicacin, que parten de la Gerencia General y se emanan hasta los niveles jerrquicamente inferiores. Los departamentos de Marketing, Financiero y Logstica representan las reas de resultados clave de la organizacin y requieren as mismo, de talento crtico para el cumplimiento de los objetivos estratgicos de sta.

1.3. Los productos

Los productos que se distribuyen estn segmentados por marcas, siendo los productos de la marca Nestl (30 familias), la que ms se comercializa. Entre las otras marcas que se distribuyen tenemos: Colgate (pastas dentales y jabones), Kimberly (papel higinico, toallas, paales, servilletas, faciales, toallas hmedas), D Mujeres (gel), Snob (salsas, productos en vinagre, mermeladas), Eveready S.A. (bloqueadores y bronceadores, pilas y bateras, rasuradoras, aceites), Real (arroz, enlatados), Jabonera Wilson (barras, limpieza), Paraso (fundas).

1.4. La industria

Dentro del proceso de negocio de las empresas, los canales de distribucin son fundamentales para el logro de los objetivos de ventas. En la industria de productos masivos en el Ecuador, los intermediarios comercializadores (mayoristas) son pocos en cada regin.

En Manab, el mercado de distribucin de las lneas de productos Nestl est repartido entre las empresas Manang S.A. con un 40% de participacin, Marcos Ral Distribuidora con un 45% y Pez Maldonado con el restante 15% de participacin; mientras que el mercado de distribucin de las lneas varias de productos est liderado por Marcos Ral Distribuidora y Ariosto Andrade con un 35% de participacin de mercado cada uno, dejando el 30% restante entre Marco Marchn, Ladisa, Pez Maldonado, y otros pequeos distribuidores.

2. Proceso de Negocio

2.1. Procesos declarados

En el presente apartado se analizan los procesos declarados del negocio, todos ellos aportando su valor especfico y direccionados hacia la distribucin, comercializacin y logstica de productos de consumo masivo de la marca Nestl S.A. y tambin de lneas varias en los canales mayorista y minorista, satisfaciendo con ello las necesidades de los consumidores en gran parte del territorio manabita, a cuya demanda deben ajustarse todos los procesos operacionales de la empresa; en vista de aquello, se hace necesario identificar y caracterizar cada uno de estos procesos declarados:

Distribucin y comercializacin a clientes minoristas, que actualmente son la razn de ser del negocio y hacia los cuales estn desplegados los mayores esfuerzos comerciales de la empresa.

Potencialmente, el canal de distribucin de las lneas varias aumentara el segmento del mercado que a la fecha no est siendo atendido, como son los mayoristas (supermercados, grandes tiendas, cadenas hoteleras, entre otras), en razn de que la multinacional Nestl tiene una restriccin de exclusividad dentro de la cadena de distribucin, comercializacin y logstica hacia los grandes clientes.

Otro segmento del mercado que se podra atender a travs de la comercializacin de lneas varias estara representado por las instituciones pblicas, tales como ministerios, fuerzas armadas, polica, universidades, entre las ms representativas de este ramo.

2.2. Caracterizacin del Proceso de Negocio seleccionado

Con el afn de no depender exclusivamente de la distribucin, comercializacin y logstica de los productos de la marca Nestl, que actualmente representan el 70% del total de la facturacin anual de la empresa, se pretende maximizar los ingresos por ventas de los productos de las otras lneas, de tal forma que se llegue a un nivel de facturacin mnimo de 50%; para cumplir este fin, el proceso de negocio seleccionado tiene que ver con la atencin mediante la distribucin, comercializacin y logstica de lneas varias direccionada hacia otro segmento del mercado que est representado por las instituciones pblicas, enmarcado siempre dentro de las exigencias actuales del mercado y de los clientes de la empresa. Las caractersticas de este proceso son las siguientes:

Cliente verdadero.- Cabe destacar que con el nuevo proceso de negocio seleccionado, el cliente verdadero se enfocar hacia las instituciones del sector pblico, es decir los Jefes de Adquisiciones.

Proveedores.- Jefes Regionales de Ventas.

Solicitud.- Orden de pedido, cantidad, descripcin, costo, detalle de las promociones o acciones comerciales y firma del responsable de compras.Documentos requeridos: garantas bancarias, en el caso del principal proveedor que es Nestl, los dems proveedores no exigen ningn documento en particular, salvo en el caso de algunos proveedores, que cada cierto lapso de tiempo requieren actualizar los datos de la empresa.Publicacin de orden de adquisicin en el Sistema de compras pblicas del INCOP disponible en la pgina web de internet www.incop.gob.ec.

Negociacin.- Se negocia a travs del portal en el proceso de puja inmerso en la Subasta Inversa Electrnica disponible en la pgina web del Instituto Nacional de Compras Pblicas.Se la realiza personalmente a travs de las labores de preventa que efectan los vendedores diariamente, quienes son los encargados de establecer previamente con los clientes las condiciones comerciales a las que stos se someten en la negociacin con la empresa (negociacin burocrtica).

Ejecucin.- La Compra de los productos a todos los proveedores se realiza semanalmente, y llegan a las bodegas de la empresa a las 24 horas de haber efectuado el pedido; mientras que los pedidos de los clientes se receptan a travs de un dispositivo electrnico sumado a un software especializado, que simplifica las tareas de ventas y verificacin de stock de inventarios, lo que permite el despacho inmediato de estos pedidos, para dejar la entrega de esta mercadera al da siguiente de efectuado la solicitud de compra.

Declaracin.- Como adjudicados se presenta a la institucin pblica requirente, la oferta ms conveniente a los intereses del estado considerando las especificaciones tcnicas (pliegos) presentadas junto a la invitacin a oferentes..

2.3. Misin del proceso

La declaracin de misin del proceso est ligada a la misin del negocio, destinada alcanzar el objetivo de la organizacin. En la declaracin de la misin del proceso, est determinado el alcance actual y futuro del proceso declarado.ACTUALFUTUROmbito de segmentoMinoristas, detallistasMinoristas, detallistas, Instituciones pblicas

mbito de mercadoTiendas de barrios y micro despensas Tiendas de barrios y micro despensas, comisariatos de asociaciones de empleados, entidades pblicas.

mbito geogrficoCantones de la Provincia de ManabCantones de la Provincia de Manab

Modo de conseguir el liderazgo competitivoLiderazgo por costos (gran volumen de compras y pago al contado), y exclusividad.Continuar con el liderazgo de costos, por exclusividad y administracin logstica, tecnologa, y de operaciones; aumento de la diversificacin de lneas y creacin de marcas propias en productos de lneas de limpieza.

3. Diagnstico del proceso

3.1. Anlisis del Macroentorno

3.1.1. Macroeconmico

De manera general la actividad comercial permite que los usuarios dispongan de los bienes producidos en el pas o en el exterior. En Ecuador el comercio interno se realiza entre regiones y ciudades; por otra parte el comercio exterior abarca las exportaciones e importaciones.

Luego de la alarmante desvalorizacin monetaria que fue determinante en la crisis econmica de los aos 98 y 99, que concluy para que en el ao 2000 el sistema monetario del pas se manejase con la moneda del dlar estadounidense, el comercio de productos sufri una serie de problemas por la liquidacin de muchas fbricas, entonces, el mercado internacional apunt hacia los convenios bilaterales y multilaterales entre pases, y Ecuador firm varios convenios para vender productos libres de aranceles.

Actualmente se prev un crecimiento del PIB alrededor del 5%, que se sustenta en la fuerte inversin pblica, la produccin interna, y el crecimiento del consumo de los hogares y de las exportaciones. La tasa de inflacin anual es del 4.28%, en cuanto a alimentos y bebidas la inflacin anual a junio/2011 es del 6.51%.

En la provincia de Manab la actividad del comercio de productos masivos, a lo largo de las ltimas dcadas ha permitido dinamizar la economa en la Regin; con lo acotado, se reflejan oportunidades de crecimiento en ventas en el sector pblico, y una mnima amenaza por el leve aumento de la inflacin.

3.1.2. TecnolgicoEn el ambiente tecnolgico, se identifican amenazas de quedar relegados a nuevas tendencias tecnolgicas para el proceso de ventas; no se identifican oportunidades

3.1.3. Social, demogrfico y ambientalDado las caractersticas del cliente verdadero (jefe de adquisiciones de las instituciones pblicas, y comisariatos), los cambios sociales, demogrficos y ambientales no proporcionan amenazas relevantes.

3.1.4. Ambiente poltico y legalEn el tema legal se identifican amenazas por posibles cambios en las regulaciones de compra y normativa en el futuro por parte de las instituciones pblicas.

3.2. Anlisis del MicroentornoAnlisis de la Distribuidora de productos de consumo masivo de acuerdo al modelo de Michael Porter.

A) Intensidad de la rivalidad entre los competidores Industria en franco desarrollo, por lo que la rivalidad entre competidores tiende a ser baja. Reduccin de Costos Fijos por la inversin efectuada en la adquisicin de tecnologa y outsourcing del sistema de transportacin, la rivalidad entre competidores es mnima debido a que el precio de venta de los productos no sufre modificacin alguna. No hay diferenciacin de productos debido a que los competidores ofrecen las mismas lneas de productos y la rivalidad entre ellos es alta. Conforme el proceso de negocios seleccionado para el cumplimiento de las promesas de valor de la empresa, se enfatiza que el mercado de distribucin de lneas varias direccionado hacia las instituciones pblicas es altamente competitivo en razn de la participacin en subasta inversa de las empresas competidoras a nivel nacional. Barreras a la salida: Los costos de salida por una vez son altos en razn del acuerdo de distribucin exclusiva que mantiene la empresa con la multinacional Nestl S.A. Es evidente el elevado nivel de interrelacin estratgica existente entre la empresa y su principal socio comercial (Nestl S.A.) y entre la empresa y sus socios estratgicos (clientes verdaderos). No hay barreras emocionales.

B) Amenaza de nuevos participantesLa creacin de barreras de entrada, representadas por: Altas posibilidades de que puedan existir a futuro regulaciones y cambios de normativas de los procesos de compras en las instituciones pblicas.

C) Amenazas de productos sustitutos: Aumento de los niveles de disponibilidad de productos de otras marcas (incluida la maquila) de las empresas competidoras. Reduccin del valor-precio de los productos de otras marcas. Aumento en trminos de calidad del producto sustituto.

D) Poder negociador de los compradores: El nivel de costos de cambio de los compradores es bajo porque en el proceso de seleccin por subasta inversa se adjudica la compra a la empresa que oferta el menor precio. Aumento de compradores significativamente importantes. Cumplimiento en el ofrecimiento de altos niveles de calidad de los productos entregados y servicio posventa a los compradores. Alto nivel de adaptacin de la organizacin a los requerimientos y especificaciones de los productos que requieren los compradores.

E) Poder negociador de los proveedores: Creciente nmero de proveedores importantes. Alta disponibilidad de productos sustitutos de otras marcas reconocidas en el mercado. Alto poder de negociacin de los proveedores.

3.3 Anlisis del medio interno Se efecta en este anlisis una breve descripcin de la competencia de la empresa, con el propsito de crear una ventaja competitiva sostenible donde se identifiquen un conjunto de factores que diferencian a La Distribuidora Marcos Ral de sus competidores.Competidores relevantes.A nivel nacionalNESTL: Lder en el mercado Alta participacin de mercado y cobertura a nivel nacional. Altos niveles de inversin en infraestructura y tecnologa. Liderazgo en costos.A nivel provincialCOBERTOSA: El ms fuerte competidor en la provincia de Santo Domingo de los Tschilas (distribucin de la lnea Nestl). Altos niveles de inversin en infraestructura y tecnologa. Ha experimentado un crecimiento importante en los ltimos aos. Campaas agresivas de mercadeo. Amplia cadena de distribucin.Ariosto Andrade: Gran capacidad de respaldo financiero. Participacin importante del mercado provincial de lneas varias de productos (35%). Demora en las decisiones empresariales de incursin en nuevos segmentos de mercado altamente competitivos. Amplios canales de logstica y distribucin. Marco Marchn: Reconocida trayectoria comercial y prestigio a lo largo de los aos. Demora en las decisiones empresariales de incursin en nuevos segmentos de mercado altamente competitivos. Posee las mismas lneas varias de productos.ManangS.A.: Comparte el liderazgo en costos con Distribuidora Marcos Ral en la distribucin de las lneas de Nestl a nivel provincial (Zona Manta). Demora en la inversin en tecnologa para simplificacin de procesos operacionales. Bajos niveles de organizacin en el rea administrativa. Altos niveles de cumplimiento de metas propuestas por la transnacional Nestl.Ladisa: Crecimiento sostenido en el tiempo. Empresa pequea pero bien organizada. Conocimiento del tipo de negocio en el que operan.Pez Maldonado: Empresa con trayectoria comercial en el medio. Alta aversin al riesgo de enfrentar desafos en nuevos segmentos de mercado COMPAA COBEMARSA S.A.PROCEDIMIENTO: Cuestionario de Control InternoCOMPONENTE: Archivo de la Documentacin SustentablePERODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2012

NPREGUNTASRESPUESTASOBSERVACIONES

SINON/A

1La mxima autoridad aplica polticas y procedimientos de archivos para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos?XSi se cumple con la norma de control interno (405-04) ya que la compaa debe aplicar polticas y procedimientos de archivos.

2La entidad privada cuenta con la evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones?XSi se cumple con la norma porque es importante que la compaa cuente con la evidencia documental necesaria.

3Las operaciones financieras estn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente?XSi se cumple con la norma porque cada una de las operaciones si estn respaldadas.

4La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estn siendo disponibles para las acciones de verificacin o auditoria?XSi se cumple con la norma (405-04) ya que la documentacin si esta siendo disponible para las acciones de verificacin.

5La administracin financiera de la entidad cuenta con procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria?XSe esta cumpliendo con la norma de control interno (405-04) porque la compaa si consta con procedimientos que aseguren la existencia de los archivos,

6Los documentos de uso permanente y eventual son clasificados y conservados?XSe cumple con la norma (405-04) porque si se est clasificando y conservando los documentos de uso permanente.

7Los documentos de carcter administrativo estn organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad?XNo se esta cumpliendo con lo establecido con la norma de control interno (405-04)

8La entidad dispone de documentos para llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades?XSi se cumple con la norma ISO 15489 porque la compaa si cuenta con documentos que ayuda en los procesos del negocio.

9La organizacin cuenta con documentos que muestren que se estn cumpliendo con el marco legal y reglamentario?XNo cuenta con estos documentos por lo que no est cumpliendo con la norma ISO 15489.

10El sistema de gestin de documentos garantiza la autenticidad, fiabilidad, integra y disponibilidad de los documentos?XSi se garantiza todos estos estos aspectos como lo estable la norma ISO 15489.

11La entidad cuenta con polticas de gestin de documentos?XNo se esta cumpliendo con estas polticas que lo establece la norma ISO.

12Las polticas de gestin de documentos, cubren sus necesidades de informacin, evidencia y redicin de cuentas en la empresa? XNo se cumple con la norma ISO 15489 porque esta poltica no cubre las necesidades.

13La organizacin identifica los documentos que implican una accin proporcionando una evidencia de las decisiones tomadas?XNo se cumple con la norma ISO 15489 porque no se estn identificando estos documentos.

14Se examinan los procesos, las actividades y las operaciones que se llevan a cabo en la documentacin relevante? XNo se cumple con la norma ISO 15489 porque no estn siendo examinados estos procesos.

15Determinan los plazos para la conservacin de los documentos?XNo se cumple con la norma ISO 15489

16Usted define los procesos y elabora los instrumentos de gestin de documentos?XSi se cumple con la norma ISO 15489.

17El sistema de gestin de documentos representa en forma jerrquica las actividades de la entidad?XSe esta cumpliendo con la norma ISO ya que sus actividades estn en forma jerrquica.

18La empresa cuenta con un calendario que especifiquen cuanto tiempo tiene que conservarse los documentos y su disposicin legal?XSi se cumple con la norma ISO 15489.

19La entidad comunica por escrito a toda la organizacin del funcionamiento del sistema de gestin de documentos?

XNo se cumple con la norma ISO 15489.

20Mediante el sistema de gestin de documentos se llevan a cabo las actividades de supervisin y control?XSi se estn llevando a cabo estas actividades como lo establece la norma ISO 15489.

21La entidad realiza seguimientos que muestren la eficacia y eficiencia del sistema de gestin de documentos?XSi se cumple con la norma ISO 15489 por lo que la compaa muestra eficacia y eficiencia en los seguimientos que se realizan en la misma.

22Utiliza controles peridicos para comprobar que los procesos y procedimientos del sistema son conformes a las polticas de la entidad?XSi se utilizan los debidos controles como lo establece la norma ISO 15489.

23La entidad cuenta con profesionales de la gestin de documentos?XPara el manejo de los documentos si se cuentan con profesionales as como lo requiere la norma ISO.

24Este profesional disea, implementa y administra el sistema de gestin de documentos?XSi se cumple con la norma ISO 15489.

25Coordina sus actividades con otros profesionales de la organizacin?XSus actividades si estn siendo coordinadas con otros profesionales como lo establece la norma.

26Realiza auditorias de cumplimiento segn la Norma ISO 15489?XNo se realizan auditorias de cumplimiento por lo que no se cumple con esta norma.

ELABORADO POR: D.L.CH.C.Fecha: 23 de Mayo del 2014

SUPERVISADO POR: M.C.CH.Fecha:

MATRIZ DE NIVELES DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL

Componente: Archivo de la Documentacin Sustentable

Cantidad de Preguntas Positivas (C.P.P)= 17Cantidad de Preguntas (C.P)= 26

Nivel del Riesgo Inherente (RI)R= C.P.P/C.P x 100R= 17/26 x 100R= 65,38

Nivel de Confianza (NC)

C= 100%- 65%C= 35%

COMENTARIOLa Compaa COBEMARSA S.A. no cuenta con documentos que muestren que se est cumpliendo con el marco legal y reglamentario; por lo que tampoco se examinan los procesos, las actividades y las operaciones que se llevan a cabo en la documentacin relevante, as mismo los documentos de carcter administrativo no estn organizados de conformidad al sistema de archivos adoptado por la entidad.

NIVEL DE CONFIANZA

BAJOMEDIOALTO

15% - 50%51% - 75%76% - 95%

85% - 50%49% - 25%24% - 5%

ALTOMEDIOBAJO

NIVEL DE RIESGO

COMPAA COBEMARSA S.A.PROCEDIMIENTO: Cuestionario de Control InternoCOMPONENTE: Evaluacin del Sistema ContablePERODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2012NPREGUNTASOBSERVACIONES

SINON/A

1Se efectan arqueos de caja y sobre base sorpresiva, cuidando que no se, mezcle o disponga de efectivo de otros fondos o de los ingresos entrantes para evitar que se tengan faltantes?XEl arqueo de caja se lo realiza bajo un formato elaborado por la empresa.

2

Se cancelan los comprobantes con sello fechador de pago en el momento de ser cubiertos con recursos de fondo fijo?XSi se esta cumpliendo.

3Se depositan intactos los ingresos, es decir, se cuida de no disponer de los ingresos para efectuar gastos?XLa empresa cuida los ingresos.

4Se vigila que no se mezclen los ingresos con los fondos de caja?XLos ingresos y fondos se mantienen por separado.

5Se depositan y registran diariamente los ingresos?XNo se realizan depsitos diariamente.

6Se ha responsabilizado en una sola persona el manejo de las cuentas de cheques? Sealar nombre de losresponsablesXSe encuentra bajo la custodia del encargado de caja.

7Se mantiene permanentemente autorizado en el banco y en las oficinas de la entidad el registro y autorizacin de firmas para expedir cheques?XSi se cumple con lo establecido.

8Se mantiene un lugar seguro y apropiado (caja fuerte de preferencia) los talonarios de cheques por usar?XNo, porque se encuentran en la oficina del gerente.

9Se ejercen control sobre los cheques devueltos a fin de evitar que vayan a cubrir faltantes de caja?XSi se ejerce control.

10Se muestran en balance general las inversiones y valores a su costo de adquisicin o a valor de mercado, en el que sea ms bajo?XSi se muestra.

11Se recuentan, peridicamente y por sorpresa, las inversiones y valores por parte de un funcionario autorizado y en presencia del responsable en custodia de los mismos?XTres veces al ao.

12Existe la poltica de evaluar a todos los empleados que manejan inversiones y valores?

XNo se aplica dicha poltica.

13Se explica claramente en los estados financieros cualquier gravamen que pese sobre las cuentas por cobrar en su conjunto y los documentos por cobrar?

XDe acuerdo a lo establecido por la ley si se cumple.

14Se vigila que el IVA trasladado a la entidad este perfectamente identificado en la factura o recibo por el bien o servicios recibidos?XEl departamento financiero es el encargado.

15Se vigila adecuadamente el manejo del IVA en el caso de las devoluciones a proveedores de materias primas o mercancas?XEl departamento financiero es el encargado.

16Se facturan las mercancas vendidas o servicios rendidos en el mismo da en que se efectu la transaccin, o a ms tardar el da siguiente?XTodas las mercancas vendidas han sido facturadas el mismo dia.

17Se utiliza todo recurso legtimo para asegurar el pago por parte del cliente?XCobranzas emite un reporte dos veces por semana.

18Se tiene establecidos sistemas giles de cobranza para que sta sea recolectada lo ms pronto posible?XSiempre y cuando sea necesario.

19Se prepara mensualmente un reporte de antigedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos?XNo se lleva un control especifico.

20Todos los documentos y formatos que intervienen en la funcin de cuentas por cobrar, Estn pre numerados o pre foliados?XSi se mantiene un orden especifico.

21Son adecuadas las medidas de seguridad contra robo, incendio, etctera?XSe trata de mantener siempre segura la planta.

22Estn adecuadamente protegidos los inventarios contra deterioros fsicos y condiciones climatolgicas?XNo cuentan con diferentes reas protegidas contra catastros.

23Existe control sobre partidas obsoletas, o que por otra causa han sido dadas de baja en libros y que fsicamente se encuentren en almacn?XSe cuenta con un plan de organizacin.

24Se determina el tipo de inventarios y cantidades de ellos para decidir cmo se van a acomodar y mover dentro del almacn?XAntes de acomodar se realiza una revisin.

25Estn los activos a nombre de la entidad?

XSi existe el debido registro.

ELABORADO POR: G.V.G.M.Fecha: 23 de Mayo del 2014



Componente: Evaluacin del Sistema Contable




C= 100%- 80%C= 20%

COMENTARIOEn cuanto respecta al componente del Sistema Contable, queda establecido que la Compaa COBEMARSA S.A. presenta falencias en ciertas polticas que debe seguir de acuerdo a la ley que presenta, esto destaca el riesgo que se presenta en cuanto a la informacin almacenada.

NIVEL DE CONFIANZA

BAJOMEDIOALTO

15% - 50%51% - 75%76% - 95%

85% - 50%49% - 25%24% - 5%

ALTOMEDIOBAJO

NIVEL DE RIESGO

COMPAA COBEMARSA S.A.PROCEDIMIENTO: Cuestionario de Control InternoCOMPONENTE: Sistema de PresupuestosPERODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2012

NPREGUNTASRESPUESTAOBSERVACIN

SINON/A

1La entidad cuenta con un presupuesto que promueve el desarrollo de la misma?XSi se presenta un presupuesto.

2Al elaborar el presupuesto, se aplican correctamente las disposiciones establecidas en la Ley del Presupuesto?XSe est cumpliendo con lo establecido.

3El manejo de los recursos financieros tiene un control estricto?XLos recursos financieros son manejados de manera ineficiente.

4Los ingresos recaudados son depositados en las cuentas corrientes establecidas?XEl contador es el encargado.

5Conoce Ud. lo que conlleva el mal uso de los recursos de la entidad?XNo se tiene muy claro el riesgo.

6Se realiza la observacin durante el proceso presupuestario de los puntos dictados por el Gobierno Nacional?XNo se cumple con lo establecido.

7Comprende el presupuesto establecido todas las caractersticas establecidas por el Ministerio de Finanzas?XSe mantienen claras las caractersticas.

8Se realiza el presupuesto fundamentndose en lo que se tiene y lo que se quiere alcanzar?XLa entidad se lo propone.

9Se elabora el presupuesto anualmente?XTal y como lo establece la ley.

10Cumplen con los lineamientos establecidos por el Presidente de la Republica?XSe lo realiza efectivamente.

11El Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico ha resuelto proyectos cuyo plazo de ejecucin ha excedido a un ejercicio fiscal?XNo se muestra inters.

12La elaboracin del presupuesto se inicia el primer da de enero y concluye el ltimo da de diciembre de cada ao?XAl elaborar el presupuesto, se lo realiza de esa manera.

13Elaboran la proforma presupuestaria considerando las previsiones en la recaudacin de ingresos como los requerimientos para la asignacin de gastos?XSi se consideran los puntos de este articulo.

14La Institucin cuenta con todos los instrumentos necesarios para ejecucin presupuestaria?XLa institucin cumple con lo establecido.

15Los compromisos, celebracin de contratos y la autorizacin de obligaciones constan con la respectiva asignacin presupuestaria?XLa asignacin presupuestaria no se cumple correctamente.

16Se efectan los cobros y pagos a travs del Banco depositario mediante el Sistema Bancario Nacional?XSe realizan movimientos bancarios legalmente.

17La Entidad cuenta con una Cuenta Corriente Unica?XExiste mas de una cuenta corriente.

18La ejecucin del presupuesto cumple con las fases establecidas en el asticulo 25 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico?XSi se cumple con lo establecido endicho articulo.

19El Presupuesto es evaluado mediante las normas tcnicas establecidas por el Ministerio de Finanzas?XSe evalua correctamente el presupuesto.

20El personal a cargo de la programacin presupuestaria est sujeto a constante capacitacion?XSe realizan constantes capacitaciones.

21La institucin cuenta con un manual general del sistema de presupuesto?XNo se cuenta con un manual.

22La unidad a cargo de la programacin presupuestaria prepara el proyecto de presupuesto y los presenta a la autoridad competente?XSi se cumple.

23Se cumplen con los objetivos y metas estrictamente aprobados en la Ley?XSe confirm lo establecido.

24La Entidad presenta al Ministerio de Finanzas, la informacin sobre las previsiones de ingresos, gastos, financiamiento con la periodicidad que este determine?XSi se rinden cuentas.

25El personal a cargo de la programacin presupuestaria est sujeto a constante capacitacin?XSe realizan constantes capacitaciones.

26Para la evaluacin presupuestaria la Entidad se basa en las normas tcnicas establecidas por el Ministerio de Finanzas?XLa entidad no se basa generalmente en las normas establecidas.

27La mxima autoridad y los funcionarios responsables del manejo presupuestario se encuentran aptos para esta responsabilidad?XComo resultado de las constantes capacitaciones , el personal si se encuentra apto.

ELABORADO POR: M.B.M.PFecha: 23 de Mayo del 2014



Componente: Sistema de Presupuesto


Nivel del Riesgo Inherente (RI)R= C.P.P/C.P x 100R= 19/27x 100R= 70,37


C= 100%- 70%C= 30%

COMENTARIOLa Compaa COBEMARSA S.A. en el componente de Presupuesto demuestra que a pesar de cumplir con lo establecido en la Ley, no se lo hace estrictamente como se debe ya que el resultado de esto se refleja calificndose con Riesgo/Confianza MEDIO.

NIVEL DE CONFIANZA

BAJOMEDIOALTO

15% - 50%51% - 75%76% - 95%

85% - 50%49% - 25%24% - 5%

ALTOMEDIOBAJO

NIVEL DE RIESGO

COMPAA COBEMARSA S.A.PROCEDIMIENTO: Cuestionario de Control InternoCOMPONENTE: Sistema OperativoPERODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2012

NPREGUNTAS RESPUESTAOBSERVACIONES

SINO N/A

1En lseleccin del Talento Humano se observa los requisitos para el ingreso del personal?XSi cumplen con los requisitos legales para el ingreso del personal idneo en los puestos vacantes

2Garantiza el proceso de seleccin con los procedimientos y polticas de la entidad?XEl proceso de seleccin del personal cumple con todos los procedimientos sealados en el reglamento de la entidad

3La honestidad y la tica prevalecen en las polticas establecidas de la entidad para el trato con los dems?XNo se cumple dentro de las polticas legalmente establecida

4Todos los contratos laborales estn debidamente registrado dentro del lapso establecido ante el inspector de trabajo?XSi se registran los contratos dentro de los 15 das establecidos en la ley ante un inspector de trabajo

5Cumplen con todos requisitos establecidos en el Contrato?XSi cumplen con los requisitos establecidos en el contrato

6Se lleva un registro ordenado donde conste todos los datos y documentos de los trabajadores?XSi lleva un registro pero no se encuentra actualizado y la documentacin est incompleta

7Existen servidores contratados que posee alguna discapacidad?X

8Se cancelan oportunamente las cantidades que correspondan al trabajador de acuerdo con las disposiciones legales?XA veces hay retrasos en los pagos por dos o tres das

9Cumple con el horario de trabajo establecido?XSi pero tambin trabajan horas extras

10Previo a las horas suplementarias cumplen con lo dispuesto en la ley?XDe acuerdo a lo estipulado en la ley las horas no exceden de cuatro en un da ni doce a la semana

11Los trabajadores gozan de los das de descanso obligatorio legalmente establecidos?XSi se respetan con los das festivos que estn legalmente establecido en el cdigo de trabajo

12Los trabajadores gozan anualmente de sus vacaciones?XNo todos gozan de sus vacaciones pero si son remuneradas

13Con respecto a la liquidacin de vacaciones se la realiza en el tiempo oportuno?XSegn lo establecido en la ley si se realiza la liquidacin de vacaciones oportunamente

14Se cumple con la igualdad de remuneracin y trabajo de acuerdo a lo establecido a la ley?XLos pagos se realizan de acuerdo a los aos de servicio de cada colaborador rigindose a lo establecido en la ley

15El beneficio de las utilidades anuales son repartidas a sus trabajadores?XSi se reparte el 15% del total de las utilidades establecidas legalmente

16los trabajadores estn debidamente asegurados al IESS?XAbsolutamente todos se encuentra asegurados en el IESS como la ley establece

17Los trabajadores que tienen ms de un ao prestando sus servicios se le cancela su fondo de reserva?XSi hacen uso del fondo de reserva

18La estructura organizativa es apropiada y tiene capacidad de suministrar la informacin necesaria para gestionar sus actividades?XDe acuerdo a las polticas institucionales la estructura organizativa apropiada

19Se modifica la estructura organizativa cuando existen cambios dentro de la empresa XSi se han realizado los cambios como se establecen en las polticas pero no est actualizado

20Se han implementado las polticas y procedimiento para la contratacin, formacin y promocin de los trabajadores XSi existen polticas y procedimiento de la contratacin y formacin de los trabajadores

21La entidad dispone del personal necesario en nmero, conocimientos y experiencia para llevar a cabo su misin?XDe acuerdo con las polticas establecidas sus trabajadores son idneos para cada puesto de trabajo asignados

22Estn definidas las responsabilidades de cada uno de los trabajadores?XTodos los trabajadores conocen sus responsabilidades porque se encuentra definidas en las polticas institucional

23Existe la rotacin del personal en el desempeo en las tareas claves del personal?XNo existe la rotacin del personal

24Estn establecidos los canales de comunicacin para que los trabajadores puedan informar sobre posibles irregularidades?XSi existe buena comunicacin entre todos los colaboradores para cumplir con el buen funcionamiento de la empresa

25Tiene conocimiento el personal sobre la misin, visin de la empresa y los objetivos del departamento'XAl ingreso de nuevos empleados no se les da a conocer la misin y visin de la empresa

26El trabajo que se realiza diariamente permite un crecimiento personal y la aplicacin de sus habilidades y destrezas?X

27El talento humano recibe capacitaciones constantemente?XSi se capacita al talento humano de acuerdo a lo estipulado en sus polticas institucional

28Existe confianza entre jefes y subordinados?X

29Se cuenta con un plan de seguridad en el caso de accidente laborales?XDe acuerdo al cdigo de trabajo cumple con la seguridad ante un accidente que se ocasione

30La formacin del personal est orientada al logro de los objetivos y metas planteadas?X

ELABORADO POR.:G.L.M.MFECHA:

SUPERVISADO POR: M.P.M.BFECHA:


Componente: Sistema Operativo




C= 100%- 77%C= 23%

COMENTARIOLa evaluacin al sistema de Control Interno en el talento humano podemos determinar el siguiente nivel de riesgo basado en que no existe rotacin de personal y en algunos casos no se cumplen a cabalidad con las polticas de la entidad

NIVEL DE CONFIANZA

BAJOMEDIOALTO

15% - 50%51% - 75%76% - 95%

85% - 50%49% - 25%24% - 5%

ALTOMEDIOBAJO

NIVEL DE RIESGO

COMPAA COBEMARSA S.A.PROCEDIMIENTO: Cuestionario de Control InternoCOMPONENTE: Sistema Tecnolgico PERODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2012 PREGUNTASRESPUESTASOBSERVACIONES

SI NO N/A

1Existe en la empresa un departamento encargado de las actividades y procesos de los temas tecnolgicos?XEn la Compaa si existe el departamento Informtico

2La empresa cuenta con un departamento de sistemas?XDepartamento Informtico

3Existe una persona encargada de los equipos informticos?XEl jefe del departamento Informtico

4Actualizan constantemente los niveles de seguridad de la informacin?XMensualmente se actualiza, quedando registrados las observacin en los archivos del departamento informtico

5Existe un departamento encargado de administrar los proyectos informticos?XEl departamento informtico

6Evalan los procesos de desarrollo y adquisicin de los software aplicativos?XEl departamento informtico mediante la aplicacin de software

7Cumplen con los requisitos necesarios para la adquisicin de infraestructura tecnolgica, expuesta en el plan anual de contrataciones?XAnualmente se planifica la adquisicin de equipos y sistemas pero son revisados trimestralmente

8Realizan mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos y sistemas, manuales y programas?XTambin se encuentran plasmado en la planificacin de adquisicin de equipos y sistemas

9Hacen uso de las garantas que le otorgan los proveedores al realizar el mantenimiento a los equipos?XLos equipos son importados exclusivamente para la empresa y no cuenta con la garanta

10Cuentan con un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia?XSe encuentra publicado en la web interna institucional y en los archivos informticos

11Incluyen en este un plan de continuidad de las operaciones?XSe est analizando un proyecto presentado por el departamento informtico

12Capacitaron al personal sobre estos planes y realizaron las pruebas y evaluaciones peridicas?XEl personal siempre est en constante capacitacin

13Revisaron la capacidad de respuesta y desempeo de los recursos tecnolgicos?XMensualmente se evalan y se archivan los resultados

14Controlan las cuentas y privilegios otorgados a cada uno de los dueos de procesos y administradores de los sistemas de tecnologas de la informacin?XSe realiza monitoreo preventivo a todos los atributos asignados

15Elabora la unidad tecnolgica normas e instructivos de instalacin y utilizacin de los servicios de internet, intranet y sitios Web de la entidad?XLa web es de fcil manejo, tanto para el usuario interno como el externo

16Cuentan los funcionarios de la entidad con la firma electrnica?XLos certificados de uso se en encuentran en los archivos del departamento informtico

17

Tienen estos los certificados emitidos por una entidad de informacin acreditada?XLos certificados de uso se en encuentran en los archivos del departamento informtico

18Monitorean constantemente la vigencia de cada uno?XExiste un programa encargado de revisar su vigencia y buen uso

19Cumplen con los formatos necesarios y coordinados por el departamento responsable?XDichos formatos se encuentran en el Departamento Informtico

20Existen polticas internas de manejo y archivo de informacin digital?XArchivo informtico

21Capacitan a los servidores sobre el uso y manejo de la firma electrnica?XSon evaluados semestralmente, se encuentran los resultados debidamente archivados

ELABORADO POR: R.F.S.C.Fecha: 23 de Mayo del 2014



Componente: Sistema Tecnolgico


Nivel del Riesgo Inherente (RI)R= C.P.P/C.P x 100R= 16/21 x 100R= 76.19


C= 100%- 76%C= 24%

COMENTARIOLa Ca. COBERMARSA S.A el departamento Informtica es aquel que est encargado de administrar los proyectos informticos, adems no se evalan los procesos de desarrollo y adquisiciones del software aplicativo. As se encuentra en proceso analizando un proyecto presentado por dicho departamento.

NIVEL DE CONFIANZA

BAJOMEDIOALTO

15% - 50%51% - 75%76% - 95%

85% - 50%49% - 25%24% - 5%

ALTOMEDIOBAJO

NIVEL DE RIESGO

MATRIZ DE PONDERACIN DE LA PLANIFICACIN PRELIMINARCompaa COBEMARSA S.A.COMPONENTERIESGOJUSTIFICACION DEL RIESGOENFOQUE DE LA PLANIFICACION PRELIMINAR

INHERENTECONTROL

AMBAMB

Archivo de la Documentacin SustentableXXLa Compaa COBEMARSA S.A. no cuenta con documentos que muestren que se est cumpliendo con el marco legal y reglamentario; por lo que tampoco se examinan los procesos, las actividades y las operaciones que se llevan a cabo en la documentacin relevante, as mismo los documentos de carcter administrativo no estn organizados de conformidad al sistema de archivos adoptado por la entidad.

P.S.Seleccione al azar un archivo en el periodo examinado y determine si estn debidamente organizados.

P.C.Mediante papeles de trabajo, confirme y evidencie las principales deficiencias que presenta la Compaa COBEMARSA S.A.

Evaluacin del Sistema ContableXXEn cuanto respecta al componente del Sistema Contable, queda establecido que la Compaa COBEMARSA S.A. presenta falencias en ciertas polticas que debe seguir de acuerdo a la ley que presenta, esto destaca el riesgo que se presenta en cuanto a la informacin almacenada.

P.S.Seleccione algunos comprobantes de ingresos y gastos del periodo y verifique si estn debidamente legalizados.

Sistema de Presupuestos

XXLa Compaa COBEMARSA S.A. en el componente de Presupuesto demuestra que a pesar de cumplir con lo establecido en la Ley, no se lo hace estrictamente como se debe ya que el resultado de esto se refleja calificndose con Riesgo/Confianza MEDIO.

P.S.Indague las causas porque no se cumplen a cabalidad las polticas institucionales

P.C.Verificar si la documentacin interna que tiene aprobada la entidad se aplica correctamente.

Sistema OperativoXXLa evaluacin al sistema de Control Interno en el talento humano podemos determinar el siguiente nivel de riesgo basado en que no existe rotacin de personal y en algunos casos no se cumplen a cabalidad con las polticas de la entidadP.C.Verifique la documentacin existente del personal y determine si estn completos y cules son los que falta dentro del archivo del personal.

Sistema TecnolgicoXXLa Ca. COBERMARSA S.A el departamento Informtica es aquel que est encargado de administrar los proyectos informticos, adems no se evalan los procesos de desarrollo y adquisiciones del software aplicativo. As se encuentra en proceso analizando un proyecto presentado por dicho departamento.P.C.Compruebe Los proyectos informticos y determine las causas de porque solo el departamento informtico administra los proyectos informticos.

ejercicio de auditoria - planificacion preliminar

Documents