PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA

AUDITORÍA

AutoresHENRY MORENOANGELICA FIQUITIVAJENNY LISSED GOMEZMAURICIO GUERRERO MURILLO

Objetivo:

Realizar le proceso cuidadoso, detallado, documentado, verificación y conocimiento de toda la información que permita al equipo auditor conocer las características de la empresa y de los sistemas de gestión de la prevención

• Hacer la evaluación inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales. • Verificar en el organismo, que su sistema cumple los requisitos establecidos y que realmente está implantado.• Verificar que, en una relación contractual, el sistema del suministrador es eficiente.• Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, de su sistema con relación a una norma de calidad, medioambiente, seguridad y salud laboral, etc.

1. Determinación del alcance objetivos y criterios de la auditoría.

2. Designación del jefe de auditoría y su equipo.

3. Estudio de la documentación relevante.

4. Determinación del plan de auditoría.

5. Preparación de cuestionarios o check-list.

6. Registro de hallazgos en la auditoría

PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

1. Determinación del alcance, objetivos y criterios de la auditoría

ALCANCE:

- Certificar uno o varios departamentos- Que tipo de auditoria se va a realizar : - Calidad, ambiental, prevención

* Auditoria de sistemas de gestión: de riesgos laborales etc.* Auditoria de proceso* Auditoria de producto* Auditoria de servicio

PACTADO LA ORGANIZACIÓN AUDITADA Y EL EQUIPO AUDITOR

El alcance debe constar clara e inequívocamente en el programa de auditoríaque hayan pactado la organización auditada y el equipo auditor, e incluye:

• Los límites de la auditoría, • La duración, • El lugar, • Las actividades • Y los procesos a auditar.

• LAS AUDITORIAS TAMBIEN VARIAN EN SU ALCANCE DEPENDIENDO DE:

AUDITORIAS INTERNAS O EXTERNAS

AUDITORIAS EXTERNAS DE SEGUNDA O TERCERA PARTE

- 2 PARTE: se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tales como los clientes, o proveedores,

- 3 PARTE: por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como

las que proporcionan la certificación/registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001.

* PERIODICIDAD: - Si se trata de la primera obtención del certificado normalmente la siguiente

auditoría se llevaría a cabo transcurridos tres años.

- Auditorías de seguimiento o renovación del certificado, lo normal es que se repitan con carácter anual (en ocasiones semestral).

AUDITORIAS INTERNA DE PRIMERA PARTE:

- se realizan por, o en nombre de la propia organización para la revisión por la dirección o con

otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de conformidad de una organización.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Algunos posibles objetivos o fines de la auditoría pueden ser:

Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema con los requisitos observados.

Determinar la eficacia del sistema implantado para alcanzar los objetivos.

Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema.

Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.

Permitir la inscripción del sistema del organismo auditado en un registro.

2. Designación del jefe de auditoría y su equipo

AL DECIDIR EL NÚMERO DE AUDITORES Y SU CUALIFICACIÓN, DEBEMOS FIJARNOS EN:

1. Si se trata de una auditoría de un solo sistema de gestión, de una auditoría de un sistema integrado de gestión (por ejemplo, calidad y medioambiente) o si se trata de una auditoría parcial de un departamento de la organización (por ejemplo, el departamento de compras) o bien, de toda la organización en su conjunto.

2. Cuál es la competencia del equipo auditor que se precisa para conseguir los objetivos de la auditoría.

3. Cuáles son los objetivos, el alcance, los criterios y la duración prevista de la auditoría.

4. Cuáles son los requisitos normativos y/o de certificación, en su caso, según sea aplicable, en virtud del tipo de organización de que se trate, o del tipo de certificación, además del lugar en el que radique la organización.

5. La objetividad, esto es, autonomía e independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar evitando conflictos de intereses.

6. La capacidad de trabajo en equipo del equipo auditor para interaccionar con la organización auditada y entre los propios auditores entre sí.

PARA TENER EN CUENTA:

- Si se encuentran fallas en el equipo auditor, se pueden incluir expertos técnicos

- Los auditores en formación se pueden incluir en el equipo auditor pero no pueden auditar sin dirección

- Con argumentos razonables basados en principios de las auditorias se pueden cambiar miembros del equipo auditor.

3. Estudio de la documentación relevante.REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

• Documentación revisada.

una auditoría se ocupa de, en primer lugar, revisar toda la documentación referida al sistema de gestión auditado, siempre respetando los límites de dicha auditoría.

El sistema documental esta formado asi:

Manual de calidad (o medioambiente, o seguridad y salud laboral, etc.).

Manual de procedimientos de la calidad (o medioambiente, o seguridad y salud

laboral, etc.). Instrucciones de trabajo o instrucciones operacionales. Registros, generados tras la puesta en funcionamiento del sistema,

partiendo de los documentos precedentes.

Otra documentación a revisar puede ser, por ejemplo:

• Permisos y licencias.• Repertorios normativos y reglamentarios aplicables a la organización,

que deberán estar al día.

• Documentación generada.

• Listas de verificación para cada elemento del SC.• Formularios para recoger observaciones y

formularios para consignar evidencias.

Son las herramientas de trabajo más importantes del equipo auditor, ya que le permiten no olvidarse nada por auditar y llevar a cabo una tarea mucho más ordenada y sistemática, es decir, mucho más eficiente, a la hora de encontrar evidencias.

4. Determinación del plan de auditoría.Compete al auditor jefe, diseñar el plan de auditoría a llevar a cabo. Una vez

elaborado, debe facilitarse a:

• La organización auditada.• El cliente o contratista de la auditoría, si es distinto del auditado.• El equipo auditor.

CONTENIDOS DEL PLAN DE AUDITORÍA Objetivos. Alcance. Personal involucrado, incluido el representante o representantes de la organización

auditada. Documentos de referencia. Componentes del equipo auditor y sus funciones y responsabilidades. Idioma empleado en la auditoría. Fecha de realización. Duración estimada de las actividades de auditoría. Programación de las reuniones con la dirección. Requisitos referidos a la confidencialidad. Acciones de seguimiento de la auditoría. Recursos disponibles. Distribución del informe de auditoría y fecha de emisión.

Las principales herramientas que nos facilitan la tarea son: Check-List. Listas de comprobación.

EJEMPLOLISTA DE CHEQUEO

6. Registro de hallazgos en la auditoría

Una vez realizados hallazgos en la auditoría, es decir, no conformidades a subsanar, aparecerán en el informe de auditoría, pero previamente han de ser documentados. Esa documentación debe contener, al menos, lo siguiente:

Fecha.Área afectada.Punto de la norma afectado.Descripción de la evidencia hallada.Personal involucrado.Firma del auditor.