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INSTITUCIÓN EDUCATIVA BOYACÁ

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. NORMA ISO 9001:2000


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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

NORMA ISO 9001:2000

Responsable Versión del Documento Vigente desde:

Rectora 01 Febrero de 2008

Control de cambios en el documento

Causa del cambio Cambio realizado

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Representante de la Dirección Comité de calidad Rectora


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Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................... 5

2. BREVE RESEÑA HISTORICA......................................................................................................5

3. ALCANCE DEL SGC:.................................................................................................................... 5

3.1 EXCLUSIONES PERMISIBLES:.................................................................................................6

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD...................................................................................6

4.1 REQUISITOS GENERALES:.......................................................................................................6

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN:.................................................................................6

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN..................................................................................8

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS.................................................................................................12

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS....................................................................................................12

6.2 RECURSOS HUMANOS............................................................................................................12

6.3 INFRAESTRUCTURA................................................................................................................14

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO........................................................................................................14

7 REALIZACIÓN DEL SERVICIO..................................................................................................15

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO:.......................................................15

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE..................................................................15

7.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO:.............15

7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO...........................16

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO........................................................................................................16

7.4 COMPRAS................................................................................................................................. 16

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO.....................................................................17

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO....................................17

7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO......................................................................................................................................................... 17

7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD....................................................................................17


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7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE...................................................................................................18

7.5.5 PRESERVACIÓN DEL SERVICIO.........................................................................................18

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN...................................18

8 MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA...........................................................................................18

8.1 GENERALIDADES.................................................................................................................... 18

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN....................................................................................................19

8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.............................................................................................19

8.2.2 AUDITORIA INTERNA............................................................................................................19

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS..............................................................19

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO.................................................19

8.3 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME.............................................................................20

8.4 ANÁLISIS DE DATOS...............................................................................................................21

8.5 MEJORA.................................................................................................................................... 21

8.5.1 MEJORA CONTINUA.............................................................................................................21

8.5.2 ACCIÓN PREVENTIVA O CORRECTIVA..............................................................................21

9. Anexos........................................................................................................................................ 22


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1. INTRODUCCIÓN

El Sistema de Gestión de Calidad diseñado e implementado por la INSTITUCION EDUCATIVA BOYACÁ, Institución Educativa de Carácter Oficial (Resolución # 458 del 14 de Octubre de 2004), está documentado en el Manual de Gestión de Calidad con el objetivo de dar cumplimiento a los requisitos de los padres de familia y estudiantes, a los requisitos legales y a otras partes interesadas; así mismo se da cumplimento a los requisitos de la norma ISO 9001 Versión 2000 en su numeral 4.2.2. Este manual contiene entre otros aspectos el alcance del sistema de gestión de la calidad; Las exclusiones permisibles, referencia de los procedimientos documentados en el sistema y una descripción de la interacción entre los procesos.

El Manual de Gestión de Calidad representa la estructura general del sistema de gestión de la Institución y es el documento maestro utilizado como guía en la aplicación e implementación de los diversos requisitos solicitados por la norma ISO 9001 VERSION 2000.

La INSTITUCION EDUCATIVA BOYACÁ, pretende a través de la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad, generar en sus empleados la cultura del control y un enfoque de procesos integrados, orientado a la satisfacción de los padres de familia y estudiantes.

2. BREVE RESEÑA HISTORICA:

El 16 de Febrero de 1904 Inició sus labores con el nombre de ESCUELA SAN MIGUEL, donde hoy se encuentra situado el Gran Hotel siendo la primera escuela dirigida por religiosas. La Comunidad Vicentina en Pereira.A partir de 1938 la escuela recibe el nombre de ESCUELA BOYACA por orden gubernamental.En 1995 se da apertura a dos grados sextos y en 1996 reciben la Escuela las HERMANITAS DE LA ANUNCIACION, y continúan implementando gradualmente la Básica Secundaria. Desde 2004 se constituye INSTITUCION EDUCATIVA BOYACÁ. Ofreciendo los niveles de Preescolar, Básica y Media Técnica en Administración, articulada con el SENA en el Programa de Documentación Y Registro de Operaciones Contables.

3. ALCANCE DEL SGC:

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la INSTITUCION EDUCATIVA BOYACÁ, aplica desde el diseño, la planificación y la prestación del Servicio de Educación Pública, en los niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria y media técnica, hasta el otorgamiento del título de bachiller de sus estudiantes.


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3.1 EXCLUSIONES PERMISIBLES:

Se ha excluido el numeral 7.6 dado que el sistema no requiere control de los dispositivos de Seguridad y medición. Por no considerarse necesario en el proceso formativo de los estudiantes, dado que se utilizan como medios demostrativos en las asignaturas de química, física y biología.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos generales:

Procesos:Para mayor claridad se incluye el mapa de procesos comprendido en el sistema de Gestión de Calidad. Ver el anexo 1: Mapa de Procesos.

La secuencia e interrelación de los procesos está documentada en el Anexo 2: Matriz de caracterización de procesos y sus interrelaciones.

En la caracterización de los procedimientos se establece: descripción por proceso el objetivo de cada procedimiento, los cargos responsables del proceso, el numeral de la norma con el que tiene relación cada proceso, entradas (recursos, requisitos legales, internos y de los beneficiarios del servicio educativo), salidas (resultados y/o productos), clientes y proveedores del proceso, registros y mecanismos de control e indicadores de seguimiento y medición.

4.2 Requisitos de la documentación:

Para cumplir con los requisitos de control de la documentación y de registros, se ha documentado y aplicado los procedimientos; en este Manual de calidad solo se hace referencia a los procedimientos que integran cada Gestión; su descripción se realiza en forma detallada en el Manual de procedimientos:

Proceso Gestión de Dirección: Contiene los siguientes procedimientos Direccionamiento Estratégico.

Revisión por la Dirección.

Comunicación Organizacional.

Elaboración de Documentos.

Control de Documentos.

Control de Registros

Control de Servicio No Conforme

Acciones Correctivas


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Acciones Preventivas

Auditorías Internas

Proceso Gestión De Formación: Contiene los siguientes procedimientos Admisiones y Matrículas

Diseño Curricular

Planeación y Prestación del Servicio Educativo

Acompañamiento

Proceso Gestión Humana: Contiene los siguientes procedimientos

Formación y Desarrollo de Competencias Laborales

Proceso Gestión de Administrativa y Financiera: Contiene los siguientes procedimientos

Presupuesto

Compras

Contratación de Servicios

Servicios Generales

Mantenimiento

Además se han elaborado los siguientes manuales y documentos:

Manual De Calidad: en este documento s e determina el Alcance del SGC y se da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2000

Manual De Cargos: En este manual se determina el perfil de cada cargo que conforma la estructura organizacional de la Institución y se detallan las responsabilidades y autoridades de cada funcionario, lo que facilita y guía su accionar.

Proyecto Educativo Institucional: En este documento se especifican el Horizonte institucional, la estructura curricular, el control y regulación participativa y la proyección social y participación.

Manual De Convivencia: Define los derechos y obligaciones de las estudiantes.


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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la Dirección: La Rectora evidencia su compromiso con la implementación del SGC y la mejora del mismo, mediante:

El establecimiento de mecanismos de comunicación que permiten conocer el nivel de satisfacción de nuestros beneficiarios (padres de familia y estudiantes).

El cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios establecidos por la Ley General de Educación (Ley 115 de 1994 y sus decretos reglamentarios), el Sistema general de participaciones (Ley 715 de 2001) y las disposiciones emanadas por el MEN y la Secretaría de Educación del Municipio de Pereira, responsables de velar por su cumplimiento.

El cumplimiento del Horizonte Institucional, fundamentado en los valores Institucionales de: Honestidad, Liderazgo, Responsabilidad, Puntualidad, Tolerancia, solidaridad, Respeto y Compañerismo, proyectando a través de la educación pública, la formación de un ser humano integral.

El establecimiento y cumplimiento de la política de calidad, la cual evidencia un compromiso con padres de familia y estudiantes en proveer un servicio educativo público de calidad.

El establecimiento y cumplimiento de los objetivos de calidad dirigidos hacia el sostenimiento de la institución, la satisfacción de los Padres de Familia y Estudiantes, fortalecimiento de las competencias del personal que labora en la institución y garantizar un adecuado clima organizacional.

La implementación de las revisiones al SGC, según lo establecido en el PGD-02 Procedimiento de Revisión por la Dirección.

La disponibilidad de recursos económicos y físicos, referenciados en cada uno de los procedimientos que integran el PGA: Proceso de Gestión Administrativa y Financiera.

5.2 Enfoque de los Padres de Familia y Estudiantes:

La Rectora como representante legal de la Institución es la encargada de velar por el cumplimiento de la calidad del servicio educativo, según lo establecido en los numerales:

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio, los cuales se evidencia su cumplimiento en cada uno de los procedimientos que integran el PGF: Proceso de Gestión Formación.

8.2.1 Satisfacción del cliente, que se evidencia en el PGD: Proceso de Gestión De Dirección.


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5.3 Política de Calidad y Horizonte institucional:

Para garantizar el Direccionamiento Estratégico de la Institución se ha establecido, documentado y comunicado como grandes estrategias la Misión, la Visión, los Valores Institucionales, la Política y los Objetivos de Calidad:

POLITICA DE CALIDAD

La Institución Educativa Boyacá, se compromete con la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus beneficiarios a través de la formación integral y el desarrollo de las competencias laborales de sus estudiantes, fortaleciendo la cultura de calidad en todos sus procesos.

Buscamos el desarrollo de las competencias de nuestro personal, en un ambiente de trabajo armonioso acorde con la filosofía educativa de Madre María Berenice.

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Formar integralmente mujeres comprometidas con su proyecto de vida fundamentado en la capacidad de liderazgo, autogestión y servicio, respetando los valores éticos, morales y religiosos. Mujeres que demuestren sus capacidades y habilidades en el trabajo y en su profundización académica profesional.

2. Satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios, buscando su permanencia y continuidad.

3. Garantizar la permanencia y proyección de la Institución a mediano y largo plazo.

4. Fortalecer las competencias del personal para asegurar un óptimo desempeño laboral.

5. Mantener un buen clima laboral que propicie un trabajo de calidad.

6. Proveer oportunamente los recursos financieros y físicos necesarios para apoyar la ejecución de los procesos.


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Los siguientes son los valores que la institución puede plantear como metas u otros que considere pertinentes durante el año 2008, dado que los considera el eje del comportamiento e impacto en la comunidad, estudiantes y por ende en sus familias.

VALORES

Honestidad: Actuamos con pudor, decoro y recato en cada una de nuestras actuaciones.

Liderazgo positivo: Damos siempre buen ejemplo en todo y todos.

Responsabilidad: Somos honesto para cumplir sus deberes. Comprendemos y aplicamos las leyes que guían nuestras acciones.

Puntualidad: respetamos el tiempo de los demás. Iniciamos a la hora exacta nuestras actividades

Tolerancia: Aceptamos y apreciamos nuestras diferencias.

Solidaridad: Alcanzamos objetivos comunes y nos comprometemos con la búsqueda de soluciones.

Respeto: tratamos con cortesía, aprecio y estima a los demás, para realizar una real convivencia en armonía y fraternidad.

Compañerismo: estamos motivados para de aportar, recibir y construir en equipo.

MISIÓN

La Institución Educativa Boyacá forma integralmente mujeres que trascienden en el campo comercial, empresarial y universitario en los niveles Preescolar, Básica y Media Técnica que contribuye en el desarrollo de una sociedad transformadora y productiva, acorde con la filosofía educativa de Madre María Berenice.

VISIÓN

La Institución Educativa Boyacá en el año 2009, estará certificada y entregará mujeres competentes y formadas en valores morales, altamente espirituales, y empresariales para desempeños exitosos en el trabajo, empresa y universidad.


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5.4 Planificación:

La Rectora y el Comité de Calidad establecen los Objetivos de Calidad los cuales dan cumplimiento al numeral 7.2.1: Determinación de los requisitos relacionados con el servicio. La evidencia de los mismos se halla en el cumplimiento de cada uno de los Procedimientos que integran el PGF: Proceso de Gestión de Formación. De igual forma se garantiza la planeación del SGC y se mantiene su integridad controlando los cambios que se presenten.

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación:

Responsabilidad y autoridad:MDC-02 Manual De Cargos: en él se establecen y documentan las responsabilidades y autoridades de los cargos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad, características del cargo y las competencias requeridas para desempeñar el mismo.

Para evidenciar las líneas de autoridad y dependencia se estructura un organigrama formal de la institución. Ver Anexo 3. Organigrama

Representante de la Dirección:

El Representante de la Dirección, es nombrado por el Equipo Directivo como máximo ente de la Institución, con las siguientes responsabilidades y autoridades:

Es el responsable de:

La planeación, implementación, seguimiento y mejora continúa del Sistema de Gestión de la Calidad.

La planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas. Coordinar el Comité de Calidad. Controlar la documentación del S.G.C.

Es la autoridad

Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos del S.G.C.

Realizar el seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicadas sobre las No conformidades detectadas.

Evaluar el desempeño de los auditores internos. Autorizar el cierre de las No conformidades detectadas en las auditorías y en la

Revisión de Dirección.

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Comunicación interna:

Para garantizar una adecuada comunicación interna con los empleados y estudiantes, se ha documentado e implementado el PGD-03 Procedimiento de Comunicación Organizacional.

5.6 Revisión por la Dirección

Para garantizar una adecuada planificación y revisión del SGC se ha documentado e implementado el PGD-02 Procedimiento de Revisión por la Dirección, La Institución teniendo en cuenta su autonomía, asume la frecuencia de realización de la misma. De esta manera se asegura la mejora continua y la eficacia del sistema de Gestión de la Calidad, también se incluye la revisión de la política y los objetivos de calidad. De esta revisión se deja constancia en el PGD-02-R01 Acta de Revisión por la Dirección.

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de Recursos

La Institución provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeño eficaz de los procesos y para garantizar la implementación y mantenimiento del SGC.

Para garantizar la disponibilidad de recursos económicos y físicos, se ha documentado y aplicado los procedimientos del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera; como son: presupuesto, compras y contratación de servicios, salud ocupacional, admisiones y matriculas, mantenimiento y servicios generales y desarrollo de competencias laborales.

Se realiza un presupuesto anual donde se estiman los ingresos y gastos de operación necesarios para garantizar la calidad del servicio, el cual es aprobado por el Consejo Directivo. El presupuesto está condicionado a la proyección estudiantil y los aportes que realiza el Distrito por la prestación del servicio educativo. La metodología para la elaboración del presupuesto esta contenida en el PGF-01: Procedimiento de Presupuesto.

Se proveen los productos y servicios necesarios para una operación eficaz siguiendo las disposiciones establecidas en el PGA-02 Procedimiento de Compras y PGA-03 Contratación De Servicios, dando cumplimiento al numeral 7.4 Compras.

6.2 Recursos Humanos

Generalidades:

Dado el carácter oficial de los funcionarios de la Institución, el proceso de selección y vinculación del personal docente, administrativo y operativo es responsabilidad exclusiva de la Secretaria de Educación, según decretos reglamentarios (2277 de 1979 y 1278 de 2004 para personal docente y ley 909 de 2004 para personal administrativo y técnico).

La Rectora coordina la inducción del personal en su puesto de trabajo, permitiéndole a la Institución disponer de un recurso humano ubicado en el contexto institucional y


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consciente de la pertinencia e importancia de sus responsabilidades y de su contribución al logro de los objetivos de la calidad. Competencia, toma de conciencia y formación:

Para garantizar un efectivo desempeño laboral de los funcionarios de la Institución, se ha definido, documentado e implementado el PGH-01 Procedimiento de Formación y Desarrollo Competencias Laborales, el cual tiene el siguiente alcance:

Determinar las competencias básicas por cargo en términos de:

Educación: Nivel de educación formal requerido para el cargo, según normatividad vigente del MEN (2277 de 1979 y 1278 de 2004 para personal docente y ley 909 de 2004 para personal administrativo y técnico). La Institución verifica esta información mediante acta de posesión emanada por Secretaría de Educación, la cual reposa en la hoja de vida de cada empleado.

Conocimientos específicos: Formación adicional requerida para el cargo.

Habilidades: Hace referencia a la evaluación del desempeño laboral del personal, la cual se realiza de la siguiente forma:

Personal docente de 6º a 11 grado: Es realizado por la Rectora anualmente y se evalúan las habilidades comunicativas, de interacción, metodológicas y evaluativas.Personal docente de preescolar a 5º grado: La evaluación es descriptiva, la realizan los estudiantes de estos grados a sus profesores, sirve de entrada para la evaluación del desempeño que realiza la Rectora en la cual se reconocen los aspectos positivos y por mejorar de cada docente.

La evaluación del desempeño laboral del personal técnico asistencial, y operativo sin personal a cargo es realizada por la Rectora según ley 909 de 2004.

Experiencia: Tiempo mínimo requerido en cargos similares, según normatividad vigente del MEN (2277 de 1979 y 1278 de 2004 para personal docente y ley 909 de 2004 para personal administrativo y técnico). La institución verifica esta información mediante acta de posesión emanada por Secretaría de Educación, la cual reposa en la hoja de vida de cada empleado.

El perfil de cada cargo, con sus respectivas responsabilidades, autoridades y competencias se describe en el MDC-02 Manual De Cargos.

Valorar las competencias del personal y estructurar el plan de capacitación orientado a aquellos conocimientos adicionales, como son: Filosofía institucional, Conocimiento de la norma ISO 9001 y manejo de herramientas informáticas, con el fin de garantizar un adecuado desempeño laboral en el cargo.


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6.3 Infraestructura

La Institución dispone de una adecuada infraestructura que garantiza la prestación de su servicio educativo de manera segura y confiable:

Planta física de dos pisos, 26 aulas de clase, 1 laboratorio de química y física, 1 sala de sistemas con acceso a Internet (banda ancha), 1 sala para profesores, 1 aula de audiovisuales, 1 biblioteca, 1 tienda escolar, 1 cafetería para docentes, 1 unidad sanitaria para docentes, 4 unidades sanitarias para estudiantes, 1 cancha múltiple, 1 cancha de voleibol, 1 Enfermería, 1 Restaurante Escolar, 1 Almacén, 2 aulas para almacenar instrumentos musicales y material lúdico y didáctico.

Cuatro Oficinas Administrativas: 1 Rectoría, 1 Coordinación (académica y convivencia), 1 Psicoorientación y 1 Secretaría con 3 módulos de atención.

Todas las oficinas están dotadas con muebles, computadores con acceso a Internet inalámbrico, teléfonos y archivadores para garantizar adecuadas condiciones laborales.

La institución cuenta con 76 equipos de cómputo, 28 de ellos portátiles, 3 para trabajo administrativo, 2 para docentes.

La Institución para garantizar el bienestar estudiantil, dispone del Servicio de psicología: el cual es prestado por la Psicoorientadora, mediante asesoría a estudiantes y orientación a padres de familia en la Escuela de Padres.

6.4 Ambiente de trabajo

Para prevenir y/o fortalecer las condiciones que afecten el normal desarrollo laboral de cada empleado, se realiza una encuesta de Clima Organizacional anual, para conocer el nivel de satisfacción y expectativas de los empleados, con el fin de sostener las condiciones adecuadas y/o en su defecto mejorar las condiciones laborales no favorables.

Mediante la adecuada implementación del Mantenimiento a instalaciones físicas, equipos, muebles y enseres se contribuye al bienestar físico de los empleados.

Mediante una adecuada comunicación interna, una efectiva gestión de recursos económicos, se contribuye al bienestar laboral de los empleados, complementado con acciones de capacitación, de estímulos y reconocimientos periódicos a las mejores acciones realizadas por los empleados.


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7 REALIZACIÓN DEL SERVICIO

7.1 Planificación de la realización del servicio:

La Institución planifica y realiza la prestación del servicio educativo de forma controlada, para lo cual se ha estructurado el PGF Proceso de Gestión de Formación y se ha responsabilizado al equipo de Gestión de Formación, conformado por: el Coordinador (a) Académico (a), Coordinadores (as) de Convivencia quienes a su vez están apoyados (as) por los Jefes de área, responsables de proyecto, comités de evaluación y promoción, comité de convivencia y conciliación, y los directores de grupo.

Los Consejos Directivo y Académico con el apoyo del equipo de Gestión de Formación son los responsables de velar por el cumplimiento de la Ley General de la educación (Ley 115 de 1994), la cual establece los requisitos y regula la prestación del servicio educativo a Instituciones prestadoras de educación. Mediante el PEI-01 Proyecto Educativo Institucional, en el cual se especifica el Horizonte institucional, la estructura curricular, el control y regulación participativa y la proyección social, se estipula que el MDC-01 Manual de Calidad es un anexo del PEI.

Para dar cumplimiento a la prestación del servicio educativo, se han definido, documentado e implementado los procedimientos pertenecientes al PGF: Proceso de Gestión de Formación, los cuales contienen los requisitos especificados por los clientes y por la normatividad del sector educativo, estos son:

Procedimiento de Admisiones y Matricula.

Procedimiento de Diseño Curricular.

Procedimiento De Planeación Y Prestación Del Servicio Educativo.

Procedimiento de Acompañamiento

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio:

Mediante la firma de la hoja de matrícula, la Institución les garantiza a las familias y a las estudiantes la prestación del Servicio Educativo, ajustado a los lineamientos del MEN y a los Estándares Básicos de Competencias.

Se les realiza entrega del Manual de Convivencia a Padres y Madres de familia o Acudientes y estudiantes, en el cual se establecen los derechos y deberes de las partes involucradas. Para dar cumplimiento a lo anterior se ha definido, documentado e implementado el PGF-01 Procedimiento de Admisiones y Matricula.

La hoja de matrícula reposa en la Secretaría General de la Institución, en la carpeta de la estudiante. Una vez culmine el año escolar, se archiva en secretaría.


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La carpeta de estudiantes retirados de la Institución, se devuelve a los padres de familia o se archivan en la Secretaría General de la Institución.

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio

Los procesos de: PGD Gestión De Dirección y PGF Gestión De Formación, son los responsables de revisar los requisitos iniciales relacionados con el servicio educativo.

Al finalizar el año escolar se realiza la evaluación Institucional para detectar el nivel de satisfacción de los Padres de Familia y Estudiantes.

Además, para cumplir con los requisitos de los clientes y de la planificación y realización del servicio educativo, la Institución cuenta con los procesos de apoyo PGH Gestión Humana y el PGA Gestión Administrativa y Financiera, los cuales son vitales para la administración y control de los recursos.

7.3 Diseño y Desarrollo

La institución diseña los contenidos curriculares por áreas, teniendo en cuenta los Estándares Básicos de Competencias, generando un plan de estudios que permite ser revisado, verificado y validado anualmente; dependiendo de los resultados se retroalimenta el proceso y si es necesario, se establece un nuevo plan de estudios como respuesta a las oportunidades de mejora identificadas y que son aprobadas por la autoridad competente. Para cumplir con este requisito se ha definido, documentado y aplicado el PGF-02 Procedimiento de Diseño curricular , en el cual se establecen las etapas del diseño como son: la revisión, verificación y validación de cada etapa del diseño curricular, se establecen las responsabilidades y autoridades.

Mediante el PGF-03 Procedimiento De Planeación Y Prestación Del Servicio Educativo, se garantiza la aplicación, control y seguimiento a lo establecido en el PGF-02 Procedimiento de Diseño Curricular .

A los numerales de la norma 7.3.4, 7.3.5 y 7.3.6 se les dan respuesta en el PGF-02 Procedimiento de Diseño Curricular

7.4 COMPRAS

Para garantizar una adecuada gestión de compras de suministros y de servicios, se han definido, documentado y aplicado los siguientes procedimientos:

PGA-02 Procedimiento de Compras PGA-03 Procedimiento De Contratación De Servicios

En este procedimiento se establecen las condiciones para la selección y evaluación de los proveedores de la Institución.


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Para la contratación de los servicios externos, la Institución por ser Institución Educativa Oficial se rige por la ley de contratación, la documentación suministrada por los proveedores es archivada en la oficina del pagador.

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio

Para garantizar la prestación del servicio educativo se ha definido, documentado e implementado los procedimientos que contienen los requisitos especificados por los clientes y por la normatividad del sector educativo, estos son:

PGF-03 Procedimiento De Prestación Del Servicio Educativo. PGF-04 Procedimiento de Acompañamiento

Mediante el Manual De Convivencia, la Institución regula la normalización de las actividades escolares, con el fin de favorecer el desarrollo integral de las estudiantes y facilitar una sana convivencia. Este Manual es entregado a cada una de las estudiantes, docentes y empleados.

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y prestación del servicio

La Institución realiza un completo esquema de medición, control y seguimiento mediante los indicadores establecidos en cada procedimiento e integrados a los objetivos de calidad. Ver Anexo 4: Tablero de indicadores

Se valida la calidad de la prestación del servicio educativo por parte de los Padres de familia y Estudiantes, mediante la evaluación Institucional, la cual permite identificar el nivel de satisfacción y la calidad de nuestro servicio educativo.

Adicionalmente se hace una completa validación de las diversas etapas del diseño curricular, según lo establecido en el PGF-02 Procedimiento de Diseño Curricular.

7.5.3 Identificación y Trazabilidad

Cada estudiante es identificada con su nombre completo, lo que facilita el seguimiento y trazabilidad a lo largo de su vida académica dentro de la Institución.

La Secretaria General es la responsable de preservar los registros académicos de las estudiantes, identificadas por estudiante y grado.


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Acciones de seguridad para preservar la confiabilidad de los registros académicos: Claves de acceso Copias de seguridad de los archivos en medio magnético. Control de usuarios

7.5.4 Propiedad del cliente

Los registros académicos son de propiedad de los beneficiarios, por lo tanto la Institución es responsable de velar por su almacenamiento y preservación, ante cualquier solicitud de los Padres de familia y estudiantes, la Institución está obligada a suministrar la información requerida.

De igual forma la Institución es responsable por la preservación de la información contenida en la carpeta de acompañamiento de las estudiantes.

7.5.5 Preservación del servicio

Para garantizar la preservación y conformidad del servicio educativo durante el proceso formación de cada estudiante, la Institución ha definido, documentado e implementado el PGF Proceso Gestión de Formación y los siguientes procedimientos:

Admisiones y Matrículas

Diseño Curricular

Prestación del Servicio Educativo

Acompañamiento

Control del servicio No Conforme

La Coordinación académica y de Convivencia, son los responsables de velar por la implementación y el control de los requisitos establecidos por la ley general de la educación.

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición

No aplica para la Institución. Por no considerarse necesario en el proceso formativo de los estudiantes, dado que se utilizan como medios demostrativos en las asignaturas de química, física y biología.

8 MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

La medición del desempeño de los procesos, se realiza mediante el control de los indicadores de gestión establecidos en cada procedimiento. Ver Anexo 4: Tablero de indicadores.


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En cada procedimiento se establecen los métodos de análisis de datos, las técnicas estadísticas más utilizadas son los gráficos de barras, el diagrama causa – efecto (espina de pescado) y la técnica de los 5 porqués?

El análisis de los datos se realiza en la reunión del Comité de Calidad, en la cual se analizan los resultados de desempeño de los procesos y se toman las acciones de solución (si se requieren), que buscan la mejora continua y el desempeño efectivo del Sistema de Gestión de Calidad.

También se realiza seguimiento al desempeño de los procesos mediante la Revisión por la Dirección que realiza la Rectora y el Representante de Dirección para el SGC.

8.2 Seguimiento y medición

La medición del desempeño de los procesos, se realiza mediante el control de los indicadores de gestión establecidos en cada procedimiento. Ver Anexo 4: Tablero de indicadores.

8.2.1 Satisfacción del cliente

La Institución realiza seguimiento a la información relativa a la percepción del beneficiario, mediante:

Evaluación Del Servicio Por Parte De Estudiantes.

Encuesta de Satisfacción de Beneficiarios Padres de Familia

Análisis y respuesta a las quejas y reclamos de las partes interesadas.

8.2.2 Auditoria Interna

Se ha documentado e implementado el PGD-10 Procedimiento De Auditorías Internas, el cual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias para programar, planear y ejecutar y evaluar las auditorias internas de calidad, selección y evaluación de los auditores internos, determinar el alcance y los criterios de las auditorias.

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

El seguimiento y medición al desempeño de los procesos y a los objetivos de calidad se realiza periódicamente. Ver Anexo 4: Tablero de indicadores

8.2.4 Seguimiento y medición del servicio educativo

Para garantizar el seguimiento y medición a las características del servicio educativo, se han definido, documentado e implementado los procedimientos pertenecientes al PGF: Proceso de Gestión de Formación, los cuales contienen los requisitos especificados por los clientes y por la normatividad del sector educativo, estos son:

Procedimiento de Admisiones y Matrículas


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Procedimiento de Diseño Curricular.

Procedimiento de Prestación del Servicio Educativo

Procedimiento de Acompañamiento

8.3 Control de servicio no conforme

Para dar cumplimiento a este requisito se ha documentado e implementado el PGD-07 Procedimiento De Control De Servicio No Conforme, el cual permite establecer el método para identificar y controlar el servicio no conforme detectado en el PGF Proceso Gestión De Formación, con el fin de cumplir con los estándares de calidad del servicio educativo Y asignar las responsabilidades y autoridades de las personas encargadas.

La Institución establece como servicio no conforme, las deficiencias académicas o de convivencia por parte de los estudiantes.

El siguiente mecanismo permite identificar y controlar el servicio no conforme:

PGF-01 ADMISIONES Y MATRÍCULAS

Aspecto AControlar

ControlEstablecido

Frecuencia De Aplicación

Registro DeResultados

Nivel DeAceptación

Tratamiento (Naturaleza)

Responsabilidad Y Autoridad

Documentación Requerida por el SIMAT

Ver Anexo

Verificación de la Documentación al Ingreso

A cada aspirante

Formato del SIMAT

Cumplir con toda la documentación

No se matricula hasta traer toda la documentación completa

Secretaría académicaRectora

PGF-02 Diseño CurricularAspecto AControlar

ControlEstablecido

Frecuencia De

AplicaciónRegistro DeResultados

Nivel DeAceptación


ResponsabilidadY Autoridad

Cambios en el diseño de: plan de estudios, Planes de área y proyectos de formación

Constatar que los cambios en plan de estudios, Planes de área y proyectos de formación solo se realicen previa propuesta por escrito

Cada cambioPGD-05-R03

Propuestas de Cambio

Todos los cambios deben tener perfectamente realizados los eventos de revisión verificación y validación

Realizar la revisión, la

verificación y validación

DocenteConsejo Académico

PGF-03 Planeación y Prestación del Servicio. Aspecto AControlar

ControlEstablecido

Frecuencia De Aplicación

Registro DeResultados

Nivel DeAceptación


Responsabilidad Y Autoridad

Nivel académico de estudiantes.

Evaluación académica

Establecida por cada asignatura. Consolidado por periodo académico

PGF-03-R06 Planilla Valorativa del Proceso Académico y Formativo

PGF-03-R08 Informe Escolar De Valoración Académica

Aceptable Actividades de recuperación y nivelación.

PGF-03- R09 Listado De Estudiantes Con Deficiencias O Insuficiencias Académicas.

Docentes.Coordinación Académica.


MANUAL DE CALIDAD

Código MDC-01

Página 21 de 22

PGF-04 ACOMPAÑAMIENTO.

Aspecto a controlar

Control establecido Frecuencia Registro de

resultadosNivel de

AceptaciónTratamiento y

registro (naturaleza)

Responsabilidad y Autoridad.

Estudiantes con necesidades especiales de

acompañamientoAcompañamiento Permanente

PGF-04-R02 Observador

de la Estudiante

Establecido en el Manual de

Convivencia

Apoyo por Psicoorientación y

debido proceso establecido en el

manual de convivencia

DocentesDirectores de Grupo Coordinador (a) de

ConvivenciaPsicoorientadora

8.4 Análisis de datos

El Comité de calidad realiza análisis de datos a los indicadores periódicamente, para garantizar la conformidad del SGC y mejorar su eficacia.

El análisis de datos proporciona información sobre:

La satisfacción de nuestros beneficiarios: Padres de familia y estudiantes

La conformidad con los requisitos del servicio educativo

Oportunidades de mejora y de acciones preventivas de los procesos y del servicio educativo

Evaluación y seguimiento de los proveedores seleccionados por la Institución.

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

La mejora continua se evidencia con las acciones de mejora efectivamente aplicadas, el control a los objetivos de calidad, los resultados de las auditorias internas, seguimiento al desempeño de los procesos, acciones correctivas y preventivas y los resultados de la Revisión por la Dirección.

8.5.2 Acción preventiva o correctiva

Estos procedimientos tienen por objeto identificar e implementar las acciones preventivas o correctivas con el fin de eliminar los riesgos o eliminar los problemas que afectan la calidad del servicio educativo. Documentados en el PGD-08 Procedimiento de Acciones correctivas y PGD-09 Procedimiento de Acciones preventivas.


MANUAL DE CALIDAD

Código MDC-01

Página 22 de 22

Se aplica el análisis de causas y se determinan las acciones preventivas o correctivas, relacionadas con:

Quejas de los clientes Autocontrol Desempeño de los procesos Auditorias internas

9. Anexos Anexo 1: Mapa de Procesos Anexo 2: Matriz de caracterización de procesos y sus interrelaciones Anexo 3: Organigrama Anexo 4: Tablero de indicadores Anexo 5: Manual de Indicadores

mgc-01 manual de gestion de calidad · web viewen este documento se determina el alcance del sgc y...

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