manual del sistema de gestion de calidad (sgc)€¦ · manual del sistema de gestion de calidad...

Alcaldía Municipal de San Salvador

Unidad de Desarrollo Institucional Departamento de Gestión de Calidad

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(SGC)

AÑO 2011

Aprobado: Mediante Acuerdo Municipal deRef.:SO-040411-4.10

Fecha: 04 de abril de 2011

Elaborado por: Departamento de Gestión de Calidad

Vigencia: 04 abril 2011

2

II.. AAnntteecceeddeenntteess 33

IIII.. PPrrooppuueessttaa yy oobbjjeettiivvoo ddeell MMaannuuaall 33

IIIIII.. FFuunncciioonneess yy oobbjjeettiivvooss ddeell DDeeppaarrttaammeennttoo ddee GGeessttiióónn ddee CCaall iiddaadd 44

IIVV.. VViissiióónn,, MMiissiióónn yy CCoommpprroommiissoo ddee CCaalliiddaadd 55

VV.. PPoollííttiiccaa ddee GGeessttiióónn ddee CCaall iiddaadd 66

VVII.. PPrriinncciippiiooss yy CCrriitteerriiooss ddee AAppll iiccaacciióónn ddee llaa PPoollííttiiccaa ddee CCaalliiddaadd 77

VVIIII.. IInnssttrruummeennttooss ddeell SSiisstteemmaa ddee GGeessttiióónn ddee CCaall iiddaadd 88

VVIIIIII.. DDiissppoossiicciioonneess GGeenneerraalleess 99

IIXX.. RReessppoonnssaabblleess 1100

XX.. VViiggeenncciiaa yy ddiissppoossiicciioonneess ddee ccaarráácctteerr TTrraannssiittoorriioo 1100

XXII.. AAnneexxooss 1122

Manual de Gestión de Calidad de la Municipalidad de San Salvador Unidad de Desarrollo Institucional - Departamento de Gestión de Calidad

3

I. ANTECEDENTES:

En la Municipalidad de San Salvador, es la primera vez que se enuncia en el Plan

Estratégico Municipal 2009-2012, un Compromiso de Calidad y un proyecto de

Modernización Municipal, que este sustentado en la implantación de un Sistema

de Gestión de Calidad, en la Misión y la Visión de la gestión actual, el Alcalde y

Concejo asumen como propia la gestión de Calidad y empoderan a los servidores

públicos para que vivan a través del servicio municipal la Filosofía de Calidad,

orientando el mensaje a brindar servicios de primera categoría a los ciudadanos

de San Salvador. En tal sentido se ha encomendado a la Unidad de Desarrollo

Institucional, a través del Departamento de Gestión de Calidad, para que brinde el

apoyo técnico que viabilice el cumplimiento a la declaratoria de Calidad emitida

por el Sr. Alcalde y su Concejo, en todas las dependencias de la Municipalidad,

además de implementar herramientas técnicas que fortalezcan la comunicación y

el conocimiento de la normativa institucional, que permita a todas las Unidades

Organizativas dar fiel cumplimiento al Control Interno, gestionándolo a través de las

jefaturas indicadas en la estructura organizativa y aplicándolo en el

funcionamiento operativo y procedimientos de trabajo de las 85 Unidades

Organizativas de la Municipalidad de San Salvador. La socialización e

involucramiento de todos los servidores públicos en el levantamiento de los

procedimientos orientados a brindar Servicios de Calidad en la Municipalidad,

bajo la guía de las Jefaturas y el apoyo de los líderes de calidad de las Unidades

Organizativas, permitirá realizar un proceso de Modernización Municipal de gran

impacto al servicio del Ciudadano y particularmente a los Contribuyentes. Para tal

fin se han preparado instrumentos gerenciales de aplicación práctica los que

forman parte del siguiente manual.

II. PROPUESTA Y OBJETIVO DEL MANUAL

PROPUESTA:

La siguiente propuesta consiste en la implantación de un Sistema de Gestión de

Calidad para la Municipalidad de San Salvador en la cual se toma de base, el

proyecto estratégico: Revisión, Actualización y Simplificación de Procesos claves,


4

cuya meta considera en una primera etapa, la implantación por parte de las

Unidades Organizativas en forma gradual de un sistema de optimización de los

procesos claves, en cumplimiento a los compromisos establecidos en el Área

Estratégica Modernización Municipal (AE5), del Plan Estratégico de la Alcaldía

Municipal de San Salvador período 2009-2012.

OBJETIVO:

Contar en una 1ª. Etapa con el Sistema de Gestión de Calidad, implementado y

operando al servicio de la Administración Municipal,

que facilite el conocimiento y aplicación de la normativa institucional,

propiciando la modernización municipal a través de la mejora continua en los

servicios que se brindan a los Ciudadanos.

III. FUNCIONES Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD

A continuación se enumeran las principales funciones del departamento de

Gestión de Calidad:

· Planificar y ejecutar metas orientadas a resultados en cumplimiento a los

planes Estratégico y Operativo de la Municipalidad.

· Proponer e implantar sistemas y procedimientos a través de lineamientos

de calidad, que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad

los servicios a los contribuyentes.

· Coordinar el diseño e implantación de técnicas e instrumentos de calidad

que permitan la mejora en los procesos y procedimientos de los servicios

brindados por la Municipalidad.

· Brindar lineamientos, inducción y asesorías sobre gestión de calidad, a

todas las dependencias de la Municipalidad.

· Optimizar los procesos clave y apoyar el cambio cultural, con el objeto de

asegurar la mejora continua en la gestión Municipal.


5

Objetivo del Departamento de Gestión de Calidad

Asegurar el máximo de eficiencia y simplicidad en los procesos y procedimientos

ejecutados en la organización, bajo el marco legal y normativo de competencia

de la Municipalidad, orientados a brindar servicios de calidad a los capitalinos.

IV. MISION, VISION MUNICIPAL Y COMPROMISO DE CALIDAD

A través de un conjunto de herramientas técnicas y administrativas estandarizadas

y con enfoque de calidad se brindará el de apoyo, al cometido de gestión

expresados en la Misión, Visión y el Compromiso de Calidad declarado por el

señor Alcalde y Concejo Municipal, para la gestión municipal del período 2009-

.2012, así:

MMIISSIIOONN11 ““SSeerr uunn GGoobbiieerrnnoo MMuunniicciippaall rreeccttoorr ddeell ddeessaarrrroolllloo llooccaall,, ccoommpprroommeettiiddoo ccoonn eell bbiieenn ccoommúúnn yy llaa ssaattiissffaacccciióónn ddee llaass nneecceessiiddaaddeess ddee llaa cciiuuddaadd,, ggeenneerraannddoo bbiieenneessttaarr ssoocciiaall,, eeccoonnóómmiiccoo yy ccuullttuurraall aa ssuuss hhaabbiittaanntteess,, ccoonn ffuunncciioonnaarriiooss aatteennttooss yy ccaalliiffiiccaaddooss ooffrreecciieennddoo sseerrvviicciiooss áággiilleess,, ooppoorrttuunnooss yy ddee ccaalliiddaadd””

VVIISSIIOONN22 ““SSaann SSaallvvaaddoorr uunnaa cciiuuddaadd ccaappiittaall lliimmppiiaa,, oorrddeennaaddaa,, sseegguurraa,, ccoommppeettiittiivvaa yy mmooddeerrnnaa,, ccoonn hhaabbiittaanntteess ccoommpprroommeettiiddooss yy eenn pplleennoo eejjeerrcciicciioo ddee ssuu cciiuuddaaddaannííaa..””

La calidad es un principio fundamental para brindar servicios de primera

categoría, para esto la Municipalidad de San Salvador debe de estar equipada

con las mejores técnicas para lograrlo y dar cumplimiento y poder dar

cumplimiento a la Misión, Visión bajo el marco del Compromiso de Calidad el cual

considera lo siguiente:

1 Plan Estratégico Municipal 2009-2012 – Alcaldía Municipal de San Salvador 2 Plan Estratégico Municipal 2009-2012 – Alcaldía Municipal de San Salvador


6

COMPROMISO DE CALIDAD 3

“En la Alcaldía Municipal de San Salvador, nuestro compromiso es con el

ciudadano del Municipio; se basa en la calidez, eficiencia y en la garantía del

estricto cumplimiento con los estándares de servicios que deberán de ser del

conocimiento de los contribuyentes.

Siendo nuestra misión servir al ciudadano, buscaremos agilización de los procesos

y la mejora continua.

Para lograrlo desarrollaremos herramientas de gestión, las cuales estarán

sustentadas en TRES Ejes:

Limpieza Orden Seguridad

Adicional a éstos, se incorporan otros temas de atención al capitalino, así como

de fortalecimiento institucional que son de trascendencia del quehacer de la

municipalidad”.

Con el objeto de cumplir con este mandato estratégico, se ha elaborado la

siguiente herramienta de cambio institucional, orientado a la implantación del

Sistema de Gestión de Calidad de la AMSS.

V. POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD: estará orientada a implementar un Sistema de Gestión de Calidad, que oriente la gestión de la Municipalidad de San Salvador, a ofrecer servicios de primera categoría, a través del desarrollo de instrumentos de trabajo, que determinen las actividades a fin de que los servidores públicos municipales, hagan lo que tienen que hacer, bien hecho, a fin de brindarle satisfacción al Ciudadano de San Salvador.

3 Plan Estratégico Municipal 2009-2012 – Alcaldía Municipal de San Salvador


7

VI PRINCIPIOS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE

CALIDAD:

Para hacer lo que se tiene que hacer, se deberán de aplicar los siguientes pasos:

1. Determinación de las actividades 2. Conocimiento de los requisitos a cumplir 3. Adiestramiento sobre esos requisitos 4. Cumplimiento estricto de esos requisitos

Si se conocen los requisitos no se necesita supervisión, ya que se sabe qué hacer, cada uno hará bien lo que tiene que hacer, bajo principios y lineamientos de calidad, los cuales se detallan a continuación:

Principios de Calidad

1. Enfoque al Cliente: Identificar las características cómo y quien hace esto? con las que el cliente identifica la Calidad y hacer que los productos y servicios cumplan con estas.

2. Prevención. Aplicando la prevención los procedimientos deben de cumplir con la normativa institucional y requisitos a cubrir para su correcta aplicación.

3. Planeación como herramienta para garantizar los resultados esperados.

4. Medición: lo que no se mide no se mejora, conocimiento constante medido a través de los resultados obtenidos.

5. Pensamiento Sistémico: Enfoque que integra un conjunto de elementos que tienen un propósito común y están relacionados entre sí.

6. Trabajo en Equipo: Participación e involucramiento de personal a todos los niveles de la organización.

7. Mejora Continua: acompañamiento de cambios constantes para la mejora de los productos y servicios a fin de atender las necesidades de los clientes.


8

Criterios para la aplicación de la política de calidad:

· Se define como procedimiento a la sucesión o conjunto de pasos

relacionados que indican la forma de cumplir con una tarea en forma

lógica y secuencial, en el cual se indica: el como hacerlo, que hacer y a

quien es el responsable del desarrollo de cada paso.

· Al finalizar los pasos de un procedimiento nos debe de llevar a obtener un

resultado, el cual debe de centrarse al contribuyente/ciudadano/cliente.

· Los procedimientos se levantarán por área de responsabilidad, con el

objeto de establecer los puntos de control y facilitar la mejora continua de

los mismos.

· Actualizar/simplificar o crear nuevos procedimientos de acuerdo a la

estructura organizativa y de funciones aprobada en el Manual de

Organización y Funciones (MOF).

· Los documentos contenidos en el Sistema de Gestión de Calidad

(procedimientos, reglamentos, lineamientos, acuerdos, normas, políticas,

instructivos, etc.), que se elaboren, actualicen o simplifiquen, deberán de

estar apegados a la normativa vigente que le aplica a la Municipalidad

de San Salvador.

· La elaboración de los documentos deberán de considerar los

procedimientos o lineamientos consignados en el Sistema de Gestión de

Calidad para tal fin y ser retomados por las Unidades Organizativas de la

Municipalidad de San Salvador, para lo cual se contará con el apoyo

técnico (inducción y asesoría) del Departamento de Gestión de Calidad.

VII. INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Por medio del Sistema de Gestión de Calidad se implementarán los siguientes

instrumentos de trabajo:

· Herramientas técnicas con apoyo de aplicaciones informáticas para el

registro y visualización de los procedimientos de trabajo para cualquier

Unidad Organizativa de la AMSS.


9

· Herramientas técnicas para el control y mejora de los procedimientos, a

través de la inducción y asesoría sobre el levantamiento de los

procedimientos.

· Soporte técnico y administrativo orientado a brindar información de apoyo

a la gestión gerencial a través de la consolidación de la normativa vigente

y los procesos de trabajo continuos e interrelacionados realizados por el

Concejo Municipal, Juntas Directivas, Jefaturas de unidades organizativas y

demás servidores públicos, contando éstos con acceso oportuno a dicha

información.

Los instrumentos en referencia se encuentran incorporados en el apartado de

Anexos así:

· Formularios

1) SGC – 001

2) SGC – 002

· Procedimientos

1) PRO PRO -001 Levantamiento de Procedimientos en unidades de la AMSS

2) PRO GC - 002 Publicación de Procedimiento en Sistema de Gestión de

Calidad

3) Pro MOF - 003 Modificación al Manual de Organización y Funciones (MOF)

· Lineamiento

General para la elaboración y actualización del Manual de Organización y

Funciones (MOF)

VIII. DISPOSICIONES GENERALES

Se exhorta a todas las dependencias de la Municipalidad a dar fiel cumplimiento

a los lineamientos y criterios para la aplicación de la política de calidad,

contenidos en el presente Manual, a fin de garantizar el establecimiento y

aplicación de la normativa de control interno y que a la vez se propicie un

ambiente de trabajo en equipo y cooperación orientando los esfuerzos al


10

cumplimiento de objetivos y metas, bajo el marco de la responsabilidad y la

transparencia.

IX. RESPONSABLES

La aplicación de las medidas expuestas anteriormente, será responsabilidad de

cada jefatura de las dependencias de la estructura organizativa institucional.

X. VIGENCIA

El presente manual tendrá vigencia desde el día de su aprobación por el Concejo

Municipal. Se aplicará una transitoriedad de 2 años para la aplicación de los

lineamientos de Calidad contenidos en el presente Manual.

XI. TRANSITORIO

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE ACTUALIZACIÓN, SIMPLIFICACIÓN Y

LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS:

Se ha programado mejorar de manera controlada, sistemática y permanente la

simplificación de los procedimientos de trabajo, considerando que la mejora de

los procesos se iniciaría pasando de una gestión intuitiva o personalista a una

estandarizada haciéndose más transparentes.

Considerando que el objetivo del Departamento de Gestión de Calidad, es la

actualización, creación y simplificación de los procedimientos de trabajo de la

Alcaldía Municipal, proceso que requiere de contar con las herramientas técnicas

necesarias para el cambio cultural en la forma de realizar las actividades de

trabajo, siendo necesario hacer eventos de sensibilización para brindar las nuevas

herramientas técnicas para la mejora del procedimiento el cual debe de

enfocarse a la obtención, de resultados tangibles para los contribuyentes y

ciudadanos que sean entregados con calidad y en forma oportuna.

Estrategia No. 1; actualización, simplificación y creación de procedimientos se

propone su ejecución en 3 etapas así:


11

En la primera etapa se brindará la inducción y el acompañamiento técnico en la

actualización de procesos/procedimientos claves, sustantivos, así como en el

levantamiento de Procedimientos de 9 Unidades Organizativas que no tienen

procedimientos.

1. Unidad de Asuntos Estratégicos

2. Unidad Centralizada de atención al contribuyente

3. Proyectos Especiales

4. Departamento de Soporte Administrativo (Unidad de Comunicación Social)

5. Unidad Ejecutora de Proyectos Comunitarios y Mitigación de Riesgos

6. Unidad de Desarrollo Institucional

7. Departamento de Planificación

8. Sub-gerencia de Ingresos

9. Sub-gerencia de Catastro

Segunda Etapa - Procedimientos de Procesos Claves y Sustantivos (Marzo-

Septiembre 2011)

Tercera Etapa - Actualización de procedimientos operativos de la AMSS

(Octubre - Diciembre 2011)

Estrategia No. 2; Creación y habilitación de un Sistema de Gestión de Calidad

mecanizado (Intranet) en el cual puedan ser consultados, los procedimientos de

línea base de las Unidades Organizativas en forma directa por las jefaturas y

empleados municipales.

Estrategia No. 3; Establecer una pirámide documental accesible a través de la

intranet, que permita socializar en una primera etapa la normativa institucional.


12

AA.. FFoorrmmuullaarriiooss

BB.. PPrroocceeddiimmiieennttooss

CC.. LLiinneeaammiieennttooss


13


14

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA AMSS

FORMULARIO DGC- 001 REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)

No. Modificaciones

NOTA: Este formulario registra el control de cambios de un documento, al completarlo genera un cambio de versión del documento. Se requiere que el mismo forme parte del documento modificado y se coloque en un lugar visible del mismo.


15


CODIGO :PRO - EDICION :001 FECHA : No. de Pág: 1 de 1

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA AMSS

Formulario – SGC 002 MANUAL DE PROCEDIMIENTO

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad:

3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA:

4. PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado: Técnico de Gestión de la Calidad

5. ANEXOS (Este apartado se incluye, únicamente cuando el procedimiento requiera de documentos o formatos para su aplicación) 6. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)

No. Modificaciones 01 02

FFaavvoorr lllleennaarr ccoonn ttiippoo ddee lleettrraa;; CCeennttuurryy GGootthhiicc ttaammaaññoo 1111


16


17

GUÍA PARA ELABORAR EL ENCABEZADO DE LOS PROCEDIMIENTOS:

1. En el Campo “CÓDIGO” se colocarán las letras PRO seguidas de un guión y el código de la unidad organizativa ver listado de códigos. En aquellos casos en los que no aparece el nombre en el listado, colocar el código de la Unidad Organizativa primaria de la cual depende y a continuación separado por un guión colocar las siglas de la Unidad Organizativa dueña del procedimiento.

2. En el Campo “Edición” se colocará el número correlativo de los procedimientos iniciando con el 001, este cambia únicamente cuando se efectúe una modificación al procedimiento.

3. En el Campo “FECHA” se colocará la fecha en la que se autoriza el procedimiento.

4. El número de página es el foliado de las páginas que se efectuará en el siguiente formato iniciando con “1 de 1” hasta “1 de x”.

En el siguiente ejemplo se presenta un modelo de encabezado para un procedimiento del Departamento de Gestión de Calidad


CODIGO : PRO - DGC EDICION : 001 FECHA : 02/02/2011 No. de Pág: 1 de 3

LISTADO DE CÓDIGOS 1. Concejo Municipal CMP

Secretaría Municipal SMP Auditoría Interna AIN Unidad Ambiental UAM Sindicatura SND

Gerencia Legal GLG Subgerencia Legal SGL

PROMOCULTURA PRM IMDER IMD Centro de Formación Laboral CFL Dirección de Cementerios DCM

Dirección Municipal p/la Gestión Sustentable de Desechos Sólidos DDS


18

2. Alcalde Municipal AMN Cuerpo de Agentes Metropolitanos (CAM) CAM

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) UAC Delegación Contravencional DCN Unidades de Staff Unidad de Asuntos Estratégicos UAE Proyectos Especiales PES Convivencia, Mediación y Seguridad CMS Unidad de Comunicación Social UCS

3. Dirección General de Desarrollo Municipal: DDM Gerencia de Desarrollo Social GDS

Sub Gerencia de Participación Ciudadana SPC Departamento de Promoción de Salud (Clínicas y CDI’S) DPS Departamento Municipal de la Mujer, Niñez y Familia MNF Departamento de Protección Civil DPC Departamento de Programas para Jóvenes DPJ Departamento de Organización y Participación Ciudadana OPC

Delegación Distrital I DISI Delegación Distrital II DISII Delegación Distrital III DISIII Delegación Distrital IV DISIV Delegación Distrital V DISV Delegación Distrital VI DISVI Unidad de Revitalización del Centro Histórico UCH

3 Gerencia de Desarrollo Urbano GDU

Sub Gerencia de Servicios Urbanos SSU Departamento de Diseño y Supervisión de Obra Civil DSO Departamento de Ejecución de Proyectos Municipales EPM Departamento de Mantenimiento Vial DMV

Departamento de Alumbrado Público DAP Departamento de Parques y Plazas DPP Departamento de Talleres DTL Sub Gerencia de Urbanismo SGU Departamento de Planificación y Gestión Urbana PGU Departamento de Control Urbano DCU Departamento de Sistema de Información Urbanística SIF Unidad Ejecutora de Proyectos Estratégicos (UEPE) EPE Unidad Ejecutora/Proyectos Comunitarios y Mitig. de Riesgos EPC Gerencia de Mercados GMR


19

4. Dirección General de Administración y Finanzas DAF Gerencia de Administración GAD

Sub Gerencia de Registros y Servicios a los Ciudadanos SRS Departamento del Registro del Estado Familiar REF

Departamento de Identificación de Personas DIP Depto. de Licencias, Matrículas y Permisos LMP Departamento de Tiangue, Rastro y Técnicas de Inspección Sanitaria de Carnes TRI Sub Gerencia de Gestión de Recursos y Servicios SRS Departamento de Transporte DTR Departamento de Taller Automotriz DTA Departamento de Control de Bienes DCB Departamento de Almacén General DAG Departamento de Servicios Generales DSG Sub Gerencia de Gestión de Recursos Humanos SRH Departamento de Administración de Personal DAP Departamento de Gestión de Personal DGP Departamento de Capacitación DCA

4.2 Gerencia Financiera GFI Sub Gerencia Financiera SGF Departamento de Tesorería DTE Departamento de Contabilidad DCO Departamento de Presupuesto DPR Sub Gerencia de Ingresos SGI Departamento de Fiscalización DFI Departamento de Recaudación DRE Departamento de Impuestos DIM Departamento de Actualización Catastral DAC Departamento de Sistemas Catastrales DSC

Unidades de Staff

Unidad de Desarrollo Institucional UDI Departamento de Planificación DPL Departamento de Gestión de Calidad DGC Departamento de Sistemas Institucional DSI Unidad de Cooperación Externa UCE


20


CODIGO :PRO PRO-001 EDICION :001 FECHA :30.11.10 No. de Pág:1 de 5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS EN UNIDADES DE LA AMSS

2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: Departamento de Gestión de Calidad Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: Unidad de Desarrollo Institucional

3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA: Art. 22 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.

4. PROCEDIMIENTO


Jefatura de la Unidad Organizativa que requiere la elaboración, actualización o la simplificación de un procedimiento

01 Envía memorándum a Jefatura del Departamento de Gestión de Calidad, solicitando asesoría/inducción o remitiendo la propuesta de procedimiento

Jefatura del Departamento de Gestión de Calidad 02

Revisa solicitud y delega a técnico del Departamento que brindará la inducción y/o asesoría técnica.

Técnico de Gestión de la Calidad 03

Elabora comunicación a la Unidad Organizativa que solicita asesoría, indicando fecha, lugar y hora en que se efectuará la inducción y nombre de responsable de la misma.

Jefatura del Departamento de Gestión de Calidad 04

Firma nota de Comunicación a Unidad Organizativa


Verifica remisión de nota y prepara logística y material (digital y escrito) para proporcionar la inducción, en caso de no requerir inducción se evacuarán las consultas vía telefónica o a través de correo electrónico.


Se presenta a la Unidad Organizativa, solicitante para facilitar la inducción o asesoría para elaboración de procedimiento


21


Jefatura de la Unidad Organizativa solicitante 07

Coordina internamente el levantamiento de los procedimientos de la Unidad Organizativa

Encargado de Levantamiento de Procedimientos 08

Elabora el o los procedimientos

Responsable del procedimiento 09

Remite vía electrónica el procedimiento para revisión del Técnico en Gestión de Calidad


a) Revisa y otorga Vo.Bo a procedimiento, sigue paso No. 13

b) Revisa y señala observaciones, sigue paso No. 11

Técnico de Gestión de la Calidad

11 Hace las observaciones por escrito y proporciona asesoría para superar lo observado.


Efectúa las correcciones correspondientes, firma los procedimientos (de elaborado),


Tramita las firmas de revisado (Jefe Inmediato) y autorizado (Gerente o Jefe de Unidad) remite el procedimiento aprobado al Departamento de Gestión de Calidad.


Revisa y firma y traslada el procedimiento físico a la Secretaría del Depto. para su archivo y en PDF al Técnico de Gestión de la Calidad


Informa a los responsables de elaborar y autorizar el procedimiento que el mismo ha sido ha sido incorporado al Sistema de Gestión de Calidad.

Técnico de Control de la Calidad 16

Incorpora el procedimiento en la carpeta correspondiente en el documento oficial (magnético y físico de la institución).


Informa vía electrónica a los responsables de elaborar y autorizar el procedimiento y a la Jefatura y al Técnico de la Calidad del DGC que el procedimiento ha sido publicado en el Sistema de Gestión de Calidad

Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado y Vo. Bo. : Técnico de Gestión de la Calidad


22

6. ANEXOS Anexo 1: Formato de Manual de Procedimientos

ENCABEZADO


CODIGO : PRO-001 EDICION : 001 FECHA : aprobado No. de Pág: 1 de 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: (COLOCAR NOMBRE)

Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: (COLOCAR NOMBRE) 3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA PARA LA EMISIÓN DE ESTE PROCEDIMIENTO: (CODIGO MUNICIPAL, LEYES, ORDENANZAS, REGLAMENTOS, NORMAS, MANUALES, INSTRUCTIVOS, ACUERDOS, CIRCULARES Y DEMAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS)

4. PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE PASO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

01

02

03

04

05

Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado y Vo.Bo.: Técnico de Gestión de la Calidad


23

5. ANEXOS (ESTE APARTADO SE INCLUYE, UNICAMENTE CUANDO EL PROCEDIMIENTO REQUIERA DE

DOCUMENTOS O FORMATOS PARA SU APLICACIÓN) Anexo 1: Ejemplo: Lineamientos formulación del POA

Anexo 2: Formato de Formulación del POA Anexo: 1


24

Anexo 2

DIRECCION/GERENCIA/UNIDAD/DEPARTAMENTO/DISTRITO: FORMATO No.1

Inicio Final E F M A M J J A S O N D

-

1,1

1,2

1,3

-

2,1

2,2

2,3

-

3,1

3,2

3,3

-

4,1

4,2

4,3

-

5,1

5,2

5,3

-

6,1

6,2

6,3

-

7,1

7,2

7,3

-

8,1

8,2

8,3

-

9,1

9,2

9,3

-$

8

7

5

Nombre y firma del Jefe del Departamento/Distrito

TOTAL PRESUPUESTO

Nombre y firma del Director / Gerente

9

4

6

3

1

2

ACTIVIDADES SUSTANTIVAS PARA CUMPLIR LA META (Máximo 3 Actividades

Sustantivas para cumplir cada Meta Operativa)

PROGRAMACIÓN MENSUAL DE METAS

Uunidad de Medida

Fecha Recursos Us$ 2011Trim 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4

TOTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONALDEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN

FORMULACION METAS OPERATIVAS 2011

OBJETIVO DE LA UNIDAD:

No. Descripción de la Meta Cantidad Física

6. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)

No. Modificaciones 01 Ejemplo : Se modifica el apartado 3 Marco Legal 02 Ejemplo: Se modifica el apartado 4 responsable así:


25


CODIGO : PRO SGC-02 EDICION : 001 FECHA : 30.11.10 No. de Pág:1 de 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

3. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PUBLICACION DE PROCEDIMIENTO EN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: Departamento de Gestión de Calidad Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: Unidad de Desarrollo Institucional

3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TECNICA Y ADMINISTRATIVA: Art. 22 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.

4. PROCEDIMIENTO


Jefe del Departamento de Gestión de Calidad 01

Recibe procedimiento debidamente aprobado se registra en el cuadro de control anexo a este procedimiento y margina a Técnico de Gestión de la Calidad.

Técnico en Gestión de la Calidad 02

Revisa y firma, convierte a formato Acrobat Reader (conversión con restricción de modificación e impresión ) y remite al Técnico de Control de Calidad


Incorpora de inmediato, el procedimiento en el árbol organizativo de registro de procedimientos


Remite en forma oportuna, correo a: Responsable del Procedimiento, Jefe de Unidad Organizativa, Jefe de la UDI, Jefatura de Gestión de Calidad y Técnico de Calidad. indicando que se ha ingresado el procedimiento al Sistema de Gestión de Calidad

Elaborado: Revisado: Autorizo: Revisado: Técnico de Gestión de la Calidad


26

5. ANEXOS: Registro de control de modificaciones/actualización o levantamiento de procedimientos.

Alcaldía Municipal de San Salvador

Nombre:Control Actualización de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad

Ord. Ext.

Referencia; FORMULARIO SGC -003

Página No.

Edición.01

No. Fecha Acuerdo No.Tipo de Documento SESIÓN Asunto del AcuerdoFecha de Sesión

6. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)

No. Modificaciones


27

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD

CÓDIGO : PRO MOF: 03 EDICIÓN : 001 FECHA : 01/ENE/2011 No. de Pág.: 1 de 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Ámbito de Competencia: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: colocar nombre de la Unidad Responsable del Procedimiento Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: colocar denominación

2. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA: Artículos 19, 21 y 43 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.

3. PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE (CARGO) PASO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración

01 Solicita asesoría técnica al Departamento de Gestión de Calidad para elaborar la propuesta de modificación del MOF

Departamento de Gestión de Calidad 02

Brinda la asesoría a la unidad responsable


03 Elabora propuesta de modificación y la presenta a la jefatura inmediata superior para su aprobación y a su vez deberá ser entregada al Director(a) General de Administración y Finanzas ó a la Director(a) General de Desarrollo Municipal y Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo, según corresponda la posición jerárquica de la dependencia, dentro de la estructura organizativa municipal. Si no requiere la aprobación financiera continúa en el paso No. 07


28


Director(a) General de Administración y Finanzas, Director(a) General de Desarrollo Municipal, Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo

04 Envía la propuesta de modificación a la Gerencia Financiera para consultar la factibilidad económica de la misma, ejemplo de modificación: cuando se crea una unidad, se requieren más plazas o se cambia el estatus de la misma, etc.

Gerencia Financiera 05

Remite nota de respuesta a la dependencia solicitante sobre la factibilidad indicando si es procedente o no realizar la modificación


06 Obtiene la respuesta de factibilidad

a) SI es factible la Modificación, remite la propuesta a la Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos solicitando Visto Bueno de la propuesta

b) Si NO se obtiene el Visto Bueno: termina el procedimiento

Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos 07

Remite a la Dirección/Jefe de Unidad dependiente del Alcalde y su Concejo, el Visto Bueno considerando la normativa de Recursos Humanos y los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF)


08 Comunica a dependencia interesada el Visto Bueno y solicita que prepare el ejemplar de la propuesta de modificativa del Manuel Específico de Organización y Funciones, para aval del Departamento de Gestión de Calidad


09 Remite ejemplar de propuesta de modificativa para aval del Departamento de Gestión de Calidad


Remite Visto Bueno o aval a la dependencia interesada para proceder al trámite de aprobación del MOF específico


11 Entrega propuesta oficial validada a Director o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo


12 Somete a aprobación del Concejo Municipal la propuesta de nueva organización o reestructuración, elaborada de acuerdo a los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF) y el formato anexo adjunto


29


Concejo Municipal 13

Aprueba o deniega la propuesta de modificación del Manual Específico de Organización y Funciones de la dependencia interesada

Secretaría Municipal 14

Envía copia de la Resolución del Concejo Municipal a la Unidad Solicitante y al Departamento de Gestión de Calidad y demás unidades involucradas


Actualiza y publica en el Sistema de Registro de Normativa interna de la AMSS

Elaborado: Revisado: Autorizó: Revisado: Técnico de Gestión de la Calidad

4. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados

registrando unicamente las modificaciones consideradas de la edición

anterior)

No. Modificaciones 01 Ejemplo: Incluir dentro de la estructura organizativa la unidad….. 02 Ejemplo: Se modifica dentro de las principales funciones las siguientes:…

Anexo 2

Guía y Modelo para elaborar Propuesta de Modificación del Manual de Organización y Funciones (MOF) · Unidad Orgánica: Se coloca en este apartado el organigrama específico y el nombre de las unidades orgánicas, entendiéndose por tales aquellas unidades con carácter estable, objetivos claros y recursos específicos. Para facilitar el seguimiento de la descripción de las unidades, se identifica cada una de ellas mediante un código que figura en la parte superior derecha de la primera página de cada ficha descriptiva. Para cada área, se describe inicialmente la unidad orgánica principal y, a continuación, las unidades que dependen de ella. · Unidades dependientes: Se listan en este apartado las unidades que jerárquicamente dependerían de la Unidad Orgánica descrita manteniendo los objetivos comunes.


30

· Unidad superior: Aquí se menciona la unidad inmediatamente superior de la que dependería la Unidad Orgánica descrita. · Objetivo: Se expone en este apartado el objetivo fundamental al que está dirigido el trabajo de la Unidad Orgánica. · Principales Funciones: Se enumeran y describen brevemente aquellas funciones que constituyen las actividades básicas a realizar por la Unidad Orgánica para la consecución de sus objetivos propuestos. · Identificación del cargo: Se describen los datos fundamentales que identifican las características del puesto que ocupa el responsable de la unidad indicándose en cada caso los siguientes aspectos: denominación del puesto, nombre del departamento, área o unidad al que pertenece, unidad de la que depende jerárquicamente y dimensión de la unidad descrita (es decir, descripción de las unidades que dependen jerárquicamente de la misma ya sea en línea o staff. · Relaciones externas con terceros: Descripción de las relaciones que se producen de forma habitual entre la unidad descrita y terceros ajenos a la estructura de la organización. · Sistemas de reporte y control: Enumeración, en su caso, de los mecanismos de reporte de información y control de actividades existentes en la unidad. NOTA: El texto de esta propuesta de modificación debe ser elaborado con las siguientes especificaciones: Márgenes: Superior 2.5 cm., Inferior 2.5 cm., Izquierdo 3 cm., Derecho 2.25 cm. Tipo de Letra: Book Antiqua 11


31

EJEMPLO: Departamento de Contabilidad

UNIDAD ORGÁNICA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD UNIDADES DEPENDIENTES: NINGUNA UNIDAD SUPERIOR: SUBGERENCIA FINANCIERA

I. Objetivo Mantener el control total de todos los movimientos contables que incrementen o disminuyan los recursos y obligaciones de la Municipalidad

II. Principales funciones · Registrar contablemente todas las transacciones de ingresos, gastos e inversiones de la

municipalidad de acuerdo a normas y procedimientos técnicos y contables, normas y principios de contabilidad gubernamental.

· Generar y presentar los Estados Financieros como resultado de todos los registros

contables en cada período contable, para la toma de decisiones de las autoridades del municipio.

· Mantener informados sobre la Gestión Financiera a las altas autoridades municipales. · Resguardar toda la documentación de respaldo de todas las transacciones financieras.

III. Identificación del cargo · Denominación: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad · Unidad Orgánica a la que pertenece: Departamento de Contabilidad · Dependencia: Subgerencia Financiera · Dimensión: De este puesto depende el personal técnico y administrativo del

departamento.

DEPARTAM ENTO DECONTABILIDAD

SUB GERENCIA FINANCIERA


32

IV. Relaciones funcionales interdepartamentales · UACI: Emisión de Ordenes de Compra y Quedan. · DEPARTAMENTO DE TESORERÍA: Se recibe la documentación soporte pagada de

egresos (cheques), transferencias bancarias, etc. · DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES: Consumo de bodegas e informes de

bienes muebles. · DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO: Se recibe la documentación soporte de

egresos para devengar (para aprovisionar), información de Presupuesto Municipal y sus reformas.

V. Relaciones externas con terceros · MINISTERIO DE HACIENDA: Proporciona información de carácter administrativo y

financiero. · CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR: Para efectos de

fiscalización. · FIRMAS DE AUDITORÍA: Emisión de dictámenes de Auditoría. · PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS: confirmación de saldos. · SISTEMA FINANCIERO: Preparar información requerida.

VI. Sistemas de reporte y control · Estados Financieros y reportes de informes presupuestarios que se generan como

resultado de toda la gestión contable en el Departamento de Contabilidad de la Municipalidad.


33


34

55..11.. LLIINNEEAAMMIIEENNTTOOSS PPAARRAA EELLAABBOORRAARR YY AACCTTUUAALLIIZZAARR EELL MMAANNUUAALL DDEE OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN YY FFUUNNCCIIOONNEESS 1. Definición:

El Manual de Organización y Funciones es un documento que contiene información

detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación,

organización, objetivo, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades

administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de

autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene

organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.

2. Objetivo del Manual de Organización y Funciones:

Proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y

funcionamiento de la unidad responsable, como una referencia obligada para lograr el

aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

3. Objetivo de los Lineamientos para elaboración del Manual de Organización y

Funciones:

Proporcionar a todas las dependencias de la Administración Pública Municipal, los

elementos técnicos necesarios para la elaboración de Manuales de Organización y

Funciones, así como uniformar los criterios que permitan sistematizar la información

contenida en los mismos.

4. Tipos de Manuales y Ámbito de Aplicación:

Para efectos de los presentes lineamientos, a continuación se define qué es un Manual

General de Organización y un Manual Específico de Organización y Funciones:

Manual General de Organización y Funciones.- Documento que es producto de la

planeación Organizacional y abarca toda las Dependencias que conforman la Estructura

organizacional, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional,

refleja el objetivo y funciones de las unidades administrativas que la componen.


35

Manual Específico de Organización y Funciones.- Documento que es producto de la

planeación organizacional y abarca sólo una Unidad Administrativa, indicando la

organización formal y definiendo su estructura funcional, refleja la totalidad de órganos

que componen la estructura orgánica de la Unidad Administrativa.

Ámbito de Aplicación Se enuncia la normatividad relacionada con este instrumento:

Qué, de acuerdo a lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de

la Alcaldía Municipal de San Salvador, en el Art.19 que literalmente dice “El Concejo

Municipal, Juntas Directivas, Gerencias, Directores, Jefaturas y empleados, serán

administrativamente responsables de sus funciones ante una sola autoridad; además

definirá claramente y por escrito sus líneas de autoridad por medio del Manual de

Organización y Funciones y Descriptor de Puestos, Reglamento Interno de Trabajo y

Acuerdos de Concejo…”, así como lo indicado en el Art. 21 que expresa “ El Concejo

Municipal, establecerá en el Manual de Organización y Funciones y Descriptor de Puestos,

en forma clara, las funciones de cada cargo y las responsabilidades de los servidores que la

desempeñan”, y el Art. 43 que cita “El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias,

directores y jefaturas, deberán documentar, mantener actualizados y divulgar

internamente, las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el

cumplimiento del Sistema de Control Interno, por medio del Manual de Organización,

Plan Estratégico y Plan Anual de Trabajo.”

Dado el marco normativo anterior, se emite para disposición de todas las dependencias

que conforman la Estructura Organizativa Municipal, el presente Lineamiento para la

elaboración y actualización del Manual de Organización y Funciones, en los que se

establecen los elementos básicos a considerar para elaborar o actualizar dichos manuales,

los que estarán sujetos al registro y control del Departamento de Gestión de Calidad.

5. Ventajas de contar con un Manual de Organización y Funciones:

· Presenta una visión de conjunto de la Unidad Organizativa.


36

· Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a las dependencias para evitar

duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

· Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y

proporciona uniformidad en su desarrollo.

· Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando

la repetición de instrucciones y directrices.

· Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas

de modernización administrativa.

· Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación e inducción a las distintas áreas.

· Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades

responsables.

6. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organización y Funciones: Están obligados a elaborar y mantener actualizado el Manual de Organización y Funciones

los responsables de todas las dependencias de la Municipalidad de San Salvador.

7. Causas que originan su Revisión y Actualización: La necesidad de revisar y actualizar los Manuales de Organización y Funciones Específico,

surge con la modificativa de cualquier normativa legal que impacte la organización y

funcionamiento de la Municipalidad, así como aquellas acciones que producen cambios

en las actividades y/o las tareas al interior de los órganos administrativos, que implican

cambios en sus atribuciones y en su estructura.

En ese sentido, los titulares de las dependencias deberán informar oportunamente a los

responsables de elaborar el Manual de Organización y Funciones, sobre todo cambio en

torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio al público o de apoyo

interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes.

La actualización, de cada Manual de Organización y Funciones Específico se realizará

cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica por: modificación,

crecimiento o compactación; distinta distribución de funciones entre las áreas que integran


37

a la dependencia de que se trate; así como por modificaciones en cualquier normativa legal

que lo establezca, esto con la finalidad de que siga siendo un documento actualizado y

eficiente.

La actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF), se elaborará de acuerdo

al procedimiento anexo, PRO-MOF 03 “Modificación al Manual de Organización y

Funciones”. El Departamento de Gestión de Calidad estará a disposición de las Unidades

Organizativas, para brindar la asistencia técnica para la formulación de una nueva

estructura organizativa o reestructuración.

8. Modificaciones:

La actualización, modificación o cambios que sufra el Manual Específico de Organización,

deberá ser aprobado por el responsable de la dependencia de que se trate y será

supervisado y avalado por el Departamento de Gestión de Calidad, para lo cual deberán

solicitar la asistencia correspondiente.

Las modificaciones de las estructuras organizativas internas y funciones, deberán de ser

propuestas, por los Gerentes de las mismas, a la Dirección General de Desarrollo

Municipal y a la Dirección General de Administración y Finanzas según línea jerárquica de

la que dependen.

Las Unidades Superiores que dependen del Alcalde y Concejo Municipal deberán de

presentar la propuesta de modificación al Departamento de Gestión de Calidad, para su

revisión, análisis y consideración antes de cada unidad la someta a la aprobación del

Concejo Municipal.

9. Validación del Manual de Organización y Funciones: Para la validación del documento, las dependencias municipales deberán remitir en

archivo magnético y documento físico de la propuesta de mejora organizativa y funciones

al Departamento de Gestión de Calidad, a efecto de realizar una revisión del documento,

en forma previa a su autorización y que se valide sobre el apego a los lineamientos.


38

10. Control de los Ejemplares:

Una vez que el documento haya sido revisado, la dependencia municipal sea comunicada

sobre la integración del mismo, éste deberá enviar al Departamento de Gestión de Calidad

para su validación un total de un ejemplar en original del documento debidamente

firmado y acompañado de su versión electrónica.

Posterior a la validación del documento, se imprimirán tres ejemplares de la propuesta y la

distribución de los mismos, se realizará de la siguiente forma: uno para el Departamento

de Gestión de Calidad, el segundo ejemplar es para la dependencia y el tercer ejemplar es

para que la misma dependencia solicite la autorización respectiva.

11. Aprobación:

Una vez que el documento haya sido revisado y validado por el Departamento de Gestión

de Calidad, la dependencia municipal interesada deberá presentar a los Directores

Generales, para que soliciten directamente al Concejo Municipal, la aprobación del Manual

de Organización y Funciones Específico y de igual manera procederán las Jefaturas de

Unidades Superiores que Dependen del Alcalde y su Concejo Municipal.

Después de aprobada la nueva organización o reestructuración, la Unidad de Secretaria

deberá remitir el acuerdo municipal de aprobación a las Dependencias involucradas y al

Departamento de Gestión de Calidad para proceder a la actualización del Manual de

Organización y Funciones (MOF).

12. Implementación:

Los Manuales de Organización, una vez aprobados por el Concejo Municipal, deberán ser

implantados en un período máximo de un mes.

13. Difusión del Documento: El Manual de Organización y Funciones Específico será distribuido internamente vía

digital a través de correo electrónico a todos los responsables de dependencias


39

municipales. Y posteriormente se publicará en el Sitio de Intranet Institucional con el fin

de proveer a los funcionarios y empleados el libre acceso a la información organizacional.

El Manual de Organización y Funciones (MOF), se publicará en el sitio Web Institucional

con el propósito de proveer a los empleados y a la ciudadanía, libre acceso a la

información organizacional de la dependencia municipal de su interés.

Asimismo, es muy importante que las jefaturas, den a conocer el MOF Específico, a todo el

personal a su cargo y que no tiene acceso a los medios mecanizados.

14. Recomendaciones Generales: Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son

congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área

subordinada.

Es conveniente que los Manuales Específicos de Organización y Funciones sean

elaborados con la participación de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar

las funciones.

Una vez que se cuenta con el proyecto de Manual, se requiere someterlo a una revisión

final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté

completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga

contradicciones o deficiencias.

Después de efectuar esta revisión, es conveniente someter el proyecto de Manual a la

aprobación de las autoridades correspondientes, con el fin de que sea expedido.

Las descripciones de los puestos incluyendo el perfil deberán ser validados por el superior

jerárquico inmediato al del puesto correspondiente y deberán estructurarse, de acuerdo a

lineamientos emitidos, por la Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos;


40

El Manual de Organización y Funciones deberá actualizarse cuando se presenten

modificaciones en las atribuciones, estructura orgánica, funciones; o simplemente, en las

revisiones que se realicen.

Una vez que el Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado, autorizado e

impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su

aplicación.

Así también, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el

uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan el

conocimiento general de la acción institucional y puedan consultar dichos documentos

siempre que sea necesario.

La utilidad de los Manuales de Organización y Funciones Específicos radica en la

veracidad de la información que contienen, por lo que es necesario mantenerlos

permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas.

Evitar repetir un mismo verbo al inicio de cada función. Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando,

se recomienda que éstas no tengan más de seis áreas subordinadas.

Una vez que se cuente con el proyecto de Manual, se sugiere someterlo a una revisión

final, al interior de la organización, a efecto de verificar que la información contenida en el

mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a

comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

Deberá numerarse cada página que integra el Manual.


41

15. Procedimiento y Guía para la elaboración de modificaciones al Manual de

Organización y Funciones (MOF)

Se remite anexo el formato y pasos del procedimiento para la incorporación de modificaciones al MOF Encabezado

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD

CÓDIGO : PRO MOF -003 EDICIÓN : 001 FECHA : 01/ENE/2011 No. de Pág.: 1 de 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1.NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

MODIFICACIÓN AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Ámbito de Competencia: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento: colocar nombre de la Unidad Responsable del Procedimiento Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: colocar denominación

2. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA: Artículos 19, 21

y 43 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la AMSS.

3. PROCEDIMIENTO Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración 01

Solicita asesoría técnica al Departamento de Gestión de Calidad para elaborar la propuesta de modificación del MOF


Brinda la asesoría a la unidad responsable

Unidad responsable de la propuesta de nueva estructura o reestructuración 03

Elabora propuesta de modificación y la presenta a la jefatura inmediata superior para su aprobación y a su vez deberá ser entregada al Director(a) General de Administración y Finanzas ó a la Directora (a) General de Desarrollo Municipal y Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo, según corresponda la posición jerárquica de la dependencia, dentro de la estructura organizativa municipal. Si no requiere la aprobación financiera continua


42

en el paso No. 07

Director General de Administración y Finanzas, Directora General de Desarrollo Municipal, Jefes de Unidades dependientes del Alcalde y Concejo.

04 Envía la propuesta de modificación a la Gerencia Financiera para consultar la factibilidad económica de la misma, ejemplo de modificación: cuando se crea una unidad, se requieren más plazas o se cambia el estatus de la misma, etc.

Gerencia Financiera 05

Remite nota de respuesta a la dependencia solicitante sobre la factibilidad económica indicando si es procedente o no realizar la modificación

Director(a) General de Administración y Finanzas o Director(a) General de Desarrollo Municipal o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo

06 Obtiene la respuesta de factibilidad

a) SI es factible la Modificación, remite la propuesta a la Subgerencia de Gestión Recursos Humanos solicitando Visto Bueno de la propuesta

b) Si es NO se obtiene el Visto Bueno: Termina el procedimiento

Subgerencia de Gestión de Recursos Humanos 07

Remite a la Dirección/ Jefe de Unidad dependiente del Alcalde y su Concejo, el Visto Bueno considerando la normativa de Recursos Humanos y los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF)

Director(a) General de Administración y Finanzas o Director(a) General de Desarrollo Municipal o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo

08 Comunica a dependencia interesada el Visto Bueno y solicita que prepare el ejemplar de la propuesta de modificativa del Manual Específico de Organización y Funciones, para aval del Departamento de Gestión de Calidad


Remite ejemplar de propuesta de modificativa para aval del Departamento de Gestión de Calidad


Remite Visto Bueno o aval a la dependencia interesada para proceder al trámite de aprobación del MOF especifico


Entrega propuesta oficial validada a Director o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo

Director(a) General de Admón. y Finanzas o Director(a) General de Desarrollo Municipal o Jefe de Unidad dependientes del Alcalde y su Concejo Municipal

12 Somete a aprobación del Concejo Municipal la propuesta de nueva organización o reestructuración, elaborada de acuerdo a los lineamientos emitidos para la actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF) y el formato anexo adjunto

Concejo Municipal 13

Aprueba o deniega la propuesta de modificación del Manual Específico de Organización y Funciones de la dependencia interesada.

Secretaría Municipal 14

Envía copia de la Resolución del Concejo Municipal a la Unidad Solicitante y al Departamento de Gestión de Calidad y demás unidades involucradas.


Actualiza y publica en el Sistema de Registro de Normativa interna de la AMSS

Elaborado: Revisado: Autorizó: Revisado: Técnico de Gestión Calidad


43

4. REGISTRO DE MODIFICACIONES (registra modificaciones de los apartados registrando

unicamente las modificaciones consideradas de la edición anterior)

No. Modificaciones

01 Ejemplo: Incluir dentro de la estructura organizativa la unidad…..

02 Ejemplo: Se modifica dentro de las principales funciones las siguientes:… Guía y Modelo para elaborar Propuesta de Modificación del Manual de Organización y Funciones (MOF) · Unidad Orgánica: Se coloca en este apartado el organigrama específico y el nombre de las unidades orgánicas, entendiéndose por tales aquellas unidades con carácter estable, objetivos claros y recursos específicos. Para facilitar el seguimiento de la descripción de las unidades, se identifica cada una de ellas mediante un código que figura en la parte superior derecha de la primera página de cada ficha descriptiva. Para cada área, se describe inicialmente la unidad orgánica principal y, a continuación, las unidades que dependen de ella. · Unidades dependientes: Se listan en este apartado las unidades que jerárquicamente dependerían de la Unidad Orgánica descrita manteniendo los objetivos comunes. · Unidad superior: Aquí se menciona la unidad inmediatamente superior de la que dependería la Unidad Orgánica descrita. · Objetivo: Se expone en este apartado el objetivo fundamental al que está dirigido el trabajo de la Unidad Orgánica. · Principales Funciones: Se enumeran y describen brevemente aquellas funciones que constituyen las actividades básicas a realizar por la Unidad Orgánica para la consecución de sus objetivos propuestos. · Identificación del cargo: Se describen los datos fundamentales que identifican las características del puesto que ocupa el responsable de la unidad indicándose en cada caso los siguientes aspectos: denominación del puesto, nombre del departamento, área o unidad al que pertenece, unidad de la que depende jerárquicamente y dimensión de la unidad descrita (es decir, descripción de las unidades que dependen jerárquicamente de la misma ya sea en línea o staff.


44

· Relaciones externas con terceros: Descripción de las relaciones que se producen de forma habitual entre la unidad descrita y terceros ajenos a la estructura de la organización. · Sistemas de reporte y control: Enumeración, en su caso, de los mecanismos de reporte de información y control de actividades existentes en la unidad. NOTA: El texto de esta propuesta de modificación debe ser elaborado con las siguientes especificaciones: Márgenes: Superior 2.5 cm., Inferior 2.5 cm., Izquierdo 3 cm., Derecho 2.25 cm. Tipo de Letra: Book Antiqua 11 EJEMPLO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAM ENTO DECONTABILIDAD

SUB GERENCIA FINANCIERA

UNIDAD ORGÁNICA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD UNIDADES DEPENDIENTES: NINGUNA UNIDAD SUPERIOR: SUBGERENCIA FINANCIERA

I. OBJETIVO Mantener el control total de todos los movimientos contables que incrementen o disminuyan los recursos y obligaciones de la Municipalidad. II. PRINCIPALES FUNCIONES · Registrar contablemente todas las transacciones de ingresos, gastos e inversiones de la

municipalidad de acuerdo a normas y procedimientos técnicos y contables, normas y principios de contabilidad gubernamental.

· Generar y presentar los Estados Financieros como resultado de todos los registros

contables en cada período contable, para la toma de decisiones de las autoridades del municipio.

· Mantener informados sobre la Gestión Financiera a las altas autoridades municipales. · Resguardar toda la documentación de respaldo de todas las transacciones financieras.


45

III. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO · Denominación: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad · Unidad Orgánica a la que pertenece: Departamento de Contabilidad · Dependencia: Subgerencia Financiera · Dimensión: De este puesto depende el personal técnico y administrativo del

departamento. IV. RELACIONES FUNCIONALES INTERDEPARTAMENTALES · UACI: Emisión de Ordenes de Compra y Quedan.

· DEPARTAMENTO DE TESORERÍA: Se recibe la documentación soporte pagada de

egresos (cheques), transferencias bancarias, etc. · DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES: Consumo de bodegas e informes de

bienes muebles. · DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO: Se recibe la documentación soporte de

egresos para devengar (para aprovisionar), información de Presupuesto Municipal y sus reformas.

V. RELACIONES EXTERNAS CON TERCEROS · MINISTERIO DE HACIENDA: Proporciona información de carácter administrativo y

financiero. · CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR: Para efectos de

fiscalización. · FIRMAS DE AUDITORÍA: Emisión de dictámenes de Auditoría. · PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS: confirmación de saldos. · SISTEMA FINANCIERO: Preparar información requerida. VI. SISTEMAS DE REPORTE Y CONTROL · Estados Financieros y reportes de informes presupuestarios que se generan como

resultado de toda la gestión contable en el Departamento de Contabilidad de la

Municipalidad.

manual del sistema de gestion de calidad (sgc)€¦ · manual del sistema de gestion de calidad...

Documents