manual de buenas practicas contables sgc, aparra, diciembre 16 de 2010

7/31/2019 Manual de Buenas Practicas Contables SGC, APARRA, Diciembre 16 de 2010

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DIRECCION NACIONAL DEDERECHO DE AUTOR

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIALMINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

MANUAL DE BUENAS PRACTICAS CONTABLESPARA LAS SOCIEDADES DE GESTION

COLECTIVA


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DIRECCIN NACIONALDE DERECHO DE AUTOR

L:\2010 Archivo Admi Legal\Manual de buenas practicas\Manual de Buenas Practicas Contables SGC, APARRA, diciembre 16 de 2010.doc

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INTRODUCCIONEn Colombia los esquemas normativos de la contabilidad estn orientados a describirlas transacciones y la realidad econmica de los sectores tradicionales, a saber: elmanufacturero, el comercial, el financiero y el de servicios. Bajo los parmetrosestablecidos para estos sectores, las sociedades de gestin colectiva, en adelante SGC,han contabilizando sus operaciones. Sin embargo el incremento en las cuantasrecaudadas y el surgimiento de nuevas sociedades, exige la aplicacin de un marcoconceptual que gue el proceso mediante el cual se reconoce la actividad econmica yse elaboran los informes financieros.

La experiencia de los ltimos aos ha demostrado que las actividades propias de lagestin colectiva no se ajustan a los modelos actuales de registro de operaciones,existiendo dificultad incluso con la utilizacin del Plan nico de Cuentas.

En este sentido la Direccin Nacional de Derecho de Autor, en adelante DNDA, hallevado a cabo un pormenorizado anlisis del actual rgimen contable, observandoque, an cuando las normas y principios bsicos contemplados por el Decreto 2649de 1993, obran como fundamento de la contabilidad en Colombia, en la prcticadichas regulaciones estn definidas de manera general, situacin que obliga aidentificar en trminos precisos el registro, la preparacin y la presentacin de lainformacin contable.

De otra parte, en atencin al esquema mundial de Gobierno Corporativo, es necesariocrear modelos de registro de operaciones que revelen la transparencia de las gestionesadelantadas por la administracin, incorporando la responsabilidad social de losdirectivos y rganos de control como un criterio de preparacin y presentacin deinformes.

Con la creacin del Manual de Buenas Prcticas Contables para las SGC, la DNDAgenera un instrumento que contribuir al mejoramiento y fortalecimiento de lassociedades vigiladas, en tanto se aportan criterios que acreditan la transparencia en elmanejo sus recursos financieros, definiendo parmetros de registro contable para lasactividades de recaudo, distribucin, bienestar social y gastos por cuenta de terceros.

Los beneficios derivados del manual de buenas prcticas, redundarn en aquellosautores y titulares que han delegado la gestin de su derecho de autor y derechosconexos a las sociedades de gestin colectiva colombianas.


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TABLA DE CONTENIDOMetodologa ........................................................................................... 5Marco legal ........................................................................................... 5Marco conceptual .............................................................................. 5Captulo 1 Recaudos ............................................................................. 14

1.1. Ingresos causados ................................................................. 151.2. Ingresos efectivamente recaudados ......................... 171.3. Consignaciones por identificar ...................................... 201.4. Intereses de mora ................................................................ 221.5. Provisiones de cartera ................................................... 24

1.6. Castigos de cartera ................................................................ 26Captulo 2 Distribuciones ................................................................ 292.1. Pasivo a favor de socios ................................................... 302.2. Anticipos a socios ................................................................ 342.3. Informes de distribucin ................................................... 36

Captulo 3 Bienestar social ................................................................ 383.1. Asignaciones de bienestar social ...................................... 39

Captulo 4 Gastos por cuenta de terceros.................................................... 424.1. Registro contable de los gastos por cuenta de terceros........... 434.2. Gastos preoperativos .................................................... 45

Captulo 5 Otros aspectos contables .................................................... 485.1. Cierre contable ................................................................. 49

5.2. Estados financieros ................................................................. 515.3. Soportes y comprobantes de contabilidad ......................... 525.4. Libros oficiales de contabilidad ....................................... 525.5. Informes trimestrales de actividades ..................................... 535.6. Estados financieros de fin de ejercicio ......................... 545.7. Tiempo de conservacin de documentos ......................... 555.8. Administracin de fondos de caja menor ......................... 555.9. Revelacin de las prescripciones de derechos 565.10. Adquisicin de activos fijos . 56

Captulo 6 Control interno contable ................................................... 586.1. Definicin ............................................................................. 596.2. Objetivos .............................................................................. 596.3. Componentes ................................................................. 606.4. Revisin por parte de la DNDA ....................................... 61

Captulo 7 Controles de ley ................................................................. 627.1. Mrgenes legales ................................................................. 637.2. Presupuesto de ingresos y gastos ....................................... 647.3. Facultades de la DNDA .................................................... 65

Captulo 8 Plan nico de cuentas .................................................... 66


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COLECTIVA

GENERALIDADES


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I. METODOLOGIAPara construir el presente documento, la DNDA adems de apoyarse en losfundamentos legales, consult con las SGC Colombianas (SAYCO, ACINPRO,CEDER, ACTORES y EGEDA COLOMBIA) el contenido del manual, obteniendo laparticipacin de sus equipos de trabajo y enriqueciendo el proceso con sus

experiencias y criterios tcnicos.II. MARCO LEGALComo fundamento jurdico para la elaboracin del manual de buenas prcticas, laDNDA ha tenido en cuenta los siguientes parmetros normativos:

Constitucin NacionalDecisin Andina 351 de 1993Ley 23 de 1982Ley 44 de 1993

Decreto 2041 de 1991Decreto 2649 de 1993Decreto 1070 de 2008Decreto 4835 de 2008Ley 1314 de 2009Decreto 3942 de 2010

III. MARCO CONCEPTUAL1. DEFINICIN DE SOCIEDADES DE GESTION COLECTIVALas SGC se identifican como entidades con personera jurdica, sin nimo de lucro,conformadas por los titulares de derecho de autor y derechos conexos para la defensade sus intereses. Estas entidades se dedican a la administracin de las obras,interpretaciones, ejecuciones y fonogramas de sus representados. En consecuenciarecaudan y distribuyen las remuneraciones generadas por la utilizacin de losderechos administrados.


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2. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

En desarrollo de su objeto social, las sociedades de gestin colectiva llevan a cabo lassiguientes actividades:

Adelantan acciones orientadas a representar los derechos de los socios, registrany documentan obras, interpretaciones, y fonogramas, expiden autorizaciones parala utilizacin del catalogo representado y promueven aquellas actividades que

tienden a representar los intereses de los socios tanto en el territorio nacionalcomo extranjero.

Recaudan las remuneraciones derivadas de la utilizacin de obras,interpretaciones, ejecuciones y fonogramas.

Distribuyen los importes recaudados a sus socios.

3. CONTABILIDAD DE LAS SOCIEDADES DE GESTION COLECTIVA

La contabilidad es una ciencia econmica orientada a generar informacin que

permita evaluar el estado financiero y econmico de un ente a una fecha determinada,facilitando su diagnostico actual, determinado su evolucin y proyectando susituacin futura.

Dicha ciencia debe ser abordada por las sociedades de gestin colectiva con el objetode presentar informacin que sea til para:

Hacer diagnsticos en materia financiera.

Conocer la gestin de la administracin a travs de los resultados obtenidos en unperodo determinado.

Cuantificar los recursos administrados.

Verificar la efectiva transferencia de recursos a sus miembros.

Tomar decisiones financieras y operacionales que contribuyan al fortalecimientode las instituciones.


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Vigilar cumplimiento de las normas y los estatutos.

En atencin a lo expuesto, se precisa que la informacin contable es utilizada por:

Los socios: En su calidad de mandantes, los titulares de derecho hanencomendado a las sociedades el recaudo y la distribucin de las remuneracionespercibidas por la utilizacin de obras, interpretaciones, y fonogramas. Dichacircunstancia obliga a rendir informacin til que permita evaluar la gestin delos administradores a una fecha determinada. De igual manera es importantepresentar informes que sean claros y fciles de entender, para que los socios

puedan identificar con precisin y oportunidad los montos de recaudo,distribucin, bienestar social y gastos por cuenta de terceros.

Los rganos de administracin y control: En ejercicio de sus funciones dichosentes evalan la informacin contable para la toma de decisiones en materiaoperacional y econmica.

Las entidades de vigilancia: Dado que el Estado colombiano a travs de susdiferentes instituciones ejerce labores de inspeccin y vigilancia, es preciso rendirinformes que puedan ser verificados por las autoridades.

Las sociedades extranjeras (convenios de reciprocidad): Para las sociedades conconvenios de reciprocidad vigentes, es til la presentacin de informes quedocumenten su gestin, ante las sociedades del extranjero.

Los clientes y proveedores: Quienes tienen algn tipo de relacin econmica conlas sociedades de gestin colectiva pueden estar interesados en conocer susituacin financiera. Este tipo de informacin es verdaderamente til y necesariapara las instituciones financieras, entidades con las cuales se mantienen relacionespermanentes en materia de administracin de recursos lquidos e inversiones.

4. CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLELuego de analizar la importancia de la contabilidad para las sociedades de gestincolectiva, es preciso establecer las cualidades que debe reunir la informacin paracumplir con su cometido.

La informacin contable debe ser:


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Comprensible: La informacin contable debe estar expresada en un lenguajeclaro, moderado y sencillo, obteniendo as el total entendimiento de los datospresentados.

til: La informacin contable es consultada por diferentes usuarios. Al respectoes preciso tener en cuenta que para hacer un verdadero uso de la informacinreportada esta debe ser pertinente y confiable, preparada bajo criterios objetivos yverificables que representen fielmente la realidad econmica de las sociedades yque soporten las estimaciones futuras.

Comparable: Las sociedades deben preparar su informacin contable sobre bases

uniformes. De esta forma se puede analizar su evolucin histrica y tambin sudesempeo en el mercado.

5. ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROSLos estados financieros incorporan informacin relativa a transacciones y eventos quetienen efectos sobre el activo, pasivo y patrimonio de las sociedades. En consecuenciaes fundamental definir los conceptos antes enunciados a fin de presentar informes quese ajusten a la gestin propia de las sociedades.

Activo: El activo representa los recursos obtenidos por las sociedades en su

calidad de mandatarias y cuya utilizacin generar beneficios para los mandantes.En razn a lo anterior los activos estn expresados en rubros como disponible,inversiones, deudores, propiedades, planta y equipo, intangibles, diferidos, otrosactivos y valorizaciones.

Pasivo: El pasivo representa las obligaciones que las sociedades han contradoobrando como mandatarias. Dichos conceptos implican la transferencia futura derecursos a los socios, acreedores, proveedores, trabajadores, el Estado y demsentes que acrediten pasivos.

De acuerdo a lo anterior los pasivos estn representados en: Ingresos a favor de

terceros, obligaciones financieras, cuentas por pagar, impuestos, gravmenes ytasas, obligaciones laborales, pasivos estimados y provisiones.

Patrimonio: El patrimonio representa el valor residual del activo de lassociedades luego de descontar su pasivo.


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En las sociedades de gestin colectiva, el patrimonio esta expresado en lasreservas1 aprobadas por la Asamblea, y el supervit por valorizacin.

No obstante lo anterior, es posible que previo a la expedicin del presente manual,las sociedades tengan saldos acumulados en algunos rubros patrimonialesdiferentes de los enunciados. En este caso se conservarn los saldos reconocidoscon anterioridad, sin perjuicio de lo expresado en los prrafos precedentes.

6. CRITERIOS CONTABLES PARA SOCIEDADES DE GESTIONCOLECTIVA

Dado que las sociedades de gestin colectiva actan como mandatarias, esfundamental reconocer dicha circunstancia en su informacin contable:

En consecuencia se definen los conceptos bsicos de contabilidad que debernobservar las sociedades vigiladas, al registrar las transacciones econmicas y alelaborar los informes.

Con fundamento en el artculo 18 del Decreto 2649 de 19932, a continuacin serelacionan los criterios contables de mayor significancia para las sociedades degestin colectiva vigiladas por la DNDA:

Sistema de causacin: Bajo el criterio de causacin se reconocern todas lastransacciones econmicas, con excepcin de los recaudos. Dichos importesdebern registrarse cuando efectivamente ingresen al disponible de lassociedades. Contablemente los recaudos se constituyen en la directriz que defineposteriores reconocimientos como las distribuciones y las asignaciones debienestar social. A diferencia de la contabilidad tradicional aplicable a entidadesde otra naturaleza, se deben emplear criterios mixtos para registrar los hechoseconmicos. En consecuencia se mantiene el principio de causacin para todas lastransacciones gestionadas por las sociedades, exceptuando los ingresosefectivamente recaudados.

1 Las reservas que apruebe la Asamblea son reconocidas sobre el recaudo efectivo anual, por cuanto lassociedades de gestin colectiva no generan utilidades.2 Decreto 2649 de 1993, artculo. 18. Caractersticas y prcticas de cada actividad. Procurando entodo caso la satisfaccin de las cualidades de la informacin, la contabilidad debe disearse teniendo

en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las caractersticas y prcticas de cada

actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicacin geogrfica, su desarrollo social,

econmico y tecnolgico.


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Ingresos a favor de terceros: Este es el concepto que contablemente refleja lanaturaleza mandataria de las sociedades de gestin colectiva. A diferencia de losingresos reconocidos por entidades de distinta naturaleza, los ingresos percibidospor las sociedades vigiladas provienen del recaudo efectivo y su destinacin estclaramente definida por la Ley 44 de 1993. Al respecto debe tenerse en cuentaque las sociedades mencionadas no obtienen recursos propios, por cuantoatienden a un mandato legal y estn obligadas a transferir los ingresos recaudadosa sus mandantes mediante los procesos de reparto y las asignaciones de bienestarsocial.

De acuerdo a lo anterior, los recaudos deben registrarse en el pasivo de las

sociedades como ingresos a favor de terceros, por cuanto persiste la obligacin detransferir dichas cuantas a los titulares de derechos.

En consecuencia la revelacin de ingresos en cuentas de resultado es inapropiadapara la gestin colectiva, debido a que las sociedades carecen de recursos propios.Por lo anterior es importante precisar que dichas organizaciones operan con unmargen de gastos actualmente regulado por el artculo 21 de la Ley 44 de 1993 yno reciben contraprestacin alguna por su gestin de recaudo.

Gastos por cuenta de terceros: Los gastos en que incurren las sociedades degestin colectiva para ejercer su actividad recaudadora, deben revelarse como un

menor valor de los ingresos a favor de terceros, dichos conceptos no deben serinterpretados como ingresos de las sociedades por cuanto estas no operan conrecursos propios.

Distribuciones: Los procesos de reparto de derechos se originan por elreconocimiento de las cuantas a distribuir entre los socios luego de descontar losgastos y las asignaciones de bienestar social. Los repartos mencionados sonpropios de la gestin colectiva y representan cuantas materiales para lassociedades.

Asignaciones de bienestar social: Los recursos destinados a satisfacer fines

sociales y culturales de los miembros de las sociedades son reconocidos comoasignaciones de bienestar social, dichas partidas tienen un margen definido por elartculo 21 de la Ley 44 de 1993. Al igual que los procesos de reparto lasasignaciones mencionadas son propias de la gestin colectiva y se registran comoun menor valor de los ingresos a favor de terceros.


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Cuentas de orden contingentes: Las cuentas de orden debern ser utilizadas porlas sociedades para registrar movimientos derivados de contingencias que afectensu estructura financiera.

Informe de gestin colectiva: La preparacin de un estado de resultados no esexigible para sociedades de gestin colectiva, dada la naturaleza de susoperaciones. De acuerdo a lo sealado en los prrafos precedentes dichasorganizaciones no operan con recursos propios sino que recaudan ingresos paraterceros. Sin embargo es fundamental elaborar un documento que revele lagestin de la sociedades a una fecha determinada, situacin que obliga a elaborarun informe de carcter especial3, denominado Informe de gestin colectiva y

preparado sobre una base compresiva de contabilidad diferente de los principiosde contabilidad generalmente aceptados. Dicho estado deber consolidar el valorde los ingresos recibidos para terceros a una fecha determinada y reconocer lasdestinaciones propias de los recursos relacionados con distribucin, bienestarsocial y gastos por cuenta de terceros.

3 El informe mencionado est amparado en el artculo 31 del decreto 2649 de 1993.


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REGISTRO DE OPERACIONES


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Las actividades desarrolladas por las SGC, merecen un tratamiento especial en lossistemas de informacin. El presente documento establece los modelos de registropara las diferentes operaciones de las sociedades, relacionadas con recaudos,distribuciones y bienestar social.

Los captulos de estudio se presentan a continuacin:

Capitulo 1. RecaudosCapitulo 2. DistribucionesCapitulo 3. Bienestar socialCapitulo 4. Gastos por cuenta de tercerosCapitulo 5. Otros aspectos contablesCapitulo 6. Control interno contableCapitulo 7. Controles de leyCapitulo 8. Pla nico de cuentas


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CAPITULO 1

RECAUDOS


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1.1.

INGRESOS CAUSADOS - CONTABILIZACIN1.1.1. Consideraciones generales

Los contratos de licenciamiento son empleados por las SGC para autorizar lautilizacin de las obras, interpretaciones, ejecuciones o fonogramas. Atendiendo a lasobligaciones estipuladas en dichos acuerdos, las sociedades expiden facturas ocuentas de cobro, para gestionar el pago de los derechos representados ante losdiferentes usuarios.

De acuerdo a lo anterior, para reconocer contablemente los derechos derivados de los

contratos de licenciamiento, las sociedades utilizan las facturas o cuentas de cobro.Los plazos en que se expiden los anteriores documentos, dependen de las condicionessealadas en los contratos.

Es importante sealar que los ingresos mencionados no corresponden a recursos delas entidades, por cuanto las SGC actan como mandatarias y no generan ingresospropios.

1.1.2. Objetivo

Reconocer en los estados financieros el derecho a recibir efectivo o un equivalente en

un perodo futuro, dada la utilizacin de una obra, interpretacin, ejecucin ofonograma por parte de un usuario.

1.1.3. Criterios

Realizacin.Decreto 2649 de 1993, artculo 12Solo pueden reconocerse hechoseconmicos realizados. Se entiende que un hecho econmico se ha realizado

cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones

o eventos pasados, internos o externos, el ente econmico tiene o tendr un

beneficio o un sacrificio econmico, o ha experimentado un cambio en sus

recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

Prudencia. Decreto 2649 de 1993, artculo 17 Cuando quiera que existandificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho econmico

realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos

probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los

pasivos y los gastos.


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El rubro Ingresos causados para terceros, es una subcuenta del pasivo Ingresospor recuperar, su naturaleza es crdito y representa el valor de las causaciones defacturas o cuentas de cobro.El rubro Recuperacin de cartera, es una subcuenta del pasivo Ingresos porrecuperar, su naturaleza es dbito y representa un menor valor de los ingresos. El rubro de Ingresos a favor de terceros - Recaudos, es una cuenta del pasivo, denaturaleza crdito cuya clasificacin depender de la forma de utilizacin delrepertorio definida por cada sociedad.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.

1.1.6. Revisin por parte de la DNDA

La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones de los ingresoscausados por las sociedades de conformidad con las normas vigentes. De igualmanera, tiene la facultad para efectuar las recomendaciones que considere pertinentesa fin de ajustar los registros a los criterios de contabilizacin definidos en el presentecaptulo.

1.1.7. Revelacin en los estados financieros

Los estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar de manera

independiente el saldo de los rubros de ingresos causados para terceros4

e ingresos afavor de terceros5. En las notas a los estados financieros se incorporar la informacinque se considere necesaria para una mayor comprensin de los reportes presentados.

1.2. INGRESOS EFECTIVAMENTE RECAUDADOS -CONTABILIZACIN

1.2.1. Consideraciones generales

Los recaudos de las SGC se originan en la recuperacin de cartera. Dado que lascuantas causadas no se cancelan con inmediatez, es necesario reconocer

posteriormente los dineros que ingresan a los activos de las sociedades. En estesentido el documento idneo para soportar los recaudos efectivos es el recibo de caja.

De otra parte es fundamental precisar el alcance de los recaudos en las gestiones de laadministracin, en razn a que normativamente se establece la obligacin de

4 Ingresos originados por el registro de las facturas o cuentas de cobro.5 Ingresos originados por el registro de los recibos de caja.


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reconocer los gastos por cuenta de terceros, las distribuciones y las prestaciones debienestar social sobre la base de ingresos efectivamente recaudados.

1.2.2. Objetivo

Incorporar en el sistema de informacin contable los movimientos correspondientes alos recaudos efectivos gestionados por las SGC. Facilitando el control y seguimientoa los recursos mencionados.

1.2.3. Criterios

Caractersticas y prcticas de cada actividad. Decreto 2649 de 1993, artculo 18Procurando en todo caso la satisfaccin de las cualidades de la informacin, lacontabilidad debe disearse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente

impuestas por las caractersticas y prcticas de cada actividad, tales como la

naturaleza de sus operaciones, su ubicacin geogrfica, su desarrollo social,

econmico y tecnolgico.

Ingresos efectivamente recaudados. Ley 44 de 1993, artculo 21 El ConsejoDirectivo de las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos

conexos discutir y aprobar su presupuesto de ingresos y egresos para perodos no

mayores de un (1) ao. El monto de los gastos no podr exceder, en ningn caso,

del treinta por ciento (30%) de la cantidad total de la remuneracin recaudadaefectivamente por la utilizacin de los derechos de sus socios y de los miembros de

las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos

extranjeras o similares con las cuales tenga contrato de representacin recproca.

Con el objetivo de satisfacer fines sociales y culturales, previamente definidos

por la Asamblea General, las sociedades de gestin colectiva de derechos de

autor y derechos conexos slo podrn destinar para estos efectos, hasta el diez

por ciento (10%) de lo recaudado.

1.2.4. Periodicidad

En la fecha en que se reconozcan las cuantas canceladas por los usuarios secontabilizaran los recibos de caja. La periodicidad depender de los recaudos.


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1.2.5. Contabilizacin de los ingresos efectivamente recaudadosEl procedimiento definido para la contabilizacin de los ingresos efectivamenterecaudados, es el siguiente:

a) En la fecha de elaboracin del recibo de cajaDbito Caja XXXXCrdito DeudoresUsuarios XXXXDbito Recuperacin de cartera XXXXCrdito Ingresos a favor de terceros - Recaudos XXXX

b) AclaracionesLos valores mencionados debern corresponder al monto efectivamente canceladopor el usuario.En la contabilizacin deber reflejarse claramente la fecha, el consecutivo delrecibo de caja, el tercero, la factura o cuenta de cobro objeto de pago y el valorrecaudado.El rubro de Deudores Usuarios, es una cuenta del activo, de naturaleza dbitocuya clasificacin depender de la forma de utilizacin del repertorio definida porcada sociedad.

El rubro Recuperacin de cartera, es una subcuenta del pasivo Ingresos porrecuperar, su naturaleza es dbito y representa un menor valor de los ingresoscausados para terceros.El rubro de Ingresos a favor de terceros - Recaudos, es una cuenta del pasivo, denaturaleza crdito cuya clasificacin depender de la forma de utilizacin delrepertorio definida por cada sociedad.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones de ingresosefectivamente recaudados por las sociedades vigiladas de conformidad con lasnormas vigentes. De igual manera tiene la facultad para efectuar las recomendacionesque considere pertinentes a fin de ajustar los registros a los criterios decontabilizacin definidos en el presente captulo.


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1.2.7. Revelacin en los estados financierosLos estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar de maneraindependiente el saldo de los ingresos a favor de terceros. En las notas a los estadosfinancieros se incorporar la informacin que se considere necesaria para una mayorcomprensin de los reportes presentados.

1.3. CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR - CONTABILIZACIN1.3.1. Consideraciones generales

La multiplicidad de usuarios y el volumen de operaciones de las sociedades vigiladas,genera altos mrgenes de informacin en lo relativo a los pagos de derechos a travsde las cuentas bancarias de las sociedades. Generalmente al cierre de cada perodo, nose identifican en su totalidad los usuarios que realizaron las consignaciones,generando un concepto denominado Consignaciones por identificar.

Contablemente este rubro merece un tratamiento especial, en razn a su incidenciadentro de los saldos del disponible y deudores.

1.3.2. Objetivo

Revelar en los estados financieros los montos de las consignaciones originadas por larecuperacin de cartera y correspondientes a usuarios no identificados.

1.3.3. Criterios

Reconocimiento de los hechos econmicos. Decreto 2649 de 1993, artculo 47 Elreconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente

en la contabilidad los hechos econmicos realizados. Para que un hecho

econmico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la

definicin de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que

sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable. La administracin

debe reconocer las transacciones en la misma forma cada perodo, salvo que sea

indispensable hacer cambios para mejorar la informacin.

Clasificacin.Decreto 2649 de 1993, artculo 53. Los hechos econmicos debenser apropiadamente clasificados segn su naturaleza, de manera que se registren

en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la


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clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaboradopor el ente econmico.

1.3.4. Periodicidad

Al cierre de cada mes, las SGC debern registrar el monto de las consignaciones cuyotercero est pendiente de identificar.

1.3.5. Contabilizacin de las consignaciones por identificar

Las SGC debern observar el siguiente procedimiento, cuando adviertanconsignaciones cuyo tercero no ha sido identificado:

a) Al finalizar cada mes, se elaborar una nota de contabilidad que permita soportarel registro de las consignaciones por identificar, dicho documento deber contenerlos siguientes asientos contables:

Dbito Bancos XXXXCrdito DeudoresConsignaciones por identificar XXXX

b) Cuando se identifique el usuario que realiz el pago y posterior a lacontabilizacin del recibo de caja, se registrar la consignacin bancaria de lasiguiente manera:

Dbito DeudoresConsignaciones por identificar XXXXCrdito Deudores - Usuarios XXXX

c) AclaracionesLos valores mencionados debern corresponder a las cuantas de los extractosbancarios.La nota de contabilidad deber reflejar la fecha, el consecutivo, el cdigo de la

cuenta bancaria y el valor de la consignacin no identificada.El rubro de Deudores Consignaciones por identificar, es una cuenta del activo,de naturaleza crdito, y se revela en los estados financieros como un menor valorde la cartera de usuarios.El reconocimiento de las consignaciones por identificar, no acredita lacontabilizacin de recaudos, por cuanto estos movimientos solo son registrados


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cuando se identifica el usuario. Dicho mtodo es empleado como unprocedimiento transitorio que facilita la revelacin de los movimientos bancarios.Al identificar el tercero que origin el pago, se deber efectuar el movimiento quedisminuya la cuenta de consignaciones por identificar.Es necesario mantener un control estricto sobre el rubro de Deudores Consignaciones por identificar, a fin de evitar la acumulacin de saldos sindepurar o reclasificar.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.El uso de facturas o cuentas de cobro con cdigos de barras puede contribuir amitigar el efecto de las consignaciones por identificar. No obstante lo anterior,

dicha circunstancia deber ser evaluada conforme a la viabilidad financiera yoperativa de cada sociedad.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones de lasconsignaciones por identificar, de conformidad con las normas vigentes. De igualmanera tiene la facultad para efectuar las recomendaciones que considere pertinentesa fin de ajustar los registros a los criterios de contabilizacin definidos en el presentecaptulo.


Los estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar el saldo de lasconsignaciones por identificar, como un menor valor de la cuenta Deudores Usuarios. En las notas a los estados financieros se incorporar la informacin que seconsidere necesaria para una mayor comprensin de los reportes presentados.

1.4. INTERESES DE MORAPRINCIPIOS DE RECONOCIMIENTO1.4.1. Consideraciones generales

La causacin de los intereses de mora implica el reconocimiento de ingresos, sobrelos cuales no se tiene la certeza absoluta de recuperacin. En este sentido se definenlos principios que aportan las bases objetivas para el registro de los ingresos sujetos ala recuperacin de cartera.


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1.4.2. ObjetivoPresentar informacin basada en la razonabilidad del recaudo esperado por lasociedad.

1.4.3. Criterios

Prudencia. Decreto 2649 de 1993, artculo 17 Cuando quiera que existandificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho econmico

realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos

probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los

pasivos y los gastos.1.4.4. Principios de reconocimiento para los intereses de mora

Para causar los intereses de mora correspondientes a la cartera vencida, es precisoobservar los siguientes principios:

Probabilidad de recuperacin. En observancia del principio enunciado, las SGCdebern estimar la probabilidad de recuperacin de la cartera vencida, teniendo encuenta, la solvencia del usuario, la morosidad en el pago, las garantas quesoportan la deuda, la acumulacin de cuentas y el monto adeudado.

Tasas mximas sealadas por las autoridades de regulacin financiera. Las SGCsolo podrn aplicar las tasas de mora que no excedan a los topes fijados por lasautoridades que regulan la materia.

Viabilidad del acuerdo de pago. Conforme al perfil del usuario, en lo relativo alcumplimiento de las obligaciones, las SGC deben considerar la factibilidad delacuerdo de pago. El resultado de dicho anlisis sustentar o no el reconocimientode los intereses de mora.

Relacin costo beneficio del proceso de cobro jurdico. El indicador enunciado

soportara adecuadamente las expectativas de recuperacin de la cartera vencida.En tal caso, los intereses que puedan causar las deudas que se persigan a travs deun cobro jurdico, se reconocern contablemente.

Los intereses de mora que no renan los criterios anteriormente descritos puedenser contabilizados en cuentas de orden, esto con el fin de reconocer lascontingencias derivadas de la cartera morosa.


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La DNDA en cualquier tiempo podr revisar los criterios empleados por las SGC parael reconocimiento de los intereses de mora, de conformidad con las normas vigentes.De igual manera tiene la facultad para efectuar las recomendaciones que considerepertinentes a fin de ajustar los intereses de mora a los principios definidos en elpresente captulo.


En las notas a los estados financieros se incorporar la informacin que se considerenecesaria para una mayor comprensin de los intereses de mora causados.

1.5. PROVISIONES DE CARTERA - CONTABILIZACIN


La imposibilidad de recuperar parte de los montos facturados o cobrados a usuarios,es un factor de riesgo que debe evaluarse cuando se analizan los activos de las SGC.De esta manera, las provisiones de cartera surgen como un mecanismo que facilita la

estimacin de prdidas futuras en los activos administrados.1.5.2. Objetivo

Estimar y registrar las contingencias de prdida en la cartera de usuarios.

1.5.3. Criterios

Provisiones y contingencias. Decreto 2649 de 1993, artculo 52. Se debencontabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de

prdidas probables as como para disminuir el valor re expresado si fuere el caso

de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas tcnicas. Las

provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia

es una condicin, situacin o conjunto de circunstancias existentes, que implican

duda respecto a una posible ganancia o prdida por parte de un ente econmico,

duda que se resolver en ultimo termino cuando uno o ms eventos futuros

ocurran o dejen de ocurrir.


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Calculo. Al respecto no se establece un proceso nico para el clculo de lasprovisiones, las estimaciones de las SGC deben estar soportadas en mtodos dereconocido valor tcnico que revelen adecuadamente las contingencias.

1.5.4. Periodicidad

Al cierre de cada mes, las SGC debern incorporar en los estados financieros elmonto de las provisiones de cartera.

1.5.5. Contabilizacin de provisiones de cartera

El procedimiento para registrar las provisiones de cartera se muestra a continuacin:a) Mensualmente, a travs de una nota de contabilidad se llevaran a cabo los

siguientes registros:

Dbito Gastos por cuenta de tercerosProvisiones XXXXCrdito DeudoresProvisiones XXXX

b) Aclaraciones

La nota de contabilidad deber reflejar la fecha, el consecutivo, el cdigo de los

rubros utilizados y el valor de la provisin.El mtodo para calcular la provisin ser establecido por cada sociedad, y seajustar a la recuperacin de cartera individual.El rubro de Gastos por cuenta de tercerosProvisiones, es una cuenta del pasivo,de naturaleza dbito, y se revela en los estados financieros como un menor valorde los Ingresos a favor de terceros.El rubro de Deudores Provisiones, es una cuenta del activo, de naturalezacrdito, y se revela en los estados financieros como un menor valor de la carterade usuarios.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar la contabilizacin de las provisiones deconformidad con las normas vigentes. De igual manera tiene la facultad para efectuarlas recomendaciones que considere pertinentes a fin de ajustar las partidas a losprincipios definidos en el presente captulo.


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En las notas a los estados financieros se incorporar la informacin que se considerenecesaria para una mayor comprensin de las provisiones de cartera.

1.6. CASTIGOS DE CARTERA - PROCEDIMIENTO1.6.1. Consideraciones generales

Generalmente la cartera de las SGC presenta un riesgo de prdida, en razn a la baja

expectativa de recuperar las deudas vencidas. En consecuencia, cuando se han llevadoa cabo todas las gestiones de cobro sin obtener resultado alguno, o cuando esprevisible la irrecuperabilidad de las deudas, es necesario excluir del activo aquellaspartidas sobre las cuales no se tienen expectativas ciertas de recaudo, retirando elmonto a castigar y asignando dicho importe a la provisin respectiva.

1.6.2. Objetivo

Establecer un marco de referencia que evidencie una gestin adecuada en los castigosde cartera.

1.6.3.

PrincipiosEficiencia y pertinencia. La administracin debe obrar con eficiencia, utilizandotodos los recursos necesarios para recuperar las deudas vencidas. En consecuencialos castigos solo son pertinentes, cuando se han agotado todas las acciones decobro y no es posible obtener su recuperacin, o cuando dicho procedimientoresulte desfavorable en trminos econmicos, generndose un costo superior al dela cuanta de recuperacin.

Transparencia. Las decisiones relacionadas con la exclusin de deudasirrecuperables, deben estar avaladas por los rganos de administracin de la

sociedad, por cuanto la baja de activos incide en los intereses de los socios. 1.6.4. PeriodicidadEl procedimiento para reconocer los castigos de cartera, debe ser aplicado en todomomento, a aquellas transacciones que impliquen una disminucin originada por lairrecuperabilidad de las deudas vencidas.


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1.6.5. Procedimiento para reconocer los castigos de cartera

Las SGC debern tener en cuenta las siguientes disposiciones para reconocer lasdisminuciones del activo relacionadas con las deudas vencidas e irrecuperables:

a) Las deudas a castigar deben estar plenamente identificadas, estableciendo monto,usuario, morosidad, intereses de mora causados y tipo de utilizacin delrepertorio.

b) La documentacin que evidencie las gestiones desarrolladas por la administraciny orientadas a recuperar las deudas objeto de castigo, debe estar a disposicin de

los rganos de control y de los miembros del comit que apruebe los castigos decartera.c) La anterior documentacin debe acompaarse del concepto tcnico - jurdico que

avale la irrecuperabilidad de las deudas.d) Los castigos de cartera deben ser aprobados por el comit de cartera.e) El comit de cartera estar conformado por el Gerente General y los dems

miembros que las sociedades consideren idneos para tomar este tipo dedeterminaciones.

f) Las decisiones del comit de cartera sern comunicadas por escrito al ConsejoDirectivo y al Comit de Vigilancia, dentro de los 10 das siguientes a larealizacin del Comit.

g)

Se deber dejar constancia de las decisiones tomadas en un acta del comit decartera u rgano equivalente.h) El registro de los castigos de cartera deber estar soportado en una nota de

contabilidad que indique claramente el monto a castigar, la reversin de losintereses, el usuario y el acta del comit que aprob la exclusin de las deudasvencidas.

i) En cualquier circunstancia la sociedad deber tener presente que el castigo decartera irrecuperable no la exime de su responsabilidad como mandataria.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar los castigos de cartera reconocidos porlas sociedades vigiladas, de conformidad con las normas vigentes. De igual maneratiene la facultad para efectuar las recomendaciones que considere pertinentes a fin deajustar las bajas de activos a los principios definidos en el presente captulo.


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1.6.7. Revelacin en los estados financierosEn las notas a los estados financieros se revelar la informacin que seale el montode los activos castigados durante el ao y las razones que motivaron dichos ajustes.


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COLECTIVA


CAPITULO 2

DISTRIBUCIONES


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2.1. PASIVO A FAVOR DE SOCIOS CONTABILIZACIN2.1.1. Consideraciones generales

En ejercicio de sus funciones las SGC, estn obligadas a distribuir entre los socios, eldinero recaudado. Bajo este esquema surge un concepto de pasivo, que permiteidentificar el monto adeudado por las sociedades a sus miembros, en una fechadeterminada.

El pasivo denominado Ingresos a favor de terceros, es un componente de granincidencia en los estados financieros de las sociedades vigiladas, por cuantorepresenta un alto porcentaje de los ingresos efectivamente recaudados.

2.1.2. Objetivo

Valorar razonablemente el saldo del pasivo originado por los ingresos efectivamenterecaudados.

2.1.3. Criterios

Atribuciones de las SGC. Ley 44 de 1993, artculo 13, numeral 4 Recaudar ydistribuir a sus socios, las remuneraciones provenientes de los derechos que lecorrespondan. Para el ejercicio de esta atribucin las asociaciones sern

consideradas como mandatarias de sus asociados por el simple acto de afiliacin

a las mismas.

Distribuciones. Ley 44 de 1993, artculo 14, numeral 5 El importe de lasremuneraciones recaudadas por las sociedades de gestin colectiva de derechos

de autor y derechos conexos se distribuir entre los derechohabientes guardando

proporcin con la utilizacin efectiva de sus derechos.

Ingresos efectivamente recaudados. Ley 44 de 1993, artculo 21 El ConsejoDirectivo de las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechosconexos discutir y aprobar su presupuesto de ingresos y egresos para perodos no

mayores de un (1) ao. El monto de los gastos no podr exceder, en ningn caso,

del treinta por ciento (30%) de la cantidad total de la remuneracin recaudada

efectivamente por la utilizacin de los derechos de sus socios y de los miembros de

las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos


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extranjeras o similares con las cuales tenga contrato de representacin recproca.Con el objetivo de satisfacer fines sociales y culturales, previamente definidos

por la Asamblea General, las sociedades de gestin colectiva de derechos de

autor y derechos conexos slo podrn destinar para estos efectos, hasta el diez

por ciento (10%) de lo recaudado.

Esencia sobre la forma. Decreto 2649 de 1993, artculo 11 Los recursos y hechoseconmicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o

realidad econmica y no nicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una

norma superior, los hechos econmicos no puedan ser reconocidos de acuerdo

con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto

ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la situacinfinanciera y los resultados del ejercicio.

Importancia relativa o materialidad. Decreto 2649 de 1993, artculo 16 Elreconocimiento y presentacin de los hechos econmicos debe hacerse de

acuerdo con su importancia relativa. Un hecho econmico es material cuando,

debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo

en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las

decisiones econmicas de los usuarios de la informacin.

Pasivo. Decreto 2649 de 1993, artculo 36 Un pasivo es la representacin

financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventospasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir

recursos o proveer servicios a otros entes.

Reconocimiento de los hechos econmicos. Decreto 2649 de 1993, artculo 47El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporarformalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizados. Para que un

hecho econmico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda

con la definicin de un elemento de los estados financieros, que pueda ser

medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable. La

administracin debe reconocer las transacciones en la misma forma cada

perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la informacin.En adicin a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que

para la preparacin y presentacin de estados financieros de perodos

intermedios, el reconocimiento se efecte confundamento en bases estadsticas.


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2.1.4. Periodicidad de la contabilizacin

Los ingresos a favor de terceros deben contabilizarse cuando se reconozcan losrecaudos efectivos, mediante el registro del recibo de caja que contempla el pagorecibido de los usuarios.

2.1.5. Contabilizacin del pasivo a favor de socios

La contabilizacin del pasivo a favor de socios, se lleva a cabo cuando se reconocen

los recaudos efectivos. En consecuencia es importante precisar que el procedimientopara registrar el rubro mencionado es idntico al descrito en el Captulo 1. Numeral 2(Ingresos efectivamente recaudados). No obstante lo anterior, a continuacin sedescriben los registros correspondientes a las transacciones relacionadas con el pasivomencionado:

a) En la fecha de elaboracin del recibo de caja:Dbito Caja XXXXCrdito DeudoresUsuarios XXXXDbito Recuperacin de cartera XXXX

Crdito Ingresos a favor de terceros - Recaudos XXXXb) En la fecha en que se causan las distribuciones, mediante una nota de contabilidad

o documento equivalente:

Dbito Ingresos a favor de terceros - Distribuciones XXXXCrdito Distribuciones por pagar ao 200X XXXX

c) En la fecha en que efectan las distribuciones, mediante comprobantes de egresoo documentos equivalentes:

Dbito Distribuciones por pagar ao 200X XXXXCrdito Bancos XXXX

d) AclaracionesLos valores mencionados en el literal a) debern corresponder al montoefectivamente cancelado por el usuario.


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En la contabilizacin de las transacciones citadas, deber reflejarse claramente lafecha, el consecutivo del documento soporte, el tercero, el concepto y la cuanta.El rubro Recuperacin de cartera, es una subcuenta del pasivo Ingresos porrecuperar, su naturaleza es dbito y representa un menor valor de los ingresoscausados.El rubro de Ingresos a favor de terceros - Recaudos, es una cuenta del pasivo, denaturaleza crdito cuya clasificacin depender de la forma de utilizacin delrepertorio definida por cada sociedad.El rubro de Ingresos a favor de terceros - Distribuciones, es una cuenta del pasivo,

de naturaleza dbito, que representa un menor valor de los ingresos recibidos paraterceros, por efecto de las distribuciones reconocidas a socios. El acumulado de lasubcuenta, siempre reflejara un saldo negativo.El rubro de Distribuciones por pagar ao 200X, es una cuenta del pasivo, denaturaleza crdito, que representa el valor de las cuentas por pagar a socios porconcepto de distribuciones, dicho rubro deber tener una discriminacin anual ysu saldo se debe revelar dentro de las cuentas por pagar.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin mencionadas.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones de pasivos a favorde socios de conformidad con las normas vigentes. De igual manera tiene la facultadpara efectuar las recomendaciones que considere pertinentes a fin de ajustar losregistros a los criterios de contabilizacin definidos en el presente captulo.


Los estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar de maneraindependiente el saldo de las cuentas por pagar a socios y el saldo de los ingresos afavor de socios. La distincin entre un concepto y otro se origina en la causacin de

las distribuciones. De esta forma el pasivo revela informacin ms precisa.

En las notas a los estados financieros se incorporar la informacin que se considerenecesaria para una mayor comprensin de los reportes presentados.


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2.2.

ANTICIPOS A SOCIOS

CONTABILIZACIN2.2.1. Consideraciones generales

Los anticipos son conocidos como adelantos de dinero, respaldados por los montos dedistribucin y autorizados por la administracin de las SGC. Generalmente los socios,por razones de liquidez acuden a las sociedades para obtener un adelanto de lasdistribuciones futuras, generndose una transaccin que debe ser plenamenteidentificada en razn a que se manejan recursos e informacin representativa.

2.2.2. Objetivo

Revelar adecuadamente en la informacin contable, las transaccionescorrespondientes a anticipos de distribucin.

2.2.3. Criterios

Importancia relativa o materialidad. Decreto 2649 de 1993, artculo 16 Elreconocimiento y presentacin de los hechos econmicos debe hacerse de

acuerdo con su importancia relativa. Un hecho econmico es material cuando,

debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo

en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las

decisiones econmicas de los usuarios de la informacin.

2.2.4. Periodicidad

La contabilizacin de anticipos a socios, debe aplicarse a todas las transacciones queimpliquen un adelanto de distribuciones futuras.

2.2.5. Contabilizacin

A continuacin se detalla el mtodo de registro para contabilizar los anticipos asocios:

a) En la fecha en que se genere el comprobante de egreso que soporta el anticipo dedistribuciones a un socio, debern contabilizarse los siguientes registros:

Dbito Anticipos - Socios XXXXCrdito Bancos XXXX


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b) Cuando se haga efectivo el reparto a favor del socios, se afectaran las siguientespartidas:

Dbito Distribuciones por pagar ao 200X XXXXCrdito AnticiposSocios XXXX

c) Aclaraciones

Los valores reconocidos en los registros sealados debern corresponder al monto

desembolsado al socio.En la contabilizacin deber reflejarse claramente la fecha, el consecutivo dedocumento, el nombre y la identificacin del socio, el concepto y el valor delanticipo.El rubro de AnticiposSocios, es una cuenta por cobrar del activo, de naturalezadbito cuya afectacin deber parametrizarse por terceros.El rubro de Distribuciones por pagar ao 200X, es una cuenta del pasivo, denaturaleza crdito, que representa el valor de las cuentas por pagar a socios porconcepto de distribuciones, dicho rubro deber tener una discriminacin anual ysu saldo se debe revelar dentro de las cuentas por pagar.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en la

contabilizacin inicial.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones de anticipos asocios, de conformidad con las normas vigentes. De igual manera tiene la facultadpara efectuar las recomendaciones que considere pertinentes a fin de ajustar losregistros a los principios definidos en el presente captulo.


Los estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar de maneraindependiente el saldo de los anticipos a socios. En las notas a los estados financierosse incorporar la informacin que se considere necesaria para una mayorcomprensin de los reportes presentados.


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2.3.

INFORMES DE DISTRIBUCIN2.3.1. Consideraciones generales

Los reportes de distribucin son una fuente relevante de informacin, por cuanto enellos se evidencia las gestiones de la administracin.

2.3.2. Objetivo

Revelar informacin til, oportuna y confiable sobre los procesos de distribucingestionados por las SGC.

2.3.3. Criterios

Obligaciones de las SGC. Decisin Andina 351 de 1993, artculo 45, literal i)Que se obliguen a remitir a sus miembros, informacin peridica, completa ydetallada sobre todas las actividades de la sociedad que puedan interesar al

ejercicio de sus derechos

Normas de organizacin y funcionamiento para las SGC. Ley 44 de 1993, artculo14, numeral 3 Los miembros de una sociedad de gestin colectiva de derechosde autor y derechos conexos, debern recibir informacin peridica, completa y

detallada sobre todas las actividades de la sociedad que puedan interesar al

ejercicio de sus derechos.

2.3.4. Periodicidad

Los informes de distribucin sern remitidos a la DNDA junto con los informestrimestrales de actividades.

2.3.5. Contenido

Los informes de distribucin de las SGC debern contener los siguientes aspectos:

Fecha del repartoNombre, identificacin y calidad de los sociosMonto bruto de distribucinDescuentos discriminadosMonto neto de distribucinConcepto de distribucin


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Lo anterior con la finalidad de generar informacin completa que permita evaluar lagestin de la sociedad.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar los informes de distribucin deconformidad con las normas vigentes. De igual manera tiene la facultad para efectuarlas recomendaciones que considere pertinentes a fin de ajustar la documentacin a losprincipios definidos en el presente captulo.


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COLECTIVA


CAPITULO 3

BIENESTAR SOCIAL


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3.1. ASIGNACIONES DE BIENESTAR SOCIAL - CONTABILIZACIN3.1.1. Consideraciones generales

Las destinaciones de recursos para actividades sociales y culturales son denominadasasignaciones de bienestar social. La apropiacin de dichos recursos es de carcteranual y su ejecucin deber reconocerse durante la vigencia corriente. No obstante loanterior los excedentes de un periodo determinado quedarn a disposicin de laAsamblea General.

La clasificacin de las asignaciones de bienestar social depende de los programasaprobados por los rganos directivos de las sociedades. Los programas de bienestargeneralmente se relacionan con conceptos de salud, seguridad social, auxilios,seguros y capacitacin entre otros.

3.1.2. Objetivo

Incorporar en los estados financieros las transacciones relacionadas con losprogramas de bienestar social gestionados por las SGC.

3.1.3. Criterios

Asignacin de recursos para fines sociales y culturales. Ley 44 de 1993, artculo21 El Consejo Directivo de las sociedades de gestin colectiva de derechos deautor y derechos conexos discutir y aprobar su presupuesto de ingresos y egresos

para perodos no mayores de un (1) ao. El monto de los gastos no podr exceder,

en ningn caso, del treinta por ciento (30%) de la cantidad total de la remuneracin

recaudada efectivamente por la utilizacin de los derechos de sus socios y de los

miembros de las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos

conexos extranjeras o similares con las cuales tenga contrato de representacin

recproca. Con el objetivo de satisfacer fines sociales y culturales, previamente

definidos por la Asamblea General, las sociedades de gestin colectiva de

derechos de autor y derechos conexos slo podrn destinar para estos efectos,

hasta el diez por ciento (10%) de lo recaudado.

3.1.4. Periodicidad

Cada vez que se reconozcan pagos relacionados con programas de bienestar social,las sociedades debern contabilizar los movimientos propios de las transacciones.


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3.1.5. Contabilizacin de las asignaciones de bienestar social

El procedimiento establecido para contabilizar las transacciones de bienestar social,se presenta a continuacin:

a) En la fecha en que se expida el comprobante de egreso o documento equivalente,las sociedades debern reconocer los siguientes movimientos:

Dbito Asignaciones de bienestar socialPrograma A XXXXCrdito Cuentas por pagar XXXX

b) Aclaraciones

Los valores reconocidos en los registros del literal a) debern corresponder alvalor incorporado en el comprobante de egreso o documento equivalente.En la contabilizacin deber reflejarse claramente la fecha, el consecutivo dedocumento soporte, el tercero, el concepto y el valor asociado al programa debienestar social.El rubro de Asignaciones de bienestar social es una cuenta del rubro Ingresos afavor de terceros, est definido como una cuenta del pasivo de carcter dbito ysiempre revelar un saldo negativo, representando un menor valor de los ingresos

recibidos para terceros. La clasificacin de Programa A es una categorahipottica que debe representar la prestacin definida por la sociedad, es decir quecada entidad crear una cuenta auxiliar para tipo de prestacin.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones relacionadas conasignaciones de bienestar social, de conformidad con las normas vigentes. De igualmanera tiene la facultad para efectuar las recomendaciones que considere pertinentes

a fin de ajustar los registros a los principios definidos en el presente captulo.


Los estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar los tipos debeneficios otorgados por las sociedades, definiendo un cdigo y rubro para cadacategora de Bienestar Social.


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En las notas a los estados financieros se incorporar la informacin que se considerenecesaria para una mayor comprensin de los reportes presentados.


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COLECTIVA


CAPITULO 4

GASTOS POR CUENTA DETERCEROS


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4.1.

REGISTRO CONTABLE DE GASTOS POR CUENTA DETERCEROS


Para desarrollar su objeto social, las SGC deber incurrir en una serie de erogacionestendientes a apoyar las funciones administrativas, el registro de tales transacciones,generalmente se reconoce en cuentas de resultado; sin embargo en el ejercicio de lagestin colectiva no es pertinente la utilizacin de dicho mtodo, toda vez que losrecursos administrados no son propios sino de terceros. En consecuencia los gastos degestin deben asociarse a los recaudos efectivos. De esta forma el pasivo revelar el

valor neto despus de descontar las imputaciones administrativas.Sin perjuicio de lo anterior, en todo momento las sociedades vigiladas debern tenerpresente que los gastos reconocidos, no pueden tener un origen diferente al deerogaciones administrativas.

4.1.2. Objetivo

Revelar en los estados financieros, el monto de las erogaciones asociadas a gastos porcuenta de terceros.

4.1.3. CriteriosMargen de gastos. Ley 44 de 1993, artculo 21 El Consejo Directivo de lassociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos discutir y

aprobar su presupuesto de ingresos y egresos para perodos no mayores de un (1)

ao. El monto de los gastos no podr exceder, en ningn caso, del treinta por ciento

(30%) de la cantidad total de la remuneracin recaudada efectivamente por la

utilizacin de los derechos de sus socios y de los miembros de las sociedades de

gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos extranjeras o similares

con las cuales tenga contrato de representacin recproca. Con el objetivo de

satisfacer fines sociales y culturales, previamente definidos por la Asamblea

General, las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos

conexos slo podrn destinar para estos efectos, hasta el diez por ciento (10%)

de lo recaudado.

Reconocimiento de los hechos econmicos. Decreto 2649 de 1993, artculo 47.El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar

formalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizados. Para que un


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hecho econmico realizado pueda ser reconocido se requiere que correspondacon la definicin de un elemento de los estados financieros, que pueda ser



perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la

informacin.

4.1.4. Periodicidad

Cada vez que se reconozcan gastos por cuenta de terceros, las sociedades deberncontabilizar los movimientos propios de las transacciones.

4.1.5. Contabilizacin de los gastos por cuenta de terceros

Las SGC al contabilizar las transacciones relacionadas con gastos por cuenta deterceros, debern aplicar el siguiente procedimiento:

a) En la fecha en que se reconozca el gasto, las sociedades debern reconocer lossiguientes registros:

Dbito Ingresos a favor de terceros - Gastos por cuenta de terceros XXXXCrdito Rubro de causacin6 XXXX

b) Aclaraciones

Los valores reconocidos en los registros del literal a) debern corresponder alvalor incorporado en el soporte del gasto.En la contabilizacin deber reflejarse claramente la fecha, el consecutivo dedocumento soporte, el tercero, el concepto y el valor asociado al gasto.Gastos por cuenta de terceros es un rubro de los Ingresos a favor de terceros, estdefinido como una cuenta del pasivo de carcter dbito y siempre revelar unsaldo negativo, que representa un menor valor de los ingresos a favor de terceros.El rubro en mencin deber estar discriminado de la misma forma que los gastos

comnmente incorporados en las cuentas de resultado.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.

6 Rubro que reflejar la contrapartida de los gastos por cuenta de terceros. En el registro se estableceun concepto genrico que depender del tipo de gasto, su contabilizacin puede ser reconocida concargo a cuentas por pagar, depreciaciones, amortizaciones o provisiones entre otros.


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La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones relacionadas conlos gastos por cuenta de terceros, de conformidad con las normas vigentes. De igualmanera tiene la facultad para efectuar las recomendaciones que considere pertinentesa fin de ajustar los registros a los principios definidos en el presente captulo.


Los estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar detalladamente elvalor de los gastos por cuenta de terceros, definiendo un cdigo y rubro para cadaconcepto de gasto.

En las notas a los estados financieros se detallar la informacin que se considerenecesaria para una mayor comprensin de los reportes presentados.

4.2. GASTOS PREOPERATIVOS - CONTABILIZACIN4.2.1. Consideraciones generales

Al iniciar sus operaciones, las SGC desarrollan una serie de actividades orientadas aconstruir una estructura legal y operativa que posibilite los recaudos futuros. En estaetapa las entidades incurren en una serie de erogaciones, que no se pueden asociar arecaudos, por cuanto no se tienen contratos de licenciamiento que posibiliten dichaspartidas.

De acuerdo a lo anterior, los gastos preoperativos deben reconocerse como cargosdiferidos cuya amortizacin depender del punto de equilibrio estimado por lasociedad, identificando un perodo de tiempo adecuado para absorber la amortizacinde gastos sin afectar los mrgenes de ley.

4.2.2. Objetivo

Incorporar en la informacin financiera, hechos econmicos relacionados con losgastos preoperativos.


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4.2.3. Criterios

Reconocimiento de los hechos econmicos. Decreto 2649 de 1993, artculo 47.El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar

formalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizados. Para que un

hecho econmico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda

con la definicin de un elemento de los estados financieros, que pueda ser



perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la

informacin.

4.2.4. Periodicidad

Cada vez que se reconozcan gastos preoperativos, las sociedades debern contabilizarlos movimientos propios de las transacciones.

4.2.5. Contabilizacin de los gastos preoperativos

Las SGC al contabilizar las transacciones relacionadas con gastos preoperativos,debern aplicar el siguiente procedimiento:

a)

En la fecha en que se reconozca el gasto preoperativo, las sociedades deberncontabilizar los siguientes movimientos:

Dbito Cargos diferidosGastos preoperativos XXXXCrdito Rubro de causacin7 XXXX

b) Cuando se generen recaudos que permitan asociar gastos, mediante una nota decontabilidad o documento equivalente, se reconocer la amortizacin de los gastospreoperativos, de la siguiente manera:

Dbito Gastos por cuenta de tercerosAmortizacin XXXX

Crdito Cargos diferidosGastos preoperativos XXXX

7 Rubro que reflejar la contrapartida de los gastos preoperativos. En el registro se establece unconcepto genrico que depender del tipo de gasto, su contabilizacin puede ser reconocida con cargoa cuentas por pagar, bancos, etc.


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c) Aclaraciones

Los valores reconocidos en los registros del literal a) debern corresponder alvalor incorporado en el comprobante de egreso o documento equivalente.En la contabilizacin deber reflejarse claramente la fecha, el consecutivo dedocumento soporte, el tercero, el concepto y el valor asociado al gastopreoperativo.El rubro de Cargos diferidos - Gastos preoperativos es una cuenta del activo decarcter dbito.El rubro de Gastos por cuenta de terceros Amortizacin es una cuenta auxiliardel rubro ingresos a favor de terceros, est definido como una cuenta del pasivo

de carcter dbito y siempre revelar un saldo negativo, que representa un menorvalor de los ingresos a favor de terceros.El mtodo de amortizacin debe estar tcnicamente sustentado y su duracindepender del punto de equilibrio previamente definido por la sociedad.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.


La DNDA en cualquier tiempo podr revisar las contabilizaciones relacionadas conlos gastos preoperativos, de conformidad con las normas vigentes. De igual manera

tiene la facultad para efectuar las recomendaciones que considere pertinentes a fin deajustar los registros a los principios definidos en el presente captulo.


Los estados financieros de las sociedades vigiladas, debern revelar de maneraindependiente el saldo de los gastos preoperativos. En las notas a los estadosfinancieros se incorporar la informacin que se considere necesaria para una mayorcomprensin de los reportes presentados.


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COLECTIVA


CAPITULO 5

OTROS ASPECTOS CONTABLES


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5.1. CIERRE CONTABLEAl finalizar cada ao las SGC debern cerrar las cuentas relacionadas con los ingresosa favor de terceros toda vez que deben reconocerse las cuantas no asignadas a lossocios.

De acuerdo a lo expuesto en los captulos 1, 2, 3 y 4, las actividades de recaudo,distribucin, bienestar social y gastos por cuenta de terceros generan saldos en cadavigencia. Al cierre de cada vigencia, el sistema de informacin contable presentar la

siguiente estructura (las cuantas son hipotticas y se enuncian para una mayorcomprensin):

Las partidas referidas se cancelan de la siguiente manera:

a) El saldo del rubro Distribuciones por pagar ao 200X, se acumula por cuantoobedece a distribuciones causadas y no pagadas efectivamente.

b) Las cuentas auxiliares del rubro denominado Ingresos a favor de terceros secancelan mediante los siguientes registros:

Dbito Recaudos 100.000.000Crdito Distribuciones 45.000.000Crdito Asignaciones de Bienestar Social 8.000.000Crdito Gastos por cuenta de terceros 25.000.000Crdito Ingresos recaudados por distribuir ao 200X 22.000.000

Distribuciones por pagar ao 200X 5,000,000

Ingresos a favor de terceros 22,000,000

Recaudos 100,000,000

Distribuciones -45,000,000

Asignaciones de bienestar social -8,000,000

Gastos por cuenta de terceros -25,000,000

Ingresos por recuperar 10,000,000

Ingresos causados para terceros 120,000,000

Recuperacin de cartera -110,000,000


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c) El saldo del rubro Ingresos causados para terceros se reclasifica de la siguientemanera:

Dbito Ingresos causados para terceros 120.000.000Crdito Recuperacin de cartera 110.000.000Crdito Ingresos por recuperar ao 200X 10.000.000

Luego de reconocer el cierre contable, el Balance General de las SGC acumular lasiguiente informacin (las cuantas son hipotticas y se enuncian para una mayorcomprensin):

Finalmente, es preciso aclarar que las sociedades vigiladas deben conservar evidenciade los informes financieros, antes y despus del cierre contable. Al respecto semantiene la parametrizacin de los aplicativos contables, generando balances deprueba al 31 de diciembre y en el perodo de cierre.

d) Aclaraciones

El rubro de Distribuciones por pagar ao 200X es una cuenta del pasivo, denaturaleza crdito que revela el saldo de las distribuciones asignadas a socios y nocanceladas por la sociedad.El rubro de Ingresos recaudados por distribuir ao 200X es una cuenta del pasivo,de naturaleza crdito que revela el valor de los derechos recaudados en un aodeterminado y no asignados a socios. Dicho valor resulta de descontar a losrecaudos el valor de las distribuciones, las asignaciones de bienestar social y losgastos por cuenta de terceros.

El rubro de Ingresos por recuperar ao 200X, es una cuenta del pasivo, denaturaleza crdito que revela el monto de los ingresos causados8 y no recuperadosdurante un ao determinado.Las reversiones o ajustes se harn con cargo o abono a los rubros utilizados en lacontabilizacin inicial.

8 Ingresos que resultan de contabilizar una factura o cuenta de cobro.

Distribuciones por pagar ao 200X 5,000,000Ingresos recaudados por distribuir ao 200X 22,000,000Ingresos por recuperar ao 200X 10,000,000


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5.2. ESTADOS FINANCIEROSPara la preparacin y presentacin de los estados financieros se tendrn en cuenta losprincipios sealados por el Decreto 2649 de 1993. Las sociedades vigiladas debernelaborar los estados financieros de propsito general, que se enuncian a continuacin:

Balance general: Estado financiero que refleja el valor y la naturaleza de losrecursos administrados, las acreencias con socios y particulares, y la situacinpatrimonial de las SGC.Estado de flujos de efectivo: Estado financiero que muestra el valor del efectivo

generado y utilizado en actividades de operacin, inversin y financiacin de lasSGC. Dicho reporte es fundamental para los usuarios de la informacin contablepor cuanto permite identificar los recaudos y desembolsos de efectivo de lassociedades. As mismo se puede evaluar la capacidad de las sociedades paragenerar flujos futuros de efectivo, de forma tal que cumplan con sus obligacionesy tengan continuidad en el largo plazo. Sobre el particular es importante precisarque las sociedades vigiladas deben preparar el estado de flujos de efectivoutilizando el Mtodo Directo9, en razn a que su estructura se ajustaadecuadamente la naturaleza de la gestin colectiva.

Adicionalmente y conforme a lo establecido por los artculos 24 y 31 del Decreto

2649 de 1993, las sociedades debern presentar un informe de gestin colectiva,dicho reporte est contemplado como un estado financiero de propsito especial,preparado sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios decontabilidad generalmente aceptados.

En el Informe de Gestin Colectiva se revelar detalladamente la naturaleza y cuantade:

Ingresos a favor de tercerosRecaudosDistribuciones

Asignaciones de bienestar socialGastos por cuenta de tercerosIngresos recaudados por distribuir

9 Ver Pronunciamiento No. 8 del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica.


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L:\2010 Archivo Admi Legal\Manual de buenas practicas\Manual de Buenas Practicas Con

manual de buenas practicas contables sgc, aparra, diciembre 16 de 2010

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