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SGC Manual Ventas

Versión 6.7.0

2021

Manual SGC – Ventas

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CONTENIDO

VENTAS .............................................................................................................................................. 4

FACTURACIÓN ................................................................................................................................. 4

FACTURA ............................................................................................................................... 5

CONTROL DE BORRADO DE ÍTEMS EN FACTURA MANUAL .................................. 10

NOTAS DE CRÉDITO .......................................................................................................... 13

NOTAS DE DEBITO............................................................................................................. 15

VENTAS RAPIDAS .............................................................................................................. 16

REMITOS DE ENTREGA POR NÚMERO DE SERIE ....................................................... 19

REMITOS .............................................................................................................................. 21

ORDEN DE VENTA ............................................................................................................. 22

PRESUPUESTOS .................................................................................................................. 23

FACTURACIÓN (PRESUPUESTOS) .................................................................................. 24

FACTURACIÓN MASIVA DE REMITOS .......................................................................... 25

FACTURA POR CONCEPTO .............................................................................................. 26

NOTA DE CREDITO GUÍA DE DESPACHO ..................................................................... 29

NOTA DE CRÉDITO POR CONCEPTO SOBRE GUÍA DE DESPACHO ........................ 30

VENTAS EN SUCURSALES ............................................................................................... 31

CREDITOS INTERNOS / DEBITOS INTERNOS ............................................................... 32

FACTURA DE DISTRIBUIDORES ..................................................................................... 32

PEDIDOS MOVILES ........................................................................................................................ 33

GENERACIÓN DE ARCHIVOS .......................................................................................... 33

CARGA DE PEDIDOS .......................................................................................................... 34

AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS ......................................................................................... 37

PREPARACIÓN DE ARTÍCULOS PESABLES .................................................................. 41

GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR LOTE/ VEND. .................................... 42

IMPRESIÓN DE COMPROBANTES POR LOTE/VENDEDOR ....................................... 43

GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR ZONA .................................................. 44

IMPRESIÓN DE COMPROBANTES PENDIENTES ......................................................... 45

AUDITORIA DE PEDIDOS ................................................................................................ 46

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA .................................................................................................. 47

MODALIDAD OPERATIVA ............................................................................................... 48

AFIP ....................................................................................................................................... 49

INTERFASE DE DISPOSITIVOS PDA ........................................................................................... 50


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LOGISTICA & DISRIBUCIÓN ........................................................................................................ 51

ARMAR REPARTO POR VENDEDOR .............................................................................. 51

ARMAR REPARTO POR ZONA ......................................................................................... 54

GESTIÓN MOVIL REPARTOS ........................................................................................... 57

MEGACONSOLIDADO ....................................................................................................... 59

DESCARGA DE REPARTO ................................................................................................. 61

REALIZAR CIERRE DE REPARTO ................................................................................... 62

CONTROL DE CARGA ................................................................................................................... 75

CONTROL DE CARGA POR CLIENTE ............................................................................. 76

CONTROL DE CARGA POR HOJA DE RUTA ................................................................. 78

CONTROL DE CARGA POR PEDIDO EN HOJA DE RUTA ........................................... 80

CAMBIAR PEDIDOS DE HOJA DE RUTA ................................................................................... 80

HOJAS DE RUTAS GENERADAS POR PERÍODO ...................................................................... 82

CONTROL DE CIERRES DE HOJAS DE RUTAS ......................................................................... 83

ROTULAR CAJAS POR DESPACHO ............................................................................................. 83

DESCARGA DE REPARTO............................................................................................................. 84

ACTIVAR HOJAS DE RUTAS CERRADAS .................................................................................. 85

CONSULTA/ ANULACIÓN DE COMPROBANTES ..................................................................... 86

CAMBIO DE CONDICIÓN DE VENTA ......................................................................................... 88

REIMPRIMIR DE COMPROBANTES ............................................................................................ 89

CONSULTA DE COMPROBANTES POR CLIENTE .................................................................... 90

ENVIO DE INFORMACIÓN A SUCURSALES ............................................................................. 90

ANEXO .............................................................................................................................................. 93


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VENTAS

El menú Ventas permite registrar todas las operaciones que estén relacionadas con el egreso de mercadería de un

determinado depósito, como también generar comprobantes Internos (Créditos / Débitos) que han sido definidos

para corregir saldos en las cuentas de los clientes sin involucrar movimientos de mercadería.

Fig. 1 - Menú Ventas

Como se puede observar en la Figura 1, el presente menú está dividido en seis secciones. Las cuatro primeras están

directamente relacionadas con los procesos vinculados a la venta como: la facturación, el armado de los repartos y su

posterior rendición, las correcciones de errores de facturación y la consulta de los diferentes comprobantes por

clientes.

Las dos últimas secciones tienen que ver con el envío de información a las sucursales y con el registro y control de los

movimientos de dinero por diferentes conceptos.

FACTURACIÓN

Permite generar los documentos que respaldan operaciones con clientes: ventas, créditos, débitos, entrega de

mercadería, presupuestos, tanto en casa central como en una sucursal.

La moneda que se utilizará en la generación de comprobantes es la que se ha definido como Divisa Local.


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Fig. 2 – Facturación

FACTURA

A continuación se introducirán los pasos necesarios para confeccionar una factura de venta. Primeramente el SGC

solicita el número de cliente al que se le emitirá la factura. En el caso de no conocerlo, permite realizar la búsqueda

por Nombre, dirección o CUIT, mediante el icono de búsqueda de la barra de herramientas o el botón Buscar

contenido en la pantalla.

Fig. 3 – Ventas (Emisión de Facturas)


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Una vez identificado el cliente, el SGC muestra sus datos principales.

Grupo Cliente:

Esta información es la que se cargó en el Administrador de Clientes y no puede modificarse en este apartado.

Grupo Opciones de Venta:

El SGC automáticamente muestra la Condición de Venta, Lista de precio y Descuento que se le asignaron al cliente en

el momento del alta al igual que con la opción Desdoble. Cuando el cliente tiene Desdoble, es decir que más de un

vendedor lo atiende y le ofrece un conjunto puntual de productos, es posible delegar la tarea de control al SGC para

impedir que el vendedor seleccionado comercialice un producto que no tiene autorizado vender.

Grupo Reparto:

Aquí se indica si la mercadería será enviada por repartidor o bien retirada por el cliente.

Para quienes emiten facturas electrónicas por la opción de VENTAS \ FACTURACIÓN de manera constante, se agregó

una opción para la Facturación Manual (para puntos de venta con facturación electrónica), que permite que la

autorización fiscal se realice con posterioridad a la generación del comprobante. De esta manera, se aceleran los

tiempos de facturación para obtener la autorización de CAE posteriormente por la opción VENTAS/ FACTURACIÓN

ELECTRÓNICA. Para ello, se debe activar manualmente la opción FE Off Line.

La autorización de Grupo de Productos se realiza mediante la opción Archivos\Vendedores\Aprobar Grupo de

Artículos para Venta.

Si el cliente no tiene desdoble, este control no se lleva a cabo puesto que se asume, que el vendedor puede

comercializar con este cliente toda la cartera de productos. Todas estas condiciones pueden ser modificadas

dependiendo de cada venta en particular.


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En el caso que la venta se haya realizado con la condición vencimientos fijos, el SGC preguntará cuántos vencimientos

se utilizarán. Una vez seleccionada habilitará la cantidad necesaria de módulos de fechas para colocarlas en forma

manual, tal como se observa en Fig. 4

Fig. 4 – Cantidad de Vencimientos

Antes de continuar con la opción Ventas se debe seleccionar el vendedor, un depósito del cual se retirará la

mercadería y, si se desea, algún mensaje a ser impreso en el comprobante. En caso de ingresar una nota, solo será

para el comprobante corriente, quedando en blanco para el próximo. Si el cliente tuviese preestablecido un mensaje

en el maestro de clientes, aparecerá en este campo al momento de facturarle.

Grupo Hoja de Ruta:

Se utiliza para agregar comprobantes de ventas para ser rendidos en una Hoja de Ruta que ha sido previamente

generada pero aún no cerrada, caso contrario el SGC impide esta operación.

La opción No Imprimir se utiliza básicamente, cuando por algún motivo el comprobante ha tenido que ser

confeccionado manualmente, por ejemplo, ante un corte de energía. Posteriormente, cuando el sistema se

restablece, es necesario registrar la venta en el sistema sin la necesidad de imprimir el comprobante.

Completado estos parámetros, mediante la opción Ventas, se procederá a confeccionar la factura como se observa en

la Figura 5.

Fig. 5 – Comprobante de Venta (FACTURA A)


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También, se incorporamos al sistema de Facturación Manual (realizado por operador), indicadores de información

para Precios de Oferta y productos incorporados por facturación de Combos

Sólo podrán ser cargados los códigos de los productos o servicios y la cantidad de unidades vendidas. El resto de la

información el SGC la proporcionará de manera automática. Es muy importante tener en cuenta que, los precios y

porcentajes de descuentos, no se pueden modificarse desde la interfase Facturación y, a su vez, sólo podrán ser

administrados por personal autorizado.


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En el caso de que un producto tenga el precio de oferta habilitado, se verificará si el cliente puede ser beneficiario de

ese precio para lo cual existen dos alternativas posibles que controlan la aplicación del precio de oferta. La primera, se

encuentra en el Maestro de Clientes donde existe una opción que autoriza al mismo a recibir precio de oferta o no. La

segunda alternativa, se establece en el producto (sección precios) y especifica si la oferta es válida para clientes con

descuento al pie de factura. De este modo, si el cliente tiene un descuento, el producto le será facturado al precio de

lista que le corresponda.

La carga del código del producto puede realizarse de dos formas, por Código de Barras (PLU) o utilizando el Código

que se le ha asignado internamente. Si no se conoce o recuerda el Código Interno del producto, está disponible la

opción de Búsqueda (Buscar F2).

Para Borrar una Fila, primero debe haber sido completada, posteriormente debe seleccionarse y proceder a borrar

con la opción proporcionada por el botón Borrar Fila (F5) el cual se activa al momento de seleccionarla. También,

puede cancelar la facturación de un ítem, ingresando el valor 0 (cero) en el campo Cantidad y presionando la tecla

Enter. De este modo, la línea será borrada de forma automática.

A medida que se van ingresando líneas en la Factura, el SGC calcula automáticamente el IVA, impuestos internos,

descuentos y percepción de Ingresos Brutos, dependiendo de la situación tributaria del cliente al que se le esté

realizando la venta, considerando que los productos pueden tener impuestos internos y/o una alícuota de IVA

diferencial, como así mismo, si la empresa es agente de percepción de IIBB. La cantidad de ítems que pueden ser

ingresados en un comprobante de venta, dependen fundamentalmente de la capacidad física que tenga el

comprobante que se utiliza, lo cual se indica en la opción Archivos\Sistemas\Corrección de Nros. De Comprobantes.

La opción Cancelar permite eliminar el comprobante que se está generando.

El SGC no procesa la cancelación de manera inmediata sino que antes consultará al operador, brindando la

oportunidad de tomar otra alternativa en caso de considerarlo necesario. Dependiendo de cómo haya sido

configurada la seguridad del SGC, puede negarse la posibilidad de que cualquier operador cancele el comprobante si

ya empezó la confección del mismo, debiendo solicitar a un usuario autorizado, el cual deberá introducir su nombre

de usuario y contraseña para proceder a la cancelación. Lo mismo ocurre para el borrado de productos el cual también

puede requerir autorización.

Fig. 6 – Requerimiento de Autorización para Cancelar Comprobante o Borrar una Línea

Finalizada la carga de ítems, es posible almacenar el comprobante mediante la opción Guardar (F6) la cual realizará

todas las registraciones e imprimirá el comprobante automáticamente en la impresora que haya sido configurada

previamente o a través del controlador fiscal que corresponda.


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CONTROL DE BORRADO DE ÍTEMS EN FACTURA MANUAL

Cuando se incorporan productos bonificados durante la facturación, se incorporó un control que impide borrar el

artículo con cargo para dejar solamente el bonificado.

Cuando se intenta borrar el artículo que genero la bonificación automáticamente se elimina el registro del artículo sin

cargo.

En el siguiente ejemplo, el registro 3 genero una bonificación automática del registro 4, cumpliendo con lo definido en

bonificación de al vender 24 unidades del articulo 100 D.F. TALL ELICHETTE 9X500G se bonifiquen 2 unidades del

mismo producto.

Al borrar el registro número 3, el SGC borrara automáticamente el registro número 4 evitando de este modo dejar

solamente la bonificación, que sería un caso no deseado.

Por el contrario, si el operador decidiese eliminar la bonificación no se impedirá el caso.

Fig - Selección de fila con articulo bonificado


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Fig. Factura con artículo de bonificación borrado

CCOONNTTRROOLLEESS DDEE CCOONNSSIIDDEERRAACCIIÓÓNN

En el módulo de Ventas se llevan a cabo controles automáticos sobre Cuentas Corrientes, Comprobantes Impagos en

Mora y de Inventario.

Si la condición de venta es Cuenta Corriente, se controla que el saldo adeudado por el cliente no supere el límite de

crédito otorgado oportunamente a través de la opción Archivos\Clientes\Clientes, en el campo límite de crédito. Si el

saldo del cliente supera el límite otorgado, se solicitará una autorización, como se observa en la Figura 6.

El usuario autorizante debe tener el permiso para aprobar créditos excedidos, asignado a través de

Archivos\Usuarios\Ingreso\Modif. Accesos en el campo Autoriza Ventas p/Créditos Excedidos, todo esto antes de

ingresar a la interfase donde se especifican los productos.

También, en esta interfase, se realiza un control sobre los comprobantes impagos en mora. En el maestro de clientes

se puede establecer el plazo máximo permitido de mora para cada cliente, independientemente del importe que

adeude, en el campo “Días tolerados de mora para permitir facturar”. Si, al momento de la venta, el comprobante se

emite en Cuenta Corriente y el cliente adeuda al menos un comprobante cuya cantidad de días de mora supere el

valor permitido, la venta será denegada. Para solucionar este problema el cliente deberá cancelar el/los

comprobante/s adeudado/s mediante la carga de un recibo (Cuentas a Cobrar\Recibo) o bien, el administrador

deberá ampliar los días tolerados.

Puede ocurrir también que durante la emisión del comprobante, el saldo del cliente más el importe del comprobante

confeccionado supere el límite de crédito, por lo que nuevamente podrá requerirse la autorización correspondiente o

bien el administrador podrá incrementar el límite de crédito previamente asignado en el maestro de clientes.

El Control de Stock se realiza tres veces en el proceso de elaboración de la factura. Una vez, cuando se digita el código

del artículo, donde se verifica que haya disponibilidad, caso contrario se informa que no hay stock. El siguiente control

se realiza cuando se carga la cantidad de unidades requeridas, en el caso de ser mayor a la disponible, no permitirá

seguir adelante. El tercer control se realiza al momento de Guardar el comprobante dado que, como el SGC permite

facturar a más de un usuario a la vez, puede darse el caso que otra persona esté facturando el mismo producto y


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confirme primero el comprobante, modificando la cantidad disponible en depósito, o bien el stock puede cambiar por

ajustes de inventario o compras.

CASOS ESPECIALES

Facturación de Bonificaciones

Pueden realizarse bonificación durante la venta mediante la entrega de mercadería sin cargo.

El proceso de facturación es similar al explicado precedentemente. La diferencia radica en que al facturar un producto

que se encuentra bonificado, el SGC automáticamente facturará a precio cero (sin cargo) el producto con el que se

bonifica la compra, no pudiéndose modificar en esta interfase la cantidad ni el precio, con lo que se asegura que no se

otorgarán productos bonificados que no hayan sido definidos previamente por el Administrador a través

Archivos\Gestión de Artículos\Administrar Artículos (Figura 7).

Fig. 7 – Comprobante de Venta: Producto Bonificado

Facturación de Artículos vendidos por Peso.

En el caso de que el artículo que se factura sea Vendido por Peso, no se podrá ingresar por Código Interno sino que se

deberá utilizar el Código de Barras (PLU) emitido por Balanza Electrónica, el cual contiene toda la información

necesaria para poder llevar a cabo la venta.

Habilitar Precios Durante la Facturación

En el caso de necesitar habilitar el campo de precio, por ejemplo para emitir comprobantes vinculados a una licitación

donde se han pactado precios con anterioridad, se puede habilitar este campo de dos maneras posibles. La primera,

es habilitando al usuario desde la administración de permisos, colocando en el campo Precios Manuales en el

Facturador en Sí. De este modo, para todos los productos/servicios vendidos se solicitará el precio.

IMPORTANTE: Cuando se habilita esta funcionalidad todos los precios ofrecidos por el SGC corresponden a precios

netos. Debe tenerse especial cuidado cuando se utiliza durante la emisión de comprobantes a clientes cuya situación

de IVA corresponde a Consumidor Final o Monotributo, puesto que el importe de IVA debe incluirse en el precio.


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En el caso de utilizar esta funcionalidad para clientes Responsables Inscriptos, tal consideración no es necesaria puesto

que el IVA se calcula al pie de factura.

La segunda manera es, activarla desde la solapa Artículo/ Parámetros/ Ingresar precios manualmente en SI. Esta

opción es válida producto por producto.

Fig. 8 – Carga Manual de Precio

NOTAS DE CRÉDITO

Permite emitir Notas de Crédito por devolución de productos, error en la facturación, etc., con salida a Controlador

Fiscal, o por impresora no fiscal, detallando la lista de productos, etc.

La forma de proceder y la pantalla para el cargado de la misma, es igual a la de Emisión de Factura descripta

precedentemente, tal como puede observarse en la Fig.9.

Es importante tener presentes algunas particularidades sobre la generación de la Nota de Crédito. Una vez

seleccionado el cliente y las condiciones que en se realizó la venta, se debe indicar el Motivo que genera la Emisión de

la N/C. Los conceptos entre los que se puede elegir deben haber sido previamente definidos en la interfase

CONCEPTOS DE ANULACIÓN Y MOTIVOS DE NOTAS DE CRÉDITO en el Módulo ARCHIVO/CONCEPTOS DEFINIDOS POR

EL USUARIO.

Cuando la N/C corresponde a una factura emitida por reparto, por ejemplo en el caso de devolución de mercadería,

podrá ser incorporada a la Hoja de Ruta correspondiente, siempre y cuando esta no haya sido cerrada, para lo cual se

deberá especificar el Número de la misma en el cuadro correspondiente. De este modo, es posible cuadrar los

movimientos realizados por el repartidor en cada reparto, permitiendo conciliar los importes que debe rendir.


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Fig. 9- Emisión de Notas de Créditos

En el caso de continuar con la generación de la N/C y no haber asignado un número de Hoja de Ruta,

automáticamente, el SGC consultará si la N/C pertenece o no a un reparto ya generado.

Una vez elegida la opción Ventas, se confecciona la N/C donde, al igual que en el caso de la factura sólo se podrán

cargar los códigos de los productos y la cantidad de unidades vendidas, proporcionando el SGC el resto de la

información de manera automática.

La forma de Borrar Fila y las opciones Buscar, Cancelar y Guardar, operan de la misma forma que la explicada en

Emisión de Factura.

Fig. 10 – Generación de Nota de Crédito


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En el Menú Procesos, en la interfase Listados de Control Diario se pueden listar todos los comprobantes de Notas de

Créditos emitidos en un periodo de tiempo determinado (Figura 11).

Fig. 11 – Notas de Crédito Emitidas

NOTAS DE DEBITO

Las Notas de Débito no modifican el stock puesto que se generan por un detalle descriptivo ingresado por el operador.

Se utilizan para modificar, en la cuenta de un cliente, valores monetarios por razones diversas, como por ejemplo:

cobro de intereses por mora, rechazo de cheques, etc., como se puede observar en la Figura 12.

Una vez identificado el cliente y establecidas las condiciones de la N/D en el Grupo Opciones de Venta, se continúa con

la confección de la misma a través de la opción Ventas.

Como se observa en la Figura 13, manualmente se incorpora el Concepto en el campo Detalle de la N/D, y el importe

de la misma. También, puede importar las descripciones codificadas en el maestro de artículos para su posterior

edición mediante el icono resaltado en la misma figura. Al igual que en el caso de Factura y Nota de Crédito,

dependiendo del cliente, el SGC realizará el cálculo de impuestos correspondientes aunque también podrá modificar

la tasa fiscal por línea.

La forma de Borrar Fila y las opciones Cancelar y Guardar, operan de la misma forma a la explicada en Emisión de

Factura.


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Fig. 12 – Generación de Nota de Debito

Fig. 13 – Nota de Débito

VENTAS RAPIDAS

Este modulo, está enfocado para líneas de caja donde generalmente la emisión de comprobantes se realiza a un

cliente determinado como puede ser un Consumidor Final, manteniendo constante ciertos parámetros requeridos por

el SGC al momento de realizar una venta.

La configuración para la utilización de este modulo, se realiza desde el menú Archivos + Sistema + Seteo de

Facturación Rápida (Ver manual de Archivos)

Para generar una venta, directamente se procede a escanear el PLU de los artículos o a la identificación de los mismos

por los diferentes códigos o el buscador, sin necesidad de seleccionar datos de cliente, deposito, vendedor, etc. Que si


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requiere los módulos de Ventas + Facturación, ya que toda esta información debe haber sido establecida en la

parametricacion con anterioridad (Figura 14).

Fig. 14- Ventas Rápidas

Al finalizar la venta, se guarda el comprobante presionando la tecla de Función F6 o bien realizando clic sobre la

opción Guardar de la barra de Menú.

En caso de tener que cancelar una línea de venta (o cancelar el comprobante), se debe seleccionar el registro, luego

presionar F5 y se solicitará autorización, en caso que el operador que se encuentre en línea de caja no tenga permisos

para quitar o cancelar ventas (Administración de Usuarios).

El usuario que autorice eliminar un artículo del comprobante en curso, o cancelar el comprobante en su totalidad,

puede identificarse mediante su usuario y contraseña, o bien mediante la lectura del código de barra de su tarjeta de

identificación.


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Según como se encuentre configurado el perfil del usuario, la identificación por defecto de los artículos podrá auto

configurarse por Barras (PLU) o Código interno, como así también activarse la opción de Vuelto para determinar cual

es el cambio que debe entregarse al cliente, según como realice el pago.

Al guardar el comprobante, se muestra la opción de apertura de pago, donde se detalle en que moneda se realiza,

calculando además el vuelto que se debe entregar al cliente.


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REMITOS DE ENTREGA POR NÚMERO DE SERIE

En esta interfase se realiza el remito que acompaña a la factura cuando se ha realizado una venta de productos donde

es necesario especificar sus Números de Serie. Un ejemplo muy común se presenta en la venta de productos

informáticos donde los números de serie son utilizados para las Garantías de Venta (RMA).

Como muestra la Figura 15 se lista, para un cliente determinado, todos los comprobantes generados a su nombre,

indicando si poseen o no remitos asociados. Posteriormente, se selecciona aquél que contiene el/los producto/s que

se desea registrar (se puede/n corroborar a través del botón que figura a la derecha del número del documento).

Fig. 15 - Generación de Remito de Entrega por Nros. de Serie


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Mediante la opción Generar Remitos el SGC permite registrar los números de serie de/los producto/s ya sea de forma

manual o con lector de código de barras, Figura 16. En el caso de que el Código de Barra no pueda ser leído por el

scanner o no sea legible, pueden consultarse los códigos disponibles a través del botón que figura a la derecha del

cuadro de edición.

Fig. 16 – Vinculación de Nº de Serie a una Factura Determinada

Finalizada la carga de los números de serie requeridos se procederá a Guardar y como es norma, antes de confirmar

definitivamente la operación el SGC brinda la posibilidad de corroborar la información cargada y corregir si fuera

necesario (Figura 17).

Fig. 17 – Confirmación de Carga de Nº de Serie

Al finalizar, como se observa en la Figura 18, se informa el Número de Comprobante.

Fig. 18 – Nº de Remito Generado

Por último podrá imprimirlo (Figura 19A), al finalizar la generación del remito puede verse la asociación entre ambos

comprobantes como se observa en la Figura 19B.


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Fig. 19A – Remito Asociado a Factura A

Fig. 19B - Vinculación entre Factura y Remito

REMITOS

La emisión de Remitos sirve como comprobante de entregada de mercadería, permitiendo la descarga de stock y su

posterior facturación.

Como se puede observar en la Figura 20 y 21 la interfase correspondiente al procedimiento de confección de remitos

es similar a la que se presenta en Emisión de Facturas. Fundamentalmente difieren del Remito de Entrega por Partes,

en que en esta etapa el remito se genera con anterioridad a la Factura. Posteriormente, estos remitos podrán ser

facturados mediante la opción Facturación Masiva de Remitos.


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Fig. 20 – Emisión de Remitos

Fig. 21- Emisión de Remitos

ORDEN DE VENTA

Permite a los vendedores confeccionar documentos de venta, para que una vez generados, una cajera pueda

procesarlos indicando los medios de pago pactados con el cliente. Los vendedores acceden al módulo de VENTAS \

FACTURACIÓN \ ORDEN DE VENTA para confeccionar el documento según los productos vendidos.

Luego, el operador en caja, cuenta con un visualizador de documentos generados (distribuidos por sucursal), donde

puede consultar el cliente afectado y la mercadería vendida (Figura 22 A y 22B)


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Fig. 22A- Orden de Venta

Al seleccionar la orden de venta, el SGC precargara los datos del cliente interviniente y permitirá facturarlo haciendo

clic en Aceptar, realizando en ese momento los registros en caja, la descarga de inventario, entre otros (Figura 22B)

Fig. 22B- Orden de Venta

PRESUPUESTOS

Permite realizar presupuestos de productos o servicios a clientes y no modifica el Stock. Como muestra la Figura 23, la

interfase correspondiente a la emisión de presupuestos es similar a la que se presenta para la Emisión de Facturas,

con igual procedimiento de confección del documento, con la única diferencia que el Presupuesto no puede ser

incorporado a una Hoja de Ruta ya emitida.


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Fig. 23 – Ventas - Emisión de Presupuesto

FACTURACIÓN (PRESUPUESTOS)

Esta Interfase permite facturar presupuestos, evitando tener que reingresar los datos contenidos en el mismo. Bastará

con seleccionar el presupuesto que se desee facturar, para precargarlos y por ultimo emitir el comprobante de venta

correspondiente, tal como lo muestran las siguientes imágenes (Figura 24A y 24B)

Fig. 24A- Facturación Presupuesto


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Fig. 24B- Facturación Presupuesto

FACTURACIÓN MASIVA DE REMITOS

Permite facturar, sin modificar el stock y de manera automática, todos los pedidos que han sido entregado mediante

remito, con la posibilidad de discriminarlos por DEPÓSITO. Esto, permite a cada sucursal procesar los documentos

generados en vez de hacerlo de forma masiva

La Figura 25 muestra el listado de todos los remitos pendientes de facturación, el que se obtuvo mediante la opción

Actualizar. El/los comprobante/s a facturar se pueden seleccionar de a uno marcándolo en el espacio asignado en la

columna Seleccionar que se encuentra a la derecha de la figura; o bien, se pueden seleccionar masivamente utilizando

la opción Todos que se ubica en el grupo Selección. Asimismo, se deberá seleccionar el depósito al cual pertenecen

los remitos que se desean facturar.

Como se observa, los remitos se encuentran agrupados por cliente, y se especifica para cada uno la valorización en

moneda local. Si el listado resultara extenso es posible aplicar los criterios de filtrado u ordenamiento que se explica

en el manual de Exportación y Filtros

Una vez elegido el/los remito/s, se deberá realizar un clic en la opción Facturar, y se procederá a generar dicho

comprobante de venta.


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El SGC, una vez más, consultará antes de confirmar la operación y si no existe corrección alguna, procederá a imprimir

la Factura correspondiente. Este procedimiento realiza además, la vinculación entre remitos y facturas, y cambia el

estado de los remitos para que no puedan ser facturados nuevamente.

Fig. 25 – Facturación Masiva de Remitos

FACTURA POR CONCEPTO

El SGC brinda la posibilidad de facturar conceptos que no han sido codificados previamente o que no pueden

estandarizarse como sucede, por ejemplo, en el caso de los servicios profesionales, por lo que dichos conceptos deben

ingresados manualmente por el usuario.

El proceso de facturación, en esta interfase y como muestra la Figura 26, es similar a la desarrollada al comienzo del

Capítulo.

Las diferencias que se deben tener en cuenta son:

El usuario debe estar vinculado a una caja en la cual Retira el Cliente (Cajas\Administración de Cajas) para no

enviar a reparto comprobantes que no guardan relación con el inventario.

El comprobante no será incorporado en Hoja de Ruta.

El producto o servicio a facturar no será ingresado ni por Código Interno ni de Barras, sino que se deberá realizar

una descripción manual del mismo (Figura 27), aunque podrá también utilizar descripciones de productos a

servicios codificados a través del icono de búsqueda.


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El precio debe ser ingresados manualmente.

La tasa de IVA por defecto es la que corresponde a la situación impositiva del cliente, pero puede ser modificada

por línea del comprobante para considerar diferentes alícuotas.

Fig. 26 – Ventas por Conceptos (Emisión de Factura)

El SGC realizará el cálculo de impuestos correspondientes e imprimirá el Comprobante por Controlador Fiscal o

mediante impresora no fiscal.

Los comprobantes generados fuera de reparto, se listan a través del informe que se encuentra en Procesos\Listados

de Control Diario\Comprobantes sin Hoja de Ruta.

Fig. 27 –Factura por Conceptos


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GUIA DE DESPACHO

Permite registrar movimientos de mercadería en el sistema a través de este documento. El procedimiento para su

generación es similar al utilizado para generar las facturas en el SGC, el cual ha sido explicado con anterioridad (Figura

28 y 29). Igual que las facturas, el documento tiene impacto en el stock de la empresa y en la cuenta corriente de los

clientes.

Fig. 28- Guía de Despacho.

Fig. 29- Ingreso de Productos en la Guía de Despacho.


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NOTA DE CREDITO GUÍA DE DESPACHO

Permite generar Nota de Crédito de Guía de Despacho, produciendo modificaciones en el stock. La forma de proceder

es la misma que la descripta para la generación de facturas (Figura 30 y 31)

Fig. 30- Nota de Crédito de Guía de Despacho

Fig. 31- Ingreso de Productos en NC Guía de Despacho


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NOTA DE CRÉDITO POR CONCEPTO SOBRE GUÍA DE DESPACHO

Permite generar Notas de Crédito por diferentes conceptos que no hayan sido codificados previamente, y que el

usuario deba ingresar manualmente. Tales conceptos pueden ser por ejemplo; los descuentos por volumen, diferencia

de precio, etc.

El proceso de generación de este documento, es similar al empleado para generar las facturas por conceptos,

explicado con anterioridad (Figura 32 y 33).

Fig. 32- Nota de Crédito por Concepto

Fig.33-Ingreso de Concepto en la NC


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VENTAS EN SUCURSALES

Hay ventas que pueden realizarse en sucursales o puntos de venta cuyos comprobantes son generados mediante

talonario de facturación manual. Esta interfase (Figura 34) permite ingresar esos comprobantes para luego ser

incorporados al Libro IVA Ventas. Para ello, debe seleccionar el tipo de Comprobante, ingresar su Número Fiscal,

indicar el cliente y la condición de venta. Luego, se ingresa el importe neto de la venta y el descuento.

En la parte inferior de esta ventana se listan los comprobantes ingresados por período. En el caso de ser necesaria la

anulación de algún comprobante, se puede realizar a través de la columna Estado cambiándolo a Comprobante

Anulado.

Fig. 34 – Carga de Comprobantes Manuales

Posteriormente, en el Libro IVA Ventas, los comprobantes ingresados a través de esta interfase, serán listados

agrupados por sucursal, como puede observarse en la Figura 35.

Fig. 35 – Extracto de Libro IVA Ventas


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Se agregaron funcionalidades que permiten modificar comprobantes que se hayan generado por sistemas externos o

talonarios manuales. Además, la opción Transferir, permite mover estos comprobantes al módulo concentrador

permitiendo que estos documentos pasen a la cuenta corriente del cliente, y que puedan ser tratados como un

documento generado por el SGC.

Se debe considerar, que los comprobantes que pasaran a Cuenta Corriente deben tener una condición de venta

vinculante con esa situación.

Una vez cargados los comprobantes, y en caso de error, pueden modificarse los datos en la grilla inferior y luego hacer

clic en el botón Grabar. Para transferir documentos al módulo concentrador, deben marcarse haciendo clic sobre el

mismo + ctrl clic + sifht clic y luego presionar el botón Transferir.

Una vez transferidos los comprobantes al módulo concentrador, los mismos pueden ser tratados como cualquier otro

documento, pudiendo Anularse, Cambiar Condición de Venta o aplicar pagos en caso de ser cuenta corriente.

Los comprobantes de Contado no se registrarán en caja, acción que deberá realizarse en forma manual en caso de ser

necesario.

CREDITOS INTERNOS / DEBITOS INTERNOS

Los comprobantes internos (Créditos / Débitos) han sido definidos para corregir saldos en las cuentas de clientes. A su

vez, los Débitos Internos se utilizan para cargar saldos iniciales de cuenta corriente de clientes cuando se realiza la

migración de datos desde otra aplicación al SGC. Ambos comprobantes, por ser internos, no generan movimientos en

los libros de IVA y presentan la flexibilidad, al igual que la emisión de facturas por conceptos, de cargar descripciones

no codificadas.

La forma en que se confeccionan estos comprobantes, es similar a la descripta en Emisión de Nota de Débito.

FACTURA DE DISTRIBUIDORES

Considera todos los comprobantes incluidos en una Hoja de Ruta cerrada, y permite refacturarlos tomando en cuenta

los descuentos del cliente sub distribuidor, para incorporarla al líquido producto. Para realizar tal procedimiento se

deberá ingresar el período de referencia, código interno del cliente y hacer clic en la opción Actualizar. De este modo,

el SGC mostrará todas las Hojas de Rutas cerradas en el período de tiempo señalado, se procederá a seleccionar la que


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se desea facturar y por último se hará clic en la opción Guardar. Así mismo, el sistema ofrece la posibilidad de simular

importes de facturación activando la opción SIMULAR IMPORTES (Figura 36).

Fig. 36- Factura a Distribuidores

PEDIDOS MOVILES

GENERACIÓN DE ARCHIVOS

Permite generar los archivos que el vendedor visualizará en el equipo móvil al inicio de cada jornada, siendo los

mismos; Artículos, Clientes y Stock. Tal como lo muestra la siguiente imagen el SGC posibilita parametrizar cada uno

de ellos, activando o desactivando las diferentes opciones.

A su vez, permite comunicar los objetivos de venta y manejo de portafolio a Gestión Móvil V-3, que por defecto se

mostrarán desactivados ya que el cálculo de estadísticas requiere de un tiempo de procesamiento determinado.

La opción Aviso de Fin Facturación, permite indicar que todos los pedidos que están en el web han sido procesados

(Figura 38)

Fig. 38- Datos para Toma de Pedidos


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La opción de combos permite ver desde el Sistema de Pedidos Móviles el detalle de los artículos que compone el

combo, Con ello el vendedor podrá visualizar los productos dentro de un combo con sus respectivas cantidades y

descuentos.

Una vez realizada la configuración de cada archivo, se deberá hacer clic en el icono representado como dispositivo

móvil, procediendo a almacenar los archivos que luego serán subidos a la página web.

CARGA DE PEDIDOS

Permite realizar la importación de Pedidos desde Gestion Movil o aplicaciones de pedidos externas al SGC para ser

validados y facturados. Al descargar los pedidos se incorporan en simultáneo todos los datos del lote que puede

contener PEDIDOS, NO COMPRA y COBRANZAS.

Para Pedidos de Gestion Movil, el SGC ofrece la posibilidad de visualizar todas las visitas que se encuentren

"pendientes" de ser procesadas, ofreciendo dos vistas posibles por vendedor o zona.

Los pedidos por vendedor, permite visualizar las visitas ordenadas bajo este criterio, mientras la opcion por zona,

visualiza los pedidos por zona grografica del cliente sin importar el vendedor que realizo la venta.

Una vez obtenidos los pedidos pendientes, pueden ser seleccionados de forma individual o grupal. El criterio de

seleccion dependera de cuales de los pedidos pendientes se deseen procesar segun la prioridad de facturacion que el

operador desee.

Luego de seleccionar los pedidos, pueden descargarse mediante la opcion "Descargar pedidos" lo cual procedera a

obtener los pedidos desde Gestion Movil generando un nuevo lote dentro del SGC para su posterior procesamiento.

Los pedidos descargados, ya no se volveran a visualizar. Si por algun motivo se necesitara volver a procesarlos, se

debera acceder a Gestion Movil Pedidos y descargar el lote nuevamente desde la opcion Archivos / Historial de

descarga.

Si en lugar de obtener y descargar los pedidos mediante las opciones descriptas, se quiera descargar los archivos

utilizando las opciones propuestas por Gestion Movil Pedidos, la importacion de los mismos se debe realizar utilizando

la opcion Seleccionar, que permitira buscar el archivo de pedidos descargado previamente en la PC, para luego hacer

clic en Procesar, lo cual generara un lote para su posterior procesamiento. Cada visita será identificada por una marca

de color en el caso de compras será verde y en el caso de no compras será rojo


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Se incorpora un reporte para auditar los pedidos importados al SGC donde se podrá visualizar por sucursal y vendedor

toda la información relevante

La interfaz permite visualizar el total de pedidos por día de la sucursal, del vendedor y el detalle de cada pedido.

Además se puede acceder al documento de venta con el que cada pedido fue facturado.


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En caso de realizar la importacion de un archivo descargado ya sea por la aplicación de Gestion Movil o de alguna

aplicación externa de pedidos, la importación se realiza en una sola etapa, haciendo clic en la opción Seleccionar y

seguiendo la ruta de almacenamiento donde se descargaron los pedidos utilizando el navegador web tal como lo

muestran las siguientes figuras.

Fig. 39- Importacion de Pedidos


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Una vez seleccionado el archivo a importar, se deberá hacer clic en la opción Procesar, y aparecerá la siguiente

ventana

Al hacer clic en la SI, el SGC informará el número de lote generado, que en este caso, es el Lote Nº 32, tal como lo

muestra la siguiente imagen

AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS

Permite la autorización de lotes de pedidos por parte del operador, realizando una simulación de facturación en

función de que se cumplan las reglas comerciales definidas, por ejemplo: si el cliente tiene como condición de venta

cuenta corriente y presenta exceso en el límite de crédito o en los días de mora por falta de pago, el sistema

automáticamente procederá a bloquear ese pedido y solo podrá autorizarlo el operador que tenga permiso para

realizar tal acción. Esto se podrá chequear en Archivos/Usuario/Ingreso. Modif. De Accesos y se debe encontrar

tildada la opción Autoriza Crédito para el operador responsable de autorizar los pedidos.

Para efectuar la autorización de pedidos que han sido descargados previamente desde la pagina web, se deberá

seleccionar el lote que se desea procesar, el depósito al cual corresponde y luego hacer clic en el icono Actualizar

ubicado en la barra de herramientas. De esta manera, el sistema procederá a mostrar una grilla como la que se

observa en la siguiente imagen (Figura 40).


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Fig. 40- Autorización de Pedidos

En la presente grilla se podrán visualizar los pedidos correspondientes al lote seleccionado, en este caso el lote Nº 787

y que pueden corresponder a uno o varios vendedores, según la opción que se haya elegido para descargarlos,

pudiendo ser: Últimos, Por Vendedor y Zona, Por vendedor y Día, Por Zona y Por Vendedor. A su vez, se puede

observar la siguiente información: código interno y nombre de cada de uno de los clientes que han realizado pedidos,

condición de venta definida, tipo de comprobante a emitir, lista de precio aplicada, descuentos fijos y máximos de los

productos solicitados y la valorizacion del pedido efectuado.

En el caso de que el pedido posea observaciones, se alerta al operador que los autoriza a través de la activación de la

opción respectiva para que pueda tomar las acciones que correspondan según lo indicado por el vendedor. Para ello,

se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna de Observaciones y se abrirá una ventana con lo registrado por

el vendedor, tal como se observa en la siguiente figura (Figura 41)

Fig. 41- Observación Registrada por el Vendedor

En caso de querer visualizar el pedido de un cliente en particular, se deberá hacer doble clic en el nombre del mismo y

automáticamente el sistema se posicionará en la opción Detalle Pedidos, pudiendo observarse número de pedido,

nombre y código interno del cliente y los productos solicitados. En nuestro ejemplo, se observa el pedido Nº 4,


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realizado por el cliente 17104 Sereno María, cuyo valor es de $146, 23. Si se deseará observar los pedidos de todos los

clientes bastará con hacer clic en icono Mostrar Todo.

En nuestro ejemplo, el sistema marca como anomalía que para el artículo 491 TANG PERAX18 se ha solicitado una (1)

unidad, pero el mismo presenta faltante de stock, por lo que no hay cantidades para aprobar y esto se resalta en color

rojo. En este caso, es posible reemplazar este artículo por otro semejante, haciendo clic en el icono ubicado a la

derecha de la descripción del mismo, y se abrirá la ventana que permitirá seleccionar el producto por el que se desea

reemplazarlo (Figura 42).

Fig. 42- Detalle de Artículos Pedidos

La opción Detalle por Artículos: Ofrece un detalle de los artículos solicitados en los diferentes pedidos y la distribución

de los mismos por cada cliente. A su vez, esta opción permite visualizar fácilmente a qué cliente se vendió un producto

determinado y los descuentos aplicados al artículo (Figura 43).

Fig. 43- Distribución de Artículos por Clientes


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En el caso de querer visualizar un pedido específico, se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna respectiva

y se podrá acceder al mismo. En nuestro ejemplo se observa el pedido Nº 8 del lote 787, realizado por el cliente 29191

Cejas Daniela (Figura 44).

Fig. 44- Detalle de Pedido

Por su parte, la opción Agregar/Reemplazar, permite reemplazar los artículos que se deseen de forma masiva, con la

condición de que los productos sustitutos no se encuentren solicitados en el pedido. Para ello, se deberá seleccionar

el artículo que se desea sustituir, el producto que lo reemplazará, y hacer clic en la opción Reemplazar. Con esta

opción, también es posible agregar productos al pedido, para lo cual se deberá seleccionar el código y las cantidades

del artículo y hacer clic en la opción Agregar.

Una vez confirmada estas operaciones el sistema automáticamente reprocesará el lote de pedidos (Figura 45)

Fig. 45- Agregar/Reemplazar Artículos


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Se pueden realizar controles de manera masiva a través de las siguientes opciones:

- Control de Mínimos: controla que las cantidades de los artículos no se encuentren por debajo de la cantidad

mínima al valor previsto.

- Normaliza Descuento: controla que los descuentos aplicados no superen los máximos permitidos, y en el

caso de ser así, el SGC los llevará de inmediato al descuento máximo definido.

- Normaliza Cantidades: controla que las cantidades cumplan con el agrupamiento de productos definido, por

lo que si un producto no cumple con la venta agrupada, el SGC lo llevara al inmediato al superior. Si la venta

mínima es de seis unidades agrupada de a seis, y el vendedor cargó nueve unidades, el SGC lo llevará a 12

unidades.

- Aplicación Descuento Máximo: En esta opción el SGC registra cual es el descuento máximo permitido y lo

aplica para los artículos autorizados.

En caso de querer observar todos los artículos o los que presentan faltantes de stock bastará con hacer clic en las

opciones Mostrar Todo, Faltantes Stock

PREPARACIÓN DE ARTÍCULOS PESABLES

Permite definir de manera exacta el peso de los productos que componen el pedido para generar el correspondiente

documento de venta, pudiendo observarse una planilla por ARTÍCULO (Figura 46A) o por PEDIDO (Figura 46B)

Fig. 46A- Planilla por Artículos


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Fig. 46B- Planilla por Pedido

GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR LOTE/ VEND.

Permite facturar masivamente un lote de pedidos, para lo cual se deberá seleccionar el lote que se desea facturar, y al

hacer clic en la opción Actualizar se listaran los pedidos contenidos en el mismo. En la grilla se puede observar: código

interno y nombre del cliente, condición de venta que posee y tipo de comprobante que se le debe generar, como asi

tambén es posible visualizar un pedido especifico, cancelarlo o bien reveer la autorizacion del mismo, haciendo clic en

el icono ubicado en las respectivas columnas. Una vez que el operador considere que no hay modificaciones para

realizar estará en condiciones de facturar haciendo clic en icono Guardar, ubicado en la barra de herramientas.

En nuestro caso ejemplo, se facturará el lote Nº 786, que corresponde al depósito Central, el cual fue el recibido el

18/06/2014 y contiene 20 (veinte) pedidos (Figura 47)


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Fig.47- Facturación de Pedidos

IMPRESIÓN DE COMPROBANTES POR LOTE/VENDEDOR

Permite imprimir los comprobantes pendientes con la misma modalidad que han sido generados previamente; por

lote o por vendedor. Para ello se deberá seleccionar el lote a facturar, hacer clic en Actualizar, y el SGC mostrará

todos los documentos pendientes de impresión, brindando la posibilidad de que el usuario a través de los criterios de

selección pueda; imprimir la totalidad de los comprobantes, activando la opción TODOS, o imprimir los diferentes

tipos de documentos generados, haciendo clic en la opción NINGUNO, y luego seleccionar el tipo de documento que

desea imprimir. Esto, dependerá del modo en que se haya configurado el sistema de impresión de los comprobantes

(Figura 48).


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Fig. 48- Impresión de Comprobantes por Lote.

Una vez seleccionado los documentos a imprimir, se deberá hacer clic en la opción Guardar y el sistema mostrará la

siguiente ventana procediendo a la impresión de los respectivos comprobantes de ventas.

GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR ZONA

Permite generar los comprobantes de ventas por zona y por vendedor. De este modo, el SGC ofrece la posibilidad de

facturar los pedidos que el usuario desee, tildando la columna respectiva, cancelar la operación o enviar nuevamente

los pedidos al proceso de autorización haciendo clic en el icono ubicado en la columna REVEER AUTORIZACIÓN (Figura

49)-


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Fig. 49- Facturación de Pedidos por Zona

IMPRESIÓN DE COMPROBANTES PENDIENTES

Permite imprimir todos los comprobantes pendientes que han sido generados con anterioridad. Para ello, se deberá

ingresar al menú, hacer clic en la opción Actualizar, y el SGC mostrará todos los documentos de impresión, brindando

la posibilidad de que el usuario a través de los criterios de selección, pueda imprimir la totalidad de los comprobantes

Activando la opción TODOS, o los diferentes tipos de documentos generados haciendo clic en la opción NINGUNO y

luego seleccionando el tipo de comprobante que desea imprimir. Esto dependerá de cómo se haya configurado el

sistema de impresión de los mismos (Figura 50).

Fig. 50- Impresión de Comprobantes Pendientes


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AUDITORIA DE PEDIDOS

Proceso que muestra los artículos de un lote de pedidos que no pudieron facturarse, informando el motivo de no

facturación. De esta manera, por ejemplo el SGC brinda la posibilidad de re facturar aquellos artículos que quedaron

pendientes. Para obtener la auditoria de un lote de pedidos deberá seleccionar el lote a auditar, hacer clic en la opción

Actualizar, y el SGC mostrará la siguiente ventana (Figura 51).

Fig. 51- Auditoria de Pedidos

La auditoria muestra solamente lo que ha podido facturarse de cada pedido, individualizando qué línea del mismo no

puso ser procesada. A modo de ejemplo la siguiente pantalla muestra la siguiente información:

Del pedido Nº 9, el SGC no pudo facturar las líneas 2 y 9 , pedido que corresponde al cliente 27065, quien solicito una

unidad de los códigos de los artículos 603 y 461, no pudiendo ser facturados por encontrarse con stock agotado.

Los motivos de no facturación pueden ser varios:

Stock agotado.

Producto de baja en el depósito.

Producto de baja.

Producto no autorizado para la venta para el vendedor.

Producto no encontrado.

Producto no incorporado al depósito.

Producto de baja en el depósito.

Producto facturado por menor cantidad de lo pedido.

A su vez, el SGC permite visualizar tanto el pedido como el comprobante de venta haciendo clic en los respectivos

iconos ubicados a la derecha del número interno. También a través de la opción Compara, es posible observar en

simultaneo el pedido y la factura pudiendo realizarse la correspondiente comparación (Figura 52).


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Fig. 52-Comparativa de Pedidos

Cuando la empresa tiene la modalidad de preparar lotes de pedidos por pedido, el SGC ofrece la posibilidad de

generar un pre-consolidado. El mismo permite generar un listado de carga de un lote en particular, y de esta manera,

optimizar los tiempos de recolección en el depósito para abastecer a cada uno de los pedidos. Para la generación de

este documento de control, se deberá activar la opción correspondiente y hacer clic en la opción Actualizar (Figura

53)-

Fig. 53- Pre consolidado de Lote de Pedidos

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Permite gestionar la autorización de AFIP de los documentos de ventas fiscales utilizando Web Services.

Este repositorio mostrara todos los documentos pendientes de obtener autorización fiscal, es decir asignar a cada

comprobante su número de CAE y la fecha de vencimiento del mismo.


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Recordamos que los puntos de venta se definen en la opción Archivos / Sistema / Puntos de Venta, en donde cada

punto de venta tiene configurado un tipo de servicio.

Esta opción, considera la autorización de comprobantes generados desde puntos de venta tipo WSFE (Web Service

Factura Electrónica).

MODALIDAD OPERATIVA

Los comprobantes serán enviados al autorizador de AFIP de forma masiva mediante la opción , pudiendo

resultar dos situaciones:

a) Todos los comprobantes en la bandeja son autorizados

b) Algunos o ninguno de los comprobantes son autorizados

Fig. 54- Facturación Electrónica


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Para el caso a), una vez autorizados, los comprobantes pasan a la sección derecha, “Comprobantes Autorizados sin

imprimir”, desde donde se pueden enviar al circuito de impresión para obtener las copias que se pre configuraron en

la opción Archivos / Sistema / Corrección de números de comprobantes, haciendo clic en el icono de la

impresora .

Para el caso b), los comprobantes autorizados pasan a la sección de impresión (ídem al caso a)), y para los no

autorizados AFIP devolverá el error fiscal que impide la autorización del comprobante, cuyo mensaje puede

visualizarse haciendo clic en la linterna que se muestra en la columna Error del panel Izquierdo, generalmente se trata

del primer comprobante que queda en la lista.

Según el código de error devuelto por AFIP, la situación puede ser corregida, por ejemplo, en el caso que se haya

registrado un cliente con un CUIT no válido, en cuyo caso se puede corregir el mismo desde el administrador de

clientes y luego se reintenta la autorización. En caso que el caso no sea salvable, se deberá Anular el comprobante

rechazado, para luego poder solicitar autorización de los siguientes comprobantes que puedan estar pendientes en la

bandeja.

Los errores podrán visualizarse en la parte inferior de la columna ubicada a la izquierda de la pantalla pudiendo

observarse haciendo clic en el icono ubicado en la columna ERROR y los mismos son tipificados por el mencionado

organismo.

AFIP

Se flexibilizo la autorización de facturas electrónicas, estas otorgan CAE a los contribuyentes no empadronados, dados

de baja o que se encuentran inhabilitados por detección de emisión de facturas apócrifas. Se destaca esta situación,

ya que en muchos casos se asume erróneamente que AFIP no autorizara los comprobantes cuando el receptor tenga

inconveniente fiscal.

Para saber que contribuyentes pueden encontrarse enmarcados en lo explicado anteriormente, se podrá realizar una

consulta de auditorio donde se visualizara las observaciones devueltas por AFIP tal como muestran las siguientes

imágenes.


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A modo de ejemplo se muestra una comprobante de factura A de un contribuyente no existente en el padrón de AFIP,

en estos casos se deberá chequear el CUIT del mismo, darlo de baja o cambiar si situación fiscal para evitar generar

nuevos comprobantes. SGC avisara al obtener autorizaciones con observaciones para que el operador pueda consultar

más detalle del reporte.

Para evitar este tipo de inconveniente SGC brinda la opción que permite consultar en el padrón de AFIP que se

encuentra en Administrador de Clientes de esta manera se podrá asegurar que el contribuyente se encuentra dado de

ALTA. Para más información en página 37 del manual Archivos Manual SGC- Archivos.docx

INTERFASE DE DISPOSITIVOS PDA

Permite sincronizar todas las operaciones que se hayan realizado desde este dispositivo para que el SGC lo incorpore y

proceda a la registración de las mismas. Estas operaciones pueden ser: Generación de comprobantes, Cobranzas y

Rendiciones. Para realizar este procedimiento bastará con hacer clic en opción Sincronizar (Figura 55)

Manual%20SGC-%20Archivos.docx


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Fig. 55- Interfase Dispositivos PDA

LOGISTICA & DISRIBUCIÓN

Administra los repartos y la etapa de distribución. Optimiza el trabajo del depósito en armado de pedidos, organizado

mediante la confección de Consolidados de Mercaderías. A su vez, permite realizar cierres de reparto, administrar la

mercadería que reingresa al depósito, tratamiento de comprobantes de ventas pendientes de entrega y la liquidación

de comisiones a vendedores y repartidores.

ARMAR REPARTO POR VENDEDOR

El armado de reparto tiene por objetivo, agrupar un conjunto de pedidos, que luego de ser facturados, serán

procesados mediante esta opción para generar por un lado la documentación de entrega y por otro, la información

necesaria para que el personal de depósito pueda preparar la mercadería que debe cargarse.

Para confeccionar un reparto se deberán agrupar comprobantes de venta, pudiendo incluir más de un vendedor por

reparto. Al hacer clic en el icono de Actualizar, se listarán los vendedores que tienen comprobantes pendientes de ser

incorporados en una Hoja de Ruta y el detalle de comprobantes pertenecientes a cada uno, tal como se observa en la

Figura 56.

Al seleccionar un vendedor, se seleccionarán todos los comprobantes que se han facturado a su cuenta, y también se

puede marcar y desmarcar comprobantes de forma individual.


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Fig. 56 – Armado de Repartos por Vendedor

Finalizada la selección de comprobantes, se deberá elegir el repartidor y las facturas correspondientes a su reparto,

posteriormente se presiona la opción Generar, y automáticamente el SGC consultará si el Repartidor elegido es

correcto. En el caso de que finalmente el repartidor que haya entregado la hoja de ruta resultara diferente al

seleccionado en esta etapa, podrá cambiarse durante el proceso de Cierre de Hoja de Ruta.

Como resultado de este proceso se genera por un lado, una “Hoja de Ruta” numerada consecutivamente,

conteniendo los comprobantes a entregar, clasificados por vendedor y condición de venta, en la cual primero se listan

los comprobantes de contado y luego los de cuenta corriente (Figura 57).


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Fig. 57 – Hoja de Ruta

Asimismo, se genera un informe “Consolidado” que contiene un detalle de todos los productos que deben ser

cargados para este reparto. De esta forma, se logra hacer más eficiente el proceso de recolección de productos dentro

del depósito. Además, se especifican la cantidad de bultos cerrados que deben cargarse y la cantidad de unidades

sueltas. A su vez, el archivo consolidado se divide por grupo de artículos lo cual permite a diferentes personas trabajar

sobre el mismo consolidado simultáneamente (Figura 58).

Fig. 58 – Consolidado de Hoja de Ruta

Además de generar Repartos, también es posible consultar Repartos anteriores, se hayan o no cerrado. Para ello, solo

se debe colocar el número de Hoja de Ruta que se desea consultar en el cuadro que figura como Consultar Reparto


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(Figura 56) y presionar el botón asociado. Se podrá consultar y volver a imprimir la Hoja de ruta, el Consolidado y el

Consolidado de Devolución que se comentará más adelante.

ARMAR REPARTO POR ZONA

Permite armar el reparto según las diferentes zonas asignadas a cada vendedor. La ventaja de esta modalidad, es que

resulta útil por ejemplo, en los casos en que las zonas no estén bien delimitadas y el vendedor deba atender

diferentes zonas el mismo día. Tal como se explico en el apartado anterior, al hacer clic en la opción Actualizar se

listarán los comprobantes pendientes de ser incorporados en una Hoja de Ruta según la zona que le corresponda a

cada vendedor (Figura 59).

Fig. 59- Reparto por Zona

Al seleccionar un vendedor, se seleccionarán cada uno de los comprobantes que se han facturado su cuenta,

pudiendo también marcarse y desmarcarse comprobantes de forma individual. Una vez finalizada la selección de

comprobantes, se deberá elegir el repartidor y los documentos correspondientes a su reparto, presionar la opción

Generar, y el SGC consultará si el repartidor es el correcto. En el caso de que finalmente el repartidor que haya

entregado la hoja de ruta resultará diferente al seleccionado en esta etapa, podrá cambiarse durante el proceso de

cierre de Hoja de Ruta.

Como resultado de este proceso se genera una Hoja de Ruta, numerada consecutivamente que contiene los

comprobantes a entregar, clasificados por vendedor y condición de venta, pudiendo visualizarse primero los

comprobantes de contado y luego los de cuentas corrientes (Figura 60).-


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Fig. 60- Hoja de Ruta

Asimismo, se genera un consolidado que contiene el detalle de todos los productos que deben ser cargados en el

reparto. De esta forma se logra hacer más eficiente el proceso de recolección de artículos en el depósito. Además, se

especifican la cantidad de bultos cerrados que deben cargarse y la cantidad de unidades sueltas. A su vez, el

consolidado se divide por grupo de artículos, lo que permite que diferentes personas trabajar simultáneamente sobre

el mismo consolidado (Figura 61)

Fig. 61- Consolidado


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MEGACONSOLIDADO

Permite agrupar varios consolidados en uno y de esta manera optimizar el tiempo en el armado del reparto. Cuando

se entrega al depósito múltiples consolidados en forma simultánea, el personal debe recorrer el depósito tantas veces

como consolidados tenga. Esta opción, evita tal situación ya que agrupa la mercadería de todos los consolidados

seleccionados permitiendo en un único recorrido recolectar la mercadería que abastece al resto de los mismos.

Para realizar tal procedimiento, se deberá ingresar la fecha de referencia, hacer clic en el icono Actualizar, ubicado en

la barra de herramientas, y el SGC automáticamente mostrará una grilla con la siguiente información: fecha y Nº de las

diferentes Hojas de Rutas en el período de tiempo seleccionado, Nombre y Nº del repartidor, código interno del

cliente, importe total, días de tránsito y estado de la Hoja de Ruta, tal como se observa en la Figura 62.

Fig. 62- Mega consolidado

Luego, se procederá a seleccionar las Hojas de Rutas que se desean agrupar y por último se deberá hacer clic en el

icono imprimir (Figura 63).


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Fig. 63- Impresión de Mega consolidado

GESTIÓN MOVIL REPARTOS

REPARTOS MÓVIL, es una nueva aplicación de GEO MÓVIL que permite el seguimiento de Repartos según las rutas

asignadas. Esta opción permite comunicar a GEO MÓVIL las Hojas de Ruta para el posterior seguimiento y control.

¿Qué hace REPARTO MOVIL?

Con REPARTO MÓVIL, el repartidor podrá seleccionar a través de una Aplicación específica para teléfonos, las Hojas de

Ruta a cargar que se le hayan asignado. Mediante la selección de las HR, se podrá conocer la ubicación de cada

vehículo, el nivel de avance del reparto, la hora de entrega de los pedidos, conocer si el repartidor efectivamente

visito al cliente cuando éste informa que el cliente no quiso el pedido, y saber si el recorrido realizado tiene relación

con los clientes de la HR. Como se puede observar, esta App ofrece múltiples beneficios tales como;

Optimizar el cumplimiento de las entregas de los pedidos.

Poseer menos devoluciones de mercaderías.

Realizar un mejor uso de los vehículos de la empresa, lo que se traduce en un AHORRO IMPORTANTE para la

misma, ya que evita que el repartidor recorra kilómetros innecesarios, y por ende se produzca un menor

desgaste del vehículo.

Controlar la visita a TODOS los clientes.

Permite al repartidor llegar con facilidad al cliente, cuando éste no conoce la zona, ya que por

GEOREFERENCIA puede pedirle a la App que lo guie, y con esto se logra que los reemplazos de choferes sea

mucho más sencillo.

A su vez, esta opción permite comunicar el SGC con Gestión Móvil, informando los Motivos de NO ENTREGA que serán

utilizados por el repartidor cuando un pedido no sea recibido en forma total o parcial. Además, envía las Hojas de Ruta

pendientes de entrega para su posterior monitoreo en la web o para informar sobre la finalización administrativa de

Cierres de Reparto.


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Los menues de LOGISTICA se agruparon bajo el menú LOGÍSTICA & DISTRIBUCIÓN, el cual contiene los siguientes

conceptos:


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Armado de Repartos por Zona

Armado de Repartos por Vendedor

Repartos automáticos

Gestión Móvil Repartos

Mega consolidado

Descarga de Reparto

Realizar Cierre de Reparto

MEGACONSOLIDADO

Permite agrupar varios consolidados en uno y de esta manera optimizar el tiempo en el armado del reparto. Cuando

se entrega al depósito múltiples consolidados en forma simultánea, el personal debe recorrer el depósito tantas veces

como consolidados tenga. Esta opción, evita tal situación ya que agrupa la mercadería de todos los consolidados

seleccionados permitiendo en un único recorrido recolectar la mercadería que abastece al resto de los mismos.

Para realizar tal procedimiento, se deberá ingresar la fecha de referencia, hacer clic en el icono Actualizar, ubicado en

la barra de herramientas, y el SGC automáticamente mostrará una grilla con la siguiente información: fecha y Nº de las

diferentes Hojas de Rutas en el período de tiempo seleccionado, Nombre y Nº del repartidor, código interno del

cliente, importe total, días de tránsito y estado de la Hoja de Ruta


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Fig. A

Luego, se procederá a seleccionar las Hojas de Rutas que se desean agrupar y por último se deberá hacer clic en el

icono imprimir


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DESCARGA DE REPARTO

Permite Controlar los productos que por algún motivo retornan del reparto, siendo descargados nuevamente en el

depósito. Esta operación genera un informe de descarga posibilitando que la administración tome conocimiento de la

mercadería descargada en el depósito y por la cual se deberá generar las respectivas Notas de Créditos o Anulaciones,

al momento de realizar el cierre de reparto. Este procedimiento resulta de gran utilidad porque le permite a la

administración constatar efectivamente la mercadería descargada en el depósito.

Para proceder con el control de descarga de reparto, se deberá ingresar al menú, hacer clic en la opción Actualizar, y

el SGC listará todas las hojas de rutas pendientes de descarga, tal como lo muestra la siguiente imagen (Figura 64)

Fig. 64- Hoja de Rutas Pendientes de Descarga.

Una vez seleccionada la hoja de ruta que se desee descargar, se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna

Procesar, accediendo a la siguiente interfase (Figura 65). Luego, se deberá hacer lectura del código de barra de cada

artículo descargado, pudiendo observarse en la grilla principal el código y descripción de los mismos e ingresar

manualmente la cantidad de los productos.


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Fig. 65- Descarga de Reparto

Una vez escaneados todos los productos descargados se deberán hacer clic en la opción Guardar, y el SGC informará

que los datos han sido almacenados con éxito, procediendo a imprimir el informe de descarga (Figura 66).

Fig. 66- Informe de Descarga de Reparto

REALIZAR CIERRE DE REPARTO

Al finalizar la entrega de cada reparto se procesa administrativamente cada Hoja de Ruta, plasmando las novedades

indicadas por el repartidor, ya sea anulando, cambiando la condición de venta, generando Notas de Crédito por

devolución u omisión de descuentos otorgados, aplicando pagos a comprobantes en cuenta corriente o traspasando

pedidos entre hojas de rutas. Como resultado final de este proceso el sistema indicara cuanto es el dinero a rendir por

el repartidor y cuál es la mercadería que debería haberse descargado en el depósito

En esta interfase, tal como se observa en la Fig. 67, el SGC lista todas las Hojas de Ruta pendientes de cierre,

agrupados por repartidor.

De esta manera, puede apreciarse la siguiente información:


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Número de Hoja de Ruta.

Datos del repartidor asignado.

Descarga realizada: si el indicador se visualiza en rojo indica que no se han realizado descarga de mercadería

en el depósito para la hoja de ruta, por el contrario, si aparece en verde indica que se ha descargado

mercadería del reparto que los clientes han rechazado.

Fecha de reparto.

Pedidos: la cantidad de pedidos que integran esa Hoja de Ruta.

Importe Total de la Hoja Ruta.

Procesar Hoja: permite finalmente realizar el procesamiento de novedades de la hoja de ruta (Figura 68)

Fig. 67 – Cierre de Repartos

Con anticipo: si el indicador se visualiza en rojo es porque no se han realizado anticipos de entrega de

efectivo previos a la rendición del reparto, mientras que si aparece en verde es porque se registraron

anticipos de cierre de hoja de ruta. Tal como lo muestra la siguiente imagen, se debe especificar el importe

del anticipo, en este caso es de $1000, Guardar, y luego Aceptar.


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Fig. 68- Anticipo de Cierre de Hoja de Ruta

Como se puede observar en la Figura 69, se muestran los comprobantes que deben ser rendidos por el Repartidor

pertenecientes a la Hoja de Ruta. Según lo ocurrido durante el reparto, se podrá las acciones que se encuentran bajo

la barra de operaciones Anula, Pendiente, NC y C Vta., para lo cual deberá hacerse clic en las correspondientes

pestañas.

Fig. 69 – Rendición de Hoja de Ruta

En el caso de seleccionar la opción de Anular, se ingresará a la siguiente interfase (Figura 70), que muestra el

comprobante de venta generado y al hacer clic en Anular, el SGC consulta al usuario si está seguro de anular el

comprobante seleccionado. Esta opción está restringida solamente para comprobantes internos. En caso que el

cliente haya rechazado el total del pedido y de tratarse de un documento fiscal, deberá anularse generando una Nota

de Crédito. Por este motivo la opción anular se encontrará habilitada soló para los documentos internos


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Fig. 70- Anulación de Comprobante

Cuando un comprobante haya sido generado de contado y se haya autorizado la entrega en cuenta corriente deberá

utilizarse la opción Cambio de Condición de Venta. Se accede a la siguiente interfase (Fig. 71), que muestra el número

interno del comprobante de venta seleccionado, fecha de emisión, importe total, código y nombre del cliente y las

condiciones de ventas disponibles. Deberá seleccionarse la condición de venta apropiada y luego Guardar.

Fig. 71- Cambio de Condición de Venta

La opción NC permite generar notas de crédito correspondiente a la anulación total o parcial de un comprobante.

Para ello debe seleccionarse el comprobante de venta original y deberá seleccionarse los artículos dentro del

comprobante que han sido rechazados. Luego debe aplicarse la opción borrar fila (F5) que quitará las filas no

seleccionadas. Luego debe especificarse la cantidad devuelta debiendo modificarla en caso de tratarse de una

devolución parcial.


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Se visualiza el comprobante original sobre el que se realizará la nota de crédito

Se selecciona los productos que han sido devueltos, luego presionando F5 se quita los productos recibidos


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Se visualiza los productos que han sido devueltos

En caso de tratarse de una devolución total (rechazo del pedido por parte del cliente) deberá seleccionar el motivo de

rechazo sin quitar ningún registro de la factura original.

Tener en cuenta que el tipo de NC que va a generarse depende del tipo de documento original.

En el caso de los COMBOS, el SGC no permite hacer devoluciones parciales, se deberá seleccionar el combo completo

para generar la Nota de Crédito, tal como puede observarse en la siguiente imagen (Figura 72). A modo ejemplo el

cliente no podría devolver solamente el producto de la fila 11 ya que este pertenece a la venta de combo por lo que el

sistema seleccionara de forma automática todos los artículos pertenecientes al combo


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Fig. 72- Nota de Crédito (Combo)

En caso de hacer modificaciones de cantidades en la devolución, se validará que las cantidades devueltas

correspondan a un combo completo. Por ejemplo, se pretenden devolver 8 unidades, cuando el combo involucra 5

unidades del producto Código 14 (Figura 73A)

Fig. 73A- Nota de Crédito (Combo)

En caso de devolver 5 unidades del códigos 14, el SGC detecta que se estaría devolviendo un combo completo (Figura

73B).


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Fig. 73B- Nota de Crédito (Combo)

Al confirmar, se harán los ajustes correspondientes para quitar las cantidades del resto de los productos que

componen el combo.

Una vez finalizado el proceso de modificación o control de toda la Hoja de Ruta, se elige la opción Guardar. Y luego se

visualiza en la Figura 74, como se accede a la tercera etapa del proceso de Cierre de Reparto en la cual el SGC indicará

los siguientes datos:

Numero de la HR.

Código, nombre y apellido del repartidor.

Grupo datos Cierre de Reparto:


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Indica importe total de la HR, importe neto, importe de comprobantes anulados (en caso de existir), y el importe

de comisión del repartidor.

Grupo Apertura de Pago por Moneda:

En esta sección se ingresara el total rendido por el repartidor en Pesos, Depósitos Bancarios, Retenciones o

transferencias.

Grupo Control de Rendición:

Permite realizar el control, en función del total a rendir, sumando el importe de cheques recibidos y los anticipos

de cierre de HR rendidos (si los hubiere), lo que conformará la rendición actual. En caso de existir diferencia entre

el total a rendir y el total entregado, también podrá observarse en esta sección.

En el proceso de cierre de reparto, se automatizo la comunicación con el sistema GEO MÓVIL REPARTOS, para

informar el cierre administrativo de los mismos. Cuando esta acción se lleva a cabo, la HR se cierra en GEO MÓVIL y el

repartidor no podrá volver a seleccionarla.

Fig. 74 – Cierre de Reparto Geo Móvil

Fig. 75– Cierre de Reparto


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Una vez ingresado el efectivo y los valores recibidos se procederá a cerrar la Hoja de Ruta, para lo cual el SGC

mostrará las siguientes figuras.

El dinero que ingresa a través del Menú Cierre de reparto, se verá reflejado en el Módulo CAJA Y FONDOS/CAJA,

donde quedan registrado los ingresos y egresos de cada caja. La Figura 75, muestra los movimientos de la Caja

Reparto, en la cual puede observarse en Ingresos a caja, la rendición de la HR 848, ingresando un importe de $2.229,

02.

Fig. 76- Movimientos de Caja

Al Cerrarse una Hoja de Ruta, y que se hayan hecho devoluciones el SGC imprime de forma automática el Consolidado

de Devolución como lo muestra la Figura 76, que corresponde a la mercadería que debe descargarse como resultado

de dicho procesamiento.


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Fig. 77 –Consolidado Devolución por Hoja de Ruta

En el consolidado de Devolución puede apreciarse las siguientes columnas, que detallan a continuación:

Cantidad Devolución: corresponde a la suma de las NC y las Fact. Anuladas correspondientes al reparto agrupados por

artículos.

Cantidad Descargada: Corresponde a la cantidad de mercadería física recepcionada en el depósito.

Control de descarga, permite controlar la mercadería faltante y sobrante, que deberá cruzarse con los comprobantes

anulados o NC generadas por la administración.

Tal como se observa en la Fig. 77, para el artículo ALF. TERR. GLASEADO SIMPLE 48x 38 G, tiene 5 unidades de

devolución, por las cuales se generó una NC. Estas unidades no han sido descargada en el depósito, o en el control que

se realiza en el depósito no se han ingresado al sistema como descargada, lo cual origina un faltante.

Cobranza fuera de HR

Este parámetro permite realizar cobranzas desde el cierre de repartos a comprobantes que ya no pertenecen a la Hoja

de Ruta que se está cerrando, se puede acceder a la opción Pagos donde se pueden realizar pagos a clientes para

comprobantes de la HR que se está cerrando o a comprobantes generados en otro momento, salvo que el importe

aplicado será rendido en el cierre de la HR.

Para esto se agrego una columna adicional “Cobranza fuera de HR” que sumariza las imputaciones de pagos de los

comprobantes afectados al cierre de repartos que no pertenecen al mismo


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Se puede ver el caso de una aplicación de pago al cliente 2615 desde el cierre de hora de ruta 748, como se puede

observar es posible aplicar un pago sobre cualquier comprobante del cliente ya que el parámetro Cobranza fuera de

HR se encuentra seteado en el valor Todos por lo que se puede encontrar habilitados todos los comprobantes de HR

diferentes


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Los pagos que afectaron a los comprobantes que no son del reparto son detallados en la columna Cobranza fuera de

HR. Mientras que los que comprobantes que no pertenezcan a la HR no serán considerados para el pago del

repartidor

PEDIDOS POR ROLL CONTEINER

En este concepto un roll conteiner (carro contenedor) va a contar con un número limitado de cajas de tamaño fijo que

estarán numeradas, en donde el personal de depósito ira colocando mercadería en cada una de ellas sin saber en

principio a quien pertenece cada caja.

Este concepto se basa en la volumetría de los productos para que el SGC pueda conocer qué espacio ocupa cada

producto y por ende cuanto espacio requiere un pedido del cliente. Al conocer la volumetría de cada pedido, la

propuesta es que tomando un roll conteiner, personal de depósito pueda preparar en simultaneo varios pedidos,

haciendo una distribución de la mercadería en cada una de las cajas que el sistema le indique.


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Para ello SGC provee un modulo que proporciona un listado de preparación de pedidos, en la indicará cuantas

unidades de un producto debe cargarse en el carro y en que cajas debe distribuirse.

Por cada salida del roll conteiner para la preparación de pedidos, se genera un reporte que contiene un número

identificatorio, y el listado de la mercadería necesaria para abastecer los pedidos.

La particularidad es que se detalla en que cajas el operador debe colocar cada producto, puesto que como

mencionamos antes, un conjunto de estas cajas estará vinculada a un cliente para que finalizada la etapa de

recolección de mercadería se deje el roll conteiner en una isla de control para que el pedido sea verificado.

En este punto el operador de control, cuenta con otro reporte en el que se le indican que cajas pertenecen a un

cliente para que proceda a realizar el control del pedido como se describe en las opciones de Control de Carga por

Cliente.

CONTROL DE CARGA

Estas funcionalidades permiten controlar la mercadería que sale a distribución mediante la identificación de los

productos por su código de barras, para asegurar que lo facturado sea exactamente lo que se cargara para

distribución y que no salga mercadería de más o de menos.


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El SGC ofrece varios métodos que pueden aplicarse según como la empresa realice la logística:

1. Control de Carga por Cliente.

2. Control de Carga por Hoja de Ruta.

3. Control de Carga por Pedido en Hoja de Ruta.

Este proceso de logística básicamente permite cargar la mercadería en furgones a granel (es decir toda la mercadería

sin identificar que es para cada cliente) o bien cargar los pedidos ya preparados. La diferencia radica en identificar

dónde se invierte más tiempo para preparar pedidos, si en el depósito o en el reparto:

Se debe tener presente que para realizar tal control, la empresa deberá contar con los siguientes elementos:

A. Al menos una PC ubicada en el depósito.

B. Un lector de código de barra.

C. Conexión de red para conectarse al SGC

D. Impresora rotuladora, en el caso de realizar el control de carga por pedido en Hoja de Ruta.

CONTROL DE CARGA POR CLIENTE

Esta opción permite controlar pedidos que saldrán a reparto y que no han sido incluidos en ninguna Hoja de Ruta y se

preparan para cada cliente. Una vez que se identifica al cliente, el SGC localizará los comprobantes pendiente de

distribución y le permitirá al operador escanear la mercadería que se ha separado para el cliente en cuestión.

Luego, de terminar de escanear, se podrá validar si la mercadería escaneada coincide finalmente con lo facturado. Si

hay SOBRANTES O FALTANTES, se indicará para cada caso y se deberá quitar o agregar hasta que la coincidencia sea

del 100%. Una vez verificado y valido el pedido, se estará en condiciones de embalar la mercadería en cajas o bolsas y

pedir al SGC que emita los rótulos identificatorios a la entrega. La obtención de rótulos solo se produce si el pedido ha

sido controlado y validado de forma satisfactoria.

En el caso de que existan faltantes de stock en el depósito y el pedido no puede completarse, la administración deberá

generar la Nota de Crédito correspondiente luego de la cual, el sistema no solicitara dicha mercadería pudiendo cerrar

el control.

Para realizar este control de carga, se deberá ingresar el código interno del cliente, hacer clic en Actualizar y el SGC

mostrará todos los documentos de venta correspondiente al cliente seleccionado. A medida que se realiza la lectura

del código de barra de cada uno de los productos facturados, se visualizará en la grilla principal el código interno y

descripción de los mismos debiendo ingresarse manualmente la cantidad de cada artículo. Una vez concluido este

proceso se deberá hacer clic en la opción Guardar, tal como lo muestra la siguiente imagen (Figura 78)


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Fig. 78- Control de Carga por Cliente

Luego, al hacer clic en Aceptar, el SGC ofrece la posibilidad de observar las diferencias entre los productos cargados y

los facturados. Para ello, se deberá hacer clic en el icono respectivo, y se visualizarán todos los artículos faltantes,

detallando las cantidades pedidas, las cargadas y las diferencias entre ambas, en el caso de que las hubiera (Figura 79A

y 79B).

Fig. 79A- Control de Carga con Diferencias


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Fig. 79B- Visualización de Artículos Faltantes

CONTROL DE CARGA POR HOJA DE RUTA

Permite controlar pedidos que se cargan a granel, es decir por Hoja Ruta. Para realizar tal procedimiento se deberá

ingresar el número de hoja de ruta, hacer clic en Actualizar y el SGC mostrará todos los documentos de venta

contenidos en la hoja de ruta seleccionada. A medida que se realiza la lectura del código de barra de cada uno de los

productos facturados, se visualizará en la grilla principal el código interno y descripción de los mismos debiendo

ingresarse manualmente la cantidad de cada artículo. Una vez concluido este proceso se deberá hacer clic en la opción

Guardar (Figura 80).

Fig. 80- Control de Carga por Hoja de Ruta

Luego, al hacer clic en Aceptar, se realizará la validación pudiendo haber sobrantes/faltantes/Ok. En el caso de exista

diferencias entre los productos cargados y los facturados el SGC ofrece la posibilidad de que el operador puedan


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identificarlas. Para ello, se deberá hacer clic en el icono respectivo, y se visualizarán todos los artículos faltantes,

detallando las cantidades pedidas, las cargadas y las diferencias entre ambas en el caso de que las hubiera (Figura 81A

y 81B).

Fig. 81A- Control de Carga con Diferencias

Fig. 81B- Visualización de Artículos Faltante


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CONTROL DE CARGA POR PEDIDO EN HOJA DE RUTA

Esta opción permite realizar controles más exhaustivos, en la cual primero se podrá validar la mercadería de la Hoja de

Ruta y luego, hacer la preparación de los pedidos hasta completar la lista que la componen. Para ello, se deberá

ingresar el número de la hoja de ruta, hacer clic en Actualizar y el SGC mostrará todos los clientes incluidos en la hoja

de ruta. Luego, se deberá seleccionar el cliente, hacer la lectura de los códigos de barra de los productos facturados al

mismo (los que podrán ir visualizándose en la grilla ubicada a la derecha), e ingresar manualmente la cantidad de cada

artículo. Una vez concluido este proceso se deberá hacer clic en la opción Guardar.

En el caso de que exista diferencia entre lo facturado y lo cargado a reparto el SGC lo mostrará en la grilla inferior,

detallando descripción del producto, cantidad pedida, cargada, y la diferencia entre ambas, en el caso de las hubiera

(Figura 82)

Fig. 82- Control de Carga por Pedido en Hoja de Ruta

CAMBIAR PEDIDOS DE HOJA DE RUTA

Si por algún motivo el cliente no pudo recibir el pedido en un reparto, este podrá ser entregado en un reparto

posterior. Para ello, se deberá realizar el traspaso de un pedido de la hoja de ruta original a una nueva hoja de ruta.

Vale aclarar, que la nueva hoja de ruta aún no deberá haberse cerrado, sino el SGC informará que la operación no se

puede realizar. Para realizar tal procedimiento, se deberá elegir el tipo de comprobante e ingresar su número interno,

y hacer clic en el icono ubicado a la derecha del mismo. Al consultar, podrá observarse la Hoja de Ruta Actual donde

se encuentra y la Cantidad de Traspasos que ese pedido ha tenido (Figura 83)


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Fig. 83 – Cambiar pedidos de Hoja de Ruta

Luego, se deberá ingresar el número de Hoja de Ruta Destino y hacer clic en la opción Transferir, apareciendo la

ventana que puede visualizarse en la siguiente imagen (Figura 84).

Fig. 84 – Cambio de Pedidos de Hoja de Ruta (Resumen del Cambio)

Al hacer clic en la opción Si, y si la nueva Hoja de ruta está habilitada el SGC informará que “el comprobante ha

cambiado de Hoja de Ruta con éxito” y se obtendrá un detalle de la operación realizada, como se puede observar en

la siguiente imagen


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En el ejemplo expuesto, se selecciono la factura A, con numero interno 2573, cuya hoja de ruta actual es la HR Nº 768,

y contiene un traspaso, debido a que proviene de la HR Nº 769.

Cuando el número de cambios realizados para un determinado pedido alcance el máximo permitido, el SGC lo

informará para que, ante la próxima devolución, este sea anulado. Tres veces es el máximo fijado pre configurado por

el SGC.

HOJAS DE RUTAS GENERADAS POR PERÍODO

Permite consultar las hojas de rutas generadas en un período de tiempo determinado. Para ello, se deberá ingresar el

período de referencia y hacer clic en la opción Actualizar. De este modo, se podrá visualizar fecha y número de la hoja

de ruta, código y nombre del repartidor, vendedor, cantidad de pedidos, importe total, fecha de rendición, cantidad

de días de transito y el estado de las misma (Figura 85)

Fig. 85- Hojas de Rutas Generadas por Período


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CONTROL DE CIERRES DE HOJAS DE RUTAS Permite controlar como retorna a la empresa el total del pedido facturado; pudiendo ser: Efectivo, en comprobantes

en Cta. Cte., Notas de Crédito, Comprobantes anulados, y la diferencia en la rendición en caso de que exista. Para

observar este informe, bastará con ingresar el período de tiempo a consultar y hacer clic en la opción Actualizar

(Figura 86)

Fig. 86- Control de Cierre de Repartos

ROTULAR CAJAS POR DESPACHO

Permite definir la cantidad de rótulos a imprimir en función de los bultos en que se embala el pedido del cliente. Para

ello, se deberá ingresar o buscar el código interno del cliente para el cual el SGC traerá por defecto el nombre del

mismo y el vendedor asignado, y luego se deberá colocar las cantidades de bultos que componen el pedido del cliente.

Como puede observarse en la siguiente imagen (Figura 87) al final de la grilla se muestra la cantidad total de clientes y

la cantidad de etiquetas a imprimir según los bultos a despachar.


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Fig. 87- Rótulos de Cajas

DESCARGA DE REPARTO

Permite Controlar los productos que por algún motivo retornan del reparto, siendo descargados nuevamente en el

depósito. Esta operación genera un informe de descarga posibilitando que la administración tome conocimiento de la

mercadería descargada en el depósito y por la cual se deberá generar las respectivas Notas de Créditos o Anulaciones,

al momento de realizar el cierre de reparto. Este procedimiento resulta de gran utilidad porque le permite a la

administración constatar efectivamente la mercadería descargada en el depósito.

Para proceder con el control de descarga de reparto, se deberá ingresar al menú, hacer clic en la opción Actualizar, y

el SGC listará todas las hojas de rutas pendientes de descarga, tal como lo muestra la siguiente imagen (Figura 88)

Fig. 88- Hoja de Rutas Pendientes de Descarga.


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Una vez seleccionada la hoja de ruta que se desee descargar, se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna

Procesar, accediendo a la siguiente interfase (Figura 89). Luego, se deberá hacer lectura del código de barra de cada

artículo descargado, pudiendo observarse en la grilla principal el código y descripción de los mismos e ingresar

manualmente la cantidad de los productos.

Fig. 88- Descarga de Reparto

Una vez escaneados todos los productos descargados se deberán hacer clic en la opción Guardar, y el SGC informará

que los datos han sido almacenados con éxito, procediendo a imprimir el informe de descarga (Figura 89).

Fig. 89- Informe de Descarga de Reparto

ACTIVAR HOJAS DE RUTAS CERRADAS

Este proceso permite activar una HR ya cerrada con el fin de revertir los asientos en caja y corregir un posible error

cometido durante la rendición de dinero. Este proceso no revierte operaciones realizadas en los documentos como

anulaciones, notas de crédito, cobranzas o pedidos pendientes.


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Para activar una hoja de ruta debe colocarse el periodo de consulta para listar las hojas de rutas cerradas, luego

seleccionar la hoja de ruta que se pretende abrir y por ultimo guardar. Esta quedara disponible para volver a cerrarse,

teniendo en cuenta que los asientos en caja se realizaran con la fecha vigente que tenga el SGC (Figura 99)

Fig.99- Activar Hojas de Rutas Cerradas

CONSULTA/ ANULACIÓN DE COMPROBANTES

Permite anular comprobantes de ventas que han sido rechazados por el cliente o mal facturados, y de este modo se

podrá llevar adelante el proceso de anulación, el cual revertirá todos los movimientos iniciales de Caja, Libro de IVA,

Comisiones, Ventas y Stock, entre otros. Este proceso se realiza a través de la interfase que muestra la Figura 100, en

la cual se deberá especificar el tipo y número interno o fiscal del comprobante.


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Fig. 100 – Anulación de Comprobantes de Ventas

Al hacer clic en la pestaña Visualizar y Anular, se accede al comprobante que se desea consultar (Figura 101).

Fig. 101– Visualización de Comprobante para Anular

Para Anular el comprobante, se deberá seleccionar el motivo de anulación y luego hacer clic en Anular confirmando

la operación.

Los motivos de anulación pueden definirse dinámicamente por el usuario a través de la opción Archivos/Conceptos

definidos por el usuario/ Concepto de Anulación y N/C de ventas.

En donde se muestra el comprobante por pantalla puede observarse que algunos artículos cuentan con un rectángulo

verde en el lateral izquierdo. Esto significa que estos productos han sido agregados al comprobante de venta

mediante la facturación de un combo.

Al hacer clic en el rectángulo verde, que indica que el producto pertenece a un combo, el SGC ofrece la posibilidad de

que el usuario acceda a la Información sobre el combo que le dio origen, tal como lo muestra la siguiente imagen.


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CAMBIO DE CONDICIÓN DE VENTA

Permite cambiar la condición de venta de un documento ya generado, para lo cual deberá, ingresarse el número y tipo

de comprobante al que se le desea cambiar la condición de venta y hacer clic en Actualizar. Inmediatamente, la

pantalla de la derecha muestra el número interno del comprobante de venta, fecha de emisión, importe total, código

y nombre del cliente y las nuevas condiciones de ventas. Bastará, con seleccionar la nueva condición de venta y luego

hacer clic en Guardar.

En el caso de optar por la condición vencimientos fijos, se habilitarán los campos de fechas para indicar en forma

manual, los diferentes vencimientos.

Fig. 103 – Cambiar Condición de Venta


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REIMPRIMIR DE COMPROBANTES

Muchas veces, por problemas de la impresora o por pérdida de comprobantes ya emitidos, es necesario imprimirlos

nuevamente. La forma de hacerlo es a través de un procedimiento muy sencillo, tal como lo muestra la siguiente

interfase (Figura 104).

Fig. 104 – Reimprimir Comprobantes de Venta

Para ello, se deberá seleccionar el tipo de comprobante e ingresar el número fiscal o interno desde, hasta, indicar la

cantidad de copias y hacer clic en Reimprimir y luego en la opción SI.

El SGC ofrece dos alternativas, una imprimir el comprobante por medio de una impresora virtual o impresión en papel,

o bien guardar la copia en un archivo solo texto si se ha seleccionado la opción Imprimir en Archivo.

Cabe aclarar que la reimpresión de comprobantes respeta el formato del formulario para el cual haya sido

desarrollada la impresión (Figura 105).

Fig. 105 – Modelo de Comprobante


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CONSULTA DE COMPROBANTES POR CLIENTE

Permite listar diferentes comprobantes emitidos a un cliente específico, en un período de tiempo determinado,

permitiendo ver el contenido de cada uno de ellos. Para realizar tal procedimiento se deberá ingresar el código

interno del cliente, ingresar el período de referencia y hacer clic en la opción Actualizar. De este modo, el SGC listará

todos los comprobantes emitidos al cliente seleccionado, pudiendo acceder a cada uno de ellos haciendo clic en el

icono que figura a la derecha del número interno del comprobante (Figura 106)

Fig. 106– Consulta de Comprobantes por Cliente

ENVIO DE INFORMACIÓN A SUCURSALES

Es posible enviar información a sucursales donde también se utilice el SGC como sistema de gestión comercial. De este

modo, se podrá considerar la posibilidad de no tener un sector administrativo si concentra todas las compras en casa

central y distribuye mercadería a sucursales. Para ello, es necesario generar cada sucursal como un cliente en el SGC

de casa central.

b

Fig. 107– Menú Envío de Información a Sucursales

Una vez generada la facturación, puede enviarse los comprobantes en formato electrónico. La misma, será procesada

por cada sucursal a través de la opción COMPRAS\RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA.


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Este módulo realiza la registración de productos nuevos, la actualización de precios de costo y venta, y la registración

de los comprobantes recepcionados en compras. Así, las facturas de venta emitidas en casa central se transforman en

comprobantes de compra en cada sucursal, cargando el inventario correspondiente.

La interfase que muestra la Figura 108, permite seleccionar los comprobantes que se desean enviar a la sucursal los

que pueden filtrarse por período de venta. Si ya hubiesen sido enviados con anticipación, se visualizarán tachados con

la fecha específica de envío. De igual modo, el SGC permite enviarlos nuevamente dado que pudo suceder algo con el

archivo enviado como por ejemplo, que lo borren cuando lo reciben o eliminen el mail. Por el contrario, el SGC que lo

recibe, no procesa dos veces el mismo comprobante de venta, ya que si encuentra que lo ha recibido, indica con qué

comprobante de compra lo registró para que se vinculen los comprobantes en casa central. Una vez seleccionados los

comprobantes se procederá a hacer clic en la pestaña Adjuntar Info Primaria.

Fig. 108 – Envío de Comprobantes a Sucursales

Completado este procedimiento con cada una de las sucursales a las que se les quiere realizar el envío, se procede a

seleccionar la opción Finalizar Envío, la cual registra toda la información complementaria necesaria para que pueda

ser procesado en la sucursal.

Una vez enviada la información a la sucursal y procesada, cada sucursal remite nuevamente, a casa central, el archivo

que recibió previamente mediante la opción Control de Proceso en Destino.

Este proceso verifica los comprobantes que se procesaron en la sucursal y vincula cada comprobante de venta con el

respectivo comprobante de compra con que se registró en la sucursal.


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Al concluir este proceso es posible visualizar el resultado mediante la opción Informe de Control.

Como puede observarse en la Figura 109, se muestra cada comprobante enviado con su respectivo comprobante de

registración en la sucursal, con la fecha en que fue procesado.

Fig. 109– Control de Envío de Comprobantes


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ANEXO

Durante el proceso de autorización de las facturas electrónicas, es posible que se presenten errores tipificados por la

AFIP, cuya descripción de validación se detalla a continuación:

CÓDIGO DE ERROR

DESCRIPCIÓN DE LA VALIDACIÓN

10001 Cantidad de registros de detalle de la factura/lote de ingreso <CantReg> sea mayor que 0.

10002 Cantidad de registros de detalle de la factura/lote de ingreso <CantReg> sea igual a lo informado en cabecera de la factura/lote de ingreso

10003

Cantidad de registros en detalle mayor a valor permitido. Consulte Método FECAERegTotXRequest para obtener cantidad máxima de registros por cada Requerimiento.

10004 Campo <PtoVta> debe estar comprendido entre 1 y 9998.

10005 Campo <PtoVta> debe estar habilitado para Régimen RECE.

10006 Campo CbteTipo debe estar comprendido entre 1 y 999.

10007

Campo CbteTipo sea: -01, 02, 03, 04, 05,34,39,60,63, para los clase A -06, 07, 08, 09,10, 35, 40,64, 61 para los clase B.

10008 Campo <CbteDesde> se encuentre entre entre 1 y 99999999.

10009 Campo <CbteDesde> sea igual a Nro de Comprobante hasta (CbteHasta) para comprobantes tipo B mayores a 1000$.

10010 Campo <CbteHasta> se encuentre entre 1 y 99999999.

10011

Campo <CbteHasta> sea mayor o igual a <CbteDesde>para comprobantes tipo B menores a 1000$.

10012 Para comprobantes clase A, el campo CbteDesde sea igual al campo CbteHasta.

10013 Para comprobantes clase A, el campo DocTipo tenga valor 80 (CUIT).

10014

Para comprobantes clase B y CbteHasta distinto a CbteDesde el resultado de la operación ImpTotal / (CbteHasta –CbteDesde +1) <1000$.

10015

Para comprobantes tipo B en pedidos múltiples o facturas individuales < 1000$ el campo DocNro observe lo siguiente: Si el campo DocTipo sea igual a 99, el campo DocNro podrá ser cero (0). Para facturas individuales, si el campo DocTipo es 80, 86 u 87, deberá verificarse que el número consignado se encuentre en los padrones de la AFIP. Si el campo DocTipo es distinto de 80, 86 u 87, deberá verificarse que se ingrese uno de los valores devueltos por el método FEParamGetTiposDoc y que se informe el campo DocNro. Para pedidos individuales tipo B con montos superiores a 1000$ el campo DocTipo sea igual a algunos de los valores devueltos por el método FEParamGetTiposDoc.

10016

El campo CbteFch podrá ser: -Nulo o comprendido en el rango N y N+5 siendo N la fecha de envío del pedido de autorización, para Concepto= 01 Productos. -Para Concepto 02, 03 el campo CbteFch puede ser nulo o comprendido en el rango N-10 y N+10 siendo N la fecha de envío del pedido de autorización. -Deberá ser mayor o igual al del último comprobante emitido para ese tipo y punto de venta.

10017 El campo DocNro para comprobantes Tipo A deberá ser un valor registrado en el padrón de AFIP, en condición activa.

10018 De enviase el tag <IVA> El objeto <AlicIva> es obligatorio.

10019

El campo Id en AlicIVA es obligatorio y debe ser alguno de los devueltos por el método FEParamGetTiposIva.

10020 El campo BaseImp en AlicIVA es obligatorio y debe ser mayor a 0 cero

10021 El campo Importe en AlicIVA es obligatorio, mayor o igual 0 cero.


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10022 El campo Id en AlicIVA no debe repetirse. Deberá totalizarse por alícuota.

10023 La suma de los campos <importe> en <IVA> debe ser igual al valor ingresado en ImpIVA.

10024 El objeto <Tributo> es obligatorio si se incluye el objeto <Tributos>.

10025

El campo <Id> en <Tributo> es obligatorio y debe ser alguno de los devueltos por el Método FEParamGetTributos.

10026 El campo <BaseImp> en <Tributo> es obligatorio y debe ser mayor a 0 cero.

10027 El campo <Alic> en <Tributo> es obligatorio, mayor o igual 0 cero.

10028 El campo <Importe> en <Tributo> es obligatorio, mayor o igual 0 cero.

10029 La suma de los importes en <Tributo> debe ser igual al valor ingresado en <ImpTrib>.

10030

El campo <Concepto>es obligatorio y debe corresponder con algún valor devuelto por el Método FEParamGetTiposConcepto 1 -Productos. 2 -Servicios. 3 -Productos y Servicios.

10031 El campo "fecha desde del servicio a facturar" <FchServDesde> es obligatorio si se informa "fecha hasta del servicio a facturar" <FchServHasta> y/o "fecha de vencimiento para el pago"<FchVtoPago>.

10032 El campo "fecha desde del servicio a facturar" <FchServDesde> no puede ser posterior al campo "fecha hasta del servicio a facturar"<FchServHasta>.

10033

El campo "fecha hasta del servicio a facturar" <FchServHasta> es obligatorio si se informa "fecha desde del servicio a facturar" <FchServDesde> y/o "fecha de vencimiento para el pago"<FchVtoPago>.

10034 El campo "fecha hasta del servicio a facturar" no puede ser anterior al campo "Fecha desde del servicio a facturar".

10035 El campo "fecha de vencimiento para el pago" <FchVtoPago> es obligatorio si se informa "fecha desde del servicio a facturar"<FchServDesde> y/o "fecha hasta del servicio a facturar"<FchServHasta>.

10036 El campo "fecha de vencimiento para el pago"<FchVtoPago> no puede ser anterior o igual a la fecha de proceso del comprobante.

10037 El campo <MonId> es obligatorio y debe corresponder a algún valor devuelto por el método FEParamGetTiposMonedas.

10038 El campo <MonCotiz> es obligatorio, mayor a 0.

10039 El campo <MonCotiz>es obligatorio, e igual a 1 cuando se trate de MonId=PES.

10040

De enviarse el tag <CbtesAsoc>, entonces el campo "código de tipo de comprobante" <CbteTipo> a autorizar tiene que ser 02, 03, 07 o 08. Para 02 y 03 pueden asociarse los tipos de comprobante 01, 02 y 03, para 07 y 08 pueden asociarse 06, 07 y 08.

10041 De enviarse el tag <CbtesAsoc> se verificara la validez del comprobante relacionado.

10042 El campo <Desc>en Tributo es obligatorio cuando se informe <Id> = 0.

10043 El campo "Importe neto no gravado" <ImpTotConc>. No puede ser mayor al Importe total de la operación<ImpTotal>ni menor a cero (0).

10044 El campo "importe exento" <ImpOpEx>. No puede ser mayor al Importe total de la operación ni menor a cero (0).

10045 El campo "Importe neto gravado" <ImpNeto>. No puede ser mayor al Importe total de la operación <ImpTotal> ni menor a cero (0).

10046 El campo "Importe de tributos" <ImpTrib>. No puede ser mayor al Importe total de la operación ni menor a cero (0).

10047 El campo "Importe de IVA" <ImpIVA>. No puede ser mayor al Importe total de la operación ni menor a cero (0).

10048 El campo “Importe Total” <ImpTotal>, debe ser igual a la suma de ImpTotConc + ImpNeto + ImpOpEx + ImpTrib+ ImpIva.

10049 Los campos <FchServDesde>, <FchServHasta>, <FchVtoPago>, es obligatorio cuando el campo <Concepto> es igual a 2 o 3.

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