mÓdulo 3 organizar los comprobantes

MÓ

DU

LO 3

MÓDULO 3

ORGANIZAR LOS COMPROBANTES3.1 Fundamentos de los comprobantes y cómo organizarlos

3.2 ¿Cómo organizar los procesos de autorización?

2

2

COLOFÓN

CNV Internationaal

P.O. Box 2475

3500 GL Utrecht

The Netherlands

T: 00 31 751 1260

E: [email protected]

I: www.internationaal.nl

Autor: Funding Support,

Michael Schwerzel

Todos los derechos reservados. Cualquier parte de esta publicación puede ser reproducida sin autori-zación específica por los sindicatos socios de CNV Internationaal a condició que se indica la fuente de la siguiente manera: “CNV Internationaal “ Caja de Herramientas Finanzas (PO Box 2475 - 3500 GL Utrecht, Países Bajos) “. Si otras organizaciones desean reproducir partes de esta publicación, se requiere el consentimiento por escrito de CNV Internationaal.

3

MÓDULO 0:INTRODUCCIÓN Y CONTENIDO/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \

OBJETO DE ESTA CAJA DE HERRAMIENTASEsta Caja de Herramientas tiene por objeto ayudar a los receptores de financiamientos de CNV Interna-tionaal a mejorar sus capacidades de administración financiera. La idea es apoyar a las organizaciones para que cumplan a cabalidad con las normas financieras establecidas en el contrato entre CNV Interna-tionaal y las contrapartes en el mundo.Los objetivos específicos son:• Mejorar los procesos de presupuestado, contabilidad e informes financieros de las contrapartes.• Mejorar la transparencia y responsabilidad de las contrapartes.• Dar a conocer mejor las normas financieras de CNV-I. • Mejorar las capacidades del personal financiero de las contrapartes, para trabajar de conformidad

con dichas normas financieras.• Facilitar buenas prácticas, así como herramientas y modelos, y fungir como guía práctica en el uso

de dichas herramientas y modelos.

Lo que la Caja de Herramientas NO ES:

• No es un conjunto de reglas que se añaden al Marco y a los lineamientos jurídicos, contractuales y reglamentarios existentes.

• No es una interpretación de las reglas contractuales existentes.• No es una sustitución de la lectura de las condiciones contractuales y de los lineamientos existentes.

Uso de la Caja de Herramientas

Esta Caja de Herramientas fue elaborada para los beneficiarios de financiamientos de CNV-I. Pueden ser confederaciones (financiamiento directo) o federaciones (financiamiento indirecto). Los beneficiarios de fondos de CNV-I son:Centrales (confederaciones) sindicales nacionales que hayan firmado un contrato con CNV-I.Federaciones sindicales afiliadas a la confederación nacional, partícipes del programa nacional esencial-mente financiado por CNV-I.

La Caja de Herramientas debe ser una guía para las organizaciones, en especial para su personal finan-ciero. Pretende asistirles en tareas determinadas, como la preparación de un presupuesto o de un informe financiero. En las tareas pertenecientes a un área financiera específica, las organizaciones y su personal financiero podrán prepararse mejor, mediante la lectura del módulo correspondiente de la Caja de Herramientas.Al estudiar el módulo correspondiente, las organizaciones asimilarán mejor cómo aplicar las normas financieras de CNV-I y estarán en mejor capacidad para trabajar con los modelos propuestos.En principio, los módulos sólo se estudian y utilizan cuando las organizaciones (su personal financiero) estén trabajando en un área en específico de la administración financiera. No se trata, por tanto, de un libro que se deba leer desde el principio hasta el final, sino más bien un manual, una guía de referencia de la que sólo se estudiaría un módulo cuando sea necesario.

4

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LA CAJA DE HERRAMIENTAS FINANZASLa Caja de Herramientas Finanzas cubre 8 áreas de la administración financiera, cuyos contenidos son los siguientes:

Módulo 3 – Organizar los comprobantes

3.1 Fundamentos de los comprobantes y cómo organizarlos p. 83.2 ¿Cómo organizar los procesos de autorización? p. 13

5

Modelos financierosEsta Caja de Herramienta ofrece modelos financieros que se han adjuntado a los módulos 1, 4 y 5 como libros Excel.

Módulo 1 – Presupuesto y Planificación

1.1 Formato de presupuesto para el plan de acción anual1.2 Formato presupuesto consolidado (únicamente para confederaciones)1.3 Formato Presupuesto diferenciado (únicamente para confederaciones)1.4 Presupuesto Actividades (únicamente para confederaciones)

Módulo 4 – Contabilidad

Formato módulo contabilidad

Módulo 5 – Informes

5.1 Formato Informes de las federaciones5.2 Formato de informe de la confederación (únicamente para confederaciones)5.3 Formato de informe diferenciado de la confederación (únicamente para confederaciones)

La version actual de la presente Caja de Herramientas se puede desgarcar a partir de:www.CNV-Internationaal.nl (ver bajo “ partner login” , para aceso contactar [email protected] )

http://www.CNV-Internationaal.nl/

mailto:[email protected]

6 FUNDING SUPPORT CNV INTERNATIONAAL

7

MODULE 3ORGANIZING SUPPORTING DOCUMENTS

/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \

TOMADO DE LA VIDA REALEn 2010, una central sindical obtuvo un financiamiento externo para uno de sus proyectos y

recibió un monto de $ 200.000 por parte de una institución donante.

El financiamiento se inició con una primera transferencia por 65% del total ($ 130.000). El resto

del monto acordado ($ 70.000) sería entregado después de que la central presentara su informe

financiero, con facturas originales en anexo.

El proyecto así financiado culminó al cabo de tres años y a la central le tocaba entregar un

informe financiero. Desafortunadamente, su Departamento de Finanzas no estaba muy bien

organizado, y faltaban muchos comprobantes para respaldar el informe. La central había

gastado $ 200.000 de conformidad con el presupuesto y, después de dos semanas de gran

agitación, sólo podía justificar gastos por un monto de $ 130.000.

La institución donante era muy estricta acerca del cumplimiento de las reglas y, con base

en los comprobantes anexados al informe, decidió que el monto final de la donación sólo

sería de $ 133.000 en lugar de los $ 200.000 iniciales. El donante realizó una última

transferencia por $ 3.000, cuando la central sindical esperaba un pago de $ 70.000.

Este asunto causó una enorme pérdida financiera para la organización

sindical, ya que no recibió ninguna compensación por los gastos incurridos

en el proyecto. Si hubiese contado con un sistema mejor organizado y

estructurado para ordenar sus documentos financieros, entonces

nunca habría sufrido semejante pérdida.

8

3.0 INTRODUCCIÓN

El presente módulo trata de la manera de organizar los comprobantes. Está dividido en dos secciones:1. Fundamentos de los comprobantes y cómo organizarlos.2. Cómo organizar los procesos internos de autorización.

3.1 FUNDAMENTOS DE LOS COMPROBANTES Y CÓMO ORGANIZARLOS

3.1.1 Importancia de la organización de los comprobantesPuede ser una bendición tener un sistema organizado y estructurado para ordenar todos los comproban-tes. Con un sistema así, uno siempre encuentra las facturas, y siempre puede ver el estatuto de las mismas (pagadas, en proceso de pago, por pagar).Lamentablemente, las organizaciones sin fines de lucro suelen tener sistemas mal organizados de archivado de sus documentos financieros. Por ello suelen tener problemas tales como:• Mucho tiempo perdido para buscar facturas, mantener la contabilidad al día o elaborar informes

financieros para los donantes.• Dificultades para contestar ciertas preguntas de los auditores, del tesorero, de las organizaciones

contrapartes y de los donantes.• Incapacidad para presentar informaciones financieras suficientes a los dirigentes y a los donantes.• Pérdidas de dinero por facturas faltantes, y los donantes no siempre compensan gastos sin respaldo

de facturas originales.

En cambio, un sistema organizado y estructurado para los comprobantes ofrece varias ventajas:• Se facilita el proceso contable.• Se facilita la elaboración de los informes financieros• Se facilitan las auditorías, ya que el auditor recibe una información transparente y verificable para

fundamentar su trabajo.• Contribuye con la buena reputación de la organización.• Mejora el nivel de control interno y, por ende, reduce el riesgo de pérdida de dinero.

MENSAJE CLAVE: UN SISTEMA DEBIDAMENTE ORGANIZADO PARA LOS COMPROBANTES OFRECE TANTAS VENTAJAS QUE SERÍA

TONTO NO DEDICARLE TIEMPO Y ESFUERZOS.

3.1.2 Contenido fundamental de los comprobantesCada escritura o asiento en el sistema contable debe contar con el respaldo de documentos originales, los cuales deben ser archivados debidamente para que la información sea fácil de encontrar.

Existen varios tipos de comprobantes que deben ser tratados y archivados:• Recibos y vales para todo dinero recibido o pagado.• Facturas —debidamente firmadas y certificadas pagadas.• Formularios bancarios debidamente sellados y fechados al día del depósito.• Extractos de cuentas bancarias.• Comprobantes salariales.• Documentos no financieros.

MÓDULO 3: Organizar los comprobantes

9

3.1.3 ¿Cómo organizar el sistema de comprobantes?Tal vez esté contento con su sistema actual. Si tal es el caso, entonces no cambie nada. No existe una sola manera perfecta de organizar sus documentos. Si ya tiene un sistema que funciona perfectamente para Ud., entonces no busque otro.

Sin embargo, si no está satisfecho con su sistema actual, el presente módulo le va a interesar.

Para los principiantes, presentamos unos principios sencillos que se aplican a la organización de sus archivos:1. Mantenga archivos separados para documentos diferentes (por ej., se guardan las facturas en la

carpeta de facturas y los extractos de cuenta bancaria en otra carpeta).2. Tenga un registro para respaldar sus comprobantes (por ej., cada documento tendrá un solo y único

número de registro).3. Mantenga archivos separados para cada año contable; inicie cada año con carpetas nuevas.4. Si recibe facturas y otros documentos por vía electrónica, cerciórese de imprimir siempre una copia

para sus archivos físicos.

3.1.4 Organización más detallada de los archivosUn sistema administrativo básicamente incluye 7 tipos de documentos:1. Facturas de venta: son las facturas que su organización envía a sus deudores (por ej., clientes,

cotizantes sindicales), para colectar los ingresos.2. Facturas de compra: son las facturas que su organización recibe de sus acreedores (por ej., provee-

dores de bienes y servicios, otros acreedores habituales, como la administración tributaria).3. Extractos de cuenta bancaria: son los extractos que dan cuenta de las transacciones financieras

efectuadas en sus cuentas bancarias.4. Recibos y otros comprobantes de efectivo.5. Comprobantes y tablas salariales.6. Documentos no típicos.7. Documentos permanentes (sobre todo documentos jurídicos con implicaciones financieras).

Para cada uno de estos documentos, presentamos algunos trucos para mejorar la organización de los comprobantes:

1. Facturas de venta• Archive sus facturas de venta según un orden numerario, es decir, de acuerdo con su fecha.• Todas las facturas de venta se guardarán en una carpeta dedicada.• Si tiene varios tipos de facturas de venta, piense en separarlas en carpetas separadas (por ej.,

cotizaciones de los miembros, prestaciones de servicios).• Utilice únicamente una numeración secuencial. De esta manera será más fácil detectar alguna

factura faltante.

Es necesario un registro, para una buena trazabilidad de sus facturas. En el caso de un sistema contable computarizado, se trata de un libro contable estándar. Si no utiliza un sistema informático, entonces su registro debe parecerse a la Tabla 3.1 a continuación:


10

Tabla 3.1 Ejemplo de registro de facturas de venta

Número Fecha de emisión

Nombres deudor

Servicios prestados Montos Fecha de pago

2015-001 2 ENE 2015

2015-002 4 ENE 2015

2015-003 5 ENE 2015

Gracias al registro, se garantiza la trazabilidad de las facturas de venta, en especial de acuerdo con su estatuto (por ej., cobradas o por cobrar). Así, será más fácil detectar las facturas no cobradas después de un mes, para poder enviar un recordatorio al deudor.• No tener semejante registro seguramente va a costar mucho dinero a su organización.• Este registro puede servir como una suerte de “índice de materias” para la carpeta de facturas de

venta.• Esto tan sólo es un ejemplo. No dude en adaptar la tabla a sus necesidades.

2. Facturas de compra

• Guarde sus facturas de compra en una carpeta separada.• Cada factura de compra que reciba llevará un número único de documento.• Este número preferiblemente será determinado según la fecha de la transacción.• Para ello, se necesita desarrollar un sistema de numeración. CUIDADO: los números utilizados

deben ser distintos de los números de las facturas de venta.• Por ejemplo, se puede agregar un código, como FC (Factura de Compra), y luego un número: FC001,

FC002, FC003, etc.• Los números deben ser secuenciales, para poder detectar con facilidad las facturas faltantes.• Este código único será agregado a la factura de compra. Puede escribir el código directamente en la

factura, pero es preferible anexar una hoja, en la que podrá añadir más información, en particular datos necesarios para la contabilidad.

• Si una factura no se encuentra en la carpeta, probablemente esté en manos de una persona de la organización, como parte del proceso de autorización.

• Para evitar las pérdidas de facturas, es bueno sacar copias para ser distribuidas dentro de la organi-zación. Si pierde facturas a menudo, piense en esta solución.

• Cada factura de compra debe ser debidamente registrada. En un sistema contable computarizado, se trata de un libro contable estándar. Si no utiliza un sistema informático, entonces su registro debe parecerse a la Tabla 3.2 a continuación:


Tabla 3.2 Ejemplo de registro de facturas de compra

Núme-ro

Fecha de registro

Nombres acreedor

Bien comprado o servicio recibido

MontoFecha de pago

Factura en carpeta

Factura en espera de autorización

Factura de regreso de autorización

FC001 4 ENE 2015 $ 100,- 15 ENE X TD XFC002 10 ENE 2015 $ 200,- X AK XFC003 11 ENE 2015 $ 150,- X JRFC004 15 ENE 2015 $ 150,- X

11

Gracias al registro, se garantiza la trazabilidad de las facturas de venta, en especial de acuerdo con su estatuto (por ej., pagadas o por pagar). Con este registro, también es fácil hacer el seguimiento de las facturas. En las tres últimas columnas se muestra el estatuto de cada factura y dónde se encuentra:FC001 > La factura está en la carpeta, fue autorizada (por TD) y pagada (el 15 de enero).FC002 > La factura está de vuelta en la carpeta y fue autorizada (por AK), pero aún no está pagada.FC003 > La factura no está en la carpeta, sino con la persona (JR) apropiada para su autorización.FC004 > Está en carpeta, pero aún no está autorizada.

• Utilice abreviaturas para los miembros del personal designado (en la Tabla 3.2, las iniciales de sus nombres: TD, AK y JR).

• Este registro puede servir como una suerte de “índice de materias” para la carpeta de facturas de compra.

• Esto tan sólo es un ejemplo. No dude en adaptar la tabla a sus necesidades, agregando o eliminando columnas.

3. Extractos de cuentas bancarias• Para cada cuenta bancaria que su organización posea, Ud. recibirá extractos por parte del banco.• Si el banco no le envía automáticamente estos extractos, no dude en exigir que lo haga de inmediato.• Pida también recibir extractos bancarios de manera regular y constante (por ej., cada 2 semanas, y

según intervalos de 1 semana entre los pagos y los extractos).• Para cada cuenta, los extractos serán reunidos en carpetas separadas.• Ordene los extractos de acuerdo con su número.• Cerciórese con frecuencia de que no falte ningún extracto. Si falta alguno y no puede recuperarlo,

diríjase al banco a solicitar una copia.• Si recibe sus extractos bancarios por correo electrónico o a través de una página Web segura, no

olvide siempre imprimir una copia para su archivo físico.

Para saber más sobre transacciones bancarias y extractos de cuentas, el Módulo 2 presenta una información más completa.


12

4. Organizar los recibos y comprobantes de efectivo• Para la organizaciones, puede resultar problemático administrar el dinero en efectivo. Por ello hay

que tener sumo cuidado.• Todos los recibos y comprobantes deberán ser numerados.• Luego serán registrados en un libro de cuenta según un orden cronológico (véase Módulo 4).• Todos los recibos de efectivo serán reunidos en una carpeta especialmente dedicada, al igual que

todos los comprobantes.• Cada mes se revisará el libro de tesorería y se hará la conciliación con el dinero en efectivo disponi-

ble en la caja.• Cada mes se agregará copia del libro de tesorería al archivo.• Hay que tener cuidado con los asientos y los pagos privados, así como con los asientos en la cuenta

bancaria. En general se descuidan estas transferencias de dinero en efectivo, y esto es un error.

Para saber más sobre transacciones en efectivo, el Módulo 2 ofrece más detalles.

5. Comprobantes y tablas salarialesLas organizaciones sindicales, en su mayoría, emplean a un personal que cobra un sueldo (mensualmen-te). Estos empleados suelen recibir un comprobante salarial, en el que se mencionan el monto del salario bruto, las deducciones, las compensaciones y el salario neto.• Los comprobantes salariales se guardarán en una carpeta separada.• En esta carpeta no sólo se guardarán los comprobantes, sino también las tablas de salarios.• Véase el ejemplo en la Tabla 3.3.

Tabla 3.3 Ejemplo de registro salarial mensual

• Los salarios generalmente se pagan cada mes, por lo que también se creará un registro salarial cada mes.

• El registro será agregado a los comprobantes salariales en la carpeta.• La carpeta incluirá viñetas para separar los meses del año.


13

• Cada empleado debe tener un contrato laboral. Todos los contratos laborales se guardarán juntos, en otra carpeta separada.

6. Otros documentos no típicos• Algunos documentos que incluyen informaciones financieras no pueden clasificarse en las categorías

antes mencionadas, por lo que serán guardados en un archivo separado.• Se trata de documentos como, por ejemplo, memorandos, facturas internas, talonarios de recibos,

etc.

7. Trucos para organizar sus documentos permanentesExisten otros documentos, jurídicos por lo general, que también necesitan ser guardados en archivos. Ejemplos: • Pólizas de seguro.• Extractos de cámaras de comercio.• Estatutos de la organización.• Préstamos y contratos de leasing.• Contrato de arrendamiento con el propietario.• Otros documentos similares.

Son documentos que suelen ser importantes y necesitan ser protegidos. Preferiblemente serán resguar-dados en un archivo centralizado y no en carpetas separadas, en departamentos diferentes. Se recomien-da designar a una persona dentro de la organización, para que se encargue de archivar estos documen-tos en un archivo central.Cuando un departamento necesita uno de estos documentos, se le entregará una copia, pues los origina-les nunca deberían dejar el archivo central.Este archivo central deberá contar con un índice de materias.

3.2 ¿CÓMO ORGANIZAR LOS PROCESOS DE AUTORIZACIÓN?

Una autorización implica la firma de un documento para aprobar un pago. La firma significa que el miembro de la organización designado ha revisado el documento y aprobado su contenido.La autorización de transacciones financieras garantiza que los miembros del personal o del Ejecutivo con suficiente antigüedad tienen conciencia de sus responsabilidades para salvaguardar los recursos finan-cieros y los activos de la organización. Contribuyen así a protegerla de los errores e irregularidades.

El MAFP establece normas para las políticas de autorización y sus procedimientos. Estas normas son aplicables para todas las confederaciones y federaciones con ingresos anuales de más de € 75.000. Las federaciones con niveles de ingresos menores deben tratar de aplicar estas normas en la medida de lo posible.

3.2.1 Política de autorizaciónLas organizaciones tendrán una política de autorización que atribuya a los empleados con suficiente antigüedad la responsabilidad de aprobar los documentos y los pagos. Las organizaciones elaborarán una lista de las condiciones de autorización para todos los niveles jerárquicos involucrados. Véase la Figura 3.5:


14

Figura 3.5 Ejemplo de Condiciones de Autorización

Áreas de autoridad Límites aplicables Personas autorizadasCompras y otros usos de recursos

Límite 1: € 500Límite 2: € 1.000Límite 3: € 5.000Límite 4: > € 10.000

Responsable de proyectoDirector de proyectoDirector ejecutivo2 Miembros del Buró

Contratación de personal y firma de contratos laborales

n.a. Director ejecutivo and 1 Miem-bro del Buró

Aprobación de pagos Límite 1: € 500Límite 2: € 1.000Límite 3: € 5.000Límite 4: > € 10.000

Responsable de proyectoDirector de proyectoDirector ejecutivo2 Miembros del Buró

Emisión de cheques Límite 1: € 500Límite 2: € 1.000Límite 3: € 5.000

Límite 4 : > € 10.000

ContadorDirector FinanzasDirector Finanzas y Director ejecutivo2 Miembros del Buró

Otras áreas de autoridad

Explicación de las Condiciones de autorización

1. La columna ‘Área de autoridad’ especifica el objeto de las autorizaciones.

2. La columna ‘Límites aplicables’ se refiere a los montos para los cuales los miembros del personal o del Ejecutivo tienen autoridad de firma. Cada organización estipulará sus propios montos límites.

3. La columna ‘Personas autorizadas’ indica la función de las personas interesadas, miembros del personal o del Ejecutivo, para cada área y monto.

4. Nótese que en algunos casos se requieren 2 firmas para autorizar un documento.

5. Se puede agregar una columna adicional, en la que las personas designadas pondrán un modelo de su firma, para que el personal de contabilidad pueda verificar las autorizaciones. Se recomienda especialmente agregar esta columna en caso de organizaciones con mucho personal (+ de 100 personas).

Esta tabla sólo constituye un ejemplo de las áreas de autoridad que se debe cubrir dentro de cada organización. Cada organización evaluará sus procesos internos y decidirá cuáles de ellos necesitan una autorización. Identificará estos procesos y designará a los miembros del personal que deban tener delegación de autoridad, para que las operaciones funcionen con normalidad.Las organizaciones deben velar por lograr cierto equilibrio entre el control y la eficiencia. En efecto, el personal operativo no tiene por qué perder tiempo buscando la firma de un miembro del Ejecutivo para las actividades normales. Los miembros del Ejecutivo sólo deben intervenir en el proceso de autorización cuando hay grandes montos involucrados.Las condiciones de autorización de la organización serán revisadas cada año.

MENSAJE CLAVE: LAS CONFEDERACIONES Y FEDERACIONES CON INGRESOS ANUALES DE MÁS DE € 75.000 ELABORARÁN UNA TABLA

DE AUTORIZACIONES SIMILAR, ADAPTADA A SU PROPIA REALIDAD.


15

El Departamento Finanzas conservará una copia de las condiciones de autorización, pues su personal debe saber quién está habilitado a firmar qué documento y en qué nivel de la organización.

3.2.2 Procedimientos de autorizaciónLos documentos se autorizarán por escrito. Las aprobaciones dadas oralmente no bastan para autorizar un documento.Para ello, las organizaciones utilizarán un Ticket de Aprobación. Se trata de una hoja que irá anexada a cada comprobante que deba ser codificado y aprobado.

MENSAJE CLAVE: EN UN TICKET DE APROBACIÓN, ES POSIBLE PEDIR A LA PERSONA INVOLUCRADA INFORMACIONES CONTABLES

ÚTILES. POR ELLO ESTE TICKET ES UNA HERRAMIENTA MUY ÚTIL.

La Figura 3.6 muestra un ejemplo de ticket de aprobación. Las organizaciones adaptarán este ejemplo a sus propias necesidades y situación.

Figura 3.6 Ejemplo de Ticket de aprobación

Reservado para el Departamento de Finanzas

1. Detalles sobre el documento

Fecha:

Monto:

Número de referencia:

2. Datos del proveedor o beneficiario

Nombres:

Dirección:

Ciudad:

3. Método de pago

Banco: Efectivo:

Datos del banco

Nombre:

Dirección:

Ciudad:

Número de cuenta bancaria:

Código bancario (si es necesario):

Reservado para la persona autorizada

4. Código y aprobación

Centro Costo:

Código Proyecto:

Rubro:

Aprobado:

Por:

Fecha:

Reservado para el contador

5. Contabilidad

Entrada por:

Fecha:

Fecha de pago:


16

ExplicaciónEl ticket de aprobación incluye 5 secciones:1. Detalles del documento.2. Datos del proveedor o beneficiario.3. Método de pago.4. Código y aprobación.5. Contabilidad.

Departamento Finanzas (Las secciones 1, 2 y 3 las llenará el administrador / contador)Sección 1: fecha del documento, monto (IVA incluido) y número de referencia. Este número debe ser un código interno de registro, o bien el número del proveedor.Sección 2: datos del proveedor o beneficiario. Indicar los nombres, la dirección y la ciudad.Sección 3: método de pago: seleccionar opción Banco o Efectivo.Si se trata de un pago por el banco, entonces hay que completar los datos del banco.Colocar el nombre y dirección del banco, así como el número de cuenta. A veces se requiere un código (por ej., el código SWIFT). Agregar este código si así es requerido.

Luego de llenar el ticket de aprobación, hay que anexarlo a la factura o documento, luego entregar a la persona encargada de la autorización.

Si su organización maneja varios proyectos, puede ser útil tener una lista de los mismos, con las perso-nas con poder de firma, tal como lo muestra la Figura 3.7:

Figura 3.7 Lista de proyectos en curso

Proyecto con autorizaciones Límites aplicables Personas designagas / responsables presupuestos

1. Nombre de proyecto

Hasta $ 2.500 Director de proyecto NombresMás de $ 2.500 Administrador Nombres


Hasta $ 2.500 Director de proyecto

NombresMás de $ 2.500 Administrador Nombres


Hasta $ 2.500 Director de proyecto NombresMás de $ 2.500 Administrador Nombres

La persona con poder de autorización (responsable presupuesto) llenará la sección 4:• Centro costo• Código proyecto• Rubro


17

Estos códigos son necesarios para llevar la contabilidad debidamente.El Centro costo es el código interno que la contabilidad utiliza para los departamentos y los donantes. Por ejemplo, para todos los proyectos financiados por CNV-I, habrá un solo código Centro Costo. Véase Módulo 4 para más detalles.Cada proyecto manejado por su organización debe tener un Código Proyecto. Se trata de un código interno destinado a distinguir y reconocer cada proyecto.El código Rubro se especifica si el presupuesto elaborado tiene códigos para cada rubro. Los proyectos financiados por CNV-I tienen estos códigos, como se explica en el Módulo 1.

Las personas con poder de autorización deben estar informadas sobre estos códigos. El Departamento Finanzas les facilitará la lista correspondiente.La persona con poder de autorización luego devolverá el documento al Departamento Finanzas.Finalmente el contador rellena la sección 5.El contador inscribe la fecha en que la factura o documento se registra en el sistema contable; también indicará la fecha de pago.Así termina el proceso y el documento ahora puede ser archivado en la carpeta dedicada.

MENSAJE CLAVE: LAS ORGANIZACIONES UTILIZAN ESTAS HERRAMIENTAS PARA MEJORAR SUS PROCESOS FINANCIEROS INTERNOS

QUE JUSTIFICAN SUS DOCUMENTOS Y AUTORIZACIONES.

Trucos para archivar los documentos y las carpetas • Luego de un año contable, se crearán nuevas carpetas para el nuevo año.• Las carpetas del año vencido serán archivadas. Se preverá un espacio especial para ello. Cerciórese

de que el lugar esté seguro, seco y limpio.• Tome en cuenta los riesgos de inundación (por ej., después de fuertes aguaceros), incendio y hume-

dad.• Tome en cuenta los riesgos de deterioro debidos a los insectos y demás plagas.• Infórmese acerca del plazo de conservación de los comprobantes en un archivo. A veces existen

plazos reglamentarios, o plazos impuestos por los donantes.


mÓdulo 3 organizar los comprobantes

Documents