ejemplo de planificacion de un proyecto

8/18/2019 Ejemplo de Planificacion de Un Proyecto

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UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA FACULTAD DE INGENIERÍA

Métodos de Gestión deProyectos

Proyecto:

Implementac!n "e

Com#ncacone$ Un%ca"a$en #na Re" Corporat&a

'T' S(A(


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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 2

Índice

1. Introducción.................................................................................................................................................. 4

2. Objetivo........................................................................................................................................................ 4

3. Entorno estratégico (Finalidades).................................................................................................................. 4

4. Criterios de éito........................................................................................................................................... !

4.1. Criterios de éito del "ro#ecto$ ................................................................................................................... !

4.2. Criterios de éito del "roducto$...................................................................................................................%

!. &estricciones.............................................................................................................................................. 1'

%.&estricciones del ro#ecto$..........................................................................................................................1'

.1. &estricciones del roducto$..................................................................................................................... 1'

4.1. Identi*icación de riesgos..........................................................................................................................11

4.2. +aloración de riesgos ............................................................................................................................. 21

4.3. riori,ación de riesgos............................................................................................................................ 22

4.4. lan de res"uesta a los riesgos............................................................................................................... 23

4.!. +aloración del "lan de res"uesta a los riesgos........................................................................................2!

. -estión de ie/"os.................................................................................................................................... 3!

0.Consideraciones.......................................................................................................................................... 4'

. -losario...................................................................................................................................................... 41

neo I .......................................................................................................................................................... 44

...................................................................................................................................................................... 44

neo II.......................................................................................................................................................... 4!

Métodos de Gestión de Proyectos - 200


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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina !

"esumen

El objetivo de este trabajo es realizar la planificación del proyecto que implementaComunicaciones Unificadas en la red IP corporativa de la empresa de telecomunicacionesMTM. Para ello utilizando las !erramientas vistas en el curso M"todos de #estión de

Proyectos se realizó la definición de$ objetivo finalidad criterios de "%ito actores supuestosrestricciones E&T se analizó 'estión de ries'os tiempo y costo para el mismo.

1. Introducción

MTM Telecom es una empresa de telecomunicaciones que brinda servicios de telefon(a móvilfija y datos en todo el territorio nacional. Cuenta con )*** empleados y dispone a la fec!a deuna red corporativa con apro%imadamente +)* sucursales en todo el pa(s.

,ctualmente sobre la red corporativa se brindan servicios de accesos a las distintasaplicaciones de uso interno de la empresa correo electrónico tele-educación la cual no seimplementa en tiempo real/ y nave'ación a Internet. ,dem0s se brinda conectividad entreaplicaciones de 'estión corporativas y redes usadas para realizar operación y mantenimiento12M/ de los servicios de telefon(a fija móvil y datos. En este momento se encuentra en su fase final el proyecto de actualización de la redcorporativa tanto a nivel de equipamiento como tambi"n ampliación de anc!os de bandab3/. 4o cual dejar0 a la red posicionada para brindar servicio a aquellas aplicaciones querequieran tr0fico en tiempo real sin que se vea de'radada la performance de otrasaplicaciones si'uiendo la l(nea estrat"'ica marcada por la empresa.

5i bien en los 6ltimos tiempos se !an implementado proyectos para actualizar la red

corporativa de manera que sea posible confi'urar distintas calidades de servicio en el tr0ficoel tiempo que !a insumido la implementación de tales cambios en comparación con loscambios tecnoló'icos del mercado muestran que cuando la actualización est0 terminandoun cambio de paradi'ma en las comunicaciones !ace que sea cuestionable la definición delrumbo tecnoló'ico tomado ori'inalmente.

4os requerimientos planteados que llevan a la idea que 'esta este proyecto son$tele-educación en tiempo real videoconferencia inte'ración del correo corporativo con eltel"fono la posibilidad de contactar al personal independientemente de su ubicación f(sica.4o cual requiere confi'urar Calidad de 5ervicio 7o5/ en pro de clasificar el tr0fico y darle almismo el tratamiento m0s adecuado.

Teniendo en cuenta los costos actuales asociados a los traslados del personal tanto pormotivos de capacitación como tambi"n por reuniones de trabajo 'erenciales consecuenciade la distribución del personal en todo el pa(s sur'e la necesidad de implementar unasolución que permita brindar una alternativa a la realidad actual.

MTM Telecom busca implementar una solución para mejorar las !erramientas de 'estión yatacar la problem0tica actual en lo referido a costos debidos a tiempos improductivostraslados tiempos de toma de decisiones conjuntas y todas aquellas actividades querequieran de comunicación entre personal de diferentes puntos del pa(s que puedan sersustituidas por estos m"todos de comunicación.

En virtud de estos requerimientos planteados se !a decidido analizar la posibilidad deimplementar una solución que permita disponer de los nuevos servicios utilizando losrecursos de equipamiento con los que se cuenta actualmente definiendo la escalabilidad dela solución y los costos de inversión asociados.



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina #

2. $%&eti'oImplementar un sistema unificado de comunicaciones sobre la red IP corporativa con lainte'ración de voz video y datos en las 89 sucursales principales cuyo b3 disponible esmayor a : Mbps.

3. (ntorno estratégico )*inalidades+

4as finalidades planteadas para este proyecto son$

;ealizar videoconferencias inte'rar el tel"fono y el correo corporativo realizartele-educación con tr0fico en tiempo real contactar al personal independientemente de

su ubicación f(sica utilizando la red corporativa como transporte para estos servicioscorporativos.

4o'rar mayor productividad del personal al disponer de !erramientas que les permitenoptimizar tiempos Ej. disminución de los tiempos de traslados/.


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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina .

Indicador / )CT% CTa+ 1 02.@i0ticos$

C@a > Cantidad de vi0ticos durante el primer trimestre del a?o 8*+* para los sitiosdonde se implementar0 videoconferencia.C@b > Cantidad de vi0ticos durante el primer trimestre del a?o 8*++ para los sitios

donde se implementó videoconferencia.

Indicador / )C3% C3a+ 1 02.

En el 6ltimo trimestre de ejecución del proyecto se asi'nar0n tareas en la E&T quepermitan realizar las medidas necesarias para obtener dic!os indicadores.

:.+.8 Medida de la utilización y nivel de mejora de las comunicaciones internasrealizada en base a encuestas de opinión de los usuarios interesados en el uso deestas !erramientas. En los 6ltimos tres meses del proyecto se llevar0n a caboencuestas abarcando a todo el personal que dispone de los nuevos servicios a losefectos de obtener la percepción desde el punto de vista del usuario. El criterio de

satisfacción esta dado por la obtención de los si'uientes porcentajes$

De la po)lac!n con acce$o a la n#e&a tecnolo*+a "ecom#ncacone$ 'a$ "e

4a conoce y sabe que e%iste A*=

Ba recibido capacitación sobre como utilizarla *=

4a capacitación recibida !a resultado suficiente para saberutilizarla

D*=

Conf(a en este m"todo de comunicación D)=

1pina que resulta una !erramienta 6til para evitar traslados )*=De la po)lac!n ,#e #$a la n#e&a tecnolo*+a "e

com#ncacone$'a$ "e

o tiene dificultades para utilizarlo *=

Tiene tiempos de respuesta aceptables D*=

Ba evitado al menos el 8) = de los traslados )*=

o !a e%perimentado dificultades t"cnicas en el uso de recursos F*=

o !a e%perimentado problemas por falta de recursos F*=

Ba obtenido asistencia t"cnica siempre que fue necesario entiempo y forma

*=

4.2. Criterios de é,ito del producto

:.+.9 &isponibilidad de al menos AA.A = de los nuevos servicios 4a disponibilidad semide a trav"s de un sistema centralizado de alarmas con el que cuentaactualmente MTM Telecom durante el 6ltimo semestre del proyecto.



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:.+.: 4a disponibilidad de los serviciosGaplicaciones e%istentes de MTM no se ver0nafectados por los nuevos servicios. 4as medidas de criterio de "%ito se realizar0nteniendo en cuenta los si'uientes indicadores$

C5a > disponibilidad de los servicios durante el 6ltimo trimestre del a?o 8*+*.C5b > disponibilidad de los servicios durante el primer trimestre del a?o 8*++.

Indicador / )C5% C5a+ 6 7

:.+.) 4as medidas de performance de la red para los sitios donde se implementan losnuevos servicios cumplen$

8elay menos a 7. mseg 9itter menor a ! msegTasa de pa:uetes perdidos menor a # ;

4os criterios de "%ito del producto ser0n medidos usando las !erramientas con las que cuentaMTM y asi'nado una tarea al 'rupo de t"cnicos de proyecto en la E&T durante el 6ltimotrimestre del a?o 8*+* y el primer trimestre del a?o 8*++.


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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina =

5upuestos5obre el presupuesto$

El &irectorio aprueba el presupuesto antes de +)G+8G8**A para el proyecto en elejercicio 8*+*.

El presupuesto estimado y solicitado es suficiente para cubrir el proyecto y lasposibles variaciones consideradas.

5obre el tiempo$

El tiempo para realizar la compra desde que los t"cnicos detallan las necesidades!asta que se adjudica la misma es de D meses.

4os insumos que sean necesarios comprar tienen un tiempo de entre'a de + mes. El tiempo para realizar la compra de cursos es de 8 meses. El equipo de t"cnicos que administran la red cuenta con !oras para dedicar tiempo a

la implementación del proyecto. E%iste disponibilidad de tiempo por parte de los t"cnicos instaladores de MTM para

llevar a cabo los trabajos.

5obre los recursos$

En el momento de implementar los nuevos servicios los equipos de la red corporativasoportan la car'a de tr0fico e%tra y los nuevos protocolos a usar.

4a documentación de la red corporativa est0 actualizada y dispone de la informaciónde$ capacidad de enlaces versión de sistema de los equipos caracter(sticas t"cnicasde los equipos marca modelo memoria/.

5e dispone de salas con mobiliario acorde para la realización de lasvideoconferencias tele-educación etc.

El proveedor dispone de personal idóneo para brindar el soporte t"cnico necesario. 4os t"cnicos que inte'ran el equipo de proyecto tiene conocimientos que les permite

realizar la implementación del mismo. 4os t"cnicos del equipo de proyecto no abandonan la empresa. 4a empresa cuenta con personal para absorber las tareas de los t"cnicos asi'nados al

proyecto en el per(odo del al 8+ de octubre de 8**A dado que los t"cnicosasi'nados al proyecto estar0n sobre-asi'nados realizando un curso de !oras por

d(a.

5obre la tecnolo'(a$

o e%iste un cambio tecnoló'ico durante la implementación que requiera modificar lasolución ori'inal.

4a entre'a de equipos placas o soft3are por parte del proveedor es correcto y seencuentra en perfectas condiciones.

o se produce la discontinuación de la fabricación de insumos que impacten sobre eldise?o de la solución ori'inal.

E%iste disponibilidad para realizar ampliación de b3 en aquellos lu'ares que lorequieran



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina >5obre el factor Bumano$

4as 'erencias est0n de acuerdo con la utilización de estos nuevos m"todos decomunicación.

4a 'erencia prefiere que el personal sea ubicado a trav"s de un 6nico n6mero detel"fono.

4a capacitación del personal usuario de los nuevos servicios les permite la utilizaciónde estas nuevas tecnolo'(as. 4as videoconferencias y la tele-educación pueden sustituir al'unas de las instancias

que requieren la presencia del personal en lu'ares distintos a sus puestos de trabajo. El personal prefiere permanecer en su lu'ar de trabajo que trasladarse.

5. "estricciones

6. "estricciones del Proyecto 5e cuenta con un presupuesto total de U5 +)*.*** y el mismo no puede ser

e%cedido. 5e cuenta con un presupuesto de U5 8*.*** para el ejercicio 8**A. El producto de este proyecto deber0 estar implementado en las condiciones

esperadas para el mes de diciembre de 8*+*. El l(der y el patrocinador del proyecto tienen una disponibilidad de 8 !rs. por d(a. El equipo del proyecto tiene una disponibilidad de : !rs. por d(a. E4 comienzo de la implementación de los nuevos servicios depende del avance del

proyecto de J,ctualización de la red CorporativaJ.

7.1. "estricciones del Producto 4a infraestructura de servidores y terminales de trabajo para este proyecto esta

definido y es el parque actual de MTM. 4a implementación tiene que estar realizada antes de un a?o y medio para darle

mayor vida 6til en función de los cambios tecnoló'icos. El soft3are de videoconferencia debe soportar Multicast.

Gestión de "iesgos

4os ries'os identificados se plantean en la si'uiente matriz donde se detallan los conductoresidentificados para cada evento y la valoración del impacto que indica que dimensión delproyecto afecta$ tiempo costo alcance.

4.1. Identificación de riesgos

Tpo"e

Re$*oDe$crpc!n Con"#ctor "el E&ento

Valorac!n "elRe$*o

Presupuesto

No $e c#enta con la aprobación delpresupuesto para el proyecto en elejercicio 8*+*.

El &irectorio decide poster'ar esteproyecto debido a la prioridad de otrosproyectos en curso ó nuevos

Tiempo

;ecorte presupuestario en MTM Telecom ,lcance



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina

Cambio de directorio el cual decidesuspender el proyecto

Proyecto

El presupuesto estimado y solicitado no essuficiente para cubrir el proyecto.

,umento de costos del equipamiento

CostoMala estimación del presupuesto

Modificación del tipo de cambio

,umento de costo de los recursos!umanos Costo

El directorio no aprueba el presupuestoantes de *+G+*G8**A.

El &irectorio no cuenta con informaciónsuficiente para la aprobación

Tiempo

Tiempo

El tiempo para realizar la compra desdeque los t"cnicos detallan las necesidades!asta que se adjudica la mismaes mayor a : meses.

4a compra de equipamiento no puedarealizarse dentro del tiempo planificado

Tiempo

Incumplimiento del proveedor con losacuerdos del contrato

TiempoKalta de ;;BB para la realización de losprocesos de compra.Imputaciones de proveedores a laadjudicación

4os insumos que sean necesarioscomprar tienen un tiempo deentre'a mayor a + mes.

&emoras en la importación yGo entre'a deequipamiento TiempoIncumplimiento del proveedor con losacuerdos del contrato Tiempo,trasos en la planta de fabricación

El tiempo para realizar la compra decursos es mayor a 8 meses.

o !ay cursos disponibles a la fec!a.

Tiempoo !ay docente disponible a la fec!a.

El Personal de Compras se atrasa en la'estión de la compra.

El equipo de t"cnicos administradores dela red corporativa no cuenta con !oraspara dedicar tiempo a la implementacióndel proyecto.

,parición de un nuevo proyecto m0sprioritario.

Tiempo4as tareas m0s prioritarias necesitan m0s!oras de las planificadas dejando sin

tiempo a este proyectoNo e%iste disponibilidad de tiempo porparte de los t"cnicos instaladores de MTMpara llevar a cabo los trabajos.

,si'nación de tareas m0s prioritarias Tiempo

&emoras para encontrar la confi'uracióncorrecta para la implementación en la red.

Kalta de e%periencia en este tipo deimplementaciones.

TiempoEl equipo t"cnico no cuenta cone%periencia en el nuevo equipamiento quese encuentra en producción

;ecursos

En el momento de implementar los nuevosservicios los equipos de la redcorporativa no soportan la car'a de

tr0fico e%tra y los nuevos protocolos ausar.

Bubo fallas en el dise?o ori'inal delproyecto de actualización de la red

corporativa.

Tiempo

4a documentación de la red corporativano est0 actualizada yGo no dispone de lainformación de$ capacidad de enlacescaracter(sticas t"cnicas de losequiposversión del sistema marcamodelo memoria/

4a documentación de la red no seactualiza acorde a procedimientosest0ndares.

Tiempo

El proveedor no dispone de personalidóneo para brindar el soporte t"cniconecesario.

Kalta de capacitación de los t"cnicos de laempresa

Tiempo

Kalta de priorización del servicio a MTMrespecto a otros clientes del proveedor

Tiempo

T"cnicos con e%periencia abandonan la Tiempo



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empresa proveedora

4os t"cnicos que inte'ran el equipo deproyecto no tienen conocimientos que lespermite realizar la implementación delmismo.

Kalta de e%periencia en estos temas.

TiempoCosto

4os t"cnicos con los conocimientosabandonan la empresa.

,l'6n t"cnico del equipo de proyectoabandona la empresa

Mejora laboral profesional o económica/ Tiempo

4a empresa no cuenta con personal paraabsorber las tareas de los t"cnicosasi'nados al proyecto en el per(odo del al 8+ de octubre de 8**A.

o se coordinaron las tareas para que enesa fec!a otros t"cnicos puedan absorberel trabajo e%tra. Tiempo

Bumano

4as 'erencias no est0n de acuerdo con lautilización de estos nuevos m"todos de

comunicación.

4os 'erentes piensan que este tipo dereuniones son improductivas.

,lcancePrefieren las reuniones presenciales parane'ociar.

4a 'erencia no prefiere que el personalsea ubicado a trav"s de un 6nico n6mero.de tel"fono

,lcance

4a capacitación del personal usuario delos nuevos servicios no les permite lautilización de estas nuevas tecnolo'(as.

Kalta de capacitación de los usuarios ,lcance

4as videoconferencias y latele-educación no pueden sustituir al'unas de las instancias que requieren lapresencia del personal en lu'ares distintosa sus puestos de trabajo.

o se pueden utilizar los recursos como elpizarrón dibujos en papel problemas conel tama?o imposibilidad de borrar etc.

,lcance

;esistencia de los docentes oconvocantes/

&ificultades para el dise?olas presentaciones audiovisuales.

Es dif(cil identificar a individuos dentro dela audiencia.

o se sustituye el contacto personalapreciación de 'estos etc.

o permite audiencias masivas

4os usuarios no utilizan los nuevosservicios y prefieren trasladarse a pesarde disponer de ellos.

4a p"rdida del cobro de vi0ticos resultaprejuiciosa económicamente.

,lcance

&esmotivación para el uso de lasvideoconferencias como m"todo dereunión.

,preciación de que no resultan se'uraspara mantener reuniones.

5on confusas desordenadas y no sepuede !acer pre'untas o plantear ideas.

Miedo o timidez a las c0maras.

Terminan llevando demasiado tiempo y la'ente se va antes de que terminen oentra y sale distrayendo la atención.



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5on aburridas no se capta la atención dela 'ente de la misma manera.

En 'eneral se ven mal demorandemasiado se cortan o !ay que llamar alos t"cnicos muc!as veces y eso dilata ladin0mica de la reunión.

Tecnolo'(a

4a solución propuesta para el proyecto noes la mejor alternativa t"cnica posiblepara el presupuesto estimado

E%iste un cambio tecnoló'ico durante laimplementación ,lcanceCosto

Error en la definición de la solución

Entre'a de equipos placas o soft3are queno sea el que se !aya comprado o seencuentren defectuosos provoca demorasen el tiempo de implementación/

Equivocaciones del proveedor o faltas destocL

Costo Tiempo

Maltrato o defectos de fabrica en losproductos

Costo Tiempo

4a discontinuación de la fabricación deal'uno de los insumos a comprar

4iberación de nuevos productos cambiosen empresas proveedoras etc.

Costo Tiempo

Kinanci

eros

El presupuesto ori'inal no es suficiente Modificación en el tipo de cambio Costo

El proveedor no cumple con los tiempoestablecidos

,umento de aranceles a la importación Costo

o se obtienen los mejores precios oalternativas t"cnicas porque no todos losproveedores posibles se presentan

Montos altos en multas porincumplimiento en contratos

Costo

El c0lculo del impacto en t"rminos de p"rdidas económicas resultaba demasiado complejo deestimar las perdidas por el no uso de la tecnolo'(a o por un cambio tecnoló'ico requieren deun relevamiento de datos de costos movimiento de personal cantidad de sobresueldos porvi0ticos costo de tecnolo'(as y ventanas de oportunidad con los cuales no contamos paraeste trabajo por esta causa realizamos la clasificación en t"rminos de P % I+ para no manejarestimados muy lejos de la realidad.

4.2. 3aloración de riesgos

&ebido a la 'ran cantidad de ries'os encontrados durante la identificación inicial se definiórealizar el an0lisis de los si'uientes en base a la recomendación de los docentes$

ID Pro)a)l"a" -P.

Re$*oPro)(

Impacto-I.

Impacto De$crpc!n

/Ca$

N#nca/01

La $ol#c!n prop#e$ta parael proyecto no e$ la me2oralternat&a t3cnca po$)le

Alto 451

Modificar lasoluciónori'inal

P>+) proyecto con + a?ode implementación es

poco probable que ocurraun cambio tecnoló'icoradicalI>* si ocurre el cambiotecnoló'ico la empresaapuesta en 'eneral adisponer tecnolo'(asnuevas para preservar lainversión.

6U$#almen

te751

Lo$ #$#aro$ no #tl8an lo$n#e&o$ $er&co$ y

pre%eren tra$la"ar$e ape$ar "e "$poner "e ello$(

'e"o751

o se lo'redisminuir lostraslados nilos vi0ticos

P>D* la reducción devi0ticos impacta en losbeneficios económicos 2 lamala capacitación puede!acer que no sepan

1 P x I , donde P = Probabilidad de que ocurra el evento, I = Dado que ocurrió el evento, cual es la probabilidad de que el impacto sea el definido.



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utilizarse correctamenteI>D* por oposición areducción de vi0ticos.

9En

oca$one$51

Demora$ para encontrar

la con%*#rac!n correctapara la mplementac!n enla re"(

Ba2o51

,traso en el

tiempo deimplementación

P>:* los t"cnicos est0nactualizadostecnoló'icamente peropueden sur'ir dificultades

por la falta de e%perienciacon el nuevo equipamiento.I>:* el tiempo derealización para las tareast"cnicas ser0 mayor alestimado

U$#almen

te751

El pro&ee"or no "$pone"e per$onal "!neo para

)rn"ar el $oporte t3cnconece$aro(

'e"o751

&emoras enel tiempo deimplementac

ión

P>D* !ay pocas empresasproveedoras en el mercadolocal y tienen pocae%periencia en este tipo deimplementacionesI>D* 5i el proveedor tieneproblemas deconfi'uración le insume

mayor tiempo resolverloescalando al fabricante.

0U$#almen

te751

Lo$ n$#mo$ ,#e $eannece$aro$ comprar; tenen

#n tempo "eentre*a mayor a / me$(

'e"o751

,traso en eltiempo de

implementación

P>D* por leccionesaprendidas de otrosproyectos anterioresI> D* el crono'rama est0realizado considerandoesos tiempos.

7Ca$

n#nca/01

El pre$#p#e$to e$tma"o y$olcta"o no e$ $#%cente

para c#)rr el proyecto(

Alto

451

Cambio de

alcance

P>+) 4a estimación fuemuy detallada est0realizada en base a preciosreales del mercado seprev" estabilidadeconómica en el mercado

no !ay previstos recortesde presupuestosI>* 5i !ay un cambio depresupuesto la empresa en'eneral apuesta a recortarpresupuesto

<En

oca$one$51

El e,#po "et3cnco$ a"mn$tra"ore$

"e la re"corporat&a no c#enta con=ora$ para "e"car tempo

a la mplementac!n "elproyecto(

Alto451

,traso en eltiempo de

implementación

P>:* Tienen muc!astareas y realizan resoluciónde problemas sobre la redcuando ocurren.I> * tiene alto impacto enel crono'rama.

5e definen dos zonas para la valoración de ries'os que discriminan cuales son activos ypasivos$

Pro)a)l"a"

CrteroID

/551 5iempre

451 Casi siempre

751 Usualmente 6 > ? 0

51En

ocasiones 9 <



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 7!

/01 Casi nunca / ? 7

51 nunca Impacto &espreciable


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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 7#

Re$*o 6 ? Lo$ #$#aro$ no #tl8an lo$ n#e&o$ $er&co$ y pre%eren tra$la"ar$ea pe$ar "e "$poner "e ello$( -Act&o.

Na sea por la reducción de cobros por vi0ticos por falta de capacitación o de información sobrela nuevas tecnolo'(as o por la natural resistencia al cambio 'ran parte de los potencialesusuarios pueden decidir no utilizarlas peli'rando as( entonces el alcance previsto para esteproyecto. Entre las razones mas si'nificativas se encuentran$

Conductor del e'ento "espuesta al riesgo )'er tareas 2#! a 2#>+

Lo$ potencale$ #$#aro$ pre$entanre$$tenca a los nuevos m"todos decomunicación tanto para tomar o dictarclases como para participar de reuniones pormedio de videoconferencias

,preciación de que no resultan se'uras paramantener reuniones

Plan de difusión que alcance a la mayor(a de lospotenciales usuarios que incluya demostraciones deuso que e%plique las funcionalidades que !a'a!incapi" en los niveles de se'uridad y despeje losmiedos m0s usuales respecto a los cambios propuestospor esta solución.

Plan de capacitación que discrimine usuarios alumnosdocentes y que contemple cada una de susnecesidades miti'ando los miedos o faltas deinformación.

4as videoconferencias o clases son confusasdesordenadas y no se puede !acer pre'untaso plantear ideas es dif(cil identificar aindividuos los participantes presentan miedo otimidez a las c0maras.

Capacitación de facilitadores d0ndoles !erramientaspara ordenar y diri'ir las reuniones para que resultenm0s efectivas. Incluir estas !erramientas tambi"n comoparte de la capacitación docente.

4as videoconferencias o clases terminanllevando demasiado tiempo y la 'ente se vaantes de que terminen o entra y saledistrayendo la atención.

;e'la de acceso donde una vez que comienza si se salede la videoconferencia o clase no se puede volver aentrar fuera de !ora para no provocar disturbios.

"esistencia de los docentes$

o se pueden e%presar ideas utilizando losrecursos como el pizarrón dibujos en papelproblemas con el tama?o de la pantalla malaresolución/ imposibilidad de borrar

necesidad de escribir en m0s de una !oja si elte%to es relativamente e%tenso etc.

&ificultades para el dise?o de laspresentaciones audiovisuales.

Es dif(cil identificar a individuos dentro de laaudiencia.

Cambios en la valoración de la función docente.

Capacitación para los docentes que incluya informaciónde cómo utilizar los recursos y como adecuar las clasesa esta nueva modalidad. &0ndoles las re'las 'eneralesque deben cumplir los materiales did0cticos utilizados.

;elevamiento de que el material este siempredisponible y procedimiento para la solicitud de losmismos.Instancias de involucramiento con los docentes desde elprincipio para que se sientan parte activa del proyectode mejora.

o se sustituye el contacto personalapreciación de 'estos etc.

4a capacitación de facilitadores permitir0 miti'ar estefenómeno ense?ando a mantener el contacto visual elmanejo de la c0mara el rescate de los distra(dos laintroducción de recursos que centralicen la atención. ose eliminara por completo pero ayudara a la din0micade las clases.

En 'eneral se ven mal !ay que llamar a lost"cnicos muc!as veces y eso dilata la din0micade la reunión.

5e desi'nara que se cuente con un t"cnico adisposición para el primer trimestre de la salida enproducción de modo que cualquier inconvenientet"cnico sea solucionado r0pidamente sin interrumpir ladin0mica de las clases o c!arlas.

(stos riesgos se mitigan con la planificación las tareas 2#! a 2#> en la (8T

Re$*o ? El pro&ee"or no "$pone "e per$onal "!neo para )rn"ar el$oporte t3cnco nece$aro -Act&o.

Conductor del e'ento "espuesta al riesgo )'er tarea 2772+



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 7.

En ocasiones los proveedores no cuentan conpersonal capacitado y e%perto por ser este unmercado limitado y la evolución de latecnolo'(a demasiado din0mica.

E%i'encia de capacitaciones formales a los t"cnicos dela empresa proveedora en el contrato.

Evaluación del curr(culum de los t"cnicos durante elan0lisis evaluatorio de las ofertas los mismos deber0ne%i'irse al presentar la oferta de soft3are o !ard3are.

1tro factor importante es la movilidad de

t"cnicos en el mercado laboral en dondeaquellos que cuentan con una buenae%periencia suelen ser muy codiciados para ir atrabajar a empresas en competencia o en elmercado e%terior.

Kirma de acuerdos de servicio con multas asociadas a

una falta de cumplimiento de las condiciones desoporte t"cnico. Usar recursos económicos recurso imprevisto/ para lacontratación de !oras de consultor(a con especialistasen el 0rea.

Con el fin de mitigar estos riesgos se planifico la tarea 2772

Re$*o 0 ? Lo$ n$#mo$ ,#e $ean nece$aro$ comprar; tenen #n tempo "eentre*a mayor a / me$ -Act&o.


&emoras en la entre'a ya sea por problemasen la importación yGo entre'a de equipamientoincumplimiento de los contratos por parte delproveedor o atrasos de la planta de fabricación

Establecer multas en el contrato con la empresaproveedora estableciendo claramente el tipo de multa oel monto por cada d(a de atraso.

5e define mitigar este riesgo seg@n se planifico en la tarea 2722 de la (8T

Re$*o < > El e,#po "e t3cnco$ a"mn$tra"ore$ "e la re"corporat&a no c#enta con =ora$ para "e"car tempo a la mplementac!n"el proyecto( -Act&o.

Conductor del e'ento "espuesta al riesgo )'er tarea 277!+

El personal no cuenta con !oras suficientes seapor la aparición de nuevos proyectos o tareascon mayor prioridad o bien la aparición deal'6n ries'o que incremente el tiemporequerido por el proyecto.

Usar recursos económicos recurso imprevisto/ para lacontratación por un per(odo de tiempo de t"cnicos cone%periencia en implementaciones de tal porte.

;ealizar convenios con la Universidad financiandoproyectos de fin de carrera para la realización de al'unade las tareas del proyecto.

Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 277!

Re$*o / ? La $ol#c!n prop#e$ta para el proyecto no e$ la me2or alternat&at3cnca po$)le -Act&o.

En un proyecto como este de + a?o y medio de implementación es poco probable que e%istaun cambio de tecnolo'(a radical de manera que sea necesario revisar el dise?o. 5in embar'osiendo la tecnolo'(a un 0rea de las m0s din0micas no es iló'ico pensar en miti'ar cualquiertipo de ries'o u oportunidad que se presente a ra(z de un cambio de tecnolo'(a en el medio delproyecto.


Cambios importantes en la tecnolo'(a demanera que el dise?o de la solución propuestano sea la mejor alternativa o deje fuerapotenciales oportunidades de mejora deservicios.

&esi'nar t"cnicos para que realicen vi'ilanciatecnoló'ica monitoreo de nuevas tecnolo'(aspatentes investi'aciones etc./ a nivel mundial demanera de anticipar cualquier cambio con unmar'en de tiempo para que el mismo pueda serincorporado.



16/34


E%iste un tiempo entre la solicitud de compralas evaluaciones de oferta de los proveedoresla elección adjudicación y lue'o entre'a de loscomponentes tecnoló'icos de la solución quepueden dejar a la misma desactualizadarespecto a las mejores alternativas delmercado.

Establecer cl0usulas contractuales con losproveedores de manera que si e%iste un cambiotecnoló'ico el mismo pueda ser incluido en la ofertadel proveedor.

5e define mitigar este riesgo seg@n se planifico en la tarea 272 de la (8T

Re$*o 7 ? El pre$#p#e$to e$tma"o y $olcta"o no e$ $#%cente para c#)rrel proyecto(

Conductor del e'ento "espuesta al riesgo )'er tarea 27=+

4a estimación inicial del presupuesto no escorrecta ya sea por errores de los par0metrosde estimación cambios de cotización cambiosde mercado financiero o cambios de costos.

Establecer orden de prioridades definiendo cualesson los lu'ares en donde es de suma importancia laimplementación de los nuevos servicios e incluir enel presupuesto un rubro de 'asto para imprevistos.

Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 27=

Re$*o 9 > Demora$ para encontrar la con%*#rac!n correcta para lamplementac!n en la re"( -Pa$&o.

5e monitorea este ries'o controlando el tiempo que insume realizar las confi'uracionesen la red.

Conductor del e'ento "espuesta al riesgo )'er tarea 7!7+

Kalta de e%periencia en este tipo deimplementaciones.

Capacitación a los t"cnicos que administran la reden los temas referentes a esta implementación 7o5Multicast/

El equipo t"cnico no cuenta con e%periencia enel nuevo equipamiento que se encuentra en

producción

Establecer asesoramiento con el equipo de soportet"cnico del proveedor. &isponer del rubro imprevisto

en caso de requerir !oras de consultar(a adicionales.

Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 7!7

4.5. 3aloración del plan de respuesta a los riesgos

ID Re$*o P@I Re$#lta"o6 4os usuarios no utilizan los nuevos

servicios y prefieren trasladarse a pesarde disponer de ellos.

5 @ 75 ,l capacitar al personal se'6n susnecesidades y difundircorrectamente disminuye a un:*= la probabilidad del ries'o

asociado al no uso. El proveedor no dispone de personalidóneo para brindar el soporte t"cniconecesario

/0 @ 75 4as e%i'encias a los t"cnicos enlos contratos disminuyen laprobabilidad del ries'o a un +)=

0 4os insumos que sean necesarioscomprar tienen un tiempo deentre'a mayor a + mes

/0 @ 75 4as multas propuestas para lasentre'as fuera de plazodisminuyen la probabilidad delries'o a +)=

< El equipo de t"cnicos administradoresde la red corporativa no cuenta con!oras para dedicar tiempo a laimplementación del proyecto

5 @ 75 4a previsión de recursoseconómicos para la posiblecontratación de t"cnicos miti'a elimpacto sobre el crono'rama a unD*=.



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 7=

/ 4a solución propuesta para el proyectono es la mejor alternativa t"cnica posible

/0 @ 5 5e reduce la probabilidad delimpacto a :*= al incluir lasmejoras tecnoló'icas en losplie'os.

7 El presupuesto estimado ysolicitado no es suficiente para cubrir elproyecto

/0 @ 75 4a priorización de 'astos y el usode fondo de e%cepción permitenmiti'ar el impacto a un D*=

5e'6n se muestra en la tabla anterior a trav"s de tareas espec(ficas se miti'an en distintaproporción los ries'os activos analizados.

Pro)a)l"a"

CrteroID

/551 5iempre

451 Casi siempre 751 Usualmente

51En

ocasiones 9 6 > <

/01 Casi nunca / > 0 ? 7

51 nunca Impacto &espreciable Rele&amento "e re,#ermento$; E$t#"o "e Va)l"a" t3cnca;De%nc!n "e la Sol#c!n t3cnca; Anl$$ "e Co$to$(

+.+. )tener el "etalle "e lo$ re,#ermento$ "e lo$ #$#aro$ -e%e$ yGerente$.; &al"a"o por lo$ m$mo$(

Entre'able $o &ocumento de requerimientos validado.

E&T$+.+.+.;elevar requerimientos de 'erentes del interior que requieren videoconferencias.

+.+.+.+. ;ealizar entrevistas con 'erentes del interior que requieran

videoconferencias.



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 7>

+.+.8.;elevar requerimientos de Centro de Capacitación.+.+.8.+. ;ealizar entrevistas con Hefe de centro de capacitación por tele-educación.

+.+.9.;elevar requerimientos con #erentes de 0reas involucradas en el uso.+.+.9.+. ;ealizar entrevistas con #erentes de de las 0reas involucradas en el uso.+.+.9.8. ;elevar datos de traslados y vi0ticos en el a?o 8**A.+.+.9.9. ;ealizar entrevistas con 'erentes de 0reas involucradas en la

implementación de los nuevos servicios.+.+.9.:. ;ealizar entrevistas con el 0rea financiera para obtener la cantidad de

traslados y vi0ticos realizados durante el a?o 8**A.+.+.:.&ocumentar el relevamiento realizado.+.+.).@alidar requerimientos con usuarios y 'erentes.

+.+.).+. ;ealizar reuniones informativas.+.+.).8. 1btener la aprobación de los requerimientos.

+.8. Real8ar anl$$ "e &a)l"a" t3cnca; con la $t#ac!n act#al "e lan%rae$tr#ct#ra "e la re"; el "etalle "e lo$ $to$ "on"e $e p#e"e mplementarlo$ n#e&o$ $er&co$; -$to$ ,#e c#enten con #n ) a"ec#a"o y en lo$ c#ale$

$e p#e"a mplementar oS y '#ltca$t.(

Entre'able$o Informe de viabilidad t"cnica realizado

E&T$+.8.+.;ealizar una revisión de la situación actual de la red en lo referido a

infraestructura an0lisis de tr0fico cpu memoria I15.+.8.+.+. 1btener un reporte con los datos de los anc!os de banda y la utilización

de los enlaces.+.8.+.8. 1btener un reporte con los datos de medidas de delay jitter tasa de

p"rdida de paquetes.

+.8.+.9. 1btener un reporte con los datos de CPU memoria I15 identificados porsitio 'eo'r0fico.+.8.8.;ealizar an0lisis de tr0fico.+.8.9.;ealizar an0lisis de los sitios remotos que se encuentran aptos para soportar los

nuevos servicios.+.8.:.Confirmar las sucursales donde se va a implementar la solución en base al

cumplimiento de los requerimientos de red.+.8.).&ocumentar ,n0lisis.+.8.D.;ealizar informe de viabilidad t"cnica.+.8.F. Informe de viabilidad t"cnica realizado.

+.9. )tener la $ol#c!n t3cnca a mplementar apro)a"a con el "etalle "ela$ alternat&a$; &enta2a$ y "e$&enta2a$ "e ca"a #na(

Entre'ables$o ,n0lisis de alternativas de implementación realizadoo ,n0lisis e costos realizadoo ;ecomendación de la solución t"cnica a implementar realizadao ,probación t"cnica realizadao ,probación del presupuesto firmada

E&T+.9.+.Capacitación de los t"cnicos tarea para miti'ar ries'o de supuesto de t"cnicos

capacitados/

+.9.+.+. ,veri'uar cursos para los temas t"cnicos espec(ficos Multicast 7o5/



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+.9.+.8. Comprar los cursos se terciariza8 la tarea/+.9.+.9. ;ealizar los cursos

+.9.8. Investi'ar alternativas para la solución t"cnica.+.9.8.+. Estudiar tecnolo'(as e%istentes en el mercado.+.9.8.8. Evaluar alternativas de soft3are y !ard3are para video conferencias.+.9.8.9. Evaluar alternativas de soft3are y !ard3are para comunicaciones

unificadas.+.9.8.:. Evaluar alternativas para el funcionamiento de requerimientos de

Tele-educación en base al soft3are utilizado por el Centro de Capacitación.+.9.8.). &efinir requerimientos de salas en donde se instalar0n los servidores aire

acondicionado el"ctrica cableado/.+.9.8.D. &ocumentar alternativas t"cnicas.+.9.8.F. Comparar las alternativas t"cnicas+.9.8.. ;ealizar ,n0lisis de costos de las distintas alternativas para realizar la

implementación obtener precios del mercado/.+.9.8.A. Comparar la solución t"cnica y costos.+.9.8.+*. &efinir la solución mas adecuada.

+.9.8.++. ;ealizar Informe de la recomendación t"cnica con$5olución para @ideoconferencia.5olución para Confi'uración de ;ed.5olución para Comunicaciones unificadas.

+.9.8.+8. Presentar la solución a #erente de Inform0tica.+.9.8.+9. ,probar la solución t"cnica.+.9.8.+:. ,probar presupuesto.

8. Fa$e 6 > Implementar la $ol#c!n apro)a"a en la Fa$e /(

8.+. Real8ar Compra$ Nece$ara$

Entre'ables$o Informe t"cnico sobre las compras aprobado.o ,probación de los plie'os de licitación.o Plie'os de licitación publicados.o Elección de las ofertas m0s conveniente.o ,djudicación de licitación.

E&T$8.+.+.,n0lisis sobre las necesidades de compras.

8.+.+.+. Informe t"cnico sobre la compra a realizar.8.+.+.8. Informe t"cnico sobre las cl0usulas necesarias para miti'ar ries'os en lo

referido a cambios tecnoló'icos durante la implementación y que laGsempresaGs proveedoras no cuenten con personal idóneo para brindar soporte.

8.+.+.9. Plan de reserva de recursos económicos de forma tal que sea posibleminimizar el ries'o asociado a que los recursos económicos ó !umanos no sonsuficientes.

8.+.8.Escribir plie'os.8.+.8.+. Escribir las especificaciones t"cnicas de los plie'os.8.+.8.8. Escribir las especificaciones le'ales de los plie'os con el fin de miti'ar el

ries'o de que se presenten demoras en la entre'as de los productos aadquirir.

8.+.8.9. ,probar plie'os.

2 La Compra del curso la realiza el personal de Compras.



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8.+.9.;ecibir ofertas.8.+.:.Evaluar de ofertas$

8.+.:.+. Evaluar alternativas de soft3are y !ard3are para video conferencias.8.+.:.8. Evaluar alternativas de soft3are y !ard3are para c0maras IP tel"fonos IP

parlantes micrófonos.8.+.:.9. Evaluar alternativas de soft3are y !ard3are para implementar Unified

Communications.8.+.).;ealizar informe t"cnico.

8.+.).+. ;ealizar informe contable.8.+.).8. ;ealizar informe le'al.

8.+.D.,djudicar las ofertas m0s convenientes.8.+.F.&efinir los lu'ares con mayor prioridad en donde es necesario poner en

producción los nuevos servicios dic!a tarea esta planificada para miti'ar el ries'ode que el presupuesto no sea suficiente/.

8.+..;ecepcionar las compras y aprobación de lo recibido.

8.8. Tener n$tala"o en pro"#cc!n el $o%tare "e &"eocon%erenca y "eUn%e" Comm#ncaton$ para lo$ l#*are$ =a)lta"o$(

Entre'able$o 5oft3are de videoconferencias instalado en producción en servidores y

terminales clientes.o &ocumentación referida a$ de confi'uración de servidores y troubles!ooutin'

realizado.o Procedimientos de cambios de confi'uración realizados.o Procedimientos de atención de reclamos realizado.

E&T$8.8.+.,condicionar salas.

8.8.+.+. Instalar aire acondicionado en sala donde se instalaran los servidores devideoconferencia.

8.8.+.8. Instalar el"ctrica en sala donde se instalaran los servidores devideoconferencia.

8.8.+.9. Instalar cableado en sala donde se instalaran los servidores devideoconferencia.

8.8.+.:. Instalar cableado PCs c0maras micrófonos en las salas donde seinstalaran servidores y equipos de red.

8.8.8. Instalar servidores y soft3are.8.8.8.+. Instalar servidor de videoconferencias y realizar testeo.8.8.8.8. Instalar soft3are de video conferencia y realizar testeo.

8.8.8.9. Instalar servidor unified communications y realizar testeo.8.8.8.:. Instalar soft3are de unified communications y realizar testeo.8.8.9. ;ealizar pruebas.

8.8.9.+. ,rmar maqueta de pruebas para videoconferencias.8.8.9.8. ,rmar maqueta de pruebas para unified communications.8.8.9.9. ;ealizar pruebas de videoconferencias.8.8.9.:. ;ealizar pruebas de unified communications.8.8.9.). &ocumentar pruebas de videoconferencia.8.8.9.D. &ocumentar pruebas de unified communications.

8.8.:.Pasar a producción el servidor y el soft3are de videoconferencias.8.8.).Pasar a producción el servidor y el soft3are de unified communications.

8.8.D.;ealizar un Piloto de prueba.



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8.8.D.+. &efinir el Piloto.8.8.D.8. Implementar Piloto.8.8.D.9. ,probar Piloto.

8.8.F.;ealizar procedimientos de$,dministración de los servicios de videoconferencia.,dministración de los servicios de unified communications.

8.8..&efinición de roles y responsabilidades de t"cnicos para la administración.8.8.A.Elaborar plan de instalación de dispositivos c0maras micrófono parlantes/ en

los PCOs que participar0n de videoconferencias y unified communications.8.8.A.+. &efinir los lu'ares a instalar los dispositivos.8.8.A.8. Priorizar los lu'ares a instalar los dispositivos.8.8.A.9. Instalar dispositivos c0maras parlantes micrófonos/ en PCs.8.8.A.:. Confi'urar PCs.8.8.A.). ;ealizar tareas de encuestas en un espacio muestral adecuado las cuales

permitan monitorear la satisfacción de los usuarios que cuentan con losnuevos servicios.

8.9. D$poner "e la re" con%*#ra"a con oS y '#ltca$t para )rn"ar$er&co$ "e &"eocon%erenca y tele?e"#cac!n(

Entre'ables$o 7o5 implementada en la red corporativa.o Multicast implementado en la red corporativa.o &ocumentación de confi'uración de los equipos de al red y Troubles!ootin'

realizada.o Procedimientos de cambios de confi'uración en la red realizados.o Procedimientos de atención de reclamos realizado.

E&T8.9.+.,rmar maqueta de pruebas para 7o5 G Multicast.8.9.+.+. ;ealizar pruebas de 7o5G Multicast.8.9.+.8. &efinir priorización y cantidad de clases de servicio a implementar.8.9.+.9. &ocumentar Pruebas.

8.9.8.Elaborar plan de implementación en toda la red.8.9.8.+. &efinir estrate'ia de aplicación de cambios de confi'uración en toda la

red.8.9.8.8. ,probar Plan de implementación.

8.9.9.;ealizar un Piloto de prueba.8.9.9.+. &efinir el Piloto.

8.9.9.8. Implementar Piloto.8.9.9.9. ,probar Piloto.8.9.9.:. ;ealizar correcciones necesarias a la confi'uración.

8.9.:.;ealizar procedimientos de administración de los servicios.8.9.).&efinición de roles y responsabilidades.8.9.D. Implementar la solución en toda la red.

8.9.D.+. Confi'urar 7o5.8.9.D.8. Confi'urar Multicast.

8.9.F.;ealizar medidas de performance de red delay jitter tasa de p"rdida depaquetes/.

8.9..1btener medidas de disponibilidad de red.



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8.:. Real8ar proce"mento$ "e U$o "e V"eocon%erenca; Un%e"Comm#ncaton$ y con%*#rac!n "e re"

Entre'ables $o Procedimientos de uso de @ideoconferencias Unified Communications y

confi'uración de red realizados

o Personal capacitado en el uso de los nuevos servicioso ;oles y ;esponsabilidades de uso definidos

E&T8.:.+.&efinir los servicios simult0neos posibles por sucursal en donde se va a

implementar la solución en base al cumplimiento de los requerimientos de redprioridades.

8.:.8.&efinir roles y responsabilidades de uso de los nuevos servicios.8.:.9.&esi'nar un 'rupo de t"cnicos de soporte durante el primer mes lue'o de

finalizada la implementación para resolver problemas a la !ora de usar losservicios de videoconferencia ó teleducación.

8.:.:.&efinir procedimientos de uso de los servicios$@ideoconferenciaComunicaciones Unificadas.

8.:.).Capacitación a Usuarios en el uso de las nuevas tecnolo'(as.8.:.D.Capacitación de facilitadotes.8.:.F.5e'uimiento y relevamiento de disponibilidad de los materiales necesarios para

el Centro de Capacitación.8.:..&ivul'ación de las nuevas tecnolo'(as.

$rgani?ación del e:uipo de proyecto

El equipo de proyecto estar0 conformado por un patrocinador un l(der y tres t"cnicosasi'nados al equipo.

Patrocinador:Teresa

Líder$ José

MiguelSandra

a!riel

"S"#$%&Serentes %n'olucrados en el "so

Métod os de Gestión de Proyectos - 200


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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 2!

La 'atr8 RACI; m#e$tra la$ re$pon$a)l"a"e$ a alto n&el:'atr8 RACI

EDT Act&"a"

Gerente"e

In%ormtca

o$3 Tere$a

Gerente$In&ol#cra"

o$ en el#$o

+.+ Doc#mento "ere,#ermento$

; I ,

+.8In%orme "eVa)l"a"t3cnca

I ; ,

+.9.8.

+9

Apro)ar la

$ol#c!n t3cnca

I ; ,

+.9.8.+:

Apro)arpre$#p#e$to

, I ;

R > Re$pon$a)le; A ? Re$pon$a)le Fnal; C ? Con$#lta"o; I ? In%orma"o

De%nc!n "e role$ y re$pon$a)l"a"e$:

Rol Per$ona Re$pon$a)l"a"Patrocinador Teresa Informar sobre el pro'reso del proyecto al #erente de

Inform0tica de MTM &ar soporte al 4(der de Proyecto en cualquier asunto

que ten'a que ver con el alcance y crono'rama delproyecto

,probar solicitudes de cambio

,se'urar la disponibilidad de recursos y soportenecesarios para mantener el proyecto funcionando sinproblemas

,probar las entre'as cumplidas durante el proyecto

4(der de Proyecto Hos" Proponer la planificación del Proyecto

,se'urar que la ejecución cumpla la planificación en

t"rminos de alcance tiempo y costo.



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 2#

Planificar or'anizar diri'ir y supervisar lasactividades del #rupo de Proyecto

Mantener un control total sobre el alcancecrono'rama presupuesto y entre'a de todas lasentre'as esperadas

,se'urar las normas de calidad

Tomar medidas en caso de temas de no cumplimientode la calidad

&iri'ir el plan de 'estión de ries'o.

Bacer un se'uimiento de las entre'as y de todas lasdecisiones tomadas con respecto a las solicitudes decambios y temas pendientes

Mantener un contacto continuo con el Patrocinador deProyecto y proporcionar informes de estado deltrabajo realizado por el #rupo de Proyecto

Mantener las l(neas de comunicación abiertas entretodos los participantes del proyecto

otificar al Patrocinador de Proyecto sobre cualquierdiscrepancia en la planificación y presentarrecomendaciones para resolver estos temas

Equipo deProyecto

Equipo del proyectoasi'nado$

,dministradores dela red IPcorporativa.

,dministradores de5ervidores

Instaladores deEquipos

5oporte de

5oft3are ;esponsables de

salas de equipos.

Bacer todos los actividades asi'nadas en elcrono'rama$

,dquirir equipamiento necesario redacción deplie'os si es necesario selección de adjudicatario/

Instalación de equipamiento

Confi'uración de equipamiento

otificar al l(der de proyecto de cualquier ries'o oproblema en completando el trabajo asi'nado

7. Gestión de Tiempos 5e definió como alcance para el estudio de la 'estión de tiempo realizar el mismo para la Kase+ de la E&T presentada. 5e entiende adem0s que la complejidad de la Kase + es representativapara aplicar las !erramientas vistas en el curso. Para la gestión de tiempo se utilizó comoherramienta informática de apoyo el MS Project.

E$tmac!n "e tempo$; A$*nac!n "e rec#r$o$



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 2. Tomando como base las tareas definidas en la E&T se realiza la estimación de tiempo paracada una en base a$ la e%periencia previa en tareas similares lecciones aprendidas de otrosproyectos consulta a t"cnicos que desempe?an tareas similares. 4ue'o se definieron lasprecedencias mandatorias y se asi'naron los recursos a las tareas acorde al calendario decada inte'rante del 'rupo de proyecto. Considerando adem0s la restricción de tiempo para losinte'rantes del proyecto : !rs. para los t"cnicos y 8 !rs. para l(der y patrocinador/.

En la asi'nación derecursos !umanos alas tareas se utilizanconocimientos t0citosreferentes a losconocimientost"cnicos que poseecada uno de manerade ele'ir el t"cnicom0s apropiado para larealización de cadatarea. Una vezrealizada esta etapanos encontramos consobre-asi'nación derecursos !umanos eincumplimiento deltiempo de realizaciónde la Kase + acorde a

las restricciones planteadas para su finalización. 4a fec!a de fin de Kase + resultó ser el +8 deenero de 8*+*. En el nexo ! se adjunta el diagrama de "antt para la #ase $% o&tenido antesde redistri&uir las tareas y los recursos.

;edistribución de tareas y reasi'nación de recursos

En el caso de sobre-asi'nación de recursos$ 9

3 Las precedencias utilizadas son Fin Comienzo.



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5e definió la precedencia discrecional entre la tarea +.+ y la +.8 debido a que dic!asobre-dedicación era consecuencia de la superposición de tareas. Esta precedenciaprovocó un atraso de 9 semanas en el entre'able del !ito +.8.F.

4a sobre-asi'nación del recurso Teresa en (tem +.+ de la E&T se soluciona$

Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.+.+ y la +.+.9

Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.+.9 y la +.+.:.8 como fincomienzo m0s 8 d(as.

4a sobre-asi'nación del recurso Hos" en (tem +.+ de la E&T se soluciona$Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.+.8 y la +.+.:.Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.+.8 y la +.9.+.

4a sobre-asi'nación del recurso 5andra #abriel y Mi'uel en (tem +.9 de la E&T sesoluciona$

Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.+.9 y la +.+.)Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.9.8.D y la +.9.8.F.

Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.9.+.9 y la +.9.8.+.Q &efiniendo la precedencia discrecional entre la tarea +.9.+.9 y las tareas +.9.8.8

+.9.8.9 +.9.8.:

Para optimizar los tiempos del proyecto en pro de lo'rar cumplir la restricción de fin para laKase + manteniendo la misma cantidad de recursos y evitando sobre-asi'nación de losmismos se realizaron una serie de ajustes que se detallan a continuación$

Identificamos que la tarea +.9.+ Capacitación de los t"cnicos/ pod(a comenzar arealizarse lue'o de finalizada la tarea +.+.: ;elevar datos de traslados y vi0ticos en ela?o 8**A./ y optimizar as( tiempos ociosos de los t"cnicos durante la compra de loscursos necesarios para la Kase 8.

En la tarea +.+.8.+ se eliminó el recurso Teresa. En la tarea +.+.9.+ se eliminó el recurso Hos". En la tarea +.+.:.8 se cambiaron los recursos !umanos asi'nados. En la tarea +.+.D se cambiaron los recursos !umanos asi'nados. 5e elimina la precedencia entre la tarea +.8 y la +.9 dado que se encontró que la misma

no es mandataria y se lo'ra eliminar tiempo ocioso. 5e elimina la precedencia entre la tarea +.9.+ y la +.9.8 dado que se encontró que la

misma no es mandataria y se define la precedencia discrecional entre +.8.F y +.9.8para no sobre-asi'nar recursos lo'rando eliminar tiempo ocioso.



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 2=5e aceptan las si'uientes sobre-asi'naciones al proyecto$

Participación de los tres t"cnicos Mi'uel 5andra #abriel/ al curso del (tem +.9.+.9 de laE&T durante las dos semanas del al 8+ de octubre. y 7. de diciem%resin asignar recursos Dumanos adicionales al proyecto

4a fec!a de comienzo para la Kase + es el 9 de a'osto de 8**A acorde a la planificaciónrealizada con los recursos asi'nados.

Gestión de Costos

4a 'estión de costos realizada para la Kase + del proyecto tiene en cuenta las !oras delpersonal del equipo de proyecto y los costos asociados a los insumos de las tareascorrespondientes a esta fase. , continuación se muestra una tabla que describe el concepto ylos costos asociados a dic!a fase.

Concepto ora$ UH=r Preco#ntaro

U

Cant"a"

S#)total

T"cnicos ,dministradores de la red deMTM

5andra 8* D8) #abriel 8): D8)

Mi'uel 8D: D8) 5ubtotal Bonorarios t"cnicos FA D8) :AF)4(der de Proyecto y patrocinador

Hos" +:88 D8) Teresa 98 D8)

5ubtotal Bonorarios 4(der y Patrocinador +*: D8) ++8F)5ala de reunión 5ala de reunión 8) +) 9F)Capacitación Curso de 7o5 :*** + :***Curso de Multicast 8*** + 8***Insumos de 1ficina Insumos de 1ficina +)** +)**



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina 2> Traslados Traslados a oficina del cliente : +) D*

Total +9F+8)Imprevisto de Kase + +G9 del costo defase +/

:)F*

Total

Kase +

+889

El monto total de la fase + es menor al monto asi'nado para el ejercicio 8**A. 5e definióadem0s reservar por concepto de imprevistos U :)F* un tercio del costo de la Kase + se'6nlo recomendado por Teor(a de ;estricciones T1C/ de forma tal de disponer de recursofinanciero y minimizar ries'os.



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(. Consideraciones

Es importante la intervención de un 'rupo interdisciplinario para c!equear que los objetivosestrat"'icos de la empresa los lineamientos de innovación tecnoló'ica y la percepción denecesidad de los usuarios est"n realmente alineados y representados en los criterios de "%itode los proyectos.

El an0lisis y definición de los criterios de "%ito resulto ser un punto cr(tico donde fue evidenteque la inserción de una nueva tecnolo'(a puede a priori ser un cambio sencillo y manejablepor un 'rupo de t"cnicos capacitados pero que en si puede ser una palanca de cambio muy'rande en otros 0mbitos de la or'anización.

4a definición de las finalidades y los criterios de "%ito requirió pensar 'lobalmente no solo enel marco de los limites inmediatos de la tecnolo'(a sino tambi"n de todas sus e%ternalidades.

Es dif(cil mantener un equilibrio entre el esfuerzo alcance costo y tiempo/ para actuar sobrelos ries'os eliminando o miti'ando/ y el impacto real de no tomar acciones. Es decir !asta

donde lle'ar con el an0lisis de ries'os a priori no es sencillo de determinar. Por otro lado laidentificación de ries'os se apoya entre otras cosas en la e%periencia previa y esto es en s(mismo un ries'o.

Eecciones


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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina !0La e$tmac!n "e la "#rac!n "e #na tarea; e$t l*a"a a lo$ rec#r$o$ =#mano$"$pon)le$ para $# real8ac!n. Cuando la estimación de la duración de una tarea en !orases menor a la dedicación que tiene la persona asi'nada por d(a la estimación es m0s e%actaque cuando la tarea sobrepasa ese l(mite debido a nuestros modelos mentales incorporamosimpl(citamente en la estimación el tiempo que pueden estar dedicados los recursos !umanos ala misma y no la duración real de la tarea lo cual nos condujo a un error inicial en laestimación.

M0s all0 de que la re"$tr)#c!n es necesaria para ajustar los tiempos y recursos de lastareas del proyecto. Es 6til para revisar la planificación del mismo en el sentido que nospermite c#e$tonarno$ $ la$ prece"enca$ plan%ca"a$ son realmente mandatorias. Conla debida precaución de no eliminar una precedencia realmente necesaria.

La$ "%c#lta"e$ "e "%erencar lo$ l+mte$ "el proyectoEncontramos dificultades para "%erencar correctamente lo$ co$to$ para el proyecto ypara la or*an8ac!n donde se ejecuta. 4o cual es importante para poder realizar un estudiode viabilidad y evaluar el costo del proyecto versus el valor 'anado como concecuencia de suimplementación.

4a realización de proyectos tiene particularidades en lo referente a la or'anización del equipode proyecto en la cual es muy dif(cil lo'rar el e,#l)ro "e la "$tr)#c!n "e rec#r$o$=#mano$ compart"o$ debido a con%lcto$ entre jefes jerarquicos y jefes de proyectocuando en la or'anización co?e@$ten la e$tr#ct#ra 2err,#ca y la matrcal(

4as !erramientas vistas en el curso no siempre son aplicables si deseamos optimizar elrendimiento de los recursos !umanos asi'nados a varios proyectos cuando dentro de laor'anización no es posible lo'rar separar al personal de ciertos roles que les impidendedicación full-time a un proyecto.

La *ananca "e la$ e@perenca$ pre&a$4as estimaciones no son un tema menor porque dan las dimensiones reales del proyecto tantoen t"rminos de costo como de tiempo para lo cual se requiere de la comprensión real de lastareas del proyecto.En la realización del presente trabajo fue importante la e%periencia previa en proyectossimilares de sus inte'rantes. Pudimos reconocer que se 'ana muc!o conocimiento t0cito tantodel proyecto como de la or'anización/ que se incorpora en la participación de cada proyecto.Por eso *enerar #na )a$e "e conocmento con estas e%periencias correctamentedocumentadas ayuda a contribuir 'randemente al Rapren"8a2e en e,#po en el marco dela 'estión de proyectos. 5in embar'o "sta no es una pr0ctica !abitual en las or'anizacionesque !emos participado.

La n%l#enca "e lo$ 'o"elo$ 'entale$El presente trabajo se realizo sobre un proyecto de tecnolo'(a es interesante observar que losimpactos debido a ries'os escapan e%clusivamente de la dimensión t"cnica. Para un 'rupo

t"cnico es dificil identificar ries'os que no est0n relacionados a la tecnolo'(a por lo cual'eneralmente a los mismos no se les da la relevancia que tienen. ;escatamos la importanciade la intervencion de un 'rupo interdisciplinario en la 'estión de proyectos.

4os supuestos fueron revisados varias veces a lo lar'o de todo el trabajo !ay muc!as cosasque tenemos incorporadas y que ni siquiera nos las cuestionamos !ay que tener cuidadopuesto que un supuesto no identificado puede ser un ries'o no 'estionado.

El an0lisis de ries'os puso en evidencia que las relaciones de este proyecto con laor'anización eran m0s complejas de lo previsto al principio. Pudimos detectar que est0bamosdesencadenando un posible cambio de paradi'ma en la educación dentro de la or'anizaciónque 'eneraba distintos tipos de ries'os que nada ten(an que ver con cuestiones t"cnicas.Inclusive al'unos asociados a conflictos como por ejemplo el cambio de la valoración docente

las resistencias propias de las personas las situaciones de cobro de vi0ticos como



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MTM - Implementación de Comunicaciones UnificadasPágina !7sobresueldos los problemas de flujo de información y otros no tan si'nificativos pero que apriori no ten(amos idea de 'estionarlos.

). Glosario


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"eferencias

+V Material del curso W M"todos de #estión de Proyectos 8**A8V PM


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ejemplo de planificacion de un proyecto

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