UD 2 Gestión del almacén

MÓDULO: Gestión del montaje y del mantenimiento de instalaciones eléctricas

2.1. El almacén

• Es el lugar en el que se realiza la recepción, almacenamiento, preparación y movimiento de materiales hasta el punto de consumo o utilización de éstos.

• Es también la unidad que debe gestionar, además, todos los datos generados en dichos procesos.

• La mayoría de las empresas necesita utilizar almacenes para ajustar su oferta a la demanda sin retrasos ni gastos adicionales.

2.1.1. Tipos de almacén.

• Almacén central.

• Almacén de tránsito.

• Almacén de obra.

Almacén central

• Es aquel en el que se centralizan todos los recursos materiales de la empresa.

• Su principal ventaja es que facilita el control de stock (existencias), a costa de una perdida de operatividad cuando los trabajos de la empresa se desarrollan en un área geográfica extensa.

Almacén de tránsito

• Consiste en un pequeño almacén, situado en zonas estratégicas, que dispone de un Stock reducido de los materiales que se utilizan con mayor frecuencia en el trabajo diario, o bien los más necesarios para trabajos urgentes.

• Más operativos que un almacén central.

Almacén de obra

• Es el que se ubica físicamente en la propia obra, o junto a ella, para almacenar en él los materiales necesarios para su ejecución.

• Por lo general, el almacén de obra albergará los materiales un periodo reducido de tiempo.

2.1.2. Zonas del almacén

• Zona de recepción y control.

• Zona de almacenamiento.

• Zona de preparación de salidas o picking.

• Zona de expedición.

Zona de recepción y control

• Es la zona del almacén en la que se recibirá la mercancía entrante , que quedará situada allí hasta que se compruebe que corresponde con el pedido realizado y se haya registrado correctamente en la herramienta de gestión del almacén.

• El control consiste en la revisión exhaustiva de la mercancía entrante. Salvo en almacenes de gran tamaño, la recepción y control se harán en la misma zona.

Zona de almacenamiento

• Los materiales estarán en esta zona hasta que se solicite su salida.

• Habitualmente estará formada por estanterías o soportes adecuados para la mercancía almacenada.

Zona de preparación de salidas o picking

• En esta zona se irán agrupando los distintos materiales para su salida del almacén según sean requeridos para el montaje de las instalaciones y trabajos que estemos realizando.

Zona de expedición

• Una vez preparado el material se coloca en esta zona a la espera de que sea recogido por los técnicos o transportistas.

2.2. Técnicas de gestión de almacén

• Intervienen varios procesos:

– Planificación y organización.

– Recepción o entrada de mercancía.

– Almacenamiento.

– Movimiento.

– Información, codificación y trazabilidad.

– Método de las 5S.

2.2.1. Planificación y organización

• Ubicación de los almacenes: atendiendo a una visión global de la actividad de la empresa, así como de las particularidades locales de la zona. Debe tenerse en cuenta también el coste y el tiempo de transporte.

• Responsabilidad de los almacenes: La empresa puede gestionar directamente sus almacenes (gestión propia), consiguiendo un mayor control y rentabilidad a largo plazo. Sin embargo requiere una gran inversión y no dispone de una adecuada flexibilidad ante picos de demanda. En estos casos se puede optar por la subcontratación (gestión de almacén a través de una empresa contratada).

(Planificación y organización 2)

• Dimensionamiento del almacén: En función de la cantidad de artículos almacenados y de la demanda o consumo de cada uno de ellos. Además hay que considerar el espacio necesario para oficinas, pasillos y demás instalaciones. Las diferentes zonas del almacén deben delimitarse de forma que permitan un rápido movimiento de la mercancía a través de él.

• Organización física del almacén:

– Almacén organizado.

– Almacén caótico.

Almacén organizado

• En este tipo de almacén cada artículo tiene asignada una ubicación fija y determinada en él.

• Facilita la búsqueda de materiales.

• Como contrapartida, requiere que previamente se reserve un espacio para cada referencia.

• Mal aprovechamiento del espacio porque puede haber estanterías vacías.

Almacén caótico

• En este almacén cada artículo se ubica arbitrariamente según el espacio disponible y los criterios del encargado de almacén.

• Para poder localizar los materiales es imprescindible tener un registro al día de los lugares donde se van depositando.

• Su ventaja es un mejor aprovechamiento del espacio disponible.

2.2.2. Recepción o entrada de mercancía

• Las entradas de mercancía se pueden dividir en dos situaciones distintas:

– Entrada de mercancía de origen interno o propio: en estos casos no debe ser necesaria una inspección exhaustiva y el trabajo se concentrará principalmente en la actualización de registros.

– Entrada de mercancía de origen externo: esta recepción requerirá una inspección mayor, comprobando el número y características de cada bulto, registrando documentalmente cualquier posible incidencia. El tiempo y recursos destinados a estas inspecciones deberá tenerse en cuenta a la hora de seleccionar proveedores, prefiriendo aquellos que tengan implantado un sistema más exhaustivo sobre sus entregas.

(Recepción o entrada de mercancía 2)

• Para almacenar y manipular las mercancías existen básicamente dos tipos de medios operativos:

– Los medios fijos: son estáticos y se utilizan como depósito del producto durante el tiempo que éste permanece almacenado.

– Los medios móviles: son equipos dinámicos que se mueven dentro del almacén y sus instalaciones y facilitan el flujo de mercancías. Se utilizan en operaciones tales como: de carga y descarga; almacenamiento puro; preparación de pedidos y traslado de mercancías, productos y unidades de carga de un lugar a otro.

(Recepción o entrada de mercancía 3)

• Son medios fijos: El propio edificio; las estanterías, que sirven de apoyo a las mercancías almacenadas; y otras instalaciones o elementos auxiliares, que se utilizan para el mantenimiento y conservación, como en el caso de las cámaras frigoríficas.

• La utilización de medios móviles permite minimizar el tiempo empleado al realizar las tareas, evitar que los operarios tengan que hacer esfuerzos excesivos para manejar grandes lotes o mercancías voluminosas, reducir el coste de almacenaje y que las operaciones se realicen de forma eficiente. Por ejemplo, las carretillas elevadoras o las transpaletas son frecuentemente utilizadas como equipos móviles de traslado en los almacenes.

2.2.3. Almacenamiento.

• Almacenamiento en rack o estantería: los artículos se colocan en soportes o estantes que permiten aprovechar al máximo el espacio vertical.

• Almacenamiento en suelo: los artículos se almacenan directamente sobre el suelo, generalmente paletizados. Esto permite un acceso más fácil a los bultos, aunque el aprovechamiento del espacio es más reducido.

• Almacenamiento por zonas: los artículos de similares características se colocan próximos entre sí en el almacén. Esto simplifica la gestión de las entradas y salidas, pero produce una gestión ineficiente del espacio.

• Almacenamiento aleatorio: En lugar de tener en cuenta las características del artículo para determinar su posición en el almacén, solamente se atiende a la optimización del espacio.

2.2.4. Movimiento.

• First In First Out (FIFO): la mercancía sale del almacén en el mismo orden en el que entró. Esta estrategia suele utilizarse especialmente en materiales que puedan perder propiedades o quedar obsoletos.

• Last In First Out (LIFO): la última mercancía en entrar será la primera en salir del almacén. Generalmente se emplea más a efectos contables que a efectos prácticos.

• First Expired First Out (FEFO): la mercancía con fecha de caducidad o de obsolescencia más próxima será la primera en salir del almacén.

2.2.5. Información, codificación y trazabilidad

• El almacén debe manejar toda la información y documentación que sea necesaria para facilitar la gestión, así como la identificación de las ubicaciones y trazabilidad de las mercancías.

• Uno de los puntos más importantes es la codificación de las distintas ubicaciones de almacenaje, ya que permite una localización más rápida de cada artículo.

(Información, codificación y trazabilidad 2)

• Para ello, una de las técnicas más habituales de codificación se realizará por:

– Pasillos: cada pasillo tendrá asignado un código (numérico o alfanumérico) y dentro de cada pasillo se codificarán correlativamente los diferentes espacios o estanterías. Suelen reservarse los números impares para los situados a la izquierda y los pares para los situados a la derecha.

– Estanterías: en lugar de codificar los pasillos se nombrarán las estanterías mediante códigos correlativos y, dentro de cada una de ellas, se numerarán los distintos espacios de abajo a arriba.

(Información, codificación y trazabilidad 3)

• La identificación de mercancías no se limita a su ubicación en el almacén, sino que es muy interesante que cada artículo disponga de una codificación única que permita rastrear su origen o su destino.

• Esto permite, por ejemplo, conocer en qué instalaciones se ha instalado un determinado lote de interruptores diferenciales y poder sustituirlos en caso de que el proveedor nos comunique un fallo de seguridad.

• Además permite el proceso inverso, determinar el fabricante o proveedor que se encargó del suministro de un determinado material para poder ejercitar la garantía.

• Esta trazabilidad se suele realizar principalmente mediante las siguientes técnicas: Código de barras y Etiquetas RFID.

(Información, codificación y trazabilidad 4)

• Código de barras: está basada en el uso de barras paralelas que presentan un grosor y espesor variable en función del código numérico que desee representarse. Existen varios tipos: EAN 13, Code 39, EAN-128, PDF417, QR.

• EAN 13: es el que encontramos en cualquier producto de los que compramos habitualmente, ya que es el código utilizado para ser escaneado en el punto de venta. En operaciones de almacén o logísticas no resulta tan interesante, ya que sólo permite distinguir una referencia de otra, pero no distintas unidades de un mismo artículo.

• EAN- 128: se utilizan principalmente en operaciones logísticas, ya que permite añadir datos como número de lote, fecha de caducidad, peso, volumen…

(Información, codificación y trazabilidad 5)

• Etiquetas RFID: este sistema utiliza etiquetas o dispositivos (tags), generalmente pasivos, que tienen capacidad para transmitir la identificación de un producto mediante ondas electromagnéticas.

• En su interior suelen contener dos antenas, una de las cuales recibirá la señal enviada por el transmisor y convertirá esa excitación en la alimentación necesaria para enviar a través de la otra antena el código que tiene almacenado.

• La principal ventaja de las etiquetas RFID es su tamaño reducido y la posibilidad de su escaneo automático.

• De este modo, al pasar un artículo ( o incluso un palé conteniendo cientos de unidades) cerca de un lector RFID, esté podrá recibir automáticamente la identificación de todos los artículos.

2.2.6. Método de las 5 S

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2.3. Documentación del almacén

• Requisición: Petición que realiza el personal encargado de la obra para que el almacén le suministre el material. Si el material no se encuentra en el almacén el departamento de compras deberá realizar un pedido al proveedor.

• Pedido: Es la petición formal que se realiza a un proveedor para que suministre un determinado material.

Documentación del almacén (2)

• Hoja de entrada: Mediante este documento se registran todas las entradas de material al almacén, tanto por recepción de pedidos realizados a proveedores como por re-entrada de material no usado en obra.

• Hoja de entrega de material (hoja de salida): es uno de los documentos de mayor importancia, ya que registra todas las salidas de material indicando, a su vez, quién y cuando recibe la mercancía.

Documentación del almacén (3)

• El almacén deberá gestionar también los materiales o herramientas defectuosos o averiados. Para ello se establecen dos casos principales:

– Dead on arrival (DOA): este caso se refiere a mercancía que llega al almacén en estado defectuoso. Se remitirá este informe al fabricante o distribuidor para que efectúe el reemplazo por una unidad en buen estado.

– Return Merchandise Authorization (RMA): con este documento se inicia el procedimiento para devolver el material defectuoso al fabricante para que sea reparado o sustituido.

Documentación del almacén (4)

• Inventarios: mediante los cuales se contabilizan todas las existencias. Tres tipos:

– Inventario final: se realiza al cierre del ejercicio contable de la empresa (a final de año).

– Inventario inicial: es el que se realiza al comenzar la actividad de la empresa.

– Inventario periódico: es el que se realiza cada determinado intervalo de tiempo.

• La gestión de inventario, así como todos los movimientos del almacén se realiza con programas

informáticos.

2.4. Control de stock

• El stock de empresa está formado por las existencias almacenadas.

• Stock normal: es el stock necesario para mantener la actividad de la empresa en condiciones habituales.

• Stock máximo: Es la máxima cantidad de un artículo que puede existir en el almacén, ya sea por cuestiones de capacidad o por el coste que supone para la empresa.

• Stock mínimo: es la cantidad mínima determinada por la empresa de un material en concreto, a partir de la cual se debe realizar obligatoriamente un pedido.

Control de stock (2)

• Stock de seguridad: está situado por encima del stock normal, y corresponde al stock que la empresa mantiene para poder atender a picos de trabajo o a imprevistos en la recepción de pedidos.

• Stock óptimo: corresponde a la situación ideal. La cantidad de mercancía almacenada permite cubrir el ritmo de trabajo de la empresa maximizando a su vez la rentabilidad del almacén.

• Stock cero: la empresa opera sin almacén. Los pedidos a los proveedores se realizan de forma que llegan justo a tiempo a la instalación (obra). Muy difícil de gestionar en la práctica.

Control de stock (3)

• Rotura de stock: Sucede cuando el almacén no es capaz de suministrar toda la mercancía que se le solicita. Se puede cuantificar mediante el índice de rotura, que es la siguiente relación:

100solicitadoMaterial

disponiblenoMaterialroturadeÍndice