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Tema 3.- Gestión del Almacén Sanitario 1. El almacén sanitario 2. Organización y distribución de los almacenes 3. La gestión del almacén sanitario 4. Normas de seguridad e higiene

1. El almacén sanitario

La sanidad requiere una interacción entre dos o más personas y el empleo de determi-nados productos enfocados a un fin concreto, como ocurre en otros ámbitos de la socie-dad. Detrás del paciente y el profesional, del lugar en el que se atiende, de los equipos sani-tarios o de los problemas que existan, está el material con el que se trabaja. Este material se distribuye en almacenes encargados de comprarlo, guardarlo, mantenerlo en buen estado y enviarlo a las áreas de salud o Servicios Hospitalarios que lo requieran.

1.1. Concepto de almacén Un almacén es un conjunto de artículos o referencias

ubicados y ordenados de una forma lógica, en un es-pacio adecuado para sus características de conserva-ción y uso posterior.

Un almacén es un lugar físico en el que se acumula la mercancía en stock.

El almacén sanitario es el lugar donde se almacenan medicamentos y productos sanitarios (están regula-dos legalmente; requisitos que deben cumplir las edi-ficaciones, medidas de seguridad, … La Ley Marco para almacenes sanitarios es el texto refundido de la Ley 29/2006 sobre garantías y uso racional de los me-dicamentos y productos sanitarios)

El objetivo general de todo almacén es el de mantener unas existencias suficientes de productos y materiales que garanticen la continuidad de las funciones encomendadas a las diferentes secciones o unidades de la organización, aunque su suministro se realice de forma no continua.

1.2. Funciones del almacén Las funciones generales encomendadas a cualquier departamento o servicio de almacén son:

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- Solicitar el reabastecimiento de los diferentes artículos cuando sea necesario.

- Recepción y registro de los materiales suministrados.

- Rechazo del material que no cumpla los requisitos del pe-dido, acordando el procedimiento de devolución y reposición.

- Acondicionar, proteger y con-servar los artículos confiados a su cuidado.

- Evitar las pérdidas y deterioros del material almacenado. - Distribuir adecuadamente los artículos a los servicios o unidades que los soliciten. - Establecer una adecuada rotación de stocks (existencias) para evitar que los artículos

caduquen o envejezcan. - Registrar y controlar los movimientos de artículos en el almacén, realizando revisiones

periódicas y estimaciones de stocks máximos y mínimos, mediante la valoración de existencias y la gestión de inventarios.

- Controlar el consumo de artículos por los diferentes servicios, detectando consumos anormales.

- Diseñar y elaborar la documentación utilizada por el almacén. • Recibir y registrar los distintos materiales está incluido dentro del PROCESO DE RECEPCIÓN

Y ENTRADA DE MERCANCÍAS; y va desde que la mercancía llega al almacén hasta que el ma-terial está ubicado correctamente y los datos han sido introducidos en la herramienta informática. Comprende las siguientes acciones: 1. Revisar la concordancia del albarán con los artículos y cantidades recibidas,

así como los precios. 2. Revisar el correcto estado de las mercancías (en especial aquellas que necesitan

unas condiciones especiales) 3. Anotar las no conformidades en

el registro informático. 4. Realizar la entrada de material

en el programa informático, cubriendo para ello la FICHA DEL PRODUCTO.

5. Situar cada artículo o referencia en el lugar adecuado dentro del alma-cén.

• La distribución, es el reparto de los productos sanitarios a los diferentes centros o servicios de un hospital y comprende las siguientes acciones:

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Preparación de los pedidos = Picking Salida de mercancías (comprobación de todos los datos del pedido) Registro del cambio de situación de los productos, que pasan a ser stock en tránsito

(cantidad de un artículo que está circulando de un centro a otro) Envío de pedidos al centro de destino o entrega de pedidos. Esta acción tiene distintas

posibilidades: El pedido se prepara y vienen a recogerlo El pedido se debe transportar a un pequeño almacén

Registro de la entrada de mercancías en el centro de destino, que pasan a ser stock de centro (en caso de que el centro pertenezca a la empresa)

Cierre del pedido y registro en el programa informático

“PICKING” es un término que se usa en logística para denominar el proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes. Consiste en tomar la cantidad solicitada de cada producto y realizar su empaquetamiento.

Los almacenes sanitarios deben cumplir estas reglas: Ofrecer las condiciones óptimas para el mantenimiento y la seguridad de los artículos. Satisfacer el criterio de autenticidad del material. Gestionar la individualidad de cada producto a fin de poder localizarlo si fuera nece-

sario. Conferir especial atención a los artículos que requieran mayor vigilancia. 1.3. Tipos de almacén

ALMACENES CENTRALES Y

DE DISTRIBUCIÓN ALMACENES GENERALES ALMACENES DE SERVICIO

• Suelen pertenecer a pro-veedores

• Almacenan grandes canti-dades de productos y ma-teriales de todo tipo.

• Suministran a: ¬ Hospitales ¬ Centros de atención

primaria

• Los centros de Atención Primaria y las instalacio-nes sanitarias, como hos-pitales, disponen de este tipo de almacenes; donde recepcionan y gestionan las mercancías que distri-buirán internamente.

• Se encargan de proveer al personal sanitario del servicio.

• Tienen las existencias mí-nimas que garantizan el funcionamiento de la uni-dad en un corto periodo de tiempo.

Básicamente se pueden clasificar en 3 tipos en función de sus caracterís-ticas y actividad desde el punto de vista de capaci-dad de almacenaje

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¬ A una provincia o Co-munidad

¬ Otros almacenes regu-ladores

¬ Etc. • Presentan 3 zonas dife-

renciadas: 1. Zona de recepción y

entrada: Área desti-nada a la supervisión y control de las mercan-cías entrantes

2. Zona de almacena-miento: Área desti-nada al depósito de las mercancías

3. Zona de salida: Área en la que se preparan los pedidos para su distribución

• Reúnen la mayor parte de las existencias necesarias para que una institución asistencial funcione a pleno rendimiento du-rante un tiempo determi-nado.

• Es utilizado por institucio-nes de tamaño grande o medio-grande.

• Los servicios de emergen-cias que dispongan de va-rios centros de asistencia suelen tener un almacén central de este tipo.

• Presentan las mismas áreas y distribución que los centrales.

• Son típicos de los servi-cios como: Medicina In-terna, UCI, almacén base de una ambulancia, de una consulta privada.

• Los stocks de estos alma-cenes son reducidos, re-quieren una reposición más frecuente.

Según su funcionamiento los almacenes se clasifican en 3 tipos:

Cerrados: de acceso restringido, tienen limitada la entrada únicamente a personal autorizado (identificación del personal y registro de material. Ej.: almacén de radio fármacos. Abiertos: acceso libre para el personal sanitario, cogen los productos que necesitan. Ej.: servicio de planta de hospital, urgencias, … Mixtos: Acceso libre para unos artículos y restringido para otros

NOTA: Lo más común en instituciones de tamaño grande o medio-grande es usar un sistema mixto de almacenaje general y almacenes pequeños para los productos de mayor frecuencia de consumo. En todo caso los almacenes deben ser independientes del resto de las instalaciones del centro.

2. Organización y distribución de los almacenes: Disposición y zonas

Va a depender de una serie de factores como: El espacio disponible (tamaño del almacén) De su estructura, que es la que determina las características del almacén, suelen

estar provistos de:

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¬ Estanterías metálicas (sobre todo si se almacenan materiales infla-mables) Pueden estar colocadas en paralelo, zigzag, …; deberán es-tar bien fijadas y ancladas.

¬ Cajas de plástico, metal, cartón, …; apilables

¬ Armarios abiertos, cerrados ¬ Cajones ¬ Estibados específicos, para mate-

riales con forma esférica, redonda, … La cantidad de productos almacenados La forma de organización o almacenamiento de los artículos es de gran importancia

puesto que condiciona: → La rapidez (entrada y salida de los productos) → La seguridad para los operarios y los artículos

El tipo de material almacenado y sus características.

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN LOS ALMACENES SANITARIOS A. En dos grupos B. Sistema ABC C. Catálogo de productos D. Según su uso y duración E. Según las exigencias de almacenamiento.

A. Clasificación de los productos en dos grupos:

En los almacenes sanitarios hay 2 tipos básicos de productos: A. Medicamentos B. Productos Sanitarios

También hay otro grupo o tipos de productos que se vinculan a la actividad asistencial como: detergentes, desinfectantes, material de papelería, textiles, …

Los MEDICAMENTOS, son todas aquellas sustancias químicas que se puedan adminis-trar a personas y animales, con la finalidad de prevenir, diagnosticar o tratar en-fermedades. Los Productos Sanitarios, son aquellos artículos, dispositivos o equipos destinados a acciones terapéuticas, diagnosticadas o de tratamiento que no basan su acción en un principio químico o farmacológico.

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Están dentro de este grupo, las jeringas, agujas, tubuladuras, equipos electro médi-cos, …

B. Sistema ABC Esta clasificación tiene en cuenta: ¬ El valor económico. ¬ El valor de consumo. De los productos almacenados. Grupo A:

• El precio de los artículos es elevado • Se almacenan en poca cantidad • Exigen un control especial • Ejemplos: ciertos reactivos, prótesis, ciertos fármacos, … Nota: Controlando esta parte del inventario se actúa sobre la mayor parte del valor de los almacenes del centro sanitario.

Grupo B: • Artículos de valor medio en cuanto a precio • Son más baratos que los del grupo A • Se almacenan en mayor cantidad (material de laboratorio, de limpieza, …) • Corresponden a la mayor parte del almacén

Grupo C: • Artículos de precio bajo • De uso muy frecuente • Se almacenan en grandes cantidades • Suponen una proporción muy baja del valor de los inventarios (jeringas, tubos

de extracción, agujas, …) C. Clasificación por Catálogo de Productos Sanitarios por códigos

Cada artículo presenta un código que le identifica de modo inequívoco (Ej.: Ikea)

D. Clasificación por uso y duración

Material fungible (se consume o gasta

con el uso)

Material desechable de un solo uso (jeringas de plás-tico, gasas, vendas, cánulas nasales, etc.; empapado-res, papel de rollo …)

Material reutilizable; suele ser material frágil por ej.: pipetas, matraces, …

Material inventariable (de larga vida de

duración)

Se deteriora al uso, pero puede ser arreglado (cama hospitalaria, sillas, …)

Se controla con los “inventarios de material” (lista de posesiones de la unidad del hospital)

Cuando se va a tirar debe darse de baja en el inven-tario

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E. Clasificación del material sanitario según sus exigencias de almacena-miento Para su clasificación se utilizan 5 categorías: a) Material sin exigencias específicas. b) Material estéril: requiere mantenimiento de esterilidad. Gran parte del material es

estéril y está envasado de tal forma que esta condición mantiene su garantía de esterilidad: - Se debe almacenar y manipular con precaución - La rotura del envase (se presenta mojado), anula la condición de esterilidad

c) Material lábil: Productos que se deterioran fácilmente por diferentes agentes físi-cos.

Productos perecederos

Tienen un periodo de caducidad inferior a 5 años desde su fabrica-ción. Llevan en su embalaje un indicativo similar a un reloj de arena

Productos termolábiles

Se alteran fácilmente por la acción del calor, necesitan acondicio-namiento de temperatura: - Desde el simple ambiente fresco (10-20ºC) - Refrigeración (2-8ºC) - Congelación (por debajo de 0ºC) Los equipos refrigerantes han de disponer de 3 sistemas de seguri-dad: - Un sistema de seguimiento de temperaturas - Alarma que reaccione cuando la temperatura rebase el inter-

valo marcado - Un generador autónomo de energía para garantizar la refrige-

ración en ausencia de corriente eléctrica Se identifican por un símbolo en forma de estrella *

Productos fotosensibles

Se alteran por la acción de la luz directa. Están protegidos por em-balajes que impiden la entrada de luz.

Productos higroscópicos

Se alteran por la absorción de agua del medio. Están protegidos por embalajes especiales y sistemas de mantenimiento en seco.

Productos fotosen-sibles conservar pro-tegidos de la luz (la luz puede estropear o alterar su composi-

ción)

Productos Higroscópicos se debe controlar la humedad, puesto que la captan y se

estropean

Productos termolábi-les deben conservarseen condiciones esta-bles de Tª (entre la máxima y la mínima establecida por el fa-bricante: insulina, va-

cunas, colirios, …

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d) Materiales peligrosos: Son aquellos que representan un riesgo o peligro para la salud o el ser humano, … - Productos muy tóxicos (de limpieza y desinfección) - Muy reactivos; por ej.: O2, gas comburente - Etc.

Suelen identificarse con un pictograma de: productos explosivos, inflamables, tó-xicos, irritantes, radiactivos, peligro biológico, … Se deben almacenar separados del resto de productos.

NOTA Las etiquetas de los detergentes y de los desinfectantes llevan pictogramas

que identifican sus peligros La ficha de datos de seguridad incluye información sobre sus condiciones

de manipulación y almacenamiento, entre otras, …

e) Material caducado y defectuoso: Productos o materiales que han sido rechazados por los controles de calidad y deben eliminarse del almacén. Se almacenan separados del resto de productos y con indicaciones claras sobre su situación hasta que sean reacondicionados, devueltos o destruidos. NOTA IMPORTANTE

Una alta incidencia de la caducidad de productos sugiere una gestión de-ficiente; por tanto, se debe revisar los consumos y ajustar el aprovisionamiento

Para estos productos que precisan control del tiempo, así como para aquellos productos de mayor consumo o rotación y para todos en general, existen 2 sis-temas de estrategia de colocación, para sacarlos antes del almacén

SISTEMA FEFO (First Expired First Out)

El 1º en caducar es el 1º en salir

SISTEMA FIFO (First In First Out)

El 1º en entrar es el 1º en salir Como norma general, los productos con fecha de caducidad más próxima se colocarán en los lugares de más fácil acceso (por delante)

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DELIMITACIÓN DEL ALMACÉN => ZONIFICACIÓN Debido a las características de los artículos, el almacén sanitario suele estar delimitado en 4 zonas:

1. Zona de medicación 2. Zona de condiciones especiales 3. Zona de almacenamiento estándar 4. Zona de gases líquidos y de productos químicos

1. Zona de Medicación Donde se encuentran los medicamentos, deben estar bien ordenados, para poder colocarlos y cogerlos con soltura, flexibilidad y rapidez. El orden se puede establecer por: ¬ Orden alfabético del principio activo ¬ Sistema ATC ¬ O por grupos terapéuticos (en almacenes pequeños)

¿En qué consiste la clasificación de medicamentos mediante el sistema ATC? • La clasificación ATC (Anatómica, Te-

rapéutica, Química) es un sistema eu-ropeo de codificación de los medica-mentos teniendo en cuenta: ¬ El sistema u órgano efector sobre

el que ejerce su acción ¬ Los efectos terapéuticos del me-

dicamento ¬ La estructura química del medica-

mento ¬ El principio activo o la asociación

de principios activos que contiene • El Real Decreto 1348/2003 determina que la clasificación de medicamentos en

España debe hacerse según este sistema, ya que era de uso común en la gran mayoría de países miembros de la UE (la OMS lo adoptó como estándar interna-cional en 1996)

• Los medicamentos tienen asignado un código formado por 7 dígitos que propor-cionan información a 5 niveles:

1) NIVEL 1 O GRUPO ANATÓMICO: informa sobre el órgano efector o sistema sobre el que el fármaco actúa. Se codifica con una letra.

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2) NIVEL 2 O GRUPO TERAPÉUTICO: informa sobre la enfermedad o grupo de enfer-medades similares contra las que actúa el fármaco. Se codifica mediante un número de dos dígitos.

3) NIVEL 3 O SUBGRUPO TERAPÉUTICO: profundiza en las subdivisiones de los gru-pos anteriores. Se codifica mediante una letra.

4) NIVEL 4 O GRUPO QUÍMICO: informa del grupo de sustancias químicas a las que pertenece el fármaco. Se codifica mediante una letra.

5) NIVEL 5 O PRINCIPIO ACTIVO O ASOCIACIÓN FARMACOLÓGICA: informa del prepa-rado químico concreto del medicamento. Se codifica mediante un número de dos dígitos.

Ejemplos El código N05BA01 corresponde al DIAZEPAM N => Sistema Nervioso (Nivel anatómico) 05 => PSICOLÉPTICO (Grupo terapéutico principal) B => ANSIOLÍTICO (Subrupo terapéutico farmacológico) A => Derivado de la Benzodiazepina (Grupo químico principal) 01 => Diazepam (Subgrupo químico)

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2. Zona de Condiciones especiales Aquí se situarán aquellos artículos que: ¬ Se deban conservar refrigerados. ¬ Fármacos que necesiten una vigilancia especial (estupefacientes) Deben estar si-

tuados en una zona de acceso restringido.

3. Zona de Almacenamiento estándar ¬ Contiene los fungibles y materiales sanitarios. ¬ Se ordenan alfabéticamente o por familias.

4. Zona de Gases Líquidos y de Productos Químicos ¬ Se almacenarán separadamente del resto de productos sanitarios. ¬ Esta zona estará especialmente habilitada y deberá cumplir todas las normas de

seguridad. 3. La gestión del almacén sanitario

La gestión del almacén sanitario (tanto el alma-cén general como el almacén de servicio), tiene como objetivo principal asegurar la existencia de material, aparatos y equipos médicos para poder prestar una atención sanitaria de calidad al pa-ciente. La gestión incluye: La estimación de la cantidad de existencias

que deben mantenerse en depósito: gestión de stocks, o de existencias y el apro-visionamiento (es un elemento fundamental para el funcionamiento adecuado de la prestación del servicio asistencial)

Seguimiento de los movimientos de cada artículo: Trazabilidad. Elaboración de fichas de almacén (sistemas de registro) Realización de inventarios Valoración del almacén: cálculo de costes. Etc.

LOS STOCKS Se entiende por stock la cantidad de un mismo artículo o referencia que hay en el

almacén; es decir, las existencias de ese artículo. Siempre debe haber una cantidad suficiente de cada artículo para poder hacer frente

a las necesidades o demandas; por ello es preciso realizar una correcta gestión de stocks.

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Hay 2 aspectos básicos que se deben tener en cuenta para garantizar la cantidad suficiente de un artículo y estos son: A. Las necesidades => cantidad que se gasta

de cada artículo. B. El tiempo de entrega del proveedor => el

tiempo que tarda desde que se realiza un pedido hasta que lo entrega.

NOTA El Nº de Referencia es esencial para identificar correctamente a cada artículo (a cada artículo se le asigna un número de referencia) Ej: dos vendas del mismo material pero de distintas medidas son el mismo producto, pero artículos diferentes; por tanto, tienen asignado un número de referencia distinta.

La gestión de stocks determina el intervalo dentro del cual debe estar el stock de cada artículo del almacén y las operaciones para mantener el stock dentro de esos límites.

Teniendo en cuenta esto, se fijan los si-guientes aspectos: Stock mínimo Stock de seguridad Stock máximo Punto de pedido

El Nº de referencia tiene en cuenta

todas las caracte-rísticas del artículo

El número de referen-cias o de artículos que tiene un almacén, es el número de productos distintos (aunque solo sea en una de sus ca-

racterísticas) que contiene el almacén

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El stock mínimo, es la cantidad mínima de un artículo o referencia que sebe haber en el almacén sin correr el riesgo de que se agote, mientras el consumo es el habitual

Para ello se calcula el consumo medio de este producto de manera mensual (es más apropiado mensual que anual, ya que existen picos extra de consumo estacionales)

El stock de seguridad, es la can-tidad de un producto o referencia superior al stock mínimo, que se considera necesaria para atender las necesidades y además también las incidencias que puedan ocurrir

Se calcula tomando el consumo medio de más actividad del artículo y aplicán-dole un porcentaje de incremento, con ello se reduce el riesgo de que pase cualquier incidencia, y el producto se agote.

El punto de pedido del stock, se refiere al momento en que se debe realizar un nuevo pedido para evitar que el artículo se agote

El punto de pedido tiene en cuenta las necesidades y el tiempo de entrega del proveedor.

Ejemplo Stock de seguridad de jeringas de 5ml es de 500 Ud El proveedor tarda 5 días en servirlos Las necesidades o medio de consumo diario son de 50 Ud Para mantener el stock de seguridad, ¿cuándo habría que hacer el pedido?

Durante los 5 días que tarda el proveedor en servir el pedido saldrán 250 Ud (5 días por 50 Ud al día)

Para que cuando llegue el pedido queden aún 50 Ud en el almacén, 5 días antes del pedido tendrá que haber 750 (500+250)

El punto de pedido será cuando el stock llegue a las 750 Ud

El stock máximo, es la cantidad máxima de una referencia o artículo que puede haber en el almacén.

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El stock máximo tiene lugar en el momento de la recepción del pedido y, viene siendo la cantidad de unidades del pedido recibido + la cantidad de unidades del stock de seguridad.

Por ejemplo: En el momento de la recepción del pedido 500 Ud de jeringas de 5cc, el stock de seguridad es de 500 Ud => por tanto, el stock máximo será de 1000 Ud de jeringas de 5cc.

Se pueden definir los depósitos o existencias máximas, como la cantidad de un artículo determinado por encima de la cual no es aconsejable almacenar

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EL APROVISIONAMIENTO El aprovisionamiento => es el conjunto de

actividades destinadas a conseguir que en todo momento haya en el almacén una can-tidad igual o superior al stock de seguridad; y esto es así para cada una de sus referencias o artículos.

Para el aprovisionamiento se debe tener en cuenta: ¬ La rotura de stocks ¬ La metodología del aprovisionamiento ¬ Las modalidades de aprovisionamiento ¬ Los modelos de aprovisionamiento

La rotura del stock Uno de los mayores riesgos de un mal aprovisionamiento es que un artículo se agote

o acabe, entonces se produce lo que se denomina rotura de stock de un artículo. Una rotura de stock puede ser muy grave, ya que puede llegar a impedir la actividad asistencial.

Se produce la rotura de stock de un artículo cuando su provisión se agota en el almacén

Metodología del aprovisionamiento

El aprovisionamiento se debe realizar con una metodología basada en: Prever las necesidades de los artícu-

los teniendo en cuenta los consumos promedios.

Planificar las necesidades en el tiempo, observando si hay fluctuacio-nes estacionales.

Realizar las búsquedas necesarias en el mercado para localizar los productos más convenientes (adecuados en costo y pla-zos de entrega)

Planificar la adquisición de cada artículo dependiendo del consumo y del tiempo que puedan tardar los proveedores en servir el material.

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Modalidades de aprovisionamiento

SEGÚN QUIEN EFECTÚE LA COMPRA SEGÚN CUANDO SE EFECTÚE LA COMPRA

• Compra centralizada: la realizan los almacenes centrales con un gran volumen de adquisición y dis-tribución que suministran otros centros:

‐ Abaratan los costes de material y transporte

‐ Los costes indirectos aumentan • Compra descentralizada: cada organización rea-

liza sus propias compras y las planifica según sus necesidades.

• Compra mixta: combina los dos anteriores, para:

‐ artículos fungibles de mucha rotación centrali-zada

‐ medicamentos poco habituales descentralizada

• Compra en el punto de pedido: realizar el nuevo pedido en el mo-mento en que las existencias lle-guen al punto de pedido.

• Compra programada: programa-ción de suministración periódica pactada con el proveedor (para artículos con un consumo diario bastante regular)

• Compra urgente: compra extra para mantener o recuperar exis-tencias a causa de alguna inci-dencia.

Modelos de aprovisionamiento: JUST IN TIME El aprovisionamiento Just in Time consiste en almacenar los mínimos materiales posi-bles para la actividad, haciendo pedidos cortos y con la frecuencia exacta en la que son necesarios. Este modelo se caracteriza por: Reducir el espacio de almacenamiento; por tanto, se reducen los costes de almace-

namiento. Se consigue pactando con los proveedores (compra programada) Se debe tener en cuenta la garantía de seguridad de administración. Es muy útil en artículos no críticos que ocupan un gran volumen.

Modelos de almacenaje teniendo en cuanta el aprovisionamiento: DUPLICADO Los productos médicos, sanitarios y material fungible están por duplicado, es decir, en 2 cajones o contenedores: → Hay un cajón A y otro B para el mismo artículo → Cada cajón tiene una tarjeta identificativa con el código de barras → Se va consumiendo el artículo del cajón A y el B no se toca → Una vez consumido todo el material del A, se retira la tarjeta identificativa (momento

del pedido), y se empieza a consumir el artículo del cajón B.

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VALORACIÓN DEL ALMACÉN: CÁLCULO DE COSTES Para la valoración del almacén se tiene en

cuenta: → El cálculo de costes → El principio de Pareto

La valoración del almacén viene determi-nada por el cálculo de costes y se debe realizar artículo por artículo.

Conceptos que deberás conocer para realizar una adecuada valoración: Coste de compra: es el coste de compra al proveedor + los gastos necesarios hasta

su llegada al almacén. La cantidad dependerá: ¬ Del número de unidades compradas ¬ Del precio de cada unidad ¬ De los gastos originados hasta su llegada al almacén

Coste de pedido: es el que se genera al realizar el pedido como consecuencia de: ¬ La preparación ¬ Los impresos ¬ Los gastos de teléfono ¬ La recepción

Coste de mantenimiento: al tener un activo incrementado en la empresa aumen-tan los gastos de mantenimiento. También puede aumentar la necesidad de espacio físico, … Todo ello reporta un incremento en el coste.

Coste de personal: se necesitan empleados, esto incrementa los gastos. Coste de materiales: cuando se producen pérdidas, deterioros y caducidades (me-

dicamentos) en los productos almacenados. Ello representa un aumento del costo. Coste de ruptura de stock: se produce cuando el almacén no es capaz atender la

demanda, al no disponer de los stocks que se solicitan, … Esto puede ser debido a una mala gestión, imprevistos como inundaciones, etc.

Todos estos costes se pueden resumir en: Costes directos Precio unitario de cada artículo incluyendo impuestos y transportes ¬ Coste de compra ¬ Coste depedido ¬ Coste depersonal

Costes indirectos Gastos derivados del almacenaje incluyen: ¬ Costes de espacio ¬ Costes para mantener las condiciones de

almacenamiento que cada artículo re-quiere (refrigeración, humedad contro-lada, protección ante la luz, …)

A partir de todos estos datos anteriores se puede calcular: El coste unitario de cada artículo El valor de todos los artículos almacenados (suma de los costes totales de todas

las referencias)

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El estudio de todos estos datos de costes, además de proporcionar el valor del alma-cén, permite hacer estudios para mejorar su rentabilidad.

CURIOSIDAD Hoy día se está generalizando la “externalización del almacén” para reducir costes

y evitar problemas de espacio (subcontratas de almacén logístico)

LOS INVENTARIOS El inventario es un listado detallado de los bie-

nes tangibles que posee una empresa. El total de cada artículo tendría que coincidir

con los del programa informático. El material que consta en el inventario está

repartido entre: → El almacén. → Los vehículos de transporte. → Las diferentes dependencias de la em-

presa. El inventario debe realizarse personal-

mente, contando uno por uno los artícu-los

El inventario sirve para: → Llevar un control de las existencias reales

de los artículos o materiales → Comprobar que las existencias a nivel teó-

rico (datos del ordenador), se corresponden con la realidad.

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→ Realizar la corrección de cada artículo en la plantilla informática y ajustarlo a la realidad

Factores que pueden hacer variar el inventario: → Que no se haya registrado alguna entrada o salida del almacén, tanto al contar

físicamente como al introducir los datos en el programa informático. → Duplicidad en el recuento del material (contar un mismo artículo o material dos

veces) → Que el material se haya deteriorado o caducado, o se encuentren estropeados o

se hayan quedado obsoletos → Extravíos o pérdidas de algún “aparato” o material durante la asistencia sanitaria → Roturas, robos, … → Errores al introducir datos en el registro.

“Para las empresas es importante hacer el inventario, porque los materiales y equipos electro-médicos tienen un elevado coste y cualquier alteración afecta a los resultados de la empresa” El inventario es el recuento de todos los productos que hay en un almacén con el objetivo de encontrar errores de stock y productos deteriorados. Hacer el control del inventario es una acción que valida el valor de las existencias de la empresa y refleja lo que realmente hay en existencias, no lo que teórica-mente tendría que haber.

La información del inventario es muy valiosa para:

→ Detectar problemas. → Mejorar las estrategias y procedimientos de trabajo.

La realización de un inventario implica las siguientes fases: a. Localizar cada artículo en el almacén. b. Identificar cada artículo de la forma más precisa y clara (nº de referencia) c. Verificar el total de artículos de cada clase y variedad y compararlo con el registro

existente. d. Identificar los artículos que deben retirarse y darlos de baja en los registros. e. Registro de toda la información obtenida (regulación)

Se distinguen 3 clases de inventarios: 1. Anual 2. Permanente 3. Rotatorio

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1. INVENTARIO ANUAL • Es una práctica común en todos los almacenes. • Se suele hacer al final de año, de forma que el resultado se pueda tener en

cuenta para cerrar la contabilidad de la empresa. • Es imprescindible bloquear todos los movimientos del almacén mientras dure el

inventario. Como no se puede parar la actividad asistencial porque se vaya a realizar un inventario, los centros que dependan del almacén deberán cursar los días ante-riores pedidos que les permitan disponer de todo lo necesario mientras dure el inventario.

• Una vez que el inventario está cuadrado correctamente, se deberán actualizar los datos en el sistema informático, a este proceso se le denomina REGULARIZA-

CIÓN. • En caso de detectarse errores significativos o de alto impacto económico se de-

berá rastrear todos los movimientos durante el año hasta localizar la causa.

2. INVENTARIO PERMANENTE • Consiste en inventariar diaria y únicamente aquellas referencias o artículos que

han tenido algún movimiento (realizar un inventario de los artículos que se han movido en la jornada)

• Es muy trabajoso en aquellos almacenes que hay un gran movimiento de refe-rencias (evaluar su conveniencia dependiendo del caso)

• Presenta una serie de ventajas: ¬ Se detectan errores en el mismo día (se corrigen) (se identifican más rápido

los errores) ¬ Evita la rotura inesperada de stocks. ¬ Permite la regularización contable evitándose el gran impacto contable a final

de año.

3. INVENTARIO ROTATORIO • Es una situación intermedia entre las dos anteriores. • En este caso se realiza un inventario parcial con frecuencias establecidas. • Consiste en la programación de un número de artículos que hay que inventariar

c/día, puede ser c/semana o c/mes. • La intención es recontar todos los artículos del almacén en el periodo de un

mes. • Este sistema se debe completar haciendo un inventario anual.

Como norma general La época para realizar el inventario son las de menor actividad y las del cierre del ejercicio contable (final de año), aunque lo más aconsejable y que suele hacerse en

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almacenes pequeños es el Método Cíclico o Rotatorio, que consiste en verificarlo cada cierto tiempo (mes, semana, …).

SISTEMAS DE REGISTRO Y CODIFICACIÓN: FICHAS DE ALMACÉN

Las fichas de almacén están integradas en los programas informáticos de gestión de los almacenes; cada ficha incluye: ¬ Nº de referencia => código alfanumérico que identifica el artículo ¬ En caso de fármacos => la identificación puede ser por principio activo, nombre

comercial o, por código ACT ¬ Nª de factura ¬ Nª de serie del lote ¬ Fecha de caducidad de producto ¬ Fecha de entrada del lote ¬ Fecha de salida ¬ Servicio al que se le entrega el material ¬ Datos de proveedor: nombre, teléfonos, correos electrónicos ¬ Precios: precio medio anual y precio unitario ¬ Condiciones de conservación: se destaca si necesitan requisitos especiales.

NOTA Herramientas de Apoyo: - Sistema de código de barras - Etiquetas electrónicas (identificación por radiofrecuencia)

Una Ficha de almacén es un documento que registra las entradas y salidas de un artículo, con el objetivo principal de llevar un control de existencias y pedidos.

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LA TRAZABILIDAD • Es el seguimiento de todo el recorrido

que realiza un producto, desde su fabri-cación, pasando por todas sus etapas de comercialización, hasta su consumo (in-cluido este mismo)

• También se define como la posibilidad de rastrear en todo momento la huellas y la ubicación de todos los productos, tanto en sus características como en sus movi-mientos.

• La trazabilidad permite: ¬ El seguimiento de los productos hasta su consumo por parte del paciente. ¬ La rápida intervención en caso de que las autoridades sanitarias lancen una

alerta sanitaria que obligue a la retirada de algún lote de algún producto. ¬ Estas medidas afectan a todos los distribuidores, los cuales están obligados a

establecer la distribución independientemente del origen. ¬ Para la trazabilidad se utilizan sistemas de identificación única destinados a evitar

el robo, la falsificación y la adulteración. ¬ Los sistemas utilizados permiten conocer:

‐ La fabricación ‐ La procedencia ‐ La fecha de producción ‐ La fecha de caducidad ‐ Identificación del número de lote y de partida ‐ La presentación ‐ Identificación del código del producto ‐ El precio ‐ Etc.

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• Herramientas básicas utilizadas en la trazabilidad Sistema de código de barras: es un sistema de bajo coste, con un lector se cap-

tura la información Etiquetas electrónicas: es una etiqueta de papel con un finísimo alambre de cobre

que termina en un chip pequeño como un punto, la etiqueta va adosada o pegada en la caja que contiene el lote del producto. “Su lectura se realiza mediante un sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID)” Este sistema mejora mucho la funcionalidad, puesto que permite la lectura y escritura a distancia de las etiquetas electrónicas, sin necesidad de tener líneas de visión, pudiendo leer y escribir varias a la vez (es un sistema muy caro que es eficiente en empresas grandes)

• Tipos de trazabilidad Trazabilidad hacia atrás: se realiza a

la entrada de las mercancías y sigue los productos hasta su origen (desde un punto a su etapa ante-rior)

Trazabilidad de proceso interno: re-gistra los movimientos internos de

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cada producto, quien los realiza y cuando (recepción del producto, almacena-miento, dispensación o salida)

Trazabilidad hacia delante: es la información de todos los productos cuando se les da salida del almacén. Se necesita registrar a que servicio o ambulancia y profe-sional se le entregan (tipo de material, cantidad exacta, lotes, caducidad, …)

• Funciones del personal responsable del almacén de empresas de transporte sanitario Recibir, controlar y clasificar el material y su reposición. Suministrar el material solicitado a los diferentes servicios sanitarios para que pue-

dan reponer los materiales gastados. Esto comporta una variación de existencias sobre las que ha de tener el control a través de la gestión del programa informático con el que trabaje.

Facilitar al departamento de compras la información so-bre las existencias de mate-rial. Periódicamente la persona responsable del almacén cumplimentará las órdenes de pedido, precisando el tipo de material, el agente y, la unidad o empresa suminis-tradora. Este listado u órdenes de pedido será diferente, según el programa que tenga la empresa, igual que el protocolo a seguir.

Llevar un minucioso control y registro de las entradas y salidas de los materiales del almacén. Las entradas serán las que se realicen a través del suministro de los diferentes proveedores y, las salidas las que se realicen para la reposición de ma-terial de los diferentes centros o servicios sanitarios, controladas también a través del registro de la reposición que se realiza en cada turno de trabajo.

Vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos) El pedido se tendrá que hacer teniendo en cuenta el stock que se ha de tener para poder suministrar a los servicios sanitarios y el tiempo que tarda el proveedor en suministrar los productos.

La reposición del material. Cuando algún proveedor suministra algún producto, la persona responsable del almacén procederá a su recepción.

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Tendrá que verificar que el producto que recibe coincide con lo que describe el almacén, tanto en cantidad como en calidad, comprobando si ha llegado el pro-ducto que se había pedido.

Una vez comprobado el albarán y los productos, habrá que etiquetar el material (cubrir la ficha técnica del producto), colocarlo en el almacén en el lugar físico que le corresponda. El programa informático indicará las cantidades que hay en stock. El albarán será entregado en el departamento de compras.

DOCUMENTOS DE CONTROL DE LAS EXISTENCIAS DEL ALMACÉN Los documentos de control de las existencias del almacén pueden ser muy variados, según la empresa y cada documento estará diseñado en función del objetivo que desem-peña en el funcionamiento del almacén. Los documentos de control más habituales son: Los albaranes de suministro de material de los proveedores. El documento o registro de existencias. El documento o registro de entradas de material El documento o registro de salidas de material (check-list) El documento o registro de fármacos. El documento o registro de estupefacientes. La hoja de pedidos. Tarjetas de identificación de productos.

Los registros deben facilitar el stock, la identificación de los artículos, la localización de los mismos, el control de suministro a los diferentes vehículos sanitarios, etc.

Cada tipo de documento o registro se asocia al objetivo que desempeña en el funcio-namiento del almacén.

Normas de seguridad e higiene aplicadas a los almacenes de cen-tros sanitarios En cualquier tipo de almacén, la normativa exige cumplir con unas pautas de seguridad y limpieza. El objetivo es evitar o disminuir cualquier riesgo o accidente y conservar en buen estado el material sanitario.

En cuanto a los productos, las acciones básicas que debemos seguir son: ¬ Cumplir con las recomendaciones de los fabricantes de los productos para su trans-

porte y mantenimiento.

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¬ Conocer las características del material que estamos utilizando y registrar correcta-mente cada movimiento para, si existe riesgo, poder retirarlo rápidamente del mer-cado.

¬ Corroborar la autenticidad de los productos. ¬ Mantener la vigilancia del material clasificado como peligroso (inflamable, combu-

rente, corrosivo, etc.) El tipo de almacén es importante para mantener los productos, pero también lo es el sistema de organización que escojamos para distribuir dicho material. Lo más normal es que el orden sea: ¬ En estanterías: el principal riesgo es que se desplomen, por lo que hay que poner

especial atención en respetar la carga máxima, fijarlas correctamente y ordenar los productos en ellas con lógica.

¬ Fuera de estanterías: lo mejor es evitarlo para buscar una mayor estabilidad del ma-terial, aunque existen excepciones en el caso de no suponer ningún riesgo. Pueden ser lugares de almacenamiento las cajas o cajones, los bloques o pilas, los palés, los contenedores flexibles, etc.

Los almacenes sanitarios deben ser independientes del resto de las instalaciones del centro y estar perfectamente separados de ellas, con las indicaciones pertinentes.

NORMAS DE HIGIENE, SEGURIDAD Y DEMÁS RECOMENDACIONES PARA LOS ALMACENES

El almacén debe situarse en una sola planta y disponer al menos de 2 puertas.

El sueldo ha de estar nivelado y su superficie no puede ser resbaladiza.

Las zonas de paso y salidas, en especial las salidas de emergencias deben estar libres de obstáculos y señaladas.

Debe existir una buena ventilación, natural o artificial.

El mobiliario debe estar montado y anclado correctamente,

Deberá haber un mantenimiento correcto; in-cluyendo las operaciones necesarias para que las instalaciones se mantengan en perfecto estado: ¬ Revisiones periódicas. ¬ Limpieza de las instalaciones y mobiliario.

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Deberá garantizar la preservación de las ca-racterísticas físicas, químicas y de seguridad de los productos.

Deberá separarse de forma adecuada los pro-ductos no compatibles (por ej.: inflamables y corrosivos)

Deberán aislarse los productos especialmente peligrosos, los cuales deberán estar correcta-mente almacenados y señalizados.

Deberá haber un correcto almacenamiento y gestión de los residuos.

Vigilar estrechamente el aprovisionamiento y stock de los ARTÍCULOS O REFERENCIAS CRÍTICAS. Los artículos críticos son productos cuya falta puede afectar gravemente a la capacidad de asistencia sanitaria por ej.: oxígeno, monitor desfibrilador, etc.

Todo el material debe estar claramente eti-quetado, para poderlos encontrar con facili-dad y evitar posibles confusiones con otros productos de envases parecidos.

La localización de cada producto debe ser sencilla y lógica, de manera que resulta más efectiva al personal.

El almacén deberá estar delimitado como mí-nimo en 4 zonas: ¬ Medicación. ¬ Condiciones especiales. ¬ Almacenamiento estándar. ¬ Gases líquidos y productos químicos.

Las mercancías y materiales se deben apilar en orden y respetando las normas de apilamiento básicas: ¬ Nunca superar el límite de peso de las estanterías. ¬ Deberán evitarse apilamientos excesivos de material. ¬ Comprobar la estabilidad de la carga después de colocarla. ¬ Colocar los objetos más pesados en las baldas inferiores. ¬ Verificar que los objetos almacenados no sobresalgan de las dimensiones de las

estanterías.

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¬ Los productos de un mismo lote se deberán colocar juntos de manera que se pueda retirar todo el lote en caso de una alerta sanitaria.

¬ La colocación debe garantizar una adecuada rotación de productos (sistema FEFO o FIFO)

¬ Se deberá respetar el aforo de almacenaje. Utilizar los dispositivos de ayuda disponibles: escaleras, carros o sistemas similares

para la colocación y extracción de los artículos. Utilizar el EPI correspondiente: guantes de protección, cascos, calzado de seguridad. Seguir las normas ergonómicas de manipulación de cargas. Para extraer material de sus ubicaciones la persona se deberá colocar de forma late-

ral, no delante de ellos. Deberán adoptarse las medidas de seguridad que requiera la manipulación y el trans-

porte de los materiales. El acceso a los materiales deberá ser sencillo y seguro y, la organización deberá tener

áreas bien diferenciadas. Estas áreas tendrán que especificar las condiciones de al-macenamiento de cada material (climatización, esterilización, …)

Debe tener un PLAN DE EMERGENCIAS.

Un plan de emergencias es un conjunto de medidas que se debe aplicar si se pro-duce una situación de riesgo, con el objetivo de minimizar los daños humanos y materiales, y garantizar la evacuación segura del personal si fuera necesaria.

¬ El personal de la empresa debe conocer el PLAN DE EMERGENCIAS y recibir formación

sobre las acciones a emprender si se activa. ¬ El PLAN DE EMERGENCIAS determina:

La colocación de elementos de extinción de incendios que deben estar correc-tamente señalados (deberán estar señalizados los puntos donde se encuentren los extintores)

Como se debe efectuar una evacuación. Las salidas de emergencia y su señalización (las salidas de emergencias debe-

rán estar despejadas y libres de obstáculos) Los pasillos, salidas y vía de circulación deberán permanecer libres de obstácu-

los. La periodicidad de simulacros de actuación. Disponer de elementos de protección: alarmas, de humo, aspersores, …

La seguridad e higiene en los almacenes también incluye la SEÑALIZACIÓN DE SEGURIDAD

Y SALUD EN EL TRABAJO.

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Debe existir un comité de Seguridad e Higiene con la misión de establecer y evaluar los planes de prevención de riesgos.

PICTOGRAMAS => Es un signo icónico; es decir, que representa figurativamente (de forma más o menos realista) un objeto real, figura, sig-nificado o concepto. Sintetiza un mensaje que puede señalar o informar sobrepasando las barreras de las lenguas (univer-sal) Es un recurso comunicativo de carácter visual que podemos encontrar en diversos contextos de nuestra vida diaria.

Las señales de seguridad y de emergencia son de obligado uso para convertir el espacio de trabajo en un lugar seguro y bien señalizado.

Los colores de las señales y sus pictogramas

Indica prohibición, peligro o alarma. También se usa para señalizar la localización de equipos contra incendios.

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Se utiliza en las señales de advertencia, precaución

Se utiliza en las señales de obligación, orienta a una acción obligatoria o al uso necesario de un equipo de protección específico (EPI)

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Se emplea en señales que establecen zonas o áreas de seguridad, también para identificar las vías de evacuación en caso de emergencia.

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Franjas de Seguridad Si

gnifi

cado

Zona de peligro

Zona prohibida o zona de equipo contra incendio

Zona que indica condición de emergencia

EL ALMACENAJE DE MATERIALES PELIGROSOS Los materiales peligrosos son aquellos que tienen algún riesgo particular como: ¬ Los productos tóxicos o muy tóxicos ¬ Los productos muy reactivos ¬ Los productos sometidos a seguimiento administrativo especial. Una sustancia o mezcla clasificada como peligrosa tiene que llevar una etiqueta en la que deben figurar los siguientes elementos: ¬ Pictograma o pictogramas avisando del

peligro (rombo con fondo blanco, figura en negro y rodeado por una franja roja)

¬ Palabra de advertencia: PELIGRO / ATENCIÓN / …; indica el nivel relativo de gravedad

¬ Frases H: Peligro. Indican peligro (des-criben la naturaleza del peligro de la sus-tancia o mezcla)

¬ Frases P: Prudencia, son consejos de prudencia, donde se describen las medi-das recomendadas para minimizar o evi-tar los efectos adversos causados por la exposición a esa sustancia o mezcla pe-ligrosa.

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Sustancias explosivas e inflamables De entre todos los materiales peligrosos y tóxicos almacenados en un almacén sanitario, los más abundantes son las sustancias explosivas e inflamables. ¬ Cuando en el almacén se guardan más de 200 litros de líquidos inflamables, se nece-

sitarán contenedores especiales instalados fuera del almacén, en un sitio específico de uso

¬ Con menos cantidad estarán en el almacén localizadas en un lugar específico, lejos de materiales combustibles y comburentes (O2) o No fumar, no encender cerillas ni mecheros, … o Estará dotado de extintores, maquinaria para la aspiración de gases y vapores in-

flamables, detectores, alarmas, aspersores, …; según el caso. ¬ Si se almacena una cantidad pequeña, puede ser suficiente con un armario especial,

resistente al fuego y con cierre hermético. Sustancias radiactivas. Las sustancias radiactivas pueden irradiar al medio o a los trabajadores o bien dispersarse en el ambiente irradiando. Aquel personal que manipule o utilice radioisótopos deberán tener una autorización de la administración, deben cumplir unos requisitos de seguridad, … ¬ Los radioisótopos deberán guardarse en un recipiente hermético y blindado (gamma

cámaras), debidamente etiquetado, clasificado, ordenado y guardado bajo llave en unos armarios específicos para ello.

¬ Los centros almacenan solo el material radiactivo que necesitan durante los siguientes días o 2 semanas en una zona restringida a personas ajenas a la unidad (área prote-gida con blindaje)

¬ Para acortar al máximo la circulación del material radiactivo, la zona de manipulación de radioisótopos estará cercana a la sala en la cual se le administran al paciente y está próxima a la sala de exploración.

¬ Debe existir un vestuario con exclusa (es un vestidor especial para ponerse y retirar los EPIs adecuados, presenta una ducha de seguridad con lavado de ojos, puertas con sistema de control de acceso, un ambiente controlado de contaminación, aire, …; sistemas detectores de radiación ionizante ambiental, …

Medicamentos terapéuticos que precisan medidas de control Entre ellos destacamos los psicotrópicos y los estupefacientes (llevan medidas de control y registro especiales. De acceso restringido al personal, se guardan bajo llave, necesario firmar registro) Medicamentos psicotrópicos: tienen unos efectos especiales sobre las funciones psí-

quicas. Actúan sobre el sistema nervioso central (actúan modificando ciertos procesos bioquímicos o fisiológicos cerebrales), pueden tener efectos como: - Cambios temporales de la percepción. - Cambios temporales del ánimo. - Cambios temporales de la conciencia. - Cambios temporales del comportamiento.

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Entre ellos se encuentran los antipsicóticos, los estimulantes y depresores cerebrales, alucinógenos, …; llevan impresa en la parte superior derecha de la caja una circun-ferencia:

Con una línea vertical que la divide en dos Con la mitad derecha pintada de negro.

Medicamentos estupefacientes: son sustancias psicotrópicas (actúan sobre el SNC)

(derivados del opio, narcóticos, …, morfina, codeína; se suelen utilizar para tratar el dolor) Presentan un alto potencial de producir conducta abusiva y/o dependencia. Llevan impresa en la parte derecha de la caja un círculo pintado en negro.

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EL ALMACENAJE DEL MATERIAL CADUCADO Y DEL MATERIAL DEFECTUOSO El material defectuoso es aquel rechazado por el departamento de vigilancia o control de calidad, según criterios previamente establecidos. Debe almacenarse en un lugar visible-mente separado del material utilizable hasta su devolución al proveedor. Los medicamentos caducados y, por tanto, inutilizables se almacenarán también separa-damente hasta su destrucción, que deberá realizarse siguiendo las normas pertinentes sobre eliminación de residuos sanitarios. Aquellos productos estériles cuya esterilidad se vea comprometida (mojados, envase roto, caducados), deberán retirarse. En caso de ser material reutilizable habrá que tener en cuenta o considerar si se pueden volver a esterilizar (otro depósito diferente)