gestiÓn de compras y almacÉn

CURSO-TALLER

GESTION DE APROVISIONAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS

CONTENIDO DEL CURSO

ABASTECIMIENTO DE A&B

1. Introducción.2. Sistema de adquisiciones. Organización y funciones.3. Fuentes de Aprovisionamiento. Búsqueda y ubicación.4. Negociación con las fuentes de aprovisionamiento.

Habilidades del negociador de compras.5. Integración de proveedores. Homologación.6. Gestión estratégica de las adquisiciones de bienes y servicios Operatividad de las compras7. Control de Inventarios y almacenes.

Logística y la Cadena de Abastecimiento

Año a año la administración de la cadena de abastecimiento a tomado mayor Importancia en el mundo globalizado. Día a día la competencia se hace mas ardua y solo las empresas que logran importantes diferencias contra sus competidores aspiran a aumentar su participación en el mercado o simplemente a sobrevivir en el. La buena administración de la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnología de la información ayudan a lograr este propósito, sin embargo esto no es fácil ya que esta cadena abarca diversas actividades.Uno de las principales actividades en la administración de la Cadena de Abastecimiento es el área de Logística.

www.corporacionsesar.com 3

LA LOGÍSTICA DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

www.corporacionsesar.com4

Gerente General

Administración Finanzas Producción Logística Comercialización

Control inventarios

Compras

Almacenes

Transporte

Distribución final

LOGÍSTICA

• “Proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y el almacenaje de materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la información desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos de los clientes” (Council of logistics management).


LOGISTICA EMPRESARIAL Abastecimiento eficiente de recursos materiales o servicios que requiere una empresa o institución para cumplir sus funciones.

OBJETIVO:Abastecer de materiales y servicios :- Calidad requerida.- Momento oportuno.- Cantidad necesaria.- Menor costo.


LOGÍSTICA COMO INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

PRODUCCIÓNActividades Especificas

-Actividades de planta

-Manejo de materiales

-Mantenimiento de equipos e instalaciones

MARKETINGIntersección de

Actividades

Intersección de

Actividades

-Programación del producto

-Localización de plantas

-Aprovisionamiento

-Nivel servicios

-Servicios clientes

-Embalaje

-Localización de detallistas

-Flujo de información

-Promoción

-Investigación de mercados

-Productos mixtos

-Precios

LOGISTICA

Actividades Especificas

-Transportes

-Control de Inventarios

-Almacenes

-Manufactura


Grandes Retos Empresariales

InnovaciónCalidadReducción de ciclos de tiempoNuevos productos, nuevos serviciosCompetitividad en costo y diferenciación

¿Como ser el competidor con el mejor precio?

¿Qué necesito hacer para reducir realmente los costos?

¿Cómo hacer crecer el negocio sin perder el control?

¿Como puedo mejorar el servicio?


Importancia actual de la Logística

LOS MERCADOS SE EXPANDEN

MARGENES O BENEFICIOS SE REDUCEN

SE INCREMENTA EL NIVEL DE SERVICIO

RECONSTRUIR SISTEMAS LOGISTICOS

LA COMPETENCIA SE ENDURECE


Estructura del Sistema Logístico

Previsión demandaPlanificación de RequerimientosComprasTransporte (Aprovisionamiento)Inventario de Producción

AlmacenesManejo de Materiales y Productos Semi-terminadosEmbalaje

Inventario de DistribuciónPlaneamiento de la DistribuciónProcesamiento de PedidosTransporte (Distribución)Servicio a Clientes

Gestión de Materiales

Distribución Física

LOGISTICA


Perfil del Logístico Ideal• Generalmente se empieza tomando en cuenta su

honradez.• El ejecutivo o el empleado de esta área es un vendedor,

debe ser muy empático.• El sexo y la edad del personal que trabaje como técnico

logístico no es determinante.• Desde el principio un buen logístico tiene que pisar el

almacén. • Metódico y organizado.• Criterio y sentido común.


La ética en Compras• El comprador no solo debe ser honesto sin

parecerlo.• Mantener lealtad a su empresa en todo

momento.• Mantener un intachable nivel de integridad en

todas sus relaciones comerciales, tanto dentro como fuera de su empresa.

• Aceptar y cumplir la letra y el espíritu de las leyes nacionales e internacionales.


• Optimizar el uso de los recursos, de los que son responsables, con el fin de proporcionar el beneficio máximo para sus empresas.

• Promover los más altos niveles de calidad profesional y mantener la altura y el nivel de la profesión de compras.

• Promover relaciones de beneficio mutuo con los proveedores, a través de la cortesía e imparcialidad en todas las fases del ciclo de compras.

La ética en Compras


• Abstenerse de cualquier negocio propio que pueda estar o parecer estar en contradicción con la empresa.

• Manejar la información confidencial de la empresa y de los proveedores con a debida cautela y respeto.

• No aceptar regalos personales que no sean considerados regalos de cortesía en los negocios, como bolígrafos, calendarios, etc.



• Así mismo no aceptar entretenimientos a cargo del proveedor que puedan disminuir o aparentar

disminuir su capacidad negociadora y su imparcialidad.

• Mostrar en todo momento Imparcialidad y Objetividad en la toma de decisiones de compra.



Introducción. Conceptos Generales. Ejemplos

Gestión en Compras


¿Qué es Comprar?

• Es el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), previa negociación sobre el precio y condiciones de pago, así como el seguimiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas.


Función de Compras

• Abastecimiento o Aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento.

• Su concepto es sinónimo de “provisión” o suministro. Las actividades básicas dentro de este proceso son las siguientes:- Calculo de necesidades y adquisición


FINALIDAD

Comprar materiales:-de la CALIDAD adecuada-de la CANTIDAD necesaria-en la FECHA oportuna-al PRECIO correcto-de la FUENTE adecuada y -con la ENTREGA en el lugar apropiado


NO BUSCAR PRECIOS MAS BAJOS

SI NO COSTOS GLOBALES

MAS BAJOS


COSTOS

60% Materias Primas y Materiales 15% Gastos de Fabricación 10% Gastos de Ventas y Financieros 10% Recursos Humanos 5% Otros Gastos Administrativos


Importancia de la gestión de compras

• Las compras usan el 60% de los ingresos obtenidos a través de la gestión de ventas.

• Por cada 100 soles de ingresos 60 son usados para realizar compras que aseguren continuidad en el establecimiento


• La cantidad de productos a gestionar desde Compras, es tan variada que suele convertir al gestor de compras en un simple tramitador de pedidos.

• Las compras deben administrarse estratégicamente: segmentando o diferenciando los productos/proveedores para administrarlos diferenciadamente.

Importancia de la Gestión de Compras


3. EVITAR

DUPLICACIO

NES,

DESPERDICIO

S,

INUTILIZACIO

NES

2. INVERSION

MINIMA,

PROVECHO

ECONOMICO.

1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO

6. MANTENER

POSICIO

N

COMPETITIVA DE LA

EMPRESA

5.MANTENER

NIVELES DE

CALIDAD

4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y SERVICIO

OBJETIVOS FUNDAMENTALES

Objetivos de compras


Optimizar la función de compras

Minimizar: Costo total de aprovisionamiento

Número de proveedores

Garantizando: Nivel de servicio

Calidad del producto


Origen de la Necesidad de Comprar

• Materiales de Stock - Estadístico o en base a comportamiento histórico.• Proyectos - Determinísticos o basado en la programación del proyecto (Gantt).

• Contratos - Determinísticos - A partir de

programa de renovaciones

de contratos.• Capacitación - Determinísticos.

Requerimiento de compras


NECESIDAD CATALOGO

ALMACEN COMPRA DIRECTA

REQUISICIONNO

REQUERIMIENTO

SICAJA CHICA

OK? COMPRAS

Es necesario?Especificaciones

CantidadFecha entrega

Inspección

NO

NO

SISI


NECESIDADES DE COMPRA

EXPLOSION DE NECESIDADES (AUTOMATICO)

SERVICIOS GENERALES. TELEFONICA. LUZ. ETC;

NUEVAS INVERSIONES. NUEVAS INSTALACIONES

NUEVOS UTILES. HERRAMIENTAS

ACTIVOS

SUBCONTRATACION


FECHA DE ENTREGACANTIDADARTICULO

SOLICITADO

SOLICITANTEFECHA DPTO. SOLICITANTE

REQUERIMIENTO DE COMPRA

FIRMA DEL SOLICITANTEOBSERVACIONES


– DOCUMENTACION TECNICA Caracteristicas del producto a comprar

– Planos– Especificaciones de calidad– Proveedor recomendado

INFORMACION ANEXA


Procedimiento de Compras

• El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.

• Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad.


Ingreso del Requerimiento al Departamento de Compras

* La Requisición al ingresar al Departamento de Compras, llega al jefe de compras, el que luego la deriva al comprador a cargo. * La Requisición llega al jefe de compras, para su conocimiento, enterarse de los pedidos importantes y autorice su tramitación. Luego pasa a la sección: Seguimiento de Compras, iniciándose el control de las Adquisiciones o Requisiciones.


Organización de las Compras

• El esquema de Organización del Área de Compras en las empresas es relativo, pues depende de las necesidades y magnitud de cada una de ellas, por lo que plantearemos sugerencias de su organización.

• La Jefatura de Compras normalmente depende de la gerencia de Logística y esta a su vez de la Gerencia de Operaciones y otras veces de la Gerencia General directamente.


G. OPERACIONES

PRODUCCION C.CALIDADLOGISTICAMANTENIMIENTO

IMPORTACIONTRANSPORTE

PLANEAMIENTO Y CONTROL

(c. materiales-programación)

ALMACENESCOMPRAS


Criterios de organización de Compras

• Existen diferentes criterios para organizar un Departamento de Compras, mencionamos los mas importantes:

1.1 Por especialización en el producto:- Insumos o materias primas- Químicos- Repuestos- Ferretería- Plásticos, etc.,


1.2 Por su importancia económica -Materiales “A”, “B”, “C”

1.3 Por su procedencia: - Nacional

- importación1.4 Por el usuario - Producción

- Ventas - Almacén

- Mantenimiento, etc,.


1.5 Por proceso administrativo- Cotizaciones- Tramite Administrativo- Decisiones Técnicas, etc,.

Estos criterios y otros, se pueden combinar según los requerimientos de la empresa.Todas las organizaciones son activas, pues se modifican según los requerimientos de optimización y no olvidar, que la organización

debe estar acorde a las necesidades de EFICIENCIA.


El criterio de establecer el Perfil Técnico y/o Profesional necesario para cada puesto de trabajo en el Área de Compras, considerando que esta unidad es el reflejo de la empresa ante los proveedores, por lo que, el personal a cargo debe estar técnicamente preparado, con criterio para tomar decisiones, asumir responsabilidad y tener honestidad.


Métodos de Compra Órdenes anticipadasContratos nacionalesCompras sin existenciaContratación por sistemaProcedimiento de órdenes pequeñas

Sistema de caja menorSistema de órdenes de pago contra entregaÓrdenes electrónicasSistema de órdenes de pago electrónico


Métodos de compra y abastecimientos

Órdenes anticipadas Aplicación: órdenes de una sola partida, de precio fijo.

Definición: es un convenio o contrato para proporcionar una cantidad definida de artículos especificados durante un período de tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe especificarse el método para determinarlo (bolsa, inflación, etc.).Las entregas se hacen bajo un sistema específico de “autorización de entrega”.Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque sí el precio.

Uso: Artículos con precio unitario bajo y consumo elevado, generalmente para familias de artículos cuya fuente es un solo proveedorConsideración: Predefinir el mecanismo a través del cual el vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de calidad a utilizar


Métodos de compra y abastecimientosÓrdenes anticipadas

VENTAJAS PARA EL COMPRADOR Simplificación del papeleo Seguridad de un suministro regular Inversión en inventarios reducida Liberación de tiempo para otras actividades Uso más efectivo de los recursos

DESVENTAJAS PARA LOS PROVEEDORES

Por lo general las órdenes de compra grandes no se cumplen Cuando al final del contrato no se cumplen las previsiones, el proveedor queda con altos niveles de inventario



Contratos nacionalesAplicación: compañías ó instituciones con ubicaciones múltiples

Definición: consiste en aplicar el poder total de compra de la institución ó compañía, consolidando los requerimientos en el proceso de negociación.

Propósito: ganar una ventaja en la negociación por volumen, aunque no constituye un intento por centralizar la función de compras a primer nivel


Métodos de compra y abastecimientosCompras sin existencia (en consignación)

Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante

Definición: el comprador no asume responsabilidad financiera sobre el inventario que está comprando. Únicamente asume esta responsabilidad cuando utilice la mercancía. Dicha mercancía puede estar localizada en las instalaciones del comprador ó en las del vendedor

Propósito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben trabajar muy cerca, aunque los precios podrían ser un poco más elevados ya que el proveedor asume la mayoría de los costos asociados a los inventarios VENTAJAS PARA AMBOS

El comprador gana al liberar capital ligado al inventario El papeleo se reduce de forma considerable Se reduce la obsolescencia del inventario así como el tiempo de entrega Para el vendedor mantiene la venta “segura”


Métodos de compra y abastecimientosContratación por sistema

Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante

Definición: Es una técnica proyectada para permitir que se ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un mínimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor plazo que los otros métodos de compra

Propósito: disminuir gastos de administración y establecer condiciones de adquisición más estables. Se deben especificar las cantidades a abastecer (EOQ) así como los plazos de entrega. El pago se hace periódico de acuerdo con los consumos.



Procedimiento de órdenes pequeñasAplicación: compras no recurrentes y sumas bajas

Definición: Es un método de compra que busca disminuir los costos asociados a la realización de compras de productos no recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los otros métodos

Propósito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de compra

Sistema de caja menor Sistema de órdenes de pago contra entrega (COD) Órdenes electrónicas Sistema de órdenes de pago electrónico



Procedimiento de órdenes pequeñas Sistema de caja menor

Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y de pequeño tamaño.La factura constituye un recibo y un vale de caja menor.

Sistema de pago contra entrega (COD)

Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado

Órdenes electrónicas (EDI) ó Internet

Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operación

Órdenes de pago electrónico

Reducen al máximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en cheque


Seguimiento de las Compras

Definición: * El Seguimiento de

Compras, es el control que debe tenerse para que los plazos determinados para cada proceso de adquisición, se cumplan.


Pasos para completar una adquisición de una Requisición

1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición exacta de las cantidades y características del producto ó servicio que se requiere

2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).4. Solicitud de cotizaciones.5. Recepción de ofertas.6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica7. La Negociación y decisión de compra8. Colocación ó emisión de la O/C.9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).10. Recepción e inspección de la mercadería.11. Proceso documentario para pago al proveedor.12. Mantenimiento de los Registros.


• Para realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador necesita de un TIEMPO, por lo que se deben establecer los tiempos necesarios para cumplir cada uno de los pasos señalados satisfactoriamente.

• La suma total de tiempos empleados en la adquisición se denomina: “Tiempo típico de compras” y es la base para el cálculo del tiempo de reposición llamado: LEAD TIME


La Unidad Orgánica de seguimiento, debe tener la información actualizada de la situación de todas las requisiciones INGRESADAS a Compras.

Realizar todos estos pasos, origina un costo llamado: “COSTO DE ADQUISICIÓN”

Por lo que, si el monto estimado de la Requisición es pequeño, no vale la pena realizar todos estos pasos, pues se encarecería la adquisición.


• Se sugiere, debido a las existencias de estos Costos de Adquisición en la empresa, si el monto estimado de la es 1/3 del costo de adquisición, comprar sin necesidad de formular la requisición y cumplir con el procedimiento.

• Ejemplo: Se tiene un Costo de adquisición en compras

de $ 150 y un costo estimado de compras de un material en la empresa de $ 50.

¿confeccionaremos la Requisición y realizaremos el procedimiento de Adquisición?


• A cada uno de estos procesos se les asigna un plazo denominado: “Tiempo típico de Compras”.

• La unidad de Seguimiento, controla que para cada proceso se cumpla con el tiempo típico de compras, caso contrario origina una:

ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al tiempo establecido, al comprador encargado.

• Los tiempos típicos son establecidos en forma conjunta con el comprador, sin apremio y en forma normal, pero una vez establecidos se comprometen a cumplirlos.


• En la unidad de seguimiento de Compras, cada comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los documentos relacionados con la Adquisición, los que se mencionan a continuación:1. Requisición2. Solicitudes de cotización3. Cotizaciones4. Cuadro comparativo de cotizaciónes5. Orden de compra (O/C)6. Nota de ingreso al almacén


7. Cartas con el proveedor 8. Otros documentos y comunicaciones

9. Informe pago de factura al proveedor• Todos estos documentos se recomienda estar

“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de las compras, sobre todo en las auditorías.

• La responsabilidad del comprador, no termina con la recepción del material, sino con el pago de la factura correspondiente al proveedor. Luego del pago, archiva el File como ATENDIDO.


CUADROS COMPARATIVOS

• CUADRO COMPARATIVO TECNICOCUADRO COMPARATIVO TECNICO 1: Galván y Asoc.

IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq.Gatronómicos1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia

ESPECIFICACIONES PROVEEDORES

SOLICITADO 1 2 3

MEDIDAS: L2.20XH0.90XA0.88 SI SI SI

MATERIAL: ACERO INOXIDABLE SI SI SI

COLOR: GRIS SI SI SI

ACABADO: SANITARIO SI NO ESPECIF. SI

OTROS: C/RUEDAS SI SI SI

FECHA ENTREGA: 30/07/2011 SI SI 15/07/2011

LUGAR ENTREGA: INSTALADO EN ISIL SI SI SI

CANTIDAD: 24 UNIDADES SI SI SI

GARANTIA: 12 MESES SI SI SI

SERVICIO TECNICO: SI SI SI SI


• CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO Cuadro Comparativo económico es un cuadro para poder comparar objetivamente las

cotizaciones que cumplen todo los requisitos técnicos. Evaluamos el costo de compra: es el valor del material, puesto en nuestro almacén a valor

actual.

CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO 1: Galván y Asoc.IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq. Gastronómicos1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia

ESPECIFICACIONES PROVEEDORES

OFERTADAS 1 2 3

RECOGER MATERIAL 500

PUESTO EN ALMACEN 520 550

FORMA DE PAGO C/ENTREGA FACT.30 DIAS FACT.60 DIAS

INTERESES NO ESPECIF. 1.5 MENSUAL


• Las Tendencias Positivas en el proceso de Compras y Toma de Decisiones incluyen:– número reducido de proveedores– relaciones duraderas con los proveedores– proveedores localizados cerca del cliente,

para mejorar la rapidez en el suministro– Infraestructura integrada de información:

EDI, catálogos electrónicos

Tendencias en la gestión de Compras


Tendencias Positivas (2)

– Proveedores considerados como parte esencial del negocio.

– Proveedores involucrados en programas de desarrollo de nuevos productos.


Orden de Compra• Fecha• Articulo• Cantidad total• Precio• Forma de pago• Lugar de entrega de la mercadería• Lugar de entrega de Facturas• Lotes de entrega• Tipo de embalaje• Documentación necesaria


Area Solicitante

Pide insumos mediante Vale

de salida

Almacén

Stock suficiente

Dpto. Compras

Solicita insumos mediante Orden

de compra

Despacha insumo

ASolicita insumo

mediante RQ. De compra Proveedores

Despacha insumos

B

B

Almacén

Material requerido

Despacho insumo

Area.solicitante

Insumo requerido

Utiliza insumos

Origen del

insumo

Informa deficiencias al

almacén

Fin

Informa deficiencias al Dpto. Compras

A

B

Jefatura de LogísticaProcedimiento de adquisición de insumos

DIAGRAMA DE FLUJO

SI

NO

NO

SI

NO

SI Almacén

Realizado Autorizado Fecha de Elaboración


Ventas: Menú eventos envía el Ppto. Aceptado a producción

Área de producción elabora RQ. de insumos y solicita al almacén

Verificación de stock en almacenes

Requerimiento al Dpto. de compras

Generación de Orden de Compra

Enviar Orden de compra al proveedor

Coordinación Almacén. Copia de O/C al

Almacén

NO

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO DE COMPRAS

SI


Indicadores de Gestión

• Una unidad de medida que sirve de soporte para establecer una meta y cuantificar el nivel alcanzado sobre un objetivo.


INDICADORES• % de costo de materias primas sobre

producción.• Precios promedios de compras.• Plazo promedio de entregas.• Número de devoluciones por proveedor.• Rotación de materias primas.• Roturas de stocks.


• Plazo promedio de respuesta a solicitudes de compra.

• Plazo promedio de realización de pedidos.• Nivel de satisfacción de los clientes

internos con el Dpto.• Número de transacciones por persona del

Dpto.• Productividad-Persona: Compras/Persona

INDICADORES


La NegociaciónPrincipales Características

• Es un ARTE, y como tal requiere de inspiración

• No hay “fórmulas secretas”• No hay nada escrito que contenga toda la

verdad, ni la llave para llegar al éxito• Debe orientarse para lograr a un acuerdo• La única manera de ser mejor negociador es

con la práctica.


La NegociaciónQué se negocia en las

Compras ?

• Valores, Precios• Entregas• Características y

Especificaciones• Condiciones y Formas de

Pago.


La NegociaciónPuntos Importantes

• Antes de Negociar informarse bien de su empresa y de los proveedores

• Iniciarla poniendo las cartas sobre la mesa

• Para negociar hay que tener presente:– Poder de la empresa– Riesgos existentes– Límites aceptables o de negociación– Responsabilidad de decisión– Metas por alcanzar.


La NegociaciónExigencias (1)

• Experiencia• Criterio para:

– Juzgar a la gente– Conocer el carácter de las personas– Sacar provecho de sus conocimientos– Conocer la situación y cómo cambiarla– Saber cuándo hablar y cuándo callar– Percatarse de la honestidad o la

deshonestidad– Confiar o desconfiar de quien negocia con

uno. www.corporacionsesar.com 68

La NegociaciónExigencias (2)

• Capacidad para: Actuar, Analizar, Aceptar, Persuadir, Interpretar, Presionar, Ceder

• Sentido común y Juicio claro• Personalidad• Reflejos mentales rápidos.


La NegociaciónRecomendaciones (1)

• Ir por el camino de menor resistencia• No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre

de alternativas• Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición• Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio• No ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso

de acción totalmente nuevo• No enfocar extremos desde un principio, generalmente

es mejor ser moderado.


La NegociaciónRecomendaciones (2)

• Mientras más se empuje, mayor será la resistencia• Utilice la persuasión, no la jactancia• Evite los ultimatums• No acose, pregunte con cortesía• Mantenga la calma, pero no deje de simular un

desagrado o un desacuerdo• Haga preguntas eficaces• Prepare preguntas con anticipación• Pero sobretodo ..... No Mienta !!!


ADMINISTRACION DE PROVEEDORES


Análisis del mercado de Proveedores. Evaluación y selección de Proveedores. Perfil básico del nuevo Proveedor. Catalogo y Registro de Proveedores.

Una buena gestión de Compras se traduce en una buena y estrecha

relación con los proveedores

• Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento

• Dada la necesidad, permite entregas rápidas• Mantiene la Calidad de los productos y

servicios• En épocas de escasez asegura el

suministro.


ANALISIS DEL MERCADO DE PROVEEDORES

Dimensiones y capacidad del mercado.Estructura competitiva.Capacidad de crédito.Estructuras de costos y precios.


A dónde queremos llegar ?

• Compartir con Proveedores Socios• Desarrollar Proveedores Unicos,

Exclusivos• Mantener a Proveedores Selectivos• Escoger entre Proveedores Alternativos

® Estoy bien así !!!


Qué tenemos que hacer ?

• Clasificar en qué materiales o servicios podríamos obtener mejores beneficios y priorizarlos

• Qué proveedores podrían adecuarse a mis objetivos; y si no los tengo, dónde debo buscarlos

• Cuánto Tiempo y Cuánto va a costar.


Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ?

Paradigmas del Cliente.-• “Creemos que sabemos una más que el libro”• “Somos los mejores negociadores de precio”• “No puedo confiar ni en mi propia sombra”• “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo

a otro. Por lo tanto, él está más urgido en vender, que yo en comprar”

• “.... para eso le pago”® “Yo soy el Cliente”


Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ?Paradigmas del Proveedor.-• “Me interesa porque se gana dinero”• “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor”• “Lo que está bien para él, está bien para mí”• “Por último, hoy le vendo lo más que pueda,

mañana ...... quién sabe......”® “Soy el mejor pescador, una vez que muerda el

anzuelo, es sólo cuestión de tiempo ....”


Qué debemos cambiar ?

Puntos Claves.-• De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta

del futuro• Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar

que otros lo sean en lo suyo• Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas;

y seguramente mejores que las nuestras• De un interés puntual y temporal a un interés global

y a muy largo plazo® “Sentarse del mismo lado de la mesa”

..... ambos .....


En qué se traduce ....• El Cliente debe estar preparado y organizado para

poder escoger a sus proveedores• Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta

para la elaboración de los productos que se necesitan

• El Proveedor busca permanentemente una superación en la calidad de sus productos

• Supone que el Proveedor está obteniendo márgenes “justos”

• La importancia de las relaciones entre ambos para un trabajo conjunto y una mejora técnica a largo plazo.


EVALUACION Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….?2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS

TRABAJAR…..?3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS

PROVEEDORES…?CLIENTE

1 3 5 72 64 8

8 PROVEEDORES


La búsqueda del Proveedor• Investigar fuentes de abastecimiento en

función de productos• Analizar las fuentes para:

– Calificar las ventajas de cada una– Establecer una selección mediante una

negociación y una prueba para colocar un pedido inicial

– Definir el período de experimentación– Llegar a una conclusión– Calificar para el futuro.


SELECCIÓN DE PROVEEDORES

OBJETIVOSActitud de satisfacción al clienteObtener un flujo continuo de AbastecimientoObtener un valor agregado a través del producto o

servicio que suministraDisposición para cumplir objetivos y planes

concretos de mejoraCapacidad de aportar nuevas ideas para la

investigación y desarrollo de nuevos productos o procesos



ESTRATEGIABasado en su especializaciónDesarrollar estándares de calidadEstablecimiento de niveles de inventarioDesarrollar un sistema de comunicación

Proveedor – Cliente (Nextel – Celular – Email – RPC – RPM )



DESARROLLO DEL VINCULO PROVEEDOR – CLIENTE

Confianza mutuaBeneficio mutuoVinculo a largo plazo



DIVERSIFICACION Es una práctica generalizada Desarrollo de Competitividad Seguridad en el abastecimiento al contar

con Proveedores de Contingencia No existe dependencia con un solo

proveedor Ofrece flexibilidad al Comprador.



PROVEEDOR UNICO• Los volúmenes de compra despiertan el

interés en invertir• Eficiencia en la Calidad del producto o

Servicio• Compras especiales de Equipos o Bienes

de Capital (Distribuidor exclusivo – propietario de la marca o proceso)



PROVEEDOR UNICO Alianza estratégica Mejores condiciones comerciales a través

de descuentos, oportunidades de entrega, transporte etc;

Garantía en el Producto o Servicio Servicio Post-venta


PERFIL BASICO DEL NUEVO PROVEEDOR

1. Organización: oficina principal - afiliados 2. Productos y mercados 3. Clientes 4. Información financiera 5. Personal: ejecutivos - empleados -

contactos 6. Visitas realizadas a nuestra empresa 7. Planes a futuro 8. Historial interno 9. Competidores (proveedores alternativos)10. Otros materiales y útiles11. Otras informaciones


Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(1)

• Tipo de Proveedor

Alternativo Seleccionado Exclusivo

• Historial y Tiempo de actuación



• Capacidad de abastecer y negociar técnicamente

• Situación y estabilidad financiera y de crédito



• Resultados técnicos y en el suministro de sus productos

Calidad

Precio

Garantía Oportunidad



• Experiencia - Organización - Procedimientos - Actitudes y Servicios.

Experiencia Organización Procedimientos

Actitudes

Servicios



• Sistemas de Información y Comunicaciones



• Situación y Relaciones con su personal



• Apoyo técnico



• Rapidez de respuesta ante las necesidades del cliente.


CATALOGO DE PRODUCTOSRelación ordenada de Materiales.

Partes:CODIGODESCRIPCIÓNUNIDAD DE MEDIDAUBICACIÓN


CODIGO

o Identificación sencilla de algooCLASES: *Alfabético *Numérico *AlfanuméricooPASOS: *Levantamiento de información *Elección de patron codificador °EL MAS INDICADO ES EL DE 6 DIGITOS

XX - XX - XX FAMILIA GRUPO ARTICULO


DESCRIPCION

oEs nombre del artículooUn artículo puede tener varios nombres

*DEL CATALOGO*TECNICO*COMERCIAL

oPropiedades:*STANDARD PARA UNA FAMILIA*ABREVIADA


UNIDAD DE MEDIDA

oEs la unidad con que decidimos manejar un artículo en nuestro negocio.

oCRITERIOS:*Servir al cliente*Facilidad de despacho*Facilidad para el control de stock*Facilidad para el control de consumo*Aspectos legales


Clases de unidades de Medida

oExisten diferentes clases de unidad de medida:

*UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA*UNIDAD DE MEDIDA DE VENTA (PRESENTACION)*UNIDAD DE MEDIDA DE MANEJO INTERNA*UNIDAD DE MEDIDA DE FLETE*UNIDAD DE MEDIDA DE PRESUPUESTO


CATALOGO DE PROVEEDORES

• Relación ordenada de proveedores, ya sea por familia de materiales o por artículo.

• Ejemplo: Mantequilla con sal*De acuerdo al volumen de compra,

escogeré entre otros proveedores , a:°FABRICANTES°DISTRIBUIDORES°EXTRANJEROS°MINORISTAS


FABRICANTES

• NACIONAL*Gloria*Laive*La Preferida Etc;

• Para cada uno de ellos, tendré un archivo, en el que anote:*RAZON SOCIAL, FAX, MAIL, TELEFONOS, DIRECCION, CONTACTOS,

FORMA DE PAGO, OTROS MATERIALES


REGISTRO DE PROVEEDORES• Yo debo estar seguro de trabajar con

proveedores legalmente establecidos, que me brinden garantías por el cumplimiento y calidad del producto que me proveen.

• Por lo menos necesito conocer:*LICENCIA MUNICIPAL*RUC*CONSTITUCION DE LA EMPRESA

por cada proveedor.Pero debemos tener un registro, en que figuren estos datos y otros, para evaluar al Proveedor.


LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRAS


Los Costos Logísticos. Los Costos y su efecto multiplicador

en la Gestión de Logística. Servicio Logístico al Cliente.

Costos Unitarios• Es el precio que se paga por un bien o

servicio más los gastos que implican su puesta en el almacén, como fletes, aduanas, transporte, descarga, etc.

+

+ +

=

Los Costos Logísticos


COSTO DE ADQUISICIÓN Es la suma de gastos inherentes al abastecimiento en un lapso determinado de tiempo generalmente un año dividido entre el número de Ordenes de Compra emitidas en el mismo periodo de tiempo.

ELEMENTOS• Documentación Cotizac.- O/Compra• Administración Remuneración del Area Compras

• Capacitación Cursos Revistas• Gastos por Servicios Luz Agua Limpieza • Gsts. de Comunicación Telefono - Fax – Celular - Nextel

Internet


COSTO DE ADQUISICION

Útiles de Oficina Equipos Equipos de Computo Muebles y Enseres Rechazos Productos devueltos por Control de Calidad Reproceso de la Compra Atención de los Rechazos


COSTO DE POSESIÓN

Es el costo que involucra el Mantenimiento del Almacén , Equipos , Administración de las Existencias almacenadas ,inmovilización del Capital invertido en el InventarioEl costo de Posesión siempre será expresado en Forma porcentual

ELEMENTOS : COSTO DE SUPERVISIÓN Asesoramiento Interno y / o Externo Sueldos y Salarios del Personal


COSTO DE POSESIÓN

COSTOS ADMINISTRATIVOS Formatos y utiles de oficina Comunicaciones ; Teléfono celular / nextel radio Servicios (Luz - Agua - Limpieza) Seguros (Póliza contra todo Riesgo) Capacitación Obsolescencia - Deterioros - Pérdidas Costo financiero (Inmovilización del Capital ) Alquiler - Impuestos (Local propio )


COSTO DE POSESION

COSTOS OPERATIVOS Muebles de oficina Equipos de computo Equipos de manipulación y seguridad

FORMULA EL CALCULO DEL COSTO DEPOSESION Cp = Costos A + B + C x 100 Inventario Promedio Anual A =Costo de Supervisión B = Costos Administrativos C = Costos Operativos


Costos de PosesiónSon los costos en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales:

• Intereses sobre la inversión en materiales• Cuidado de los materiales• Monto de la prima de seguros• Volumen de almacenaje• Control de Inventarios• Riesgo por obsolescencia, deterioro o merma• Impuestos a los Activos.


Costo de rotura de stock

• Son los costos en los que se tendría que incurrir para evitar que el área operativa se vea imposibilidado de continuar su proceso

• En el caso de materiales industriales, sobrecostos de compra y capacidad instalada ociosa

• En empresas comerciales, las ventas perdidas.


Efecto Multiplicador de una buena Gestión de Compras

1 La Reducción del Costo produce ahorros directos para la empresa

2 Ahorros en Costos de Renovación y Posesión3 Se traduce en una buena y estrecha relación con los

proveedores4 Aprovechamiento del Tiempo como factor generador

de Utilidades5 Desarrolla la confianza de todos las áreas internas

que tienen vinculación con Compras6 Proyecta una imagen exterior sólida de su empresa.


La Reducción del Costo produce ahorros directos para la empresa• Mayor Utilidad directa• Reduce el esfuerzo necesario en Ventas

para obtener los mismos márgenes de utilidad (Ver Cuadro siguiente)

• La mayor liquidez debe reducir los Gastos Financieros por el no uso del dinero prestado

• Permite el desarrollo de actividades adicionales sin mermar el presupuesto.


Alternativas de mejoras de Utilidad

Ventas ..............

Costos de Compras ..........Otros Costos Variables .........

Contribución ...

Costos Fijos .....

Utilidad ............

100

50

25

25

20

5

Reducción 10% Costo de Compra

Referencia

100

45

25

30 20

10

Incremento en 20% Ventas

120

60

30 30

20

10


Ahorros en Costos de Renovación

Son los ahorros en la propia Gestión de las Compras:

• Seguimiento.- Teléfono, fax, e-mail, visitas• Documentación.- Menor cantidad de

Solicitudes de Cotizaciones y Ordenes de Compra; menor volumen de control sobre facturación e inventarios.


Ahorros en Costos de Posesión

Son los ahorros en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales:

• Menor cantidad de productos que cuidar• Menor monto de la prima de seguros• Menor necesidad de capacidad de almacenaje• Mejor Control de Inventarios• Reducción del riesgo por obsolescencia,

deterioro o merma• Reducción del pago de impuestos a los Activos.


Se traduce en una buena y estrecha relación con los

proveedores

• Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento

• Dada la necesidad, permite entregas rápidas• Mantiene la Calidad de los productos y

servicios• En épocas de escasez asegura el suministro.


Aprovechamiento del Tiempo como factor generador de Utilidades

• Racionalización del Tiempo, como factor clave para la investigación y el desarrollo de nuevos productos y servicios

• Manejo del Tiempo como único recurso cuyo desaprovechamiento no se recupera

• Inversión en Capacitación.


Desarrolla la confianza de todos las áreas internas que tienen vinculación con Compras

• Con Producción.- Por el normal y continuo abastecimiento de los materiales

• Con Finanzas.- Por la permanente racionalización de los recursos monetarios de la empresa

• Con Contabilidad.- Por la buena administración de la documentación de las compras

• Con las Areas Técnicas (Ingeniería, Calidad).- Por la permanente y estrecha comunicación

• Con Ventas.- Por la Calidad, por los Precios y la oportunidad en el abastecimiento de los Productos

• Con la Alta Dirección.- Por los márgenes utilidad que se generan debido a su gestión.


Proyecta una imagen exterior sólida de su empresa

• Es un cliente que asegura el cumplimiento de sus obligaciones, por lo que permite la accesibilidad a instituciones que son necesarias para sus operaciones como: Bancos, Agencias de Aduana, Cías. de Seguros, Empresas de Transporte, Depósitos Aduaneros, etc.


Beneficios para el propio personal del Area de Compras

• Reconocimiento de su gestión por la Alta Dirección

• Inversión en el personal: Capacitación, mayor remuneración, mejores condiciones de trabajo, mejores beneficios colaterales

• Mayor poder de decisión y participación en la gestión global de la empresa

• Mejor carta de presentación ante el mercado laboral.



La determinación de los Costos es el aspecto esencial y de mayorimportancia para efectuar un análisis completo a fin de tomar las decisiones adecuadas para elbuen manejo de la Empresa Pero al mismo tiempo la identificación de dichos costos es difícil en razón de que los elementos que lo constituyen no son medidos por los procedimientos contables de Costos Industriales o Financieros empleados usualmente



Las decisiones que afectan el sistema logístico deben tomarse a la luz de los Costos Operativos no de los convencionales contables que indudablemente son de mucha importancia para la Empresa

Los Costos Operativos responden a propósitos singulares y son útiles a la Gerencia en la solución de problemas relacionados la

operatividad de la Empresa Conocerlos permitirá identificar los elementos que lo

componen evaluarlos y controlarlos con el propósito de alcanzar eficiencia mejorando los procedimientos


ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOS ACTIVIDADES

• Gestión de Compras• Almacenes • Recepción de

Materiales • Control de Calidad

• Planeación de la Producción

• Ingeniería• Producción• Recursos Humanos

COSTO • Costo de Adquisición• Costo de Posesión• Número de Guías • Número de

Inspecciones• Número de Ordenes de

Producción• Modificaciones • Eficiencia• Número de

Trabajadores


ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOS

ACTIVIDADES

• Ventas • Transporte• Servicio al Cliente• Contabilidad• Sistemas

COSTO

• Facturación• Número de Despachos• Número de Llamadas • Número de Registros• Reprocesamiento de la

Información


SERVICIO LOGÍSTICO AL CLIENTE

Hoy en día los niveles de servicios brindados van a determinar en gran medida la respuesta que los clientes tengan

Es decir que un buen servicio es un factor muy importante el cual se debe tener en cuenta

Desde el punto de vista del consumidor , el servicio logístico al cliente puede ser analizado en tres etapas


SERVICIO LOGÍSTICO AL CLIENTE

EL SERVICIO ANTES DE LA TRANSACCION La Empresa debe proporcionarle al Cliente la confianza suficiente y la seguridad para el posterior servicio a brindar

EL SERVICIO DURANTE LA TRANSACCIONEstá directamente implicado con la entrega del producto , afectando aspectos que el Cliente va a percibir como los tiempos de entrega , precisión en el procesamiento del pedido , estado de las mercaderías recibidas o disponibilidad del stock


SERVICIO LOGISTICO AL CLIENTE

EL SERVICIO DESPUES DE LA TRANSACCIONAbarca todos aquellos aspectos del servicio necesarios para el soporte del Producto una vezentregado , como garantías para proteger al Clientecontra productos defectuosos , proporcionar losmedios de devolución o el tratamiento adecuado delas quejas por parte del Cliente


MODELOS DE REAPROVISIONAMIENTO


Reaprovisionamiento continuo. Reaprovisionamiento Periodico Sistema de Inventarios Min-Max. Justo a Tiempo.

Modelos

Empírico Matemáticos

Simulación Optimización

Deterministicos Estocásticos


• Modelos de Análisis Determinístico: En el cual las variables son perfectamente conocidas y especificadas

• Modelos de Análisis Estocástico: En donde por lo menos una de las variables es desconocida, y se asume seguir una distribución de probabilidad particular.

• Modelos Económicos: En los cuales se estudian modelos en donde la relación costo-beneficio representa el objetivo fundamental del estudio.

• Modelos de Simulación

Estado actual de las investigaciones de las cadenas de suministros


• Existen diversos modelos que permiten establecer políticas óptimas o económicamente ventajosas para el manejo de los inventarios en las organizaciones.

Modelos de Reaprovisionamiento


• El establecimiento de dichas políticas es básicamente un proceso de toma de decisiones que intentan dar respuesta a tres preguntas claves:

¿Cuándo pedir? ¿Cuánto pedir? ¿Cuál es el costo total asociado al sistema?


Nivel de servicio

• Es la probabilidad de que todos los pedidos sean surtidos con el material almacenado durante el tiempo de entrega del reabastecimiento de un ciclo de reorden.


Nivel de servicio

• Intensidad con la cual la empresa desea satisfacer la demanda.

• Relación entre el número de unidades ofrecidas y el número demandado; o,

• Relación entre el número de clientes que han comprado el producto y los que lo han demandado.

• Con ello conocemos el % de la demanda satisfecha y el porcentaje de clientela satisfecha.


Reglas de Gestión de los Inventarios

Niveles de Inventario• Límites predeterminados de cantidades por

almacenar. Cantidades varían entre un Nivel Máximo y un Nivel Mínimo.

• Determinación de los dos niveles depende del consumo anual, de la tasa de agotamiento, del costo unitario del producto o de las demoras en la entrega.



Inventario Activo• Varía constantemente al ritmo de las

entradas y salidas del almacén.• Puede corresponder al consumo actual.• Es igual a la diferencia entre los niveles

máximo y mínimo.



Punto de Reorden• Nivel de inventario a partir del cual se decide

ordenar el producto.• Permite asegurar la disponibilidad de los

productos en períodos de reabastecimiento.• Designa una cantidad que está en función de la

tasa de demanda durante el período de reabastecimiento y de la demora de la entrega.


Reglas de Administración de los Inventarios

Inventario de Seguridad• Impide toda interrupción en el

aprovisionamiento, causada por demoras en la entrega o por un aumento imprevisto de la demanda durante el período de reabastecimiento.


Modelo de Reaprovisionamiento Continuo

• En un sistema de RC, se revisan los stock después de cada transacción (o en forma continua).

• Cuando el Stock cae por debajo de un punto de reorden predeterminado, se coloca una orden por una cantidad fija.

• La cantidad a pedir es el lote optimo.


• El punto de pedido se calcula como la demanda durante el tiempo de entrega mas el inventario de seguridad, calculado considerando el nivel de servicio fijado y la aleatoriedad en la demanda y el Tiempo de Entrega.


Modelo con Reaprovisionamiento Periódico• En este sistema se revisa la posición de

existencias a intervalos fijos de tiempo, por lo que los pedidos se realizan cada cierto tiempo previamente establecido (Periodo de Reaprovisionamiento).


• La cantidad a pedir será aquella que restablece un cierto nivel máximo de existencias (como “nivel objetivo”).

• Este nivel objetivo se fija para cubrir la demanda hasta la siguiente revisión periódica mas el tiempo de entrega.

• Se ordena una cantidad variable dependiendo de cuanto se necesita para llegar al nivel máximo.


• El nivel máximo de existencias se calcula como la demanda durante el periodo de revisión mas la demanda durante el tiempo que demora la reposición mas el inventario de seguridad.

• Considera el nivel de servicio fijado y la aleatoriedad de la demanda y del tiempo de entrega.


• El periodo de revisión suele ser fijado por razones de índole práctico, teniendo en cuenta pautas temporales de gestión de la empresa.

• Son frecuentes periodos de revisión semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc;

• También se puede determinar el periodo de revisión, aplicando la formula del modelo de periodo fijo de reorden (EOI).


• Los costos del inventario cuando se utiliza el modelo de reaprovisionamiento periódico suelen ser superiores a los costos del modelo de reaprovisionamiento continuo.


Sistema de Inventario Min-Max

• En la práctica encontramos sistemas híbridos, resultado de la mezcla de modelos continuos y periódicos.

• El sistema de inventario Min-Max, toma elementos de ambos modelos, un punto de reorden (mínimo) y un objetivo (máximo).


• La política Min-Max brinda mayor flexibilidad en la determinación de los parámetros que deben ser calculados para gestionar el inventario y se ajusta mejor a las características y condiciones de muchas empresas.

• La decisión de usar un modelo u otro depende de las particularidades de cada empresa.


Nuevas Herramientas Logísticas y de la Cadena de Abastecimiento

usto iempo


Cuál es el enfoque de JAT?

Una filosofía operativa cuyo objetivo principal está centrado en eliminar el desperdicio en toda la organización y en las relaciones con clientes y

proveedores.


Puntos Básicos del JAT(1)

2. Los precios de venta no son función de costos

4. Eliminar Transporte y Movimientos

5. Control Previsiones= Auto Control

6. Eliminar Fallas en Máquinas

1. Los Stocks no son necesarios

3. Reducción del tiempo en cambios



7. Sólo se entreganProductos Buenos

8. Motivar al PersonalIntegrar mandos medios

9. Trabajadores Multifunción

11. Estudio de las Operaciones necesarias

12. Definir Operaciones Tiempos y Movimientos

10. Maquinaria y Equiposespecializados



13. Rediseñar Procesos de Trabajo

14. Fabricar según la demanda real

15. Coordinación estrecha con Proveedores

16. Simplificar la Administración

17. Posibilidad de contratar sub-conjuntos

18. Fabricar Pieza por Pieza. Buscar el Flujo de las Operaciones.


Occidente vs. OrienteOccidente Oriente

2 Organización bien estructurada y dividida con elementos staff3 CALIDAD. Función de gestión y control por personal

4. Sistemas globales manejados por especialistas

5 Las Existencias fomentan la Productividad6 Problemas complejos se controlan con sistemas complejos7 OBJETIVO = EFICIENCIA

1 Control fuerte sobre los trabajadores

1 Dar al trabajador tanta responsabilidad como se pueda

2 Menor estructuración posible.Maximizar responsabilidades

3 CALIDAD. Responsabilidad de todos4 Simplificar procesos buscando visibilidad del control y fácil retroalimentación5 Las Existencias impiden mejorar la Productividad6 Simplificar o eliminar el problema en sus orígenes7 OBJETIVO = FLEXIBILIDAD


Desperdicio

Cualquier cantidad por encima de la mínima que se requiere de equipos partes,

materiales, espacio, tiempo, personal y otros recursos absolutamente esenciales.


Siete Desperdicios

1 Por exceso de Producción2 Por Tiempos de Esperas3 Por Transporte4 De Proceso5 De Existencias6 De Movimiento7 Por Defectos en los Productos.


1. Desperdicio por exceso de Producción Este desperdicio se produce al fabricarse más artículos de los

que necesita el mercado. El desperdicio por exceso de producción suele aparecer

cuando se trabaja por anticipado. El exceso de producción oculta la causa real de los problemas

y crea otros más graves. Los subproductos del exceso de producción son: más

existencias; más manipulación; más espacio ocupado; más intereses financieros; más maquinaria; más defectos; más gastos generales; más papeleo; más personal; etc.


2. Desperdicio por Tiempos de Espera

En vez de ocupar máquinas para producir un exceso de artículos, los trabajadores deben permanecer sin hacer nada, una vez haya finalizado con el volumen de trabajo requerido. Si se lleva a cabo esto, los supervisores podrán evaluar mejor la capacidad productiva existente y controlar más eficazmente la situación.

Si echamos un vistazo a la fábrica, también encontraremos trabajadores que se limitan a observar la operación de las máquinas.


3. Desperdicio de Transporte

El transporte y la doble o triple manipulación son desperdicios que se observan comúnmente en la mayoría de las fábricas. Por ejemplo, el material que ingresa se guarda en el almacén antes de llevarlo a la línea de producción. Si se hace así, hay que informar a un encargado acerca de dónde se recogerá el material, dónde se guardará en el almacén, dónde y cuándo se volverá a recoger y en qué lugar o parte de la línea de producción hay que entregarlo.


4. Desperdicio de Proceso

El método de proceso en si mismo puede constituir una fuente de problemas que provoquen desperdicios innecesarios.

Cuando los aparatos no están mantenidos o preparados correctamente, los operarios tienen que realizar un esfuerzo adicional para procesar los materiales (tamaño de platinas, identificación del scrap, aumento de chatarra, reemplazo de materiales, etc.).


5. Desperdicio de Existencias

Desechar los materiales obsoletos. (Orden y organización del lugar de trabajo).

No producir artículos que no necesite el proceso subsiguiente. (Equilibrio en la línea).

No comprar ni traer artículos en grandes lotes. (Los ahorros que se obtengan gracias a los descuentos por cantidad, quizás sean menores que los desperdicios de existencias).

Fabricar productos en pequeños lotes. (Reducir los tiempos de cambios de útiles / habrá más cambios).


GRAFICO DE DESPERDICIO DE EXISTENCIAS

Materias PrimasProducto acabado que va a los clientes

LOS INVENTARIOS CUBREN LOS PROBLEMAS

Programación inadecuada

Falta de

OrdenTiempos largos de cambios de

útiles de producción

Desequilibrios en la línea de Producción

Problemas de Comunicación

Problemas de

calidad

Transporte prolongado

Averías en

las

máquinas

Ausentism

o

MAR DE LOS STOCKS


6. Desperdicio de Movimientos

Todo tiempo que no se dedica a añadir valor al producto debe eliminarse en la máxima medida. Un hecho que se debe tener siempre presente es que “mover” no necesariamente equivale a “trabajar”.

Limitándonos a mover las manos, los pies o el cuerpo, no necesariamente añadiremos valor al producto.


7. Desperdicios por Defectos en los Productos

Cuando en determinado puesto de trabajo se producen defectos, los operarios de los puestos subsiguientes pierden tiempo esperando, con lo cual se añade costo al producto y se aumenta tiempo de producción. Además quizás sea necesario repetir el trabajo o desechar los productos defectuosos.


TRANSPORTE Y DISTRIBUCIONConceptosTipos de transporteOutsourcing ó tercerización.Canales de DistribuciónEDI, TIC como herramientas logísticas.

GESTIÓN LOGÍSTICA

MATERIAS PRIMAS

FABRICACIÓN DE PARTES Y/O COMPONENTES

FABRICACIÓN DEL PRODUCTO DISTRIBUCIÓN CONSUMO

INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

OTRAS CADENAS DE SUMINISTRO

ELIMINACIÓN

RECICLAJE REFABRICACIÓN REUTILIZACIÓN DEVOLUCIONES

Flujo directo

Flujo inverso


Conceptos Clave (1)

• Distribución Física:– la actividad que está relacionada con:

• recepción de producto acabado• su almacenaje hasta que es requerido• entrega al cliente.


Conceptos Clave (2)

• Operador de transporte:– quien realiza el transporte.

• Intermodal:– punto de intercambio entre un proveedor de

servicios de transporte a otro.


. Conceptos Clave (3)

• Consolidación:– proceso de recepción de múltiples lotes en

cantidades pequeñas que luego son readecuados en lotes mayores.

• Cross docking (punto de carga - descarga):– descarga de la mercancía desde distintos vehículos

para ser cargada inmediatamente en un contenedor para ser entregada/enviada a su destino final.


Conceptos Clave (4)

• Almacén de Distribución: – lugar designado para consolidar y redistribuir

mercancías de modo que se facilite la entrega rápida a cliente.

• Unificación / Paletización: – técnica para agrupar cajas en paletas o bases de

carga para moverlos posteriormente con carritos elevadores y/o camiones u otros vehículos.


Conceptos Clave (5)

• Containerización: – proceso de colocación de distintos grupos

unificados de mercancías en una sola unidad de carga suficientemente protegida.


Modos de Transporte (1)

• Bases de selección del modo de transporte:– naturaleza, volumen, valor y características

de las mercancías– flexibilidad del modo de transporte: adecuada

a los cambios en la demanda.


DISTRIBUCIÓN FÍSICA

Actividades de control y administración de inventarios, envasado, almacenamiento en el lugar de producción, transporte, almacenamiento en el lugar de envío y entrega del producto al cliente final. Decisiones relativas a:

1.- Selección de la modalidad de transporte

Transporte por carretera

Transporte ferroviario

Transporte acuático

Transporte aéreo

Transporte por tubería

Transporte electrónico


Modos de Transporte (2)• Métodos de transporte:

– carretera– tren– marítimo– aéreo– tuberías(*)

– (*)= oleoductos, gaseoductos, etc.



• Carretera:– flexible, a tiempo, pérdidas y daños bajos,

trazabilidad, eficacia y amplia cobertura geográfica

– las condiciones meteorológicas y de tráfico pueden demorar los envíos

– alta competitividad en precios.– Adecuado para la distribución moderna



• Tren:– adecuado para enormes lotes de carga

(coches por ejemplo)– requiere mejor empaque y debe permitir

manipulaciones extremas– lento– camiones plataforma y contenedores a dos

alturas permiten ahorrar costes a los usuarios.



• Marítimo:– ideal para cargas pesadas o no perecederas,

pero tiene costes fijos muy altos– las condiciones meteorológicas pueden ser

un problema– El uso de contenedores y la mejora de

muchos puertos permiten su uso para la expansión hacia nuevos mercados.



• Aéreo:– altos costes, por eso solamente es

recomendable para productos de alto valor, perecederos o para envíos muy urgentes.

– Limitaciones en peso, situación y dimensiones

– ahorra costes de mantenimiento de inventario– importante en comercio internacional



• Tuberías:– lento pero fiable, flujo continuo de líquidos,

gases o materiales de alta viscosidad.– Distintas normativas gubernamentales lo

convierten en un modo difícil de implementación.

– Adecuado solamente para grandes compañías petroleras, de gas o químicas.


Subcontratación• Decisiones para decidir si disponer de flotas

propias o bien subcontratar el transporte:– coste total– control– atención al cliente– flexibilidad– tipo de gestión– operadores– recuperación de la inversión.


LA DECISIÓN DE PRODUCCIÓN O COMPRAR

Outsourcing o subcontratación: adquisición externa de artículos o servicios que inicialmente se realizaban dentro de la organización.

-Reducción de los costes de producción o de gestión.-Transformación de costes fijos en variables y predecibles.-Mejora de la calidad.-Mayor flexibilidad.-Acceso a la última tecnología disponible.-Reducción de la incertidumbre y el riesgo.

-Pérdida de control.-Posible reducción en la intensidad innovadora.-Posible pérdida de confidencialidad.-Disminución del poder de negociación con los proveedores.-Aumento de la complejidad en la gestión.-Decisión difícilmente reversible Pérdida visión global.

VENTAJAS inconvenientes


CANALES DE DISTRIBUCION


Almacenes de Distribución

• El número y la localización de los almacenes de distribución debe estar basado en:– necesidades de atención al cliente– disponibilidad de servicios de transporte– coste del comercio indirecto


Indicadores de Cumplimiento

• El cumplimiento se puede medir en base de:– flexibilidad del sistema de distribución:

• tiempo de respuesta a requerimientos especiales

– Información al/del sistema de distribución:• velocidad, eficacia y detalle de respuesta del mensaje

– cobertura de errores en el sistema de distribución:• eficiencia para rectificar errores (errores en factura, daños,

reclamaciones).


EDI como herramienta fundamental


El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es la comunicación de información estructurada de computadora a computadora, de aplicación a aplicación, con una mínima intervención humana y sin papel entre corporaciones, instituciones o individuos, utilizando un formato estándar para los documentos de negocios entre las empresas. En lugar de preparar documentos y enviarlos a través del correo o utilizar otro medio de comunicación, los usuarios de EDI intercambian información de negocios directamente entre sus sistemas computacionales.

¿Qué es el EDI?


Áreas de aplicación

• Disminución de inventarios

• Alta rotación de productos

• Abastecimiento oportuno• Eliminación del papel• Evitar faltantes• Automatización de la recepción• Menos errores de captura• Saber que llegará y

cuando

• Conciliación con la orden de compra• Conciliación de facturas y

pagos• Pagos y depositos en línea• Retroalimentación de a línea de inventarios• Negociación de productos de

alta demanda• Más tiempo para la promoción• Integración de pedidos en un

solo estandar


• El comercio electrónico• Los mercados en línea• Catálogos y carritos de compras• El negocio electrónico• Extranet e intranet• Códigos de barras

Marketplaces, e-business, y otros conceptos


• Importancia de la simulación• Reformulaciones de la cadena de suministros• Técnicas matemáticas de optimización

La simulación y las técnicas de optimización


Uso de tecnologías de información

• Código de barras/chip/radiofecuencia• Paquetes computacionales

– ERP (Enterprise Resource Planning): SAP, PeopleSoft, Baan y otros– SCM (Supply Chain Management): i2, Synquest, SAP APO – CRM (Customer Relationship Management): Siebel

• Executive Information Systems• Sistemas workflow• e-business• Herramientas de apoyo a la decisión

– Data Mining– Optimización: ILOG, Lindo

– Simulación: Extend, Arena, ProModel y otros


• Oracle Supply Chain Exchange• mySAP SCM• Electronic Data Interchange (EDI)• Extended Markup Language (XML)• Enterprise Resource Planning (ERP)

Paquetes y Aplicaciones Supply Chain


EPC (Electronic Product Code) y RadioFrecuencia


EPC (Electronic Product Code) y RadioFrecuencia

• Cada artículo lleva una etiqueta con su Código Electrónico Único de Producto (EPC)

• El artículo puede ser identificado, contado y seguido a través toda la cadena logístico

• El producto va dentro de una caja identificada con su propio EPC y se carga en plataformas que llevan su propio EPC


GESTION DE ALMACENES


Administración Integral de Almacenes. Técnicas de Almacenaje. Toma de Inventarios, métodos. Políticas de Inventario.

GESTION DE ALMACENES

DEFINICION LOGISTICA DE ALMACEN• Es un lugar físico, donde se almacenan

productos que están en rotación, en condiciones adecuadas que permitan su conservación y mantenimiento.


ALMACÉN: UTILIDAD DIRECTA• Disminución del costo de posesión.• Optimiza la inversión en stocks.• Permite la continuidad de las operaciones al

tener los materiales en el “momento oportuno”, en la “cantidad necesaria” y de la “calidad requerida”.

• Permite llevar un control de los consumos, para poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.

• Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando eficientemente la recuperación de muchos de ellos.


ALMACÉN• FUNCIÓN: proporcionar materiales,

herramientas, repuestos, insumos en general, en óptimo estado de uso y operatividad, en el momento oportuno para la producción y/o venta.

• ACTIVIDADES:- Recepción, descarga y desembalaje.-Verificación cuantitativa y cualitativa del material.


ALMACÉN: ACTIVIDADES

• Manipuleo, estiba y codificación de ubicación.• Catalogación de materiales.• Mantenimiento y control de rotación de

inventarios.• Control de condiciones físicas del almacenaje

(humedad, tº, ventilación, facilidad de acceso, etc.)

• Despacho oportuno y rápido.• Gestión de reposición del stock (área control de

inventarios).


ALMACENES

• Su función se inicia antes de recibir los materiales: preparación del ambiente y espacio físico para la recepción.

• Preparación de un programa de mantenimiento para el material y tarjetas de control.

• Establecer el “costo de almacenaje” para cada artículo (área de compras y finanzas).


ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

• Optimizar el uso de recursos.• Evitar el despilfarro.• Evitar movimientos innecesarios.• Mejorar el servicio o atención al usuario.• Aprovechar al máximo el espacio

disponible.• Evitar inventarios no imprescindibles.• Evitar el sobre stock.• Evitar el déficit de stock.


FUNCIONES LOGÍSTICAS DEL ÁREA DE ALMACÉN

• Control de inventarios• Almacenamiento• Distribución


CONTROL DE INVENTARIOS• Tiene la misión de asegurar la reposición

oportuna en cantidad y calidad óptima de insumos, materia prima, repuestos y materiales en general del inventario.

• Trabaja en estrecha coordinación con los clientes, definiendo las necesidades de compra.

• Contribuyen a bajar los costos de producción, manteniendo un nivel apropiado de inventario.


ALMACENAMIENTO

• Tiene el encargo de mantener los materiales en buen estado de conservación, bajo estrictas normas de seguridad y protección del medio ambiente.

• Recepciona todos los materiales que ingresan a la empresa.


DISTRIBUCIÓNRealiza la distribución del material a los clientes, internos mediante despachos y a los externos, transportándolos apropiadamente.


ADMINISTRACIÓN DE ALMACENESDocumentos para control

• Nota de ingreso• Nota de salida• Ficha de kardex• Nota o pedido de reposición• Nota de transferencia• otros


NOTA DE INGRESO

• Compras nacionales• Compras del extranjero• Devoluciones de clientes• Muestras y pruebas• Material en custodia• Almacenaje de activo fijo.


NOTA DE INGRESO

• Cantidad de material• Unidad de medida y de embalaje• Descripción del producto• Nombre del recepcionista• Nombre del jefe de almacén• Código de ubicación dentro del almacén• Código del artículo


NOTA DE SALIDA

• Muestras, pruebas, donaciones• Para el área de producción• Ventas• Salidas de activo fijo• Devolución a proveedores• Material de desecho


TECNICAS DE ALMACEN

• Mantener los niveles adecuados de stock.• Mantener en orden el almacén.• Mantener limpio el almacén.• Mantener el inventario en perfectas condiciones.• Entregar los productos de acuerdo a las

condiciones fijadas (ventas).• Mantener actualizado el catálogo.• Seleccionar el inventario inactivo y proponer su

destino final.• Establecer los sistemas de control del almacén

(inventario).

RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL


PERSONAL DEL ALMACÉN• Es responsable de cómo la dirección de la

empresa mire a los de almacén. Debe brindar un excelente servicio a los usuarios y/o clientes.

• Debe demostrar los logros obtenidos.• Debe poseer un manual de

procedimientos, funciones y un perfil del personal.

• Se debe establecer el perfil para cada puesto, teniendo en cuenta: preparación, experiencia, honestidad y requerimientos físicos.


TIPOS DE ALMACENES

• Productos terminados (empresa comercial).

• Industriales:- Materia prima- Productos semielaborados y terminados.- Herramientas y repuestos.- Insumos en general.

• Distribución• Depósitos


AREAS DE ALMACENAMIENTO

Seleccionar los materiales teniendo en cuenta:• Mercadería que debe ir en lugar cerrado• Mercadería que no necesita lugar cerrado• Mercadería frágil• Mercadería pesada• Mercadería voluminosa• Mercadería valiosa• Mercadería peligrosa (explosivos, corrosivo).• Mercadería que requiere almacenamiento

especial (refrigeración, deshumedecedor).


DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES

La distribución de los materiales dentro del almacén se realiza de acuerdo a los siguientes criterios:

• Frecuencia de movimiento• Volumen• Peligrosidad• Costo unitario• Necesidad de conservación• Por códigos (facilita la ubicación)


SEGURIDAD DEL ALMACÉN

• Contra robos: internos y externos• Contra siniestros (detectores de humo,

extintores, rociadores contra incendios, realizar simulacros, etc.)

• Seguridad del personal (ropa adecuada, protectores de oído, lentes, guantes, zapatos de seguridad, cinturones de seguridad, capacitación necesaria).


MEDIOS DE ALMACENAMIENTO

• DE ALMACENAMIENTO: estanterías, tanques, parihuelas, caballetes, casilleros, escaleras, etc.)

• DE ACARREO: fajas transportadoras, carretillas, cangilones (de elavación),etc.

• DE MANIPULEO: montacargas, tecles, etc.

• DE MEDICIÓN: balanzas, winchas, micrómetros, etc.


ALMACENES: RECEPCIÓN

• Para la recepción de cualquier material es indispensable la o/c y la guía de remisión del proveedor.

• El personal debe ser capacitado, para poder analizar la calidad de los materiales.

• Debe tener ayudante (manipulación, desembalado,etc.) y equipos o herramientas para facilitar su trabajo.


PASOS DE LA RECEPCIÓN• Descarga• Desembalaje• Verificación cuantitativa y cualitativa• Ingreso• Establecer horario para recibir la mercadería• Establecer zona de descarga (mínima

necesidad de manipuleo)• Zona de recepción segura• Terminada la verificación confecciona la nota de

ingreso o la nota de rechazo.


CLASIFICACIÓN DE STOCKSPRECISIÓN EN EL CONTROL DE INVENTARIOS

• Por su procedencia (local, nacional, importado)• Por su demanda (regular, irregular, estacional)• Importancia operativa (estratégico, normal, no

operativo)• Por su obtención (preparados, fabricación)• Por su movimiento (activo, no activo, agotados)• Por su importancia económica (clasificación

ABC)


CLASIFICACIÓN ABC

Ayuda a identificar los items más importantes.APLICACIONES:

• Por volumen de compra• Por proveedores• Valor – consumo o cantidad - valor• Volumen de venta• Por margen de utilidad• Por cliente


CLASIFICACIÓN ABCLey de Alfredo Paretto

• Cuando se aplica a los inventarios obedece a la necesidad de identificar dentro del conjunto global de las existencias a tres tipos o clases de existencias, agrupadas según su valor y su movimiento en el almacén.

• Determina una cantidad del inventario que siendo relativamente pequeña comparada con el total de existencias en el almacén, resulta ésta concentrando la mayor cantidad de valor monetario del mismo.


CLASIFICACIÓN ABC• CLASE A: a los artículos que se

encuentran en esta clase se les presta mayor atención (mantenimiento, seguro y niveles de inversión). Representan el 85% del consumo anual valorizado y sólo son el 15% del inventario.

• CLASE C: se les podrá tener en mayor cantidad porque su inversión no afecta mayormente a las finanzas de la empresa (10% vs 80%)


CATALOGACIÓN DE MATERIALES

• Es un proceso técnico mediante el cual se disminuyen notablemente las variedades de materiales en el almacén, a través de la agrupación de éstos en clases.

• ETAPAS:- Normalización o estandarización- Identificación- Clasificación- Codificación


CATALOGACIÓN DE MATERIALES

• NORMALIZACIÓN: las adquisiciones se ciñen a normas o estándares.

• IDENTIFICACIÓN: se precisan las características básicas de cada artículo en relación con las generales. Se determina la denominación.

• CLASIFICACIÓN: ordenamiento sistemático en clases de las existencias debidamente identificadas.

• CODIFICACIÓN: consiste en asignar letras, números u otros signos para distinguir el artículo.


CÓDIGO

• Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa.

• Es la base de todo sistema de control• Puede ser: alfabético, numérico, alfa

numérico.• Formas: por familias (útiles de oficina,

ferretería,etc); consumo específico (respuestos, activos fijos,etc) y mixtos


CODIFICACIÓN

Código Descripción

2020062006052006082007

AseguradoresClavos para cementoClavos para cemento 5”Clavos para cemento 8”Clavos para maderawww.corporacionsesar.com 230

VENTAJAS DE LA CATALOGACIÓN

• Simplifica los inventarios, reduciendo la cantidad de artículos y su variedad.

• Disminuye los errores (identificación)• Emplea mejor el espacio disponible• Mejora la atención• Simplifica la contabilización• Reduce la posibilidad de mezclar materiales• Aumenta la funcionalidad de la empresa• Facilita la gestión de los almacenes


CATÁLOGO

• Relación ordenada de materiales que existen en el almacén. Es la base del sistema de control. Permite mecanizar los almacenes.

• CONSTA:- Código- Descripción- Unidad de medida o manejo- Ubicación


UNIDAD DE MEDIDA

• Es la unidad de medida en que se decide manejar los inventarios.

• Para decidir por una unidad de medida se puede tener en cuenta:- Costumbre de consumo o venta- Facilidad para el despacho- Facilidad para el control de stock- Facilidad para el control de consumo- Aspectos legales


CÓDIGO DE UBICACIÓN

• La codificación de la ubicación de los materiales en el almacén es también una herramienta técnica utilizada en logística.

• Permite agilizar la ubicación física de un material en el espacio del almacén.

• Consiste en asignar número y letras a cada espacio físico del almacén, luego se elabora un catálogo de ubicación.


CÓDIGO DE UBICACIÓNVENTAJAS

• Permite encontrar rápida y fácilmente cada artículo.

• No se pierde horas – hombres• Facilita y aligera la atención• Evita los empleados “indispensables”• Facilita el control y el ordenamiento• Aligera la ejecución de los inventarios• Ordenamiento del materiales en función al

movimiento y uso.


CONTROL DEL ALMACEN• En el almacén tenemos nuestro capital de

trabajo, por eso es conveniente tenerlo permanentemente controlado.

• Existen 2 métodos:- Chequeos: son extracontables, sorpresivos y aleatorios.- Toma de inventarios: Tienen una finalidad contable y lo principal es su preparación.


TOMA DE INVENTARIOS

• Comparación entre existencia física y saldo del kardex contable.

• Se debe realizar por lo menos 1 vez al año.

• Para realizarlo es indispensable tener el saldo del kardex con el cual comparar, de lo contrario seria simplemente un conteo que tendría vigencia solo de 1 día.


CLASES DE INVENTARIOS

• INVENTARIO TOTAL- Se realiza sobre la totalidad de existencias- Recomendable para empresas pequeñas- Se puede realizar varias veces al año- No cierra la atención- Sus costos son bajos


• INVENTARIO ROTATIVO- Llamado también selectivo por que seleccionamos la mercadería que se va a inventariar.- Se emplea para empresas grandes ó con mucho número de ítems- Como su nombre lo indica, puede realizarse varias veces al año sobre la mercadería seleccionada.- Seleccionamos la mercadería de acuerdo a la clasificación ABC:

*A cada 2 meses y la de alto valor. *B cada 6 meses. *C cada 12 meses.


VENTAJAS DEL INV. ROTATIVO

• Permite un control frecuente de los materialesmas importantes.

• No cierra la atención.• A la larga, el costo es menor.• El personal que lo toma es idóneo.


PREPARACION DEL INVENTARIO

• Perfeccionar el catalogo ó crearlo.• Crear ó perfeccionar el sistema de control (kardex y

documentos)• Orden del almacén• Pre-conteo• Depuración• Sistema de conteo• Persona que va ha participar• Corte documentario• Conteo y reconteo• Comparación con el kardex contable • Ajuste contable.


KARDEX

• Código del artículo• Descripción del material• Especificaciones técnicas• Código de ubicación• Proveedor• Nivel máximo del inventario activo• Nivel mínimo del inventario activo• Nivel del stock de seguridad• Nivel o punto de pedido


POLÍTICAS DE INVENTARIOS

• Dependerá:- Exportadores- Importadores- Industriales- Comerciales- Servicios

• “Justo a tiempo”• Inventario Cero


TIPOS DE INVENTARIOS

• SEGÚN SU DESTINO:- Materia prima o insumos- Material de mantenimiento- Material de uso administrativo- Herramientas, repuestos, enseres- Material en proceso- Productos terminados


TIPOS DE INVENTARIOS

• SEGÚN SU NIVEL DE CONSUMO:-Inventario activo (Ia): es usado

diariamente.-Inventario máximo (Imax): nivel máximo

permisible del inventario-Inventario mínimo (Imin): mínimo

permisible.-Inventario de seguridad (Ss): protección

contra eventualidades.www.corporacionsesar.com 245

Políticas mas usadas1. Horario de atención a los proveedores2. Autorización de ingreso al Almacén3. Con respecto a las devoluciones.4. Autorización de emergencias.5. Acciones con productos que no tienen

rotación.6. FIFO (1° en entrar 1° en salir).7. LIFO (1° en caducar 1° en despachar)8. Definir quien será responsable de

reponer por consumo.www.corporacionsesar.com 246

¿Cuáles son las necesidades de información del inventario?

• Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente:

1. Estado actual de inventarios 2. Localización3. Antigüedad4. Existencias actuales5. Consumo ó venta anual6. Lote óptimo de compra7. Máximos y mínimos8. Costos actuales9. Precios de las materias primas principales10.Abastecimiento, etc.


Indicadores de gestión del inventario

• Indicadores globales (institución, bodega)

– Rotación– Quiebres de stock


• Indicadores por ítem– Nivel de inventarios

• Valorizado• Unidades físicas

– Duración de los inventarios (inverso de rotación)

– Indicadores para el manejo de perecibles• Días en bodega• Días para el vencimiento


Rotación del inventario

• Representa cuántas veces en el año habría que renovar el stock disponible para atender las necesidades de la institución . Como referencia, se estima que una institución eficiente debería rotar su inventario más de 4 veces en el año.

Rotación = Consumo anual Stock disponible


• Rotación– Resmas = 5.600.000 / 1.400.000 = 4– Lápices = 1.500.000 / 500.000 = 3– Total = 7.100.000 / 1.900.000 = 3,74

Valor unitario Stock Stock

Cons. Anual

Cons. Anual

[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado

Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000

Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000

Total 1.900.000 7.100.000


Duración de los inventarios• Representa el número de días en que se

agotaría el nivel de stock disponible a la tasa de consumo promedio de la institución. Como referencia, se estima que una institución eficiente debería tener menos 90 días de inventarios.

Duración = Nivel de inventario * 365 (días) Consumo Anual

– Idealmente, se calcula en función de unidades físicas (ej. cajas). También se puede calcular, en forma aproximada, utilizando montos valorizados.


Ejemplo

• Duración– Resmas = (1.000 / 4.000) * 365 = 91,25 [días]– Lápices = (5.000 / 15.000) * 365 = 121,67 [días]

Valor unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual

[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado

Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000

Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000

Total 1.900.000 7.100.000


Medida de la operación Medición financiera

Valor del inventario Activos actuales

Dias de stock Capital de trabajo

Rotación inventario Capital de Trabajo

Costos producción y materiales

Margen de contribución

% Defectos Margen de contribución

% Entregas a Tiempo Ingresos

Tiempo desarrollo Ingresos

Tiempo entrega proveedor Capital de trabajo

Medición de rendimiento y consecuencias financieras


GESTION EN COMPRAS


Introducción, Conceptos generales. Ejemplos Requerimiento de compras. Organización, clasificación y métodos de compras. Seguimiento de Compras. Etapas Cuadros comparativos. Tendencias en la gestión de

Compras. La Orden de Compra. Flujo gramas. Indicadores La Negociación en Compras.

gestiÓn de compras y almacÉn

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