GESTIN DE COMPRAS INTERNACIONALES

GESTIN DE COMPRAS INTERNACIONALES

En la gestin de compras es importante la coordinacin entre el rea de produccin o comercializacin y el rea logstica de una empresa importadora, porque esta actividad es de gran relevancia en la definicin de la cadena logstica internacional.

En este contexto la Gestin de Compras y Suministros se vuelve un factor clave tanto para la supervivencia de la organizacin, como para su desarrollo.

El nivel tan alto que la competencia ha alcanzado, obliga a nuestras organizaciones a satisfacer a los clientes iguales o mejor que cualquier potencial competidor en el mundo, pero tambin ofrece nuevas oportunidades de conseguir suministros y proveedores ms competitivos.

De esta manera la Gestin de Compras y Suministros contribuye de manera ms efectiva al xito de la organizacin, por un lado efectuando cambios para incrementar su rentabilidad a corto plazo, y por otro lado implementando estrategias para mejorar su posicin competitiva a mediano y largo plazo. La gestin de compras internacionales la podemos analizar segn las siguientes actividades:

ANLISIS DEL MERCADOEn la gestin de compras de mercancas de origen extranjero, es importante conocer las caractersticas del mercado internacional. Ello implica investigar: Los pases que ofrecen las mejores perspectivas para adquirir nuestros productos. Una de las caractersticas de las importaciones y comercio exterior en general, es que los comerciantes de diferentes pases tienen mayores relaciones comerciales cuando se encuentran ms cercanos, sea por razones geogrficas, culturales y/o econmicas. Los principalesproveedoresen el mercado internacional. Las alternativas decanales de comercializacininternacionales. Las alternativas deIncotermsapropiados para adquirir nuestro producto. Losprecios usuales de los diferentes mercados internacionalespara los productos que se desean adquirir.

En el anlisis del mercado internacional son de gran utilidad los sistemas de integracin comercial.CANALES DE COMERCIALIZACINEn las compras de mercados internacionales se pueden efectuar adquisiciones mediante dos canales.

Canal directo:El comprador adquiere directamente las mercancas del proveedor sin intermediarios.

Canal indirecto:El comprador adquiere las mercancas mediante intermediarios. Estos pueden ser clasificados segn tipo de agente: Agentes de compras: El comprador dado la complejidad de un mercado o producto puede contratar un agente para que realice la bsqueda de informacin de proveedores y realice los contactos comerciales para la adquisicin del producto, denominndose ese intermediario agente de compras. Agente de ventas: El proveedor para impulsar las ventas utiliza en ocasiones agentes intermediarios quienes se encargan de buscar compradores, los cuales se denominan agentes de ventas. En algunos casos los proveedores solo venden mercancas mediante sus agentes de ventas. Brokers: En algunos mercados los intermediarios se encargan de contactar tanto con proveedores para vender los mismos, denominndose en este caso brokers.En algunos casos, segn la caracterstica del mercado internacional, el importador no tiene la oportunidad de elegir, siendo la nica opcin de adquirir la mercanca mediante el canal indirecto.

POLTICA DE COMPRAS

En las compras de mercancas de origen extranjero, es recomendable definir una poltica de compras, que considere los siguientes aspectos:

SELECCIN DE CARTERA DE PROVEEDORESEn la seleccin de proveedores es importante evaluar si debemos trabajar con uno o varios proveedores, teniendo en cuenta la disponibilidad de la mercanca en el mercado mundial y las ventajas que presenta cada opcin.

Cuando se requiere efectuar compras espordicas o se esta o se esta en la fase inicial del negocio, es usual efectuar un contrato para cada compra que se realice. En otros casos, se utiliza el strategic sourcing, consistente en establecer alianzas de compra con unos pocos proveedores relacionados.

TIPO DE RELACIN CONTRACTUALEn la poltica de compras se debe definir el tipo de relacin contractual comprador-vendedor mas adecuada para nuestra empresa.

En el caso que sea una compra espordica el contrato a realizar es solo para esa transaccin, en tanto si las compras son programadas con cierta frecuencia es importante evaluar si se realiza un contrato de largo plazo. Lasa formas jurdicas a adoptar por una empresa importadora en contratos de largo plazo con proveedores extranjeros son diversas siendo las ms usuales: Licencias: a travs de la licencia transfiere a otra empresa el derecho de uso de tecnologa y propiedad industrial o activos intangibles-marcas, patentes, derechos de copia, conocimiento tcnico, secretos comerciales-por un tiempo determinado, a cambio de una compensacin, denominada regala. Franquicia: la franquicia es una forma de licencia donde predominan los servicios prestados en forma particular. a travs de ella se vende o alquila marcas y procedimientos, a cambio de una tarifa. La diferencia entre la licencia y la franquicia radica en que en esta ultima, la empresa contratada apoya en la administracin y organizacin general de la empresa. Joint Venture: Es la asociacin de dos empresas con un mismo inters, con la finalidad de ejecutar un proyecto especifico, sin que se forme una nueva persona jurdica. La administracin y los riesgos son compartidos por las empresas. Contratos de llave en mano: En esta modalidad la empresa contratada se hace responsable del diseo y construccin total del proyecto, dejando el manejo de la empresa en manos de la persona local, una vez que este ha sido entrenado por la empresa contratada. Sub contratacin internacional: Es la operacin por la cual una empresa, llamada dadora a la orden, confa a otra, llamada tomadora de orden o subcontratante, la realizacin de una parte de los procesos de produccin, conservando la responsabilidad econmica final. Ejm: una empresa mexicana tomadora de orden aporta mano de obra y otra empresa americana dadora de orden aporta equipos, tecnologa. Contratos de agencia y representacin: Es un contrato en el que participa un intermediario, denominado agente o representante comercial, que se encarga de impulsar el sistema de distribucin y venta de los productos de una empresa exportadora en la regin de la importacin. Para este tipo de contratos es usual el empleo de diferentes trminos comerciales como agente exclusivo, agente representante o representante autorizado. Sucursales: sucursal es todo establecimiento secundario vinculado a una empresa matriz. Dentro de sus actividades la sucursal puede importar mercancas extranjeras, las cuales por lo general son enviadas por la empresa matriz u otras empresas subsidiarias ubicadas en otras regiones del mismo grupo.

PROGRAMACIN DE PEDIDOSSe debe analizar cul es la cantidad ptima de pedidos, considerando el estimado de importaciones anuales y el nivel de existencias deseado. Adicionalmente es importante evaluar los posibles incoterms a utilizar en las compras, teniendo en cuenta el modo comprador se consideran apropiadas asumir para el traslado de las mercancas hasta el almacn.

GESTIN OPERATIVA DE COMPRAS

En la gestin operativa de compras internacionales se efectan las siguientes actividades:

Contacto comercial con proveedoresSobre la base de la poltica de compras, luego de analizar la oferta del mercado internacional, se debe iniciar el contacto comercial con el grupo de proveedores potenciales para poder conocer con ms detalle sus ofertas. Se puede efectuar contacto con proveedores solicitndole sus cotizaciones, mediante va telefnica, fax o correo electrnico. Solo en algunos casos, son necesarias las entrevistas personales.

En los casos de contratos de largo plazo, la informacin requerida es mucho mayor y compleja, por que debe analizarse la relacin y modalidad contractual que va a definir varios envos de mercancas durante cierto periodo. En las relaciones de corto plazo se acuerda entre comprador y vendedor las condiciones de las transiciones de la transaccin para un pedido especfico. En las solicitudes de cotizaciones al proveedor, el importador debe solicitar entre otros datos lo siguiente Especificacin comercial y caractersticas de mercanca requerida. Identificacin arancelaria. Cantidad de mercanca requerida. Precio total y unitario segn Incoterms sugerido. Fecha sugerida de entrega de mercancas.Evaluacin de ofertas y negociacin con proveedoresLos comerciantes al recibir las ofertas del proveedor deben evaluar si estas son convenientes para realizar la compra, teniendo en cuenta si estas son convenientes para realizar la compra, teniendo en cuenta las obligaciones a asumir y el anlisis de costo versus beneficio esperado.

Al recibir las ofertas de los proveedores, es importante conocer la poltica de ventas del proveedor respecto a la flexibilidad de precios, puesto que en algunos casos estos precios son negociables, dependiendo de la estrategia y habilidad del negociador conseguir un buen acuerdo. Las cotizaciones ofrecidas por el proveedor en las transacciones internacionales pueden clasificarse en los siguientes tipos:a. Precio por licitacin internacional: La licitacin internacional esta relacionada a una convocatoria del comprador para recibir ofertas sobre una propuesta de transaccin comercial. Este tipo de operaciones se presenta en compras gubernamentales.b. Precios commodites: Los commodities son mercancas cuyos precios estn regulados por la oferta y demanda mundial, siendo las mercancas prcticamente estandarizadas. Son cotizados en las bolsas de productos internacionales, pudiendo pactarse precios a futuro. Ejemplo: algodn, caf, oro.c. Lista de precios: dentro de su poltica de precios, un proveedor internacional puede definir precios fijos para sus clientes, estos pueden variar por transaccin pero segn parmetros definidos como volumen de compras, donde el precio vara segn la cantidad adquirida.d. Cotizacin por pedido: el vendedor dentro de su poltica de precios puede definir que los precios son negociables segn requerimiento por pedido de cada importador.En cada transaccin, y puede negociar precio con exportador para llegar a un acuerdo.

Celebracin de compra venta internacionalEl contrato de compra- venta internacional, es un acuerdo entre exportador e importador, en lo referente a la adquisicin de mercancas y obligaciones a asumir por cada una de las partes respecto a la transferencia fsica y riesgos de las mercancas objeto de la transaccin. En el contrato de compra venta internacional se detalla la especificacin comercial de las mercancas objeto de la transaccin. La cantidad, el precio, fecha de embarque y otros aspectos que consideren las partes.

USOS Y COSTUMBRES EN LA COMPRA- VENTA INTERNACIONAL.

Los contratos pueden variar en complejidad segn la transaccin realizada. En caso que exista confianza entre las partes y/o por tratarse de transacciones de poco valor, el importador puede llegar a un acuerdo con el proveedor mediante va telefnica, emitiendo solo una orden de compra en la que se especifica la cantidad de productos a adquirir, precio, fecha y lugar de entrega.

En otros casos las partes pueden decidir redactar un documento contractual; el cual; por lo general contiene la siguiente informacin: Definicin de las partes contratantes Objeto del contrato Obligaciones del vendedor Obligaciones del comprador Solucin de disputas comerciales, etcEn la practica los textos de documentos utilizados por los comerciantes para concretar el acuerdo comercial pueden diferir, inclusive se puede se puede llegar a un acuerdo sin documento impreso, sea verbalmente o por correo electrnico.

Sin embargo, en transacciones entre empresas formales es usual que el proveedor emita una factura comercial por la transaccin efectuada, la cual es requerida para fines tributarios y aduaneros en el pas de exportacin, siendo una copia destinada al importador, que tambin la requiere para sus registros contables y gestiones aduaneras de importacin . Una factura comercial puede constituir a la vez un contrato de compra venta internacional, siempre que seale todas las condiciones de la transaccin.

Es usual que en la compra- venta internacional se utilicen los Incoterms para definir las obligaciones del vendedor y del comprador. Al respecto es necesario tener en cuenta que los Incoterms no definen todas las obligaciones del comprador y vendedor, siendo en algunos casos necesarios establecer clausulas adicionales en los contratos.LEGISLACIN SOBRE COMPRA- VENTA INTERNACIONALEn la convencin de las naciones unidas sobre contratos de compra venta internacional de mercancas- convenio de Viena del 11 de abril de 1980, se ha elaborado un conjunto de reglas sobre la formacin del contrato, as como las obligaciones del vendedor y del comprador, la transmisin del riesgo, entre otros aspectos.

Los objetivos de la convencin de Viena son la adopcin de normas uniformes aplicables a los contratos de compra- venta internacional de mercaderas en las que se tenga en cuenta los diferentes sistemas sociales , econmicos y jurdicos con que tropieza el comercio internacional y promover el desarrollo del comercio internacional.

La convencin de Viena es aplicable a los contratos de compra venta de mercaderas entre partes que tengan sus establecimientos en estados diferentes: Cuan esos estados sean estados contratantes; o Cuando las normas de derecho internacional privado prevean la aplicacin de la ley de un estado contratante.El Per es estado contratante el haberse adherido a la convencin de Viena mediante decreto supremo n 011-99 re del 18.02.1999. Sin embrago hay que tener en cuenta que la convencin tambin estipula que las partes podrn excluir la aplicacin de la convencin o , establecer excepciones a cualquiera de sus disposiciones s o modificar sus efectos. El importador el concentrar el acuerdo con el vendedor es conveniente especifique la decisin de aplicar o no la convencin si se da alguna de las dos condiciones mencionadas. La convencin de Viena contempla importantes aspectos de la compra-venta, tales como: Formas de contrato: el contrato de compra venta no tendr que celebrarse ni probarse por escrito, ni estar sujeto a ningn requisito de forma. Podr probarse por cualquier medio, incluso por testigos. La oferta: la propuesta de celebrar un contrato, dirigida a una o varias personas determinadas, constituir oferta si es suficiente precisa e indica la intencin del oferente de quedar obligado en caso de aceptacin. Una propuesta es suficiente precisa si indica las mercaderas y, expresa o tcticamente, seala la cantidad y el precio o prev un medio para determinarlos. la oferta surtir efecto cuando llegue al destinatario. La aceptacin: Toda declaracin u otro acto del destinatario que indique asentimiento a una oferta constituir aceptacin. El silencio o la inaccin, por si solos, no constituirn aceptacin. la aceptacin surtir efecto cuando llegue al oferente. La respuesta a una oferta que pretenda ser una aceptacin y que contenga adiciones, limitaciones u otras modificaciones sustanciales se considerara como rechazo de la oferta y constituir una contraoferta, entendiendo como sustancial aspectos referidos en particular al precio, pago, calidad y cantidad de mercancas; al lugar y fecha de entrega , al grado de responsabilidad de una parte con respecto a la otra o a la solucin de las controversias. Celebracin de contrato: El contrato se perfeccionara en el momento de surtir efecto la aceptacin de la oferta. Indemnizacin de daos y perjuicios: La indemnizacin de daos y perjuicios por el incumplimiento del contrato en que haya incurrido una de las partes comprender el valor de la perdida sufrida y el de la ganancia dejada de obtener por la otra parte como consecuencia de incumplimiento.Respecto a la solucin de litigios en las compra-venta internacional es recomendable que las partes que deseen tener la posibilidad de recurrir a arbitraje dela CCI en caso de litigio con la otra parte contratante debern hacerlo constar, especifica y claramente, en su contrato segn la siguiendo clausula-tipo de arbitraje: todas las desavenencias que deriven de este contrato o que guarden relacin con este sern resueltas definitivamente de acuerdo con el reglamento de arbitraje de la cmara de comercio internacional por uno o ms rbitros nombrados conforme a este reglamento.

DOCUMENTACIN UTILIZADOS

La documentacin utilizada en la compra- venta internacional puede variara de una transaccin a otra, sin embargo para fines ilustrativos mencionaremos los principales documentos utilizados: Lista de precios: En algunos casos el proveedor hace llegar su oferta al comprador mediante una lista de precios de sus productos, en las cuales especifica el periodo de validez de esa oferta. Es utilizada por ciertos proveedores que tienen una poltica de precios fijos segn nivel de comprador. Cotizacin: Es utilizada por el vendedor para hacer llegar mediante una comunicacin individual su oferta al comprador, es utilizada por los proveedores que prefieren mantener una poltica de precios negociable para cada transaccin. Pedido u orden de compra: Es utilizado por el comprador para expresar su aceptacin respecto a las condiciones de la transaccin y el precio ofertado por el vendedor. Factura proforma: Es emitida por el proveedor antes de la emisin de la factura final. en algunos casos es requerida por el importador para evidenciar la transaccin ante gestiones bancarias y otros casos. Contrato de compra-venta internacional: En algunos casos se utiliza un documento escrito firmado por el comprador y vendedor donde se consignan las obligaciones de las partes para la compra-venta internacional. Conocimiento de embarque: Documento que acredita el contrato entre el embarcador y la naviera para transportar las mercancas al pas destino. Sin este documento no se puede retirar la mercanca en el lugar de destino. Certificado de origen: Documento que acredita el lugar de procedencia de las mercancas y se emplea cuando existe un trato arancelario especial para las importaciones por ejemplo de pases de la CAN. Certificado fitosanitario: Documento que acredita que las mercancas estn libres de agentes propagadores de plagas y se emplea para productos vegetales y sus derivados. Certificado zoosanitario: este documento acredita que los animales, productos de origen animal y sus derivados de agentes causantes de enfermedades. Factura comercial: Es el documento emitido por el proveedor para fines tributarios y aduaneros, donde se consignan los principales datos de la transaccin. una copia es destinada al importador quien tambin la requiere para gestiones aduaneras y registros contables.A nivel internacional, no se utiliza un formado universal de factura comercial; sin embargo, por lo general este documento contiene la siguiente informacin: Fecha y numero de factura. Nombre y direccin del vendedor y comprador. Condicin de entrega y pago. Posicin arancelaria de mercanca. Cantidad Precio unitario y precio total.Al respecto, se presenta en el grafico n4, un formulario usual de factura comercial, recalcando que no existe un formulario universal la factura comercial, el cual va a depender de la reglamentacin del pas exportador. Por ejemplo en el caso de Per, la factura de exportacin debe contener los mismos datos exigibles para las facturas de venta interna, de acuerdo a la reglamentacin de comprobantes de pago.

Packing list: Es el documento emitido por el vendedor para indicar al comprador detalles del embalaje y numero de bultos enviados, para efectos de una mejor identificacin de la mercanca por parte del comprador. En el grafico n5 se presenta un formulario usual de este documento.