proceso de gestión de compras
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GESTIÓN DE COMPRAS
Es el área que articula las
necesidades de producción de la
empresa al proveerla de los materiales que necesita para
cumplir su tarea.
Compras
La gestión de compras es una de las tareas más importantes en la cadena de suministros. Una empresa puede mejorar sus márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada.
Gestión de Compras
El éxito de una empresa depende directamente de una buena gestión en las compras.
El área de compras se relaciona
intensamente con numerosos
sectores importantes para la
empresa.
Es una responsabilidad básica de la
gestión de compras: mantener una
continuidad en los suministros
teniendo en cuenta los programas de
producción.
Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación. Con una buena gestión de compras la empresa puede ahorrar costos, satisfacer al cliente en tiempo y cantidad y obtener beneficios empresariales directos.
EL PROCESO DE GESTIÓN DE COMPRAS
Planificación de las comprasConsiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
Análisis de las necesidades
El departamento de compras recibe los formatos de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
Solicitud de ofertas y presupuestoEs un paso obligatorio para evitar toma de decisiones que puedan afectar la economía de la empresa.Evaluación de las ofertas
recibidas
Una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Selección del proveedorLos factores que se comparan durante la fase de selección de proveedores, son el precio, la calidad, las condiciones y garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra.
Negociación de las condicionesDurante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociadas.
Solicitud del pedido
Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo, deben de formalizar un documento que comprometa a ambas partes (Contrato de compra venta).
Seguimiento del pedido y los acuerdosSe hace para verificar que se ha recibido todo el material solicitado, que corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso de compras puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal.
Ejemplo:
Actividades básicas de la función de compras de una empresa
Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado).
Selección de proveedores.
Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc. (gestión de la calidad de la compra )Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamento técnico (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing (entorno comercial)
Actividades básicas de la función de compras de una empresa
La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas económicas.