material gestión de compras

FEPADE MATERIAL DE APOYO

SEMINARIO GESTIN DE COMPRAS

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GESTIN DE COMPRAS.

Concepto de Compras:

Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y despus de

ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

Objetivos de las Compras

a) Reduccin de costos y obtencin de utilidades.

b) Servicio.

c) Control de convenio para obtener financiamiento.

d) Control de tratos comerciales con los proveedores.

e) Obtencin de informacin y asesoramiento.

Plan de Compras: es la programacin de las adquisiciones de bienes, obras servicios que la organizacin

planea ejecutar en un ao calendario.

Principios bsicos de las compras

a) Publicidad

Difundir la informacin relacionada con los procesos de adquisicin y contratacin que se desarrollan las

Instituciones.

b) Libre competencia

Propiciar la participacin dinmica e independiente del mayor nmero de oferentes en los

procedimientos de seleccin, otorgndoles las mismas condiciones y oportunidades.

c) Igualdad

Otorgar a todos los participantes en los procedimientos de seleccin y contratacin, un trato igualitario

de conformidad con la Ley, sin favorecer o discriminar, positiva o negativamente, por nacionalidad, sexo,

raza, credo poltico, religin o de cualquier otra ndole.

d) tica

Principios que norman los pensamientos, las acciones y las conductas humanas y que las orientan al

correcto, honorable y adecuado cumplimiento de sus funciones.

e) Transparencia



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Actuar de manera accesible, para que toda persona natural o jurdica que tenga inters legtimo, pueda

conocer de los procesos de adquisicin y contratacin que se desarrollan.

f) Imparcialidad

Actuar con objetividad y sin designio anticipado en favor o en contra de alguien, permitiendo juzgar o

proceder con rectitud.

g) Probidad

Actuar con honradez, integridad, rectitud, respeto y sobriedad.

i) Racionalidad del gasto

Utilizar eficientemente los recursos en las adquisiciones y contrataciones de las obras, bienes y servicios

necesarios para el cumplimiento de las funciones de la entidad.

I.2 La Gestin de Compras

En la gestin de compras deben identificarse dos actores muy importantes:

La Unidad Organizativa Solicitante: que es la encargada de emitir y enviar la solicitud o requerimiento

de compra. Dicho requerimiento deber estar acompaado de las especificaciones tcnicas de la

compra.

Otras funciones de la Unidad Organizativa Solicitante:

Garantizar que las necesidades de obras, bienes y servicios, estn incorporadas en el Plan de

Compras.

Elaborar la solicitud de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes o servicios, la cual

deber acompaarse de las especificaciones o caractersticas tcnicas de las mismas.

Determinar las necesidades de obras, bienes y servicios; asimismo realizar investigaciones del

mercado que le permitan hacer los anlisis y estudios necesarios para verificar la viabilidad

tcnica, econmica, financiera, social o ambiental, necesaria para que la adquisicin pueda

realizarse.

Enviar al Departamento de Compras las solicitudes de las adquisiciones y contrataciones, de

acuerdo al Plan de Compra.

Adecuar conjuntamente con el Departamento de Compras, los documentos necesarios para los

ofertantes elaboren sus propuestas.

Todo proceso de compras inicia con una solicitud o requisicin de compras, la que es emitida por la

unidad organizativa que requiere la compra de bienes, obras o servicios.



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Los requerimientos de compras son gestionados por el Departamento de Compras, quien es el

encargado de contactar a los proveedores para que les suministren el bien, la obra o el servicio

requerido.

Departamento de Compras: es la entidad encargado de contactar a los proveedores para que les oferten

el suministro del bien, la obra o el servicio requerido.

Dicho Departamento debe estar conformado por un responsable y los gestores de compras necesarios

de acuerdo a la magnitud de la organizacin.

Funciones del Departamento de Compras:

Ejecutar los procesos de adquisiciones para lo cual llevar un expediente de todas sus

actuaciones, del proceso de contratacin, desde el requerimiento de la unidad solicitante hasta

la liquidacin de la obra, bien o servicio;

Elaborar en coordinacin con el Departamento Financiero, el Plan de Compras de obras, bienes

y servicios, y darle seguimiento a la ejecucin de dicha plan.

Adecuar conjuntamente con la unidad solicitante los documentos necesarios para los ofertantes

elaboren sus propuestas.

Realizar la recepcin de ofertas.

Mantener actualizada la informacin del banco de datos de ofertantes y contratistas de acuerdo

al tamao de empresa y por sector econmico.

FACTORES A CONSIDERAR PARA LA ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Cada entidad establecer la estructura del Depto. De Compras, que ser la responsable de

todas las actividades relacionadas con la gestin de adquisiciones y contrataciones de obras,

bienes y servicios. El Departamento de compras ser organizado segn las necesidades y

caractersticas de cada entidad y dependencia jerrquica que establezca la Alta Direccin.

Dependiendo de la estructura organizacional de la entidad, del volumen de operaciones u otras

caractersticas propias, las operaciones del Departamento de Compras, se podrn

desconcentrar a fin de facilitar la adquisicin de obras, bienes y servicios.

La estructura organizativa que tendr el Departamento de Compras, depender de la

importancia que se le otorgue dentro de la compaa.

En algunas compaas se puede manejar la entidad organizativa encargada de las compras

como Gerencia, Direccin, Departamento, Seccin Unidad.



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Asimismo dicha entidad puede depender de la Alta Direccin, la Gerencia Financiera, Gerencia

Administrativa. No importa el nombre que se le asigne a la entidad de compras, lo ms

recomendable es que la entidad encargada de las compras, dependa jerrquicamente de la Alta

Direccin, porque eso le dar mayor libertad de accin y evitar que se puedan presentar

manipulaciones de las compras.

Un representante de la Alta Direccin debe ser el encargado de adjudicar las compras a los

proveedores que han ofertado. Esto brindar ms garanta para que se realicen las

adquisiciones de forma transparente.

Como se mencion al inicio, la conformacin de la entidad encargada de las compras

depender del volumen de transacciones que realice la compaa.

Por ejemplo toda entidad encargada de las compras deber tener un jefe o responsable.

Asimismo deber tener los gestores de compras, quienes se recomiendan que puedan tener las

siguientes especialidades:

Especialista en la adquisicin de obras de construccin remodelacin

Especialista en la adquisicin de bienes

Especialista en la adquisicin de servicios (para el funcionamiento institucional y de

consultora)

Especialista en trmites de importacin

Otra clasificacin muy importante que debe tomarse en cuenta al estructurar la entidad

encargada de las compras, es definir un rea para compras inmediatas y otra rea para compras

complejas. Esto permitir a los gestores de cada rea especializarse en el tipo de compras que

realiza, hablando de cantidades en trminos monetarios.

Es necesario sealar que la entidad encargada de las compras debera de contar con la

sistematizacin informtica del proceso de compras. Esto permitir obtener informacin de

manera muy rpida y a la vez omitir el uso de registros manuales que pueden afectar la gestin

de compras.

Lo anterior permitir solicitar y recibir las ofertas on line, realizar las evaluaciones de las

ofertas de forma sistematizada, llevar un banco de proveedores actualizado, elaborar las

rdenes de compras o los contratos.

El jefe o responsable de la entidad encargada de las compras debe tener robustas

caractersticas como las siguientes: liderazgo, trabajo en equipo, manejo y solucin de

conflictos, planificacin, etc



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El personal de la entidad encargada de las compras, no son trabajadores de escritorio, sino que

deben ser investigadores permanentes de tcnicas actualizadas de compras.

Otros aspectos importantes que se deben valorar para estructurar entidad encargada de las

compras, aparte de los conocimientos acadmicos y experiencia que pueda tener el personal,

son los principios universales que rigen los procesos de compras y entre los que se pueden

mencionar y que se presentan con su respectiva definicin:

a) La tica

Principios que norman los pensamientos, las acciones y las conductas humanas y que las

orientan al correcto, honorable y adecuado cumplimiento de las funciones pblicas.

b) Transparencia

Actuar de manera accesible, para que toda persona natural o jurdica que tenga inters

legtimo, pueda conocer de los procesos de adquisicin y contratacin que se desarrollan y que

las actuaciones del personal sean apegadas a los reglamentos y normas de la compaa.

c) Imparcialidad

Actuar con objetividad y sin designio anticipado en favor o en contra de alguien, permitiendo

juzgar o proceder con rectitud.

Quiero subrayar que el Principio de Probidad es fundamental que todo el personal que

conformar la entidad encargada de las compras lo cumpla, ya que caractersticas como la

honradez y la integridad, pueden ser fcilmente quebrantadas en el ejercicio de sus funciones.

Frecuentemente la administracin del Almacn (bodega) de una compaa, depende del Depto.

De Compras, Sin embargo no es recomendable ya que la mala administracin del mismo, puede

ser ocultada por el responsable del Depto. De Compras, y podra estar actuando como juez y

parte.

Finalmente es importante mencionar que la entidad encargada de las compras debe contar con

alguien que sirva como enlace con el resto de unidades organizativas, especialmente con los

departamentos de produccin, a efecto de conocer de primera mano las necesidades que se

van presentando en cada departamento.

MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD ENCARGADA DE LAS COMPRAS.



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RELACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS UNIDADES ORGANIZATIVAS DE LA

COMPAA.

Clientes Internos.

A partir de un par de dcadas atrs se empez a identificar que no solamente era importante

satisfacer las necesidades del cliente externo, sino tambin las del cliente interno. Se presenta a

continuacin una definicin sobre cliente interno:

El cliente interno es aquel miembro de la organizacin, que recibe el resultado de un proceso

anterior, llevado a cabo en la misma organizacin, a la que podemos concebir como integrada

por una red interna de proveedores y clientes. Yo soy proveedor de quien recibe el producto de

mi trabajo, y cliente de quien me hace llegar el producto del suyo.

Toda persona interviene en un proceso generador de resultados (productos o servicios), que

son entregados a un cliente. Si ste se encuentra en la misma organizacin (cliente interno),

utilizar los productos resultantes del proceso anterior como entrada (recursos) para su propio

proceso. A su vez, ste ltimo elaborar las salidas oportunas (productos) que sern utilizadas

por otro cliente interno, o que llegarn hasta el mercado, dirigidas a clientes externos.

JEFE

Gestor de Compras Obras

Gestor de Compras Bienes

Gestor de Compras Servic.

Especialista en

Importaciones

ENLACE



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La idea de Calidad, expresada anteriormente, es de aplicacin en este esquema proveedor -

cliente interno (tambin llamado cadena de Deming). Por ello, el proveedor interno deber

satisfacer las necesidades de su cliente, de igual modo que la organizacin deber satisfacer a

sus clientes externos.

Evidentemente, es necesario que la calidad a lo largo de una cadena sea uniforme y mxima al

mismo tiempo ya que, de otro modo, se producirn fluctuaciones y rupturas en la calidad del

resultado. Basta con que falle un eslabn, para que la cadena se "quiebre" y no se alcancen los

objetivos.

Cliente Interno Proveedor Interno

Un concepto fundamental dentro de la gestin por procesos para que ste se lleve a cabo con

la mxima eficiencia es el concepto cliente interno proveedor interno.

Cada persona dentro de la organizacin tiene unas funciones y responsabilidades definidas

dentro del proceso al que pertenece. Al destinatario de este trabajo se le denomina cliente

interno.

De igual manera, a todo lo que provoca que esa persona tenga que desarrollar un trabajo le

denominar proveedor interno.

Una vez todas las personas integrantes de la organizacin estn orientadas a sus clientes y

proveedores internos, la empresa estar en disposicin de orientarse al cliente externo; dicho

de otro modo, si cada uno de los miembros de la organizacin, no estn orientados a los

clientes-proveedores que se tienen ms cerca, con los que se trabaja en todo momento, los

compaeros de trabajo, difcilmente podr estar la empresa orientada en su conjunto al cliente

externo.

Requisitos previos al concepto cliente interno proveedor interno

Cada integrante de la organizacin ha de conocer perfectamente, no slo el funcionamiento

su proceso, sino de todos aquellos a los cuales puede influir su trabajo.

Ha de tener elementos de medicin (generalmente indicadores y feedback con el cliente

interno) que le permitan conocer el grado de calidad de su trabajo, si cumple los estndares

exigidos por el proceso y el nivel de satisfaccin de su cliente interno.

Ha de tener perfectamente definidas sus funciones y responsabilidades, como ha de actuar

ante desviaciones, qu criterios utilizar, hasta dnde puede llegar, etc.



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Caractersticas que ha de cumplir el proveedor interno

Debe conocer el proceso de su cliente interno.

Debe saber cuales son sus necesidades y expectativas, es decir, debe saber que valor ha de

aadir a su trabajo para que sea apreciado por su clienteTiene objetivos comunes con su

cliente.

Tiene mecanismos para medir tanto la satisfaccin del cliente como la calidad de su trabajo.

Tiene mecanismos para corregir las desviaciones aparecidas.

Es responsable de su trabajo-proceso y colabora en la mejora del mismo.

Caractersticas que ha de cumplir el cliente interno

Comunica sus necesidades a su proveedor interno.

Acuerda con el proveedor interno los estndares de calidad exigidos.

Soluciona las desviaciones conjuntamente con l.

Colabora en la mejora de los procesos de su proveedor proporcionndole informacin

(feedback).

Es igual de exigente con su proveedor interno que respetuoso con los requisitos de su cliente

interno.

Situacin

El responsable del Departamento de compras necesita un nuevo gestor de compras. Solicita la

contratacin del mismo al responsable de RRHH. Acuerdan las caractersticas que han de

cumplir los candidatos, las fechas de incorporacin, etc. Llega el da esperado y el nuevo

trabajador se incorpora a la 08:00 a su puesto de trabajo.

En una estructura tradicional, la funcin de RRHH ha concluido.

En una organizacin que le brinda importancia a la relacin entre clientes internos, la funcin

de RRHH no ha hecho ms que comenzar.



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La colaboracin entre el Depto. De compras y el proceso de RRHH, continua el tiempo

necesario hasta que el nuevo trabajador est completamente integrado en su puesto de trabajo

y sea eficiente. Se puede dar el caso de que se haya necesitado una formacin

complementaria, que el trabajador no se adapte, etc.

Hasta que el Depto. de compras (cliente interno) no est satisfecho, es decir, se hayan cumplido

todos sus requisitos, la colaboracin continuar.

El departamento de compras no necesita solo de un nuevo gestor a secas, necesita un nuevo

gestor integrado y a pleno funcionamiento.

En el caso de los requerimientos que recibe el Departamento de Compras, se presenta la

siguiente situacin:

El Departamento de Compras no es experto en cada rea de la organizacin, eso significa que la

calidad de lo que se compre depender exclusivamente de la Unidad Organizativa que hizo e

requerimiento.

En muchas organizaciones, se busca culpar a compras por bienes o servicios de mala calidad

que se adquieren y no es responsabilidad del Depto. De Compras.

A compras le corresponde, mantener actualizado un banco de proveedores, gestionar para que

los bienes o servicios comprados, lleguen a tiempo a la organizacin, que los precios de la

compra sean de acuerdo a los precios que se manejan en el mercado, etc.

Las funciones anteriores, si son responsabilidad del Depto. De Compras.

Por lo anterior se puede concluir en lo siguiente:

Dentro del proceso interno de compra, existen cuatro actores principales.

a) La Unidad Organizativa que solicita la compra: es quien identifica la necesidad de un

bien o servicio que se requiere comprar.

b) El Departamento de Compra: es la entidad que gestiona ante los diferentes

proveedores, el bien o servicio que se requiere adquirir



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c) La persona encargada de autorizar la compra: es quien otorga el VoBo. de la compra a

realizar, despus que la unidad solicitante ha revisado que la oferta cumple con los

requerimientos y es quien autoriza tambin el pago por dicha compra.

d) El administrador de la compra: es el encargado de dar seguimiento a que el bien o

servicio adquirido, sea entregado dentro del tiempo establecido y que funcione

perfectamente al momento de ser recibido.

Dichos actores son fundamentales para que el proceso interno de compra funcione lo mejor

posible.

Tanto las Unidades Organizativas solicitantes como los Administradores de la Compra, pueden

ser las diferentes organizaciones que integran la compaa, en ese sentido, la relacin del

Depto. De Compras debe ser armoniosa, profesional, respetuosa, etc.

Proveedores.

Los proveedores, son las personas naturales o jurdicas que suministran a la organizacin, las

obras, bienes o servicios requeridos por sta.

Las mejores prcticas establecen la importancia que los Departamentos de Compras, lleven un

Banco (o Registro) de Proveedores, que podra tener la siguiente estructura:

Nombre o razn social

Nombre comercial

Direccin

Telfono

Fax

Correo Electrnico

Persona de Contacto



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NIT

Tipo de Bien o Servicio que Provee

Historial de contratos ejecutados con la compaa

La estructura anterior es un modelo de lo que podra contener un Banco de Proveedores.

Es importante mencionar que el Departamento de Compras, debe mantener excelentes

relaciones con los proveedores, lo que no significa que cuando de debe sancionar a algn

proveedor por incumplimiento, no se deba hacer. El Departamento de Compras, debe tener el

cuidado de que no se malinterprete la relacin con los proveedores y que esto pueda dar lugar

al incumplimiento de algunos principios universales que tiene las compras, como lo son: la

transparencia, la publicidad, la libre competencia, etc.

Se debe buscar una relacin GANAR-GANAR, lo que incidir en el cumplimiento de metas por

parte de la organizacin.

EL NUMERO DE COMPRAS POR AO

La cantidad de bienes o servicios a ser adquiridos por una compaa en un ao, depende de las

necesidades, proyectos y el presupuesto que la compaa tenga para dicho periodo.

A efecto de llevar un mejor control en las compras a realizar, se vuelve imprescindible, contar

con una Programacin Anual de Compras, que consolide todas las necesidades de bienes y

servicios de la organizacin. El Departamento de Compras ser el responsable de la elaboracin

de la programacin, documento que ser el plan de trabajo o la hoja de ruta a seguir por el

Departamento de Compras, en lo que se refiere a las adquisiciones y contrataciones de la

organizacin.

Con base a lo anterior se desarrollarn diferentes temas relacionados con las cantidades de

compras a realizar en un ao.



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PROGRAMACIN DE ADQUISICIONES

El departamento de compras deber desarrollar un "programa de compras anuales" para los

productos y servicios necesarios. Adems de la descripcin de los productos, este programa

incluye generalmente un cronograma con plazos y fechas para solicitar servicios y productos,

permitir y presentar ofertas o propuestas, y otorgar contratos.

Los departamentos de compras y de usuarios deben trabajar juntos para verificar que se

satisfagan las necesidades del producto/servicio al menor costo total posible. En el mercado

complejo y rpidamente cambiante de hoy en da, esto significa, por ejemplo, ponerse de

acuerdo sobre niveles de calidad aceptables, decidir cmo y cundo comprar, determinar si es

conveniente llevar un elemento en inventario, y evaluar si prestar un servicio en particular

dentro o fuera de la empresa. Las organizaciones pueden mejorar su planeamiento y

programacin de las compras a travs de la consolidacin de los requisitos, la administracin de

los inventarios, la investigacin de mercado, los anlisis de valor y la programacin de las

adquisiciones.

Proceso de Compra



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CONSOLIDACIN DE LAS NECESIDADES

En general, las compras por cantidad obtienen un mejor precio y una mejor respuesta por parte

de los vendedores. Aun as, un departamento de usuarios con frecuencia no consolida sus

necesidades de productos que, como departamento individual, usa en forma repetitiva. Una

prctica todava menos frecuente es la compra conjunta por parte de los departamentos de

usuarios de productos similares o idnticos usados por cada uno.

El departamento de compras, o en su ausencia un departamento principal, debe recolectar,

mantener y analizar regularmente datos histricos como por ejemplo cantidades compradas,

frecuencia de las compras, precios unitarios por operacin, y comportamiento del vendedor

para determinar los mtodos de compra apropiados y su oportunidad. En consecuencia,

compras puede programar una o ms compras por cantidad, con fechas de entrega y puntos de

entrega preestablecidos durante el ao. Alternativamente, puede establecer un contrato a

plazos.

La contratacin a plazos es una tcnica de compras que establece una o ms fuentes de

suministro para un producto o servicio de uso repetido "por un perodo de tiempo especfico."

Los contratos a plazos pueden tener diversos arreglos, pero es tpico que dispongan el

suministro de una "cantidad estimada o definitiva, con la posibilidad de necesidades adicionales

ms all del mnimo, todo a un precio unitario predeterminado." Este enfoque generalmente da

lugar a mejores precios y a un servicio total como resultado de las mayores cantidades y los

mayores beneficios involucrados. Tambin elimina el esfuerzo y el gasto administrativo de

"preparar y emitir invitaciones para presentar ofertas para el mismo producto, y de recibir,

procesar y evaluar las ofertas recibidas repetitivamente." Asimismo, la contratacin a plazos

permite que unos pocos miembros del personal manejen grandes volmenes de compras.

INVESTIGACIN DE MERCADO



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No importa quin sea, alguien en la organizacin deber tener la responsabilidad de

mantenerse actualizado en el mercado en cuanto a los productos y servicios ms primordiales.

A esta persona se le deber requerir que, entre otras cosas, se mantenga al da sobre las

mejoras de los productos y sobre los nuevos productos. Tambin se le deber pedir que

verifique las condiciones del mercado para poder recomendar si los recursos para un producto

se debern solicitar para un contrato a plazos o para una compra nica. Esta responsabilidad es

compartida generalmente por compras, los departamentos de usuarios y los analistas

econmicos.

ANLISIS DE VALOR

El anlisis de valor (AV) es una tcnica analtica para estudiar funciones dadas para determinar

el costo total ms bajo para realizar tales funciones, "al costo total ms bajo... compatible con

los requisitos de desempeo, confiabilidad, calidad, y mantenimiento."

Mucho ms que una reduccin de costos, o tambin, una tcnica de compras, el AV es un

medio por el cual una organizacin puede ahorrar dinero sin sacrificar cumplimiento o niveles

de servicio. El anlisis de valor, en esencia, contempla un producto, servicio o funcin y formula

cuatro preguntas:

1. Cul es la funcin que se debe cumplir?

2. Cmo est siendo cumplida ahora, y a qu costo?

3. Cules son los medios alternativos para lograr la funcin requerida, y cunto costara

cada uno de ellos?

4. Considerando el costo del enfoque corriente y el costo proyectado de las alternativas,

qu enfoque sera elegido para cumplir con la funcin requerida al costo total ms

bajo?

Existen varias reas en las que se puede usar el AV. En trminos generales, sin embargo, la

tcnica es usada para:

Excluir mercadera de calidad inferior para su compra, de modo que no sea ni siquiera

considerada, incluyendo estndares de desempeo as como requisitos de diseo en las

especificaciones de la licitacin (anlisis de requisitos).



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Facilitar la compra de bienes y servicios de mayor calidad, y a veces de mayor precio,

adjudicando contratos sobre la base del costo total ms bajo (conforme se define en la

invitacin particular a presentar ofertas), ms que el precio inicial ms bajo (evaluacin

del costo del ciclo de vida en la oferta).

Recompensar a los vendedores en la evaluacin de las licitaciones por ofrecer productos

o servicios que contaminen menos que las licitaciones pblicas (evaluacin de la oferta

con respecto a la compra de valor).

Determinar si un servicio deber ser prestado dentro de la empresa o por contrato

(decisiones acerca de prestar o comprar servicios).

Decidir si determinado equipo debe ser arrendado o comprado.

La inclusin de requisitos de desempeo (por ejemplo, 28 millas por galn) en las

especificaciones y la adjudicacin de las compras sobre la base de algo ms que simplemente el

precio de adquisicin inicial (por ejemplo, costos de combustible sobre una vida proyectada) se

ha incrementado significativamente en los ltimos aos. Sin embargo, estos cambios han sido

impulsados ms por la industria y los funcionarios de los departamentos de usuarios que por el

personal de compras. El personal de compras ha tendido ms a reaccionar ante los intereses del

usuario y a imitar a sus pares en otras jurisdicciones que a desarrollar y utilizar requisitos de

desempeo y frmulas propias de evaluacin de ofertas con respecto al costo total.

De igual modo, en la dcada del ochenta, muchos gobiernos locales consideraron en mayor

grado la privatizacin de servicios. Un resultado importante de tal escrutinio fue una mejora

total sobre el costo y la calidad de los servicios, independientemente de si los servicios eran

contratados afuera o prestados dentro de la empresa. Pareciera que el factor de una mayor

competencia brindaba incentivos para una mayor productividad.



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PRINCIPIOS BSICOS DE LAS COMPRAS.

Se pueden definir los Principios como reglas o normas que rigen una accin o actividad.

Nuevamente, se menciona que el proceso de compras no est exento de la aplicacin de

principios fundamentales para hacer ms eficiente su accin.

Es importante sealar que los principios que se expondrn a continuacin son totalmente

diferentes a los Principios con los que debe contar el personal del Departamento de Compras.

Esos principios eran transparencia, equidad, integridad, lealtad, etc.

Se menciona lo anterior para establecer la diferencia entre los dos tipos de principios.

Las personas que tienen a su cargo la labor de compras, debe buscar siempre utilizar los

recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la empresa; para ello deber

observar con toda atencin los siguientes principios:

a) Las mejores prcticas en el mundo de las compras debern aplicarse en su trabajo para

suplir las necesidades de la empresa, sea esta comercial, industrial o de servicios; por

ejemplo, la industria hotelera tiene necesidades muy propias de bebidas y alimentos, que

son muy distintas a las de las empresas que comercializan ropa, calzado y otros. Sin

embargo, estos principios aplican para cualquiera de ellas.

b) Las compras debern hacerse con base en un examen minucioso de las caractersticas de las

mercancas y los servicios ofrecidos por los proveedores, es decir utilizar criterios tcnicos y

econmicos para evaluar las ofertas.

c) La decisin sobre lo que debe comprar y el momento de hacerlo la toma el comprador con

pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado.

d) Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms ventajosas

para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios

postventa.

e) El comprador debe ser capaz de pronosticar la evolucin futura del mercado.

Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales: 1) Establecer con claridad lo que la empresa necesita. 2) Localizar a los proveedores que tienen los materiales necesarios, dentro o fuera del pas. 3) Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad cantidad,

condiciones de entrega y de pago, as como servicios de posventa.



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Complementado la informacin anterior, en las compras se deben considerar los siguientes aspectos como reglas que regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Son cuatro los aspectos bsicos: Calidad: La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un

artculo sea de calidad lo que implica es que ese artculo satisfaga la necesidad que se tenga. Si lo que se necesita es un material con una duracin intermedia, por ms que existan materiales de mayor duracin, estos materiales no tendrn la calidad que se busca pues no satisfacen las necesidades. A lo anterior se le llama conveniencia, es decir que el producto tenga las caractersticas que convienen, dentro de estas caractersticas se encuentra el costo del material. Otro elemento que va implcito dentro de la calidad es la disponibilidad, es decir que el material o servicio sea fcil de encontrar y adquirir. Un factor que entra en escena y que es responsabilidad tanto del proveedor como del comprador es el Control de la Calidad, en este caso se habla del control de la calidad desde el punto de vista del comprador, y es que ste es responsable de verificar que los artculos que adquiere cumplan con las especificaciones y caractersticas acordadas.

Cantidad: La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en cuanto a la

cantidad no se debe olvidar que generalmente el comprar por mayoreo se reducen los costos de la mercanca pues se generan economas de escala, pero no hay que dejarse influenciar siempre por este supuesto ahorro pues debemos ser conscientes de que se debe justificar la cantidad que se adquiere, teniendo que analizar si es realmente la que se utilizar o no, pues varios gastos se van a generar a partir de la compra como es el almacenaje de la mercanca, costo que puede ser eliminado o reducido comprando solo lo que se requiere y en el momento en el que se requiere. El simple hecho de realizar un pedido ya es un costo para la organizacin. Existen mtodos que se pueden utilizar para saber cul es la cantidad ideal de materia prima que se debe pedir en cada orden y cada cuando realizar las ordenes. Un factor a considerar tambin para la cantidad a comprar son las condiciones y tendencias del mercado, si los precios van a la alza se debe extender el lapso de incremento de las compras, pero si los precios van a la baja se recomienda disminuir las mismas.

Precio: El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para

determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Es necesario buscar obtener el mejor precio por parte de los proveedores, los cuales pueden ofrecer descuentos o promociones para mejorar el trato.

Servicio: El servicio se refiere al extra que brinda un proveedor, se puede ejemplificar lo que

el servicio significa exponiendo el caso de una automotriz X, la cual si se le compra una flotilla de automviles otorgar revisiones semestrales el primer ao de forma gratuita y har un descuento los siguientes dos aos del 20% si realizamos los chequeos automotrices



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con ellos. Todo aquel plus que otorga el proveedor con la compra que no se refiere al precio conforma al servicio. Muchas veces se debe elegir no al proveedor que d el mejor precio a la hora de comprar, sino aquel que ofrezca aparte de un buen precio, el mejor servicio, en todo caso esta eleccin recae en el criterio del solicitante de la compra, el cual deber ponderar los pros y contras al realizar su eleccin para despus poder justificar la misma ante la organizacin.

EL PROCESO DE COMPRAS.

Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algn tipo de lgica que se enfoca en

lograr algn resultado especfico.

El proceso de compras sigue una secuencia de pasos que deben cumplirse para lograr su

objetivo. En una organizacin se pueden presentar diferentes modalidades de compras, en ese

caso se mencionarn algunas que son utilizadas por diferentes tipos de organizaciones:

Compras nacionales (proveedores nacionales): son las que realiza la organizacin dentro de su

propio pas, con proveedores nacionales.

Compras Internacionales (Proveedores internacionales): Son las que realiza la organizacin con

proveedores fuera del pas. Generalmente este tipo de compras se realiza o cuando no existe

algn suministro dentro del pas de la compaa o cuando se obtienen mejores precios,

comprando los bienes o servicios fuera del pas que hacindolo con proveedores nacionales.

Compras inmediatas o urgentes : son las que se realizan para suplir necesidades urgentes

dentro de una compaa, por ejemplo algn repuesto de maquinaria que se arruin y es

necesario sustituirlo con urgencia. Generalmente se establece un piso y un techo en trminos

monetarios para realizar este tipo de compras (hasta por un rango, 200 salarios mnimos de un

pas)

Compras complejas (licitaciones: son las que requieren de un nivel de preparacin ms tcnico

y exhaustivo, ya que se deben elaborar bases de competencia, criterios de evaluacin y todas

las condiciones administrativas que se deben cumplir para la ejecucin de un contrato.

Generalmente se utiliza este tipo de compras para suplir necesidades de bienes o servicios por

grandes cantidades o que son de bienes o servicio de tracto sucesivo. Usualmente el piso de

este tipo de compras inicia cuando las adquisiciones sern mayores al monto establecido como

techo de las compras inmediatas (ms de 200 salarios mnimos de un pas).

Orden de compra (para legalizar la compra inmediata o urgente): Es un instrumento legal que

generalmente se emite en el Departamento de Compras y que en las compras inmediatas o



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urgentes, puede sustituir al contrato. Esto se realiza con el objetivo de agilizar el proceso de

contratacin.

Contrato (para legalizar la compra compleja): es el instrumento que legaliza los procesos de

compras. La emisin de un contrato, requiere de muchos ms formalismos que una orden de

compra. Generalmente se utilizan los contratos para legalizar las compras por cantidades

grandes de dinero y tambin para aquellos bienes y servicios que su entrega o prestacin sern

de tracto sucesivo.

IDENTIFICACIN DE NECESIDADES.

Para una organizacin, una necesidad es aquello que precisa para cumplir o alcanzar un

objetivo determinado.

Por ejemplo, una compaa de limpieza de csped quiere ofrecer servicios de podado a sus

clientes. Para hacer esto necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad

de realizar la compra de un producto, en este caso una podadora.

Por tratarse de una necesidad, se infiere que es de suma importancia para la organizacin, por

consiguiente, el proceso de compra debe hacerse con eficiencia y en el menor tiempo posible.

Para poder actuar de esa manera, el Depto. De Compras debe contar con toda la informacin

que facilite solicitar las ofertas y al proveedor elaborar su oferta.

Es necesario resaltar que en las mejores prcticas de los procesos de compras, las unidades

organizativas de una compaa, deben ser las responsables de identificar las necesidades y

solicitar las compras.

Haciendo una descripcin del proceso que puede llevar la identificacin de necesidades, se

puede mencionar lo siguiente:

Formulacin del Presupuesto del Ao siguiente.

Identificacin de necesidades de bienes o servicios para el siguiente ao.

Definicin de nuevos proyectos a ejecutarse el siguiente ao.

Definicin del Plan de Compras del Siguiente Ao.

Ejecucin del Plan de Compras

Con base a lo anterior, cada unidad solicitante cuando identifica o define las necesidades de bienes o servicios para el siguiente ao, debe definir tambin las especificaciones tcnicas de lo que requerir que le compren. En ese sentido es necesario que realice acciones como las siguientes:



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Realizar investigaciones del mercado. Anlisis de la viabilidad tcnica. Anlisis de la viabilidad econmica. Anlisis de la viabilidad financiera. Anlisis de la viabilidad social. Anlisis sobre el medio ambiente y el Patrimonio del Estado. Obtener de las autoridades competentes los dictmenes, permisos, licencias, derechos

de propiedad intelectual y dems permisos necesarios. Una vez identificada la necesidad, se debe emitir un requerimiento de compras al Departamento encargado, enfatizando que en dicho requerimiento deber adjuntarse las especificaciones tcnicas de lo que se solicita. El Departamento de Compras, al recibir un requerimiento debe seguir los siguientes pasos para realizar la compra:

Asignar el requerimiento a un gesto de compras

Identificar en el banco de proveedores, los potenciales proveedores que pueden suplir determinado requerimiento.

Solicitar las cotizaciones u ofertas

Recibir las cotizaciones u ofertas

Trasladar las cotizaciones u ofertas a las unidades solicitantes para su anlisis

Recibir de las unidades solicitantes la recomendacin de la mejor oferta

El responsable nombrado en la compaa, adjudica la compra

El Departamento de Compras, con toda la documentacin que se haya generado en el proceso, emite la Orden de Compra y la notifica al ofertante que result ganador.

Como se observa en los pasos anteriores, la unidad solicitante es quien juega un papel fundamental en la identificacin y suministro de las necesidades de una organizacin. En toda compaa se elabora un presupuesto (El presupuesto es un plan de accin dirigido para

que se cumplan las metas previstas. Estas metas se deben expresar en valores y trminos

financieros, y se necesitan realizarlas en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones

previstas. La formulacin de un buen presupuesto implica la responsabilidad de todas las reas



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de la empresa). A partir de la proyeccin de ingresos, se puede planificar las necesidades de

bienes, obras o servicios para el prximo ao. En ese momento es necesario que se definan las

especificaciones tcnicas de lo que se planea comprar.

Para el caso de los bienes se debe tomar en cuenta lo siguiente: tipo de bien y cantidades

requeridas, tiempo de entrega, servicio post venta, proveedores extranjeros, bodegas de

resguardo de los bienes, vida til, sustentabilidad con el medio ambiente, etc.

Para el caso de las obras se debe tomar en cuenta lo siguiente: experiencia de los proveedores

en la ejecucin de las obras requeridas, obtencin de permisos y licencias para construir,

sustentabilidad de la obra con el medio ambiente, proteccin al patrimonio nacional, tipo de

materiales a utilizar, etc.

Para el caso de los servicios se debe tomar en cuenta lo siguiente: tipo de servicio, plazo para la

prestacin del servicio, calificacin del personal que prestar el servicio, etc.

EVALUACIN DE PROVEEDORES.

El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en

cuenta. La evaluacin debe incluir los siguientes criterios:

1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del

proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qu punto ha suministrado

exactamente lo que se le haba solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta

los resultados de los controles de recepcin y las posibles incidencias que el producto suministrado haya

podido generar en el proceso de produccin.

2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor

de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una

entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.

3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptacin del proveedor a las

necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reaccin ante un pedido urgente que no

estaba previsto.

4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el proveedor: la calidad de

sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturacin.

5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el precio de los

productos suministrados por el proveedor y su calidad, as como la comparacin entre el precio del

proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor ms barato, sino a

aquel que tenga una mejor relacin calidad-precio dentro del mercado.



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Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es

necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia

para cada empresa.

Una posible ponderacin sera la siguiente:

Calidad suministros 50%

Fiabilidad suministros 20%

Flexibilidad proveedor 20%

Flexibilidad informacin 5%

Competitividad 5%

CALIFICACIN Y DESEMPEO DE CADA PROVEEDOR.

7 criterios de seleccin de Proveedores

Se presenta una lista de criterios para tener en cuenta a la hora de contratar a un nuevo

proveedor o repensar la relacin con uno existente:

Evaluar la importancia del insumo para el negocio. El salmn para un restaurante de

sushi o el lpulo para una cervecera artesanal tienen relevancia estratgica y requieren

mucha ms atencin que las servilletas o el detergente para platos. La importancia del

insumo decidir en gran parte los requisitos hacia el proveedor: queremos que sea un

aliado estratgico (y que nos respete como tal, aun si es una pequea empresa), o el

insumo es poco relevante y es suficiente con tener un vendedor que entregue en tiempo

y forma (y que pueda reemplazarse con facilidad)?

Analizar el perfil general del proveedor. Es reconocido en su actividad? Cul es su

trayectoria? Cul es su capacidad de respuesta? Esto incluye considerar su ubicacin

geogrfica, su tamao, su experiencia en el rubro, su reconocimiento y su cumplimiento

con estndares de calidad. Puede realizarse este anlisis para preseleccionar algunos

proveedores aun antes de ponerse en contacto.

Referencias y clientes. En los negocios, frecuentemente, uno es lo que los dems dicen

que es; por eso, siempre conviene investigar con clientes actuales o previos de nuestro



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candidato a proveedor y buscar referencias especficas. Para esto, a veces alcanza con

una bsqueda en internet: tiene clientes grandes y reconocidos?, ha habido cambios

recientes de clientes a otro proveedor? En otros casos, pueden realizarse llamados o

enviarse mail, o bien pedir opiniones a conocidos, asesores o colegas. Las referencias

personales pueden permitir ir ms all de lo que la empresa dice ser, y conocerla en

accin.

Tecnologa, infraestructura y logstica. Es el proveedor de computadoras un

revendedor que opera a pedido desde su oficina mvil o cuenta con un local dedicado,

personal y mquinas en exposicin para pruebas y demostraciones? Cuenta el

proveedor de frutas para mermelada con vehculos propios, tiene un acuerdo con un

transportista o nos entrega la mercadera en su fbrica y deja todo el flete en nuestras

manos? Se trata de datos que en ciertos insumos pueden afectar los costos, la gestin y

la calidad final. En caso de proveedores estratgicos puede resultar valioso visitar sus

instalaciones para obtener informacin de primera mano.

Filosofa y forma de trabajo. Resulta difcil trabajar en red con empresas con las que no

se comparte la filosofa del trabajo. Analice los aspectos como la orientacin al cliente,

la importancia de la calidad, el cumplimiento de plazos, la flexibilidad ante nuevos

requerimientos o el grado de informalidad.

Postventa. El servicio posterior a la venta cuenta mucho sobre la seriedad del

proveedor. En los rubros tecnolgicos, las garantas extendidas, el servicio tcnico y la

atencin de consultas las 24 horas son factores de extrema importancia y en general

ameritan un gasto extra. En otros casos, puede ser relevante el asesoramiento

productivo (como en el caso de materias primas) o la opcin fluida de cambio o

devolucin de mercadera.

Precio y cuestiones financieras. El precio, lgicamente, no es un factor menor, pero en

muchos casos, la importancia de los dems tems es ms relevante a mediano y largo

plazo. Adems del precio hay que evaluar las posibilidades de pago y no olvidarse de

comparar los requisitos de cobranza del proveedor con nuestro propio ciclo de ventas.

material gestión de compras

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