La gestin de comprasJ Janelly Barquin Morales

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09.07.2008 15 minutos de lectura

La prctica de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga losmejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejorvalor total. La funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otrafuncin de la empresa, as que compras proporciona una buena oportunidad parareducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio. Dado que la compra ha

dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elemento estratgico de laorganizacin, hoy ms que nunca resulta necesario conocer las aristasfundamentales referidas a esta temtica.

Introduccin

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y seenfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales oextranjeros.

Debido a esto, reducir los costos es bsicopara el desempeo eficiente y eficaz decualquier entidad. Ninguna organizacinencuentra que sea econmico fabricartodo el material que utiliza. Las ventajasde la especializacin son demasiadoimportantes. La funcin de compras amenudo gasta ms dinero que cualquierotra funcin de la empresa, as quecompras proporciona una buenaoportunidad para reducir los costos yaumentar los mrgenes de beneficio.

La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elementoestratgico de la organizacin. La prctica de la estrategia de compra es asegurarque la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejoresproductos y servicios, al mejor valor total.

La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de lasorganizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representanentre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa quereducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impactosobre los beneficios que iguales mejoras en otras reas de la organizacin. (Ballou,Ronald H. 1991)

Es importante no confundir los trminosaprovisionar y comprar; hay quedistinguir que la funcin deaprovisionamiento tiene un carcter msamplio dentro del que se encuentra elconcepto de compra.

La funcin de compra tiene por objetivoadquirir los bienes y servicios que laempresa necesita, garantizando el

abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad yprecio.

Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la naturaleza ydiversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin dejar de teneren cuenta el dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y lascrecientes exigencias de calidad.

La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionalesde obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., afunciones ms avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevosmercados, subcontratacin de tcnicas irrealizables por la empresa, participacinen el desarrollo de productos, tareas que exigen cada vez ms una mayortecnificacin de los compradores.

La complejidad de la gestin de compras depende, entre otros, de los de lossiguientes factores:

1. Volumen de compras y pedidos anuales

2. Entorno en el que se desarrolla la funcin.

Entorno industrial.

En este entorno de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad yprecio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso defabricacin, teniendo que seleccionar en todo caso los fabricantes idneos deestos productos en trminos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la funcinde compras es generalmente manejada por un agente de compras quien posee laautoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresagrande, el agente de compras puede tambin tener personal que incluyecompradores y despachadores.

A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks depedidos repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidosa especificaciones de ingeniera, en los cuales tanto lo productos requeridos comolos suministradores estn cambiando constantemente.

En las empresas manufactureras, la funcin de compras est respaldada porplanos de ingeniera y especificaciones, documentos de control de calidad yactividades de pruebas, que evalan los artculos comprados.

Entornos de servicios.

En estos entornos de adquisicin de productos terminados y homologados por elmercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en otrosservicios como el transporte y restaurantes, la funcin de compras es crtica.

En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a travsde un comprador que es responsable de la venta y de los mrgenes de beneficiode la mercadera comprada. Los compradores, normalmente, deben confiar en elcomportamiento histrico del proveedor o en las clasificaciones estndares.

Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debegestionar una funcin de compras. La gestin de compras tiene en cuentanumerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, ladisponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de losproveedores.

Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta losprogramas.

Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidadrequeridas.

Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible, dentrode las condiciones y plazos de entrega requeridos.

Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, as como de lascoyunturas o las tendencias que sean del inters de la organizacin.

Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria unacoordinacin permanente entre los departamentos comerciales o de operacionesy el de compras.

Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar lassiguientes actividades :

Bsqueda y evaluacin de proveedores: Constituye una de las actividadesms importantes de la funcin de compras , tendente a tener unacalificacin de los proveedores en funcin de su capacidad de respuestafrente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para lasfuturas relaciones comerciales con ellos.

Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con suscaractersticas tcnicas , cdigos de identificacin , suministradores ,precios y condiciones de entrega y pago .

Negociacin permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos deentrega, en funcin de las previsiones de compra y calificacin delproveedor.

Previsin de compras, en su aspecto tanto tcnico como econmico yfinanciero.

Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando losvolmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

Preparacin de rdenes de compras, lanzamiento de pedidos yseguimiento de los mismos hasta su recepcin y control de la calidad, en elcaso que lo requiera.

Solventar discrepancias en la recepcin del producto.

Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividadesnetamente diferenciadas que podramos resumir como:

Estudio de fuentes de suministro (Anlisis del mercado)

Seleccin de proveedores.

Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendoempaquetado, presentacin, etc (gestin de la calidad de la compra )Estasespecificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamentotcnico (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing(entorno comercial)

La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas posibles.

La gestin de plazos y condiciones de entregas, para conseguir mximafiabilidad, flexibilidad y reduccin de los tiempos de entrega.

El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos losacuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.

La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar prdidaseconmicas.

Formas de compra

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idnticosprocesos.Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de bienes: laactividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresadentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de artculo a adquirir,la significatividad de la compra, la situacin geogrfica del proveedor, lascaractersticas del vendedor, etc.

Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se tienendefinidas de forma independiente:

1. Las compras normales

2. La adquisicin de elementos denominados menores

3. Los bienes importados

4. Las incorporaciones de bienes del activo fijo

No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos, porejemplo, la adquisicin de un elemento que se puede encasillar dentro de lo quese denomina compra normal, pero que se toman pautas particulares de algunas dela tres restantes formas de comprar mencionadas. (Klein, Miguel J. 1994)

Compras normales

Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase enun proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de unaerogacin de carcter general identificada con el rea de produccin,comercializacin o administracin.

Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee informacinrelativa a la cantidad mxima, mnima y al punto de pedido.

Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumorepetitivo para el desenvolvimiento habitual de la empresa. (Klein, Miguel J.1994)

Adquisicin de elementos menores

Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el desenvolvimientode la empresa pero se precisan solo en un momento determinado, como porejemplo una pieza de repuesto, un libro contable, etc. La compra de estoselementos, por ser de escaso monto se realiza generalmente empleando un fondofijo. Incluso, esas operaciones de compra se hacen por una cantidad limitada.

No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo departamento. Loms conveniente es que el responsable del sector que necesite un bien de estetipo realice la compra. (Klein, Miguel J. 1994)

Compras en el exterior

Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local yaquella efectuada en el exterior.

Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas conel vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se debeprestar especial atencin a la calidad de los bienes a comprar. Tambin es detener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en la operacin, haciendohincapi en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o sale deldepsito del proveedor hasta la llegada al pas del comprador.

Las compras efectuadas en el exterior se realizan frecuentemente en un volumenms considerable que para las compras locales, para abaratar los costes demercadera, fletes, etc. Tambin, suele tratarse de bienes de elevado precio y portal motivo las precauciones a tomar deben ser ms estrictas. (Klein, Miguel J.1994)

Compras de bienes del activo fijo

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposicinpermanente. Incluye redados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones,inmuebles, etc.

En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, deimportancia, se solicita para la autorizacin de la misma la conformidad de un altorepresentante de la empresa, como la del gerente general o la persona que losustituye en caso de ausencia o imposibilidad de aquel, o en ltima instancia, deldirectorio se trata de una adquisicin de gran envergadura. (Klein, Miguel J. 1994)

Etapas de la decisin de compra

Las principales etapas del proceso de decisin de compra son las siguientes:

1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuandoel comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio apartir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado realexistente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.

2. Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe acopiar todala informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y latoma de decisiones. Esta informacin est relacionada con la definicin delos proveedores posibles, informacin sobre los parmetros de las ofertasde cada proveedor, las caractersticas y exigencias de los consumidores dela empresa, caractersticas del objeto de aprovisionamiento y otrasinformaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

3. Formacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada elcomprador determinar las alternativas de compra ante las que seenfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con aquellosparmetros relevantes.

4. Evaluacin de alternativas. El comprador en cada compra determinacules son los principales criterios de seleccin. A partir de esta definicinse evala de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de

la ponderacin de los distintos criterios se llega a una evaluacin integralde cada alternativa para llegar a seleccionar la que es ms convenientepara la empresa.

5. Decisin de compra. Considerando la evaluacin anterior y el esquema defuerzas de los actores de la compra se llega a la decisin de compra quecontempla un conjunto de parmetros tales como: el proveedor, lacantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de latransportacin, lugar de entrega, fecha de entrega, caractersticas delproducto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.

6. Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de accionespara ejecutar la decisin de compra tomada anteriormente. Esta etapatiene una gran importancia ya que en la misma es que se logra lamaterializacin de la compra y requiere de una atencin esmerada paraejecutar la compra ajustndose a los parmetros que conforman ladecisin de compra.

7. Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerseun monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo ouso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto dereclamacin, as como aumentar la informacin sobre la marcacorrespondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas compras.(Gmez, Martha I. Acevedo, Jos A. 1998)

Tcnicas de compras.

Una vez tomada la decisin de compra se pueden utilizar diversas tcnicas pararealizarlas:Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del proveedor. Noes una autorizacin para enviar algo. El suministro slo se hace a partir de larecepcin de un documento acordado, que puede ser una peticin de suministro oun lanzamiento de suministro.

Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente, unnico proveedor de todas las unidades de un producto concreto.

Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes electrnicas y lastransferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidoselectrnicos no slo pueden reducir el papeleo, sino que tambin acelera el plazode adquisicin.

El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de transferenciade datos para la comunicacin informatizada entre las organizaciones. Porejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del pedido, fecha deentrega, cantidad, nmero de partes, nmero del pedido de compra, direccin)estn dispuestos en el formato estndar EDI.

Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar delcomprador. Los inventarios en consignacin son una opcin relacionada.

Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzospara incrementar los niveles de estandarizacin.

Relaciones con el proveedor

Ver al proveedor como a un adversario es contraproductivo. Las relacionescercanas y a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma. Unabuena relacin con el proveedor es aquella en la que ste est comprometido aayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedorespueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnologa, materiales y procesos.Las compras son un modo de transmitir esta informacin a la gente apropiada enla organizacin.

Adems, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador estcomprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en elproducto y en el programa de produccin.

La funcin de compras y los proveedores deben desarrollar relacionesmutuamente ventajosas.

Calidad de las Compras.

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el productofinal se est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que debe estarorientada hacia la calidad para que el proceso se efecte con xito.

Avanzar en la relacin entre los compradores y suministradores es la va por laque han de llegar las mejoras en la gestin logstica. El suministrador ha de intuiry ayudar a definir la calidad que le va a ser exigible por parte del comprador. Esteha de definir sus propias exigencias con la intervencin de todos losdepartamentos implicados y el apoyo del suministrador.

La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e inherente a ella hande desarrollarse los conceptos de comunicacin e integracin. Siendo valorable elimpulso que esta rea ha cobrado con la aplicacin de las normas ISO por parte demuchos productores, comercializadores y proveedores, que han recurrido a lacertificacin.

La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos decompra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y materialesadquiridos depender el efecto de estos en la posterior realizacin del producto oen el producto/servicio final. Para lograr que la compra cumpla con su objetivo deforma efectiva debe elaborarse un procedimiento de compras; el que tiene porobjeto definir el alcance de las funciones a realizar por el Departamento decompras y establecer v las lneas bsicas para coordinar estas funciones frente alos proveedores y ante otros departamentos de la organizacin.

El mismo ser concebido en conformidad con las exigencias a proceder reflejadasen el Manual de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos existentes en laentidad que sean convenientes consultar.

Indicadores de eficiencia.

ndice de control de la funcin de compras.

ndice de compras.Significacin de las compras respecto a las ventas en trminosporcentuales.

ndice de coste del departamento de compras.Significado del coste del departamento de compras (coste de gestin) enrelacin al valor de las compras.

Coste de un pedido de compras.Se determinar por el cociente entre el coste del departamento decompras y el nmero de pedidos emitidos.

ndice de concentracin de compras.Revela el importe medio de compra por pedido.

ndice de carga de trabajo.Cantidad media de compras por empleado.Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero deempleados del departamento de compras.

ndice de concentracin de proveedores.Recoge el nmero medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.Se obtiene dividiendo el nmero de pedidos entre el nmero deproveedores.

Cifra de negocios por proveedor.Indica el volumen de compras por proveedor.Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el nmerode proveedores.

ndice de rotacin de stocks de materias primas.Indica el nmero de veces que rota el stock medio respecto a la cantidadde materias primas (materiales) comprados..

Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stockmedio anual.

ndice de rechazos.Relacin entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras,expresado en trminos porcentuales.Se obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de lasCompras y multiplicado por 100.

ndice de financiacin de las compras por proveedores.Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por losproveedores.Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de lascompras y multiplicado por 100.

Das de crdito por parte de los proveedores.Si el perodo de anlisis es el ao, se puede determinar por la relacinentre el valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales ymultiplicado por los 360 das del ao.

Rentabilidad de las compras.Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por lascompras, dividido entre el coste anual del departamento de compras ymultiplicado por 100. (Garca Fernndez, Nazario. 2002)

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior

2. Total de compras/Nmero de compras.

3. Porcentaje de compras rechazadas.

4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima.

5. Inventario/Ventas.

6. Costo promedio de Orden de compra.

7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.

8. Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior.

Nuevas tendencias de la poltica de compras

Hoy en da las nuevas tendencias logsticas han cambiado sustancialmente esteesquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan msbeneficiosas para la empresa.

De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades seran las siguientes:

1. Calidad concertada.

2. Tiempo de entrega.

3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.

4. Precios y condiciones de pago.

Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relacin decofabricacin, mediante la seleccin de determinados proveedores denominadosco-fabricantes, con los cuales se mantiene una relacin en virtud de la cual no secompra el producto sino ms bien su capacidad de fabricacin ;en el sentido deque se crea un compromiso mutuo, basado en una transparencia informativa ,sobre todo en lo concerniente a previsiones de compras y capacidad defabricacin con objeto de garantizar , por parte del comprador , un determinadovolumen de compras a cambio de conseguir del proveedor un mximo deflexibilidad en los suministros con reduccin de los tiempos de entrega y preciodel producto .

En definitiva, bajo este concepto el fabricante colaborador es un eslabn msdentro de la cadena logstica de la empresa.

Bibliografa

Anaya Tejero, Julio Juan: Logstica Integral. La gestin operativa de la empresa.Editorial ESIC. Madrid 2000Procedimiento para realizar el diagnstico de la gestin de compras de la empresacubana. Propuesta de diseo de una herramienta informtica para su aplicacin yprocesamiento. Trabajo de diploma-CUJAE-2003Heizer y Render, Direccin de la produccin Decisiones Tcticas, Ed. PrenticeHall.Msc. Puig Domnguez, Violeta de la C: El nuevo papel de las compras y su impactoen la competitividad de la organizacin. Instituto del Comercio Exterior.

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Escrito por:

J Janelly Barquin Morales(http://www.gestiopolis.com/author/janellybarquinmorales/)

Graduada en el 2005 en la Facultad de Economa de la Universidad de la Habana. Profesora Instructora delDepartamento de Ciencias Empresariales de la misma facultad. Ciudad Habana, Cuba.

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Barquin Morales Janelly. (2008, julio 9). La gestin de compras. Recuperado dehttp://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/

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