manual proceso compras

MANUAL DE USUARIO

UVK MULTICINES S.A.

PROCESO:

COMPRAS

VERSION MANUAL:

V1.1

VERSIÓN SAP BO:

SAP BUSINESS ONE 8.82

NOVIEMBRE 2012

MANUAL DE USUARIO - UVK MULTICINES S.A.

2

CONTENIDO

PROCESO DE COMPRAS 3

1. Estructura de Documentos Común 3

a. Cabecera 4

b. Detalle 5

c. Pie 7

d. Búsqueda de Datos en los Formularios 7

2. Documentos de Compras 8

a. Oferta de Compra 8

b. Contratos NO Habituales 14

c. Orden de Compra 16

d. Entrada de Mercancías OP 23

e. Recepción de Comprobantes de Pago Pr oveedores 26

f. Factura de Proveedores 28

i. Factura de Proveedores con Orden de Compra 28

ii.Factura de Proveedores Sin Orden de Compra (Gastos) 33

g. Anticipo a Proveedores 37

h. Devolución de Mercaderías 39

i. Nota de Crédito 40

3. Tabla de Retención de Impuestos 42

4. Asistente de Obtención de Documentos 43

5. Ajustes 46

5.1. Ajuste por Diferencia del IGV 46

5.2. Ajuste por Redondeo 47


3

1. Estructura de Documentos Común

Todos los documentos de compras y de acreedores de SAP Business One tienen campos similares

en la parte superior e inferior de la página y 4 pestañas Contenido, Logística, Finanzas y Anexos,

como se muestra a continuación:

PROCESO DE COMPRAS

DETALLE

CABECERA

CAMPOS

DE

USUARIO


4

La pestaña Contenido incluye toda la información específica de los artículos o servicios

solicitados.

La pestaña Logística contiene la dirección de envío de los artículos o servicios, así como la de los

pagos. Aquí también se especifica el método de envío. La mayoría de la información se obtiene de

datos maestros preconfigurados de la empresa y de datos de proveedor.

La pestaña Finanzas contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la

compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera.

a. Cabecera

• Proveedor: Ingrese el Código del Proveedor o de lo contrario realice la búsqueda

seleccionando el campo Proveedor y presionando la tecla “TAB”.

• Nombre: El sistema muestra automáticamente el nombre del proveedor que ha sido

seleccionado.

• Persona de contacto: Nombre de la persona de contacto por defecto tal como se definió

en los datos maestros del socio de negocios. De ser necesario, indique una persona de

contacto diferente.

• Número de referencia: Este valor se genera automáticamente al especificar la serie del

documento.

• Moneda: Seleccionar la moneda para el importe de la factura.

• N°: Seleccione el número de serie del Documento y el sistema generará automáticamente

tanto el número correlativo del documento como también el número de referencia.

• Fecha de Contabilización: Especifique la fecha de contabilización. El valor

predeterminado para este campo es la fecha actual en la cual se crea la factura de

acreedor. Modifique la fecha, si es necesario.

• Fecha de Vencimiento: Especifique la fecha de vencimiento prevista para la factura del

artículo o servicio.

• Fecha del Documento: Especifique la fecha de emisión del documento.


5

b. Detalle

Contenido:

• Clase de artículo/servicio: Especificar si el documento a generar es artículo o servicio,

una vez generado ya no se puede modificar. Sólo el Artículo afecta al stock.

• Código: Ingresar el código del artículo o pulsar la tecla TAB para seleccionar el articulo

registrado en el SAP.

• Cantidad: Especifique la cantidad solicitada por el proveedor.

• Precio Unitario: Especifique el valor unitario del artículo.

• Impuesto: Las opciones son IGV(aplicará el cálculo de 18%) y EXE_IGV (Exento de

impuesto)

• Total (ML): Es el resultado de la cantidad multiplicado por el precio y tomando en cuenta el

% de descuento y el impuesto.

• Cine: Ingresar el Cine correspondiente.

• Area: Ingresar el área al que corresponde la compra.

• Destino: Ingresar el destino contable de la compra. Sale automáticamente a partir del

área.


6

Logística:

• Destinatario: La dirección donde se entrega la mercadería, tal como se encuentra definido

en el cliente y, lo puede cambiar en el documento si es necesario.

• Destinatario de factura : La dirección donde se emite el documento (dirección fiscal) y, lo

puede cambiar en el documento si es necesario.

Finanzas:

• Asiento contable: Nos lleva al asiento de la factura, abriendo la flecha del campo.

• Condiciones de pago: Cuando es al contado el sistema obliga a realizar el pago, el resto

de opciones el sistema lo considera que es a crédito y no obliga a realizar el pago.

• RUC: Número de identificación fiscal de la empresa

Anexos:

• Se puede agregar documentos al formulario de compras de SAP.


7

c. Pie

• Empleado de Compras: Seleccione el responsable de compras si es necesario.

• Titular: Ingrese el código del empleado al que pertenece la factura de acreedores.

• Comentarios: Ingrese algún comentario sobre el documento ingresado.

• Descuento: Se aplicará un descuento al total del importe.

• Gastos Adicionales e Impuesto: Se aplicaran al documento si existieran.

• Total del documento: Es el valor total del registro facturado.

d. Búsqueda de Datos en los Formularios

SAP Business One nos permite buscar los datos a ser ingresados en el formulario que

estamos creando para esto tenemos dos maneras: Una es colocándose en el campo a

llenar y damos TAB para desplegar la información, otra manera es usando el botón de

desplegar.

Le damos click al botón

o damos TAB.


8

2. Documentos de Compras

a. Oferta de Compra

Ingresamos a la siguiente opción: Compras-> Oferta de Compras

Esta opción sólo será utilizada para los casos en que el Proveedor está registrado como No Habitual y requerirá un contrato de Servicios.

En la oferta de compras se registrará la cotización final que hizo el Proveedor sobre el servicio requerido.

La información a registrar en la Oferta de Compras es la siguiente:

CABECERA:

- PESTAÑA: DATOS – UVK

o Tipo de Operación: Dar Click en la Lupita y aparece la relación de Tipos de Operación de Compras definidos en el Sistema. Seleccione el que corresponde.

o Subtipo de Operación: Dependiendo del tipo de operación seleccionada, debe dar click en la lupita de este campo y aparecerán los Subtipos de operación de compra definidos en el Sistema. Estos dos campos son importantes porque según ellos se han configurado los Flujos de Autorizaciones de las Ofertas de Compras.

o Código de Proyecto Asociado: Si el tipo de Compra se ha configurado con Proyectos, debe dar click en la Lupita y seleccionar el Proyecto asociado a la compra.

o Número OC del Proyecto : Aparece automáticamente el Número de Cotización de Compra que corresponde al Proyecto.

o Código del Leasing o Pagaré : Si la compra es para un proyecto, puede tener asignado un Leasing o un Pagaré. Con un click en la Lupita puede seleccionar el que corresponda.

o Código de la Importación: Este concepto sólo aplica para la compra de artículos importados. Se explicará en la Orden de Compra.

o Origen de Fondos: Se han definido tres orígenes de Fondos:

o Caja Bancos es el tipo Standard

o Entregas a Rendir Cuentas: Cuando la operación será cancelada mediante una entrega a rendir.

o Caja Chica: Cuando se realizará el pago con Caja Chica (Esta opción no debe usarse en las Ofertas de compra, pues las compras con caja chica se registran directamente con el Comprobante de Pago).

o Código de Caja Chica: No utilizado en el este documento

o Folio de Caja Chica: No utilizado en este documento.


9

o Código de la Entrega a Rendir: Si eligió el origen de Fondos “Entregas a Rendir” deberá seleccionar una entrega a Rendir que se encuentre habilitada. Dando Click en la Lupita aparece la relación de ERC.

o Requiere Contrato: Los valores de este campo son SI o NO. Si el proveedor es un proveedor NO Habitual se debe dejar en blanco la propiedad “No Requiere Contrato de Servicio” del maestro de Socios de Negocio y en este caso el valor de este campo será “SI” y deberá gestionar un contrato para poder realizar la compra; de lo contrario será “NO”.

o N° Contrato: Se generará automáticamente un Número de contrato Secuencial para el Proveedor si el valor del campo anterior es “SI”.

o Código Proveedor Leasing: Si la compra se realiza mediante un Leasing, se deberá poner como Proveedor del documento al Banco que financia el Leasing. En este campo se indicará el Proveedor real del ítem o servicio.

o Razón Social Prov. Leasing : Aparece automáticamente en base al Campo Anterior.


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- PESTAÑA: DATOS – CONTRATO

Si la oferta es para un Proveedor NO Habitual y va a generar un contrato es obligatorio que ingrese los datos de esta pestaña:

o Tipo de Contrato: Se manejan dos tipos de Contratos:

- Honorarios Profesionales: Cuando el Proveedor nos otorgará un Recibo de Honorarios. El Documento debe ir sin Impuesto.

- Factura: El Proveedor emitirá una Factura. La compra va con el respectivo impuesto.

o Glosa del Contrato: Es un texto descriptivo que irá impreso en el Contrato.

o Contrato tiene Anticipo?: Indicar si el contrato tendrá un anticipo. Los anticipos se gestionan con Facturas de Anticipo.

o Porcentaje Anticipo Contrato: Si en el campo anterior puso “SI” indique el porcentaje del anticipo del contrato.

o Plazo Entrega del Contrato : Seleccione uno de los Plazos de Entrega configurados.

Todos estos datos irán impresos en el Contrato que se firmará con el Proveedor.

Datos Obligatorios

si el Proveedor es

NO Habitual y por lo

tanto requiere un

Contrato de Servicio


11

- TITULO:

o Proveedor:

- Dando Click en la Lupita aparecerán los Proveedores que se encuentran registrados y que han sido configurados para el Subtipo de Operación seleccionado.

- También puede dar “TAB” estando en el campo vacío y aparecerán todos los Proveedores registrados.

- Si el proveedor es nuevo debe crearlo previamente en la Tabla de Proveedores.

o Moneda: La Oferta de Compra puede hacerse en Moneda Local (Soles) o en Moneda Extranjera (para el caso de UVK - > Dólares). Debe seleccionar la moneda para el documento.

o N°: Es el Numero de la Oferta de Compras. Aparece automáticamente la Serie del Sistema y una Numeración Correlativa.

o Status: Se muestran los diferentes estados de la Oferta de Compra. Puede ser abierta, cerrada o cancelada.

o Fecha de Contabilización: Fecha en que se contabilizará el documento (referencial porque este documento no genera información contable)

o Válido Hasta : Replicar la Fecha de Contabilización.

o Fecha del Documento: Fecha que tendrá la Oferta de Compra.

o Fecha Solicitada: Ingresar la fecha para cuando se desea el servicio.

DETALLE:

- PESTAÑA: CONTENIDO

o Clase de Artículo/Servicio: Aunque la naturaleza de la compra sea un servicio, se manejarán las Ofertas de Compra como “Artículos”.

o Número de Artículo: Presione la Lupita y aparece la relación de Items configurados para el Subtipo de Compra seleccionado.

- También puede dar “TAB” cuando el campo está en Blanco y aparecerá la relación de todos los ítems registrados.


12

o Cantidad: Ingrese la cantidad solicitada.

o Precio Unitario: Precio asignado al Servicio (Sin impuestos)

o Indicador de Impuestos: Por defecto aparece el código “IGV”. Si el contrato se trata de un Servicio con Recibo de Honorarios debe cambiar este código a “EXE_IGV”.

o Total : El Sistema lo calcula automáticamente.

o Cine: Seleccionar el Cine que requiere el servicio.

o Almacén : A pesar que se trata de un servicio, el Sistema le pide definir un Almacén. Dando Click en la Lupita seleccione el Almacén Principal del Cine que requiere el Servicio. Si por algún motivo la Oferta se hace por ítems inventariables, debe indicar el almacén donde se recibirá la mercadería.

o Areas: Dando click en la Lupita seleccione el Area que requiere el Servicio.

o Destino: Aparecerá automáticamente en función del Area de la compra.

- PESTAÑA: LOGISTICA:

o Verifique los datos de Dirección de la entrega del Servicio y la Dirección del Proveedor.

- PESTAÑA: FINANZAS:

Debe definir en forma correcta

las condiciones de pago, pues

esta información pasará a los

siguientes documentos.


13

- PESTAÑA: ANEXOS:

- Si desea puede adjuntar documentos que sustenten la Oferta de compras.

- Dar click en el Boton “Explorar”, buscar el archivo y anexarlo con Doble click

PIE DE DOCUMENTO:

- Encargado de Compra: Seleccione la Persona que realiza la compra.

- Titular: Si desea ingrese un Titular para la Compra.

- Comentarios: Ingrese una Glosa para el documento.


14

b. Contratos NO Habituales

Para los casos de Proveedores NO Habituales, cuando se crea la Oferta de Compra se genera automáticamente un registro de Contrato NO Habitual.

La ruta de esta funcionalidad es Compras->Gestión Contratos NO Habituales

Poner el Modo “Buscar” e ingresar los datos del Proveedor (Código o Razón Social).

El Sistema buscará el registro del proveedor y recupera los contratos existentes.

Los datos de los contratos son los siguientes:

- Nro. Contrato: Lo genera automáticamente el Sistema al momento de registrar la Oferta de Compra.

- Tipo: Son generados de acuerdo a lo definido en la Oferta de Compras. Puede ser modificado.

- Fecha: Fecha que tendrá el contrato. Debe ingresarlo.

- Descripción: Es la Glosa que irá en el contrato. Este dato viene de la Oferta de Compra.

- Moneda: Asigna la moneda de acuerdo al documento Oferta de Compra.

- Anticipo : Indica si el Contrato tiene Anticipo. Los valores vienen de la Oferta de Compra.

- Monto Anticipo : Se genera automáticamente cuando se hace la Oferta de Compras, en base al porcentaje registrado y al monto del documento. Este importe es sin incluir el impuesto.

- Cotización Asociada : Es el Número de la cotización u oferta de compras que dio origen el contrato.

- Plazo de Entrega : Obtiene la información de la Oferta de compra.

- Monto Total (SIN IGV): Monto de la Oferta de compra sin incluir los impuestos.

- Estado : El encargado de la Gestión de Contratos debe ir modificando los estados de acuerdo a como se va ejecutando el mismo. Cuando se crea la Oferta de Compra asume el estado “Creado”.


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Impresión de Contratos:

Luego de crearlos se debe proceder a imprimir los contratos para su revisión y firma.

La impresión de contratos lo encuentra en la ruta Compras->Impresión de Contratos.


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c. Orden de Compra

Para los casos de que el proveedor no esté marcado como Proveedor NO Habitual (Ver Manual de Mantenimiento de Proveedores), el primer paso en el sistema para realizar la compra es el registro de la Orden de Compra.

Si el proveedor es un Proveedor NO Habitual, debe haber creado la Oferta de Compra y el Contrato previamente.

Si el proveedor es nuevo primero deberá crearlo en el Maestro de Proveedores de la empresa.

La información a registrar en la Orden de Compras es la siguiente:

CABECERA:




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o Subtipo de Operación: Dependiendo del tipo de operación seleccionada, debe dar click en la lupita de este campo y aparecerán los Subtipos de operación de compra definidos en el Sistema. Estos dos campos son importantes porque según ellos se han configurado los Flujos de Autorizaciones de las Ordenes de Compra.


o Número OC del Proyecto : Aparece automáticamente el Número de Cotización de Compra que corresponde al Proyecto.


o Código de la Importación: Este concepto aplica para la compra de artículos importados. Cuando realiza una Importación debe generar un código y todos los documentos que se generan en la Importación deben ser asignados a l importación para poder agruparlos.



o Entregas a Rendir Cuentas: Cuando la operación será cancelada mediante una entrega a rendir.

o Caja Chica: Cuando se realizará el pago con Caja Chica (Esta opción no debe usarse en las Ordenes de compra, pues las compras con caja chica se registran directamente con el Comprobante de Pago).

o Código de Caja Chica: No utilizado en el este documento

o Folio de Caja Chica: No utilizado en este documento.

o Código de la Entrega a Rendir: Si eligió el origen de Fondos “Entregas a Rendir” deberá seleccionar una entrega a Rendir que se encuentre habilitada. Dando Click en la Lupita aparece la relación de ERC.

o Requiere Contrato: Los valores de este campo son SI o NO. Este


18

dato viene de la Cotización u Oferta de Compra.

Si un Proveedor requiere contrato y no se le ha generado el contrato y la Oferta de Compra, el Sistema no le permitirá generar la Orden de Compra.

o N° Contrato: Aparece automáticamente como datos que viene de la Oferta de Compra.

o Código Proveedor Leasing: Si la compra se realiza mediante un Leasing, se deberá poner como Proveedor del documento al Banco que financia el Leasing. En este campo se indicará el Proveedor real del ítem o servicio.

o Razón Social Prov. Leasing : Aparece automáticamente en base al Campo Anterior.

o Nro . Orden Venta Evento: Si la compra se realiza específicamente para un evento, se puede enlazar las operaciones indicando el número de la Orden de Venta del Evento.

- TITULO:

o Proveedor:




o Moneda: La Orden de Compra puede hacerse en Moneda Local (Soles) o en Moneda Extranjera (para el caso de UVK - > Dólares). Debe seleccionar la moneda para el documento.

o N°: Es el Numero de la Orden de Compra. Aparece automáticamente la Serie del Sistema y una Numeración Correlativa.

o Status: Se muestran los diferentes estados de la Orden de Compra. Puede ser abierta, cerrada o cancelada.

o Fecha de Contabilización: Fecha en que se contabilizará el documento (referencial porque este documento no genera información contable)

o Fecha de Entrega : Indicar la fecha coordinada con el Proveedor para la entrega de la mercadería o la realización el Servicio.

o Fecha del Documento: Fecha que tendrá la Orden de Compra.


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DETALLE:


o Clase de Artículo/Servicio: Las Ordenes de Compra se manejarán para ítems del Tipo Artículo.

Aunque se trate de Servicios serán configurados como Artículos indicando que serán NO Inventariables.



o Variedad Item: Se tienen ítems de alimentos y bebidas que se manejan con un código genérico, pero que se requiere hacer el pedido en forma detallada. Dando click en la Lupita aparecen las Variedades que se han definido para el Item.


o Precio Unitario: Precio asignado al Item(Sin impuestos). El precio aparecerá automáticamente y el Sistema cuenta con una validación para que éste no pueda ser mayor al Precio tope definido en el Sistema.

Si el precio que le indicó el proveedor es superior al precio tope, debe coordinar con el Area correspondiente para realizar la modificación del precio definido.

o Indicador de Impuestos: Por defecto aparece el código “IGV”. Puede modificar el impuesto. Por ejemplo en recibos de honorarios el impuesto es EXE_IGV.


o Cine: Seleccionar el Cine que requiere la compra o servicio.

o Almacén : Indicar el Almacén donde se hará la recepción de la mercadería. Dando click en la Lupita aparecen los Almacenes. Es muy importante esta información pues la recepción de la mercadería genera movimiento de Inventario.

o Areas: Dando click en la Lupita seleccione el Area que requiere el Artículo o Servicio. Si lo que se compra es un Item de Inventario, el Sistema le asigna directamente el Area Almacén.

o Destino: Aparecerá automáticamente en función del Area de la compra.


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- PESTAÑA: LOGISTICA:

o Verifique los datos de Dirección de la entrega del Servicio y la Dirección del Proveedor.


- PESTAÑA: ANEXOS:

- Si desea puede adjuntar documentos que sustenten la Orden de compras.

- En esta opción puede adjuntar el Documento con Indicaciones que se hacen al proveedor para la entrega de la mercadería.

- Dar click en el Boton “Explorar”, buscar el archivo y anexarlo con Doble click

PIE DE DOCUMENTO:

- Encargado de Compra: Seleccione la Persona que realiza la compra.

- Titular: Si desea ingrese un Titular para la Compra.

- Comentarios: Ingrese una Glosa para el documento.


las condiciones de pago, pues

esta información pasará a los

siguientes documentos.


21

NOTA IMPORTANTE:

Si la Orden de Compra está destinado a varios cines, el Sistema parte el Pedido general en Pedidos Subordinados cada uno con un almacén específico.

La orden de Compra principal se cierra y quedan pendientes las Ordenes de Compra subordinadas por cada Almacén.

La numeración de la Orden de Compra subordinada es la misma que la orden principal con un numerador adicional que indica la secuencia de la orden subordinada.

USO DE LA OPCION “COPIAR A” O “COPIAR DE” PARA OFER TAS DE COMPRA – ORDENES DE COMPRA.

Luego de crear una Oferta de compra y que se encuentre autorizado, lo normal es que este documento se convierta en una Orden de Compra.

El Sistema le permite copiar el contenido de una Oferta de Compra hacia una Orden de Compra bajo dos modalidades:

i. Copiar a :

Para usar esta modalidad, debe entrar a la Opción “Oferta de Compra” y buscar la Oferta que desea copiar. En la parte inferior de la Pantalla se encuentra el Botón “Copiar A” y al dar click aparece una relación de opciones a donde copiar.

Aparece el siguiente mensaje o lo que debe responder “SI” Seleccione la opción Copiar a

Pedido


22

A continuación el Sistema realiza el procedimiento de Copiar y aparece la Pantalla de la Orden de Compra.

ii. Copiar de

Abrimos una Orden de Compra y colocamos el Código del Proveedor, luego tab y hacemos

click en “Copiar de” .

A continuación aparecerán las Ofertas de compra pendientes del Proveedor, seleccione la

que corresponde y el sistema copiará la información de la Oferta de Compra hacia la

Orden de Compra.

Para generar la Orden de Compra solo se

puede copiar de una Oferta de Compra


23

d. Entrada de Mercancías OP

El procedimiento regular indica que toda entrada de mercadería a almacén debe llevar una

orden de compra.

Normalmente la Recepción de las Mercaderías se realizarán en los Almacenes de cada

uno de los Cines.

Para realizar la entrada de mercaderías se realizará el siguiente procedimiento:

- Ir al Query Manager (Símbolo de Herramienta) tal como se muestra en la

imagen.

- Seleccionar la Opción “Reportes Almacén” y dentro de él la consulta “Orden de

Compra Pendientes de Recepción – Por Cine”.

- Aparece una pantalla para ingresar Datos: Usuario y Cine

- El Sistema le muestra todas las Ordenes de compra que se encuentran

pendientes de recepción en el Cine especificado.

Ir al Query

Manager


24

- Verifique la Orden de Compra que está recepcionando y presione Click en la

flecha amarilla que está en la columna del campo “N°”. Con esto el sistema lo

llevará al documento Orden de Compra seleccionado.

- El Sistema le mostrará los datos de la Orden de Compra que no podrá ser

modificada.

- Estando en la Orden de Compra, presionar el botón “Copiar A” y seleccionar la

Opción “Pedido Entrada Mercancías”

Antes de dar click verifique que esa es la Orden de

Compra que recepcionará.

Seleccionar “Copiar a” Pedido Entrada

Mercancías.


25

- El Sistema muestra la pantalla de la Entrada de Mercancías.

- El almacenero sólo podrá modificar la cantidad de Items que están ingresando

al almacén y adicionalmente indicar los datos de la Guía de Remisión u otro

documento de sustento del Ingreso.

Conformidad de Servicio:

Las órdenes de Compra que corresponden a Servicios aunque no modifiquen los

inventarios y no correspondan a una Entrada a Almacén propiamente dichas deben

registrarse como entregados en cada uno de los Cines.

El responsable de registrar la Conformidad del Servicio es el Administrador del Cine, quien

debe realizar el mismo procedimiento que en el caso de ítems de Inventario.

Se debe imprimir el documento de Conformidad de Servicio y entregarlo al proveedor para

que entregue su comprobante de pago y sea apto para el pago.

El Administrador del Cine debe indicar en el campo comentarios el nombre del responsable

técnico que da la conformidad del Servicio.

Ingrese el Tipo, serie y correlativo del Documento del

Proveedor.

Dando click en la Lupita del Tipo aparecen los tipos

disponibles. La serie y el correlativo son propios de cada

proveedor.


26

e. Recepción de Comprobantes de Pago Proveedores:

Esta funcionalidad permite que la persona encargada de la recepción de los Comprobantes de Pago de los proveedores registre todos los documentos que son entregados por éstos..

La opción la encontramos en la ruta: Compras -> Recepción Comprobantes Proveedor.

La pantalla que nos muestra es la siguiente:

La información se registra por cada Fecha de Recepción de Documentos.

- Código Proveedor: Dar click en la Lupita y aparecerá la relación de proveedores. Seleccionar el que corresponda.

- Tiene Orden de Compra: Si el comprobante tiene asociado una Orden de Compra seleccionar “SI” (El proveedor debe entregar el comprobante con una copia de la Orden de Compra y la Guía de remisión visada por el cine o la Conformidad de Servicio firmada por el administrador)

- Número O. Compra: Si seleccionó SI en el campo anterior, debe ingresar el número de la orden de compra asociada. De click en la Lupita y aparecerán las Ordenes de Compra del Proveedor.

- Clase de Comprobante: El comprobante de Pago que envía el Proveedor puede ser por un anticipo o el comprobante final (para el caso de Servicios de Proveedores NO habituales existen Comprobantes de Anticipo).

- Tipo de documento: Seleccione el tipo de documento SUNAT que corresponde.

- Serie del documento: Registre la Serie del Documento SUNAT que aparece en el físico del comprobante.

Información clasificada por fecha

de recepción del documento.


27

- Número de documento: Número del comprobante físico de compra.

Sea cuidadoso en estos tres últimos campos pues serán útiles para el área de contabilidad al momento de provisionar la Factura.


28

f. Factura de Proveedores:

Ingresamos a la siguiente opción: Compras-> Factura de Proveedores

i. Facturas de Proveedores con Orden de Compra

Para registrar la Factura de un Proveedor que tiene como origen una Orden de

Compra seguir el procedimiento:

- Entrar a la pantalla de Facturación y en el campo Proveedor buscar el

Proveedor de la Factura (Puede hacerlo presionando TAB) y luego damos

TAB.

- Presionar Click en el Botón “Copiar de” y de la relación de Documentos

seleccionar “Pedido de Entrada de Mercancías”. (IMPORTANTE: No se debe

registrar una Factura Final si la mercadería no ha sido entregada o no se tiene

la conformidad del Servicio)

- El Sistema le mostrará las Entradas de Mercaderías o Conformidad de Servicio

registradas y que no han sido aun Facturadas.

- Seleccione las entradas que desea Provisionar.

Datos del Proveedor

Opción Copiar de


29

- El Sistema genera la Pantalla de Facturación con la relación de ítems que

fueron seleccionados.

La información a registrar en la Factura es la siguiente:

CABECERA:


o Tipo de Documento: Tipo de Comprobante de Pago SUNAT. Dando Click en la Lupita aparecen todos los tipos de documentos habilitados.

o Serie del Documento: Serie del Comprobante de Pago físico.

o Correlativo del Documento: Correlativo del Comprobante de Pago físico. Estos tres primeros campos son importantes pues el Sistema buscará en la Tabla de Recepción de Comprobantes de Pago para determinar la fecha en que fue recepcionado.

o Tipo de Operación: Este datos viene de la Orden de Compra.

o Subtipo de Operación: Este dato viene de la Orden de Compra

o Código de Proyecto Asociado: Viene de la Orden de C ompra


30

o Número OC del Proyecto : Viene de la Orden de Compra

o Código del Leasing o Pagaré : Viene de la Orden de Compra

o Código de la Importación: Viene de la Orden de Compra

o Origen de Fondos: Viene de la Orden de Compra.

o Nro . Orden Venta Evento: Viene de la Orden de Compra

o Fecha de Recepción de la Factura: Este dato es muy importante y se debería generar automáticamente en el momento en que se pone el Tipo, Serie y Correlativo del Documento SUNAT.

Si no aparece la Fecha, debe coordinar con Recepción, pues es probable que exista un error en estos datos al momento de registrar la recepción del comprobante.

- TITULO:

o Número de Referencia: Es una concatenación de Tipo, Serie y Correlativo del Documento SUNAT y se genera automáticamente.

o Moneda: Aparece automáticamente de la Orden de Compra.

o N°: Es el Numero interno SAP de la Factura del Proveedor. Aparece automáticamente la Serie del Sistema y una Numeración Correlativa.

o Status: Se muestran los diferentes estados de la Factura de Proveedor. Puede ser abierta, cerrada o cancelada.

o Fecha de Contabilización: Fecha en que se contabilizará el documento. Este dato es importante porque será la fecha contable de la Provisión.

o Fecha de Vencimiento: En este campo se genera la fecha de vencimiento del Documento de acuerdo a dos parámetros: Las condiciones de pago del documento y la fecha de recepción del Documento. Verificar este dato.

o Fecha del Documento: Es la fecha que tiene el Documento Físico del Proveedor.

Verificar Fecha de Recepción

Verificar la Fecha de Vencimiento Generada


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DETALLE:


o Clase de Artículo/Servicio: Viene de la Entrada de Mercaderías. Se manejará como Artículos.

o Número de Artículo: Viene de la Entrada de Mercaderías.

o Cantidad: Viene de la Entrada de Mercancías.

o Precio Unitario: Viene de la Entrada de Mercancias. Verificar con la Factura.

o Indicador de Impuestos: Ya debe estar configurado en la Entrada de Mercancias. Verificar.


o Almacén: Viene de la Entrada de Mercancías.

o Cine, Areas, Destino: Viene de la Entrada de Mercancías. En casos excepcionales puede verificar esta información y modificarla.

o Sujeto a Retención: Este campo es importante a nivel contable, pues aquí se configura si el documento tendrá Retención del IGV o Detracciones.

Inicialmente el Proveedor debe estar generado con Retención o NO y dependiendo de esta configuración aparecerá en este campo el Valor SI o NO.

Si la configuración del proveedor NO fue correcta, debe salir del documento antes de grabarlo, modificar los parámetros de retención y luego volver a generar la Factura.

Para el caso de UVK Multicines LArcoMar, como es un Agente de retención, si la Factura no tiene Detracción, se generará con Retención de todas maneras aunque el monto sea inferior al monto mínimo establecido por la SUNAT.

Para las otras razones sociales, se genera con Retención solamente las que posean Detracciones.

Si se pone SI en el campo Sujeto a Retención/Detracción, cuando se graba el documento sale el siguiente mensaje:

- Presione “SI” para entrar a la configuración de la Retención/Detracción.

- Aparece una pantalla para ingresar la Retención/Detracción a aplicar al documento.


32

- Si queremos crear una retención, presiona el símbolo en el campo “Código” y aparece otra pantalla con la relación de conceptos de retención/detracción disponibles para el proveedor.

o Si en la relación no aparece la retención/detracción deseada entrar a Mantenimiento de Socios de Negocio y asignarle al Proveedor.

o Actualizamos y veremos que en la parte inferior del Documento aparece el monto de la Retención.

� Si hemos seleccionado la Retención del IGV este monto se mostrará en plomo.

� Si hemos seleccionado un concepto de Detracción este monto se mostrará en negro.

� La diferencia entre ambos radica en que la Retención no se contabiliza al hacer la Provisión del Documento, sino en el Pago; en cambio la Detracción sí es contabilizada desde el momento de la Provisión.

Se seleccionó

Retención del IGV

(6%)


33

ii. Facturas de Proveedores SIN Orden de Compra (Ga stos)

Para registrar la Factura de un Proveedor que No tiene asignado una Orden de

Compra (Contratos Corporativos) tenemos el siguiente procedimiento.

- Entrar a la pantalla de Facturación y en el campo Proveedor buscar el

Proveedor de la Factura (Puede hacerlo presionando TAB) y luego damos

TAB.

La información a registrar en la Factura es la siguiente:

CABECERA:


o Tipo de Documento: Tipo de Comprobante de Pago SUNAT. Dando Click en la Lupita aparecen todos los tipos de documentos habilitados.

o Serie del Documento: Serie del Comprobante de Pago físico.

o Correlativo del Documento: Correlativo del Comprobante de Pago físico. Estos tres primeros campos son importantes pues el Sistema buscará en la Tabla de Recepción de Comprobantes de Pago para determinar la fecha en que fue recepcionado.


o Subtipo de Operación: Dependiendo del tipo de operación seleccionada, debe dar click en la lupita de este campo y aparecerán los Subtipos de operación de compra definidos en el Sistema.



o Código de la Importación: Este concepto aplica para la compra de artículos importados. Cuando realiza una Importación debe generar un código y todos los documentos que se generan en la Importación deben ser asignados a l importación para poder agruparlos.



o Entregas a Rendir Cuentas: Cuando la operación será cancelada mediante una entrega a rendir (Se manejará este concepto en un Manual específico).

o Caja Chica: Cuando se realizará el pago con Caja Chica (Ver Manual de Caja Chica)


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o Código de Caja Chica:

o Folio de Caja Chica:

o Código de la Entrega a Rendir:

o Nro . Orden Venta Evento: Si la compra se realiza específicamente para un evento, se puede enlazar las operaciones indicando el número de la Orden de Venta del Evento.

o Fecha de Recepción de la Factura: Este dato es muy importante y se debería generar automáticamente en el momento en que se pone el Tipo, Serie y Correlativo del Documento SUNAT.

Si no aparece la Fecha, debe coordinar con Recepción, pues es probable que exista un error en estos datos al momento de registrar la recepción del comprobante.

o Contratos Corporativos: Se asignará la Factura a un Contrato Corporativo generado. Todos los documentos que no tienen una Orden de Compra deben tener asociado un contrato corporativo.

- TITULO:

o Proveedor:




o Moneda: La Factura puede hacerse en Moneda Local (Soles) o en Moneda Extranjera (para el caso de UVK - > Dólares). Debe seleccionar la moneda para el documento.

o N°: Es el Numero interno SAP de la Factura. Aparece automáticamente la Serie del Sistema y una Numeración Correlativa.

o Status: Se muestran los diferentes estados de Facturas.

o Fecha de Contabilización: Fecha en que se contabilizará el documento. Este dato es importante porque será la fecha contable de la Provisión.


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o Fecha de Vencimiento: En este campo se genera la fecha de vencimiento del Documento de acuerdo a dos parámetros: Las condiciones de pago del documento y la fecha de recepción del Documento. Verificar este dato.

o Fecha del Documento: Es la fecha que tiene el Documento Físico del Proveedor.

DETALLE:

DETALLE:


o Clase de Artículo/Servicio: Las Facturas a registrar pueden ser por Articulos o por servicios.

FACTURA POR ARTICULO:




o Precio Unitario: Precio unitario asignado.

o Indicador de Impuestos: Por defecto aparece el código “IGV”. Puede modificar el impuesto. Por ejemplo en recibos de honorarios el impuesto es EXE_IGV.


o Cine: Seleccionar el Cine afectada por el Gasto.

o Almacén : Indicar el Almacén afectado por el Gasto. Considerando que los documentos sin Orden de Compra son NO Inventaribales, se puede asignar el Almacén Principal del Cine.

o Areas: Dando click en la Lupita seleccione el Area que requiere el Gasto.

o Destino: Aparecerá automáticamente en función del Area del Gasto.

o Sujeto a retención de Impuestos: Este campo es importante y su manejo es similar a lo explicado en el caso de Facturas con Ordenes de Compra.

Verificar la Fecha de Vencimiento Generada


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FACTURA POR SERVICIO:

o Concepto: Presione la Lupita y aparece la relación de Servicios definidos para el Sistema. Cada uno de los Servicios tiene asignado una cuenta de Gastos.

o Descripción: Aparece automáticamente la Descripción del Gasto. Puede modificar esta información para hacerlo mas específica respecto al documento

o Cuenta: Aparece el Cuenta de Gastos que se verá afectada con el documento.

o Cine: Código del Cine u Oficina que se afecta con el Gasto.

o Areas: Código del Area afectada por el Gasto.

o Destino: Código del Destino Afectado por el Gasto.

o Impuesto: Código del Impuesto que se aplica al Gasto.

o Total : Ingrese la base imponible del Documento.

o Sujeto a retención de Impuestos: Este campo es importante y su manejo es similar a lo explicado en el caso de Facturas con Ordenes de Compra.



las condiciones de pago, para

que se calcule la Fecha de

Vencimiento.


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g. Anticipo de Proveedores

Las Facturas de Anticipo se dan cuando se tiene una Orden de Compra o de Servicio y el proveedor entrega una Factura por un porcentaje del precio total antes de la entrega de los bienes o la realización del Servicio.

Las Facturas de Anticipo están configuradas especialmente para los casos de Compras a Clientes NO Habituales donde se aplica un adelanto en la contratación del Servicio.

Ingresamos a la siguiente opción: Compras-> Factura anticipo de Proveedores

- De la misma manera como se trabajó una Factura de Proveedor con Orden de

compra poner el código del Proveedor y presionar “Copiar de”.

- En el caso del anticipo, se copiará directamente de la Orden de Compra y no

de la entrega.


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- La información a considerar es la siguiente:

Datos

SUNAT

Fecha registrada en la

recepción. Debe haber indicado

que es Factura de Anticipo

Porcentaje que

corresponde al Anticipo.

Podría ingresar

directamente la base

imponible del

Documento y el % se

calcula.

Fecha Contable, Fecha

de Vencimiento, Fecha

del Documento.


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h. Devolución de Mercaderías:

Las devoluciones de Mercaderías se realizan en cada uno de los almacenes donde se recepcionó la mercadería proveniente de una compra.

Para hacer la devolución posicionarse en la Entrega de Mercaderías que se quiere devolver y presionar el botón “Copiar a”, seleccionando “Devolución”.

- Aparece la Pantalla de Devolución, donde debe poner las cantidades a devolver. Si existen ítems que no va a devolver puede borrar la línea que corresponde.

- Ingrese también los datos de la Guía de remisión que genera la devolución.

Seleccionar “Devoluciones”


40

i. Nota de Crédito

Ingresamos a la siguiente opción: Compras-> Nota de Crédito Proveedores

Abrimos una Factura de Proveedores creada y hacemos clic en “Copiar a” y se copian todos los datos y creamos la nota de crédito.

Abrimos una Nota de crédito de proveedores y colocamos el Proveedor luego TAB y hacemos clic en “Copiar de” y ubicamos la factura de proveedor elegido y creamos la nota de crédito.

Se pueden modificar cantidades y se debe

eliminar las líneas que no van a sufrir devolución.


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A TOMAR EN CUENTA:

- Las Facturas de Proveedores no pueden eliminarse. Si existe un error en el registro de una Factura solamente pueden extornarse mediante la creación de una Nota de Crédito.

- Las Notas de Crédito para la Anulación de una Factura se denomina “Nota de Crédito Interna” y no aparecerá en el Registro de Compras. Asimismo, si una factura tiene una Nota de Crédito de Anulación, tampoco aparecerá en el Registro de Compras.

- Para registrar una Nota de Crédito de Anulación debe considerar lo siguiente:

o Tipo de Documento : El tipo de Documento será “AC” – Anulación Documentos Compras.

o Serie y Correlativo: Serán los mismos que el documento origen.

Datos el

Documento SUNAT


42

3. Tabla de Retención de Impuestos

PASO 1: Nos aparece esta ventana al momento de querer crear nuestro documento de compras.

PASO 2: En el caso que damos clic en el botón Si.

PASO 3: Seleccionamos el impuesto y este queda agregado al documento.

Esta ventana nos indica que el

proveedor que tenemos en el

documento está sujeto a retención.

Si queremos agregar un impuesto

más le damos clic al botón Si y si

queremos seguir le damos al botón

No.

Al momento de darle clic al Botón Si

nos sale esta ventana donde nos

muestra el impuesto que tiene el

cliente.

Si queremos colocar otro impuesto

más le damos clic al botón indicado

en la imagen.

Seleccionamos el impuesto que

queremos agregar y damos clic en

seleccionar luego clic al botón

actualizar y finalmente OK.


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4. Asistente de Obtención de Documentos

El asistente de obtención de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno

existente orientándole paso a paso a través del proceso y asesorándole al mismo tiempo.

El asistente está disponible para la mayoría de los documentos de los módulos de ventas y

compras.

Buscamos el Proveedor al que

queremos generarle la factura.

Clic en Copiar de y elegimos pedido

de entrada de mercadería.

En el ejemplo usamos una factura de

compras pero esto es igual para

todos los documentos de compras y

ventas.

La ventana nos muestra que hay 2

pedidos para este proveedor

elegimos el pedido que queremos

crearle la factura haciendo doble

clic sobre el pedido o clic en el

botón seleccionar.

1

3

2


44

Esta ventana nos indica que puede

copiar todos los datos iguales desde

el pedido (arrastrar todos los datos)

o si queremos modificar alguno

(configurar).

Si no queremos modificar le damos

finalizar y si necesitamos cambiar

algún dato le damos Configurar y

Siguiente.

4

Nos muestra el detalle del pedido

donde podemos modificar los datos

que están de blanco como cantidad,

precio unitario, total, etc.

Para este ejemplo vamos a cambiar

la cantidad de 1 a 2 al hacer esto

cambia los totales. Tal como

muestran las imágenes.

5


45

Finalmente la Factura de Proveedores esta creada con los datos modificados usando el asistente

además podemos observar que en el campo comentarios nos indica que pedido se uso para crear

la factura. Si todo está conforme le damos CREAR.


46

5. AJUSTES

5.1. Ajuste por Diferencia de IGV.

a) En este caso el IGV no está bien calculado, para esto realizaremos un ajuste, para esto hacer clic en el botón enlace de la columna “Importe de Impuesto” .

b) A continuación se visualiza la siguiente pantalla, en la columna “Importe” , digite importe

del IGV, tal y como se encuentra en el documento físico de la provisión. Finalmente hacer clic sobre el botón “Actualizar” y luego “OK” .

c) A continuación podemos visualizar el ajuste del impuesto.


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5.2. Ajuste por Redondeo.

a) En este caso de diferencias por redondeo, hacer clic sobre el “Check Redondeo” .

b) Luego ingrese el monto de la diferencia, al visualizar el total del documento, podemos visualizar el ajuste.

Cuando usamos esta opción del Sistema no modifica el monto del impuesto, ni de la base imponible. El monto del redondeo se carga a la cuenta configurada para este proceso.

DOCUMENTACION ADICIONAL DOCUMENTACION ADICIONAL DOCUMENTACION ADICIONAL DOCUMENTACION ADICIONAL

Puede encontrar más información acerca de esta versión de SAP y otras en el siguiente enlace:

http://service.sap.com/smb/sbocustomer/documentation

manual proceso compras

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